Sistemas Contables e Informatica

2016-03-09T09:30:00.000-08:00

EL FLUJO DE EFECTIVO

Es uno de los Estados Financieros más importantes y que se utiliza principalmente para el análisis de operaciones de caja (entiéndase efectivo y equivalentes) y en el proceso de la toma de decisiones dentro de una entidad.

Con el Flujo de Efectivo podemos medir las variaciones de las entradas y salidas del efectivo en un período determinado, a demás conocemos en que áreas se ha utilizado la mayor parte de este y si se ha distribuido de la manera más eficiente y oportuna, claro cuando estamos analizando la información financiera utilizamos todos los Estados Financieros y al tener el panorama completo podemos encontrar cuales han sido las decisiones que fueron tomadas de forma equivocada, cuales fueron acertadas, etc.

Por lo tanto no debemos tenerle miedo al Flujo de Efectivo ya que nos sirve para saber si hemos utilizado correctamente el efectivo, si entregamos demasiados créditos (Cuenta pos Cobrar) o si tenemos muchos proveedores, etc.

Los componentes del flujo de efectivo son:

· Transacciones que no generan movimiento de efectivo

· Actividades de operación

· Actividades de Inversión

· Actividades de financiamiento.

Las transacciones que no generan salida de efectivo: son aquellas transacciones que solo representan movimientos internos o compensatorios dentro de la contabilidad, tales como, tales como las depreciaciones, las amortizaciones que son las más conocidas. Hay ciertas transacciones que es necesario realizar los ajustes con fines de mostrar una información mas real en el estado financiero, claro estas no tocan la contabilidad, que se realizan en la hoja de trabajo, estos movimientos son como la aprobación de repartir dividendos, la cual es un movimiento desde el patrimonio para el pasivo, entre otros.

Actividades de operación: son las principales fuentes de ingresos, o actividades que sirven para la realización de esta.

Actividades de Financiamiento: Son las actividades que generan cambios en la composición de los capitales aportados y de los préstamos de entidades financieras.

Actividades de Inversión: Las principales actividades de inversión están relacionadas con la adquisición y disposición de activos a largo plazo y otras inversiones también de largo plazo no relacionadas con el equivalente a efectivo.

2016-02-25T08:32:00.001-08:00

Generalidades del Ambiente de Trabajo

El ambiente laboral no es otra cosa más que el medio ambiente y físico donde una persona desarrolla su trabajo cotidiano.

El trabajo es el lugar donde pasamos la mayor parte del tiempo activo del día, por eso es muy importante que nuestro entorno sea agradable, que nos permita desarrollar eficientemente las tareas correspondientes, que proporciones los medios necesarios para dicha función, y que nuestros compañeros y jefes o subordinados coexistan en armonía.

Un ambiente de trabajo saludable garantiza una mayor productividad de los empleados, ya que proporciona a estos las condiciones físicas, psicológicas, sociales y organizacionales que protegen la salud y la seguridad.

Muchas veces el empleador piensa que crear un ambiente de trabajo saludable es solamente una pérdida de tiempo y dinero y lo más importante afectará a las finanzas de la empresa, bajando considerablemente las utilidades que puede obtener. Pero está muy lejos de ser cierto ya que crear ambientes tensos, con cargas considerables, con maltratos que no necesariamente son físicos puede crear muchos problemas en los empleados que terminan afectando directamente a las entidades.

Los trabajadores que enfrentan estos tipos de ambientes dañinos pueden:

Dormir mal
Automedicarse
Beber en exceso
Sentirse deprimidos
Sentirse ansiosos, irritables y nerviosos
Sentirse intolerantes y enojados (frecuentemente debido a sentimientos de injusticia e inequidad)

Cuando las personas se involucran en estas conductas o caen presas de estos estados emocionales es muy probable que:

Se vuelvan momentáneamente distraídos
Cometan errores de juicio peligrosos
Sus cuerpos estén estresados, incrementando la probabilidad torceduras y contracturas
Fallen en actividades normales que requieren coordinación mano – ojo o pie - ojo.

Muchas de estas situaciones son fáciles de evitar simplemente teniendo un ambiente de trabajo adecuado, pero que es un medio ambiente saludable, es:

Libre de coacción.
Seguridad laboral en cuanto al contrato y la protección.
Ingreso justo. Protección al trabajo y beneficios sociales.
Respeto y dignidad en el trabajo; y
Participación en el ambiente de trabajo.

Hoy en día muchas personas están comprometidas para el mejoramiento del ambiente laboral en las empresas, tanto que países se han unido al establecimiento de leyes que protegen a los trabajadores de abusos y otro tipo de maltratos, como ambientes insalubres o herramientas en mal estado, etc.

Es obligación tanto de los empleados, como de los patronos de estar informados de las leyes y reglamentos que regulan las relaciones del personal dentro de las empresas ya que cada uno tenemos deberes y derechos que cumplir para crear y mantener un entorno saludable durante la jornada laboral.

¿Qué es la partida doble?

2015-03-28T08:00:00.000-07:00

La partida doble, es un método de registro contable que nos establece que la transacción debe ser equitativa o igual, es decir que la misma cantidad que se abona es igual a la que se carga.

Debemos recordar que los conceptos básicos como Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos constan cada uno de reglas para el cargo y el abono y las cuales se debe seguir a la hora de registrar las transacciones.

Para explicarlo mejor nos valemos de un ejemplo: supongamos que compramos un teléfono que cuesta $35.00 en la transacción a registrar al momento de realizar la partida seria la siguiente: uno recibe un activo por $ 35.00 esto va cargado y paga en efectivo $ 35.00 esta cantidad va abonada, disminuye otro activo. Lo que da a su vez:

Cargo Abono

Activo $35.00

Caja $35.00

Sumas $35.00 $35.00

Como se ve la sumatoria de la columna del debe o cargo es igual a la columna del haber o abono. Y de esta manera se mantiene un balanza en los registros contables.

No diferenciar lo personal de los negocios. (Parte 2)

2015-03-27T08:00:00.000-07:00

Hay ocasiones en las cuales lo personal se antecede a lo empresarial, ya que tiene una dependencia sobre los recursos que se han colocado a disposición y provocara una inestabilidad en el desarrollo adecuado de los planes de negocio.

Hay que considerar que en ocasiones esta forma de pensar, puede crear un incumplimiento con el pago de planillas y de esta manera se estará faltando al activo mas importante de la empresa bien organizada, el cual son los empleados, y se debe de considerar que si un empleado esta molesto se puede volver en un posible fallo en el control interno.

Existen ocasiones en las cuales no se hayan medido adecuadamente los limites pueden provocar el incumplimiento con los clientes, puede ocurrir que algún cliente pague por anticipado la compra de mercancía y se utilice ese dinero para el pago de la cuota del vehículo personal, resulta que también nuestro proveedor exige el pago de las cuotas atrasadas para que puedan enviar el producto, pero al no tener claras las prioridades se ha llevado a incumplir con los clientes u esto conlleva a la perdida de la credibilidad empresarial.

Para ir concluyendo este tema, hay que considera que cualquier empresa se vuelva rentable como la gallina de los huevos de oro, con lo cual hay que tener paciencia para que ponga a cada uno de los huevos, y cuando no tenemos dicha paciencia es como matar a la gallina porque no se tiene el tiempo para esperar cada uno de los huevos, por lo tanto abrimos la gallina para sacárselos todos de una sola vez, ya que queremos que la empresa tenga la capacidad de cubrir todos y cada uno de los caprichos que los socios tengan, y lo cual se logra con paciencia y dejando que las empresas tengan un pleno desarrollo y crecimiento necesario. Solo los verdaderos empresarios podrán superar esta fase, siendo consistentes de la situación en la cual su negocio se encuentra, hay que ser consistentes de la realidad en que se viven , y que la empresa es un organismo vivo que tiene un sistema pleno que se debe dejar que funcione adecuadamente para que puedan dar frutos por un largo tiempo y si somos buenos asesores puede que se ayude a que trascienda generaciones.

Estoy procurando darle varios enfoques a la temática que estamos tratando, pero al mismo tiempo me gustaría que comentaran para saber si se entiende lo que estoy tratando de trasladar, pero también se debe de recordar que este es un inicio y que mi objetivo es incentivar la curiosidad para ir indagando siempre es bueno leer sobre las diversas temáticas e ir visitando cada sitio en internet que toque un tema en especifico, espero que estemos presentes en la próxima entrega, hasta el siguiente tema.

¿Como fracasar en los negocios?

2015-03-25T21:05:00.000-07:00

Cuando uno ha trabajado en una empresa, se da cuenta de ciertos errores que suceden al interior, los cuales si no se corrigen puede correr el riesgo de quebrar o de dejarlo en una situación desfavorable.

Dentro de estos errores he logrado enumerar algunos, a los cuales iré agregando otros conforme me sugieran ustedes, pero al mismo tiempo desarrollare los temas extendiéndolo y analizándolos.

