Produtividade no Microsoft Outlook

Já precisou mover ou apagar diversas pastas entre de uma só vez?

noreply@blogger.com (Thiago Madeira de Lima) — Sun, 27 Jun 2010 14:45:00 +0000

Se já tentou isso sabe que o Microsoft Outlook só permite mover ou apagar uma pasta por vez.

Para contornar essa situação você pode mover todas as pastas para outra pasta e depois mover ou apagar esta pasta.

Exemplo: Para mover as pastas “clientes”, “fornecedores” e “parceiros” para o seu PST de “arquivados”?

Crie uma pasta temporária e mova as 3 pastas para dentro da temporária. E depois mova a temporária para dentro do seu PST de “arquivados”.

Essa dica é muito funcional quando é necessário mover diversas pastas entre PSTS.

Agendando um horário para a entrega de um e-mail

noreply@blogger.com (Thiago Madeira de Lima) — Thu, 17 Jun 2010 22:28:00 +0000

Um recurso interessante do Outlook é a possibilidade de agendar o envio de uma mensagem para qualquer data e horário.

Um exemplo, você não pode responder um e-mail agora pois está ocupado em outra tarefa, ou não quer responder instantaneamente e passar a impressão para o destinatário que você está com o tempo livre.

Para isso, clique no botão “Novo Email” na barra de ferramentas, vá ao menu “Opções” e depois clique no botão “Atrasar Entrega”. Com o campo “Não entregar antes de” selecionado, indique quando você quer que o e-mail seja enviado.

A mensagem ficará presa na caixa de saída, e você pode revisar mais tarde se precisar.

Mas cuidado, o recurso só funciona com o Outlook aberto!

Veja o vídeo:

Esta dica foi postada pelo Fernando Calheiros de Lima, Gerente de Projetos da Penso Tecnologia.

Aumentando sua produtividade desligando os alertas de novos emails no Outlook

noreply@blogger.com (Thiago Madeira de Lima) — Tue, 15 Jun 2010 22:54:00 +0000

Eu uso bastante da metodologia GTD para gerência de tempo do David Allen. (http://www.davidco.com/)

Na semana passada li um artigo sobre como que o tempo é “roubado” por interrupções.

Você interrompe seu trabalho por algum motivo, um novo e-mail por exemplo, e perde o foco na tarefa que estava realizando. Dêem uma lida no artigo em inglês.

Achei também uma piadinha que explica exatamente o que acontece de uma forma mais bacana! J

Bom, e como se resolve isso? Desabilitei os alertas de novos e-mails do meu Outlook. Desta forma não interrompo meu trabalho quando chega um novo e-mail.

Para desabilitar os alertas de novos e-mails no Outlook siga os seguintes passos:

Ferramentas->opções. Na ABA preferências entre no botão “opções de email” e em seguida em “opções de email avançadas”. Nesta tela existem as opções de alerta de novos e-mails.

Desligue o alerta de SOM, de alterar rapidamente o cursor do e-mail e também a opção “exibir um alerta de novo email na área de trabalho”

Pronto! Já é possível trabalhar sem interrupção.

Só não se esqueça de desligar também os MSNs, skypes e outras ferramentas de comunicação!

Criando tarefas e agendamentos a partir de mensagens de e-mail

noreply@blogger.com (Thiago Madeira de Lima) — Fri, 28 May 2010 22:02:00 +0000

Um recurso muito bacana do Outlook é a possibilidade de se criar tarefas, agendamentos ou até mesmo anotações a partir de mensagens/e-mails.

O contrario também é possível, na verdade você pode arrastar qualquer tipo de item para a barra lateral do Outlook e criar um novo item a partir do item arrastado.

Veja o vídeo e entenda!

Marcando suas respostas com o seu nome para facilitar a leitura.

noreply@blogger.com (Thiago Madeira de Lima) — Tue, 18 May 2010 11:09:00 +0000

Quando se está envolvido em grandes conversas, normalmente com mais de um participante, é difícil conseguir ler a mensagem de forma ordenada, sabendo quem respondeu o que.

Por conta desta bagunça, me preocupo quando vou enviar uma resposta, para garantir que seja fácil identificar qual “pedaço” é a minha resposta.

O Outlook já tem uma funcionalidade que permite que todas as suas respostas (replys) sejam identificadas com o seu nome, tornando desta forma a leitura mais simples e rápida.

Veja um exemplo de como isso se apresenta:

Para ligar este recurso você deve ir ao menu “ferramentas->opções de e-mail” e em seguida marcar a opção “Marcar comentários como” e colocar o seu nome ou qualquer outro texto que você deseje.

Agora salve a configuração apertando o botão OK e responder qualquer mensagem que lhe foi enviada!

Esta dica me foi ensinada pelo meu sócio Erik Lopes. Erik, muito obrigado!

