Brute Force Attacken und Phishing

Die Cloud-Nutzung für Exchange und Co bietet viele Vorteile. Der Account in der Cloud bietet aber rund um die Uhr eine Angriffsfläche. Fragen Sie mal Ihren IT-Admin nach den Anmeldeprotokollen. Aus der ganzen Welt versuchen sich Böswillige an den Accounts mit Usernamen (also bekannten E-Mail-Adressen) und geratenen Kennwörtern anzumelden. Ohne dass Sie es mitbekommen.
Die andere Variante: Mitarbeiter im Unternehmen fallen auf eine Phishing-E-Mail herein und geben so auf fremden Websites ihre Zugangsdaten preis.

Mehr Schutz durch MFA

Multifaktor-Authentifizierung erzwingt eine zusätzliche Komponente zu Username und Kennwort bei der Anmeldung. Im einfachsten Fall ist dies die Microsoft Authenticator-App am Smartphone. Nach der Eingabe der Zugangsdaten wird hier eine zweistellige Nummer abgefragt, die in der konfigurierten App am Smartphone angezeigt wird. Wer also die Authenticator-App im Vorfeld konfiguriert hat (hierzu mehr in der Anleitung zum Setup), erhält eine Bestätigungsanforderung. Der Eindringling bleibt außen vor.

MFA ohne Smartphone

MFA ist also Pflicht. Für ALLE Mitarbeiter im Microsoft 365 Umfeld. Dies bedeutet aber auch, dass JEDER Angestellte in der Firma ein Smartphone mit der MS-Authenticator-App benötigt. Eine finanzielle Herausforderung, wenn der Mitarbeiter ansonsten gar kein Smartphone aus Sicht des Unternehmens benötigt. Was also tun? Hunderte Euros investieren, nur um die MFA-Vorgaben umzusetzen? Es geht billiger – und einfacher.

Der Sicherheitsschlüssel

MFA bedeutet nicht zwangsläufig den Einsatz des MS Authenticators. Es stehen auch andere Varianten zur Verfügung. Zum aktuellen Zeitpunkt gäbe es noch die SMS-Variante. Alles andere als sicher und langfristig sicherlich ausgeschlossen als MFA-Medium. Und auch diese benötigt ja ein Smartphone.
Es gibt eine Alternative. Sicher und günstiger. Den Sicherheitsschlüssel in Form eines USB-Sticks. Einfach einzurichten, viel günstiger als ein Smartphone und super sicher.

FIDO2, der Security Key

FID02 ist das Zauberwort. Sie verwenden einen speziellen USB-Stick am PC oder Notebook. Dieser erledigt die zusätzliche Authentifizierungsmethode. Nach Eingabe von Username und Kennwort wird die Anwesenheit des Sticks am Rechner und eine zusätzliche PIN-Eingabe als zweiter Faktor genutzt, um eine sichere Anmeldung zu gewährleisten. Ohne Stick und PIN keine Anmeldung und der Eindringling bleibt außen vor.

Der „richtige“ Stick

Wie auch bei der Nutzung der Authenticator-App. Sicherheit geht vor allem. Gleiches gilt für den Einsatz von Hardware. Nutzen Sie hier als Alternative nicht „irgendeinen“ Sicherheitsschlüssel. Der Hersteller sollte der FIDO-Alliance angehören. Auch bei der Bestellung sollten Sie auf den Webstore achten. Ein wenig bekannter Hersteller oder Lieferant ist ein NO-GO. Es geht um die Sicherheit des gesamten Unternehmens.

YubiKey

Neben der Vertrauenswürdigkeit geht es bei einem Sicherheitsschlüssel noch um weitere Kriterien. Welche Protokolle werden unterstützt? Vielleicht wollen Sie den Stick ja auch für weitere Methoden als FIDO (TOTP?) anwenden wollen. Und nicht zuletzt – die Haltbarkeit des USB-Sticks. Dieser baumelt ja meist ungeschützt an Schlüsselringen. Die Auswahl des Herstellers sollte also mit Sorgfalt gewählt werden. Meine Empfehlung: Yubico.

Der passende Stick

Selbst wenn Sie sich für einen Sicherheitsschlüssel der Firma Yubico, also einen YubiKey, entschieden haben. Es bleibt immer noch die Auswahl von einer Vielzahl unterschiedlicher Sticks. Punkt 1: Er muss zu Ihrem PC oder Notebook passen, also USB-C oder USB-A. USB-C ist hier sicherlich vorzuziehen. Notfalls mittels eines Adapters (aber dann ein qualitativ hochwertiger). Für MFA ohne Smartphone im Microsoft-Umfeld wäre hier sicherlich der YubiKey 5C (Affiliate-Link) die erste Wahl.
Geht die Anwendung über die ausschließliche M365-Anwendung hinaus und kommt zusätzlich TOTP zum Einsatz, so ist vielleicht der YubiKey 5C/NFC (Affiliate-Link) die bessere Wahl. Hier ist etwas Analyse im Vorfeld angebracht.

MFA ohne Authenticator in der Praxis

Für den Einsatz eines Sicherheitsschlüssels als Alternative zum MS Authenticator im Microsoft 365-Umfeld gibt es hier ein ausführliches Video. Sichern Sie Ihre Anmeldungen über die Zweifaktor-Authentifizierung. Sie werden sich große Probleme ersparen.

Der Beitrag Microsoft 365 MFA ohne Authenticator erschien zuerst auf soft-management blog.

Das neue iPhone

Den Wechsel auf ein neues iPhone macht Apple sehr komfortabel. Das neue Gerät neben das alte legen und die Datenübertragung starten. (Fast) fertig. Aber nicht alle Daten werden dabei übernommen. Manche Anwendungen bedürfen einer „Spezialbehandlung“, meist dann, wenn es um Sicherheit geht.

Der MS Authenticator

Dies gilt auch für den Microsoft Authenticator. Nachdem die Datenübertragung erfolgt ist, werden die zuvor bereits installieren Anwendungen aus dem Store geladen. Auch die Einstellungen werden dabei (meist) übernommen. Nicht aber für die MFA-Authentifizierung für Microsoft 365. Diese ist an ein Gerät gebunden – und dieses hat sich ja geändert.

„Aktion erforderlich“

Wenn alle Daten und Apps auf dem neuen Gerät synchronisiert sind, zeigt der MS Authenticator auf dem neuen Gerät eine Fehlermeldung für den zuvor genutzten Eintrag des 365er-Kontos. Eine „Aktion ist erforderlich“ und der QR-Code soll gescannt werden. Sie kennen dies wahrscheinlich vom ersten Setup auf dem alten Smartphone.

Der Vorgang

Die folgende Grafik zeigt den erforderlichen Vorgang in der Übersicht. Das alte iPhone ist in orange dargestellt, das neue in grün. Dazu kommt der Browser am PC.

1. Der Standard-Datentransfer vom alten auf das neue iPhone.
2. Aufruf der Sicherheitseinstellungen für den eigenen 365-Account am PC
3. MFA – falls erforderlich – am alten iPhone bestätigen
4. In den Sicherheitseinstellungen einen zusätzlichen Authenticator hinzufügen
5. Den angezeigten QR-Code auf dem neuen iPhone in der Authenticator-App scannen
6. Das alte iPhone aus den Sicherheitseinstellungen entfernen

Die einzelnen Schritte im Detail:

Neues iPhone hinzufügen

Um den QR-Code wieder angezeigt zu bekommen, müssen Sie das neue Handy erst in Ihrem Account registrieren. Der alte ist ja hinfällig, da er an das alte Gerät gebunden ist.
Dafür rufen Sie am PC oder Notebook (!) im Browser die folgende URL auf: https://mysignins.microsoft.com/security-info. Sollte nun der zweite Faktor zur Anmeldung erforderlich sein, so wird die bekannte zweistellige Nummer im Authenticator auf Ihrem alten (!) Gerät angezeigt. Bestätigen Sie also dort den Zugriff.
Anmerkung: Sollten Sie keinen Zugriff mehr auf das alte iPhone haben (verloren, gestohlen oder bereits gelöscht), so kann nur mehr der Administrator der MS-365-Umgebung helfen. Diese Anleitung ist dann hinfällig.

Neue Authenticator-App hinzufügen

Weiter geht es nun im Browser am PC. Das neue Smartphone bleibt erstmal links liegen. In den zuvor aufgerufenen Sicherheitseinstellungen fügen Sie nun eine neue Methode hinzu und wählen die Authenticator App (wie auch bei der ersten Konfiguration der MFA-Authentifizierung).
Klicken Sie nun auf „Weiter“ bis Sie den QR-Code angezeigt bekommen. Jetzt ist das neue iPhone an der Reihe. Öffnen Sie dort die Authenticator-App und tippen Sie auf den als Fehler ausgewiesenen Eintrag („Aktion erforderlich“). Jetzt wird die Kamera gestartet und wartet auf den neuen QR-Code. Also die Kamera auf den Bildschirm des Rechners ausrichten und den aktuellen QR-Code scannen. Ist dies erledigt, erfolgt noch ein Test. Die im Browser angezeigte zweistellige Ziffer auf dem neuen iPhone im Authenticator bestätigen und alles ist erledigt. Danach sollte der Fehler in der App verschwunden sein und Ihr neuer MFA-Eintrag ist im Authenticator verfügbar.

Alten MFA-Eintrag löschen

Jetzt ist nur noch die Deaktivierung des alten Smartphones als MFA-Medium erforderlich. Also zurück zum Browser am PC und den Sicherheitseinstellungen. Dort sehen Sie nun zwei registrierte Authenticator-Anwendungen – leicht unterscheidbar am Typ des Smartphones.
Das alte Gerät wird nun gelöscht und damit die Authentifizierung über das alte iPhone gesperrt.

iPhone zurücksetzen

Sie haben nun die MFA-Authentifizierung auf das neue iPhone übertragen. Wenn dies auch für alle anderen Anwendungen, die „nicht so einfach“ auf das neue Gerät übertragen werden können, erledigt haben, sollten Sie das alte Smartphone vollständig auf die Werkseinstellungen zurücksetzen. Schließlich geht es um die Sicherheit Ihres Accounts – und nicht nur im MS-365-Umfeld.

Der Beitrag Neues iPhone und der Microsoft Authenticator erschien zuerst auf soft-management blog.

Zur Einrichtung für den User kommen auch noch Vorgaben, die der IT-Administrator des Cloud-Service vornehmen kann. Ein Vorabgespräch mit der IT-Abteilung kann also nicht schaden.

Was bedeutet MFA?

Multifaktor-Authentifizierung oder auch Zweifaktor-Authentifizierung bedeutet, dass Sie bei einer Anmeldung – zusätzlich zu Username und Kennwort – noch einen 2. Faktor zu Bestätigung benötigen. In unserem Fall ist dies die Authenticator-App von Microsoft am Smartphone.
Wenn Sie sich nach erfolgreicher Einrichtung an einem Gerät zu einem der Microsoft 365 Dienste verbinden wollen, ist zusätzlich zu Username und Kennwort die Freigabe über die App am Smartphone notwendig.
Wird die MFA-Bestätigung bei jeder Anmeldung benötigt? Nein. Haben Sie sich einmal auf einem Gerät erfolgreich mit MFA authentifiziert, so wird dies für einige Tage „zwischengespeichert“. Erst nach Ablauf dieser Zeitspanne erfolgt wiederum die App-Abfrage. Beachten Sie aber, dass ohne die Bestätigung über die Authenticator-App kein Zugang möglich ist (ist ja der Sinn der Sache).
Wichtig auch: die bestätigte Anmeldung betrifft nie ein gesamtes Gerät (z.B. Ihr Notebook), sondern eigentlich die genutzte Anwendung. Einfaches Beispiel: Rufen Sie eine SharePoint-Seite in MS Edge auf und bestätigen die MFA-Abfrage, so hat dies keine Auswirkungen auf die Nutzung von Firefox. Diese Seite erfordert also in einem anderen Browser eine erneute Bestätigung.
Grundsätzlich gilt: Ohne Ihr Smartphone und der konfigurierten Authenticator-App ist eine Anmeldung an den Microsoft 365 Diensten nicht mehr möglich. Also nicht vergessen, das Gerät immer mit dabei zu haben.
Wichtiger Hinweis: Denken Sie auch vor (!) dem Wechsel des Smartphones an den Authenticator. Die Einstellungen der App werden nicht automatisch migriert.

Installation MS Authenticator

Die Authenticator-App von Microsoft finden Sie im passenden Store (Android: Google PlayStore, iOS: App Store) Ihres Smartphone-Herstellers.
Sie können zur einfacheren Suche die Seite https://www.microsoft.com/account/authenticator aufrufen. Dort finden Sie einen QR-Code, den Sie mit dem Smartphone aufrufen können, um direkt zur Software im passenden Store zu gelangen.
Bevor Sie mit dem MFA-Setup beginnen, sollte Sie die Microsoft Authenticator App auf Ihrem Smartphone installiert haben. Beachten Sie, dass es zwingend die App von Microsoft sein muss. Achten Sie auch darauf, bei der Suche in Ihrem App-Store die richtige Anwendung zu installieren. Es gibt dort viele für die MFA-Authentifizierung. Vor der Installation also den Herausgeber der Anwendung prüfen.

