segretariaonline

Sempre aggiornati con google alert

2012-01-08T21:45:00.003+01:00

Oggi vi voglio parlare di un servizio che google offre gratuitamente, utilissimo per monitorare il proprio marchio, il proprio settore di lavoro o altre parole legate alla propria attività o alla propria vita privata.

Con google alert potrete infatti impostare le parole chiave di vostro interesse ed essere avvisati, attraverso comodi avvisi via email da ricevere con cadenza personalizzata (una volta a settimana, una volta al giorno, una volta ad ogni alert) di nuove pagine internet che parlino di tali argomenti.

Vi faccio qualche esempio pratico.

Lavorate nella reception di un hotel e volete monitorare la vostra reputazione online? Impostando il nome del vostro hotel, google alert vi avviserà ogni qual volta qualcuno parlerà di voi, in questo modo potrete tenere sempre sotto controllo la vostra reputazione, rispondere ai commenti che rischierebbero di passare inosservati e intervenire per migliorare i servizi offerti.

Ma gli utilizzi sono infiniti. Volete monitorare i bandi di appalti per i servizi di mensa di una determinata regione? Vi basterà impostare le parole chiave necessarie (servizio di mensa Lombardia, per esempio) per essere sempre aggiornati su tutti i nuovi bandi e su tutte le pagine che possono avere un'attinenza con il vostro settore lavorativo.

Gli utilizzi sono infiniti, google alert è fondamentale anche per controllare quanti concorrenti operano online nel vostro settore, e tenerne d'occhio i progressi e le strategie, ma potrete anche tenere sotto controllo le vostre pagine personali, per esempio, cosa che magari potrà interessare relativamente poco al navigatore medio anonimo della rete ma che potrà aiutare atleti o altri personaggi pubblici, a qualsiasi titolo, informandoli ogni qualvolta qualcuno ne parli.

Certamente, trattandosi di parole chiave e quindi di dati statistici, tra i risultati potrebbe arrivare anche qualcosa di non pertinente, ma meglio qualche risultato in più piuttosto che perdere una grande occasione perché non la si è vista in tempo.

Le nuove soglie comunitarie per gli appalti in vigore dal 1 gennaio 2012

2011-12-12T23:35:00.001+01:00

Finalmente sono uscite le nuove soglie comunitarie, attese già da un po' di tempo da chi, come me e come molti di voi, si occupa di appalti, preparatevi perchè entreranno in vigore dal 1 gennaio 2012.

Ecco dunque le nuove soglie che stabiliscono il confine tra una procedura negoziata e una gara pubblica

Servizi e Forniture amministrazioni centrali dello Stato 130.000 Euro >>>> la soglia è salita di 5.000 euro
Servizi e Forniture altre amministrazioni 200.000 >>>>>>la soglia è salita di 7.000 euro
Lavori >>>>>>>>>>>> 5.000.000 >>>>>>>>>>>>la soglia è salita di 155.000 euro

Qualche considerazione, concedetemela, informale e senza alcuna pretesa di insegnare nulla a nessuno...

Le variazioni riguardo alle forniture e ai servizi sono minime, praticamente impercettibili, fortunatamente non sono state ridotte ma l'aumento è quasi insensibile, in sostanza cambierà ben poco. Più elastica invece la soglia dei lavori, che è stata elevata sensibilmente subendo una variazione di 155.000 euro. Insomma la conferma è sempre la stessa: che sia L'Unione Europea o che sia il legislatore italiano a occuparsi di appalti, le forniture e i servizi sono sempre nell'ombra degli appalti dei lavori, di cui spesso e volentieri hanno dovuto indossare gli abiti scomodi di procedure macchinose e costose per acquisti di portata ridotta (soprattutto in un'ottica di investimento pluriennale).

E ora, oltre ai vari Rup e referenti di gara, bisognerà ingegnarsi a creare anche dei direttori tecnici che vigilino sul buon esito delle forniture stilando verbali e valutando cose che non si è in grado di valutare perché parliamoci chiaramente, l'amministrativo è un amministrativo, il tecnico è un tecnico, e imporre a un amministrativo la supervisione tecnica di forniture tecnologicamente avanzate quali possono essere, per esempio, quelle sanitarie, mi sembra abbastanza assurdo... E visto che parliamo di semplificazione della macchina pubblica, che ne dite del fatto che ora non devono più essere le ditte a comprovare i requisiti economici dichiarati in fase di gara ma è onere dell'azienda pubblica procedere direttamente per verificarli? Vi piace l'idea? Quando sarete esclusi per discordanza di dati vi piacerà meno, eppure fatevelo dire, le ditte che "arrotondano alla buona" le proprie forniture sono tante, così come quelle che, per fare le grandiose, stilano una lista di 50 buone forniture...

Senza contare, ovviamente, che le aziende che "funzionano ancora" lo fanno malgrado tutto l'ostruzionismo politico che di fatto sta cercando di impedire loro di lavorare, perché siamo tutti d'accordo sul fatto che occorra essere trasparenti e si debbano rispettare le leggi, ma se gli uffici hanno poco personale e il lavoro viene aumentato dall'alto con competenze che sanno molto di mobbing politico (provarne l'utilità sarebbe già qualcosa...) è ovvio che se la macchina non si ferma almeno rallenta...

