Sistem Terintegrasi

Kenapa kita membutuhkan Balanced Scorecard ?

2009-04-03T11:25:00.006+07:00

Dahulu sebelum ada Balanced Scorecard , untuk mengukur kinerja suatu organisasi digunakan laporan keuangan yang biasanya dikeluarkan diawal bulan berikutnya. Kita hanya dapat melihat kinerja organisasi dari perspektif finansial dan yang pasti sudah lewat bulan . Hal ini agak sulit melihat secara detail apa yang sebenarnya terjadi di dalam organisasi tersebut. Selain itu akan sulit melakukan tindakan pencegahan karena kita tidak mempunyai alat kontrol dan monitor . Masih ada beberapa pertanyaan lagi seperti :

1 . Apakah masing – masing bagian dari organisasi sudah memahami strategi organisasi dan perannya ?
2. Apakah masing – masing bagian dari organisasi sudah melaksanakan proses bisnis yang efektif ?
3 . Apakah masing – masing bagian dari organisasi sudah melakukan kontrol terhadap proses bisnisnya ?
4. Apakah masing – masing bagian dari organisasi sudah melakukan yang terbaik terhadap pelanggan ?
5. Apakah masing –masing bagian dari organisasi sudah mengembangkan potensi dan meningkatkan kompetensi bagiannya ?
Dan masih banyak lagi . Bagaimana cara menjawabnya ?

Pada tahun 1992 , Robert S Kaplan dan David P. Norton mengemukakan konsep Balanced Scorecard di majalah Harvard Business Review. Konsep ini melihat suatu organisasi dalam empat perspektif yaitu dari perspektif finansial , perspektif proses internal, perspektif learning & growth dan perspektif pelanggan. Perspektif finansial untuk melihat apa yang dapat kita lakukan dari sisi finansial untuk organisasi yang lebih baik. Perspektif proses internal yaitu untuk melihat proses bisnis seperti apa yang dapat kita berikan untuk organisasi yang lebih baik. Perspektif learning & growth yaitu apa yang dapat dilakukan dengan kemampuan kita melakukan perubahan dan perbaikan untuk mencapai tujuan organisasi. Perspektif pelanggan yaitu apa yang dapat kita lakukan untuk pelanggan kita untuk mencapai tujuan organisasi.
Dengan adanya perspektif – perspektif ini organisasi dapat lebih fokus dan mengontrol dan memonitor operasional atau activity sehari – hari sehinggga pencapaian target atau tujuan organisasi diharapkan dapat dikendalikan.

Lean Culture

2009-03-23T12:33:00.007+07:00

Untuk menjadi suatu organisasi yang 'good' ( jadi good dulu ..great nya nanti) salah satu contoh di manufaktur kita melakukan inisiatif lean manufacturing. Lean Manufacturing sendiri intinya adalah melakukan optimasi proses yang berhubungan dengan produksi. Tapi sebenarnya dibelakangnya lagi diharapkan menjadi suatu budaya 'lean' didalam organisasi. Budaya 'lean' didalamnya ada disiplin , kebiasaan setiap hari dan alat bantu pendukung seperti prosedur pelaksanaan. Budaya 'lean' tumbuh dengan berlatih dan latihan tersebut akhirnya diharapkan menjadi 'habit' atau kebiasaan yang akhirnya menjadi cara berpikir atau mindset kita dalam bertindak. Tapi kita juga jangan hanya fokus atau final di membangun budaya saja tapi sebenarnya yang penting adalah prosesnya yaitu bagaimana kita bertindak, bagaimana kebiasaan dan penerapan kita , apakah kita berani berubah . Memang untuk melakukan seperti diatas cukup berat , butuh kesabaran dan butuh waktu untuk mendapatkan hasilnya. Jadi awalnya yang harus disadari dengan melihat sisi positif melakukan inisiatif lean adalah sebenarnya merubah cara berpikir kita

Jadi Bagaimana Proses Flow Demand Management ?

2009-03-23T07:21:00.010+07:00

Sering kali terjadi diantara forecaster dan supply planner mengalami ketidak cocokan dimana si supply planner kurang yakin atas demand plan yang dibuat forecaster. Dimana dari sisi supply planner merasa demand plan yang dibuat forecaster selalu tidak benar dan dari sisi forecaster menyatakan bahwa hasil demand plan yang dibuat merasa sudah benar dengan alasan sudah sesuai dengan keinginan pelanggan dimana dari pihak marketing dan sales sudah menyatakan bahwa angka yang didapat adalah benar - benar pelanggan akan beli.
Peristiwa diatas adalah suatu proses demand management yang mungkin awalnya menjadi suatu kejadian biasa. Tapi kalau dilihat secara tidak langsung akan berhubungan dengan banyak pihak seperti secara finansial ada pembelian besar- besaran sehingga dapat menggangu cashlfow. Secara Inventory akan banyak barang menumpuk malah akhirnya ada permintaan perluasan area gudang karena kapasitas daya tampungnya sudah tidak mencukupi. dan banyak lagi ( lihat pembahasan sebelumnya).
Menurut seorang pakar planning dan control bernama Oliver Wight menyatakan bahwa proses demand management melalui beberapa tahapan yaitu tahap 1 demand planning, tahap 2 communicating demand, tahap 3 influencing demand , tahap 4 Prioritizing Demand dan kembali ke tahap 1 kembali.
Tahap 1 planning demand
proses membuat demand plan.
Tahap 2 communicating demand
proses mengkomunikasikan demand planning dengan bagian supply dan finance.
Tahap 3 influencing demand
disini seharusnya berhubungan dengan aktifitas dari bagian marketing dan sales seperti taktik dari penjualan, product positioning , pricing , promosi dan lain - lain.
Tahap 4 Prioritizing Demand
proses melakukan pengaturan Customer Order dengan ketersediaan produk dengan melihat prioritas.
Kembali ke tahap 1 lagi untuk melakukan review dan adjustment demand plan apabila perlu.
Apakah sudah melakukan proses diatas ?

