Referensi Plus

Membuat dan mengelola dokumen MS. Word

2017-11-04T11:06:00.001+07:00

Membuat dan mengelola dokumen

a. Membuat dokumen, Untuk membuat file baru pada microsoft office 2013 sama dengan micrososft office versi sebelumnya yaitu microsoft office 2010 akan tetapi terdapat tampilan dan beberapa

fitur yang berbeda. Berikut cara membuat file baru pada Microsoft Office 2013.

1. Klik menu File

2. Setelah itu akan muncul tampilan seperti berikut :

Membuat dan mengelola dokumen MS. Word

3. Klik menu New untuk membuat dokumen baru kemudian pilih Blank Document atau Template yang telah disediakan

4. Pilih Blank Document untuk membuat dokumen baru tanpa menggunakan tamplate.

b. Menyimpan dokumen,

Menyimpan dokumen bisa menggungunakan save atau save as. Menyimpan dokumen, dengan memperhatikan Save atau Save as. Sebenarnya sama saja, yang membedakannya adalah apabila Save as, kita bisa mengganti nama dokumen yang akan disimpan.

Menyimpan file/dokumen dengan Save As

1. Klik menu File kemudian pilih menu Save As

2. Pilih Computer lalu klik Browse menentukan tempat untuk menyimpan File

3. Maka akan muncul kotak dialog, pada kotak dialog ini Anda harus menentukan tempat yang tepat untuk menyimpan file/dokumen yang telah Anda buat kemudian mengisi File Name lalu klik tombol Save untuk menyimpan.

c. Membuka File

Klik File kemudian pilih menu Open

Membuka File

Keterangan gambar

1. Recent Document digunakan untuk membuka dokumen/file yang sudah pernah dibuka sebelumnya sehingga memudahkan Anda dalam membuka dokumen/file yang Anda butuhkan.

2. Daftar dokumen yang pernah Anda buka jumlah tergantung berapa banyak dokumen yang pernah dibuka dalam rentan waktu atau periode tertentu.

3. Computer digunakan untuk mengakses dokumen yang ada di drive atau tempat penyimpanan dokumen seperti Data (D), Local disk (C) dan lain-lain, sesuai dengan Anda menyimpan dokumen

yang Anda butuhkan.

d. Menutup dokumen

1. Menutup dokumen dengan mengklik tombol Close di Title Bar

2. Menutup dokumen dengan mengklik File kemudian Klik Close

Penulis Buku : Anih Kuraesin, S.Pd., dkk

Mengulas Tampilan layar kerja MS Word

2017-11-04T10:33:00.001+07:00

Tampilan layar kerja MS Word

1. Ikon Kontrol Menu (Control Menu Icon) digunakan untuk mengontrol jendela yang sedang aktif. Letaknya dipojok kiri paling atas sebelah baris judul.

2. Baris Judul (Title Bar), Adalah informasi berisi nama file dan nama program yang aktif dalam Microsoft Word

3. Tombol Ukuran (Sizzing Button), Digunakan untuk menentukan besar tampilan layar jendela word. Letaknya disebelah ujung kanan pada baris judul. Macam-macam tombol ukuran :

Minimize Button : Untuk memperkecil ukuran jendela word
Maximize Button : Untuk memperbesar ukuran jendela word
Restore Button : Untuk mengembalikan jendela ke ukuran semula
Close/Exit Button : Untuk menutup jendela dan mengakhiri program word

4. Baris Toolbar (Tool bar), Adalah kumpulan perintah dalam bentuk ikon-ikon yang berisi alat untuk mempermudah menyelesaikan dokumen. Fungsi utama Toolbar adalah mempercepat akses ke sejumlah perintah yang sering dipakai. Untuk menggunakan Toolbar, klik salah satu icon yang mewakili perintah yang kita inginkan. Untuk menonaktifkannya, tekan ikon tersebut sekali lagi. Secara default, toolbar di Ms. Word ada dua yaitu Toolbar Standar dan Formating.

Toolbar Standar, Berisikan beberapa ikon untuk mengerjakan operasi standar, seperti menyimpan, membuka, mencetak dokumen, dan sebagainya. Biasanya, akan lebih cepat dengan mengklik sebuah tombol pada toolbar dari pada memilih perintah pada suatu menu.

Toolbar Standar dapat ditampilkan atau disembunyikan dengan mengklik View > Toolbar > Standar.
Toolbar Formating, Berisikan ikon untuk memformat obyek-obyek pada dokumen. Obyek tersebut bisa berupa gambar, tabel, atau text dan sebagainya. Toolbar formatting bisa juga digunakan untuk memilih berbagai jenis huruf dan ukurannya. Toolbar formatting dapat ditampilkan atau disembunyikan dengan memilih View > Toolbar > Formating.

5. Rulers, Adalah mistar tabulasi yang terdapat pada bagian atas atau samping kiri dokumen. Mistar atau ruler ini berguna sebagai indikator lebar dan tinggi halaman dokumen berikut margin-nya. Untuk Ruler horizontal, berfungsi juga sebagai alat pengaturan tabulasi dan indentasi. Ruler ini bisa ditampilkan dan juga bisa dihilangkan. Caranya, Klik View + Ruler.

6. Area Pengetikan, Adalah tempat untuk mengetik atau membuat dokumen.

7. Kursor, Berbentuk garis vertikal yang berkedip-kedip.

8. Task Pane, Merupakan jendela yang ditampilkan di sebelah kanan dokumen dan membantu ketika mengedit dokumen.

9. Scroll Bar, Adalah papan navigasi untuk menggulung layar dokumen, baik secara vertikal maupun horizontal. Bisa juga menggeser lembar dokumen ke ke kiri atau ke kanan. Scroll bar yang digunakan untuk menggulung secara vertikal dikenal dengan nama Vertical Scroll bar dan untuk menggeser ke kiri atau ke kanan, disebut Horizontal Scrool bar. Cara menampilkan atau menyembunyikan Scrool Bar pada Ms. Office 2013, Klik File > Option > Advanced > Beri tanda centang pada Show Horizontal Scroll bar ataupun Show Vertical Scroll bar > Klik OK

10. Status Bar, Adalah baris informasi pada posisi paling bawah dokumen. Status bar ini memberikan informasi mengenai jumlah halaman, halaman yang aktif dan sebagainya. Untuk lebih jelasnya coba perhatikan gambar dibawah ini.

11. Title bar, berisi nama file yang sedang dikerjakan, serta tombol menampilkan, atau menyembunyikan jendela program, dan menutup program, yaitu tombol Minimize, Maximize/Restore, dan Close. Menu bar berisi serangkaian perintah yang didalamnya terdapat sub-sub perintah sesuai kategorinya. Untuk mengatur jenis tampilan dokumen, pilih salah satu sub menu di dalam menu View. Beberapa tampilan tata letak yaitu:

Normal: memberikan tampilan sesuai format yang diterapkan pada teks.
Print Layout: memberikan tampilan sesuai hasil yang akan diterima pada saat dicetak.
Web Layout: memberikan tampilan sesuai hasil yang ditampilkan di dalam jendela browser.
Outline: memberikan tampilan sesuai heading di dalam dokumen dan tingkatan di dalam struktur dokumen.

Membuat, menyimpan, menutup, dan membuka dokumen, Untuk membuat dokumen baru, dapat dilakukan dengan cara berikut:

Klik menu File > New sehingga muncul jendela Task Pane yang menampilkan bagian New Document.
Setelah itu, pilihlah Blank Document untuk membuat dokumen. (Dapat juga memilih salah satu dokumen template untuk membuat dokumen baru berdasarkan template yang telah disediakan.)
Di dalam Tool Bar juga terdapat tombol New Blank Document yang befungsi untuk membuat dokumen baru tanpa melalui jendela Task Pane.

Sebelum memulai dokumen, sebaiknya atur properti terlebih dahulu. Pengaturan properti mempengaruhi hasil cetakan. Pengaturan properti dapat dilakukan dengan menggunakan perintah File > Page Setup sehingga muncul kotak dialog Page Setup. Kotak dialog ini terdiri dari tiga bagian, yaitu Margins, Paper, dan Layout.

Margins : untuk menentukan batas atas (Top), kiri (Left), kanan (Right), dan bawah (Bottom) dokumen, dan ada juga orientasi kertas.

Paper Size : untuk menentukan ukuran kertas yang akan digunakan dengan memilih opsinya pada menu drop-down.

Jika menginginkan ukuran kertas sendiri, dapat diisi nilainya secara langsung pada kotak Width dan Height secara default, satuan yang digunakan pada ruler maupun margin adalah inchi.

Untuk mengubahnya ke centimeter, klik menu File > Options sehingga muncul kotak dialog Option). Pilih Advanced. Pada bagian Measurements Units, gantilah satuan ke Centimeters.

Kotak Dialog Option

Penulis Buku : Anih Kuraesin, S.Pd., dkk

Otomasi Perkantoran

2017-11-04T09:53:00.002+07:00

Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administrative, yang berkaitan dengan kegiatan mengumpulkan/menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, dan menyimpan. Saat ini dengan berkembangnya teknologi informasi, kegiatan kesekretariatan dan administrative dapat dipermudah dengan perangkat komputer yang disebut dengan Otomasi Perkantoran (Office Automation/OA).

Otomasi Perkantoran

1. Otomasi Perkantoran

Asal mula Otomasi Perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan word-processing untuk menjelaskan mesin TIK listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetic secara otomatis.

Kata “Otomasi” memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA. Otomasi kantor menurut O’Brien (1996) system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi.

Waluyo menjelaskan bahwa era Otomasi Perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Otomasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Berikut konsep dari otomasi kantor:

Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
Otomasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
Otomasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
Otomasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik
Otomasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

2. Aplikasi otomasi kantor

Berikut adalah beberapa aplikasi otomasi kantor yang sering digunakan :

Microsoft Word
Microsoft Excel
Microsoft Power Point
Microsoft Publisher
Surat elektronik/e-mail
Blog
Web
Konferensi Audio (Audio Conference)

Penulis Buku : Anih Kuraesin, S.Pd., dkk

Latihan Soal Membuat Perencanaan Pengendalian Pekerjaan Kantor

2017-11-02T19:48:00.002+07:00

A. Pilihan Ganda

Berilah tanda silang (X) pada salah satu jawaban yang paling tepat a, b, c, d, atau e.

Proses penetapan standar dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya, merupakan pengertian pengendalian menurut..
a. Mulyadi
b. Hansen & Mowen
c. Agung Praptapa
d. Randy R Wrihatnolo
e. The Liang Gie
Berikut ini yang bukan merupakan tujuan dari pengendalian adalah..
a. Meningkatkan profit perusahaan
b. Menilai sejauh mana hasil aktual sesuai dengan hasil yang diantisipasi

c. Mengkoordinasikan berbagai elemen dari suatu program atau tugas
d. Membantu karyawan kantor dalam melaksanakan pekerjaan mereka secara lebih efisien
e. Memaksimalkan keuntungan organisasi dengan mengurangi jumlah pekerjaan yang harus diulang dan dengan mengurangi penyalahgunaan persediaan dan bahan
Pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana, merupakan asas pengendalian…
a. Fleksibel
b. Peninjauan kembali
c. Tindakan
d. Pengeculian
e. Standar
Berikut ini yang tidak termasuk langkah-langkah dalam pengendalian adalah…
a. Penentuan standar atau ukuran baku yang akan menjadi patokan
b. Pengukuran atau penilaian terhadap hasil-hasil kegiatan itu
c. Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan-kegiatan atau hasil- hasilnya itu dengan patokan
d. Pembetulan terhadap penyimpangan atau perbedaan yang terjadi
e. Penyusunan laporan dari proses pengendalian
Serangkaian langkah-langkah logis dimana semua tindakan bisnis berulang dimulai, dilakukan, dikontrol, dan diselesaikan merupakan pengertian dari…
a. Prosedur
b. Sistem
c. Metode
d. Alur kerja
e. Panduan kerja

Motivation

B. Uraian

Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar!

Jelaskan pengertian pengendalian menurut Bateman & Snell!
Uraikan tujuan dari pengendalian pekerjaan kantor!
Jelaskan asas pengendalian pekerjaan kantor di bawah ini:
Asas Pengendalian Terhadap Masa Depan
Asas pengecualian
Uraikan langkah-langkah dari pengendalian pekerjaan kantor!
Jelaskan langkah-langkah pengendalian formulir yang tepat!

