Resumo do Semestre

No início do ano tinha como meta para o blog realizar a publicação de pelo menos um artigo por semana, esse planejamento foi mais do que cumprido, durante o segundo semestre, mas especificamente no meio da série sobre Gerenciamento de Projetos esse número de artigos passou a ser de dois por semana, isso aconteceu em consequência do grande conteúdo referente a gerenciamento de projetos com o qual eu queria trabalhar e graças a aceitação que a série teve com os leitores, estando até hoje entre os artigos mais lidos do blog, com o fim da série, o volume de publicações do blog voltou a ser novamente de 1 artigo por semana, foram 68 artigos publicados ao todo no blog esse ano, fazendo com que a meta tenha sido cumprida.

Além disso no início desse semestre estabeleci com metas, algumas mudanças no blog, incluindo mudanças na plataforma utilizada e mudanças nas áreas de comentários, essas mudanças começaram a ser realizadas mas ainda não foram concluídas, mas em breve essas novidades vão estar presentes no blog.

No que diz respeito ao desenvolvimento do Psyco Content Manager, o sistema de gerenciamento de conteúdo da Psyco, os sistema foi implantado inicialmente em alguns clientes que já o estão utilizando e como retorno dessas implantações foram obtidas muitas sugestões de melhorias para o sistema, essas melhorias estão sendo realizadas em paralelo ao desenvolvimento de novos módulos para o sistema, alguns que já estavam previstos anteriormente e outros que foram incorporados ao longo do semestre.

Planos para o Próximo Semestre

Com relação ao blog o plano para o próximo semestre é de concluir as alterações nas áreas de comentário e realizar a migração total do blog para o Psyco Content Manager (O site da Psyco já está sendo desenvolvido com a plataforma própria e com a mudança do blog deverá haver uma maior integração entre eles).

Os outros planos para o próximo semestre estão mais relacionados ao Psyco Content Manager, no começo desse semestre haviam três linhas de desenvolvimento, uma delas voltada às atualizações do módulo principal do sistema, de gerenciamento de conteúdo e outros duas voltadas para o desenvolvimento de mais dois módulos, com o aumento no número de módulos em desenvolvimento esse semestre mais três linhas de desenvolvimento foram criadas, com isso são agora seis linhas de desenvolvimento do sistema andando em paralelo, o principal plano para esse novo semestre e concluir essas seis linhas de desenvolvimento e com isso apresentar as mudanças e evoluções do modulo de gerenciamento de conteúdo e os novos cinco módulos ainda nesse próximo semestre. Se for levado em consideração que todas essas linhas de desenvolvimento já estão em fase avançada isso não será nada impossível.

Natal, Ano Novo e Ferias

Para concluir esse ano bastante produtivo, quero desejar aos leitores, amigos e clientes um feliz natal e um excelente ano novo, que no ano de 2012 todos os planos possam ser concluídos e todos os desejos alcançados e que ainda sobrem idéias para novos desejos para muitos e muitos anos, pois só se pode seguir em frente com motivação e novos desejos para nos guiar. O Blog entra hoje em recesso de final de ano, mas logo mais estarei de volta com novidades e um pouco mais de Tecnologia, Negócios e o Mundo.

Dessa forma o artigo que deveria ser publicado hoje (terça-feira), será publicado amanhã (quarta-feira) dando início assim a esse novo ciclo de publicações. Além disso, como de costume, o espaço para comentários do blog está sempre aberto para sugestões de novas pautas, ou de mudanças na periodicidade do blog, além de qualquer outros assunto pertinente aos temas abordados nesse blog. Espero que continuem lendo e comentando os artigos aqui publicados e assim que tiver mais novidades com relação ao blog volto a informar.

Fatores Ambientais da Empresa

O próprio nome desse item já serve para passar uma idéia básico sobre ao que ele se referem, os fatores ambientais da empresa são o grupo de conhecimento, experiências e procedimentos que ambientam tanto internamente como externamente a empresa executora do projeto ou qualquer outra empresa interessada no projeto.

Esses Fatores Ambientais podem ser tangíveis, como, por exemplo, os equipamentos que a empresa possui e quem podem ser usados no decorrer de um ou mais processos, as instalações da empresa que poderão ser usadas para abrigar a equipe executora do projeto ou até mesmo para armazenar os equipamentos próprios e os obtidos de terceiros ou os recursos humanos de cada uma das empresas envolvidas.

Os mesmos também podem ser intangíveis, como a cultura da empresa as padronizações de processos internas ou de mercado, o ambiente político, financeiro, econômico e social no qual estão inseridas as empresas e os projetos, as normas e regulamentações governamentais ou de setor ou até mesmo o relacionamento anterior entre as empresas interessadas no projeto.

Por fim os fatores ambientais da empresa podem ainda ser digitais como sistemas informatizados para gerenciamento do projeto como um todo ou de partes do mesmo ou como canais de comunicação estabelecidos pelas organizações interessadas no projeto.

Ativos de Processos Organizacionais

São as informações e conhecimentos obtidos durante o desenvolvimento do próprio projeto ou de outros projetos, simultâneos ou anteriores, esses estão mais relacionados a conhecimentos técnicos relativos a determinadas atividades de um projeto, resultados de experiências com diferentes procedimentos para uma mesma atividade ou atividade semelhante, bases de informações obtidas de terceiros e/ou alimentadas com informações próprias e procedimentos padronizados para realização de algum tipo de tarefa. Pela sua própria natureza ser relacionada a conhecimento e informação são em sua maioria intangíveis apesar de também poder incluir arquivos referentes ao projeto ou até mesmo protótipos ou diagramas que podem ser considerados mais tangíveis.

Diferentemente dos Fatores Ambientais da Empresa que são realmente utilizados e até mesmo consumidos durante o ciclo de vida de um projeto os Ativos de Processos Organizacionais são mais úteis para auxiliar no desenvolvimento de uma atividade dentro do projeto guiando seus procedimentos do que para serem usados durante as essas atividades.

Conclusão

Tanto os Fatores Ambientais da Empresa quanto os Ativos de Processos Organizacionais podem ser extremamente úteis para o desenvolvimento do projeto e para reduzir as chances de insucesso dos mesmo, porém vão sendo adquiridos ao longo do processo de crescimento e aprimoramento da empresa, além disso muitos desses Fatores Ambientais ou Ativos de Processos Organizacionais podem ser muito úteis para uma empresa mas não se adequar a realidade de uma outra empresa, por isso se sua empresa está começando a trabalhar com projetos agora ou é realmente uma empresa nova saiba que ao longo do processo de crescimento de sua empresa os mesmos serão formados aos poucos, e tudo que você pode fazer para auxiliar nesse processo e aprender o máximo que puder tanto com os acertos quanto com os erros de sua empresa, além disso é sempre importante documentar todos os acontecimentos dos projetos, pois essas informações podem parecer inúteis na início, mas poderão ser muito úteis no futuro.

Processo 4.6 – Encerrar o Projeto ou Fase

O processo de encerrar projeto ou fase será responsável por receber as entregas o projeto ou fase e finalizar o mesmo, a entrega do resultado desse produto ou fase ao cliente deverá vir acompanhada de uma documentação finalizando essa etapa.

Entradas do Processo

Plano de Gerenciamento do Projeto

O Plano de gerenciamento do projeto contem todas as informações sobre o projeto e foi sendo atualizado ao longo do seu ciclo de vida, ao final de um projeto ou fase esse documento contem as informações sobre o que foi inicialmente planejado, as informações sobre o que foi alterado no decorrer do projeto e as informações sobre o que efetivamente foi realizado, com base nessas informações poderá ser verificado se essa fase ou projeto está realmente concluída e se pode ser encerrada.

Entregas Aceitas

As entregas aceitas e validadas do ponto de vista de qualidade serão entregues ao cliente do projeto, que pode ser interno ou externo, essas entregas devem ser devidamente documentadas para que não restem dúvidas sobre a conclusão do projeto.

Ativos de Processo Organizacionais

Ferramentas e Técnicas

Opinião Especializada

Uma opinião especializada poderá ser útil para avaliar as entregas do projeto e também para realizar os procedimentos legais de entrega de seu resultado, que englobam a documentação de recebimento das entregas e o termo de aceite do projeto que será descrito abaixo.