Peran forecast dalam pembuatan demand plan

2009-03-06T13:02:00.012+07:00

Forecasting adalah salah satu aktifitas dalam pembuatan demand plan. Forecast sendiri berarti meramal atau melihat kedepan. Sekarang apa bedanya Forecast dan Plan. Forecast sangat tidak dapat dikontrol dan sangat tidak akurat sedangkan Plan adalah aktifitas merencanakan aktifitas kedepan dimana ada seseorang atau bagian yang menentukan dan mengontrol aktifitas yang akan terjadi. Jadi apakah kita perlu melakukan forecast ? Tetap perlu dan hanya dapat digunakan sebagai langkah awal untuk melihat trend. Untuk membuat forecast dapat menggunakan model statistik seperti time series dengan menggunakan data sales lalu. Hasil data statistik dapat dijadikan bahan analisa awal, seperti mencari alasan dari data yang lalu dengan melihat titik puncak dan titik bawah dimana kita dapat melihat sebenarnya apa yang terjadi pada waktu itu , dan apakah akan terjadi lagi di kemudian hari, kemudian kita dapat melihat trend kedepan seperti apa , tapi ini semua tidak dapat digunakan langsung sebagai acuan dalam pembuatan demand plan tetap diperlukan pertimbangan banyak faktor .

Apa yang akan terjadi apabila dalam penyusunan dan pengelolaan demand dengan tidak efektif ?

2009-02-25T09:53:00.005+07:00

Saya coba mengulas apa yang akan terjadi apabila dalam penyusunan dan pengelolaan demand dengan tidak efektif. Ada beberapa akibat diantaranya :
1. Apabila ada beberapa order pelanggan tidak dapat dipenuhi akibatnya pelayanan ke pelanggan dalam hal ini pemenuhan kebutuhan tidak terpenuhi akibat berikutnya ada dua yaitu pendapatan akan tertunda atau lebih jeleknya akan rugi krn tidak ada pendapatan sama sekali karena batal.Akhirnya akan mengurangi profit .
2. Ternyata banyak order pelanggan dengan produk berbeda dengan apa yang telah direncanakan. Akibatnya kita harus merubah prioritas produksi sebagai contoh dalam hal pemesanan material akan terjadi perubahan , akibatnya akan timbul biaya baru diluar rencana akibatnya akan mengurangi rencana profit.
3. Ternyata banyak order pelanggan lebih kecil dari apa yang telah direncanakan. Akibat nya akan terjadi penumpukan inventory dimana akan menimbukan biaya yang akhirnya mengurangi profit. Selain itu sebagai contoh lain apabila produk makanan, masa kadaluarsa akan semakin dekat atau untuk produk seperti pakaian akan ‘Out of Date’ apabila menumpuk di gudang.
4. Akibat lain dari point 3 , dalam hal ini menyangkut kapasitas efektif produksi , sebagai contoh untuk memproduksi produk A akan lebih effektif apabila dapat menghasilkan 1000 buah , apabila kurang dari 1000 buah secara produksi akan tidak efisien. Akibatnya akan mengurangi profit lagi.

Demand Management

2009-02-15T11:56:00.009+07:00

Demand Management adalah suatu fungsi untuk mengetahui semua kebutuhan produk atau jasa dari pelanggan. Proses demand management termasuk didalamnya melakukan aktifitas apa saja yang dibutuhkan agar kebutuhan yang akan direncanakan dapat terealisasi dan memprioritaskan kebutuhan apabila terjadi kekurangan supply baik material maupun sumberdaya . Demand Management terdiri dari 2 bagian yaitu :

Demand Planning

Demand Control dan Execution

Demand Planning sendiri didalamnya ada forecasting, hubungan pelanggan dengan rencana kebutuhannya , perencanaan produk atau jasa baru dan inventorinya , strategi kapasitas. Kualitas informasi hasil rencana kebutuhan produk dan jasa yang paling utama dimana dalam prosesnya harus dapat didefinisikan dan dapat disanggupi dalam satuan waktu dan dalam proses reviewnya nanti dapat dipertanggung jawabkan. Beberapa perusahaan memerlukan satu orang khusus untuk menangani hal ini dan biasanya disebut demand koordinator yang mempunyai tugas utama yaitu melakukan fasilitasi atau koordinasi pembuatan rencana kebutuhan produk atau jasa . Dalam tugasnya harus ada secara formal review bulanan untuk selalu meng update kesesuaian rencana kebutuhan produk atau jasa yang telah dibuat.

