Gestión del conocimiento (en inglés Knowledge Management) significa la transferencia de conocimiento y experiencia existente entre los miembros de una empresa, de forma que sea utilizado como un recurso disponible para el resto de la organización. En otras palabras, es todo el conjunto de actividades realizadas con el fin de utilizar, compartir y desarrollar los conocimientos de una organización y de los individuos que en ella trabajan, encaminándolos a la mejor consecución de sus objetivos.

Este concepto es una versión más evolucionada de los años 30, en donde George Elton Mayo (1) que a través de su estudio de la Planta Hawthorne, concluyó que:

“La productividad se debía a factores sociales como la moral de los empleados, la existencia de satisfactorias interrelaciones entre los miembros de un grupo de trabajo (“sentido de pertenencia”) y la eficacia de la administración: un tipo de administración capaz de comprender el comportamiento humano, especialmente el comportamiento grupal, y de favorecerlo mediante habilidades interpersonales como la motivación, la asesoría, la dirección, y la comunicación.” Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Elton_Mayo

Lo que continua, hasta la actualidad, que lo más importante en una empresa son las personas, quién marca la diferencia en la articulación de la empresa siendo el centro de la generación de conocimiento.

Actualmente todo es cambiante, nada perdura por siempre salvo, al parecer, la capacidad de aprender a aprender. Las organizaciones que realizan esta actividad de aprender se convierten en Organizaciones Inteligentes, ya que se adaptan de manera constante y fluida a los entornos cambiantes de la sociedad actual. Estas organizaciones aprenden sólo de personas que aprenden.

Las TIC son una herramienta para esta actividad de favorecer el proceso de aprendizaje, por ello antes de la aparición de Internet cada persona u organización tenía su propias herramientas de comunicación, pero existían límites como el tiempo y el medio en donde se sustentaba la información. Con la aparición de Internet el volumen de información que se generaba entró en Internet, el cual está conformado por todas las personas, es decir, volumen colectivo de información. Hemos pasado de un mundo finito desde el punto de vista de la información, ya sea limitado por el tiempo de búsqueda de la información en los ficheros de una Biblioteca o por el tiempo dedicado a leer y transcribir la información, a una realidad de un mundo de información prácticamente infinita, que crece y crece con el tiempo.

Y la otra cosa que ha hecho Internet, es que cada persona es un productor de información. El problema es “cómo” ver esa información, ante esto toma importancia la arquitectura de la información o la manera de organizar la información, como son plataformas o sistemas, dependiendo del contenido que se quiera mostrar, siempre hay una forma de presentarlo mejor. Automatizando procesos avanzados de generación y gestión de la información para permitir y facilitar el modelado de procesos para optimizar los flujos de generación, consumo y retroalimentación de conocimientos, pero el conocimiento en un momento determinado necesita la intervención humana.

Pero cabe hacer notar que el aprendizaje individual no implica un aprendizaje organizacional, pero es el primer paso y el centro para ese fin, porque como indica Peter Senge (2) las personas no son un Recurso sino que son La Organización.

En toda empresa existen tareas que se pueden considerar en imprescindibles, por ello quién las realice se convierte también en imprescindible. Y en estos casos los problemas pueden llegar a ser costosos para la marcha del negocio. Esto ocurre porque su conocimiento y experiencia no es compartido o realizado por otras personas. Lo anterior es otro importante motivo para pensar en la implantación de un Sistema de Gestión de Conocimiento.

Todo aprendizaje es una innovación, porque aportan perspectivas empresariales a las que posiblemente no se llegue desde un curso de gestión o un buen programa de master.

Una empresa no puede crear conocimiento, sino ofrecer todos los medios necesarios para generarlo y favorecerlo.

Para acceder a la información desde un contexto que no es el original, normalmente es necesario utilizar programas de coste elevado y diseñados por encargo. Como resultado, los datos no son rentables. Pero el conocimiento de la empresa está también en los datos no estructurados como son los documentos de Microsoft Word, las presentaciones Microsoft PowerPoint, los e-mails y las hojas de cálculo Excel que almacenan el trabajo y los pensamientos de los empleados de una empresa. Según algunos cálculos, representan el 80% de los recursos relativos al conocimiento de una empresa”.

(1) George Elton Mayo (1880-1949), psicólogo, sociólogo y teórico de la organización empresarial de origen australiano.

(2) Peter M. Senge (1947). Se graduó en ingeniería de la Universidad de Stanford, Masters en Social Systems Modeling en MIT. PHD en Management. Director del centro para el Aprendizaje Organizacional del MIT. Escribió el libro The Fifth Discipline donde desarrolla la noción de organización como un sistema (desde el punto de vista de la Teoría General de Sistemas), en el cual expone un dramático cambio de mentalidad profesional.