Saídas do Processo

Transição de Produto, Serviço ou Resultado Final

No caso de um encerramento de fase o produto, serviço ou resultado final pode ser entregue à próxima fase do projeto para que essa de continuação ao seu desenvolvimento ou até mesmo ao cliente, caso essa fase entregue algo independente do restante do projeto, no caso do encerramento do projeto o produto, serviço ou resultado final será entregue ao cliente do projeto.

Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais

Alguns ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados como resultado desse processo são listados abaixo, porém qualquer outro ativo que se relacione ao encerramento de um projeto ou fase também pode ser atualizado.

• Arquivos do Projeto
• Documentos de Encerramento do Projeto ou Fase
• Informação Histórica

Processo 12.4 – Encerrar as Aquisições

Durante o ciclo de vida do projeto algumas aquisições foram feitas, os equipamentos que foram comprados agora pertencem a empresa executora e devem ser devidamente destinados a algum lugar ou repassados a outro projeto, alguns equipamentos foram alugados, esses devem ser devolvidos ao proprietário da forma como foi anteriormente acordado, além de peças e equipamentos, alguns recursos humanos também foram terceirizados e esses contratos de terceirização devem ser finalizados, esse processo é responsável por realizar todos esses procedimentos.

Entradas do Processo

Plano de Gerenciamento do Projeto

O plano de gerenciamento do projeto, em especial o plano de gerenciamento das aquisições, contem as informações sobre os termos que regem cada um das aquisições, nesse documento devem constar informações sobre quais itens foram comprados ou alugados e informações sobre os termos dos contratos de terceirização dos serviços, e com base nessas informações que as aquisições devem ser encerradas.

Documentação da Aquisição

Cada aquisição também possui individualmente um documento de aquisição que também contem informações sobre aquela aquisição em específico e que também podem ser usadas da mesma forma como as informações do plano de gerenciamento das aquisições.

Ferramentas e Técnicas

Auditorias de Aquisições

O objetivo das auditorias de aquisições e avaliar como foram realizadas as aquisições nesse projeto e como foi fornecido o serviço de terceiros com o objetivo de aperfeiçoar o gerenciamento das aquisições em outras fases desse projeto ou em projetos futuros desenvolvidos pela empresa executora.

Acordos Negociados

Caso algum termo da aquisição ainda tenha que ser negociado, como valor a ser pago pelo uso de um equipamento alugado por um período maior que o negociado previamente, ou qualquer outra resolução de conflito isso deve ser feito nesse momento, o ideal é que todos os conflitos sejam solucionados de forma pacífica entre as partes através de acordos bilaterais, mas caso isso não seja possível esse conflito deve ser resolvido judicialmente.

Sistema de Gerenciamento de Registros

Um sistema de gerenciamento de registros pode auxiliar no gerenciamento dos documentos e dos acontecimentos relativos as aquisições do projeto.

Saídas do Processo

Aquisições Encerradas

É o encerramento formal do encerramento da aquisição, caso essa não seja uma aquisição permanente um documento é enviado do comprador para o fornecedor informando sobre o termino da aquisição, a partir dai são realizados os procedimentos contratuais de devolução daquilo que foi adquirido.

Atualizações nos Ativos de Processos Organizacionais

Como resultado desse processo qualquer ativo de processo organizacional que se relacione com as aquisições pode ser atualizado, são listados abaixo alguns exemplos desses ativos:

• Arquivo de Aquisições
• Aceitação da Entrega
• Documentação de Lições Aprendidas

Conclusão

Esse foi o último artigo da série sobre gerenciamento de projetos, durante essa série foram descritos uma diversidade de processos recomendados pelo PMI para um gerenciamento efetivo de projetos que procura atender tanto a pequenos como a grandes projetos, a primeira vista a quantidade de processos apresentada pode passar uma visão equivocada de que o gerenciamento de projetos é apenas um conjunto burocrático de ações que poderia dificultar a execução de um projeto, mas com sua implementação é possível perceber que o uso desses processos ajuda muito a conduzir um projeto de forma estrutura e reduz consideravelmente a chance de insucessos do mesmo.

Procurei durante essa série passar uma visão mais prática daquilo que é apresentado pelo Guia PMBoK, outras informações podem ser encontradas nele, porém caso algum dos leitores tenha alguma dúvida com relação ao gerenciamento do projeto a seção de comentários do blog estará sempre aberta para que essas dúvidas possam ser solucionadas da melhor forma possível, espero que tenham gostado dessa série, além disso outros artigos sobre gerenciamento de projetos poderão vir a ser publicados no blog futuramente, enquanto isso o blog segue com outros artigos sobre Tecnologia, Negócios e o Mundo.

Processo 11.6 – Monitoras e Controlar os Riscos

O processo de monitorar e controlar os riscos, como já foi dito da introdução, tem como objetivo monitorar riscos para garantir que o planejamento de riscos seja devidamente realizado e para garantir que os riscos positivos estão sendo buscados e os negativos evitados.

Entradas do Processo

Registro dos Riscos

O Registro dos riscos contem a lista completa de todos os riscos que foram identificados no início do projeto, juntamente com uma descrição detalhada dos impactos, positivos e/ou negativos de cada um desses riscos.

Plano de Gerenciamento do Projeto

O Plano de Gerenciamento do Projeto, em especial o plano de gerenciamento dos riscos, contem informações sobre como os riscos devem ser tratados e quais daqueles que podem gerar impacto positivo devem ser buscados com maior enfase e de que forma e quais os que podem gerar impactos negativos devem ser evitados mesmo que para isso seja necessário utilizar recursos do projeto.

Informações sobre o Desempenho do Trabalho

As informações sobre o desempenho permitem visualizar quais desses eventos de risco estão prestes a ocorrer ou já ocorreram e com isso tomar as atitudes necessárias em cada um dos casos.

Relatórios de Desempenho

Assim como as informações sobre o desempenho do trabalho os relatórios de desempenho também possuem informações que permitem identificar e/ou prever a chance de que um evento de risco ocorra no estágio atual do projeto e pode ajudar a identificar possíveis ações para cada um dos casos.

Ferramentas e Técnicas

Reavaliação de Riscos

A medida que o projeto avança novas informações sobre os riscos podem surgir e com base nessas novas informações esses riscos podem ser reavaliados para identificar novos níveis de impacto possíveis ou até mesmo para excluir riscos cujas chances de ocorrer já tenha sido eliminadas.

Auditorias de Riscos

Auditorias de riscos podem ser realizadas para verificar se aquilo que foi planejado com relação aos riscos está de fato sendo executado e para verificar se novas informações referentes a eles não estão agora disponíveis.

Análise da Variação e Tendencias

A análise da variação permite visualizar e comparar o que foi planejado com o que está sendo executado com o objetivo de avaliar melhor os riscos, a partir dessa análise é possível traçar tendências para os acontecimentos futuros do projeto.

Medição de Desempenho Técnico

As medições de desempenho técnico são utilizadas para avaliar as realizações técnicas do projeto e compará-las com o planejado, com isso é possível controlar melhor os riscos que se relacionavam com fatores técnicos dentro do projeto.

Análise das Reservas

A análise das reservas permite verificar quais reservas já foram consumidas pelo projeto e avaliar se as reservas ainda disponíveis são suficientes para garantir a conclusão do projeto, com isso é possível reavaliar os riscos para garantir um controle mais efetivo dos mesmos.

Reuniões de Andamento

Reuniões de andamento são realizadas durante a execução do projeto para que as equipes ou os responsáveis por essas equipes forneçam informações sobre o andamento do projeto, essas informações também poderão ser utilizadas para controlar melhor os riscos do projeto, além disso durante essas reuniões também podem ser decididas novas formas de gerenciar os projetos com o objetivo de aperfeiçoar esse monitoramento e controle.

Saídas do Processo

Atualizações do Registro dos Riscos

Com base nas informações e decisões desse processo o Registro dos Riscos deve ser atualizado com as novas informações sobre os riscos e também para incluir novos riscos que tenham sido identificados durante o desenvolvimento do projeto ou para informar que algum risco não tem mais chance de ocorrer.

Atualizações dos Ativos de Processos Organizacionais

Alguns ativos de processos organizacionais podem ser atualizados como resultado desse e dos outros processos de gerenciamento dos riscos, dentre esses é possível citar:

• Modelos do Plano de Gerenciamento dos Riscos
• Estrutura Analítica dos Riscos
• Lições Aprendidas

Solicitações de Mudanças

Caso alguma mudança necessária seja encontrada por esse processo deve-se gerar uma solicitação de mudança que será encaminhada para verificação e possível aprovação.

Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto

Alguns documentos do plano de gerenciamento do projeto podem também ser atualizados em consequência desse processo, dentre eles é possível citar:

• Plano de Gerenciamento de Riscos

Atualizações dos Documentos do Projeto

Assim como os documentos do plano de gerenciamento do projeto outros documentos do projeto também podem receber atualizações em consequência das atividades desse processo, dentre eles é possível citar:

• Atualizações no Registro das Premissas
• Atualizações na Documentação Técnica

Processo 12.3 – Administrar as Aquisições

O processo de administrar as aquisições consiste em verificar e garantir que as aquisições ocorram da forma como foram planejadas para que as atividades do projeto que dependam dessas aquisições também sejam realizadas com eficiência.

Entradas do Processo

Documentos de Aquisição

Os documentos de aquisição contêm as informações sobre os termos firmados entre a empresa executora do projeto e a empresa fornecedora de materiais ou equipamentos necessários para a execução do projeto ou recursos humanos para o projeto, o processo de administrar as aquisições devem verificar se esses termos estão sendo cumpridos e trabalhar para que nada ocorra fora do que foi previamente acordado.

Plano de Gerenciamento do Projeto

O Plano de Gerenciamento do Projeto, em especial o plano de gerenciamento das aquisições contem informações sobre como essas aquisições devem ser administradas e quais as medidas que devem ser tomadas para garantir que tudo ocorra como planejado ou para corrigir algo que não esteja sendo executado corretamente.

Contrato

Os contratos de aquisições também contêm outras informações sobre os acordos firmados entre a empresa executora  do projeto e a empresa fornecedora de recursos que também podem ser usadas pelo processo de administrar as aquisições.

Relatórios de Desempenho

Os relatórios de desempenho das aquisições contêm informações sobre o andamento das mesmas, como informações sobre aquisições já realizadas, informações sobre possíveis atrasos na entrega de aquisições. Nesses relatórios também podem estar incluídas informações provenientes do fornecedor do recursos sobre o seu próprio desempenho para entrega da aquisição solicitada.

Solicitações de Mudanças Aprovadas

As solicitações que tenham sido aprovadas e que se relacionem com uma ou mais aquisições também podem conter informações úteis para esse processo.

Informações sobre o Desempenho do Trabalho

Qualquer outra informação sobre o desempenho do trabalho geral do projeto que possa influenciar nas aquisições, como mudanças no cronograma de atividades que dependam de recursos de terceiros também pode servir de entrada para esse processo.

Ferramentas e Técnicas

Sistema de Controle de Mudanças no Contrato

Mudanças em contratos podem precisar passar por novos processo de negociação ou outros processos necessários para que essas mudanças sejam realizadas, por isso caso seja necessária uma mudança nos termos das aquisições o Sistema de Controle de Mudanças no contrato que define como isso será feito deve ser utilizado.

Análise Desempenho das Aquisições

O desempenho das aquisições também deve ser avaliado para garantir que aquilo que foi planejado ou aquilo que foi alterado por algum processo de mudanças seja devidamente cumprido e para gerar os devidos relatórios de aquisições que podem ser necessários.

Inspeções e Auditorias

Inspeções e auditorias também podem ser realizadas para verificar o andamento das aquisições

Relatórios de Desempenho

Relatórios sobre o fornecimento dos recursos também auxiliam a verificar o andamento das aquisições e prever os acontecimentos futuros relacionados as aquisições do projeto.

Sistemas de Pagamento

Os pagamentos realizados aos fornecedores devem atender as exigências contratuais e geralmente são executados de acordo com os procedimentos da empresa executora do projeto, é importante que todos os pagamentos sejam devidamente documentados para que não existam problema futuros.

Administração de Reivindicações

Reivindicações são as mudanças solicitadas por uma das partes que não foi aceita pela outra, o aconselhável é que essas reivindicações sejam negociadas para que ambas as partes entre em um acordo sobre o que está sendo reivindicado, mas caso isso não seja possível outros métodos de resolução devem ser aplicados para evitar que isso não afete o restante do projeto. Independentemente do que seja feito essas reivindicações também devem ser documentadas e monitoradas durante todo o ciclo do projeto.

Sistema de Gerenciamento de Registros

Um sistema de gerenciamento de registros e qualquer processo manual ou automatizado, ou software que possibilite que os registros sejam controlados e que permita a manutenção de diferentes versões de um mesmo registro para consulta caso seja necessária.

Saídas do Processo

Documentação da Aquisição

As documentações de aquisições devem ser atualizadas para que se inclua as informações referentes ao todos as mudanças e acontecimentos que ocorreram durante o ciclo de vida do projeto até o momento.

Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais

Qualquer ativo de processo organizacional que se relacione com as aquisições e que for modificado por esse processo pode necessitar de atualização, dentre esses é possível citar:

• Cronogramas e Solicitações de Pagamento
• Documentação da Avaliação do Desempenho do Fornecedor

Solicitações de Mudanças

Algumas solicitações de mudanças podem ser geradas como resultado desse processo, essas solicitações devem ser devidamente encaminhadas para avaliação e possível aprovação.

Atualizações do Plano de Gerenciamento de Projeto

Qualquer documento do plano de gerenciamento de projetos que contiver informações relativas as aquisições que forem modificadas por esse processo pode necessitar de atualização, dentre esses é possível citar:

• Plano de Gerenciamento das Aquisições
• Linha de Base do Cronograma

Conclusão

Esse foi o último artigo do grupo de processos de monitoramento e suporte, com isso a série de gerenciamento de projetos está quase chegando ao fim, estão faltando agora somente os processo do grupo de encerramento, e é deles mesmo que irei trata no próximo artigo, são os processos 4.6 – Encerrar o Projeto ou Fase e 12.4 – Encerrar as Aquisições.

Processo 8.3 – Controlar a Qualidade

O processo de controlar a qualidade consiste em monitorar e registrar as informações sobre o controle de qualidade do projeto para garantir que o nível esperado de qualidade do produto e/ou projeto seja alcançado.

Entradas do Processo

Plano de Gerenciamento do Projeto

O Plano de Gerenciamento do Projeto, em especial o Plano de Gerenciamento da Qualidade contem as informações sobre quais os níveis de qualidade esperados para esse produto ou projeto assim como quais devem ser as ações utilizadas para garantir que essa qualidade seja alcançada, outros documentos do plano podem ainda contem outras informações que se relacionem com a qualidade do produto ou projeto e que também podem ser usadas.

Métricas de Qualidade

As métricas de qualidade obtidas ao longo do projeto, assim como o planejamento de métricas de qualidade serão utilizados por esse processo para verificar se aquilo que foi planejado foi de fato cumprido, ou seja se as medições de qualidade são iguais ou melhores que o planejamento da qualidade.

Lista de Verificação de Qualidade

Da mesma forma como nas métricas de qualidade as listas de verificação de qualidade juntamente com os resultados obtidos pelas verificações efetuadas com base nessas listas serão utilizadas para verificar se o que foi planejado com relação a qualidade foi alcançado.

Medições do Desempenho do Trabalho

As medições do desempenho do trabalho em especial aqueles que se relacionam com o desempenho da qualidade do trabalho também serão utilizadas pelo processo de controlar a qualidade para verificar se essas medições são satisfatórias.

Solicitações de Mudanças Aprovadas

Durante o projeto algumas mudanças relativas a qualidade do produto, resultado ou até mesmo do projeto podem ser solicitadas e algumas dessas podem ser aprovadas, e importante que se saiba quais dessas mudanças foram aprovadas e quais as alterações nos parâmetros de qualidade que elas proporcionam para que o controle da qualidade seja feito com base nas informações mais atualizadas do projeto.

Entregas

As entregas das diferentes atividades ou fases do projeto assim como a entrega final do projeto devem ser avaliadas do ponto de vista da qualidade para verificar se os critérios iniciais de qualidade planejados foram cumpridos.

Ativos de Processos Organizacionais

Os ativos de processos organizacionais que se relacionam de alguma forma com a qualidade do projeto ou de seu produto ou resultado final podem ser utilizados por esse processo, desses é possível destacar o padrões de qualidade da empresa, a padronização do trabalho assim como outros procedimentos relacionados aos relatórios de qualidade e politicas de comunicações de qualidade.