Non ci resta che attendere l'ulteriore aumento delle tasse da pagare l'AVCP (evviva la trasparenza ma quanto si spendeva meno prima per fare le stesse cose che si fanno ora?) e sperare che la tredicesima arrivi prima perché davvero tira una brutta aria nel pubblico...

Salvare i file di excel 2007 in formati compatibili

2011-04-18T21:19:00.000+02:00

Lo so, siamo nel 2011 oramai e moltissime persone non hanno ancora aggiornato i loro office all'excel 2007, ma come dargli torto, le versioni precedenti non solo funzionano benissimo e sono più semplici da usare, ma se uno poi ha già la licenza... se la tiene!

Se dovete spedire un file excel a qualche vostro collaboratore o amico e usate l'excel 2007 tenete conto che lui potrebbe non averla, e salvatene anche una copia in un formato più vecchio.

Per farlo non dovrete fare altro che cliccare su salva con nome e poi cliccare sul meno "salva come" selezionando

Se volte salvare un excel compatibile con tutti selezionate Cartella di lavoro di Excel 97-2003

Come vedere chi si è collegato al vostro pc del lavoro

2011-04-18T10:29:00.000+02:00

Volete sapere se i vostri colleghi hanno curiosato nel vostro pc?
Altra funzione molto interessante che vi permetterà di controllare chi ha effettuato l'accesso (anche in remoto) sulla vostra postazione di lavoro.
Chiaramente potrete visualizzarla solo se vi saranno stati riconosciuti i permessi per accedere a tutti i menu che bisogna andare a interrogare (spesso i servizi informatici aziendali limitano l'accesso agli utenti per evitare intromissioni nelle scelte di amministrazione)
Provate aselezionare Esegui e a digitare
GPEDIT.MSC

Cliccate poi su "configurazione computer", su "impostazioni di Windows" e su "impostazioni protezione", scegliendo infine la voce "criteri di controllo". Cliccate poi due volte su "controlla eventi di accesso" e selezionate la casella "operazioni riuscite", infine confermate con l'ok.

Ora dovete aprire il pannello di controllo, cliccare su gli "strumenti di amministrazione" e poi "visualizzatore di eventi" , da quì selezionare "protezione" e a questo punto potete vedere tutte le connessioni che altri utenti hanno effettuato sul vostro pc.

Scegliere la password per il pc del lavoro

2011-04-17T21:26:00.000+02:00

Se anche voi lavorate per una grande amministrazione che gestisce in modo cenralizzato la rete dei pc, probabilmente vi troverete ogni tot tempo a dover reimpostare la password d'accesso per imposizione del sistema, certo avere sempre una password nuova garantisce sicurezza ma parliamoci chiaro, è davvero necessario cambiarla ogni 3 mesi visto che non la diciamo mai a nessuno, nessuno ci vede mentre la digitalizziamo e soprattutto il sistema è ben protetto dai tentativi di intromissioni di esterni?
Beh, c'è poco da fare, la password bisogna cambiarla comunque, anche se non è detto che si debba proprio scegliere una password nuova... si può semplicemente modificare la vecchia in modo da renderla riproponibile per tutti i futuri cambi di password senza correre il rischio di dimenticarla.

E si perchè se la si dimentica poi è difficile recuperarla, il supporto informatico dice che non può fare nulla per recuperarla e può solo effettuare il reset, cosa che non so da voi, da noi fa sempre mal volentieri e sempre in seguito ad una richiesta scritta con il programma di richieste informatico.. ma se non posso accedere al mio pc come te la faccio la richiesta?
Ecco il suggerimento che vi permetterà di non dimenticare la vostra password e allo stesso tempo vi eviterà di doverla scrivere in giro (cosa ancora più pericolosa).
Se la vostra password originale, quella che vi ricordate per esempio, era andromeda (chiaro è un esempio) utilizzate per le varianti future un numero da associare alla fine (1, 2, 3, 4, 5 ecc) oppure cambiate una lettera (magari l'ultima vocale, facendo diventare la vostra pass andromede, andromedi, poi andromedo e andromedu). In questo modo se anche la sbagliate una volta poi la imbroccate, non dovrete risalire a nessun appunto incollato dietro all'armadio più alto dell'archivio e non avrete bisogno del servizio informatico che, almeno da noi, non è dei più disponibili e rapidi a intervenire.

Per quanto riguarda i vostri account online, invece, vi consiglio di scegliere password molto sicure, che alternino lettere e numeri e meglio se composte da parole doppie, in questo modo la possiblità di essere scoperte è molto più difficile e i vostri dati sono al sicuro. Poi certo, se volete cambiarla ogni tanto male non fa...

Sempre aggiornati sui bandi di gara. Gratis. Ecco come fare.

2011-04-15T22:44:00.000+02:00

Ci sono molte società che offrono il monitoraggio dei bandi di gara, comunicando poi quelle di interesse dietro pagamento di un compenso (che non ho idea a quanto ammonti), per le aziende questo servizio può essere molto utile ma c'è anche un modo molto semplice e immediato per fare da soli, evitando tra l'altro l'inconveniente di non essere avvisati in caso di appalti che sfuggano alla comunicazione (e lavorando in questo settore vi assicuro che capita spesso).

