Sistemas Contables e Informatica

La auditoría como apoyo, verdugo o requisito legal.

2010-11-04T21:52:00.000-07:00

Algunas empresas consideran que la auditoría es únicamente un requisito que el gobierno las ha impuesto para poder tener controlado todas las actividades que existen al interior de una empresa. Cuando la auditoría es utilizada de forma adecuada resulta ser un apoyo incalculable para proteger los activos de la empresa, ya que esta dentro del objetivo primordial esta la evaluación del control interno.

Hay que tener bien claro que el control interno está conformado por todas las políticas y procedimientos y procesos necesarios para salvaguardar los activos corporales como incorporarles. Ahora tratemos de explicar de forma razonable porque del tema.

La auditoría como apoyo.

Cuando la auditoría se realiza de acuerdo a la normativa, la cual estipula que debe ser una herramienta útil y necesaria para reflejar de forma razonable los conceptos y cifras vertidos en los estados financieros, y al mismo tiempo ayuda a proteger todos los bienes de la empresa. Una auditoría bien elaborada ayuda a corregir oportunamente cualquier error que existe entre los cuales podemos mencionar:
1. Errores involuntarios. Estos ocurren cuando el contador clasifica erróneamente un evento económico de la empresa, expresándolo de forma incorrecta. Como ejemplo se puede mencionar una clasificación errónea de un evento económico por cumplir con un artículo de la ley, aún cuando la técnica contable establece que se debe seguir el principio de sustancia mas que forma.

2. Errores intencionales. Éste tipo de error ocurre cuando un individuo ha planificado un fraude empresarial, con lo cual provoca que los estados financieros reflejen una realidad falsa procurando desviar la atención hacia eventos más significativos. Como ejemplo se puede mencionar la malversación de fondos al manifestar que se ha comprado un artículo o bien cuando en realidad se ha comprado cuestiones personales.

Por lo que se puede notar cuando la auditoría se realiza correctamente se convierte en un apoyo necesario para llevar correctamente los datos reflejados en la contabilidad, principalmente los reportes emitidos por la auditoria se convierten en herramientas para la toma de decisiones, ya que además de emitir informes acerca de la forma de trabajo de la contabilidad puede proporcionar análisis concretos sobre áreas de la empresa tales como las ventas, el activo fijo, la caja, los bancos, los inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc. ayudando a corregir o prevenir errores en el control interno.

La auditoría como verdugo.

En algunas ocasiones la auditoría se convierte un verdugo de las autoridades encargadas de la contabilidad y administración de una empresa cuando se realiza un análisis erróneo sobre la situación que vive la entidad.

Esto se puede dar por dos factores predominantes, que el auditor de forma intencional emite un informe calificado dándole importancia a variaciones o equivocaciones que no poseen mayor importancia, es decir montos inclusive de centavos, y no considerando el principio de importancia relativa, únicamente para demostrar los errores en la forma de trabajar de la administración y aseverar que la auditoría que se ha practicado de forma correcta y que los resultados que se obtienen a través de la contabilidad son simplemente datos incompletos o erróneos de los eventos económicos.

El otro factor se debe a la falta de conocimiento que pueda tener como auditor al realizar su trabajo ya que no se ha encargado de revisar adecuadamente los factores que involucran a esta empresa, es decir, no se ha estudiado correctamente el ambiente de control, lo cual conllevará a tener resultados equivocados y se puede haber realizado una auditoría planificada para otro tipo de empresa esto conllevará a tener resultados equivocados.

La auditoría como requisito legal.

Hay que tener en cuenta que la legislación de varios países reglamenta que se debe de tener auditorías externas, y también tipo de auditorías especiales tales como la auditoría fiscal que se encarga de analizar si la empresa ha cumplido con todo la legislación que ha decretado el gobierno, y las auditorías técnicas que ayudan a verificar que los procesos y procedimientos en un área en particular se cumplan.

Algunos empresarios que tienen una mentalidad corta sólo en que la auditoría en una salida de dinero inútil ya que se puede dudar de que la información proporcionada por los informes no sea realmente útil para la toma de decisiones de la empresa, logrando que los dueños o accionistas de una empresa solamente vean a la auditoría como un mero requisito de ley.

En algunas ocasiones es provocado por la forma de pensar de algunos auditores que simplemente quieren ir ganando un ingreso mes a mes con los honorarios pero esto únicamente desvirtúa la profesión del auditor ya que se pierde credibilidad ante un sinfín de empresas que podrían requerir de sus servicios, a tal grado que dentro de la carrera contable esto ocasiona que nadie confíe en el trabajo realizado.

Dependiendo de la perspectiva de donde sea observando el concepto de la auditoria se puede dar una o varias de las características que aquí se han analizado, lo ideal seria que la auditoria fuera siempre un apoyo en la toma decisiones. Para que esto sea realidad está en nuestras manos como profesionales del área, tomemos a consideración que nuestro trabajo es fundamental para el buen funcionamiento de las empresas.

La Crisis Empresarial y el Control Interno Parte 2

2010-07-24T10:38:00.000-07:00

Continuando con el tema, trataremos algunos aspectos a considerar dentro del control interno, los cuales iremos desarrollando poco a poco, ya que tratar un control interno integral es muy amplio y hay ciertos aspectos en los cuales es necesario ampliar, bueno espero que le guste el tema, y dejen comentarios para saber si les ha gustado, y si tienen alguna duda para poder ampliarla.

Mejorar de forma eficiente el control interno.

Uno de los elementos más importantes de la contabilidad, y muchas veces el más olvidado, es el control interno.

El control interno, en palabras sencillas, es el conjunto de normas y procedimientos necesarios para salvaguardar los activos de la empresa. Por lo tanto en control interno involucra todos los elementos de los cuales consta una empresa. El contador debe diseñar adecuadamente el control interno de la empresa.

Cuando el control interno es fuerte y esta funcionado, los riesgos de las empresas de perder sus activos se ven reducidos drásticamente.

El control interno de una empresa cuando ha sido pensado adecuadamente evitara que los recursos sean mal utilizados, evitando un incremento de los costos y Gastos.

Los elementos que hay que tener en consideración y normar el pronto posible dentro de una empresa son:

Efectivo. El dinero en efectivo de las entidades es causa de mayor debilidad, tanto para los empleados y extraños. Con este rubro se deben de implementar dos herramientas:

Corte de Caja, que se utiliza para determinar si los ingreso coinciden el efectivo y documentación existente en caja. Se debe de realizar por lo menos uno diario al final del día, por cada una de las cajas que existan.
Arqueo de Caja, tiene la misma finalidad que el corte de caja, lo único que este se realiza sorpresivamente, sin que nadie sepa cuando se va a realizar, este es utilizado mucho para verificar la caja chica.

Bancos. Siempre hay que tener un cuidado especial en las remesas, cheques y cualquier transferencia bancaria que se realice, ya que contablemente se puede manipular los datos de los bancos, y reflejar un saldo diferente de lo que se tiene en realidad, al igual que el banco existen dos herramientas:

Conciliación Bancaria. Se utiliza para verificar que los datos que están dentro de la contabilidad coincida con el estado de cuentas enviado por el banco, existen tres al menos tres métodos para realizar.

i. Partiendo del saldo de Bancos y Conciliado en Saldo de Contabilidad.

ii. Partiendo del Saldo de Contabilidad y Conciliando el Saldo del Banco.

iii. Estilo Libros.

Mas que métodos son lo forma de presentación de la información, para profundizar este tema lo haremos en un publicación posterior, o revisen las conciliaciones bancarias.

Confirmación de Saldos. Se solicita a las instituciones bancarios que Verifiquen si el saldo que refleja nuestra conciliación Bancaria, esto se realiza para comprobar que los datos no han sido manipulados por terceros.

Cuentas por Cobrar. Es muy saludable para las empresa realizar un estudio detenido de las cuentas de nuestro clientes teniendo en cuenta:

El nivel de endeudamiento que posee el cliente.
La capacidad de Pago.
Historia de Morosidad.
La documentación que garantiza la deuda.
Recomendaciones crediticias.