Ferramentas e Técnicas

Diagrama de Causa e Efeito

Diagramas de causa e efeito demonstram de forma gráfica quais os fatores que podem influenciar em diferentes resultados dentro do projeto, esses diagramas podem auxiliar a identificar possíveis causas de problemas relacionados a qualidade do projeto assim como demonstrar como é possível melhorar a qualidade desse projeto ou de seu resultado.

Gráficos de Controle

Os gráficos de controle (Descritos no Processo 8.1) podem auxiliar no controle da qualidade do projeto ou do produto visto que fornecem uma visão clara do que está acontecendo naquele momento do projeto e quais são as expectativas para o futuro do projeto, esses gráficos possuem linhas de limites aceitável de tolerância tanto positivos quanto negativos e auxiliam a identificar quando algo está ultrapassando esses limites no projeto

Fluxogramas

Os fluxogramas permitem identificar quais etapas do processo não estão sendo realizadas conforme planejado e ajudar a identificar possibilidades de melhorias no processo visto que demonstram de forma gráfica qual é a sequência das etapas durante o ciclo de vida do projeto.

Histograma

Um histograma é um gráfico de barras que demonstra quais as causas mais comuns de um determinado problema, por exemplo o numero de vezes que uma atividade ultrapassou o orçamento previamente determinada para ela e por que esse orçamento foi ultrapassado, cada uma das barras representaria cada um desses motivos.

Diagrama de Pareto

É um tipo de histograma onde as causas de falhas são dispostas na ordem de frequência, para facilitar a identificação das causas que mais contribuem para a ocorrência.

Gráfico de Execução

É um gráfico semelhante ao gráfico de controle porem sem a exibição dos limites, por ser um gráfico mais limpo facilita a visualização da tendência do projeto.

Diagrama de Dispersão

Esse gráfico é utilizado para analisar a correlação entre duas variáveis que são dispostas nos eixos do gráfico.

Amostragem Estatística

Amostragem estatística consistem em selecionar uma parcela do que está sendo desenvolvido para análise e transpor os resultados dessa análise para o projeto como um todo, assim é possível analisar apenas parte do projeto e obter uma visão ampla do seu andamento, quanto menor a amostragem maiores são as chances de erro dessa análise.

Inspeção

Quando uma entrega é efetuada ou até mesmo durante o seu desenvolvimento é possível realizar uma inspeção detalhada nesse entrega para verificar se aquilo que foi planejado está sendo realmente executado.

Revisão de Solicitações de Mudanças Aprovadas

As mudanças aprovadas devem ser revisadas para garantir sua implementação.

Saídas do Processo

Medições de Controle de Qualidade

Os dados obtidos com base nas técnicas utilizadas devem ser armazenados para que sejam reportados as partes interessadas competentes e para que fiquem a disposição da equipe do projeto para eventuais consultas.

Mudanças Validadas

Quando uma mudança é solicitada deve-se verificar se essa mudança foi de fato executada para então validar essa mudança

Entregas Validadas

As entregas que estiverem de acordo com aquilo que foi planejado ou com as mudanças que foram aprovadas serão devidamente validadas.

Atualizações em Ativos de Processos Organizacionais

Alguns ativos de processos organizacionais podem ser atualizadas em consequência desse projeto, são possíveis citar as atualizações nas listas de verificação concluídas e atualizações nos documentos de lições aprendidas.

Solicitações de Mudanças

Caso alguma das entregas não seja aprovada deve-se gerar uma solicitação de mudança detalhando os motivos dessa entrega não ter sido aprovada e os procedimentos necessárias para que essa aprovação ocorra.

Atualizações no Plano de Gerenciamento do Projeto

A partir da conclusão desse processo qualquer documento que se relacione com a qualidade do projeto ou resultado pode ser atualizado, alguns desses documentos são:

• Plano de Gerenciamento de Qualidade
• Plano de Melhorias no Processo

Atualizações nos Documentos do Projeto

Outros documentos do projeto também podem ser alterados a partir dos resultados desse processo, dentre eles é possível citar:

• Padrões de Qualidade

Processo 10.5 – Reportar o Desempenho

O Processo de Reportar o desempenho consistem em garantir o fornecimento às partes interessadas no projeto informações sobre o andamento do mesmo e sobre as previsões para os próximos passos do projeto.

Entradas do Processo

Plano de Gerenciamento do Projeto

O Plano de Gerenciamento do Projeto, em especial o Plano de Gerenciamento das Comunicações descreve quais informações devem ser passadas para cada uma das partes interessadas e de que forma isso deve ocorrer, são os dados contidos nesse planejamento que devem ser seguidos.

Informações sobre o Desempenho do Trabalho

As informações sobre o desempenho do trabalha relatadas por diversos outros processos são as informações que devem ser encaminhadas às partes competentes para que sejam a avaliadas, e importante que todas essas informações provenientes dos diversos processos tenham sido devidamente documentadas para que não hajam falhas nas comunicações e para garantir que todas as partes competentes estão recebendo as informações que deveriam conforme o planejamento.

Medições do Desempenho do Trabalho

Assim como as informações sobre o desempenho do trabalha, as medições realizadas durante o ciclo de vida do projeto também devem ser devidamente documentadas para serem encaminhadas para as partes competentes da forma como foi anteriormente planejado.

Ativos de Processos Organizacionais

Qualquer ativo de processos organizacional que se relacione com os processo de comunicação do projeto pode ser utilizado para auxiliar nesse processo, dentre esses é possível destacar:

• Modelos de Comunicação
• Politicas de Comunicação
• Limites de Variação Definidos

Ferramentas e Técnicas

Análise da Variação

A análise da variação, como já dito anteriormente, consiste na verificação e análise do desvio do executado em relação ao planejado, essa análise de variação pode ser realizada nesse caso para fornecer informações comparativas às partes interessadas que já receberam informações sobre o que havia sido planejado anteriormente, informações positivas em relação a variação podem inclusive auxiliar nas negociações entre as partes interessadas durante o ciclo de vida do projeto.

Método de Previsão

Os métodos de previsão também são utilizados para que seja possível passar para as partes interessadas informações sobre o que se espera para os próximos passos do projeto, com isso as partes interessadas são informadas previamente do que pode acontecer e podem tomar as devidas providências com relação aos acontecimentos prováveis.

Método de Comunicação

Os métodos de comunicação devem ser usados conforme planejado para transferir as informações para as partes interessadas, como dito durante a fase de planejamento informações críticas para partes interessadas com maior importância no projeto devem ser passadas através de canais de comunicação mais rápidos e seguros, enquanto informações menos críticas para partes interessadas de menor importância no projeto podem utilizar canais de comunicação que gerem menores custos ao projeto.

Sistemas de Distribuição da Informação

Sistemas de distribuição das informações como ferramentas automatizadas para tanto ou softwares de comunicação também podem auxiliar no processo de reportar o desempenho.

Saídas do Processo

Relatórios de Desempenho

Os relatórios de desempenho são documentos que organizam as informações relacionadas ao desempenho do trabalho, fornecendo assim informações mais precisas sobre os acontecimentos do projeto, em alguns casos pode ser necessário o desenvolvimento de relatórios com níveis de detalhamento diferenciado para cada um das partes interessadas já que algumas delas devem ter acesso a algumas informações que outra não.

Atualizações em Ativos de Processos Organizacionais

Qualquer ativo de processo organizacional que se relacione com os processos de comunicação do projeto podem ser atualizados em consequencia desse processo, dentre eles é possível destacar:

• Modelos de Comunicação
• Politicas de Comunicação
• Documentos de Lições Aprendidas

Solicitações de Mudanças

As análises de desempenho do projeto assim como as informações obtidas através das comunicações realizadas com as partes interessadas podem gerar solicitações de mudanças no projeto, essas solicitações devem ser devidamente encaminhadas para análise e possível aprovação.

Conclusão

Nesse artigo falei um pouco sobre os processos de controlar a qualidade que é um processo fundamental para garantir que a qualidade do projeto ou de seu resultado final seja alcançada conforme o planejado e sobre o processo de reportar o desempenho que também é fundamental para garantir que as partes interessadas competentes estão sendo devidamente comunicadas dos acontecimentos do projeto e com isso estabelecer relações mais saudáveis entre eles e a equipe de desenvolvimento do projeto, no próximo artigo, o último do grupo de processo de monitoramento e controle irei falar um pouco sobre os processos 11.6 – Monitorar e Controlar os Riscos e 12.3 – Administrar as Aquisições.

