A Setesys Responde é uma seção do blog onde responderemos dúvidas sobre as ferramentas da Google.

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“Migrei para o Google Apps a um ano e estou adorando. Meu problema de e-mail, agenda e compartilhamento de arquivos foi muito bem resolvido! O meu problema agora é convencer meus funcionários que a ferramenta é melhor, instaurar o uso na “cultura da empresa” e treiná-los para saber usar tudo que ele tem a oferecer.”

Este realmente é um dilema que vem preocupando algumas organizações que adotaram o Google Apps em seu ambiente de negócios. Quase sempre a resistência dos colaboradores em utilizar todos os recursos do Google Apps se deve em primeiro lugar ao medo do novo.

A teoria dos “Modelos”

O receio de mudar é natural. Desde pequenos nos acostumamos a temer o que não conhecemos. Provavelmente você deve ter aprendido com seus pais o modo seguro de atravessar uma rua, não? Quando você não sabia, havia um medo natural disto, porém quando lhe ensinaram a olhar para os dois lados da rua e verificar se não havia carros passando e assim atravessar com segurança, eles criaram um “Modelo”. Depois de ter aprendido este “Modelo”, a atividade de cruzar uma rua não é tão ameaçadora.

Assim é com as ferramentas do Google Apps. A maioria dos usuários tem medo de adotar este novo “Modelo” pois estão acostumados a usar ferramentas instaladas localmente em seus computadores. Foram anos de aculturação neste “Modelo” onde os dados e as aplicações devem estar numa máquina local.

Vários usuários já passaram por experiências traumáticas de ter todo seu trabalho perdido quando o HD é danificado, por incidência de vírus, catástrofes naturais entre outras causas. E porque não mudam? Por não conhecerem um novo “Modelo”.

Os erros mais comuns na adoção do Google Apps

Existem duas abordagens que não são adequadas quando o Google Apps é implantado:

• • “Só queremos o Gmail”

Usá-lo apenas como repositório de mensagens. Usuários não são estimulados a usarem o Google Docs, por exemplo.
Neste cenário todos os recursos de mobilidade do Google Apps são negligenciados e há poucas vantagens em se utilizar o produto.

• • “Agora só usamos Google Apps”

A empresa impõe data limite para extinção de todas as ferramentas de automação de escritório e email pois irá adotar o Google Apps.
Neste cenário o pânico se generaliza, pois se não houver planejamento, fatalmente a empresa perderá agilidade, contará com colaboradores insatisfeitos e com mil desculpas por não poder produzir como antes.

A melhor maneira de adotar o Google Apps na sua empresa

Na verdade, a chave para conseguir acertar e não incorrer nos cenários descritos acima é o planejamento. Esse processo é chamado de Gestão de Mudança.

O que é a Gestão de Mudança?

A Gestão de Mudança é um conjunto de processos que são implementados numa sequência lógica e que permitem orientar tanto o corpo dirigente da empresa quanto os usuários finais no bom uso das ferramentas do Google Apps e apresentá-los às melhores práticas do mundo Cloud Computing.

Como a gestão de mudança pode ajudar

Isto ajudará as empresas a fazerem uma transição organizada, disseminando gradativamente o conceito de Cloud Computing e gerando multiplicadores de conhecimento, que farão assim o papel de disseminadores da cultura Google Apps no ambiente de trabalho. Tudo isto porque agora possuem um sólido “Modelo” e já não tem mais o que temer.

Nós da Setesys estamos desenvolvendo uma metodogia de trabalho para atender a demanda de empresas que querem acertar na implantação da tecnologia de Cloud Computing em seus ambientes de negócios. Para saber mais, entre em contato conosco.

E você? Tem alguma dúvida relacionada às ferramentas da Google?

Mande sua pergunta para gente no pergunte@setesys.com.br

Setesys Google Apps - Gmail, Google Docs, Google Sites e muito mais para a sua empresa! - Setesys é um Google Enterprise Partner e Revendedor Autorizado Google Apps fornece produtos e serviços que ajudam as organizações a acelerar a adoção de tecnologias Google e cloud computing.

