Blog Optim Office

Outils gratuits pour le télétravail

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sat, 11 Feb 2012 11:45:00 +0000

Outils gratuits pour le travail à distance

Partout dans le monde, les assistantes/secrétaires indépendantes à distance sont devenues les partenaires privilégiés des entreprises et indépendants qui souhaitent bénéficier, dans le cadre d’un projet unique ou sur le long terme, d’un soutien sur mesure et immédiatement opérationnel, sans les contraintes liées à la gestion de personnel.

Le travail d’équipe au-delà des distances nécessite l’utilisation quasi quotidienne d’outils de collaboration en ligne. Ce billet vous en présente quelques-uns, gratuits.

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Les services en ligne dédiés au travail collaboratif sont conçus pour aider leurs utilisateurs à travailler plus efficacement et conférer à leurs échanges un caractère interactif.

Le Blog Optim Office a sélectionné, ci-dessous, quelques outils gratuits pour l’organisation de réunions et conférences, l’envoi et le partage de fichiers, la diffusion de présentations ou encore l’accès à distance à un ordinateur.

Partage d'écran

Skype (à concurrence de 4 participants)
Crossloop
JoinMe
MeetingBurner

Accès à distance à un ordinateur

LogMeIn
GoToMyPC
TeamViewer (reservé aux utilisateurs privés)
Windows Remote Desktop

Accès à des dossiers partagés

Dropbox
GoogleDocs
SkyDrive
Zoho
SugarSync

Création en temps réel de documents par des utilisateurs à distance

GoogleDocs
Syn.in

Envoi de gros fichiers

Free
SendThisFile
WeTransfer
ISendR
Dropbox
YouSendIt

Réunions en ligne

JoinMe
AnyMeeting
MeetingBurner

Gestion de projets, calendrier partagés

Teamlab
ZohoProjects
GoogleAgenda
Doodle
TungleMe

Visio-Conférence

Hangout (Google+)
Acrobat (dans la limite de deux participants)
Oovoo (dans la limite de 6 personnes)
AnyMeeting

C'est à vous :
Voyez-vous d'autres services de collaboration gratuits à ajouter à cette liste ?

Ecrit par Sylvie Guiziou

Les services d'une secrétaire auto-entrepreneur : caractéristiques et bénéfices pour les professionnels

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sat, 04 Feb 2012 12:47:00 +0000

Votre secrétariat est débordé et l’embauche d’un collaborateur supplémentaire n’est pas à l’ordre du jour ?

Vous travaillez seul et avez besoin d’une aide, ponctuelle ou dans la durée, dans la gestion de certains dossiers ?

Dans ces deux cas comme dans tant d'autres - je vous invite, à ce titre, à relire le billet "Quand recourir à une assistante freelance" - les services d’une assistante de direction auto-entrepreneur apportent une réelle valeur ajoutée à votre entreprise.

Un million d’auto-entrepreneurs se sont déclarés depuis la création du dispositif en 2009, représentant 53 % du total des créations d'entreprise l'an dernier. Ils ont généré, pour l'année 2010, un chiffre d'affaires de 3,2 milliards d'euros.

Parmi eux, l'on compte des professionnels exerçant en qualité d'assistante indépendante, qui aident les entreprises et indépendants à se concentrer sur leurs priorités en leur apportant, sur site ou à distance - on parle alors de télésecrétariat - une offre de prestations immédiatement opérationnelles en matière de secrétariat et gestion administrative.

Caractéristiques principales des solutions proposées

Flexibilité et polyvalence

Services sur mesure

Absence de contraintes liées aux contrats de travail et à la gestion du personnel. L'ensemble des prestations est réalisé sur la base d'un contrat commercial (devis-facture)

Travaux externalisables

Il existe une multitude de tâches que vous pouvez confier à une secrétaire auto-entrepreneur. Pour n'en citer que quelques-unes :

Gérer votre agenda, prendre et confirmer vos rdv
Assurer l'administration des ventes
Programmer vos déjeuners et dîners professionnels et effectuer les réservations dans les restaurants
Préparer et organiser vos réunions
Qualifier des fichiers
Créer et mettre à jour votre carnet d’adresses
Dactylographier et mettre en forme un mémoire, un rapport de stage ou tout autre type de document
Préparer vos déplacements et visites
Concevoir et scénariser vos présentations Powerpoint
Assurer une interface téléphonique
Commander vos plateaux-repas
Réaliser un publipostage

(A lire aussi : Comment une télé-secrétaire peut-elle vous aider à développer votre activité ?)

Les bénéfices de l'externalisation

En externalisant certains travaux auprès d’une secrétaire auto-entrepreneur, vous retrouvez du temps pour vous investir dans les projets qui vous tiennent à cœur, répondre plus rapidement aux imprévus et aux besoins de vos clients, optimiser votre fonctionnement, relever de nouveaux défis et passer aussi peut-être plus de temps avec ceux qui vous sont proches.

C'est à vous :
Quelles tâches souhaiteriez-vous déléguer en priorité à une secrétaire auto-entrepreneur ?

Ecrit par Sylvie Guiziou

Comment fidéliser les lecteurs de votre blog grâce à feedburner

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sat, 28 Jan 2012 15:18:00 +0000

L'objectif de tout blogueur est de fédérer et fidéliser une audience. Dans ce contexte, un système d'abonnement comme Feedburner constitue un outil indispensable.

Tout le monde connaît le marketing par email et l’une de ses formes, la newsletter, par laquelle vous relayez votre actualité auprès de personnes qui s’y sont inscrites via un formulaire placé sur votre site Web.

Mais qu’en est-il exactement des articles que vous publiez sur votre blog ?
Comment informer instantanément votre audience d’une nouvelle publication ?

Il existe pour cela un service en ligne gratuit proposé par Google, qui offre l’avantage de proposer aux lecteurs de votre blog un abonnement au choix, par email ou via un aggrégateur de flux RSS. Il s'agit de Feeburner.

