Das neue Buch in der ebam media business library!

In einer handlichen Darstellung zur Verknüpfung von Event und Social Media gebe ich ein praktisches Überblickswerk, welches sowohl Veranstaltungsplaner, Event- oder Marketingmanager, aber ebenso Interessierte des Social Media Marketings anspricht. “Ein Event alleine reicht heute nicht mehr aus, um eine Zielgruppe erfolgreich und nachhaltig zu erreichen. Ein „AHA-Erlebnis“ bedeutet noch längst keine Kundenbindung. Das Internet ist allgegenwärtig. Das Leben findet heute öffentlich statt – das Wirtschaftsleben auch. Plattformen wie Facebook und Twitter boomen seit Jahren. Was heute auf Google nicht gefunden wird, existiert nicht, was auf Facebook nicht gepostet wurde, hat auch nicht stattgefunden. Für nahezu alle Maßnahmen der Live-Kommunikation ist daher die Einbindung von Social Media Marketing (SMM) klug um (Unternehmens-)ziele besser zu erreichen. Für ein erfolgreiches Event ist das Internet und die Kommunikation über soziale Plattformen, den sog. Social Networks, daher heute unumgänglich. Unternehmen und Agenturen erreichen hier ihre Zielgruppen und Kunden und können die Tools des Webs geschickt für ihre eigene Planung und Interessen einsetzen.”

In dem Buch zeige ich Strategien, Werkzeuge und Herangehensweisen auf und verdeutlicht die Notwendigkeit der Veränderung der Kommunikationsstrategien innerhalb der Eventbranche. Zusätzlich stelle ich Checklisten zur Verfügung, damit der Leser das Gelesene vertiefen und erfolgreich im Business anwenden kann.

Wenn auch Sie gerne mehr über den Zusammenhang von Events, Web 2.0, Social Media und Social Media Marketing erfahren möchten – hier können Sie das Buch in unserem ebam shop bestellen oder direkt bei amazon.

Wenn Ihr Beispiele habt und diese gerne hier präsentieren möchtet, würden wir uns sehr freuen, wenn Ihr uns diese mitteilt!

Best Cases Part 1:

Wie lassen sich Social Media Maßnahmen im Vorfeld eines Events sinnvoll anwenden?

Die Ausgangssituation: Die deutsche Niederlassung eines internationalen Konzerns kam in der zweiten Jahreshälfte 2010 mit der Aufgabe auf uns zu, die Teilnehmer einer internationalen Customer Convention in Wien über das übliche Einladungs-Prozedere hinaus und optimierter zu betreuen.

Die Ziele: Stärker Einbeziehung der Teilnehmer im Vorfeld (Auseinadersetzung mit den Inhalten der Veranstaltung), Generierung einer höheren Zusage-Quote und maximale Betreuung im Vorfeld (Steigerung der Wertschätzung, Service).

Die Zielgruppe: ein ausgesuchter Kreis an internationalen Top-Entscheidern auf CEO / CFO – Ebene.

Die Lösung:
Neben der klassischen Event-Anmeldepage im Internet bauten wir eine weitere Seite mit einem Content-Management-System auf. Die Page diente als „Online-Hospitality-Event-Desk“ zu dem Event und wurde mit der Anmelde-Seite (Event-Page) verlinkt. Hier konnten sich die Teilnehmer noch vor ihrer Zusage über die Inhalte der Veranstaltung informieren und austauchen.

Darüber hinaus fand sich, in Rubriken geordnet, weiterer relevanter Content zu dem Event und drum herum auf der Page. Wie z.B. Infos über das Hotel, Einkaufsmöglichkeiten und Rahmenprogrammen (auch für die Begleiter). Es gab Infos zu aktuellen Ausstellungen in Wiener Museen und Galerien. Shopping- und Restaurant-Tipps. Wissenswertes über die Wiener Geschichte, den Sportmöglichkeiten im und am Hotel. Informationen zu Event-Transfers, Einreise-Informationen und Programmänderungen. Aber auch Gadgets wie ein App mit dem auf der Website Radio Ö2-Wien gehört werden konnte und ein Wetter-App, welches über das aktuelle Wiener-Wetter und Wettervorhersagen informierte.