MFA Setup

Die Einrichtung der Multifaktor-Authentifizierung erfolgt durch den User mit seinen Microsoft 365 Zugangsdaten.
Im ersten Schritt erfolgt im Browser am Rechner der Aufruf der Seite: https://aka.ms/MFASetup.
Nach der Eingabe von Username und Kennwort und danach der Bestätigung, den Authenticator als MFA-Methode zu nutzen, wird ein QR-Code eingeblendet.

Nun geht es am Smartphone weiter. Öffnen Sie dort die Authenticator App und fügen Sie (rechts oben über das Plus-Zeichen) ein Konto hinzu.
Als Konto-Typ wählen Sie Geschäftskonto und nach Einblendung die Option „QR-Code scannen“. Nun scannen Sie in der Authenticator-App den am Rechner angezeigten QR-Code. Hat die Anwendung den QR-Code erkannt, so wird der Account zur Authenticator-App hinzugefügt.

MFA Bestätigung

Zur Verifizierung wird nun zum ersten Mal eine Anforderung an die Authenticator-App gesendet. Geben Sie nun die im Browser angezeigte Ziffernfolge in der Authenticator-App ein und tippen Sie auf „Ja“.
Auf dieselbe Weise erfolgt dann zukünftig die Bestätigung über die Authenticator-App. Im Browser-Fenster am Rechner sollten Sie nun die erfolgreiche Anmeldung sehen und die Einrichtung ist abgeschlossen.

Never leave home without it

Haben Sie am Rechner eine Anwendung einmal über die MFA-Methode authentifiziert, so läuft diese anschließend tagelang ohne weitere MFA-Bestätigung. Die genaue Dauer dieser „Zwischenspeicherung“ hängt von den Einstellungen Ihrer Firma ab. Der Default-Wert liegt bei 90 Tagen. Nach einer Kennwortänderung wird aber immer eine MFA-Bestätigung eingefordert.
Da aber auch hier etwas schon mal anders laufen kann, ist es dringend empfohlen das Smartphone mit der konfigurierten App immer griffbereit zu haben. Bei der Anmeldung im Browser unter Ihrem Account sollten Sie die Option „angemeldet bleiben“ wählen. Dies setzt ein Cookie im Browser und die Anmeldung entfällt für eine Zeit.

Prüfung der Anmeldesicherheit

Über das Cloud-Portal für Ihren Microsoft-Account können Sie jederzeit die Sicherheitseinstellungen prüfen.
Gehen Sie dazu auf Ihrem Rechner auf die Seite https://myaccount.microsoft.com und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
Im Abschnitt „Sicherheitsinformation“ finden Sie die gewählte Methode: mittels Authenticator-App.

Anleitung zum Download

Auf unserer Homepage finden Sie eine Anleitung für dieses MFA-Setup kostenlos zum Download als PDF. Mehr zu Microsoft 365 finden Sie auch auf unserem YouTube-Kanal.

Der Beitrag Authenticator: Das Microsoft MFA-Setup für Anwender erschien zuerst auf soft-management blog.

ISO Virtualisierung

ISO-Dateien über eine SSD als CD-ROM zur Verfügung zu stellen, ist nicht neu. Bereits vor einigen Jahren habe ich dazu das Zalman-Gehäuse (Link) vorgestellt. Da dieses seit einiger Zeit nicht mehr auf dem Markt ist, ist es an der Zeit einen geeigneten Nachfolger zu finden: das IODD Mini.

SSD mit zwei Funktionen

Externe Laufwerke dieser Art zeichnen sich durch eine zentrale Funktion aus: Sie ermöglichen die hybride Bereitstellung von Inhalten. Einmal als Standard-SSD und parallel als CD-ROM Laufwerk. Hier werden einfach ISO-Dateien kopiert, die das Gerät dann als bootbare Medien dem PC oder Server zur Verfügung stellt.

IODD Mini

Das IODD Mini ist nicht neu. Das externe Laufwerk verfügt über USB 3.0 mit einem Micro B-Anschluss. Da es beim Booten aber nicht unbedingt um Geschwindigkeit geht, kann dies verschmerzt werden. Enthalten ist eine M.2 SATA SSD, die es in verschiedenen Größen gibt (256 GB bis 1 TB).
Großer Vorteil: Das Gehäuse ist extrem klein (4 cm breit, 9 cm hoch und 9 mm tief) und nur 40 Gramm schwer. Es sollte also in jede Tasche des IT-Admin passen. Zusätzlich wird ein Case mitgeliefert, dass genügend Schutz bietet.

Keine Produkte gefunden.

Modi des IODD

Im ersten Schritt wird das IODD-Laufwerk wie jede andere SSD initialisiert. Unterstützt werden NTFS und exFat. Auch mehrere Partitionen sind möglich. Nur bei Nutzung des VHD-Features ist NTFS Pflicht.
Danach wird ein Verzeichnis „_ISO“ auf dem Laufwerk erzeugt. In diesem werden alle für den Boot vorgesehenen Medien abgelegt
Über die Einstellungen können nun die gewünschten Modi konfiguriert werden. Entweder nur ODD, also nur die Boot-Funktion der ISO-Dateien als CD-Laufwerk, oder als Kombination: hier erhält der Rechner sowohl die „normale“ SSD wie auch das gemountete ISO-File in Form einer CD.

Booten von CD

Über das Menü des IODD wird nun die zuvor im _ISO-Verzeichnis abgelegte ISO-Datei bereitgestellt. Dafür einfach aus dem Verzeichnis die gewünschte Datei auswählen und darauf achten, dass diese als CD angezeigt wird.
Auf dem Rechner wird nun über das Boot-Menü das CD-ROM-Laufwerk als Boot-Medium ausgewählt. Danach startet der Rechner, als wäre eine CD/DVD eingelegt.

Secure Boot

Ist im BIOS des Rechners die „Secure Boot“-Funktion aktiviert, so erhalten Sie wahrscheinlich eine Fehlermeldung. Nur für Windows-Medien (z.B. das Windows ISO für Windows 10 oder Windows 11) ist das kein Problem. Wollen Sie aber Linux-Tools (SystemRescue, GParted, etc.) für ein Troubleshooting oder Anpassungen aufrufen, so scheitern diese Anwendungen. Hier hilft nur, die Secure-Boot-Funktion im BIOS zuvor deaktivieren und nach Abschluss wieder aktivieren.

BitLocker

Dieselbe Problematik trifft zu, wenn Ihr PC-Laufwerk (hoffentlich!) mit BitLocker verschlüsselt ist. Hier muss nach dem Start vom ISO-Image (also der virtuellen CD) noch das Windows-Laufwerk entschlüsselt und gemountet werden. Nicht immer einfach und für AntiVirus-Scans über von extern gebooteten Tools ein Showstopper. Details dazu in einem eigenen Video auf unserem YouTube-Kanal.

Fazit

Das IODD-Mini macht einen guten Job. Auch wenn das Gehäuse aus günstigstem Kunststoff besteht und auch der veraltete USB 3.0-Anschluss nicht mehr zeitgemäß ist, kann damit auf sehr schnellem und einfachen Weg eine Vielzahl von ISO-Medien bereitgestellt werden. Auch der Schreibschutz (auch für die SSD) ist vor allem beim Zugriff auf Fremdrechner ein sehr nützliches Feature. Die Bedienung ist einfach und der Dual-Modus (HDD+CD) in der Praxis unschlagbar.
Wer den Einsatz in bewegten Bildern sehen will, dem sei das Video auf unserem YouTube-Kanal empfohlen.

Der Beitrag IODD Mini – ISO-Boot in der Tasche erschien zuerst auf soft-management blog.

Übersicht im Blick

Die Vielfalt und deren Abhängigkeiten in einem Unternehmensnetzwerk ist ein großes Problem für die interne IT. Die ständige Überwachung aller Systeme auf Ausfälle oder andere, noch schwieriger zu erkennende Probleme, ist mit Manpower nicht zu leisten. IT-Admins haben genug zu tun.
Hier hilft die Automatisierung dieser Überwachung. Ein System, welches uns jederzeit einen Live-Einblick in den Zustand aller Server und Dienste bietet.

Mehr als Hardware

Dabei geht es um viel mehr als nur den Ausfall von Hardware. Die Funktionalität der einzelnen Dienste im Unternehmensnetzwerk muss gewährleistet sein. Ob der Mailserver funktioniert, wird nicht durch eine Uptime des Exchange-Servers beurteilt.
Der SQL-Server gilt nur als „UP“, wenn die Datenbank sauber und performant die Antworten liefert.
Zu den einzelnen Serveranwendungen kommen aber noch eine Vielzahl von Diensten, die für einen reibungslosen Betrieb unverzichtbar sind. Wenn der DNS-Server ausfällt, haben Sie ein großes Problem. Wenn das Active-Directory nicht sauber synchronisiert, merken Sie es vielleicht viel zu spät. Und Ihre gesamte Infrastruktur fährt gegen die Wand fährt.

Aber auch „kleine“ Störungen können große Auswirkungen haben. Stellen Sie sich nur vor, wenn der DHCP-Server keine IP-Adressen mehr liefern kann.

Dazu kommt noch die gesamte Netzwerk-Infrastruktur. Router, Switche und Firewalls müssen nicht nur laufen, sondern auch den benötigten Traffic liefern können. Der Klassiker: die Internet-Bandbreite. Wissen Sie zu jeder Zeit, ob es hier – und sei es auch nur temporär – Engpässe gibt? Reicht der Durchsatz im Switch-Uplink? Wie sieht es mit den VPN aus?

Nicht zuletzt spielt das Antwortverhalten eine entscheidende Rolle. Wenn Anwender über langsame Systeme klagen und ihre Arbeit nur mühsam erledigen können, hat Ihr Monitoring bereits rechtzeitig angeschlagen. IT-Admins reagieren noch bevor es zu Einschränkungen im Betrieb kommt.

Ausfall mit Ankündigung

Jede Überlastung eines Systems erfolgt meist in Phasen.
Tritt ein ungewöhnlicher Zustand auf, wird der Admin bereits informiert. Ohne Monitoring merkt der User nach einiger Zeit die Verlangsamung des Systems und darauf folgt der Stillstand. Hier wird wertvolle Zeit verschwendet, den sich ankündigenden Fehler rechtzeitig zu beheben.

Alarmierung auf unterschiedliche Art

Der Alarm selbst wird auf unterschiedlichste Weise an den verantwortlichen Admin gemeldet. Für harmlosere Störungen oder solche, die mit reichlich Vorlauf erkannt werden, reicht meist eine E-Mail an das Support-Postfach. Denken Sie an das allmähliche Voll-Laufen des Laufwerks am Fileserver. Hier kann rechtzeitig reagiert werden, noch bevor es nur in die Nähe einer Störung kommt.

Der Ausfall einer Festplatte kann schnell kritisch werden – auch wenn hier ein RAID im Einsatz ist. Hier gilt es rasch zu reagieren und den Austausch einzuleiten. Ein automatisch generierter Eintrag im Ticket-System könnte hier die passende Variante sein.
Stillstand eines Systems darf nicht von E-Mail abhängig sein. Neben der guten, alten SMS sollte hier eine sofortige Push-Mitteilung die Verantwortlichen informieren. Eine gute Kommunikation an die Anwender trägt auch hier zur besseren Akzeptanz bei.

Und das Gute daran: die Administratoren können im Alltag ganz entspannt sein. „Keine Nachricht ist eine gute Nachricht!“ lautet die Devise. „Gibt es ein Problem mit dem Mailserver?“ kann schnell und einfach beantwortet werden. Dank unserem Monitoring.
Aber auch die Eskalationskette bei einem Ausfall erledigt das Monitoring. Nach 5 Minuten vom Techniker noch immer keine Reaktion? Die nächste Meldung geht an den nächsten Ansprechpartner in der IT.

Vielfältige Einsatzgebiete

Sehen wir uns kurz die Einsatzgebiete etwas detaillierter an. Da gibt es zum einen die Klassiker: Ausfälle einer Hardware-Komponente oder auch nur deren Ankündigung. Das Voll-Laufen einer Festplatte. Die vollständige Auslastung einer CPU über mehrere Minuten.
Hier kann von der IT schnell reagiert werden. Meist bekommt der Anwender davon gar nichts mit.

Der Ausfall eines Dienstes muss nicht gleich zum Stillstand führen. In vielen Fällen ist dies ein schleichender Prozess. Klassisch hier der Sync der Domain-Controller. Ohne Monitoring fällt der Fehler vielleicht erst Wochen nach dem Eintritt auf. Nämlich dann, wenn Änderungen vorgenommen wurden und diese auf beiden DCs völlig unterschiedlich abgebildet werden. Dann ist Hektik angesagt. Unnötig, wenn der Fehler sofort nach Eintritt vom Monitoring gemeldet wurde.
Aber auch die Antwortzeiten von Datenbank- oder Webservern sind ein gutes Indiz für auftretende Probleme. Meist mit viel Vorlauf vor dem vom Anwender bemerkten Ausfall.
Die Überwachung von Eventlogs darf hier natürlich auch nicht fehlen. Kein Grund tausende Einträge zu prüfen. Ein gut konfiguriertes Monitoring filtert aus der Masse die kritischen Meldungen.

Schlechte Performance ohne Ausfall

Ohne ein performantes Netzwerk funktioniert der beste Server nicht. Hier gilt es alle kritischen Ports im Blick zu haben. Die Aufzeichnung fehlerhafter Pakete erleichtert die Analyse. Die Überlastung einzelner Schnittstellen – sei es auch nur zu bestimmten Zeiten – gibt schnell Aufschluss, dass nicht der Server das Problem ist.
Und natürlich fehlt auch der Klassiker nicht: Die Auslastung der Internet-Bandbreite. Im Zeitalter der Cloud-Nutzung ein sehr wichtiger Parameter für einen störungsfreien Betrieb. Das Monitoring liefert hier nicht nur Ad-Hoc-Werte, sondern auch wertvolle Trend-Analysen.

