La excelencia, en el ámbito de la gestión de la calidad, se define como “el conjunto de practicas sobresalientes en la gestión de una organización y el logro de resultados basados en conceptos fundamentales que incluyen: la orientación hacia los resultados, orientación al cliente, liderazgo y perseverancia, procesos y hechos, implicación de las personas, mejora continua e innovación, alianzas mutuamente beneficiosas y responsabilidad social.” (fuente, EuskoSare).

Aunque estas definiciones sirvan  como punto de partida, no es lo que estoy buscando; me interesa la excelencia considerada como un valor personal.

¿Qué apreciamos y preferimos cuando elegimos la excelencia como valor personal? Las cosas bien hechas. Nuestro trabajo totalmente terminado, y con una calidad excepcional. Preferimos eso a dejar las cosas a medias, “a pasar” o “para ir tirando”.

¿Qué actitudes y comportamientos trae consigo la opción por la excelencia?

• Dedicar el tiempo necesario a cada tarea, organizándonos para evitar atracones de última hora y el tener que trabajar con prisa.
• Estar orientados al cliente, en el sentido de tener presente sus requisitos y su punto de vista cuando  preparamos y revisamos nuestro trabajo, y buscar y respetar su opinión después de haberlo entregado. Hablo aquí de cliente en un sentido amplio: aquel que recibe nuestro trabajo, ya sea interno o externo a la organización.
• Revisar: una vez acabado nuestro trabajo, con toda atención y cuidado volver a verlo para, si cabe, mejorarlo, pero sin caer en una obsesión paralizadora por la perfección.
• Mejora continua. Ver en cada error una oportunidad de aprender, oír los juicios de nuestros clientes sobre lo que hacemos, pedirles consejos para mejorar y aplicarlos.

El aprendizaje continuo es el requisito mínimo para el éxito en cualquier campo

La idea clave del capítulo 9 de ¡Tráguese ese sapo!, es la siguiente: si nos sentimos débiles, deficientes, o faltos de confianza en alguna de las áreas claves de una tarea pendiente, la postergaremos, o a contrariu sensu, cuanto mejores seamos en una tarea, más energía y motivación tendremos para entregarnos a ella. Al estar convencidos de que podemos hacer bien un trabajo, estamos preparados para hacerlo rápido y bien.

Siguiendo con este razonamiento, mejorar personal y profesionalmente, ahorra tiempo. Desde un punto de vista práctico, el consejo de Brian Tracy es identificar las cosas más importantes que tenemos que hacer, y luego hacer y cumplir un plan para mejorar continuamente nuestras habilidades en esas áreas. Podemos aprender cualquier habilidad que necesitemos (hablar en público, habilidades comerciales, de negociación, etc.) solo tenemos que decidirlo y convertirlo en una de nuestras prioridades

Son todas gratuitas.

Evernote (http://evernote.com) es la extensión perfecta para tu cerebro, permite archivar texto, pdf, notas de voz, imágenes y tenerlo disponible desde cualquier dispositivo: hay aplicación para Blackberry, Windows Mobile, iPhone e iPod Touch (y más). Las formas que yo uso para añadir y consultar notas son: la página web, el programa para Blackberry y el software para windows xp. En este enlace hay una serie de artículos de Berto Pena  sobre esta herramienta http://thinkwasabi.com/evernote/

Google Reader. Es la mejor forma que conozco de estar actualizado, es un lector de fuentes RSS, me permite leer cientos de noticias al día sobre temas de mi interés en unas dos sesiones de 15 minutos. Tienes que crear una cuenta en http://google.com/reader y luego añadir las fuentes que te interesen, aquí tienes algunos ejemplos:

• El País http://www.elpais.com/rss/index.html
• ABC http://www.abc.es/rss/
• Puedes añadir como fuente RSS cualquier búsqueda de noticias en google con palabras de tu interés, buscas en news.google.com cualquier cosa, y solo tienes que buscar al pie de página el icono RSS
• Hay multitud de blogs sobre temas especializados, que merece la pena seguir.

Delicious Sirve para almacenar de forma ordenada direcciones de internet, en este enlace puedes ver las direcciones que yo he guardado http://delicious.com/Estevo y abrir una cuenta (puedes elegir que otros puedan ver tus bookmarks o no)

Dropbox Es la que uso desde hace menos tiempo, y ahora me pregunto como podría vivir antes si ella. Crea una carpeta en tu disco duro de 2Gb máximos de tamaño, todos los archivos y carpetas que guardes en esa carpeta de tu ordenador se pueden acceder: desde cualquier otro ordenador tuyo en el que tengas instalado dropbox, la página web. La aplicación para blackberry está "coming soon" y la de iPhone funciona de maravilla. Si te registras desde este enlace, por el programa de “Referral”, dispondrás d2 2,25 Gb (en lugar de 2Gb), y a mí me regalarán 250 MB de espacio adicional.