Membuat Perencanaan Pengendalian Pekerjaan Kantor

2017-11-02T17:20:00.000+07:00

Membuat Perencanaan Pengendalian Pekerjaan Kantor

1. Pengertian Pengendalian

Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, sehingga pelaksanaan kerja dapat sesuai dengan rencana kerja yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Pengendalian juga merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi sehingga diharapkan dapat mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) serta melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud (seperti mesin dan lahan) maupun tidak (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merk dagang).

Berikut ini adalah beberapa pengertian pengendalian menurut para ahli:

Pengendalian adalah usaha untuk mencapai tujuan tertentu melalui perilaku yang diharapkan (Mulyadi, 2007)
Pengendalian adalah suatu proses penjaminan di mana perusahaan dan orang-orang yang berada dalam perusahaan tersebut dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Agung Praptapa).
Pengendalian adalah suatu tindakan pengawasan yang disertai tindakan korektif/pelurusan (Randy R Wrihatnolo & Riant Nugroho Dwijowijoto, 2006)

2. Tujuan Pengendalian

Tujuan pengendalian manajemen adalah menjamin bahwa strategi yang dijalankan sesuai dengan tujuan organisasi yang akan dituju. Apabila dirinci tujuan dari pengendalian adalah sebagai berikut:

Meningkatkan efisiensi operasional organisasi
Menilai sejauh mana hasil aktual sesuai dengan hasil yang diantisipasi
Mengkoordinasikan berbagai elemen dari suatu program atau tugas
Meningkatkan kemungkinan bahwa tujuan organisasi akan tercapai
Membantu karyawan kantor dalam melaksanakan pekerjaan mereka secara lebih efisien
Memaksimalkan keuntungan organisasi dengan mengurangi jumlah pekerjaan yang harus diulang dan dengan mengurangi penyalahgunaan persediaan dan bahan

3. Menjelaskan Asas-asas Pengendalian.

Asas Tercapainya Tujuan
Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari penyimpangan- penyimpangan dari rencana.
Asas Efisiensi
Pengendalian itu efisien, jika dapat menghindari dari penyimpangan rencana.
Asas Tanggung Jawab Pengendalian
Pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.
Asas Pengendalian Terhadap Masa Depan
Pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-penyimapngan yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
Asas Pengendalian Langsung
Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya bawahan yang berkualitas baik.
Asas Refleksi Rencana
Pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana
Asas Penyesuaian Dengan Organisasi
Pengendalian harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi.
Asas Pengendalian Individual
Pengendalian dan teknik pengendalian harus sesuai dengan kebutuhan manajer.
Asas Standar
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
Asas Pengendalian Terhadap Strategi
Pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faltor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
Asas Pengecualian
Efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor pengecualian dalam keadaan tertentu atau tidak sama.
Asas Pengendalian Fleksibel
Pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.
Asas Peninjauan Kembali
Sistem pengendalian harus ditinjau berkali-kali, agar system yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
Asas Tindakan
Pengendalian dapat dilakukan, apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi,

4. Langkah-langkah Pengendalian
Langkah-langkah yang biasa dilakukan dalam pengendalian atau pengontrolan adalah sebagai berikut:

Penentuan standar atau ukuran baku yang akan menjadi patokan
Pengukuran atau penilaian terhadap kegiatan-kegiatan senyatanya dijalankan (atau hasil-hasil kegiatan itu)
Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan-kegiatan atau hasil- hasilnya itu dengan patokan
Pembetulan terhadap penyimpangan atau perbedaan yang terjadi agar semua kegiatan atau hasilnya sesuai dengan apa yang telah ditentukan.

5. Perencanaan Pengendalian Pekerjaan Kantor
Perencanaan adalah proses kegiatan yang meliputi menentukan tujuan dan menentukan cara pencapaian tujuan tersebut. Agar kegiatan dalam bekerja berjalan secara baik maka selain perencanaan perlu dilakukan pengendalian yaitu dengan membuat standar kerja atau standard operation procedure (SOP).

5.1 Sistem, Prosedur dan Metode Kantor
Menurut Carl Heyel, suatu prosedur adalah serangkaian langkah- langkah logis dimana semua tindakan bisnis berulang dimulai, dilakukan, dikontrol, dan diselesaikan..
Apabila dianalisis, dalam pengertian prosedur mengandung unsur- unsur sebagai berikut:

Prosedur merupakan urutan kegiatan yang telah ditentukan;
Prosedur dimaksudkan untuk memperoleh cara yang seragam dalam melakukan pekerjaan;
Prosedur menentukan orang yang sesuai untuk melakukan pekerjaan dalam kaitannya dengan waktu, tempat dan sifat pekerjaan;
Prosedur mencakup wewenang ketika pekerjaan ditugaskan untuk bawahan.

5.2 Arus/Aliran Kerja
Aliran kerja pada dasarnya merupakan masalah pengendalian output kerja. Leffingwell menjelaskan bahwa pertimbangan utamanya adalah menangani pekerjaan sehingga akan mengalir terus tanpa gangguan, kecepatan pda semua titik harus sama dan tidak terganggu.

5.3 Panduan Kantor
Secara terperinci, panduan kantor biasanya berisi mengenai informasi, sebagai berikut:

Informasi umum meliputi: nama, alamat, nomor telepon perusahaan dan departemen, sifat bisnis, dan alamat eksekutif;
Ketentuan umum dan peraturan yang berkaitan dengan jam kerja, skala gaji, keuntungan yang ditawarkan, disiplin, dan aturan pensiun;
Petunjuk mengenai keadaan darurat seperti kebakaran dan kecelakaan;
Kebijakan mengenai penjualan secara kredit, pemilihan media iklan, program pelatihan dan pengembangan, serta pembelian peralatan;

5.4 Pengendalian Formulir
Formulir adalah sarana yang digunakan untuk mendapatkan data dari berbagai aktivitas kantor. Formulir ini biasanya dibuat secara terstandar dan hanya data yang bersifat variable yang diisikan pada formulir.
Menurut G. R. Terry formulir adalah selembar kertas atau karton yang tercetak untuk digunakan dalam pengumpulan dan pengiriman informasi.

Kegunaan Formulir
Menurut Littefield and Rachel, formulir memiliki manfaat sebagai berikut:

Formulir memberikan kejelasan mengenai informasi yang harus dikumpulkan dan dikkomunikasikan
Formulir memudahkan pemasukan dan pengolahan data, karena formulir menyediakan lokasi khusus untuk setiap item informasi yang dibutuhkan
Formulir menghilangkan pengulangan kebutuhan informasi
Formulir memfasilitasi penggunaan beberapa salinan sehingga dapat menyederhanakan prosedur;
Formulir memudahkan pengarsipan dan memberikan rujukan di masa mendatang
Formulir memudahkan dalam memperbaiki tanggungjawab
Formulir memberikan keseragaman dalam pekerjaan kantor, karena formulir yang sama digunakan untuk jenis pekerjaan yang sama.

Mengendalikan Formulir
Pengendalian formulir adalah sarana untuk melaksanakan pengendalian manajemen atas biaya pembuatan dan pemrosesan formulir. Tujuan utama dari pengendalian formulir adalah sebagai berikut:

Menjamin ketersediaan secara teratur dari berbagai formulir
Penggunaan formulir yang ekonomis
Mengurangi pekerjaan administratif
Meminimalkan penggunaan beberapa formulir
Membuat perubahan yang diperlukan pada formulir yang ada jika tidak sesuai lagi
Memperkenalkan formulir baru yang benar-benar diperlukan
Menyimpan dan menggunakan formulir hanya yang diperlukan sistem kantor
Mengevaluasi desain formulir sesuai dengan tuntutan kebutuhan

Langkah-langkah Mengendalikan Formulir
Berikut ini langkah-langkah yang bisa dilakukan untuk mengendalikan formulir:

Pembentukan otoritas terpusat
Menyediakan daftar formulir
Membuat daftar prosedur kantor
Analisis formulir
Desain dan produksi
Membuang formulir yang usang

Penulis Buku : Santi Susantini, dkk

Latihan Soal Efisiensi Kantor

2017-11-02T16:52:00.000+07:00

A. Pilihan Ganda

Berilah tanda silang (X) pada salah satu jawaban yang paling tepat a, b, c, d, atau e.

Perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan) merupakan pengertian efisiensi menurut…
a. The Liang Gie
b. H. Emerson
c. T. Mulyamah
d. Sedarmayanti
e. Sondang P. Siagian
Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan dipusatkan. Hal ini merupakan perwujudan dari asas efisiensi….
a. Perencanaan
b. Penghematan
c. Penghapusan
d. Penggabungan
e. Penyederhanaan
Berikut ini yang merupakan pedoman dari penerapan asas penghematan dalam efisiensi adalah…
a. Setiap warkat yang diciptakan dan dipelihara harus memiliki tujuan dan manfaat yang nyata
b. Menyiapkan standarisasi seluruh perlengkapan untuk memudahkan pengadaan, pengurusan dan perawatannya
c. Memperbanyak warkat sesuai kebutuhan
d. Meminimalisir gerak yang berlebihan dalam melaksanakan pekerjaan e. Membeli alat kerja yang serbaguna
Berikut ini yang merupakan unsur dari efisiensi adalah…
a. Metode
b. Money
c. Keahlian
d. Mesin
e. Input
Lemari, mesin tik dan peralatan lainnya diletakkan di tempat terdekat dengan para pegawai yang paling sering menggunakannya merupakan penerapan efisiensi dari segi penggunaan….
a. Pikiran
b. Tenaga
c. Waktu
d. Ruang
e. Benda

Motivation

B. Uraian

Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan tepat!

Jelaskan pengertian efisiensi menurut Achmad!
Uraikan 5 asas efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan kantor!
Jelaskan 3 unsur efisiensi yang melekat pada individu/karyawan!
Jelaskan penerapan efisiensi kerja dalam hal penggunaan waktu!
Sebutkan pedoman penerapan efisiensi dalam hal penggunaan ruang!

Efisiensi Kantor

2017-02-24T17:50:00.000+07:00

Kata "Efisien" berasal dari bahasa latin efficere yang berarti menghasilkan, mengadakan, menjadikan. Terdapat beberapa pengertian efisien menurut para ahli sebagai berikut:

Sedarmayanti (2001:112) menyatakan bahwa efisiensi pada prinsipnya adalah perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan.
Miranda (2003) menyatakan bahwa efisiensi adalah prediksi keluaran/output pada biaya minimum, atau merupakan rasio antara kuantitas sumber yang digunakan dengan keluaran yang dikirim.
Gie (1997:26) menjelaskan bahwa efisiensi adalah satu pengertian tentang perhubungan optimal antara pendapatan dan pengeluaran, bekerja keras dan hasil-hasilnya, modal dan keuntungan, biaya dan kenikmatan, yang ada kalanya juga disamakan dengan ketepatan atau dapat juga dirumuskan sebagai perbandingan terbaik antara pengeluaran dan penghasilan, antara suatu usaha kerja dengan hasilnya.
Menurut Achmad (2007), efisensi artinya perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil yang dicapai.
Menurut T Mulyamah (1987:3) yaitu: “Efisiensi merupakan suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau perkataan lain penggunaan yang sebenarnya

Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa efisiensi merupakan suatu prinsip dasar untuk melakukan setiap kegiatan organisasi yang bertujuan untuk dapat memperoleh hasil optimal dengan usaha seminimal mungkin sesuai standar yang telah ditetapkan. Perbandingan antara usaha dan hasil ini dapat dilihat sebagai berikut:

Segi Usaha/Input

Adalah semua sumber (resources) sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses produksi menghasilkan barang dan jasa.
Segi hasil/output

Berupa barang atau jasa yang dihasilkan secara maksimal baik dalam hal kualitas maupun kuantitas dengan menggunakan usaha/input yang minimal.

