Quality Forum

Biaya Sertifikasi ISO 9001 itu Berapa, ya?

2010-05-03T21:53:00.006+07:00

Biaya sertifikasi ISO 9001 itu berapa, sih? Itulah pertanyaan yang seringkali dilontarkan kepada saya dari para pembaca Blog Quality Forum ini, khususnya mereka yang hendak melakukan sertifikasi. Untuk tambahan informasi bagi para pembaca lain yang belum sempat menanyakan kepada saya baik via e-mail maupun telpon, berikut ini akan saya berikan sedikit gambaran.

Untuk badan sertifikasi, biaya yang harus dibayar oleh perusahaan / klien adalah biaya audit sertifikasi itu sendiri, yang biasanya terdiri dari dua tahap, yakni Audit Stage-1 atau audit dokumentasi. Dan yang ke dua adalah Audit Stage-2, yakni audit assessment untuk kelayakan dilakukan sertifikasi ISO 9001 atau tidak.

Biaya audit sertifikasi ini biasanya tidak sama untuk satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, jika ukuran perusahaan berbeda, karena hal itu berpengaruh pada tingkat kesulitan dan juga waktu pelaksanaan audit atau Man-days. Semakin tinggi tingkat kesulitan atau semakin lama waktu pelaksanaan auditnya, tentunya biayanya semakin mahal. Mengenai berapa persisnya? Rasanya tidak etis untuk ditulis di sini.

Jika Anda ingin melakukan sertifikasi ISO 9001, dan Anda ingin tahu berapa persisnya, silakan Anda menghubungi saya, konsultan ISO 9001, DI SINI atau klik link berikut: http://www.mutuprima.weebly.com/ Tentu saja Anda harus memberikan informasi yang diperlukan terkait ukuran (Size) perusahaan Anda.

Selain biaya sertifikasi, biaya lain yang harus dikeluarkan adalah biaya Surveillance Audit, yakni biaya audit yang dilakukan oleh auditor yang ditunjuk oleh badan sertifikasi selama tiga tahun setelah sertifikasi. Biaya ini harus ditanggung klien. Biasanya audit ini dilakukan setiap enam bulan sekali. Tetapi ada juga yang dilakukan satu tahun sekali.

Biaya traveling, seperti transport dan akomodasi, menjadi tanggungan klien. Jika badan sertifikasi memiliki cabang yang dekat dengan lokasi klien, hal ini tentunya cukup meringankan klien. Untuk dalam kota, biaya traveling biasanya gratis.

Selain biaya tersebut, jika untuk sertifikasi dibutuhkan bantuan konsultan SMM ISO 9001 atau konsultan ISO 14001, maka biaya konsultan ISO tentunya harus dibayar oleh klien.

Sama halnya dengan biaya sertifikasi, biaya konsultan QMS ISO 9001 atau konsultan SML ISO 14001 yg harus diayar klien juga tergantung pada ukuran / lingkup tugas konsultan ISO. Semakin luas / berat tugasnya, tentu biayanya semakin besar. Berapa biaya konsultan ini? Silakan hubungi saya DI SINI.

Mudah-mudahan sedikit informasi ini bisa membantu. Terima kasih.

Stanley Sutrisno
www.stanleysutrisno.com

Implementasi QMS ISO 9001 di Samsat Kabupaten Semarang Patut Diapresiasi

2009-11-09T21:10:00.009+07:00

Implementasi QMS ISO 9001 di Samsat Kabupaten Semarang menurut pendapat saya patut diapresiasi. Kenapa?

Pembaca Quality Forum yg budiman, apakah Anda pernah masuk ke kantor Samsat Kabupaten Semarang untuk jadi tamu atau untuk membayar pajak atau urusan lain? Apakah Anda memperhatikan bahwa di sana ada "tanda-tanda" bahwa kantor Samsat Kabupaten Semarang mengimplementasikan System Manajemen Mutu ISO 9001?

Pembaca Quality Forum yg budiman, kalau Anda sedikit jeli, Anda tentunya bisa melihat bahwa Kantor Samsat yg berlokasi di Jl. Sukarno Hatta - Klepu Kab. Semarang, Jateng tersebut mengimplementasikan System Manajemen Mutu ISO 9001. Tanda-tandanya adalah:

- Di sana terpampang Kebijakan Mutu yang berbunyi:

"Kami SAMSAT KABUPATEN SEMARANG Berkomitmen untuk meningkatkan kepuasan Wajib Pajak dengan melakukan perbaikan berkesinambungan. Hal ini dicapai dengan:

1. Memberikan pelayanan yg cepat dan tepat kepada Wajib Pajak Kendaraan Bermotor.
2. Meningkatkan kompetensi karyawan.
3. Memberikan keamanan dan keabsahan dokumen Kepemilikan Kendaraan Bermotor.
4. Menerapkan System Manajemen Mutu ISO 9001:2000 secara efisien dan efektif.

- Selain Kebijakan Mutu, di kantor Samsat Kabupaten Semarang juga terpampang Sasaran Mutu yg diletakkan di atas meja pelayanan / penyerahan dokumen di depan para pembayar pajak, sehingga sasaran mutu tersebut bisa dilihat semua pengunjung. Dengan begitu para Wajib Pajak bisa membandingkan antara realisasi dengan sasaran mutu tsb, apakah terjadi penyimpangan atau tidak.

Di samping itu, Wajib Pajak juga bisa memperoleh gambaran kira-kira berapa lama mereka harus menunggu proses penyelesaian urusan mereka. Adapun Sasaran Mutu Samsat Kabupaten Semarang adalah sebagaimana foto sebelah ini.

Pembaca Quality Forum yg budiman, ketika pertama kali melihat adanya Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu yg terpampang jelas di depan para Wajib Pajak yg notabene adalah konsumen Kantor Samsat ini, ketika itu saya sempat takjub. Namun setengah tidak percaya. Tetapi, ketika saya membuktikan sendiri bahwa pelayanannya memang sesuai dengan sasaran mutu-nya, maka saya pun jadi salut dengan komitmen Samsat Kabupaten Semarang menerapkan System Manajemen Mutu ISO 9001 yg bukan hanya sekedar slogan, melainkan sungguh diterapkan di dalam pelayanan nyata.

Implementasi System Manajemen Mutu ISO 9001 di SAMSAT KABUPATEN SEMARANG memang patut diberi apresiasi.

Note: Photo ini diambil bulan Januari 2009.

Lean Manufacturing. "Perang" untuk Membasmi Waste.

2009-10-23T20:05:00.005+07:00

Lean Manufacturing? "Perang" untuk membasmi Waste demi efisiensi, efektifitas, fleksibilitas? Apa lagi?

Pembaca Quality Forum yg budiman, Lean adalah bahasa Inggris yg berarti kurus atau tidak berlemak. Sedangkan Manufacturing berarti produksi. Lean Manufacturing atau juga disebut Lean Production, atau “Lean” saja, adalah sebuah philosophi manajemen modern yg diilhami oleh konsep “Kaizen” yg bertujuan menghilangkan waste di dalam system produksi.

Dengan kata lain, Lean Manufacturing adalah upaya membuang “lemak” dan waste atau sisa proses di tempat kerja yg tidak memberi “nilai”(value) pada produk.

Jadi, berbicara Lean Manufacturing adalah berbicara tentang sumber-sumber yg tidak produktif (non-productive resources), baik itu berupa proses, hardware, maupun software, yg tidak menguntungkan bagi keseluruhan proses produksi untuk kemudian membuang non-productive resources tsb sehingga yang ada tinggal sumber-sumber atau proses yg memang memberi manfaat bagi pemakai produk kita nantinya. (Baca kisah tentang “Mie Ayam Bang Kurus vs Mie Ayam Bang Gendhut atau KLIK DI SINI ).

Contoh sederhana Lean adalah peralatan yg rusak, produksi dan inventory yg berlebih, pekerjaan yg tidak lancar (Lead Time), kelebihan staf, proses yg sebenarnya bisa dihilangkan, ruangan yg terlalu luas, jalur pengiriman yg terlalu panjang, target mutu yg tidak tercapai, dsb. Begitu Lean ini teridentifikasi, maka harus segera dikoreksi guna tujuan yg jelas, misalnya mengurangi Lead Time, meningkatkan mutu, menurunkan biaya produksi dan mencapai hasil yg cukup berarti.

Bekerja secara “Lean” adalah bekerja yg memandang “Value” dengan sudut pandang pembeli yg menggunakan produk kita, yakni “Value” adalah setiap aktivitas atau proses yg pembeli mau membayarnya. Jadi, pada dasarnya Lean Manufacturing berfokus pada “Sedikit Bekerja, Banyak Value” (More Value with Less Work).

Implementasi Lean Manufacturing tahapannya adalah sbb:

1. Menyadari adanya Waste dan identifikasi bentuk maupun jenis waste.
2. Menentukan Root-cause (akar penyebab) timbulnya Waste.
3. Menetapkan solusi secara menyeluruh, tidak hanya pada area tertentu untuk mengatasi akar penyebab timbulnya Waste.
4. Implementasi solusi.

Waste ”DaRaRi”

Ada tiga jenis Waste dalam Toyota Production System yg merupakan cikal bakal Lean Manufacturing, yakni Muda, Mura, dan Muri (Sebut saja ”DARARI”). Dan menghilangkan Waste diyakini merupakan cara paling efektif untuk meningkatkan profitabilitas.

”Muda” adalah aktivitas yg tidak bermanfaat, tidak menambah nilai (Value) atau tidak produktif. Karena tidak memberi nilai tambah, maka aktivitas ini dikategorikan Waste.

Mura atau inkonsistensi adalah Waste yg timbul karena variasi atau ketidak-seimbangan dalam beban kerja yg diakibatkan oleh jadwal produksi yg tidak teratur atau volume produksi yg berfluktuasi yg mengakibatkan produktivitas yg rendah sementara tetap dibutuhkan kesiapan sumber-daya yg tinggi.

Muri (English: Unreasonable) adalah bahasa Jepang yg berarti tidak beralasan dan juga irasional. Jadi, Waste ”Muri” terjadi karena beban kerja yg terlalu banyak, atau proses / urutan kerja yang terlalu panjang, unreasonableness of absurdity. Waste Muri dapat dihindari melalui standardisasi kerja dan penyederhanaan proses atau fungsi.

Sedangkan jika dirinci lebih lanjut bentuk dan jenis Waste tersebut terdapat delapan, yakni:

1. Over-production, yakni produksi yg melebihi kebutuhan / permintaan konsumen mengakibatkan investasi yg lebih besar dari semestinya karena kebutuhan material dan energy yg lebih banyak, ruang penyimpanan yg lebih luas, dll.

2. Transportation, adalah tranportasi yg tidak memberi nilai tambah pada produk. Sebaliknya justru memperbesar resiko kerusakan, kehilangan, serta penundaan.

3. Inventory atau persediaan yg mandek mulai dari bahan baku, produk dalam proses, dan produk jadi yg belum mendatangkan penghasilan.

4. Motion atau pergerakan pekerjayg tidak perlu. Ini biasanya timbul karena Layout yg tidak tepat.

5. Defects atau produk cacad seringkali memerlukan usaha tambahan atau Rework untuk memperoleh kembali Value. Pekerjaan tambahan ini dikategorikan Waste.

6. Over-processing, adalah proses yg seharusnya tidak perlu karena tidak memberi nilai tambah. Penyebabnya antara lain karena peralatan yg tidak berfungsi, sehingga pekerja harus menambah kegiatan atau alat bantu lain supaya bisa berfungsi.

7. Waiting atau waktu tunggu karena belum tersedianya bahan baku, terhentinya proses produksi, tidak adanya peralatan, menunggu informasi, dll, dikategorikan pula sebagai Waste.

8. Under-utilized People atau, katakanlah, pengangguran tersembunyi merupakan pemborosan karena pekerja tidak mengeluarkan segala kemampuannya.

Implementasi Lean Manufacturing memerlukan Tools, seperti 5S (5R), Six Sigma, Kanban, Value Stream Mapping, Kaizen, dsb.

Sejarah Lean Manufacturing

Lean Manufacturing, juga dikenal dengan nama “Toyota Production System (TPS)”, diadopsi di Jepang ketika mulai membangun kembali negaranya setelah Perang Dunia II. Karena menghadapi masalah keuangan dan sumber daya material, Toyota Motor Company-Jepang membangun system produksi yg berfokus pada proses dan disiplin tinggi dengan satu tujuan yakni meminimalkan konsumsi sumber daya yg tidak memberi nilai tambah pada produk.

Kata Lean berarti sedikit sumberdaya manusia, sedikit modal / dana, sedikit material, dsb, di semua aspek operasi perusahaan. Penerapan Lean Manufacturing inilah yg membuat Toyota sukses dalam beberapa dekade ini. Itulah sebabnya industri manufacturing di seluruh dunia banyak yg kemudian mengadopsi system ini guna mencapai sukses seperti yg diraih Toyota.

Lean Manufacturing tidak hanya berlaku untuk pabrik atau produksi barang, melainkan juga bisa diaplikasikan pada sector non produksi atau jasa, kantor, bahkan di rumah karena di tempat-tempat ini pula sering terdapat elemen yg tidak memberi nilai tambah. Elemen ini merupakan Waste yg harus dihilangkan.

Kini, teknik Lean Manufacturing, atau “Lean Thinking” tidak lagi menjadi sekedar Tools atau alat, melainkan sudah menjadi sebuah Way of Life (Cara Hidup) guna meningkatkan secara berkesinambungan proses / methoda produksi untuk meminimalkan konsumsi dan memaksimalkan produksi.

Perlukah Lean Manufacturing diterapkan di perusahaan Anda?

Untuk menjawab pertanyaan itu, berikut ini ada beberapa pertanyaan yg perlu dijawab:

1. Apakah perusahaan kita sudah aman, bersih, dan terorganisir dengan baik. Jika ada tamu yg berkunjung ke pabrik, apakah tidak memerlukan Extra Cleaning?

2. Apakah pemindahan material hanya sekali dengan jarak yg pendek dan sesuai kapasitas alat angkut? Dan, apakah Supply-Chain inventory, energy, dsb, tidak terlalu jauh sehingga efektif dan efisien?

3. Apakah informasi terkait produksi, pengiriman dan quality, secara teratur di-update dan dapat dibaca secara jelas oleh semua pihak terkait?

4. Apakah Preventive Maintenance dilakukan untuk setiap mesin dan dijalankan sesuai jadwal oleh karyawan yg terlatih?

5. Apakah secara teratur kita membenahi proses dengan menggunakan data, fakta, dan methoda statistik?

6. Apakah semua prosedur kerja sudah distandardisasi, direview, dan di-improve oleh team kerja secara teratur?

7. Apakah produksi didasarkan pada aktual order pelanggan dan secara teratur di-update secara harian atau per jam?

8. Apakah Set-up mesin bisa cepat dan simple? Dan, seberapa sering dilakukan?

9. Apakah personil kita fleksibel dan terlatih secara lintas fungsi? Dan apakah staf kita terbiasa membantu departemen lain jika dibutuhkan?