Además se debe de considerar un porcentaje razonable por incobrabilidad. Una herramienta útil para verificar es realizar un arqueo de cuentas por cobrar, en donde se tomo el estado de cuentas del cliente y se verifican sus pagos y la documentación de respaldo, el cual puede ser:

1. El documento de venta.

2. Quedan

3. Pagare.

4. Letra de Cambio

Cualquier documento que respalde la deuda.

Continuaremos en la próxima publicación.

La Crisis Empresarial y el Control Interno

2010-07-23T13:26:00.000-07:00

Para ampliar un poco la publicación acerca de la Crisis Económica, y para profundizar un poco mas en lo referente al control interno que existe dentro de las empresa.

La crisis económica actual, ha provocado que varias empresas hayan tomado uno a varias de las siguientes decisiones:

Cerrado definitivamente
Solamente han retirado sucursales
Despedir personal
Reducir Costos y Gastos.
Mejorar de forma eficiente el control interno.

Tratare de esbozar un poco los anteriores puntos, hay que tener en cuenta que pueden haber muchas mas, pero por el momento solo tratare las que he colocado en este momento, talvez en futuras publicaciones se siga ampliando mas este tema.

CIERRE DEFINITIVO.

Algunas entidades no logran soportar la presión que ejerce la crisis económica sobre las finanzas, mas aun cuando han tratado de obtener financiamiento y este ha sido negado por varias razones, entre las cuales podemos mencionar:

Que los ingresos tienden a la baja.
Que los Costos y Gastos de la Entidad tienden a la alza
Que sus Estados reflejen perdidas en los periodos recientes y que no se observe una recuperación sostenible en un periodo cercano.
El nivel de endeudamiento de la Entidad es tan alto que ya no soportaría incrementar la deuda. (Para este punto se recomienda el estudio de los ratios financieros)
Una combinación de las anteriores.

Con lo cual la Gerencia de las empresas opta por cerrar los negocios para poder recuperar un poco parte del patrimonio de estos.

RETIRO DE SUCURSALES.

Otros entes económicos prefieren realizar un análisis de mercado y observar cual es mercado que mas perdidas se les esta causando y comenzar a reducir costos con el retiro de esa sucursal, claro esta si es que la empresa tiene sucursales, el problema se da si solo se esta analizando la reducción de gastos, pero puede ocurrir que los clientes comiencen a perderle la confianza a la empresa y por lo tanto comience la especulación que puede ser mas dañina que pueda provocar la quiebra.

Explico un poco más este punto, imaginemos un escenario que presenta los siguientes puntos:

Nosotros nos dedicamos a la elaboración de calzado formal para caballero.
Tenemos una marca en la cual necesitamos de un tipo de suela especial.
Existe una empresa que vende ese producto en una sucursal que vende ese producto en especial.
Observamos que nuestro producto tiene una aceptación en el mercado y por lo tanto estamos listos para comenzar la producción en masa de este artículo.
Resulta que dicha empresa prevé que sus ventas tienen a la baja y que prefieren cerrar la sucursal antes de comenzar a soportar perdidas.
Para nosotros la sucursal más cercana que tenemos nos provocaría un incremento significativo en los costos del producto.
Debido a tal situación nosotros, comenzamos a especular que la empresa no podrá sostenerse por mucho tiempo, mas ya que no tendrá la capacidad para suplir la demanda, por lo tanto buscamos un nuevo proveedor para la adquisición de la suela o una sustituta.

Como se observa la empresa que se dedica a la venta de tal suela solo observa la reducción de los Gastos que tiene dicha sucursal, pero no analizo si sus ventas tendrían una recuperación en un futuro cercano. En el ejemplo que expongo hay muchos mas elementos para el análisis pero para no desviarme del tema, lo dejo para el estudio de cada uno de los lectores.

DESPEDIR PERSONAL.

Una de las decisiones más radicales que toman las gerencias de las empresas, son el despido masivo de personal, no tomando en cuenta algunas consideraciones:

La experiencia que tiene cada uno del personal despedido, si no se estudia a quienes se han de despedir, puede provocar una disminución del rendimiento de la producción (en el caso de ser una fábrica) o una reducción en las ventas en caso que se quite a los vendedores que más producto colocaban en el mercado.
Que el personal sea reducido a un punto en el cual, la fuerza laboral de la entidad sea muy pequeña que provocara un exceso de trabajo para el personal que no se haya despedido, provocando un retraso significativo en los objetivos principales de la empresa.
Una consecuencia que puede provocar la inestabilidad de los recursos de la empresa en que se le debe de indemnizar al personal despedido, con esto a empresa perderá liquidez para suplir las necesidades mas inmediatas a la empresa, en caso que la empresa tome la decisión de no indemnizar al personal (cuestión que es ilegal, si el personal es despedido sin causa justificada según las leyes laborales) puede llevar a una demanda de las instituciones encargadas de velar por los derechos de los trabajadores, lo cual será una perdida de tiempo y recursos de la empresa.

Este tema es muy amplio para tratar en unas cuantas líneas, el cual lo ampliare a solicitud de los lectores.

REDUCIR COSTOS Y GASTOS.

Uno de los objetivos primordiales de los economistas es la reducción de los costos, lo cual hay que realizarlo con estudios y de forma gradual.

Los problemas se dan cuando se intenta realizar una reducción abrupta sin un estudio previo de las consecuencias que conlleva esto, por ejemplo que dentro de una empresa, como parte de la atención al cliente se le coloque una cafetera y un oasis, para que el cliente tome café o agua, pero se decide quitarlo provocar molestia en los clientes que están acostumbrados a este tipo de atención.

Cuando se va a reducir los costos hay que medir de forma adecuada el impacto que pueda provocar en los resultados del ejercicio.

Unos ejemplos que he observado son los siguientes:

Enforcar la publicidad.
Quitar impresiones innecesarios a los productos, hace poco observe que una marca dedicada a la venta de te, las bolsitas antes tenían impreso el logo de la marca, hoy ya no lo tienen. Esta seria una forma de reducir los costos sin tener mayor consecuencia.

En la siguiente parte de este tema explicare los parte de control interno

La Crisis Económica.

2010-06-11T07:55:00.000-07:00

Es increíble que con la crisis económica que ha llegado en esta época, como ha ido cambiando nuestra percepción de la realidad económica de la empresas.

Muchas empresas han preferido desaparecer, mientras otras tratan de hacer frente a las multinacionales, lo cual se convierte en una pelea por la supervivencia de cada uno de los medios.

Pero nosotros como contadores, que hemos aportado para evitar caer en la espiral de lucha salvaje por la sobre vivencia de las empresas en las cuales laboramos o incluso nuestros propios negocios.

Muchas veces preferimos pasa desapercibidos de los eventos que aquejan a nuestros negocios, con lo cual dejamos ir muchas oportunidades de sobresalir ante las masas.

Para poder hacer frente a las diferentes problemáticas que rodean a nuestro entorno, debemos tener una mente abierta para poder observar las oportunidades que nos rodean, las cuales no son pocas, lo único que solo los privilegiados las pueden ver, en mi caso en observado a personal de las empresas que lo único que les importa es ganar un sueldo con la mentalidad de que a mi me pagan por día, luego estas mismas personas se quejan que porque no le han efectuado un aumento de sueldo, y la respuesta resulta ser muy fácil, no ha hecho nada como para ganárselo.

Cuando un personal de una empresa se vuelve importante por los aporte que pueda generar para los diferentes niveles de autoridad, eso empleados se convierten en parte de los activos de las empresas, con lo cual se puede perder mas si se deja ir que al efectuar un aumento de sueldo.