Cliquer sur l’imageci-dessus pour vous abonner au Blog Optim Office et ne manquer aucune publication

Modalités de souscription au service Feedburner

Une adresse @gmail.com est requise pour installer Feedburner sur votre blog.

Connectez-vous à Google Feedburner et entrez votre email google et mot de passe.

Saisissez ensuite l'adresse de votre blog dans la case située en dessous de "Burn a Feed right this instant" puis cliquez sur "Next"

Choisissez un nom pour votre flux et cliquez à nouveau sur "Next"

L'image suivante vous indique le flux a été créé. Cliquez une nouvelle fois sur "Next"

Il est temps maintenant d'ajouter vos liens et codes feedburners sur votre blog.

Le code du formulaire d’abonnement par email est généré par Feedburner sur la base des informations renseignées lors de la souscription au service.

Pour accéder à ce code, cliquez, à partir de votre tableau de bord Feedburner, sur l’onglet "Publicize" puis l’option "Email Subscriptions". Copiez ce code avant de le placer sur votre blog, à un endroit de votre choix (par exemple dans la barre latérale droite ou gauche).

Les personnes abonnées à votre blog seront désormais notifiées de toute nouvelle publication.

Ecrit par Sylvie Guiziou

12 solutions gratuites pour faire connaître votre site web

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sat, 21 Jan 2012 13:50:00 +0000

Votre site est en ligne et vous souhaitez désormais savoir comment y développer un trafic qualifié ?
Il existe pour cela des solutions efficaces qu'une assistante indépendante, spécialisée dans les services web-marketings, peut vous aider à mettre en oeuvre. Cet article s’attache à en identifier douze gratuites.

Créer un profil sur les principaux médias sociaux - Facebook, Twitter, LinkedIn, Google+, Foursquare - ou sur les sites de bookmarking (StumbleUpon, Delicious, Reddit, autres) et Digg-Like (cf. sites comme ScoopIt Télésecrétaire ou encore Digg Like Boost Your Web) constitue une moyen d’élargir votre réseau, faire valoir votre expertise et accroître la fréquentation de votre site ;

Si cela n’est pas déjà fait, créer un blog (Wordpress, Tumblr, Blogger, Posterous) qui viendra opportunément soutenir votre site Web via la publication régulière d’articles, générateurs eux aussi de trafic via les moteurs de recherche. Pensez à y ajouter des boutons de réseaux sociaux pour permettre aux internautes de diffuser votre contenu ;

Echanger des liens avec d’autres professionnels : vous avez certainement, dans votre entourage professionnel, des connaissances qui accepteront de faire mention de votre site sur le leur ;

Créer un compte sur quelques plateformes permettant la publication d’articles (DMOZ, Journal du Net, Articles en ligne, ArticloNet, Publiseo) ou de communiqués de presse (Net-Addict, Waaaouh, ...) ;

Reférencer votre site Web dans les meilleurs annuaires généralistes (WebRankInfo, AnnuairePro, EchoDuNet, Yaggort, Costaud, Elannu, etc) ou locaux (FranceRégions, InfosVille, Meetoyen…). Le classement des meilleurs annuaires de site peut être consulté sur le site labo-atypicom.fr

Publier des présentations de votre entreprise/activité sur des sites comme SlideShare, Scribd, DocStoc, Calameo ou Prezzi ;

Publier des vidéos sur Vimeo, YouTube, DailyMotion ;

Participer aux discussions au sein de forums/groupes en ligne réunissant des experts de votre thématique ou de celui de votre cible de prospects ;

Répondre aux questions posées sur Quora, Yahoo Answers, LinkedIn Answers dans votre domaine d'activité ;

Donner votre avis et apporter des commentaires sur des blogs dans votre niche d'activité ;

Proposer des articles comme invité sur des blogs ou portails ;

Booster votre référencement local en remplissant tous les champs de votre page sur Google Adresses et, si votre clientèle est formée de particuliers, en passant des petites annonces en ligne (Trèfle, VivaStreet, LeBonCoin, ServiceMalin, 1000Annonces, j’AnnonceGratuit, LaBonneAffaire, etc).

C'est à vous : Quelles autres solutions gratuites recommandez-vous de développer pour fédérer un trafic qualifié sur un site web ?

Ecrit par Sylvie Guiziou

Comment faire de Google Maps un atout pour votre entreprise ?

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sun, 15 Jan 2012 10:55:00 +0000

Optim Office sur Google Maps

Google Maps fait partie des nombreux outils web-marketings gratuits mis à la disposition des entreprises, commerçants, artisans et autres professionnels pour améliorer leur visibilité en ligne, promouvoir leurs services et produits et in fine gagner de nouveaux clients.

Google Maps constitue en effet un excellent moyen de positionner votre activité dans une zone géographique déterminée et, selon les mots-clés que vous aurez choisis, apparaître dans les premiers résultats des requêtes effectuées par les internautes.

Alors, comment vous y référencer ? C’est très simple.

Il convient au préalable de créer un compte (gratuit) chez Google.

Une fois connecté à ce compte, cliquez sur l’onglet MAPS puis sur le lien « Référencez votre entreprise sur Google Maps ». La procédure d’inscription peut donc commencer.

Lisez d'abord attentivement les différentes règles et instructions relatives à votre inscription. Leur non respect entraînerait un refus par Google de vous référencer.

Puis renseignez les champs du formulaire en ligne :

« Société/Organisme » : Indiquez le nom de votre ville

« Description » : Décrivez ici les services ou produits en utilisant vos mots-clés. Vous disposez pour cela de 200 caractères.

« Photo/image » : Vous pouvez y télécharger votre logo ou encore - en utilisant Jing (capture d'écran) et Picnik (retouche d'images)- une photo extraite d'une de vos présentations Powerpoint

« Vidéo » : Si la vidéo fait partie de votre stratégie web-marketing, n'hésitez pas d'en ajouter une offrant une présentation générale de votre activité. Il est à noter que cette vidéo aura été préalablement postée sur YouTube (cf. chaîne Optim Office sur Youtube)

« Catégories » : Google fournit des catégories (ou liste de secteurs professionnels). Vous pouvez soit choisir parmi la liste existante pour désigner le secteur concerné par votre entreprise, soit ajouter votre propre catégorie.