10. Apakah Meeting dalam rangka Improvement pekerjaan dilakukan secara teratur dan melibatkan semua karyawan?

11. Apakah Downtime dicatat, dan hasilnya digunakan secara rutin dalam rangka Improvement peralatan?

12. Apakah Supplier kita dapat dipercaya dan diandalkan? Apakah kita secara teratur memantau, mengevaluasi kinerja Supplier sebagai dasar pembuatan kebijakan? Apakah kita tidak perlu melakukan pengawasan / pengecekan lagi terhadap barang yg kita terima?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tsb di atas akan menentukan apakah kita perlu menerapkan Lean Manufacturing. Semakin banyak jawaban ”Ya” menggambarkan kondisi perusahaan kita mendekati Lean, demikian sebaliknya. Bagaimana menurut pendapat Anda?

*) Disarikan dari berbagai sumber.

ISO 9001_Kisah Lucu Tentang Persyaratan Pelanggan

2009-10-20T03:06:00.009+07:00

Kisah lucu terkait ISO 9001:2008 seperti di bawah ini jangan terjadi pada perusahaan Anda. Bisa runyam jadinya.

ISO 9001:2008 tentang Persyaratan Pelanggan secara jelas menyatakan bahwa persyaratan pelanggan atau Customer Requirements perlu ditetapkan. Tujuannya adalah agar kita bisa memberikan produk yg diminta pelanggan sesuai dengan keinginan pelanggan tsb sehingga pelanggan puas.

Kalau persyaratan pelanggan atau Customer Requirements tsb tidak ditetapkan dengan jelas, maka yg terjadi bisa seperti kisah lucu ini.

***

Suatu ketika ada sebuah keluarga yg hendak berlibur ke Puncak. Mereka adalah keluarga muda dengan dua anak. Seperti biasanya, mereka mengajak serta dua pembantunya yg kebetulan suami istri yg usianya sudah cukup tua.

Sesampai di Puncak, mereka melihat-lihat pemandangan dan pergi ke pasar untuk berbelanja kebutuhan malam nanti. Di pasar itu ada perempuan dengan pakaian sexy menggoda Si Majikan Laki-laki. Bukannya melarang perempuan dengan dandanan menor itu, tetapi Si Pembantu Laki-laki justru matanya melotot menyaksikan perempuan dengan "pemandangan" indah itu.

Si Tuan Laki-laki pun berkata pada pembantu laki-lakinya:

"Pak. Sudah. Melotot aja kalau lihat perempuan seksi!"

"Tapi, Tuan juga suka, kan?" Jawab Si Pembantu itu nakal. Beruntung Si Majikan Perempuan tidak mengetahui hal itu.

Setelah selesai jalan-jalan mereka kemudian menyewa sebuah villa untuk bermalam. Tetapi, masalah timbul ketika suami istri itu saling berselisih tentang villa yg hendak mereka sewa. Si Istri tidak cocok dengan villa pilihan suaminya. Sementara Si Suami bersikukuh dengan villa pilihannya.

Karena Si Suami tetap tidak mau pindah dari villa pilihannya, maka Si Istri pun memilih meninggalkan villa itu dan mengajak anak-anaknya untuk pergi dan meninggalkan suaminya di sana sendirian. Sedangkan pembantunya tetap berada di villa, karena dilarang pergi oleh Sang Majikan laki-laki.

Ketika hari sudah larut malam dan istri beserta anak-anaknya belum pulang, Si Suami memanggil kedua pembantunya.

"Mbok. Pak. Tolong panggilkan perempuan itu ke sini!" Kata Si Majikan laki-laki masih dengan nada marah.

"Ya, Tuan." Kata Si Mbok, pembantu perempuan.
"Baik, Tuan." Kata pembantu laki-laki tanpa minta penjelasan lebih lanjut.

Mereka pun kemudian pergi untuk mengikuti perintah tuannya. Sementara Si Majikan Laki-laki itu menunggu di ruang tidur.

Setelah cukup lama menunggu dan hari sudah larut malam, Si Mbok pun datang dengan Majikan Perempuan dan kedua anaknya. Diketuknya pintu kamar tidur tuannya.

Tok, tok, tok...

"Tuan. Ini Tuan Putri dan anak-anak." Kata Si Mbok.

Sang Tuan pun membukakan pintu, tetapi karena Si Istri masih marah, Si Istri pun langsung masuk kamar tanpa menyapa suaminya. Anak-anaknya pun kemudian masuk kamar dan tidur.

Tidak lama kemudian, pintu kamar diketuk lagi.

Tok, tok, tok...

"Siapa, itu?" Tanya Sang Majikan Laki-laki.

"Saya, Tuan". Sahut Si Pembantu Laki-laki.

"Buka saja. Pintunya belum saya kunci!" Sahut Sang Majikan.

Maka, pintu pun dibuka. Dan di muka pintu sudah berdiri Si Pembantu Laki-laki dan seorang wanita muda dengan pakaian sexy, seronok dan make-up mencolok.

Melihat pembantunya "membawakan" wanita muda untuk suaminya, Si Istri pun buru-buru bangkit berdiri, marah-marah, dan langsung kembali pergi meninggalkan villa, karena dikiranya suaminya hendak selingkuh dengan perempuan nakal.

Si Majikan Laki-laki pun kemudian menanyai pembantunya:

"Pak, kenapa kamu membawa perempuan ini ke sini..?!"

"Lho, Bapak tadi bilang, bawa perempuan itu ke sini..?" Jawab Si Pembantu Laki-laki.

"Tapi, yg saya maksud itu istri saya. Bukan perempuan sexy yg kamu pelototin di pasar tadi!" Jawab Si Majikan.

"Tuan, nggak jelas, sich ngomongnya. Saya pikir perempuan ini, yg tadi menggoda Tuan waktu di Pasar." Jawab Si Pembantu Laki-laki.

"Wah, kamu ini. Dasar sudah tua, tapi masih mikirin yang gitu-gitu, juga...!" Gerutu Si Majikan Laki-laki.

***

Persyaratan pelanggan (Customer Requirements) yg kurang jelas bisa mengakibatkan tidak tercapainya keinginan pelanggan. Untuk itu, jika posisi Anda sebagai Customer, nyatakan kepada Supplier Anda secara jelas apa yang Anda minta.

Jika posisi Anda sebagai Supplier, mintalah kepada Customer Anda secara jelas apa yg menjadi keingingannya. Klausul dalam QMS ISO 9001 sudah mengatur secara jelas tentang persyaratan pelanggan ini. Perhatikan hal itu baik-baik demi performance perusahaan Anda.

Lean Manufacturing: Mie Ayam Bang Kurus Vs Mie Ayam Bang Gendhut

2009-10-16T10:02:00.005+07:00

Lean Manufacturing itu pada prinsipnya bagaimana, sich? Coba perhatikan kisah Mie Ayam Bang Kurus Vs Mie Ayam Bang Gendhut ini. Ini asli cerita buatan saya, lho. Yg menyebarluaskan, harus bayar royalti! He he...

Alkisah, ada sepasang Cowok dan Cewek yg sedang berkunjung di Pasar Malam. Si Cowok bekerja di perusahaan yg belum menerapkan Lean Manufacturing, sebaliknya Si Cewek adalah karyawati yg bekerja di perusahaan yg sudah menerapkan Lean Manufacturing, sebut saja namanya ”Lina”.

Mereka nampak mesra sekali. Sambil bergandengan tangan mereka melihat-lihat setiap Stand pameran. Sampai suatu ketika mereka merasa lapar. Kebetulan pas sampai di stand makanan mereka melihat ada dua penjual mie ayam. Yang di sebelah kiri namanya ”Mie Ayam Bang Kurus”, sedang yg di sebelah kanan namanya ”Mie Ayam Bang Gendhut”. Maka berkatalah Sang Cowok pada ceweknya:

”Lin, kita makan mie ayam Bang Gendhut, yo! Aku pernah beli di sana. Lumayan, koq!”
”Nggak mau. Mie ayam Bang Kurus saja!” jawab Lina.

”Lho, emangnya kamu pernah beli di sana, Lin?”
”Belum, sech. Tapi, saya yakin mie ayam Bang Kurus lebih enak dan lebih murah”, jawab Lina.

”Ya, enggak lah. Namanya juga Bang Kurus. Pasti orangnya pelit. Isinya juga pasti cuman sedikit. Seperti orangnya yg kurus!” Sahut si cowok sedikit emosi.
”Nggak mau! Saya tetap pilih Bang Kurus, karena saya yakin pasti lebih memuaskan”.

”Koq, kamu yakin banget, Lin!” Tanya si Cowok heran dan mulai curiga, jangan-jangan pacarnya ini ada apa-apanya dengan Bang Kurus.

”Tolong jelasin ke saya, dech Lin. Kenapa kamu milih mie ayam Bang Kurus!”.

”Okey. Saya mo tanya, nech!” Sahut Lina agak nyombong. ”Di perusahaan kamu sudah menerapkan Lean Manufacturing belum?”

”Apaan, tuh? Belum pernah, sech!” Sahut Si Cowok kelihatan bodonya.

”Well. Saya tidak mau jelasin teorinya. Saya mau jelasin ciri-ciri hasil atau produknya saja!” Jelas Si Lina memulai penjelasannya penuh percaya diri.

”Begini. Perusahaan atau pengusaha yg sudah menerapkan Lean Manufacturing itu tidak akan memberi kepada konsumennya barang yg tidak dibutuhkan oleh konsumennya tsb. Contohnya, kalau mie ayam, maka tidak akan ada tulang ayamnya, karena pembelinya bukan sebangsa anjing yg doyan makan tulang. Betul, nggak?! Kalau tulang muda masih mungkin, karena ada pembeli yg suka tulang muda. Itu pun pasti ditanya dulu apakah mau tulang muda apa nggak.

Ia juga tidak akan langsung menambahkan pelengkap yg belum tentu dikehendaki pembelinya, misalnya daun Onclang atau acar Ketimun. Kalau pun ada tambahan seperti itu, maka pasti ditempatkan pada wadah tersendiri, sehingga pembelinya bisa memilih untuk mengambil kalau butuh, atau tidak mengambil karena memang tidak butuh. Demikian pula sambal, saus, kecap, dsb.

Perusahaan atau pengusaha yg sudah sudah menerapkan Lean Manufacturing, dalam proses produksinya biasanya efisien. Tidak ada pemborosan energy, karyawannya sesuai kebutuhan – tidak ada pengangguran tersembunyi, tidak ada stock yg berlebihan, tidak ada proses yg tidak memberi nilai tambah pada produk akhir.

Supply chain atau rantai pasokan juga pendek, jadinya cepat, hemat. Jika ada barang substitusi yg lebih murah tanpa menurunkan kualitas, maka akan dipakai barang substitusi tsb. Misalnya, kalau dalam mie ayam, adalah tusuk gigi. Pengusaha mie ayam yg sudah menerapkan Lean Manufacturing akan memilih tusuk gigi dari bambu yg lebih murah, daripada tusuk gigi dari kayu buatan pabrik yg lebih mahal.

Hasil akhir dari Lean Manufacturing adalah biaya produksi yg lebih rendah, lebih efisien, sehingga pembeli tidak perlu membayar barang atau jasa yg tidak ia butuhkan. Ibarat orang beli daging sebanyak 5 kg, maka ia mendapatkan daging murni seberat 5 kg, bukannya termasuk lemak yg mungkin beratnya mencapai setengah kg. ”Lean” itu sendiri dari bahasa Inggris yg artinya kurus atau tidak berlemak. Gitu, lho Mas! Makanya, kita beli mie ayam Bang Kurus, saja, ya?!” Pinta Si Lina manja.

”Kamu koq pinter, sech, Lin?! Oke, dech kalau gitu. Kita beli mie ayam Bang Kurus saja!” Kata si cowok mantap. Maka mereka pun beli di sana.

Setelah mereka selesai makan, Lina bertanya pada cowoknya:

”Gimana, Mas?!. Enak, to... mantep, to...?!”

”Bener juga kamu, Lin. Iya, enak… mantep… Kayak kamu!” Jawab Si Cowok sedikit menggoda.

”Ich, emas...!” jawab Lina tersipu.

ISO 9001 diimplementasikan tanpa harus sertifikasi?

2009-08-24T10:03:00.004+07:00

ISO 9001 diimplementasikan tanpa harus sertifikasi. Bisakah?

Pembaca Quality Forum yg budiman, dalam diskusi di milis Quality Club, ada pertanyaan seputar keinginan melakukan jaminan mutu untuk sebuah Akademi Perawatan. Yg saya tangkap dari maksud penanya adalah bahwa Ia ingin memberikan jaminan mutu di akademinya, tetapi yg saya lihat penanya tidak menyinggung masalah sertifikasi. Maka, apa langkah-langkah yg harus Ia lakukan untuk merealisasikan keinginannya itu?

Dari pertanyaan terkait jaminan mutu tsb saya memberikan jawaban seperti di bawah ini. Bagi Anda yg tidak ikut milis tsb, barangkali jawaban saya ini bisa menjadi masukan untuk Anda jika kebetulan punya masalah serupa. Atau barangkali mau memberikan tanggapan atau sharing-nya, saya persilakan.

..... jika tujuannya bukan utk sertifikasi ISO 9001, melainkan untuk MELAKUKAN JAMINAN MUTU tanpa harus melakukan publikasi bahwa Akademi Perawatan Anda sudah bersertifikat ISO 9001, yg itu berarti bisa saja tanpa harus melakukan sertifikasi ISO 9001, maka tahapannya menurut saya bisa lebih simple.

Misalnya seperti ini:

- Sosialisasi tentang pentingnya menerapkan jaminan mutu di akademi tsb demi masa depan akademi itu sendiri dan lulusannya. Yakinkan bahwa jaminan mutu itu bisa dicapai jika kita menerapkan prinsip-2 ISO 9001: PDCA-Continual Improvement.

- Tetapkan kebijakan mutu (Quality Policy)

- Tetapkan sasaran mutu (Quality Objective). Dalam menetapkan sasaran mutu (Quality Objective) perlu mempertimbangkan persyaratan pelanggan eksternal, ketentuan akademi dan barangkali juga ketentuan Kopertis, Menteri Pendidikan atau ketentuan hukum lain yg berlaku di akademi keperawatan.

- Buat Prosedur Mutu dan atau Instruksi kerja (Work Instruction), serta pastikan bahwa segala sumber daya lainnya yg tersedia bisa menjamin bahwa sasaran mutu tsb tercapai.

- Implementasikan system manajemen mutu (Quality Management System - QMS).