Perbandingan Usaha (Input) dengan Hasil (Output)

Keterangan:

- USAHA/INPUT > HASIL/OUTPUT = Tidak Efisien

- HASIL/OUTPUT > USAHA/INPUT = Efisien

Sumber: Drs. Soewarno Handayaningrat, Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen hal. 15

Dari gambar di atas terdapat kegiatan proses produksi yang berkaitan dengan cara yang digunakan dalam melakukan suatu pekerjaan sehingga menghasilkan efisiensi, yaitu:

Cara yang paling mudah
Cara yang paling ringan
Cara yang paling tepat
Cara yang paling dekat
Cara yang paling murah

Asas-asas Efisiensi

Adapun asas-asas dari efisiensi pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:

a. Asas Perencanaan

Merencanakan berarti menggambarkan di muka mengenai tindakan- tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai sesuatu tujuan. Perwujudan asas ini dapat berupa pedoman-pedoman berikut:

Pedoman tentang maksud/tujuan warkat
Pedoman tentang penetapan prosedur
Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha
Pedoman tentang perencanaan formulir

b. Asas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suautu sistem yang ribet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut:

Pedoman tentang tatacara
Pedoman tentang perlengkapan tatausaha
Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha

c. Asas Penghematan

Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal. Asas ini dapat dilaksanakan dalam pedoman-pedoman yang berikut:

Pedoman tentang Perhitungan Biaya dan Kemanfaatan
Pedoman tentang Perhitungan Kebutuhan Warkat
Pedoman tentang Mekanisasi Tatausaha

d. Asas Penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan- kegiatan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan asas ini dapat diwujudkan dalam pedoman-pedoman yang berikut:

Pedoman tentang Peniadaan Gerak-gerak dalam Pekerjaan
Pedoman tentang Penghapusan Tembusan-tembusan atau

e. Asas Penggabungan

Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam 1 langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman-pedoman pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut:

Pedoman tentang Kerja Sekali Jalan
Pedoman tentang Pemakaian Alat-alat Serbaguna

Sumber-sumber Efisiensi

Sumber utama efisiensi sebenarnya terdapat dalam diri individu masing- masing pegawai. Karena dengan akal pikiran, dan pengetahuan yang yang dimilikinya mereka mampu menciptakan cara kerja yang efisien. adapun unsur-unsur efisien yang melekat pada manusia itu adalah:

Kesadaran
Kesadaran manusia akan sesuatu merupakan modal utama keberhasilannya dalam hal efisiensi ini, kesadaran akan arti dan makna efisien sangat membantu usaha-usaha ke arah efisiensi. Soal efisiensi tidak dapat timbul seketika pada seseorang melainkan merupakan hasil dan proses yang panjang.
Keahlian
Setiap pekerjaan yang dilakukan oleh seorang ahli hasilnya tentu akan lebih baik dan lebih cepat daripada dikerjakan oleh orang yang bukan ahli. Keahlian ini juga perlu ditunjang dengan peralatan agar efisiensi yang akan dicapai dapat lebih tinggi daripada tanpa menggunakan alat.
Disiplin
Kedua unsur di atas akan menjamin hasil kerja yang efisien bila disertai dengan disiplin. Dalam disiplin terdapat dua faktor yang penting yaitu faktor waktu dan faktor kegiatan. Usaha-usaha untuk menciptakan adanya disiplin yang baik pada organisasi antara lain dilakukan melalui penyebaran tugas dan wewenang yang jelas, tata cara atau prosedur kerja yang sederhana tapi memadai yang dapat diketahui oleh setiap pegawai sehingga mereka mengetahui dengan tepat dimana dan bagaimana posisi mereka.

Syarat-syarat Efisiensi

Untuk dapat menerapkan efisiensi pekerjaan kantor diperlukan beberapa syarat-syarat yang harus dipenuhi, yaitu:

Berhasil guna/efektif
Syarat ini menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, dalam tercapai sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
Ekonomis
Artinya semua biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu dan ruangan telah dimanfaatkan dengan tepat dan terhindar dari pemborosan.
Pelaksanaan Kerja yang dapat dipertanggungjawabkan
Syarat ini untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja sumber-sumber yang ada telah dimanfaatkan dengan tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pembagian kerja yang jelas
Manusia mempunyai kemampuan yang terbatas sehingga tidak mungkin mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik. Hendaknya ada pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.
Rasionalisasi Wewenang dan Tanggung jawab
Wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab seseorang, artinya jangan sampai terjadi seseorang mempunyai wewenang yang lebih besar dari tanggung jawabnya, atau sebaliknya jangan sampai terjadi lebih kecil tanggung jawabnya.
Prosedur Kerja yang Praktis
Artinya bahwa pelaksanaan kerja harus merupakan kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancar, dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja memuaskan

Selain syarat-syarat di atas, penerapan efisiensi pekerjaan kantor juga dipengaruhi oleh beberapa factor seperti yang diungkapkan oleh Ralph M. Barnes yang menyebutkan 3 faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja, yaitu gerakan tubuh, pengaturan tempat kerja, dan penggunaan alat kerja. Sementara menurut The Liang Gie 3 faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja adalah kemauan, kemampuan dan kemahiran.

Penerapan Efisiensi Dalam Pekerjaan Kantor

Pelaksanaan efisiensi pada berbagai kegiatan tata usaha digolongkan menurut penggunaan masing-masing sumber kerja/usaha, yaitu:

a. Pikiran untuk mendapatkan cara yang termudah

b. Tenaga untuk mendapatkan cara yang teringan

c. Waktu untuk mendapatkan cara yang tercepat

d. Ruang untuk mencapai cara yang terdekat

e. Benda untuk mencapai cara yang termurah

Untuk lebih jelasnya dibawah ini diuraikan penerapan efisiensi dari setiap penggunaan masing-masing sumber kerja, yaitu:

1. Penggunaan Pikiran

Pekerjaan mental yang memakai banyak pikiran sebisa mungkin diubah menjadi pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan tenaga jasmani saja.
Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai sarana yang memudahan pembacaan atau penangkapan mata.
Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sedapat mungkin langkah permulaanya disiapkan atau diselesaikan terlebih dahulu untuk memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut.
Pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai sifat yang berlainan atau yang memerlukan pengerjaan yang berbeda hendaknya digolong secara jelas. Bila pekerjaan-pekerjan ini akan diajukan kepada atasan hendaknya diajukan secara terpisah sehingga mempermudah penyelesainnya.
Tingkat urgensi dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya tidak terlampau banyak sehingga hilang artinya atau sukar membedakannya satu sama lain maupun melaksanakannya.
Segenap langkah-langkah pekerjaan yang merupakan suatu prosedur hendaknya diatur sehingga merupakan suatu rangkaian yang lancar dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urutan yang tepat.
Untuk setiap benda hendaknya disediakan tempat penyimpanan tertentu dan benda itu harus senantiasa berada di tempatnya apabila tidak sedang dipakai.
Setiap tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal seperlunya atau catatan-catatan keterangan mengenai isinya.

2. Penggunaan Tenaga

Gerak-gerak tangan atau tubuh lainya yang berlebihan dalam melaksanakan suatu pekerjaan jasmani hendaknya dihindarkan.
Pekerjaan jasmani sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan otomatis atau dilaksanakan dengan bantuan sarana mekanis.
Bagi setiap pekerjaan diusahakan agar dilakukan dengan kedua tangan berbarengan dengan arah yang berlawanan dan setangkup.
Pada pekerjaan yang memakai jari-jari tangan, beban kerja hendaknya dibagi secara tepat diantara masing-masing jari itu sesuai dengan kekuatannya.
Benda dan alat kerja yang setiap saat dipakai hendaknya ditaruh dalam lingkungan bidang kerja yang dicapai oleh tangan dengan tidak usah menggerakkan badan.
Sesuatu langkah pekerjaan yang sama hendaknya tidak dilakukan berulang-ulang dalam suatu kebutuhan kerja, 1 kali saja sudah cukup.
Pekerjaan-pekerjaan yang sejenis sedapat-dapatnya diusahakan pelaksanaannya sekali jalan atau digabungkan penyelesaiannnya dalam 1 proses.
Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu memberikan hasil tertentu dan tidak ada tenaga yang terbuang sia- sia.
Tangan kiri hendaknya tidak dijadikan semacam alat pemegang dalam proses pekerjaan atau berdiam diri menunggu saja.

3. Penggunaan Waktu

Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlambat, atau terbengkalai.
Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu yang hampir tanpa memberikan suatu hasil kerja betapa pun kecilnya

4. Penggunaan Ruang

Lalulintas warkat dalam kantor hendaknya diusahakan menempuh jarak yang terpendek dengan menghapuskan perjalanan yang tak perlu atau mengubah letak perabotan kantor sesuai dengan urutan penyelesaian warkat itu.
Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya diletakkan dekat pegawai yang paling sering menggunakannya
Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak disimpan terus melainkan langsung dibuang sehingga tidak memakan tempat.

5. Penggunaan Benda

Material dan peralatan tatausaha yang dibeli sedapat mungkin memiliki multifungsi sehingga dapat dipakai untuk berbagai keperluan.
Pembelian barang perbekalan tatausaha yang habis pakai hendaknya dilakukan sekaligus dalam jumlah dan ukuran yang besar.
Bagi beberapa material tatausaha tertentu bila mungkin dibeli saja bahan mentahnya untuk kemudian diolah sendiri
Untuk setiap barang perbekalan tatausaha yang banyak pemakaiannya hendaknya dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak akan terjadi salah beli, terutama membeli dalam mutu yang lebih rendah.
Dalam pembelian barang-barang tatausaha hendaknya waspada agar tidak terperangkap dalam penghematan semu. Misalnya membeli alat tulis yang harganya memang murah, tapi kualitasnya tidak tahan lama sehingga harus sering diganti.
Setiap pemakaian material tatausaha hendaknya dapat diperhitungkan banyaknya dan dipertanggungjawabkan pentingnya.
Pembuatan warkat-warkat hendaknya dilakukan dalam jumlah yang sungguh-sungguh diperlukan sehingga tidak menghamburkan material.
Dalam pelaksanaan sesuatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan material yang berlebihan/mewah, yang penting pekerjaan tersebut telah dapat diselesaikan secara baik
Dalam pembuatan formulir yang dipakai pada berbagai bagian dan seksi hendaknya dipusatkan dan dikendalikan oleh kantor pusat.
Benda-benda sisa hendaknya dimanfaatkan kembali untuk keperluan-keperluan lainnya. Misalnya potongan-potongan kertas dapat dijadikan notes.
Hendaknya disusun jadwal pemeliharaan/perawatan yang teratur bagi mesin kantor dan perlatan tatausaha lainnya agar alat-alat itu dapat dipakai secara lancar dan mencapai umur teknis yang terlama.
Pemakaian telepon interlokal atau pengiriman telegram harus dikontrol dengan ketat.
Menjaga agar pesawat telepon selalu dalam keadaan baik untuk meminimalisir pengeluaran biaya tatahubungan

Penulis Buku : Santi Susantini, dkk

Menerapkan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

2017-02-05T12:16:00.001+07:00

Menerapkan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem informasi manajemen yang diterapkan di organisasi akan berbeda dengan organisasi lainnya, karena tergantung luas ruanglingkup, sifat/jenis usaha organisasi yang bersangkutan.

Untuk dapat menerapkan sistem informasi manajemen yang efektif dan efisien sehingga dapat menyediakan informasi yang berkualitas bagi para penggunanya, maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, diantaranya adalah:

1. Prasyarat Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem informasi manajemen hanya dapat bekerja dan memberikan jasa dengan tepat, relevan, dan dapat dipercaya apabila sejumlah prasyarat dapat terpenuhi. Russel L. Ackoff dalam “Management

Misinformation System, Management Science” menyebutkan beberapa prasyarat yang harus dipenuhi, yaitu:

Manajemen perlu menetapkan sejelas-jelasnya tujuan yang hendak dicapai
Manajer menetapkan dengan pasti informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan dan menetapkan rencana dan pengawasan terhadap kegiatan yang dilaksanakan
Manajer perlu menggolong-golongkan pengambilan keputusan dengan pasti
Manajer perlu melimpahkan kegiatan kepada setiap manajer dengan jelas
Manajer memikul tanggungjawab dalam hal perencanaan dan pengawasan sistem informasi manajemen
Manajer mau melimpahkan masalah teknis kepada ahli sistem informasi manajemen
Manajer mencapai pemufakatan dengan ahli teknik mengenai tujuan sistem informasi manajemen, jenis informasi, dan urutan pengembangan sub sistem yang diinginkan
Manajer memahami cara memanfaatkan informasi yang diterimanya.