Per essere sempre aggiornati su tutte le gare pubbliche di rilevanza comunitaria non dovete fare altro che iscrivervi ai feed della cee, abbonandovi all'argomento di vostro interesse e leggendo poi tutti i bandi (sotto forma di estratti espandibili) in un comune lettore (io uso il reader di google per esempio).

Non costa nulla, è utile e vi permette di essere sempre aggiornati e informati su tutte le procedure aperte o ristrette che possano interessare la vostra attività lavorativa.

Ecco come fare:

collegatevi al sito http://ted.europa.eu/TED/main/HomePage.do e procedete con l'iscrizione (gratuita)

selezionate il paese che vi interessa e cliccate sui feed, questa per esempio è la pagina che riguarda gli appalti in Italia

http://ted.europa.eu/TED/rss/rssFeed.do

le categorie su cui sono suddivisi sono:

selezionate quelli che vi interessano e procedete con l'iscrizione. Tutto fatto, quando vi loggerete nel vostro account google, se anche voi avrete scelto di visualzzare i feed nel reader, li troverete pronti per essere letti, aggiornati in caso di integrazioni e comunicazioni.

Ripristinare le barre degli strumenti di firefox

2010-11-06T15:34:00.000+01:00

Ogni tanto anche io combino qualche pasticcio, oggi per esempio cercando di recuperare quanto più spazio possibile sul mio monitor per definire un lavoro di grafica online ho nascosto tutte le barre degli strumenti di firefox, convinta di poterle ripristinare a fine lavoro cliccando con il mouse destro sul bordo superiore del browser.
Inutile dire che la cosa non ha funzionato, non potevo fare molto, solo chiudere il browser, riavviarlo, creare nuove schede e utilizzare per la navigazione il motore associato alla mia pagina iniziale, in assenza delle barra di navigazione e dei motori di ricerca rapidi.

Dopo una serie di riti wodoo, di danze della pioggia e del sole e di canti sciamanici ho trovato la soluzione: il tasto alt! Una volta premuto il tasto alt è ricomparsa la barra dei menu e da questa ho potuto ripristinare la barra degli indirizzi, la google toolbar e tutte le varie barre installate nel mio browser che all'occorrenza uso o nascondo.
Se usate firefox prima o poi questo post vi sarà utile, ma la domanda è: riuscirete a trovarlo quando vi servirà?

Creare pdf senza comprare costosi programmi

2010-11-05T01:58:00.000+01:00

Se avete l'esigenza di creare un file pdf per renderlo non modificabile, magari per creare un modello da inviare ai vostri clienti o fornitori ed evitare che possa essere manipolato , potete scaricare e utilizzare facilmente questo programma che vi permetterà di convertire i vostri file in pdf senza dover acquistare alcun programma e senza violare alcuna legge, il principio su cui si basa il programma è quello della stampa e voi la simulerete, il programma dirotterà il vostro file su una cartella dove verranno salvate queste "stampe" che altro non sono che documenti pronti per la stampa e in formato pdf.

Insomma sempbra più complicato spiegarlo che farlo.

Lo screenshoot che più facile non si può

2010-11-02T01:44:00.000+01:00

Lo screenshot è una foto di quello che vedete sul vostro video, o di una porzione di quello che vedete, e può essere utile in una miriade di situazioni diverse, sia online che offline.

Può capitare per esempio di avere un problema di rete e dover aiutare gli amministratori a risolvere il problema fornendo loro quanti più dati possibili riusciamo a raccogliere, e con uno screenshot abbiamo modo di fotografare un'immagine composta magari da dati che non saremmo in grado di spiegare o di "ricopiare" usando i normali programmi di scrittura.

Oltre al tasto stamp (seguito dal control-c e poi control v in un altro documento) è possibile utilizzare dei plugin, ovvero dei programmi che implementano i nostri browser di navigazione, un metodo per fare screenshot veloci è la video downloader toolbar.

Con questa barra potrete salvare e copiare una pagina intera (quindi oltre la capacità del vostro monitor, superando di fatto le potenzialità del tasto stamp), una porzione di pagina o un singolo oggetto della pagina e salvarlo direttamente nella cartella delle immagini del vostro pc. Altre utili funzioni di questa barra vi permetteranno poi di eseguire il download immediato di video di youtube, di contare su un traduttore in tempo reale, di accedere al motore di ricerca bing o ancora di accedere a facebook.

La barra la potete tranquillamente nascondere quando non la utilizzate, per limitare lo spazio fruibile del vostro monitor e potete accedere allo screenshot o alle altre opzioni proposte semplicemente cliccando con il tasto destro del vostro mouse su qualsiasi punto del monitor.

Perchè quando copio un testo da word mi cambia anche il formato?

2010-05-19T14:27:00.002+02:00

A volte un semplice copia e incolla può sballare un intero documento, mettendo in crisi chi deve fare un collage di più fogli inserendo il testo in un unico file word.

Il modo più semplice per eseguire dei copia e incolla facili e compatibili con il formato del nuovo documento è di selezionare esclusivamente il testo che si vuole copiare evitando di copiare anche l’a capo che segue. Questo infatti è la causa di rientri, problemi di formattazione varia che si estendono all’intero paragrafo del nuovo documento.