Enviando anexos grandes no Outlook sem se preocupar com os limites de caixa postal

noreply@blogger.com (Thiago Madeira de Lima) — Thu, 13 May 2010 14:33:00 +0000

Enviar mensagens/e-mails com anexos grandes é sempre um problema. Ninguém sabe ao os limites do seu próprio servidor e muito menos do servidor do destinatário.

Se o que foi enviado passar do limite de algum dos servidores no meio do caminho a mensagem/e-mail vai retornar com uma mensagem de erro. Para piorar esta mensagem de erro é muitas vezes algo incompreensível para os usuários leigos.

Mas se você conseguir receber o arquivo e armazenar ele no seu Outlook, dentro de uma pasta, por exemplo, ele pode comprometer o desempenho do seu trabalho, pois arquivos grandes “incham” o arquivo de dados (PST) do Outlook deixando ele mais lento.

Para resolver este problema estou usando um plugin para o Outlook que anexa o arquivo na nuvem. Ao invés do arquivo ser enviado dentro do e-mail ele é enviado para um servidor na internet e dentro do e-mail vai apenas um link de referencia ao arquivo.

Com isso consigo mandar e-mails com anexos de até 100 megas, sem atrapalhar o desempenho do meu Outlook e sem ter que me preocupar com o tamanho máximo de mensagens dos servidores ou da caixa postal do meu destinatário.

O plugin se chama drop.io for Outlook e pode ser baixado em :

http://drop.io/file/outlook

PS: É importante avisar que o plugin ainda é beta e pode conter bugs, porem eu estou usando normalmente a algum tempo e não tive problemas.

Depois de instalado o plugin reinicie seu Outlook e quando quiser enviar uma mensagem com um anexo grande, abra a tela de nova mensagem e clique no botão “Attach Files with drop.io” , conforme a tela abaixo, e anexe os arquivos de sua preferência.

Pronto! A pessoa que receber o e-mail visualizará o anexo da seguinte forma:

Tenho usado muito esse recurso e agora posso transmitir mensagens/e-mails sem preocupações!

Apague a mensagem/e-mail original depois de responder.

noreply@blogger.com (Thiago Madeira de Lima) — Tue, 11 May 2010 12:57:00 +0000

Utilizando o sistema de busca/search rápida do Windows Vista ou Seven (tem disponível também para XP, mas é uma atualização) você pode buscar qualquer mensagem baseada em seu conteúdo, independente da pasta que a mensagem/email foi salva.

Por conta deste sistema avançado de busca eu comecei a apagar a mensagem original quando a respondo.

Se precisar da mensagem original irei encontrar-lá no corpo da minha resposta, que foi salva automaticamente na minha pasta de itens enviados.

Desta forma economizo espaço no meu Outlook e também torno as buscas mais rápidas, pois existirão menos resultados nas minhas pesquisas.

Nota importante: Isso não vale para e-mails que contenham anexos, pois os anexos não são reenviados quando uma mensagem é respondida. Neste caso você deve salvar a mensagem original em alguma pasta do seu interesse.

Criando alertas no Microsoft Outlook para seus RSS FEEDs

noreply@blogger.com (Thiago Madeira de Lima) — Thu, 06 May 2010 17:55:00 +0000

Um dos maiores atrativos da Internet é o poder com que qualquer pessoa pode expressar suas idéias e atingir públicos antes inimagináveis. E a forma mais comum de expressarem estas opiniões é através dos blogs. Afinal até eu consegui montar um blog sobre minha opinião do Outlook!!

Quem acompanha diversos blogs, precisa saber quando um dos seus blogs favoritos é atualizado, afinal não existe cronograma de atualização, cada pessoa atualiza seu blog quando bem entender ou puder.

Para resolver esta questão existe um recurso chamado RSS FEEDS, que é uma forma de assinar um blog. Usando um leitor de RSS você é avisado quando houver alguma mudança nele.

Porém usar um novo programa para ler o RSS é algo chato e nas vezes que eu tentei acabei desistindo. Pois não abria o programa nunca.

Como solução, descobri que o Outlook tem a funcionalidade de ler RSS FEEDS como se fossem mensagens. Porém os RSS FEEDS aparecem no final da lista de pastas e eu tenho que lembrar de dar uma olhada na pasta, coisa que nunca acontece e acabo ficando sem ler os blogs, de novo.

Mas existe solução!!! O Outlook permite que sejam criadas regras baseadas nos FEEDS RSS e desta forma eu criei um alerta que me avisa quando novas postagens são feitas nos meus blogs preferidos.

Você deve ter RSS FEEDS já existentes no seu Outlook (se você não sabe fazer eu explicarei algum dia, mas basicamente : “ferramentas->configurações de conta->RSS feeds->novo”

Para criar os alertas siga esta seqüência :

Menu Ferramentas -> regras e alertas -> Nova regra. Depois clique na opção “Verificar novas mensagens quando chegarem”. Veja abaixo.

