Mein März 2026: Zwischen Kund*innenprojekten, Canva-Webinaren, Büchern, Podcastaufnahmen und neuen Ideen.

​Monatsrückblick – ein Format, das es bei mir schon einmal gegeben hat und das ich langsam wiederbelebe. Ich gebe dir aber nicht nur Lese-, Hör- und Sehtipps, sondern spreche auch über meinen beruflichen und freiberuflichen Alltag sowie Highlights, die es bei mir gab. Ich wünsche dir viel Spaß mit meinen persönlichen Eindrücken. Berichte mir gerne von deinem Monat: Was sollte ich unbedingt lesen, hören oder sehen? Worüber hast du dich gefreut – was war dein persönliches Highlight? Verrate es mir gerne in den Kommentaren.

Meine Highlights im März 2026

Im März gab es viele schöne Gespräche und einen wertvollen Austausch mit Kund*innen, vor allem rund um das Thema Content Management und neue Content-Formate.

Ich habe einige Webinare zu Canva gehalten und freue mich außerdem sehr, jetzt als „neue“ Dozentin für Social Media in der Unternehmenskommunikation bei der depak dabei zu sein. 

Für Content Strategy Rocks habe ich einige Folgen aufgenommen und andere neu geplant – die ersten Veröffentlichungen stehen bereits in den Startlöchern.

Auch im Coaching bin ich ein gutes Stück weitergekommen. Ein paar Zukunftssorgen sind natürlich noch da. Gleichzeitig merke ich aber immer deutlicher, wie wichtig es für mich ist, mich neu zu sortieren.

Mit der Aufnahme für „Social Like a Pro” lieft es ebenfalls gut und ich hoffe, dass du einige nützliche Informationen zu Canva mitnehmen kannst.

Hinter den Kulissen bin ich außerdem mit einer Kollegin bei einem noch geheimen Projekt richtig gut vorangekommen.

Für die ersten Events in diesem Jahr habe ich mir auch schon Tickets gesichert. Ich bin gespannt, wohin es mich 2026 noch verschlägt, und freue mich immer über Tipps. 

Die Akquise läuft noch etwas verhalten, aber im Juni stehen bereits zwei weitere Canva-Seminare fest.

Auch die Aktualisierung meines Kurses schreitet voran: Mit der nächsten Canva Create am 16. April wird nach und nach neuer Inhalt online gehen.

Außerdem habe ich noch ein paar Produktideen und ein etwas größeres, komplexeres Vorhaben, zu dem ich mir weiterhin Austausch wünsche. Hast du Lust, mir von deinen Herausforderungen beim Erstellen von Inhalten zu erzählen?

Ich habe mir die Haare noch mal etwas roter färben lassen und liebe die Farbe wirklich sehr.

Meinen Bücherstapel habe ich in den letzten Wochen deutlich verkleinert, aber natürlich durften auch wieder ein paar neue Bücher bei mir einziehen.

Für unterwegs habe ich jetzt außerdem den Xteink X4, einen ultradünnen E-Reader mit magnetischer Rückseite. Er ist perfekt, wenn ich kein schweres Gerät mitschleppen möchte und einfach etwas aus Readwise lesen will.

Und ich habe mir alle drei Now You See Me-Filme angeschaut – ich mag sie einfach total.

Fachbücher 2026: Was ich im März gelesen habe

Marketing in Creative Industries

• Darum geht’s: Es zeigt, wie Marketing in der Kreativbranche funktioniert. Es erläutert, wie aus Kreativität über Erlebnisse echter Kund:innen Wert entsteht und wie sich dieser strategisch aufbauen und vermarkten lässt.
• Mein Kurzfazit: Ein sehr fundiertes Marketing-Lehrbuch für die Kreativwirtschaft, das klassische Marketingmodelle mit den Besonderheiten von Kunst, Kultur und kreativen Produkten verbindet und zahlreiche Praxisbeispiele nutzt. 
• Mein größtes Learning: Kreative Arbeit verkauft sich nicht von allein – sie muss in ein klares Wertversprechen und eine erlebbare Customer Experience übersetzt werden, damit Marketing wirklich funktioniert.

Content, Simplified

• Darum geht’s: Es geht darum, warum viele Strategien trotz großer Anstrengung nicht funktionieren und welche typischen Fehler dahinterstecken.Darüber hinaus werden Systeme vorgestellt, mit denen sich Content strategischer und wirksamer planen lässt.
• Mein Kurzfazit: Dieses sehr praxisnahe Buch verzichtet auf unnötiges Blabla und zeigt vor allem, wie Content-Prozesse, Strategie und Ziele zusammenpassen müssen, damit Content tatsächlich Leads generiert und nicht „irgendetwas gepostet“ wird.
• Mein wichtigstes Learning: Guter Content scheitert selten an der Qualität, sondern fast immer an fehlender Strategie, klaren Prozessen und realistischen Zielen. Genau da sollte man also ansetzen.

„Leaders Eat Last“ (Blinkist)

• Darum geht’s: Gute Führung bedeutet, zuerst für das Team zu sorgen, Vertrauen und psychologische Sicherheit zu schaffen und dadurch bessere Zusammenarbeit, Motivation und Unternehmenserfolg zu erreichen.
• Mein Kurzfazit: Inspirierendes Buch über Führung ohne Hierarchie, sondern mit Verantwortung, Vertrauen und Sicherheit.
• Mein größtes Learning: Menschen arbeiten nicht für Unternehmen, sondern für andere Menschen. Wenn Führungskräfte ihr Team wirklich schützen und unterstützen, stellt sich der Erfolg fast automatisch ein.

Meine März-2026-Highlights: Lese-, Seh- und Hörempfehlungen

In einem einzigen Monat konsumiere ich wahnsinnig viele Bücher, Artikel, Videos und Podcasts. Warum also nicht darüber berichten?  Vielleicht ist auch etwas Interessantes für dich dabei.

Meine Leseempfehlung – How to Stop Doing and Start Living

Der Artikel „How to Stop Doing and Start Living” erinnert dich daran, wie wichtig es ist, im Alltag wieder bewusst hinzuschauen und die kleinen Dinge wahrzunehmen, statt immer nur durch den Tag zu hetzen. Anhand von Naturbeobachtungen über ein ganzes Jahr zeigt die Autorin, wie eng Leben, Tod, Veränderung und Hoffnung miteinander verbunden sind und wie viel Ruhe man darin finden kann. Für mich war das eine starke Erinnerung daran, dass Aufmerksamkeit eine Form der Wertschätzung ist – gegenüber der Welt, aber auch dem eigenen Leben gegenüber. Du solltest den Text lesen, wenn du das Gefühl hast, ständig gedanklich schon beim nächsten To-do zu sein, und wieder mehr sehen und weniger funktionieren möchtest.

Zum Artikel gelangst du hier

Meine Hörempfehlung – The Rise of the „Alternatively Influential“

In der Folge geht es darum, dass der Begriff des Einflusses im Marketing gerade neu definiert wird. In Zukunft wird es weniger darum gehen, von allen, sondern von den richtigen Menschen gekannt zu werden. Besonders spannend fand ich die Überlegung, dass Vertrauen, Nähe und Glaubwürdigkeit wichtiger werden als Reichweite – insbesondere in einer Welt, in der immer mehr Inhalte von KI erstellt werden. Gleichzeitig wird thematisiert, dass uns eine Überfülle an Tools (auch KI) nicht produktiver macht, sondern eher müde und unkonzentriert, weil Fokus am Ende der echte Wettbewerbsvorteil bleibt. Du solltest die Folge hören, wenn du Content erstellst oder im Marketing tätig bist. Sie hilft dir zu verstehen, warum kleine, vertrauensvolle Zielgruppen wertvoller werden als große, anonyme Reichweiten.

Zur Podcastfolge von „This Old Marketing” geht’s hier lang

Meine Sehempfehlung – Wie KI unsere Informationen unsichtbar kontrolliert

Martin Fehrensen zeigt sehr anschaulich, wie sich die Macht über Informationen von Redaktionen über Algorithmen bis hin zu KI-Systemen verschoben hat und warum Antworten ohne sichtbare Quellen unser Verständnis von Wahrheit verändern. Besonders stark fand ich, dass es nicht nur um Technik, sondern auch um Medienkompetenz, Demokratie und die Frage geht, wie souverän du eigentlich noch entscheiden kannst, was du für glaubwürdig hältst. Für mich ist das ein wichtiger Denkanstoß, da es greifbar macht, warum Reichweite, Sichtbarkeit und Quellenkritik im KI-Zeitalter nicht an Bedeutung verlieren, sondern sogar wichtiger werden. Du solltest dir das Video ansehen, wenn du besser verstehen willst, wer 2026 deinen Informationszugang mitsteuert und warum es heute nicht mehr ausreicht, nur Antworten zu konsumieren, ohne ihre Herkunft zu berücksichtigen.

Das Video kannst du hier anschauen

Vorschau: Was ich im April vorhabe

Im April steht für mich ein Graphic Recording in Hamburg an, auf das ich mich schon sehr freue. Natürlich geht die Arbeit mit meinen Kund*innen weiter und es stehen auch weitere Webinare für die depak an. Zwischendurch ist auch noch ein bisschen Urlaub geplant, der genau zur richtigen Zeit kommt.

Verstehe, warum Konsistenz die Basis für einen starken Content-Creation-Workflow ist und wie sie Qualität, Entlastung und Skalierung ermöglicht.

Plopp. Noch ein Tool. Ping. 
Noch eine Idee. Zack.
Noch ein Kanal, der auch bespielt werden könnte.

So klingt Content-Arbeit, wenn der Workflow nicht stimmt, weil dann jede Kleinigkeit wieder eine Entscheidung erfordert und der Tag sich schneller nach Chaos als nach Arbeit anfühlt.

Ich schreibe diesen Beitrag, weil ich in Projekten und Gesprächen immer wieder dieselbe Herausforderung sehe: Viele kämpfen nicht mit fehlenden Ideen oder mangelnder Disziplin, sondern mit einem Alltag, in dem Inhalte jedes Mal neu erfunden werden müssen. 

Das kostet Zeit und Nerven. Am Ende leidet oft auch die Qualität, weil gute Inhalte in einem wackeligen Prozess selten stabil bleiben.

Konsistenz ist für mich deshalb weder ein Zielbild noch eine Tugend. Sie ist ein Hebel, der drei Dinge gleichzeitig möglich macht, die sich in vielen Teams und auch bei Solopreneur*innen gegenseitig blockieren: mehr Verlässlichkeit, weniger Druck und bessere Ergebnisse. Nicht durch mehr Anstrengung, sondern durch Wiederholung an den richtigen Stellen.

Wenn du für Content verantwortlich bist, hast du wahrscheinlich schon mindestens eine dieser Situationen erlebt:

• Du sitzt vor einer Aufgabe, die du schon zehnmal gemacht hast, und startest trotzdem wieder bei null.
• Du springst zwischen Planung, Produktion und Veröffentlichung hin und her, weil nichts sauber abgeschlossen ist.
• Du merkst, dass dein Output schwankt, obwohl du eigentlich regelmäßig arbeitest.

Genau hier setzt Konsistenz im Workflow an. Ich zeige dir, was ich darunter verstehe, warum sie für Qualität und Entlastung gleichzeitig relevant ist und wie du sie aufbauen kannst, ohne dass dein System starr wird oder dein Kalender zur Zwangsjacke mutiert.

Was Konsistenz im Content-Creation-Workflow für mich bedeutet

Wenn ich von Konsistenz spreche, dann ganz bewusst im Kontext der Content-Erstellung und nicht im Sinne von Veröffentlichungsdruck oder permanenter Sichtbarkeit. Für mich geht es um den Prozess von der ersten Idee bis zu dem Moment, in dem ein Inhalt tatsächlich veröffentlicht und weiterverwendet werden kann.

Genau dieser Prozess entscheidet darüber, ob sich Content-Arbeit stabil anfühlt oder jedes Mal neue Kraft kostet.

Ein konsistenter Content-Creation-Workflow bedeutet für mich, dass ich mich bei der Erstellung nicht ständig neu orientieren muss. Ich weiß, wie ich in einen Text oder ein Format einsteige, an welcher Stelle ich mir Klarheit über Ziel und Aussage verschaffe und wann ich mit der Umsetzung beginne. Dieser Ablauf funktioniert auch, wenn das Thema komplex ist oder wenig Zeit zur Verfügung steht.

Konkret bedeutet Konsistenz im Content-Creation-Workflow für mich:

• Ich beginne jedes Content Piece mit den gleichen grundlegenden Fragen zu Ziel, Kernbotschaft und Format.
• Ich bewege mich bei Konzeption, Umsetzung und Feinschliff in einer festen Reihenfolge.
• Ich nutze meine Tools an klar definierten Stellen, statt sie ständig neu zu kombinieren.
• Ich weiß, wann ein Inhalt fertig ist und nicht weiter offen bleibt.

Diese Form der Konsistenz sorgt dafür, dass die Qualität nicht vom Tagesgefühl abhängt. Sie schafft einen Rahmen, in dem Kreativität stattfinden kann, ohne jedes Mal bei null zu starten. Genau deshalb ist der Content-Creation-Workflow für mich der Ort, an dem Konsistenz ihre größte Wirkung entfaltet.

Warum Konsistenz im Workflow Qualität, Output und Ruhe zusammenbringt

Ich habe lange versucht, Qualität, Regelmäßigkeit und Entlastung getrennt zu betrachten, da es im Content-Alltag oft so wirkt, als müsse man sich zwischen diesen Punkten entscheiden. Häufig ist es allerdings so, dass der Inhalt zwar gut ist, doch die Content-Produktion lange dauert. Manchmal  erscheint der Content auch regelmäßig, dann leidet jedoch oftmals die Qualität. Wenn sich der Content  leicht anfühlt, bleibt am Ende häufig zu wenig übrig. Diese Logik greift für mich zu kurz, weil sie den Prozess ausblendet, in dem Content entsteht.

Konsistenz im Content-Creation-Workflow ist für mich der Punkt, an dem diese drei Bereiche zusammenkommen. Nicht, weil alles einfacher wird, sondern weil weniger Reibung entsteht. Wenn der Ablauf stabil ist, kann ich mich auf den Inhalt konzentrieren, statt meine Aufmerksamkeit auf Organisation, Entscheidungen und Improvisation zu verteilen.

Die Wirkung zeigt sich an sehr konkreten Stellen:

• Die Qualität wird gleichmäßiger, weil jedes Mal die gleichen Prüfpunkte durchlaufen werden.
• Der Output wird verlässlicher, da ich nicht bei jeder Veröffentlichung neu plane.
• Der Druck nimmt ab, weil weniger ungeklärte Entscheidungen im Hintergrund mitlaufen.

Ein konsistenter Workflow ersetzt keine inhaltliche Auseinandersetzung, sondern schafft Raum dafür. Ich merke, dass ich besser schreiben kann, wenn ich weiß, an welcher Stelle ich mir über Ziel und Aussage Gedanken mache und an welcher Stelle ich bewusst in die Ausformulierung gehe. Diese Trennung sorgt für Klarheit und verhindert, dass alles gleichzeitig passieren muss.

Genau deshalb sehe ich Konsistenz nicht als Einschränkung, sondern als Voraussetzung. Sie hält den Rahmen stabil, in dem guter Content entstehen kann, ohne dass ich jedes Mal all meine Energie aufwenden muss.

Was nimmt mir ein konsistenter Content-Creation-Workflow konkret ab?

Erst mit der Zeit habe ich gemerkt, wie viel Energie ich im Content-Alltag für kleine Nebenentscheidungen aufwende, die sich summieren. Wo habe ich die Idee notiert? Welcher Stand ist aktuell? Was fehlt noch? Und wo wollte ich eigentlich hin? Diese Fragen wirken harmlos, erzeugen aber genau die Unruhe, die die Arbeit mit Content so anstrengend macht.

Ein konsistenter Content-Creation-Workflow setzt für mich an dieser Stelle an. Er nimmt mir nicht die Verantwortung ab, gute Inhalte zu entwickeln, sondern die Wiederholungsarbeit, die nichts mit Qualität zu tun hat. Den Unterschied merke ich besonders dann, wenn die Woche voll ist und der Content trotzdem weiterlaufen soll:

• Was sich in meinem Alltag verändert, lässt sich klar benennen:Ich suche weniger, da klar ist, wo Ideen, Entwürfe und finale Inhalte zu finden sind. 
• Ich entscheide seltener aus dem Bauch heraus, da die Reihenfolge der Schritte feststeht. 
• Ich verliere weniger Zeit mit Nachbessern, weil Prüfpunkte im Ablauf verankert sind. 
• Ich beende Inhalte bewusster, weil ich genau weiß, wann ein Content Piece für mich fertig ist.

Wenn ich das verdichte, nimmt mir die Konsistenz vor allem vier Dinge ab:

1. die Sucherei nach Ständen, Links und Versionen,
2. spontane Umwege und Ad-hoc-Entscheidungen im Prozess,
3. Korrekturschleifen, die aus fehlenden Zwischenschritten entstehen
4. und das diffuse Gefühl, dass immer noch etwas offen ist.

Diese Entlastung ist unspektakulär und zeigt sich nicht in einem einzelnen großen Effekt. Sie zeigt sich darin, dass Content-Arbeit weniger Widerstand erzeugt und sich besser in meinen Alltag einfügt. Genau hier wird Konsistenz für mich zu einem Arbeitsprinzip, das nicht antreibt, sondern trägt.