Les champs du formulaire renseignés, validez votre demande de référencement.
Vous recevrez par courrier un code personnel (NIP), qui servira à valider définitivement la fiche de votre entreprise sur Google Maps et la rendre visible en ligne.

C'est à vous :
Quels astuces et conseils souhaitez-vous donner aux lecteurs de ce blog concernant l' inscription de leur entreprise sur Google Maps ?

Statistiques du blog pour 2011

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sun, 08 Jan 2012 13:07:00 +0000

La richesse et la pérennité d’un blog passent par ses lecteurs. Au moment de la publication des statistiques 2011 de ce site, je tenais à vous remercier chaleureusement pour l'attention que vous lui avez accordé, vos conbributions au travers de commentaires de billets ou d'articles invités, et également pour le précieux relai que vous avez constitué - en particulier sur les réseaux sociaux - pour promouvoir le rôle et la valeur ajoutée des assistantes indépendantes à distance ou sur site.

Vous trouverez ci-dessous quelques chiffres et éléments d'information qui éclairent l'activité du blog Optim Office sur l'année écoulée.

Lecteurs du blog Optim Office

5887 visites par 3953 visiteurs uniques (l'audience a doublé par rapport à 2010)

Origine géographique des lecteurs

France
Etats-Unis
Canada
Belgique
Maroc
Tunisie
Royaume Uni
Suisse
Algérie
Brésil

Langue

Français : 81,54 %
Anglais : 12,06 %

Temps moyen passé sur le site : 6 minutes et 52 secondes (soit 1 minute de plus qu'en 2010)

20 455 pages vues

Billets

Nombre de billets publiés : 57

Liste des dix billets les plus lus :

70 missions assurées par les assistantes virtuelles (assistantes indépendantes) (30/04/2011)
Assistantes virtuelle vs télésecrétaire (08/05/2011)
La retranscription écrite de vos enregistrements audio (09/04/2011)
Création de présentations Powerpoint (19/04/2011)
Email marketing : confiez la gestion de vos newsletters à une assistante virtuelle (14/06/2011)
French Audio Transcription Services (09/07/2011)
Les bénéfices de la sous-traitance administrative (26/04/2011)
Les assistantes virtuelles au service du développement de votre activité (07/05/2011)
Secrétariat et Assistance administrative (14/08/2011)
Rédaction et publication d’articles en ligne : déterminer le prix des prestations (17/03/2011)

Liste des dix billets les plus commentés :

Emails marketing : confier la gestion de vos newsletters à une assistante virtuelle (14/06/2011)
Assistante virtuelle vs télésecrétaire (08/05/2011)
Les bénéfices de l’externalisation auprès d’une assistante freelance de certains travaux de support administratif et commercial (09/04/2010)
Une assistante virtuelle n’est pas… (24/07/2011)
Le support d’une assistante indépendante pour l’installation et la gestion de votre site web (03/07/2011)
Travailler efficacement avec une assistante à distance : un simple question d’organisation (16/05/2010)
Quels bénéfices attendre d’un site web pour votre petite entreprise ? (31/08/2011)
How can a bilingual virtual assistant help you ? (30/04/2010)
70 missions assurées par une assistante virtuelle (30/04/2010)

Guest-blogging (articles invités)

Le secrétariat aujourd’hui, c’est aussi le télésecrétariat, par Séverine Beney SEVBEN Télésecrétariat (04/05/2011)

NB: Les avantages que vous pourrez retirer en publiant un article invité sont détaillés dans un article en date du 20 mars 2011. Les principes et conditions de publication sont rappelés à la rubrique Guest-blogging de ce blog.

Ecrit par Sylvie Guiziou

les métiers de l'Internet : la télésecrétaire, assistante par excellence des web-entrepreneurs

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sat, 07 Jan 2012 09:07:00 +0000

L'impact d'internet sur l'économie française a fait l'objet d'un rapport publié en 2011 par McKinsey & Company, qui évalue à 700 000 le nombre d'emplois générés par cette filière en l’espace de 15 ans.

De nouveaux métiers sont ainsi apparus ; le portail des métiers de l’internet les regroupe en 7 familles.

Le web-entrepreneur est un professionnel qui développe des activités commerciales sur la toile ; en ce sens une télésecrétaire indépendante en est un. Aussi, qui d'autre peut répondre mieux qu'elle aux besoins spécifiques des web-entrepreneurs en matière de secrétariat, d’assistance administrative et commerciale et de support web-marketing ?

Voici une liste non exhaustive des travaux qu'une assistante virtuelle peut prendre en charge pour aider un web-entrepreneur à se recentrer sur ses priorités :

Assistance commerciale

Mise à jour de la base de contacts
Saisie des commandes et factures
Suivi et relance téléphonique
Envoi de questionnaires de satisfaction client
Rédaction et envoi à vos clients de cartes de remerciements
Interface avec les prestataires

Assistance web-marketing

Rédaction et publication d’articles
Création et diffusion des newsletters
Suivi de l’activité d’un site via Google Analytics
Recherches d’images libres de droit
Accompagnement dans le cadre de votre stratégie de marketing de contenu : (ex préparation de vos supports de présentation)

Assistance administrative

Rédaction de vos comptes rendus de réunions, entretiens et conférences à partir de fichiers son (mp3, wav, etc)

Secrétariat

Saisie de données
Mise en forme dactylographique
Gestion d'agenda et prises de rendez-vous

Gagnez en efficacité en bénéficiant dès ce début d’année des services professionnels d’une assistante indépendante à distance !

Ecrit par Sylvie Guiziou

Connaître et utiliser les outils gratuits en ligne

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Fri, 30 Dec 2011 13:49:00 +0000

les outils de travail collaboratif
au service d'une télésecrétaire

Cet article porte sur les outils gratuits en ligne qu'une télésecrétaire comme tout professionnel exerçant son activité à distance peuvent utiliser pour gagner en productivité et en efficacité.