Processo 6.6 – Controlar o Cronograma

O processo de controlar o cronograma consiste em garantir que o cronograma esteja de acordo com o que foi planejado e dentro dos limites aceitáveis definidos na linha base do cronograma e ainda garantir que as mudanças realizadas no cronograma durante a execução do projeto sejam cumpridas.

Entradas do Processo

Plano de Gerenciamento do Projeto

É no plano de gerenciamento do projeto que estão contidos o plano de gerenciamento do cronograma e a linha base do cronograma do projeto esses documentos contem todas as informações sobre o que foi planejado em relação ao cronograma que são extremamente importantes para que se possa controlar esse ponto do projeto.

Cronograma do Projeto

O cronograma do projeto vai sendo atualizado à medida que as atividades vão sendo concluídas com as informações sobre andamento das atividades e/ou fases, situação das atividades, com base nessas informações é possível verificar se o andamento do projeto está de acordo com o planejado e se o cronograma será cumprido por cada uma das atividades e consequentemente fases e o projeto como um todo.

Informações sobre o Desempenho do Projeto

Qualquer outra informação a respeito do desempenho do projeto além daquelas que já foram devidamente incluída no cronograma do projeto também pode ser utilizada da mesma forma.

Ativos de Processos Organizacionais

Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar no processo de controlar o cronograma são aqueles relacionados a procedimentos em relação ao controle do cronograma, ferramentas de controle de cronograma, outros métodos de monitoramento do projeto além de qualquer outro ativo que esteja relacionado ao controle do cronograma.

Ferramentas e Técnicas

Análise de Desempenho

Analises de desempenho do projeto podem ser utilizadas para avaliar a situação do projeto no momento da analise e consequentemente verificar como está o andamento do projeto e mensurar a capacidade de cumprimento do cronograma.

Análise de Variação

A analise da variação se da com base na linha base do cronograma do projeto, os índices de desempenho do cronograma medidos são comparados com aqueles planejados e documentados nessa linha base para verificar qual a a variação em relação ao ponto ótimo da linha e verificar se não houve ou não existe possibilidade de que os índices medidos ultrapassem os limites aceitáveis.

Software de Gerenciamento de Projetos

Softwares de gerenciamento de projeto também podem ser muito úteis para que se realize um gerenciamento efetivo do cronograma, em especial os softwares que possuem analises gráficas de cronograma (Gráfico de Gantt por exemplo), assim como os que permitem interatividade direta com os responsáveis por cada uma das atividades podem auxiliar bastante no avaliação do cronograma e nas atualizações de desempenho do mesmo

Nivelamento de Recursos

Quando é verificado que uma atividade provavelmente não será realizada no tempo previsto para ela mas também é identificada outra atividade que provavelmente irá utilizar menos recursos do que foi planejado esses recursos podem ser transferidos de uma atividade para outra para que seja feito um nivelamento rápido dos recursos sem a necessidade de avaliações mais complexas no projeto.

Análise do Cenário “E-se”

Utilizada para revisar os dados relativos ao cronograma com base nos diferentes cenários possíveis de acontecimentos que se relacionam a determinada atividade ou fase do projeto, os cenários mais prováveis são verificados para que se tenha uma visão ampla do que pode ocorrer durante a execução dessas atividades.

Ajustes de Antecipações e Espera

As antecipações e esperas anteriormente planejadas  para as atividades podem se relacionar com outras atividades, processos internos ou aquisição de um determinado recurso que podem ser realizados antes ou depois do previsto, caso isso aconteça essas antecipações e esperas devem ser revisadas.

Compressão do Cronograma

Caso seja encontrado algum atraso ou possibilidade de atraso do cronograma as mesmas técnicas de compressão utilizadas durante a fase de planejamento podem ser utilizadas agora com base em novas informações para tentar um reajuste do cronograma que minimize as chances de atraso.

Ferramenta Para Desenvolvimento do Cronograma

Outras ferramentas oi softwares para desenvolvimento do cronograma também podem ser utilizadas por esse processo com o objetivo de realinhar o cronograma novos cenários.

Saídas do Processo

Medição do Desempenho do Trabalho

As medições de desempenho do trabalho com relação ao cronograma obtidas durante o processo de controle do cronograma são saídas desse processo e devem ser encaminhadas as partes interessadas competentes.

Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais

Qualquer informação sobre o desempenho do cronograma sendo ele positivo ou negativo juntamente com as informações sobre as ações tomadas com relação a esse desempenho devem ser incluídas nos ativos de processos organizacionais para que possam auxiliar nesse ou em outros projetos.

Solicitações de Mudanças

Caso alguma mudança no cronograma seja necessária e não possa ser realizada através das técnicas descritas acima deve-se realizar uma solicitação de mudança para que seja devidamente analisada pelo processo 4.5 – Realizar o Controle Integrado de Mudanças.

Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto

Alguns documentos do projeto, em especial os listados abaixo podem sofrer alterações a partir dos resultados desse processo:

• Linha de Base do Cronograma
• Plano de Gerenciamento do Cronograma
• Linha se Base de Custos

Atualizações dos Documentos do Projeto

Outros documentos do projeto também podem sofrer alterações a partir dos resultados desse processo, em especial os listados abaixo:

• Dados do Cronograma
• Cronograma do Projeto

Processo 7.3 – Controlar os Custos

O processo de controlar os custos é responsável por garantir que o planejamento dos custos assim como as mudanças realizadas durante a execução do projeto que se relacionem com os custos sejam cumpridas.

Entradas do Processo

Plano de Gerenciamento do Projeto

O Plano de Gerenciamento do Projeto em especial o plano de gerenciamento dos custos a as linhas de base dos custos contem as informações sobre o que foi planejado com relação esse item do projeto e quais são s limites aceitáveis planejados para os custos do projeto muito importantes para garantir que esses limites não serão ultrapassados.

Requisitos dos Recursos Financeiros do Projeto

Os requisitos dos recursos financeiros do projeto descrevem qual o montante financeiro que será utilizado por cada uma das atividades ou fases do projeto direta ou indiretamente, assim como descreve quais são as reservas de capital de cada uma dessas atividades, essa informação é fundamental para garanti que as atividades não utilizaram mais recursos do que aqueles destinados a elas.

Informações sobre o Desempenho do Trabalho

Junto com as informações sobre o desempenho do trabalho estão contidas as informações sobre quais recursos financeiros já foram utilizados pelas atividades e quais recursos financeiros ainda estão disponíveis, comparando esses dados com os disponíveis no plano de gerenciamento do projeto e nos requisitos dos recursos financeiros do projeto é possível verificar se nenhuma das atividades já utilizou os recursos disponíveis para ela e se não existe possibilidade de que isso aconteça.

Ativos de Processos Organizacionais

Qualquer procedimento de controle de gastos do projeto bem como ferramentas para tanto assim como qualquer informações histórica sobre o controle dos custos pode ser utilizada por esse processo.

Ferramentas e Técnicas

Gerenciamento do Valor Agregado

Relatório de Desempenho Gráfico (Fonte PMBoK)

Segundo a Wikipedia o Gerenciamento do Valor Agregado é: ” uma metodologia utilizada para integrar escopo, cronograma e recursos em gerência de projetos, que consiste em medir objetivamente o desempenho e o progresso do projeto comparando custos (real e planejado) e valor agregado”. Nesse metodologia são utilizados três valores-chave o Valor Planejado, que é representado pela mesma curva da Linha de Base de Custos do Projeto, o Custo Real, que representa o que foi efetivamente gasto com a atividade ou com o projeto no estágio atual do mesmo e o Valor Agregado que representa o custo planejado para realização apenas das atividades que foram realizadas até o momento. A Imagem ao lado demonstra um gráfico de GVA.

Previsão

Com base nas informações anteriormente coletadas sobre o projeto em um determinado momento pode-se realizar previsões sobre quais serão os custos de cada uma das atividades no seu termino. Diversas técnicas e análises estatísticas podem ser utilizadas para tanto, mas é importante poder prever quais serão os custos do projeto ao final da sua execução para poder verificar se eles não irão ultrapassar aquilo que foi planejado e muito menos os limites orçamentários para o projeto.

Índice de Desempenho para o Término (IDPT)

É a estimativa de desempenho necessária para que a atividade ou fase em questão possa ser concluída sem ultrapassar o orçamento planejado ou os linites estipulados pelas linhas de base dos custos, para isso é verificado quando da atividade ainda falta para ser concluída e quanto do orçamento já foi utilizado por essa atividade, com isso é possível verificar qual o desemenho necessário para que o restante da atividade seja executado com o restante do orçamento.