Demand Control dan Execution sendiri didalamnya ada order fulfilment , safety stock,buffer management dan ini akan dibahas lebih lanjut.

Apakah proses Continuous Improvement diawali dari solusi IT ?

2009-02-08T20:18:00.008+07:00

Judul diatas adalah pertanyaan yang sering sekali dikemukakan kepada saya . Saya coba mencari beberapa alasan untuk menjawab apakah proses continuous improvement harus diawali dengan solusi IT. Ada tiga alasan yang mendasar .
Alasan 1
Solusi otomatisasi IT akan cenderung menutupi hubungan sebab dan akibat dari pengguna dan proses. Yg mana akan mengurangi kemampuan mereka melakukan problem solving dan membatasi keterlibatan dalam proses tersebut. Dalam arti kata disini tidak ada awal pembelajaran.
Alasan 2
Otomatisasi IT proses sebelum dilakukan analisis dan penyederhanaaan proses yang benar akan berakibat selalu berkutat di proses yang salah atau yang itu – itu saja.
Alasan 3
Solusi otomatisasi IT biasanya membutuhkan waktu yang jelas untuk perencanaan dan pelaksanaan. Diperlukan suatu pendekatan bertahap untuk melakukan continuous improvement dimana akan terjadi eksperimen dan penyesuaian proses. Padahal dalam project IT, requirement user harus didefinisikan dan disepakati di awal project dan tidak boleh melakukan perubahan lagi krn perubahan requirement berarti perubahan cost project .
Jadi apakah anda akan tetap akan mengawali continuous improvement dengan solusi IT ?

Bagaimana belanja IT tahun 2009 ?

2008-12-28T16:38:00.006+07:00

Krisis ekonnomi saat ini sedang melanda hampir diseluruh belahan dunia. Banyak perusahaan sudah melakukan pengurangan anggaran belanja untuk tahun 2009. Menurut penelitian perusahaan Gartner pertumbuhan belanja IT total di seluruh dunia untuk tahun 2009 hanya akan naik sebesar 2.3 % ( revisi pada bulan agustus 2008 diproyeksikan sebesar 5.8 %) dari tahun tahun 2008. sektor yang paling terpukul adalah hardware kemudian diikuti IT Services sedangkan untuk software tumbuh 8.6 % ( sumber MIS ASIA).
Tapi apabila dilihat secara regional , menurut penelitian perusahaan Springboard untuk asia pasifik akan tumbuh 7.1 % ( diluar jepang) turun dibanding tahun 2008 tumbuh 10.2 % ( sumber Businessweek )
Bagaimana dengan Indonesia ? Menurut penelitian dari Springboard , belanja IT di Indonesia secara total relatif masih aman dari pengurangan belanja IT dikarenakan belanja IT di Indonesia secara prosentasi tidak besar dan didukung dengan kondisi ekonomi indonesia masih relatif aman karena pasar domestik masih besar.
Dan pertanyaan berikut , bagaimana dengan perusahaan tempat anda bekerja ?

Apakah ERP perlu diupgrade ?

2008-12-02T13:58:00.001+07:00

Judul diatas adalah pertanyaan yang sering dihadapkan ke pengguna dimana vendor dari aplikasi memberikan info bahwa sudah ada release terbaru atau patch. Ada beberapa pembuat aplikasi rajin sekali mengeluarkan patch atau release sehingga kadang kita yang tidak rajin monitor perkembangan aplikasi akan tertinggal jauh.
Sederhananya kita dapat mengajukan beberapa pertanyaan .

apakah aplikasi yang dipakai saat ini sudah sesuai dengan keinginan kita ?

apakah dengan release atau patch saat ini masih disupport vendor ?

apakah kita perlu melakukan improvement bisnis maupun teknis seperti yang ditawarkan direlease terbaru ?

yang terakhir dan ini juga merupakan kata kunci , apakah ada budget untuk melakukan upgrade ?

Dengan menjawab pertanyaan diatas secara komprehensif maka kita dapat menyimpulkan apakah perlu diupgrade ?

Tren ERP kedepan

2008-06-25T10:52:00.009+07:00

ERP ( Enterprise Resource Planning) sudah menjadi bagian penting dalam perusahaan yg terus berkembang , seolah - olah menjadi jantung dari sistem operasional perusahaan . Dengan perkembangan bisnis suatu perusahaan akan memberikan dampak terhadap aplikasi / sistem yang digunakan, sehingga ada satu alasan yang menyatakan aplikasi ERP A sudah tidak sejalan dengan perkembangan perusahaan sehingga harus diganti dan masih banyak alasan lain yang sehingga aplikasi ERP harus diganti. Terlepas dari alasan - alasan tersebut saya coba mencari tren ERP kedepan yg dibutuhkan pengguna. Ada empat tren yaitu pertama mendalam dan mepunyai proses yang sesuai dengan era globalisasi sebagai contoh dapat mendukung inisiatif dari supply chain, SOX dll , kedua mendalam dan sesuai dengan proses industri dimana mempunyai lebih 'insight' dan kontrol, ketiga keunggulan dalam teknologi dan biaya (TCO) , keempat kemudahan konsolidasi dimana era merger dan akuisisi sudah menjadi tren. Jadi keempat alasan diatas dapat digunakan untuk memilih aplikasi ERP mana yang akan dipakai. Tapi ini hanya melihat dari sisi aplikasi saja masih banyak aspek yg harus dilihat dalam memilih ERP sepeti kesiapan perusahaan dan lain - lain.

