SharePoint Best Practice

Access Services und SharePoint 2010 im Detail

Ayoub Umoru — Mon, 21 Feb 2011 21:18:51 +0000

Wer glaubt, dass Access im Bereich Datenbanken und Anwendungen keine Bedeutung hat, der irrt sich. Es hat sich vieles Verändert. Eine Integration von Access 2010 Lösungen in SharePoint 2010 Umgebungen ist mit den Access Services in wenigen Schritten möglich.

Microsoft hat mit diesem Release vom SharePoint Server 2010 die Messlatte noch einmal nach oben gesetzt. In der Beta2 konnte vieles schon angesehen und getestet werden. Fast alle Funktionen liefen Fehlerfrei. Die Erfahrungen von Partnern, Testern und früh eingebundenen Kunden haben dazu beigetragen, dass dieses Produkt in Sachen Bedienbarkeit und Funktionalität große Schritte gemacht hat.
Neben den Business Connectivity Services und FAST Search was wirklich mit die wichtigsten Neuerungen sind, betritt Microsoft Access 2010 mit den Access Services das Spielfeld. Eine Anwendersoftware, die von einer Mehrheit von IT Spezialisten belächelt, sogar gemieden wird.

Die einfache Bedienung von Microsoft Access sorgte in der Vergangenheit schon immer dafür, dass auch Fachabteilungen in der Lage waren, Desktop Datenbank-Anwendungen zu erschaffen, ohne dass die IT involviert war – sozusagen unter dem Radar der IT.

Grundsätzlich ist dieser Gedanke für viele sehr verlockend – Fachanwendungen ohne die IT – aber Themen wie Wartung, Skalierbarkeit und Sicherheit sind ohne IT schwer bis überhaupt nicht zu meistern.
Zum Leid mancher Anwender erfordern diese wichtigen Themen, dass ein Entwickler oder IT Spezialist mit einbezogen wird, was dazu führt, dass diese Themen bei den Fachabteilungen in den Hintergrund treten und die Access Lösung “Nackt” ausgerollt wird – auch ohne das die IT hiervon was Weiß, oder weil es einfach Billiger ist.
Mit Microsoft Access 2010 und den Access Services ändert sich jetzt eine ganze Menge. Mit neuen und verbesserten Funktionen wurden Schwachstellen und potenzielle KO Kriterien beiseite geräumt.
Die Zusammenarbeit mit dem SharePoint Server 2010 macht aus Access 2010 ein Werkzeug, das unglaublich effizient ist, wenn es um Dateneingabe und Verarbeitungsszenarien geht.
Zuvor war Microsoft Access in wenigen Fällen das korrekte Werkzeug, um Unternehmensweite Lösungen zu realisieren. Mit Microsoft Access 2010 und den Access Services sind wir in der Lage ansprechende Oberflächen für Dateneingabe und Datenverarbeitung zu schaffen, die in einer SharePoint Umgebung leben und sich wie richtige Client Anwendungen verhalten und anfühlen.

Es profitieren nicht nur die Fachabteilungen von der neuen Version und dessen Möglichkeiten, sondern auch der IT Architekt oder IT Spezialist, der sich gegebenenfalls auch mit anderen Techniken und .NET Programmiersprachen auskennt und weiß wie die Access Services bei Projekten ins Bild passen. Nicht immer ist nur die eine Technologie bei der Realisierung von Projekten entscheidend. In der Regel treffen auch schon bei kleinen Projekten mehrere Technologien aufeinander, daher ist es wichtig, die Vorteile und Verwendbarkeit jeder Schlüsseltechnologie zu kennen.

Einrichten einer Virtuellen Office 2010 und SharePoint 2010 Umgebung

Wer nicht viel Zeit in die Installation einer SharePoint Umgebung stecken möchte, kann unter dem Link SharePoint RTM eine Komplette Umgebung herunterladen. Die Information Worker Umgebung gab es für die Beta2 und wurde auch für die RTM Version bereitgestellt. Insgesamt besteht das Packet aus 2 virtualisierten Servern, wobei der zweite nicht dringend benötigt wird, falls auf die Mail Funktionalität verzichtet werden kann.

Zur Information Worker Umgebung gibt es ein Konzept von Microsoft, dessen Sinn und Zweck darin besteht, dass sich insbesondere Microsoft Partner auf die Produkte spezialisieren können, um anschließend beim Kunden durch gute Kenntnisse in den relevanten Technologien und eventuell auch mit einer Demonstration zu überzeugen.

Da die Ansprüche an die Technik und deren Konzepte stetig steigen, bewegen wir uns vom traditionellen Arbeitsplatz hin zum virtuellen Büro. Integrierte Kommunikation, Zusammenarbeit in Teams und Mobilität sind die Mittel um den Unternehmenserfolg zu steigern, denn heute kommt es darauf an, wie gut und schnell einzelne Mitarbeiter miteinander arbeiten um zu einem Ergebnis zu kommen. Um diesen Weg mitzugehen, werden die Werkzeuge immer Komplexer, aber auch komplizierter. Es wird immer wichtiger die Rolle eines Architekten zu würdigen, der das Zusammenspiel verschiedener Technologien beherrscht und für eine Lösung die richtige Kombination bzw. Auswahl an Technologien treffen kann. Als SharePoint Experte oder SharePoint interessierte ist dies ist eine große Chance den SharePoint Server 2010 im Einsatz mit den aktuell erschienen Microsoft Produkten komplett konfiguriert zu erleben.

Für unsere Zwecke ist es wichtig, dass die Umgebung mit dem Reporting Services AddIn ausgestattet ist. Wer mehr machen möchte, kann sich auf eine Contoso Umgebung, samt 200 fertigen Domain Usern freuen. Contoso ist der Name einer Fiktiven Firma in der sich jeder interessierte mit sehr realistischen Daten und Konfiguration austoben kann.

Aber damit nicht genug, folgende Produkte sind installiert und konfiguriert.

Microsoft SQL Server 2008 R2 Enterprise Edition with Analysis, Notification, and Reporting Services
Microsoft Office Communication Server 2007 R2
Microsoft Visual Studio 2010
Microsoft SharePoint Server 2010 Enterprise Edition
Microsoft Office Web Applications
Microsoft FAST Search for SharePoint 2010
Microsoft Project Server 2010
Microsoft Office Professional Plus 2010
Microsoft Visio 2010
Microsoft Project 2010
Microsoft Office Communicator 2007 R2

Die Laufzeit nach der Aktivierung beträgt 180 Tage. Praktisch beinhaltet die Information Worker Umgebung alles rund um die Themen:

Data Visualization
Enterprise Content Management (ECM) and Forms
Enterprise Project Management
Office Solutions Development
Office Systems Deployment
Portals and Collaboration
Search

Die Voraussetzungen für diese Umgebung sind ansehnlich.

Betriebssystem Windows Server 2008R2
Arbeitsspeicher 8GB
Festplattenplatz 50GB

Die gute Nachricht ist, dass SharePoint 2010 auch auf Windows7 oder Vista64 installierbar ist. Da wir die Reporting Services nutzen, sollten diese mit installiert werden. Wichtig ist, dass der SharePoint Server 2010 erst nach dem Reporting Services installiert wird, da der Aufwand einer nachträglichen Installation um einiges höher ist.

Die Access Services

Mit den Access Services wurde der Traum, eine Access Anwendung vom Client ins Web zu bringen, wobei alle Vorteile erhalten blieben, die Microsoft Access als RAD (Rapid Application Development) Tool auszeichnen, Wirklichkeit.
Mit Access 2007 wurden bereits die ersten Schritte unternommen, um mit SharePoint 2007 eine Plattform für Access Datenbanken anzubieten. Leider kamen Themen wie Datenintegrität, Geschwindigkeit, Web Formulare, Reports und die Wartbarkeit zu kurz.
Mit den Access Services und Access 2010 wurden viele Neuerungen und Verbesserungen umgesetzt.
Die Ladezeit von Access Datenbanken wurde durch asynchrone Datenübertragung verbessert. Die Daten werden im Hintergrund geladen und sobald die ersten Datensätze verfügbar sind, werden diese angezeigt.

Wird die Access Datenbank offline genommen, so synchronisiert diese bei erneuter Verbindung nicht die komplette Datenbank, wie das vorher der Fall war. Es werden nun nur noch die veränderten Datensätze identifiziert und abgeglichen.

Aber nicht nur das lange Laden oder der aufwendige Synchronisierungsprozess waren vielen ein Dorn im Auge, sondern auch das die Kommunikation nicht gerade ressourcenschonend war, was dazu führte, dass bei geringen Bandbreiten in bestimmten Szenarien mit Access 2007 und SharePoint 2007 nicht flüssig gearbeitet werden konnte.

Microsoft hat gelernt und dafür gesorgt, dass beispielweise die Kommunikation mit SharePoint verbessert wurde. Viele kleine Operationen werden zu großen zusammengefasst und dann dem Webservice mitgeteilt.

Aus Microsoft Kreisen hört man das Microsoft in Access 2010 und den Access Services sehr viel Investiert. Mehr als in InfoPath 2010 und den InfoPath Services und das will schon was heißen.

Für diejenigen, die die ganz schnell in das Thema einsteigen möchten, gibt es die vorgefertigten Beispiele, mit einer Hand voll Klicks ist aus einer Access Datenbank eine Browser-Fähige Anwendung geworden. In der Bildfolge wurden die einzelnen Schritte vom Sample bis zur Webanwendung dokumentiert.

Im Access Client lassen sich Vorlagen entwerfen, die auch dem reinen SharePoint Benutzer ohne Access Client, wiederum als Webseiten-Vorlage verfügbar gemacht werden können. Dafür muss eine unveröffentlichte Access Datenbank als Vorlage abgespeichert werden. Die abgespeicherte Vorlage wird dann im SharePoint Server unter Site Actions-Site Settings im Bereich Galleries als Solution abgelegt.

Nach der Aktivierung der Solution steht jedem SharePoint Benutzer, mit dem entsprechenden Rechten eine SharePoint Seite zu erstellen, dieses Webseiten-Template in der Kategorie Website Databases zur Verfügung.

Konfiguration der Access Services

Die Access Services sind in der Zentraladministration unter Application Management im Bereich Manage Service Applications konfigurierbar. Grundsätzlich ist nach der Installation des SharePoint Servers eine Änderung an den Schaltern nicht notwendig. Die einzelnen Schalter können sehr mächtig sein, es lassen sich wichtige Einstellungen im Bereich Listen und Abfragen, Anwendungs-Objekte, Sitzungsverwaltung, Speichernutzung und Templates durchführen.

Anwendungsparts

Um nicht jedes Mal das Rad neu zu erfinden, war es in Access 2007 möglich mit den Microsoft Access 2007 Developer Extension Access Datenbanken als Template abzuspeichern, um sogenannte ACCDT Dateien zu erstellen, welche keinen VBA Quellcode enthielten, ebenso konnten keine Formulare oder Berichte angepasst werden.

Mit Access 2010 gibt es die Anwendungsparts, eine Sammlung von Vorlagen, die fertige Datenbanken oder Feldlisten enthalten.