Copiate esclusivamente il testo, che verrà incollato con i caratteri del documento di apparentenza. A questo punto posizionatevi su parte del testo già formattato, copiate il formato e incollatelo sul testo nuovo, facendo così combaciare carattere e dimensione.

Novità per le pubbliche amministrazioni sul pagamento dei CIG

2010-05-06T12:47:00.001+02:00

Le amministrazioni pubbliche che acquisiscono i codici identificativi gara (CIG) presso il SIMOG possono riqualificarsi al nuovo sistema di pagamenti.

Le novità non riguardano solo la nuova abilitazione utente presso il sito http://contributi.avcp.it/ ma cambia l’organizzazione stessa dei pagamenti.

Non dovranno più essere pagati i singoli bollettini individuali ma occorrerà saldato il totale dei cig pagati ogni 4 mesi. A settembre la prima scadenza dei pagamenti e il prossimo aggiornamento in materia.

Contare i caratteri di un testo word

2010-02-23T12:52:00.003+01:00

Contare i caratteri

Siete aspiranti scrittori e avete bisogno di paragonare i caratteri contenuti in un foglio di word a quelli di un libro vero, per determinarne il numero di pagine finali?

Oppure siete giornalisti o semplicemente studenti e dovete scrivere un testo non più lungo di tot caratteri?

Qualsiasi sia la vostra esigenza, ecco come fare!

Selezioniamo il testo di word che vogliamo contare e poi clicchiamo semplicemente su STRUMENTI e poi su conteggio parole e quello che vedremo sono i conteggi specifici del nostro testo: righe, parole, caratteri ecc.... ecc...

Per capire quanti caratteri servono per una pagina di libro non resterà che da fare un semplice calcolo,

contare i caratteri di una riga standard del libro e moltiplicarli per il numero di righe per pagina, e poi fare il confronto con la pagina word.

L’allineamento nelle celle excel

2010-02-03T13:15:00.005+01:00

Visualizzare bene il testo nelle tabelle excel è fondamentale per la comprensione stessa dei calcoli contenuti, quindi anche l’aspetto della formattazione non deve essere trascurato.

E’ consigliabile scrivere tutto il testo in una sola casella, studiando in precedenza la colonna che dovrà contenerlo in modo da renderla sufficientemente ampia, e utilizzare una formattazione su più righe

Esempio foto 1: nel primo caso (riga 1) ci siamo limitati a scrivere senza modificare la formattazione, se però dovessimo inserire dei dati nella colonna B, la visualizzazione del testo nella colonna A ne risulterebbe compromesso (riga 3)

La riga 5 riporta invece un testo inserito modificando la formattazione in modo da permettere l’a capo.
Questo si ottiene semplicemente accedendo al menu di formato celle, pagina allineamento, spuntare testo a capo.

Un’altra possibilità che ci riserva il formato è quella di unire più caselle, questo procedimento si può fare se le altre caselle che andiamo a incorporare non devono contenere testo diverso o formule. Partiamo dalla prima cella e selezioniamola, continuando a trascinare il mouse lungo la linea che si vuole incorporare, a questo punto clicchiamo nuovamente sul menu formato celle e selezioniamo unione celle (esempio riga n. 7)

Ovviamente è poi possibile perfezionare graficamente il testo inserito avvalendosi della centratura, dell’allineamento a destra, a sinistra, della modifica dell’orientamento testo ecc.. ecc...
Naturalmente anche la griglia potrà essere personalizzata, scegliendo se inserire cornici che suddividono gli spazi in modo più efficace e quale intensità di tratto utililzzare.
Infine è possibile modificare il colore o evidenziare intere celle per renderle ancora più di immediata consultazione.

LA STAMPA E UNIONE NEL DETTAGLIO (con foto)

2008-10-23T15:55:00.021+02:00

Come fare una lettera con la stampa e unione.

La stampa e unione è un meccanismo che permette di personalizzare una lettera standard andando a inserire dati variabili. In questo modo è possibile, per esempio, andare ad inserire gli indirizzi delle persone che vogliamo contattare e pesonalizzare, eventualmente, il testo con dei dati personali.

Ecco come si esegue:
Prima cosa: dovrete creare un file sotto forma di tabella contenente gli indirizzi e i dati utili che volete utilizzare. Il file potrà essere creato con word o con excel, se lavorate spesso con questi file il consiglio è di crearlo in excel in modo da poter incrociare ulteriormente i dati con i filtri selettivi.

La prima riga del file dovrà contenere le intestazioni delle colonne, non dovranno esserci righe vuote tra l’intestazione e l’inizio della tabella (soprattutto per quanto riguarda word).

Dopo avere creato il vostro file avrete un documento tipo questo:

dove io ipoteticamente ho elencato tutte le ditte che posso avere bisogno di contattare per lavoro.

Questo documento potrà essere aggiornato tutte le volte che vorrete e potrà costituire il vostro “albo fornitori”, per esempio.

Seconda fase: redazione della lettera

Vi trovate nella necessità di scrivere una lettera, il testo è, ipoteticamente, una richiesta di preventivo. Questa lettera dovrà essere inviata solo ad alcuni dei fornitori presenti nel file e, ipoteticamente, non dovremo aggiungere altri dati (solo gli indirizzi).