Siendo un poco mas concreto , nosotros como parte importante de la toma de decisiones debemos ser los primeros que deben de aportar ideas para que todo funcione de la mejor manera, pero tanto hablar de los mismo no soy muy explicito en el fin de mi articulo. Lo que trato es de incentivar al lector para que tome las riendas de su futuro, siendo un emprendedor en estos momento de crisis económica, pero al mismo tiempo aportar a la superación de la misma, uno pequeños ejemplos que puedo ir mencionando son:

Dentro de las empresas de una u otra forma siempre existen desperdicios o perdidas de materiales, que normal mente son perdidas para las empresas, pero si nos damos cuenta hoy en día se habla mucho de reciclar todo, seria de ver que otro producto podemos crear a partir de los desperdicios de la empresa, un ejemplo sencillo seria que donde se genera mucho papel podemos elaborar piñatas, para empezar un negocio propio. Donde se desperdicio hierro se pueden ir creando objetos de uso en el hogar como candeleros, adornos de escritorio o cualquier otra idea.
Dentro de nuestra área profesional se debe ser efectuar un uso adecuado de los recursos tecnológicos y no solo ocupar las computadoras para jugar, sino que se debe de utilizar para formación, como por ejemplo, buscar temática sobre lo que sucede en otros países y en nuestro mismo entorno. Además debemos crearnos el habito de lectura, para fomentar una educación constante tanto contables, como de informáticos.

Bueno mi objetivo con esta publicación es provocar que nuestras mentes sean capaces de genera ingresos tanto para las empresas como para nosotros, siendo verdaderos pilares dentro de las empresas, fomentando una cultura de colaboración constante en los diferentes sectores de una entidad. Además de generar una discusión acerca de esta temática, para cualquier comentario queda abierto el espacio dentro de esta pagina, para cualquier comentario, duda, critica o sugerencia a este tema o cualquier otro que se les ocurra.

PROVISIONES MENSUALES

2010-06-07T10:10:00.001-07:00

Para toda sociedad o persona natural que se encuentre obligada a llevar una contabilidad formal debe mensualmente realizar ciertas provisiones.

En primer lugar ¿Qué es una provisión? De acuerdo a la NIC 37 una provisión es un Pasivo del que se tiene la certidumbre de su cuantía y/o su vencimiento.

Esta misma NIC establece que la provisión debe cumplir tres condiciones:

La empresa tiene obligaciones presentes como resultado de un suceso pasado.
la empresa debe desprenderse de recursos, que incorporen beneficios económicos, para cancelar la obligación.
Puede hacerse una estimación fiable del importe de la obligación.

¿Porqué se provisiona? La provisión se realiza con el objetivo de registrar el gasto o el costo en el periodo que ocurre, sin importar si se realiza un pago o no por este, siguiendo los principios de contabilidad, principalmente el principio de devengado que estudiamos en publicaciones anteriores.

¿Cuáles son las provisiones más comunes?

Las provisiones que deben de realizarse mes a mes son:

Provisión por el pago del seguro social
Provisión por el pago de la Pensión
Provisión por el pago de impuestos, pueden ser municipales o de hacienda
Provisión por el pago de servicios como Auditoria Externa y/o Fiscal
Provisión por depreciaciones *

Las depreciaciones son un tipo muy especial, ya que no significan una real salida de dinero, hasta que el bien es vendido, o dado de baja, pero deben realizarse mes a mes para no sacrificar el mes de diciembre con el gasto acumulado de todo el año o periodo.

El mes de diciembre es también un caso especial, ya que en este mes se deben provisión a demás de las normales de cada periodo, todos aquellos gastos o costos que afecten las utilidades del periodo a un cuando se paguen en el siguiente, como por ejemplo, los recibos por luz, agua, teléfono, Internet, etc.

La forma básica para realizar una partida de provisión es:

Partida XX

Concepto	Debe	Haber
Gasto o costo	$ xxx.xx
Pasivo		$ xxx.xx

PASOS BASICOS PARA RENOVAR UNA MATRICULA DE EMPRESA JURIDICA EN EL CENTRO NACIONAL DE REGISTRO DE EL SALVADOR

2010-05-12T15:51:00.000-07:00

¿Qué es una matricula de empresa? Es el registró único, que sirve para corroborar su funcionamiento, acreditar la propiedad de la empresa y para establecer su calidad de comerciante.

Pasos a seguir:

En la empresa:

Entre al sitio Web de la Dirección General de Estadísticas y Censos (www.digestyc.gob.sv) e imprima en el LINK nuevas boletas para emisión de solvencias.
Entre al sitio Web del Centro Nacional de Registro (www.cnr.gob.sv) e imprima el modelo de solicitud de Renovación de Matricula de Empresa y Registro de Local(es), sucursal(es) o agencia(as) de persona jurídica.
Llene la solicitud y mándela donde un Notario para que la autentique.
Sume todos los sueldos, bonificaciones, salarios y horas extras pagados durante el año, puede tomarlo de la parte de los anexos de gastos del Estado de Resultado.
Revise las planillas de sueldos para verificar cuantas personas trabajaron para la empresa durante el año.
Sáquele una fotocopia al Balance General y al Estado de Resultados (deben estar firmados y sellados, por el representante legal, el contador y el auditor externo) del año a matricular, prepare los anexos al Balance y un anexo de gastos del Estado de Resultados.
Llene la boleta para la DIGESTYC con los datos que pide.
Pague en un banco acreditado el valor de la matricula, según art. 223 del Código de Comercio.
Sáquele fotocopia al NIT y al NRC de la sociedad

En la DIGESTYC

Presente el boleta llena.
Presente las Fotocopias del Balance General y del Estado de Resultados, y los anexos de estos.
Presente la fotocopia del NIT y del NRC.
Pague los derechos de la solvencia.
Retire la Solvencia.

En el CNR

Presente la solicitud de renovación de matricula notariada.
Presente un Balance General (Debidamente Firmado y Sellado) en original
Presente la Solvencia de la DIGESTYC que obtuvimos anteriormente.
y la Boleta de Pago de la matricula de comercio.

Luego de estos pasos solo esperamos la contestación del CNR, podemos verificar su estado en la ventanilla virtual en su sitio Web y listo.

Excel para contadores, Las Funciones de Búsqueda

2010-05-12T08:09:00.001-07:00

Como se ha visto la amplia gama de funciones con las cuales podemos contar al momento de la elaboración de las hojas de trabajo en las cuales se podrá analizar la información de la empresa es muy amplia, dentro de ese tema trataré de explicar algunos, en el tema anterior se enumeraron más de 100 funciones las cuales serán las que se irán explicando poco a poco en cada una de las siguientes publicaciones. En este tema se explicarán lo que son las funciones de búsqueda, vuelvo recordar que no serán explicadas todas ya que al intentarlo hacer prácticamente sería un libro completo o mejor dicho un curso, claro está que nos observan a la posibilidad de poder explicar alguna inquietud que alguno tenga lo cual puede hacer llegar su duda o inquietud a esta página, pero en esta publicación trataremos las siguientes:

buscar
coincidir
columna
fila
dirección
elegir
transponer

Como consejo es bueno tener en cuenta la ayuda que trae Excel, ya que es trae información detallada de cada uno de las funciones, además de explicar el uso y el funcionamiento de todo el programa, ya que al alcance de este pequeño curso no podrá cubrir todos los temas e inquietudes que vayan suscitando, pero de nuevo expongo de que al tener alguna duda y quedarán que la ayuda que esta página les pueda ofrecer sea útil a llegar sus inquietudes.

Para poder explicar estas funciones seguiremos la siguiente estructura:

Definición según la ayuda de Excel.
Sintaxis.
Explicación de dicha definición.
Desventajas.
Posibles aplicaciones.
Ejemplo explicativo.

BUSCAR.

Definición según la ayuda de Excel.

Devuelve un valor procedente de un rango de una fila o columna o de una matriz. La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: vectorial y matricial. La forma vectorial de BUSCAR busca en un rango de una fila o de una columna un valor (vector) y devuelve un valor desde la misma posición en un segundo rango de una fila o de una columna. La forma matricial de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila o en la primera columna de la matriz y devuelve un valor desde la misma posición en la última fila o columna de la matriz.