Um die Funktionalität von vorhandenen Access Datenbanken zu erweitern, können diese Anwendungsparts hinzugefügt werden. Es stehen von der einfachen Tabelle, Datenbankobjekte, Formulare, Berichte bis hin zu Beziehungen zur Erweiterung der Vorhandenen Access Datenbank zur Verfügung.

Neben einfachen Formularen, die das Erstellen einheitlicher Oberflächen erleichtern, gibt es auch den Anwendungspart “Aufgaben”. In diesem Anwendungspart sind mehrere Tabellen, Formulare, Makros, Abfragen, Module und Reports enthalten.

Alles schön und gut – wir sind also in der Lage auch komplexe “Bausteine” in unsere Access Datenbank zu integrieren. Wer gibt sich schon mit den vorhandenen “universellen” Vorlagen zufrieden? Was wirklich interessant sein dürfte ist die Tatsache, dass sich ganz leicht eigene Anwendungsparts zur Sammlung hinzufügen lassen. Dies ist ein großer Pluspunkt, um die wieder Verwendbarkeit von Lösungen zu ermöglichen.

Um einen eigenen Anwendungspart zu erstellen, sollte ein neues Projekt eigens für diesen Zweck angelegt werden, andernfalls kann auch ein vorhandenes herhalten. Dies sollte dann bis auf die Relevanten Elemente reduziert werden. Dieses Projekt wird dann, sobald es alle Zutaten enthält, im Menü “Speichern und Veröffentlichen” als Template abgespeichert.

Um den Vorgang abzuschließen, müssen folgende Angaben in den nachfolgenden Dialog gemacht werden:

Name – Name des Anwendungsparts z.B. “About Splash Screen”
Beschreibung – Beschreibung des Anwendungsparts
Kategorie – Hier kann jeder seine Anwendungsparts nach Belieben Kategorisieren
Symbol – Bild in der Galerie
Vorschau – Vorschaubild für die Vorlage
Primäre Tabelle – Ein Vorschlag einer Tabelle zu denen ein Benutzer eine Beziehung herstellen könnte
Instanziierungsformular – Das Formular, welches sich öffnet, sobald die Datenbank instanziiert wird.
Anwendungspart – Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, so erscheint die Vorlage auch im Menü
Daten in Vorlage einbeziehen – Alle Tabellendaten werden in die Vorlage aufgenommen

Sobald wir fertig sind, steht dieser “Baustein oder Bausatz” als Anwendungspart zur Verfügung und kann in anderen Access Datenbanken hinzugefügt werden. Mit dem Instanziierungsformmular kann ein kleiner Mini-Installer in Form eines Formulars realisiert werden, welches dann beim erstmaligen hinzufügen des Anwendungsparts gestartet wird. Nachdem schließen des Instanziierungsformulars, wird dieses automatisch entfernt.

Datentypen Bausteine

Bausteine für Datentypen geben uns die Möglichkeit bestehende Tabellen mit weiteren Spalten auszustatten. Ein Baustein wie z.B. “Telefon” fügt einer bestehenden Tabelle die Spalten Telefon Büro, Telefon privat, Mobiltelefon und Faxnummer hinzu und kann ebenso Validierungsregeln, Lookup Spalten und Daten enthalten.
Die Bausteine erreichen und verwalten wir im Tab Felder unter dem Menü “Weitere Felder”, sobald die Tabellen Ansicht geöffnet ist. Im Bild sind die bereits vorhandenen Bausteine zu sehen.

Auf diesem Weg kann sich jeder Anwender durch das Markieren der entsprechenden Spalten und einem Klick auf “Auswahl als neuen Datentyp speichern” sich eigene Datentypen Bausteine anlegen und diese dann wiederverwenden, was einem Zeit im nächsten Projekt ersparen kann oder Kollegen hilft ein einheitliches Design beizubehalten.

Was noch fehlt ist, eine Unterscheidung dahingehend, dass der User für Web Datenbanken nur die entsprechend kompatiblen Bausteine bekommt und andersrum. Dies kann aber auch durch eine Kategorisierung oder bestimmtes Benennen der Bausteine erreicht werden, was für die meisten völlig ausreichend sein wird.

Die Datentypen Bausteine und die Anwendungsparts werden im Dateisystem abgelegt und können somit auf andere Anwender und Computer/Kollegen übertragen werden. Der Speicherort befindet sich hier C:\Users\[Benutzername]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access. Der Ordner ist versteckt und ist erreichbar sobald versteckte Dateien und Verzeichnisse eingeblendet werden. Werden die Vorlagen im Pfad C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Templates\[1031]\Access abgelegt, so sind diese Benutzer unabhängig verfügbar, wobei das Verzeichnis 1031 die deutsche Version meint.

Access Services vs InfoPath

InfoPath hat mit Access 2010 und den Access Services ernsthafte Konkurrenz bekommen. Auch wenn InfoPath 2010 die Formular-Technologie ist und bleibt, schneidet sich Access 2010 mit dem Access Services ein gutes Stück vom Kuchen ab und bietet andere Möglichkeiten Daten zu erfassen und zu verarbeiten. Das Kuchenstück ist so groß, dass alles was auf eine “Fachanwendung” hindeutet, mit den Access Services realisiert werden sollte.

Natürlich hat InfoPath auch seine Alleinstellungs-Merkmale, wie das Signieren von Formularen, das Aufwerten von SharePoint Listenformularen, das XML Dateiformat das Versenden von Eingabeformularen per Mail oder die Möglichkeit mit Schemen zu arbeiten.

Aber gerade in der Kernkompetenz von InfoPath – der Dateneingabe, kann Access durch eine sehr einfache Bedienung und hohe Flexibilität in Sachen Daten Validierung und Abbilden von Anwendungslogik Punkten. InfoPath Formulare wiegen nicht so schwer wie eine Veröffentlichte Access Datenbank, was ein Vorteil ist. Es lassen sich auch jetzt InfoPath Formulare innerhalb einer vorhandenen Seite via Webpart integrieren.

Gemessen am Access 2010 Client, sind die Neuerungen im Bereich InfoPath 2010 und den InfoPath Services allerdings überschaubar. Ein vermeintlicher Vorteil gegenüber Access ist, dass mit .NET Code gearbeitet werden kann, was in den meisten Fällen bei Entscheidungen aber eher irrelevant sein sollte, denn .NET Entwicklung ist teuer und dauert länger.

Reporting

Microsoft entschied sich für Veröffentlichte Access Datenbanken die Reporting Services zu verwenden. Die Berichte werden in RDL Dateien beschrieben, welche dann in der veröffentlichten Access Webanwendung in der SharePoint-Liste mit dem Namen “Report Definitions” zu finden sind.
RDL steht für Report Definition Language und ist eine Berichtsdefinitionssprache. Eine RDL-Datei enthält Daten im XML Format, die einen Report im SharePoint oder lokalen Report Viewer rendern und auch mit dem Texteditor bearbeitet werden könnten.
Da uns die Reporte als RDL Datei vorliegen, können diese mit dem Report Builder weiter bearbeitet, bzw. angepasst werden.

Hinweis: Bei der Installation einer SharePoint Farm ist es wichtig, dass die Reporting Services vor dem SharePoint Server installiert werden. Eine Nachträgliche Installation ist mit weitaus größerem Aufwand verbunden.

Mit der neuen Version der Reporting Services ist es nicht mehr zwingend erforderlich, diese in die SharePoint Farm zu integrieren und einen Reporting Server bereitzustellen. Zum Remote oder Connected Mode ist jetzt der Local Mode hinzugekommen. Im Local Mode werden die Reporte nicht mehr innerhalb der SharePoint Umgebung gerendert, sondern benötigen den lokalen Report Viewer um zu rendern. Reports für den Local Mode dürfen keine Benutzernamen und Passwörter enthalten, ebenso gibt es Einschränkungen, sobald mit Parametern gearbeitet wird. Es ist auch nicht mehr möglich Benachrichtigungen zu nutzen, da hierfür kein Server mehr zur Verfügung steht, der diese Funktionalität verwaltet bzw. bereitstellt.

Es ist zu empfehlen, die Reporting Services im Connected- oder Remote Mode in die SharePoint-Farm zu integrieren, um nicht auf wichtige Funktionalität verzichten zu müssen.

Verwenden der Contoso.Com Umgebung

Die Virtuelle Contoso Umgebung setzt einen Hyper-V Server, 8GB Arbeitsspeicher und 50GB Festplattenplatz voraus.

Idealerweise werden für die Server zwei Virtuelle Netzwerkkarten konfiguriert. Im Hyper-V Manager öffnen wir dafür den Manager für Virtuelle Netzwerke und fügen ein internes und ein externes Lan hinzu. Das Interne Lan wird mit dem Verbindungstyp “Intern” festgelegt. Anders funktioniert dies mit dem Externen oder Internet Lan, hier wird der Verbindungstyp “Extern” ausgewählt und die gemeinsame Verwendung des mit dem Internet verbundenen Netzwerkadapters angehakt.

Die beiden Server sind als Download hier zu finden. Nachdem der Download abgeschlossen ist, müssen die Server erst einmal entpackt und angepasst werden. In der Konfigurationsdatei config.xml sollte vor dem Import in den Hyper-V Manager noch das Attribut “Source” geändert werden.

D:\Exports\2010-7b\Virtual Hard Disks\2010-7b.vhd

true

Beispiel für den einen Server :C:\VMs\2010-7a\Virtual Hard Disks\2010-7a.vhd

Der Falsche Pfad kann beim Import zu einem Fehler führen. Wenn dieser Fehler auch nach dem anpassen des Pfades auftritt, dann sollten die Server erneut entpackt werden. Um ein erneutes herunterladen und Wartezeit zu vermeiden, ist es wichtig dass die gepackten Archive beibehalten werden.

Lizensierung

Die Access Services sind definitiv ein Enterprise Feature, daher muss für jeden User der die Access Services benutzt, eine zusätzliche SharePoint Server 2010 Enterprise CAL erworben werden. Auch der lesende Zugriff auf eine Access Webdatenbank erfordert eine Enterprise CAL.

Migration von Access Datenbanken

Für die erfolgreiche Migration von vorhandenen Access Datenbanken aus vor Versionen gibt es einiges zu beachten. Für Szenarien mit den Access Services sind nur Daten erlaubt, die in eine SharePoint Liste passen, daher sollten die zu migrierenden Daten in die Lokalen Access Tabellen importiert werden. Daten und Struktur(z.B. Datentypen, Indexe, Primärschlüssel) der Tabellen, müssen entsprechend kompatibel sein. Bei einer erfolgreichen Veröffentlichung werden alle Lokalen Tabellen in SharePoint Listen konvertiert. Verlinkte Tabellen (Externe Daten) sind nur im Access Client sichtbar, es kann nur im Windows Client auf diese zugegriffen werden, innerhalb der Access Webanwendung sind diese nicht einmal sichtbar.