2. Komponen Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Pada dasarnya sistem informasi manajemen memiliki 6 buah komponen, yaitu:

Komponen input/masukan

Merupakan data yang masuk kedalam sistem informasi
Komponen model

Merupakan kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Komponen output/keluaran

Merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan menajemen dan semua pemakai sistem
Komponen teknologi

Merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, serta membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh.
Komponen basis data

Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
Komponen kontrol/pengendalian

Merupakan beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menanggulangi gangguan-gangguan terhadap sistem.

3. Merancang Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Merancang sistem informasi manajemen sebaiknya melalui langkah kegiatan yang dilakukan secara berurutan, antara lain:

Tentukan dengan jelas informasi apa yang diperlukan dan untuk keperluan apa
Buat penggolongan informasi sehingga terwujud pola klasifikasi
Rumuskan maksud khusus/manfaat sistem informasi yang ingin dicapai
Tentukan pusat/lokasi penting yang harus ada dalam jaringan informasi
Rencanakan penyusunan pusat data untuk menyimpan dan memelihara informasi
Tetapkan informasi yang harus diproses otomatis dan diproses manual.

Rancangan sistem informasi manajemen dapat berjalan efektif bila keadaan organisasi yang bersangkutan menunjang. Adapun syarat yang menunjang efektifitas sistem informasi manajemen adalah:

Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas
Harus jelas pelimpahan wewenang dalam proses pengambilan keputusan
Harus jelas jalur tanggungjawab pimpinan
Pegawai dan pimpinan cukup memiliki pengetahuan dan keterampilan sesuai kebutuhan
Prosedur sederhana sehinga mudah direalisasikan.

Penulis Buku : Santi Susantini, dkk

Manfaat dan Jenis-jenis Sistem Informasi Manajemen (SIM)

2017-02-05T12:07:00.001+07:00

Manfaat dan Jenis-jenis Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Manfaat Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa diperoleh organisasi apabila memiliki sistem informasi manajemen yang baik, yaitu:

Meningkatkan kinerja organisasi melalui peningkatan produktivitas, pengurangan biaya, peningkatan pengambilan keputusan, peningkatan layanan pelanggan, dan pengembangan aplikasiaplikasi strategis;
Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam organisasi;
Mengoordinasikan subsistem-subsistem dalam organisasi
Mengintegrasikan subsistem-subsitem.

Selain manfaat di atas, organisasi yang menerapkan sistem informasi dengan baik dapat mencapai 6 tujuan bisnis strategi, yaitu:

Keunggulan operasional
Produk, jasa, dan model bisnis baru
Hubungan pelanggan dan pemasok
Pengambilan keputusan yang semakin baik
Keunggulan kompetitif
Kelangsungan usaha

Jenis-jenis Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berdeda-beda tergantung pada kebutuhan bisnis. Dibawah ini adalah beberapa jenis sistem informasi yang biasa digunakan, yaitu:

a. Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lingkungan eksternalnya karena pihak manajemen dapat melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk

diperbaharui setiap menitnya. Tujuan utama dari TPS adalah untuk melacak aliran transaksi dalam organisasi dan menjawab pertanyaanpertanyaan rutin.

b. Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS)

OAS mendukung pegawai data yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru, melainkan hanya menganalisis informasi untuk mentransformasikan data atau untuk memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu, sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, baik ke dalam organisasi maupun ke luar organisasi.

c. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

SIM menyediakan laporan kinerja organisasi terkini bagi manajer menengah untuk memantau dan mengendalikan bisnis dan memrediksi kineja masa depan.

SIM meringkas dan melaporkan operasi dasar perusahaan menggunakan data yang disediakan oleh TPS. Data transaksi dasar dari TPS diringkas dan dilaporkan secara periodik. SIM ini tidak berarti

menggantikan Transaction processing systems, tetapi semua SIM mencakup pengolahan transaksi.

d. Decision Support System (DSS)

Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tingi adalah decision support system (DSS). DSS ini hampir sama dengan SIM tradisional karena keduanya sama-sama tergantung pada basis data sebagai sumber datanya. Meskipun DSS menggunakan informasi internal dari TPS dan SIM, DSS juga sering membawa informasi dari sumber eksternal, seperti harga saham saat ini atau

harga produk pesaing.

e. Sistem Ahli dan Kecerdasan Buatan

Kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) dapat di analogikan sebagai bidang arsitek tingkat tinggi untuk sistem ahli. Sistem AI bertujuan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi

secara cerdas.

f. Group Decision Support System (GDSS) dan Computer supported Collaboration Work Systems (CSCWS)

Jika kelompok perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tidak terstruktur, maka GDSS membuat suatu solusi. GDSS ini bertujuan membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan membei bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi, dan skenario.

Perangkat lunas GDSS dirancang untuk meminimalkan perilaku kelompok negatif tertentu, seperti kurangnya partisipasi yang berkaitan dengan kekhawatiran atau tindakan balasan untuk menyatakan bahwa sudut pandang tidak dikenal, dominasi oleh anggota kelompok vocal dan pembuatan keputusan “group think”.

g. Executive Support System (ESS)

ESS membantu para eksekutif mengatur interaksi mereka dengan lingkungan eksternal. Caranya adalah dengan menyediakan grafikgrafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa di

akses, contohnya di kantor. Walaupun begantung pada informasi yang dihasilkan oleh TPS dan SIM, ESS membantu pengguna mengatasi masalah keputusan yang tidak terstruktur atau bukan aplikasi khusus dengan menciptakan lingkungan yang kondusif untuk memikirkan masalah-masalah strategis.

Dari beberapa jenis sistem informasi di atas, dapat disimpulkan bahwa pemilihan sistem informasi yang akan diterapkan di organisasi perlu memiliki beberapa sifat atau karakteristk, yaitu:

Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras, dan perangkat lunak yang sesuai.
Manajemen informasi yang efektif. Artinya, operasi manajemen, keamanan, dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan.
Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi.
Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan puas terhadap sistem informasi yang digunakan.

Penulis Buku : Santi Susantini, dkk

Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM)

2017-02-05T11:58:00.000+07:00

Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Pengertian Sistem

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lain. Sebuah sistem terdiri dari dari bagian yang saling berkaitan dan beroperasi bersama untuk mencapai tujuan. Jadi sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena adanya satu maksud tujuan atau sasaran.

Berikut ini adalah definisi sistem menurut beberapa ahli, diantaranya:

Gordon B. Davis menyebutkan bahwa sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang saling beroperasi besama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.
Raymond Mcleod mengatakan bahwa sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu.

Pengertian Informasi

Berkenaan dengan informasi terdapat beberapa istilah yang seringkali disandingkan dengan informasi, namun sebenarnya memiliki pengertian yang berbeda, yaitu:

Fakta : kenyataan yang terjadi
Data : kumpulan fakta yang masih mentah dan berdiri sendiri, atau fakta yang belum terorganisasi dengan baik.
Informasi: data yang dicatat, digolong-golongkan, disusun, dihubungkan atau ditafsirkan dalam kerangka tertentu untuk memberitahukan pengertian.

Disamping itu, ada beberapa pendapat dari para ahli tentang pengertian informasi, diantaranya:

G.R. Terry mengemukakan bahwa informasi adalah data penting yang memberikan pengetahuan yang berguna
Drs. The Liang Gie berpendapat bahwa informasi atau keterangan adalah rangkaian perkataan, kalimat, gambar atau tanda tertulis lainnya yang mengandung pengertian buah pikiran atau pengetahuan apapun yang dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat keputusan-keputusan yang tepat berdasarkan kenyataan yang ada.

Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi memiliki peran yang sangat penting bagi sebuah Organisasi. Sebuah survey di Inggris yang telah dilaporkan Owens, et al (1997) menemukan hampir semua perusahaan menerima pandangan bahwa informasi adalah sumberdaya yang berharga.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Berikut ini adalah beberapa pendapat para ahli tentang pengertian sistem informasi manajemen:

Robert G. Murdick & Joel E Ross mengemukakan bahwa sistem informasi manajemen adalah proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses untuk pengambilan keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan pengendalian.
O’Brien, J.A dan Marakas, G.M menyebutkan bahwa sistem informasi adalah kombinasi yang terorganisir dari sumberdaya manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, data, kebijakan, dan prosedur untuk menyimpan, memelihara, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi.

Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi memiliki ketergantungan yang cukup tinggi terhadap informasi. Hal ini mengindikasikan bahwa setiap organisasi perlu memilih informasiinformasi yang bekualitas untuk dapat membantunya dalam proses

pengambilan keputusan.

Penulis Buku : Santi Susantini, dkk

Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor

2017-02-05T11:49:00.000+07:00

Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor

Lingkungan fisik adalah suatu yang berada di sekitar pekerja yang meliputi cahaya, warna, udara, suara serta musik yang mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan (Moekijat 1995:135). Sedangkan menurut The Liang Gie (2000:220) lingkungan fisik merupakan segenap faktor fisik, yang bersama-sama merupakan suatu suasana fisik yang melingkupi

suatu tempat kerja.

Lingkungan kantor yang disebut juga lingkungan kerja menyiratkan kondisi kerja tempat pekerjaan kantor dilakukan. Lingkungan kantor ini terdiri dari beberapa komponen yang saling tergantung meliputi orang, denah, furniture, peralatan, pencahayaan, kualitas udara, ventilasi, air-conditioning, kebersihan, tingkat kebisingan, pola warna, dan berbagai faktor lain yang meningkatkan efisiensi kerja karyawan.

Adapun yang termasuk lingkungan fisik dalam tata ruang perkantoran antara lain:

1) Tata cahaya/penerangan

Jenis Cahaya

Menurut Badru Munir (2007) terdapat 4 jenis pencahayaan yang di gunakan di kantor, antara lain:
Ambient lighting, digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang kantor. Cahaya jenis ini sangat nyaman karena tidak membuat mata silau.
Tasklighting, digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai dengan tujuan untuk membantu aktivitas tertentu, misalnya menggambar yang memerlukan konsentrasi tinggi.
Accent lighting,digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang dituju. Biasanya jenis lampu ini dirancang pada lorong atau koridor sebuah kantor atau area lain yang membutuhkan pencahayaan sehingga pegawai atau pengunjung tidak tersesat.
Natural lighting, cahaya matahari yang berasal dari jendela, pintu kaca, dinding, serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan memberikan dampak positif bagi pegawai,
Sistem Pencahayaan

Terdapat lima jenis sistem pencahayaan yang dapat digunakan oleh organisasi, diantaranya adalah:

→ Cahaya langsung (Direct Lighting)

→ Cahaya setengah langsung (Semi direct lighting)

→ Cahaya tidak langsung (Indirect lighting)

→ Cahaya setengah tidak langsung (Semi indirect lighting)

→ General Diffuse.

Selain jenis cahaya, hal yang juga penting adalah banyaknya cahaya penerangan. Berapa banyak cahaya yang diperlukan untuk pekerjaan kantor itu tergantung pada jenis pekerjaannya. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No.1405 Tahun 2002, pencahayaan minimal yang dibutuhkan berdasarkan jenis kegiatannya

Ciri-ciri Pencahayaan yang baik

Pencahayaan yang baik untuk menunjang pekerjaan kantor: Intensitas yang tepat, penyebaran yang tepat, tidak menyilaukan, arah yang benar, ekonomis, cahaya harus menyejukan, aliran cahaya

Kombinasi warna Penggunaan warna meningkatkan pencahayaan dan membantu kenyamanan penglihatan. Menurut Bethel, cahaya dan warna cat merupakan kembar siam dalam penerangan. Secara bersama-sama mereka adalah satu kesatuan yang dapat menghalau kegelapan.

Manfaat Pencahayaan

Dibawah ini adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari tata pencahayaan yang baik, yaitu:

Meningkatkan produktivitas
Meningkatkan kualitas kerja
Meningkatkan semangat kerja karyawan
Mengurangi kelelahan mata
Meningkatkan prestise perusahaan

2) Tata warna

Kuller e al. (2006) menyebutkan bahwa desain warna yang baik akan memberikan kontribusi terhadap suasana hati yang positif dari karyawan.

Dibawah ini adalah beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan warna yang akan digunakan di lingkungan kantor:

Kombinasi warna
Efek cahaya pada warna
Pantulan warna
Pengaruh warna

3) Pengaturan udara/ventilasi

Istilah ventilasi bisa diartikan sebagai penggantian udara pengap dengan udara segar di ruang kantor, atau juga bisa diartikan sebagai upaya untuk menciptakan lingkungan yang terkendali meliputi 3 hal, yaitu kelembaban, suhu udara, dan sirkulasi udara. ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat sistem ventilasi yang baik, yaitu:

Tingkat pasokan udara segar
Perubahan udara
Udara sejuk
Kemurnian udara

4) Dekorasi

Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik, karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan kerja saja tetapi harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.