Sämtlicher Content wurde in Englisch erstellt und von dem Event-Team des Kunden eingepflegt. Dazu schulten wir das Team einen Tag lang und unterstützten es bei Fragen und Problemen. Für die Gewinnung des Contents stellten wir ein kleines Redaktions-Team ab, welches diesen entsprechend recherchierte und mit dem Kunden besprach.

Der Erfolg:
3 Monate vor dem Event lag die tägliche Frequenz auf der Page bei knapp 30% der zum Event angemeldeten Teilnehmeranzahl. 2 Monate zuvor bei über 50% und in den letzten 4 Wochen vor dem Event schauten täglich im Durchschnitt rund 65% der Teilnehmeranzahl auf die Page. Die aktive Beteiligung in Form von Kommentaren war nicht ganz so gut, was aber mit der Zielgruppe zusammenhängt. Die erwartete Anzahl an Anmeldungen zu dem Event wurde übertroffen.

In der im Rahmen des Event-Controlling durchgeführten Befragung wurde die Plattform von den Teilnehmern und den Unternehmens-Mitarbeitern durchweg als äußerst gelungen bewertet. Alle Teilnehmer haben diese vor dem Event intensiv genutzt und gaben an, dadurch deutlich besser betreut worden zu sein, als bei vergleichbaren Events.

Arbeits-Expertise von “Panem et Circenses”, Hamburg. Weitere Infos HIER

Für nahezu alle Maßnahmen der Live-Kommunikation ist daher die Einbindung von Socia Media Marketing (SMM) in den Kommunikations-Mix unabdingbar. Das Seminar erklärt und zeigt auf, wie sich soziale Netzwerke wirkungsvoll für Veranstaltungen nutzen lassen.

Für ein erfolgreiches Event ist das Internet und die Kommunikation über soziale Plattformen, den sog. Social Networks, daher heute unumgänglich. Unternehmen und Agenturen erreichen hier ihre Zielgruppen und Kunden und können die Tools des Webs geschickt für ihre eigene Planung einsetzen.

Dazu veranschaulicht Ihnen das Seminar folgende Themen:

Die Teilnehmerzahl ist auf maximal 14 Personen beschränkt. Unterrichtszeit: 9.00 – 16.30 Uhr (8 UE). Das Seminar richtet sich sowohl an Eventmanager aus Agenturen und der Hotellerie bzw. Locations, als auch an Marketing- und Event-Abteilungen in Unternehmen und an Veranstalter. Unternehmen haben darüber hinaus die Möglichkeit, einen auf die speziellen Bedürfnisse der Firma zugeschnittenen Kurs zu buchen, gerne auch bei Ihnen vor Ort. Bitte bringen Sie Ihr WLAN-fähiges Laptop zum Seminar mit.

Gebühr: 290,00 € inkl. 19,00% MWSt.

TERMINE:

Dienstag, den 31. Mai 2011 in BERLIN. Informationen & Anmeldung HIER
Dienstag, den 14. Juni 2011 in HAMBURG. Informationen & Anmeldung HIER
Dienstag, den 21. Juni 2011 in MÜNCHEN. Informationen & Anmeldung HIER
Dienstag, den 12. Juli 2011 in KÖLN. Informationen & Anmeldung HIER

Foto: Rainer Sturm / pixelio.de

Grundsätzlich hat jeder von uns schon die ein oder andere herausfordernde Situation auf einem Event erlebt. Kurzfristige Änderungen sehr eher Regel als Ausnahme. Diesen Umstand wollen wir nutzen und euch zu Experten machen.
Die folgende, kurze Story bringt euch mitten in einen Event. Nun liegt es bei euch, eine Lösung für das gestellte Problem zu finden.

Die heutige Geschichte richtet sich eher an Auszubildende und ist sehr einfach gehalten. Wir möchten an dieser Stelle viel mehr testen, ob euch die Idee gefällt und wir euch in Zukunft für kleine Rätsel begeistern können.
Natürlich sind auch ausgelernte herzlichen willkommen ihre Lösungsvorschläge zu präsentieren.

Viel Spaß!