Freemind. Un software de escritorio para elaborar esquemas y mapas mentales, para saber más, el artículo de la wikipedia: http://es.wikipedia.org/wiki/FreeMind

Gantt project, sirve para hacer diagramas de Gantt o cronogramas. :http://www.ganttproject.biz/

Solo los líderes seguros otorgan poder a otros

Los Ford no otorgaban poderes

Ilustra Maxwell la importancia de esta ley, a contrario sensu con la historia de Henry Ford I y II (abuelo y nieto): el abuelo fundó la bien conocida Ford Motor Company en 1903, y su declaración de visión es un clásico que aparece en varios manuales de estrategia empresarial:

Fabricaré un vehículo motorizado para la gran multitud. Será lo suficientemente grande para la familia, pero suficientemente pequeño como para que un individuo pueda conducirlo y cuidarlo. Será fabricado con los mejores materiales, por los mejores hombres que pueda contratar, según los diseños más sencillos que la ingeniería moderna pueda idear. Pero tendrá un precio tan bajo, qué todo hombre que reciba un buen salario podrá poseer uno y disfrutar con su familia las bendiciones de las horas placenteras en los grandes espacios abiertos de Dios.

Alcanzó esa visión y en 1914 producía casi la mitad de todos los automóviles vendidos en Estados Unidos: el modelo T, diseñado personalmente por el propio Ford. No admitió por mucho tiempo cambios ni mejoras en su modelo, y solo en 1927 accedió de mala gana a lanzar un segundo modelo (Modelo A). En 1931 había perdido mucha cuota de mercado, pasando del inicial 50% a un 31%.

En principio, a Henry Ford I lo iba a suceder su hijo Edsel, que había trabajado en la Ford Motor Company desde niño. Henry Ford lo nombró presidente, pero al mismo tiempo, lo minaba apoyando a otros líderes en detrimento de su propio hijo. El viejo Henry era un líder poco seguro que no otorgaba poder a otros. En 1943, cuando Edsel contaba con 49 años, murió de forma repentina. En 1945, su hijo, Henry Ford II, de 26 años fue nombrado presidente de la compañía. Consciente de sus limitaciones, se rodeo de ejecutivos experimentados, pero viendo su puesto en peligro, Henry Ford II adoptó la siguiente pauta de comportamiento: cada vez que un ejecutivo de la Ford obtenía poder e influencia, Henry lo degradaba, o humillaba públicamente, o apoyaba a sus subordinados invitándolos a criticarlo. La siguiente cita es literal de Henry Ford II y describe su estilo de liderazgo, contrario a la ley del otorgamiento de poderes:

No permitas que un hombre que trabaja para ti se sienta muy a gusto. No dejes que se acomode ni que establezca sus costumbres. Siempre haz lo opuesto a lo que él espera. Mantén a tu gente ansiosa y fuera de equilibrio.

Lincoln, un líder seguro de sí mismo otorgando poderes

Tanto como se empeño Henry Ford en quebrantar la Ley del Otorgamiento de Poderes, motivando y minando alternativamente a los líderes de su organización, se empeñó Abraham Lincoln en aplicarla: conformó su gabinete con todos sus antagonistas políticos, y respecto a la forma de relacionarse con sus subordinados, se refleja en este mensaje enviado al general George G. Meade:

No será estorbado por instrucciones de último minuto de estas oficinas centrales. Su ejercito tiene la libertad de actuar según usted considere conveniente conforme surjan las circunstancias

Lincoln, además, aceptó siempre públicamente la responsabilidad por las batallas perdidas y las oportunidades desaprovechadas. Podía permitirse esta forma de actuar porque estaba completamente seguro de sí mismo.

Obstáculos comunes al otorgamiento de poderes

Maxwell enumera tres razones por las cuales  muchos lideres no respetan la Ley del Otorgamiento de Poderes:

• Deseo de seguridad en el trabajo. Muchos piensan que si enseñan o ayudan a otros, se podrá prescindir de él, pero lo cierto es justo lo contrario: la paradoja del otorgamiento de poderes (quien continuamente pueda otorgar poderes a otros y les ayude a desarrollarlos se convertirá en indispensable para la organización)
• Resistencia al cambio. El otorgamiento de poderes estimula a las personas a crecer y a hacer innovaciones, lo que produce cambios constantes.
• Falta de autoestima.

Según este revelador esquema, tres son las fases hacia la madurez.