No separar lo personal del negocio.(Parte 1)
Ignorar las leyes.
Contratar al personal en base a su pretensión laboral en lugar de su capacidad o en base a la amistad.
Utilizar la caja como un cajero automático.
Explotar al personal.
Otorgar créditos a todo el mundo sin investigar su capacidad de pago.
Realizar cualquier negocio sin realizar e estudio de mercado correspondiente.
Utilizar el mantenimiento correctivo en lugar del preventivo.
Descuidar los créditos que se le han concedido.
No tomar como importante la información proporcionada por la contabilidad.
Solicitar asesoría a la competencia.
El cliente siempre tiene la razón.
Creer que uno siempre tiene la razón o que conoce sobre todos los temas.
Considerar que los mecanismos de control interno son procedimientos burocráticos y de perdida de tiempo.
Realizar una interpretación sobre los costos y gastos empresariales en base a especulaciones personales.
Crear un ambiente de desconfianza e inseguridad.
Comprar inventarios sin conocer la aceptación del mercado.
Descuidar a los buenos clientes y realizarles un competencia desleal.
Crear negocios parásitos.

Desde luego esta es mi apreciación personal, pero puede ser un punto de partida para ir profundizando en estos temas, siempre hay que tener en cuenta que los empresas son entes vivos, que hay que ir alimentando y hay que vacunarlos ante las enfermedades.

No diferenciar lo personal de los negocios.

2012-03-16T08:00:00.000-07:00

Cuando se organiza una empresa se debe de tener a consideración, que la entidad tendrá los recursos necesarios para un buen funcionamiento y debe de proveerse de capital suficiente para enfrentar todas los obligaciones para su correcto desarrollo.
Los dueños de las empresas deben tener en claro que estos recursos que han puesto a disposición deben ser separados de los propios. Se debe de tener claro para no involucrar los gastos personales y familiares con los de la propia empresa.
Cuando los dueños de los negocios no tienen la capacidad para diferenciar cuales son los eventos que involucran lo personal y lo consideran como de la empresa, pueden terminar con los recursos de la empresa.
En algunas ocasiones pueden terminar pagando los gastos de la casa de habitación de ellos, bajo el concepto de que la empresa es de ellos. Una cuestión que se debe tener presente es que en los negocios o en concreto las empresas son entidades singulares, con su propio ciclo de vida, en las cuales nacen, se desarrollan y mueren; por lo tanto se puede considerar que tienen un sistema de vida propio.
En base a lo anterior, los empresarios deben ser los que deben de extender el ciclo lo mas posible, evitando sobrecargar innecesariamente los gastos de una empresa.
Cuando no se tiene la capacidad para colocar un limite entre lo que pertenece a la empresa y lo que pertenece a los gastos personales y de la familia, se acorta el ciclo de una empresa, ya que esta no tendrá los recursos necesarios para responder ante las obligaciones adquiridas, entre las cuales se puede mencionar el pago a proveedores, acreedores o gobierno por medio de los impuestos. Estos al ver que la empresa no tiene capacidad de pago,pueden comenzar un procesa de recuperación de los créditos otorgados a la empres ante la ejecución de garantías que respalden los créditos.
Algo importante a considerar cuando se inicia un negocio es el de establecer claramente los limites justamente cuando este comienza a dar los primeros pasos.
Bueno hasta aquí este primer tema, de la serie como fracasar en los negocios, espero comentarios, estos temas son algo largo y pueden ser tediosos tratar de desarrollarlos en un solo post, por eso los iré dividiendo para poder digerirlos de la mejor manera, hasta la próxima.

La actitud, un tesoro para triunfar.

2012-03-12T08:24:00.001-07:00

Todo en nuestra vida tiene que ser visto con optimismo, ya que si tenemos pensamientos de fracaso, eso será lo que obtendremos.

De la misma forma, dentro de una organización hay que rodearse de personal que tenga la actitud de triunfar en la vida, ya que si se tiene empleados que solamente encuentran problemas en cada uno de los procesos, la empresa no caminara correctamente.

Si se contrata a persona que tienen una actitud de fracaso, esta se propagara como una enfermedad contagiosa. Y si todo el personal comienza a trabajar de mala gana, la empresa no podrá prosperar ya que siempre se tendrá la mentalidad de derrota.

En cambio si se tiene personal con actitud positiva, todos los trabajos se realizaran correctamente, y al mismo tiempo se propondrán nuevos procesos, se mejorara el funcionamiento total de la empresa, ya que todos buscaran lo mejor, teniendo como premisa que si la empresa se supera, también el empleado lo hará.

Cuando se tiene personal competente y con actitud positiva la empresa va bien dirigida a crecer, presentar innovaciones y mejorar lo procesos.

Hoy en día con la crisis económica, es prudente contratar este tipo de personal, para que infunda una actitud positiva y al mismo tiempo ser competitiva en el medio.

Bueno hasta aquí este tema, como siempre mi objetivo es motivarlos a que se comprometan a estudiar y mejorar cada día, si les gusta este espacio los invito a que compartan este sitio y seguirme en Facebook, hasta el próximo tema.

La responsabilidad del contador

2012-03-09T07:15:00.002-08:00

El contador de la empresa tiene sobre su cabeza, una gran responsabilidad, la cual es de ser un asesor para la administración. Para lo cual debe ser un profesional completo en todos los aspectos, sino no lo logrará desarrollar su función.

Cuando un contador esta lo suficientemente preparado, es una ayuda inmediata y fiable para los usuarios de la información financiera, ya que deja de ser un simple empleado encargado de la elaboración de los estados financieros y pasa a ser un empleado capaz de proponer ideas que ayuden a mejor las funciones de la empresa.

Los contadores han sido menospreciados debido a que no se preparan para desempeñar todas funciones para las cuales puede ser requerido.

Un contador pleno debe de conocer sobre:

Economía
Finanzas
Análisis de cuentas por cobrar
Inventarios
Control Interno
Administración de personal
Análisis financiero
Macroeconomía
Microeconomía
Computación
Ofimática
Internet
Redes
Comunicación
Mercadotecnia
Ventas
Compras
Planillas
Leyes

La lista se me queda corta ya que el contador debe ser capaz y competente para desempeñar cualquier cargo siendo eficiente en cada uno de ellos.

Por eso todos los que desarrollamos la función del contador, debemos tener la capacidad de aprender de manera continua cada uno de los aspecto necesarios.

La ética del contador

2012-03-08T07:36:00.001-08:00

Según el diccionario de la lengua española: “La ética estudia los actos morales, sus fundamentos y como se vinculan en la determinación de la conducta humana.”

Partiendo de lo anterior, el contador tiene un rol muy importante dentro de las empresas, la cual es de velar por el buen funcionamiento del control interno, pero al mismo tiempo tiene que evitar que se caiga en las ilegalidades.

Pero también tiene la función de ser un asesor para la administración, tanto en aspectos financieros, económicos, administrativos, entre otros. Y uno de los aspectos a los cuales debe de ayudar en el incremento de la rentabilidad.

Es en este último punto muchas veces la gerencia solicita que se alteren los resultados para poder reflejar resultados positivos, esto con el fin de conseguir un préstamos bancario u otro tipo de financiamiento, en fin existen mucho criterios por lo cuales se pueden solicitar esto.

Pero puede ocurrir lo contrario que la gerencia solicite mostrar resultados negativos, esto muchas veces sucede por que quieren evitar un pago en los impuesto.

He aquí cuando se hace la pregunta, ¿Es correcto alterar los resultado de los Estados financieros? Respuesta profesional, siempre será que no, ya que no es ético.

Desgraciadamente muchos profesionales de área se prestan para realizar este tipo de estrategias, que lo único que hacen es que se llega a un punto en el cual no se saben cuales son los resultados reales de la empresa, al mismo tiempo la alta gerencia que es la misma que ha solicitado tales maniobras no confía en los datos arrojados, y lo cual se manifiesta en un paranoia que se refleja en la desconfianza existente.

Bueno hasta aquí este tema, pero si tienen dudas ya saben que pueden realizar sus preguntas aquí, cualquier comentario los pueden realizar, hasta la próxima.

La creatividad: un valor invaluable.

2012-03-04T17:55:00.001-08:00

Las empresas para ser competitivas deben de innovar a una gran velocidad. Para ello deben de fomentar la creatividad dentro de la empresa.

La mejor fuente para obtener resultados diferentes, es incentivar el desarrollo personal de cada uno de los empleados, pero en algunas ocasiones hay jefes que provocan que los empleados tenga miedo a manifestar sus ideas abiertamente.

Cuando los jefes son egoístas, tratan de mostrar que sus ideas son las mejores procuran encontrar defectos a todas las ideas, con lo cual desmotiva a todos los miembros de la empresa y el trabajo en equipo se vera afectado de forma negativa.

Cuando un personal quiere manifestar una idea, siempre se debe de escuchar, ya que por muy mala que sea puede dar origen a otra mejor o ser el complemento de otra que ya se tiene en marcha. Por eso la creatividad debe de ser un activo que se debe de cuidar.