Nach Monaten der Vorbereitung ist er endlich da, der große Tag, an dem der lang geplante Event stattfindet. Die Location ist fertig ausdekoriert, seichte Hintergrundmusik unterstreicht die farbig beleuchteten Wände und die ersten Gäste stehen vor der Tür. An sich der ideale Moment um noch einmal tief durchzuatmen und sich auf die kommenden Stunden vorzubereiten.

Dann klingelt das Telefon. Am anderen Ende der Kunde: “Unser Ehrengast Herr XYZ kann nicht kommen, da er sich das Bein verstaucht hat. Wir müssen sofort Herrn A und Frau B an Tisch 3 setzen und Herr Dr. C muss dann doch an Nummer 4. Aber bitte nicht neben die Vorstandsvorsitzende Frau Meyer! Ich selbst bin ich 30 Minuten da, zur Eröffnungsrede werde ich es nicht ganz pünktlich schaffen. Schieben Sie das Ganze bitte ein wenig nach hinten”. Aufgelegt.

Maria, die Auszubildende im dritten Lehrjahr, schaut ungläubig auf ihre soeben erloschenes Handy-Display. “Ganz einfach” hatte ihr Chef gesagt, “du musst einfach nur dastehen und schauen, das die Türen rechtzeitig aufgemacht werden. Die sind sehr umgänglich!”. Jetzt stand sie da.
Ihr erster Gedanke: Den Chef anrufen – “Der gewünschte Teilnehmer ist zur Zeit leider nicht erreichbar.” Wo war er nur? Er wollte eben noch fix nach Hause, ein neues Hemd anziehen – er musste ja unbedingt noch die Spaghetti mit Tomatensauce probieren. Seit über 30 Minuten war er nun schon weg. Auch in der Agentur war niemand zu erreichen. Ihr Abschlussprojekt drohte eine böse Wendung zu nehmen. Doch dann kam Maria eine Idee…

4 Stunden später

Ihr Chef klopft Maria zufrieden auf die Schulter “Super hast du das gemacht! Es tut mir wirklich leid, dass ich erst so spät wieder da war. Mein Akku war leer und dann dieser Stau auf der A7…” Während die beiden sprechen tritt der Gastgeber zu ihnen “Das war ein wirklich gelungener Event und das trotz der kurzfristigen Änderungen. Klasse! Beim nächsten Mal sind Sie selbstverständlich auch wieder unsere Agentur der Wahl!”

Wie hat Maria es geschafft die Situation zu lösen? Wir freuen uns auf eure Ideen in den Kommentaren!

Euer Event Camp Team

Foto: http://flic.kr/p/5snBJf

Auch Peter Cramer und Martin Spitzenberg sind mit von der Partie und geben in Ihrem Vortrag “Events & Tagungen 2.0 – the next level” Antworten auf die Fragen:

Was sind die künftigen Anforderungen an Events?

Wie kann man Social Media geschickt für die Planung von Events einsetzen?

Was ist der Unterschied zwischen Social Media und Web 2.0?

Zusätzlich werden anhand praxisnaher Beispiele hilfreiche Tipps und Tricks gezeigt, die Sie sofort einsetzen können.

Wer sich noch schnell einen Platz sichern möchte, tut dies am besten direkt über die Website der STB oder über unsere Kollegen vom Eventblog.

Wir wünschen viel Vergnügen!

Location:
STB Marketplace
Hannover Congress Centrum
Theodor-Heuss-Platz 1-3
30175 Hannover

Wir bedanken uns für diesen Beitrag bei Katharina Falkowski von eveos.de

Auf dem “Event Camp Twin Citis 2010” in Minneapolis, USA hat Erica St. Angel (VP Marketing, Sonic Foundry) mit ihren Zuhörern versucht einen etwas anderen Weg in der Ideenfindung zu begehen. Ziel war es, Möglichkeiten zu finden, die dafür sorgen, dass der Event auch nach seiner eigentlichen Durchführung in aller Munde bleibt.
Um dies zu erreichen hat Erica die ca. 200 anwesenden Teilnehmer in 8 Gruppen eingeteilt und jede mit einer anderen These auf Ideensuche geschickt. Die Gruppenmitglieder konnten nun über Google Moderator ihre Vorschläge notieren und am Ende ihre Top-Vorschläge auswählen und präsentieren.

