Der Sommer ist offiziell vorbei! Grund genug, diesen kurz zu rekapitulieren und zu erläutern, was sich in der “Sommerpause” getan hat:

• Ich habe ein Buch zum Thema “Social Media Marketing” geschrieben, das beim Data Becker Verlag publiziert wird. Das war das große Gestirn am Firmament, um das herum alles andere gezirkelt hat.
• Ich habe meine Schweizer Heimat das erste Mal seit meiner Auswanderung im April 2009 besucht. Es war ein wunderbarer (und wohlverdienter) Urlaub, dank meiner Familie und Freunde – und den unzähligen Schönheiten, welche Helvetien zu bieten hat. Diese werden einem erst dann bewusst, wenn man sie eben nicht mehr jeden Tag vor der Nase hat. Ich bleibe dem “Big Apple” trotzdem bis auf weiteres erhalten, New York ist eine Welt für sich.
• Ich habe viele Pläne und Projekte in den Bereichen Social Media und Internet Marketing, die ich nun einen nach dem anderen dem Realitätscheck unterwerfe. “First things first”, lautet dabei die Devise – das Wichtigste zuerst.
• Deshalb fokussiert sich das Portfolio von “Schreibenslust” verstärkt auf  die Berichterstattung von Events hier in New York und Interviews (weltweit). Dabei gilt nach wie vor mein Credo, dass ich machen will, was mir Spaß macht!

Es wird ein spannender Herbst, mehr dann zu gegebener Zeit auf diesem Kanal.

Herzlichst,

Reto Stuber

Aktuelle Kolumne in den Lokalmedien Zeitungen im Grossraum Bern.

Im ersten Teil des Interviews haben Stephan Schillerwein von Infocentric Research und Patrick Püntener von itsystems den Kontext der SharePoint Technologie in der Organisation aufgezeigt.

Patrick Püntener

Stephan Schillerwein

Im zweiten Teil wollen wir nun der Frage nachgehen, wann ein Einsatz am von SharePoint im Unternehmen Sinn macht – und wann eher nicht. Auch die Inhalte des Workshops sollen nicht zu kurz kommen.

Reto Stuber (RS): Stephan, lass mich den „advocatus diaboli“ spielen: Vielerorts sieht die wirtschaftliche Situation alles andere als rosig aus. Gibt es denn nichts Wichtigeres, als sich ausgerechnet jetzt damit zu beschäftigen, wie man seine Informationen ein bisschen besser verwalten kann? Oder wie der Amerikaner in mir sagt: „First things first – zuerst die wichtigen Dinge tun“.

SS: Wem das Wasser nicht nur bis zum Hals steht, sondern schon in den Mund schwappt, der hat wirklich dringlicheres zu tun. Nehmen wir aber ein Unternehmen, dem es zwar im Moment wirtschaftlich nicht gut geht, dessen Zukunft aber durch das eigene Handeln gravierend beeinflussbar ist.

Die spannende Frage ist dann, ob eine weitere Verschlechterung abgemildert werden kann und man sich für eine einsetzende wirtschaftliche Erholung so aufstellen kann, dass man stärker als die Konkurrenz von der Erholung profitieren kann. Und diese Frage kann überall dort, wo Kreativität, Engagement und Handlungsfähigkeit der Mitarbeiter ein wesentliches Wettbewerbskriterium dafür darstellen, eindeutig mit Ja beantwortet werden.

Informationsverwaltung ist dabei nur ein Puzzlestück, viel wichtiger ist alles, was zu mehr „Wissensproduktivität“ führt. Also Ansätze, die bspw. dazu führen, dass gute Ideen aufkommen und erkannt werden können, dass die richtigen Leute zu den für sie wichtigen Themen zusammenkommen, dass Manager auf solider Basis Entscheidungen treffen können etc.

Hier gibt es noch enormes Verbesserungspotenzial, diese Themen stecken in den Unternehmen wirklich noch in den Kinderschuhen. Und zwar unabhängig davon, ob die entsprechenden Tools dafür schon im Haus sind oder nicht. Nur weil ich eine „My Profile“ Seite in meinem SharePoint-Intranet habe, bedeutet es bspw. noch lange nicht, dass sich Experten in meinem Unternehmen jetzt besser finden und austauschen können als vorher.

RS: Ihr habt ja einen Workshop konzipiert, den ich meinen Lesern gerne vorstellen möchte. Dieser richtet sich an Entscheider aus dem Business. Was werdet ihr da vermitteln?

Stephan Schillerwein (SS): Häufig stehen Manager vor der Situation, dass bereits eine Entscheidung für SharePoint getroffen wurde oder sie an einer solchen mitwirken sollen. Der Business Case dafür – sofern es überhaupt einen gibt – ist oft sehr IT-zentriert. Auch das ist aber wiederum nur ein Teil des Gesamtbildes. Genau um dieses „Big Picture“ geht es im Workshop:

• Wie muss SharePoint aus technischer Sicht eingeschätzt werden?
• Welche Trends gibt es im Markt?
• Wie passt das in den Kontext meines Business?
• Zu welchen Veränderungen führt die Einführung von SharePoint?
• Wie muss ich das steuern, welche Strukturen und Rahmenbedingungen bereitstellen?

Hierauf liefern wir Antworten, die die Teilnehmer dazu befähigen sollen, den bestmöglichen Nutzen aus SharePoint für den eigenen Bereich und das Unternehmen zu ziehen.