Creaiamo il testo della lettera e poi procediamo in questo modo:
Selezioniamo lettere e indirizzi e poi stampa e unione

selezioniamo la spunta su lettere

e inviamo

confermiamo di voler utilizzare il documento aperto con la spunta
e inviamo

andiamo a individuare il percorso nel nostro file sorgente (la tabella) selezionando sfoglia

e diamo l'invio

se il file è una tabella word basterà clcicare sopra al file per selezionarlo, se il documento è in excel occorre dare una doppia conferma in quanto un documento di excel può contenere più fogli e bisogna identificare esattamente il foglio da considerare

selezionandolo e dando l'invio

il sistema ci mostrerà i dati della tabella (sia in word che in excel) visualizzando tutto l'elenco. E' in questa fase che è possibile selezionare quali ditte invitare e quali no, basta togliere la spunta agli indirizzi che non vogliamo coinvolgere nell'invio

in questo modo selezioneremo i nostri destinatari. Un file con l'elenco di tutti i fornitori (piuttosto che venditori o amici, parenti o quello che volete) può essere molto utile perchè vi permette di scrivere una sola volta i dati e di richiamarli in modo selettivo tutte le volte che volete.

Nella vostra tabella sorgente potete inoltre creare una voce "categorie" che, utilizzata con i filtri, vi permetterà di selezionare in automatico solo gli indirizzi utili (lavoro, amici, famiglia ecc... ecc...)
Cliccare sull'icona "inserisci campo stampa e unione" nella barra dove sono posizionati tutti i comandi stampa e unione. Se non avete questa barra sul vostro monitor dovete aggiungerla andando a richiamare il menu VISUALIZZA, BARRE DEGLI STRUMENTI, STAMPA E UNIONE. Dopo averla utilizzata, se la trovate ingombrante e la utilizzate raramente, potete rimuoverla e richiamarala nuovamente all'occorrenza.

Ora abbiamo identificato il file, ma dobbiamo dire al sistema dove inserire i dati e quali dati inserire. Non necessariamente tutti.

Questi dati sono descritti come le intestazioni di colonna.

Per cui nell'esempio che stiamo vedendo baserà andare sul punto giusto dove vogliamo inserire l'indirizzo e cliccare su inserisci, e poi selezionare i vari campi che vogliamo includere. Ci sono due modi per farlo:

primo modo: richiamare tutte insieme le voci e poi spostarle nel punto giusto utilizzando l'acapo e il tabulatore-

secondo modo: posizionarsi sul punto esatto e richiamare la voce che si vuole inserire in quel punto, chiudere la finestra, spostarsi sul secondo punto, riaprire il tasto inserisci campo stampa e unione e selezionare il seondo dato e via dicendo.
Io trovo sicuramente più veloce il primo metodo. Utilizzo il secondo solo se ho dei campi da inserire anche nel testo della lettera.

Dopo l'ultimo inseriemnto ecco il nostro risultato: una lettera uguale nel testo ma con alcuni dati variabili (in questo caso solo gli indirizzi)

La lettera mostra i campi di ricerca descrittivi, se occorre stampare la minuta riassuntiva basta inviare la richiesta di una semplice stampa di pagina

Se clicchiamo sul tasto abc vedremo i dati esatti in sequenza... con le frecce potremo muoverci tra i singoli documenti

E ora, ultimo dettaglio: come fare in modo che i documenti vengano stampati tutti assieme ma sotto forma di lettere diverse (senza avere i fronte retro mischiati, tanto per intenderci....)

Per ottenere una stampa rapida e perfetta basta andare su

"unisci alla stampante" in questo modo il pc vi stamperà ogni documento come se fosse singolo, senza sballare la numerazione delle pagine o i fronte retro.

Buona stampa e unione a tutti, usatela e imparate a sfruttarne ogni potenzialità perchè è una delle cose che più semplifica la vita nel lavoro d'ufficio, facendovi risparmiare mo
ltissimo tempo.

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leggi anche: creare le etichette con la stampa e unione

Lavorato troppo? facciamo una pausa in compagnia di....

2008-10-21T15:16:00.005+02:00

Basta lavorare, prendiamoci due minuti di pausa per riposare un po' gli occhi prima di iniziare a vedere doppio..... e proprio per scongiurare questo rischio, ecco a voi un test che misurerà la vostra capacità visiva.

Non dovete fare altro che.... guardare questa foto:

Chi rappresenta?

Ma si, proprio lui, il grande Albert Einstein!

Ora però, tanto per essere sicuri di non avere lavorato troppo, fate qualche passo indietro, o, se siete miopi, toglietevi gli occhiali e riguardate la foto......

Possibile? Ma non è forse Marilyn Monroe quella che sorride dove due secondi fa ci guardava il genniale Albert?

Questo significa una cosa sola: per oggi avete lavorato troppo (o, in alternativa, meglio smettere di bere birra in pausa pranzo.....)

trova e sostituisci

2008-10-16T14:49:00.006+02:00

Lavorate spesso su modelli e avete bisogno di adattarli ad un contenuto variabile?