Apa yang membuat anda bahagia dalam hidup ini ?

2008-06-20T08:15:00.013+07:00

Pernah suatu diskusi dengan teman - teman dan saya coba lontarkan pertanyaan mengenai "Apa yg membuat bahagia dalam hidup ini ?" . Ada yg mengatakan , bahagia kalau saya dapat kerjaan yg cocok dengan hati , ada lagi yg mengatakan apabila saya mendapatkan hadiah mobil lexus dari BCA dan banyak lagi alasan. Yang sering kita rasakan bahagia itu seperti hal yg akan dituju , yang dicita- citakan, yang diidolakan . Berarti kalau begitu kita semua seperti tidak bahagia saat ini ya krn apabila belum tercapai. Atau kalau sudah tercapai apakah berarti akan bahagia terus .......? atau kalau sudah tercapai bahagia itu akan usang dan akan mencari atau mengejar calon bahagia - bahagia. Apakah bahagia perlu dikejar ? Bahagia itu bisa dikenali dengan dirasakan , diresapi , dimaknakan dan kadang susah diungkapkan secara jelas dalam suatu kalimat . Orang akan selalu bahagia hidupnya apabila selalu bersyukur atas apa yg sekarang dapatkan dan berpasrah diri atas kehidupan yg dijalani. Apa sih yg kita dapatkan sehari - hari ? Ini ada beberapa contoh kejadian yg kadang kita lupakan, seperti setiap hari bisa bangun pagi dengan keadaan sehat dan segar, merayakan ulang tahun, mendapatkan pasangan hidup, dapat berkarya / bekerja yg kadang tidak sesuai tapi hasil karya kita dapat membantu orang orang didekat kita, dapat pergi ke sekolah , dapat menolong orang dari kesusahan, mempunyai teman . Contoh - contoh ini seperti contoh - contoh bahagia yg kecil , tapi apabila kita rasakan dan lakukan tiap hari dengan positif akan menjadi kebahagiaan tersendiri . Ibarat seperti tangga dimana kita akan menaiki jenjang yg tinggi kita harus melalui anak tangga - anak tangga. Apa jadinya kalau anak tangganya terlalu tinggi ...???

6 business process utama di ERP

2007-02-23T15:05:00.000+07:00

Menurut Michael D dan Robert J. Vokura , business process di ERP terdiri dari 6 bagian besar yaitu quote to cash, procure to pay, plan to perform, manufacturing operations, product life cycle dan financial management. Secara ilustrasi dapat dilihat gambar di atas.

Quote to cash :
Dimulai dari identifikasi pelanggan yang qualified dimana pelanggan tersebut membutuhkan produk /jasa yang di hasilkan sampai penerimaan pembayaran dari pelanggan tersebut.
Procure to pay:

Dimulai dari order pemesanan ke supplier/vendor sampai pembayaran ke supplier/vendor

Plan to perfom:

Didalamnya terdapat demand forecast, material plannning, capacity planning dan distribution planning. Kalau dilihat dari ilustrasi diatas proses ini meliputi kelima proses lainnya karena dalam proses planning dibutuhkan informasi laiinya seperti salah satu contoh untuk merencanakan demand forecast sangat dibutuhkan data inventory yang ada.
Manufacturing operations:

Dimulai dengan menerima pesanan (order) dari pelanggan sampai produk/jasa dikirim ke pelanggan. Ada tiga tipe proses di manufaktur yaitu : discrete, lot-based dan flow (process)
Product life cycle:

Didalamnya mengatur dari konsep produk / jasa sampai sudah tidak di produksi (obsolete) dan juga terdapat informasi produk/jasa revisi,upgrade . Jadi intinya disini terdapat semua informasi produk / jasa.

Financial management:

Didalamnya ada AR, AP , General Ledger ,Fixed Asset dan standar pelaporan keuangan.

Apa bedanya process improvement, redesign dan re-engineering ?

2007-02-22T13:35:00.000+07:00

Sebelum berbicara perbedaan sebaiknya dicari persamaannya. Inti persamaan dari ketiga istilah diatas adalah suatu proses perbaikan dari proses bisnis dikarenakan ada suatu perkembangan kebutuhan dari pelanggan(customer). Menurut John MacDonald (lihat gambar diatas) dari majalah TQM Magazine , salah satu perbedaan mencolok adalah tingkat perubahan dan
hasil yang dicapainya.