Im Access 2010 Client werden externe Daten als verlinkte Tabellen dargestellt. Wer diese Daten in der Webanwendung benötigt, kann beispielsweise eine verlinkte Tabelle in eine Lokale Tabelle konvertieren. Im Menü der Verlinkten Tabelle gibt es die Option “Convert to Local Table”. Nach diesem Schritt haben wir keine Bindung zur Datenquelle mehr.

In Migrations-Szenarien ist dieses Vorgehen durchaus denkbar. Falls die Daten aus der ehemals verlinkten Quelle noch “leben”, so muss die regelmäßige Synchronisation selbst realisiert werden. SSIS (SQL Server Integration Services) ist hier die erste Wahl, aber auch recht anspruchsvoll.

SSIS ist ein Produkt, mit dem Lösungen für Datenintegration und Datentransformation realisiert werden und ist sehr mächtig. Für Datawarehouse-Lösungen spielt SSIS eine große Rolle und wird oft eingesetzt.

Mit dem Business Intelligence Studio lassen sich sogenannte ETL-Pakete bauen – ETL steht für(Extract, Transform and Load – Extrahieren, Transformieren und Laden. Für einfache Szenarien hilft auch der SQL Server Import/Export Wizard (64Bit verwenden!) weiter. Jeder der mehr braucht geht den Weg mit dem Business Intelligence Studio – ohne Unterstützung oder Schulung ist dies eine echte Herausforderung.

Hinweis: Der Teufel steckt im Detail – meist ist es nicht damit getan, Daten von A nach B zu befördern. Es kommt oft vor, dass nur geänderten Daten berücksichtigt werden sollen – nachdem der Umgang Business Intelligence Studio keine Hürde mehr darstellt, sollte sich jeder mit der zusätzlich Installierbaren Komponente “Checksum Tranformation” vertraut zu machen. Es lassen sich dann prüfsummen über mehrere Spalten hinweg erstellen und auf Veränderung prüfen. Die Komponente ist hier zu finden. (http://www.konesans.com/products.aspx)

Die fertigen ETL-Pakete sollten entweder in der msdb-Datenbank auf dem SQL Server oder im Packet Speicher (Verwaltetes Dateisystem) abgelegt werden. Die Pakete werden vom SQL Agent ausgeführt. Die Planung der SSIS-Pakete kann mit dem SQL Management Studio erstellt werden (SQL Server Agent->Jobs->New Job).

Um nicht den Rahmen des Artikels zu sprengen, habe ich vieles zum Thema SSIS weggelassen. Wer diesen Weg geht, erhält in regelmäßigen Abständen seine Daten in das dafür vorgesehene Daten-Ziel (Unsere Access-Datenbank). Natürlich ist dies der eleganteste und sauberste Weg, der für Interimslösungen geeignet ist, denn nichts hält länger als das Provisorium, und im Folge dessen sollte in Unternehmensweiten und/oder kritischen Projekten immer die geeignetsten Werkzeuge verwendet werden, um möglichst skalierbare Lösungen zu schaffen.

Es gibt aber noch andere Lösungswege, ein anderer Weg wäre, dass die Verlinkte Tabelle beibehalten wird und eine neue oder vorhandene Tabelle die Daten per “Knopfdruck” erhält. Dies kann auch ein Makro sein, welches dann nicht per Knopfdruck, sondern auch von der Kommandozeile aufgerufen werden kann. Hierfür eignet sich die Windows Aufgabenplanung. Aktion->Neue Aufgabe erstellen und dann unter Aktion den Pfad zur Access Datenbank angeben (msaccess.exe “C:\Jobs\Daily\EmployeeDataPipeline.accdb” /x TransferJobMacro). Das Makro “TransferJobMacro” muss für diesen Zweck selbst entworfen werden.Wie oben erläutert können die Themen rund um Datenintegration bzw. Datenübertragung schnell sehr komplex werden. Um die Kompatibilität für einzelne Tabellen oder die Datenbank zu überprüfen, kann der Web Compatibility Checker verwendet werden, welcher entweder im Bereich Veröffentlichen, oder mit einem Rechtsklick auf eine Tabelle ausgeführt werden kann.

In der Regel handelt es sich bei der Migration von vor Versionen um Themen wie z.B. Primärschlüssel, Indexe oder Datentypen. Primärschlüssel müssen immer vom Datentyp Long integer stammen, auch Primärschlüssel die sich aus mehreren Spalten zusammensetzen dürfen nicht verwendet werden, genauso können Indexe nicht aus mehreren Spalten bestehen.

Beziehungen zu anderen Tabellen, um somit eine Art Referenzielle Integrität zu ermöglichen, verhindern eine erfolgreiche Veröffentlichung. Um referenzielle Integrität zu ermöglichen, muss die Beziehung zur anderen Tabelle gelöst werden, um dann eine neue Spalte vom Typ Lookup hinzuzufügen, über die sich dann per Wizard eine Referenzielle Integrität herstellen lässt. Diese Referenzielle Integrität wird neuerdings von SharePoint unterstützt.

Um das Thema Fremdschlüssel gut zu lösen, ist es erforderlich in den Sauren Apfel zu beißen und Primärschlüssel vom Datentyp Long Integer zu definieren. Um das Eintragen von doppelten Datensätzen, die aus mehreren Attributen bestehen zu verhindern, gibt es verschiedene Wege. Hier kann sich beispielsweise mit dem VorVeränderung/BeforeChange – Ereignis beholfen werden, näheres erfahrt ihr hier.

Grundsätzlich müssen Formulare und Reports auf Kompatibilität geprüft werden. Es ist auch notwendig den VBA Code in dafür geeignete Makros zu verlegen. Grundsätzlich kann sich wie oben erwähnt mit der Kompatibilitätsprüfung beholfen werden. Die Ergebnisse der Prüfung sind dann in der Tabelle “Web Compatibility Issues” zu finden. Jeder Eintrag enthält detaillierte Informationen zum Verursachenden Element und einen Link zu weiterführenden Informationen.

Hinweis: Das Caching/Zwischenspeichern ist bei neu erstellten Access Datenbanken standartmäßig aktiviert, für bereits bestehende aber nicht! Dies kann aber nachgeholt werden. Unter Datei-Optionen-Access Optionen-Aktuelle Datenbank sind die entsprechenden Einstellungen im Abschnitt “Webdienst- und SharePoint-Tabellen werden zwischengespeichert” zu finden. Der Bereich Caching wurde von Microsoft um einiges optimiert, daher lohnt sich eine Aktivierung dieser Funktion.

Daten Makos
Daten Makros ermöglichen uns die Geschäftslogik innerhalb der Datenbank abzubilden. Ähnlich wie SQL-Trigger können die Daten Makros an Tabellen- oder Spalten-Ereignisse gebunden werden. Ein großer Vorteil ist, dass die Geschäftslogik Frontend unabhängig ist. In verschiedenen Formularen können Daten erfasst und bearbeitet werden. Die Datenqualität wird sozusagen auf der Daten-Ebene durchgesetzt. Dieses Vorgehen ist auch sehr Praktisch was die Wartung und Anpassbarkeit betrifft. Komplexe Vorgänge und Prüfungen sind nicht mehr im Client, somit muss nicht mit jeder Veränderung die Geschäftslogik im Client angepasst werden. Dies ist auch wichtig, falls beispielsweise eine interne Revision bei sensiblen Daten sicherstellen muss, dass das verändern, hinzufügen und löschen von Datensätzen in einer Tabelle protokolliert und verhindert wird.

Der Makro Editor in Access 2010 wurde komplett erneuert, um den Anwender so gut es geht zu unterstützen, wird einem jetzt auch IntelliSense geboten. Im Blickfeld des Anwenders befindet sich der Aktionskatalog. Per Drag & Drop können Elemente aus dem Aktionskatalog in den Editor gelegt werden. Für Kritische oder Komplexe Logik sollte ein sogenanntes Benanntes Makro erstellt werden. Dieses Vorgehen ist für eine entsprechende Wiederverwendbarkeit sehr zu empfehlen. Sobald ein Benanntes Makro, wie es in der deutschen Version so schön heißt, angelegt wurde, taucht es auch im Aktionskatalog auf.

Mit den Daten Makros lassen sich keine UI Elemente(Formulare, Dialoge, u.ä.) ansprechen oder erzeugen. Formulare und Dialoge können nicht angezeigt oder verwendet werden, vielmehr werden die Makros später von der Oberfläche oder per Ereignis-Code gestartet. Optional können Parameter übergeben werden. Eine wichtige Neuerung, in Sachen Daten Makros wurde nach der Beta2 eingebaut und zwar ist es nun möglich, dass Daten Makros Rückgabewerte liefern.

Im Bild ist der Makro Designer im Einsatz zu sehen. Die IntelliSense hilft dem Anwender bei der Eingabe und bietet basierend auf dem aktuellen Kontext eine Auswahl an. Des Weiteren unterstützt der Makro Designer Copy & Paste. Einzelne sogenannte Blöcke können ausgewählt und in die Zwischenablage kopiert werden, andersrum geht das natürlich auch.

Mit den Daten Markos wurden folgende Ziele von Microsoft erreicht:

Verbesserung der Makro Erstellung, insbesondere für das Arbeiten mit Daten
Minimierung der Programmierfehler
Portabel, sicher und skalierbar für Server/Service Umgebungen

Hinweis: Daten Makros können kein VBA-Code aufrufen, andersrum ist dies möglich. Für Verlinkten Tabellen gib es keine Unterstützung in Sachen Daten Markos. Bis jetzt gibt es auch keine Unterstützung für Transaktionen.

Beim Arbeiten mit Daten Makros und Ereignissen ist es wichtig, dass zwischen zwei Anwendungsgebieten bei Ereignissen unterschieden wird, denn die Vor*- oder Before*-Ereignisse sind für kleine Aktionen gedacht. Beispielsweise kann gesteuert werden, ob ein Eintrag tatsächlich verändert werden soll.

Für die Nacher*-oder After*-Ereignisse gibt es keine weiteren Einschränkungen. Für Vor*/Before*-Ereignisse stehen im Gegensatz zu den Before-Ereignissen die Aktionen ForEachRecord und LookupRecord zur Verfügung.

Alles im Kontext?

Bei Daten Makros ist es immer wichtig zu wissen, auf welchem Daten-Kontext diese Operation oder Abfrage sich bezieht, wenn keine Voll-Qualifizierten Angaben (Kundentabelle.Kundenname) verwendet werden.

Bei der Arbeit mit den Events, VorLöschung, VorBearbeitung, NachEinfügung, NachAktualisierung oder NachLöschung wird der Kontext des aktuellen Eintrags geladen, im Gegensatz zur Beta2 ist dieser Schreibgeschützt (Beispielsweise der eingefügte Eintrag).

Der Datenkontext ändert sich, sobald ein neuer Block geöffnet wird (siehe Bild). Ein neuer Block fängt beispielsweise mit dem Schlüsselwort LookupRecord, EditRecord, CreateRecord oder ForEachRecord an. Bei unterschiedlichen Tabellen und gleichnamigen Spalten kommt es dazu dass in jedem unterschiedlichen Kontext eine andere Tabelle angesprochen wird und der Access Anwender dies in bestimmten Situationen gar nicht mitbekommt, denn sobald z.B. die Spalte “Name” in jeder Tabelle vorkommt, kann die Syntax dies nicht als Fehler identifizieren und die Fehlersuche kann losgehen.