- Lakukan evaluasi pencapaian sasaran mutu (Quality Objective). Termasuk bagian dari evaluasi ini adalah adanya audit intern. Dengan audit intern, kita akan bisa mengevaluasi implementasi system manajemen mutu kita lebih komprehensif.
Penyimpangan terhadap sasaran mutu harus dicari penyebabnya sampai ke akar permasalahan (Root-cause).

- Lakukan tindakan perbaikan dan pencegahan (Corrective Action, Preventive Action -CAPA) agar penyimpangan serupa ke depannya tidak terjadi lagi.

Untuk bisa melakukan tahapan-tahapan tsb di atas, barangkali perlu dibentuk team. Yg perlu dilakukan adalah bagaimana agar team ini bisa satu visi dengan Ibu. Jika tdk, ke depannya akan bisa jadi kendala .

Kelebihan jika kita tdk melakukan sertifikasi adalah bahwa kita lebih fokus dan bersemangat pada "substansi menjamin mutu". Kita tdk terjebak pada "kebanggan semu" mempunyai sertifikat ISO 9001, yg kadang-2 justru menggiring kita pada sikap bahwa "semuanya menjadi seolah-olah telah selesai" ketika kita sdh mendapat sertifikat. Meskipun hal ini tidak selalu berujung pada sikap yg demikian itu.

Sedangkan kelemahannya adalah, kita tidak bisa "pamer" bahwa kita sudah punya sertifikat ISO 9001. Padahal, dengan publikasi sertifikat ini bisa untuk mengangkat Image atau citra akademi Ibu.
......

Apakah Anda punya pendapat berbeda? Kami tunggu sharing-nya.

QMS ISO 9001 Mencakup Departemen Accounting atau Tidak?

2009-08-10T12:59:00.003+07:00

Pembaca Quality Forum yg budiman, ada diskusi yg menarik di milis Indonesia-QMS-Forum. Diskusi yg membahas tentang perlu tidaknya departemen Accounting ikut dimasukkan dalam implementasi System Manajemen Mutu ISO 9001 atau QMS ISO 9001.

Diskusi ini mendapat banyak tanggapan. Dan salah satu moderator mempersilakan jika ada anggota milis yg kebetulan praktisi keuangan dan akunting untuk menanggapi. Karena saya adalah Akuntan yg berpengalaman di bagian akunting yg berpengalaman juga sebagai auditor QMS ISO 9001 & EMS ISO 14001, maka saya pun memberikan tanggapan.

Harapannya adalah agar pengalaman saya bisa memberi manfaat bagi orang lain khususnya anggota milis tsb. Tentu saja jawaban saya bukanlah kebenaran mutlak tentang bagaimana implementasi QMS ISO 9001 yg benar. Tetapi setidaknya akan memberi wawasan lain yg mungkin bermanfaat.

Bagaimana tanggapan saya tersebut? Berikut saya kutipkan kembali dari milis Indonesia-QMS-Forum tsb tgl 10 September 2009.

Dear All,
menanggapi pak Maskal agar praktisi keuangan dan akunting ikut sharing, maka perkenankanlah saya mengutarakan pendapat saya terhadap topik diskusi yg menarik ini.

Saya adalah seorang Akuntan yg pernah lama menangani akuntansi keuangan maupun akuntasi biaya. Saya juga pernah menjadi auditor internal QMS ISO 9001 dan EMS ISO 14001. Kini saya dipercaya menjadi pimpinan auditor internal yg bertanggung- jawab terhadap audit internal EMS ISO 14001 & QMS ISO 9001, audit laporan keuangan dan audit operasional (produksi, energy, inventory, dsb).

Hal ini saya ceritakan pada Anda semata-mata untuk memberikan gambaran, bagaimana back-ground saya ini mempengaruhi pandangan saya terhadap implementasi QMS ISO 9001, khususnya terkait dengan internal audit QMS ISO 9001. Tidak ada maksud lain selain itu.

Sepanjang yg saya ketahui, pengertian QUALITY itu tidak sebatas quality of product atau service. Ia mencakup pula Cost, Delivery, Safety, Morale, atau biasa disingkat QCDSM. Persyaratan pelanggan seringkali memasukkan ke lima unsur tsb plus lingkungan (Environment) .

Dalam system manajemen mutu QMS ISO 9001, persyaratan pelanggan kemudian dimasukkan ke dalam sasaran mutu (quality objective). Kemudian selanjutnya, pihak operasional, bisa produksi, maupun non produksi, memastikan kesiapan sumber-daya, apakah segala sumber-daya yg dibutuhkan untuk realisasi proses guna mencapai sasaran mutu tsb tersedia sesuai kebutuhan. Ini mencakup SDM, material, mesin, sarana-prasarana termasuk alat ukur dan alat pantau, IK, Prosedur, dsb. Begitu semuanya siap, tahap selanjutnya adalah realisasi proses.

Ketika realisasi proses telah dilakukan, tahapan selanjutnya adalah melakukan evaluasi, guna menilai apakah sasaran mutu (quality objective) yg telah ditetapkan sebelumnya bisa tercapai, atau ada penyimpangan. Jika terjadi penyimpangan (khususnya kerugian), dicari penyebabnya (sampai ke Root-causenya) untuk kemudian dilakukan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan.

Pada saat melakukan evaluasi pencapaian sasaran mutu (quality objective) itulah dibutuhkan informasi dari pihak Accounting. Informasi yg bersifat quantitatif/ qualitatif dan informasi finansial. Penyimpangan kuantitatif dan kualitatif biasanya menjadi tanggung-jawab pihak operasional, sementara penyimpangan finansial / rupiah biasanya menjadi tanggung-jawab pihak Purchase / Pembelian. Informasi dari pihak operasional tetap diperlukan pada saat evaluasi pencapaian sasaran mutu, tetapi informasi dari accounting lebih diprioritaskan karena sifatnya yg lebih independen.

Jadi, dalam hal ini keterkaitan Accounting dalam QMS ISO 9001 adalah sejauh mana kontribusinya (outputnya) dalam menghasilkan laporan yg sangat dibutuhkan untuk evaluasi sasaran mutu (quality objective) oleh semua pihak yg ada di dalam organisasi. Kalau sedang melakukan audit QMS ISO 9001 di bagian accounting, biasanya internal auditor saya tekankan untuk mengevaluasi hal ini, dan juga bagaimana identifikasi persyaratan pelanggan departemen internal audit, pemastian sumberdaya bagian internal audit, dst, dst. Back-ground saya sebagai seorang Akuntan sangat membantu saya mengetahui apa laporan yg seharusnya dibuat oleh bagian Accounting, khususnya yg terkait dengan implementasi QMS ISO 9001.

Meskipun eksternal auditor QMS ISO 9001 tidak pernah "menyentuh" departemen accounting, bagi saya hal itu tidak saya jadikan acuan, karena kami mengimplementasikan SMM ISO 9001 untuk kepentingan kami sendiri, yakni bagaimana SMM ISO di tempat kami bisa memberi manfaat yg sebesar-besarnya bagi peningkatan kinerja organisasi. Itulah sebabnya di tempat kami sering dikatakan Internal Auditor ISO Lebih Galak daripada Eksternal Auditor.

Untuk sementara, itu yg bisa saya sampaikan. Barangkali nanti bisa dilanjutkan. Maaf telah berkepanjangan. Terima kasih. Salam.

Stanley Sutrisno SE, Akt
http://stanleysutrisno.co.cc

ISO 9001 Sudah Diterapkan, tapi Kinerja Organisasi Memburuk Juga?

2009-07-24T15:36:00.008+07:00

ISO 9001 mampu Meningkatkan Kinerja Organisasi? Benarkah?

FAKTA: Setiap organisasi bisnis punya keinginan untuk meningkatkan kinerja terus menerus. Sustainable.

TEORINYA: ISO 9001 sebagai ”ALAT” dapat Meningkatkan Kinerja, alasannya:
- Sertifikat ISO 9001 Meningkatkan Citra organisasi yg mestinya Bermuara pada Peningkatan Penjualan.
- ISO 9001 menjadi system / petunjuk pelaksanaan operasi yg systematis, terstruktur, konsisten.
- Menjamin kesesuaian produk dengan persyaratan pelanggan?

FAKTA LAINNYA:
Banyak organisasi yg sudah bersertifikasi ISO 9001 tetapi kinerja organisasi tidak juga meningkat, bahkan sebaliknya memburuk. Celakanya, INI YG SANGAT FATAL, orang menganggap bahwa ISO 9001 ”Tidak Bisa Dimintai Pertanggung-jawaban” karena kinerja organisasi tidak ada sangkut pautnya dengan ISO 9001. "Bukan ISO 9001-nya yg salah." Katanya.

Pertanyaannya:
1. Benarkah ISO 9001 tidak ada sangkut pautnya dengan kinerja organisasi?
2. Mengapa ISO 9001 tidak bisa meningkatkan kinerja organisasi secara berkesinambungan? Dan;
3. Bagaimana caranya agar implementasi ISO 9001 bisa meningkatkan kinerja organisasi secara berkesinambungan (Sustainable?).

Jawabnya adalah Implementasikan ISO 9001 secara benar.

CARANYA?

- Cara pandang yg benar terhadap ISO 9001:
~~ ISO 9001 bukanlah sekedar Image, keseragaman system.
~~ ISO 9001 "harus bisa dimintai pertanggung-jawaban".
~~ ISO 9001 adalah bukan sekedar alat, melainkan MANAJEMEN: yaang berarti pula “Seni mengelola organisasi dengan memanfaatkan segala sumber daya yg ada guna mencapai tujuan organisasi”. Salah satu tujuan organisasi adalah kinerja organisasi yg sustainable dan terus meningkat. Dengan demikian kita harus berani tegas mengatakan, bahwa jika kinerja organisasi tidak ada peningkatan, apalagi menurun, maka implementasi ISO 9001 adalah GAGAL.
~~ Jangan beranggapan, bahwa jika sertifikat masih eksis berarti implementasi ISO 9001 sudah benar, siapapun badan sertifikasinya.

- ISO 9001 harus membumi dan, lebih dari itu, mampu menjadi alat perencanaan, petunjuk, arahan, pengendalian dan pengembangan operasi organisasi.
- ISO 9001 harus detail dan MENJADI BUDAYA kerja sehari-hari, bahkan SETIAP DETIK. Tidak ada kegiatan organisasi yg BUKAN ISO 9001. Mulai dari petugas yg membersihkan kamar mandi / WC sampai dengan Rapat Dewan Direksi dan Komisaris. Semua harus TER-ISO-KAN, THE ISO WAY.

Pertanyaannya: BAGAIMANA ISO 9001 yg ”MANAJEMEN”, membumi, dan detail itu?

Jawabnya:
1. ....
2. ....
3. ....
4. ....
5. ....
6. dst.

Kuncinya adalah SEMUA KEGIATAN ORGANISASI HARUS TERISOKAN. ”THE ISO WAY”.

Apa isi titik-titik di atas? Jawabnya: Nantikan buku atau e-book yg sedang saya susun, yg segera terbit...!!!

Terima kasih Salam Sukses.

Stanley Sutrisno.

ISO 9001 dan Lelucon Copy-Paste

2009-06-29T12:53:00.006+07:00

Pembaca Quality Forum yg budiman, pernahkah Anda mendengar lelucon (Joke) yg berjudul "Don't copy if you can't paste"? Kalau belum, kurang lebih ceritanya begini.

Dalam ceramahnya di depan para peserta training motivasi yg diadakan oleh sebuah perusahaan, Sang Motivator berkata begini:

“Tahun-tahun paling mengesankan dalam hidup saya adalah ketika saya berada dalam pelukan perempuan yg bukan istri saya”.

Kontan gemuruh tawa seluruh peserta training motivasi membahana di gedung pelatihan itu. Maka, Sang Motivator pun berhenti sejenak sambil menunggu suasana menjadi reda. Dan ketika suasana sudah mulai hening, Sang Motivator pun melanjutkan, katanya:

”Ingin tahu siapa perempuan itu? Perempuan itu adalah ibu saya”. Maka tepuk sorak peserta pelatihan pun kembali riuh rendah.

Bos pemilik perusahaan yg ikut dalam training motivasi itu pun punya gagasan untuk membawa kejutan dan humor segar ini ke rumahnya. Maka, ketika Sang Bos tiba di rumah, dan istrinya sedang menyiapkan makan malam dan memasak air untuk suaminya, Sang Bos pun menghampiri istrinya di dapur. Maka, mulailah Sang Bos itu dengan leluconnya, katanya:

” Tahun-tahun paling mengesankan dalam hidup saya adalah ketika saya berada dalam pelukan perempuan yg bukan istri saya”.

Mendengar hal itu Sang Istri pun marah besar, katanya:

”Apa...??!!!”

Celakanya, ketika Sang Istri emosi dan bereaksi spontan seperti itu, Sang Bos tidak bisa melanjutkan leluconnya. Akibatnya, air panas di tangan Sang Istri pun melayang membasahi seluruh tubuh Sang Bos hingga celakalah akibatnya bagi Sang Bos tadi.

Apa kaitannya dengan implementasi ISO 9001?

Perusahaan yg menerapkan QMS ISO 9001 bisa mengalami akibat fatal seperti Si Boss tadi. Bukannya mendapatkan manfaat dari implementasi ISO 9001 di perusahaan, tetapi justru kinerja menurun dan akhirnya ditinggalkan Customernya. Kenapa? Karena perusahaan hanya bisa meng-copy International Standard QMS ISO 9001, tetapi tidak bisa mem-paste-nya ke dalam kegiatan perusahaan sehari-hari. Indikasinya apa?

Perusahaan seperti itu biasanya bisa membuat pedoman mutu (Quality Manual) kebijakan mutu, (Quality Pilicy) sasaran mutu (Quality Objectives), prosedur mutu (Quality Procedure), dlsb, sebagaimana dipersyaratkan oleh International Standard QMS ISO 9001, tetapi semua itu hanya berhenti pada dokumentasi, dan substansinya juga tidak menyentuh pada kebutuhan organisasi yang riil. Semuanya hanya dipersiapkan untuk kepentingan "memenuhi persyaratan auditor", baik auditor internal maupun auditor eksternal. Sedangkan pihak manajemen menjalankan organisasi dengan model manajemennya sendiri, terlepas dari QMS ISO 9001. Kalau diibaratkan kereta api, maka organisasi menjalankan keretanya melalui rel kereta yg lain, bukan rel kereta yg sudah disediakan oleh QMS ISO 9001.

Kenapa hal sperti itu bisa terjadi?

BERSAMBUNG...

ISO 9001 Hanyalah Alat. Benarkah...???!!!

2009-06-23T12:57:00.005+07:00

Pembaca "Quality Forum" yg budiman, apa yg selama ini Anda dengar dari para praktisi ISO 9001 di lingkungan kerja Anda tentang ISO 9001 itu sendiri. Pernahkah, atau seringkah Anda mendengar pernyataan yg mengatakan bahwa ISO 9001 hanyalah sebuah "alat" bagi manajemen? Kalau pernah, atau bahkan sering, maka seperti itu pulalah yg sering saya dengar. Bahkan dalam diskusi di milis QualityClub ada pernyataan seperti ini terkait implementasi QMS ISO 9001:

"alat sebaik apapun dimuka bumi ini tidak akan bermanfaat kalau penggunannya
tidak tepat".