Cuando una empresa implementa dentro de sus políticas, el incentivo a la innovación y desarrollo, es una organización que va por el camino al crecimiento económico, si los empleados están motivados se alcanzara mucho mas rápido y sabiendo que los empleaos están dispuestos a dar el 100% de su trabajo se puede expandir tanto al interior como al exterior siempre y cuando cada empleado aporte su creatividad a los procesos administrativos estos serán responsables en desarrollar sus funciones ya que tienen el conocimiento de que se les ha tomado en cuenta en el desarrollo de los controles y estos los consideran como si ellos mismos los han establecido.

Bueno esto es todo por hoy, espero como siempre sus comentarios y sugerencias, tambien les invito a que me sigan el Facebook, en la siguiente pagina http://www.facebook.com/pages/Sistemas-y-Contabilidad/173688159393798 para que este enterado cuando se publique nuevos temas, hasta la próxima.

La importancia de la tecnología en los negocios

2012-03-04T06:38:00.001-08:00

En el mundo globalizado de los negocios en el que estamos viviendo en los últimos años, es importante tener las herramientas adecuadas necesarios para agilizar los procesos administrativos dentro de las organizaciones.

Una de las herramientas administrativas es la adquisición de tecnología útil para poder tomar la delantera en los mercados.Durante el desarrollo de este tema, tratare de explicar en pocas palabras los siguientes tópicos:

Las redes sociales
Los buscadores
Ofimática
El business intelligence BI

LAS REDES SOCIALES

En los últimos años se a desatado un fenómeno creciente de las redes sociales en las cuales todos quieren participar, incluso se ha creado una dependencia grande de este tipo de sitio dentro de la red de internet.

Pero algunos han encontrado en ello un estilo de publicidad que ha ido evolucionado a tal punto que se ha vuelto un modo de vida para algunos, pero al mismo tiempo es una forma de dar atención personalizada al cliente.

Tambien se ha convertido en un escaparate para mostrar el producto que se ofrece para la venta, y es una forma de ir mostrando los ventajas que se tiene al adquirir los productos que se esta promocionado.

LOS BUSCADORES

Cuando los navegares comenzaban a surgir nadie los tomaba en cuenta, pero poco a poco fuero tomando gran realce al ir incorporando publicidad dentro de sus sitios, convirtiendo en un medio de promocionar la empresa o los productos de forma focalizada y económica.

Al decir que es una publicidad focaliza, se da porque las personas que están en los buscadores, realmente están buscando lo que estos ofrecen. hay que tener en cuenta que este rubro hay un buscador que esta predominando y ese google.

LA OFIMATICA

Cuando una empresa empieza con el uso de la tecnología lo único que puede adquirir o lo primero que compra es el office, independiente de la versión.

Con ello se adquiere:

Un procesador de textos, con el cual se redactan cartas, documentos informes, etc.
Una hoja de cálculo, esta herramienta es muy útil si se desea analizar información.
Bases de datos, con ello se puede obtener un pequeño archivo organizado con toda la información que deseemos analizar de forma eficiente
Un presentador, este es muy útil si se quiere tener una forma profesional para mostrar ideas, productos o cualquier otra cosa.

Claro esta que es necesario capacitarse en cada uno de ellos, si se desea obtener el máximo provecho de estos, y así realmente lograr ser eficientes al realizar el trabajo.

EL BUSINESS INTELLIGENCE (BI)

Es es un nuevo concepto que ha tomado mucho realce, y el objetivo principal de esto es mejorar los procesos administrativos,procurando evitar que el ingreso indebido de la información,por medio de validaciones.

Además trata de que la información sea ingresada una sola vez, eliminado la duplicidad de datos dentro de las base de datos.

Tambien trata sobre la minería de datos, con esto se analiza a profundidad los datos que se han obtenido en periodos anterior logran resultado significativos en los procedimientos y costumbre de la empresa para realizar los procesos.

Cuando la tecnología se utiliza correctamente puede ayudar a mejorar el funcionamiento de la organización, pero si no se sabe administrar, puede provocar un retraso en todos los procesos de esta.

Siempre se debe contratar a personal que tenga experiencia en el uso de la tecnología, o que por lo menos este dispuesta aprender, porque de lo contrario solamente será un obstáculo que evitara mejorar a la empresa en su totalidad.

Como siempre este tema ha tratado temas de manera general, pero si alguno le interesa que se profundice en algún tópico especifico, puede solicitar y procurare desarrollarlo en el menor tiempo posible. Tambien pueden sugerir cualquier tema para ir tratando dentro de este espacio, saludos y hasta la próxima.

Trabajo en equipo.

2012-03-02T21:29:00.001-08:00

Una filosofia de trabajo que debe ser establecida en todas las empresas que desean salir adelante en cualquier ambiente, por muy hostil que este sea, es la de trabajo en equipo.

No hay que confundir, la realizacion del trabajo de otro con el trabajo en equipo. La diferencia se da que cuando esto ocurre normalmente existe un oportunista en la empresa que solo espera que otros realicen el trabajo que le corresponde, a este tipo de personas yo los denomino los parasitos laborales.

Continuando con nuestro tema, el trabajo en equipo es la colaboración entre cada uno de los miembro del equipo, pero al mismo tiempo la disposición de aprender de los demas, cuando el trabajo en equipo se desarrollo al interior de la empresa todas las tareas se realizan a un nivel aceptable de certeza, es decir que se realizan con el mínimo de errores y también se realizan en el tiempo razonable, por lo tanto se logran las metas que los diferentes departamentos se han propuesto.

Para lograr estos niveles de trabajo, es necesario involucrar a cada uno de los miembros del equipo, es lógico que es un proceso dificil si es que no hay un compromiso real por parte de cada uno de los integrantes.

Cuando los miembros del equipo tienen la plena convicción que el trabajo que realizan, para la empresa, es importante para el desarrollo de esta, ya se tiene el primer paso para la integración del equipo.

Las ventajas que se obtienen al lograr esta filosofia de trabajo es:

Que los recursos de la empresa son utilizados de forma eficiente y eficaz.
Que cada uno de los miembros toma conciencia, de que el trabajo que realizan en la empresa es de vital importancia para que esta crezca.
Los trabajos son realizados en el tiempo correcto, obteniendo la información en el tiempo adecuado, lo cual es importante es la toma de decisiones.
Los problemas personales se reducen de forma significativa, lo cual evita las molestias al interior del equipo.
Cada uno de los miembros esta dispuesto a seguir adelante, para el desarrollo de la empresa, ya que se comprende que tambien es un desarrollo en el area personal.
El mismo equipo de trabajo se corrige, con lo cual cada uno ayuda a mejorar los controles y procedimientos de la empresa.
La empresa tendra una armonia, en donde los trabajares tendran satisfacción.
Los clientes estarán satisfechos y por lo tanto serán fieles con la empresa.

Para lograr ésta filosofia de trabajo es necesario:

Tener lideres empresarials que sean carismáticos y que pueden transmitir con facilidad los objetivos planteados.
Crean un ambiente de compromiso hacia cada uno de los empleados, haciéndoles saber que son importantes para la empresa.
Logra que los empleados se valoren como capaces y competentes para realizar cualquier tipo de desafío que se les planteen.
Evitar que los problemas personales, trasciendan a los propios de la empresa, es decir que cuando hayan diferencias entre empleados hay que intervenir lo mas antes posible para evitar que estos influyan negativamente en el desarrollo de las tareas.

Bueno, esto seria todo por hoy, hay que tener en cuenta que esto solo es un inicio sobre este tema, por lo cual hay que ir fortaleciendo mas con otro tipo de materiales hay que ir compartiendo las experiencia que cada uno tiene, como siempre hago el llamado que escriban sus comentario y propongan mas temas para ir agregando a este espacio.

La Administración inteligente.

2012-03-01T20:59:00.000-08:00

Después de haber desaparecido un tiempo, he decidido retomar el rumbo nuevamente para tratar de explicar algunos aspectos importantes dentro de la administración de las empresas en las cuales laboramos.

Un aspecto importante, y muy descuidado, en las pequeñas empresas es de poner dentro de las jefaturas personal competente y calificado en dichos puestos de trabajo, pero hay que tener en cuenta que estos serán los que propondrán las directrices necesarias para el buen funcionamiento de toda la empresa.

Al mismo tiempo se deben de incorporar personal que tenga la facultad de trabajar en equipo, ya que si no se logra tener armonía entre los diferentes departamentos que puedan conformar la estructura organizacional de la empresa, no se podrá lograr un funcionamiento adecuando de toda la maquinaria necesaria para lograr desarrollar adecuadamente los objetivos de la organización.