Sind mehrere Blöcke ineinander verschachtelt, so kann auf die vorherigen Daten-Kontexte zugegriffen werden. Der Kontext wird jedes Mal größer.

Blau hat als Kontext den Ereignis-Auslöser – den Eintrag der in der Tabelle das BeforeUpdate-Ereignis gefeuert hat
Grün enthält BLAU und GRÜN
ROT enthält BLAU,GRÜN und ROT

Wird ein Block verlassen, schließt sich der Kontext und ist nicht mehr verfügbar. Um dennoch auf die Werte außerhalb eines Blocks zuzugreifen, kann ein Alias definiert werden. Das Arbeiten mit Aliasen empfiehlt sich, wenn beispielsweise Fehler-Reporting Routinen erstellt werden oder aber Tabellen Ihren Namen wechseln. Der Änderungsaufwand ist dann auf das nötigste reduziert.

Hinweis: Wird ein Daten Makro von einem GUI-Macro aus aufgerufen, so gibt es keinen Daten-Kontext. Hier kann sich jeder leicht behelfen, denn mit Parametern kann dem “Benannten Makro” der Schlüssel eines Elementes übergeben werden, wie das beispielsweise beim Arbeiten mit Detail-Formularen vorkommt. Ein einzelner Datensatz wird angehen und dem Makro wird dann dessen ID beim Aufruf übergeben. Im Benannten Daten Makro wird dann mit LookupRecord das entsprechende Element geholt, um es beispielsweise zu bearbeiten.

Alles in allem ist der Makro Designer gut gelungen und lässt sich leicht bedienen. Besonders gut gefällt mir persönlich die IntelliSense, das Arbeiten mit Blöcken und die Copy&Paste Unterstützung, um Code besser mit gleichgesinnten auszutauschen.

Mit Access 2010 und den Access Services schneller ans Ziel.

Microsoft Access war schon immer das beliebteste Werkzeug in Sachen Desktop Datenbanken. Aufgrund der guten Bedienbarkeit sind nicht nur IT Experten, sondern auch normale Fachanwender in der Lage, Lösungen zu realisieren. Mit Access 2010 gibt es bei den Themen Sicherheit, Skalierbarkeit und Wartbarkeit vielerlei Unterstützung. Da eine feste Integration einer Access Datenbank als SharePoint Web-Lösung beinahe nur mit einem Knopfdruck möglich ist, können Lösungen schnell zugänglich gemacht werden. Mit klassischer .NET Entwicklung wird dies nicht möglich sein, auch wenn bereits fertige Klassen verwendet werden und beispielsweise das Visual Studio mit allen unterstützenden AddIns den Entwickler zur Hand ginge. Für .NET Entwicklung ist ein Entwickler immer erforderlich – für das Design, die Architektur und den Code. Bei Access 2010 kann quasi jeder Fachanwender komplett ohne einen Entwickler oder Datenbankspezialisten einzuschalten, Lösungen realisieren. Aber dies ist nicht durch die Bank weg zu empfehlen, vielmehr sollte die Architektur gemeinsam in Workshops mit einem Entwickler oder Datenbankspezialisten erarbeitet werden. Die Access Lösung kann von einem Fachanwender realisiert werden, die Architektur wird allerdings mit der IT geplant, die IT Ressourcen werden bei dieser Herangehensweise im angemessenen Rahmen gehalten.

Fazit

Microsoft Access 2010, SharePoint 2010 und die Access Services sind gemeinsam eine hoch interessante Kombination, mit der in kurzer Zeit ansehnliche Lösungen geschaffen werden. Die Neuerungen tragen dazu bei, dass Erfolgreiche Access-Lösungen in Unternehmen keine Seltenheit werden sollten. Interessant ist auch die Neuerung, dass in Access 2010 auch Webservices als Externe Daten unterstützt werden.

Visualisierung des System Center Operations Manager mit den Visio Services und SharePoint 2010

Ayoub Umoru — Mon, 21 Feb 2011 21:10:10 +0000

Microsoft Visio ist ein nützliches Werkzeug, um Abläufe, Prozesse, Statis oder IT Landschaften zu Visuell darzustellen. Solche Zeichnungen schmücken die Wände so mancher IT Büros. Mehr und mehr wandern diese Visio Zeichnungen – meist umgewandelt als Grafik und eingebettet in eine HTML Seite, ins Intra- oder Extranet – oder in den Papierkorb.

Alles schön und gut, aber hinter dem Produkt – Microsoft Visio steckt noch viel mehr. Wir sind erst am Anfang einer neuen spannenden Gesichte. Visio mit SharePoint in – die Visio Services… ein nicht ganz so billiges Enterprise Feature trifft auf den Visio Power User.

Wie schon angedeutet, können die Visio Grafiken (Shapes) mit SharePoint sprechen – auch wenn dies eher einseitiger Natur ist – nur Lesend.

Gemeinsam mit Ihnen werde ich alles ganz genau durchkauen und anhand eines einfachen Beispiels alle Schritte gehen und erläutern, die nötig sind, um Sie in die Lage zu versetzen, auch eigene Lösungen zu erschaffen – Visualisierung der IT Landschaft als Unterseite im IT Bereich mit Systemzuständen und Detail Informationen – wow, dem Chef freut das sicherlich.

Visio Services kurz und knapp

Mit den Visio Services können wir veröffentlichte Visio Diagramme mit dem Browser betrachten – ohne die Installation von Microsoft Visio. Eine Installation von Microsoft Visio ist für den Betrachter, im Gegensatz zum Autor, somit nicht mehr notwendig. Die Visio Services sind eine Dienstanwendung vom SharePoint Server 2010 und versetzen uns in die Lage nicht nur Visio Zeichnungen zu veröffentlichen, sondern auch Externe Daten mit einzubinden, um den Betrachter mit der Lebendigen Darstellung von relevanten Informationen in seinen Bann zu ziehen. Wie bei ausgewachsenen Microsoft Produkten üblich, spielt hier die Sicherheit betreffend der Einbindung externer Datenquellen eine große Rolle. Die Visio Services greifen nur Lesend auf Daten zu, macht aber nix.

Los geht’s

Um in den Genuss der Visio Services zu kommen, sind noch ein paar Vorbereitungen notwendig. Zuerst wird in der Zentral Administration unter System Settings auf der Seite “Manage services on Server” der Visio Graphics Service gestartet, dieser ist per default im Stoped Zustand.

Als nächstes erstellen wir in der Anwendungsverwaltung die Dienstanwendung Access-Service. Zu erreichen sind die Einstellungen ebenfalls über die Zentraladministration. Im Menü “Application management”, muss hierfür die Seite “Manage service aplications” gewählt werden. Mit einem Klick auf “New” wird der “Visio graphics Service” ausgewählt. Abb2

Hier sind die Einstellungen auch gewohnt umfangreicher. Wichtig ist grundsätzlich dass für Kritische Umgebungen getrennte Application Pools verwendet werden. Passiert etwas im Kontext eines Application Pools, z.B. innerhalb einer Webanwendung – und bringt eine Webanwendung sogar zum Stillstand, so blieben die Visio Services unberührt, bzw. werden nicht beeinträchtigt.

Ein Application Pool ist tatsächlich eine Virtuelle Hostumgebung für Programminstanzen, in der eigenen Ressourcen für die darin befindlichen Prozesse bereitstellt werden. Innerhalb eines Application Pools sollten nicht mehr als 10 Webanwendungen betrieben werden. Um erfolgreich die Performance der Farm zu überwachen, kann der Zustand der einzelnen Anwendungspools mit dem Bordwerkzeug perfmon überwacht werden, also ist es umso wichtiger sich intensiv mit der SharePoint Architektur auseinander zu setzen. Gleichzeitig können so auch kritische Anwendungen Isoliert werden. Dieses Vorgehen ist insbesondere bei Webanwendung die mit Problematischer Eigenentwicklung z.B. viel Speicher in Anspruch nehmen, weil sie nicht gut mit der Garbage Collection(Automatische Speicherbereinigung) harmonisieren, sinnvoll.

Nicht weniger wichtig ist die Wahl des richtigen Kontos für den Application Pool. Vorzugsweise sollte dies ein Domänen Konto sein – mit so wenig Rechten wie nötig – nur für diese Aufgabe. Viel hilft nicht immer viel, sobald Berechtigungen im Spiel sind und Dienste bestimmte Berechtigungen besitzen, sollte immer geprüft werden, dass die Rechte entsprechend abgestimmt sind.

Unterstützte Datenquellen

Wir haben die Möglichkeit Daten aus verschiedenen Quellen mit in eine Visio Zeichnung zu nehmen – das ist bekannt. Folgende Datenquellen (Datenprovider) werden unterstützt.

SQL Server 7.0
SQL Server 2000
SQL Server 2005 (32- & 64-bit)
SQL Server 2008 (32- & 64-bit)
SQL Server 2008 R2 (32- & 64-bit)
Sheet information that is stored in Excel workbooks (.xlsx files) published from Microsoft Office Excel 2007 or Microsoft Excel 2010 hosted on the same SharePoint Server 2010 farm
SharePoint Server lists that are hosted on the same farm
OLE DB or ODBC
Custom Data Providers implemented as .NET Framework assemblies

Neben der Einbindung von Daten aus dem SQL Server, dem Excel Sheet oder einer SharePoint Liste, kann auch ein eigener Daten Provider hinzugefügt werden. In vielen Szenarien macht das durchaus Sinn, denn es gibt Systeme auf die ungern direkt auf die Nackte Datenbank zugegriffen werden soll – mit ungern ist gemeint, dass ein Professioneller Ansatz her muss. Kurz und knapp – Eigene Datenprovider müssen letztendlich im SharePoint Server 2010 deployed werden und dienem dem Zweck eine Visio Zeichnung entsprechend mit Daten zu versorgen. Die Visio Services API arbeitet Asynchron und besteht aus einer Basis Klasse (AddonDataHandler) und drei Methoden.

BeginGetData(HttpContext, AsyncCallback, Object) method	Called by Visio Services to start retrieving data from the data source specified by the custom data provider. When you implement this method, design it to return as quickly as possible, because custom data providers are meant to be run asynchronously.
EndGetData(IAsyncResult) method	Called by Visio Services when this custom data provider has finished retrieving data. This method must return to Visio Services the data retrieved by the custom data provider in the form of an ADO.NET DataSet object.
Cancel() method	Called by Visio Services to stop the asynchronous processing of the data when it detects an error, or when the maximum time allocated for retrieving data has elapsed and data retrieval is not complete.

Wer mehr über das Erstellen eines eigenen Datenproviders erfahren möchte, sollte sich hier umsehen.

Interaktion mit SharePoint

Als Visio Power User mit SharePoint Erfahrung können wir mit wenig Aufwand Interaktivität ins Spiel bringen. Hierbei gibt es die verschiedenen Ansätze.

Mit dem Visio Web Access Webpart kann auf verschiedenen Seiten jeweils das Passende Visio Diagramm gezeigt werden – schnell und einfach.