Dependencia. Paradigma del tú: Al nacer, somos totalmente dependientes, sin el cuidado de otras personas no sobreviviríamos (tú me cuidas, tu haces o no lo que tienes que hacer y yo te culpo si no lo hacss… ), cuando poco a poco, podemos hacernos cargo de nuestra persona en todos los ámbitos (físico, mental, emocional y económico), llega la siguiente fase.

Independencia. Paradigma del yo: Yo puedo hacerlo, yo soy responsable, yo me basto a mí mismo. Podemos desenvolvernos por nuestros propios medios. Se ve a simple vista que la independencia es más madura que la dependencia, y se ha ensalzado tanto la independencia, se ha puesto tanto enfasis en el paso de dependencia a independencia, que a menudo se olvida que este no es el final del camino, y que, cuando hemos logrado ser independientes, estamos listos para la tercera fase de la madurez.

Interdependencia. Paradigma del nosotros. Nosotros podemos cooperar, nosotros podemos combinar nuestros talentos y actitudes para crear juntos algo mejor y más importante. Una vez que hemos alcanzado la independencia, podemos atrevernos con la interdependencia, pero no antes.

Ordene su zona de trabajo para que sea cómoda, atractiva y propicia para trabajar un tiempo prolongado

Recomienda este autor, que antes de empezar a trabajar despejemos la mesa, dejando en ella únicamente lo necesario para llevar a cabo la próxima tarea. La idea es tener a mano todos los informes, teléfonos y direcciones, materiales que nos vayan a hacer falta para poder, de una sentada, empezar y rematar la tarea. Por otro lado, un escritorio, con una silla cómoda, bien dispuesto y ordenado hará que nos resulte más fácil sentarnos y concéntranos en la tarea, haciendo placentera la experiencia de trabajar e incrementando nuestra productividad.

Este principio, lo aplico personalmente de forma especial cuando hago alguna receta de cocina o repostería:

1. Despejo la zona de trabajo
2. Dispongo de forma adecuada todos los accesorios necesarios
3. Reúno los ingredientes, ya pesados y medidos, listos para incorporar a la receta

Esta preparación previa hace mucho más placentera la experiencia de cocinar.

Es como el hombre que después de comprar un hacha a mi vecino herrero quería tener toda su superficie tan brillante como el filo; el herrero accedió a pulírsela tan brillante si él le daba vueltas a la rueda. Así la giró mientras el herrero presionaba firme y fuertemente la ancha hoja del hacha sobre la piedra, lo que hacía muy fatigoso dar las vueltas. el hombre venía desde la rueda a cada momento para ver como iba el trabajo, y al fin tomó su hacha como estaba sin pulirla más:

- No –le dijo el herrero- da vueltas, da vueltas; haremos que se pula poco a poco, ya que aún está llena de manchas.

- Sí –le contestó el hombre- pero parece que me gusta más un hacha con manchas.

Y la trae a colación a propósito de su gusto personal por el orden, y al esfuerzo que le suponía tener cada cosa en su sitio. Tanto esfuerzo le costaba, que muchas veces estuvo cerca de abandonar su empeño en ser ordenado, pensando que, si se supiera lo mucho que se exigía a sí mismo en ese aspecto, podría parecer ridículo, y que un hombre bueno debe de permitirse algún defectillo, para ser tolerado por sus amigos. Estuvo cerca de abandonar… pero no abandonó, y aunque se quedó lejos de la perfección que ambicionaba, el continuo esfuerzo realizado persiguiendo dicha perfección lo hizo ser un hombre mejor y más feliz.

Lo que se extraé de esta historia:

• La excelencia personal tiene un precio muy alto (nuestro esfuerzo) que tenemos que pagar nosotros y nadie más.
• Si nos empeñamos a ser perfectos, algún día seremos buenos.

1. Los valores son convicciones profundas de los seres humanos que determinan su manera de ser y orientan su conducta.

La solidaridad frente a la indiferencia, la justicia frente al abuso, el amor frente al odio.

2. Los valores involucran nuestros sentimientos y emociones.

Cuando valoramos la paz, nos molesta y nos hiere la guerra.
Cuando valoramos la libertad nos enoja y lacera la esclavitud.
Cuando valoramos el amor y lastima el odio.

3. Valores, actitudes y conducta están relacionados.

Los valores son creencias o convicciones de que algo es preferible y digno de aprecio. Una actitud es una disposición a actuar de acuerdo a determinadas creencias, sentimientos y valores. A su vez las actitudes se expresan en comportamientos y opiniones que se manifiestan de manera espontánea.

4. Los valores se jerarquizan por criterios de importancia

Cada persona construye su escala de valores personales. esto quiere decir que las personas preferimos unos valores a otros.