Ecco un modo semplicissimo per effettuare tutte le modifiche in un colpo solo ( o quasi) : usare il trova e sostituisci.

Dal nostro foglio di word abbiamo bisogno di modificare una serie di dati che possono essere ripetuti più volte , leggere tutto il testo per intervenire su ogni singola modifica manualmente è inutile quando si può chiedere al programma di "trovare" il determinato testo "x" e di sostituirlo con il testo "y" specificando se farlo tutte le volte o se valutare di volta in volta il cambiamento.

L'opzione trova e sostituisci la si trova su "modifica", occorre poi selezionare "sostituisci" e si apre una mascherina di questo tipo, inserendo il testo nelle due righe il computer provvederà ad identificare quello in alto e a sostituirlo con quello in basso.

Attenzione: se scrivete del testo troppo lungo il trova e sostituisci potrebbe non funzionare alla perfezione per via della formattazione stessa del testo, quindi rileggete comunque prima di considerare finito il lavoro.
Anche una virgola o altra punteggiatura potrebbero interferire sulla riuscita ottimale del testo, diciamo che il trova e sostituisci è utiissimo per fare il 90% del lavoro, ma potrebbe comunque sfuggire qualche dato che occorre riverificare in fase di controllo.

Se invece dovete modificare dei numeri, fate attenzione perchè, magari senza pensarci, potreste modficarne più di quanti pensiate, ovvero, andate abbastanza tranquilli per le cifre elevate (a molti zeri per intenderci) ma se chiedete di sostituire il numero uno con il numero due, prima di farlo chiedetevi se quel documento non contenga anche numeri di telefono, cap, codici o elementi che non state considerando e che potrebbero essere modificati involontariamente.

Lavorare in rete.

2008-10-03T10:36:00.005+02:00

Nelle grandi aziende i computer sono collegati tra di loro tramite una rete interna, ogni computer non è più una memoria singola ma parte di un sistema più complesso. Questo, praticamente, si traduce nel fatto che i dati elaborati da un computer possono essere resi disponibili anche per gli altri pc e la postazione individuale passa in secondo piano rispetto a quella collettiva. Generalmente ad ogni utente viene assegnata una password personale con il quale effettua l’accesso, autenticandosi, e da quel momento tutto il lavoro svolto in rete è “mappabile” ovvero rintracciabile.
Quando si lavora in rete vengono attribuiti permessi e limitazioni alle cartelle, generalmente viene riconosciuto il diritto di visione ma non di modifica da parte delle altre persone, questo per evitare comunque intromissioni indesiderate e distrazioni a volte pericolose. C’è da dire che nelle grandi aziende i server salvano i dati in memoria per cui è spesso possibile, attraverso un punto di ripristino, recuperare un documento erroneamente cancellato.
Quando si elimina un documento della rete, infatti, questo non finisce nel cestino personale (a meno che non lo si salvi prima in c) ma viene eliminato dal sistema. Per i documenti più importanti o per i modelli che si utilizzano spesso, può essere utile un salvataggio anche in c, ovvero in quella che è la memoria individuale dei pc.

Il disco c è generalmente un disco personale dove le altre persone non hanno i permessi neanche di lettura, salvo il fatto che, sempre nelle grandi aziende, esiste sollitamente un servizio che si occupa dell’informatica e questo è dotato delle password di accesso per entrare ovunque.
Se vogliamo tutelare una cartella in modo più sicuro ancora (per quanto nella rete la privacy sia relativa e secondaria) possiamo provare ad intervenire sui permessi. Non è detto che si riesca a modificarli, molto dipende da quanto è stato competente chi li ha stabiliti, ma potrebbe esserci un piccolo “bug” di sistema che vi riconosce comunque quali proprietari del documento e vi lascia stabilire ulteriori modificazioni. Per vedere chi ha accesso ad una determinata cartella basta posarcisi sopra e con il tasto destro del mouse chiederne le proprietà. Dal menu Generale possiamo vedere se la cartella è visualizzabile normalmente (sola lettura) o nascosta. Le cartelle nascoste non spariscono agli occhi altrui, semplicemente per vederle occorre richiamarle. Dal menu condivisione è meglio assicurarsi che la cartella non sia condivisa (se parliamo di un file salvato in c, ovviamente) mentre richiamando la protezione si ha l’elenco delle persone che hanno i diritti d’accesso. E’ in questa fase, e solo per il disco fisso, che si può provare ad eliminare gli altri utenti (admin vari) e mantenere solo il proprio profilo. In questo modo la cartella diventa “inesistente” per chi non può vederla, anche se c’è da dire che chi lavora nei reparti informatici è generalmente ben istruito sulle leggi riguardanti la privacy e rispetta la natura del disco fisso in quanto “personale”, ma ci sono sempre le eccezioni, e sapersi tutelare può essere utile. Del resto, anche se i computer assegnati per lavoro sono vincolati ad usi esclusivamente inerenti il lavoro, possono esserci dei file riguardanti la cartella personale dei dipendenti che non si vuole fare circolare, magari la copia scannerizzata della busta paga, gli orari di ingresso, l’elenco delle assenze o delle astensioni. Insomma, ognuno può avere diritto a voler tutelare i propri dati personali in ambito lavorativo.
Infine, l’ultimo menu “personalizza” ci permette di associare un’immagine alla nostra cartella, ovvero di cambiare l’icona con cui questa viene rappresentata. Può rivelarsi utile per riconoscere a prima vista un documento se si lavora prevalentemente in anteprima.
Un’altra prerogativa della rete è che il vostro computer salverà i vostri documenti con una sigla, o un nome, spesso assegnato con la concessione della password. Questo nome si può però modificare. Se aprite un documento di rete e ne chiedete le proprietà potrete visualizzare il nome di rete di chi l’ha salvato per l’ultima volta ( o di chi l’ha redatto).
Ma se chi l’ha salvato ha modifciato il proprio nome di rete, voi crederete che a salvarlo sia stata un’altra persona.
Come si cambia il nome? Molto semplicemente, da word si clicca su strumenti e poi su opzioni, e da questa mascherina si seleziona Inf. Utente. A questo punto potete sovrascrivere il vostro nome con il nome di chiunque e risulterà lui l’autre dell’ultimo salvataggio.

