Schritt 2: Pausiere alle Regeln für den Ordner

 

Meistens ist es besser alle Regeln für den ausgewählten Ordner zu pausieren, um zu verhindern, dass Hazel bereits während der Bearbeitung eine Aktion auslöst. Dazu reicht ein Rechtsklick > Pause „…“ Rules.

• Dateinamen ist gleich …
• Erstellungs- oder Änderungsdatum ist größere als …
• Dateiinhalte beinhaltet …

• contains – einfach Durchsuchung nach Begriffen oder Fragmenten
• matches – Suche nach Mustern zum Beispiel Datumsangaben

 

• Datei verschieben (Move)
• Datei kopieren (Copy)
• Datei umbenennen (Rename)

Mein Hazel-Workflow für mein papierloses Büro

• 1Inbox – Alle neuen Dokumente die ich scanne oder per Mail erhalten
• 2Progress – Dokumente die gerade automatisch verarbeitet werden
• 3Manuell – Dokumente die nicht automatisch zugeordnet werden konnten

1. Datum mit ausgeschriebenem Monat (dd. MMMM yyyy)
2. Datum deutsch (dd.MM.yyyy)
3. Datum englisch (yyyy-MM-dd)
4. Datum aus dem Dateinamen
5. Kein Datum gefunden

• Kabel Deutschland – Rechnungen
• 1und 1 – Rechnungen
• Office365 – Rechnungen
• Unzugeordnet

• die Scanqualität ist zu schlecht
• der Absender oder die Art des Dokuments ist neuartig
• der Aufbau oder das Format eines Dokuments hat sich verändert

© VIGE.co – Fotolia.com

Irgendwann kam durch zahlreiche Anregungen in anderen Blogs (Ivan Blatter und Lars Bobach) auf die Idee einfach alle meine Dokumente zu digitalisieren, um sie so besser auffindbar zu machen.

• Sicherheit: Falls ein Notfall eintritt, z.B. meine Wohnung abbrennt, würden meine digitalen Dokumente sicher sein.
• Verfügbarkeit: Durch eine Speicherung in der Cloud hätte ich von überall Zugriff auf meine Dokumente und könnte so z.B. auch im Urlaub die Unterlagen zu meiner Krankenversicherung abrufen.
• Platzgewinn: Dadurch das die Dokumente digital aufbewahrt werden, würde ich Platz in meinen Schränken sparen, den ich für andere Dinge nutzen kann.
• Dauerhaftigkeit: Gerade alte Dokumente wären digital vor Zerfall und Ausbleichen geschützt.

In 7 Schritten zu meinem papierlosen Büro

• Schritt 1: Scanner anschaffen
• Schritt 2: Digital verfügbare Dokumente direkt digital speichern
• Schritt 3: Ablageort für die Dokumente auswählen
• Schritt 4: Ordnerstruktur für die Dokumente anlegen
• Schritt 5: Ablageprozess soweit möglich automatisieren
• Schritt 6: Welche Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden?
• Schritt 7: Ordnung dauerhaft aufrecht erhalten

Schritt 3: Ablageort für die Dokumente auswählen

Schritt 4: Ordnerstruktur für die Dokumente anlegen

Schritt 5: Ablageprozess soweit möglich automatisieren 

Schritt 6: Welche Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden?

Schritt 7: Ordnung dauerhaft aufrecht erhalten

Fazit

Links

• Boxcryptor
• Dropbox
• https://www.noodlesoft.com/hazel.php
• https://www.nerdtalk.de/11260-das-papierlose-buro-digitale-ablage-automatisieren/
• http://larsbobach.de/category/papierlos/
• https://ivanblatter.com/papierloses-buero-scannen/
• http://www.amazon.de/Fujitsu-ScanSnap-Dokumentenscanner-Finereader-Acrobat/dp/B00BSR37G8/ref=pd_cp_147_1?ie=UTF8&refRID=0HCHMPEX617CYS9V94KH
• https://de.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungspflicht

In diesem Artikel möchte ich die drei deutschsprachige Podcasts zum Thema Software-Architektur vorstellen, die ich mir regelmäßig anhöre.