Konsistenz ohne Starrheit ist nur mit klaren Leitplanken möglich.

Immer wenn ich das Thema Konsistenz anspreche, stelle ich fest, dass sich in den Köpfen der Menschen schnell das Bild von festen Plänen und unbeweglichen Abläufen verankert. Doch diese Vorstellung führt oft dazu, dass Workflows entweder zu eng gestaltet oder direkt verworfen werden, sobald der Alltag dazwischenkommt. Für mich liegt der entscheidende Unterschied nicht in der Anzahl der Regeln, sondern in der Klarheit der Leitplanken.

Ein guter Content-Creation-Workflow gibt mir Orientierung, ohne mich festzulegen. Er zeigt die Reihenfolge, in der ich denke und arbeite, schreibt mir aber nicht vor, wie lange ein Schritt dauert oder wie ausführlich er ausfällt. Diese Offenheit ist wichtig, da Content-Arbeit je nach Thema, Energie und Kontext unterschiedlich viel Raum benötigt.

Für mich bleibt Konsistenz beweglich, wenn bestimmte Punkte bewusst offen sind:

• Ich darf Schritte überspringen, wenn sie für ein konkretes Content-Piece keinen Mehrwert haben.
• Ich darf zu einem früheren Schritt zurückkehren, wenn sich die Richtung noch nicht richtig anfühlt.
• Ich passe Tiefe und Umfang an den tatsächlichen Bedarf an, statt alles gleich zu behandeln.

Gleichzeitig gibt es Elemente, die ich bewusst stabil halte, da sie mir Sicherheit geben. Dazu gehören der Einstieg in ein Content-Piece, die Klärung von Ziel und Aussage sowie ein klarer Abschluss. Diese Konstanten sorgen dafür, dass der Workflow trägt, auch wenn der Weg dazwischen variiert.

Konsistenz entsteht für mich genau in dieser Balance. Sie lebt von Wiederholung an den richtigen Stellen und von Freiheit dort, wo sie Entlastung bringt. Wenn beides zusammenkommt, wird der Workflow nicht starr, sondern verlässlich.

Warum Konsistenz die Voraussetzung für Skalierung ist

Je länger ich mit Content arbeite, desto klarer wird mir, dass Skalierung nicht bei Reichweite oder Output beginnt, sondern bei Verständlichkeit. Solange mein Content-Creation-Workflow nur in meinem Kopf funktioniert, lässt er sich weder erklären noch verlässlich erweitern. Konsistenz ist für mich der Punkt, an dem aus persönlicher Routine ein tragfähiges System wird.

Sobald Abläufe klar und wiederholbar sind, verändert sich die Perspektive auf die Zusammenarbeit: Aufgaben lassen sich übergeben, Feedback wird konkreter und Erwartungen werden greifbar. Nicht, weil alles festgeschrieben ist, sondern weil klar ist, was wann passiert und woran Qualität gemessen wird.

Ein konsistenter Workflow ist die Grundlage für Skalierung, weil er diese Voraussetzungen schafft:

• Die Schritte und Zuständigkeiten sind nachvollziehbar und erklärbar.
• Die Qualität hängt nicht von einzelnen Personen oder Tagesformen ab.
• Das Volumen lässt sich erhöhen, ohne den Prozess neu zu erfinden.

Ich sehe immer wieder, dass der Wunsch nach Wachstum vorhanden ist, die Basis dafür jedoch fehlt. Ohne Konsistenz entsteht zusätzliche Arbeit an den Übergängen – genau dort, wo eigentlich Entlastung entstehen sollte. Skalierung wird dann zur Belastung, weil das System nicht trägt.

Konsistenz bedeutet für mich deshalb nicht, größer zu werden. Konsistenz bedeutet, vorbereitet zu sein, falls sich der Rahmen verändert. Wer einen stabilen Content-Creation-Workflow hat, kann entscheiden, ob und wie er wachsen will, statt vom eigenen Prozess ausgebremst zu werden.

Ein Blick in meinen Alltag der konsistenten Content-Creation

Konsistenz bleibt abstrakt, solange sie nicht im Alltag greifbar wird. Deshalb hilft es mir, meinen eigenen Content-Creation-Workflow immer wieder konkret zu betrachten – nicht als Vorbild, sondern als Beispiel dafür, wie Wiederholung entlastet. Der Ablauf hat sich im Laufe der Zeit entwickelt und verändert sich weiter, die Grundstruktur bleibt jedoch stabil.

Ich starte jedes Content-Piece mit einem klaren Einstieg in die Denkarbeit – unabhängig davon, ob es sich um einen Blogbeitrag, einen Newsletter oder einen Social Post handelt. Bevor ich mit der Produktion beginne, kläre ich für mich das Ziel, die Kernbotschaft und den Rahmen, in dem der Inhalt wirken soll. Erst danach gehe ich in die Umsetzung, weil mir diese Reihenfolge hilft, fokussiert zu bleiben.

Mein Ablauf pro Content Piece sieht aktuell wie folgt aus:

• Eine Idee wird gesammelt und kurz eingeordnet, damit sie nicht lose herumliegt.
• Ein kompaktes Mini-Briefing klärt Ziel, Kernaussage und geplanten Einsatz.
• Die Produktion folgt ohne weitere Grundsatzentscheidungen.
• Ein kurzes Review prüft Verständlichkeit, Tonalität und Abschluss.
• Veröffentlichung und ein bewusster Blick auf mögliche Weiterverwendung schließen den Kreis.

Zusätzlich arbeite ich mit festen Zeitfenstern. Diese legen nicht inhaltlich fest, was entsteht, sondern geben organisatorische Sicherheit. Ideen haben ihren Platz, die Produktion hat ihren Raum und die Veröffentlichung hat ihren Rhythmus. Dadurch muss ich im Alltag weniger koordinieren und kann mich stärker auf den Inhalt konzentrieren.

Dieser Ablauf ist nicht perfekt und auch nicht in Stein gemeißelt. Er ist konsistent genug, um mich durch volle Wochen zu tragen, und flexibel genug, um sich an neue Anforderungen anzupassen. Genau darin liegt für mich der Wert eines guten Workflows für die Content Creation.

Ich zeige dir, wie ein ruhiger Tool-Frühjahrsputz hilft, Entscheidungen zu treffen, mentale Last zu reduzieren und Content-Systeme zu bauen, die im Arbeitsalltag entlasten.

Klick, klack. 
Auf, zu.
Auf, zu.

So klingt es gerade bei mir, wenn ich mich durch meine Toolkiste arbeite und dabei feststelle, wie viele kleine Entscheidungen sich darin verstecken, die ich im Alltag nicht mehr bewusst wahrnehme. 

Momentan mache ich einen Frühjahrsputz in meiner Tools und merke, wie gut es tut, diesen Prozess nicht als großes Optimierungsprojekt, sondern als ruhige Bestandsaufnahme dessen, was sich über die letzten Jahre angesammelt hat, zu betrachten. 

Viele der Tools, mit denen ich heute arbeite, haben zu einem bestimmten Zeitpunkt sehr gut gepasst, da sie ein konkretes Problem gelöst oder mir eine Entscheidung abgenommen haben. Mit der Zeit sind daraus Routinen geworden, die ich selten hinterfrage – auch wenn sich Anforderungen, Kontexte und Arbeitsweisen längst verschoben haben.

Der Impuls dafür kam weniger aus Unzufriedenheit als aus dem Gefühl heraus, dass die Arbeit mit Content unnötig schwer wird, wenn zu viele Werkzeuge gleichzeitig Aufmerksamkeit verlangen. Je mehr Tools beteiligt sind, desto häufiger verstecken sich kleine Entscheidungen im Alltag. 

Welches nutze ich wofür?
Wo liegt der aktuelle Stand?
Was ist verbindlich ?
Was ist nur Gewohnheit?

Diese Fragen kosten Energie, auch wenn sie auf den ersten Blick banal wirken.

Ich habe mir deshalb bewusst Zeit genommen, um meine Toolkiste Schritt für Schritt durchzugehen. Dabei habe ich mir eine sehr einfache Logik zunutze gemacht: Nicht alles auf einmal und nicht alles parallel, sondern mit klarer Reihenfolge und dem Anspruch, einen Bereich wirklich zu verstehen und abzuschließen, bevor der nächste dran ist.

Bitte betrachte die folgenden Gedanken und Ideen als Zwischenstand. Es ist gut möglich, dass ich hier in Zukunft weitere Gedanken ergänze.

Wie mir eine einfache „Putzlogik“ dabei hilft, bessere Tool-Entscheidungen zu treffen

Für diesen Frühjahrsputz habe ich mir bewusst eine Logik ausgeliehen, die ich aus einem ganz anderen Kontext kenne und die gerade deshalb so gut funktioniert, weil sie simpel ist. 

Wenn ich meine Wohnung putze, bringt es mir nichts, überall gleichzeitig anzufangen – hier kurz das Bad, dort schnell die Küche, zwischendurch ein bisschen den Flur –, weil am Ende genau das passiert, was ich aus meinem Arbeitsalltag kenne: Ich habe viele angefangene Baustellen, überall „liegen Entscheidungen herum” und ich verliere den Überblick darüber, was eigentlich schon fertig ist.

Die Methode, Raum für Raum vorzugehen, zwingt mich dazu, mich festzulegen und die Arbeit so zu organisieren, dass ich am Ende das Gefühl habe, sie abgeschlossen zu haben. Konkret heißt das für mich:

• Ich definiere Bereiche wie Räume und schreibe pro Bereich eine eigene Liste.
• Ich arbeite einen Bereich vollständig ab, bevor ich zum nächsten wechsel.
• Ich arbeite innerhalb eines Bereichs in eine Richtung, damit ich nicht ständig über offene Punkte stolpere.

Das reduziert nicht nur sichtbares Chaos, sondern vor allem den mentalen Lärm, der entsteht, wenn Aufgaben nur halb erledigt sind und ständig im Hinterkopf weiterlaufen. Ich merke, wie sehr mein Kopf auf abgeschlossene Aufgaben reagiert, auch bei kleinen Dingen, weil ein fertiger Bereich eine klare Aussage ist. Hier ist entschieden, hier ist aufgeräumt, hier muss ich heute nicht weiter nachdenken.

Innerhalb eines Bereichs arbeite ich dann bewusst in eine Richtung, vom einen Ende zur Tür, um mir den Weg freizuhalten und mich nicht selbst zu blockieren. 

Übertragen auf Tools bedeutet das, dass ich nicht mit den hübschen Extras beginne, sondern mit den grundlegenden Fragen:

• Was ist der Kern?
• Was brauche ich wirklich?
• Was gehört hier hinein?
• Was ist nur Gewohnheit?
• Was habe ich irgendwann dazugeholt, weil es kurzfristig bequem war?

Diese Reihenfolge wirkt unspektakulär, ist in der Praxis aber genau das, was mir hilft, Entscheidungen sauber zu treffen, ohne mich dabei zu verzetteln.

Was ich im „ersten Raum“ konkret gemacht habe

Ich habe nicht damit begonnen, Tools zu vergleichen, Funktionen zu zählen oder eine neue Ideallösung zusammenzustellen, weil mir das in der Vergangenheit oft genug zusätzliche Arbeit beschert hat.

Stattdessen habe ich damit begonnen, den aktuellen Ist-Zustand sichtbar zu machen, da Entscheidungen leichter fallen, wenn ich nicht aus dem Bauch heraus sortiere, sondern auf etwas Konkretes schaue, das vor mir liegt.

Dafür habe ich mir einen festen Zeitblock genommen, alle relevanten Tabs geschlossen und wirklich nur diesen einen Bereich geöffnet, bis ich verstanden hatte, was dort passiert. Im nächsten Schritt habe ich jedes Tool so betrachtet, wie es im Alltag genutzt wird – inklusive kleiner Umwege, doppelter Ablagen und Stellen, an denen ich mir aus Gewohnheit selbst zusätzliche Schritte gebaut habe. Das war weniger spektakulär als erwartet, aber sehr aufschlussreich.

Was ich im ersten Raum abgearbeitet habe:

• Ich habe alle Tools und Orte gesammelt, die ich in diesem Bereich tatsächlich nutze, inklusive Notizen, Dateien und Links.
• Ich habe pro Tool aufgeschrieben, wofür ich es tatsächlich verwende und welche Entscheidung es mir erleichtert.
• Ich habe alles markiert, was nur aus Vorsicht bleibt, weil ich es irgendwann vielleicht wieder brauchen könnte.
• Ich habe festgelegt, wo die eine verlässliche Quelle liegt, die im Zweifel gilt, damit ich im Alltag nicht suchen muss.

Der wichtigste Effekt war nicht, dass ich sofort weniger Tools hatte, sondern dass ich plötzlich weniger Erklärungsbedarf hatte. Denn ich konnte klarer benennen, was ein Tool bei mir leisten soll. 

Zusätzlich merkte ich, an welchen Stellen ich Komplexität eingekauft habe, obwohl ich eigentlich nur Sicherheit suchte. Genau diese Unterscheidung ist für mich der Kern dieses Frühjahrsputzes, weil sie mir hilft, nicht wieder in das gleiche Muster zu fallen.

Was war im zweiten und dritten Raum anders?

Mir ist schnell aufgefallen, dass nicht jeder Bereich meiner Toolkiste nach dem gleichen Muster funktioniert, auch wenn die Methode gleich bleibt. Der erste Raum war stark von meinen eigenen Routinen geprägt, also davon, wie ich mir Entscheidungen im stillen Kämmerlein erleichtere. 

Im zweiten Raum ging es stärker um Schnittstellen, also um alles, was sich im Alltag mit anderen Menschen, Abstimmungen und Übergaben verbindet – und damit auch um Verlässlichkeit.

Ich merkte, dass Tools in solchen Bereichen weniger an Funktionen scheitern, sondern häufiger an Erwartungen, die nie klar kommuniziert wurden. Wenn unklar bleibt, was verbindlich ist, wo etwas final liegt und wer worauf zugreifen soll, wird selbst das beste Setup zu einer Quelle für Rückfragen.

Der Raum war somit weniger eine technische Sortieraufgabe, als vielmehr eine Klärung darüber, wie ich Zusammenarbeit in meinem System abbilden möchte.

Im zweiten Raum habe ich Folgendes konkret geprüft:

• Wo entstehen Rückfragen, weil Informationen doppelt oder an mehreren Orten liegen?
• Welche Ablage gilt als verbindlich und wie sichtbar ist diese Entscheidung für andere?
• Unterstützt das Tool wirklich die Zusammenarbeit oder erzeugt es nur den Anschein von Struktur?
• Welche Schritte umgehe ich im Alltag, weil sie zu viel Reibung erzeugen?

Der dritte Raum war noch einmal anders, weil dort weniger Abstimmung und mehr Umsetzung erforderlich war. Hier wurde sehr schnell sichtbar, welche Tools tatsächlich Zeit sparen und bei welchen ich mich länger mit dem System als mit dem Inhalt beschäftige. 

In diesem Raum half es mir, die Perspektive zu wechseln und mich zu fragen, ob ein Tool meine Arbeit leichter macht, wenn ich müde bin, wenig Zeit habe und trotzdem liefern muss. Ein Setup, das nur in Bestform funktioniert, ist im Alltag kein Setup, auf das ich mich verlassen kann.

Im dritten Raum habe ich mir deshalb vor allem die folgenden Fragen gestellt:

• Wie viele Schritte brauche ich vom Start bis zum Ergebnis, ohne nebenbei Entscheidungen nachzuschieben?
• Welche Elemente baue ich immer wieder neu, obwohl sie eigentlich Standard sein könnten?
• Komme ich bei Fehlern schnell wieder in den Fluss oder muss ich erst reparieren?
• Welche Teile halte ich aus Gewohnheit kompliziert, weil ich irgendwann einmal dachte, es müsse so sein?

Diese beiden Räume zeigten mir, dass ein „Tool-Frühjahrsputz” nicht nur eine Frage der Reduktion, sondern auch der Passung ist. Ich sortiere nicht nur aus, sondern kläre auch, wofür ein Bereich da ist, wie er sich im Alltag bewähren muss und welche Art von Sicherheit ich dort eigentlich brauche.

Warum die Reihenfolge innerhalb eines Raums entscheidend ist

Ich stellte fest, dass nicht nur die Auswahl der Tools, sondern auch die Reihenfolge, in der ich mir einzelne Aspekte anschaue, entscheidend ist. Wenn ich direkt bei Oberflächen, Automationen oder Zusatzfunktionen einsteige, verliere ich schnell den Blick dafür, wofür der Bereich in meinem Alltag eigentlich da ist. Erst wenn ich mich von innen nach außen vorarbeite und mir zuerst die grundlegenden Entscheidungen anschaue, entsteht Klarheit.

Ich beginne deshalb bewusst bei den Punkten, die im Alltag immer wieder auftauchen, auch wenn sie selten benannt werden. Dazu gehören Zuständigkeiten, Ablagen, verbindliche Orte sowie klare Endpunkte. Erst wenn all das  geklärt ist, ergibt es für mich Sinn, über Erweiterungen nachzudenken. In dieser Reihenfolge fühlt sich die Arbeit ruhiger an, weil ich mir nicht ständig selbst widerspreche.

Konkret arbeite ich innerhalb eines Raums mit diesen Fragen:

• Wo liegt der eine Ort, der im Zweifel gilt und auf den ich mich verlasse?
• Welche Schritte mache ich jedes Mal gleich und will sie deshalb nicht neu entscheiden?
• An welcher Stelle ist eine Aufgabe für mich abgeschlossen?
• Was löse ich aktuell noch manuell, obwohl eine klare Regel ausreichen würde?