Dan, ternyata tidak ada anggota milis lain yang menyangkal atau menanggapi statement ini. Dari situ saya "menyimpulkan" bahwa selama ini orang hanya menganggap bahwa QMS ISO 9001 hanyalah alat. Benarkah QMS ISO 9001 itu sendiri memang hanya sebuah alat?

Pembaca "Quality Forum" yang budiman, pendapat yg mengatakan bahwa ISO 9001 hanyalah alat tidaklah sepenuhnya salah, tetapi juga sangat tidak tepat sehingga perlu diluruskan. Mengapa? Karena jika tidak diluruskan, hal ini akan mengakibatkan implementasi ISO 9001 menjadi tidak efektif atau tidak berdaya guna secara optimal. Dan inilah yg seringkali saya lihat, QMS ISO 9001 hanya dianggap sebagai alat. Kalau beitu yang benar ISO 9001 itu apa?

QMS ISO 9001 adalah ketentuan, persyaratan, atau katakanlah "hukum" bagi organisasi yg ingin menerapkan system manajemen mutu mengacu pada system manajemen mutu ISO 9001. Karena dia merupakan ketentuan atau "hukum", maka bagi organisasi yang sudah memproklamirkan diri menerapkan QMS ISO 9001 dengan dibuktikan adanya sertifikasi dari badan sertifikasi, organisasi itu wajib mematuhi segala persyaratan yg ada di standard internasional QMS ISO 9001 yg sesuai dengan lingkup aplikasi bagi organisasi tsb. Bila dia tidak mematuhi, maka ada sanksinya, yakni pencabutan sertifikat yg telah diperolehnya. Saya yakin semua organisasi yg sudah mengimplementasikan QMS ISO 9001 mengerti mengenai ketentuan ini.

Masalahnya adalah di dalam realitanya / faktanya, khususnya di Indonesia, benarkah bahwa jika organisasi tidak lagi mengimplementasikan QMS ISO 9001 sesuai dengan persyaratan internasional QMS ISO 9001 tsb, terutama jika ada temuan "Major" maka badan sertifikasi tsb akan mencabut sertifikatnya? Saya, koq, belum pernah mendengar hal itu. Kalau di Singapura saya pernah mendengar. Inilah, menurut saya, awal dari "malapetaka" degradasi gengsi system manajemen mutu internasional ini. Sehingga kemudian orang menjadi apatis terhadap efektifitas QMS ISO 9001. Lalu siapa yg salah?

Bisa jadi hal itu berawal dari komitmen manajemen yg menerapkan QMS ISO 9001 itu sendiri yg hanya menginginkan sertifikat, bukannya menginginkan bagaimana mengimplementasikan QMS ISO 9001 dengan efektif dan efisien.

Penyebab ke dua adalah badan sertifikasi, dalam hal ini auditor ekseternalnya, yg tidak mau kehilangan klien yg telah membayarnya, sehingga dia menjadi "baik hati" kepada kilen yang sebenarnya tidak lagi memematuhi persyaratan QMS ISO 9001, sekalipun "pelanggarannya" sangat besar, Major, atau signifikan. Mereka ini biasa disebut sebagai "Tukang Jahit" yg membuat "baju" sesuai pesanan.

Inilah yg kemudian menjadikan QMS ISO 9001 hanya sebagai ALAT. Karena dia hanyalah atat, maka alat itu mau dipakai dengan baik atau tidak terserah pada Si Pemilik alat (pemilik sertifikat ISO 9001). Dia / mereka tidak memandang dan memperlakukan standard internasional QMS ISO 9001 sebagai ketentuan atau persyaratan yg harus dipatuhi. Alhasil, sertifikat ISO 9001 kemungkinan besar hanya akan menjadi selembar kertas tanpa makna, sehingga meskipun perusahaan tsb sudah sertifikasi QMS ISO 9001, dia tetap saja pelayanannya buruk, kualitas produknya buruk, bahkan bisa saja kinerja perusahaannya memburuk bahkan bangkrut. Ironis sekali.

Quality Forum_Contact Person

2009-06-14T20:26:00.011+07:00

Pembaca Quality Forum yg budiman, apabila ada hal-hal yang ingin Anda tanyakan atau Anda konsultasikan kepada saya segala sesuatu yg terkait dengan visi-misi ataupun isi Blog ini, kami persilakan Anda menghubungi saya di:

HP: 0888-240-3124; 088-21-501-4588
Phone: 0298-523680

Yahoo! Messenger, E-mail:
stanley.sutrisno@ymail.com

Personal Blog: http://stanleysutrisno.co.cc

Anda juga bisa menghubungi saya melalui Yahoo Messenger.

Silakan hubungi saya di atas jam 17.00 WIB. (GMT+7).

Selain System Manajemen Mutu ISO 9001, Anda juga bisa Sharing berbagai hal terkait System Manajemen Lingkungan ISO 14001, manajemen energy, dan Internal Audit mencakup audit ISO 9001, audit ISO 14001, Audit Operasional / Manajemen, termasuk audit energy.
Anda juga bisa memasang iklan di Blog "Quality Forum" ini. Iklan bisa berupa Banner, Text Link, maupun pariwara atau Paid Review dalam bahasa Indonesia maupun Inggris. Contoh iklan berupa Paid Review saya bisa Anda lihat DI SINI atau di Link berikut:

http://semarang-online.blogspot.com/2009/06/time-for-summer-club-parties-at-ibiza.html

Mengapa Blog Quality Forum ini layak Anda pertimbangkan untuk pasang iklan? Jawabannya adalah: Karena Blog ini mendapat kunjungan yang cukup banyak, dan dari pembaca yang tentu saja terkait atau berkepentingan dengan ISO 9001. Perlu saya ungkapkan di sini bahwa, dalam waktu hanya sekitar lima minggu (07 Mei s/d 14 Juni) Blog Quality Forum ini sudah dikunjungi lebih dari 800 pengunjung, yang di antaranya adalah 777 pengunjung dari 30 kota di Indonesia, atau rata-rata lebih dari 20 orang per hari, 100 orang lebih per minggu. Pada hari kerja kunjungan ke Blog Quality Forum bahkan bisa mencapai 40 orang per hari atau hampir 200 orang per minggu.

Hebatnya lagi, kunjungan ke Blog Quality Forum ini hampir 80%-nya "dibawa" oleh Search Engine Google. Dengan demikian Blog ini sangat "dikenal" oleh Google dan gampang diakses oleh pencari informasi terkait Quality Forum ataupun QMS ISO 9001. Sedangkan rata-rata kunjungan adalah lebih dari lima menit, dengan rata-rata halaman yg dikunjungi adalah tiga halaman.

Itu berarti, jika target pasar Anda adalah masyarakat Indonesia yg berkepentingan dengan System Manajemen Mutu, khususnya ISO 9001, apakah produk Anda berupa Software, Konsultansi, Website, Pendidikan / Training, Seminar, atau pun produk-produk lainnya, maka Blog Quality Forum ini sangat menjanjikan dalam membantu pemasaran Anda.

Silakan Anda perhatikan data dari Google Analytics di bawah ini (Untuk memperjelas data, silakan Klik pada gambar):

Nah, tunggu apa lagi? Pasang segera iklan Anda di Blog Quality Forum ini untuk membantu suskes pemasaran produk Anda.

Salam Mutu.

Rumah Sakit Omni Internasional Sudah Punya Sertifikat ISO 9001 Apa Belum, Sich?

2009-06-12T11:28:00.007+07:00

Pembaca Quality Forum yang budiman, sebagai praktisi ISO 9001 yg sudah lumayan berpengalaman (he, he GR, nich..), ketika pertama kali mencuat ”kasus Prita Mulyasari” yg muncul di benak saya adalah pertanyaan seperti judul di atas: ”Rumah Sakit Omni Internasional itu Sudah Punya Sertifikat ISO 9001 Apa Belum, Sich?”

Seperti informasi yg beredar kemana-mana, bahkan menjadi headline pemberitaan di koran maupun televisi, Facebook dan juga e-mail, Prita Mulyasari yg masih punya balita yg masih menyusu ibunya itu dijebloskan ke penjara gara-gara Prita Mulyasari menulis e-mail ke rekan-rekannya. E-mail itu kabarnya berisi mengenai keluhan Prita Mulyasari terhadap pelayanan Rumah Sakit Omni Internasional yang menurut Prita Mulyasari tidak memuaskan. Termasuk tidak mendengarkan keluhannya. Setelah ramai disiarkan media massa akhirnya Prita Mulyasari dikeluarkan dari penjara dan statusnya kemudian berubah menjadi tahanan kota.

Terlepas dari masalah hukum, saya melihat bahwa penanganan keluhan pelanggan di Rumah Sakit Omni Internasional, yg kabarnya belum bertaraf internasional, ini sangat tidak efektif. Ini sangat jelas dari mencuatnya kasus Prita Mulyasari ini, yang kemudian menimbulkan kecaman dari banyak pihak terhadap Rumah Sakit Omni Internasional. Ini jelas merugikan citra atau image rumah sakit ini.

Dari kasus itulah saya jadi bertanya-tanya, apakah Rumah Sakit Omni Internasional ini sudah memiliki sertifikat ISO 9001 atau belum. Kalau sudah punya, adanya Kasus Prita Mulyasari yg mencuat kemana-mana ini menunjukkan bahwa penanganan keluhan pelanggan di Rumah Sakit Omni Internasional tidak efektif.

Dalam standard internasional ISO 9001:2008 klausul 7.2.3 tentang Komunikasi Pelanggan disebutkan bahwa organisasi harus menentukan dan mengimplementasikan rancangan (arrangements) yg efektif untuk berkomunikasi dengan pelanggan sehubungan dengan informasi produk, umpan balik pelanggan, termasuk keluhan pelanggan, dst.....

Dari kasus Prita Mulyasari ini jelas bahwa klausul 7.2.3 tidak berjalan efektif di rumah sakit ini. Mudah-mudahan saja Rumah Sakit Omni Internasional belum bersertifikat ISO 9001. Jadinya, sebaiknya segera mengimplementasikannya, karena saya mau melamar jadi konsultannya, nich, he he...

Tapi kalau Rumah Sakit Omni Internasional sudah bersertifikat ISO 9001, maka Management Representative (MR) dan internal auditor– nya kemana aja, tuh. Koq, ISO 9001 -nya, gak jalan...????

Bagaimana hal ini dilihat dari sisi Internal Auditor ISO 9001? Atau apa yg harus Anda lakukan sebagai Internal Auditor ISO 9001 seandainya Anda ditugaskan mengaudit bagian yg terkait dengan Penanganan Keluhan Pelanggan di Ruma Sakit ini? Silakan kunjungi "Internal Audit Forum" atau KLIK DISINI atau di link berikut:

http://internal-audit-forum.blogspot.com/2009/06/internal-audit-iso-9001contoh-kasus.html

ISO 9001. Apa yg Harus Dilakukan Perusahaan yg Ingin Meraih Sertifikat ISO 9001?

2009-05-06T12:44:00.006+07:00

Pembaca Quality Forum yg budiman, tgl 05 Mei 2009 kemarin saya mendapat e-mail dari pembaca Quality Forum ini yg intinya menanyakan tentang apa yg harus dilakukan oleh perusahaan yg ingin mendapatkan sertifikat ISO 9001? Dalam hal ini perusahaan tsb sedang akan memulai. Jadi, apa yg harus dilakukan?

Untuk memudahkan saya dalam menulis artikel ini dan agar lebih komunikatif, saya akan sebut nama Bapak pengirim e-mail tsb dengan inisial "AA" saja, karena inisial ini lagi sangat ramai dimuat di media masa. Tapi, saya tekankan bahwa artikel ini tidak ada sangkut-pautnya dengan kasus "AA" tsb. Jadi jangan berpikiran yg bukan-2, ya? (he, he..) Baiklah.

Bpk "AA" yg baik, dan pembaca Quality Forum semuanya, untuk memulai implementasi ISO 9001:2008, yg perlu dipersiapkan di antaranya adalah:

- Organisasinya. Sebaiknya ditunjuk personil yg bertanggung-jawab terhadap rencana implementasi ini. Biasanya adalah orang yg terkait dengan mutu produk, MESKIPUN TIDAK HARUS dari departemen ini. Misalnya saja personil bagian Quality Control atau Quality Assurance. Orang ini diberi tugas dan otoritas untuk membentuk semacam Panitia Adhoc yg nantinya bertugas membuat dokumen-dokumen ISO 9001 yg diperlukan, mulai dari Kebijakan Mutu, Tujuan/sasaran mutu, program mutu, Manual/Pedoman mutu, Prosedur, Instruksi Kerja, dsb. Termasuk bertugas melakukan sosialisasi. Siapa yg akan dimasukkan dalam Panitia ini tergantung pada luas implementasi ISO 9001 yg direncanakan, apakah mencakup semua departemen /divisi / SBU atau hanya sebagian?

Untuk segala sesuatunya ini harus ditetapkan Time Frame-nya. Seperti misalnya, kapan target perolehan sertifikat ISO 9001 tsb? Kapan panitia tersebut harus terbentuk? Kapan pelatihan atau training oleh konsultan (jika perlu)? Kapan mulai membuat dokumentasi dan kapan harus selesai? Kapan dilakukan audit sertifikasi? Dst. Dst. Tidak lupa pula tetapkan budgetnya.

- Tunjuk konsultan (jika perlu) untuk memberikan sosialisasi, penjelasan dan arahan mengenai segala sesuatu yg terkait dengan ISO 9001. Bagaimana memilih konsultan yg "representatif" atau yg qualified? Silakan baca artikel saya mengenai hal ini di "ISO 9001 Forum". Silakan KLIK DI SINI atau di Link berikut:

http://iso-9001-forum.blogspot.com/search/label/Tips%20Memilih%20Konsultan%20ISO%209001%20yg%20Bisa%20Diandalkan.

- Tetapkan badan sertifikasi System Manajemen Mutu ISO 9001 yg pas dengan jenis perusahaan Bapak. Biasanya, badan sertifikasi memiliki spesialisasi atau terkenal di bidang usaha tertentu. Perusahaan tekstil tentu beda dengan universitas, misalnya, sehingga badan sertifikasinya sebaiknya dicari yg pas.

- Sebaiknya rencana implementasi ISO 9001 ini langsung mengarah ke ISO 901:2008 agar tidak mubazir karena ISO 9001:2000 sebentar lagi sudah tidak berlaku.

BERSAMBUNG.......