Der nächste Schritt geht dahin, mit der Hilfe eines Webparts, über eine Webpart Verbindung ein bestimmtes Shape innerhalb einer Visio Zeichnung anzusteuern – dank Silverlight ist die Bedienung recht flüssig. Ich werde nicht ins Detail gehen, in der vorherigen Ausgabe konnte dies schon näher beschrieben werden.

Wer sich vom Chef eine Gehaltserhöhung erhofft, sollte sich mit der Visio Services Mash-up API beschäftigen und seine Liebe zu JavaScript und ASPX Seiten ausgraben. Falls daraus nichts wird, kann es nur an der Fachlichen Relevanz liegen – oder der Wirtschaftskriese.

Authentifizierung

Trockenes Thema ohne Feuerwerk, ich fasse mich kurz. Es gibt zwei Sorten von Datenquellen. Einmal die innerhalb von SharePoint, also SharePoint Listen oder Excel Arbeitsblätter – hier ist Authentifizierung ein leichtes, es gelten die SharePoint Berechtigungen. Darüber hinaus muss alles innerhalb einer Farm liegen.

Anders ist es bei externen Datenquellen. Das Double Hop Problem – hier muss per Design die Windows Authentifizierung, über den SharePoint Frontend Server, an den SharePoint App Server(Optional) weiter an die Datenquelle gereicht werden. Dies ist nicht sofort mit der alleinigen Windows Authentifizierung zu realisieren. Die Windows Anmeldung wird nicht über den Web Frontend Server hinaus übertragen. Um dies zu lösen gibt es 3 Wege.

Authentifizierung

Kerberos Delegation

Kerberos ist ein bewährtes Authentifizierungsprotokoll, wenn es um das weiterreichen von Anmeldeinformationen geht, es integriert sich in die vorhandene Active Directory Infrastruktur und ist, wenn es erst einmal konfiguriert ist, die erste Wahl. Die Konfiguration der IT Infrastruktur kann anspruchsvoll sein.

Secure Store

Mit dem Secure Store Service Feature ist ein Mapping von einem oder mehreren Benutzern auf vordefinierte Anmeldedaten ein Zugriff auf Daten außerhalb vom SharePoint Server 2010 möglich, beispielsweise auf eine SQL Datenbank. Dies geschieht im Namen des SharePoint Servers.

Im Secure Store werden dann zu den jeweiligen “Ziel Anwendungen” die dafür vorgesehenen Domain Benutzer angegeben. Ebenso werden dann die Anmeldedaten für diese Gruppe hinterlegt. Am Ende gibt es noch die Administratoren innerhalb der Ziel Anwendung, die steuern, wer Mitglied dieser Gruppe ist, also mit den hinterlegten Anmeldedaten auf die “Ziel Anwendung” zugreifen darf.

Unattended Service Account

Der Unattended Service Account zeigt auf die Anmeldedaten, die für die “Ziel Anwendung” hinterlegt wurden. Dieses Vorgehen ist für Business Intelligence Lösungen notwendig.

Oberflächlich gesehen greifen ausgewählte Benutzer im Namen eines einzelnen Accounts auf eine Datenquelle zu. Ich möchte euch dieses Video empfehlen. Es beschreibt auch, wie mit Excel eine Datenverbindung erstellt wird.

Datenverbindungen

Für größere Projekte sollten die Datenverbindungen separat verwaltet werden, also außerhalb der Zeichnungen, für den Fall das sich etwas bei den Anmeldedaten etwas ändern sollte, können diese Zentral verwaltet werden.

In diesem Artikel gehen wir den direkten Weg und legen keine Microsoft Office Data Connection (.odc) an, ansonsten macht eine extra für Datenverbindungs-Dateien angelegte SharePoint Bibliothek Sinn. Diese Bibliothek wird dann aus Visio heraus angesteuert.

Sobald externe Daten in Visio eingebunden werden sollen, z.B. im Ribbon Data unter dem Menüpunkt “Link Data to Shapes”, öffnet sich nach einem Klick der “Data Selector”. Es wird der Punkt “Previously created connection” ausgewählt, danach Browse und dann auf “Browse for More…”, um dann die Webadresse der ODC Datei auszuwählen.

Visualisierung der IT Infrastruktur

SCOM – System Center Operation Manager ist ein mächtiges Werkzeug, wenn es darum geht eine gesamte IT Landschaft zu überwachen und zu warten. Es ist ein ausgewachsenes IT Management Instrument und bietet auch Unterstützung für UNIX und Linux Systeme, um deren Zustand zu überwachen.

Für Visio gibt es ein Add-In, das uns erlaubt, SCOM als Datenquelle anzuzapfen, um die Zustände einzelner Computer, Datenbanken oder Web Seiten zu überwachen. Diese Stehen als Shape-Daten zur Verfügung und können auf die Visio Zeichnung gebracht werden.

Hinweis: Windows Server R2 als Host wird noch nicht 100% unterstützt, daher habe ich den Windows Server 2008 verwendet. Gleichzeitig ist SP1 auf der SQL Datenbank, als auch beim Server Betriebssystem Voraussetzung.

Schritt 1

Ist ein SCOM in der IT Infrastruktur vorhanden, so muss noch das Visio Add-in installiert werden, falls nicht bitte diesen Link ansteuern.

Für unseren Zweck muss die SCOM Operating oder Authoring Konsole installiert sein. Gleichzeitig sollte Visio 2010 Professional oder Premium sich auf dem System befinden. Der Addin ist hier zu finden. Hat alles geklappt, so sehen wir den Operations Manager im Visio 2010 Client. Abb.3

Schritt 2

Für den Zugriff auf die SCOM Daten wird ein eigener Datenprovider verwendet, der erst noch installiert werden muss. Zum Download geht’s hier.

Das MSI Packet entpackt lediglich die Dateien in ein Verzeichnis, die Installation selber erfolgt über die SharePoint 2010 Management Shell. Abb.4

Um das erfolgreiche deployment zu überprüfen muss in der Zentraladministration im Bereich Dienstanwendungen der Visio Graphics Service geöffnet werden. Neben den Globalen Einstellungen, wie z.B. das Festlegen der ID für den Unattended Service Account, gibt es unter “Trusted Data Proviver” alle verfügbaren Datenquellen.

Hinweis: Daten Provider müssen explizit erlaubt werden, bevor eine Zusammenarbeit möglich ist.

Schritt 3

Zurück in Visio 2010 kann nun SCOM als Datenquelle konfiguriert werden, das klappt ganz einfach. Der Hostname des Servers reicht aus und alles weitere erledigt der Dialog. Abb.5

Ab diesem Punkt kann sich aus dem SCOM bedient werden – genauer gesagt im selben Ribbon mit Add Shapes. Die fertige Visio Zeichnung sollte nun als Web Grafik (Speichern unter…) in einer SharePoint Bibliothek abgelegt werden.

Mit “Insert Shape” lassen sich die verfügbaren SCOM Shapes anzeigen, die dann auf das “Papier” gebracht werden. Abb 6

Auf einer SharePoint Seite wird nun aus der Kategorie “Business Data” das WebPart “Visio Visual Acces” hinzugefügt. In den Eigenschaften wird dann die Visio Web Zeichnung als Quelle angegeben und fertig. Abb 7

Hinter jedem Shape gelangt man zu weiteren Informationen betreffend des jeweiligen Objekts. Als Beispiel sieht mein demo2010a Domain Controller nicht gesund aus, mit einem Klick öffnet sich die SCOM Web Übersicht und alle System Informationen liegen vor. Es genügt schon eine Kritische Fehlermeldung im Event Log und der Server Status wechselt den Zustand.

Wichtig: Das auf SCOM Zugreifende Konto sollte nur Leserechte besitzen, da auf dieser Adresse und dem Port gleichzeitig die Komplette SCOM Console als Web Oberfläche im Zugriff ist.

Fazit

Die Visio Services spielen bei der Visualisierung von Daten eine große Rolle. Es macht richtig Spaß sich näher mit dieser Technologie auseinander zu setzen. Trockene Prozesse und langweilige Zahlen lassen sich so viel ansehnlicher darstellen. Besonders unkompliziert ist das Handling mit externen Datenquellen gelöst.

SharePoint 2010 und die Access Services

Ayoub Umoru — Mon, 21 Feb 2011 20:34:18 +0000

Entdecke die Neuen Möglichkeiten

Von der Fachabteilung bis zum Architekt im SharePoint Umfeld ändert sich einiges. Die Access Services schaffen neue Möglichkeiten und haben einige Features im Gepäck.
Die Integration von Access in SharePoint Umgebungen, ist ein großer Schritt nach vorn und bringen frischen Wind in die Projekte. Von der Daten Eingabe bis zum Report wird alles abgedeckt.Der SharePoint Server 2010 und Access 2010 stehen mit vielen Neuerungen vor der Tür.
Bei der Planung von neuen Projekten sollte man sich schon jetzt mit den Neuerungen beschäftigen, denn es lohnt sich.
Viele neue Erkenntnisse und Verbesserungen wurden umgesetzt und eine der Interessantesten Neuerungen sind die Access Services.
Mit den Access Services erhalten wir die Möglichkeit eine Anwendung in Access zu realisieren, die über den Webbrowser erreichbar ist – klingt simpel.
Aber genau das ist es, was viele Kunden und Fachabteilungen möchten und den Entwickler, Architekten und IT Pro bereits einiges abverlangen.

Microsoft Access wird von Fachabteilung gerne verwendet, weil bereits erste Ergebnisse ohne Einarbeitungszeit sichtbar sind. Einfache Lösungen sind schnell gebaut. Viele Firmen haben auf Access gesetzt und waren nicht immer begeistert, auch das Arbeiten mit dem SharePoint Server 2007, waren nicht immer erfolgreich.

Dies hat sich nun schlagartig geändert. Als erstmals Mitte 2009 erste Gerüchte von den Access Services bekannt wurden, wunderten sich einige vielleicht, wie das zusammen passt. Für das Arbeiten mit Daten gab es immer eine Lücke zwischen InfoPath, Reporting und einfachen SharePoint Listen-Formularen. Access 2007 war damals nur als Notlösung bekannt und nicht jeder aus dem IT Bereich wollte sich an diese Lösungen gewöhnen.

Access Lösungen geraten oft immer dann erst in den Mittelpunkt von IT Sitzungen, wenn es um Schwierigkeiten geht. Die Fachabteilung hat eine Access Lösung auf die Beine gestellt und nach ein paar Wochen im Einsatz, kommen die ersten Schwierigkeiten zu tage. Plötzlich dauern viele Operationen viel zu lange, belasten das Netzwerk, frisst den schmalen Speicher der Clients auf und das Standort übergreifende Arbeiten klappt auf einmal doch nicht wie anfangs angenommen, da z.B. die Bandbreite nicht ausreicht.

Diese Szenarien kommen sehr oft im Berufsalltag vor. Fachabteilungen machen sich ohne die Unterstützung der IT an die Umsetzung und bauen drauf los.