5. Los valores más importantes de la persona forman parte de su identidad. orientan sus decisiones frente a sus deseos e impulsos y fortalecen su sentido del deber ser.

Por ejemplo, una maestra responsable hará todo lo que esté en sus manos para que sus alumnos alcancen los objetivos educativos del ciclo escolar, se sentirá mal consigo misma si por razones claramente atribuidas a ella, los niños no reciben las oportunidades de aprendizaje que debieran. Solo sentimos pesar al hacer algo incorrecto cuando el valor en cuestión es parte de nuestro ser.

Fuente;calendario de Valores 2007-2008

Según recoge en su autobiografía, en torno a 1728 (contaba 22 años) se propuso alcanzar la perfección moral, y pronto cayó en la cuenta de que para lograr su propósito no bastaba con querer ser totalmente virtuoso. Elaboró una lista de virtudes, intentando englobar todo lo que le parecía bueno y deseable y optando por poner más nombres y menos ideas, antes que más ideas y menos nombres. Así obtuvo esta lista de 13 virtudes:

1. Templanza: No comer hasta hartarse. No beber hasta alegrarse.
2. Silencio:No hablar sino lo que beneficie a otros o a uno mismo. Evitar las conversaciones frívolas.
3. Orden: Colocar cada cosa en su sitio. Dedicar a cada parte de nuestro negocio su tiempo.
4. Determinación: Decidirse a llevar a cabo lo que sea necesario. Llevar a cabo sin falta lo que se decida.
5. Frugalidad: No gastar excepto para beneficiar a otros o a uno mismo, es decir, no desperdiciar nada
6. Diligencia: No perder el tiempo. Estar siempre ocupado en algo útil. Cortar todas las acciones innecesarias.
7. Sinceridad: No utilizar ningún artificio nocivo. Pensar con inocencia y justicia, y, si hablamos, obrar en consecuencia.
8. Justicia: No perjudicar a nadie diciendo injurias u omitiendo las buenas obras a que estamos obligados.
9. Moderación: Evitar los extremos. Evita sentirse ofendido por las injurias tanto como creas que lo merecen.
10. Limpieza: No tolerar la suciedad en el cuerpo, vestido o habitación.
11. Tranquilidad: No te molestes por nimiedades o por accidentes comunes o inevitables.
12. Castidad: Usar rara vez el sexo excepto para la salud o descendencia; nunca hasta la torpeza o debilidad, o perjudicar nuestra paz o reputación, o la de los demás.
13. Humildad: Imitar a Jesús y a Sócrates.

Debe indicarse que el orden establecido de las 13 virtudes no es casual, si no premeditado y elegido por Franklin (por ejemplo, una vez obtenida y consolidada la virtud de la templanza, lograr el silencio será más fácil).

Es muy probable que cada uno de nosotros hubiera elegido otras virtudes, o las habría definido de distinta forma, pero el método que Benjamin Franklin utilizaba para autoevaluarse, nos servirá a todos. Cada semana se centraba en una sola de las virtudes (enfoque), y se esforzaba en ser fiel a ella en todos y cada uno de sus actos, dejando las otras doce a su suerte natural, a la noche, en su diario, cubría un cuadro similar a este (él utilizaba la inicial de las virtudes, yo he puesto el nombre completo):

Ana Belén y Víctor Manuel

Esta tarde asistí en Santiago a un acto organizado por la Asociación para el Progreso de la Dirección titulado “La superación personal, algo más que motivación”. Colaboraban en la organización la Fundación G-Prodis y Qcoach.

Manuel Rivero dió una interesante conferencia de 50 minutos, consistente en desplegar un decálogo para explotar nuestro talento y desarrollar nuestro potencial.

Iago Pérez Santalla, autor del libro “El ilímite de pensarse libre” presentó la ponencia “El ilímite de las personas”. Lo primero que debo agradecer a Iago, es que dedicase su ponencia a Florencio López Fernández, O cego dos vilares, ya que así me dió a conocer su interesante historia y me animó a escuchar alguna de las grabaciones que se conservan.

Iago nos explicó que todos tenemos capacidades, y todos tenemos incapacidades, e igual que no hay nadie que sirva para todo, tampoco hay nadie que no valga para nada. No existen los inútiles. Poniéndose a sí mismo como ejemplo (está aquejado de una parálisis cerebral) dijo que, si de lo que se trata es de correr una maratón, efectivamente, él es incapaz, pero si hablamos de leer un poema y comentarlo, entonces, es muy capaz, y, quizás, el incapaz el corredor de maratones. Partiendo de esta premisa, de que todos tenemos nuestras capacidades, a la sociedad, frente a los discapacitados, le caben según Iago, dos alternativas:

• el rechazo
• la integración natural

Dijo de la integración natural, que no se puede legislar, por que no hay ley que pueda obligar a quién no quiera, a tomarse un café con él.