Diese Reihenfolge verhindert, dass ich mich im System selbst blockiere. Ich behindere mich nicht selbst, weil ich keine Entscheidungen übergehe, die später wieder hochkommen. Das wirkt im ersten Moment vielleicht langsamer, ist es aber nicht, da ich mir Korrekturschleifen erspare, die entstehen, wenn die Grundlagen fehlen.

Denn je klarer die Basis, desto weniger muss ein Tool leisten. Es muss nicht kreativ, clever oder besonders sein, sondern zuverlässig. Genau an diesem Punkt merke ich den Unterschied zwischen Ordnung und Kontrolle. Ordnung gibt mir Ruhe, weil sie mir hilft, Entscheidungen nicht ständig neu zu treffen, und weil ich so meine Aufmerksamkeit wieder auf die eigentliche Arbeit richten kann.

Was sich schon mitten im Prozess verändert hat

Auch wenn ich mit dem Frühjahrsputz noch nicht fertig bin, hat sich meine Sicht auf meine eigene Arbeitsweise bereits spürbar verändert. Ich treffe Entscheidungen langsamer und gleichzeitig klarer, weil ich mir mehr Zeit für die Einordnung nehme und weniger Ausweichbewegungen zulasse. Das fühlt sich nicht nach Optimierung, sondern nach Aufräumen im Kopf an. Genau dort merke ich die größte Wirkung.

Überrascht hat mich der Effekt, dass Ruhe entsteht, sobald ein Bereich entschieden ist. Nicht perfekt, nicht für alle Zeiten final, aber für jetzt klar. Diese Klarheit wirkt sich sofort auf meinen Alltag aus, da ich weniger zwischen Optionen schwanke und auch weniger Energie darauf verwende, mir selbst Dinge zu erklären, die eigentlich schon entschieden sind.

Was sich für mich schon jetzt verändert hat:

• Ich öffne Tools mit klareren Erwartungen und verliere mich seltener in den Möglichkeiten.
• Ich erkenne schneller, ob mir ein Tool gerade hilft oder nur Beschäftigung erzeugt.
• Ich hinterfrage Routinen früher, bevor sie sich festsetzen.
• Ich dokumentiere Entscheidungen bewusster, damit sie im Alltag tragen.

Gleichzeitig hat sich mein Anspruch an Systeme verschoben. Ich erwarte weniger Perfektion und mehr Verlässlichkeit. Ein System darf einfach sein, es darf Lücken haben und sich weiterentwickeln, solange es mir hilft, meine Arbeit ruhiger und klarer zu gestalten. Genau diese Haltung nehme ich aus dem Prozess mit – unabhängig davon, wie viele Tools am Ende tatsächlich bleiben.

Der vielleicht wichtigste Punkt ist, dass dieser Frühjahrsputz für mich kein Projekt mit Enddatum ist. Es ist eine Übung, um meine Arbeitsweise regelmäßig zu überprüfen und mir selbst zuzuhören, wenn Dinge unnötig schwer werden. Diese Aufmerksamkeit lässt sich nicht automatisieren. Sie ist Teil der Verantwortung, die ich für meine Arbeit übernommen habe.

Was ich im nächsten Raum anders angehen werde

Mit jedem Raum wird mir klarer, dass dieser Frühjahrsputz kein linearer Prozess ist, bei dem ich einfach Schema F wiederhole. Die Methode bleibt gleich, aber mein Blick verändert sich. Für den nächsten Raum nehme ich mir deshalb vor, nicht nur schneller, sondern auch aufmerksamer zu werden. Inzwischen zeigt sich nämlich, an welchen Stellen ich mir in der Vergangenheit selbst Arbeit gemacht habe, ohne es zu merken.

Ich möchte den nächsten Bereich stärker aus der Perspektive meines zukünftigen Alltags betrachten. Nicht aus der Situation heraus, in der ich Zeit habe, klar denken kann und Lust auf Struktur verspüre, sondern aus den Momenten, in denen es eng wird, Entscheidungen unter Druck getroffen werden und Dinge einfach funktionieren müssen. Diese Perspektive fehlt mir im Rückblick oft, wenn ich Systeme baue.

Konkret nehme ich mir für den nächsten Raum vor:

• Ich teste Entscheidungen bewusst in einem realistischen Alltagsszenario, bevor ich sie als gesetzt betrachte.
• Ich achte stärker darauf, welche Schritte ich überspringe, weil sie mir zu mühsam sind.
• Ich halte meine eigenen Abkürzungen fest, anstatt sie als Ausnahme zu behandeln.
• Ich frage mich früher, ob ein Tool wirklich entlastet oder nur Ordnung simuliert.

Ich möchte mir erlauben, Dinge bewusst unfertig zu lassen, solange sie klar eingeordnet sind. Nicht jede Entscheidung muss sofort abgeschlossen sein, doch sie muss verständlich sein und im Alltag tragfähig bleiben. Diese Haltung nimmt Druck aus dem Prozess und sorgt gleichzeitig dafür, dass ich ehrlich bleibe – mir selbst und meiner Arbeitsweise gegenüber.

Der nächste Raum wird dadurch wahrscheinlich weniger aufgeräumt wirken als der erste. Für mich ist das ein gutes Zeichen, weil es zeigt, dass ich nicht auf ein ideales, sondern auf ein im echten Leben bewährtes Setup hinarbeite.

Mein Februar 2026: Irgendwo zwischen Kund*innenarbeit, Workshops, Lesen und Coaching – inklusive Lesetipps und Fachbuch-Highlights.

​Monatsrückblick – ein Format, das es bei mir schon einmal gegeben hat und das ich langsam wiederbelebe. Ich gebe dir aber nicht nur Lese-, Hör- und Sehtipps, sondern spreche auch über meinen beruflichen und freiberuflichen Alltag sowie Highlights, die es bei mir gab. Ich wünsche dir viel Spaß mit meinen persönlichen Eindrücken. Berichte mir gerne von deinem Monat: Was sollte ich unbedingt lesen, hören oder sehen? Worüber hast du dich gefreut – was war dein persönliches Highlight? Verrate es mir gerne in den Kommentaren.

Meine Highlights im Februar 2026

Das erste Redaktionsmeeting mit der neuen Kundin verlief sehr gut. Wir kamen schnell in den Flow und entwickelten ein gemeinsames Verständnis. Nun geht es daran, Routinen aufzubauen und das Vorhandene gezielt zu schärfen und zu optimieren.

Bei den „Content Strategy Rocks“-Interviews ist einiges passiert: Es wurden weitere Folgen aufgenommen, einige Termine mussten zwar verschoben werden, aber insgesamt kommt da gerade richtig Momentum rein. Eine Rückblicksfolge zur zweiten Staffel ist auch schon im Kasten.

Die zweiteilige Workshopreihe habe ich ebenfalls durchgeführt. Der rote Faden hat sich dieses Mal anders entwickelt als in der ersten Runde, was in Ordnung ist, da mir am wichtigsten ist, dass die Teilnehmer*innen für sich etwas mitnehmen und es anwenden können.

Die Canva-Aufnahmen laufen weiterhin eher zäh. Gleichzeitig merke ich, dass sich im März mehr Freiraum ergeben wird, da sich meine Termine besser verteilen. Das passt für mich, denn nicht alles muss immer schnell gehen, Hauptsache, es bleibt in Bewegung.

Außerdem habe ich neue Ideen für eine dreiteilige Workshopreihe an der Caritas-Akademie Freiburg gesammelt und direkt mit meiner Ansprechpartnerin besprochen. Gerade diese kleinen Optimierungen können am Ende eine große Wirkung entfalten. 🙂

Mein Coaching läuft insgesamt gut. Natürlich stoße ich zwischendurch auf Hürden und es gibt Themen, über die ich länger nachdenken möchte (und muss), aber genau das ist Teil des Prozesses. Eine Übung fand ich so schön, dass daraus direkt eine Content-Serie für LinkedIn und Instagram entstanden ist. Ich liebe es, wenn aus etwas Persönlichem etwas entsteht, das auch andere stärkt. <3

Ich hatte schöne Begegnungen und guten Austausch. Ein paar Treffen mit Freund:innen haben mich geerdet und gleichzeitig richtig aufgefüllt.

Das verlängerte Wochenende war genau das, was ich gebraucht habe. Ich habe viel gekocht, neue Rezepte ausprobiert und dazwischen ganz viel ruhige, gemeinsame Zeit ohne großes Programm verbracht – einfach entspannt.

Neben meinem Stapel mit Fachbüchern habe ich auch meinen Stapel mit privater Lektüre weiter abgetragen. Das war nicht nur überfällig, sondern auch richtig unterhaltsam. Ja, ein Großteil der Bücher war (mal wieder) von japanischen Autor:innen.

Mein Commonplace Notizbuch funktioniert inzwischen sowohl in der Business- als auch in der Privatvariante ziemlich gut. Ich klebe allerdings nicht jeden Tag etwas ein, sondern eher dann, wenn sich einige Eindrücke gesammelt haben und ich merke, dass ich Platz im Kopf brauche.

Fachbücher 2026: Was ich bisher gelesen habe

Januar

Write Useful Books

• Darum geht’s: Es geht darum, wie ich Bücher so schreibe, dass sie für Leser:innen wirklich nützlich sind: mit klarer Struktur, praktischen Ergebnissen und echter Relevanz.
• Mein Kurzfazit: Ich fand das Buch sehr ergiebig, weil es mir den Druck genommen hat, „literarisch“ zu sein, und mich stattdessen auf Nutzen und Klarheit fokussiert hat.
• Mein größtes Learning: Ein hilfreiches Buch gewinnt nicht durch Perfektion, sondern dadurch, dass Leser:innen nach jedem Kapitel etwas Konkretes anwenden können.

Building a Second Brain

• Darum geht’s: Es geht darum, wie ich mir ein digitales Wissenssystem aufbaue, das Notizen, Ideen und Ressourcen so organisiert, dass daraus leicht Inhalte, Konzepte und Ergebnisse entstehen.
• Mein Kurzfazit: Ich fand es extrem befreiend, weil es mir gezeigt hat, wie ich mein Gedankenchaos in ein kreatives, verlässliches System übersetze.
• Mein wichtigstes Learning: Wenn ich Wissen konsequent so ablege, dass es „wiederverwendbar“ ist, arbeite ich nicht härter, sondern viel smarter.

„Tiny Experiments“ (Blinkist)

• Darum geht’s: Es geht darum, Ziele nicht als starre Pläne zu behandeln, sondern als kleine Experimente, die ich schnell teste, anpasse und weiterentwickle.
• Mein Kurzfazit: Ich fand das richtig inspirierend, weil es mir erlaubt, ins Tun zu kommen, ohne vorher alles zu Ende denken zu müssen.
• Mein größtes Learning: Kleine Tests schlagen große Vorsätze, da ich dadurch schneller lerne und mir Schwung hole.

Februar

B2B-Content-Marketing-Strategie

• Darum geht’s: Es geht darum, wie ich eine B2B-Content-Strategie entwickle, die Zielgruppen, Positionierung, Funnel und messbare Ziele sinnvoll miteinander verbindet.
• Mein Kurzfazit: Ich fand den Kurs sehr hilfreich, da er Struktur in strategische Entscheidungen bringt und mir Frameworks liefert, die ich direkt in Projekten für meine Kund:innen nutzen kann.
• Mein wichtigstes Learning: Content ist kein „Output-Problem“, sondern ein strategisches Thema – ohne Fokus auf Ziel, Zielgruppe und Distribution verpufft selbst guter Content.

The Visual Marketer

• Darum geht’s: In diesem Buch geht es darum, wie ich visuelles Marketing gezielt einsetze, um Botschaften schneller verständlich, wiedererkennbar und emotional wirksamer zu machen.
• Mein Kurzfazit: Ich fand das Buch erfrischend, da es Kreativität mit Strategie verbindet und mir konkrete Ideen liefert, wie ich visuell klarer kommuniziere.
• Mein wichtigstes Learning: Visuelle Konsistenz ist kein dekoratives Element, sondern ein Hebel für Vertrauen, Klarheit und Conversion.

„Thinking, Fast and Slow“ (Blinkist)

• Darum geht’s: Es geht darum, wie zwei Denksysteme – schnelles, intuitives Denken und langsames, analytisches Denken – meine Entscheidungen und Urteile beeinflussen.
• Mein Kurzfazit: Ich fand es spannend (und stellenweise entlarvend), weil ich viele meiner eigenen Denk-Abkürzungen im Business und Alltag plötzlich besser erkennen konnte.
• Mein wichtigstes Learning: Mein wichtigstes Learning: Wenn es wirklich zählt, muss ich mein „schnelles Gehirn“ bewusst ausbremsen – sonst entscheide ich nach Gefühl statt nach Wahrheit.

Meine Februar-2026-Highlights: Lese-, Seh- und Hörempfehlungen

In einem einzigen Monat konsumiere ich wahnsinnig viele Bücher, Artikel, Videos und Podcasts. Warum also nicht darüber berichten?  Vielleicht ist auch etwas Interessantes für dich dabei.

Meine Leseempfehlung – On AI, Panic, and Asking Better Questions

Lies den Artikel von Ann

Meine Hörempfehlung – ReThinking: Following your purpose (not your passion)

In dieser Podcast-Folge erzählt Zarna Garg von ihrem ziemlich ungeraden Weg in die Comedy: vom Jurastudium über mehrere gescheiterte Business-Ideen bis hin zu ausverkauften Shows. Gemeinsam mit Adam Grant spricht sie darüber, wie ihre Tochter sie zu einem radikalen Karrierewechsel ermutigt hat und warum Umwege oft genau das sind, was uns letztlich weiterbringt.

Die beiden diskutieren außerdem, wie hilfreich ein geisteswissenschaftliches Studium sein kann und wie viel Handwerk, Struktur und Feinschliff hinter einer wirklich guten Performance stecken. Zarna teilt sehr offen ihre Lehren aus dem Scheitern, ihre ziemlich klaren Meinungen und die Geschichte, wie sie ihren Mann über eine herrlich direkte Online-Anzeige gefunden hat. Du solltest den Podcast hören, weil er zeigt, dass Erfolg selten geradlinig ist und dich ermutigt, eigene Umwege als Teil deiner Entwicklung zu sehen und nicht als Fehler.

Hör dir die Folge an

Meine Sehempfehlung 2026 planners JetPens team are ACTUALLY using! Part 2

Hier geht’s zum zweiten Teil 

Vorschau: Was ich mir für den März vornehme

Im März steht bei mir einiges an. Ich habe mehrere Webinare in meinem Kalender, auf die ich mich freue, da sie mir sowohl fachlich als auch persönlich immer wieder neue Impulse geben.

Außerdem werden die Aufnahmen der „Content Strategy Rocks” fortgesetzt, damit die Staffel Gestalt annimmt und ich kontinuierlich am Ball bleibe.

Und natürlich läuft mein Coaching ganz normal weiter mit allem, was dazugehört: Fortschritten, Aha-Momenten und Themen, die sich Schritt für Schritt sortieren dürfen.

Meine Erfahrung ist jedoch eine andere. 

Contentplanung scheitert in den seltensten Fällen am Tool. Sie scheitert daran, dass zu viele Entscheidungen gleichzeitig getroffen werden sollen. Themen, Formate, Kanäle, Frequenz, Zuständigkeiten … am Ende landet alles in einer Liste, die mehr Druck erzeugt als Klarheit.

Ich habe in den letzten Jahren in sehr unterschiedlichen Kontexten gearbeitet. In Teams, in Organisationen, alleine. Mit Menschen, die Content strategisch verantworten, und mit solchen, die ihn zusätzlich zum Tagesgeschäft stemmen. Was sich dabei erstaunlich oft wiederholt, ist nicht die Frage nach dem besten Tool, sondern nach einem verlässlichen Rahmen. Etwas, das dabei hilft, Gedanken festzuhalten, ohne sie jedes Mal neu sortieren zu müssen.

Deshalb sind Tools für mich nie der Ausgangspunkt. Sie kommen erst ins Spiel, wenn klar ist, welche Inhalte erzeugt werden sollen und welche Entscheidungen bereits getroffen wurden. Ich nutze sie nicht, um kreativer zu sein, sondern um im Alltag konsistent zu bleiben. Nicht, um mir Arbeit abzunehmen, sondern um Reibung zu reduzieren. Und genau in diesem Kontext entfalten sie ihren Wert.

Aus dieser Haltung heraus hat sich mit der Zeit ein Set an Werkzeugen entwickelt, das weder besonders innovativ noch beeindruckend ist. Aber es funktioniert. Nicht, weil es alles kann, sondern weil jedes Tool eine klar begrenzte Aufgabe hat. Im Folgenden zeige ich dir meine kleine, aber feine Planungswerkzeugkiste:

Ein Tool = eine Aufgabe

Meine wichtigste Regel in der Contentplanung lautet: Ein Tool, eine Aufgabe. 

Sobald ein Tool mehrere Aufgaben übernehmen soll, wird es unübersichtlich. Ideen vermischen sich mit Planung, Entwürfe mit finalen Inhalten und am Ende weiß niemand mehr so genau, wo was eigentlich hingehört. Das kostet Zeit und vor allem mentale Energie.