Den Herausforderungen dass die Anwendung beispielsweise das Firmennetz ausbremst, sensible Daten nicht korrekt verarbeitet, durch die Verteilung der iterativ veränderten Front Ends schwer zu warten ist und irgendwann sehr lange brauch, um Daten abzurufen, muss sich dann letztendlich doch der IT Verantwortliche stellen.

Dieser bringt dann auch die Richtige Einstellung mit und belehrt die Fachabteilung dahingehend, dass ohne die IT alles schief geht, wobei er dann in den nächsten Sätzen und Sitzungen erläutert, dass ihm die Ressourcen für neue Projekte fehlen und diese daher frühestens im halben Jahr angefasst werden können. Insgeheim wünscht sich der IT Verantwortlich dann noch, alle Access Installationen ungeschehen zu machen.

Aber bevor diese Träume Access zu verbannen womöglich in die Tat umgesetzt werden, sollte sich jeder IT Verantwortliche fragen, ob er trotz mangelnder Zeit, in Zukunft alle Wünsche der Fachabteilungen verstehen und die Umsetzung selbst planen möchte?

Letztendlich ist das Loslassen und Unterstützen der Fachabteilung durch Schulungsmaßnamen viel wertvoller. Beispielsweise kann die dann mit Access 2010 und den Access Services skalierbare, robuste und Mehrbenutzer fähige Lösungen schaffen.

Als IT Fachkraft ist es oftmals gar nicht möglich sich jeder Idee zu widmen und sich an die Umsetzung zu machen, zumal die Herausforderung schon darin besteht, die Anforderungen der Fachabteilung zu verstehen.

In meinem Artikel geht es darum, den Entwickler, Architekten, sowie der Fachabteilung den Überblick über die neuen Möglichkeiten zu geben.
Ich möchte sogar so weit gehen, dass mit den Access Services und Access 2010 die Fachabteilung gute Ergebnisse liefern können, ohne den Groll der IT heraufzubeschwören.

Mehr noch, die Fachabteilungen sind mit Access 2010 und den Access Services in der Lage, unternehmensweite Lösungen zu realisieren, ohne viele Ressourcen der IT zu beanspruchen.

Das ist neu: Access 2010 und die SharePoint Services

Auf dem ersten Blick ist zu erkennen, dass sich Design und die Farben geändert haben. Alles wirkt intuitiver und ist dank der neuen Menüs leicht zugänglich.

Beim genaueren Hinsehen, fallen all die anderen Neuerungen auf. Beziehungen zu anderen Listen/Tabellen lassen sich über einen “Lookup Wizard” herstellen. Cascade Delete und Restrict Delete stehen für die verbesserte Integrität von Daten zur Verfügung. In den Table Tools kann durch ein Klick auf “unique check box” das eintragen von doppelten Einträgen in eine Liste/Tabelle eingeschränkt werden. In den TableTools steht die Datenvalidierung für eine Tabelle/Liste oder Spalte zur Verfügung. Der Expression Builder unterstützt den Anwender bei der Definition von Ausdrücken, um das Verhalten bei der Arbeit mit der Datenbank zu beeinflussen. Obendrein gibt es auch IntelliSense, die immer dann anspringt, wenn Ausdrücke zu formulieren sind.

Insgesamt wirkt das Produkt Professioneller und unterstützt den Anwender mit seinen vielen Funktionen. Auch wenn die Menüs noch so gut strukturiert sind, ist die Lernkurve für einen Access Neuling der sich vorher mehr im SharePoint Umfeld bewegt hat, nicht zu vernachlässigen. Es ist ratsam die fertigen Beispiele auszuprobieren und sich stück für stück im Designer alles anzusehen.

Für die neue Version stehen einige Templates unter “Sample Templates” zur Verfügung. Diese Templates sind lauffähige Datenbanken, an denen sich der Interessierte Anwender probieren kann.
Da diese bereits Web Kompatibel sind, also jederzeit mit den Access Services in eine SharePoint 2010 Umgebung gebracht werden können, erlangt der Anwender gleich sein erstes Erfolgserlebnis.

Im Beispiel für eine Kontaktdatenbank werden die Stärken von Access gut durch die einfache Bedienbarkeit und die Fokussierung auf die Daten ein und Ausgabe reduziert. Die Menüs sind gut erreichbar, das wesentliche erschließt sich dem Anwender sofort.

Die Positionierung der Elemente in der veröffentlichten Version wird durch versteckte HTML Tabellen realisiert.

Mit dem Dialog “Access Services Overview” im Menü Files, wird die Veröffentlichung der Datenbank gesteuert.

Nur wenn in der Webkompatibilitätsprüfung keine Fehler auftauchen, kann die Lösung Veröffentlich werden. Daher sollten folgende Punkte Beachtung finden und vermieden werden:

Zusammengesetzte Indizes – mehrere Spalten bilden Indizes und werden nicht unterstützt.
Ungültige Namen – Verwendung von Namen, die der SharePoint Server für sich reserviert. Ebenso ist darauf zu achten, keine ungültigen Zeichen zu verwenden.
Text basierte Primärschlüssel – Der Primärschlüssel muss immer vom Typ Long Integer sein.

Die Kompatibilitätsprüfung steht auch für einzelne Tabelle zur Verfügung. Im Design Modus führt ein Rechtsklick auf eine Tabelle den entsprechenden Menüpunkt zu tage.

In den Options wird das zu öffnende Formular festgelegt.

Sind alle offenen Fehler beseitigt, wird durch “Publish to Access Services” die Lösung in den SharePoint Server 2010 übertragen.

Für den Aufruf der Datenbank über den Webbrowser sind keine weiteren Einstellungen notwendig. Mit Firefox, Safari, IE7, IE8, … kann mit der Datenbank gearbeitet werden.

Wurde der Vorgang erfolgreich durchgeführt kann diese sofort aufgerufen werden. Eine Datenbank unter der Adresse wäre denkbar.

Der eben durchgeführte Vorgang hätte mit reiner .NET Entwicklung oder InfoPath Design und Anpassung viel mehr Zeit in Anspruch genommen und das ist es was Access auch ohne SharePoint bisher so beliebt gemacht hat.

Verbesserungen gegenüber 2007

Die Performance mit Access 2007 in Verbindung mit SharePoint 2007 Listen war ernüchternd.
Bei größeren Listen war das Arbeiten kaum möglich. Durch die Access Services und Access 2010 ändert sich dich nun schlagartig.

Beim erstmaligen öffnen der Datenbank, fallen die Unterschiede in punkto Ladezeiten kaum auf. Die Verbesserungen in Access 2010 scheinen das erstmalige Laden nicht wesentlich zu beschleunigen.
Wird die Datenbank geschlossen und wieder geöffnet, ist eine enorme Verbesserung zu verzeichnen.

Beim erneuten öffnen benötigt Access 2010 mit den Access Services nur einen Bruchteil der Zeit gegenüber Access 2007 und die SharePoint-Listen.

Aber warum gibt es diese großen Unterschiede? Folgende Veränderungen führen zu einer erheblichen Verbesserung beim Einsatz von Access 2010 und den Access Services:

Das Laden der Daten mit Access 2010 geschieht asynchron. Sobald der erste Datensatz zur Anzeige vorliegt, ist dieser sichtbar, alles Weitere wird im Hintergrund geladen.
Daten werden lokal im XML Format in den cache gelegt. Dies führt dazu, dass nur noch ein Bruchteil an Arbeitsspeicher reserviert wird.
Lediglich die geänderten Datensätze werden synchronisiert.

Wurde schon einmal mit der Datenbank gearbeitet, so werden beim erneuten öffnen die Daten aus dem cache gerufen.
Die Kommunikation zu den SharePoint Listen wurde dahingehend verbessert, dass beispielsweise 50 einzelne Operationen zusammengefasst werden, was zu einer enormen Zeitersparnis führt und bei Versuchen eine Verbesserung um den 10 erreicht werden konnte.
Die Reduzierung der Kommunikation mit dem Web Service bringt zusätzliche Zeitersparnis. Bei komplexeren Szenarien mit vielen Verlinkungen zu SharePoint Listen macht sich die Strategie, dass für das abfragen von Daten, so wenig Web Service Aufrufe wie nötig stattfinden, bezahlt.

Diese Veränderungen tragen dazu bei, dass die Lösungen weniger Systemresourcen beanspruchen und erheblich schneller laufen, was für die Akzeptanz der Access Projekte entscheidend ist.

Durch die Optimierung der Kommunikation und den weiteren Maßnahmen die ich im Artikel erläutre, haben Enterprise Lösungen auf Access Basis künftig mehr Chancen. Beispielsweise können Anwender aus Asien innerhalb der SharePoint Umgebung, entweder mit einem angepassten Client oder dem Web Frontend auf dem Backend in Europa zugreifen.

Die Webanwendung

Im vorherigen Beispiel wurde in wenigen Schritten eine Access Lösung veröffentlich.
Jeder im fiktiven Intranet von Contoso.com kann diese Anwendung über den Browser (Safari, Firefox, IR7, IE8, …) aufrufen und darin arbeiten.

Alle Objekte wurden mit dem Applikation Transfer Protocol (MS-AXL) serialisiert. Um Änderungen am Design umzusetzen, wird neben MS-AXL auch das XAML Protokoll eingesetzt.

ActiveX Controls sind Vergangenheit, stattdessen setzt Microsoft auf JavaScript und XML. Mit AJAX Techniken wird vermieden, dass Komplette Seiten beim Arbeiten mit den Inhalten neu geladen werden müssen. Statt der Postbacks findet unter der Haube der Datenaustausch asynchron statt.

Bei der Entwicklung von Webanwendungen ist es an manchen Stellen wichtig, zu unterscheiden, ob diese mit dem Browser oder dem Client aufgerufen wird. Die IsClient() und IsServer() Ausdrücke geben Aufschluss über die Art des Frontends. Nicht immer steht im Web Frontend die gleiche Funktionalität wie im Access Client zur Verfügung, daher macht es Sinn den Zugriff auf entsprechende Buttons mit einem IsClient() im Load Event eines Formulars zu steuern.

Im Bild ist die Anwendung zu sehen – sie wirkt fast wie die Client Variante.

Eventhandling mit Data Macros

Data Makros bringen das Eventhandling für Tabellen und Spalten mit. Sie verhalten sich ähnlich gegenüber Trigger auf einem SQL Server. Für das Design der Datenbank bedeutet dies, dass ganz egal welches Frontend die Daten manipuliert, bestimmte Checks und Abläufe immer behandelt werden.

In veröffentlichten Tabellen stellen Workflow Aktionen die Behandlung der Regeln sicher. Im Access Client übernimmt die Arbeit die Access Datenbank Engine auf die gleiche Weise.

Um Data Marcos anzuwenden, muss die Tabelle oder Spalte im Designer Modus markiert werden. Im Menü Fields unter den Data Tools werden die verfügbaren Ereignisse zur Auswahl angezeigt. Ein Klick auf ein Ereignis öffnet den Makro Designer.