Das Ergebnis ist erstaunlich, wenn man bedenkt, dass es zu 100% von den Leuten kommt die Events planen. Ganz ab von Bedenken und Blockaden wurden spannende Ansätze entwickelt und vertieft.

Wir haben diese 37 Wege in Deutsche übersetzt, wer lieber die Original Variante lesen möchte, findet diese hier. Den sehr empfehlenswerten Stream der gesamten Veranstaltung inkl. Slides kann man sich ebenfalls online ansehen.

Anm: Manche Punkte tauchen vermehrt auf und passen ggf. nicht überall perfekt, aber das ist nunmal Brainstorming

Anmeldung für das nächste Jahr steigern
1. Teilnehmer der letzten Veranstaltung sollten Inhalte für die nächste Veranstaltung beisteuern dürfen
2. Umfragen zu interessanten Themen durchführen und diese dann in Webinaren mit Teilnehmern besprechen
3. Videos der Location für das nächste Jahr auf YouTube zur Verfügung stellen
4. Teilnehmern aus diesem Jahr die Anmeldungen zur nächsten Veranstaltung zu besonderen Konditionen anbieten und spezielle Inhalte nur für diese Teilnehmer gestalten
5. Ein “Street-Team” zusammenstellen, dass ein Jahr lang Werbung für den Event macht. Als Gegenleistung dafür dürfen die Teammitglieder kostenfrei teilnehmen
6. Ein Online-Event-Magazin anbieten, um die Teilnehmer auch zwischen den Veranstaltungen zu informieren

Webtraffic erzeugen
7. Zentrales Informationsmedium nach dem Event werden und Notizen, Videos, Fragen und Gedanken von Teilnehmern abbilden.
8. Videos während und nach der Veranstaltung anbieten
9. Besonders wichtige und nützliche Referenzen und Quellen posten
10. Den Dialog auch zwischen zwei Events aufrecht erhalten, indem man über den Mehrwert, der sich aus der Veranstaltung ergeben hat, spricht und konkrete Anwendungsfälle diskutiert.
11. Kleine Incentives anbieten wie z.B. Coupons, Tickets oder Fotos
12. Was ist mit dem nächsten Jahr? Online-Umfragen erstellen und Ergebnisse bieten, Fragen stellen und Teilnehmer die Konferenz mit gestalten lassen
13. Online einen Ort bieten, an dem man sich Helfer / Interessenten / Unterstützer quartalsweise treffen und austauschen können

Online-Dialog durch Offline-Strategien fördern
14. Beispielsweise durch einen Code in einem Mailing, der einen kleines Online-Incentive bietet, vl. auf einer Social Network Site?
15. Persönliche Zusammentreffen nach dem Event, auch nach der Veranstaltung in Kontakt bleiben, während des Events dafür werben, Mund zu Mund Propaganda
16. Dieses Jahr Tickets für das nächste Jahr gewinnen
17. Traditionelle Anzeigen in Offline-Medien
18. Nachfass Anrufe (für manche Industriezweige) zur Evaluierung der Teilnehmer-Erfahrung
19. Handouts, Fyler, ein Leitsystem, Pfand auf Taschen, Give-Aways für zu Hause

Den Dialog anheizen
20. Mit einflussreichen Leuten sprechen, die für Mund zu Mund Propaganda sorgen – einer erzählt es 17 Personen, die erzählen es wiederum 17 Personen usw.
21. Interessenbasierende Mini-Communitys erstellen und im Anschluß Mini Gruppen Treffen veranstalten
22. Referenten die in Blogs auch nach der eigentlichen Veranstaltung noch Beiträge über ihre Event-Vorträge veröffentlichen
23. Beiträge von Testimonials veröffentlichen, die dieses Jahr teilgenommen haben und ihre Erfahrungen mit anderen teilen
24. Den Teilnehmer auch einen ROI bieten, in dem man sie mit Dingen versorgte, die beweisen, dass sie am Event teilgenommen haben und die anderen zeigen, warum er einen Besuch wert war.
25. Kleine Spiele / Gadgets nach dem Event wie z.B. Incentives, Foursquare, Badges, Anworten auf “Was habe ich davon”
26. Vorgefertigte Notizseiten in den Konferenzunterlagen. Den Gästen muss es einfach gemacht werden, Informationen niederzuschreiben und ggf. auch im Büro schnell zu präsentieren.