Ich habe mir deshalb ein Setup geschaffen, bei dem sich die Tools nicht konkurrieren, sondern ergänzen. Es gibt Orte für spontane Gedanken, für kurze Content-Snippets, für die Redaktionsplanung und für visuelle Umsetzung. Nicht alles muss strukturiert sein. Aber alles hat seinen Platz.

Entscheidend ist nicht die Anzahl der Tools, sondern die Klarheit der Trennung. Ich erwarte von keinem dieser Werkzeuge, dass es den gesamten Prozess abbildet. Jedes übernimmt einen Abschnitt. Genau das macht das System tragfähig – auch an Tagen, an denen nur wenig Kapazität vorhanden ist oder Inhalte eher nebenbei entstehen.

Auf dieser Grundlage nutze ich fünf Tools regelmäßig in meiner Contentplanung. Sie bilden keinen geschlossenen Workflow, sondern einen Rahmen, der sich meinem Alltag anpasst. Im nächsten Schritt zeige ich dir, wie dieser Rahmen konkret aussieht und welche Rolle jedes einzelne Tool darin spielt.

Tool 1# – Trello als Redaktionsplan

Dort plane ich Themen, ordne ihnen Formate zu und lege fest, wann etwas erscheint. Das Board bildet den Übergang von Überlegung zu Umsetzung. Eine Idee landet also nicht in dem Moment, in dem sie auftaucht, in Trello, sondern erst, wenn ich sie einordnen kann. So bleibt das Board übersichtlich. Es wird keine Sammlung, sondern bleibt eine Arbeitsfläche.

Was ich an Trello besonders schätze, ist die visuelle Klarheit. Ich sehe auf einen Blick, was geplant, in Arbeit und was abgeschlossen ist. Das ersetzt allerdings keine Strategie. Es verhindert jedoch, dass dieselben Fragen immer wieder neu verhandelt werden. Trello hält fest, was entschieden wurde. Mehr muss es für mich nicht leisten.

Damit diese Klarheit funktioniert, braucht es im Prozess jedoch einen Ort, an dem Gedanken entstehen dürfen, ohne sofort in die Planung überzugehen. Genau da kommt mein zweites Tool ins Spiel.

Tool 2# – Apple-Notizen für spontane Ideen unterwegs

Dort schreibe ich alle unfertigen Gedanken, Satzanfänge, Beobachtungen oder Fragen auf, die mir im Alltag begegnen. Und zwar ohne Anspruch auf Ordnung. Oft weiß ich nicht direkt, wofür das später gut sein könnte. Der große Vorteil liegt für mich darin, dass diese Notizen auf all meinen Geräten verfügbar sind. Egal, ob Handy, Tablet oder Rechner – ich habe alles dabei.

Meine Apple-Notizen sind somit ein Zwischenspeicher. Ein Ort, an dem Gedanken erst einmal existieren dürfen, ohne bewertet oder sortiert zu werden. Genau diese Offenheit sorgt dafür, dass Ideen nicht verloren gehen. Gleichzeitig sind sie leicht genug, um mich nicht sofort in die Umsetzung zu zwingen.

Erst später, wenn aus einem Gedanken ein konkreter Ansatz wird, verlässt er diesen Raum. Dann wandert er entweder in die Redaktionsplanung oder in ein anderes Archiv. Diese Trennung hält meinen Trello-Plan sauber. Und sie erinnert mich daran, dass nicht jede Idee automatisch zu Content werden muss.

Tool 3#  – Google Keep als Archiv für Short-Form-Content

Dort sammle ich Short-Form-Content. Das sind einzelne Aussagen, Hooks, Mini-Insights oder Beobachtungen, die in sich schon klar sind. Oft sind es Sätze, die sich gut für LinkedIn-Posts, Instagram-Captions oder Story-Formate eignen. Sie stehen für sich und benötigen keinen langen Kontext. Gerade deshalb gehen sie schnell verloren, wenn man sie nicht bewusst archiviert.

Google Keep funktioniert für mich wie eine thematische Sammlung. Über Labels finde ich Inhalte wieder, ohne sie in eine feste Reihenfolge zu zwingen. Das entlastet enorm. Ich muss nicht jedes Mal neu formulieren, wenn ein kurzer Beitrag ansteht. Ich greife auf etwas zurück, das bereits gedacht wurde. Das spart Zeit und sorgt für Konsistenz, ohne dass es sich wie eine Wiederholung anfühlt.

In der Contentplanung übernimmt Google Keep damit eine klare Rolle. Es ist weder ein Ort für Planung noch für erste Ideen. Es ist ein Archiv für Inhalte, die bereit sind, genutzt zu werden, wenn der passende Moment gekommen ist. Diese Zwischenstufe hilft mir, den Redaktionsplan fokussiert zu halten und trotzdem flexibel zu bleiben.

Sobald ein Inhalt visuell umgesetzt werden soll, verlässt er diesen Raum. Dann geht es in das Tool, das für Gestaltung und Wiedererkennbarkeit zuständig ist.

Tool 4# – Canva-Projektordner als visuelles Content-Archiv

In diesen Ordnern befinden sich fertige Grafiken, Vorlagen, Serienformate und wiederkehrende Layouts. Alles, was ich regelmäßig brauche, hat dort einen festen Platz. Das reduziert die Anzahl der Entscheidungen in der Umsetzung erheblich, denn Farben, Schriften und Grundlayouts stehen bereits fest. Ich muss sie also nicht jedes Mal neu wählen.

Diese Ordnung zahlt direkt auf meine Contentplanung ein. Visuelle Inhalte lassen sich schneller produzieren, bleiben wiedererkennbar und der Aufwand verteilt sich gleichmäßiger. Canva übernimmt damit eine unterstützende Rolle. Es hilft mir, Dinge konsistent umzusetzen, ohne jedes Mal bei null anzufangen.

Dabei ist mir  eine klare Abgrenzung wichtig: Canva ist der Ort, an dem inhaltliche Entscheidungen sichtbar werden. Die eigentliche Entscheidung fällt vorher. Genau deshalb funktioniert es für mich so gut im Zusammenspiel mit meinen anderen Tools.

Tool 5# – Ein analoges Notizbuch für alles, was nicht digital entstehen will

Mein Notizbuch erfüllt eine andere Funktion als jede App: es verlangsamt. Es zwingt mich nicht, etwas sofort weiterzuverarbeiten oder einzuordnen. Ich darf sammeln, ohne zu entscheiden. Gerade für visuelle Eindrücke oder lose Assoziationen ist das vorteilhaft. Nicht alles lässt sich direkt in Text übersetzen, manche Dinge brauchen Zeit.

In der Contentplanung ist dieses Notizbuch weder Start- noch Endpunkt. Es ist eine Art Zwischenraum. Ich blättere darin, wenn mir Inhalte zwar präsent sind, aber noch keine klare Form haben. Manchmal entsteht daraus ein konkreter Ansatz, manchmal bleibt es einfach eine Beobachtung. Beides ist in Ordnung. Der Wert liegt darin, dass diese Eindrücke nicht verloren gehen und gleichzeitig keinen Druck erzeugen.

Von dort aus wandern einzelne Gedanken gelegentlich in digitale Tools. Oft bleiben sie aber auch genau dort, wo sie entstanden sind. Das Notizbuch ergänzt mein System, ohne Teil eines festen Workflows zu sein. Genau das macht es für mich so wertvoll.

Hast du diese Rolle einmal verstanden, wird dir klar, warum meine Tools insgesamt so gut miteinander funktionieren.

Wie die Tools in meiner Content-Planung zusammenspielen

Der wichtigste Punkt ist nicht das einzelne Tool, sondern die klare Trennung der Aufgaben: Ideen dürfen an vielen Orten entstehen, doch die Planung findet an einem Ort statt. Auch die Umsetzung hat ihren eigenen Raum und das Gleiche gilt für die Archivierung. Dadurch konkurrieren die Tools nicht miteinander und übernehmen keine Rollen, für die sie nicht gedacht sind.

Spontane Gedanken landen in den Apple-Notizen oder im analogen Notizbuch. Kurze Inhalte mit klarer Aussage werden in Google Keep gesammelt. Inhalte, die veröffentlicht werden sollen, werden in Trello geplant. Visuelle Umsetzungen finden ihren Platz in den Canva-Projektordnern. Jeder dieser Orte hat eine klare Funktion. Das reduziert Suchzeiten und mentale Reibung.

Diese Struktur sorgt dafür, dass die Contentplanung auch dann tragfähig bleibt, wenn wenig Zeit oder Energie vorhanden ist. Ich muss nicht jedes Mal neu entscheiden, wo etwas hingehört, denn die Entscheidung ist bereits getroffen. Meine  Tools halten sie fest. Genau darin liegt für mich der größte Vorteil dieses Setups.

Fazit: Tools sind nicht die Lösung, sondern Klarheit

Mein Setup ist am Ende keine Empfehlung im Sinne von „Nimm diese fünf Tools und dann läuft es.“ Es ist vielmehr ein Beispiel dafür, wie viel ruhiger die Contentplanung wird, wenn jede Phase einen eigenen Platz bekommt. Nicht, weil dadurch plötzlich mehr Zeit da ist. Und auch nicht, weil die Arbeit weniger komplex wird. Der Unterschied liegt woanders. Er liegt darin, dass weniger Dinge gleichzeitig entschieden werden müssen.

Wo Contentplanung wirklich ins Straucheln gerät

Viele Planungsprobleme entstehen nicht, weil jemand das falsche Tool nutzt. Sie entstehen, weil Ideen, Entwürfe, Entscheidungen und Produktion in einem einzigen System landen. Dann sieht alles nach Planung aus, obwohl eigentlich noch gedacht werden muss. Es fühlt sich nach Chaos an, obwohl es eher eine fehlende Trennung ist. Wenn alles in einer Liste steht, wird die Liste zum Ort, an dem ständig neue Fragen auftauchen:

• Was ist wichtig?
• Was kann weg?
• Was machen wir diesen Monat?
• Was hat Priorität? 
• Was passt zu welchem Kanal?

Solche Fragen sind legitim, doch sie gehören nicht in jeden einzelnen Planungsschritt.

Was leistet mein Setup im Alltag tatsächlich?

Was mir wirklich hilft, sind nicht Trello, Keep oder Canva. Es ist die Entscheidung, dass jedes Tool eine klar begrenzte Aufgabe hat. 

Es gibt einen Ort für spontane Gedanken.
Einen für Inhalte, die bereits vorhanden sind.
Einen für verbindliche Planung.
Einen für die visuelle Umsetzung.
Und einen Ort, an dem Dinge langsam entstehen dürfen.

Dadurch muss ich weniger suchen und sortieren. Vor allem aber muss ich nicht mehr diskutieren, was etwas jetzt gerade ist: Idee, Entwurf, Baustelle, Serie, Post. Das ist im Alltag oft die eigentliche Energie, die verloren geht.

Vielleicht ist das auch der Teil, der sich am wenigsten „sexy” anfühlt. Es geht nicht um ein perfektes System. Es geht um einen Rahmen, der dich im Alltag entlastet, der dafür sorgt, dass du nicht jedes Mal bei null anfängst. Entscheidungen werden konserviert, statt sie ständig neu zu verhandeln und Inhalte entstehen auch dann, wenn die Woche voll ist und niemand Lust auf einen großen Strategietag hat.

Wenn du dir aus diesem Beitrag etwas mitnehmen willst, dann sind es diese Fragen: 

• An welcher Stelle vermischst du gerade Dinge, die unterschiedliche Aufgaben haben?
• Wo landen bei dir Ideen, die noch gar keine Inhalte sein müssen?
• Wo liegen fertige Gedanken, die du nie wiederfindest?
• Wo wird geplant, obwohl eigentlich erst einmal gesammelt wird?

Oft reicht es schon, eine dieser Stellen klarer zu trennen. Nicht als Großprojekt, sondern eher als kleine Entscheidung, die ab morgen Suchzeit spart und Druck rausnimmt.

Entdecke drei außergewöhnliche Ideen für deine Contentplanung, die von Musten abweichen, Aufmerksamkeit erzeugen und doch funktionieren.

Bei „außergewöhnlichen Content-Ideen“ habe ich oft zwei Bilder im Kopf.

Entweder Konfetti und Aktionismus. Oder ich sehe jemanden, der um 22:30 Uhr bei einer Tasse starkem Kaffee beschließt, morgen „mal was ganz Verrücktes“ zu posten. 

Beides hat mit guter Planung meist wenig zu tun.

Denn aus meiner Sicht liegt hier ein Missverständnis vor. Außergewöhnlich bedeutet nicht chaotisch. Es bedeutet auch nicht, trendgetrieben, oder  Vorgaben über Bord zu werfen und Feedbackprozesse zu ignorieren.

Im Gegenteil: Je klarer eure Rahmenbedingungen sind, desto bewusster muss jede Abweichung gestaltet werden, damit sie nicht als Ausrutscher endet.

Was ich stattdessen oft sehe, sind Contentpläne, die zwar sauber und korrekt sind, aber vorhersehbar wirken. Themen, Formate und Rhythmen passen.

Die Planung ist solide. 

Und trotzdem fehlt manchmal genau der Moment, der Aufmerksamkeit bindet oder im Gedächtnis bleibt. Vielleicht kennst du das Gefühl: Du schaust auf deinen Plan und denkst, dass alles stimmt. Es überrascht nur niemanden mehr.

Meine Erfahrung ist deshalb ziemlich nüchtern: Ungewöhnliche Ideen funktionieren nur, wenn sie geplant sind. Wenn klar ist, wo sie bewusst aus dem Muster fallen dürfen und wo nicht. Wenn Vorgaben Orientierung geben und Feedback nicht im Nachhinein korrigiert, sondern im Vorfeld eingeordnet wird.

In diesem Beitrag stelle ich dir drei Ideen vor, die genau so gedacht sind. Sie fallen bewusst aus dem Rahmen, ohne die Planung zu sprengen. Und sie lassen sich so vorbereiten, dass sie in bestehende Abläufe passen, statt neue Reibung zu erzeugen.

Idee 1: Seasonal Pattern Interrupts bewusst einplanen

Damit sind gezielte Brüche im gewohnten Content-Muster gemeint. Diese Brüche sind nicht spontan oder aus einer Laune heraus, sondern bewusst geplant. Es ist ein klar begrenzter Moment, der mit den Erwartungen deiner Zielgruppe spielt, ohne sie zu irritieren oder zu verlieren. Das kann ein einzelner Tag, eine kurze Phase oder ein wiederkehrender Termin pro Quartal sein.

Bewusste Irritation kann Aufmerksamkeit erzeugen, weil sie das Gehirn kurz aus dem Autopiloten holt. Wer immer im gleichen Rhythmus, Ton und Format sendet, wird irgendwann vorhersehbar. Ein gezielter Bruch wirkt dann wie ein kurzes Innehalten.

Wichtig ist dabei: Er wirkt nur, wenn er zur Marke passt. Ein absurder Tonfall bei einer sonst sehr nüchternen Marke funktioniert beispielsweise nur, wenn er erkennbar ironisch gemeint ist und sauber in den Kontext eingebettet wird.

Warum ergibt das in der Planung Sinn?

Der entscheidende Unterschied liegt zwischen spontaner Aktion und geplantem Bruch. Spontan bedeutet oft, dass die Vorgaben unklar sind, das Feedback zu spät kommt und am Ende zurückgerudert wird. Geplant bedeutet hingegen, dass der Bruch Teil der Strategie ist, nicht ihr Gegenteil.

Feste Slots im Kalender helfen dabei enorm. Wenn ein solcher Unterbrecher von Anfang an eingeplant wird, lassen sich Vorbereitung, Abstimmung und Feedback sauber integrieren. Dann ist klar, dass es an diesem Punkt bewusst anders wird. Das ist etwas völlig anderes als „Wir machen mal was Lustiges“, das oft weder Ziel noch Rahmen kennt und deshalb schnell verpufft oder intern für Diskussionen sorgt.

Machbarkeitsbarometer

Einschätzung: mittel

Der Ansatz ist gut geeignet für Marken mit einer klaren Identität und einer Zielgruppe, die den Grundton bereits kennt. Je stabiler der Alltagston, desto eher kann man ihn punktuell brechen.

Typische Stolperfallen sind zu große Brüche oder zu häufige Wiederholungen. Wenn alles besonders sein will, ist nichts mehr besonders. Ich rate davon ab, wenn die Marke noch sehr unscharf ist oder wenn grundlegende Vorgaben regelmäßig diskutiert werden. Dann erzeugt der Bruch eher Unsicherheit als Aufmerksamkeit.

Umsetzung als Selbstständige*r

• Halte den Bruch kleiner, als es sich im ersten Moment anfühlt. Oft reicht eine Überzeichnung deines bestehenden Tons aus.
• Plane realistisch. Machbar sind fünf bis zehn vorbereitete Assets, alles darüber wird schnell zur Belastung.
• Setze auf Wiedererkennbarkeit. Ein fester Name, ein klares visuelles Signal oder ein wiederkehrender Termin helfen dabei, den Rahmen verständlich zu machen.

Umsetzung im Unternehmen oder kleinen Team

• Klärt Abstimmung und Freigaben vorab. Gerade bei ungewöhnlichem Content sollten die Leitplanken vorher feststehen.
• Definiert klare Grenzen für Tonalität und Humor. Was darf überspitzt sein und was nicht?
• Legt eine klare Verantwortung fest. Eine Person behält den Überblick, damit der Bruch unterwegs nicht verwässert wird.