Individualisierung

Die Möglichkeiten des Monitorings sind vielfältig und individuell. Von der Laufzeit einer USV im Fall eines Stromausfalls – vielleicht sogar in Kombination mit einem automatisierten Shutdown der Server – über die Temperatur-Messung im Serverraum, bis hin zur Überwachung des Patch-Stands der Windows-Hosts.
Oder einen Blick auf den Stromverbrauch der Systeme?

Ein Monitoring-System ist aber kein Out-of-the-Box-Produkt. Es muss auf die individuellen Anforderungen angepasst werden.

Baselining

Das Baselining ist die erste und wichtigste Anpassung. Hier wird festgelegt, was in Ihrem Unternehmen als „normal“ einzustufen ist.
Einfaches Beispiel: Eine CPU-Auslastung von ständig 50 Prozent kann auf einem Datenbank-Server normal sein. Für einen Domain-Controller ist dies sicherlich ungewöhnlich.
Gleiches für die Internet-Bandbreite. Eine Volllast, wenn das Backup in die Cloud kopiert wird, ist normal. 100 Prozent über mehrere Minuten tagsüber wahrscheinlich nicht.

Bestandserfassung

Zweiter Punkt: Die Bestandserfassung. Hier geht es nicht nur um einen Überblick über die IT-Infrastruktur, sondern bis ins Detail für jeden Dienst. Ein wichtiger Windows-Service für eine Drittanwendung gehört genauso in das Monitoring wie die Hardware. Auch die Abhängigkeiten sind hier zu berücksichtigen. Der Fehler in einem Dienst kann einen Ausfall an ganz anderer Stelle als Ursache haben.

Wachstum und Kapazität

Kapazität und Wachstum sind entscheidende Punkte, wenn es um das Thema Investitionen geht. Das Monitoring bringt beides, schön dargestellt in grafischer Form, in Langzeitinformationen als Entscheidungsgrundlage. Der Klassiker ist hier das Wachstum im Storage-Bereich. Wie viele Reserven sind vorhanden? Und wie nimmt die Auslastung in den letzten Monaten oder Wochen zu?
Hier geht es einerseits um die rechtzeitige Reaktion auf das Wachstum, aber auch um die richtige Einschätzung der Anforderungen in der Zukunft. Fakten statt Schätzungen. Die Trend-Grafik ersetzt das Bauchgefühl.
Und nicht zuletzt der heikle Punkt der Reaktionsgeschwindigkeit. SLA ist hier das Stichwort. Hier gibt es vielleicht Verträge oder auch „nur“ den Anspruch durch die Unternehmensleitung.

Alles ok?

Wenn Sie ein Monitoring einsetzen, werden Sie sofort DEN großen Vorteil zu schätzen wissen: den Überblick über den Gesamtzustand. Größere Umgebungen setzen hier auf ein fest installiertes Display im IT-Bereich. Dieses zeigt auf einfache und dennoch voll-umfassende Weise den Status aller Komponenten. Gelb als Vorwarnung und rot, wenn es sofortigen Handlungsbedarf gibt. Für alle IT-Mitarbeiter jederzeit sichtbar.

Einmal getestet, immer geliebt

Vielfalt der eingesetzten Systeme und Dienste besser in den Griff zu bekommen.
Proaktives Handeln statt Reaktion auf User-Meldungen bringt den IT-Support auf ein neues Level.
Auch die Kommunikation im IT-Team wird dadurch verbessert. Ein Kommentar des IT-Mitarbeiters im Ticket zu einer Störungsmeldung und alle im IT-Team wissen Bescheid. Keine unnötigen E-Mails. Und auch die Anwender profitieren von der effizienter gestaltenden Diagnose.

Wie eingangs gesagt: wenn Sie einmal das IT-Management um ein Monitoring-System erweitert haben, werden Sie es nicht mehr missen wollen. Schnellere Reaktion, entspannteres Arbeiten – auch im Störfall – und bessere Diagnosen werden den IT-Support auf ein neues Level heben.
Testen Sie es. Sie werden es nicht bereuen.

Das Video zum Thema

Vielleicht überzeugen Sie – oder Ihren Chef – bewegte Bilder mehr als Text. Aus diesem Grund gibt es die Ausführungen auch in Videoform auf unserem YouTube-Kanal.

Der Beitrag Monitoring: Mehr als Ping erschien zuerst auf soft-management blog.

Der Ablauf

Nachdem der Arbeitsvertrag unterzeichnet ist, können die Aufgaben zugeteilt werden. Dabei ist aber zu berücksichtigen, dass nicht jeder Arbeitsplatz dieselben Aufgaben mit sich bringt. Eine neue Kollegin in der Buchhaltung benötigt wahrscheinlich nur teilweise dieselbe Arbeitsumgebung wie eine neue Stelle in der Marketing-Abteilung. Auch ein Freelancer wird größtenteils andere Arbeitsmittel benötigen. Dem muss in der Aufgabenerstellung Rechnung getragen werden.

Start in der Personalverwaltung

Unser Workflow beginnt mit der Erfassung der Stammdaten in der Personalverwaltung. Dafür gibt es auf der SharePoint-Site dieser Abteilung eine Liste. Wird ein neuer Eintrag erstellt, legt der Workflow los.

Das Feld Standort

Zur Unterscheidung der unterschiedlichen Arbeitsplätze und deren Anforderungen gibt es ein Feld „Standort“. Dies sollten Sie Ihrer Umgebung entsprechend anpassen. Es könnte auch „Abteilung“ lauten. Wichtig ist nur, dass auf dessen Inhalt die Differenzierung der unterschiedlichen Anforderungen vom Workflow ausgewertet werden können. Das Auswahlfeld ist mit fest vorgegebenen Werten versehen. Keine individuellen Einträge sind hier möglich. Ansonsten würde der Workflow nicht funktionieren. Ein fester Inhalt „Alle“ in dieser Auswahl steht für Aufgaben, die auf jeden Fall zu erledigen sind. Unabhängig vom „Standort“.

Der Workflow liest nun alle Aufgaben aus der (versteckten) Liste „WF_OnboardingTasks“, filtert alle zutreffenden und schreibt die ToDo-Liste in die Liste „OnboardingTasks“.

Die Workflow-Liste

Eine zweite SharePoint-Liste „WF_OnboardingTasks“ ist die Heimat für die lange Liste aller möglichen Aufgaben.

Diese Liste ist nicht öffentlich einsehbar und wird bei den Berechtigungen stark beschränkt. Der Workflow selbst benötigt natürlich die entsprechenden Rechte.
Die Felder der Workflow-Liste: die zu erledigende Aufgabe, der Zuständigkeitsbereich (auch ein Auswahlfeld mit festen Vorgaben), ein Personenfeld für den Verantwortlichen, das Standortfeld mit denselben Auswahleinträgen wie in der Liste OnboardingForm der Personalverwaltung und ein Zahlenfeld „DaysToComplete“. Dieses setzt die benötigte Vorlaufzeit für die Aufgabe in Relation zum Eintrittsdatum.

Die Liste OnboardingTasks

Die Liste bildet die Basis für die Abarbeitung der einzelnen Aufgaben. Dementsprechend benötigen alle Mitarbeiter Zugriff, die im Rahmen der Einstellung Tasks zu erledigen haben.

Diese Liste ist anfangs leer und wird durch den Workflow gefüllt. Die Definition der einzelnen Spalten entspricht den bereits bestehenden in den anderen Listen: Eine Textzeile für den Namen des neuen Mitarbeiters, eine Textzeile für die Aufgabe, ein Datumsfeld für die Fälligkeit der Aufgabe (berechnet durch das Eintrittsdatum abzüglich der Vorlaufzeit aus der Spalte „DaysToComplete“), Zuständigkeit und Verantwortlichkeit wie aus der Workflow-Liste und ein Feld für den Status, welches beim Erstellen im auf „Offen“ gesetzt wird. Ein Auswahlfeld mit den Inhalten „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“.
Zusätzlich werden in dieser Liste einige Ansichten erstellt, die es den einzelnen Verantwortlichen ermöglicht, diese Aufgaben zu filtern, die von Ihrer Abteilung erledigt werden müssen.

Der Workflow

Über Power Automate wird direkt aus der Liste OnboardingForm der Personalverwaltung ein Flow erstellt.

Die einzelnen Schritte des Flows:

1. Wenn in der Liste OnboardingForm ein neuer Eintrag hinzugefügt wird, wird dieser eingelesen
2. Der Inhalt des Felds „Standort“ wird in einer Variablen abgelegt
3. Aus der Liste „WF_OnboardingTasks“ werden alle Einträge eingelesen, die im Feld „Standort“ den Wert „Alle“ haben
4. In einer Schleife werden alle Einträge abgearbeitet. Die neuen Einträge in der Liste „OnboardingTasks“ werden erstellt. Das Feld des Fälligkeitsdatums wird über die Funktion „AddDays“ berechnet. Details dazu im Videobeitrag (siehe unten)
5. Es wird eine E-Mail an den Verantwortlichen gesendet mit einem Link zum Formular
6. Die Liste „WF_OnboardingTasks“ wird nochmals eingelesen. Diesmal gefiltert nach dem zuvor in der Variablen „strStandort“ abgelegten Wert
7. Wie zuvor wird dieselbe Schleife nochmals abgearbeitet und setzt nun die Aufgaben für diesen Standort

Die Site-Struktur

Wichtig in der Umsetzung des gesamten Konzepts ist vor allem die Auswahl des Speicherorts der einzelnen Listen. Hier ist den erforderlichen Berechtigungen Rechnung zu tragen.
Die Liste „OnboardingForm“ ist sicherlich vertraulich zu behandeln und in einer für die Personalverwaltung geschützten Site gut aufgehoben. In der Praxis werden dort wahrscheinlich noch zusätzliche Felder benötigt, ganz unabhängig von diesem Workflow. Hier ist etwas Planung notwendig.
Die Liste für den Workflow sollte nur jenen Personen zugänglich sein, die für das Management des gesamten Onboarding-Prozesses zuständig sind. Die Liste „OnboardingTasks“ ist sicherlich für eine Vielzahl von Anwendern notwendig und dient auch als Übersicht über den Status der vielen Aufgaben.

Weitere Flows

Der Entwurf dieses Workflows ist sicherlich noch ausbaufähig. So könnte auch nach der Erstellung der einzelnen Aufgaben ein weiterer Flow getriggert werden, der die einzelnen ausführenden Personen verständigt. Auch eine Warnung bei einem Überschreiten des Fälligkeitsdatums könnte hier ausgelöst werden. Hier ist Ihre Kreativität gefragt.

Details in Videoform

Die Erstellung und einzelne Details zum Setup finden Sie auf unserem YouTube-Kanal in Videoform.

Ein gutes Setup des Workflows, abgestimmt auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens, ist mit Sicherheit sehr hilfreich. Es geht um eine hohe Anzahl großer und kleiner Aufgaben im Rahmen des Onboardings. Eine gute Übersicht aller ToDos und deren Stati vermeidet ein Vergessen und alle sind über den Fortgang stets auf dem Laufenden.

Der Beitrag Mitarbeiter-Onboarding mit SharePoint und Power Automate erschien zuerst auf soft-management blog.

Nutzung im Team

Die Zusammenarbeit im Unternehmen hat viele Facetten. Eine Säule bildet aber der Austausch von Wissen. Nur allzu oft verlässt mit einem Mitarbeiter auch das wertvolle Knowhow die Firma.
Die Speicherung von Informationen sollte also im höchsten Interesse der Geschäftsleitung sein. Dazu bedarf es aber einer guten Kommunikationsstrategie.

OneNote: Struktur

Die Dateiablage ist in den meisten Firmen (hoffentlich) gut organisiert. Ganz anders bei den vielen „Kleinigkeiten“. Die Rede ist hier von meist unstrukturierten Informationen, welche erst über eine Phase der Sammlung in ein strukturiertes Dokument überführt werden können. Hier spielt OneNote seine ganze Stärke aus.
Die Ablage von Erkenntnissen in Prozessen (Projekten, Recherchen, erfolgte Lösungen, etc.) sollte zur Selbstverständlichkeit werden. Dafür bedarf es aber einer klar kommunizierten Struktur. Ein Notizbuch im Projekt, ein Notizbuch in der Abteilung oder eines für bestimmte Themen – das Setup ist entscheidend für die Akzeptanz im Unternehmen.

Webclipper

OneNote bietet mit dem Webclipper ein unverzichtbares Tool, wenn es um die Speicherung von Informationen geht, die auf Webseiten gefunden werden. Mit wenigen Klicks ist der Seiteninhalt im gemeinsamen Notizbuch abgelegt und steht damit auch anderen jederzeit zur Verfügung.

Die Volltextsuche im Notizbuch spart anderen Mitarbeitern die aufwändige Suche, die bereits zuvor von einem anderen mühsam erledigt wurde. Über das Verlinken von Seiten über Notizbücher hinweg, entsteht so schnell ein Wiki, speziell für ein Thema.