Iago Pérez Santalla es autor del libro “El iímite de pensarte libre”, que espero comprar pronto.

Enlaces relacionados:

“Soy Iago, tengo paralisis cerebral y no soy un inútil, eso no existe”

Un joven con paralisis cerebral relata como superó dificultades hasta hacer un doctorado

Ley de la eficiencia obligada: Nunca hay tiempo suficiente para hacer todo, pero siempre hay tiempo suficiente para hacer la cosa más importante.

La primera vez que leí a David Allen, me impactó una afirmación suya: desengañate, nunca te pondrás al día, nunca leerás esa pila de artículos interesantes que conservas en tu despacho para cuando tengas tiempo. Quizás por que, desde donde estaba cómodamente sentado leyendo esa afirmación, podía ver una pila de revistas de medio metro de altura, cada una de ellas con un post it señalando una página.

La idea es muy simple: el tiempo es un recurso limitado, es imperativo por tanto ser selectivo a la hora de decidir lo que hacemos con él. Brian Tracy, en el capítulo 7 de ¡Tráguese ese sapo! propone tres preguntas que debemos de hacernos continuamente para mantenernos enfocados en las cosas más importantes:

¿Cuales son mis actividades de mayor valor?. De todas las cosas que tenemos pendientes ¿cuales aportarán más a nuestra empresa? ¿a nuestra familia? ¿a nuestra vida?. Esas son las que se merecen, antes que ninguna otra, nuestro tiempo. Preguntémonos  a nosotros mismos, a nuestro jefe, a nuestros compañeros, a nuestra familia y amigos.

¿Qué puedo hacer yo que sólo puedo hacer yo que si lo hago bien producirá una verdadera diferencia?. Esta pregunta está ideada por Peter Drucker, y es realmente inspiradora, hacérnosla una y otra vez ayudará sin duda a elegir lo importante.

¿Cuál es hoy el uso más valioso de mi tiempo?. Dice Brian Tracy que esta, precisamente esta, es la pregunta clave de la productividad, y que tiene una respuesta concreta a cada hora del día. Nuestro trabajo es formular continuamente esta pregunta, y actuar siempre conforme a la respuesta.

Si respondemos con precisión a estas tres preguntas, podremos:

• establecer prioridades claras
• superar la postergación de decisiones
• empezar la realización de actividades que impliquen el uso más valioso de nuestro tiempo

La dirección de esta escuela dice tener en la excelencia uno de sus principales valores y en su argumentario para convencer a eventuales clientes, figura:

• Atención personalizada al alumno,
• Aulas equipadas con las últimas tecnológicas,
• Un equipo docente de primera línea compuesto por profesionales en activo de distintos sectores con reconocida experiencia profesional y ocupando cargos de responsabilidad en el mundo laboral
• Orientación eminentemente práctica de sus cursos
• Asistencia a los cursos perfectamente compatible con la actividad laboral

La versión de los ex alumnos se puede ver en una página de testimonios, que estuve leyendo, y resulta interesante, aquí pego uno de ellos:

Me gradué en 1.998 y 1.999 en cursos de Dirección de Banca y Dirección Económico-Financiero. Posteriormente, en el 2.000 me gradué en el Master de Dirección Económico-Financiera y Bancaria. Llevo desde el año 1.996, trabajando en el sector bancario y finanzas. He pasado por puestos de atención al público, comerciales, dirección de sucursal y analista de inversiones de Direcciones de Área y Direcciones Territoriales. Mis cursos con IDE CESEM me han servido de mucha ayuda. La documentación y el material, me sigue acompañando actualmente y es de obligada consulta. Gracias,

Entre las empresas que han confiado a IDE CESEMN la formación de sus plantilas, se encuentran: Iberdrola, Ayuntamiento de Madrid, Cemex España, Cruz Roja, Fundación Once, Bolsa de Madrid, Mutua Madrileña o Telefónica.

Más información:

|Teléfono 91 310 51 80
|Formulario de contacto en la web
|Video corporativo IDE-CESEM

Los hábitos son factores poderosos en nuestras vidas. Dado que se trata de pautas consistentes, a menudo inconscientes, de modo constante y cotidiano expresan nuestro carácter y generan nuestra efectividad… o inefectividad.