Die Kontakt-Datenbank vergrössern
27. Teilnehmern müssen den Event einfach mit andern zu teilen können, Twitter Hasgtags, Benutzerfreundliche Links
28. Zielgruppe entsprechende Medien benutzen(Beispiel Uni: SMS an Studenten, Emails an ehemalige)
29. Bestehende Community Teilnehmer bitten, in anderen Communitys nach interessanten Teilnehmern zu suchen, Mund zu Mund Propaganda
30. Inhalte müssen erzeugt und teilen gefördert werden, auch anderen Kanäle sollten auf den Event hinweisen
31. Anreize bieten um Neuanmeldungen zu fördern (z.B. Aussteller bekommen mehr Fläche wenn Sie Teilnehmer akquirieren)

Teilnehmern und Mitgliedern einen Mehrwert bieten
32. Videos der Hauptvorträge anbieten, interessant für Leute die an speziellen Sessions vor Ort oder grundsätzlich nicht teilnehmen konnten
33. Virtuelle Communitys, Möglichkeit den Referenten auch nach dem Event online Fragen zu stellen, ein Platz an dem Teilnehmer miteinander interagieren können.
34. Hausaufgaben geben und zum Nachdenken anregen, Themen sollen ausprobiert werden und die Inhalte Auswirkungen auf die zukünftige Arbeit der Teilnehmer haben
35. Inhalte langfristig anlegen und die Umsetzung beobachten
36. Hochwertige Geschenke verteilen (Android, iPad)
37. Follow-Up Webcasts organisieren um Rückschlüsse zu ziehen und den nächsten Event zu bewerben.

PS: Was sind eure Wege für mehr Dialog nach Events? Wir freuen uns auf zahlreiche Kommentare!
PPS: Übrigens: Mit einem Klick auf unsere Partner-Anzeigen am rechten Bildschirmrand unterstützt ihr unsere Arbeit mit einem kleinen Obolus. Nur nicht übertreiben

Foto © Stephanie Hofschlaeger / pixelio.de

Unsere Website dient neben den Veranstaltungen als Plattform, auf der ein Austausch über den Prozess der Vernetzung in Event und Web 2.0 stattfindet. Diese Plattform ist kein closed shop, sonder ein open space for open minds.

Um einen spannenden und attraktiven Mix von Beiträgen bieten zu können, sind wir natürlich auf eure Hilfe angewiesen. Ihr habt spannende Ansätze oder wollt einfach mal etwas zu einem Thema loswerden? Ihr habt Tipps, Fallbeispiele oder Hinweise zu Social Media und Events?
Dann seid ihr hier genau richtig! Teilt eure Gedanken mit anderen Social-Media-Affinen Eventlern und unterstützt ein einzigartiges Projekt.

Ihr seid euch nicht ganz sicher, worüber ihr schreiben könntet? Dann meldet euch einfach bei uns, wir finden bestimmt die ein oder andere Idee!

Das Social Media Event Camp lebt von eurem Beiträgen, also fleißig in die Tasten hauen – wir freuen uns auf eure Artikel an mitmachen(at)event-camp(punkt)de

Euer Team

Foto: “Eingabe” von A. Reinkober via pixelio.de

Ich will euch aber nicht „vollschwafeln“, sondern von meinen Erfahrungen in Sachen Social Media und Live Kommunikation berichten. Dabei gehe ich auf die österreichische Situation ein, denn da kenne ich mich aus.

Österreich hat keine erwähnenswerten Bodenschätze und die Industrie beträgt 33 % des Bruttosozialprodukts. Aber Dienstleistungen machen 65 % des Bruttosozialprodukts aus. Dazu gehört vor allem der Tourismus. Das bedeutet, mit dem Tourismus kann man in Österreich recht gut verdienen. Was wiederum bedeutet, dass es einen großen Konkurrenzkampf gibt. Bedeutet: Der einzelne Touristiker muss besser sein als sein unmittelbarer Mitbewerber, bedeutet: Die Tourismusbranche ist Innovationen gegenüber ziemlich aufgeschlossen.