Análise de Desempenho

Em se tratando de custos as analises de desempenham basicamente verificam qual a parcela do projeto já foi concluída com os recursos financeiros utilizados até o momento, com isso é possível verificar o desempenho do projeto em relação aos custos.

Análise da Variação

A analise da variação compara os dados encontrados nos documentos do projeto juntamente com os dados obtidos a partir das técnicas apresentadas acima com a linha de base dos custos do projeto para verificar se o orçamento está dentro dos limites estipulados por essas linhas de base e se não existe riscos de que os recursos utilizados por cada uma das atividades ultrapassem esses limites.

Software de Gerenciamento de Projetos

Softwares de gerenciamento de projeto que possuam funcionalidades de controle dos custos também podem auxiliar no controle dos custos do projeto.

Saídas do Processo

Medições de Desempenho do Trabalho

Os dados obtidos através das técnicas apresentadas acima são saídas desse processo e devem ser encaminhados as partes interessadas competentes para que essas realizem as devidas avaliações

Previsões de Orçamento

As previsões de utilização do orçamento obtidas através das mesmas técnicas também são saídas desse processo e também devem ser encaminhadas as partes interessadas, mas mais importante que isso é que essas previsões orçamentárias podem resultar em alterações do planejamento do projeto bem como possíveis alterações no orçamento do mesmo.

Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais

Qualquer informação sobre o desempenho do custos sendo ele positivo ou negativo juntamente com as informações sobre as ações tomadas com relação a esse desempenho devem ser incluídas nos ativos de processos organizacionais para que possam auxiliar nesse ou em outros projetos.

Solicitações de Mudanças

Caso alguma mudança no orçamento do projeto seja necessária deve-se realizar uma solicitação de mudança para que seja devidamente analisada pelo processo 4.5 – Realizar o Controle Integrado de Mudanças.

Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto

Alguns documentos do projeto, em especial os listados abaixo podem sofrer alterações a partir dos resultados desse processo:

• Linha de Base do Desempenho de Custos
• Plano de Gerenciamento dos Custos

Atualizações dos Documentos do Projeto

Outros documentos do projeto também podem sofrer alterações a partir dos resultados desse processo, em especial os listados abaixo:

• Estimativa de Custos
• Base das Estimativas

Conclusão

Esse artigo tratou do controle do cronograma e dos custos do processo, ambos os processos são fundamentais para garantir o sucesso de um projeto e satisfazer as expectativas do cliente, porém é importante lembrar que o controle de custos é um item que pode necessitar de uma atenção especial, por isso é possível que em projetos de médio ou grande porte seja necessária a presença de um especialista em analise financeira e/ou de custos para auxiliar nesse ponto visto que somente um profissional dessa área saberá lidar adequadamente com os índices e formulas necessários para um controle efetivo dos custos. O próximo artigo irá abordar os processos 8.3 – Controlar a Qualidade e 10.5 -Reportar o Desempenho.

Processo 5.4 – Verificar o Escopo

O processo de verificar os escopo é o processo responsável por receber as entregas das atividades, fases ou até mesmo a entrega final do projeto e dar a devida resposta a essa entrega que pode ser uma aceitação total ou parcial da entrega ou uma negação da entrega, em ambos os casos devidamente justificada.

Entradas do Processo

Plano de Gerenciamento do Projeto

O plano de gerenciamento do projeto, em especial o plano de gerenciamento do escopo do projeto, contém todas as informações sobre as atividades e fases do projeto juntamento com as informações relativas a quais dessas atividades ou fases realizam as entregas e quais serão essas entregas, além disso contém informações sobre o escopo geral do projeto e sobre a entrega final do mesmo, todas essas informações serão usadas para verificar se as entregas estão mesmo de acordo com o que foi planejado anteriormente, além disso qualquer outro documento do plano de gerenciamento que contiver informações relevantes sobre as entregas do projeto também poderá ser utilizado.

Documentação dos Requisitos

A documentação dos requisitos, descrita no processo 5.1 contém uma listagem completa de todos os requisitos do projeto, do produto ou resultado final do projeto bem como os requisitos de todas as atividades, fases e respectivas entregas, esses requisitos serão comparados com aquilo que for efetivamente entregue para que seja verificado se as entregas estão de acordo com o planejado e com os respectivos requisitos.

Matriz de Rastreabilidade de Requisitos

A matriz de rastreabilidade de requisitos contém informações sobre os requisitos e a origem dos requisitos e também será útil para identificar a importância de cada um dos requisitos descritos na documentação dos requisitos e consequentemente avaliar o grau de compatibilidade das entregas com o planejado.

Entregas Validadas

Entregas validadas são os resultados das atividades, fases ou mesmo do projeto que já foram verificadas pelo processo 8.3 – Controlar a Qualidade (que será futuramente descrito).

Ferramentas e Técnicas

Inspeção

Quando uma entrega é recebida ela deve ser inspecionada para verificar a adequação das mesmas aos requisitos anteriormente planejados.

Saídas do Processo

Entregas Aceitas

As entregas que estão de acordo com os requisitos planejados são formalmente aceitas pelo cliente ou pelos responsáveis pelo projeto e os documentos gerados são encaminhados ao processo 4-6 – Encerrar o Processo ou Fase.

Solicitações de Mudanças

As entregas que não estiverem de acordo com o planejado e que portanto não forma aceitas originam uma solicitação de mudança na qual devem ser especificados os motivos para a não aceitação dessa entrega e as exigências necessárias para que ela seja aceita.

Atualizações dos Documentos do Projeto

Qualquer documento referente ao andamento do projeto ou que contenhas informações sobre as entregas do projeto ou o sobre seu resultado final podem ser atualizados.

Processo 5.5 – Controlar o Escopo

O processo de controlar o escopo é responsável por verificar o andamento do projeto no que diz respeito ao escopo do projeto e/ou produto e garantir que todas as mudanças aprovadas pelo processo 4.5 – Realizar o Controle Integrado de Mudanças estão sendo corretamente aplicadas.

Entradas do Processo

Plano de Gerenciamento do Projeto

O plano de gerenciamento do projeto, em especial o plano de gerenciamento do escopo do projeto contém todas as informações sobre o escopo do projeto e do produto ou resultado final, essas informações serão necessárias para verificar o se o desenvolvimento do projeto está acontecendo de acordo com o que foi planejado.

Informações sobre o Desempenho do Trabalho

As informações sobre o desempenho do trabalho desenham o cenário do projeto no seu estado atual e com isso conseguem passar uma visão geral sobre o que está sendo executado e de que forma ocorre essa execução, essas informações podem ser comparadas com as contidas no plano de gerenciamento do projeto para verificar sua adequação ao que foi anteriormente planejado ou ao que foi alterado pelo processo de controle integrado de mudanças.

Documentação dos Requisitos

Conforme definido no processo anterior contém a listagem dos requisitos do projeto e do produto ou resultado final, no processo anterior elas era utilizadas para verificar a compatibilidade desses requisitos com a entrega final de cada atividade ou fase, nesse processo elas serão utilizadas para verificar a compatibilidade no decorrer do desenvolvimento dessa atividade ou fase e mensurar a chance de se obter essa compatibilidade no final da atividade.

Matriz de Rastreabilidade de Requisitos

Da mesa forma como no processo anterior permite encontrar a raiz dos requisitos e a partir delas poder direcionar melhor os trabalhos de um atividade ou fase.

Ativos de Processo Organizacionais

Informações históricas ou procedimentos documentados pela empresa refentes ao gerenciamento do escopo do projeto podem ser utilizadas por esse processo, em especial os procedimentos relacionados ao controle do escopo e os métodos de monitoramento do escopo.

Ferramentas e Técnicas

Análise de Variação

Verificam a variação do que está sendo executado e do que havia sido planejado, é importante que essa variação do escopo esteja dentro dos limites aceitáveis documentados na linha base do escopo, para que não haja um impacto negativo ao projeto, caso essa variação passe ou esteja próxima de ultrapassar esses limites é necessário que se verifique por que isso está acontecendo para poder corrigir esse problema.