Proses Improvement :
Contoh dari golongan ini yaitu TQM, kaizen dan continuous improvement dimana menekankan pada perbaikan proses yang sudah ada, tidak terlalu besar dan didalam lingkup fungsional. Metode ini sangat ampuh untuk memperbaiki budaya kerja dan dapat cepat dilihat hasilnya sehingga dapat mendorong motivasi.

Process Redesign:
Menekankan perbaikan proses disuatu fungsi besar dimana sangat berhubungan dengan banyak department. Sebagai salah satu contoh process redesign dari fungsi financial dimana terdapat tiga sub fungsi yaitu AR, AP dan General Ledger . Ketiga sub fungsi ini sangat behubungan dari satu departemen dengan departemen lainya seperti bagian purchasing, finance, QC, warehouse seperti pada kasus pembelian bahan baku.

Business process re-engineering:
Menurut Michael Hammer dan James Champy dalam bukunya Re-engineering the Corporation menyatakan " Suatu pemikiran mendasar dan redesign secara radikal dari proses bisnis untuk mencapai perbaikan yang dramatis dalam ukuran kinerja sesuai dgn keadaan masa kini dan masa datang seperti biaya, kualiatas, service dan kecepatan". Proses disini bukan suatu langkah kecil tapi lompatan besar sebagai contoh perbaikan product development cycles mencapai 50 %, Order to delivery time dari satu bulan menjadi satu hari .

Jadi sekarang tinggal memilih yang mana ya ?

Business Process Life Cycle

2007-01-28T10:36:00.000+07:00

Kelanjutan dari bahasan apakah business process perlu di kelola ? Sekarang akan timbul lagi pertanyaan sebenarnya apa yang dikerjakan dalam business process life cycle ? Sudah banyak penelitian mengenai business process life cycle . Salah satunya model yang dikembangkan Victor Portougal dan David Sundaram dimana mereka menbagi 3 tahap yaitu diawali execution of process in real world , tahap ke dua adalah descriptive modeling ( as - is) dan tahap ketiga adalah prescriptive modeling ( lihat gambar di bawah). Tahap pertama menjadi tahap kedua dilakukan proses identifikasi dimana tugasnya adalah proses mendefinisikan seperti apa proses yang ada. Dan dari tahap kedua menjadi tahap ketiga akan melalui proses analisa dan improvement . Kemudian setelah model bisnis di buat maka di kembalikan lagi ke real world, dimana akan ada proses implementasi. Tahapan ini akan berputar terus menerus sampai business process semakin efisien dan efektif sehingga menjadikan organisasi yang kompetitif.

Apakah business process perlu dikelola ?

2007-01-24T09:43:00.000+07:00

Apakah business process perlu dikelola ? ....Pertanyaan ini cukup sederhana tapi jawabannya akan mempengaruhi kinerja dari suatu organisasi. Organisasi yang berkembang akan sangat dimungkinkan terjadi perubahan business process. Perubahan organisasi dipengaruhi dua faktor utama. Faktor pertama adalah internal, faktor ini biasanya merupakan tantangan dari CEO untuk menjawab pertanyaan , Apakah kinerja kita sudah optimal ? Apakah kinerja kita sudah efisien ? Sedangkan faktor kedua adalah eksternal dan ini merupakan tantangan dari pasar dimana bagaimana perusahaan lebih kompetitif . Karena kita tidak bisa menghindari dari semua itu maka sangat penting dalam perusahaan ada pengelolaan bisnis proses yang baik. Ada beberapa perusahaan melakukan continuous improvement tahunan tapi ini sifatnya lebih cenderung per departmen. Tapi apakah kita dapat melihat secara keseluruhan dan dapatkah kita dapat melakukan simulasi secara keseluruhan ? Jawabannya bisa - bisa aja, tapi butuh usaha yang banyak. Sudah banyak teknik untuk menjawab ini, salah satu contoh nya adalah Business Process Management dimana merupakan salah satu metodologi pengelolaan proses bisnis .Sekarang juga sudah banyak aplikasi (software) yang dapat membantu kita dalam mengelola ini. Tapi sekarang ada pertanyaan lagi , apakah dengan mengimplementasikan aplikasi BPM sudah dapat memberikan solusi ? Jawabnya belum tentu. Business Process adalah salah satunya merupakan cara kerja , budaya dari organisasi , maka sangat diperlukan adalah komitmen dari BOD dan semua individu di organisasi dalam pengelolaan bisnis dengan tujuan yang di sepakati. Jadi kesimpulan adalah dalam pengelolalan bisnis di perlukan komitmen dari kita semua yang ada di organisasi sesuai kesepakatan mau kemana organisasi di bawa salah satu nya tertuang di strategi bisnis .