Sintaxis.

BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparación;vector_resultado)

Valor buscado: este parámetro representa el valor que andamos buscando y del cual esperamos obtener un resultado, por ejemplo podemos colocar el código de una cuenta contable y esperamos como resultado la descripción de dicha cuenta.

Vector de comparación: este parámetro es el listado en el cuadro se espera localizar el valor buscado, por ejemplo puede ser todas las cuentas contables que se tiene en un catálogo contable.

Vector resultado: este parámetro es el listado de los posibles valores que se obtengan como respuesta por el uso de esta función, por ejemplo puede ser todas las descripciones de las cuentas contables que tengamos en un catálogo de cuentas.

Explicación.

Esta función ayuda a localizar un valor determinado de acuerdo un cierto criterio que se establece, este criterio tiene de identificar claramente al elemento buscar. En otras palabras se debe tener un listado con el identificador y otro con el elemento buscar.

Desventajas.

Esta función presentaba desventajas, entre los cuales podemos mencionar, que el estado debe identificador tiene que estar ordenado alfabéticamente de forma descendente es decir desde la letra a hasta la letra Z., desde el número cero hasta el número nueve, además al no encontrar el identificador proporcionara como respuesta el valor más cercano que encuentre con lo cual podemos llegar a tener resultados inesperados que en lugar de otorgarnos una solución nos puede proporcionar dolor de cabeza, pero proporciona resultados razonablemente útiles. Para desventajas antes expuestas a criterio muy personal me inclino por la elaboración de una macro que realice estas tareas, dicho tema lo trataremos más adelante.

Posibles aplicaciones.

El código contable de un catálogo de cuentas, con su respectiva destrucción de cuentas. Podemos utilizar esa fórmula para realizar la búsqueda de una cuenta contable dentro de un catálogo de cuentas.
Buscar un cliente clasificado por un código de cuenta, su número de registro fiscal, su documento de identidad o cualquier otro dato que sea único para poder identificar claramente ha dicho frente.
Buscar un proveedor las opciones que de un cliente.
Realizar clasificaciones ordenadas y sistemáticas de cualquier información que sea objeto de análisis.
La elaboración de partidas contables por medio de la búsqueda de la cuenta contable.

Ejemplo explicativo.

Imaginemos que tenemos un listado de objetos debidamente identificados en una hoja de Excel, de siguiente manera.

	A	B
1	Código	Descripción
2	Uno	Activo
3	Dos	Pasivo
4	Tres	Patrimonio

Ahora en la celda D1, coloquemos la siguiente fórmula:

=BUSCAR("Uno",B1:B4,C1:C4)

Como resultado tendremos: "Activo"

Un dato a tener en cuenta es que los valores textuales se debe colocar entre comillas dobles de lo contrario al programa nos dará un error. Esto lo entenderemos mejor cuando se esté explicando lo que son las variables por el momento dejémoslo así, para aquellos que tengan un poco, de curiosidad investigase sobre ese tema para cuando lleguemos ya estén familiarizados.

Hasta que dejaré esta publicación ya que se sigo se volverá un aburrido y no en esa la intención, sino lo contrario de incentivar a conocer de mejor manera lo que son las hojas electrónicas y su funcionamiento dentro esa carrera contable, si algo les ha parecido un poco fuera de lugar o incomprensible por favor hacerlo saber para ir mejorando las futuras publicaciones y además corregir las que ya están ya que todos estamos en un proceso de aprendizaje. Hasta la próxima.

Excel para contadores, Las Funciones

2010-05-11T14:41:00.000-07:00

Bueno en lo que respecta a este tema nos detendremos un poco, ya que es muy amplio y variado. No voy a explicar todas las funciones que existen, ya que para eso seria un libro completo, tal vez en un futuro lo dejamos como un proyecto. Pero procurare explicar las mas importantes o mas utilizadas y que nos puedan ser útiles al momento de realizar nuestros proyectos de interpretación de datos.

Un concepto que dejare claro antes de definir que es una función, es el de un algoritmo. Un algoritmo es el establecimiento de pasos lógicos y ordenados para realizar un trabajo determinado, un ejemplo seria la creación de un algoritmo para saber como hacer para abrir la puerta de la casa:

Llegar a la casa, ya que no podremos abrir la puerta de otra casa, bueno si podemos pero podemos ir a la cárcel, y no es nuestro trabajo abrir puertas equivocadas.
Introducir la llave correcta en la cerradura de la puerta.
Girar la llave.
Empujar la puerta.

Lo mismo sucede con las funciones que trae Excel, son algoritmos que viene encapsulados dentro de cada una de las sentencias, por lo tanto las funciones son procedimientos ya elaborados, que proporcionan un resultado, por medio de seguir los pasos necesarios.

Primero que nada hay que saber que las funciones son insertadas dentro de las celdas, las cuales han sido tratadas en la publicación anterior, las hojas electrónicas, que puedes repasar si tienes alguna duda, pero sino seguimos con la idea de reforzar algún tema en especial.

Todas la funciones al momento de insertarlas se empiezan con el signo "=", con el cual la hoja electrónica es capaz de identificar que es una función a realizar.

La sintaxis de cada una de las funciones es variable de acuerdo a cada uno los argumentos que esta presente pero por lo general tendrá:

El signo igual al inicio del nombre de la función.
El nombre de la función
Los argumento encerrados en paréntesis.

Ademas de las funciones que trae por defecto Excel, nosotros somos capaces de crear nuestras propias funciones de acuerdo a nuestras necesidades, como por ejemplo una función que nos ayude a calcular los impuestos que hay que cancelar. Esto lo veremos mas adelante conforme vayamos avanzado en este pequeño curso.

Hay que tener presente que hay muchas funciones, que nosotros no utilizaremos muy a menudo pero que nos pueden ayudar a salir de algún apuro en un momento dado, por lo cual es necesario conocerlas todas, solamente le dejo la inquietud para que sigan estudiando.

Las funciones que estudiaremos son:

Buscar
Coincidir
Columna
Fila
Dirección
Elegir
Trasponer
Contar
Contar.blanco
Contar.Si
Contara
Frecuencia
Max
Min
Moda
Promedio
Promedio.si
Pronostico
Tendencia
Hoy
Año
Ahora
Fecha
Fin.mes
Fecha.mes
Dias360
sisfecha
Frac.Año
Dias.Lab
dia.lab
dia
diasem
hora
horanumero
mes
minuto
segundo
Amortiz.lin
Amortiz.progre
Cantidad.Recibida
db
ddb
dvs
int.acum
int.acum.v
int.efectivo
sln
syd
tasa
tasa.desc
tasa.int
tasa.nominal
tir
va
vf
vna
falso
no
o
si
verdadero
y
abs
aleatorio
aleatorio.entre
cociente
entero
exp
fact
m.c.d
m.c.m
numero.romano
potencia
producto
raiz
redondear.impar
redondear.par
redondear
redondear.mas
redondear.menos
residuo
signo
Subtotales
suma
suma.cuadrados
sumaproducto
sumar.si
truncar
caracter
codigo
concatenar
decimal
derecha
izquierda
encontrar
espacios
extrae
hallar
igual
largo
limpiar
mayusc
minusc
moneda
nomPropio
reemplazar
repetir
sustituir
texto
valor

Como se pueden dar cuenta son varias las funciones que tratare de explicar, la mayoría han sido muy útiles en mi trabajo, y otras por curiosidad las he puesto, si dentro del listado faltara una que quieren que se las explique, envíen un mensaje o agreguen un comentario. Dejo hasta aquí esta publicación porque se extendió mas de lo debido, pero hasta la próxima.

Excel para contadores, Hojas Electronicas

2010-05-10T12:31:00.001-07:00

abogado granada
busco abogado en madrid
cobrar facturas impagadas
empresa limpieza oficinas
equipamientos para empresas
ingenieros barcelona
investigadores privados manresa
PRESTAMOS PERSONALES E HIPOTECARIOS
reagrupacion de deudas

Con este tema, tratare la manera de que sera lo mas comprensible, ya que hablar de tantos tecnicismos lo que puedo provocar es desviarme de la razón de esta publicaciones.