TQM dan Inovasi "Brilliant" Si Office Boy

2009-04-28T09:05:00.006+07:00

Ini adalah contoh implementasi TQM (Total Quality Management) di sebuah perusahaan besar nasional yg sangat bagus sehingga bisa memotivasi karyawan di semua tingkatan / level untuk berkontribusi meningkatkan efisiensi perusahaan. Ini kisah nyata berdasarkan apa yg diceritakan oleh teman saya yg bekerja di perusahaan percetakan terbesar di Indonesia tsb. Ada dua buah cerita kisah nyata. Yang pertama adalah apa yg dia lakukan sendiri (Sebut saja Si “A”). Sedang yg ke dua adalah kisah nyata tentang inovasi seorang Office Boy (OB) yg bisa memenangi konvensi karena memberi kontribusi yg besar terhadap perusahaan.

Inovasi “Briliant” Si Office Boy (OB)

Di salah satu perusahaan percetakan terbesar di Indonesia tsb setiap tahun diadakan konvensi Gugus Kendali Mutu (GKM) sebagai bagian dari Continual Improvement dalam implementasi Total Quality Management (TQM). Konvensi ini bisa diikuti oleh kelompok, seperti GKM, maupun perseorangan. Continual Improvement ini seringkali membuahkan invovasi yg luar biasa menfaatnya meskipun idenya kadang sangat sederhana. Dan, ide di perusahaan tsb tidak hanya terbatas pada departemen atau fungsi, melainkan bisa lintas departemen maupun lintas fungsi. Itulah sebabnya, kisah nyata seperti ini bisa muncul. Apa itu? Kisah nyata inovasi seorang Office Boy (OB) yg memberi ide improvement di bidang penghematan tinta untuk percetakan yg kemudian diterapkan di perusahaan tsb, sehingga perusahaan tsb bisa melakukan efisiensi yg cukup signifikan.

Untuk mengikuti konvensi tahunan, Si Office Boy (OB) yg punya back-ground pendidikan STM ini punya gagasan bagaimana menghemat biaya tinta untuk percetakan. Maka dibuatlah konsep. Dan konsep tsb kemudian diberikan kepada team penguji. Setelah melewati berbagai ujian ternyata ide tsb dinyatakan layak untuk diikutkan dalam konvensi, dan bahkan kemudian menjadi pemenang pada konvensi di tingkat perusahaan tsb. Katanya, konsep (resep?) tsb sudah diuji-cobakan dan di praktekkan di salah satu cabang percetakan di tempat OB tsb bekerja, dan ternyata berhasil.

Penghargaan terhadap inovasi semacam itu di perusahaan tsb memang sangat diperhatikan. Pemenang konvensi di tingkat perusahaan mendapat hadiah yg cukup besar. Pemenang konvensi di tingkat perusahaan diajukan ke konvensi di tingkat yg lebih tinggi, yakni konvensi untuk area yg mencakup beberapa perusahaan. Inovasi Si Office Boy (OB) ini ternyata menang lagi. Dia mendapat penghargaan lagi. Perusahaan-perusahaan lain di area tsb (Yg merupakan satu Group Perusahaan) kemudian menerapkan teknik yg sama seperti inovasi Si Office Boy (OB) itu, dan juga berhasil. Dan kini Dia tinggal menunggu konvensi tingkat nasional di perusahaan percetakan tsb. (Ketika kisah nyata ini diceritakan kepada saya, konvensi tingkat nasional tsb belum dilaksanakan).

Hikmah apa yg bisa kita ambil dari kisah nyata ini? Menurut saya adalah, ketika semua orang mempunyai kesempatan yg sama, dan ketika penghargaan yg diberikan juga sepadan, serta didukung oleh lingkungan yg kondusif dan system yang baik dan memadahi, maka hal tsb akan mampu mendorong / memotivasi setiap orang untuk mencurahkan segala kemampuan / potensi dirinya bagi kemajuan organisasi. Dan ini bisa terjadi jika implementasi TQM (Total Quality Management) dilaksanakan sebagaimana mestinya. Perusahaan yg saya ceritakan dengan inovasi Si Office Boy (OB) -nya ini sudah membuktikannya, maka tak heran kalau salah satu perusahaan percetakan terbesar di Indonesia tsb makin eksis di tengah persaingan yg terus meningkat. Tidak hanya persaingan melawan perusahaan percetakan lainnya, tetapi juga persaingan melawan “Budaya Tanpa Kertas” di dunia maya. Dunia Internet.

Bagaimana dengan implementasi TQM (Total Quality Management) di perusahaan Anda?

Quality Forum. Tips Agar MR Tidak Mandul_2

2009-04-27T21:38:00.009+07:00

Pembaca Quality Forum yg budiman, artikel ini merupakan lanjutan dari artikel sebelumnya di link berikut:

http://quality-forum.blogspot.com/2009/01/iso-90012008-tips-agar-mr-tidak-mandul.html

Jika Anda belum membacanya, silakan membacanya terlebih dahulu dengan cara meng-klik link tsb di atas atau KLIK DI SINI. Jika Anda sudah membacanya, mari kita lanjutkan Sharing kita.

Sedikit mengulang artikel sebelumnya, efektifitas Management Representative (MR) atau Wakil Manajemen (WM) disebabkan oleh faktor internal dan eksternal. Faktor eksternal terutama disebabkan oleh komitmen manajemen dan juga kualitas Auditor Eksternal, sedangkan faktor internal adalah faktor kompetensi personil yg menjabat MR itu sendiri.

Posisi Management Representative (MR).

Posisi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 dalam struktur organisasi sangat menentukan efetifitas tidaknya kinerja MR. Apakah dia berada di bawah manager pabrik, general manager, atau langsung di bawah presiden direktur? Semakin rendah posisi Management Representative (MR) biasanya semakin rendah pula otoritasnya, sehingga berakibat pada lemahnya posisi MR.

Sebaliknya, jika Management Representative (MR) berada di bawah presiden direktur atau bertanggung-jawab langsung kepada presiden direktur, dia akan memiliki wewenang yg lebih luas, sehingga dia bisa bergerak lebih leluasa. Struktur seperti ini akan lebih efektif, meskipun hal itu juga masih sangat bergantung pada kompentensi Si Management Representative (MR) itu sendiri. (Nama jabatan untuk masing-masing perusahaan mungkin berbeda, tetapi dalam artikel ini hanyalah sebagai contoh).

Struktural atau Fungsional?

Selain posisi dalam struktur organisasi, hal lain yg sangat berpengaruh adalah apakah Management Representative (MR) hanya merupakan pejabat fungsional atau pejabat struktural? Jika MR hanyalah pejabat fungsional, sementara dia sendiri mempunyai tugas lain yg menyita sebagian besar waktunya, maka fungsi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 seperti ini kemungkinan besar akan menjadi tidak efektif, terutama jika scope organisasinya sangat luas. Namun demikian, untuk organisasi yg tidak terlalu besar, kedudukan Management Representative (MR) yg merupakan pejabat fungsional seperti ini ada kemungkinan masih bisa efektif. Tetapi perlu diperhatikan, bahwa standard internasional ISO 9001:2008 menyebutkan:

"Top management shall appoint a member of management who, irrespective of other responsibilities, shall have responsibility and authority that includes…" dst.

Artinya Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 tidak diberi tanggung-jawab lainnya, dalam arti sebaiknya Management Representative (MR) memang fokus pada otoritas dan tanggung-jawabnya sebagai Wakil Management atau Management Representatve (MR) ISO 9001 atau ISO 14001.

Saran saya, untuk organisasi yg cukup besar, agar fungsi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 efektif sebaiknya Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 adalah pejabat struktural dengan posisi langsung bertanggung-jawab kepada Presiden Direktur atau Direktur Utama yg dibebaskan dari tanggung-jawab lainnya, sehingga dia bisa fokus pada tugasnya sebagai Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001. System management mutu sebaiknya diimplementasikan pada seluruh proses organisasi, 'End to End', dengan demikian kontrol terhadap mutu bisa menyeluruh, dan itu semua menjadi wilayah operasi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001.

Kompetensi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001.

Meskipun posisi Management Representatif (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 berada langsung di bawah presdir dan dia juga pejabat struktural, tetapi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001 tetap saja bisa tidak berfungsi dengan baik atau tidak efektif jika kompentensi personil yg menjabat MR itu sendiri tidak memadahi terutama dari sisi knowledge. Dalam ilmu system akuntansi, khusunya mengenai Sytem Pengendalian Intern (SPI), salah satu elemen SPI yg baik adalah “Karyawan yg cakap (kompeten) dan jujur”. Dengan demikian, kompentensi merupakan hal mendasar yg sangat menentukan efektif tidaknya fungsi Management Representative (MR) ISO 9001 atau ISO 14001. Lalu, apa yg harus dimiliki oleh seorang MR agar dia bisa “memenuhi syarat” menjadi MR yg efektif?

- Dia harus memiliki pengetahuan yg cukup tentang SMM ISO 9001 atau QMS ISO 9001 dan paham betul bagaimana membuat perencanaan, mengaplikasikan, mengendalikan, dan meningkatkan (improvement) SMM ISO 9001-nya.
- Dia semestinya mengerti banyak tentang TQM / TQC, dan management mutu non-formal lainnya, misalnya Balance Scorecard, MBNQA, dsb.
- Dia harus mempunyai kemampuan menggerakkan (to drive) banyak orang.
- Dia harus memiliki keberanian untuk berbicara dan mengarahkan pejabat tinggi di organisasinya terkait dengan implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 maupun yg lainnya yg terkait dengan tugas dan tanggung-jawabnya.
- Dia harus paham betul tentang ilmu manajemen.
- Dia harus paham betul business-process organisasinya.
- Dia harus mampu mengintegrasikan Visi-Misi dan budaya organisasi ke dalam QMS ISO 9001.

Khusus mengenai pengetahuannya tentang QMS ISO 9001, apa yg harus dia “kuasai”?

BERSAMBUNG....

Pengendalian Mutu Outsourcing Cukup dengan Perjanjian Kontrak. Benarkah?

2009-04-13T12:46:00.014+07:00

Pembaca Quality Forum yg budiman, artikel ini untuk menanggapi pertanyaan dari pembaca Quality Forum pada artikel yg lain di Blog ini yg terkait dengan Outsourcing. Anda bisa melihat pertanyaannya di link ini:
http://quality-forum.blogspot.com/2009/02/iso-90012008-ada-apa-dengan-outsourcing.html
atau Klik di Sini. Pertanyaannya ada pada kolom "Comments" yg terletak di bawah artikel yang bersangkutan.

Namun demikian, saya akan tulis sedikit pertanyaannya di artikel ini agar kronologinya lebih jelas. Inilah inti pertanyaan pembaca Quality Forum tsb: "Selama ini ada anggapan bahwa pengendalian Outsourcing cukup dengan Perjanjian Kontrak. Benarkah demikian? Dan menurut pengalaman Bapak bagaimana?"

Baiklah, Bpk, atau Ibu, atau siapapun Anda, pembaca atau tepatnya penanya di Quality Forum yg tidak mau menyebutkan namanya (Tidak apa2. Tidak dilarang. Dan untuk selanjutnya saya sebut "Bung Anonimous" saja, ya. Biar gampang. Maaf, lho..!!). ISO 9001 pada intinya adalah bagaimana kita menetapkan, memastikan dan mengendalikan proses yg mempengaruhi mutu produk (barang atau jasa) bahwa proses tersebut bisa menghasilkan produk yg sesuai dengan persyaratan. Proses tsb bisa kita kerjakan sendiri, di lingkungan perusahaan atau organisasi kita. Bisa juga kita serahkan pengerjaannya kepada orang atau perusahaan lain, yg biasanya pengerjaannya di lokasi perusahaan lain tersebut. Pengerjaan di organisasi atau perusahaan atau orang lain inilah yg disebut dengan Outsourcing.

Karena pengerjaannya berada di tempat lain, dan di bawah otoritas orang atau perusahaan lain, lalu bagaimana dengan pengendalian mutunya? Itulah inti dari diskusi ini. Apakah pengendalian proses tsb cukup dengan kontrak kerja atau perlu tindakan lain untuk menjamin mutu produknya nanti? Bagaimana pengalaman saya? Inilah yg akan saya sharingkan di Quality Forum ini.

"Bung Anonimous", dan pembaca Quality Forum yg budiman, menurut pendapat saya, dan juga pengalaman saya, hal itu tergantung pada sejauh mana tingkat kepercayaan kita kepada perusahaan lain yg akan mengerjakan produk kita tsb. Sebelum kita tentukan kepada perusahaan mana kita serahkan proses pengerjaan produk kita tsb, tentunya kita harus mempelajari bagaimana system pengendalian mutu, atau bahkan system manajemen mutu perusahaan tsb.

Kita, sebagai calon konsumen, perlu memastikan apakah proses yang ada bisa menjamin mutu yg kita inginkan. Apakah SOP ataupun IK proses yg tersedia di perusahaan tersebut cukup memadahi? Apakah alat-alat ukur dan alat pantau tersedia, berfungsi, dan dimanfaatkan sebagaimana mestinya? Apakah sumberdaya, seperti mesin, jumlah dan kompetensi sumberdaya manusia, termasuk sarana dan prasarana tersedia, memadahi (cukup) dan berfungsi sebagaimana mestinya? Termasuk apakah ada fungsi Quality Assurance? Dsb.

Kalau kita cukup yakin dengan semuanya itu, pemastian mutu tsb barangkali cukup dituangkan dalam perjanjian kontrak kerjasama. Tetapi, bagaimanapun proses pemastian memadahi tidaknya pengendalian proses, dan lebih luas lagi system manajemen mutu perusahaan yg akan kita serahi pekerjaan tsb, perlu dituangkan dalam prosedur atau Instruksi Kerja (IK) Outsourcing kita. Artinya, perjanjian kontrak kita dalam hal ini barangkali cukup persyaratan mutu saja. Mutu dalam hal ini bisa meliputi: QCDSM (Quality of products, Cost atau harga yg disepakati, Delivery atau pengiriman atau Time Frame atau skedul penyelesaian pekerjaan, Safety dan Morale).

Bagaimana proses pemastiannya, siapa yg melakukan dan yg bertanggung-jawab terhadap pemastian tsb, bagaimana dokumentasinya, dsb, itulah yg harus kita tuangkan secara jelas dan memadahi di dalam prosedur atau IK Outsourcing kita. Kalau ternyata dari hasil pemastian tsb diperoleh kesimpulan bahwa perusahaan yg akan kita ajak kerjasama tsb prosesnya kurang menjamin atau bahkan sama sekali tidak bisa menjamin mutu sesuai persyaratan mutu yg kita kehendaki, maka bisa saja kita tidak menggunakan jasa perusahaan atau pihak lain tsb.