Quellen & Inspiration:

• Informatech Target: Delightfully Weird: Absurdist Marketing Campaigns
• The Nativa: Bizarre Marketing Campaigns That Worked

Idee 2: Community-geführte Content-Sprints bewusst einplanen

Ein Community-geführter Content-Sprint ist ein klar begrenzter Zeitraum von 24 bis 48 Stunden, in dem die Themen nicht aus dem Team, sondern direkt aus der Community kommen.

Du sammelst Fragen, Pain Points oder Herausforderungen, lässt darüber abstimmen und setzt die ausgewählten Inhalte innerhalb des Sprints um. Wichtig ist dabei nicht die Geschwindigkeit an sich, sondern die klare zeitliche Begrenzung.

Der Reiz entsteht durch Beteiligung und Verdichtung. Deine Community erlebt, dass ihr Input ernst genommen und unmittelbar sichtbar wird. Gleichzeitig bleibt der Sprint steuerbar, weil er vorbereitet ist und nicht offen ausufert. Auch hier gilt: Das funktioniert nur, wenn es zur Marke passt und nicht als Dauerzustand gedacht ist.

Warum das in der Planung Sinn ergibt?

Auf den ersten Blick wirkt ein Content-Sprint spontan. In der Praxis ist er jedoch das Gegenteil. Damit er funktioniert, sind klare Vorgaben, feste Feedback-Zeitpunkte und ein geschützter Raum im Kalender notwendig. Der Unterschied zur ungeplanten Mitmach-Aktion liegt genau hier.

Ein geplanter Sprint entlastet die laufende Planung, da er Input, Entscheidung und Umsetzung bewusst bündelt. Anstatt dass Community-Feedback ständig in bestehende Pläne hineinfunkt, bekommt es einen eigenen Slot. Das reduziert Reibung und verhindert, dass gute Impulse im Alltag untergehen.

Entscheidend ist die Abgrenzung zu „Wir fragen mal schnell“. Ohne klare Auswahlkriterien und ohne feste Sprint-Dauer entsteht zusätzlicher Druck. Mit klaren Regeln wird Beteiligung zu einem strukturierten Format.

Machbarkeitsbarometer 

Einschätzung: mittel bis hoch

Der Ansatz ist gut geeignet für Accounts mit aktiver Community und klarer thematischer Positionierung. Es braucht keine riesige Reichweite, aber ein Mindestmaß an Rückmeldung.

Typische Stolperfallen sind zu viele Optionen bei der Abstimmung oder fehlende Entscheidungsfähigkeit während des Sprints. Ich rate davon ab, wenn Rollen und Freigaben ohnehin schon unklar sind oder der laufende Kalender keine Spielräume einräumt. Dann wird der Sprint schnell zur zusätzlichen Baustelle.

Umsetzung als Selbstständige*r

• Begrenze die Auswahl konsequent. Zwei bis vier Optionen reichen völlig aus, um handlungsfähig zu bleiben.
• Plane den Sprint wie einen Termin. Blocke Zeit für die Umsetzung und Veröffentlichung, sonst frisst er sich in den Alltag.
• Denke die Nachnutzung direkt mit. Die Inhalte aus dem Sprint sollten nicht im Feed versanden, sondern weiterverwendet werden.

Umsetzung im Unternehmen oder kleinen Team

• Legt vorab fest, wer während des Sprints entscheidet. Schnelligkeit braucht klare Zuständigkeiten.
• Klärt die Feedback-Regeln für den Sprint separat vom normalen Prozess. Nicht alles muss neu diskutiert werden.
• Plant die Nachbereitung fest ein. Ergebnisse, Learnings und performante Inhalte gehören in die reguläre Planung.

Quelle & Inspiration:

• Beehiiv: ‚How to Build a Content Marketing Plan‘
• CXL: ‚Content Ideas That Actually Work‘
• ActiveCampaign: Content Marketing Ideas for Engagement

Idee 3: Universe Content statt einzelner Posts planen

Du planst nicht von einzelnen Beiträgen aus, sondern von einem zentralen Kerninhalt. Ein Leitstück, das inhaltlich trägt und als Referenz für alles Weitere dient. Das kann ein Deep Dive, ein ausführlicher Guide, ein Webinar oder ein größeres Content-Piece sein. Alles andere wird daraus abgeleitet.

Der Perspektivwechsel ist entscheidend. Anstatt immer wieder neu zu überlegen, was du posten könntest, lautet die zentrale Frage: „Was ist in diesem Monat unser inhaltlicher Kern?” Daraus entstehen systematisch kleinere Formate, die klar zugeordnet sind und nicht isoliert nebeneinanderstehen.

Warum ergibt das in der Planung Sinn?

Universe Content reduziert Entscheidungen. In der Contentplanung entstehen viele Diskussionen, weil jeder Post einzeln verhandelt wird. Passt das Thema? Ist es relevant? Brauchen wir das jetzt wirklich? Wenn es ein zentrales Leitstück gibt, verschiebt sich diese Diskussion nach vorne.

Der geplante Kern schafft Orientierung für Vorgaben, Input und Feedback. Alle wissen, woraus sich Inhalte ableiten. Das Feedback wird konkreter, da klar ist, worauf es sich bezieht. Vorgaben wirken dann nicht mehr einschränkend, sondern strukturierend. Dadurch wird die Planung weniger fragmentiert und deutlich ruhiger.

Wichtig ist die Abgrenzung zu einfachem Recycling. Universe Content ist kein „Wir verwerten das noch mal“, sondern ein bewusstes System. Jedes Asset hat eine klare Funktion und einen sichtbaren Bezug zum Kern.

Machbarkeitsbarometer

Einschätzung: hoch

Dieser Ansatz ist besonders stabil, da er Struktur in die Planung bringt, ohne zusätzliche Formate zu erzeugen. Er eignet sich gut für Selbstständige und Teams, insbesondere dann, wenn die Kapazitäten begrenzt sind.

Typische Stolperfallen sind zu große Leitstücke oder zu ambitionierte Ableitungen. Wenn der Kerninhalt überladen ist, wird die Umsetzung zäh. Ich rate davon ab, wenn Inhalte stark tagesaktuell sein müssen oder wenn noch keine Klarheit über die Themenräume besteht. Denn dann fehlt dem Universum die Grundlage.

Umsetzung als Selbstständige*r

• Halte das Leitstück klar und fokussiert. Ein Thema, ein Ziel, ein klarer Nutzen.
• Plane die Ableitungen direkt mit ein. Lege vorab fest, welche Formate entstehen sollen, anstatt sie später „mitzunehmen.“
• Dokumentiere die Zuordnung. Ein einfaches Sheet reicht, solange erkennbar ist, welches Asset aus welchem Kerninhalt stammt.

Umsetzung im Unternehmen oder kleinen Team

• Definiert das Leitstück gemeinsam, bevor ihr ins Detail geht. Das spart Diskussionen im späteren Verlauf.
• Ordnet Verantwortlichkeiten pro Ableitung zu. So hängt nicht alles an einer Person, aber der Bezug zum Kern bleibt klar.
• Nutzt das Leitstück als Feedback-Referenz. Rückmeldungen beziehen sich immer darauf, nicht auf einzelne Beiträge im luftleeren Raum.

Quellen & Inspiration:

• BabyLoveGrowth: Content Planning Guide 2025

Wann funktionieren außergewöhnliche Ideen wirklich?

Nach den drei Ideen lohnt es sich, einen Schritt zurückzugehen. Nicht jede Idee passt automatisch zu jedem Setup. Und nicht jede „außergewöhnliche” Idee entfaltet Wirkung, nur weil sie anders ist. Entscheidend ist, wie gut sie sich in eure bestehenden Vorgaben, Feedbackprozesse und Kapazitäten einfügt.

Wenn ich die drei Ansätze nebeneinanderlege, sehe ich vor allem unterschiedliche Schwerpunkte:

• Seasonal Pattern Interrupts arbeiten mit bewusster Irritation. Sie leben davon, dass es eine klare Erwartungshaltung gibt, von der kurz abgewichen wird.
• Community-geführte Content-Sprints setzen auf Beteiligung und Verdichtung. Sie bündeln Input und Feedback in einem klaren Zeitfenster.
• Bei Universe Content wird Komplexität reduziert, indem von einem stabilen Kern aus geplant wird.

Keiner dieser Ansätze ist per se besser als die anderen. Sie funktionieren unter unterschiedlichen Bedingungen:

• Pattern Interrupts benötigen eine gefestigte Marke und klare Freigaben.
• Für Content-Sprints sind Entscheidungsfähigkeit und zeitliche Flexibilität wichtig.
• Für Universe Content ist thematische Klarheit und die Bereitschaft wichtig, nicht jeden Post einzeln zu verhandeln.

Genau deshalb ist die wichtigste Frage nicht: „Welche Idee klingt am spannendsten?”
Sondern: „Welche dieser Ideen passt zu unserer aktuellen Realität?”

Ein paar Entscheidungsfragen, die du dafür nutzen kannst, sind:

• Wie klar sind unsere Vorgaben wirklich, bevor wir in die Umsetzung gehen?
• Wie gut funktionieren unsere Feedbackprozesse heute schon?
• Wo entsteht bei uns gerade die meiste Reibung: bei Ideen, Entscheidungen oder der Umsetzung?
• Wie viel Flexibilität erlaubt unser Alltag tatsächlich, ohne dass die Planung kippt?

Außergewöhnliche Ideen werden problematisch, wenn sie fehlende Struktur überdecken sollen. Dann entsteht Aktionismus. Planung schützt genau davor. Sie sorgt dafür, dass Abweichungen bewusst gesetzt werden, anstatt hektisch zu reagieren.

Fazit: Außergewöhnlich funktioniert nur mit Klarheit

Außergewöhnliche Content-Ideen sind kein Selbstzweck. Sie sind auch kein Ersatz für fehlende Struktur oder unklare Prozesse. Sie entfalten ihre Wirkung nur, wenn sie bewusst eingesetzt und in eine Planung eingebettet werden, die Vorgaben ernst nimmt und Feedback lenkt.

Was alle drei Ideen gemeinsam haben, ist nicht ihr Überraschungseffekt, sondern ihre Planbarkeit. Jede von ihnen setzt voraus, dass klar ist, wer entscheidet, wann Feedback sinnvoll ist und wie viel Abweichung der Rahmen erlaubt. Ohne diese Klarheit führen ungewöhnliche Formate schnell zu zusätzlicher Reibung oder verpuffen wirkungslos.

Gute Planung verhindert dabei keinen Mut. Sie schützt vor Aktionismus. Sie sorgt dafür, dass außergewöhnliche Ideen nicht ständig neue Diskussionen auslösen, sondern genau das tun, was sie sollen: Aufmerksamkeit erzeugen, Orientierung geben und Inhalte wirksamer machen.

Wenn du mit ungewöhnlichen Formaten arbeiten möchtest, musst du nicht alles auf den Kopf stellen. Oft reicht es, ein oder zwei bewusste Brüche zu planen, statt ständig Neues auszuprobieren. Außergewöhnlich wird Content dann, wenn er sich vom Gewohnten abhebt, ohne den eigenen Rahmen zu verlieren.

Warum Content im Team zäh wird: Fehlende Rollen, unklare Vorgaben und Feedback zur falschen Zeit – so erkennst und löst du Reibungen.

Vielleicht kennst du das: Am Anfang läuft es überraschend gut.

Es gibt ein Kick-off, viele Ideen und das Gefühl, endlich nicht mehr allein zu sein. Jeder bringt etwas mit: Perspektiven, Fachwissen und Energie.

Und dann wird es zäh. Nicht dramatisch. Eher so, dass du es erst nach ein paar Wochen richtig merkst. Ein Thema wird noch einmal aufgegriffen, obwohl es eigentlich schon abgeschlossen war. Das Feedback kommt spät oder in unterschiedlichen Richtungen. Während Details diskutiert werden, bleibt die Frage offen, wofür der Inhalt gedacht ist.

Niemand blockiert absichtlich. Trotzdem verzögert sich alles.

In der Soloplanung kannst du dir solche Unschärfen leisten. Du weißt, was du meinst. Du kannst spontan umsortieren, Dinge liegen lassen oder kurz im Kopf klären.

Im Team funktioniert das nicht mehr. Dort muss die Planung so klar sein, dass sie auch dann trägt, wenn du nicht daneben sitzt.

Genau deshalb entsteht Reibung selten durch mangelnden Einsatz. Sie entsteht, weil sich die Bedingungen ändern, sobald mehrere Menschen beteiligt sind.

Und damit sind wir bei der entscheidenden Frage: Was ändert sich eigentlich, sobald Contentplanung im Team stattfindet?

Was sich ändert, sobald Contentplanung im Team stattfindet

Für mich liegt der größte Unterschied zwischen Solo- und Team-Planung nicht im reinen Aufwand, sondern in der Art und Weise, wie Klarheit entsteht. Allein kannst du mit impliziter Logik arbeiten. Du weißt, was du meinst, auch wenn nur ein Stichwort im Kalender steht. Du kannst spontan umsortieren, einen Gedanken erst beim Schreiben zu Ende denken oder eine Idee liegen lassen, weil du den Kontext im Kopf behältst. Genau diese Beweglichkeit ist in der Solo-Planung oft von Vorteil.

Warum Unschärfen im Team nicht mehr „mitlaufen“

Sobald mehrere Menschen beteiligt sind, reicht es nicht mehr, sie „im Kopf mitzuführen“. Die Planung muss für andere lesbar und anschlussfähig sein, auch wenn du gerade nicht im Raum bist. Unschärfen können dann nicht mehr einfach mitlaufen, weil sie für jede beteiligte Person etwas anderes bedeuten. Ein vager Titel kann für die eine Person eine klare Richtung sein, für die andere jedoch ein halbfertiger Gedanke.

Ein loses Ziel („mehr Sichtbarkeit“) kann zwar als Motivation funktionieren, taugt aber selten als gemeinsame Entscheidungsgrundlage. Was allein nach Flexibilität aussieht, führt im Team schnell zu Unsicherheit, Rückfragen und Schleifen.

Welche Fragen im Team plötzlich entscheidend werden

Dadurch tauchen Fragen auf, die du solo vielleicht nie so explizit stellen würdest. Dabei geht es weniger um neue Tools als um Orientierung:

• Wer entscheidet, ob ein Thema reif für die Umsetzung ist, und woran wird das festgemacht?
• Welche Entscheidungspunkte gibt es, bevor ein Inhalt in den Kalender wandert, und welche erst danach?
• Wie läuft Feedback, damit es hilfreich ist und nicht zur Dauerbaustelle wird?

Viele Teams unterschätzen, wie stark das Timing hier wirkt. Feedback, das zu spät kommt, fühlt sich nicht wie Unterstützung an, sondern wie ein Eingriff in etwas, das innerlich schon „durch“ war.

Dazu kommt die Realität von Abhängigkeiten. Im Team hängt ein Schritt am nächsten. Wenn jemand ausfällt, langsamer ist oder sich die Prioritäten verschieben, betrifft das nicht nur den eigenen Part, sondern den gesamten Ablauf.

Alleine kannst du das direkt durch Umplanen auffangen. Im Team braucht es dafür vorherige Überlegungen: Welche Aufgaben sind kritisch, welche können rutschen und wie merkt ihr überhaupt, dass ihr in Verzug geratet, bevor es kurz vor der Veröffentlichung auffällt?

Letztendlich läuft vieles auf eine gemeinsame Frage hinaus: Woran erkennt ihr als Team, dass ihr gerade das Richtige tut? Bei der Solo-Planung beantwortest du diese Frage für dich oft intuitiv. Im Team muss diese Orientierung dagegen sichtbar werden, sonst wird die Contentplanung zu einem ständigen Aushandeln im Kleinen.

Genau deshalb ist Team-Planung nicht „mehr Personen in derselben Liste“, sondern ein anderes System aus Entscheidungen, Feedbacklogik und Klarheit, das bewusst aufgebaut werden muss.

Typische Reibungspunkte bei der Contentplanung im Team

Wenn die Contentplanung im Team schwierig wird, liegt das selten an der Branche, der Größe oder der Erfahrung des Teams. Die dabei entstehenden Muster ähneln sich erstaunlich stark. Ich sehe sie in kleinen Projektteams genauso wie in größeren Organisationen.

Der Grund dafür ist einfach: Sobald mehrere Menschen Input liefern, Feedback geben und nach Vorgaben arbeiten, braucht die Planung andere Regeln. Fehlen diese, entstehen Reibungspunkte, die sich im Alltag immer wieder zeigen.

Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten

Eine gut gemeinte Haltung, bei der alle mitdenken dürfen, ist ein sehr häufiger Ausgangspunkt für Reibungen.

Das Problem beginnt jedoch dort, wo nicht klar ist, was dieses Mitdenken konkret bedeutet. Wenn alle beteiligt sind, aber niemand entscheidet, bleibt die Planung hängen. Themen werden diskutiert, angepasst und neu formuliert, ohne dass klar ist, wann eine Entscheidung fällt.

Im Team braucht es eine saubere Unterscheidung zwischen Mitdenken, Zuarbeiten und Entscheiden. Diese Rollen müssen nicht starr sein, aber sichtbar: Wer liefert Input? Wer bereitet vor? Und wer trifft am Ende die Entscheidung, ein Thema in dieser Form umzusetzen?

Sobald Klarheit fehlt, verlangsamt sich die Planung automatisch. Nicht, weil Menschen nicht kooperativ sind, sondern weil niemand sagen kann, wann der nächste Schritt wirklich dran ist.