Y en una definición más amplia y jugosa, para la que Covey utiliza como ejemplo el hábito de escuchar: el hábito es la intersección de tres elementos:

• conocimiento
• capacidad
• deseo

Conocimiento.  Saber que hacer y por qué. Puede que en mis conversaciones hable mucho y no escuche nada y esté tan tranquilo, sin ni siquiera saber que necesito escuchar más. Tener el conocimiento de que debo incorporar una nueva pauta de conducta a mi vida cotidiana es el primer elemento del hábito.

Capacidad. Saber como hacer. Si ya he notado la necesidad de escuchar, puede que aún no sepa como hacer para escuchar realmente a la otra persona.

Deseo. Querer hacerlo. Si sé que tengo que escuchar, y se como hacerlo pero no quiero hacerlo… simplemente no podré desarrollar el hábito.

Podemos cambiar y crecer actuando sobre nuestros hábitos, pero para tener éxito en el proceso, debemos trabajar cada uno de los tres elementos mencionados.

Tags: habitos, productividad, Stephen Covey

Me ha gustado mucho la propuesta elaborada por Jero Sánchez (@ElGachupas en twitter) en su blog de productividad. La títula DPV o Desarrollo de Plan de Vida, y tanto me ha gustado que me he tomado la molestia de representarla gráficamente.

Desde mi punto de vista, admite una única puntualización: en los pilares vitales añadiría un área espiritual, transcendente, o de paz interior, y el sistema de organización lo pondría en la ejecución.

Descarga el pdf haciendo click en la imagen.

Tu área clave de resultados más débil marca hasta donde puedes utilizar todas tus habilidades y capacidades

En todos los trabajos hay un conjunto de áreas clave de resultados (no muchas, entre 5 y 7). Un área clave de resultados se define como algo que debemos lograr para tener éxito en nuestro trabajo. Para que sirva de ejemplo, aquí van un par de listas de áreas clave de resultados que define el propio Brian Tracy en su libro Metas. Primero, las de un comercial:

1. hacer prospección
2. establecer la comunicación
3. identificar las necesidades
4. presentar soluciones
5. responder a las objeciones
6. cerrar la venta
7. conseguir que los clientes satisfechos repitan el pedido y nos recomienden a otros

Y después, las de un ejecutivo, o alguien que esté en dirección de empresas:

1. planificación
2. organización
3. dotación de personal
4. delegación
5. supervisión
6. medición
7. presentación de informes

Después de haber elaborado la lista de nuestras áreas claves de resultados, el siguiente paso es calificarnos (o, mucho mejor, hacer que nos califiquen) de uno a diez en cada una de ellas. Habrá una o varias áreas en las que la puntuación será inferior al resto. Esa área de resultados en la que somos malos, o no tan buenos, es nuestro freno, según Brian Tracy, la gente tiende a evitar y postergar las tareas de áreas de resultados en los que en el pasado se desempeñó mal.

El principio que aquí resumo, viene a decir que, aunque tengamos un 8 de media en nuestras áreas de resultados, si tenemos un 3 en una de ellas, seremos un profesional de 3 sobre 10. Una forma de mejorar rápidamente es centrarnos en el área clave de resultados en la que más necesitamos mejorar, trazar un plan para ser buenos en eso, determinar un baremo, fijar una fecha límite y ponernos manos a la obra. Todos tenemos fortalezas y debilidades, en lugar de justificarnos por nuestras áreas débiles, identifiquémoslas con claridad y pongámonos a trabajar para mejorarlas:

1. hacer nuestra propia lista de áreas clave de resultados
2. puntuarnos (o hacer que nos puntúen sinceramente en todas ellas
3. trabajar en ser mejores en aquella área que suponga nuestro punto débil

Este proceso, bien podría repetirse periódicamente.

Tags: productividad, desarrollo personal

No es posible que tengas bajo control una lista de 500 cosas, debes de hacer como los procesadores: tener un buffer de tamaño limitado.

Enseguida comprendí la idea, y me pareció brillante, de esas que te hacen exclamar ¿cómo no lo había pensado antes?. Si hubiera tenido este concepto claro desde el principio de la implantación de GTD, me habría evitado algún disgusto.

En informática, un buffer de datos es una ubicación de la memoria reservada para el almacenamiento temporal de información mientras está esperando ser procesada. En un sistema de organización personal, podríamos llamar buffer al listado de próximas acciones que están esperando a ser completadas,  y debería tener un tamaño limitado.

Voy a intentar trabajar con un buffer limitado de 500 acciones pendientes, que distribuiré del siguiente modo:

1. 150 acciones “Do ASAP”, para hacer cuanto antes (ASAP, As Soon As Posible)
2. 150 acciones en estado “Inactivo”, deben hacerse, pero no por ahora
3. 200 acciones delegadas, o encomendadas a otras personas

Como no quiero que se me escape nada importante, espero que esta limitación que me acabo de imponer me sirva de aliciente para:

• Ser muy selectivo con lo que añado a la lista de acciones pendientes
• Hacer, hacer y completar acciones de la lista.