Las hojas electrónicas, son instrumentos útiles para el análisis de información, un contador que sabe utilizar de forma eficiente, esta aplicación es un profesional que tiene realizado un 70 a 80 por ciento del trabajo realizado, solamente falta darle la interpretación idónea a cada uno de los resultados proporcionados por este programa.

En la imagen se puede observar lo que seria una hoja electrónica de Excel en la cual se puede observar la cuadricula, formada por lineas y columnas. Donde se interceptan las columnas con las lineas se conocen como celdas, las cuales son utilizadas para colocar datos que pueden ser fácilmente manipulados por medio de formulas.

Conozcamos mas de cerca algunos de los elementos, que forman un archivo de Excel:

Libro, los archivos de Excel normalmente son nombrados como libros, dado que esta constituido por hojas. A la cuales con dar click Derecho se les puede cambiar el nombre a uno mas significativo para nuestro trabajo, como por ejemplo catalogo de cuentas, partidas contables. Esto lo hacemos de acuerdo a la forma en la cual la información sera ordenada.

Hojas de Calculo, las hojas de calculo están constituidas por columnas y filas, las cuales esta contenidos en un archivo llamado libro, las hojas de no sirven para ordenar la información de acuerdo a categorías planteadas para una mejor interpretación de los datos. Un ejemplo para esta tipo de elemento puede ser la de colocar las fecha, Código, Descripción, Cargo, Abono y Concepto en los encabezados de cada una de las columnas, e ir colocando la información ordenada mente hacia abajo, para ir constituyendo los registro de una partida contable, los usos que se le puede encontrar a cada uno de los elementos es infinito, todo depende de cada uno de nosotros al momento de planificar la funcionalidad que le queremos dar a cada una de las herramientas que formemos con las hojas electrónicas.
Columnas, estan nombradas por las letras del alfabeto, un hoja electronica es capaz de contener 256 Columnas desde la letra A hasta la Z, a partir de aquí se nombre par una doble letra, es decir, AA, AB hasta llegar a la IV, con lo cual se cuenta con 256 categorías para ir nombrando los diferente elementos que formaran parte de nuestra hoja de trabajo, donde interpretaremos los datos.
Filas, son los elementos constituido en dirección horizontal, y están nombradas por números. Estos elementos tienen un uso muy similar a las columnas. Una hoja electrónica de Excel puede llegar a contener 65536 filas.
Celdas, son elementos que se forman por la intercepcion entre una columna y una fila; las celdas forman el nombre de las siguiente manera: Columna-Fila.

En la imagen se puede notar que la celda B4 esta seleccionada, es decir, que es la intercepción de la columna B y la Fila 4. Este es el elemento mas pequeño que tiene una hoja de calculo y es por medio de este que trabajaremos en publicación futuras.

Estoy tratando de no ser muy aburrido con esta teoría, pero es necesaria para poder realizar los ejemplos que se plantearan mas adelante, si lo expuesto anteriormente no es suficiente para comprender estos elementos, se deben de buscar mas información al respecto, trato de no entretenerme demasiado en estos aspectos que para muchos debe ser muy repetitivo, pero para otros esto es algo que no se entiende con mucha facilidad, pero si quieren preguntarme algo no duden a hacerlo.

Una cosa que se debe de tener en mente es que las limitantes que se encuentren en el camino, son exactamente las misma que nosotros pensemos que no podemos superar.

Excel para contadores, La computadora y la contabilidad. Parte 2

2010-05-07T09:06:00.000-07:00

En la publicación anterior se presentaron los conceptos de computadora y contabilidad según la enciclopedia Wikipedia.

Hoy tratare de explicar la repercusión que la computadora ha tenido en las empresas, pero para eso expondré ciertas situaciones que hay que entender para estar en la misma frecuencia.

Para empezar la contabilidad es una herramienta útil y necesaria para toma de decisiones en cualquier empresa, sin importa el tamaño, naturaleza o cualquier otra cualidad que se le quiera atribuir; por medio del análisis de la información proporcionada por cada uno de los hechos económicos que existan en la entidad.

La computadora es una herramienta útil para procesar información de forma eficiente, la cual es clasificada de acuerdo a ciertos parámetros que se hayan programado.

Partiendo de lo anterior, se sabe que los hechos económicos de una entidad puede proporcionar demasiada información que no se puede procesar de forma eficiente, con lo cual se provoca que los datos no sean oportunos, desencadenando perdidas irremediables en las empresa, ya que tomara decisiones con informes atrasados, siendo información irrelevante para la empresa porque no es la realidad en cual se encuentra la empresa.

Cuando se puede utilizar la computadora como herramienta en el proceso de clasificación y análisis de la información, estos problemas se pueden desvanecer de forma significativa, siendo información mas útil y oportuna.

Hay que tener en cuenta que nos encontramos en un mundo globalizado, y de cambios constantes los cuales llegan a ser tan rápidos, que cuando creamos que estamos listos con las herramientas necesarias para el desarrollo empresaria ya habrá una nueva tendencia, a la cual hay que embarcarse de nuevo.

Con esto no estoy tratando de desanimar a nadie, no esa mi intención, pero si que debemos ser inteligentes para poder tratar de solucionar estos problemas, ya que el primero que se coloque en dicha posición lograra tener mejores resultados, ya que sera capaz de enfrentar los cambios de formar ágil.

Una idea que hay que tener en mente es que si queremos triunfar dentro de nuestros trabajos los debemos de hacer de forma inteligente, la cual solo se logra por medio del estudio constante y la practica, y los mas importante es solicitar ayuda necesaria cuando se crea que no se puede solucionar el problema en el corto plazo, así como le dije deben de ser capaces de solucionar los problemas de la forma mas ágil.

Los grandes contadores de hoy en día deben de tener en cuenta que deben ser capaces de solucionar las diversas problemáticas a la cuales se enfrentan las empresas, y dentro ellas puedo mencionar:

La Seguridad, hoy con los avances tecnológicos se puede tener una vigilancia de todos recursos con los cuales cuenta la empresa, como la vigilancia de una sucursal o una bodega que se encuentra lejos de la casa matriz.
Administración de Personal, tener un control de las asistencias de lo empleados, la planilla de sueldos, las vacaciones entre otros eventos.
Red interna de información de la empresa, un contador debe de conocer cual seria la estructura mas adecuada de red de una empresa, ya que no tendremos que digitar los datos en todas computadoras para tener actualizada con esto no seremos eficientes con los datos, con una red podemos tener disponible los resultados de la facturación o de los cobros que efectué caja en cualquier momento que sea necesaria. ademas es útil para tener reportes actualizados de las diferentes agencias y sucursales de la empresa.

Hay muchos mas eventos que se deben de tratar en este punto, pero lo haré en futuras publicación , ya que de continuar con esta temática nos alejaríamos mucho de nuestro objetivo, el cual es de exponer ejemplo claros y concisos sobre le uso de Excel en la contabilidad, espero haber lograr mi cometido el de mostrar cual es la necesidad de tener a la computadora como herramienta útil para el desarrollo del trabajo.

Cualquier consulta o comentario realicenlo confiadamente, para poder seguir aportando mas a este interesante tema de Excel para contadores, hasta la próxima publicación.

Excel para contadores, La computadora y la contabilidad.