Unterschiedliche Planungslogiken

Ein weiterer Reibungspunkt entsteht, wenn unterschiedliche Planungslogiken gleichzeitig wirken. Die eine Person denkt in Kampagnen und übergeordneten Linien, während die nächste in einzelnen Beiträgen denkt, die möglichst schnell veröffentlicht werden sollen. Beides ist legitim. Problematisch wird es jedoch, wenn diese Ebenen nicht voneinander getrennt sind.

Dann wird im Detail diskutiert, obwohl die strategische Richtung noch offen ist. Oder es werden große Linien entworfen, während andere bereits mitten in der operativen Umsetzung stecken. Ohne eine gemeinsame Planungsebene fehlt der Bezugspunkt, an dem sich diese Perspektiven treffen.

Die Folge ist, dass Details zu früh verhandelt werden. Formulierungen, Visualisierungen oder einzelne Beiträge werden intensiv besprochen, während grundlegende Fragen ungeklärt bleiben. Das kostet Zeit und erzeugt Frust, weil sich die Planung gleichzeitig zu kleinteilig und zu unklar anfühlt.

Feedback zur falschen Zeit

Feedback ist essenziell für gute Inhalte. Gleichzeitig ist es einer der größten Bremsklötze in der Team-Contentplanung, wenn Timing und Rahmen nicht geklärt sind. Spätes Feedback oder Rückmeldungen, die in unterschiedliche Richtungen gehen, werfen die Planung immer wieder zurück.

Besonders schwierig wird es, wenn Feedback erst dann kommt, wenn die Inhalte bereits als „fertig“ gelten. Was als inhaltlicher Hinweis gemeint ist, fühlt sich dann wie eine Korrektur an. Ohne feste Feedback-Zeitpunkte wird jede Rückmeldung potenziell zum Störfaktor.

Das wirkt sich direkt auf Motivation und Planungssicherheit aus. Teams werden vorsichtiger, Entscheidungen werden hinausgezögert und Inhalte bleiben länger in der Schwebe als nötig.

Zu viel implizites Wissen

„Das wissen doch alle“ ist einer der häufigsten Denkfehler in der Teamarbeit. In der Contentplanung zeigt er sich besonders deutlich. Ziele, Tonalität, No-Gos oder Entscheidungswege sind zwar oft irgendwo bekannt, aber selten sauber dokumentiert oder besprochen.

Solange sich nichts ändert, funktioniert implizites Wissen. Kommen jedoch neue Personen hinzu, wechseln Rollen oder verändert sich der Kontext, entstehen Probleme. Dann entstehen Annahmen, die nicht mehr übereinstimmen. Inhalte werden unterschiedlich interpretiert, Feedback greift ins Leere und es entsteht Nacharbeit, die niemand eingeplant hat.

Je mehr Wissen stillschweigend vorausgesetzt wird, desto größer wird der Korrekturbedarf im Nachhinein. Dadurch verliert die Planung ihre verlässliche Wirkung und wird zu einem Prozess des ständigen Nachjustierens.

Diese Reibungspunkte sind jedoch kein Zeichen dafür, dass die Zusammenarbeit nicht funktioniert. Sie zeigen vielmehr, an welchen Stellen die Contentplanung im Team expliziter werden muss, damit Input, Feedback und Vorgaben sinnvoll zusammenspielen.

Wie ich Contentplanung im Team aufbaue

Nach all diesen Reibungspunkten stellt sich die Frage, was sich verändert, wenn die Planung bewusst gestaltet wird?

In meiner Arbeit erlebe ich immer wieder: Sobald die Contentplanung nicht mehr „nebenbei“ läuft, sondern als eigener Prozess ernst genommen wird, verschiebt sich etwas Grundlegendes: Abstimmungen werden klarer, Feedback wird hilfreicher und viele Konflikte entstehen gar nicht erst, weil sie vorher abgefangen werden.

Für mich besteht Team-Contentplanung aus zwei Ebenen, die sich gegenseitig bedingen –  die eine funktioniert nicht ohne die andere.

Die strukturelle Ebene der Planung

Sie schafft den Rahmen, in dem Planung überhaupt sinnvoll stattfinden kann. Hier geht es nicht um einzelne Beiträge, sondern um Orientierung: Themenräume definieren, worüber gesprochen wird und was bewusst außen vor bleibt. Ziele und Schwerpunkte legen fest, welchen Beitrag Inhalte leisten sollen und was in einem bestimmten Zeitraum Priorität hat.

Ebenso wichtig sind klare Zeitvorgaben und Übergabepunkte. Wer liefert wann was? Ab welchem Punkt wechselt ein Thema von der Ideenphase in die Ausarbeitung? Und ab wann gilt etwas als bereit für Feedback oder Freigabe? Diese Übergänge mögen banal klingen, sind aber entscheidend, damit die Planung nicht ins Stocken gerät. Verantwortlichkeiten gehören ebenfalls in diese Ebene.

Nicht im Sinne starrer Zuständigkeiten, sondern mit dem Ziel, Klarheit darüber zu schaffen, wer vorbereitet, wer mitdenkt und wer entscheidet. Wenn diese Struktur steht, reduziert sie Reibung, bevor sie entsteht. Viele Diskussionen erübrigen sich, weil der Rahmen bereits geklärt ist.

Kurze Checkliste:

• Sind die Themenräume klar benannt, inklusive dem, was bewusst nicht geplant wird?
• Gibt es pro Zeitraum einen klaren Schwerpunkt, der Prioritäten wirklich erleichtert?
• Ist definiert, wann ein Thema „reif” ist, um weiterzugehen (Idee → Briefing → Entwurf)?
• Gibt es sichtbare Übergabepunkte und Deadlines, die zu euren Kapazitäten passen?
• Ist klar, wer Input liefert, wer umsetzt und wer die finale Entscheidung trifft?
• Wisst ihr, wo Entscheidungen dokumentiert werden, damit sie nicht im Chat verschwinden?

Die kommunikative Ebene der Planung

Struktur allein reicht jedoch nicht aus. Planung ist immer auch ein kommunikativer Prozess. Deshalb ist eine zweite Ebene erforderlich, die sich mit Erwartungen, Feedback und Entscheidungsspielräumen befasst.

Erwartungsklärung bedeutet in diesem Kontext vor allem:

• Was wird in welcher Phase benötigt und was noch nicht?
• Wann ist ein Entwurf offen für inhaltliche Richtungsänderungen und ab wann geht es nur noch um Feinjustierung?

Ohne diese Klarheit wird Feedback schnell widersprüchlich oder kommt zur falschen Zeit.

Feedbackregeln helfen dabei, Rückmeldungen einzuordnen und zu bündeln. Sie schaffen Sicherheit für die Person, die Inhalte erstellt, sowie für diejenigen, die kommentieren. Entscheidungsspielräume klären wiederum, wo Flexibilität gewünscht ist und wo Leitplanken gelten. Ein bewusster Umgang mit Unschärfe ist ebenfalls wichtig. Nicht alles muss von Anfang an perfekt formuliert sein. Wichtig ist, dass klar ist, welche Unschärfen erlaubt sind und welche nicht.

Genau hier zeigt sich, warum gute Kommunikation ohne Struktur nicht trägt und warum Struktur ohne Kommunikation leer bleibt. Erst das Zusammenspiel beider Ebenen macht die Contentplanung im Team wirklich arbeitsfähig.

Kurze Checkliste:

• Ist geklärt, welches Feedback wann gebraucht wird (Richtung vs. Feinschliff)?
• Gibt es feste Feedback-Zeitpunkte statt der Regelung „wenn jemand dazu kommt“?
• Ist definiert, wer Feedback geben darf/muss und wer nur informiert wird?
• Gibt es Regeln, wie Feedback aussehen soll (konkret, begründet, mit Alternativen)?
• Ist klar, wer bei widersprüchlichem Feedback entscheidet und wie schnell dies geschieht?
• Wisst ihr, wie ihr mit Unschärfe umgeht, damit sie später nicht zu Nacharbeit führt?

Was die Contentplanung im Team konkret leichter macht

Wenn Struktur und Kommunikation zusammenspielen, verändert sich die Contentplanung spürbar. 

Nicht, weil plötzlich alles glattläuft, sondern weil weniger gleichzeitig geklärt werden muss. In Teams geht es dabei fast immer um dieselbe Dreierkombination: Vorgaben, Input und Feedback. 

Sobald diese drei Dinge einen klaren Platz im Ablauf bekommen, wird die Planung ruhiger und verlässlicher.

1. Vorgaben so setzen, dass sie Orientierung geben

Vorgaben helfen nur dann, wenn sie Entscheidungen erleichtern. Viele Vorgaben tun das nicht. Sie sind zu breit („mehr Sichtbarkeit“), zu vage („modern und frisch“) oder sie kommen zu spät. Dann wirken sie nicht wie eine Richtung, sondern wie eine nachträgliche Korrektur.

Die Planung wird leichter, wenn Vorgaben vor der Umsetzung geklärt sind und in einer anschlussfähigen Form vorliegen. Das bedeutet nicht, dass alles final sein muss. Es bedeutet lediglich, dass vor der Produktion eines Themas klar ist, welche Leitplanken gelten. Ein Team kann mit Unschärfe umgehen, solange die grundlegende Richtung stabil ist.

2. Input bündeln, statt ihn überall einfließen zu lassen

Input ist wertvoll. Gleichzeitig entsteht im Team schnell ein Dauerstrom davon. Hier noch eine Idee, dort ein Thema, dann wieder ein Hinweis aus dem Vertrieb oder eine Rückmeldung aus einem anderen Bereich. Wenn der Input keinen festen Ort hat, verteilt er sich auf alles. Das mag nach Beteiligung klingen, in der Planung fühlt es sich jedoch nach Unruhe an.

Was hilft, ist ein bewusstes Sammeln und eine bewusste Entscheidung. Input darf reichlich sein. In die Planung gehört er aber erst, wenn entschieden ist, wofür er genutzt wird und was konkret daraus werden soll. Die Planung wird zäh, wenn Input und Entscheidung gleichzeitig passieren, weil dann jede neue Idee automatisch wieder alles aufmacht.

3. Feedback so organisieren, dass es nicht zurückwirft

Feedback ist der Punkt, an dem viele Teamprozesse scheitern. Nicht wegen der Inhalte, sondern wegen des Timings und des Rahmens. Feedback, das spät kommt oder in verschiedene Richtungen geht, wirft die Planung zurück. Feedback, das früh kommt, aber keine klare Leitfrage hat, bleibt oft oberflächlich.

Die Planung wird deutlich leichter, wenn Feedback an klare Zeitpunkte gekoppelt ist und wenn im Voraus definiert wurde, welche Art von Feedback in welcher Phase benötigt wird. In den frühen Phasen geht es um Richtung und Relevanz. Später geht es um Verständlichkeit und Qualität im Detail. Fehlt diese Unterscheidung, wird in jeder Phase alles kommentiert. Das verlangsamt Entscheidungen und belastet die Zusammenarbeit.

4. Weniger Parallelität, mehr Verlässlichkeit

Die meisten Teams planen nicht zu wenig, sondern zu viel gleichzeitig. Es gibt zu viele Themen, Formate und zu viele lose Fäden. Sobald Kapazitäten knapp werden, entsteht daraus automatisch Reibung. Dann wird verschoben, gekürzt und umgebaut. Die Planung verliert ihren Halt.

Verlässlichkeit entsteht, wenn weniger parallel läuft und Zwischenstände sichtbar sind. Nicht als Bürokratie, sondern als Orientierung. Idee, Entwurf, Freigabe, Veröffentlichung. Diese Zwischenschritte machen Abhängigkeiten sichtbar und geben allen Beteiligten ein gemeinsames Bild davon, wo etwas steht.

In der Summe klingt das oft banal. In der Praxis ist genau das der Unterschied zwischen „Wir sind ein Team und planen gemeinsam“ und „Wir hängen in der Abstimmung fest“. Vorgaben, Input und Feedback benötigen keinen perfekten Prozess. Sie brauchen lediglich einen klaren Platz.

Fazit: Warum die Team-Contentplanung andere Regeln braucht

Am Anfang fühlt sich Teamarbeit oft wie eine Entlastung an: Mehr Köpfe, mehr Ideen, mehr Austausch. Genau dort setzt auch dieser Beitrag an. Die später entstehende Reibung ist kein Zeichen dafür, dass Zusammenarbeit nicht funktioniert. Sie ist ein Hinweis darauf, dass sich die Bedingungen geändert haben.

Teamarbeit ist kein Problem, wenn sie gut geplant ist. Sobald mehrere Menschen beteiligt sind, reicht es nicht mehr aus, dass Dinge „irgendwie klar“ sind. Vorgaben müssen Orientierung geben, Input muss einen festen Platz haben und Feedback muss zum richtigen Zeitpunkt erfolgen. Fehlt diese Klarheit, entsteht Reibung nicht durch mangelnden Einsatz, sondern durch Unsicherheit darüber, was gerade erwartet wird.

In der Praxis scheitert die Contentplanung im Team selten an Ideen. Davon gibt es meist mehr als genug. Sie scheitert auch nicht daran, dass sich Menschen nicht einbringen wollen. Sie scheitert daran, dass zu viel vorausgesetzt wird. Dass Rollen, Entscheidungen, Feedbacklogiken und Übergänge nicht bewusst geklärt, sondern im Kopf bleiben.

Genau deshalb braucht Team-Contentplanung andere Regeln als Solo-Planung. Nicht mehr Kontrolle, sondern mehr Klarheit. Nicht mehr Abstimmung, sondern bessere Leitplanken.

Bei der Contentplanung mit mehreren Beteiligten scheitert es selten an Ideen. Häufig scheitert sie daran, dass zu viel vorausgesetzt und zu wenig geklärt wird.

Fühlt sich deine Contentplanung unnötig schwer an? Erfahre, welche zehn typischen Herausforderungen Struktur und Wirkung ausbremsen.

In meiner Arbeit erlebe ich nur selten, dass die Contentplanung daran scheitert, dass Menschen nicht wollen.

Im Gegenteil. Die meisten meiner Kund*innen planen viel: Sie sammeln Ideen, füllen Kalender und machen sich Gedanken. Und trotzdem fällt ihnen die Planung im Alltag oft schwer und sie erzielen nicht die gewünschte Wirkung.

Kommt dir das bekannt vor?

Aus meiner Sicht liegt das nicht an fehlender Disziplin, sondern an fehlender Struktur, unklaren Entscheidungen und einem Kontext, der Planung eher verkompliziert als unterstützt. 

Vielleicht merkst du das daran, dass Planung zwar Zeit kostet, aber kaum entlastet. Oder daran, dass du immer wieder von vorne anfängst, obwohl eigentlich schon viel vorhanden ist. Über die Jahre haben sich dabei bestimmte Muster gezeigt: Es sind Herausforderungen, die fast alle haben, egal ob sie allein arbeiten oder im Team. 

Hinzu kommen zusätzliche Ebenen – vor allem in Organisationen und Unternehmen – die Planung noch anspruchsvoller machen. Wenn du in Abstimmungen, Prioritäten- und Ressourcenfragen feststeckst, gehörst du wahrscheinlich eher zu dieser zweiten Gruppe.

In diesem Beitrag ordne ich genau diese Punkte ein. Nicht, um sie zu bewerten, sondern um aufzuzeigen, warum und an welchen Stellen die Contentplanung oft schwieriger ist als nötig.

Die 6 typischen Herausforderungen bei der Contentplanung

Wenn ich mir Contentpläne aus den unterschiedlichsten Kontexten anschaue, fällt mir immer wieder das Gleiche auf.

Bestimmte Probleme tauchen dabei unabhängig von Branche, Teamgröße oder Kanal auf. Sie hängen weniger mit Erfahrung oder Engagement zusammen und mehr mit grundlegenden Entscheidungen in der Planung.

Die erste dieser Herausforderungen wirkt zunächst harmlos. In der Praxis hat sie jedoch große Auswirkungen auf alles, was danach kommt.

1. Zu wenig Fokus auf die Zielgruppe

Ein zu geringer Fokus auf die Zielgruppe zeigt sich selten darin, dass keine Zielgruppe definiert wurde. Meistens existieren Zielgruppen, Personas oder grobe Beschreibungen. Diese liegen in Präsentationen, Konzepten oder alten Dokumenten vor. In der eigentlichen Planung spielen sie dann jedoch kaum noch eine Rolle.

Stattdessen wird aus Themen heraus geplant: Aus internen Schwerpunkten, aus dem, was gerade wichtig erscheint, oder aus dem, was ohnehin schon auf der Liste steht. Vielleicht kennst du das Gefühl, dass ein Thema fachlich stimmt, sich aber trotzdem nicht richtig greifbar anfühlt.

Was dann passiert:

Die typische Folge ist Content, der korrekt ist, aber austauschbar bleibt. Er erklärt, informiert und ist sauber formuliert. Was ihm fehlt, ist eine klare Adressierung: Für wen genau ist dieser Inhalt gedacht? In welcher Situation soll er helfen oder Orientierung stiften?

Ohne diese Klarheit wird die Planung beliebig. Themen lassen sich schwer priorisieren, Formate fühlen sich zufällig an und Entscheidungen werden unnötig diskutiert. Nicht, weil sie falsch wären, sondern weil der Bezugspunkt fehlt.

Was brauchst du stattdessen?