Kategorien

Das Setzen von Kategorien in Notizen kann Segen und Fluch sein. Vor allem wenn es um die gemeinsame Nutzung von Informationen in OneNote geht. Nur wenn diese im Vorfeld am grünen Tisch gut abgestimmt wurden, stellen Kategorien eine große Hilfe dar.
Hier darf nicht jeder „seine“ Verschlagwortung verwenden. Alles muss im Team abgestimmt sein.

Werden Kategorien aber auf diese Weise genutzt, stellen Sie – vor allem über die Kategoriensuche – eine sehr effiziente Weise dar, auf schnelle Art übergreifende Notizen zu verbinden. Mit einem Klick stehen alle Einträge bezogen auf ein Projekt zum Abruf. Dringende Einträge sind im Meeting schnell gefiltert. Und alle tragen dazu bei.

Aufgaben zuweisen

Jedes Meeting hat eine Menge an Aufgaben zur Folge. Jede Aufgabe hat einen Zuständigen. Das in der Besprechung erstellte Protokoll kann über OneNote auf einfache Weise in die nächste Phase, der Aufgabenverwaltung, überführt werden. Eine Zeile markieren und mit wenigen Klicks kann der Projektverantwortliche diese Aufgabe direkt als ToDo einem Mitarbeiter zuweisen. Dieser sieht die Aufgabe in seiner Liste und der Projektleiter hat eine ständige Übersicht über den Status. Die Notiz in OneNote wird automatisch aktualisiert. Auf diese Weise haben alle im Projekt eine stets aktuelle Übersicht. Es muss nicht immer der große Projektplan sein.

Besprechungsprotokolle

Outlook bietet direkt im Kalender eine sehr gute Integration von Besprechungsprotokollen in OneNote. Bereits bei der Einladung wird dazu eine OneNote-Seite erstellt und verknüpft. Dort können nun alle Teilnehmer ihren Beitrag leisten und die Agenda vor dem Meeting einsehen. Der passende Eintrag kann direkt aus dem Outlook-Termin aufgerufen werden. Sehr hilfreich.

Während des Meetings können alle Teilnehmer die Notiz füllen und nach Abschluss kann das Protokoll sofort als E-Mail an jene versendet werden, die keinen Zugriff auf das Notizbuch haben (z.B. externe Teilnehmer).
Alle gesammelten Protokolle in einem Notizbuch bilden die Grundlage für kommende Meetings und stellen nicht nur eine gute Historie dar, sondern ermöglichen auch Neueinsteigern im Team eine schnelle Orientierung.

OneNote und MS Teams

Die einfache Integration eines OneNote-Notizbuchs in Microsoft Teams stellt die Informationsablage allen Mitgliedern jederzeit zur Verfügung. Im Teams-Projektmeeting schnell eine Notiz hinzugefügt, im Abteilungsmeeting schnell etwas nachgeschlagen – alles kein Problem. Jeder weiß Bescheid, wo die Informationen liegen und das Wissensmanagement im Team ist einen Schritt weiter.

Wo liegt was?

Die Ablage von Informationen im Unternehmen ist ein kritisches Thema. Schließlich geht es um einen Grundbaustein für die Arbeit. Die Zusammenarbeit ist aber nur dann effizient, wenn die Art und Weise klar im Team kommuniziert wurde. Eine Wissens-Site in SharePoint ist sehr hilfreich. Gleiches gilt für gemeinsam genutzte Notizbücher in OneNote. Es darf aber immer nur EINEN Ablageort für ein Thema geben. Es kann aber nicht immer gleich das perfekte Info-Dokument geben. Die unstrukturierte Erfassung von Erkenntnissen in OneNote stellt eine unverzichtbare Hilfe dar, um die Zusammenarbeit im Team einen Schritt weiterzubringen.

Neu bei OneNote?

OneNote bildet vielfältige Möglichkeiten, um die Wissensablage persönlich und im Team zu verbessern. Für einen schnellen Einstieg in die Nutzung von OneNote gibt es auf unserem YouTube-Kanal das passende Video. Investieren Sie 30 Minuten und Sie werden es nicht mehr missen wollen.

Der Beitrag 5 Tipps für OneNote im Team erschien zuerst auf soft-management blog.

CDN statt Fileserver

Das heute meist verbreitete Setup konfiguriert in den Office-Einstellungen eine Ablage am Fileserver. Dort befinden sich die Arbeitsgruppenvorlagen, die von allen Usern gezogen werden. Im Unternehmensnetzwerk kein Problem. Von extern aber nur über eine VPN-Verbindung zugänglich. Kein VPN, keine Vorlagen.

Zentral verwaltet

Der letztliche Workflow unserer Aufgabenstellung sieht folgendermaßen aus. Das Marketing-Team pflegt zentral die Vorlagen und speichert diese in einer SharePoint-Bibliothek. Unterstützt wird dabei nur SharePoint Online.
Nach der Konfiguration werden diese Vorlagen über das Microsoft CDN zur Verfügung gestellt. Dies ermöglicht es dem Anwender, auf diese schnell und von überall zuzugreifen. Direkt wie gewohnt aus den einzelnen Office-Anwendungen.
Das Content Delivery Network stellt dabei eine Art Cache zur Verfügung und spielt vor allem in Punkto Schnelligkeit und Latenz eine große Rolle. Unabhängig vom Standort des Anwenders.

Bibliothek in SharePoint

Die Ablage der Vorlagen erfolgt auf einer Site in SharePoint Online. Diese sollte vorab gut gewählt werden. Eine Group-Site darf nicht verwendet werden. Also einfach eine normale Team- oder Communication-Site. Dort wird eine Bibliothek erstellt, die zukünftig alle Vorlagen beheimatet. Nur die Office-Vorlagen, sonst nichts. Der Platz der Ablage ist meist eine zentrale Site im Unternehmen, auf die alle Anwender zumindest Leserechte haben, das Marketing-Team in unserem Fall auch Schreibrechte.
Die gemeinsame Nutzung von Bildern (z.B. Logos) im Unternehmen ist auf dieselbe Art möglich. Dazu wird eine getrennte Bibliothek erstellt. Dies ist aber hier nicht das Thema.
Wichtig: In der Vorlagen-Bibliothek landen auch nur wirklich Vorlagen. Also nur DOTX, XLTX, POTX etc., keine Dokumente!

Weg von Arbeitsgruppenvorlagen

Wir sehen uns die Ausgangslage an. In Word finden wir bei der Neuerstellung von Dokumenten nur die persönlichen Vorlagen. Gespeichert lokal am Rechner. Dazu noch die von Office-Online – eine andere Baustelle. Zukünftig wird es an dieser Stelle noch einen Eintrag für Vorlagen der Firma geben.
Traditionell wurden die Vorlagen für Arbeitsgruppen in den Optionen der Office-Anwendungen konfiguriert. Dort geht es über die erweiterten Optionen in eine ziemlich unübersichtliche Liste von Einträgen. Ziemlich weit unten findet man einen Punkt „Dateispeicherorte“. Der Eintrag für Arbeitsgruppenvorlagen wurde dann meist mit einem Verzeichnis eines Fileservers gefüllt und stellte damit Vorlagen zentral bereit. Das Problem: Der Zugriff ist von unterwegs nur mit einem VPN möglich. Das wollen wir ändern und der Eintrag hier kann gelöscht werden.

Die notwendigen Schritte

Welche Schritte sind dazu nötig? Zuerst wird der zukünftige Ablageort in SharePoint festgelegt. Also eine passende Site, darin eine neu erstellte Bibliothek mit unseren Vorlagen. Dieser Pfad ist wichtig für das Setup.
Danach ist der Tenant-Admin an der Reihe. In einer administrativen Powershell-Sitzung wird zuerst das SharePoint-Online-Modul installiert. Einmal mit diesem eine Sitzung aufgebaut, wird das CDN konfiguriert und dann heißt es warten. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Einstellungen wirksam werden. Das gesamte Setup ist aber in wenigen Minuten ausgeführt.

Setup in SharePoint

Wir beginnen mit der Konfiguration der SharePoint-Bibliothek. Diese ist schnell erstellt, es muss aber zusätzlich noch eine spezielle Berechtigung gesetzt werden. Dies erfolgt über die Bibliothekseinstellungen und dann über die Berechtigungen unserer Vorlagenbibliothek.
In der Gruppe der Besucher muss noch ein Eintrag hinzugefügt werden: „Jeder, außer externen Benutzern“. Einfach „Jeder“ eingeben und dann den Vorschlag akzeptieren. Damit ist unsere interne Bibliothek fertig.

CDN mit Powershell

Jetzt wird es technisch. Für den SharePoint-Admin im Haus aber kein Problem. Wir benötigen als erstes die URL der Bibliothek. Also Name der Site gefolgt von dem Pfad der Bibliothek.
Nach der einmaligen Installation des Powershell-Moduls wird eine Verbindung zum Tenant aufgebaut und ein einziges Kommando abgesetzt. Wir fügen also eine Asset-Library vom Typ OfficeTemplateLibrary in das CDN ein.

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell
Connect-SPOService "https://<Tenant>-admin.sharepoint.com"
Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl "https://<Tenant>.sharepoint.com/<Bibliothek>" -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary -CdnType Private

In der Powershell-Sitzung kann zuerst über den Get-Befehl das Vorhandensein des SharePoint-Moduls geprüft werden. Wird hier nichts zurückgegeben, muss das Modul einmal installiert werden. Install-Module und fertig. Im zweiten Schritt wird nun eine Verbindung zu SharePoint-Online aufgebaut.

Nun wird der eigentliche Befehl für die CDN-Konfiguration abgesetzt. Sehen wir uns die Bestandteile dieses Kommandos genauer an. Der Parameter „LibraryUrl“ gibt den Pfad zur Bibliothek an. Also Tenant-Name Punkt SharePoint.com, ein eventueller Site-Name und zuletzt der Pfad zur Bibliothek. Wenn Sie die Bibliothek im Browser aufrufen, leicht zu eruieren.
Der Parameter OrgAssetType ist in unserem Fall vom Typ „OfficeTemplateLibrary“. Würden wir eine Bildablage im CDN freigeben, so wäre dieser „ImageDocumentLibrary“.
Zuletzt werden noch die Berechtigungen dieser Asset-Library festgelegt. Hier auf jeden Fall den Type „Private“ wählen.
Wie gesagt kann es lange dauern, bis die CDN-Bibliothek zur Verfügung steht. Am besten also am nächsten Tag prüfen. Eine Änderung in der Bibliothek, also neue oder geänderte Vorlagen, geht dann zukünftig auch nicht sofort, aber sehr rasch.

Das Ergebnis

Sehen wir uns nun das Ergebnis an. Wieder in Word. Beim Erstellen einer neuen Datei finden Sie nun neben dem Eintrag „Persönlich“ auch den Ihrer Firma. Ein Klick auf diese Kategorie und Sie sehen alle Vorlagen aus der SharePoint-Bibliothek. Wie gewohnt eine auswählen und das neue Dokument ist erstellt. Kleine Einschränkung an dieser Stelle: Eine Änderung der Vorlage wie gewohnt, ist mit einer Cloud-Vorlage nicht möglich.

Umweg am Smartphone

Am Smartphone werden die Cloud-Vorlagen bei der Dateierstellung leider noch nicht angezeigt. Es gibt aber einen einfach Workaround: Rufen Sie direkt die SharePoint-Bibliothek mit den Vorlagen auf. Dort kann mit einem Tab die neue Datei mit der passenden Vorlage erstellt werden.

Das Video dazu

Den gesamten Vorgang gibt es mit bewegten Bildern auf unserem YouTube-Kanal:

Der Beitrag Office-Vorlagen in der Cloud erschien zuerst auf soft-management blog.

Hybrides Arbeiten

Bevor Sie die Auswahl der Plattform treffen, sollten das Ziel der Anwendung klar definiert werden. Was will ich mit dem Einsatz erreichen? Hybrides Arbeiten und Home-Office stellen neue Herausforderungen an die IT. Am besten ist die Zusammenarbeit an jedem Ort möglich, mit Desktops, Notebooks und mal schnell mit dem Smartphone. Ein reibungsloser Workflow soll erreicht werden. Es geht um Wissensmanagement und die Projektabwicklung in verteilten Umgebungen.

Hier spielt die Cloud ihre ganze Stärke aus. Im Microsoft 365-Umfeld geht es dabei in erster Linie um drei Bausteine: SharePoint, Teams und Groups. Drei Varianten mit teils unterschiedlichen, teils ähnlichen oder gleichen Features. Für einen effizienten Einsatz sollten die Stärken und Schwächen vorab mit dem zu erreichenden Ziel abgeglichen werden.

Die SharePoint-Site

Beginnen wir mit der klassischen SharePoint-Site. Hier ist der erste wichtige Punkt die richtige Strukturierung aller eingesetzten Sites. Eine Site pro Abteilung oder eine Site für ein Thema ist hier die erste wichtige Entscheidung. Die richtige Planung der einzelnen Website-Sammlungen ist kritisch. Hilfreiche Tipps dazu finden Sie dazu an anderer Stelle in unserem Blog.
Die einzelne Site kann Sub-Sites enthalten – z.B. eine Site für Projekte mit einer Sub-Site pro Projekt – und jede Site enthält dann die gewünschten Bibliotheken für die Dateiablage, einige Listen und diverse Webseiten mit Informationen in Textform. Intranet ist hier das Stichwort. Diverse Webparts komplettieren die Informationen, die damit allen Beteiligten die notwendigen Informationen bereitstellen. Gut geplant, ein wunderbarer One-Stop für die zentrale Informationsverwaltung.
SharePoint selbst bietet unterschiedliche Varianten: von der Standard-Site, die aus den grundlegenden Bausteinen wie Dateiablage, Listen und Webseiten besteht über die Communication-Site, deren Zielrichtung eher der text- und bildbezogene Informationsbereitstellung dient bis hin zur „Group-Site“, die die klassischen SharePoint-Bestandteile mit weiteren Modulen wie ein OneNote-Notizbuch oder einem Planner für die Aufgabenverwaltung ergänzt. Schon an dieser Stelle ist also die erste Entscheidung vor dem Setup zu treffen.