Da excel dovrete invece andare su strumenti, opzioni e poi generale e ripetere la procedura. Insomma, evitate di fare cose illegali ma se vi accorgete che nel vostro pc i file vengono modificati e non da voi , pur risultando voi l’autore, ecco cosa potrebbe essere successo, che qualcuno vi vuole giocare un brutto tiro....

Una delle funzioni più utili del lavorare in rete è la ricerca, fonte di informazioni sempre preziose, prima di farla partire decidete da che grado di cartelle può essere utile amplarla, una ricerca su tutta la rete richiederà molto tempo, una ricerca sulla cartella di una sola persona decisamente meno.
Anche in questo caso, per lanciare una ricerca, basta cliccare con il tasto destro del mouse e definire i parametri da seguire (la data, per esempio, o una parola contenuta nel testo ecc.... ecc....)

Insomma, lavorare in rete può essere il modo migliore per reperire le informazioni più rapidamente e collaborare con i colleghi, ma ricordiamoci sempre che tutto quello che pubblichiamo in rete è visibile agli altri, senza contare che spesso per problemi di spazio vengono identificati i file troppo voluminosi, questo per dire che se scaricate la memoria della vostra macchina fotografica in rete potreste rischiare di non trovarle più il giorno dopo

punti e virgole su excel

2008-10-01T09:28:00.005+02:00

Può sembrare irrilevante, ma scrivere un numero utilizzando un punto invece che una virgola per fare seguire i decimali può portare il vostro foglio di excel a dare risultati assolutamente sbagliati.
Questo perchè se voi utilzzate una formula per creare operazioni tra dati con punti e virgole, excel applicherà il formato orario e non quello numerico.

Basta anche solo scrivere su una cella un numero con il punto per applicare quel formato su quella cella, e potrebbe risultare difficile correggere.

In questo caso, copiate il formato esatto utilizzando il "copia formato" icona pennello selezionando prima una cella corretta e poi quella erratta, oppure entrate direttamente nel menu della cella e ripristinate il formato che vi serve.

trucchi e consigli

2008-09-29T13:12:00.005+02:00

Trucchi e consigli vari:

come impedire ai colleghi curiosi di frugare nel vostro pc
un trucchetto facile e immediato: fotografare il vostro schermo
lavorare in rete

procedure excel

2008-09-29T13:03:00.007+02:00

Procedure excel descritte:

base

come creare un grafico con excel
formuala per cambiare giorno in modo automatico con excel
excel: elenchi di numeri e date in autocomposizione
excel: formato
applicare filtri ad una tabella excel
punti e virgole su excel, quando le formule si inceppano..
l'allineamento nelle celle excel

funzioni e funzionalità avanzate

funzioni di excel - parte prima - giorno e settimana e se
funzioni excel: destra, sinistra, stringa estrai. Possono aiutare. Funzionalità avanzate
la convalida dei dati con excel (con foto)

come creare un grafico con excel

2008-09-24T09:59:00.007+02:00

Oggi voglio spiegarvi come fare un grafico utilizzando excel.
Intanto dobbiamo avere il nostro file contenente i dati di nostro interesse, diciamo che per ipotesi io voglio analizzare le mie spese mensili per capire l’incidenza di ogni voce, e un grafico può aiutarmi, visivamente a comprendere in modo immediato il contributo di ogni voce.

Creo il mio file (attenzione, nell'esempio io ho selezionato anche il totale, ma nel seguito della procedura no, quindi evidenziate solo i dati che volete calcolare nel vostro grafico, poi cliccate su inserisci (come da foto) e selezionate grafico.

Ora potete scegliere il tipo di grafico che volete creare, ne avrete molti a disposizione e cliccando su anteprima potrete avere idea del risultato finale.

Io ho scelto un classico grafico a torta, uno dei modelli più semplici da comprendere e immediati.
In pratica, dopo avere cliccato "fine" il vostro grafico sarà automaticamente creato nello stesso foglio.

Questo è il modo più semplice per creare grafici, partendo da una lista di dati relativametne semplice da comprendere.

Come impedire ai colleghi curiosi di frugare nel vostro pc

2008-09-11T13:19:00.008+02:00

Ecco un trucchetto facile e veloce che vi aiuterà a tenere lontani i curiosi dal vostro pc senza doverlo necessariamente spegnere o lasciare in stenby.