Die Lösung liegt nicht in einem neuen Persona-Dokument. Entscheidend ist eine einfache, wiederkehrende Leitfrage in der Planung. Zum Beispiel: „Wem soll dieser Inhalt helfen und wobei genau?” Wenn du diese Frage pro Beitrag ehrlich beantwortest, entsteht automatisch mehr Fokus. Die Planung wird spürbar klarer.

2. Kein Workflow für die Planung

Wenn das Publikum unscharf definiert ist, bleibt die Planung oft vage. Selbst wenn klar ist, für wen die Inhalte gedacht sind, fehlt im nächsten Schritt häufig die Frage, wie die Planung stattfinden soll.

Viele meiner Kund*innen planen reaktiv: Ideen entstehen zwischendurch, werden schnell notiert oder direkt in einen Kalender eingetragen. Die Planung findet dann zwischen zwei Terminen, nebenbei oder immer dann statt, wenn gerade Zeit ist. Der Unterschied zwischen Ideensammlung und Planung verschwimmt.

Was dann passiert:

Ohne festen Workflow wird jede Planung zur Einzelentscheidung.

Was ist heute dran? Was muss noch raus? Was ist wichtiger? Diese Fragen müssen jedes Mal neu gestellt werden. Das erzeugt mentale Last, auch wenn auf den ersten Blick viel Freiheit vorhanden ist.

Die Ideenlisten werden immer länger, die Kalender immer voller, und trotzdem fehlt das Gefühl, wirklich geplant zu haben. Die Planung kostet Energie, statt sie zu sparen.

Was brauchst du stattdessen?

Was hier hilft, ist kein komplexes System. Entlastend wirkt ein klarer Ablauf, der Ideen, Entscheidungen und Umsetzung voneinander trennt. Wenn klar ist, wann gesammelt, wann entschieden und wann produziert wird, wird die Planung ruhiger. Nicht perfekt, aber verlässlicher.

3. Keine Prioritäten zwischen den Planungsphasen

Selbst mit einem Workflow bleibt die Planung zäh, wenn alles gleich wichtig erscheint. Das sehe ich häufig, wenn Strategie, Themenfindung und Umsetzung gleichzeitig verhandelt werden.

In der Planung bedeutet das: Während über ein konkretes Posting gesprochen wird, tauchen plötzlich Grundsatzfragen auf. Passt das zur Positionierung? Ist das Thema überhaupt relevant? Welches Ziel verfolgen wir damit? Alles landet auf derselben Ebene.

Was dann passiert:

Wenn alles gleichzeitig entschieden wird, gerät die Planung ins Stocken. Diskussionen ziehen sich in die Länge, Entscheidungen werden vertagt oder immer wieder neu aufgerollt. Nicht, weil sie schwierig sind, sondern weil ihnen die zeitliche Einordnung fehlt.

Der Kalender wird zum Debattenraum. Und Planung fühlt sich schwer an, obwohl eigentlich schon viel gedacht wurde.

Was brauchst du stattdessen?

Eine klare Trennung der Planungsphasen ist hier hilfreich. Strategische Entscheidungen brauchen einen anderen Raum als die konkrete Umsetzung. Wenn die Grundsatzfragen vorab geklärt sind, dürfen die operativen Entscheidungen leichtfallen.

Die Planung wird dann nicht oberflächlicher, sondern fokussierter. Und genau das spart Zeit und Nerven im Alltag.

4. Kein passendes Tool- oder System-Setup

Wenn du in den Planungsphasen keine Prioritäten setzt, musst du später häufig nach einer schnellen Lösung suchen. Nicht selten fällt die Wahl dann auf Tools: Ein neues Board, eine andere Software oder endlich das eine System, das alles ordnen soll.

In der Praxis sehe ich beides. Entweder existieren zu viele Tools nebeneinander, oder ein einzelnes Tool, das alles leisten soll – Ideen, Planung, Produktion, Abstimmung und Auswertung gleichzeitig.

Was dann passiert:

Die Tools werden zum zusätzlichen Entscheidungstreiber. Anstatt die Planung zu erleichtern, erzeugen sie Reibung. Informationen sind verteilt, Zuständigkeiten unklar und nichts fühlt sich wirklich verbindlich an.

Das eigentliche Problem liegt jedoch selten im Tool selbst. Ohne klare Entscheidungen darüber, was geplant wird und wie, kann kein System funktionieren. Das Tool wird dann zur Projektionsfläche für ein strukturelles Thema.

Was brauchst du stattdessen?

Bevor ein Tool gewählt oder gewechselt wird, hilft die Frage: „Welche Entscheidungen sollen mir die System im Alltag abnehmen oder erleichtern?” Wenn du diese Frage beantwortest, wird das Tool zweitrangig. Ein passendes Setup unterstützt bestehende Abläufe. Es ersetzt sie nicht.

5. Chaotische Contentpläne

Selbst mit einem funktionierenden Setup bleibt die Planung fragil, wenn der Kalender sie nicht trägt. Der Plan sieht auf dem Papier gut aus, hält dem Alltag jedoch nicht stand.

Manche Kalender sind zu voll, andere zu leer. Oder sie verändern sich ständig. Termine werden verschoben, Inhalte gestrichen und neue Ideen dazwischengeschoben. So entsteht keine Verlässlichkeit.

Was dann passiert:

Deine Planung verliert ihre stabilisierende Wirkung. Anstatt Orientierung zu geben, erzeugt der Kalender Druck oder Frust. Du weißt nie genau, was realistisch ist und was nur gut klingt.

Oft fehlt dabei der Bezug zum eigenen Alltag. Ressourcen wie Energie, verfügbare Zeit und andere Verpflichtungen werden bei der Planung kaum berücksichtigt.

Was brauchst du stattdessen?

Ein tragfähiger Kalender orientiert sich nicht an Idealvorstellungen, sondern an deinen realen Kapazitäten.

Weniger ist dabei oft mehr. Nicht, um den Anspruch zu senken, sondern um Verlässlichkeit aufzubauen.

Planung darf entlasten. Dafür muss sie den Alltag abbilden und darf nicht überfordern.

6. Kein Distributions- oder Recyclingplan

Wenn der Kalender steht, ist für viele die Planung abgeschlossen: Der Content wird produziert, geteilt und dann abgehakt. Was danach passiert, bleibt offen. Reichweite und Wirkung entwickeln sich zufällig, wenn überhaupt.

Was dann passiert:

Inhalte leisten weniger, als sie könnten. Guter Content verschwindet, obwohl er relevant bleibt. Planung fühlt sich dadurch aufwendig an, ohne nachhaltig zu wirken.

Ohne eine Distributions- oder Recyclinglogik entsteht unnötiger Druck, ständig Neues zu produzieren.

Was brauchst du stattdessen?

Recycling ist keine Sparmaßnahme, sondern eine strategische Entscheidung. Wenn von Anfang an klar ist, wo und wie Inhalte weitergenutzt werden, verändert das die Planung grundlegend.

Inhalte erhalten mehr Zeit, Raum und Wirkung. Und die Planung wird nachhaltiger statt schneller.

4 zusätzliche Herausforderungen in Unternehmen

Viele der bisherigen Punkte begegnen mir sowohl bei Einzelpersonen als auch in Teams. In Organisationen kommen jedoch weitere Ebenen hinzu. Abstimmungen, Zuständigkeiten und strukturelle Rahmenbedingungen beeinflussen die Planung erheblich.

Inhalte entstehen hier selten allein. Er ist eingebettet in Erwartungen, Zielvorgaben und unterschiedliche Perspektiven. Das macht Planung nicht unmöglich, aber komplexer.

1. Chaos bei Interessengruppen und Prioritäten

Je mehr Menschen beteiligt sind, desto mehr Meinungen kommen zusammen: Fachbereiche, Führungskräfte, Marketing, Kommunikation – alle haben berechtigte Anliegen, aber nicht immer eine gemeinsame Priorisierung.

Dadurch wird Content zur Verhandlungsmasse. Themen werden ergänzt, abgeschwächt oder umgebaut, bis sie allen passen. Entscheidungen bleiben aus oder werden vertagt.

Was dann passiert:

Die Planung verliert ihre strategische Grundlage. Anstelle klarer Leitplanken bestimmen Machtverhältnisse, Lautstärke oder Dringlichkeit den Plan. Der Kalender spiegelt dann nicht mehr die Ziele, sondern die Kompromisse wider.

Die Contentplanung wird politisch. Nicht im Sinne von bewusst gestaltet, sondern im Sinne von vorsichtig, angepasst und schwer beweglich.

Was brauchst du stattdessen?

Klare Entscheidungsräume wirken hier entlastend. Wer darf was entscheiden und auf welcher Ebene? Wenn diese Fragen geklärt sind, werden Diskussionen kürzer und die Planung wieder steuerbar.

Nicht jede Meinung muss im Kalender Platz finden. Aber jede Entscheidung braucht einen klaren Rahmen.

2. Ressourcen- und Kapazitätsgrenzen

Selbst wenn die Prioritäten geklärt sind, stößt die Planung in Unternehmen schnell an ihre Grenzen. Die Ziele sind hoch, die Ideen zahlreich, doch die Zeit ist begrenzt.

Oft entsteht daraus der Wunsch nach mehr Output: Mehr Formate, mehr Frequenz, mehr Sichtbarkeit. Die dahinter stehende Hoffnung ist verständlich, führt aber selten zur erhofften Entlastung.

Was dann passiert:

Ambitionierte Pläne kollidieren mit der Realität. Deadlines werden verschoben, die Qualität leidet oder Inhalte werden nur noch abgearbeitet. Die Planung verliert ihren Anspruch und wird zur Pflichtübung.

Mehr Output löst das Problem jedoch nicht. Oft verstärkt es sich dadurch sogar, weil Ressourcen weiter fragmentiert werden.

Was brauchst du stattdessen?

Hilfreich ist eine klare Unterscheidung zwischen Wünschenswertem und Machbarem. Nicht alles, was strategisch sinnvoll wäre, lässt sich unter den gegebenen Bedingungen umsetzen.

Wenn Planung diese Grenzen anerkennt, wird sie ehrlicher. Und genau das schafft langfristig mehr Wirkung als überladene Pläne.

3. Werkzeug- und Informationssilos

Wenn Ressourcen knapp sind, wird Zusammenarbeit noch wichtiger. Gleichzeitig zeigt sich genau hier eine weitere Hürde, die die Planung unnötig verkompliziert.

In vielen Organisationen ist Wissen verteilt. Briefings befinden sich in einem Tool, Inhalte in einem anderen und Abstimmungen erfolgen per E-Mail oder Chat. Die Informationen existieren zwar, sind aber nicht dort, wo sie für die Planung gebraucht werden.

Was dann passiert:

Die Planung scheitert an Übergaben und Schnittstellen. Fragen müssen mehrfach geklärt werden, Entscheidungen werden verzögert und Inhalte entstehen auf Basis unvollständiger Informationen.

Das wirkt sich direkt auf die Geschwindigkeit und Qualität aus. Nicht, weil Teams langsam arbeiten, sondern weil sie ständig nacharbeiten müssen.

Was brauchst du stattdessen?

Ein gemeinsamer Referenzpunkt ist hilfreich. Ein Ort oder ein System, an dem alle relevanten Informationen für Planung und Umsetzung zusammenlaufen.

Nicht alles muss zentralisiert werden. Aber die Planung muss auf das zugreifen können, was sie trägt.

4. Keine Feedbackschleife

Selbst wenn die Tools besser zusammenspielen, bleibt die Planung unvollständig, wenn ihr eine wichtige Ebene fehlt: Die Einordnung dessen, was bereits passiert ist.

In vielen Teams wird Content produziert, veröffentlicht und dann abgehakt. Zahlen sind vorhanden und Reports werden erstellt, aber sie fließen kaum in neue Entscheidungen ein.

Was dann passiert:

Die Planung bewegt sich im Blindflug. Ohne Rückmeldung darüber, was wirkt und warum, werden Themen wiederholt oder verworfen, ohne dass wirklich daraus gelernt wird.

Zahlen existieren, Entscheidungen nicht. Und genau das verhindert Entwicklung.

Was brauchst du stattdessen?

Eine einfache Rückkopplungsschleife. Nicht im Sinne umfangreicher Analysen, sondern als regelmäßiger Moment der Einordnung.

Wenn klar ist, welche Inhalte unter welchen Bedingungen Wirkung entfalten, wird die Planung mit der Zeit besser. Nicht komplizierter, sondern fundierter.

Selbst wenn die Tools besser zusammenspielen, bleibt die Planung unvollständig, wenn ihr eine wichtige Ebene fehlt: Die Einordnung dessen, was bereits passiert ist.

In vielen Teams wird Content produziert, veröffentlicht und dann abgehakt. Zahlen sind vorhanden und Reports werden erstellt, aber sie fließen kaum in neue Entscheidungen ein.

Was dann passiert:

Die Planung bewegt sich im Blindflug. Ohne Rückmeldung darüber, was wirkt und warum, werden Themen wiederholt oder verworfen, ohne dass wirklich daraus gelernt wird.

Zahlen existieren, Entscheidungen nicht. Und genau das verhindert Entwicklung.

Was brauchst du stattdessen?

Eine einfache Rückkopplungsschleife. Nicht im Sinne umfangreicher Analysen, sondern als regelmäßiger Moment der Einordnung.

Wenn klar ist, welche Inhalte unter welchen Bedingungen Wirkung entfalten, wird die Planung mit der Zeit besser. Nicht komplizierter, sondern fundierter.

Der gemeinsame Nenner all dieser Herausforderungen

Die Punkte wirken zunächst wie eine Liste. Und ja, jeder einzelne Punkt kann die Planung ausbremsen. Sie werden erst dann nützlich, wenn du sie als Diagnosehilfe nutzt. Nicht mit der Frage „Was mache ich falsch?“, sondern mit: „Wo genau entsteht bei uns Reibung?“

Wenn du beim Lesen an mehreren Stellen genickt hast, ist das kein Zeichen für Chaos. Es ist ein Hinweis darauf, dass das Problem nicht isoliert ist. Die Herausforderungen hängen zusammen und verstärken sich oft gegenseitig.

Warum sich alles gegenseitig verstärkt?

Ein Beispiel, das ich in Projekten häufig erlebe:

Wenn der Publikumsfokus unscharf ist, ist es schwierig, Prioritäten zu setzen. Wenn Prioritäten fehlen, wird jede Woche neu diskutiert. Wenn ständig neu diskutiert wird, entsteht ein Tool-Chaos, weil man hofft, das Problem ließe sich „organisieren”. Und wenn dann noch die Kapazitäten knapp sind, wird aus Planung schnell nur noch Reaktion.

Das bedeutet: Du musst nicht zehn Dinge gleichzeitig „fixen”. Du musst verstehen, welche zwei oder drei Punkte bei euch die Kettenreaktion auslösen.

Welche Leitplanke gibt dir die meiste Klarheit?

Hierin liegt der gemeinsame Nenner: Selten scheitert Planung an einem einzelnen Fehler. Sie scheitert an fehlenden Leitplanken. Das heißt, Entscheidungen werden zu spät, zu oft oder gar nicht getroffen.

Fragen, die ich dafür nutze, sind: 

• Welche Entscheidung wird bei euch gerade jedes Mal neu verhandelt?
• Ist es der Fokus: Für wen ist der Content gedacht und wozu?
• Ist es die Reihenfolge: Was hat Vorrang und was fällt raus, wenn es eng wird?
• Ist es die Zuständigkeit: Wer entscheidet was – und bis wann?
• Ist es die Realität: Was ist mit euren Kapazitäten wirklich machbar?
• Ist es die Wirkung: Was lernen wir aus dem, was wir schon veröffentlicht haben?

Wenn du diese Fragen für dich beantwortest, wird der Rest oft deutlich einfacher. Nicht perfekt. Aber klarer. Und Klarheit ist in der Planung meistens der größte Hebel.

Womit deine Planung wieder leichter wird

Nach so einer Liste bleibt oft die Frage: „Und was mache ich jetzt damit?” 

Mein Vorschlag: Versuche nicht alles auf einmal zu lösen. Es reicht, wenn du einen Einstieg wählst, der Entlastung bringt und strategisch sauber ist.

Ich würde mit drei kleinen, konkreten Entscheidungen anfangen:

• Lege fest, welche Entscheidungen nicht in der Wochenplanungsphase getroffen werden dürfen. Das sind die Dinge, die zu groß sind, um sie zwischen zwei Posts zu klären. Beispiele sind Fokus, Themenfelder, Prioritäten oder Zuständigkeiten. Wenn diese Fragen vorab einen festen Platz bekommen, wird die operative Planung automatisch schneller.
• Baue einen Rhythmus auf, der nicht ideal, sondern belastbar ist. Ein Kalender funktioniert nur, wenn er auch in vollen Wochen nicht sofort zusammenbricht. Das heißt oft: weniger Slots, dafür klarer. Und ein bewusstes „Pufferdenken“ statt der Verplanung jedes Platzes. Wenn du bei der Planung einrechnest, dass der Alltag dazwischenkommt, wird aus dem Kalender wieder etwas, das dich führt.
• Definiere eine minimale Struktur, die jeder Beitrag durchlaufen muss, bevor er in den Kalender aufgenommen wird. Nicht als Bürokratie, sondern als Schutz vor dem Zufall. Eine kurze Klärung von: Für wen ist das, wozu ist das und was soll danach anders sein? Das reicht oft aus, um Themen zu sortieren, passendere Formate zu wählen und Diskussionen abzukürzen.