Proposant essentiellement des prestations de secrétariat et d'assistance à distance, je suis très attentive aux nouveaux outils de travail collaboratif, susceptibles d'optimiser mon fonctionnement et celui de mes clients.

Je vous recommande à ce propos le site CatchFree (en anglais), et notamment l'onglet Collaboration, pour découvrir de nombreux outils gratuits en ligne, incontournables pour votre activité en télétravail.

Pensez aussi à vous abonner aux flux RSS de Virtual Assistant In France, Europe and around the World (articles en anglais) et Télésecrétaire et Assistante Indépendante (articles en français) pour rester informé des nouveautés dans les domaines suivants :

partage et synchronisation de fichiers (ex.: GoogleDoc, Dropbox ou plus récemment hubic)

transferts de fichiers volumineux (ex : YouSendIt, WeTransfer)

gestion de projets (ex : ZohoProject)

gestion d'agenda (ex : GoogleAgenda)

connexion à un ordinateur à distance (ex : TeamViewer)

organisation des réunions ou conférence en ligne (ex : AnyMeeting, JoinMe, Skype)

gestion du temps (ex : Toggl, FunkyTime)

webmarketing : marketing des médias sociaux, emailing, blogging, video marketing, marketing par articles et communiqués de presse gratuits, marketing par mobile, marketing des moteurs de recherche

C'est à vous :
Quels sont les outils gratuits en ligne dont vous ne pouvez vous passer dans le cadre de votre activité en télétravail ?

La polyvalence, autre grand atout d'une assistante indépendante

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Tue, 20 Dec 2011 17:45:00 +0000

Au démarrage de son activité, une assistante de direction indépendante propose des prestations de service qui s'appuient sur des compétences et savoir-faire acquis lors de formations et postes exercés antérieurement comme salarié dans le public ou le privé.

Au fil des mois, au rythme du développement de sa nouvelle activité et des besoins exprimés par les clients, son champ d’expertise s'accroît notablement. Je n’ai pas échappé à cette règle.

Un champ d'expertise enrichi par l'expérience à la tête d'une entreprise
M'appuyant sur une solide expérience en tant qu’assistante de direction bilingue, j’ai élaboré, lors de la création d' Optim Office, entreprise de télésecrétariat basée à Paris, une offre de prestations conçue pour satisfaire les besoins de TPE et indépendants francophones comme anglophones.

Après la mise en ligne en mars 2010 du site internet de l'entreprise puis celle, quelques semaines plus tard, de ce blog, je me suis investie dans une série d'actions de marketing sur internet - blogging, rédaction et publication d’articles et communiqués de presse, création et animation de comptes de médias sociaux référencement naturel, videos, etc - afin de faire mieux connaître mon activité et in fine trouver des clients. Cette expérience m’a conduit ultérieurement à suivre une formation web-marketing puis proposer, aux clients d'Optim Office qui souhaitent développer leur présence en ligne, des solutions professionnelles adaptées à leurs exigences spécifiques.

Le développement du champ d'expertise en réponse aux demandes des clients
Une assistante freelance doit faire montre d'une grande polyvalence et capacité d'adaptation pour répondre, avec rapidité et efficacité, aux besoins de clients évoluant dans des univers éloignés les uns des autres et avec des besoins s'étendant sur tout le spectre des missions d'assistanat.

C'est ainsi, qu'en réponse aux sollicitations de clients qui souhaitent développer leur activité en France, j'ai pu acquérir et développer des compétences supplémentaires en matière d'actions commerciales ou encore d'administration des ventes.

Ne gaspillez plus votre temps (et votre argent) à accomplir des tâches de support qu'une assistante freelance peut réaliser aussi vite à un coût moindre ! Inscrivez les services d'une assistante indépendante dans les bonnes résolutions de votre entreprise en 2012 !

Ecrit par Sylvie Guiziou

Comment mesurer efficacement l’audience de votre site web ?

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sun, 18 Dec 2011 14:46:00 +0000

A l’instar de tout administrateur de site, vous souhaitez étudier le comportements des internautes qui visitent vos pages sur internet, leurs attentes, leurs points d’entrée et de sortie, leur localisation géographique, leur navigateur Internet, les pages qu’ils consultent le plus et le moins, etc. Comment mesurer cela ? Tout simplement en installant gratuitement Google Analytics.

Les sites et blogs professionnels permettent tout à la fois de promouvoir des produits/services, fédérer une audience ciblée, générer des leads, conquérir de nouveaux clients, fidéliser la clientèle et in fine augmenter ses ventes.

Comme vous le savez sans doute déjà, une assistante indépendante à distance (ou assistante virtuelle) peut vous accompagner dans les diverses actions de marketing sur internet et ainsi vous aider à assurer la promotion optimale de votre activité en ligne.

Pour une entreprise comme un indépendant, le développement d'une stratégie e-marketing repose sur les 6 piliers suivants :

Attardons-nous aujourd’hui sur le 5e (la mesure des résultats de vos actions web-marketings), et en particulier l’installation d’un outil gratuit d’analyse du trafic d'un site sur internet : Google Analytics.

1- Préalable : création d’une adresse gmail.com

Si ce n'est déjà fait, créez-en une en cliquant sur ce lien puis renseignez les champs du formulaire.

2- Création sur Google Analytics de votre profil de site

Passez à l’étape de création de votre Google Analytics.

Rendez-vous d’abord sur la page http://www.google.com/intl/fr/analytics/, saisissez votre adresse gmail ainsi que votre mot de passe et suivez les instructions.

Vous êtes alors invité à créer un « profil de site à analyser ».
Cliquez sur le lien « Ajouter profil de site Web » (cf. image ci-dessous), puis complétez les champs :

Ces informations fournies, un code de tracking (traçage) vous est alors transmis par email
(NB : Il est par ailleurs possible de consulter ce code directement depuis l’espace admin. de Google Analytics).