MS Teams

Microsoft Teams kommt aus der ehemaligen Skype-Plattform – also erst mal Telefonie (mit Video oder ohne) und Chat. Die ganze Stärke spielt die Plattform aber erst aus, wenn einzelne Teams erstellt werden. Diese strukturieren dann wie zuvor die SharePoint-Sites die Arbeit und deren Mitglieder. Hier ist Flexibilität abseits von der hausinternen IT angesagt. Jedes Team hat einen oder mehrere Besitzer und diese haben hier den Admin-Hut auf. Sie können neue Mitglieder hinzufügen und Kanäle erstellen und löschen. Apropos Kanäle: diese sind die erste Unterstruktur jedes Teams und ermöglichen eine Gliederung. Es gibt zwar noch die Möglichkeit eines privaten Kanals (mit abweichenden Rechten), aber prinzipiell gilt: jedes Mitglied hat im Team dieselben Rechte – auf alle Kanäle und alle Dokumente.

Jede Menge hilfreiche Tipps zum Thema Microsoft Teams finden Sie auf unserem YouTube-Kanal.

OneNote, Planner und mehr

Und dann gibt es noch den Produktivitätsschub. Es kann ein Planner für die Aufgabenverwaltung hinzugefügt werden, ein sehr gutes Tool für die Zusammenarbeit in Projekten. Und OneNote, das digitale Notizbuch für alle Arten von unstrukturierten Informationen – auch äußerst hilfreich, um Informationen gemeinsam zur Verfügung zu stellen. Und Listen für tabellarische Daten, die Sie bis dato in Excel gepflegt haben. All diese Elemente können pro Kanal hinzugefügt werden. Ein Aufgaben-Planner für Kanal A und ein weiterer für Kanal B – kein Problem. Damit aber nicht genug. Teams ist eine Hülle für Anwendungen. Sie können noch jede Menge anderer Informationstypen hier integrieren. Dazu später mehr.

SharePoint-Sites: Die Typen

Den Typus der SharePoint-Site legen Sie also bei der Erstellung fest. Hier sollte gut geplant werden, da eine spätere Änderung nicht mehr möglich ist. Auch das Berechtigungskonzept sollte bereits im Vorfeld klar sein. Eine reine Wissens-Site zur zentralen Ablage von Informationen benötigt keinen Planner und keinen gemeinsamen Kalender. Eine Projekt-Site wahrscheinlich schon.

Auch die Darstellung einer Arbeitsumgebung ist entscheidend für die User-Akzeptanz. Jede SharePoint-Site erfordert anfangs einige Arbeit, um diese bedarfsgerecht zu gestalten. Ist sie aber einmal erstellt, bietet die Plattform eine gute Anlaufstelle für die tägliche Arbeit im Team. Über eine gespeicherte URL oder ein Lesezeichen ist der tägliche Aufruf schnell erledigt. Aber auch die Navigation in unterschiedlichen Sites sollte Bestandteil der Planung sein.

Dokumente und Listen

Die Bearbeitung von Dokumenten und Listen sollte mit einem vorab erstellten passenden Metadaten-Konzept der Anforderung dieser Site gerecht werden. Unterschätzen Sie hier aber nicht den Planungsaufwand. Schlecht geplante SharePoint-Sites führen zum selben Chaos, welches heute auf jedem Fileserver zu finden ist.

Mit etwas Aufwand kann jede SharePoint-Site die gesamte Bandbreite an Informationen zur Verfügung stellen. Hier am Beispiel einer einfachen FAQ-Seite, wo Mitglieder des Projektteams die gesammelten Erkenntnisse in einer einfachen Liste mit einer speziellen Ansicht schnell zur Verfügung stellen können. Denken Sie daran: es geht darum, wichtige Informationen und Erkenntnisse im Unternehmen zu behalten – unabhängig von einzelnen Mitarbeitern.

Microsoft Teams

Das Teams-Interface unterscheidet sich grundlegend. Zentral finden Sie hier den persönlichen Chat und die Telefonie. Nach einiger Zeit werden Sie Mitglied in mehreren Teams sein und finden dort pro Team einen themenbezogenen Chat und die Dateiablage – alles noch unterteilt in den einzelnen Kanälen. Auch hier ist also etwas Planung sinnvoll. Die einzelnen Erweiterungen – pro Kanal – finden Sie in der oberen Leiste. Über die einzelnen Tabs werden also zukünftig eine Aufgabenverwaltung in der Form eines Planners oder ein Notizbuch aufgerufen.
Hier ist also die erste grundlegende Entscheidung zu treffen. Welche Dokumente landen in der Teams Dateiablage und welche auf der eigenständigen SharePoint-Site. Teams-Dokumente landen technisch ebenfalls auf einer SharePoint-Site, die bei der Erstellung eines Teams automatisch im Hintergrund erstellt wird. Hüten Sie sich aber davor, die Teams SharePoint-Site mit manuellen Berechtigungen zu versehen. Die Rechteverwaltung in Teams erfolgt ausschließlich über Teams. Alle Abweichungen von diesem Grundsatz sollte nur ein erfahrener Admin vornehmen.

Über das Plus-Zeichen in der oberen Tab-Reihe können Sie nun zusätzliche Elemente in einem Teams-Kanal hinzufügen. Klassisch sind dies z.B. ein OneNote-Notizbuch, eine Liste oder ein Planner. Sie können aber auch einer einzelnen Excel- oder PDF-Datei einen eigenen Tab widmen.
Beachten Sie aber, dass alle Mitglieder dieses Teams die entsprechenden Zugriffsrechte benötigt. Wenn Sie z.B. eine Seite einer internen SharePoint-Wissens-Site einbinden, so müssen am Ziel die Berechtigungen für alle Team-Mitglieder vorhanden sein.
Die Einbindung von externen Elementen kann sehr effizient sein. Arbeitet das Marketing-Teams gerade an der Überarbeitung der öffentlichen Homepage, so kann über einen Tab der aktuelle Stand der neuen Seite – an der eine Agentur arbeitet – schnell eingebunden werden. Mit einem Klick kann jedes Projektmitglied den Stand in Echtzeit abfragen.
Denken Sie aber auch hier daran: weniger ist mehr. Viele Tabs in vielen Kanälen werden schnell unübersichtlich. Die Flexibilität ist aber auch die Stärke. So kann jeder Besitzer eines Teams im Lauf eines Projekts einzelne Tabs löschen und andere hinzufügen. Die Mitteilung darüber erfolgt im Chat. Keine unnötigen Emails mehr.

Berechtigungen

Weiter geht es in der Planung. Es geht um Zugriffsrechte. Immer wieder ein Stolperstein in der Praxis. Schließlich geht es hier um ein kritisches Thema. Bestimmt Daten sollten ja keinesfalls das Unternehmen verlassen.
SharePoint-Sites sollten am besten ein starr definiertes Berechtigungskonzept haben. Klassisch: die Wissens-Site. Hier hat jeder Leserechte und eine bestimmte Gruppe Schreibrechte. Oder die Personal-Site. Hier hat ausschließlich die Gruppe der Personalverwaltung Zugriff. Ohne Ausnahme.
Sie können aber auch bestimmte Bibliotheken innerhalb einer Site einschränken. Sie kann die Projektleitung innerhalb der Projekt-Site eine eigene Bibliothek besitzen, die anderen Projektmitgliedern nicht zugänglich ist. Tipp an dieser Stelle: Arbeiten Sie mit Gruppen, selbst wenn nur eine Person definiert ist. Sie müssen im IT-Alltag dann nur die Personen den passenden Gruppen zuordnen und alle SharePoint-Berechtigungen sind gesetzt.

Ganz anders bei Teams. Hier gibt es den Besitzer und die Mitglieder. Die gesamte Verwaltung erfolgt durch den oder die Besitzer – es sollten also immer zwei sein. Es gibt zwar einige Abweichungen – so können neu erstellte Kanäle auch Nicht-Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden – aber prinzipiell haben alle Mitglieder Zugriff auf alle Informationen, die im Team abgelegt sind. Sie können auch externe Gäste in ein Team einladen. Generell ist hier aber Vorsicht angesagt. Zu schnell können hier interne Daten das Unternehmen irrtümlich verlassen. Mein Tipp: Trennen Sie klar zwischen internen Teams und Teams, die abweichende Rechte enthalten. Kommunizieren Sie dies deutlich in Ihrem Team.

Unser Beispiel von eben: Das Marketing-Team arbeitet mit einer externen Agentur zusammen. Diese wird als Gast zu einem Team hinzugefügt. Eine wunderbare Sache: Sie können gemeinsam den Chat nutzen und haben eine gemeinsame Ablage. Unternehmensinterne Daten haben dann aber in diesem Team nichts zu suchen. Diese finden dann einen besseren Platz in einer zusätzlichen SharePoint-Site mit strikten Zugriffsrechten.

Planung

Sie sehen schon, die Entscheidung was wo abgelegt wird, ist keine einfache. Eine klare Trennung und deutliche Kommunikation im Unternehmen sind aber essentiell. Es geht nicht nur um Zugriffsrechte, es muss auch jeder Mitarbeiter wissen, wo welche Art von Daten abzulegen und zu finden sind. Ansonsten wird die tägliche Arbeit schnell zur Odyssee im Ablage-Chaos und verdirbt jedem Mitarbeiter schnell die Lust. Das gesamte SharePoint-/Teams-Projekt wird als „Mist“ wahrgenommen.

Das Setup einer SharePoint-Site braucht Zeit und Planung. Vom Design über die einzelnen Elemente bis hin zu den Zugriffsrechten wird einige Zeit am grünen Tisch verbracht. So müssen Personalinformationen, die allen zugänglich sein sollen und jenen, die streng vertraulich sind an anderer Stelle abgelegt werden. Unterschiedliche Sites!

Ganz anders in Teams: Hier ist Flexibilität die große Stärke. Schnell erstellt und wenig Planungsaufwand. Die Verwaltung übernimmt der Besitzer, ganz unabhängig von der IT. Eine Grundschulung vorausgesetzt. Ideal für kleinere Projekte oder Projektabschnitte.

Ein Beispiel: Die Marketing-Abteilung plant eine neue Kampagne. Teams ist dafür der ideale Ort. Die Marketing-Leitung oder ein Power-User aus der Abteilung wird zum Besitzer. Das Team plant intern die Struktur: Kanäle, Planner, Listen, Dokumente und alle anderen nützlichen Teams-Elemente. Auch die Einbindung von externen – z.B. freien Mitarbeitern – ist möglich. Alles schnell und flexibel umgesetzt. Alle Beteiligten bleiben auf dem aktuellen Stand, kein mühsames Versenden von Dokumenten über Email. Stattdessen gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Video-Meetings (nach Wunsch sogar mit Aufzeichnung) und gemeinsames Brainstorming mit dem digitalen Whiteboard. Toll.
Ist das Projekt abgeschlossen, werden alle wichtigen Informationen an sicherer Stelle gesichert (z.B. auf einer getrennten Marketing SharePoint-Site) und das Team gelöscht.

Ganz anders in der Personalverwaltung. Hier ist die Informationsablage sauber vorab geplant. Die Zugriffsrechte sind klar geregelt und werden so gut wie nie geändert. Kommt ein neuer Mitarbeiter, wird dieser in die passende Sicherheitsgruppe aufgenommen und hat Zugriff. Die benötigten Ablagen – also Bibliotheken – sind sauber geplant und alle Listen für einzelne Übersichten sowie Seiten werden erstellt. Fortan werden (fast) nur noch Inhalte von den Mitarbeitern gepflegt. Die Struktur der Site bleibt unverändert.

Die „kleinen Projekte“

Der Arbeitsalltag hat nicht nur die großen Projekte. Meist sind es die kleinen, aber nicht weniger wichtigen Aufgaben, die eine Zusammenarbeit erfordern. Ein Beispiel für so ein „Mini-Projekt“: Der Konferenzraum soll den neuen hybriden Bedingungen angepasst werden. Eine Teams-Room-Lösung mit Kameras, Lautsprecher und Mikrofonen soll her. Natürlich auch ein großer Monitor. Die Struktur ist ähnlich einem großen Projekt: Es gibt die Phase der Bedarfsklärung, der Aufgabenverwaltung und der Umsetzung. Alle Daten an einem Platz. Auch externe Dienstleister können eingebunden werden. Mit Teams und den Bestandteilen der Dateiablage, Listen, Planner und der Kostenkalkulation in einem eigenen Excel-Tab sind die Grundlagen bestens gelegt. Jeder Mitarbeiter hat einen klaren Punkt wo alle Informationen zu finden sind. Auch hier werden nach der Umsetzung alle wichtigen Dokumente an anderer Stelle gesichert und dann das Team gelöscht.