Otro error muy común dentro de este tipo de entidades, es de contratar en dichos puestos a familiares y/o amigos, sin tener los conocimientos adecuados, lo cual muchas veces termina causando que el personal que trabaja bajo su dirección no logre desarrollar sus funciones, ya que quien los supervisa no lo puede hacer correctamente porque no sabe como realizarlo, y en otras ocasiones comienzan a realizar cambios sin primero meditar porque están algunos procedimientos, lo cual puede conllevar a que los procesos se realicen incorrectamente.

Algunos jefes tienen la idea errónea de que para agilizar los procesos se deben de saltar pasos dentro de un procedimiento, pero en realidad se esta perdiendo los controles y por ende la seguridad de los activos de la empresa, pero cuando se pone a discutir sobre eso algunos tildan de procesos burócratas, haciendo hincapié de que no sirve para nada, lo mas lamentable es que luego estos mismos comienzan a decir que no logran ver todo el panorama de los eventos.

También sucede que muchos dueños de empresa creen que hay que crear los puestos de trabajo, en base a la persona que se tiene a la vista para contratar, en lugar de pensarlo en base a las necesidades que tiene la empresa con lo cual no se lograr obtener los objetivos de la empresa.

Un último aspecto que sucede es que la mayoría de dueños de empresa quieren tomar decisiones de corrección cuando ya la empresa tiene severos daños en su estructura, y la única forma real de corregir este aspecto es sustituyendo a la mayoría de los empleados para eliminar al personal que esta maleado y poder realizar cambios sustanciales en los procedimientos de control de la empresa,

Para ir terminado este tema, he tratado algunos aspectos que puede ayudar a mejor el funcionamiento de la empresa, pero también se que no son lo únicos, por eso te invito a que comentes y propongas mas temas, nos vemos hasta la próxima.

La auditoría como apoyo, verdugo o requisito legal.

2010-11-04T21:52:00.000-07:00

Algunas empresas consideran que la auditoría es únicamente un requisito que el gobierno las ha impuesto para poder tener controlado todas las actividades que existen al interior de una empresa. Cuando la auditoría es utilizada de forma adecuada resulta ser un apoyo incalculable para proteger los activos de la empresa, ya que esta dentro del objetivo primordial esta la evaluación del control interno.

Hay que tener bien claro que el control interno está conformado por todas las políticas y procedimientos y procesos necesarios para salvaguardar los activos corporales como incorporarles. Ahora tratemos de explicar de forma razonable porque del tema.

La auditoría como apoyo.

Cuando la auditoría se realiza de acuerdo a la normativa, la cual estipula que debe ser una herramienta útil y necesaria para reflejar de forma razonable los conceptos y cifras vertidos en los estados financieros, y al mismo tiempo ayuda a proteger todos los bienes de la empresa. Una auditoría bien elaborada ayuda a corregir oportunamente cualquier error que existe entre los cuales podemos mencionar:
1. Errores involuntarios. Estos ocurren cuando el contador clasifica erróneamente un evento económico de la empresa, expresándolo de forma incorrecta. Como ejemplo se puede mencionar una clasificación errónea de un evento económico por cumplir con un artículo de la ley, aún cuando la técnica contable establece que se debe seguir el principio de sustancia mas que forma.

2. Errores intencionales. Éste tipo de error ocurre cuando un individuo ha planificado un fraude empresarial, con lo cual provoca que los estados financieros reflejen una realidad falsa procurando desviar la atención hacia eventos más significativos. Como ejemplo se puede mencionar la malversación de fondos al manifestar que se ha comprado un artículo o bien cuando en realidad se ha comprado cuestiones personales.

Por lo que se puede notar cuando la auditoría se realiza correctamente se convierte en un apoyo necesario para llevar correctamente los datos reflejados en la contabilidad, principalmente los reportes emitidos por la auditoria se convierten en herramientas para la toma de decisiones, ya que además de emitir informes acerca de la forma de trabajo de la contabilidad puede proporcionar análisis concretos sobre áreas de la empresa tales como las ventas, el activo fijo, la caja, los bancos, los inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc. ayudando a corregir o prevenir errores en el control interno.

La auditoría como verdugo.

En algunas ocasiones la auditoría se convierte un verdugo de las autoridades encargadas de la contabilidad y administración de una empresa cuando se realiza un análisis erróneo sobre la situación que vive la entidad.

Esto se puede dar por dos factores predominantes, que el auditor de forma intencional emite un informe calificado dándole importancia a variaciones o equivocaciones que no poseen mayor importancia, es decir montos inclusive de centavos, y no considerando el principio de importancia relativa, únicamente para demostrar los errores en la forma de trabajar de la administración y aseverar que la auditoría que se ha practicado de forma correcta y que los resultados que se obtienen a través de la contabilidad son simplemente datos incompletos o erróneos de los eventos económicos.

El otro factor se debe a la falta de conocimiento que pueda tener como auditor al realizar su trabajo ya que no se ha encargado de revisar adecuadamente los factores que involucran a esta empresa, es decir, no se ha estudiado correctamente el ambiente de control, lo cual conllevará a tener resultados equivocados y se puede haber realizado una auditoría planificada para otro tipo de empresa esto conllevará a tener resultados equivocados.

La auditoría como requisito legal.

Hay que tener en cuenta que la legislación de varios países reglamenta que se debe de tener auditorías externas, y también tipo de auditorías especiales tales como la auditoría fiscal que se encarga de analizar si la empresa ha cumplido con todo la legislación que ha decretado el gobierno, y las auditorías técnicas que ayudan a verificar que los procesos y procedimientos en un área en particular se cumplan.

Algunos empresarios que tienen una mentalidad corta sólo en que la auditoría en una salida de dinero inútil ya que se puede dudar de que la información proporcionada por los informes no sea realmente útil para la toma de decisiones de la empresa, logrando que los dueños o accionistas de una empresa solamente vean a la auditoría como un mero requisito de ley.

En algunas ocasiones es provocado por la forma de pensar de algunos auditores que simplemente quieren ir ganando un ingreso mes a mes con los honorarios pero esto únicamente desvirtúa la profesión del auditor ya que se pierde credibilidad ante un sinfín de empresas que podrían requerir de sus servicios, a tal grado que dentro de la carrera contable esto ocasiona que nadie confíe en el trabajo realizado.

Dependiendo de la perspectiva de donde sea observando el concepto de la auditoria se puede dar una o varias de las características que aquí se han analizado, lo ideal seria que la auditoria fuera siempre un apoyo en la toma decisiones. Para que esto sea realidad está en nuestras manos como profesionales del área, tomemos a consideración que nuestro trabajo es fundamental para el buen funcionamiento de las empresas.

La Crisis Empresarial y el Control Interno Parte 2

2010-07-24T10:38:00.000-07:00

Continuando con el tema, trataremos algunos aspectos a considerar dentro del control interno, los cuales iremos desarrollando poco a poco, ya que tratar un control interno integral es muy amplio y hay ciertos aspectos en los cuales es necesario ampliar, bueno espero que le guste el tema, y dejen comentarios para saber si les ha gustado, y si tienen alguna duda para poder ampliarla.

Mejorar de forma eficiente el control interno.

Uno de los elementos más importantes de la contabilidad, y muchas veces el más olvidado, es el control interno.

El control interno, en palabras sencillas, es el conjunto de normas y procedimientos necesarios para salvaguardar los activos de la empresa. Por lo tanto en control interno involucra todos los elementos de los cuales consta una empresa. El contador debe diseñar adecuadamente el control interno de la empresa.

Cuando el control interno es fuerte y esta funcionado, los riesgos de las empresas de perder sus activos se ven reducidos drásticamente.

El control interno de una empresa cuando ha sido pensado adecuadamente evitara que los recursos sean mal utilizados, evitando un incremento de los costos y Gastos.

Los elementos que hay que tener en consideración y normar el pronto posible dentro de una empresa son:

Efectivo. El dinero en efectivo de las entidades es causa de mayor debilidad, tanto para los empleados y extraños. Con este rubro se deben de implementar dos herramientas:

Corte de Caja, que se utiliza para determinar si los ingreso coinciden el efectivo y documentación existente en caja. Se debe de realizar por lo menos uno diario al final del día, por cada una de las cajas que existan.
Arqueo de Caja, tiene la misma finalidad que el corte de caja, lo único que este se realiza sorpresivamente, sin que nadie sepa cuando se va a realizar, este es utilizado mucho para verificar la caja chica.

Bancos. Siempre hay que tener un cuidado especial en las remesas, cheques y cualquier transferencia bancaria que se realice, ya que contablemente se puede manipular los datos de los bancos, y reflejar un saldo diferente de lo que se tiene en realidad, al igual que el banco existen dos herramientas:

Conciliación Bancaria. Se utiliza para verificar que los datos que están dentro de la contabilidad coincida con el estado de cuentas enviado por el banco, existen tres al menos tres métodos para realizar.

i. Partiendo del saldo de Bancos y Conciliado en Saldo de Contabilidad.

ii. Partiendo del Saldo de Contabilidad y Conciliando el Saldo del Banco.

iii. Estilo Libros.