3- Installation du code de tracking sur les pages de votre site web

Copiez le code de tracking qui vous est delivré par Google Analystics pour l'intégrer dans le code source de votre site, entre les balises et situées tout en haut de vos pages Cf. ci-dessous exemple de code source d’une page ouverte dans un éditeur Internet :

Pour terminer, enregistrez-les modifications apportées sur toutes vos pages et transférez-les sur votre espace FTP.

Depuis votre interface de gestion Google Analytics, vous pouvez désormais analyser très précisément l’audience de votre site web et adapter votre stratégie en fonction des résultats obtenus.

De la rédaction à la relecture de documents ou comment une assistante à distance peut-elle vous aider dans vos écrits

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sun, 11 Dec 2011 18:39:00 +0000

Des textes clairs, simples et bien rédigés sont synonymes de crédibilité pour votre entreprise. Pensez à recourir aux services d'une assistante indépendante pour la relecture ou la rédaction de vos écrits.

Vous lancez un nouveau produit ou service et, pour cela, vous rédigez une annonce qui fera ensuite l’objet d’une large diffusion ?

Vous rédigez des articles pour un blog ?

Vous devez prononcer un discours devant une assemblée de professionnels ?

Vous préparez une campagne de prospection par divers moyens : courrier, e-mailing, etc. ?

Dans ces cas de figure comme dans tant d'autres de la vie quotidienne de votre entreprise, la priorité est de produire des textes de qualité, sur le fond comme sur la forme.

Mais pris par de multiples engagements, le temps vous manque pour ces projets rédactionnels ; vous avez besoin d'assistance pour la relecture ou la rédaction de documents.

Une assistante indépendante à distance est justement là pour vous seconder efficacement aussi dans ce domaine.

Il vous suffit de lui indiquer l’idée générale du texte à rédiger, ses thématiques ainsi que le type de document souhaité (courrier administratif, annonce, article à faire paraître sur le Web, etc.).

Vous pouvez aussi rédiger votre texte puis le lui transmettre pour relecture et correction typographique, orthographique, grammaticale et syntaxique.

N’hésitez pas à nous contacter pour une consultation gratuite ou un devis personnalisé.

Une assistante indépendante pour l'organisation de vos projets événementiels

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sun, 04 Dec 2011 17:13:00 +0000

Ateliers, séminaires, salons, conférences, grandes réunions internes ou externes sont autant d’événements importants qui jalonnent la vie de votre entreprise.
Vous pourriez naturellement vous investir de A à Z dans la réalisation des multiples tâches administratives et logistiques inhérentes à leur organisation. Mais est-ce bien votre rôle?

Une assistante indépendante vous aide à optimiser votre fonctionnement en vous secondant dans la planification et la mise en place de projets événementiels.

Dans ce cadre, demandez-lui :

de sélectionner et réserver le lieu le mieux adapté à votre événement, bien sûr avec votre totale supervision

de vous assister dans le choix des différents prestataires (centre de conférence, traiteurs, imprimeurs)

de prendre en charge la conception, la diffusion et le traitement des invitations (cartons, coupons réponse, dossier du participant, suivi des inscriptions, etc) ainsi que la réalisation et diffusion des supports de présentation

de réaliser la retranscription écrite de l’événement et la diffuser à l’ensemble des personnes concernées.

Notre plus : l’ensemble des prestations peuvent être réalisées en français comme en anglais.

En déléguant auprès d’une assistante indépendante certaines tâches relatives à l’organisation de vos événements professionnels, vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel, votre fonction stratégique.

Petit rappel sur les prestations de retranscription audio

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sun, 27 Nov 2011 16:14:00 +0000

Un cabinet de secrétariat indépendant propose aux entreprises et particuliers des prestations administratives personnalisées, au nombre desquelles l'on compte la retranscription écrite d'enregistrement audio ou video.

Les services de retranscription s'adressent :

aux entreprises et administrations publiques, organisatrices de manifestations orales et réunions, qui souhaitent en diffuser le contenu, sous forme écrite, auprès de collaborateurs, clients, prospects, fournisseurs ou administrés.

aux professionnels qui ont pour habitude de dicter leurs courriers, comptes-rendus et consignes.

aux professionnels réalisant des interviews.

Une assistante indépendante à distance peut ainsi, à partir des enregistrements numériques que vous lui transmettez, dactylographier dans la forme que vous souhaitez (cf. niveaux de retranscription infra), vos comptes rendus de réunions CHSCT, PV d’assemblées générales, comités d’entreprise, etc.

Choisissez votre niveau de retranscription

La retranscription mot-à-mot : ce type de service est utilisé dans les cas où l’authenticité du discours doit être respectée (procès-verbaux, minutes, etc.). Les hésitations, les répétitions, les rires sont intégralement repris.

La retranscription intégrale épurée : les hésitations, les répétitions et tous les autres types de manifestations (rires, par exemple) sont éliminés pour ne conserver que les interventions de chaque participant.

La retranscription avec reformulation : l’intégralité des interventions est restituée mais dans un style amélioré, en éliminant les fautes de syntaxe, d’expression, les répétitions, les hésitations. Ce type de retranscription permet d’obtenir un résultat hiérarchisé et ordonné tout en conservant le caractère originel de l’enregistrement (respect des thèmes abordés, de l’ordre des interventions, etc.).

La retranscription synthétique : Ici, le style indirect est privilégié. Seuls les points les plus importants sont restitués et les passages ou interventions ne concernant pas directement les sujets abordés, sont écartés du document final.

Confiez à une assistante indépendante la retranscription écrite de vos enregistrements audio

Ne gaspillez plus votre temps (et votre argent) à accomplir des tâches qu’une assistante indépendante réalisera plus vite à un coût moindre. Gagnez en efficacité en lui confiant la transcription écrite de vos enregistrements audio et video !

Blogs : 3 idées reçues à chasser

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Fri, 16 Sep 2011 16:29:00 +0000

Depuis combien d’années les blogs existent-ils déjà ? En fait, ils ont vu le jour à la fin des années 1990. Le blogging est d’abord resté relativement confidentiel, considéré surtout comme une sorte de «journal intime sur la toile ». Avec l’avènement et le développement, au milieu des années 2000, de la technologie Web 2.0, orientée vers l’interactivité, il a pris une nouvelle ampleur et suscité un véritable engouement.