Namun demikian, bisa saja kita tetap menggunakan atau melakukan Outsourcing di perusahaan tsb, seandainya kita melihat adanya potensi perusahaan tsb mampu melakukan proses dan menghasilkan produk sesuai persyaratan kita jika hal-hal tertentu dilakukan. Misalnya jika melakukan pengawasan langsung di lapangan, atau melakukan pekerjaan tertentu di perusahaan tsb, misalnya dalam hal inspection atau quality control, atau di bagian proses tertentu yg paling berpengaruh terhadap mutu, dsb. Semua tergantung pada hasil pemastian tsb. Segala sesuatu yg akan kita lakukan nantinya itu harus tertuang dalam perjanjian kontrak. Dan yg jelas, prosedur atau pun IK Outsorcing kita juga harus memuat pula apa yg harus dilakukan oleh manajemen atau petugas yg bertanggung-jawab terhadap Outsorcing, jika ternyata hasil pemastian awal tsb menunjukkan keadaan seperti yg baru saja kita bicarakan ini.

Bung Anonimous dan pembaca Quality Forum yg budiman, perusahaan-perusahaan ternama di dunia yg di negaranya tidak lagi berdiri perusahaan manufaktur karena alasan daya saing dll, tentu saja akan melakukan Outsourcing ke perusahaan lain. Demi menjaga image dan kualitas produknya, dia bisa saja menempatkan personilnya untuk mengawasi proses yg ada di perusahaan yg diserahinya pekerjaan itu. Mulai dari pemilihan (sortir) bahan baku, pengawasan proses produksi, sampai Packaging, bahkan penyimpanan atau pergudangan.

Poinnya, perjanjian kontrak dalam hal Outsourcing memang memegang peranan yg sangat krusial. Namun demikian, prosedur atau IK Outsourcing kita harus secara jelas dan tegas memuat adanya proses pemastian terhadap kemampuan pihak lain yg akan kita serahi pekerjaan Outsourcing tsb sejauh mana kapabilitasnya. Sehingga kita bisa yakin bahwa kualitas produk yg kita Outsourcing-kan tsb sesuai dengan persyaratan yg kita tentukan. Tidak hanya itu, setelah proses pemastian tsb, apa tindakan selanjutnya, dst, harus ditegaskan di dalam prosedur / IK Outsourcing kita.
Mudah-mudahan Sharing ini cukup menjawab pertanyaan Bung Anonimous. Apakah perlu contoh prosedur atau IK Outsourcing? Silakan Bung Anonimous, atau pembaca Quality Forum lainnya menanggapi. Terima kasih. Salam Mutu.

QMS atau EMS-nya yg Tidak Beres di Situ Gintung?

2009-04-02T09:47:00.006+07:00

Pembaca Quality Forum yg Budiman, ketika Situ Gintung dibangun oleh Belanda pada waktu itu, meskipun para Meneer itu adalah Penjajah, kira-kira ada maksud untuk menggelontori warga sekitar dengan air Situ Gintung apa tidak? Ada maksud untuk membunuh warga sekitar sampai ratusan orang apa tidak?

Rasanya tidak mungkin sejahat itu, kan? Dan selama ini juga belum pernah tersiar kabar Bendungan Situ Gintung membunuh banyak orang. Entah kalau jaman dulu mungkin ada orang yg dianggap "Ekstrimis" oleh Meneer, lalu dicemplungkan ke situ sampai meninggal. Kita tidak tahu. Tapi, toh, berita bencana seperti yg sekarang ini terjadi selama ini belum pernah terdengar, bukan?

Tetapi, ketika Si Penjajah itu sudah kita usir, sudah kabur, kembali ke negerinya sana, yg konon katanya area negaranya lebih rendah dari permukaan laut, kenapa justru bencana itu terjadi? Ada apa? Apanya yg tidak beres?

Pembaca Quality Forum yg Budiman, setiap aktivitas atau organisasi dibuat pasti ada tujuannya. Untuk mencapai tujuan tsb, maka dilakukanlah apa yang disebut dengan pengelolaan. Istilah "mentereng"-nya adalah manajemen. Sebagaimana definisi manajemen itu sendiri ada yg mengatakan sebagai: "Seni mengelola organisasi dengan memanfaatkan sumberdaya yg ada secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan bersama".

Jadi, kalau kemudian Situ Gintung sekarang justru melenyapkan hingga seratusan orang dan meluluh-lantakkan pemukiman di sekitarnya, itu jelas menunjukkan bahwa di sana ada kesalahan manajemen. Ada Mismanagement. Karena sudah pasti bukan itu tujuan bersama yg ditetapkan oleh Penjajah dan Si Terjajah waktu itu. Pastilah tujuannya untuk kebaikan bersama, untuk kemasalahatan banyak orang. Bukan untuk mencabut nyawa masyarakat sekitar.

Kesalahan ISO 9001 atau ISO 14001?

Pembaca Quality Forum yg Budiman, kalau ada kesalahan manajemen, lalu yg salah system manajemen mutu-nya atau system manajemen lingkungan-nya? ISO 9001-nya atau ISO 14001-nya? Ini yg akan kita diskusikan di sini.

Meskipun saya tidak tahu apakah pengelola Situ Gintung menerapkan QMS ISO 9001 atau EMS ISO 14001 atau tidak, tetapi secara teori, kasus ini layak didiskusikan. Asumsinya, Si Pengelola menerapkan QMS ISO 9001 dan EMS ISO 14001. Tujuannya adalah agar kita memiliki pandangan yg lebih dalam tentang ISO 9001 dan ISO 14001. Dan kita bisa menggunakannya untuk "memotret" kasus-2 aktual, sehingga kita bisa menarik manfaat untuk organisasi kita sendiri, dan juga untuk pemerintah Indonesia, khususnya departemen yg bertanggung-jawab terhadap bendungan-bendungan lainnya di Indonesia. Okey, mari kita mulai diskusinya.

Pembaca Quality Forum yg Budiman, QMS ISO 9001 atau system manajemen mutu ISO 9001 itu berkaitan dengan Mutu. Jadi dalam hal ini terkait dengan efektifitas organisasi. Sejauh mana organisasi mencapai tujuan organisasi, itulah wilayah QMS ISO 9001. Kalau begitu persyaratan mutunya apa? Persyaratan mutunya adalah tujuan-tujuan dibuatnya bendungan itu yg telah ditetapkan sebelumnya. Misalnya, agar mampu menampung sekian juta meter kubik air, mampu mengairi sawah sekian ribu herktar, mampu mensuplai pembangkit listrik sekian ribu megawatt.

Kalau tujuan-tujuan yg telah ditetapkan, yg kemudian menjadi "persyaratan" kinerja manajemen Situ Gintung hanya seperti yg sudah disebutkan itu saja, dan itu semua sudah tercapai, maka bisa dinyatakan bahwa implementasi Sistem Manajemen Mutu di Situ Gintung adalah efektif. Tidak ada yg salah dengan ISO 9001-nya. Yang salah adalah system manajemen lingkungan-nya. Kesalahannya di mana?

Kesalahannya terletak pada tidak teridentifikasinya potensi dampak lingkungan, dan tidak terkendalikannya aspek lingkungan signifikan, yakni potensi jebolnya tanggul yg bisa menimbulkan dampak lingkungan luar biasa (signifikan), seperti yg saat ini sudah terjadi. Itu masalahnya. Atau, istilah audit-nya, itu "temuan" atau "finding"-nya.

Aspek lingkungan signifikan seperti itu harusnya dikendalikan melalui Prosedur, dan, atau Instuksi Kerja yang ketat. Misalnya instruksi kerja tentang pemeriksaan secara berkala kondisi tanggul, yang periode pemeriksaan atau inspeksinya semestinya juga sangat ketat, terutama ketika musim hujan, dan ketika mulai ditemukannya tanda-tanda penurunan kualitas tanggul. Juga tentang prosedur Corrective Action dan Preventive Action jika ditemukan indikasi penurunan kualitas tanggul, harus sangat diperhatikan dalam system manajemen lingkungannya.

Lain halnya kalau salah satu tujuan dibuatnya Bendungan Situ Gintung adalah untuk menahan banjir, karena misalnya setiap kali hujan masyarakat sekitar selalu kebanjiran, maka jebolnya tanggul Bendungan Situ Gintung merupakan kegagalan implementasi System Manajemen Mutu ISO 9001 di organisasi itu. Karena apa? Karena tanggul merupakan bagian dari proses untuk mencapai tujuan mutu yg sudah menjadi persyaratan mutu, sehingga "proses" tsb harus benar-benar diperhatikan melalui IK atau Prosedur. Sebab kalau proses tsb ada yg menyimpang, maka akan menimbulkan tidak tercapainya persyaratan mutu yg telah ditetapkan. Dalam hal ini masyarakat akan kebanjiran.

Selanjutnya Bagaimana?

Pembaca Quality Forum yg Budiman, yang jelas tindakan perbaikan harus dilakukan, termasuk tindakan pencegahan timbulnya kasus serupa di kemudian hari. Bagi pengelola Situ Gintung, saat ini harus mengidentifikasi potensi terjadinya kasus serupa di bagian tanggul yang lain untuk mengantisipasi dan mencegah terjadinya kasus serupa. Dan bagi departemen yg bertanggung-jawab mengelola bendungan di seluruh Indonesia, departemen ini wajib melakukan identifikasi di bendungan-bendungan lainnya yg ada di seluruh Indonesia mengenai kemungkinan adanya potensi jebolnya tanggung di tiap-tiap bendungan. Khususnya yang potensi dampak lingkungan-nya besar atau sangat besar.

Khusus bagi pemerintah, ditinjau dari sisi system manajemen mutu ISO 9001 maupun system manajemen lingkungan ISO 14001, dengan jebolnya Bendungan Situ Gintung ini menunjukkan bahwa pengelola Situ Gintung kompetensinya tidak memenuhi syarat. Pejabat seperti ini perlu dipertimbangkan untuk diganti, karena berpotensi terulangnya kejadian serupa di kemudian hari, atau tidak tercapainya tujuan dibuatnya bendungan ini.

Demikian juga pejabat tertinggi di departemen yg mengelola bendungan di seluruh Indonesia. Ia juga perlu dipertimbangkan untuk diganti, karena bendungan di Indonesia merupakan wilayah tanggung-jawabnya. Ini juga terkait dengan kompetensi yg kurang memadahi tersebut, yg jika tetap dipertahankan berpotensi untuk terulangnya kembali kejadian serupa di bendungan lainnya di Indonesia. Terutama jika setelah bencana Situ Gintung ini, dia tidak menginstruksikan untuk mengidentifikasi potensi terjadinya bencana serupa di bendungan lainnya di Indonesia.

Pembaca Quality Forum yg Budiman, Anda punya pendapat berbeda? Silakan berikan tanggapan Anda di "Comment" atau "Post a Comment" di bawah artikel ini. Salam Mutu.

Tanpa ISO 9001 Organisasi Juga Jalan, Koq. Benarkah?

2009-03-19T12:19:00.012+07:00

Seorang pembaca Blog Quality Forum ini beberapa hari lalu mengirim e-mail kepada saya, yg intinya dia merasa gusar dengan pernyataan sementara pimpinan yg menyatakan bahwa tanpa ISO 9001 pun kinerja organisasi baik-baik saja. Buktinya, organisasinya selalu mendapat penilaih yg baik dari Assessor, yakni lembaga lain semacam organisasi yg lebih tinggi. Akibatnya komitmen untuk mengimplementasikan System Manajemen Mutu ISO 9001 (SMM ISO 9001) atau Quality Management System ISO 9001 (QMS ISO 9001) menjadi lemah.

Tidak hanya itu. Dia sendiri yg ditunjuk untuk menangani sekretariot ISO 9001 kemudian menjadi tidak "bergairah". Seolah-oleh implementasi System Manajemen Mutu (ISO 9001SMM ISO 9001) atau Quality Management System ISO 9001 (QMS ISO 9001) hanya semacam kewajiban untuk meraih sertifikat saja. Namun, dia kemudian merasa bersyukur, bahwa akhirnya menemukan Blog Quality Forum ini yg bisa diajak sharing dan berdiskusi guna menambah kompetensinya.

Kita akan sharing di Quality Forum ini terutama untuk menanggapi pernyataan pimpinan tadi, yakni tanpa ISO 9001 pun kinerja organisasi tetap baik-baik saja. Benarkah demikan? Kalau demikian halnya, bukankah itu berarti kita tidak harus mengimplementasikan System Manajemen Mutu ISO 9001 (SMM ISO 9001) atau Quality Management System ISO 9001 (QMS ISO 9001) agar kinerja organisasi tetap baik?

Kalau pertanyaan atau pernyataannya seperti alinea di atas ini, maka jawaban saya adalah: "Bisa, Ya. Bisa, Tidak. Tergantung Kebutuhan Organisasi". Kalau memang "konsumen" tidak mensyaratkan bahwa organisasi harus memiliki Sertifikat ISO 9001, maka bisa saja organisasi kinerjanya tetap baik, meskipun tidak mengimplementasikan System Manajemen Mutu ISO 9001 (SMM ISO 9001) atau Quality Management System ISO 9001 (QMS ISO 9001), kalau memang manajemen organisasi tsb baik.

Pembaca Quality Forum yg budiman, perlu diketahui, system manajemen mutu formal itu tidak hanya ISO 9001. Tetapi juga ada MBNQA (Untuk yg ini kita bahas lain kali). Di samping juga ada system manajemen mutu yg tidak formal, seperti TQM, Balance Scorecard, dll, yg kalau diimplementasikan dengan baik, bisa saja menghasilkan kinerja organisasi yg baik pula.

Lalu, kenapa harus mengimplementasikan System Manajemen Mutu ISO 9001 (SMM ISO 9001) atau Quality Management System ISO 9001 (QMS ISO 9001)? Apa manfaatnya?

Sekali lagi saya tegaskan: Kalau "konsumen" mengharuskan bahwa organisasi harus sudah memiliki sertifikat ISO 9001:2008 misalnya, maka mau-tidak-mau, selama kita masih butuh konsumen tsb, ya kita harus memiliki sertifikat tsb dengan cara mengimplementasikan ISO 9001:2008.

Kalau begitu, implemetasi system manajemen mutu ISO 9001:2000 atau system manajemen mutu ISO 9001:2008 itu hanya semata-mata karena persyaratan pelanggan? Pertama-tama, Ya. Tetapi, tanpa persyaratan pelanggan pun, organisasi bisa (punya alasan untuk) mengimplementasikan QMS ISO 9001 atau SMM ISO 9001 kalau organisasi tsb ingin mendapatkan citra atau image terkait dengan mutu produknya, baik barang maupun jasa.

Atau bisa juga, bukan untuk mendapatkan citra atau image tetapi untuk mengontrol system manajemen mutu-nya, apakah ada improvement atau justru sebaliknya. Kenapa? Karena dalam system manajemen mutu ISO 9001, baik ISO 9001:2000 atau pun ISO 9001:2008 ada pihak lain yg "menjaga" atau "mengawal" implementasi system tsb, yakni badan sertifikasi dan auditor eksternal. "Mengawalnya" melalui apa? Melaui audit ISO 9001 dan sertifikasi tsb.