1. Repasar mis proyectos, estableciendo para todos y cada uno de ellos un “propósito”, una “visión” y un nivel de prioridad. Para establecer el propósito respondo a la pregunta ¿qué me mueve a acometer este proyecto?, ¿qué es lo que en realidad quiero conseguir?. La visión la determino pensando en cosas concretas que me traerá el proyecto acabado. Para la prioridad, he usado una escala de cuatro niveles:
1. Imprescindible, catástrofe irremediable si no lo hago
2. Necesario, graves consecuencias si no se lleva a cabo
3. Aconsejable, es mejor hacerlo
4. Da igual
2. Vaciar las bandejas de entrada. Todos los correos electrónicos procesados, y la bandeja de entrada física totalmente vacía me ayudaron realmente a recuperar la sensación de control. Creo que uno de los errores más grandes que cometí en lo que a GTD se refiere, es dejar acumular elementos en la bandeja de entrada física o electrónica, pasando semanas enteras sin vaciarla.
3. Asegurarme de que todos mis proyectos tienen, al menos, una acción pendiente. Para aquellos que no la tenían, dos alternativas: o establecerla, o pasarlos a “Algún día tal vez”.

En realidad, esto no es más que un buen repaso semanal. Ahora me queda pendiente:

1. Revisar todas las próximas acciones, para asegurarme de que cada una tiene establecido contexto y prioridad
2. Clasificar el material de consulta, tanto el de papel como el digital, que ahora son masas informes
3. Purgar los archivos de proyectos, para eliminar carpetas y directorios que se refieren a proyectos cerrados

Por si alguien está con los propósitos del 2010, aquí dejo una ficha de elaboración propia (y deudora de Brian Tracy) para el establecimiento de objetivos personales. A continuación explico como rellenarla,

1. ¿Qué quiero conseguir?. Descripción del objetivo. El primer paso es describir el objetivo, debemos de hacerlo en positivo, usando el verbo presente, y la primera persona singular, como si ya lo hubiéramos conseguido.(Ejemplo: impulsar en mi empresa la implantación de un software de tipo ERP que proporcione datos fiables de costes a nivel de linea de pedido)
2. Referencia del objetivo. Poner una referencia breve a cada objetivo, facilita luego referirse a ellos (por ejemplo, para indicar que proyectos personales están relacionados con cada objetivo), así por ejemplo, utilizo 3 letras para indicar el área de la vida, y dos dígitos numéricos: NYP01 es Objetivo 1, Negocios y profesión.
3. Título del objetivo. Después de haberlo descrito, lo titulamos resumiendo en tres o cuatro palabras la descripción: “Estar en forma”, “Implantar ERP.”
4. ¿Cuando estará logrado?. Desde el principio debemos determinar qué resultados esperamos de la consecución del objetivo, y qué cosas concretas nos indicarán que hemos tenido éxito, describámoslas como si las estuviéramos viendo. Repasar esta visión del objetivo logrado servirá de motivación.
5. Factores críticos dé éxito. Un factor crítico de éxito es un conjunto de circunstancias que influyen en el cumplimiento de objetivo, son las causas que, si fallan, impedirán que cumplamos con nuestro objetivo. Por ejemplo, si el objetivo es perder peso, los factores críticos de éxito serán “alimentación adecuada” y “ejercicio físico”. Se trata de desgranar un objetivo en varios factores críticos de éxito, y luego centrarse en cada uno de ellos.
6. Conocimientos y habilidades. Quizás adquirir nuevos conocimientos o habilidades nos ayuden en nuestra lucha por adquirir el obejtivo, por ejemplo, para el objetivo de implantar el ERP, podríamos enumerar: “gestión de proyectos”, “gestión del cambio”, “funcionamiento del nuevo ERP”, etc.
7. Hábitos. Nuevos hábitos que debamos adquirir y que nos van a ayudar en la consecución del objetivo, si estamos hablando de alcanzar nuestro peso ideal, los hábitos podrían ser “cenar frugalmente”, “beber mucha agua”, “ir caminando al trabajo…”
8. Actividades diarias. La acción lo es todo ¿qué pequeña cosa podemos hacer cada día y que resulten más convenientes para lograr este objetivo?.
9. Acciones. o hitos, pasos intermedios que tendremos que dar de camino al objetivo final, por ejemplo, en el ejemplo de “Implantar un ERP”, las acciones podrían ser “seleccionar ERP”, “formar equipo del proyecto”, “comprobar requerimientos hardware”, etc.