RS: Ok, verstanden. Dann wendet sich das Seminar dementsprechend an Unternehmensführer, die in innovative Lösungen zur besseren Steuerung des Unternehmens investieren wollen?

SS: Ja, aber nicht nur. Was wir grundsätzlich sehen ist ein Informationsdefizit zu SharePoint aus einer Business-Sicht. Und zwar aus einer neutralen Blickweise, ohne Marketing- und Sales-Speech von Software-Herstellern. Als Techniker bekomme ich alle Infos die ich will zu SharePoint.

Aber einem Manager erzählt niemand, welche Effekte SharePoint aus strategischer Unternehmenssicht haben kann und soll. Und das geht dann nicht nur den Unternehmensleiter etwas an, sondern bspw. auch den Finanzchef, den Personalmanager, den Head of Research & Development, den Linienmanager etc.

RS: Auf den Punkt gebracht: was kann ich mit SharePoint in meinem Unternehmen tun und was lieber nicht?

Patrick Püntener (PP): Aus IT-Sicht kann ich mit SharePoint mehrere Systeme, die auf unterschiedlichen Technologien beruhen, durch eine einzige Technologie ersetzen. Ich muss dadurch weniger Spezialwissen aufbauen  und aktuell halten und meine Systemlandschaft vereinfacht sich. Dies sollte ich auf jeden Fall tun, aber es braucht Zeit.

Somit ist auch klar, was ich nicht tun sollte – nämlich alle System gleichzeitig ersetzen. Ich brauche eine klare Roadmap, die ich auch dem Business kommunizieren muss, damit die Anwender wissen, was abläuft. Aus Business-Sicht kann ich all die unstrukturierten Prozesse, in denen ich bisher nur mit einem sehr grossen Aufwand die Outputqualität kontrollieren konnte, in einer Art und Weise unterstützen, die nicht nur dem Unternehmen resp. dem Management Vorteile bringt, sondern für den einzelnen Mitarbeiter im Gegensatz zu anderen Ansätzen wie klassische DMS oder Workflow Tools keinen wesentlichen Mehraufwand verursachen.

Wenn ich das richtig mache, kann ich eine sehr hohe Benutzerakzeptanz erzielen und dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, weil es die wichtigen Informationen aus der Datenflut herausfiltern und die Informationsverwaltung optimieren kann. Wenn ich es falsch mache, erreiche ich ausser einem hohen finanziellen Aufwand gar nichts. Es richtig zu machen, heisst, neue Wege zu beschreiten, denn die Möglichkeiten, die SharePoint als Plattform bietet, kann ich nicht einfach mit herkömmlichen Methoden nutzen.

RS: Das klingt nach viel Arbeit. Ich hoffe, das Resultat ist so gut,  dass die Mitarbeiter jederzeit finden was sie brauchen. Ist SharePoint denn nun das Rundum-glücklich-und-sorglos-Paket für die interne Kollaboration im Unternehmen? Wo gibt es aus Deiner Sicht Lücken?

PP: Der Aufwand ist nicht grösser als mit anderen vergleichbaren Plattformen. Wenn man es gut macht, ist er eher kleiner. Aber es sind andere Ansätze nötig, die unter Umständen eine Änderung der klassischen Rollen aus der Content Management und Document Management Welt zur Folge haben.

Ein Unternehmen muss bereit sein, die Aufgaben in der Informationsverwaltung neu zu verteilen, neue Rollen zu schaffen und andere abzuschaffen. In dem Sinne ist SharePoint allein sicher nicht der Heilbringer, aber sehr wohl eine Plattform, die unter den richtigen organisatorischen Voraussetzungen einen grossen Nutzen stiften kann.

Die technischen Lücken, die es bei SharePoint wie bei jeder Plattform gibt, sind dabei gar nicht mal so wichtig, denn sie lassen sich entweder durch Zusatzprodukte oder Individualentwicklung relativ einfach schliessen. Sprich mit dem entsprechenden Aufwand ist praktisch alles möglich.

Viel problematischer sind die Lücken, die eine SharePoint Einführung im organisatorischen Bereich sichtbar macht: man stellt fest, dass Prozesse gar nicht definiert, Rollen nicht klar zugewiesen, Berechtigungen nicht geregelt und Strukturen nicht eindeutig sind. Hier entstehen am meisten Reibungsverluste, denn ohne klare Vorgabe kann eine solche Plattform nicht richtig performen.

RS: Nochmal zurück zum Workshop: Mit welchem neuen Wissen gehen die Teilnehmer am Abend aus dem Workshop nach Hause, und wo kann man sich anmelden?

PP: Anmelden kann man sich telefonisch oder per Mail bei itsystems und Infocentric Research, oder unter www.itsystems.ch/spstrategie. Wer teilnimmt, wird genau in diesen wichtigen organisatorischen Punkten sensibilisiert.

Und er wird die Gewissheit haben, dass SharePoint für ihn die richtige Plattform ist, weil er die Gründe nachvollziehen kann, die für die rasche Verbreitung von SharePoint in Unternehmen verantwortlich sind. Er wird über die Argumente verfügen, die er braucht, um die SharePoint Einführung in gute Bahnen zu lenken …

SS: … und mit dem guten Gefühl nach Hause gehen, ab jetzt einen Wissensvorsprung zu haben, der es einem ermöglicht kompetent mit Leuten aus der IT über dieses Thema zu sprechen und eine fundierte Entscheidung für sein Unternehmen zu treffen.

RS: Stephan, Patrick – vielen Dank für das Gespräch!