Tips Berbelanja IT

2007-01-15T10:21:00.002+07:00

Berbelanja sangat menyenangkan . Beberapa orang yang mempunyai kegemaran belanja. Salah satu alasan senang berbelanja karena dapat menghilangkan stress, agar selalu update dengan mode, atau malah dapat menaikan gengsi . Tapi untuk alasan - alasan diatas tidak disarankan untuk berbelanja dalam hal IT . Ada beberapa tips untuk berbelanja IT , apalagi proyek yang akan di laksanakan adalah cukup besar, sulit. Saya coba menjelaskan tips belanja yang perlu di pertimbangkan dengan proyek yang besar sbb:

Project yang besar maka mempunyai resiko yang besar juga . Kegagalan sangat mudah kita buat tapi sukses tidak mudah dicapai , khususnya dengan proyek yang besar atau sulit. Untuk sukses, perusahaan harus mempunyai tujuan realisitis, bisnis yang rasional dalam hal ini bisnis yang akan di implementasikan dan ketekunan
Project Management sangat penting dan utama dalam proyek yang besar. Project management betugas mengatur sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan dengan biaya dan waktu yang telah disepakati.
Referensi, perusahaan perlu mendapatkan referensi perusahaan lain yang telah di diimplementasikan oleh vendor tersebut. Perusahaan yang di referensi diusahakan mempunyai karakteristik yang sama tapi kalau tidak sama maka dapat dipelajari lebih jauh. Hal ini untuk mengurangi resiko dikemudian hari.
Metode pembayaran diharapkan tidak dilakukan sekaligus , tapi dilakukan dengan tahapan - tahapan penyelesaian proyek yang telah di sepakati . Dengan demikian kita dapat mengontrol progress vs biaya yang dikeluarkan.
Perusahaan harus tahu berapa biaya awal yang akan dibebani dan harus dapat memperkirakan biaya yang akan terjadi dikemudian hari. Yakinkan bahwa proyek tersebut akan tetap sesuai dengan bisnis dan ada keuntungan untuk perusahaan .
Proyek yang besar sebaik nya di lakukan oleh orang - orang yang sudah berpengalaman dalam menangani proyek yang sejenis. Cobalah lebih realistis dalam memilih orang yang akan memimpin proyek.

Apakah business process ?

2007-01-12T10:21:00.000+07:00

Apakah business process ? Kalau kita search di google maka akan diketemukan banyak definisinya , tapi saya akan coba menggunakan definisi menurut Sharp dan McDermott ( 2001) , Definisi business process adalah " a collection of interelated work task, initiated in response to an event that achieves a specific result for the customer of process". Saya mencoba menjabarkan dari potongan - potongan kalimat diatas

achieves a specific result :
- hasil proses bisa berupa barang atau jasa.
- hasil proses dapat di indentifikasikan dan di hitung

for the customer of process :
- setiap proses ditujukan untuk kebutuhan customer , customer disini dari internal atau external organisasi.
- customer dapat berinteraksi dengan proses.

initiated in response to an event :
- setiap proses dimulai dari suatu transaksi atau kejadian.
- dan proses memberikan hasil dengan apa yang di minta dari kejadian atau transaksi.

work task :
-proses adalah sekumpulan tugas/ pekerjaan yang jelas dilakukan oleh satu atau banyak pelaku ( manusia , organisasi, mesin dll)
-proses mempunyai ciri sebagai sekumpulan tugas / pekerjaan yang teratur .

a collection of interelated
- langkah proses tidak selalu berurutan tapi bisa paralel dan saling berhubungan.
- setiap langkah proses bisa berhubungan dengan satu atau lebih object bisnis atau tugas / pekerjaan

Apakah organisasi sebagai sebuah sistem ?

2007-01-09T08:03:00.000+07:00

Definisi yang sederhana dari organisasi adalah suatu kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan merupakan hasil yang berupa barang , jasa , uang, pengetahuan dan lain - lain . Tujuan disini dapat juga di definiskan sebagai output dan untuk menjadi output di perlukan input . Input dapat berupa raw material, sumber daya manusia, uang , informasi dan lain - lain. Sistem sendiri dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi (wikipedia) . Di dalam organisasi terjadi konversi dari input menjadi output dan di perlukan banyak proses yang saling berhubungan dari fungsi - fungsi struktural yang ada sebagai contoh RND , Produksi, Accounting, Marketing , IT dan lain -lain. Proses berjalan sampai menjadi output dan akan di dapat data yang di hasilkan selama berjalan .Diharapkan data dapat diolah menjadi informasi dan di kembalikan kembali ke setiap fungsi departmen dimana akan di gunakan untuk mengukur kinerja, kontrol dan untuk pendukung dari pengambilan keputusan. Ratusan atau ribuan proses ini saling berhubungan dan bekerja sama dapat kita namakan dengan istilah business process . Business process akan berkembang terus sejalan dengan berkembangnya organisasi.