Le succès actuel d'une plateforme de blogs comme Wordpress procède de deux raisons principales :

elle permet aux utilisateurs un gain substantiel de temps ;

elle supprime bon nombre de contraintes techniques liées à la programmation, la maintenance et la mise à jour d’un site Internet classique développé en language HTML.

Pourtant des professionnels hésitent encore aujourd’hui à ouvrir leur blog, peut-être en raison d’un certain nombre d’idées reçues, que l’on peut résumer comme suit :

"Les blogs, c’est pour les jeunes"

FAUX : pourquoi les professionnels s’intéressent-ils de plus en plus à cet outil ?

"Les blogs, ce sont des sites personnels"

PLUS MAINTENANT : dans le monde de l’entreprise, le blog est devenu un formidable outil de communication interne et externe, permettant non seulement de s’assurer une bonne présence en ligne, mais aussi de disposer d’un vrai support professionnel

"Les blogs ne sont pas aussi efficaces que les « vrais » sites professionnels"

FAUX : un blog développé avec un bon outil est tout aussi crédible et efficace - voire beaucoup plus - qu’un site Internet construit de manière classique.

Technique web-marketing reconnue, le blogging fait aujourd’hui partie intégrante de la vie des entreprises, pour communiquer auprès d’une audience cible, trouver de nouveaux clients ou encore fidéliser leur clientèle. Alors, pourquoi ne pas utiliser le blog comme tous les autres outils professionnels dont vous disposez ?

N’hésitez pas à laisser vos commentaires ou contactez Optim Office pour une étude personnalisée sur la création ou la mise à jour de votre blog.

Quels bénéfices attendre d'un site web pour votre petite entreprise ?

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Wed, 31 Aug 2011 06:54:00 +0000

La France se situe, selon une étude réalisée en 2010 par l’INSEE sur le développement des extranets et sites web d'entreprise, nettement en-dessous de la moyenne, observée au sein de l’Union européenne, des sociétés d'au moins 10 salariés disposant d'un site web (58 % dans l'hexagone contre 69 % dans l'UE).

Le premier frein avancé au développement des sites web est d'abord leur coût. Pourtant des solutions abordables existent pour développer efficacement une présence en ligne.

Quels sont aujourd'hui les bénéfices d'un site web pour un professionnel ?

1. La visibilité auprès d'un plus grand nombre de clients potentiels

Près des 3/4 des internautes - env. 2 milliards dans le monde, 38 millions en France- effectuent - avant l'achat d'un produit ou d'un service - des recherches sur les moteurs de recherche (Google, Yahoo, Bing, etc). Dans ce contexte, baser le développement de son activité sur le bouche-à-oreille et les pages jaunes apparaissent désormais largement insuffisants. Un site web pause les bases de votre présence en ligne.

Par ailleurs, en optimisant, par différentes techniques web-marketings, votre site pour les moteurs de recherche, vous augmentez vos chances d’être trouvé plus facilement par votre cible.

2. Un outil de vente puissant

Un site web fournit à votre cible les informations utiles avant leur décision d’achat. Par ailleurs, il permet de générer des leads, en bâtissant une « mailing list », à partir de laquelle vous communiquez et échangez - via par exemple une newsletter - avec les personnes qui s’y sont inscrites.

3. Le développement de votre autorité

Votre site web est une boutique virtuelle, où vous indiquez comment répondre aux besoins de vos clients potentiels, où vous présentez votre entreprise, où vous publiez des articles, où vous relayez votre actualité. Tout ceci contribue à développer votre autorité. Sans cette présence en ligne, vous partez avec un grand désavantage.

C'est à vous !

Pourquoi avez-vous un site web ? Ou pourquoi avez-vous fait le choix de ne pas en avoir ?

Ecrit par Sylvie Guiziou

Présentation des services délivrés par Optim Office

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sat, 20 Aug 2011 15:01:00 +0000

La présentation ci-dessous, dédiée aux prestations d'assistance administrative, bilingue, commerciale et web-marketing développées par Optim Office auprès des entreprises et indépendants, s'inspire du communiqué de presse publié en août 2011, invitant les professionnels à optimiser leur fonctionnement en recourant aux services d'une assistante indépendante.

Bonne lecture !

Ecrit par Sylvie Guiziou

Solutions efficaces pour optimiser votre fonctionnement dès la rentrée

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Tue, 16 Aug 2011 09:02:00 +0000

La rentrée se profile et vous recherchez des solutions efficaces pour optimiser votre fonctionnement. Avez-vous pensé aux services de télésecrétariat et d'assistance personnalisés délivrés par les assistantes indépendantes à distance ?

Voici comment Optim Office propose de vous aider :

NB : cliquez sur le bouton fullscreen pour visualiser le communiqué de presse dans son intégralité

Ecrit par Sylvie Guiziou

Secrétariat et Assistance administrative

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sun, 14 Aug 2011 20:29:00 +0000

www.optimoffice.fr
www.blog.optimoffice.fr

Une assistante de direction indépendante vous apporte, sur site ou à distance, des solutions de secrétariat et d'assistance administrative personnalisées pour faciliter vos démarches, vous permettre d'accéder rapidement à l'information utile à vos besoins et gagner en productivité.

Vous trouverez, énumérées ci-dessous, quelques-unes des tâches que vous pouvez lui confier.

Secrétariat

• Gestion de votre agenda, prise de rdv, suivi des échéances,

• Création et mise à jour de votre base de contacts

• Saisie et mise en forme de tous types de documents

• Elaboration de vos supports de présentation Powerpoint

• Préparation de vos déplacements et visites

• Prise de notes en sténographie

Gestion administrative

• Préparation de vos sessions de formation :

recherche de salle et de prestataires de services,
envoi des invitations,
gestion et confirmation des inscriptions,
préparation des dossiers remis aux participants (cahiers d’exercices, fiche d’évaluation, certificat de participation),
gestion des questions logistiques.