Pembaca Quality Forum yg budiman, jika dari hasil audit ISO 9001 oleh pihak eksternal tsb, yg biasanya dilaksanakan setiap satu semester atau yg biasa disebut surveilance audit, ternyata implementasinya tidak lagi sesuai standard internasional ISO 9001, maka sertifikat ISO 9001 bisa dicabut. Tentu saja setelah melalui tahapan-tahapan tertentu. System inilah yg tidak ada dalam system manajemen mutu non formal. System ini pulalah yg menjamin bahwa system manajemen mutu ISO 9001 organisasi tsb masih berjalan baik dan terus berkembang (continuous improvement) sesuai standard internasional ISO 9001.

Sampai di sini barangkali sudah cukup jelas, ya, di mana letak kelebihan System Manajemen Mutu ISO 9001 (SMM ISO 9001) atau Quality Management System ISO 9001 (QMS ISO 9001). Dan apakah organisasi perlu mengimplementasikan ISO 9001 atau tidak. Atau Anda barangkali punya pendapat berbeda? Silakan sharing atau menanggapi. Klik "Comment" dan silakan isikan tanggapan kamu.

Salam Mutu.

ISO 9001:2008 Vs iso 9001: 2000. Klausul 4.

2009-02-07T21:26:00.014+07:00

ISO 9001:2008. Klausul 4 ada perbedaan / klarifikasi yg cukup signifikandibanding ISO 9001:2000.

Pembaca Quality Forum yg budiman, dalam ISO 9001:2008 klausul 4.1 a) kata mengidentifikasi (identify) diganti dengan kata menetapkan / menentukan (determine). Sedangkan pernyataan yg terkait dengan proses yg di-outsourcing-kan benar-benar dibuat kalimat baru (re-worded) sebagai klarifikasi / penjelasan, meskipun substansinya tetap sama.

Dalam ISO 9001:2008 klausul 4.1ditambahkan Note 2 & 3. Note 2 berbicara tentang keterkaitan proses yg di-outsourcing-kan dengan klausul 7.4 mengenai pembelian (purchasing).

Sedangkan Note 3 menegaskan perlunya dipastikan jenis dan luas pengendalian terhadap proses yg di-outsourcing-kan. Bahwa hal tsb bisa dipengaruhi berbagai faktor, dan yg pasti hal tsb tidak berarti membebaskan organisasi dari kewajiban untuk memenuhi persyaratan pelanggan, peraturan, dan perundang-undangan yg berlaku.

ISO 9001:2008 klausul 4 menjadi seperti berikut ini:

4. Sistem Manajemen Mutu (SMM)

4.1. Persyaratan Umum
Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara suatu SMM dan secara berkelanjutan menyempurnakan efektivitasnya sesuai dengan persyaratan Standar internasional ini.

Organisasi harus:
a) menetapkan proses- proses yang perlu untuk SMM dan aplikasinya di dalam organisasi,
b) menentukan urutan dan interaksi dari proses-proses ini,
c) menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik proses-proses operasi maupun pengendalian adalah efektif,
d) memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang perlu untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses ini,
e) memantau, mengukur, jika dapat diterapkan dan menganalisis proses-proses tersebut, dan
f) menerapkan tindakan yang perlu untuk mencapai hasil yang direncanakan dan penyempurnaan berkelanjutan terhadap proses-proses ini.

Pembaca Quality Forum yg budiman, Proses-proses ini hrs dikelola oleh organisasi sesuai dgn persyaratan standar internasional ini. Bila organisasi memilih untuk meng-outsourcing- kan (subkontrak) proses yang mempengaruhi kesesuaian produk terhadap persyaratan, organisasi harus memastikan kendali terhadap proses tersebut. Jenis dan luas / jangkauan pengendalian yang diterapkan terhadap proses yang di-outsourcing- kan tersebut harus ditetapkan dalam sistem manajemen mutu.

NOTE. 1 Proses-proses yang dibutuhkan untuk SMM yang disebut di atas meliputi proses untuk kegiatan manajemen, penyediaan sumber daya, realisasi produk, pengukuran, analisis dan perbaikan.

NOTE. 2 Proses yang di-outsourcing- kan adalah proses yang diperlukan organisasi untuk sistem manajemen mutu dan dimana organisasi mamutuskan untuk dilakukan oleh pihak eksternal.

NOTE. 3 Pemastian kendali terhadap proses yang di-outsourcing- kan tidak membebaskan organisasi terhadap tanggung jawabnya untuk kesesuaian dengan semua persyaratan pelanggan dan persyaratan peraturan dan perundang-undangan. Tipe dan jangkauan terhadap kendali yg diterapkan terhadap proses yang di-outsourcing- kan dapat dipengaruhi oleh beberapa factor, seperti :

a. dampak potensial terhadap proses yang di-outsourcing- kan terhadap kemampuan organisasi untuk menyediakan produk yang sesuai dengan persyaratan,
b. tingkat / derajat pembagian kontrol terhadap proses tsb,
c. kemampuan utk pencapaian kendali yg perlu melalui penerapan pasal 7.4.

4.2 Persyaratan Dokumentasi

4.2.1 Umum

Pembaca Quality Forum yg baik, dokumentasi SMM harus meliputi:

BERSAMBUNG.....

Bisnis / perusahaan Anda sedang menghadapi macam-macam tantangan, seperti:

2009-02-06T05:51:00.003+07:00

Pembaca Quality Forum yg baik hati, apakah perusahaan atau bisnis Anda sedang mengalami berbagai hal berikut ini:

- Banyak produk tidak sesuai; produk cacat; standard Grade / mutu produk tidak tercapai?
- Sering terjadi kesalahan / gagal proses?
- Sering di-Claim oleh pelanggan atau banyak Sales Return?

- Custormer / Pelanggan tidak setia?
- Pemborosan material / bahan baku? Atau, bahkan tidak tahu konsumsi materialnya sebenarnya boros atau efisien?

- Banyak Stock / persediaan sparepart, supplies, bahan baku, WIP, Finish Goods yg Slow / Non Moving?
- Pemborosan energy listrik, Steam/Boiler, dsb? Atau, bahkan tidak tahu Energy-Cost-nya sebenarnya boros atau efisien?

- Pembaca Quality Forum yg baik, apakah produktifitas, motivasi kerja, disiplin karyawan rendah?

- Anda tidak bisa mengambil keputusan dengan tepat dan cepat karena tidak tersedianya laporan pengendalian manajemen yg cukup dan memadahi?

- Mau implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan System Manajemen Lingkungan ISO 14001 tetapi belum tahu betul caranya? Dan belum mendapatkan konsultan yg benar-benar bisa memenuhi kebutuhan Anda? Anda butuh konsultan yg tidak "hanya teori" saja?

- System manajemen mutu dan lingkungan sudah dimplementasikan, sudah mendapat sertifikat ISO 9001 dan ISO 14001, tetapi belum / tidak efektif? Dan tantangan-tantangan seperti di atas masih muncul?

Pembaca Quality Forum yg baik, kirimkan permasalahan Anda / Perusahaan Anda ke alamat e-mail berikut:
st.sutrisno@gmail.com
Kami akan membantu Anda secara profesional. RAHASIA DIJAMIN...!!

Salam Sukses.

Stanley Sutrisno

ISO 9001:2008. Ada Apa dengan Outsourcing?

2009-02-01T20:25:00.002+07:00

ISO 9001:2008. Tentang Outsourcing.

Pembaca Quality Forum yg baik, Klausul 4.1 ISO 9001:2008 tentang Persyaratan Umum (General Requirements) lebih memperjelas atau menegaskan versi sebelumnya. Dalam ISO 9001:2000 klausul yg sama, pada paragraf empat hanya menyatakan bahwa jika organisasi memilih proses tertentu yg mempengaruhi kesesuaian persyaratan produk dilakukan secara Outsourcing, organisasi harus memastikan pengendalian atas proses (outsourcing) tsb.

Dalam ISO 9001:2008, paragraf ini diperjelas dengan satu kalimat dan dua catatan (Note 2 dan Note 3) yg terkait dengan Outsourcing. Tambahannya adalah sbb: Jenis dan luas / tingkat pengendalian yg diaplikasikan pada proses yg di-Outsourcing-kan ini harus dijelaskan dalam system manajemen mutunya.

Sedangkan Note 2 menjelaskan apa yg dimaksud Outsourcing, yakni: proses yg dibutuhkan oleh organisasi dalam system manajemen mutunya, dimana organisasi memilih proses tsb dilakukan / dilaksanakan oleh pihak eksternal.

Note 3 menjelaskan bahwa pemastian (Ensuring) pengendalian atas proses yg di-Outsourcing-kan tsb tidak -berarti- membebaskan organisasi dari tanggung-jawabnya terhadap persyaratan pelanggan, undang-undang dan peraturan (hukum).

Jenis dan luas / tingkat pengendalian yg diaplikasikan pada proses yg di-Outsourcing-kan ini dipengaruhi oleh:

a) Dampak potensial dari proses yg di-Outsourcing-kan terhadap kemampuan organisasi untuk menyediakan produk yg sesuai dengan persyaratan;
b) Sejauh mana pembagian tingkat pengendalian proses tsb;
c) Kemampuan untuk memenuhi / mencapai pengendalian yg diperlukan melalui penerapan klausul 7.4 tentang Pembelian (Purchasing). Klausul 7.4 ini tidak mengalami perubahan dari ISO 9001:2000.

Pertanyaannya sekarang adalah: Apa yg harus dilakukan oleh organisasi yg meng-Outsourcing-kan sebagian atau seluruh prosesnya?

Yang harus dilakukan adalah mereview kembali dokumen-dokumen terkait. Sejauh mana pengaruh klarifikasi ini terhadap system manajemen mutunya. Apakah cukup Instruksi Kerja (IK) yang harus disempurnakan, apakah termasuk Prosedur, bahkan mungkin sampai dengan Manual / Pedoman Mutunya. Semua bergantung pada masing-masing organisasi sampai sejauh mana kelengkapan sebelumnya.

Pembaca Quality Forum yg budiman, Bisa saja sebelum ada klarifikasi ini dokumentasinya memang sudah sempurna, dalam arti sudah memenuhi klausul versi ISO 9001:2008 ini, karena memang sebelumnya sudah disiapkan sebaik mungkin demi kepuasan pelanggan dan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan hukum.

Lebih penting dari itu adalah memastikan langkah pengendalian apa yang harus dilakukan terhadap proses yg di-Outsourcing-kan tsb? Apakah menugaskan "orang kita" untuk mengawasi proses tsb? Apakah membuat semacam MoU? Atau tindakan lainnya? Semua bergantung kepada organisasi sebagaimana dijelaskan dalam Note 3 tentang jenis dan luas pengendalian tsb di atas. Yang jelas, semua itu harus didokumentasikan.

Apakah artikel ini cukup membantu dan bermanfaat untuk Anda? Atau Anda mau menanggapi , atau pun Sharing? Silakan sampaikan pada kolom "comments" di bawah artikel ini.

Untuk kembali / masuk ke artikel tentang "Apa Perbedaan ISO 9001:2008 Vs ISO 9001:2000" silakan klik link berikut:

http://quality-forum.blogspot.com/2009/01/iso-90012008-apa-bedanya-dengan-2004.html

Diskusi lainnya terkait Outsourcing, yakni tentang: apakah pengendalian outsourcing cukup dengan Perjanjian Kontrak? Silakan KLIK DI SINI atau di link berikut:

http://quality-forum.blogspot.com/2009/04/pengendalian-mutu-outsourcing-cukup.html

Pembaca Quality Forum yg budiman, terima kasih, selamat berkarya. Salam Mutu.

ISO 9001:2008. Apa Konsekuensinya Bagi User?

2009-01-30T05:34:00.002+07:00

Pembaca Quality Forum yg budiman, ISO 9001:2008 sudah dirilis atau dipublikasikan sejak November 2008. untuk mengganti, atau lebih tepatnya menyempurnakan ISO 9001:2000. Apa konsekuensinya bagi User, dalam hal ini adalah organisasi yg baru akan mengajukan sertifikasi ISO 9001, sedang dalam proses, maupun organisasi yang sudah mendapat sertifikat ISO 9001:2000?

OK. Saya akan bahas satu per satu.

Bagi organisasi yang sedang akan mengajukan sertifikasi,
tentu saja sebaiknya langsung mengacu atau menggunakan System Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Karena apa? Karena sertifikat ISO 9001:2000 hanya akan valid atau berlaku hingga akhir 2010. Memang hingga akhir 2009, tepatnya bln November, sertifikasi ISO 9001:2000 masih bisa diberikan. Tapi apa gunanya kalau hanya berlaku satu tahun? Belum lagi kalau hingga akhir 2009 belum berhasil memperoleh sertifikasi. Justru hanya membuang-buang waktu, biaya, dan megulang-ulang perkerjaan, kan?

Pembaca Quality Forum yg budiman, Bagi organisasi yang sedang dalam proses pengajuan sertifikasi, dan saat ini masih mengacu ISO 9001:2000,
kalau saat ini masih mengacu ke ISO 9001:2000, sebaiknya segera dilakukan koreksi dan langsung mengacu atau menggunakan System Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Biar efektif. Dengan demikian, audit untuk sertifikasi sebaiknya juga langsung mengacu ke ISO 9001:2008. Bedanya tidak terlalu banyak, koq. Daripada nanti mendapat sertifikat ISO 9001:2000 tetapi hanya berlaku sesaat?!! Apalagi kalau hingga akhir 2009 belum berhasil memperoleh sertifikat ISO 9001. Repot, kan?

INGAT..!!
1. SEJAK AKHIR 2009 SERTIFIKAT ISO 9001:2000 TIDAK AKAN DIKELUARKAN LAGI. ARTINYA: TIDAK ADA SERTIFIKAT BARU UNTUK ISO 9001:2000 SEJAK SAAT ITU.
2. SERTIFIKAT ISO 9001:2000 SEJAK AKHIR 2010 TIDAK BERLAKU LAGI.

Bagi organisasi yang saat ini sudah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000, sebaiknya saat ini segera mempelajari di mana perbedaannya dengan ISO 9001:2008. Dan kalau memang perlu ada perubahan atau penyempurnaan, sebaiknya segera dilakukan perubahan atau penyempurnaan. Kalau pengin tahu perubahan atau perbedaannya, KLIK SAJA DI SINI.

Disamping itu, setelah perubahan / penyempurnaan dilakukan, sebaiknya audit surveilance-nya mengacu ke system manajemen mutu (SMM) yang telah disempurnakan tsb. Dengan begitu bisa segera mendapatkan sertifikat baru yang sudah mengacu ke ISO 9001:2008.

Pembaca Quality Forum yg budiman, kalau sudah mendapat sertifikat versi ISO 9001:2008, kita bisa "memproklamirkan diri" bahwa system manajemen mutu (SMM) kita sudah sesuai dengan standard internasional ISO 9001:2008. Hebat, kan?!