Agenda IT di Tahun 2007

2007-01-02T07:38:00.000+07:00

Tahun Baru , bagi kita semua biasanya sudah mempunyai agenda apa yang harus di kerjakan. dan setiap perusahaan melakukan perencanaan dan di tuangkan dalam budget. Budget di approve kemudian dimulai lah the 'real action' . Saya coba cari informasi dari berbagai sumber dari internet dan kebetulan sekali saya bekerja di area manufaktur maka di dapat 10 agenda teratas IT di tahun 2007 di area manufaktur adalah sbb:

Mengsinkronkan IT dengan strategi bisnis, dapat didefinisikan semua aktifitas IT harus sesuai dengan kebutuhan bisnis dan strategi bisnis . IT juga dituntut agar lebih fleksibel untuk menjawab tantangan, perubahan dan problem yang mereka hadapi. Salah satu tindakan yang dapat dilakukan dalam sinkronisasi adalah melihat kembali apa yang telah dilakukan, sederhanakan, lakukan kembali yang sebenar nya di level IT dan ini dilakukan secara bersama sama dengan departemen lain sebagai nara sumber nya.
Business Intelligence Systems, di era informasi ini sudah sangat di butuhkan informasi yang tepat, cepat, dan berharga sebagai pengungkit kinerja perusahaan untuk menjadi perusahaan yang bersaing di era globalisasi.
Mobile Systems, implementasinya disesuaikan dengan kebutuhan , salah satu contoh penggunaan PDA untuk sales di lapangan dimana dapat dengan cepat informasi stok secara tepat,cepat dan akurat sehingga membantu salesman dalam mengambil keputusan.
Security Systems, di bidang manufaktur masalah security systems sering kurang di perhatikan dikarenakan tidak adanya peraturan resmi yang mengharuskan ada dalam menjalankan usaha di bidang manufaktur , sedangkan kalau kita melihat di bidang perbankan masalah security systems merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi . Tapi sebaik nya kita jangan hanya menunggu kejadian tapi tindakan pencegahan. Pencegahan dilakukan pada titik - titik yang kritis saja (minimal ada ).
Support sistem yang lebih baik terhadap kebutuhan - kebutuhan untuk meneningkatkan kinerja perusahaan dan apabila dalam bidang usaha manufakturing maka lihat bagaimana meningkatkan produktifitas dan lean .
Developing / Integrating ERP yang sudah ada & Legacy systems untuk menemukan atau menghubungkan apa yang di butuhkan untuk kelancaran bisnis perusahaan .
Improving Sales / Production Forecasting, perbaikan sales dan production forecasting agar demand dan supply seimbang. Biasanya diawali dengan pembenahan bisnis proses dan harus bekerja sama dengan departement yang terkait yaitu sales & produksi sehingga dari kedua nya dapat mencapai kinerja yang optimum setelah itu lihat kembali aplikasi forecast yang sudah ada kemudian optimasikan.
Manufacturing Execution Systems. integrasi MES dengan ERP akan memberikan informasi yang dapat digunakan sebagai contoh cost reduction
APS System, Advance Planning and Scheduling sebenar nya bukan hal yang baru tapi menjadi issue dimana di beberapa ERP system module APS system terpisah. APS sendiri berfungsi untuk menghasilkan perencanaan produksi ( material planning, production plan, distributuion plan) secara detil saya nanti akan membahas lebih lanjut tapi dalam topik ini IT di coba untuk memberikan solusi mengintegrasikan antara ERP / Legacy sistem yang ada dengan APS system sehingga menjadi satu flow proses yang lancar dan effektif.
Konsolidasi IT. IT resource dan aktifitas yang ada dibuat sedemikian dan sehingga menjadi sederhana dan ringkas (lean) dimana salah satu tujuan dari perusahaan adalah cost cutting , tapi harus diingat jangan dilakukan tanpa perhitungan seperti menghilangkan suatu proses yang sebenarnya harus ada karena mendukung suatu proses tertentu.

Selamat Tahun Baru 2007

2006-12-31T20:36:00.000+07:00

Saya mengucapkan selamat tahun baru 2007 , dimana kita berharap dapat melakukan yang terbaik di masa yang akan datang dan di tahun 2006 ini yang telah dilewatkan kita evaluasi apa yang telah dikerjakan dan bagaimana hasil nya, baik dan buruk harus kita terima dan syukuri . sekali lagi SELAMAT TAHUN BARU 2007.

Project Manager yang Ideal

2006-12-15T09:42:00.000+07:00

Project.... . Apa bedanya project dengan yang lainnya? Saya pernah belajar mengenai project management dan salah satu ciri khas dari project adalah perkerjaan yang mempunyai satu tujuan , dibatasi waktu dan budget. Dengan kriteria seperti ini maka sangat diperlukan beberapa kemampuan dan keahlian khusus agar project sukses. Dan sebuah project harus ada minimal seorang project manager yang mempunyai fungsi seperti 'Conductor' .Dalam project implemenasi ERP di perlukan beberapa point yang penting atau harus ada di seorang project manager yaitu.

Pengetahuan yang dalam mengenai sistem ERP, seorang PM minimal mengetahui dasar implementasi , fase - fase implementasi, Critical Success Factor (CSF), bisnis proses dan jangan lupa masalah legal
Kemampuan untuk dapat mengatur dan memotivasi team . Kemampuan ini sangat diperlukan karena biasanya team member terdiri dari beraneka keahlian , tingkatan, lintas departemen juga lintas perusahaan. Dengan kondisi diatas sangat mungkin terjadi konflik dan tekanan. Diharapkan seorang project manager dapat 'mendinginkan'.
Kemampuan memahami bisnis dan keahlian teknis. Kemampuan ini sangat di butuhkan karena seorang project manager akan dihadapi persoalan - persoalan yang sulit dan perlu diputuskan dengan cepat dan benar agar project tetap jalan 'on track'. Untuk keahlian teknis disesuaikan dengan tipe projectnya .
Kemampuan menggunakan tool project management. Kemampuan ini adalah syarat yang di haruskan, karena seoarang project manager harus mampu membuat perencanaan, monitoring , dan segala hal yang dasar di dalam project management.
Kemampuan berorganisasi. Kemapuan yang utama dari ini adalah kemampuan memimpin , biasa berorganisasi dan berkomunikasi.