Las bases de datos pueden ser relacionales, esto se puede ver por varias características que se verán a continuación:

• Los datos se almacenan en tablas de 2 dimensiones o cuadrículas bidimensionales, en los software de Hojas de Cálculos, como son OpenOfficeCalc o Excel, en las bases de datos los Campos son las conocidas Columnas y los Registros son las comunes Filas;
• Poseen Clave Principal todos los Registros de una base de datos, esto es exclusivo dentro de la base. El cual se ocupa para ordenar la base;
• En una Base de Datos está compuesto de un conjunto de datos lógicamente ordenados, de esta forma existe un orden y relación entre ellos. Por ejemplo una Tabla puede tener los datos personales de los funcionarios de la empresa, otra tabla con los datos de los clientes y límite de crédito de venta, pero jamás estarán los límites de créditos conectados con los datos de los funcionarios; y
• La vinculación entre tablas que poseen distintos datos se requieren relacionarlos a través de algún campo idéntico entre ellos.

A continuación podrá visualmente ver un ejemplo de Relaciones entre Tablas.

Esta imagen es de la Base de Datos de ejemplo del programa, el cual se instala junto a Access 2003.

Diseño de Bases de Datos

Lo más importante de una Base de Datos es la estructura o diseño de esta, y por ello es muy importante dedicar el tiempo adecuado para planificar como funcionará, esto implica una inversión que entregará beneficios a futuro por utilizar sin inconvenientes lo realizado, sin tener que rehacer todo o parte por errores de estructura.
Para poder realizar esta labor, se debe cumplir las siguientes directrices:

1. Tener datos óptimos para una buena calidad de información, es decir, tener datos útiles y no llenarse de elementos que no serán de provecho al momento de trabajar la Base de Datos;
2. Evitar ingresar los mismos datos en más de una tabla, para ello se deben utilizar relaciones o vincular para ingresar en un sector y en otros usarlos; y
3. Que tenga lógica, que al sólo ver el diseño se entienda para poder realizar cualquier trabajo de consulta o modificación de datos como también de toda la Base de Datos.

Como se indicaba anteriormente, lo básico es construir Tablas de Datos, los cuales están compuestos de Campos de Datos o columnas que agrupa un Tipo de Datos, que pueden ser numéricos o combinatoria de letras y números, como pueden ser la cantidad de compra de un producto o dirección de un cliente. Lo que da vida a los Campos de Datos son los registros o Filas, que está compuesto de distintos valores para todos los Campos que posee la Tabla.

Otro aspecto importante es definir la Llave o Clave Principal para distinguir cada Registro, en el caso de una Tabla de Clientes puede ser Rol Único Tributario o RUT (para el caso de Chile) el cual no puede repetirse por ser único, como también una Clave Principal del tipo Auto numérico que aumenta en la medida que se ingresan registros.

Existen dos aspectos básicos y que son utilizados sin mayor diferencia, esto es DATO e INFORMACIÓN.

La información está compuesta de un conjunto de datos, que se encuentran organizados para poder tomar decisiones. Veamos un ejemplo:

Ejemplo de conjunto de Datos

Como puede ver, es una pequeña tabla que se puede hacer en una hoja de cálculo, pudiendo tener más filas o columnas. Tiene datos de Peso, Categoría y Envase. Pero no se puede tomar decisiones de algún tipo, como cual ítem es de mayor cantidad, etc.

Para poder obtener información se debiera organizar de alguna forma estos datos, como por ejemplo contar que ítem es de mayor venta dentro del mes pasado, de esta forma se puede tomar la decisión de que producto se debe mantener un stock mayor ante la mayor demanda.

Obtener información

Para convertir un conjunto de datos en Información, se requiere ordenarlos de forma que se pueda obtener utilidad o provecho. Lo anterior sólo se obtiene según lo establezca Ud., el programa no lo hace por sí solo.

La primera labor, y la más importante, es estructurar la base de datos para poder obtener la mayor utilidad de información de la forma más eficiente, sin pérdida de tiempo con datos inútiles que entorpezcan al analizar los datos.

De importancia para cualquier Organización es el Mejoramiento Continuo, en Proyectos podemos decir que es un ciclo interminable de:

1. Objetivos estratégicos de la Organización
2. Administración de Proyectos
3. Conocimiento relacionado con la Administración de Proyectos

Silbasan parte de una idea nacida durante la época universitaria mientras realizábamos el ramo de Ingeniería de Sotfware. La finalidad era realizar publicaciones en un blog de las actualizaciones del trabajo realizado, y estar en linea con el profesor y los alumnos para obtener las opiniones de todos quienes quisiesen participar.

Cuando quisimos darlo de baja, nos percatamos que sin darle preocupación habíamos obtenido varias visitas después de terminado el curso.

Esta Blog tiene como propósito dar a conocer y enseñar las diferentes formas de manejar y aplicar herramientas TIC’s para la toma de decisiones y manejo empresarial desde el lado Informático.