innoQ Podcast

Ein Podcast von der Firma innoQ rund um Themen der Software-Entwicklung und -Architektur. Seit 2013 sprechen zumeist Mitarbeiter von innoQ in unregelmäßigen Abständen über ihre aktuellen Erfahrungen mit Technologien, Pattern und Konzepten. Mir gefällt hier besonders, dass sowohl technische Themen als auch theoretische Konzepte kombiniert werden. Dies erweitert den eigenen Horizont und führt zu vielen neuen Ideen. Alle Podcasts werden im Interview-Stil aufgezeichnet und in einfachen Worten werden die Themen diskutiert. Besonders interessant fand ich die Podcasts zu den Themen Architekturdokumentation, Twelve-Faktor-App und DevOps.

Links: Webseite / iTunes

heise Developer SoftwareArchitekTOUR

Ein Podcast von heise Developer bei dem Software-Entwickler über Architekturthemen aus der Praxis sprechen. In unregelmäßigen Abständen geht es hier um Technologien, Vorgehensweisen sowie den Beruf des Software-Architekten. Hervorzuheben ist hier die Vielfalt der Themen. Die Podcasts werden auch hier im Interview-Stil aufgezeichnet und geben einen guten Überblick über die Themen. Besonders interessant fand ich die Pocasts zu den Themem Entwicklung von Offline-Webanwendungen und Modellierst du schon oder programmierst du noch?.

Links: Webseite

ZukunftsArchitekten

Ein Podcast von Maik Pfingsten zum Thema Software-Engineering und Management. In unregelmäßigen Abständen berichtet Maik-Pfingsten über verschiedenste Themen, die nicht immer nur Software-Architektur und -Entwicklung betreffen sondern auch Themen wie Zeitmanagement, Leadership und Selbst-Management streifen. Ich finde bei diesem Podcasts den Blick über den Tellerrand gut.

Links: Webseite / iTunes

Habt ihr weitere Podcast-Vorschläge für mich und die anderen Leser dann schreibt doch einfach einen Kommentar zu diesem Artikel.

Ansonsten wünsche ich euch viel Spaß beim rein hören in die Podcasts.

Ich wünsche euch eine lehrreiche Zeit und viele spannende Projekte.

Lange Zeit habe ich nach einem Lösungsansatz für dieses Problem gesucht und bin schließlich auf das Citrus Framework gestossen. Vor Allem im Zusammenhang mit einer größeren Integrationsprojekt (i.e.S. Enterprise Service Bus / ESB) hat sich dieses Framework für mich als unentbehrlich herausgestellt. Ich möchte darum hier einen kurzen Überblick geben.

Wie funktioniert Citrus?

Typischer Weise sieht ein Integrationsszenario an dem externe Systeme beteiligt sind so aus:

Mit Hilfe von Citrus wird es möglich, die Verhaltensweise und die Schnittstellen des externen System komplett zu simulieren. Citrus bietet diverse Protokolle und Formate an:

• Protokolle
  • SOAP
  • JMS
  • REST
• Formate
  • JSON
  • XML
  • CSV

Citrus kann sowohl die Rolle des Clients – aufrufendes System – als auch die Rolle des Servers – aufgerufenes System – einnehmen.

Funktion des Citrus-Framework in Anlehnung an http://www.citrusframework.org/

Einrichtung mit Maven

Das Citrus-Framework kann am einfachsten mit Hilfe einer einfachen Maven-Dependency eingebunden werden.

Zunächst müssen die Repositories eingebunden werden:

Dann werden die Dependencies hinzugefügt:

Testfälle

Ein Testfall ist immer nach dem folgenden Muster aufgebaut:

Zunächst wird eine Nachricht an zutestende System geschickt und dann von einem externen Zielsystem empfangen. Sowohl der aufrufende Client als auch das externe System wird durch Citrus-Endpunkte simuliert. Zumeist werden mehrere Endpunkte in einem Ablauf verwendet.

Die Implementierung von Testfälle ist mittels XML-Konfiguration oder Java möglich. Ich favorisiere die Java-Implementierung auf Grund der Code-Überprüfung.