Critical Succes Factor untuk implemantasi ERP

2006-12-13T10:01:00.000+07:00

Sukses adalah hasil dari suatu strategi dan usaha , tidak datang dengan kebetulan . suskes dalam meng ' Go Live' ERP juga perlu strategi dan usaha . banyak tulisan mengenai critical succes factor untuk mengimplementasikan sebuah enterprise system. saya coba melihat salah satu artikel yg ditulis oleh Anne Parr dan Graeme Shanks di Jurnal of Information Technology (2000) 15 . Didalam jurnal tersebut point - point Critical Success Factor (CSF) untuk implementasi ERP adalah :

Management support, dukungan dan komitmen dari top management sangat di butuhkan dari sebelum project dimulai sampai setelah project selesai atau sudah . kenapa saya menuliskan sampai setelah project selesai , ini di perlukan agar semangat pengembangan dan ke ikut sertaan dari semua yg terlibat terus berakar.
Keterlibatan orang - orang yg berkompeten dalam bidang nya secara full time .Kenapa harus full time yaitu agar lebih fokus.
Diberikan wewenang untuk memberikan keputusan, wewenang disini berarti di berikan nya delegasi untuk dapat memutuskan sehingga keputusan yang akan lebih cepat tapi harus dilakukan oleh orang yang kompeten.
Delivered date, Jadwal yang realisitis dan tetap harus selalu di monitor perkembangan dan kemajuannya
Champion, agen perubahan dimana selalu ber ' promosi ' mengenai sistem yang baru dan bertugas untuk sebagai 'pendengar' sehingga menjadi koreksi dalam implementasi.
Vanila ERP, istilah saja agar implementasi ERP hanya melakukan sedikit Customize. kenapa sedikit karena untuk memudahkan upgarade software.
Ruang lingkup yang tidak terlalu besar, sangat baik dilakukan dengan ruang lingkup yg tidak terlalu besar dahulu agar lebih effektif & effisien . Hindari "Big Bang" project
Definisi tujuan dan ruang lingkup, ini salah satu terpenting karena Steering Committee mendefinisikan tujuan & ruang lingkup yang jelas. ini sebenar nya merupakan inti dari mau kemana kita nanti nya. ini semua harus benar - benar di pahami oleh seluruh anggota project. Apabila gagal mendifinisikan secara benar maka biasa nya project akan menjadi terlambat dan akhir nya ujung - ujung nya cost nya juga naik
Komposisi team yang seimbang, komposisi yang seimbang dari bisnis analis, technical expert dan user yang ikut dalam implementasi dari internal dan external perusahaan
Commitment to change, ketekunan dan ketabahan dalam menghadapi masalah yang terjadi selama implementasi.

Apa itu ERP ? Apa yang dapat dilakukan ERP ?

2006-12-12T10:39:00.000+07:00

Enterprise Resource Planning yang lebih di kenal ERP , kalau kita artikan secara kata per kata dan coba di cari di kamus akan berbeda jauh artinya dengan sebenar nya. saya coba juga bertanya dengan teman sekerja di kantor" apa sih ERP ?" . Ada banyak jawaban seperti " ERP itu aplikasi (Software)" dan ada lagi " ERP itu punya orang IT dan sulit sekali".
saya juga mencoba mencari definisi yang tepat dengan cari di artikel , internet dan text book tapi semua nya memberikan definisi yang berbeda dengan berbagai sudut pandang tapi dapat secara garis besar mempunyai arti hampir sama. ERP itu merupakan sistim terintegrasi yang mempunyai tujuan merangkum bisnis proses yang ada sehingga menjadi satu kolaborasi yang effisien dan effektif dan sistim tersebut di dukung dengan teknologi informasi dan dapat menghasilkan informasi yang menunjang perusahaan menjadi lebih kompetitif.
Berikut contoh yang dapat ERP lakukan seperti dalam kasus di produksi . dimana antara jadwal produksi dengan bahan yang ada dan kebutuhan produk yang akan diproduksi dimana ketiga proses itu harus dilakukan secara effisien dan effektif . contoh effisien adalah dari segi waktu dan effektif dari segi optimasi dalam proses produksi dimana sebagai contoh meminimalkan WIP. Ini hanya sebagian contoh dari salah satu tugas ERP.

Salam

2006-12-11T07:25:00.000+07:00

11 Desember 2006, saya coba membuat blog dengan area sistem terintegrasi. Semoga blog ini akan menjadi arena untuk bertukar pikir dan dapat mengembangkan wawasan .