• Retranscription écrite de vos réunions, interviews et autres manifestations orales

• Recherches sur internet et restitution sous forme de synthèses

• Assistance rédactionnelle

Contactez Optim Office pour une consultation gratuite !

Ecrit par Sylvie Guiziou

Assistance commerciale

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sun, 14 Aug 2011 20:19:00 +0000

Assistance commerciale
www.optimoffice.fr
www.blog.optimoffice.fr

Optim Office vous accompagne dans le développement de votre activité, en vous apportant les solutions les mieux adaptées à vos besoins, qu'il s'agisse de conquérir de nouveaux prospects ou fidéliser votre clientèle.

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des projets dans lesquels nous nous investissons pour vous aider in fine à développer vos ventes :

Prospection (téléphonique, emailing, publipostage)

Relations/suivi clients

Administration des ventes (saisie des commandes, élaboration des devis, saisie des factures, relance des paiements)

Réalisation et suivi des reportings

Actualisation de votre base de données

Elaboration et commande de vos flyers, brochures et autres supports de présentation

Demander

un devis gratuit

Ecrit par Sylvie Guiziou

Les services d'une assistante web-marketing pour développer votre présence en ligne

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sun, 31 Jul 2011 11:15:00 +0000

Optim Office a publié au début de ce mois un communiqué de presse - que je relaie infra - portant sur les prestations de support web-marketing délivrées par une assistante indépendante (assistante virtuelle) auprès des TPE, entrepreneurs individuels et autres professionnels à la recherche de solutions efficaces pour développer leur présence en ligne.

Ecrit par Sylvie Guiziou

Une assistante virtuelle n’est pas…

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sun, 24 Jul 2011 16:26:00 +0000

Déjà au fait des services de télésecrétariat, vous connaissez bien l'assistance précieuse qu'apportent les assistantes virtuelles (télésecrétaires, assistantes indépendantes à distance) auprès des entreprises et autres professionnels, pour les aider à répondre efficacement à une surcharge ponctuelle de travail ou les accompagner dans la durée dans des projets administratifs, commerciaux ou web-marketings.

Une assistante virtuelle n'est pas :

une employée de votre entreprise

Les assistantes virtuelles sont des professionnels indépendants, à qui vous externalisez certains travaux, sur la base d’un contrat commercial (devis-facture).

une assistante à votre service à temps plein

Une télésecrétaire indépendante n’est pas autorisée à travailler à temps plein auprès d’un professionnel. Les services de télésecrétariat satisfont en revanche les besoins des entreprises, professions libérales, artisans, commerçants et particuliers, dans le cadre d'une surcharge ponctuelle de travail ou pour des travaux dont le volume ne nécessite pas l’embauche d’un collaborateur, même à temps partiel.

une assistante à qui vous payez des congés payés

Souvent à la tête d’une entreprise (SARL, EURL, Auto-entreprise), une assistante virtuelle paie ses propres charges (locatives, immobilières), ses formations, ses congés, etc.

Seul le travail effectivement réalisé est facturé au client.

une bénévole

Les assistantes virtuelles vous apportent des solutions professionnelles, immédiatement opérationnelles, pour vous aider à accroître votre chiffre d'affaires et optimiser votre fonctionnement. La valeur ajoutée qu’elles apportent à votre activité est le fruit de leurs compétences, leur expérience et des diverses formations qu’elles s’attachent à suivre pour vous apporter les solutions les plus pertinentes ainsi que l'accès à de nombreuses ressources.

Selon la nature et la complexité des travaux externalisés - rédaction, installation d’un blog professionnel, préparation de sessions de formation, retranscription, administration des ventes, prospection, secrétariat - le taux horaire d'une assistante indépendante à distance sera compris entre 25 euros et 45 euros.

En externalisant certaines tâches de support administratif, commercial et marketing, vous retrouvez du temps pour des projets qui vous tiennent à coeur.

Prêt à travailler avec une télésecrétaire indépendante pour gagner en performance ?

Ecrit par Sylvie Guiziou

Le rôle d'une télésecrétaire auprès des TPE et entrepreneurs individuels

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sun, 10 Jul 2011 19:06:00 +0000

Une assistante virtuelle (ou télésecrétaire indépendante) aide les TPE et entrepreneurs individuels à gagner en performance en leur apportant des services sur mesure en matière de secrétariat et d' assistances administrative, commerciale et web-marketing.

Son rôle auprès d’eux peut revêtir différentes formes.

I- Aider un professionnel à assurer la promotion de son activité en ligne

Les entreprises et les indépendants n’ont souvent pas le temps de s’investir autant qu’ils le souhaiteraient dans la promotion de leur activité sur ligne.

Une assistante virtuelle spécialisée dans les services de marketing sur internet répond à leurs besoins spécifiques, en leur apportant des solutions personnalisées pour promouvoir leurs produits et services sur le web, communiquer auprès d’une audience cible, conquérir de nouveaux clients, développer la fréquentation de leur site internet et renforcer son positionnement dans les classements des moteurs de recherche.

Ses domaines d’intervention sont variés :

Marketing par articles : rédaction et publication d’articles sur un blog ou autres sites de publication en ligne

Marketing des médias sociaux : création, optimisation des comptes de réseaux sociaux et diffusion de contenu

Blog Marketing : installation et gestion d’un blog professionnel

Email marketing : création et gestion des newsletters

II- Aider un professionnel à développer et fidéliser sa clientèle

Certaines assistantes virtuelles accompagnent le développement commercial de TPE et autres professionnels, en prenant en charge la réalisation de multiples missions :

répondre aux demandes d’information de clients et prospects, leur envoyer de la documentation et effectuer les appels téléphoniques de suivi,
créer et envoyer des kits de bienvenue,
assurer l’administration des ventes,
élaborer un questionnaire de satisfaction clients ou un sondage.

III- Aider un professionnel à se libérer de certaines contraintes administratives

Les télésecrétaires indépendantes réalisent un ensemble de tâches administratives (retranscription audio, rédaction, préparation de sessions de formation) et de secrétariat (gestion d’agenda, préparation des déplacements, saisie et mise en forme de documents), permettant ainsi à leurs clients de se consacrer pleinement à leur fonction stratégique.