5) Suara bising

Kebisingan didefinisikan sebagai suara yang tidak diinginkan, yang disebabkan oleh gema, kenyaringan suara dan intermittent.

6) Musik

Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai dengan suasana, waktu dan tempatnya dapat membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan ditempat kerja. Kalau tidak justru akan mengganggu konsentrasi kerja.

7) Keamanan

Perlu diingat bahwa di dalam merencanakan Tata Ruang Kantor hendaknya selalu diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu betul-betul dipertimbangkan secara hatihati dan teliti.

Penulis Buku : Santi Susantini, dkk

Tata Ruang Kantor

2017-02-05T11:34:00.001+07:00

Pengertian Tata Ruang Kantor

Kantor merupakan tempat dilakukannya berbagai pekerjaan administratif dan pelayanan yang juga berfungsi sebagai sentral informasi bagi unit-unit kerja yang lain. Mengingat pentingnya fungsi kantor, maka perlu dirancang layout atau tata ruang kantor nyang dapat memberikan rasa nyaman bagi setiap personil kantor, sehingga bisa meningkatkan motivasi dan produktivitas kerja

setiap personil kantor.

Dibawah ini adalah beberapa pendapat para ahli mengenai tata ruang kantor, diantaranya:

Drs. The Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Modern menyatakan bahwa tata ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para pegawainya.
Littlefield & Peterson dalam bukunya tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia.
George R. Terry dalam bukunya tata urang perkantoran adalah penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari ruang untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor merupakan penggunaan ruang kerja secara optimal dengan mengatur tata letak setiap faktor-faktor fisik yang diperlukan demi menciptakan kenyamanan kerja dan lalu lintas pekerjaan yang efisien.

Tata Ruang Kantor

Tujuan dan Manfaat Tata Ruang Kantor

Tujuan Tata Ruang Kantor

Untuk lebih jelasnya, tujuan tata ruang kantor yang baik dapat diperinci sebagai berikut:

Memanfaatkan seluruh ruangan yang ada untuk keuntungan ekonomis yang besar;
Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja;
Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
Memberikan kepuasan dan kenyamanan untuk bekerja, sehingga kinerja personil kantor akan meningkat.
Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai, seperti komputer, telepon, faksimil, teleks dan pelayanan lainnya yang menyangkut pelayanan rumah tangga organisasi seperti penyediaan air minum.
Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip, khususnya untuk arsip aktif.
Memberikan rasa aman dan keleluasan pribadi
Memisahkan pekerjaan-pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras dan mengganggu dengan pekerjaan-pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
Menciptakan citra/kesan/image yang baik bagi para pelanggan dan atau tamu perusahaan.

Manfaat Tata Ruang Kantor

Menurut Drs. The Liang Gie tata ruang kantor yang baik akan memberikan banyak manfaat, diantaranya adalah:

Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena harus mondar-mandir yang seharusnya tidak perlu
Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan
Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemua satu bagian tertentu
Memungkinkan pemakaian ruang secara efisien
Pengawasan mudah dilaksanakan
Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan

Asas Tata Ruang Kantor

Richard Muther, seorang ahli tata ruang pabrik merumuskan 6 asas pokok tata ruang yang baik, yaitu:

Asas jarak terpendek
Asas rangkaian kerja
Asas penggunaan seluruh bagian ruangan
Asas integrasi kegiatan

Jenis-jenis Tata Ruang Kantor

Pada dasarnya dikenal 4 macam tata ruang kantor, yaitu:

Tata Ruang Kantor Berkamar/Tertutup (Cubicle/Closed Plan Offices)

Adalah ruangan untuk bekerja yang dibagi dalam kamar-kamar atau ruangan yang dipisah dengan sekat-sekat dari kayu atau tembok.
Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)

Ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama di ruangan tersebut tanpa dipisah oleh penyekat.
Tata Ruang Kantor Berpanorama/Berhias (Landscape Offices)

Ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
Tata Ruang Kantor Gabungan

Merupakan gabungan antara tata ruang kantor tertutup/berkamar dengan tata ruang kantor terbuka dan berhias/berpanorama. Mengingat ketiga bentuk tata ruang ini memiliki kelemahan, maka untuk meminimalisir setiap kelemahan tersebut dapat diciptakan atau dirancang bentuk tata ruang gabungan.

Penulis Buku : Santi Susantini, dkk

Rancangan Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

2017-02-05T11:18:00.003+07:00

Rancangan pekerjaan didefinisikan sebagai proses pengorganisasian pekerjaan kedalam tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan sebuah pekerjaan (Gomez-Mejia, dkk, 2004).

Ada tiga hal penting yang berpengaruh dalam merancang sebuah pekerjaan, yaitu:

Pertama, analisis alur kerja (work flow analysis) yang mendeskripsikan bagaimana pekerjaan sebagai input menambah nilai terhadap sebuah pekerjaan, yang nantinya akan dilanjutkan oleh pekerjaan lainnya.
Kedua adalah strategi bisnis yang diambil dan bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi tersebut.
Ketiga adalah analisis pekerjaan yang merupakan proses pengumpulan informasi yang akan digunakan untuk membuat keputusan tentang pekerjaan. Hal ini digunakan dengan mengidentifikasi tugas, kewajiban, dan tanggungjawab dari pekerjaan tertentu.

Rancangan Pengorganisasian Pekerjaan Kantor

Menurut Denyer, mengorganisasikan sesuatu adalan menyusun bagian-bagian sehingga seluruh pekerjaan merupakan sebuah tubuh terintegrasi.

Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan organisasi secara keseluruhan, maka dapat menggunakan tiga asas atau sistem, yaitu:

Asas Sentralisasi

Yaitu pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu dan manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bertanggungjawab dalam bidang aktivitas perkantoran. Jadi, semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri,

Kelebihan asas sentralisasi

Asas sentralisasi ini mempunyai beberapa kelebihan, diantaranya:

a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran

b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya

c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam)

d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatkan

e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat

f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi

g. Dapat mencegah duplikasi fungsi atau arsip

h. Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap

i. Mudah melakukan pengawasan

j. Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor

Kelemahan asas sentralisasi

Sementara kelemahan dari asas sentralisasi adalah:

a. Kegiatan kantor yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap unit atau tiap bagian

b. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit

c. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi

d. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat

e. Lambat dalam pelaksanaan tugas
Asas Desentralisasi

Yaitu asas penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri sendiri. Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat diseluruh unit atau bagian organisasi.

Hal ini berarti kegiatan kantor disebarkan keseluruh unit atau bagian organisasi. Masing-masing unit atau bagian melaksanakan kegiatan kantor yang diperlukan oleh lingkungannya, dan setiap manajer atau kepala kantor bertanggungjawab terhadap kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati batas tanggungjawabnya.
Asas Campura

Untuk organisasi yang sudah berkembang dapat dibentuk unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggungjawab tentang pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi, sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat bila dipusatkan bisa tetap dikerjakan oleh unit yang bersangkutan. Pengorganisasian pekerjaan kantor seperti ini merupakan sistem kombinasi antara asas sentralisasi dengan asas desentralisasi.

Penulis Buku : Santi Susantini, dkk

Struktur Organisasi Kantor

2017-02-05T11:07:00.003+07:00

Pengertian Struktur Organisasi

Robbins (2007) mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan bagaimana pekerjaan dibagi-bagi, dan dikelompokkan secara formal.

Sedangkan organisasi mengandung pengertian penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas. Selanjutnya, mengorganisasikan bisa diartikan sebagai kegiatan menyusun bagian-bagian sedemikian rupa sehingga seluruhnya bekerja sebagai satu badan yang disatukan. (Moekijat, 1997:6).

Menurut beberapa pendapat ahli tentang struktur organisasi adalah:

Gibson, struktur organisasi merupakan pola formal kegiatan dan hubungan diantara berbagai sub-sub unit dalam sebuah organisasi.
Mullins (1993), struktur organisasi sebagai pekerjaan dan tanggungjawab, aturan kerja dan hubungan, serta jalur komunikasi.

Menurutnya, pembentukan struktur organisasi dapat membagi pekejaan antar anggota organisasi dan mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan sehingga semua anggota organisasi dapat diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi.

Struktur Organisasi Kantor

Fungsi Struktur Organisasi

Berdasarkan pengertian-pengertian tentang struktur organisasi diatas, maka dapat diketahui bahwa struktur organisasi berfungsi sebagai:

Menjelaskan kedudukan seseorang dalam struktur organisasi sehingga mudah melakukan koordinasi disetiap bagian dan fungsi orang yang dipercayakan dalam suatu organisasi;
Menguraikan pembagian kerja sehingga memudahkan pimpinan untuk melakukan monitoring atau pengendalian, dan untuk karyawan juga akan dapat lebih fokus dalam melaksanakan suatu pekerjaan;
Menunjukan hubungan antar bagian atau posisi dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab;
Memberikan gambaran tanggungjawab setiap anggota terhadap pimpinan atau atasan yang telah memberikan kewenangan yang harus dipertanggungjawabkan.

Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

Berdasarkan pola hubungan kerja, alur wewenang, dan tanggungjawabnya, struktur organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa bentuk, diantaranya:

Bentuk Garis/Lini (line organization)

Struktur organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol dan dianggap sebagai struktur organisasi yang paling tua dan paling sederhana. Dianggap sederhana dan praktis karena tata hubungannya sangat sederhana dimana otoritas pimpinan mengalir secara vertikal dari tingkat atas sampai tingkat bawah.
Bentuk Garis dan Staf

Struktur ini hampir sama dengan struktur garis dengan satu dimensi tambahan berupa aktivitas staf ahli yang mendukung aktivitas struktur garis dengan cara memfasilitasi pencapaian tujuan utama organisasi.
Bentuk Fungsional

Struktur organisasi fungsional banyak ditemukan pada instansi yang mempunyai spesialisasi tertentu. Misalnya di perusahaan industri, area spesialisasi dapat diklasifikasikan sebagai produksi, penjualan, pemasaran, keuangan, dan humas. Pegawai yang khusus diberi tangungjawab dalam tugas tersebut biasanya diberi jabatan manajer atau direktur dan bertugas mengatur tiap area fungsional.
Bentuk Produk

Struktur ini digunakan apabila perusahaan memutuskan untuk menggunakan produk yang mereka hasilkan sebagai dasar penetapan dan pembuatan struktur organisasi sebuah perusahaan. Tiap produk utama diberi status divisi dan ofisial tingkat tinggi (vice president/general manager) untuk memimpin unit tersebut.

➤ Kelebihan struktur produk yaitu adanya kemungkinan beberapa divisi untuk mengembangkan proses dan prosedur yang dianggap baik oleh mereka.

➤ Kelemahannya yaitu adanya kemungkinan beberapa divisi untuk mengembangkan proses dan prosedur, akan mengakibatkan kegagalan beberapa divisi dalam mencapai tujuan perusahaan.
Bentuk Komite

Struktur komite cocok untuk menjembatani beberapa struktur yang telah dijelaskan sebelumnya. Beberapa komite malakukan fungsi manajerial. Meskipun beberapa komite terus berjalan melakukan fungsinya, struktur komite yang lain dapat dibubarkan setelah melaksanakan tugasnya. Struktur ini lazim digunakan pada organisasi pemerintahan.
Bentuk Matriks

Struktur ini merupakan struktur terbaru dari semua struktur organisasi yang ada dan paling sering digunakan oleh perusahaan yang melakukan proyek rumit. Struktur ini mengintegrasikan hubungan vertical dan horizontal dengan unit lain dalam sebuah proyek. Struktur matriks melibatkan karyawan yang direkrut sementara dari beberapa area fungsional, seperti manufaktur, keuangan, penjualan dan memperkerjakan mereka sebagai tenaga part time atau full time disebuah proyek.