Mas que métodos son lo forma de presentación de la información, para profundizar este tema lo haremos en un publicación posterior, o revisen las conciliaciones bancarias.

Confirmación de Saldos. Se solicita a las instituciones bancarios que Verifiquen si el saldo que refleja nuestra conciliación Bancaria, esto se realiza para comprobar que los datos no han sido manipulados por terceros.

Cuentas por Cobrar. Es muy saludable para las empresa realizar un estudio detenido de las cuentas de nuestro clientes teniendo en cuenta:

El nivel de endeudamiento que posee el cliente.
La capacidad de Pago.
Historia de Morosidad.
La documentación que garantiza la deuda.
Recomendaciones crediticias.

Además se debe de considerar un porcentaje razonable por incobrabilidad. Una herramienta útil para verificar es realizar un arqueo de cuentas por cobrar, en donde se tomo el estado de cuentas del cliente y se verifican sus pagos y la documentación de respaldo, el cual puede ser:

1. El documento de venta.

2. Quedan

3. Pagare.

4. Letra de Cambio

Cualquier documento que respalde la deuda.

Continuaremos en la próxima publicación.

La Crisis Empresarial y el Control Interno

2010-07-23T13:26:00.000-07:00

Para ampliar un poco la publicación acerca de la Crisis Económica, y para profundizar un poco mas en lo referente al control interno que existe dentro de las empresa.

La crisis económica actual, ha provocado que varias empresas hayan tomado uno a varias de las siguientes decisiones:

Cerrado definitivamente
Solamente han retirado sucursales
Despedir personal
Reducir Costos y Gastos.
Mejorar de forma eficiente el control interno.

Tratare de esbozar un poco los anteriores puntos, hay que tener en cuenta que pueden haber muchas mas, pero por el momento solo tratare las que he colocado en este momento, talvez en futuras publicaciones se siga ampliando mas este tema.

CIERRE DEFINITIVO.

Algunas entidades no logran soportar la presión que ejerce la crisis económica sobre las finanzas, mas aun cuando han tratado de obtener financiamiento y este ha sido negado por varias razones, entre las cuales podemos mencionar:

Que los ingresos tienden a la baja.
Que los Costos y Gastos de la Entidad tienden a la alza
Que sus Estados reflejen perdidas en los periodos recientes y que no se observe una recuperación sostenible en un periodo cercano.
El nivel de endeudamiento de la Entidad es tan alto que ya no soportaría incrementar la deuda. (Para este punto se recomienda el estudio de los ratios financieros)
Una combinación de las anteriores.

Con lo cual la Gerencia de las empresas opta por cerrar los negocios para poder recuperar un poco parte del patrimonio de estos.

RETIRO DE SUCURSALES.

Otros entes económicos prefieren realizar un análisis de mercado y observar cual es mercado que mas perdidas se les esta causando y comenzar a reducir costos con el retiro de esa sucursal, claro esta si es que la empresa tiene sucursales, el problema se da si solo se esta analizando la reducción de gastos, pero puede ocurrir que los clientes comiencen a perderle la confianza a la empresa y por lo tanto comience la especulación que puede ser mas dañina que pueda provocar la quiebra.

Explico un poco más este punto, imaginemos un escenario que presenta los siguientes puntos:

Nosotros nos dedicamos a la elaboración de calzado formal para caballero.
Tenemos una marca en la cual necesitamos de un tipo de suela especial.
Existe una empresa que vende ese producto en una sucursal que vende ese producto en especial.
Observamos que nuestro producto tiene una aceptación en el mercado y por lo tanto estamos listos para comenzar la producción en masa de este artículo.
Resulta que dicha empresa prevé que sus ventas tienen a la baja y que prefieren cerrar la sucursal antes de comenzar a soportar perdidas.
Para nosotros la sucursal más cercana que tenemos nos provocaría un incremento significativo en los costos del producto.
Debido a tal situación nosotros, comenzamos a especular que la empresa no podrá sostenerse por mucho tiempo, mas ya que no tendrá la capacidad para suplir la demanda, por lo tanto buscamos un nuevo proveedor para la adquisición de la suela o una sustituta.

Como se observa la empresa que se dedica a la venta de tal suela solo observa la reducción de los Gastos que tiene dicha sucursal, pero no analizo si sus ventas tendrían una recuperación en un futuro cercano. En el ejemplo que expongo hay muchos mas elementos para el análisis pero para no desviarme del tema, lo dejo para el estudio de cada uno de los lectores.

DESPEDIR PERSONAL.

Una de las decisiones más radicales que toman las gerencias de las empresas, son el despido masivo de personal, no tomando en cuenta algunas consideraciones:

La experiencia que tiene cada uno del personal despedido, si no se estudia a quienes se han de despedir, puede provocar una disminución del rendimiento de la producción (en el caso de ser una fábrica) o una reducción en las ventas en caso que se quite a los vendedores que más producto colocaban en el mercado.
Que el personal sea reducido a un punto en el cual, la fuerza laboral de la entidad sea muy pequeña que provocara un exceso de trabajo para el personal que no se haya despedido, provocando un retraso significativo en los objetivos principales de la empresa.
Una consecuencia que puede provocar la inestabilidad de los recursos de la empresa en que se le debe de indemnizar al personal despedido, con esto a empresa perderá liquidez para suplir las necesidades mas inmediatas a la empresa, en caso que la empresa tome la decisión de no indemnizar al personal (cuestión que es ilegal, si el personal es despedido sin causa justificada según las leyes laborales) puede llevar a una demanda de las instituciones encargadas de velar por los derechos de los trabajadores, lo cual será una perdida de tiempo y recursos de la empresa.

Este tema es muy amplio para tratar en unas cuantas líneas, el cual lo ampliare a solicitud de los lectores.

REDUCIR COSTOS Y GASTOS.

Uno de los objetivos primordiales de los economistas es la reducción de los costos, lo cual hay que realizarlo con estudios y de forma gradual.

Los problemas se dan cuando se intenta realizar una reducción abrupta sin un estudio previo de las consecuencias que conlleva esto, por ejemplo que dentro de una empresa, como parte de la atención al cliente se le coloque una cafetera y un oasis, para que el cliente tome café o agua, pero se decide quitarlo provocar molestia en los clientes que están acostumbrados a este tipo de atención.

Cuando se va a reducir los costos hay que medir de forma adecuada el impacto que pueda provocar en los resultados del ejercicio.

Unos ejemplos que he observado son los siguientes:

Enforcar la publicidad.
Quitar impresiones innecesarios a los productos, hace poco observe que una marca dedicada a la venta de te, las bolsitas antes tenían impreso el logo de la marca, hoy ya no lo tienen. Esta seria una forma de reducir los costos sin tener mayor consecuencia.

En la siguiente parte de este tema explicare los parte de control interno

La Crisis Económica.

2010-06-11T07:55:00.000-07:00

Es increíble que con la crisis económica que ha llegado en esta época, como ha ido cambiando nuestra percepción de la realidad económica de la empresas.

Muchas empresas han preferido desaparecer, mientras otras tratan de hacer frente a las multinacionales, lo cual se convierte en una pelea por la supervivencia de cada uno de los medios.

Pero nosotros como contadores, que hemos aportado para evitar caer en la espiral de lucha salvaje por la sobre vivencia de las empresas en las cuales laboramos o incluso nuestros propios negocios.

Muchas veces preferimos pasa desapercibidos de los eventos que aquejan a nuestros negocios, con lo cual dejamos ir muchas oportunidades de sobresalir ante las masas.

Para poder hacer frente a las diferentes problemáticas que rodean a nuestro entorno, debemos tener una mente abierta para poder observar las oportunidades que nos rodean, las cuales no son pocas, lo único que solo los privilegiados las pueden ver, en mi caso en observado a personal de las empresas que lo único que les importa es ganar un sueldo con la mentalidad de que a mi me pagan por día, luego estas mismas personas se quejan que porque no le han efectuado un aumento de sueldo, y la respuesta resulta ser muy fácil, no ha hecho nada como para ganárselo.

Cuando un personal de una empresa se vuelve importante por los aporte que pueda generar para los diferentes niveles de autoridad, eso empleados se convierten en parte de los activos de las empresas, con lo cual se puede perder mas si se deja ir que al efectuar un aumento de sueldo.

Siendo un poco mas concreto , nosotros como parte importante de la toma de decisiones debemos ser los primeros que deben de aportar ideas para que todo funcione de la mejor manera, pero tanto hablar de los mismo no soy muy explicito en el fin de mi articulo. Lo que trato es de incentivar al lector para que tome las riendas de su futuro, siendo un emprendedor en estos momento de crisis económica, pero al mismo tiempo aportar a la superación de la misma, uno pequeños ejemplos que puedo ir mencionando son:

Dentro de las empresas de una u otra forma siempre existen desperdicios o perdidas de materiales, que normal mente son perdidas para las empresas, pero si nos damos cuenta hoy en día se habla mucho de reciclar todo, seria de ver que otro producto podemos crear a partir de los desperdicios de la empresa, un ejemplo sencillo seria que donde se genera mucho papel podemos elaborar piñatas, para empezar un negocio propio. Donde se desperdicio hierro se pueden ir creando objetos de uso en el hogar como candeleros, adornos de escritorio o cualquier otra idea.
Dentro de nuestra área profesional se debe ser efectuar un uso adecuado de los recursos tecnológicos y no solo ocupar las computadoras para jugar, sino que se debe de utilizar para formación, como por ejemplo, buscar temática sobre lo que sucede en otros países y en nuestro mismo entorno. Además debemos crearnos el habito de lectura, para fomentar una educación constante tanto contables, como de informáticos.