2010-05-06T13:23:00.000-07:00

Para empezar definiremos que es la computadora, según la Wikipedia "Una computadora(del inglés computer, y éste del latín computare -calcular-), también denominada ordenador o computador, es una máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en información útil. Una computadora es una colección de circuitos integrados y otros componentes relacionados que puede ejecutar con exactitud, rapidez y de acuerdo a lo indicado por un usuario o automáticamente por otro programa, una gran variedad de secuencias o rutinas de instrucciones que son ordenadas, organizadas y sistematizadas en función a una amplia gama de aplicaciones prácticas y precisamente determinadas, proceso al cual se le ha denominado con el nombre de programación y al que lo realiza se le llama programador. La computadora, además de la rutina o programa informático, necesita de datos específicos (a estos datos, en conjunto, se les conoce como "Input" en inglés) que deben ser suministrados, y que son requeridos al momento de la ejecución, para proporcionar el producto final del procesamiento de datos, que recibe el nombre de "output". La información puede ser entonces utilizada, re-interpretada, copiada, transferida, o retransmitida a otra(s) persona(s), computadora(s) o componente(s) electrónico(s) local o remotamente usando diferentes sistemas de telecomunicación, pudiendo ser grabada, salvada o almacenada en algún tipo de dispositivo o unidad de almacenamiento.

La característica principal que la distingue de otros dispositivos similares, como la calculadora no programable, es que es una máquina de propósito general, es decir, puede realizar tareas muy diversas, de acuerdo a las posibilidades que brinde los lenguajes de programación y el hardware." (http://es.wikipedia.org/wiki/Computadora)

Ahora que es la contabilidad, según la misma enciclopedia: "La Contabilidades una técnica que produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos interesados, el tomar decisiones en relación con dichas Entidades.

El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa. Esta información resulta útil para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios." (http://es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad).

Por el momento dejamos hasta aquí este tema para no aburrir demasiada, en una próxima publicación continuaremos.

ELEMENTOS BASICOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

2010-05-03T15:29:00.000-07:00

Los estados financieros son los instrumentos que la Administración utiliza para reflejar los efectos financieros de las transacciones y otros sucesos, agrupándolos en grandes categorías, de acuerdo con sus características económicas.

Estas grandes categorías son los elementos de los estados financieros los que están relacionados directamente con la medida de la situación financiera en el balance de situación general son los activos, los pasivos y el patrimonio neto. Los elementos directamente relacionados con la medida del desempeño en el estado de resultados son los ingresos y los gastos.

La presentación de estos elementos, tanto en el balance general como en el estado de resultados implica un proceso de subdivisión. Por ejemplo, los activos y pasivos pueden ser clasificados según su naturaleza, o de acuerdo con su función en la actividad empresarial, a fin de presentar la información de la forma más útil a los usuarios para los propósitos de toma de decisiones económicas.

Los elementos del Balance General son los activos, los pasivos y el patrimonio neto y se definen como sigue:

§ Un activo es un recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, del que la empresa espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.

§ Un pasivo es una obligación actual de la empresa, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la empresa espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.

§ Patrimonio neto es la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos.

Los elementos del Estado de Resultados son los Costos, Gastos e Ingresos se definen como sigue:

§ Costos son todos los desembolsos de efectivo efectuados para la adquisición o elaboración del producto que se tiene para la venta.

§ Gastos son todas las erogaciones de efectivo o pérdida de valor de activos que efectúa la empresa para llevar a cabo las operaciones normales de la empresa.

§ Ingresos son todas las entradas de efectivo que la empresa obtiene a través de la venta de un producto o la prestación de un servicio.

La forma como estos elementos se comportan, es decir aumentan o disminuyen se encuentra regida por las leyes del cargo y del abono, así:

ELEMENTO	AUMENTO	DISMINUCION	SALDO
ACTIVO	CARGO	ABONO	DEUDOR
PASIVO	ABONO	CARGO	ACREEDOR
CAPITAL	ABONO	CARGO	ACREEDOR
INGRESOS	ABONO	CARGO	ACREEDOR
COSTOS Y GASTOS	CARGO	ABONO	DEUDOR

Excel para contadores, Introducción

2010-04-14T09:00:00.000-07:00

Las computadoras han tomado parte importante del diario vivir de las empresas, y se ha vuelto una herramienta necesaria para la toma de decisiones dentro de estas. Siendo el contador en el encargado del análisis de la información, es necesario que este se encuentre familiarizado con la tecnología, y la convierta en la herramienta que le facilite la ejecución de su trabajo y no se convierta en un dolor de cabeza que traiga mas soluciones que problemas en el desarrollo del trabajo.

Durante el desarrollo del presente curso, se mostrara la forma en la cual se puede utilizar las hojas electrónicas de manera eficiente y sacarle el máximo provecho a estas, con lo cual se puede realizar incluso un sistema contable.

En el curso se desarrollara una temática sencilla, con varios ejemplos para mostrar lo fácil que se puede llegar a desarrollar el trabajo.

Una cuestión que hay que tener en cuenta, es que estoy en la plena disposición de resolver las interrogantes que surjan durante el desarrollo, los cuales los publicare aquí mismo.

Un temario tentativo a seguir es el siguiente, el cual puede ir creciendo conforme se este desarrollando, los cuales serán por sugerencias que hagan llegar, tanto a mi correo electrónico como a esta pagina.

La computadora y la contabilidad.
Las Hojas Electrónicas.
Las Formulas.
Notas a los estados Financieros
Elaboración de un Estado de Situación Financiera.
Elaboración de un Estado de Posición Financiera
Elaboración del Flujo de efectivo
Elaboración de Estado de Variación del Patrimonio.
Filtros
Excel como herramienta de la contabilidad.
Las Macros, como apoyo.
Visual Basic para Aplicaciones VBA.
La Programación Orientada a Objetos.
Los elementos de la Hoja de Excel.
Las Variables.
Los Procedimientos.
Las Funciones.
Convertir Números a Letras.
Depreciaciones de Propiedad, Planta y Equipo.
Las Clases.
Los Formularios.
Las Referencias
Los Controles.
Planilla, Ejemplo
La Factura, Ejemplo
Como corregir los errores
Las Bases de Datos.
Access.
Elaboración de Tablas.
Elaboración de Relaciones.
Elaboración de Consultas.
Elaboración de Reportes.
Access y Excel Combinados.
El lenguaje SQL
Crear Claves diferentes para el acceso a una hoja de Excel
La Factura

Algunos de estos temas serán desarrollados en mas de una publicación, a lo extenso de su contenido, si les parece los invito a que no se pierdan el desarrollo de lo que sera Excel para contadores, ya que podrá venir a suplir algunas necesidades.

Componentes del Control Interno

2010-03-31T14:17:00.000-07:00

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados. Estos se derivan de formas de dirección y manejo de negocios que se integran con los procesos de administración. Aunque estos componentes se aplican a todas las entidades, las empresas pequeñas y medianas, los implementan de manera diferente a las grandes empresas. Sus controles pueden ser menos formales y menos estructurados, aunque una pequeña empresa puede sin embargo tener un efectivo control interno. Los componentes son:

Ambiente de Control. El ambiente de control establece el tono de una organización, influenciando en la gente la conciencia o conocimiento sentido del control. Este es el fundamento para todos los otros componentes del control interno control interno, suministrando disciplina y estructura. El ambiente de control incluye factores de integridad, valores éticos, y competencia del personal de la entidad; filosofía de la administración y estilos de operación; el camino de la dirección asigna autoridad y responsabilidad, y organiza y desarrolla su gente; y el esmero y dirección proviene de la junta de directores.
Evaluación de Riesgos. Cada entidad afronta una variedad de riesgos de origen interno y externo que deben ser valorados.
La evaluación de riesgos es la identificación y análisis de riesgos relevantes a la ejecución de los objetivos, formando una base para determinar como deben ser manejados. Porque la economía la industria las regulaciones y las condiciones de operación continuaran cambiando, son necesarios mecanismos que identifiquen y se ocupen de los riesgos especiales asociados con el cambio.
Actividades de Control. Actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a garantizar que se lleve a cabo la administración. Ello contribuye a garantizar que las acciones necesarias sean tomadas para direccionar el riesgo y ejecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control ocurren por toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Ello incluye un rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisiones de desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de funciones.
Información y Comunicación. La información pertinente debe ser identificada capturada y comunicada en forma y estructuras de tiempo que faciliten a la gente cumplir sus responsabilidades. Los sistemas de información producen información operacional financiera y suplementaria que hacen posible manejar y controlar los negocios. Ellos distribuyen no solo los datos generados internamente, sino también información acerca de sucesos externos, actividades y condiciones necesarias en la información para la toma de decisiones e información externa.
Todo el personal debe recibir un claro mensaje de la gerencia en el sentido de que las responsabilidades del control deben ser tomadas muy seriamente. Ellos deben entender su propio papel en el sistema de control interno, tan bien como conocer el trabajo individual de otros. También es necesario tener una comunicación útil con el exterior como clientes, proveedores, entidades gubernamentales, y accionistas.
Supervisión y Monitoreo. Un sistema de control interno necesita ser supervisado, o sea, implementar un proceso de evaluación de la calidad del desempeño del sistema, simultáneo a su actuación. Esto es, actividades de supervisión que se desarrollan adecuadamente con evaluación separada o una combinación de las dos. Los aspectos de supervisión ocurren en el transcurso de la operación. Incluye actividades regulares de supervisión y dirección, y acciones del personal en el desempeño de sus quehaceres. El alcance y frecuencia de las evaluaciones separadas dependerá principalmente de la evaluación del riesgo y la efectividad de los procedimientos de supervisión en marcha. Las deficiencias del control interno deben ser reportadas de inmediato, con informe de novedad de los asuntos graves, a la alta gerencia y junta directiva.