Before Change, Before Delete
Diese Events sind dafür gedacht, schlanke Operationen durchzuführen. Eine Überprüfung des neuen Wertes, bevor dieser eingetragen wird, läge hier nahe.
After Update, After Insert, After Delete

In diesen Ereignissen werden auch mächtigere Operationen unterstützt. Grundsätzlich sollten hier keine Änderungen am Eintrag vorgenommen werden, um mehrfachaufrufe zu vermeiden.

Die Verschachtelungstiefe, ist auf eine Tiefe von 10 beschränkt.

Falls dies aber doch vorkommt, kann es bei der Arbeit mit dem “After Event” passieren, dass das aktuelle Feld geändert wird und den After Update Event erneut auslöst.

Hier kann beispielweise mit dem Aufruf Updated (“NamedesFeldes”) gearbeitet werden, um versehentliche Mehrfachaufrufe zu vermeiden, indem das zu ändernde Feld geprüft wird.

Anhänge oder Spalten mit mehrfachen Einträgen bleiben bei der Verarbeitung außen vor.

Die Engine von Access 2007 unterstützt keine “Data Macros”, daher ist der schreibende Zugriff auf verlinkte Daten von Access 2010 Projekten nicht möglich.

Referenzielle Integrität

Mit dem SharePoint Server 2010 gibt es eine Neuerung für Verlinkte Spalten. Eine abgeschwächte Form der Referenziellen Integrität für SharePoint Listen.
Bei Lookup spalten besteht nun die Möglichkeit, zu verhindern, dass verwendete Einträge gelöscht werden. Andersrum kann ein Löschen auch das Gegenteil bewirken und Zusammengehörenden Datensätze mit entfernen.

In Access 2010 ändert sich auch etwas gegenüber der Vorversion. Vor dem veröffentlichen muss eine Lookup Spalte definiert werden. Im Designer für eine vorhandene Tabelle, wird eine neue Spalte vom Typ “Lookup & Relationship” hinzugefügt.

Im Laufe der Dialoge sollte die Eigenschaft “Referenzielle Integrität ermöglichen” aktiviert werden.

Ausdrücke

Die Ausdrücke, wie sie jetzt in Access 2010 möglich sind, können mit Formeln in Excel verglichen werden. Die Access Services nutzen eine abgeänderte Version der Bibliothek die für die Excel Calculation Services benutzt wird. Als Neuerung wurde auch die Möglichkeit geschaffen, mit Null-Werten umzugehen.

Um Ausdrücke zu definieren, steht der Expression Builder zur Verfügung. Auf dem ersten Blick ist zu erkennen, dass das Aussehen und die Funktionalität des Expression Builders um einiges verbessert wurden.
Im Designer Modus von Access 2010 startet die IntelliSense, sobald Ausdrücke Formuliert werden können, und liefern eine Anzahl an möglichen Vorschlägen.

Hinweis:
Fehlerhafte Ausdrücke in Berechneten Spalten oder Validierungsregeln, werden bei unveröffentlichten Datenbanken nicht erkannt. Es treten dann Kompilierungsfehler im Vorgang für die Veröffentlichung des Projekts auf.

Insgesamt ist der Expression-Builder gelungen, er passt gut ins neue Bild und unterstützt den Anwender entsprechend.

Es werden Ausdrücke in Query-Abfragen, Ereignissen, berechneten spalten, Forms und Report quellen unterstützt.

Daten Validierung

Anders als mit Access 2007, kann die Validierung auf der Daten-Schicht durchgeführt und kann für Spalten oder ganze Tabellen mit der Definition von Ausdrücken durchgeführt werden, die wahr ergeben müssen.

Der Benutzer hat mit den definieren von Validierungsregeln einen großen Einfluss auf die Datenqualität, daher lohnt es sich die Validierung wichtiger Spalten oder Tabellen auf dieser Ebene durchzuführen, was gleichzeitig zu einer Unabhängigkeit gegenüber der Front-Ends führt.

In Szenarien, in denen Mehrere Personen, beispielsweise rund um den Globus verteilt, auf gemeinsame Daten über die Access Services zugreifen, ist es wichtig, dass neben einer Standardisierten Validierung der Eingaben in den Frontends eine gründliche Validierung der Eingaben auf der Daten Schicht durchgeführt wird. Nur so kann die Qualität der Daten sichergestellt werden. Dieses Verhalten kann durch die Before * Ereignisse gesteuert werden.

Offline Working

Die Szenarien für das Arbeiten mit Daten erfordern es oftmals, dass auch ohne Netzwerkverbindung gearbeitet werden kann. Gerade weil das Arbeiten mit einem Laptop per Dockingstation weit verbreitet ist, liegt der Gedanke nahe, auch offline mit den Daten zu arbeiten.

Wird eine mit den Access Services verbundene Lösung offline genommen, kann mit der Lokalen Anwendung weiter gearbeitet werden. Es ist für diesen Zeitraum nicht mehr möglich die Struktur der Tabellen zu verändern. Die Tabellen liegen im Cache und werden mit dem Backend zur Synchronisation vorgeschlagen, wenn sich wieder mit dem Netzwerk verbunden wird. Für alle anderen Objekte, werden Änderungen nur dann synchronisiert, wenn der Benutzer dies von sich aus initiiert, hierfür gibt es einen “Sync all” Button.

Unter Umständen werden Makro Operationen in Offline Szenarien solange angehalten, bis wieder eine Verbindung zum Netzwerk besteht.

Reports

Dank dem “Report Wizard” ist es auch möglich die Daten in wenigen Schritten in ein ansehnliches Format zu bringen, um diese als Report abzulegen. Ein beispielsweise extra dafür angelegtes Formular das dem Anwender eine übersichtliche Auswahl des verfügbaren Reports anbietet, macht eine Anwendung noch wertvoller.

Beim Bau des Reports bietet es sich an, vorher eine Abfrage zu schreiben, die die nötigen Daten zusammenträgt. Im Laufe der Dialoge wird diese dann angegeben.

Sobald der “Report Wizard” abgeschlossen ist, kann dieser mit eines der zur Auswahl stehenden Themes im Aussehen verändert werden.

Sobald die Access Datenbank dann im SharePoint Server 2010 veröffentlich wurde, wird auf die Reporting Services zurückgegriffen. (SQL Server 2008 R2 Reporting Services-Add-In).

Fazit

Architekten im SharePoint / .NET Umfeld, sowie Entwickler und IT Profis sollten diese neuen Möglichkeiten kennen, um diese in Betracht zu ziehen, wenn es um die Auswahl der Richtigen Werkzeuge für die Bewältigung einer neuen Herausforderung geht. Gerade für Fachabteilungen mit viel Access Erfahrung sind das in jedem Fall gute Neuigkeiten.

Access 2010 und die Access Services führen die Fachabteilungen an den SharePoint Server 2010 heran. Die Neuerungen sind sehr wertvoll und machen es möglich, dass Fachabteilungen künftig unabhängiger von dem vorhanden sein der IT Ressourcen sind. Fachabteilungen sind in der Lage eigene Access Datenbanken mit den Access Services Unternehmensweit verfügbar zu machen, daher bietet es sich an, eigens für diesen Zwecke einen Bereich im SharePoint zu schaffen, der dies für Fachabteilungen möglich macht (Beispielsweise http://appweb oder http://appweb.contoso.com).

Der Access Entwickler wird durch die Verbesserungen enorm unterstützt, was dazu führt, dass gute Qualität mit weniger Aufwand realisierbar ist. Um kein Risiko einzugehen, ist es in vielerlei Hinsicht ratsam, kritische Anwendungen mit der IT zu planen, da gerade die verführerische Leichtigkeit dazu führen kann, dass wichtige Daten einem Falschen Personenkreis verfügbar gemacht werden oder gar gegen Datenschutz Bestimmungen verstoßen wird.

Die Access Services sind in der Enterprise Edition verfügbar.

Links & Literatur

Improving the Reach and Manageability of Access 2010 Database Applications with Access Services (white paper) http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff397963(office.14).aspx

CONTOSO.COM Demo Umgebung

http://blog.sharepointconsulting.de/2010/02/22/komplette-demo-umgebung-fur-sharepoint-2010-und-office-2010/

SharePoint 2010 – Neue virtuelle Demo-Maschine zum Download

Ayoub Umoru — Wed, 12 May 2010 23:00:24 +0000

Die Contoso Demo Umgebung wurde aktualisiert und besitzt nach dem Start eine “Lebensdauer” von 180 Tagen.

Zwei maschinen stehen zur Verfügung und bringen 200 angelegte User samt Metadaten mit.

Server I

Windows Server 2008 R2 Standard Evaluation Edition x64, running as an Active Directory Domain Controller for the “CONTOSO.COM” domain with DNS and WINS
Microsoft SQL Server 2008 R2 Enterprise Edition with Analysis, Notification, and Reporting Services
Microsoft Office Communication Server 2007 R2
Microsoft Visual Studio 2010
Microsoft SharePoint Server 2010 Enterprise Edition
Microsoft Office Web Applications
Microsoft FAST Search for SharePoint 2010
Microsoft Project Server 2010
Microsoft Office Professional Plus 2010
Microsoft Visio 2010
Microsoft Project 2010
Microsoft Office Communicator 2007 R2

Server II

Windows Server 2008 R2 Standard Evaluation Edition x64, joined to the “CONTOSO.COM” domain
Microsoft Exchange Server 2010

Es ist so gut wie alles auf dem ersten Server vorhanden. Der zweite Server wird benötigt, falls mit dem Exchange gearbeitet werden möchte, ansonsten kann dieser weggelassen werden.

Hier geht es zum Download

Die SharePoint Umgebung wurde vorkonfiguriert und wäre dann unter http://intranet.contoso.com/ erreichbar (Teamsite Template).

SharePoint 2010 RTM Trial Download

Ayoub Umoru — Wed, 12 May 2010 22:31:22 +0000

Der SharePoint Server 2010 setzt neue Maßstäbe im Bereich Enterprise Collaboration Plattform.
In Sachen Bedienung und Integration von Externen Daten, macht die neue Version einen riesen Sprung.

Neben FAST Search und den Business Connectivity Services, öffnen die Access Services viele neue Möglichkeiten.
Für die Dateneingabe und Verarbeitung muss sich InfoPath teilweise hinter den Access Services einordnen.

Access ist wieder zurück! Endlich haben Fachabteilungen die Möglichkeit, Anwendungen zu schaffen und diese Unternehmensweit zur verfügung stellen.
Es gibt auch keinen Ärger mehr mit der IT. Für Themen wie Wartung, Geschwindigkeit, Sicherheit und Skalierbarkeit wurden gute Lösungen gefunden.

Lesen sie in der Ausgabe 03.2010 des SharePoint Magazins, welche neuen Features im Access Client und SharePoint Server 2010 dazu beitragen,
dass Access zum Thema von IT Professionals, Architekten und Software Entwicklern wird.

Access und SharePoint – Das passt !

Trial Versionen zum Runterladen & Testen!

SharePoint 2010 Trial Download

Office 2010 Trial Download

Nintex Workflow 2010 vs SharePoint Designer 2010

Ayoub Umoru — Mon, 12 Apr 2010 12:45:27 +0000

Auf dem ShareCamp in der Microsoft Deutschland Zentrale hielt Markus Alt von DATA ONE einen Nintex Vortag und zeigte die kommende Version – Nintex Workflow 2010.