Implementierung eines Testfalls

import org.springframework.beans.factory.annotation.Autowired;
import org.springframework.http.HttpMethod;
import org.testng.annotations.Test;

<span class="hl-keyword">import</span> com.consol.citrus.dsl.testng.TestNGCitrusTestDesigner;

import com.consol.citrus.dsl.annotations.CitrusTest;
import com.consol.citrus.http.client.HttpClient;
import com.consol.citrus.jms.endpoint.JmsSyncEndpoint;
import com.consol.citrus.message.MessageType;

public class HTTPTest extends TestNGCitrusTestDesigner {

    @Autowired
 // HTTP-Client; eine Anfrage wird an einer HTTP-Endpunkt gesendet und eine Antwort empfangen
    private HttpClient serviceClient;

    @Autowired
 // Synchroner JMS-Endpunkt; eine Nachricht wird in aus einer Queue empfangen und über eine Reply-Queue wird die Antwort synchron gesendet
    protected JmsSyncEndpoint jmsQueue;

    @Test
    @CitrusTest
    public void testArtikelstammNormal() {

        // Senden: Die Anfrage an einen HTTP-Enpunkt senden
        send(servicesHttpClientDez).http().method(HttpMethod.POST).path("/services/testService").messageType(MessageType.PLAINTEXT)
                .fork(true).payload("This is the request");
        
        // Empfangen: Die Anfrage in einer JMS-Queue empfangen
        receive(queue)
                .messageType(MessageType.PLAINTEXT)
                .payload("This is the request")
                .extractFromHeader("citrus_jms_correlationId", "correlationId");

        // Senden: Die Antwort synchron an die JMS-Reply-Queue senden
        send(queue).messageType(MessageType.PLAINTEXT).header("citrus_jms_correlationId", "${correlationId}").payload("This is the response");

        // Empfangen: Die Antwort über den HTTP-Client empfangen
        receive(servicesHttpClientDez)
                .messageType(MessageType.PLAINTEXT)
                .payload("This is the response");

    }

} 

Was sind Kontexte?

Kontexte sind heiß diskutiertes Thema in der GTD-Community. Ein Kontext beschreibt eine Menge an Ressourcen und physikalischen Gegebenheiten, die notwendig sind um eine Liste von Aufgaben bearbeiten zu können. Alle Aufgaben in einem Kontext können nacheinander abgearbeitet werden, wenn die Ressourcen verfügbar sind.

Die typischen Beispiele für Kontexte von David Allen sind: @Zuhause, @Computer, @Büro und @Unterwegs

Der Namensgeber des Prinzip “Getting Things Done” steht ganz eng mit dem Konzept der Kontexte in Verbindung. Man kann die Aussage dahingehend umschreiben: “Get the Next Actions done as soon as you are in the Kontext”. Um diesen Ansatz umzusetzen muss jede Aufgabe genau einem Kontext zuordnet werden.

Was bringt mir der Einsatz von Kontexten?

Durch die zusammenhängende Bearbeitung ähnlicher Aufgaben wird Zeit gespart, indem die vorhandenen Bedingungen optimal genutzt werden. Man kommt dadurch leichter in den Arbeitsfluss – Flow. Ein hin- und her wechseln zwischen Tools, Orten oder Personen wird vermieden. Dadurch wirkt die Fokussierung auf die Aufgaben eines Kontextes auch energiesparend.

Ein Kontext setzt den Rahmen einer Aufgabe und bestimmt über Wie, Wo, Wann und Womit. Die Aufgabe selbst definiert das Was. Dadurch wird eine klare Abgrenzung zwischen den Aufgaben ermöglicht.

Gerade bei einer großen Liste von Aufgaben wird durch klar abgegrenzte Kontexte Übersicht geschaffen. Eine aufwändige Priorisierung (A+++ :-D) wird unnötig, da Kontexte auf natürliche Art die nächsten Aktionen eingrenzen. Kontexte bringen dann auch Aufgaben zusammen, die nicht für das selbe Vorhaben (Projekt) erledigen werden müssen und bringen dadurch Abwechslung in die Abarbeitung.