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En externalisant, auprès d’un spécialiste de télésecrétariat, certains travaux qui ne font pas partie de leur cœur de métier, les TPE et entrepreneurs individuels retrouvent du temps pour s’investir dans les projets qui leur tiennent à cœur et relever de nouveaux défis.

Ecrit par Sylvie Guiziou

French audio transcription services

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sat, 09 Jul 2011 13:01:00 +0000

You have several audio files that you need transcribed in a word document and you are a looking for a French-speaking professional to complete this work.

Did you know that a virtual assistant (VA) can help you?

Some VAs offer transcription services to allow businesses, students, professors, researchers and law firms to get a written transcript of various audio events, such as conferences, lectures seminars, interviews and meetings.

Optim Office is a Paris-based bilingual virtual assistant practice, dedicated to performing your French or English transcription projects.

The normal turnaround time for a transcript is 2 working days for each 1 hour of recording. However, we work with you to meet your deadline. Rush service is available.

Rates (normal turnaround)

Level I (one or two speakers) : €1.80 for each minute of recorded audio

Level II (three or four speakers) : €2.00 for each minute of recorded audio

Level III (poor audio quality, heavy accents): €2.50 for each minute of recorded audio.

Please forward us the details of the transcription service that your require - duration of the transcription, turnaround time, number of people speaking, level of editing (verbatim, clean, concise), media format (WAV file, MP3 file, etc). We will furnish you a quotation in 24 hours.

Written by Sylvie Guiziou

Le support d'une assistante web-marketing pour l'installation et la gestion de votre site/blog

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Sun, 03 Jul 2011 19:46:00 +0000

Outil essentiel à la réussite de votre présence en ligne, un blog professionnel répond aux objectifs suivants :

communiquer auprès de votre audience cible,
trouver de nouveaux clients,
fidéliser votre clientèle en l'informant sur vos services/produits ainsi que les nouveautés
améliorer votre visibilité en ligne.

Monopolisé par de multiples responsabilités au sein de votre structure, vous n’avez pas le temps de vous investir autant que vous le souhaiteriez dans les activités de blogging ? Dans ce cas, les services d'une assistante web-marketing sont faits pour vous !

Une assistante indépendante spécialisée dans les prestations de marketing sur internet vous aide à assurer la promotion optimale de votre activité en ligne.

Les solutions qu'elle vous apporte, dans le cadre de l'installation et la gestion de votre blog, sont résumées ci-dessous. Nous vous invitons à contacter Optim Office pour plus de détails sur ces différentes prestations et recevoir un devis gratuit et personnalisé.

I- Installation de votre site/blog (Wordpress)

Forfait Basic
Pour les bloggers souhaitant disposer d’un site simple dans des délais de livraison courts

Installation de Wordpress
Installation d’un thème gratuit
Installation et configuration d’extensions gratuites

Forfait Premium
Pour les bloggers souhaitant disposer d'un blog personnalisé

Installation de wordpress
Installation d’un thème premium
Personnalisation du blog (design graphique, logo, etc)
Installation et configuration de plugins

Forfait Site + blog
Pour les bloggers et les entreprises souhaitant disposer d’un système de gestion de contenu complet

II - Gestion de votre site/blog

Vous bloguez déjà mais n’obtenez pas les résultats escomptés ?
Vous souhaitez accroître le nombre de visiteurs sur votre site ainsi que les échanges avec vos lecteurs ?

Selon vos besoins spécifiques ( création et la publication de contenu, maintenance et optimisation de votre blog, etc), Optim Office vous asssiste dans la gestion de votre blog, sous la forme de forfaits mensuels.

Au-delà des tâches administratives et de télé-secrétariat, les assistantes indépendantes apportent aux TPE, coachs, consultants et autres professionnels des solutions de support commercial et marketing performantes pour les aider à se consacrer pleinement à leur coeur de métier.

Contactez une assistante web-marketing pour bénéficier d'un support sur mesure dans le cadre de l'installation et/ou de la gestion de votre blog !

Ecrit par Sylvie Guiziou

Email marketing : confiez la gestion de vos newsletters à une assistante virtuelle

noreply@blogger.com (Sylvie Guiziou) — Tue, 14 Jun 2011 18:48:00 +0000

L’externalisation auprès d’une assistante virtuelle (assistante indépendante à distance) de certains travaux de support administratif, commercial ou web-marketing constitue pour un consultant, un coach ou tout autre professionnel qui souhaite développer son activité, la solution pour gagner en efficacité.

Le marketing sur internet (e-marketing, web-marketing), et plus précisément l’email marketing, figurent sans conteste parmi les domaines-phares où une assistante virtuelle apporte une grande valeur ajoutée, en vous aidant notamment à développer votre base clients et promouvoir efficacement vos produits et services.

Ainsi, pendant que vous vous consacrez à votre cœur de métier, votre assistante prend en charge tous les travaux que vous souhaitez déléguer dans le cadre de la préparation et l’envoi de newsletters.

Vous trouverez ci-dessous un certain nombre de tâches que vous pourriez lui confier :

Elaborer un tableau comparatif des services de distribution d’emailing répondant à vos besoins spécifiques
Vous assister dans l’élaboration d’une stratégie pour vos campagnes d’emailing
Etablir et mettre à jour votre calendrier éditorial
Créer un compte sur la plateforme d’emailing de votre choix,
Installer le formulaire d’inscription sur votre site/blog de sorte que vos lecteurs puissent s’inscrire facilement à votre newsletter,
Créer les séquences d’auto-responder
Créer le modèle de newsletter en harmonie avec votre marque
Gérer vos listes
Vous aider dans la recherche et la production de contenus
Mesurer l’efficacité des campagnes d’emailing.

Optim Office se tient à votre disposition pour répondre à vos besoins en matière de marketing sur internet. Contactez-nous vite pour élaborer votre forfait 'Email Marketing' personnalisé !

Ecrit par Sylvie Guiziou