Bueno mi objetivo con esta publicación es provocar que nuestras mentes sean capaces de genera ingresos tanto para las empresas como para nosotros, siendo verdaderos pilares dentro de las empresas, fomentando una cultura de colaboración constante en los diferentes sectores de una entidad. Además de generar una discusión acerca de esta temática, para cualquier comentario queda abierto el espacio dentro de esta pagina, para cualquier comentario, duda, critica o sugerencia a este tema o cualquier otro que se les ocurra.

PROVISIONES MENSUALES

2010-06-07T10:10:00.001-07:00

Para toda sociedad o persona natural que se encuentre obligada a llevar una contabilidad formal debe mensualmente realizar ciertas provisiones.

En primer lugar ¿Qué es una provisión? De acuerdo a la NIC 37 una provisión es un Pasivo del que se tiene la certidumbre de su cuantía y/o su vencimiento.

Esta misma NIC establece que la provisión debe cumplir tres condiciones:

La empresa tiene obligaciones presentes como resultado de un suceso pasado.
la empresa debe desprenderse de recursos, que incorporen beneficios económicos, para cancelar la obligación.
Puede hacerse una estimación fiable del importe de la obligación.

¿Porqué se provisiona? La provisión se realiza con el objetivo de registrar el gasto o el costo en el periodo que ocurre, sin importar si se realiza un pago o no por este, siguiendo los principios de contabilidad, principalmente el principio de devengado que estudiamos en publicaciones anteriores.

¿Cuáles son las provisiones más comunes?

Las provisiones que deben de realizarse mes a mes son:

Provisión por el pago del seguro social
Provisión por el pago de la Pensión
Provisión por el pago de impuestos, pueden ser municipales o de hacienda
Provisión por el pago de servicios como Auditoria Externa y/o Fiscal
Provisión por depreciaciones *

Las depreciaciones son un tipo muy especial, ya que no significan una real salida de dinero, hasta que el bien es vendido, o dado de baja, pero deben realizarse mes a mes para no sacrificar el mes de diciembre con el gasto acumulado de todo el año o periodo.

El mes de diciembre es también un caso especial, ya que en este mes se deben provisión a demás de las normales de cada periodo, todos aquellos gastos o costos que afecten las utilidades del periodo a un cuando se paguen en el siguiente, como por ejemplo, los recibos por luz, agua, teléfono, Internet, etc.

La forma básica para realizar una partida de provisión es:

Partida XX

Concepto	Debe	Haber
Gasto o costo	$ xxx.xx
Pasivo		$ xxx.xx

PASOS BASICOS PARA RENOVAR UNA MATRICULA DE EMPRESA JURIDICA EN EL CENTRO NACIONAL DE REGISTRO DE EL SALVADOR

2010-05-12T15:51:00.000-07:00

¿Qué es una matricula de empresa? Es el registró único, que sirve para corroborar su funcionamiento, acreditar la propiedad de la empresa y para establecer su calidad de comerciante.

Pasos a seguir:

En la empresa:

Entre al sitio Web de la Dirección General de Estadísticas y Censos (www.digestyc.gob.sv) e imprima en el LINK nuevas boletas para emisión de solvencias.
Entre al sitio Web del Centro Nacional de Registro (www.cnr.gob.sv) e imprima el modelo de solicitud de Renovación de Matricula de Empresa y Registro de Local(es), sucursal(es) o agencia(as) de persona jurídica.
Llene la solicitud y mándela donde un Notario para que la autentique.
Sume todos los sueldos, bonificaciones, salarios y horas extras pagados durante el año, puede tomarlo de la parte de los anexos de gastos del Estado de Resultado.
Revise las planillas de sueldos para verificar cuantas personas trabajaron para la empresa durante el año.
Sáquele una fotocopia al Balance General y al Estado de Resultados (deben estar firmados y sellados, por el representante legal, el contador y el auditor externo) del año a matricular, prepare los anexos al Balance y un anexo de gastos del Estado de Resultados.
Llene la boleta para la DIGESTYC con los datos que pide.
Pague en un banco acreditado el valor de la matricula, según art. 223 del Código de Comercio.
Sáquele fotocopia al NIT y al NRC de la sociedad

En la DIGESTYC

Presente el boleta llena.
Presente las Fotocopias del Balance General y del Estado de Resultados, y los anexos de estos.
Presente la fotocopia del NIT y del NRC.
Pague los derechos de la solvencia.
Retire la Solvencia.

En el CNR

Presente la solicitud de renovación de matricula notariada.
Presente un Balance General (Debidamente Firmado y Sellado) en original
Presente la Solvencia de la DIGESTYC que obtuvimos anteriormente.
y la Boleta de Pago de la matricula de comercio.

Luego de estos pasos solo esperamos la contestación del CNR, podemos verificar su estado en la ventanilla virtual en su sitio Web y listo.

Un último consejo no se olvide de que todo tramite en el CNR debe de llevar el número de expediente que le han asignado o sino es posible que le rechacen el trámite.

Excel para contadores, Las Funciones de Búsqueda

2010-05-12T08:09:00.001-07:00

Como se ha visto la amplia gama de funciones con las cuales podemos contar al momento de la elaboración de las hojas de trabajo en las cuales se podrá analizar la información de la empresa es muy amplia, dentro de ese tema trataré de explicar algunos, en el tema anterior se enumeraron más de 100 funciones las cuales serán las que se irán explicando poco a poco en cada una de las siguientes publicaciones. En este tema se explicarán lo que son las funciones de búsqueda, vuelvo recordar que no serán explicadas todas ya que al intentarlo hacer prácticamente sería un libro completo o mejor dicho un curso, claro está que nos observan a la posibilidad de poder explicar alguna inquietud que alguno tenga lo cual puede hacer llegar su duda o inquietud a esta página, pero en esta publicación trataremos las siguientes:

buscar
coincidir
columna
fila
dirección
elegir
transponer

Como consejo es bueno tener en cuenta la ayuda que trae Excel, ya que es trae información detallada de cada uno de las funciones, además de explicar el uso y el funcionamiento de todo el programa, ya que al alcance de este pequeño curso no podrá cubrir todos los temas e inquietudes que vayan suscitando, pero de nuevo expongo de que al tener alguna duda y quedarán que la ayuda que esta página les pueda ofrecer sea útil a llegar sus inquietudes.

Para poder explicar estas funciones seguiremos la siguiente estructura:

Definición según la ayuda de Excel.
Sintaxis.
Explicación de dicha definición.
Desventajas.
Posibles aplicaciones.
Ejemplo explicativo.

BUSCAR.

Definición según la ayuda de Excel.

Devuelve un valor procedente de un rango de una fila o columna o de una matriz. La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: vectorial y matricial. La forma vectorial de BUSCAR busca en un rango de una fila o de una columna un valor (vector) y devuelve un valor desde la misma posición en un segundo rango de una fila o de una columna. La forma matricial de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila o en la primera columna de la matriz y devuelve un valor desde la misma posición en la última fila o columna de la matriz.

Sintaxis.

BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparación;vector_resultado)

Valor buscado: este parámetro representa el valor que andamos buscando y del cual esperamos obtener un resultado, por ejemplo podemos colocar el código de una cuenta contable y esperamos como resultado la descripción de dicha cuenta.

Vector de comparación: este parámetro es el listado en el cuadro se espera localizar el valor buscado, por ejemplo puede ser todas las cuentas contables que se tiene en un catálogo contable.

Vector resultado: este parámetro es el listado de los posibles valores que se obtengan como respuesta por el uso de esta función, por ejemplo puede ser todas las descripciones de las cuentas contables que tengamos en un catálogo de cuentas.

Explicación.

Esta función ayuda a localizar un valor determinado de acuerdo un cierto criterio que se establece, este criterio tiene de identificar claramente al elemento buscar. En otras palabras se debe tener un listado con el identificador y otro con el elemento buscar.

Desventajas.

Esta función presentaba desventajas, entre los cuales podemos mencionar, que el estado debe identificador tiene que estar ordenado alfabéticamente de forma descendente es decir desde la letra a hasta la letra Z., desde el número cero hasta el número nueve, además al no encontrar el identificador proporcionara como respuesta el valor más cercano que encuentre con lo cual podemos llegar a tener resultados inesperados que en lugar de otorgarnos una solución nos puede proporcionar dolor de cabeza, pero proporciona resultados razonablemente útiles. Para desventajas antes expuestas a criterio muy personal me inclino por la elaboración de una macro que realice estas tareas, dicho tema lo trataremos más adelante.