Wenn du daraus mehr machen möchtest, bietet sich eine kleine Serie an. Nicht als großes Framework, sondern als Abfolge: Erst Entscheidungen entkoppeln, dann den Rhythmus stabilisieren und schließlich das System und die Wiederverwendung so aufsetzen, dass es im Alltag wirklich trägt.

Fazit: Woran du erkennst, dass Planung wieder funktioniert

Wenn du aus diesem Beitrag nur eine Sache mitnimmst, dann diese: Die meisten Planungsprobleme sind keine Motivationsprobleme, sie sind Entscheidungsprobleme.

Contentplanung wird schwierig, wenn zu viele Fragen offenbleiben und dann im falschen Moment auftauchen. Mitten in der Wochenplanung. Mitten im Abstimmungsmeeting. Mitten in der Produktion. Dann wirkt alles komplex, obwohl oft „nur“ etwas ungeklärt ist.

Ein Plan funktioniert für mich dann gut, wenn er drei Dinge schafft:

• er reduziert Diskussionen,
• er hält dem Alltag stand und
• er macht Wirkung wahrscheinlicher.

Du merkst das ganz konkret daran, dass die Planung weniger Zeit in Anspruch nimmt, obwohl du nicht weniger ernsthaft arbeitest. Du merkst es daran, dass Entscheidungen schneller fallen, weil klar ist, woran ihr sie festmacht. Und du merkst es daran, dass Inhalte nicht mehr nur veröffentlicht, sondern bewusst genutzt werden.

Wenn sich die Contentplanung bei dir gerade wie ein ständiges Nachziehen anfühlt, ist das kein persönliches Versagen. Es ist ein Signal, dass Leitplanken fehlen oder nicht ausreichend geschützt sind. Genau da lohnt es,anzusetzen. Nicht mit Perfektion, sondern mit Klarheit.

In der Folge spreche ich mit Birgit Gündisch darüber, wie du Nachhaltigkeit in deine Content Strategie integrierst.

In der neunten Folge der zweiten Staffel von „Content Strategy Rocks“ widme ich mich einem Thema, das in der Content-Welt noch immer zu wenig strategisch betrachtet wird: ökologische Nachhaltigkeit. Zu Gast war Birgit Gündisch, Content-Strategin mit klarem Fokus auf nachhaltige digitale Kommunikation.

Gemeinsam haben wir darüber gesprochen, warum digitales Arbeiten keineswegs immateriell ist. Jede Website, E-Mail und jedes Video verbraucht Ressourcen und verursacht Emissionen. Genau diese Zusammenhänge werden in vielen Content Strategien ausgeblendet. Birgit plädiert dafür, Nachhaltigkeit nicht als Moralthema, sondern als strategische Dimension zu verstehen. Besonders spannend fand ich ihren Ansatz, die Umwelt als zusätzlichen Stakeholder mitzudenken.

Das verändert die Art und Weise, wie wir Inhalte planen, produzieren und bewerten. In dieser Folge wird deutlich, dass bewusster Content kein Verzicht ist, sondern einen Qualitätsgewinn darstellt. Im Blogbeitrag teile ich die wichtigsten Gedanken und Erkenntnisse aus unserem Gespräch mit dir.

Nachhaltigkeit als strategische Dimension der Content Strategie

Im Content-Umfeld wird Nachhaltigkeit oft auf das Wiederverwenden von Inhalten reduziert. Birgit macht jedoch deutlich, dass ökologische Nachhaltigkeit viel früher ansetzt. Sie beginnt bereits bei der strategischen Planung und der Frage, welche Inhalte tatsächlich benötigt werden.

Digitale Inhalte haben immer auch eine physische Seite, da Daten gespeichert, übertragen und verarbeitet werden. Doch diese Tatsache wird im Arbeitsalltag häufig ignoriert. Birgit schlägt deshalb vor, die Umwelt als dritten Bezugsrahmen neben Business-Zielen und Nutzerbedürfnissen zu etablieren.

Damit bewegt sich Content-Strategie nicht mehr nur zwischen Marke und Zielgruppe. Jede Entscheidung wird zusätzlich auf ihre ökologische Wirkung hin reflektiert. Das führt zu bewussten Formaten und klaren Prioritäten. Nachhaltigkeit wird so kein Zusatz, sondern ein integraler Bestandteil der Strategie. Dieser Perspektivwechsel stärkt langfristig sowohl die Glaubwürdigkeit als auch die Qualität. Und Inhalte werden letztlich relevanter, denn sie entstehen nicht länger nur aus Gewohnheit.

Bewusste Formatwahl statt blindem Trend-Following

Ein zentraler Punkt unseres Gesprächs war der richtige Umgang mit digitalen Trends. Obwohl sie besonders ressourcenintensiv sind, gelten Videoformate aktuell als Standard. Birgit zeigt auf, dass Text in vielen Fällen die nachhaltigere und effektivere Wahl ist. 

Auch der Einsatz von KI sollte nicht unreflektiert erfolgen. KI-Anwendungen verbrauchen enorme Mengen an Energie, die im Alltag kaum sichtbar sind. Eine nachhaltige Content Strategie bedeutet deshalb, vor jeder Produktion kritisch zu prüfen, ob ein Format wirklich notwendig ist. Diese Haltung verändert nicht nur die Inhalte, sondern auch die Arbeitsweisen: Weniger Meetings mit Kamera, kleinere Anhänge und gezielte Verteiler schonen die Ressourcen. 

Gleichzeitig steigt die Effizienz im Team. Fokus ersetzt Dauerbeschallung. Qualität ersetzt Quantität. Nachhaltigkeit wirkt als Treiber für bessere Entscheidungen.

Nachhaltige Content-Prozesse im Unternehmensalltag verankern

Birgit betont, dass eine nachhaltige Content Strategie nur dann funktioniert, wenn sie in Prozesse übersetzt wird. Der erste Schritt ist immer Bewusstseinsarbeit im Team, denn nur wer die Zusammenhänge versteht, kann Verantwortung übernehmen. Im nächsten Schritt erfolgt eine Bestandsaufnahme der bestehenden Inhalte und Systeme.

Mithilfe von Content-Audits werden überflüssige Inhalte identifiziert. Oft liegen viele Daten ungenutzt auf Servern und verursachen trotzdem Emissionen. Klare Regeln hinsichtlich der Archivierung und Löschung schaffen Struktur. Wichtig ist, Nachhaltigkeit nicht als Sonderprojekt zu behandeln. Sie sollte Teil bestehender Arbeitsabläufe sein. Dafür müssen Zuständigkeiten klar definiert sein.

Kleine Routinen wie regelmäßige „Digital Cleanups” können große Wirkung zeigen. So wird Nachhaltigkeit langfristig zur Selbstverständlichkeit.

Fazit: Drei Tipps für nachhaltige Content-Strategien

Das Gespräch mit Birgit Gündisch macht deutlich, dass eine nachhaltige Content-Strategie vor allem eine Frage der Haltung ist. Wenn du Content strategisch denkst, helfen dir diese drei Impulse weiter:

1. Setze Relevanz vor Reichweite und hinterfrage jede Veröffentlichung kritisch. Guter Journalismus reduziert Überflüssiges und schafft damit automatisch nachhaltigere Inhalte.
2. Strukturiere Inhalte so, dass sie langlebig und gut auffindbar sind. Evergreen-Content spart Ressourcen und stärkt gleichzeitig deine inhaltliche Autorität.
3. Etabliere Routinen für Reflexion und Aufräumen in deinem Content-Alltag. Nachhaltigkeit entsteht nicht durch Perfektion, sondern durch kontinuierlich bewusste Entscheidungen.

Erhalte Einblick in meinen Januar 2026: neue Ideen, stabile Kundenprojekte, Kurs-Updates, Lese- und Hörtipps sowie einen Ausblick auf den Februar.

​Monatsrückblick – ein Format, das es bei mir schon einmal gegeben hat und das ich langsam wiederbelebe. Ich gebe dir aber nicht nur Lese-, Hör- und Sehtipps, sondern spreche auch über meinen beruflichen und freiberuflichen Alltag sowie Highlights, die es bei mir gab. Ich wünsche dir viel Spaß mit meinen persönlichen Eindrücken. Berichte mir gerne von deinem Monat: Was sollte ich unbedingt lesen, hören oder sehen? Worüber hast du dich gefreut – was war dein persönliches Highlight? Verrate es mir gerne in den Kommentaren.

Meine Highlights im Januar 2026

Im Januar habe ich mich wieder mit vielen verschiedenen Leuten ausgetauscht und dabei sind auch ein paar neue Ideen entstanden. Mehr kann ich dazu aktuell noch nicht verraten, aber soviel sei gesagt: Ich habe ein paar Notizen gemacht, bei denen ich das Gefühl habe: „Das könnte richtig gut werden.“ 

Parallel dazu läuft Content Strategy Rocks gerade in der Aufzeichnungsphase mit dem Schwerpunkt Content-Strategie und KI. Genau das ist der Bereich, in dem viele derzeit zwischen Neugier und Fragezeichen schwanken.

Außerdem nehme ich an „Social like a pro” von Jens Wiese teil. Ich finde das Konzept ehrlich gesagt überfällig: keine lose Webinar-Sammlung, kein Tages-Event, sondern eine strukturierte Masterclass, die praxisnah verschiedene Perspektiven bündelt und im eigenen Tempo nutzbar macht. 

Kundenseitig war der Monat angenehm stabil. Alle Bestandskund*innen sind weiterhin dabei, ein Retainer wurde etwas ausgebaut und es kam ein kleiner Mini-Retainer bis Ende April hinzu. In einem Redaktionsmeeting habe ich mit den Kundinnen außerdem die Inhalte für Februar geplant. Wieder hatte ich dabei dieses gute Gefühl, dass Content nicht auf Zuruf, sondern aus Klarheit entsteht. 

Und dann war da noch mein eigener Kram: Ich habe die Arbeit am Canva Onlinekurs wieder aufgenommen, bald gibt es dazu Updates. Außerdem habe ich einen Instagram-Kanal für meinen Canva-Content gestartet, weil mein Kopf diese Trennung einfach braucht.

Zum Schluss noch ein kleiner persönlicher Punkt, der für mich gerade viel verändert: Mein Coaching hat begonnen und ich war nach der ersten Sitzung schon deutlich aufgeräumter. Nicht, weil plötzlich alles gelöst ist, sondern weil wieder klarer ist, was gerade eigentlich wichtig ist und wohin ich in Zukunft mit meiner Selbstständigkeit hin möchte.

Die erste Woche war bei mir komplett auf Pause gestellt. Kein großes Programm, kein „Ich müsste mal“, eher Erholung und einmal kurz den Kopf wieder in die richtige Richtung drehen.

Ich habe viel gelesen, mich inspirieren lassen und vor allem an den Wochenenden bewusst durchgeatmet, weil genau das im Alltag sonst gerne als Erstes runterfällt. Und dann habe ich noch etwas gemacht, das sich gleichzeitig „völlig random“ und „könnte irgendwann praktisch werden“ anfühlt: Ich habe in der örtlichen Bibliothek den Führerschein für die Nutzung des 3D-Druckers gemacht. Ich weiß noch nicht, wofür ich das brauche, aber schaden kann es nicht.

Meine Fachbücherliste 2026

Zurzeit lese ich nicht nur Romane, Fantasy oder Science-Fiction. Ich merke auch, dass ich wieder richtig Lust auf Fachbücher habe. Ohne festen Schwerpunkt, ohne strengen Plan, sondern nach dem Prinzip: Was interessiert mich gerade wirklich?

Anfang des Jahres habe ich mir eine Leseliste erstellt, bestehend aus Büchern, bei denen ich beim Titel schon dachte: „Ja, das will ich verstehen.” Und weil ich einen Blinkist-Account habe, steht für jeden Monat zusätzlich noch eine Audio-Buchzusammenfassung drauf (ja, ich weiß, in der Liste ist das falsch geschrieben). Nicht als Ersatz fürs Lesen, sondern als kleines Extra, wenn ich zwischendurch Input möchte, aber kein komplettes Buch schaffe.

Wenn du Tipps für Oktober, November oder Dezember hast: Immer her damit!

Mein Commonplace Notizbuch

Ich finde die Idee eines Commonplace-Notizbuchs gerade ziemlich charmant. Alle paar Tage sammle ich einfach visuelle und textuelle Eindrücke. Ohne Anspruch auf einen roten Faden. Ohne „Das muss jetzt sinnvoll zusammenhängen.“ Es darf sich eher wie ein kleines Archiv anfühlen, dessen einzige Aufgabe es ist, zu inspirieren.

Das ist für mich deutlich entspannter als diese perfekt gestalteten Journalseiten, bei denen ich schon beim Aufschlagen das Gefühl habe, ich müsste erst einmal eine Designentscheidung treffen. Hier geht es mehr ums Festhalten als ums Hübschmachen. Mehr Inhalt, weniger Show. 🙂

Gestartet bin ich noch nicht. Ich musste mir erst die passenden Notizbücher besorgen. Ende Februar kann ich dazu mehr berichten.

Dann weiß ich auch, ob es wirklich in meinem Alltag landet oder erstmal als gute Idee im Regal steht. 😉

Falls du dich gerade fragst, was das überhaupt ist: Ein Commonplace-Notizbuch ist weder ein Tagebuch noch ein Planer. Es ist eher ein persönlicher Sammelort für alles, was hängen bleibt.

Zitate, Gedanken, Ideen, Skizzen, Beobachtungen, Links, kleine Learnings und manchmal auch Dinge, die man später noch einmal gebrauchen könnte.

Du baust dir damit nach und nach einen Wissens- und Inspirationsspeicher auf. Nicht chronologisch, nicht perfekt, sondern praktisch.

Meine Januar-2026-Highlights: Lese-, Seh- und Hörempfehlungen

In einem einzigen Monat konsumiere ich wahnsinnig viele Bücher, Artikel, Videos und Podcasts. Warum also nicht darüber berichten?  Vielleicht ist auch etwas Interessantes für dich dabei.

Meine Leseempfehlung – The Game is On: Wie Gaming unsere Welt revolutioniert

In ihrem Buch zeigt Johanna Pirker, warum Videospiele längst mehr sind als Zeitvertreib und wie sie unsere Gegenwart als Medium mitprägen. Sie verbindet dabei persönliche Einblicke aus der Spieleentwicklung mit wissenschaftlichen Erkenntnissen und widerlegt nebenbei einige hartnäckige Vorurteile. 

Du bekommst ein gutes Gefühl dafür, was Gaming Menschen ermöglicht, wie es Lernen, Kreativität und Zusammenarbeit beeinflusst und warum viele Mechaniken aus Games längst im Alltag angekommen sind. Du erfährst auch, welches Potenzial noch ungenutzt ist, wenn wir Spiele nicht nur als Unterhaltung, sondern auch als Werkzeug betrachten, um komplexe Themen besser zu verstehen.

Lies dieses Buch, wenn du Gaming einordnen willst, ohne klischeehafte Debatten, und wenn du konkrete Perspektiven suchst, was Spiele für Gesellschaft, Wirtschaft und Wissenschaft leisten können.

Hol dir das Buch

Meine Hörempfehlung – ReThinking: Overcoming status anxiety with Alain de Botton and RaQuel Hopkins

In dieser Folge sprechen Adam Grant, Alain de Botton und die Therapeutin Raquel Hopkins darüber, woher die Statusangst kommt und warum sie so hartnäckig ist. Sie betrachten, wie sehr Vergleiche, Erwartungen und das Gefühl, nicht genug zu haben, unseren Alltag bestimmen – selbst dann, wenn objektiv alles in Ordnung ist. 

Es geht auch um Einsamkeit und Unzufriedenheit auf dem Weg zum vermeintlichen Glück und darum, was wir uns davon versprechen. Zudem nehmen sie die Therapie einmal ehrlich unter die Lupe, inklusive der Frage, wo wir heute manchmal den Fokus verlieren und was wirklich hilft.

Hör rein, wenn du den Statusdruck in deinem Kopf leiser drehen willst und dir konkrete, entlastende Perspektiven wünschst, die sich im echten Leben anwenden lassen.

Hör dir die Folge an

Meine Sehempfehlung

– What Planners Are We Using in 2026?! | JetPens Techo Kaigi 2026: Part 1

In diesem Video stellen Emily und Connie von JetPens die Planer vor, die sie 2026 nutzen werden, und erklären, warum genau diese Kombination für ihren Alltag geeignet ist. Sie stellen die einzelnen Systeme vor, vergleichen ihre jeweiligen Stärken und Schwächen und erklären, wofür welcher Planer am besten passt. 

Nebenbei bekommst du ein Gefühl dafür, wie unterschiedlich Planung aussehen kann, ohne gleich kompliziert zu werden. Und weil das Ganze Teil ihrer „Techo Kaigi“-Reihe ist, wirkt es weniger hochglanzpoliert und mehr „so nutze ich das wirklich“.

Schau es dir an, wenn du 2026 nicht irgendeinen Planer kaufen willst, sondern ein Setup finden möchtest, das sich im echten Leben bewährt.

Hier geht’s zum ersten Teil 

Vorschau: Was ich mir für den Februar vornehme

Im Februar starten wieder die ersten Schulungen, einige Podcastaufnahmen sind auch schon geplant und mein Coaching geht natürlich weiter. 

Außerdem gönne ich mir ein verlängertes Wochenende, um durchzuatmen. 

Mein Plan ist es, wirklich mal runterzufahren und nicht aus Versehen doch wieder „nur kurz“ zu arbeiten. 😉