Die Praxis

In der Praxis ist die Frage also nicht SharePoint oder Teams, sondern was für welches Ziel. Jede Plattform hat Stärken und Schwächen. Für manche Bereiche wird es sogar SharePoint und Teams heißen. Wichtig und unabdingbar ist aber ein klares Setup und eine eindeutige Kommunikation. „Was liegt wo“ ist die entscheidende Frage und es darf immer nur eine Antwort auf diese Frage geben. Nur dann dienen beide Plattformen der Effizienzsteigerung. Wenn hier geschlammt wird, zieht schnell das Gegenteil in das Unternehmen ein. Vieles in diesem Bereich ist keine technische Frage, sondern klar ein Fall der organisatorischen Struktur.

Die Praxis ist sicherlich noch etwas komplexer, wenn es um die Entscheidung der richtigen Plattform geht. Automatisierung ist das Stichwort an dieser Stelle. Anbindung von externen Datenquellen, automatisierte Erstellung von Aufgaben und Listen – der Verfeinerung der internen Ablage sind keine Grenzen gesetzt.
Zu Beginn steht aber nicht die Technik, sondern der strukturierte Ablaufplan wie bei jeder Einführung. Vor allem bei SharePoint nicht zu unterschätzen. Unterschätzen Sie auf keinen Fall den Input der Mitarbeiter. Sie wissen am besten, welche Anforderungen die neue Umgebung erfüllen muss.
Mit Teams lässt es sich einfacher „spielen“. Warum nicht für die Einführung einer SharePoint-Site ein Team erstellen. Dort kann diskutiert und geplant werden. Die Ideensammlung findet im integrierten OneNote statt und alle Meetings haben auch ihren Platz. Sie werden schnell die Vorteile der Plattform zu schätzen wissen.

Der Beitrag SharePoint oder Teams? erschien zuerst auf soft-management blog.

Die Migration

Die Einführung von SharePoint im Unternehmen ist kein einfacher Prozess. Bereits vor Jahren haben wir an dieser Stelle die notwendigen Phasen der SharePoint-Einführung skizziert. Gute Planung ist hier alles. Erst die Analyse der bestehenden Daten macht den Umstieg sinnvoll und möglichst reibungslos.

Ersatz des Fileservers?

Die SharePoint-Plattform bietet viel mehr als nur Dateiablage. Aber genau dies ist der erste Berührungspunkt mit dem Microsoft-Dienst. Die Umstellung für Anwender ist aber nicht zu unterschätzen. Die Arbeitsweise ist anders. Weg von Ordnern auf dem Fileserver, hin zu Metadaten und Dokumenteigenschaften. Kategorisierung ist hier der erste Punkt – bei bestehenden und zukünftigen Daten. Das neue System bietet aber viele Vorteile im Vergleich zum Ordner-System eines Fileservers. Ein kurzes Video zeigt, warum die andere Arbeitsweise der Produktivität im Unternehmen dient.

Metadaten, was soll das?

„Metadaten“ klingt erstmal sehr technisch. Aber eigentlich geht es nur um Informationen zu einem Dokument. Sie strukturieren Ihre Ablage nicht mehr in Ordnern, sondern nach Kategorien. Nach diesen Kriterien können Sie dann einfach suchen, filtern und Ansichten anpassen. Und wenn Sie dieses Prinzip in Ihrem Unternehmen umgesetzt haben, werden Sie nie wieder mit Ordnern auf einem Fileserver arbeiten wollen. In SharePoint sind diese Attribute die Grundlage für die tägliche Arbeit. Auch hier hilft ein kurzes Video, um den Umgang mit Metadaten besser zu verstehen.

Formulare für Metadaten

Die Bearbeitung von Metadaten (Dateieigenschaften) in SharePoint-Bibliotheken ist recht umständlich, ein entscheidendes Akzeptanzproblem. Mit einer Anpassung in wenigen Minuten machen Sie dies Ihren Nutzern um einiges einfacher und optisch ansprechender. Ganz ohne Programmierkenntnisse. Investieren Sie wenige Minuten und machen Sie Ihren Anwendern die Zuordnung von Metadaten um einiges einfacher.

Teams und SharePoint

MS Teams ist für die tägliche Zusammenarbeit durch hybrides Arbeiten ein wertvolles Tool geworden. Die Dateiablage in Teams basiert ebenfalls auf SharePoint. Auch hier kann der Einsatz von Metadaten (neben der Untergliederung in einzelne Kanäle) helfen, die Struktur der Ablage zu verbessern und die Zusammenarbeit zu verbessern. Mehr dazu im Video.

Fazit

SharePoint ist eine „ganz andere“ Plattform. Die Umstellung für Anwender ist anfangs groß. Wer aber die Vorteile des Cloud-Dienstes einmal kennt, wird dies nicht mehr missen wollen. Die IT sollte den Umstieg aber gut planen. Nur dann klappt es auch mit der Akzeptanz durch die Anwender. Mehr zum Thema SharePoint auf unserem YouTube-Kanal.

Der Beitrag SharePoint: Arbeit ohne Fileserver? erschien zuerst auf soft-management blog.

Power Automate – ehemals von Microsoft Flow genannt – ermöglicht die Erstellung wiederkehrender Abläufe über ein einfaches grafisches Interface. Die gewünschten Schritte und Konnektoren können über einfache Auswahlmenüs aneinandergereiht werden und laufen dann zukünftig nach Bedarf automatisch und manuell ausgelöst ab. Wie einfach der Einstieg sein kann, zeigen folgende Beispiele aus der Praxis.

Vom Maileingang zur Planner-Task

Outlook bietet eine einfache Möglichkeit zur Erstellung von Regeln. Diese stoßen aber bei dienstübergreifenden Schritten schnell an ihre Grenzen. Power Automate ermöglicht die Verarbeitung eingehender E-Mails. Ein praktisches Beispiel: Der Eingang einer Nachricht soll – abhängig vom Inhalt der E-Mail – eine Aufgabe in Microsoft Planner erzeugen. Die Aufgabenverwaltung stellt damit eine offene Task für eine Gruppe in Microsoft Teams zur Verfügung. Die Bearbeitung kann dann unterschiedlichen Personen zugeordnet werden. Aber auch die zusätzlichen Möglichkeiten in Planner (Einordnung in Buckets, Checklisten, Labels und Fälligkeitsdatum) bieten dem Team dann weitere Möglichkeiten, um die Aufgabe flexibel in das Projektmanagement einzubinden. Mit wenigen Schritten in Power Automate ist der neue Workflow erstellt. Mehr dazu in unserem Video.

Neues Teams-Mitglied und Onboarding-Workflow

Microsoft Teams wird immer mehr zum zentralen Hub für eine Vielzahl von Anwendungen. Die Nutzung von Chat und Videokonferenzen ist nur der Einstieg in die umfangreichen Möglichkeiten. Warum also nicht den Einstieg eines neuen Mitglieds in einem Team mit zusätzlichen (immer wiederkehrenden) Arbeitsabläufen verbinden.
In einem Beispiel zeigt unser Demo-Workflow, wie Sie das Hinzufügen eines neuen Teilnehmers in einem Team als Auslöser für weitere Onboarding-Schritte verwenden können. So können in Microsoft Teams selbst neue Aktionen angestoßen werden, Sie können aber gleichzeitig dem neuen Mitarbeiter über E-Mail beim Einstieg benötigte Dokumente senden. Die Abwandlungsmöglichkeiten sind vielfältig: Versenden Sie Links zu SharePoint-Dokumenten, erzeugen Sie Word-Dokumente für das Onboarding oder stoßen Sie neue Workflows für die Personalverwaltung oder die interne IT an. Mehr dazu im Video.

Word-Datei aus SharePoint in PDF konvertieren

Ein in Unternehmen oft genutzter Workflow kommt im nächsten Beispiel zum Tragen. Es wird von einer Abteilung ein Dokument in Word gepflegt, welches nach jeder Aktualisierung im PDF-Format anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden muss. Als Ablage beider Dateien wird SharePoint genutzt. Die Herausforderung dabei: der Speicherort der Word-Datei ist für die Leser der PDF-Variante nicht zugänglich. Mit Power Automate kein Problem.
Sobald die neue Version der Word-Datei von einem Berechtigten freigegeben wurde, greift unser Workflow. Dieser konvertiert das fertiggestellte Dokument in das PDF-Format und kopiert dieses in eine SharePoint-Bibliothek, die für die Empfänger zugänglich ist. Nur der Workflow selbst benötigt die Zugriffsrechte auf beide SharePoint-Ablagen. Quell- und Zieldokument bleiben sauber getrennt. Mehr dazu im Video.

Vielfältige Möglichkeiten

Das Anwendungsgebiet von automatisierten Workflows ist unermesslich. Ständig wiederkehrende Arbeiten können damit nicht nur Mitarbeiter entlasten, es entfällt auch die Fehleranfälligkeit manueller Prozesse. Kein Vergessen mehr und es geht auch noch schneller.

Dokumentation

Wenn Sie einmal den Vorteil der Automatisierung in der Praxis erlebt haben, werden Flows mit Power Automate schnell zum vielfachen Einsatz kommen. Wichtig dabei: Vergessen Sie nicht auf die Dokumentation! Denn schnell geht auch die Übersicht, welcher Workflow welche Änderungen vornimmt, verloren. Zusätzlich sollten Sie die Besitzer der einzelnen Flows dokumentieren. Verlässt dieser das Unternehmen funktionieren „seine“ Workflows nicht mehr. Setzen Sie folglich mindestens 2 Personen als Besitzer. Und ein letzter Rat: Dokumentieren Sie die für die einzelnen Konnektoren genutzten Accounts. Auch hier führt eine Löschung dieses Zugangs zum Stillstand im gewohnten Workflow.
Mehr zum Thema Power Automate finden Sie in einer speziellen YouTube-Playlist.

Der Beitrag Power Automate: Automatisierung im Office 365-Umfeld erschien zuerst auf soft-management blog.

Das „Anfordern“-Szenario

Die Möglichkeit, Dateien über OneDrive zu teilen unterscheidet sich von der Funktionalität des Anforderns. Letztere funktioniert nur in eine Richtung. Der Besitzer eines OneDrive-Accounts fordert dabei andere Personen auf, Dateien in sein OneDrive zu kopieren, ohne direkt darauf Zugriff zu haben. Die gesammelten Dateien stehen dabei nur dem Empfänger zur Verfügung.

Anfordern über das Menü

Der Zielort als Zwischenspeicher

OneDrive ist ein persönlicher Dienst. Der hochgeladene Inhalt befindet sich immer im Besitz einer Person. Auch wenn ein Teilen mit anderen Personen in der Organisation möglich ist, sollte dazu eher SharePoint oder Teams (oder Office Groups) genutzt werden. Der für das Anfordern von Dateien genutzte OneDrive-Ordner dient also eher als Zwischenspeicher für Dateien, die von dieser Stelle vom Inhaber an den eigentlichen Ort verschoben werden sollten.

Name der Anforderung

Idealer Ersatz für große E-Mails

Auch wenn sich der Versand von großen Dateien über E-Mail hartnäckig hält: Dafür ist der Mailserver (mit wenigen Ausnahmen) das falsche Tool. Aufgeblähte Postfächer mit riesigen Inhalten sind meist die Folge. Warum also nicht den Cloud-Speicher dafür nutzen?

Der Prozess im Detail

Die Umsetzung des neuen Features ist denkbar einfach. Sie benötigen dazu ein konfiguriertes OneDrive-Konto. Die Anwendung sollte also auf Ihrem Rechner oder zumindest in der Cloud eingerichtet sein. Sie können zwar auch nur die Online-Version von OneDrive nutzen, die Synchronisierung bietet aber etliche Vorteile.

Dateianforderung senden

Starten Sie OneDrive in Ihrem Browser. Wenn Sie die Anwendung installiert haben, genügt ein Rechtsklick auf das blaue OneDrive-Icon und die Auswahl „Online anzeigen“. Alternativ können Sie OneDrive wie jede Office 365-Anwendung über Ihr persönliches Portal starten.

E-Mail-Eingang beim Anforderungsempfänger

Erstellen Sie einen Ordner

In Ihrem OneDrive empfehle ich die Nutzung einer speziellen Ordnerstruktur für geteilte Inhalte – vollständig getrennt von Ihren „persönlichen“ Inhalten. Dies erleichtert die Übersicht über Ordner, auf die auch andere Personen Zugriff haben. Die Benennung bleibt Ihnen überlassen. Ich nutze dazu einen Ordner „Share“ in OneDrive, in dem dann einzelnen Unterordner die verschiedenen Freigaben abbilden. Für die Funktion des Anforderns dient in unserem Beispiel hier der eigens dafür erstellte Ordner „Incoming“. Auch eine weitere Ebene darunter macht eventuell Sinn, wenn Sie mehrere Anforderungen für unterschiedliche Bereiche nutzen wollen.

Der Datei-Upload beim Partner

Die Anforderung erstellen

Markieren Sie in der Ansicht den gewünschten Ordner für Ihre Anforderung und wählen Sie aus der Menüleiste nun „Datei anfordern“. Im darauffolgenden Dialogfenster vergeben Sie eine möglichst selbsterklärende Bezeichnung für Ihre Anforderung. Diese wird dem Empfänger der Anforderungsnachricht angezeigt, hat ansonsten aber keine Auswirkung.
Im nächsten Fenster erhalten Sie den Link für Ihre Anforderung. Diese können Sie kopieren und eigenständig verteilen und durch die Eingabe einer E-Mail-Adresse über OneDrive selbst versenden lassen. Den Link selbst können Sie auch für spätere weitere Einladungen lokal ablegen, um nicht jedes Mal den Anforderungsprozess für dasselbe Projekt neuerlich starten zu müssen.
Wenn der automatische Versand per E-Mail erfolgt, sollten Sie auch eine kurze Nachricht für den Empfänger hinzufügen. Dies erleichtert die Einordnung der Nachricht auf der Gegenseite. Klicken Sie auf „Fertig“, um die Einladung zu versenden.