Posibles aplicaciones.

El código contable de un catálogo de cuentas, con su respectiva destrucción de cuentas. Podemos utilizar esa fórmula para realizar la búsqueda de una cuenta contable dentro de un catálogo de cuentas.
Buscar un cliente clasificado por un código de cuenta, su número de registro fiscal, su documento de identidad o cualquier otro dato que sea único para poder identificar claramente ha dicho frente.
Buscar un proveedor las opciones que de un cliente.
Realizar clasificaciones ordenadas y sistemáticas de cualquier información que sea objeto de análisis.
La elaboración de partidas contables por medio de la búsqueda de la cuenta contable.

Ejemplo explicativo.

Imaginemos que tenemos un listado de objetos debidamente identificados en una hoja de Excel, de siguiente manera.

	A	B
1	Código	Descripción
2	Uno	Activo
3	Dos	Pasivo
4	Tres	Patrimonio

Ahora en la celda D1, coloquemos la siguiente fórmula:

=BUSCAR("Uno",B1:B4,C1:C4)

Como resultado tendremos: "Activo"

Un dato a tener en cuenta es que los valores textuales se debe colocar entre comillas dobles de lo contrario al programa nos dará un error. Esto lo entenderemos mejor cuando se esté explicando lo que son las variables por el momento dejémoslo así, para aquellos que tengan un poco, de curiosidad investigase sobre ese tema para cuando lleguemos ya estén familiarizados.

Hasta que dejaré esta publicación ya que se sigo se volverá un aburrido y no en esa la intención, sino lo contrario de incentivar a conocer de mejor manera lo que son las hojas electrónicas y su funcionamiento dentro esa carrera contable, si algo les ha parecido un poco fuera de lugar o incomprensible por favor hacerlo saber para ir mejorando las futuras publicaciones y además corregir las que ya están ya que todos estamos en un proceso de aprendizaje. Hasta la próxima.

Excel para contadores, Las Funciones

2010-05-11T14:41:00.000-07:00

Bueno en lo que respecta a este tema nos detendremos un poco, ya que es muy amplio y variado. No voy a explicar todas las funciones que existen, ya que para eso seria un libro completo, tal vez en un futuro lo dejamos como un proyecto. Pero procurare explicar las mas importantes o mas utilizadas y que nos puedan ser útiles al momento de realizar nuestros proyectos de interpretación de datos.

Un concepto que dejare claro antes de definir que es una función, es el de un algoritmo. Un algoritmo es el establecimiento de pasos lógicos y ordenados para realizar un trabajo determinado, un ejemplo seria la creación de un algoritmo para saber como hacer para abrir la puerta de la casa:

Llegar a la casa, ya que no podremos abrir la puerta de otra casa, bueno si podemos pero podemos ir a la cárcel, y no es nuestro trabajo abrir puertas equivocadas.
Introducir la llave correcta en la cerradura de la puerta.
Girar la llave.
Empujar la puerta.

Lo mismo sucede con las funciones que trae Excel, son algoritmos que viene encapsulados dentro de cada una de las sentencias, por lo tanto las funciones son procedimientos ya elaborados, que proporcionan un resultado, por medio de seguir los pasos necesarios.

Primero que nada hay que saber que las funciones son insertadas dentro de las celdas, las cuales han sido tratadas en la publicación anterior, las hojas electrónicas, que puedes repasar si tienes alguna duda, pero sino seguimos con la idea de reforzar algún tema en especial.

Todas la funciones al momento de insertarlas se empiezan con el signo "=", con el cual la hoja electrónica es capaz de identificar que es una función a realizar.

La sintaxis de cada una de las funciones es variable de acuerdo a cada uno los argumentos que esta presente pero por lo general tendrá:

El signo igual al inicio del nombre de la función.
El nombre de la función
Los argumento encerrados en paréntesis.

Ademas de las funciones que trae por defecto Excel, nosotros somos capaces de crear nuestras propias funciones de acuerdo a nuestras necesidades, como por ejemplo una función que nos ayude a calcular los impuestos que hay que cancelar. Esto lo veremos mas adelante conforme vayamos avanzado en este pequeño curso.

Hay que tener presente que hay muchas funciones, que nosotros no utilizaremos muy a menudo pero que nos pueden ayudar a salir de algún apuro en un momento dado, por lo cual es necesario conocerlas todas, solamente le dejo la inquietud para que sigan estudiando.

Las funciones que estudiaremos son:

Buscar
Coincidir
Columna
Fila
Dirección
Elegir
Trasponer
Contar
Contar.blanco
Contar.Si
Contara
Frecuencia
Max
Min
Moda
Promedio
Promedio.si
Pronostico
Tendencia
Hoy
Año
Ahora
Fecha
Fin.mes
Fecha.mes
Dias360
sisfecha
Frac.Año
Dias.Lab
dia.lab
dia
diasem
hora
horanumero
mes
minuto
segundo
Amortiz.lin
Amortiz.progre
Cantidad.Recibida
db
ddb
dvs
int.acum
int.acum.v
int.efectivo
sln
syd
tasa
tasa.desc
tasa.int
tasa.nominal
tir
va
vf
vna
falso
no
o
si
verdadero
y
abs
aleatorio
aleatorio.entre
cociente
entero
exp
fact
m.c.d
m.c.m
numero.romano
potencia
producto
raiz
redondear.impar
redondear.par
redondear
redondear.mas
redondear.menos
residuo
signo
Subtotales
suma
suma.cuadrados
sumaproducto
sumar.si
truncar
caracter
codigo
concatenar
decimal
derecha
izquierda
encontrar
espacios
extrae
hallar
igual
largo
limpiar
mayusc
minusc
moneda
nomPropio
reemplazar
repetir
sustituir
texto
valor

Como se pueden dar cuenta son varias las funciones que tratare de explicar, la mayoría han sido muy útiles en mi trabajo, y otras por curiosidad las he puesto, si dentro del listado faltara una que quieren que se las explique, envíen un mensaje o agreguen un comentario. Dejo hasta aquí esta publicación porque se extendió mas de lo debido, pero hasta la próxima.

Excel para contadores, Hojas Electronicas

2010-05-10T12:31:00.002-07:00

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Con este tema, tratare la manera de que sera lo mas comprensible, ya que hablar de tantos tecnicismos lo que puedo provocar es desviarme de la razón de esta publicaciones.

Las hojas electrónicas, son instrumentos útiles para el análisis de información, un contador que sabe utilizar de forma eficiente, esta aplicación es un profesional que tiene realizado un 70 a 80 por ciento del trabajo realizado, solamente falta darle la interpretación idónea a cada uno de los resultados proporcionados por este programa.

En la imagen se puede observar lo que seria una hoja electrónica de Excel en la cual se puede observar la cuadricula, formada por lineas y columnas. Donde se interceptan las columnas con las lineas se conocen como celdas, las cuales son utilizadas para colocar datos que pueden ser fácilmente manipulados por medio de formulas.

Conozcamos mas de cerca algunos de los elementos, que forman un archivo de Excel:

Libro, los archivos de Excel normalmente son nombrados como libros, dado que esta constituido por hojas. A la cuales con dar click Derecho se les puede cambiar el nombre a uno mas significativo para nuestro trabajo, como por ejemplo catalogo de cuentas, partidas contables. Esto lo hacemos de acuerdo a la forma en la cual la información sera ordenada.

Hojas de Calculo, las hojas de calculo están constituidas por columnas y filas, las cuales esta contenidos en un archivo llamado libro, las hojas de no sirven para ordenar la información de acuerdo a categorías planteadas para una mejor interpretación de los datos. Un ejemplo para esta tipo de elemento puede ser la de colocar las fecha, Código, Descripción, Cargo, Abono y Concepto en los encabezados de cada una de las columnas, e ir colocando la información ordenada mente hacia abajo, para ir constituyendo los registro de una partida contable, los usos que se le puede encontrar a cada uno de los elementos es infinito, todo depende de cada uno de nosotros al momento de planificar la funcionalidad que le queremos dar a cada una de las herramientas que formemos con las hojas electrónicas.
Columnas, estan nombradas por las letras del alfabeto, un hoja electronica es capaz de contener 256 Columnas desde la letra A hasta la Z, a partir de aquí se nombre par una doble letra, es decir, AA, AB hasta llegar a la IV, con lo cual se cuenta con 256 categorías para ir nombrando los diferente elementos que formaran parte de nuestra hoja de trabajo, donde interpretaremos los datos.
Filas, son los elementos constituido en dirección horizontal, y están nombradas por números. Estos elementos tienen un uso muy similar a las columnas. Una hoja electrónica de Excel puede llegar a contener 65536 filas.
Celdas, son elementos que se forman por la intercepcion entre una columna y una fila; las celdas forman el nombre de las siguiente manera: Columna-Fila.