Penulis Buku : Santi Susantini, dkk

Fungsi Humas

2016-12-07T13:18:00.000+07:00

Fungsi Humas

Penulis buku : Ssari Yuliati, dkk

a. Menurut Bernays (Ruslan, 2014) terdapat tiga fungsi Humas, yaitu:

Memberi penerangan kepada masyarakat
Pembujukan langsung terhadap masyarakat guna mengubah sikap dan tindakan
Usaha-usaha mengintegrasikan sikap dan tindakan dari permasalahan dengan masyarakat dan dari masyarakat terhadap permasalahannya.

b. Menurut Cutlip et al (Ruslan, 2014), terdapat lima fungsi humas, yaitu:

Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama
Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran
Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya
Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama
Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak.

c. Thomas L. Harris dalam bukunya Marketer’s Guide to Public Relations yang melahirkan

Marketing Public Relations (MPR), mengemukakan peranan Humas melalui formula PASP, yaitu:

Publications/Publikasi
Advertising/Periklanan
Sales/Penjualan
Promoting/Mempromosikan
Personal Selling/ Menjual kemampuan diri

Berkaitan dengan fungsi humas/PR serta belajar dari sejarah kesuksesan Ivy Lee tahun 1906, Cutlip et al (Gafur, tahun tidak disebutkan) memandang ada dua syarat yang harus terpenuhi dalam menjalankan fungsi kehumasan dengan baik, yaitu:

Mempunyai posisi yang dekat dengan pimpinan puncak organisasi sebagai sumber utama informasi dan pengambil keputusan tertinggi.
Diberi kebebasan untuk berprakarsa penuh dalam memberikan informasi secara bebas dan terbuka.

Konsep Dasar dan Kedudukan Humas

2016-12-07T13:08:00.001+07:00

Konsep Dasar Humas

Penulis buku : Ssari Yuliati, dkk - Cutlip et al (Gafur, tahun tidak disebutkan) memandang bahwa sedikitnya terdapat dua aspek dasar yang mutlak ada dalam kegiatan kehumasan, yaitu sebagai berikut:

Sasaran Humas adalah publik internal dan eksternal.
Publik internal adalah seluruh orang yang berada dalam lingkup organisasi, seperti karyawan, keluarga karyawan, termasuk manajemen puncak. Publik eksternal adalah orang-orang yang berada di luar organisasi yang terkait dengan aktivitas organisasi seperti pers, masyarakat sekitar, dan sejenisnya.
Kegiatan humas merupakan komunikasi dua arah (two ways communication).
Hal ini berarti bahwa dalam penyampaian informasi baik publik internal maupun eksternal, harus terbuka atas umpan balik. Dengan demikian setiap melakukan kegiatannya, humas harus mampu mencipakan opini publik yang positif.

Konsep Dasar dan Kedudukan Humas

Kedudukan Humas dalam organisasi

Menurut Tondowidjoyo (2004: 9): “Kedudukan Humas dalam organisasi dan kewenangan petugasnya tidak selalu dapat dinyatakan dengan tegas.” Bila Humas berada langsung di bawah direksi, maka Humas harus mampu menyampaikan kebijakan pimpinan. Dalam organisasi yang kecil, tugas Humas dapat dilakukan oleh pimpinan sendiri atau sekretaris pimpinan. Dalam usaha komersial, Humas merupakan bagian dari pemasaran.

Menurut Kasali (Ardianto-Soemirat, 2012) kedudukan PR dalam organisasi adalah memberikan kontribusi baik dalam proses strategic management keseluruhan organisasi, maupun strategic management dalam kegiatan PR itu sendiri. Strategic management tersebut terdiri dalam tiga lapisan, yaitu:

Lapisan korporat atau organisasi secara menyeluruh (seperti direktur utama, direktur atau pejabat teras yang termasuk pihak pemegang saham, top eksekutif dan mengambil keputusan). PR di lapisan ini diberikan tugas amat strategis dan mempunyai jalur yang langsung kepada pemegang saham, top eksekutif, dan masyarakat,
Lapisan bisnis atau lapisan khusus (misalnya kepala cabang dengan kebijakan menyangkut segmen pasar atau jasa khusus).
Lapisan fungsional, terdapat fungsi operasi, seperti keuangan, akunting, sumber daya manusia, pemasaran atau bahkan PR. Pada lapisan inilah seringkali dalam praktiknya PR ditempatkan, sehingga tidak sesuai kedudukannya dengan peranannya dan membuat PR tidak dapat menjalankannya perannya secara strategis.

Definisi dan Profil Public Relations/Humas

2016-12-07T12:45:00.000+07:00

Definisi Public Relations/Humas
Penulis buku : Ssari Yuliati, dkk

Menurut The Public Relations Society of America – PRSA (2011)
“Public relations is a strategic communication process that builds mutually beneficial relationships between organizations and their publics.” (Humas adalah proses komunikasi yang strategis, yang membangun hubungan saling menguntungkan antara organisasi-organisasi dengan masyarakat-masyarakat mereka)
Menurut Cutlip et al ( 2006:6)
“Public Relations adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang memengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut.”
Menurut Frazier (Mukarom-Laksana, 2015)
‘Humas adalah fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan prosedur seorang individu atau organisasi berdasarkan kepentingan publik, dan menjalankan program untuk mendapatkan pengertian dan penerimaan publik.’
Menurut Abdurachman (2001, dari Soemirat-Ardianto, 2012)
‘Public Relations adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu atau organisasi/perusahaan.’

Profil Humas

Profil Humas dapat berupa:

Humas yang Melembaga/In-House PR
Organisasi humas dalam perusahaan diistilahkan sebagai humas yang melembaga/state of being. Sebagai bidang yang melembaga, berarti memiliki seseorang yang memimpin, memiliki staf, dan memiliki ruang/tempat dan sarana/prasarana pendukungnya.
Jabatan-jabatan yang ada dalam bagian humas memiliki tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas. Pengorganisasian di sini adalah tentang struktur, wewenang, tugas, dan tanggung jawab. Humas yang melembaga lebih dikenal dengan istilah bagian/departemen/divisi humas/PR communication.
Humas Agency/Ekstern PR
Ekstern PR adalah sebuah lembaga/perusahaan independen yang berbadan hukum dan bergerak dalam layanan dibidang humas. PR ekstern meliputi:
⇒ PR Full Service
Sebuah perusahaan tersendiri yang bergerak dalam bisnis pelayanan kehumasan, meliputi kegiatan konseling dan sekaligus pelayanan konsultasi dan pelayanan yang mereka berikan kepada klien (perseorangan/perusahaan PR tersebut).
⇒ PR Consultant
Yaitu perusahaan PR yang bergerak dalam Layanan konsultasi kehumasan. Pelayanan kosultan yang diberikan tergantung dari kompetensi yang dimiliki para konsultannya.
Event Organizer
Event Organizer, adalah perusahaan yang melayani jasa sebagai pelaksana sebuah event/kegiatan yang berhubungan dengan publik. Perusahaan ini cenderung spesialis, misalnya:

Launching product
Pameran/ exhibition
Pertemuan-pertemuan (seminar, lokakarya, konvensi, konferensi)
Jumpa pers/press conference, press tour, dan sebagainya
Show dan kontes-kontes

(Modul Pelatihan Humas, Yuliati et al:2014)

Humas/PR adalah sebuah lingkaran besar komunikasi (Big Circle of Communication)

Pengertian Istilah Administrasi Humas dan Protokol

2016-12-07T12:22:00.000+07:00

Pengertian Istilah Administrasi Humas dan Protokol

Penulis buku : Ssari Yuliati, dkk - Pengertian Humas paling yang mutakhir dikemukakan tahun 2011 oleh The Public Relations Society of America (PRSA) sebagai organisasi PR terbesar dan terkemuka di dunia, yaitu sebagai berikut: “Public relations is a strategic communication process that builds mutually beneficial relationships between organizations and their publics.”

(Public relations adalah proses komunikasi yang strategis yang membangun hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi-organisasi dengan masyarakat mereka).

Pengertian tersebut tidak merubah konsep dasar pengertian Humas sebelumnya, yaitu adanya proses komunikasi yang strategis serta adanya prinsip saling menguntungkan antara organisasi dengan masyarakatnya. Definisi terbaru Public Relations disampaikan dengan bahasa yang lebih sederhana namun mengena langsung pada sasaran.

Humas merupakan gabungan dari berbagai ilmu dan masuk dalam jajaran ilmuilmu sosial, seperti sosiologi, psikologi, ekonomi, politik, dan lain-lain. Dalam rumpun ilmunya, Humas merupakan salah satu ilmu praktik dari ilmu komunikasi, selain Ilmu Periklanan dan Jurnalistik.

Sasaran Humas adalah publik internal dan eksternal. Publik internal adalah seluruh orang yang berada dalam lingkup organisasi, mulai dari karyawan, keluarga karyawan sampai dengan manajemen puncak. Sedangkan Publik eksternal adalah orang-orang yang berada di luar organisasi yang terkait dengan aktivitas organisasi, seperti pers, masyarakakat sekitar dan masyarakat lain di luar organisasi. (Gafur, Tahun tidak disebutkan). Dalam menjalankan kegiatannya Humas harus mampu menciptakan opini publik yang positif melalui komunikasi yang diciptakannya.

Komunikasi adalah landasan utama dalam suatu hubungan. Komunikasi terjadi bila satu pihak memberi makna pada perilaku pihak lain atau perilakunya sendiri, dan hal tersebut berlaku pula dalam organisasi. Fungsi penting komunikasi tersirat dalam pernyataan Chester Bernard: Komunikasi merupakan unsur pertama dari organisasi, serta pernyataan Mulyana (2007): Kita tidak dapat tidak berkomunikasi, (We cannot not communicate).

Selain komunikasi, aspek penting lain dalam Humas adalah koordinasi. James Mooney berpendapat bahwa asas yang melandasi semua organisasi adalah The Principle of Coordination atau prinsip koordinasi. Selain itu menurut Luther Gulick, pengoordinasian (Coordinating) merupakan kewajiban penting untuk menghubungkan berbagai kegiatan pekerjaan. Jika komunikasi berlangsung dalam kehidupan organisasi tanpa koordinasi, maka pencapaian tujuan organisasi menjadi kurang efektif dan efisien. Humas sebagai bidang untuk mengoordinasikan komunikasi dalam organisasi berfungsi selain untuk memberikan informasi, juga mengoordinasikan informasi kepada internal organisasi maupun eksternal organisasi. Berkenaan dengan aspek proses, ada empat tahap proses atau prosedur dalam Humas menurut Cutlip dan Center, yaitu: Research (Penelitian), Planning (Perencanaan), Action and Communication (Aksi dan Komunikasi), serta Evaluation (Evaluasi).

Pengertian Administrasi dapat dilihat secara sempit maupun luas. Kata administrasi yang menyertai pembahasan Humas dan Protokol dalam artikel ini memiliki dua pengertian sekaligus, yakni pengertian dalam arti sempit dan pengertian dalam arti luas. Administrasi dalam pengertian luas adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Siagian, 2011). Sedangkan administrasi dalam pengertian sempit meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). (Handayaningrat, 1985). Implikasi pengertian administrasi secara luas dalam bidang Humas, berarti segenap kegiatan yang berlangsung didalamnya tidak terlepas dari penerapan fungsi-fungsi administrasi seperti Planning, Organizing, Actuating dan Controling. Sedangkan implikasi administrasi secara sempit dalam bidang Humas adalah penerapan kegiatan-kegiatan teknis ketatausahaan yang ditimbulkan oleh bidang Humas dalam organisasi. Kata administrasi dalam artikel ini diasumsikan sama pengertiannya dengan kata manajemen.