Upload beendet

Die anonyme Empfängerseite

Obwohl eine kurze Abstimmung mit den Datei-Partnern sicherlich sinnvoll ist, könnte die Handhabung auf der Gegenseite nicht einfacher sein. Wie gesagt, der aufgeforderte Anwender benötigt keinerlei Account oder Anmeldung. Er erhält schlicht einen Link in einer E-Mail, über den er die gewünschten Dateien hochladen kann. Er erhält keinerlei Einsicht, welche Dateien sich bereits in dem Ordner befinden oder wer sonst noch Dateien hochladen kann.
Nach einem Klick auf den Button in der E-Mail wird eine einfache Webseite dargestellt, über die eine oder mehrere Dateien hochgeladen werden können.
Vor dem Absenden des Uploads wird noch ein Name abgefragt. Diese Angaben dienen dem Empfänger der Datei zur Identifizierung des Senders. Wichtig zu wissen: Der hier eingegebene Name wird auch Bestandteil des Dateinamens in der OneDrive-Ablage. So können mehrere Anwender Dateien mit demselben Dateinamen hochladen, ohne hier in Konflikt zu geraten (außer dem Besitzer sieht ja niemand, was bereits in diesem Ordner bereits existiert). Sollte eine Datei mit gleichem Namen bereits existieren (z.B. wenn vom Absender mehrfach hochgeladen), so wird nicht überschrieben, sondern durch eine zusätzliche Nummer im Namen eine neue Datei erstellt.

Verständigung des Inhabers

Wurde eine Datei hochgeladen, so erhält der OneDrive-Besitzer eine automatische Benachrichtigung per E-Mail. Es entfällt also die unnötige Kommunikation „habe es hochgeladen“. Ein Klick auf den Button in dieser Nachricht und der Aufruf der Dateiübersicht des „Incoming“-Ordners wird im Browser sichtbar. Beachten Sie dabei die Namensgebung der Dateien: Name-des-Absenders+Dateiname.

Der Upload-Ordner in OneDrive

Fallstricke und Sicherheit

Die Einfachheit des Austauschs bringt auch einige Sicherheitsbedenken mit sich. Beachten Sie, dass der Link zur Anforderung von Dateien – egal ob automatisiert oder manuell zur Verfügung gestellt – von jedem genutzt werden kann. Sie sollen also den Link keinesfalls öffentlich zur Verfügung stellen, da damit alle Verteiler von Schadsoftware gleich miteingeladen werden. Auch wenn der Empfänger der Nachricht sorglos mit dem Link umgeht, laufen Sie damit (ohne es zu wissen) in ein Sicherheitsproblem.

E-Mail-Verständigung beim Initiator

Der vom Uploader eingegebene Name kann willkürlich gewählt werden. Es kann also auch ein nicht berechtigter Empfänger des Links einen anderen Namen vortäuschen. Unbekannte Absender im Dateinamen sollten also ohne Öffnung der Dateien sofort gelöscht werden. Sehen Sie eine Datei, deren Herkunft nicht klar ist, so lohnt immer (!) eine Rückfrage. Schon viele Unternehmen wurden durch einen unachtsamen Klick eines Mitarbeiters vollständig lahmgelegt. Schulung der Mitarbeiter ist hier das immer wieder vernachlässigte Stichwort.

Ablauf und Löschung der Freigabe

Links, die einen Zugriff auf Ihren OneDrive-Inhalt ermöglichen (und sei es auch nur schreibend wie hier der Fall), sollten nicht ewig offenbleiben. Auch hier bietet OneDrive eine wichtige Funktion: den Ablauf des Links. Markieren Sie dazu den für die Anforderung freigegebenen Ordner im Web-Interface und klicken Sie dann auf das Info-Symbol (I) in der Menüleiste. Hier sehen Sie eine Liste aller Aktivitäten in diesem Ordner, aber nun wichtiger den Punkt „Zugriff verwalten“. In den weiteren Optionen des Links können Sie ein Ablaufdatum für die Link-Freigabe erstellen. Ist das Datum überschritten, ist auch kein Upload mehr möglich und die verteilten Links laufen ins Leere. Auch ein manuelles Löschen des Links ist an dieser Stelle möglich. Damit entfällt ebenfalls der externe (schreibende) Zugriff.

Link-Einstellungen

Da aber der Upload-Ordner ohnehin nur ein temporärer Ort für den Austausch sein sollte, gibt es eine effizientere Methode: Löschen Sie den Ordner. Damit ist auch der Link kein Thema mehr. Legen Sie die benötigten Inhalte an anderer Stelle ab (wo auch ein geregelter Zugriff für andere möglich ist) und dann weg damit.

Fazit

Die Möglichkeit, Dateien von externen Partnern mit wenigen Klicks anzufordern, ist eine wunderbare Sache. Vor allem weil auch ein Account des Uploaders nicht notwendig ist. Genau diese Anonymität bildet aber auch eine Herausforderung im Umgang mit Dateien. Ohne entsprechende Schulung aller (!) Mitarbeiter kann dies schnell zur IT-Katastrophe führen. Wie auch bei E-Mail-Anhängen gilt auch hier: Lieber einmal mehr nachfragen, als mit einem Klick die gesamte IT mit Schädlingen lahmzulegen.

Der Beitrag Anfordern von Dateien mit OneDrive erschien zuerst auf soft-management blog.

Umfrage zur Terminfindung

FindTime besteht aus zwei Komponenten: einem Outlook-Add-In, hauptsächlich für den Organisator, und einer Website für die Teilnehmer der geplanten Veranstaltung. Der Initiator des Meetings erstellt (in Outlook oder OWA) eine Umfrage zum bestmöglichen Termin und gibt seine Möglichkeiten vor. Die von ihm – wie bei der gewohnten Outlook-Einladung – ausgewählten Teilnehmer können dann per Mausklick die für sie passenden Termine markieren. Der dann (hoffentlich) gefundene Zeitpunkt wird als Meeting-Einladung an alle Personen versendet. Einfach und effizient.

Voraussetzungen

Vorgaben des Organisators

Für die Verwendung von FindTime gibt es eine wichtige Bedingung: Der Organisator des Termins (und nur dieser) muss über einen Office 365-Account verfügen. Alle anderen Teilnehmer an der „Umfrage“ benötigen nur eine E-Mail-Adresse und geben über den Browser ihre Stimme ab. Sie benötigen nicht einmal einen kostenlosen Microsoft-Account. Damit kann jeder problemlos und ohne viel Aufwand an einer einmal erstellten Umfrage mitmachen.

Das Setup

Der Einsteig in FindTime ist in wenigen Minuten erledigt. Navigieren Sie auf die FindTime-Homepage. Installieren Sie FindTime mit einem Klick auf die Schaltfläche in Ihrem Office 365-Account. Beenden Sie Outlook und starten Sie das Programm neu. Jetzt sollten Sie bereits die Schaltfläche in der Outlook-Symbolleiste sehen.

Outlook Add-In

Die Meeting-Optionen

Das Add-In für FindTime wird in Outlook ab Version 2013 (Windows) bzw. Outlook 2016 (Mac) unterstützt. Außerdem kann es in Outlook Web (OWA) verwendet werden. Die Mac-Variante unterstützt zum aktuellen Zeitpunkt allerdings nicht den Einsatz beim Erstellen neuer E-Mails. Für Mitglieder in der eigenen Organisation wertet FindTime schon beim Anlegen der Umfrage die auch von der „normalen“ Exchange-Terminerstellung bekannten Frei-/Belegt-Zeiten aus.

Das Dashboard

Der Initiator von Terminabstimmungen kann alle ausstehenden und abgeschlossenen Votings über das Dashboard im Web einsehen. An dieser Stelle können auch bereits laufende Abstimmungen geändert oder gelöscht werden. Zusätzlich gibt es hier die Möglichkeit, die Voreinstellungen für neue Votings festzulegen. Die Website ist die Zentrale für den Organisator.

Das Meeting-Dashboard

Zwei Kategorien von Teilnehmern

Die Abstimmung des Teilnehmers

Die Erstellung der Umfrage entscheidet auch über die Art der Teilnehmer. Alle Empfänger im „An“-Feld der Nachricht gelten als unverzichtbar. Adressaten, die als CC hinzugefügt werden, werden zwar im Abstimmungsergebnis gelistet, können aber die Terminfindung nicht blockieren. Sobald eine gemeinsame Uhrzeit für die Empfänger des Votings gefunden wurde, wird der Termin festgesetzt – auch wenn CC-Adressaten noch nicht abgestimmt haben.

Meeting-Optionen

„Holds“, eine optionale Einstellung beim Erstellen einer Umfrage – hilft dem Organisator des Termins und blockiert im Kalender alle selbst vorgeschlagenen Termine bis – nach der Abstimmung – ein einheitlicher Termin zustande kommt. Sobald dieser als vereinbart gekennzeichnet wurde, werde alle geblockten Termine gelöscht und nur der vereinbarte im Kalender eingetragen. Dies gilt für den Organisator. Teilnehmer können diese Funktion nach der Abgabe ihrer Stimme aktivieren, indem sie auf den Button „Subscribe to my votes“ klicken. Da dazu der FindTime-Dienst aber Zugriff auf den jeweiligen Kalender haben muss, funktioniert dies nur mit einem Exchange-Online Postfach. Alle anderen Teilnehmer erhalten aber nach Abschluss der Abstimmung eine Einladungsnachricht vom Organisator, die sie – wie von anderen Einladungen gewohnt – im eigenen Kalender bestätigen müssen.

Benachrichtigungen

Der Initiator eines Termins kann sich über die Option „Notifications“ über die Aktivitäten im Rahmen der Abstimmung per E-Mail auf dem Laufenden halten. Dies betrifft vor allem die Mitteilungen, wann jeder einzelne Teilnehmer abgestimmt hat. Unnötige Verzögerungen können damit vermieden werden. Die jeweils aktuelle Übersicht (wer wie abgestimmt hat) gibt es im Dashboard.

Das Meeting steht

Die Vollautomatik von FindTime

Haben alle Teilnehmer die einzelnen Terminvorschläge mit ihren Möglichkeiten bewertet, so sollte es den optimalen Zeitpunkt für das Meeting geben. Noch besser: die „Auto Schedule“-Funktion (so in den Optionen beim Voting eingestellt) versendet nach der Abstimmung des letzten Teilnehmers den Termin als Einladung automatisch an alle Personen. Wurden mehrere Uhrzeiten als passend ausgewertet, so wird der frühestmögliche festgelegt. Alles läuft nun wie bei der bekannten Termineinladung ab. Schneller geht nicht.

Die Arbeitszeiten

Eine wichtige Funktion im Rahmen des Setups einer Abstimmung sind die festgesetzten Arbeitszeiten. Diese bestimmen die zur Auswahl angebotenen Beginnzeiten eines Meetings. Wird ein Termin für eine fünfstündige Besprechung gesucht und die eingestellte Arbeitszeit endet um 17:00 Uhr, so kann naturgemäß keine Startzeit später als 12:00 Uhr ausgewählt werden. Gleiches gilt für einen Termin am Wochenende. Abhilfe schafft hier die Deaktivierung der Option „Working Hours“ für einen einzelnen Termin oder als Grundeinstellung (im Dashboard).

Das Teams-Meeting

Neben der Festlegung eines Orts für die geplante Besprechung haben Sie auch die Möglichkeit, ein Teams-Meeting als virtuellen Treffpunkt festzulegen. Aktivieren Sie dazu mit einem Mausklick das Teams-Symbol neben der „Location“ bei der Erstellung der Umfrage.

Unmöglich

Wer kennt es nicht? Trotz heftiger Bemühungen und Einsatz von FindTime – es kann nicht ein einziger Zeitslot für das Meeting gefunden werden. Die Umfrage hängt. Jetzt bleibt nur noch die manuelle Auswahl des „bestmöglichen“ Termins. Die Übersicht im Dashboard bietet einen guten Überblick über alle Varianten und Teilnehmer. Ein Klick auf „Schedule“ macht den jeweiligen Termin fix und versendet die elektronischen Einladungen. Die Abstimmung ist damit beendet.

Update vom 30.03.2021

Wie Sie die aktuelle Version installieren und nutzen können, gibt es jetzt als Video-Anleitung auf YouTube.

Fazit

FindTime ist ein sehr einfaches und effizientes Tool, um einen gemeinsamen Termin für ein Meeting oder eine Veranstaltung zu finden. Die Handhabung ist auch für Neulinge denkbar einfach. Details zur Nutzung beschreibt die Knowledgebase. Die Bedingung, dass zumindest der Organisator der Umfrage ein Office 365-Konto haben muss, schränkt die Zielgruppe ein. Wer aber einen solchen Account besitzt, der sollte das Tool bei der nächsten Terminplanung unbedingt einmal testen.

Der Beitrag FindTime: Gemeinsame Termine einfacher planen erschien zuerst auf soft-management blog.