En la imagen se puede notar que la celda B4 esta seleccionada, es decir, que es la intercepción de la columna B y la Fila 4. Este es el elemento mas pequeño que tiene una hoja de calculo y es por medio de este que trabajaremos en publicación futuras.

Estoy tratando de no ser muy aburrido con esta teoría, pero es necesaria para poder realizar los ejemplos que se plantearan mas adelante, si lo expuesto anteriormente no es suficiente para comprender estos elementos, se deben de buscar mas información al respecto, trato de no entretenerme demasiado en estos aspectos que para muchos debe ser muy repetitivo, pero para otros esto es algo que no se entiende con mucha facilidad, pero si quieren preguntarme algo no duden a hacerlo.

Una cosa que se debe de tener en mente es que las limitantes que se encuentren en el camino, son exactamente las misma que nosotros pensemos que no podemos superar.

Excel para contadores, La computadora y la contabilidad. Parte 2

2010-05-07T09:06:00.000-07:00

En la publicación anterior se presentaron los conceptos de computadora y contabilidad según la enciclopedia Wikipedia.

Hoy tratare de explicar la repercusión que la computadora ha tenido en las empresas, pero para eso expondré ciertas situaciones que hay que entender para estar en la misma frecuencia.

Para empezar la contabilidad es una herramienta útil y necesaria para toma de decisiones en cualquier empresa, sin importa el tamaño, naturaleza o cualquier otra cualidad que se le quiera atribuir; por medio del análisis de la información proporcionada por cada uno de los hechos económicos que existan en la entidad.

La computadora es una herramienta útil para procesar información de forma eficiente, la cual es clasificada de acuerdo a ciertos parámetros que se hayan programado.

Partiendo de lo anterior, se sabe que los hechos económicos de una entidad puede proporcionar demasiada información que no se puede procesar de forma eficiente, con lo cual se provoca que los datos no sean oportunos, desencadenando perdidas irremediables en las empresa, ya que tomara decisiones con informes atrasados, siendo información irrelevante para la empresa porque no es la realidad en cual se encuentra la empresa.

Cuando se puede utilizar la computadora como herramienta en el proceso de clasificación y análisis de la información, estos problemas se pueden desvanecer de forma significativa, siendo información mas útil y oportuna.

Hay que tener en cuenta que nos encontramos en un mundo globalizado, y de cambios constantes los cuales llegan a ser tan rápidos, que cuando creamos que estamos listos con las herramientas necesarias para el desarrollo empresaria ya habrá una nueva tendencia, a la cual hay que embarcarse de nuevo.

Con esto no estoy tratando de desanimar a nadie, no esa mi intención, pero si que debemos ser inteligentes para poder tratar de solucionar estos problemas, ya que el primero que se coloque en dicha posición lograra tener mejores resultados, ya que sera capaz de enfrentar los cambios de formar ágil.

Una idea que hay que tener en mente es que si queremos triunfar dentro de nuestros trabajos los debemos de hacer de forma inteligente, la cual solo se logra por medio del estudio constante y la practica, y los mas importante es solicitar ayuda necesaria cuando se crea que no se puede solucionar el problema en el corto plazo, así como le dije deben de ser capaces de solucionar los problemas de la forma mas ágil.

Los grandes contadores de hoy en día deben de tener en cuenta que deben ser capaces de solucionar las diversas problemáticas a la cuales se enfrentan las empresas, y dentro ellas puedo mencionar:

La Seguridad, hoy con los avances tecnológicos se puede tener una vigilancia de todos recursos con los cuales cuenta la empresa, como la vigilancia de una sucursal o una bodega que se encuentra lejos de la casa matriz.
Administración de Personal, tener un control de las asistencias de lo empleados, la planilla de sueldos, las vacaciones entre otros eventos.
Red interna de información de la empresa, un contador debe de conocer cual seria la estructura mas adecuada de red de una empresa, ya que no tendremos que digitar los datos en todas computadoras para tener actualizada con esto no seremos eficientes con los datos, con una red podemos tener disponible los resultados de la facturación o de los cobros que efectué caja en cualquier momento que sea necesaria. ademas es útil para tener reportes actualizados de las diferentes agencias y sucursales de la empresa.

Hay muchos mas eventos que se deben de tratar en este punto, pero lo haré en futuras publicación , ya que de continuar con esta temática nos alejaríamos mucho de nuestro objetivo, el cual es de exponer ejemplo claros y concisos sobre le uso de Excel en la contabilidad, espero haber lograr mi cometido el de mostrar cual es la necesidad de tener a la computadora como herramienta útil para el desarrollo del trabajo.

Cualquier consulta o comentario realicenlo confiadamente, para poder seguir aportando mas a este interesante tema de Excel para contadores, hasta la próxima publicación.

Excel para contadores, La computadora y la contabilidad.

2010-05-06T13:23:00.000-07:00

Para empezar definiremos que es la computadora, según la Wikipedia "Una computadora(del inglés computer, y éste del latín computare -calcular-), también denominada ordenador o computador, es una máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en información útil. Una computadora es una colección de circuitos integrados y otros componentes relacionados que puede ejecutar con exactitud, rapidez y de acuerdo a lo indicado por un usuario o automáticamente por otro programa, una gran variedad de secuencias o rutinas de instrucciones que son ordenadas, organizadas y sistematizadas en función a una amplia gama de aplicaciones prácticas y precisamente determinadas, proceso al cual se le ha denominado con el nombre de programación y al que lo realiza se le llama programador. La computadora, además de la rutina o programa informático, necesita de datos específicos (a estos datos, en conjunto, se les conoce como "Input" en inglés) que deben ser suministrados, y que son requeridos al momento de la ejecución, para proporcionar el producto final del procesamiento de datos, que recibe el nombre de "output". La información puede ser entonces utilizada, re-interpretada, copiada, transferida, o retransmitida a otra(s) persona(s), computadora(s) o componente(s) electrónico(s) local o remotamente usando diferentes sistemas de telecomunicación, pudiendo ser grabada, salvada o almacenada en algún tipo de dispositivo o unidad de almacenamiento.

La característica principal que la distingue de otros dispositivos similares, como la calculadora no programable, es que es una máquina de propósito general, es decir, puede realizar tareas muy diversas, de acuerdo a las posibilidades que brinde los lenguajes de programación y el hardware." (http://es.wikipedia.org/wiki/Computadora)

Ahora que es la contabilidad, según la misma enciclopedia: "La Contabilidades una técnica que produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos interesados, el tomar decisiones en relación con dichas Entidades.

El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa. Esta información resulta útil para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios." (http://es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad).

Por el momento dejamos hasta aquí este tema para no aburrir demasiada, en una próxima publicación continuaremos.

ELEMENTOS BASICOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

2010-05-03T15:29:00.000-07:00

Los estados financieros son los instrumentos que la Administración utiliza para reflejar los efectos financieros de las transacciones y otros sucesos, agrupándolos en grandes categorías, de acuerdo con sus características económicas.

Estas grandes categorías son los elementos de los estados financieros los que están relacionados directamente con la medida de la situación financiera en el balance de situación general son los activos, los pasivos y el patrimonio neto. Los elementos directamente relacionados con la medida del desempeño en el estado de resultados son los ingresos y los gastos.

La presentación de estos elementos, tanto en el balance general como en el estado de resultados implica un proceso de subdivisión. Por ejemplo, los activos y pasivos pueden ser clasificados según su naturaleza, o de acuerdo con su función en la actividad empresarial, a fin de presentar la información de la forma más útil a los usuarios para los propósitos de toma de decisiones económicas.

Los elementos del Balance General son los activos, los pasivos y el patrimonio neto y se definen como sigue:

§ Un activo es un recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, del que la empresa espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.

§ Un pasivo es una obligación actual de la empresa, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la empresa espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.

§ Patrimonio neto es la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos.

Los elementos del Estado de Resultados son los Costos, Gastos e Ingresos se definen como sigue:

§ Costos son todos los desembolsos de efectivo efectuados para la adquisición o elaboración del producto que se tiene para la venta.

§ Gastos son todas las erogaciones de efectivo o pérdida de valor de activos que efectúa la empresa para llevar a cabo las operaciones normales de la empresa.

§ Ingresos son todas las entradas de efectivo que la empresa obtiene a través de la venta de un producto o la prestación de un servicio.

La forma como estos elementos se comportan, es decir aumentan o disminuyen se encuentra regida por las leyes del cargo y del abono, así:

ELEMENTO	AUMENTO	DISMINUCION	SALDO
ACTIVO	CARGO	ABONO	DEUDOR
PASIVO	ABONO	CARGO	ACREEDOR
CAPITAL	ABONO	CARGO	ACREEDOR
INGRESOS	ABONO	CARGO	ACREEDOR
COSTOS Y GASTOS	CARGO	ABONO	DEUDOR