Cuanto más ambicioso y complejo sea el objetivo, más ayuda haberlo desmenuzado de esta forma.

Analizo los puntos fuertes  y el potencial de cada uno de los miembros de mi equipo, y también tengo en cuenta sus intereses personales y sus objetivos. Discuto estos temas con cada uno de ellos y trato de repartir el trabajo en función de las conclusiones. Yo delego.

Todo cambia cuando James aprende y aplica los principios de un delegación eficaz, resumidos en 6 pasos.

1. Prepararse con antelación. Antes de delegar una tarea, debemos reflexionar sobre ella, y en especial, sobre cual es el resultado final que esperamos obtener cuando esté finalizada.
2. Definir claramente y explicar cada tarea. Hay que se explícito, y asegurarse de que la otra persona comprende lo que se le dice, pidiéndole que repita lo que entendió.
3. Determinar los plazos temporales en los que se debe completar la tarea, y comunicarlos, como un aspecto más de la tarea delegada.
4. Definir los niveles de autoridad que el delegado puede emplear en su tarea. Podemos distinguir tres niveles de autoridad, y hay que determinar cual de ellos es el que se atribuye a la persona que se delega la tarea, estos tres niveles son:
• Autoridad para hacer recomendaciones. Esta se confiere cuando lo que se espera que haga quien recibe la delegación es darnos sus impresiones para que nosotros tomemos una decisión.
• Autoridad para informar y poner en marcha. El que recibe la delegación, nos informa antes de emprender ninguna acción, así pueden detectarse problemas potenciales.
• Autoridad para actuar. Se confiere toda la autoridad para actuar en relación con el proyecto.
5. Establecer controles periódicos para reunirse con la persona que ha recibido el trabajo y analizar los progresos y ofrecer pautas si fuera necesario. Para confirmar que todo marcha en la dirección correcta, y con más frecuencia al principio, para espaciarlas luego.
6. Convocar una sesión de revisión, para comprobar tres cosas:lo que ha ido bien, lo que se puede mejorar, y lo que hemos aprendido, escuchando las impresiones del que recibió la delegación, y dando también las del que delegó.

• 481 tareas pendientes identificadas, después de “purgarlas” intensivamente descartando en torno al 10%
• 98 proyectos, 25 de ellos en vía muerta (sin acciones pendientes identificadas)
• 35 correos en la bandeja de entrada sin procesar
• una bandeja física rebosando de documentación pendiente de procesar
• un par de días con la sensación de no saber que hacer, y dedicándome a tareas de poco valor, notándome “sobrepasado” por lo pendiente.

Por ese principio en el que creo firmemente de que, no hay mal que por bien no venga, trataré de aprender algo sobre este colapso anti productivo en el que estoy.

Es probable que no sea capaz de identificar los errores cometidos , pero si es seguro que algunos de ellos son estos:

• Repaso semanal incompleto y discontinuado: he dejado pasar más de un viernes sin hacer un repaso semanal, y los que he hecho, no estaban bien, ahora creo que los requisitos que debo exigirles a mis repasos semanales son:
• que queden vacías todas las bandejas de entrada
• que no quede ni un solo proyecto sin una próxima acción identificada
• ineludibles, ni un solo viernes puede quedar sin repaso semanal
• Material de consulta desorganizado: en mi despacho, una gran superficie plana, sobre dos archivadores, acumula montones de revistas y documentos que no forman parte de los proyectos, pero que consideré interesante guardar. La apariencia de desorden y caos, y la dificultad de encontrar cualquier documento relevante son una complicación añadida.
• Acciones pendientes mal documentadas: he estado revisando el thinking rock con espíritu crítico, y he visto que, en general, las próximas acciones están mal documentadas, muchas veces no indican la prioridad, o el contexto, y utilizo una próxima acción para recopilar “pensamientos”, o proyectos (en la descripción de la acción voy anotando las acciones hechas y pendientes). Esto hace inservible la lista de acciones: no puedo filtrarlas por contexto, por que, con las prisas de tomar nota no lo he anotado, y aparecen entremezcladas, “cosas”, que no son acciones
• Ausencia en general de disciplina aplicando GTD: carpetas de proyectos finalizados mezcladas con proyectos en curso, acciones finalizadas que figuran en la listas como pendientes, correo de hace semana que se queda en la bandeja de entrada de correo electrónico como recordatorio, en lugar de ser encuadrado como acción o proyecto, etc.

Pienso dedicar estos días de vacaciones a releer a Allen, volver a centrarme en los principios y el significado de la metodología GTD, y veremos que se me ocurre para volver a “la zona” y recuperar las riendas de mi sistema.