Saídas do Processo

Medição de Desempenho do Trabalho

São dados matemáticos sobre o andamento do trabalho que podem ser disponibilizados individualmente ou de forma comparativa com aquilo que foi planejado anteriormente. Essa documentação deve ser enviada as partes interessadas descritas no planejamento para que as mesmas possam acompanhar o desempenho do trabalho.

Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais

Informações sobre métodos utilizados com ou sem sucesso no decorrer do projeto, assim como qualquer novo procedimento criado para esse processo, deve ser incluído nos ativos de processos organizacionais para que possa ser utilizado nesse mesmo projeto ou em projetos futuros desenvolvidos pela mesma equipe ou empresa.

Solicitações de Mudanças

Quando é percebido pela análise de variação que algo está saindo fora do planejado para o projeto e tende ou já ultrapassou os limites aceitáveis e importante que sejam realizadas mudanças para que o projeto volte a ser executado dentro dos limites aceitáveis e não mais fuja deles, essas mudanças devem ser solicitadas e devidamente avaliadas pelo processo 4.5 – Realizar o Controle Integrado de Mudanças.

Atualização do Plano de Gerenciamento de Projetos

Alguns dos documentos do Plano de Gerenciamento do Projeto podem necessitar de atualizações dependendo do que for encontrado com relação ao espoco, alguns desses documentos são citados abaixo:

• Linha de Base do Escopo
• Demais Linhas de Base do Projeto

Atualizações dos Documentos do Projeto

Como resultado desse processo muitos documentos podem ser atualizados, os principais documentos que podem receber atualizações são:

• Documentação dos Requisitos
• Matriz de Rastreabilidade de Requisitos

Conclusão

Se os processos descritos nesse artigo forem executados com sucesso e se não tiver havido nenhuma falha no planejamento do projeto que não tenha sido identificada à tempo é muito provável que o escopo do seu projeto ou produto final atenda as necessidades de seu cliente e, pelo menos nesse quesito, satisfaça suas expectativas, porém o cliente também avaliará outros quesitos como custo do projeto e cronograma e é exatamente desses dois quesitos que irei tratar no próximo artigo que será relativo aos processo 6.6 – Controlar o Cronograma e 7.3 – Controlar os Custos.

Processo 4.4 – Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto

Esse o processo de integração responsável por verificar se os trabalhos do projeto estão ocorrendo conforme planejado.

Entradas do Processo

Plano de Gerenciamento do Projeto

O plano de gerenciamento do projeto e seus diversos planos secundários contêm todas as informações referentes ao que foi planejado (e também ao que foi alterado durante a execução do projeto) com relação ao cronograma, aos investimentos, as comunicações, aos riscos, aos recursos humanos, as aquisições, além de outros itens do projeto, essas informações serão utilizadas para verificar se o que está sendo realmente executado está de acordo com esse planejamento.

Relatórios de Desempenho

As informações sobre o desempenho e a execução do projeto serão comparadas com as informações sobre planejamento descritas acima para verificar se o que está sendo executado é o mesmo que foi planejado.

Fatores Ambientais da Empresa

Como na maior parte dos processos da área de conhecimento de integração são muitos os fatores ambientais da empresa que podem influenciar nesse processo, o PMBoK define alguns como sendo os principais, esses mesmos são listados abaixo:

• Padrões Governamentais ou Industriais
• Sistema de Autorização de Trabalho da Empresa
• Tolerância a Riscos das Partes Interessadas
• Softwares de Gerenciamento de Projeto

Ativos de Processos Organizacionais

Da mesma forma como os fatores ambientais da empresa também são muitos os ativos de processos organizacionais que podem influenciar nesse processo, os principais e definidos pelo guia são:

• Requisitos de Comunicação
• Procedimentos de Controle Financeiro
• Procedimento de Gerenciamento de Questões
• Procedimentos de Controle de Riscos
• Dados de Medições de Processos
• Histórico de Lições Aprendidas

Ferramentas e Técnicas

Opinião Especializada

Quando alguma informação mais técnica é necessária para verificar se o que está sendo executado é o mesmo que foi planejado pode ser necessária um opinião especializada no ponto em questão para conseguir verificar esse ponto de forma mais conclusiva.

Saídas do Processo

Solicitações de Mudanças

Quando algo do que foi planejado não está sendo executado da mesma forma pode ser necessária uma mudança na forma como as coisas estão sendo executadas ou até mesmo na forma como as coisas foram planejadas (no caso de o executado ser melhor do que o planejado ou no caso de alterações no que está sendo executado trazer mais problemas do que benefícios), essas mudanças devem ser devidamente solicitadas para que sejam analisadas pelo processo 4.5 a seguir.

Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto

O plano de gerenciamento do projeto, assim como seus planos secundários também pode ser atualizado para encorporar alguma nova realidade percebida a partir do processo de monitorar e controlar o trabalho do projeto.

Atualizações dos Documentos do Projeto

Assim como o plano de gerenciamento do projeto qualquer outro documento que contenha informações referentes a qualquer ponto que tenha sido avaliado pelo processo de monitorar e controlar o trabalho do projeto e que tenha sofrido alguma modificação deve ser atualizado para se adequar a nova realidade do projeto.

Processo 4.5 – Realizar o Controle Integrado de Mudanças

Muitos processos do grupo de processos de execução e até mesmo o processo anterior desse mesmo artigo tiveram como saída uma solicitação de mudanças, o processo 4.5 apresentado agora é o processo responsável por avaliar essas solicitações de mudanças e responder com uma aceitação total ou parcial da mudança ou uma negação da mudança devidamente justificada.

Entradas do Processo

Plano de Gerenciamento do Projeto

O plano de gerenciamento do projeto e seus planos auxiliares contêm todas as informações sobre o que foi planejado para o projeto, muitas das mudanças que podem ser solicitadas ocorreram nesse planejamento e por isso é necessário saber o que se foi planejado e o que se pretende com as mudanças solicitadas para poder avaliar o impacto dessas mudanças no projeto.

Informações sobre o Desempenho do Trabalho

As informações sobre o desempenho do trabalho também podem estar relacionadas as mudanças solicitadas, mudanças no cronograma por exemplo, podem solicitar um aumento ou redução no tempo reservado para uma atividade específica, essa mudança só poderá ser corretamente avaliada se os dados sobre o desempenho dessa atividade estiverem disponíveis, para que seja possível verificar se esse prazo extra é realmente necessário ou se a atividade em questão pode mesmo ser executado em um tempo menor.

Solicitações de Mudanças

As solicitações de mudanças provenientes dos diversos processos do gerenciamento do projeto são as que devem ser avaliadas por esse processo para serem deferidas ou não, essas solicitações devem conter dados suficientes para que se possa julgar a necessidade dessas mudanças juntamente com as devidas justificativas do pedido.

Fatores Ambientais da Empresa

Um software de gerenciamento de projetos é um fator ambiental da empresa que pode auxiliar no processo de realizar o controle integrado de mudanças.

Ativos de Processos Organizacionais

Qualquer procedimento de controle de mudança ou aprovação de mudanças, assim como dados históricos sobre o gerenciamento de mudanças são ativos de processos organizacionais que podem auxiliar nesse processo.

Ferramentas e Técnicas

Opinião Especializada

Uma opinião especializada pode ser necessária para avaliar determinadas mudanças que contenham dados mais técnicos, essa opinião pode ser concedida por um profissional da própria equipe do projeto que esteja mais familiarizado com o assunto em questão, pelo próprio cliente do projeto que também pode ter informações sobre o projeto que não são de conhecimento da empresa executora ou por um consultor terceirizado.

Reuniões de Controle de Mudanças

Para avaliar melhor as mudanças pode ser necessário realizar reuniões com a presença dos envolvidos no assunto em questão onde todos poderão expor suas opiniões contra ou a favor da mudança que está sendo solicitado e com base nessas defesas ser concedida uma resposta mais precisa para a questão.

Saídas do Processo

Atualizações do Andamento de Solicitações de Mudanças

Durante o processo de avaliação das mudanças solicitas as mesmas podem ser classificadas de várias formas, a solicitação pode estar aguardando andamento, em andamento ou encerrada, deve-se ainda descrever quais os procedimentos necessários para concluir essa solicitação.

Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto

Mudanças aprovadas ou parcialmente aprovadas geralmente resultam em atualizações no plano de gerenciamento do projeto já que é esse o documento que contém as informações sobre o planejamento que estão sendo alterados, além disso mudanças negadas também podem resultar em atualizações do plano de gerenciamento do projeto para incluir informações que não eram encontradas anteriormente nesse documento e que podem ter levado a falhas no entendimento do projeto causadoras da solicitação de mudança pode ser importante, principalmente em projetos maiores que as informações anteriores sobre o planejamento sejam mantidas sendo feito apenas adendos a essas informações pois isso permitirá a avaliação futuro do impacto dessas mudanças e também possibilitará que relatórios mais completos sejam fornecidos as partes interessadas.

Atualizações dos Documentos do Projeto

Alterações em outros documentos do projeto que contenham qualquer informação relativa as mudanças solicitadas também devem ser feitas da mesma forma como no plano de gerenciamento do projeto.

Conclusão

Os dois processo iniciais do grupo de processo de monitoramento e controle são processos de integração do projeto e por isso cuidam de verificar os acontecimentos de todas as outras áreas do projeto e coordená-las para que o projeto seja executado de forma bem estruturada, no próximo artigo falarei dos processo da área de conhecimento do escopo do projeto, o Processo 5.4 – Verificar o Escopo e o Processo 5.5 – Controlar o Escopo.

Processo 12.2 – Realizar as Aquisições

Realizar as aquisições consiste em desenvolver todas as tarefas necessárias para que todas as aquisições do projeto sejam realizadas da melhor forma possível sem comprometer prazos ou orçamentos do projeto e de forma alinhadas as atividades nas quais essas aquisições serão utilizadas.

Entradas do Processo

Plano de Gerenciamento do Projeto

O Plano de Gerenciamento do Projeto, em especial o Plano de Gerenciamento das Aquisições, contém todo o planejamento da forma como essas aquisições devem ser feitas, incluindo os critérios de escolha dos fornecedores e critérios de aceitação das aquisições, além de outras informações sobre como e quando essas aquisições devem ser realizadas, além disso qualquer outra informação de qualquer outro documento do plano de gerenciamento de projeto que seja relevante também poderá ser utilizada

Documentos de Aquisição

São as solicitações de propostas aos fornecedores enviadas na  etapa de planejamento do projeto que contém informações sobre o que foi solicitado a esses fornecedores para que as propostas recebidas em retorno possam ser avaliadas.

Critérios Para Seleção de Fontes

Os critérios para seleções de fontes, descritos no Processo 12.1 continham as informações sobre como as propostas recebidas dos fornecedores serão avaliadas e quais desses critérios serão priorizados.

Lista de Fornecedores Qualificados

Lista com os fornecedores que foram selecionados previamente a partir de experiências anteriores de fornecimento ou fornecedores que tenha sido incluídos por recomendação ou por pesquisas de fornecimento em geral.

Propostas de Fornecedores

As propostas recebidas dos fornecedores devem ser avaliadas para se verificar quais estão de acordo com o que foi solicitado e encontrar as melhores condições oferecidas dentre as diversas propostas que podem ser recebidas.

Documentos do Projeto

Outros documentos do projeto também podem servir de entrada para esse processo, caso contenham alguma informação relevante sobre a necessidade e as características necessárias de uma aquisição, dentre esses documentos podem os seguintes podem ser citados:

• Registro de Riscos
• Decisões Contratuais Relacionadas aos Riscos

Decisões de Fazer ou Comprar

Descritas no Processo 12.1 contêm as decisões referentes a quais itens necessário ao projeto serão realmente adquiridos de terceiros e quais desses itens serão desenvolvidos internamente, deve-se ficar atento a essa lista para garantir que nenhum dos itens necessários ao projeto que serão desenvolvidos internamente sejam também adquiridos de terceiros provocando um gasto desnecessário ao projeto e também garantir que os itens que não serão desenvolvidos sejam realmente adquiridos evitando que exista falta de recursos para o projeto.

Acordos de Cooperação

Acordos de cooperação entre a organização realizadora do projeto, o cliente do projeto, outras partes interessadas ou até mesmo acordos de cooperação com fornecedores devem ser levados em consideração quando as aquisições são realizadas.

Ativos de Processos Organizacionais

Muitos ativos de processos organizacionais podem conter informações relevantes para o processo de realizar as aquisições, porém é possível citar listagens de fornecedores qualificados previamente e/ou informações históricas referentes a experiências anteriores com fornecedores.

Ferramentas e Técnicas

Reuniões com Licitantes

Para entender melhor as propostas enviadas pelos licitantes, para esclarecer melhor o que está sendo requerido ou mesmo para negociar melhor os termos de alguma proposta enviada, pode ser necessário realizar reuniões diretas com os licitantes, essas reuniões podem ocorrer de forma presencial ou através de conferências de voz ou vídeo.

Técnicas de Avaliação de Propostas

Quando alguma proposta mais complexa é solicitada pode ser necessário que sejam realizadas avaliações mais complexas dessas propostas, que podem incluir avaliações técnicas realizadas por pessoas com experiência na área em questão ou avaliações de um comitê de avaliações para que só então essa proposta possa ser aprovada.

Estimativas Independentes

A organização executora do projeto pode preparar estimativas previas de orçamentação dos itens licitados para que sirvam de base de comparação com as propostas que forem encaminhas, essas estimativas ajudam a identificar necessidades de mudanças de orçamento ou prazos planejados caso as propostas enviadas fujam dessas estimativas, também podem auxiliar nas negociações de valores e prazos dessas propostas.

Opiniões Especializadas

Para avaliar melhor propostas com teor extremamente técnico pode ser preciso consultar uma opinião especializada independente do fornecedor para avaliar se o que está sendo descrito na proposta condiz mesmo com o que é necessário para a execução do projeto evitando assim possíveis enganos no processo.

Publicidade

Caso sejam necessário consultar mais fornecedores do que os listados anteriormente, pode-se optar por fazer uma requisição pública de propostas e nesse caso os meios publicitários podem ser usados para que essas solicitação pública alcance um maior número de interessados.

Pesquisa na Internet

Na internet é possível encontrar diversas empresas fornecedoras dos mais variados itens que podem ser necessários para o desenvolvimento do projeto e além disso podem ser realizadas pesquisas de valores e prazos para verificar se os valores anteriormente passados por fornecedores estão de acordo com a realidade do mercado.

Negociações das Aquisições

Após realizada uma pré-seleção das propostas pode ser interessante negociar os termos dessas propostas com os possíveis fornecedores pré-selecionados, com isso é possível obter condições de custos, prazos e até mesmo qualidade melhores do que as apresentadas anteriormente.

Saídas do Processo

Fornecedores Selecionados

É um documento que define e descreve quais fornecedores ficarão responsáveis pelo fornecimento de cada um dos itens necessários ao desenvolvimento do projeto e quais serão as condições desse fornecimento.

Adjudicação do Contrato de Aquisição

Para cada um dos fornecedores selecionados deve-se desenvolver um contrato de prestação de serviço ou fornecimento de produtos no qual são descritas as condições de fornecimento que ficam acordadas entre as partes executora do projeto e fornecedora.

Calendário de Recursos

O calendário de recursos deve ser atualizado para conter as informações sobre os recursos que serão fornecidos de terceiros e as condições desse fornecimento principalmente no que diz respeito aos prazos de entrega.

Solicitações de Mudanças

Podem ser necessárias mudanças em consequência do processo de negociação com os fornecedores, essas mudanças devem ser devidamente documentadas e encaminhadas para que sejam devidamente avaliadas.

Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto

Alguns dos documentos do Plano de Gerenciamento do Projeto podem necessitar de atualizações dependendo do que for decidido com relações as aquisições, alguns desses documentos são citados abaixo:

• Plano de Gerenciamento do Cronograma
• Plano de Gerenciamento dos Custos
• Plano de Gerenciamento das Aquisições
• Linha de Base do Escopo

Atualizações dos Documentos do Projeto

Como resultado desse processo alguns documentos podem ser atualizados, alguns desses documentos são descritos abaixo:

• Documentação dos Requisitos
• Matriz de Rastreabilidade de Requisitos
• Registro de Riscos

Conclusão

Esse artigo descreveu o processo de realização das aquisições e com isso concluiu o grupo de processos de execução, porém isso não significa que o processo já está concluído, boa parte das atividades do projeto são tratadas no grupo de processo de controle, e ainda existe o grupo de processos de encerramento, nos próximos artigos iremos tratar do monitoramento e controle iniciando com os processo 4.4 – Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto e 4.5 – Realizar o Controle Integrado de Mudanças, ambos da área de conhecimento de integração do projeto.