Molto sempllicemente, premete control contemporaneamente ad alt e contemporaneamente adda freccia che guarda verso il basso nell'area a destra della tastiera.

Cosa ottenete? Semplice, la visualizzazione del vostro schermo si
ribalta e chiunque volesse entrare nei vostri file, se non conosce il modo per ripristinare il monitor, o si mette a testa in giù o rinuncia definitivamente.....

Come fare per tornare alla situazione normale?

Si ripete l'operazione associando a control e alt la freccia che guarda in alto.

Se usate quelle laterali, la visualizzazione sarà ovviamente laterale.

Purtroppo però questo trucchetto non viene con tutti i pc, forse dipende da alcune impostazioni, provateci e se non ci riuscite non arrendetevi, c'è modo di ottenere lo stesso risultato associando altri tre tasti della tastiera (solo che ora non me li ricordo....)

funzioni excel destra, sinistra e stringa estrai. Possono aiutare. Funzionalità avanzate.

2008-09-10T14:47:00.008+02:00

Oggi voglio parlarvi di una funzione che ho appena imparato ad utilizzare, o meglio, di una serie di funzioni che mi hanno illuminata su nuove prospettive di excel.

Nel mio caso, il problema era che scaricando una serie di dati da un programma diverso su excel, questi comparivano con una codifica specifica in contrasto con la mia esigenza di “dividere” questi dati per poterli gestire facilmente con filtri.

Facciamo un esempio pratico.
Avete una serie di codici di prodotti nel quale sono inseriti diversi dati, ipoteticamente:
08I065910
lo 08 rappresenta l’anno di produzione, la I lo stabilimento italiano, il 0659 identifica il prodotto in oggetto e infine il numero 10 l’anno di scadenza.
Insomma, avete tantissimi dati in un’unica finestra excel, ora il problema è: come dividere queste informazioni in modo da poterle gestire velocemente e individualmente, oltre che in gruppo?
La risposta sta nelle funzioni DESTRA, SINISTRA E STRINGA ESTRAI

Ecco come estrarre il primo dato:

Vado nella cella dove voglio inserire l’anno, digito uguale e poi seleziono tra le funzioni dipsonibili (nulla sinistra della barra delle formule) e cerco la funzione “SINISTRA”
Mi si apre il menu delle funzioni (gli esperti possono inserirsi direttamente il codice), nel campo testo si inserirà la cella sul quale posiziono il mio mause e fermo con un click (in alternativa potete scrivere direttametne la posizione della cella)
Nel campo Num_caratt scrivo il numero di caratteri che voglio che il sistema prelevi dalla sinistra della cella indicata, nel mio caso, due caratteri, dunqeu 2.
dopo avere confermato, nella mia cella comparirà l’anno, quindi lo 08 dell’esempio.
In pratica la funzione sinistra permette di copiare in una determinata cella il testo posto a sinistra di un’altra cella, indicando il numero dei caratteri voi dite al sistema quante lettere o numeri dovrà copiare.

Ora il mio obiettivo è estrarre la sigla dello stabilimento e di posizionarla in una cella singola, quindi in questo esempio sarà la lettera I.
Mi posiziono sulla cella vuota, digito uguale e poi seleziono la “STRINGA ESTRAI” tra le funzioni dispomibili. Clicco sulla cella con tutti i dati in modo che compaia su Testo (o ne scrivo il nome) poi alla voce INIZIO scrivo il numero 3 dicendo al pc di copiarmi il terzo carattere (non c’è scritto sinistra ma è sottointeso).
Sul campo numero caratteri indico 1 in quanto io voglio che venga copiato solo 1 carattere.

Procedo con la stessa operazione e faccio stringa estrai per estrarre il codice.

Infine, per estrarre l’anno di scadenza decido di usare la funzione destra (in linea di massima potrei sempre usare stringa estrai e poi specificare le posizioni, ma se le funzioni disponibili sono3, usiamole tutte!)

come fare per....

2008-07-25T12:51:00.004+02:00

Avete delle domande da fare, volete sapere, passo dopo passo, come fare per ottenere un determinato lavoro? Dubbi su excel, word, posta elettronica o altro?
Scrivete nei commenti cosa vorreste fare e io vi spiegherò come farlo!

formula per cambiare giorno in modo automatico in excel

2008-07-24T15:20:00.007+02:00

Oggi curiosando nelle mie statistiche ho trovato una parola chiave che ritengo molto interessante, ovvero la “formula per cambiare il giorno in modo automatico” e vi spiegherò, molto brevemente, come fare, del resto è .... facilissimo!

Andate sulla vostra cella di excel dove volete inserire la data odierna e cliccate su uguale per attivare l'area delle formule, poi vi spostate sul menu delle funzioni e selezionate (oggi) - come da disegno.

Dando l'invio, nella vostra cella comparirà sempre la data odierna.

Potrete poi effettuare il calcolo dei giorni (se per esempio una determinata pratica è stata attivata in una certa data e volete sapere quanti giorni sono trascorsi, dovrete semplicemente fare una sottrazione tra i due valori in una cella vuota e modificare il formato cliccando numero.