Protokol berasal dari bahasa Yunani: Protos dan Colla. Kedua kata tersebut berarti lembaran pertama yang melekat pada dokumen utama. (Wursanto, 2006) . Protokol menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan tamu-tamu negara, dsb, dan tata cara (upacara, dsb) yang secara internasional berlaku dalam hubungan diplomatik. Istilah protokol tidak merujuk pada manusia atau orang, melainkan sistem atau aturan. Dalam perkembangan berikutnya, pengertian protokol adalah kebiasaan-kebiasaan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Merriam-Webster mendefinisikan protokol sebagai a system of rules that explain the correct conduct and procedures to be followed in formal situations atau sistem peraturanperaturan yang menjelaskan tingkah laku yang tepat dan prosedur-prosedur yang ditaati dalam situasi-situasi formal. Begitu pentingnya fungsi protokol dalam penyelenggaraan kegiatan formal, sehingga Francois Giulani, seorang jurnalis dan publisis asal Aljazair melahirkan slogan “Protocol is everything”. (Protokol adalah segalanya)

Dari kata protokol terbentuk kata Keprotokolan. Bersumber dari Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan, maka yang dimaksud dengan Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

Istilah Protokol seringkali disandingkan dengan kata Humas. Menurut Kemala Motik Gafur, penggunaan istilah Humas dan Protokol hanya dikenal di Indonesia. Sebagai contoh adalah penyebutan kedua kata tersebut dalam Keputusan Gubernur Propinsi DKI Jakarta No. 62 tentang Organisasi, yang menyatakan : “Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol bertugas merumuskan kebijakan dan melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data informasi, publikasi, pelayanan informasi, serta pelayanan keprotokolan”. (Jurnal Orientasi Teori Kehumasan dan Protokol, tahun tidak disebutkan). Berkaitan dengan hal tersebut, kata Protokol yang mengikuti kata Humas secara tersirat menjelaskan fungsi protokol sebagai sistem pengatur berbagai kegiatan bidang Humas dalam organisasi. Dalam artikel ini jika kata Protokol tidak disebutkan untuk mendampingi kata Humas, maka diasumsikan sudah termaktub dalam kata Humas.

Berdasarkan penjelasan-penjelasan tersebut, maka pengertian Administrasi Humas dan Protokol dalam artikel ini adalah proses kerjasama sekelompok manusia dengan cara yang paling efektif dan efisien, baik melalui kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan maupun manajerial dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan bidang Humas, yaitu memengaruhi sikap manusia secara individu atau kelompok melalui komunikasi yang strategis untuk kesuksesan organisasi.

Metode Penelitian Tindakan Kelas (PTK) dalam Bidang Administrasi Perkantoran

2016-12-05T14:41:00.000+07:00

Penulis Buku : Dra. Dwikora Hayuati, M.Pd., dkk

Ada tiga kriteria untuk menentukan permasalahan yang baik dalam penelitian (Kerlinger, 2006 : 29-30), yaitu:

Masalah harus mengungkapkan suatu hubungan antara dua variabel atau lebih.
Masalah harus dinyatakan secara jelas dan tidak ambigu dalam bentuk pertanyaan.
Masalah dan pernyataan masalah harus dirumuskan dengan cara tertentu yang menyiratkan adanya pengujian yang empiris.

Hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan masalah adalah sebagai berikut :

Otoritas peneliti dan fasilitas yang tersedia, terutama dana dan waktu;
Data yang akurat serta kebermagnaan masalah yang diteliti

Tahapan melakukan kegiatan ilmiah adalah sebagai berikut :

Mencari, menganalisis dan menetapkan masalah yang akan diteliti, dikembangkan atau dievaluasi,
Mematangkan, memantapkan dan menghimpun sebanyak mungkin data dari permasalahan yang akan diuji.
Mencari landasan keilmuan yang akan digunakan
Menuliskan hasil-hasil kegiatan dengan menggunakan tata cara format sesuai dengan tujuan pelaporan Sebelum melaksanakan penelitian, perhatikan tiga pertanyaan pokok (Nazir, 1985) yaitu:

Urutan kerja atau prosedur apa yang harus dilakukan dalam penelitian?
Alat-alat (instrumen) apa yang akan digunakan dalam menganalisis data?
Bagaimana melaksanakan penelitian tersebut?

Metode Penelitian Tindakan Kelas dalam Bidang Administrasi Perkantoran

Penelitian Tindakan Kelas (PTK) atau Classroom Action Reserach (CAR). PTK adalah penelitian tindakan yang dilaksanakan di dalam kelas ketika pembelajaran berlangsung. PTK dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki atau meningkatkan kualitas pembelajaran. Fokus masalah PTK pada proses pembelajaran yang terjadi di dalam kelas, antara lain meliputi :

Masalah belajar siswa
Profesionalisme guru,
Pengelolaan dan pengendalian kelas
Model dan atau
Strategi pembelajaran di kelas
Alat bantu, media dan sumber belajar
Sistem assesment atau evaluasi proses dan hasil pembelajaran
Kurikulum.

Beberapa prinsip yang perlu diperhatikan oleh guru (peneliti) dalam pelaksanaan PTK adalah sebagai berikut: Pertama, tindakan dan pengamatan dalam proses penelitian yang dilakukan tidak boleh mengganggu atau menghambat kegiatan utama. Kedua, masalah penelitian yang dikaji merupakan masalah yang cukup merisaukannya dan berpijak dari tanggung jawab profesional guru. Ketiga, metode pengumpulan data yang digunakan tidak menuntut waktu yang lama, Keempat, metodologi yang digunakan harus terencana, Kelima, permasalahan atau topik yang dipilih harus benar–benar nyata, menarik, mampu ditangani, dan berada dalam jangkauan kewenangan peneliti untuk melakukan perubahan. Keenam; memperhatikan etika dan tata krama penelitian, Ketujuh; kegiatan PTK pada dasarnya merupakan kegiatan yang berkelanjutan, Kedelapan, meskipun kelas atau mata pelajaran merupakan tanggung jawab guru, namun tinjauan terhadap PTK tidak terbatas dalam konteks kelas dan atau mata pelajaran tertentu melainkan dalam perspektif misi sekolah.

Sejarah Public Relations/Humas

2016-12-05T14:22:00.001+07:00

Penulis buku : Ssari Yuliati, dkk - Terlepas dari polemik apakah Public Relations memiliki makna yang sepadan ataukah berbeda dengan Hubungan Masyarakat, maka dalam modul ini istilah Hubungan Masyarakat atau disingkat Humas memiliki makna dan esensi yang sama. Humas adalah pengindonesian dari kata asing Public Relations (PR).

Menurut Effendy (1982: 98) Humas sebagai profesi dikenal sejak awal abad 20, tetapi gejalanya sudah tampak sejak manusia pertama ada di dunia yaitu, Adam dan Hawa. Gejala tersebut misalnya adalah hubungan antar manusia, upaya seseorang mempengaruhi orang lain dan sebagainya. Dengan kata lain public relations muncul karena adanya relasi manusia yang satu dengan yang lain (human relations). Konsep PR lahir setelah konsep human relations terbentuk.

Konsep serta profesi PR semakin jelas setelah adanya revolusi industri. Revolusi industri merupakan periode antara tahun 1750-1850 dimana terjadi perubahan besar-besaran di bidang pertanian, manufaktur, pertambangan, transportasi dan teknologi serta memiliki dampak yang mendalam terhadap kondisi sosial, ekonomi dan budaya di dunia. (Wikipedia.org).

Ivy Ledbetter Lee

Pelopor PR/Humas antara lain adalah Ivy Ledbetter Lee, Paul Garret, T.J. Ross, Eric Johnston, Arthur W. Page, Carl Byoir dan Verne Burnett. Diantara tokoh-tokoh tersebut, Ivy Ledbetter Lee dianggap sebagai “The Father of Public Relations” karena melalui konsepnya ia berhasil mengembangkan PR/Humas. Lee adalah seorang wartawan dan putera seorang negarawan di Georgia Amerika Serikat.

Lee berjasa dalam merintis dan memelopori Humas pada tahun 1906 melalui peristiwa konflik buruh dan pengusaha batu bara di Amerika. Proposal Lee dalam mengatasi konflik tersebut ditawarkan dengan dua syarat: Pertama, Lee diperkenankan duduk dalam manajemen puncak sehingga dia dapat sedekat mungkin dengan sumber informasi utama dan pengambil keputusan. Kedua, Lee diberi wewenang penuh untuk memberi informasi kepada pers tentang semua fakta sehingga pers dapat menyampaikan informasi sebagaimana adanya kepada publik. Pemikiran Lee tersebut diterima walau dianggap sangat revolusioner dan unik pada masa itu, dan terkenal dengan sebutan “Declarations of Principle”. (Prinsip-prinsip deklarasi).

Edward L. Bernays

Tokoh Humas terkenal lain walau tidak setenar Lee, adalah Edward L. Bernays. Dia diangkat sebagai Bapak Publik Relations Modern pada tahun 1991 karena jasanya sebagai orang pertama yang meyakinkan kaum bisnis, bahwa public relations merupakan urusan eksekutif. Bernays mempunyai misi pribadi untuk mengumumkan masa depan profesi public relations. Dia menulis Tiga Elemen utama public relations, yaitu memberikan informasi, membujuk dan, menyatukan massa.

Dalam kurun waktu 100 tahun ini, Public Relations mengalami perkembangan yang sangat cepat, walau perkembangan di setiap negara tidaklah sama dalam bentuk atau kualitasnya. Proses perkembangannya lebih banyak ditentukan oleh situasi masyarakat yang kompleks.

Humas saat ini berada pada tahap “Dunia tanpa Batas”. Informasi dapat dengan mudah didapatkan melalui berbagai macam saluran media komunikasi. Penemuan internet pada tahun 1969 oleh Leonard Kleinrock yang dikenal sebagai Bapak Internet adalah salah satu sejarah penemuan terbesar peradaban manusia dan secara signifikan mempengaruhi cara-cara bidang Humas dalam mencapai tujuan dan melaksanakan fungsinya.

Pengertian dan Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

2016-12-05T14:08:00.000+07:00

Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana

Penulis buku : Drs. Purwanto, M.M., M.Pd., dkk - Dapat dinyatakan secara aksiomatik bahwa setiap organisasi selalu menghadapi keterbatasan dan kemampuan dalam menyediakan sarana dan prsasaraana yang diperlukan. Keterbatasan kemampuan tersebut menuntut pengamanan dan pemanfaatan berbagai sarana dan prasarana sedemikian rupa sehingga diperoleh manfaat yang optimal. Kemudian apa yang dimaksud dengan sarana dan prasarana tersebut?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).
Association of Facilities Managers (AFM) mengartikan administrasi sarana dan prasarana sebagai pengelolaan aset dan bangunan bersama dengan fasilitas layanan dan orang-orang yang tergabung didalamnya, ini memiliki implikasi dalam hal desain awal, pemeliharaan, administrasi sehari-hari dan pengendalian tenaga kerja, energi dansumber daya terkait. (http://id.wikipedia.org/wiki/Logistik) .
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional, No. 24 tahun 2007. Sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah, sedangkan prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah. Sarana pendidikan antara lain meja, kursi sertaalat-alat media pembelajaran. Sedangkan yang termasuk prasaranaantara lain seperti gedung, ruang kelas, halaman, taman, lapangan,jalan menuju sekolah dan lain-lain.

Administrasi Sarana dan Prasarana

Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana organisasi merupakan milik/kekayaan organisasi maka perlu adanya kegiatan pengamanan yang kuat, mencakup pengamanan sejak perencanaan kebutuhan, penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan dan pergudangan, pemeliharaan, penghapusan, inventarisasi, dan penghapusaan.

Batasan pengertian dan ruang lingkup kegiatan manajemen logistik/administrasi sarana dan prasarana tersebut dapat dirinci pada tabel sebagai berikut:

Ruang Lingkup Administrasi sarana dan Prasarana

1	Kegiatan Manajerial	Perencanaan, pengorganisasian,dan pengawasan
2	Kegiatan Operasional	Pengadaan,pencatatan (inventarisasi),penggudangan, pendistribusian, pemeliharaan, dan penghapusan
3	Objek	Sarana dan prasarana, perbekalan, logistik, barang, material, peralatan, perlengkapan, sarana prasarana (segala sesuatu/benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara fisik/tangible, baik yang dipergunakan untuk kegiatan pokok maupun kegiatan penunjang/administrasi.
4	Tujuan	Mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan organisasi.