El Control Interno

2010-03-31T14:12:00.000-07:00

DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO
El control interno es un proceso que lleva a cabo el Personal Administrativo, y todos los demás miembros de una entidad, con el objetivo de de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
- ¿Porqué el control interno se define como un proceso? Debido a que es un conjunto de acciones estructuradas y coordinadas dirigidas a la consecución de un fin. Los procesos de negocios se coordinan en función de los procesos de gestión básicos de planificación, ejecución y supervisión. El control interno es parte de dichos procesos y está integrado en ellos, permitiendo su funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y aplicabilidad en cada momento. A fin de poder identificar desviaciones en costes en actividades operativas básicas y además agilizaremos el tiempo de respuesta para solucionar estas desviaciones o costes innecesarios.
EL CONTROL INTERNO OFRECE UNA SEGURIDAD RAZONABLE
El sistema de control interno aporta una seguridad razonable (pero no completa) al departamento de Administración, ya que existen limitaciones que son inherentes a todos los sistemas de control interno. Estas limitaciones se deben a que: las opiniones en que se basan las decisiones pueden ser erróneas, los empleados encargados del establecimiento de controles tienen que analizar la relación coste/beneficios de los mismos, y pueden producirse problemas en el funcionamiento del sistema como consecuencia de fallos humanos, aunque se trate de un simple error o equivocación.
Cuando se define el tipo de control interno a implementar debemos pensar en función de la empresa o entidad en la cual lo vamos a necesitar así: Cuanto mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.
Pero cuando tenemos empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Entonces cuanto mas se alejan los propietarios de las operaciones mas es necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Toda entidad tiene que hacer frente a riesgos del más diverso estilo que pueden afectar a los más diversos aspectos de la actividad de la empresa. Cualquier entidad debe determinar cuáles son los niveles de riesgo aceptables y tratar de evitar que los riesgos sobrepasen esos límites. Previamente a determinar los riesgos hay que determinar los objetivos. Cada entidad debe determinar sus objetivos, sus puntos fuertes y débiles y las oportunidades y amenazas del entorno. De esta manera obtendrá un plan estratégico que identificará los factores de éxito o condiciones previas para que la entidad consiga sus objetivos. Los objetivos pueden clasificarse entre objetivos operacionales, objetivos relacionados con la información financiera y objetivos de cumplimiento.
Objetivos de las operaciones Este tipo de objetivos son la razón de ser de las empresas y van dirigidos a la consecución del objeto social. Este grupo de objetivos constituye un elemento de gestión y no un elemento de control interno, además cada entidad tendrá sus propios objetivos de las operaciones, mientras que los otros dos grupos de objetivos a pesar de tener distintos matices para cada entidad, son aplicables a todas las entidades.
Objetivos relacionados con la información financiera La información financiera es un elemento importante para la gestión interna. Para que unos estados financiaron sean fiables deben cumplir unos requisitos:
- Principios contables aceptados y apropiados a las circunstancias. - Información financiera suficiente y apropiada, resumida y clasificada en forma adecuada. - Presentación de hechos, transacciones y acontecimientos de tal forma que los estados financieros reflejen adecuadamente la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de orígenes y aplicaciones de recursos en forma apropiada y razonable.
LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Ningún sistema de control interno puede garantizar el cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en función de:
Costo beneficio
El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.
La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder
El factor de error humano
Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.
Polución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay un sistema de control que no sea vulnerable a estas circunstancias.

El Rol del Contador

2010-03-20T09:23:00.000-07:00

Durante muchos años el contador no fue más que la persona que se encargaba de registrar cada una de las transacciones que se realizaban en la empresa para la cual trabajaba, con el único fin de presentar la información obtenida durante el ejercicio contable a las administraciones gubernamentales o entes reguladores.

Hoy en día el trabajo del contador debe ser más que simplemente registrar la información contable, tiene que convertirse en la mano derecha de los empresarios, gerentes, o socios de las compañías, y ser capaz de tener la información contable en el momento oportuno y a parte saber analizarla, para dar su punto de vista en lo concerniente a la situación real de la empresa, por ejemplo: las ventas van en aumento o no, existe una relación adecuada entre las ventas y los costos, es decir, es aceptable el porcentaje de utilidad, el nivel de inventarios es el óptimo, en fin el contador esta en la obligación de conocer cada una de las áreas de la empresa desde el departamento de limpieza, pasando por las bodegas, llegando a sala de ventas, y terminando con la misma gerencia, con el propósito de darle una solución viable y favorable a los problemas que puedan presentarse durante el ejercicio normal y extraordinario de las actividades empresariales.

El contador ha venido a transformase en un asesor financiero y económico, crucial en la toma de decisiones para la gerencia, ya que durante estos tiempos de escasez y crisis económica la empresa que conozca con exactitud y en el momento oportuno la cantidad bienes con los que cuenta, los niveles de endeudamiento, el periodo de cobro a sus clientes, la rotación de sus inventarios, entre otros, será capaz de crecer y desarrollarse aún en tiempos en que la situación económica del país sea desfavorable.

Por lo tanto, han que dado muy atrás los días en que el contador permanecía encerrado en su oficina, revisando papeles muertos y sin más trato con el personal que un hola y adiós, no, hoy las funciones del contador son más dinámicas se involucra con el que hacer de todo el personal y está en el lugar que se realizan los hechos, ya no solo le llegan los rumores de cómo pasó o cómo se resolvió este u otro problema, el contador ahora es parte de la solución, con su conocimiento de la empresa es capaz de sugerir de forma oportuna las decisiones mas apropiadas para la resolución de los problemas dentro de la empresa.

Los pilares de la contabilidad

2010-03-19T12:58:00.000-07:00

Cuando hablamos de los procesos contables se entiende que se tratan de una serie de pasos que se ejecutan con el propósito de obtener la información financiera al final de un período; pero estos pasos tienen una base o lineamientos pre – establecidos que son de carácter obligatorio para todas las empresas que operan en el país (muchos de ellos también se utilizan a nivel internacional) para que al momento de elaborar los Estados Financieros, éstos presenten una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados obtenidos.

Estas bases o pilares los constituyen los principios de contabilidad generalmente aceptados que nos proporcionan la guía para identificar, medir, clasificar, registrar, analizar, evaluar de forma clara, completa y fidedigna la información contable.

Algunos de los principios de contabilidad generalmente aceptados son:

§ Ente económico. El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos.

§ Continuidad. Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando normalmente en períodos futuros.

§ Unidad de medida. Los diferentes recursos y hechos económicos deben reconocerse en una misma unidad de medida. En nuestro caso el Dólar de los Estados Unidos de Norteamérica.