Viele Wege in die Exchange-Cloud

Office 365 bietet unterschiedliche Varianten der Migration eines bestehenden Exchange Servers in die Cloud. Bei der Übernahmemigration (Cutover) werden alle Postfächer auf einen Schlag in die Cloud umgezogen. Diese ähnelt der neuen Express-Migration und ist ebenfalls für einen kleinen Bestand an Postfächern gedacht. Die Batch-Migration (Staged) ist für größere Umgebungen gedacht, die über einen längeren Zeitraum in die Cloud migriert werden sollen. Zuletzt bleibt noch die Variante des Hybrid-Betriebs, bei der die Vor-Ort-Umgebung der Exchange-Infrastruktur bestehen bleiben soll. Je nach Ausgangssituation (Version des eingesetzten Exchange Servers) sind unterschiedliche Verfahren möglich. Eine erste gute Möglichkeit, den passenden Weg in die Cloud zu finden, bietet der Exchange Server-Bereitstellungs-Assistent.

Nicht Express: Der Projektplan zur Migration

Express Migration

Die zuletzt hinzugefügte Möglichkeit, um den Mailserver in der Office-Cloud zu nutzen, empfiehlt sich vor allem für kleinere Exchange-Umgebungen in KMUs. Der Vorteil dieser Variante besteht vor allem in der einfachen Handhabung. Erste Voraussetzung ist dabei allerdings eine interne Exchange Infrastruktur ab Version 2010. Wer also immer noch auf 2007 setzt, muss eine andere Migrationsstrategie wählen oder den Weg über einen temporären (zusätzlichen) Exchange Server gehen. Dieser dient dann nur als Brücke für die Zeit der Migration und verursacht keine Lizenzkosten.

AAD-Connect

Was für eine Hybrid-Konstellation unabdingbar ist, kommt auch bei der Express-Migration (in abgespeckter Version) zum Einsatz: die Azure ActiveDirectory-Anbindung. Diese sorgt dafür, dass alle benötigten AD-Informationen (in erster Linie die User-Accounts) auf das Cloud-System übertragen werden. Ist die Migration abgeschlossen, wird diese – im Unterschied zum Hybrid-Setup – nicht mehr benötigt. Entsprechend einfacher ist die Umsetzung in der Praxis. Die Synchronisation ist in diesem Fall ein einmaliger Vorgang. Für die Checkliste: Prüfen Sie die Firewall-Ports für den AAD-Connect und die bestehenden Zertifikate.

Der große Vorteil

Die Express-Migration bietet einen entscheidenden Vorteil gegenüber den anderen „einfachen“ Migrationsmethoden: die Profile der Outlook-Anwender werden automatisch angepasst. Dies kann zeitlich ein entscheidender Faktor sein, da es die ansonsten notwendigen Eingriffe in die Client-Konfiguration erspart. Auch Username und Kennwort werden vom bestehenden Active Directory übernommen. Während der Migration sollte also keine Downtime notwendig sein. Der Nachrichtenfluss bleibt auch während der Migration gegeben.

Der ideale Migrationsplan basiert auf viele Faktoren

Klingt (zu) einfach

Ob „Simple“ oder „Express“, man sollte sich von den Marketing-Folien nicht täuschen lassen. Eine Migration der Mail-Infrastruktur ist immer eine heikle Angelegenheit, die gut geplant sein will. Die Abhängigkeit von einer funktionierenden Kommunikationsebene ist im beruflichen Umfeld täglich gegeben. Entsprechend detailliert sollte die Umstellung vorbereitet und abgearbeitet werden. Dies betrifft auch die vorhandene IT-Umgebung. Dazu zählen vor allem:

Die Internetanbindung

Die Implementierung einer Cloud im Firmennetzwerk ist in erster Linie eine Herausforderung für die bestehende Netzwerk-Infrastruktur. Neben dem Thema Firewall / Proxy kommt hier schnell das verfügbare Bandbreite ins Zentrum der möglichen Problemfelder. Eine Analyse der aktuellen Auslastung – am besten durch eine Aufzeichnung des Bandbreitenverbrauchs mithilfe von Monitoring) muss vorab und rechtzeitig erfolgen.

Patches und Updates

Unabhängig von welchem Software-Stand die Migration erfolgen soll: die bestehende Umgebung muss vollständig mit Updates und Patches versorgt sein. Dies gilt in erster Linie für den eigenen Exchange Server (CUs) aber auch für andere Systemkomponenten. Dies erspart die zeitaufwändige Fehlerrecherche im ohnehin kleinem Zeitfenster der Umstellung.

DNS

Einen entscheidenden Punkt im Rahmen der Umstellung bildet das DNS und dessen Einträge. Neben dem internen DNS-Server (MX-Eintrag, Autodiscover, SCP-Einträge etc.) ist vor allem der öffentliche DNS-Server im Zeitplan ein Problem. Umstellungen an dieser Stelle wirken immer mit einer schwer zu kalkulierenden Zeitverzögerung. Mit einer Verzögerung des Maileingangs ist damit immer zu rechnen. Erst nach Abschluss der Migration funktioniert auch der eingehende Nachrichtentransfer wieder problemlos. Und das kann – abhängig vom Datenvolumen – einige Zeit dauern. Eine gute Vorbereitung hilft auch hier, Probleme im Vorfeld rechtzeitig zu erkennen.

Bereinigung Active Directory und Postfächer

Vor dem Einsatz des AAD-Connects ist eine Prüfung des eigenen ADs Pflicht. Jeglicher Fehler der AD-Konfiguration (vor allem der User-Attribute) wird später schwer bestraft. Auch ist jetzt der richtige Zeitpunkt, veraltete Accounts zu bereinigen und nicht mehr benötigte Postfächer (nach einer Archivierung) zu löschen oder in ein gemeinsam genutztes zu wandeln. Nur so bleibt auch das Thema Office 365-Lizenzen planbar. Wichtig: die Office 365-Lizenzen müssen den Accounts unmittelbar nach dem AD-Sync und noch vor der ersten Migration zugewiesen werden.

Öffentliche Ordner

Ginge es nach Microsoft, so wäre das Thema längst Geschichte. Da aber die öffentlichen Ordner noch immer eine hohe Verbreitung aufweisen, sollte diesem Thema ausreichend Zeit vor der Migration gewidmet werden. Egal ob Express- oder eine andere Migrationsmethode: das Thema Public Folders bleibt hier außen vor und muss eigenständig gelöst werden. Vielleicht ist dies ja der richtige Zeitpunkt, um die Ablage auf eine andere Technik (SharePoint?) umzustellen. Wie auch immer – hier landet man schnell beim Thema Dritthersteller von Tools.

Interne Sender

Ein gerne übersehener Punkt sind Geräte und Anwendungen, die elektronische Nachrichten versenden. Vom Scanner über die Backup-Software oder die Firewall – jede einzelne Konfiguration muss an die neuen Gegebenheiten angepasst werden. Erfolgte die Zustellung von E-Mails bisher an den internen Exchange Server, so muss fortan der Transfer (Relay) über den Mailserver in der Cloud erfolgen. Jetzt ist die bestehende Dokumentation gefragt, um keinen Sender zu übersehen. Diese Mails würden ansonsten zukünftig ins Leere laufen.

Mobile Geräte

Egal ob Smartphone oder Tablet, auch diese Geräte wollen umgezogen werden. Wer nicht im Genuss einer Management-Plattform für mobile Geräte ist, muss hier Hand anlegen und die neuen Serverdaten von Exchange Online manuell einpflegen. Dies ist zwar keine schwierige Aufgabe, sollte aber im Projektplan gebührend Erwähnung finden. Sonst finden sich die Road-Warriors der Firma auf ihrer Geschäftsreise schnell ohne Maileingang.

Nacharbeiten

Ist die Migration abgeschlossen, so sollte der alte Exchange-Server vor Ort noch für einige Zeit verfügbar bleiben. Fehler im Rahmen des Transfers können so auch im Nachhinein leichter korrigiert werden. Auch vergessene Punkte (haben Sie an die Öffentlichen Ordner gedacht?) sind damit noch auszubügeln. Dennoch darf der alte Server für die Clients (Outlook, OWA, mobile Geräte, etc.) nicht mehr erreichbar sein. Ein entsprechender „Entsorgungsplan“ sollte folglich Bestandteil des Migrationsprojekts sein.

Generell gilt (unabhängig von der gewählten Migrationsmethode): Vor der eigentlichen Migration lohnt ein Blick auf die interne IT-Infrastruktur – allem voran der verfügbaren Bandbreite der Internetanbindung. Etliche Gigabyte stehen zum Transfer an. Und dafür sollte die Provideranbindung gewappnet sein. Auch wenn mit der neuen Express-Migration etliche Punkte aus technischer Sicht vereinfacht werden, ein detaillierter Projektplan bleibt unabdingbar.

Der Beitrag Express-Migration. Der schnelle Weg zu Exchange Online? erschien zuerst auf soft-management blog.

Das gespeicherte Session-Kennwort

Zu den Lieblingskandidaten, die regelmäßig dieses Phänomen aufweisen, gehört zum Beispiel SharePoint. Beim ersten Zugriff werden – wie es sein soll – Username und Kennwort abgefragt. Schon nach kurzer Zeit geht das Fenster zur Authentifizierung aber schon wieder auf. Trotz Eingabe der richtigen Daten ist dann keine Speicherung mehr möglich.

Die Zugangssperre

Starten der Benutzerkontensteuerung

Es geht aber noch unangenehmer: In machen Fällen erfolgt gar keine weitere Aufforderung, das Kennwort erneut einzugeben. Plötzlich ist der eigene Domänen-Account gesperrt, ohne dass der Anwender etwas davon mitbekommt. Zu viele Fehlversuche (im Hintergrund) haben die Kontosperre im Active Directory ausgelöst. Der User merkt „nur“, dass er nun gar nicht mehr auf die Ressourcen im Netzwerk zugreifen kann. Selbst der Fileserver verweigert den Zugriff.

Problemkandidat Office 365

Auch die vielen Apps und Dienste von Office 365 sind nicht selten von dieser Sperre betroffen. Hier wird kein Konto gesperrt. Meist ist es nur eine Anwendung (z.B. OneNote am Desktop), die nun eine ständige Anmeldung erfordert. Die anderen Anwendungen funktionieren dabei problemlos – mit denselben Zugangsdaten. Grund hierfür ist, dass im Fall von Office 365 (fast) jede Anwendung ihre Zugangsdaten eigenständig im Windows-Tresor ablegt.

Verwalten der eigenen Anmeldedaten

Zugangsdaten im Windows-Tresor

Nicht immer liegt der Fehler für die wiederholten Abfragen des Kennworts im Kennwortspeicher des Betriebssystems. Da eine Bereinigung an dieser Stelle aber ein einfaches Unterfangen ist, kann ein Versuch nicht Schaden. Und so gehen Sie dazu vor:

• Öffnen Sie das Startmenü (am einfachsten über einen Druck auf die Windows-Taste).
• Geben Sie nun einfach über die Tastatur die Zeichenfolge „Benutzer“ ein.
• Über die integrierte Suche sollte nun bereits die passende Auswahl angezeigt werden: Benutzerkonten.
• Öffne Sie die Benutzerkontensteuerung durch einen Mausklick.
• Alternativ können Sie auch den weiten Weg über die Systemsteuerung von Windows nehmen.
• Klicken Sie auf der linken Seite auf den Eintrag „Eigene Anmeldeinformationen verwalten“.
• Sie sehen nun die beiden Kategorien im Kennwortspeicher. Meist liegt der gesuchte Eintrag in den „Windows-Anmeldeinformationen“.
• Scrollen Sie nun durch die Liste, um den Eintrag für das blockierte Programm zu finden. Hier ist manchmal etwas Fantasie gefragt. So kann der hauseigene SharePoint-Server schon mal unter dem Namen der Site („Portal“, etc.) oder auch unter dem Namen des Server gelistet sein.
• Haben Sie den möglichen Übeltäter gefunden, so öffnen Sie den Listeneintrag (Klick auf den Pfeil nach unten, siehe Abbildung).
• Löschen Sie den Eintrag aus der Liste durch einen Klick auf „Entfernen“.

Den passenden Eintrag löschen. Nicht einfach.

Von wegen ein Eintrag

Gerade im Fall von Office 365 ist das Auffinden des passenden Eintrag alles andere als einfach. Die gespeicherten Anmeldeinformationen sind nicht nur vielfältig, sie sind auch alles andere als eindeutig. Auch das Datumsfeld, wann der Eintrag zuletzt geändert wurde, trägt eher zur Verwirrung bei. Die aufgeführte Netzwerkadresse bringt den verzweifelten Anwender schon eher in die richtige Richtung. Gleiches gilt manchmal für den Benutzernamen.

Löschen und Testen

Bevor sie nun eifrig mit der Löschaktion beginnen, sollte an dieser Stelle der Haftungsausschluss erwähnt werden. Nur wenn Sie alle Zugangsdaten (und ich meine wirklich alle) zur Hand haben, ist das Entfernen angeraten. Ein vor Jahren im Windows-Tresor gespeichertes Kennwort kann nach dem Löschen schon einmal mehr Probleme als bedacht verursachen. Auch hier der übliche Rat zu einem Kennwort-Manager. Gerade im Fall der Office-Anwendungen hilft aber manchmal nur ein Entfernen aller Office-Einträge. Ist zwar dann die Hammer-Methode, bleibt aber im Problemfall der einzig gangbare Weg, um schnellstmöglich wieder weiterarbeiten zu können.

Der Beitrag Wenn die ständige Kennwortabfrage nervt erschien zuerst auf soft-management blog.