A Setesys Entrevista é uma seção do blog aonde apresentaremos o depoimento de nossos clientes a respeito da experiência que teve com o Google Apps.

O depoimento de hoje é de Daniel Miura, Diretor de Mídia Social na CDI, uma agência de comunicação corporativa. Em uma pequena entrevista, ele nos conta um pouco sobre a experiência que está tendo como usuário do Google Apps e o que o levou a adotar a ferramenta da Google na agência.

Setesys: Qual o número de colaboradores atual da sua empresa?

Daniel: De 100 a 500 funcionários.

S: Há quanto tempo utiliza o Google Apps como solução empresarial?

D: A menos de 1 ano.

S: Quais motivos o levaram a adquirir o Google Apps para sua empresa?

D: Acesso de qualquer dispositivo, alta disponibilidade, colaboração e compartilhamento, custo benefício e por ser uma tendência tecnológica a ser seguida.

S: Qual o seu grau de satisfação com o serviço?

D: O serviço do Google Apps é muito bom.

S: Qual tipo de serviço você utilizava para hospedar seus emails antes de adquirir o Google Apps? Por que ele foi cancelado na sua empresa?

D: Utilizávamos um sistema baseado em servidores Exchange. Ele deixou de ser utilizado pela instabilidade e pelo alto índice de problemas relacionados ao envio e recebimento de mensagens.

S: Qual é a ferramenta do Google Apps que seus colaboradores mais utilizam?

D: Gmail e Google Docs.

S: Colaboração, Compartilhamento, Produtividade e Mobilidade – Antes do Google Apps

D:  Antes da utilização do Google Apps os colaboradores trabalhavam em sistemas offline, o que atrapalhava na colaboração e no desenvolvimento de projetos em que vários departamentos estavam envolvidos.

S: Colaboração, Compartilhamento, Produtividade e Mobilidade – Depois do Google Apps

D: O ganho de produtividade, a possibilidade de compartilhar e acessar documentos de qualquer lugar e as Apps disponíveis foram os principais fatores de sucesso no curto espaço de tempo em que utilizamos as ferramentas e soluções Google.

Queremos agradecer muito ao Daniel pelo depoimento!

E vocês, já utilizam o Google Apps for Business? Conheça as funcionalidades da ferramenta e como elas podem ajudar a sua empresa entrando em contato conosco.

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O Gmail é uma ferramenta completa, confiável e simples de usar. Além do seu grande espaço para armazenar emails, o Google Mail é a melhor solução de correio eletrônico (tanto a versão corporativa quanto a versão gratuita) disponível no mercado.

Mesmo com todas as vantagens e funcionalidades que estão configuradas por padrão no Gmail, algumas pessoas podem sentir falta de recursos para expandir a capacidade de gerenciamento da ferramenta e suprir alguma necessidade específica, como por exemplo monitorar o domínio da empresa ou inspecionar o fluxo de emails.

O que é o MX HERO  do Google Apps MarketPlace

Trata-se de uma ferramenta para gerenciamento do seu Gmail, expandindo em muito as capacidades do mesmo. Ela possui recursos inovadores que vão além do padrão no Gmail. Com o MX HERO você consegue gerar gráficos em tempo real para controlar os fluxos de e-mail e aplicar políticas de uso para o aumento da segurança.

O que faz o MX HERO

1. 1. Bloqueia mensagens enviadas no modo BCC (cópia carbono oculta);
2. 2. Monitoração do seu domínio;
3. 3. Inspeção dos fluxos de mensagens em tempo real;
4. 4. Análise dos históricos com relatórios definíveis;
5. 5. Define uma política de uso;
6. 6. Checa se os seus arquivos anexos enviados foram acessados;
7. 7. Checa se os seus arquivos anexos enviados foram acessados;
8. 8. Permite ao usuário criar facilmente aliases de e-mail descartáveis;
9. 9. Restringe quem pode enviar para endereços específicos;
10. 10. Copia e-mails para um endereço de backup;
11. 11. Redireciona emails para outros endereços;
12. 12. Mantém arquivos perigosos fora das suas mensagens;
13. 13. Limita o tamanho dos emails;

Veja o vídeo no site e conheça mais o MX HERO

Todos os recursos podem ser aplicados seletivamente a usuários específicos, grupos ou domínios inteiros. A ferramenta é intuitiva e fácil de usar e está disponível em Inglês, Espanhol e Português.