Na próxima tela marque a opção “de qualquer RSS FEED”, em seguida “avançar”

Agora é só escolher o tipo do alerta. Eu deixo 2 alertas, o na área de trabalho e o de mostrar uma mensagem especifica.

Agora é clicar no botão Concluir e suas novas regras estão funcionando!

Lembre-se que esta regra é do cliente Outlook e que não será replicada para o servidor se você estiver usando um servidor Exchange.

Novo Conector do Hotmail/Windows Live para o Microsoft Outlook

noreply@blogger.com (Thiago Madeira de Lima) — Tue, 04 May 2010 12:17:00 +0000

A Microsoft lançou dia 20 de abril uma nova versão do conector do Hotmail para o Microsoft Outlook.

Com este conector você pode utilizar o Outlook 2003, Outlook 2007 ou Outlook 2010 para acessar e gerenciar sua conta do Microsoft Windows Live Hotmail ou contas do Microsoft Office Live Mail.

O conector permite que você use seu Outlook para:

E-Mails - Ler e receber mensagens/e-mails das suas contas Live Mail e Windows Live Hotmail
Contatos - Use e gerencie seus contatos do Live Hotmail
Calendário - Acesse e sincronize diversos calendários, incluindo calendários compartilhados
Utilize opções avançadas de filtros de lixo eletrônico (junk-mail)
Acesse diversas contas de um único lugar, o seu Outlook

Se estiver usando o Outlook 2010, você ainda pode:

Sincronizar sua lista de remetentes permitidos e bloqueados do Hotmail com o Outlook
Seu status da conta Hotmail irá aparecer na barra de status do Outlook
Criar, no Outlook, regras de mensagens para a conta Hotmail, mesmo que ela não seja sua conta principal.

É possível baixar o conector diretamente do site da Microsoft ou receber automaticamente pelo Windows Update do pacote Office.

Download da atualização: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=39db2b89-af2e-41f9-a175-f93e1377959f&displaylang=en

Reinicie o Outlook depois da instalação.

Alterando o assunto de uma mensagem/e-mail para melhorar as buscas/search

noreply@blogger.com (Thiago Madeira de Lima) — Sat, 01 May 2010 15:18:00 +0000

Uma das funções mais produtivas do Microsoft Outlook é a busca/search. Seja usando o índice rápido ou a busca normal sempre encontro o material que preciso de forma rápida.

Porem algumas pessoas insistem em enviar mensagens/e-mails sem especificar corretamente o assunto, colocando referencias curtas ou mudando o assunto do corpo da mensagem/e-mail sem modificar o assunto.

Exemplo:

Assunto: relatório.

O correto seria:

Assunto: Relatório de vendas. Período Março de 2010.

Desta forma quando eu precisar procurar pelo relatório de vendas de março minha busca será muito simples. Com o assunto sendo apenas relatório eu sempre precisarei navegar entre as diversas mensagens/e-mails que contenham a palavra relatório até encontrar a mensagem/e-mail correta.

Mas graças ao tio Bill Gates, o Outlook possui uma funcionalidade que permite facilmente que os assuntos das mensagens/e-mail sejam alterados para facilitar seu arquivamento e futuras buscas, mesmo que você não seja o autor da mensagem!!!

Para alterar a mensagem/e-mail abra a mensagem com um duplo-clique e clique em cima da minha do assunto. Apesar de não aparecer marcado, você pode digitar e alterar o que você quiser. Depois de ter digitado o assunto correto da mensagem aperte ESC e o Outlook irá perguntar se você deseja salvar a alteração. Diga SIM e pronto. Mensagem arquivada corretamente!!

Veja o vídeo demonstrativo.

Bem vindo ao BLOG de Produtividade com o Microsoft Outlook

noreply@blogger.com (Thiago Madeira de Lima) — Sat, 01 May 2010 14:28:00 +0000

Bem vindo ao blog Produtividade com o Microsoft Outlook.

O Outlook detém aproximadamente 27% do mercado de leitores de email (market share).

Impressionantes 60% se considerarmos apenas o uso em empresas e corporações.

Estimativas mostram que as pessoas ficam 40% do tempo lendo e escrevendo emails nas empresas.

Ou seja quase metade do tempo produtivo é gasto dentro do Outlook!

Resolvi escrever este blog quando descobri que meu caso é pior ainda (ou melhor, não sei). Uso um programa que mede quanto tempo uso cada aplicação no meu computador e segundo ele eu fico quase 70% do meu tempo no Outlook.

Já que vou ficar 70% do meu tempo no Outlook, irei usá-lo da forma mais eficiente possível e para isso comecei a pesquisar e entender mais sobre a ferramenta.

Nestas pesquisas descobri que, apesar de usar o Outlook desde 1998, não sei quase nada, e que vou precisar de muito mais pesquisa e estudo para usar esta poderosa ferramenta para melhorar minha produtividade.

Neste BLOG irei compartilhar minhas descobertas. Espero que elas possam ajudar outros!

Abraços para todos e bem vindos!