§ Período. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones. Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general.

§ Valuación o Medición. Tanto los recursos como los hechos económicos que los afecten deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad de medida.

§ Esencia sobre forma. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal. Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio.

§ Realización. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.

§ Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.

§ Mantenimiento del patrimonio. Se entiende que un ente económico obtiene utilidad, o excedentes, en un período únicamente después de que su patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado. Esta evaluación puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o del patrimonio físico (operativo).

§ Revelación plena. El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.

§ Importancia relativa o Materialidad. El reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa. Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información. Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda.

§ Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.

§ Características y prácticas de cada actividad. Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico.

¿Qué es la Contabilidad?

2010-03-18T09:34:00.000-07:00

Uno de los aspectos mas importantes que se debe de tener claro al momento que hacer contabilidad, es de tener bien claro que es la contabilidad. Algo que deseo dejar claro es que no soy de aquellas personas que entiende la contabilidad dentro de los parámetros tradicionales de ordenar, registrar y analizar la información que genera los eventos económicos. Dentro de concepción de contabilidad que tengo presente, esta plasmado en los siguientes enunciados:

La contabilidad esta involucrada en todos los controles internos, que las empresas establecen para proteger los activos de la empresa.
La contabilidad se origina en todos los hechos económicos y no económicos que influyan en los resultados de la empresa.
La contabilidad como fundamento necesario para la toma de decisiones.
La contabilidad como base para las proyecciones de empresa.

Con lo anterior trato de explicar que la contabilidad esta involucrado en cada una de las áreas de la empresa, y debe de ser capaz de dar solución a todos los problemas que ocurran al interior de la empresa.

La contabilidad en si es la suma de los elementos necesarios para que la empresa funcione eficaz y eficientemente, que los recursos sean aprovechados al máximo, que sirva como base en la visión que tenga que alcanzar la organización. Sin la contabilidad las empresas están condenadas a no alcanzar los objetivos planteados, y si los alcanza será en un tiempo mas largo del esperado y con muchas dificultades.

¿Que tomo como base para realizar este planteamiento?

En primera instancia mi experiencia en el área, ya que cada vez que se ha tenido algún retraso en la información financiera, la gerencia a perdido oportunidades de realizar negocios. Para mencionar algunos ejemplos:

Cuando los Estados Financieros no han sido presentados en su momento, se ha tenido como bueno los precios que se están dando, pero resulta que las ventas no alcanza un nivel de rotación lo suficientemente alto como para alcanzar a cubrir los gastos operativos.
Cuando la información no se encuentra en su momento, no se puede realizar una planeación adecuada de operación de expansión de las empresas.
Si un estudio amplio de la información se puede recomendar que las sucursales no rinden de la manera esperada, como si lo puede estar.
No se puede determinar cuales son los gastos que se están realizando sin obtener beneficios de ellos.
Cuando los controles de inventarios no son los adecuados se puede estar ocurriendo una o varias de las siguientes situaciones:

Robo de mercadería.
Avería de producto.
Recepciones de producto mal efectuadas.

Cuando los controles de empresa son deficientes es más fácil para que ocurran fraudes.

En Segunda instancia la experiencia trasmitida, por otros colegas de área y los artículos publicados en los diferentes medios.

Puede ocurrir una infinidad de situaciones para los cuales el contador debe esta preparado. Por eso un contador debe de ser, un conocedor de las siguientes temáticas:

Leyes Mercantiles.
Leyes Tributarias.
Control Interno.
Administración.
Finanzas.
Economía.
Informática.
Mercadotecnia.
Costos

Además de estas ramas debe de involucrase en los proceso de la empresa, por ejemplo si la empresa se dedica a la producción de cemento, el contador debe de conocer desde que la materia prima entra a la fabrica, a que se encuentra el producto terminado.

Definir en pocas palabras la contabilidad es difícil, pero sin ella las empresas no podrían crecer y seguir los parámetros establecidos.

En el desarrollo de este artículo se han ido planteando algunos conceptos que en lugar de quedar claramente entendidos dejo más dudas, para ellos es bueno que comente sobre este y todos los artículos, primero para incentivar a la escritura de nuevos y para la mejora de los ya existentes. Si tienen alguna temática que se deba tratar en este espacio escribir en los comentarios o a mi correo electrónico.

Las criticas en el hombre sabio, es como el abono de las plantas, los hacen crecer.

La Importancia de la Contabilidad en las Organizaciones

2010-03-17T13:11:00.001-07:00

Para algunas organizaciones la información contable es solamente un requisito meramente legal, y sin importancia. Normalmente, las empresas que comenten estos errores, son empresas que no saben cuales son los recursos de los que disponen, por lo tanto no los pueden utilizar de forma eficiente y eficaz, perdiendo por esta situación muchas oportunidades para incrementar sus ganancias.

Algunos de los problemas a los cuales se enfrenta este tipo de empresas son:

1. Dificultad para obtener préstamos bancarios, ya que uno de los requisitos es la presentación del Estado de Situación Financiera (Balance General).

2. No pueden conciliar las cuentas bancarias, y de esta forma no saben con exactitud cuales han sido los movimientos que se realizaron en dichas cuentas de banco.

3. No son capaces de determinar cuales son los saldos correctos de las cuentas por cobrar, con lo cual se puede dar uno de los siguientes escenarios:

a. Tener clientes en mora, provocando que no se tenga un flujo adecuando de efectivo y de esta manera llegar a la iliquidez.

b. Otorgar créditos a clientes que no sean sujetos crediticios.

c. Mantener a clientes que sean cuentas incobrables.

4. No son capaces de determinar cual es el saldo de los proveedores, con lo cual se puede caer mora teniendo que pagar intereses innecesarios con esto se incrementan los costos de los productos. Otro problema que se puede dar es que se esté perdiendo descuentos por pronto pago. También puede ocurrir que los proveedores no abastezcan a la empresa, en el momento necesario, perdiendo la oportunidad de realizar ventas y esto conlleva a una disminución de utilidades.

5. No son capaces de tomar decisiones para el fortalecimiento de las actividades empresariales, provocando debilidades dentro de la organización de la empresa.

6. No se logra obtener un control total de los inventarios de la empresa, ya que los controles establecidos son débiles.

7. No puede hacer frente a la competencia, ya que no pueden saber costos de ventas con suficiente fidelidad, provocando que vendan el producto a un precio inferior, con lo cual no estarán recuperando los gastos operacionales, además no tendrán la capacidad de análisis suficiente, para comprender tal situación.

8. Los gerentes de esta empresas consideran que la contabilidad es cajonera, ya que consideran que la contabilidad es solo el mero de hecho de registrar los asientos contables, dentro de los registros establecidos para tal fin, desconociendo que el fin de la contabilidad es ser una herramienta útil para la toma de decisiones que puede servir para mejorar el funcionamiento de la empresa.

9. Los resultados reales de la empresa no son conocidos con certeza, provocando el pago indebido de impuestos, ya que se pueden establecer gastos no deducibles para estos, con lo cual se puede ser acreedores de una multa por parte del Estado, y ser considerado como una evasión fiscal.

10. Pagar mas impuestos de los debidos, por no registrar adecuadamente los gastos y/o ingresos de la empresa.

Estos son algunos de los problemas a los cuales se puede enfrentar una organización que no sabe cual es la finalidad de la contabilidad.

Iniciando una nueva aventura.

2010-03-17T10:52:00.000-07:00

El inicio de un camino, el cual hay que recorrer con esmero. Esta es mi primera publicacion, con la cual me inicio en un mundo fascinante, en el cual podre compartir parte de mis conocimientos en el area contable y el uso de las computadoras como herramienta necesaria para tener informacion util y oportuna. Conforme pase el tiempo tendremos temas interesantes como el uso de excel para el analisis de la informacion y la creacion de macros que no ayudaran a mejorar de manera eficiente el trabajo, para ello necesitare la ayuda de aquellos lectores que esten interesados en algun tema en particular, el cual iremos desarrollando poco a poco.