Oke. Selamat berjuang menuju sertifikasi ISO 9001:2008. Semoga sukses.

Salam Mutu.

ISO 9001:2008. Tips agar MR tidak "Mandul"

2009-01-28T08:08:00.004+07:00

ISO 9001:2008. Bagaimana agar fungsi MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) efektif?

Pembaca Quality Forum yg budiman, Salah satu hal yang paling "menyakitkan" dalam implementasi System Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001, maupun System Manajemen Lingkungan (SML) ISO 14001 adalah melihat kenyataan bahwa MR "BEKERJA" HANYA UNTUK MELAYANI AUDITOR EKSTERNAL. Kasus seperti ini jamak terjadi pada "company-company impian" di "negeri impian sana".

Ada kasus yg lebih parah lagi. Suatu saat ketika saya sedang merekrut calon auditor internal, ada salah satu pelamar yang berpengalaman dan masih aktif sebagai konsultan ISO 9001. Ketika saya wawancarai, orang itu "berterus-terang" bahwa selama ini dia kerap-kali melayani perusahaan-perusahaan untuk membuatkan segala sesuatunya yang dibutuhkan untuk "menghadapi" auditor eksternal. Termasuk salah satunya adalah laporan tinjauan manajemen (Management Review). Dari kasus ini kelihatan bahwa MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) bahkan sama sekali tidak bekerja sebagaimana mestinya MR seperti yg disyaratkan dalam standard internasional ISO 9001. Sungguh "menyakitkan" bukan?

Padahal, sebenarnya MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) memiliki peran sentral dan strategis untuk efektifitas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Apakah sertifikat ISO 9001 atau ISO 14001 hanya akan menjadi Symbol, atau akan benar-benar mencerminkan kinerja yang layak mendapat sertifikat atas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 yang efektif, semua bermula dari bagaimana kinerja MR ini.

Pembaca Quality Forum yg budiman, agar sumber daya / biaya yg telah dikeluarkan umtuk implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 tidak mubazir, dan organisasi memperoleh manfaat yg sebesar-besarnya atas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001, maka peran MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) perlu dioptimalkan. Bagaimana cara mengoptimalkan fungsi MR ini akan saya sajikan setelah kita mengidentifikasi berbagai hal yang menyebabkan fungsi MR tidak efektif berikut ini.

Kenali hal-hal yg menjadikan MR (Management Representative) atau WM (Wakil Manajemen) tidak efektif alias "mandul".

Ada dua faktor yang menyebabkan MR "mandul", tidak membuahkan hasil, dan akhirnya bermuara pada tidak berjalannya ISO 9001 atau ISO 14001 sebagaimana mestinya.

Pertama, adalah Faktor Eksternal.

Yg saya maksud faktor eksternal adalah faktor di luar personil MR itu sendiri, seperti:

- Struktur organisasi. MR berada pada posisi yang tidak mencerminkan posisi Top Manajemen, atau berada di bawah pejabat yg tidak memiliki otoritas yang cukup tinggi. Posisi seperti ini mengakibatkan MR tidak punya "gigi".

- Kurangnya komitmen Top Manajemen terhadap implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Lemahnya posisi MR (Management Representative) sebagaimana disebutkan di atas, bisa disebabkan karena kurangnya komitmen Top Manajemen ini. Ini bisa dilihat dari jabatan MR yg hanya FUNGSIONAL. MR hanya pekerjaan sambilan. Ia tidak terpisah dari pekerjaan lainnya, sehingga biasanya ia "tidak punya waktu" untuk mengurusi ISO 9001 atau ISO 14001. Tidak terpisahnya MR dari tugas lainnya ini sebenarnya tidak sesuai dengan standard internasional ISO 9001:2008 yg menyebutkan bahwa "Top management shall appoint a member of management who, irrespective of other responsibilities, shall have responsibility and authority that includes…" dst. Ia juga harus anggota dari team manajemen, bukan dari pihak eksternal.

- Pembaca Quality Forum yg budiman, kedua hal di atas bisa terjadi biasanya karena kekurang-pahaman atau kekurang-sadaran Top Manajemen terhadap manfaat implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Mereka biasanya memandang ISO 9001 atau ISO 14001 hanya dari sisi sertifikat saja, bahwa setelah sertifikat diperoleh, semuanya sudah tercapai: konsumen dan kepercayaan mereka mudah didapat, produk dijamin berkualitas, dsb. Sertifikat ISO 9001 atau ISO 14001 hanya untuk prestise. Bahkan seringkali dianggap bahwa ISO 9001 atau ISO 14001 hanya untuk bagian produksi saja, sehingga orang Marketing, HRD, Accounting, Corporate Affair, Purchasing, dsb tidak peduli terhadap implementasi ISO 9001 atau ISO 14001.

Karena kekurang-pahaman Top Manajemen inilah maka, meskipun MR (Management Representative) tidak berfungsi, dan implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 juga ibarat hidup enggan mati tak mau, tetapi MR juga tidak pernah dituntut pertanggung-jawabannya. Jadi MR juga akhirnya santai-santai saja. Yang penting ketika ada audit eksternal semua nampak beres.

- Kualitas Auditor Eksternal adalah faktor penentu juga yang mengakibatkan orang yang paling bertanggung-jawab dalam hal implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 ini tidak berdaya, alias mati kutu. Auditor eksternal yg profesional, dan jeli, tidak akan begitu saja percaya dengan dokumen-dokumen yang disajikan oleh "MR Bohongan" ini. Ia akan mengumpulkan bukti-bukti otentik terkait implementasi ISO 9001 atau ISO 14001. Khususnya hasil Management Review, kinerja dan tindak lanjut temuan internal audit. Ia akan memberikan masukan-masukan untuk improvement system dan kinerja organisasi. Auditor semacam ini biasanya berasal dari kantor yang bonafide. Auditor Eksternal bisa dibilang sebagai Filter Terakhir terhadap efektifitas implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 jika faktor eksternal lainnya di atas lemah.

Ke dua, adalah Faktor Internal.

Faktor internal, yg saya maksudkan adalah faktor personil Management Representative (MR) itu sendiri, yakni terkait dengan kompetensinya, baik Skill, Knowledge, maupun Attitude - dalam hal ini komitmennya, dan juga 'keberanian'-nya. MR yg kurang memahami betul apa itu ISO 9001 atau ISO 14001 dan apa tugasnya sebagaimana disyaratkan dalam standard internasional ISO 9001 atau ISO 14001 akan menjadikan fungsi MR tidak efektif.

Pembaca Quality Forum yg budiman, bagaimana mengatasi masalah ini?

Agar implementasi ISO 9001 atau ISO 14001 bisa berjalan optimal, kelemahan faktor eksternal dan internal harus diatasi. Bagaimana mengatasi masalah ini? Silakan KLIK DI SINI atau di link di bawah ini:

http://quality-forum.blogspot.com/2009/04/quality-forum-tips-agar-mr-tidak.html

ISO 9001. Mocin Bersertifikat ISO 9001:2000? Koq, Bisa?

2009-01-25T07:08:00.006+07:00

ISO 9001:2000. Bila konsumen mempertanyakan sertifikat ISO 9001:2000 pada Mocin alias Motor China.

Pembaca Quality Forum yg budiman, Dalam rubrik surat pembaca sebuah koran, ada pertanyaan yang cukup menggelitik. Pertanyaannya begini:

"Mengapa sepeda motor China (Mocin) baru yg belum lama ini saya beli sudah rusak. Padahal Mocin tsb sudah mendapat sertifikat ISO 9001:2000? Apa artinya sertifikat ISO tsb kalau ternyata kualitas produknya tidak bagus?"

"Pertanyaan yg super". Mario Teguh pasti akan berkata begitu kalau saja pertanyaan ini diajukan padanya. Sayangnya saya bukan Mario Teguh yg lemah lembut, penyabar dan suka memotivasi.

Maka, kalau saya yg ditanya, saya (sambil membentak-bentak, karena saya seorang manajer, seperti manajer-manajer lainnya di "negeri impian" atau "perusahaan impian" sana, he, he...) pasti akan jawab begini: "Kamu ini sudah ngerti ISO 9001:2000 belum.. Sudah pernah belajar ISO 9001:2000, belum..??!!."

Pembaca Quality Forum yg budiman, kalau jawabnya, "Belum, Pak..." Maka, pasti saya akan langsung nyerocos begini, "Makanya jadi orang itu suka membaca. Suka belajar. Bukankah ada nasihat bijak "Belajarlah sampai ke negeri China". Jangan ke China hanya untuk baca komik Kho Ping Ho saja (ech..., ngomong-ngomong Kho Ping Ho, tuh.. komik China, gak, sech..?!) . Atau ke China malah untuk menyembunyikan uang hasil korupsi (sorry, lho, pada para koruptor, he, he...canda, nech...!!). Belajar ISO 9001:2000, dong..! Kalo mau canggih lagi, belajar ISO 9001:2008, dong..!! Biar gak GAPSO, alias gagap ISO, gak tahu ISO 9001:2000 sama sekali... Huh, parah, eh.. payah..!! "

Atau, kalau saya lagi kalem, tidak emosional, saya akan berkata begini: "Gini aja. Kamu belajar dulu minimal dua hal sederhana ini: 1. Apa itu arti mutu. 2. Apa itu ISO 9001:2000 atau ISO 9001:2008. Minimal tahu arti kata ISO itu sendiri dulu. Caranya gampang and gratis. Klik saja di sini atau di link ini. Nah, kalau masih bingung juga (dan ini sudah kebagetan) , kamu bisa tanya ke MR ISO 9001:2000 atau ke Auditor ISO 9001:2000. Siapapun mereka, dijamin mereka tahu banyak. (Iya, kan? he.. he...).

Oke, lah..! Ini saya kasih bocoran sedikit sebelum kamu buka link tsb atau bertanya ke Auditor ISO 9001:2000 atau MR.

Kata ISO dalam "ISO 9001:2000" itu bukan akronim atau inisial, apalagi singkatan dari International Organisation for Standardisation. Ini makin nggak nyambung. Yang benar, kata ISO itu diambil dari bahasa Yunani "Isos" yang berarti "sama" (English= "equal").

Pembaca Quality Forum yg budiman, lalu apa kaitannya ISO 9001:2000 dengan mutu?

Pertanyaan super (kata Om Mario Teguh). Lha, yg ini perlu penjelasan agak panjang. Langsung aja, dech klik di sini. Mudah2-an tidak ada "pertanyaan super" seperti ini lagi: "Kenapa Mocin bisa dapet sertifikat ISO 9001:2000. OK..?!!

Salam super. Eh, sorry... salam mutu.

ISO 9001. Quality atau Mutu itu apa, sich..?!!

2009-01-25T07:08:00.003+07:00

ISO 9001. Quality atau Mutu itu sesungguhnya apa, sich...?!!

Pembaca Quality Forum yg budiman, pada umumnya orang mengatakan bahwa barang yang bermutu (good quality) adalah barang yang penampilannya atau modelnya bagus, kuat atau awet, enak dan mudah dipakainya. Harga dan pelayanan biasanya menjadi nomor dua. Maka, kadang-kadang orang berkata: "Sebenarnya mutunya bagus. Sayangnya harganya mahal. Dan pelayananannya juga lama".

Dalam hal jasa / service, yang dikatakan bermutu biasanya adalah jasa yang pelayanannya cepat, nyaman, ramah, mudah dan tidak berbelit-belit / simple, serta tepat waktu. Harga menjadi nomor dua. Orang biasanya memisahkan masalah harga dari persoalan mutu / quality.

Pemahaman umum tentang mutu / quality ini tidak salah. Tetapi dalam system manajemen mutu (SMM), pengertiannya sedikit berbeda. Meskipun begitu, perbedaan sedikit ini memiliki implikasi yg cukup luas dan signifikan dalam penerapannya.

Pembaca Quality Forum yg budiman, Quality atau Mutu dalam system manajemen mutu (SMM) diartikan sebagai kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan, atau pun kesesuaian terhadap standard mutu yang telah ditetapkan organisasi. Bisa saja pelanggan yang satu mempunyai persyaratan / standard mutu sendiri, yg berbeda dengan pelanggan lain. Atau berbeda dengan standard mutu yg ditetapkan oleh Supplier-nya. Demikian pula perusahaan sebagai produsen atau Supplier, dia bisa saja mempunyai standard mutu yang berbeda dengan perusahaan lain. Kecuali jika standard mutu produk tsb sudah diatur oleh / melalui standarisai /organisasi satdarisasi. Misalnya SNI.

Perusahaan yg membidik pasar kelas menengah ke bawah, biasanya tidak akan menentukan standard mutu produk "kelas atas", karena untuk menghasilkan produk "kelas atas" biasanya Cost-nya tinggi. Kalau demikian, maka bisa jadi produknya tidak akan laku. Perusahaan seperti ini bisa saja memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 karena system manajemen mutunya sudah sesuai dengan standard internasional System Manajemen Mutu ISO 9001:2000. Ingat...!!! YANG SESUAI DENGAN STANDARD INTERNASIONAL ADALAH SISTEM MANAJEMEN MUTUNYA. BUKAN (MUTU) PRODUKNYA. Karena ISO 9001:2000 memang bukan standard mutu produk.

Jadi perusahaan yang sudah mendapat sertifikat ISO 9001:2000 belum tentu mutu produknya bagus dalam arti mutunya bagus menurut pandangan umum di atas, meskipun diharapkan bisa seperti itu. Lalu apa artinya sertifikat ISO 9001:2000?

Pembaca Quality Forum yg budiman, dengan menerapkan system manajemen mutu ISO 9001:2000, (atau versi terbaru ISO, yakni ISO 9001:2008) perusahaan menjamin bahwa produknya (barang atau jasa) akan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan pelanggan. Kalau pelanggan minta atau membeli produk kualitas "A" maka ia akan mendapatkan produk kualitas "A", bukan kualitas "B" atau "C".

Demikian pula jika perusahaan tsb sudah menetapkan standard mutu produknya adalah produk kualitas "B", maka setiap produk yang dihasilkan adalah berkualitas "B", bukan "C", "D", atau bahkan "E" yg kualitas atau Grade-nya makin rendah. Kalaupun kemudian muncul kualitas "A", maka hal ini akan menjadi "pertanyaan" bagi perusahaan itu, karena bisa jadi ada "sesuatu yang salah". Jadi dengan menerapkan SMM ISO 9001:2000, perusahaan dan juga konsumen, akan mendapatkan kepastian atas kualitas produk yg dihasilkan atau dibeli.

Quality atau mutu itu mencakup apa saja, sich?

Pembaca Quality Forum yg budiman, Quality atau mutu biasanya mencakup QCDSM. Q = Quality atau mutu produk itu sendiri. C = Cost. D = Delivery. S = Safety. M = Morale.

BERSAMBUNG...