Prosedur Pengelolaan Dana

2016-12-05T13:46:00.000+07:00

Memahami peraturan-peraturan eksternal dan intenal

Penulis buku : Drs. Tjarno Hadiyono, MM., dkk - Pemerintah telah melakukan reformasi di bidang keuangan yang ditandai dengan penyempurnaan Undang-undang tentang Keuangan Negara dan Perbendaharaan Negara. Disamping itu sejak tahun 2005 sistem pengelolaan keuangan negara yang disebut dengan DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran) telah diberlakukan untuk menggantikan sistem yang lama. Sistem yang baru tersebut menuntut adanya akuntabilitas yang tinggi dari setiap lembaga pemerintah sebagai pengguna anggaran baik di tingkat pusat maupun di daerah. Perubahan tersebut diharapkan juga membawa dampak terjadinya sistem pengelolaan keuangan negara yang lebih efisien dan efektif serta transparan akan tetapi penerima dana dengan ketentuan harus membuat laporan yang memenuhi kriteria tertentu menjadi masalah yang baru. Temuan di lapangan seringkali menunjukkan bahwa para pengelola dana tidak dapat mengadministrasikannya dengan baik dan laporan-laporan yang dibuat secara administratif keuangan belum sesuai yang dipersyaratkan. Kendala tersebut kemungkinan diakibatkan oleh banyak hal, antara lain latar belakang pendidikan para petugas bukan dari jurusan akuntansi atau secara umum mereka tidak memahami petunjuk tata cara pembukuan yang sudah dibagikan, atau karena sebab-sebab yang lain. Kondisi tersebut sangat mengkawatirkan terutama bagi para pejabat dari Instansi Pembina.

Berkaitan dengan hal tersebut, Surat Keputusan Menteri Keuangan menegaskan “Setiap Bendahara atau pemegang kas yang mengurus uang negara harus mempunyai Buku Kas Umum dan mencatat semua penerimaan dan pengeluaran”. Hal itu juga bisa terjadi di lembaga-lembaga swasta, penerima dana belum tepat menginterpretasikan kebijakan atau standar operasional prosedur (SOP) yang telah dibuat oleh lembaga tersebut.

Menerapkan Prosedur Pengelolaan Dana

Dalam mengatasi keterbatasan kemampuan pengelolaan dana dapat dibentuk tim kerja sehingga diharapkan secara sinergis tim tersebut mampu mengelola dana dan membuat pertanggungjawabannya. Struktur Organisasi Tim Pengelola Dana dapat disusun sebagai berikut:

Struktur Organisasi Tim Pengelola Dana

Tugas pokok Tim Pengelola Dana adalah mengelola dana sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati dengan pemberi dana, dan mengadministrasikan penerimaan/pengeluaran dana, serta pembuatan laporan keuangannya.

Dalam mengelola dana harus memperhatikan ketentuan-ketentuan sebagai berikut :

Penggunaan dana harus sesuai dengan Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang telah disepakati, apabila terjadi perubahan harus terlebih dahulu mendapat persetujuan pihak pemberi dana.
Pengeluaran dana berdasarkan permintaan penanggungjawab
Pengambilan dana penanggungjawab dapat direalisasi setelah memberikan pertanggungjawaban dana yang diberikan sebelumnya kepada bendaharawan
Penerimaan dan pengeluaran dana dicatat dalam pembukuan
Pembukuan pada Buku Kas Umum dilakukan setelah transaksi terjadi/saat pembayaran (dibukukan sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi).
Seluruh berkas keuangan baik berupa laporan keuangan dan buktibukti pengeluaran/kuitansi disimpan secara rapi dalam file/odner menurut urutan nomor dan tanggal, disimpan dalam tempat yang aman dan mudah dicari untuk dipergunakan kembali setiap saat diperlukan.
Bendaharawan berkewajiban memungut pajak-pajak, menyetor dan melaporkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku (Peraturan Direktur Jenderal Pajak No. : 31/Pj/2012 tentang pedoman teknis tata cara pemotongan, penyetoran dan pelaporan pajak penghasilan).
Pungutan Pajak Penghasilan/honor (PPh ps. 21) sebesar 15 % dari jumlah honor yang diterima, untuk pengadaan bahan/barang yang nilainya di atas Rp. 1.000.000,00 (satu juta rupiah) dikenakan pajak pertambahan nilai (PPN) sebesar 10%, dan pajak penghasilan atas pengadaan barang (PPh ps 22) sebesar 1.5% Semua hasil pemungutan pajak tersebut direkap dan disetor ke kas negara melalui pos/bank pemerintah setempat.
Bendaharawan atas nama lembaga sebagai pihak Penerima dana harus mengurus Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) pada kantor pajak daerah setempat guna keperluan penyetoran pajak.

Menganalisis Peraturan Kepegawaian yang Berlaku

2016-12-05T13:23:00.001+07:00

Peraturan Kepegawaian

Penulis Buku : Anita Sunarni P., dkk - Undang Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dengan Undang Undang No 43 Tahun 1999 dinilai sudahtidak sesuai dengan tuntutan nasional dan tantangan global, sehingga perlu diganti lagi dengan Undang Undang yang baru. Oleh karena itu pada tanggal 19 Desember 2013, Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia mengajukan Rancangan Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) yang disetujui oleh Presiden Republik Indonesia dan secara resmi mulai berlaku pada tanggal 15 Januari 2014.

Adapun tujuan dari Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara ini adalah sebagai berikut :

Independensi dan Netralitas
Kompetensi
Kinerja/ Produktivitas Kerja
Integritas
Kesejahteraan
Kualitas Pelayanan Publik
Pengawasan dan Akuntabilitas

Prinsip Dasar Undang Undang Aparatur Sipil Negara (ASN)

Prinsip Dasar Undang Undang Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah memberlakukan Sistem Merit.
Jenis, Status dan Kedudukan Aparatur Sipil Negara (ASN) Menurut UU No. 5 Tahun 2014 Pasal 6 :

Berdasarkan Undang Undang Nomor 5 Tahun 2014 Pasal 6, Pegawai ASN terdiri atas :

Pegawai Negeri Sipil (PNS) :

Yaitu Pegawai ASN yang diangkat sebagai pegawai tetap oleh Pejabat Pembina Kepegawaian dan memiliki nomor induk pegawai secara nasional.
Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) :

Yaitu Pegawai ASN yang diangkat sebagai pegawai dengan perjanjian kerja oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan kebutuhan

Iinstansi pemerintah dan ketentuan Undang-Undang ini.

Fungsi dan Jenis Presentasi Video

2016-12-05T12:54:00.001+07:00

Penulis buku : Tim SEAMOLEC, dkk - Pembelajaran presentasi video merupakan upaya pembekalan keterampilan bagi Anda untuk dapat mengomunikasikan gagasan melalui bentuk video.

Pada dasarnya presentasi video terdiri atas kegiatan pembelajaran :

Video proses yang pengambilan gambarnya dilakukan dengan kamera video, baik yang terpasang pada telpon genggam dan perangkat gaget lainnya, maupun pada kamera khusus untuk perekaman video, termasuk camcorder.
Screen recording adalah pengambilan gambar dari layar komputer dengan menggunakan aplikasi rekam layar dan dapat ditambahkan penggunaan lensa yang terpasang pada laptop atau webcam yang sengaja dipasang untuk perekaman gambar.

Pengukuran keberhasilan pembelajarannya diarahkan pada keterampilan Anda menemukan ide sebagai solusi memecahkan masalah dalam kehidupan keseharian terkait dengan produk dan jasa yang Anda pelajari. Ide tersebut disajikan dalam bentuk presentasi video.

Simulasi Digital

Fungsi dan Jenis Presentasi Video

Manusia sebagai mahluk visual dapat dengan mudah mendapatkan informasi dengan melihat sesuatu yang “hidup”, bergerak dan bersuara. Untuk mengomunikasikan suatu ide atau gagasan dengan lebih efektif maka diperlukan sebuah presentasi dalam bentuk video yang dapat mengetengahkan gambar bergerak sekaligus suara yang diperlukan. Pada awalnya dulu gerakan hanya dapat ditangkap dan diujudkan kembali melalui pemutaran pita celluloid yang kita sebut film. Film yang pertama hanya berisi gambar bergerak tanpa suara. Dalam perkembangannya film dapat juga menampung suara. Pita celluloid digantikan dengan pita magnetik yang mampu merekam gerakan dan suara. Perkembangan terakhir yang terjadi adalah penggantian pita magnetik dengan rekaman data digital.

Rekaman gerak dan suara dalam bentuk data digital dapat dilakukan dengan mudah dan murah karena semakin berkembangnya perangkat jinjing (gadget) yang dilengkapi dengan lensa.

Pengertian Presentasi Video
Presentasi video adalah video untuk mengomunikasikan ide atau gagasan, yang digunakan untuk memperkenalkan produk atau cara kerja yang dibuat melalui proses merekam gambar dan suara, menata urutan dan menyambung atau memotong gambar dan menyatukannya menjadi kesatuan yang utuh.
Fungsi Presentasi Video
Presentasi video berfungsi sebagai sarana untuk mengomunikasikan ide atau gagasan melalui penyajian suatu produk yang telah dihasilkan. Sebagai sarana untuk mengomunikasikan ide atau gagasan, presentasi video harus mengemukakan keunggulan ide atau gagasan yang akan disampaikan. Ide atau gagasan merupakan upaya untuk mengatasi masalah yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari.
Gagasan atau konsep adalah hasil pemikiran yang lahir sebagai solusi untuk mengatasi masalah. Pada dasarnya, masalah adalah kesenjangan antara kenyataan dan harapan. Perlu pelatihan mengidentiﬁkasi masalah. Mampu mengidentiﬁkasi masalah merupakan setengah langkah untuk kemudian menemukan solusi sebagai satu langkah berikutnya.
Gagasan atau konsep pada presentasi video, harus dan lebih bagus menggunakan ide yang asli, benar, bermanfaat. Asli, artinya gagasan atau konsep bukan hasil pemikiran orang lain, hasil kreativitas sendiri, bukan plagiasi. Tidak menyalahi kaidah keilmuan, tidak bertentangan dengan norma atau aturan. Bermanfaat, artinya menjadi solusi bagi banyak orang.
Jenis Video
Berdasarkan tujuan pembuatannya, video dapat diperuntukan:

Cerita
Video yang bertujuan untuk memaparkan cerita.
Dokumenter
Video yang bertujuan merekam sebuah kejadian atau peristiwa dalam kehidupan nyata.
Berita
Video yang bertujuan memaparkan sebuah berita.
Pembelajaran
Video yang bertujuan untuk memberikan materi pembelajaran agar mudah diserap dan dapat dimainkan ulang.
Presentasi
Video yang bertujuan untuk mengomunikasikan ide atau gagasan

Pengertian Arsip

2016-12-05T12:36:00.000+07:00

Peraturan Perundang-Undangan Tentang Arsip

Penulis Buku : Sri Endang Rahayu, M.Pd., dkk - Perundang-undangan Republik Indonesia yang mengatur tentang arsip tertuang pada Undang-Undang Republik Indonesia (UU RI) Nomor 43 Tahun 2009 dan petunjuk pelaksanaannya pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia (PP RI) No. 28 Tahun 2012.

Pengertian Arsip

Pengertian Arsip

Arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani yaitu archium yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu, atau dalam bahasa Belanda yaitu archief yang berarti warkat.

Pengertian arsip menurut beberapa ahli, antara lain:

The Liang Gie, dalam bukunya yang berjudul “Administrasi Perkantoran” menjelaskan bahwa arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur dan terencana karena mempunyai suatu kegunaan dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sir Hillary Jenkinson, dalam bukunya yang berjudul “A Manual of Archives Administration” menjelaskan bahwa arsip adalah dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administrasi dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membentuk sebagian dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.
Sedangkan pengertian arsip menurut UU RI No. 43 Tahun 2009, bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi poitik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dengan kata lain, suatu arsip dapat dikatakan baik jika memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

Autentik,
Maksudnya adalah arsip harus memilliki struktur, isi dan konteks yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali arsip diciptakan dan diciptakan oleh orang aatau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
Terpercaya,
Maksudnya adalah arsip harus mempunyai informasi yang dapat dipercaya penuh dan akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya.
Lengkap,
Maksudnya adalah arsip harus memiliki informasi yang lengkap sesuai dengan kegiatan atau faktanya.
Dapat digunakan.
Maksudnya adalah arsip harus memiliki nilai guna sehingga dapat dijadikan informasi atau sebagai bahan pertimbangan/rujukan dalam pengambilan kebijakan.

Sehingga tujuan dari penyelenggaraan pengelolaan arsip adalah:

Arsip dapat terpelihara dengan baik, teratur dan aman,
Mudah dalam menemukan kembali arsip yang telah disimpan,
Menghindari pemborosan tenaga dan waktu,
Menghemat tempat penyimpanan,
Menjaga kerahasiaan informasi,
Menjaga kelestarian arsip,
Menyelamatkan arsip yang berisi pertanggungjawaban, perencanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.