Na klingelt’s? Ja, die Tourismus-Industrie ist schon recht gut vertreten im Sozialen Netz. Wie Touristiker das Ganze umsetzen, ist eine andere Frage.

Jetzt zu meinem Thema: Die Event-Branche.

Da schaut das Ganze leider komplett anders aus. Was im Tourismus recht gut klappt, funktioniert in der Live Kommunikation nur schlecht oder überhaupt nicht.

Als Beispiel nehmen wir Buchungen.
Hotelzimmer werden ziemlich schnell über Websites, Online-Portale oder dergleichen gebucht. Das kennt man noch von früher, als der Reiselustige über das Reisebüro gebucht hat. Da war es auch nicht notwendig, vorher das Hotel zu besuchen und das Zimmer zu besichtigen.
So was funktioniert bei Veranstaltungsräumen nicht! Kein Mensch bucht eine Location über die Website oder eine Online-Plattform.

Anderes Beispiel – Bewertungen.
Der moderne Gast bucht sein Hotelzimmer über irgendein Portal, liest die Bewertungen durch und bucht das für ihn passende Hotel. Bei der Ankunft wird der Gast nett und sehr persönlich betreut, damit er eventuell wieder kommt. Durch die persönliche Betreuung ist die Motivation sehr hoch, auch Fan, Follower oder Freund im Social Web zu werden. Ganz einfach.
Mit Events funktioniert das nicht so einfach. Bei einer Veranstaltung hat der beteiligte Dienstleister (Location, Agentur, Caterer, Technik, …) meist nur ein paar Stunden, um dem Gast ein positives Gefühl zu vermitteln. Der Gast sieht bei einem Event aber immer die gesamte Veranstaltung und nicht nur den Caterer, die Location, die Technik. Wenn also irgendeiner Firma ein Malheur passiert, dann wird der gesamte Event negativ bewertet.

Was will ich nun mit diesen Beispielen sagen?

In Österreich hat der Tourismus erkannt, dass Social Media eine tolle Chance bieten, um mit dem Gast zu kommunizieren. Kommuniziert wird allerdings fast nur in der Rolle als Beherbergungsbetrieb – obwohl zum Beispiel der Seminargast ganz andere Bedürfnisse hat. Dabei kommt ein leer stehendes Hotelzimmer bei weitem nicht so teuer wie ein leer stehender Seminarraum.
Locations kommunizieren oft überhaupt nicht mit ihren potenziellen Gästen, nach dem Motto: „Ich hab’ eh eine Homepage“ (oft nur eine Art Online-Prospekt) und aus.
Aber gerade Social Media bieten Locations oder auch Eventagenturen die Möglichkeit, Gäste nicht nur für ein paar Stunden anzusprechen, sondern schon viel früher beziehungsweise auch viel später noch.
Immer noch werden teure Seminarmappen per Post an alle möglichen „Vielleicht-Kunden“ gesendet. Sogar ich bekomme immer wieder Seminarmappen, obwohl ich gar keine Events veranstalte. Wer bucht eine Location, wenn er einmal im Jahr eine klobige Seminarmappe bekommt? Wie groß ist die Chance, dass die Empfänger genau zu diesem Zeitpunkt genau diese Location brauchen? Zeit- und Geldverschwendung.

Ich merke allerdings schon einen kleinen Wandel und verstärkte Aufmerksamkeit gegenüber dem „neumodischen Internet-Zeug“. Viele Locations wissen, dass etwas passieren sollte. Leider besteht die große Gefahr, dass Social Media entweder betrieben werden, „weil halt alle dabei sind“ oder sie werden komplett für Werbung missbraucht.
Dabei sind die Sozialen Netzwerke doch eigentlich wie geschaffen für die Live Kommunikation. Social Media sind wie ein Riesen-Event, bei dem ich immer auf Leute treffe, die ich entweder kenne oder bald kennen werde. Natürlich gibt es auch genug Leute, die ich nicht kennenlernen will, wie bei jedem Event.
Und ehrlich, wer kennt sich am besten mit Events aus?
Der Eventler und nicht der Internetler!