Die Portierung von SharePoint 2007 Nintex Workflows mit Nintex 2010 auf SharePoint 2010 stellt sich in der Beta noch problematisch da – der Hersteller sagt zu, dass dies zum Offiziellen Release möglich ist.

Nintex Workflow Designer, integriert sich nahtlos in die Listenstruktur, ebenso gilt dies auch für das Workflow Menü, dass nun Nintex Workflows zur Erstellung anbietet. Mit einem Click öffnet sich der Nintex Workflow Editor im SharePoint.

In der Aktions-Pane sind dann übersichtlich die Nintex Aktions-Elemente verfügbar, die per Drap und Drop implementiert werden können. Im Gegensatz zum SharePoint Designer bietet Nintex eine reichhalte Sammlung an, bis hin zur BizTalk Interaktion.

State Maschine Workflow – im Prinzip ein Sequenzieller Workflow mit Sprungmarken, nicht zu vergleichen mit dem Visual Studio State Maschine Workflow. Nachteilig ist dies nicht, da die Laufzeiten sich ebenso wie ein richtiger State Maschine Workflow anfühlen.
Verglichen mit SharePoint Designer 2010: Die Bedienung geht nicht so leicht von der Hand, durch viele Klicks gelangt der User auch zum Ziel, aber es wirkt alles sehr Star und nicht intuitiv – der User wird nicht an die Hand genommen und wird jeden einzelnen Weg immer wieder gehen müssen.

Nintex fühlt sich so an wie ein Rich Client – neben Drag & Drop sind auch Copy & Paste Aktionen möglich.

Zusammenspiel SharePoint Designer: Der SharePoint Designer 2010 kann auch Nintex Workflows öffnen. Leider sieht das im SharePoint Designer 2010 noch sehr gefährlich aus – XML Daten sind sichtbar, der Hersteller verspricht auch hier mit dem Offiziellen Release eine Nahtlose Integration.

Nintex bietet sogar die Möglichkeit im Nintex Menü unter Manage Allowed Actions die Verfügbarkeit von Aktionen zu steuern, um beispielsweise Fachabteilungen eine übersichtliche Palette bieten zu können.

Im Gegensatz zum SharePoint Designer 2010, lassen sich mit der Print Funktion auch Workflows Dokumentieren.

Ein großes Manko von beiden – dem SharePoint Designer, 2007 und Nintex 2007 – die Unfähigkeit nicht mit Inhaltstypen zusammen zu arbeiten, wurde behoben. Unscheinbar aber unverzichtbar!

Es bleibt also Spannend! Der Wettlauf -Nintex Workflow vs SharePoint Designer ist voll im Gange. Kritiker behaupten, dass Nintex sich vor dem neuen Sharepoint Designer fürchten muss – ich und viele andere Fachexperten bezweifeln das allerdings, da der SharePoint Designer in Sachen Einfachheit, intuitive Bedienung und Funktionalität einiges zu bieten hat.

SharePoint 2010 und SharePoint Foundation 2010 Release am 15.Mai – Infos aus dem ShareCamp

Ayoub Umoru — Mon, 12 Apr 2010 12:20:45 +0000

Am 10.04 und 11.04.2010 war es endlich soweit, das ShareCamp fand in der Microsoft Deutschland Zentrale statt und war ein voller Erfolg.

Bisher ist noch nicht klar, welche Features in den kostenlosen SharePoint Foundation 2010 Server wandern und welche nur im SharePoint Server 2010 verfügbar sind.

Es wird vermutet, dass die Access Services nicht teil des SharePoint Foundation 2010 sind.
Ein weiteres Gerücht ist, dass die Business Connectivity Services sehr wohl Bestandteil des Kostenlosen SharePoint Foundation 2010 Servers sein werden, was wirklich einen erheblichen Mehrwert bedeuten würde.

Komplette Demo Umgebung für SharePoint 2010 und Office 2010

Ayoub Umoru — Mon, 22 Feb 2010 15:52:15 +0000

Unter diesem Link wird eine komplette CONTOSO.COM Umgebung für Office 2010 und SharePoint 2010 Demo Zwecke bereitstellt.

Als Voraussetzung sollte man eine Windows Server 2008 R2 Installation mit aktiviertem Hyper-V vorweisen (8GB RAM und 50GB HD).

Server 1

Windows Server 2008 SP2 Standard Edition x64 – CONTOSE.COM Domäne
DNS
WINS
Microsoft SQL Server 2008 SP1 + CU2 Enterprise Edition mit Analysis, Notification, und Reporting Services
Microsoft Office Communication Server 2007 R2
Visual Studio 2010 Beta 2 Ultimate Edition
Microsoft SharePoint Server 2010 Enterprise Edition Beta 2
Microsoft Office Web Applications Beta 2
FAST Search for SharePoint 2010 Beta 2
Microsoft Project Server 2010 Beta 2
Microsoft Office 2010 Beta 2
Microsoft Office Communicator 2007 R2 Virtual machine

Server 2

Windows Server 2008 R2 Standard Evaluation Edition x64, hinzugefügt zur “CONTOSO.COM” Domäne
Microsoft Exchange Server 2010 Active directory mit 200 vorkonfigurierten Benutzern, inklusive Metadaten (Firmen Profile).

Dieser Download ist wirklich Gold wert.
Sobald ich alles ausgiebig getestet habe, werde ich hier mein Feedback veröffentlichen.

Ayoub Umoru
Umoru SharePoint Consulting

Meet Ayoub Umoru at the ShareCamp in Unterschleißheim

Ayoub Umoru — Mon, 22 Feb 2010 09:00:20 +0000

Das ShareCamp ist eine zweitägige Konferenz rund um das Thema SharePoint, das in Form eines Barcamps organisiert wird.
Es findet am 10. und 11. April 2010 (10-18/10-16 Uhr) unter dem Motto “Born2Share” in der Zentrale von Microsoft Deutschland in Unterschleißheim statt.

Neben meinem Thema Access Services, gibt es folgende Themen:

SharePoint 2010
Rapid Prototyping
Projectmanagement
PowerShell Technology
Nintex Workflow 2010
Stakeholder Management

Es wird in jedem Fall ein spannendes Wochenende.

Viele Grüße

Umoru SharePoint Consulting
Ayoub Umoru

SharePoint 2010 : Neue Möglichkeiten – Access Services

Ayoub Umoru — Wed, 27 Jan 2010 16:03:14 +0000

3 Wochen Entwicklung mit .NET oder 2 Tage Access Services und Office 2010

Zu einem der wichtigsten neuen Features des SharePoint Servers 2010 zählen die Access Services.
Access ist in jedem Fall ein Werkzeug, um RAD zu leben. In einem Bruchteil der Zeit ist eine fertige Lösung erstellt, die schnell mit SharePoint einem Breiten Kreis verfügbar gemacht werden kann.
In Abbildung 1. Sehen wir das Erstellen einer Vorlage mit Access 2010.

Abbildung 1

Es ist eine Tatsache, dass nahezu jeder Entwickler oder IT-Pro Access bisher als Notlösung oder Altlast gesehen hat. Eher mit dem Hintergrund seine Private CD Sammlung zu organisieren.
Wirkliche Projekte in Unternehmen wurden eher zufällig mit Access realisiert.

Bei einem Projekt, ergeben sich mit SharePoint 2010 für den Architekten und Entwickler mehr Möglichkeiten, die Entwicklungszeit zu reduzieren und den Fokus auf die Arbeit mit der Fachabteilung zu lenken.

Es ist tatsächlich der Fall, dass bereits eine breite Palette an Lösungen im SharePoint Umfeld beinahe ohne Code auskommen und nur noch konfiguriert werden, was ich persönlich als Vorteil sehe, da in der Regel die Software Entwickler mit SharePoint Erfahrungen rar gesät sind.

Grundsätzlich ist es wichtig dass keine “Raketen Technik” entsteht – damit meine ich intransparenten Code – wobei die Applikation sich so verhält wie sie es sollte, nur kann diese niemand warten oder erweitern, weil der Code so komplex und anfällig ist.

In Abbildung 2. Sehen wir das Umsetzen der Logik für das Abspeichern der Daten des Formulars als Datensatz.

Abbildung 2

Parameter wie Skalierbarkeit, einfache Wartung, hohe Transparenz und nahtlose in die Umgebung stehen im Vordergrund.
Natürlich kann man nahezu jeden Aspekt im SharePoint anfassen, erweitern und umbauen. Hier steht meist die Tatsache im Weg, dass die Zeit in der Lösungen umgesetzt werden sollen, uns Grenzen setzt.

Der Kunde erwartet, dass falls Fehler auftauchen, diese leicht zu finden und ebenso leicht zu beheben sind. Verläuft der Experte sich in Sonderanpassungen mit viel Code und realisiert am Ende, dass die Strategie eine falsche war, bzw. hat der Kunde anpassungswünsche, die mit dem “Eigenbau” nicht umzusetzen sind, hat man eventuell schon die ersten Vertragsstreitigkeiten zu lösen.

Als Dienstleister im SharePoint Umfeld, oder als SharePoint Spezialist ist es in jedem Fall wichtig, ein breites Fachwissen aller Microsoft Technologien zu besitzen. Eine Technologie, die hier nicht fehlen sollte, sind also die Access Services.

Viele Kunden haben die Anforderung, Daten in ein paar Dialoge einzutragen, um diese weiter zu verarbeiten.

Oftmals fließt im Erstellungsprozess der Formulare und Steuerelemente bereits mehr Zeit und Geld in das Projekt, als es die Planung vorsieht. In Abbildung 3 ist der Aktionskatalog zu sehen, mit dem sich effektiv Formulare mit Funktionalität ausstatten lassen.

Abbildung 3

Mit Access 2010 sind Formulare, Tabellen und Reports schnell erstellt.
Ebenso ist die Business Logik auch auf der Tabellen ebene integrierbar Abbildung 4. – so lösen wir uns bei unterschiedlichen Formularen vom wiederkehrenden Algorithmen.

Abbildung 4

Bedingtes Formatieren von Zahlen mit Grafiken und Verläufen ist schnell umgesetzt und der Kunde kann die Umsetzung seiner Wünsche teilweise mit begleiten.
Mit einem Klick ist die Lösung in die SharePoint 2010 Umgebung integriert – Abbildung 5.

Tabellen werden listen, Formulare bleiben Formulare und Makros werden Workflows. Es entfällt das verteilen der Access Anwendung und jeder kann diese Lösung mit dem Internet Explorer abrufen.
Alles lebt nun im Kontext der SharePoint Umgebung, mit all den Vorteilen.

Mit den Access Services blühen die Herzen aller verloren geglaubter Access Liebhaber und für diejenigen, die nun das Potenzial bzw. die Strategische Relevanz erkannt haben.

Das Jahr 2010 wird ein Jahr voller Veränderungen.

Ayoub Umoru
Umoru SharePoint Consulting – www.sharepointconsulting.de