O MX HERO pode ser testado sem custo por 30 dias. Ao final da avaliação você poderá adquirí-lo com o custo de $ 0,99 Por usuário/mês ou $ 9,90 usuário ano.

Adicione o MX HERO ao seu Google Apps clicando aqui!

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Diz o ditado popular que “Nada é tão bom que não possa ser melhorado”.

Seguindo esta linha de raciocínio, a Google recentemente adicionou ao editor de textos do Google Docs 450 novas fontes, permitindo assim que você seja muito mais criativo na produção dos seus documentos.

Categorias das novas fontes no Google Docs

Elas estão dividas por categoria: Todas as fontes, Display, Manuscrito, Serif e Sans serif. Isto permite que você avalie cada fontes e depois decida se irá instalar ou não no seu Google Docs.

Classificação das novas fontes no Google Docs

É possível também classificar por Popularidade, Por ordem alfabética, Data de adição e Tendência.

Como usar as novas fontes do Google Docs

Para usar estes novos tipos de fonte, clique no Menu de fontes. Selecione Adicionar fontes na parte inferior da janela Pull Down, isto o conduzirá ao Menu com todas as Fontes disponíveis.

Do lado esquerdo da janela são exibidas as novas fontes e do lado esquerdo as que estão em uso no seu Editor de texto. Para usar qualquer fonte clique no nome da mesma do lado esquerdo, assim ela será adicionada. Veja o resultado no painel Minhas Fontes. 

 Agora você não tem mais desculpas para não ser criativo, use as novas fontes e veja como seus documentos ganham em qualidade.

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“Tem algum jeito de fazer um organograma pelo Google Docs? Abraços”

Está dúvida é muito boa, pois permite demonstrar várias formas de resolver este problema. O Google Apps permite várias abordagens para resolução deste problema:

4 formas de criar um organograma no Google

Organograma no Google Text Editor

Utilizando a ferramenta de desenho (Draw), pode-se criar um organograma com relativa facilidade. Como é uma ferramenta genérica, o Google Draw carece de um assistente específico para esta atividade, mas pode nos atender quando necessário. 

Organograma no Google Presentation

Através de Inserir formas, podemos criar um organograma com relativa facilidade. Como é limitado a inserção de formas e linhas e também pelo fato de não possuir um assistente específico para esta atividade, podemos utilizá-lo  num momento  onde queremos fazer um organograma básico.

Organograma no Google Spreadsheet

Usando o Gadget ORGANOGRAMA, podemos criar organogramas com facilidade, porém, temos que organizar os dados  na planilha para obter a visualização de organograma que desejarmos.

Organograma no Google Chrome

Através do aplicativo Lucidchart: Diagramming,  disponível na Chrome Web Store,  podemos criar diretamente no Google Chrome os organogramas, fluxogramas e outros diagramas gráficos. É possível integrar os trabalhos gerados ao seu Google Drive.

Após a sua instalação no Google Chrome,  acesse a área de aplicativos e clique no ícone idêntico ao exibido a seguir.

Escolha o tipo de forma que quer trabalhar, arrastando-a para o centro do aplicativo. As formas possíveis são: Standard, Flowchart, Containers, Shape ou Images Users.

Escolha os tipos de linha e conectores para cada módulo na barra de ferramentas acima.

Depois de terminar seu trabalhe, salve-o. O resultado será posicionado diretamente na pasta Todos os itens do seu Google Drive.

Creio que assim você terá muitas escolhas e fará uso da que melhor lhe atender.

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