Gerade heute haben viele “Wissensarbeiter” – zu denen auch ich mich zähle – eine endlose Auswahl an zu erledigenden Aufgaben und die Auswahl was als nächstes erledigt werden soll fällt schwer und dauert länger. Hier schaffen Kontexte Abhilfe. Sie ermöglichen eine klare Fokussierung auf eine begrenzte Menge an Aufgaben. Für mich persönlich wird dabei auch meine Motivation etwas zu schaffen verbessert, da ich nicht immer die Gesamtheit meiner Aufgaben immer im Blick habe.

Wie bildet man einen Kontext?

Kontexte müssen immer eine nachvollziehbare und natürliche Einordnung von Aufgaben ermöglichen. Ohne großes Nachdenken und Abwägen muss die Zuordnung klar sein.

Wie man die geeigneten Kontexte für sich ableitet ist eine höchst individuelle und dabei spannende Aufgabe. Eine Kontextstruktur macht die eigene GTD-Umsetzung einzigartig. Sie drückt die persönliche Lebensgestaltung des Einzelnen aus. Einen Standard gibt es nicht.

Beispiel: Wenn ich (nahezu) immer mein Telefon Zugang zu einem Telefon habe muss ich keinen Kontext @Telefon haben, sondern eine andere Einteilung vornehmen, z.B. @Zuhause für private Anrufe und @Büro für dienstliche Aufrufe.

Es dauert dabei teilweise sehr lange ein geeignetes System für sich zu entwickeln. Man darf dabei nicht vergessen, dass sich die eigenen Lebensumstände im Laufe der Zeit auch verändern können. Auch die Kontextstruktur ist daher nicht statisch sondern muss von Zeit zu Zeit geprüft und angepasst werden. Fügt man einen neuen Kontext hinzu kann man diesen zunächst testen und später wieder verwerfen.

Meine Regeln für die Definition von Kontexten

Ich habe ein paar Regeln abgeleitet nach denen ich die Kontexte definieren sollte:

• “Don’t repeat yourself” (DRY) – abgeleitet aus dem Software-Entwurf sollte jeder Kontext eine eindeutige Grenze zu anderen Kontexten haben. Sobald eine Aufgabe mehr als einen Kontext zugeordnet werden könnten sollte geprüft werden, ob man durch eine Verallgemeinerung eines Kontextes eine Eindeutigkeit erreicht werden kann. Man sollte also Redundanzen in den Bedingungen von Kontexten vermeiden.
• “Keep it simple” – eine zu komplexe Struktur innerhalb der Kontexte macht die Einordnung neuer Aufgaben aus der Inbox schwierig und zeitaufwändig. Die Kontextstruktur sollte daher möglichst einfach bleiben. Ebenso ist es sinnvoll mit wenigen Kontexten zu starten und später bei Bedarf weitere Kontexte zu ergänzen und zu testen. Je weniger Kontexte man definiert desto besser ist das eigene System.
• “Kontexte sollten keine immer vorhandene Bedingungen beschreiben” – sobald ein Kontext eine immer verfügbare Ressource abbildet ist ein eigener Kontext dafür nicht notwendig. In diesem Fall gilt es zu prüfen, welche anderen Bedingungen für die Aufgaben erfüllt sein müssen. Wird diese Regel verletzt entstehen zu große Listen und die konkrete Einordnung von neuen Aufgaben fällt schwer.
• “Kontexte sollten regelmäßige Lebensumstände abbilden” – wenn man ganz selten in einem Kontext ist, dann werden dir vermutlich nur sehr spezielle Aufgaben eingeordnet. Es besteht das Risiko, dass die Aufgaben komplett vergessen und somit nie erledigt werden. In diesem Fall ist die Liste zu fein-granular und sollte verallgemeinert werden.
• “Kontexte sollte nie mehr als 20 Aufgaben enthalten” – zu große Aufgabenlisten in einem Kontext erschweren die Übersicht. Es ist jedes mal die Durchsicht aller enthaltenen Aufgaben erforderlich bevor etwas erledigt werden kann. Ein Kontexte sollte daher maximal 20 Aufgaben enthalten. Ist ein Kontext größer ist er zu allgemein und muss unterteilt werden.
• “Kontexte wie @Irgendwo oder @Sonstiges vermeiden” – diese Listen werden leicht zu “Mülleimern” und verletzten die letzte Regel. Außerdem ist für fast jede Aufgabe irgendeine Bedingung oder Ressource erforderlich. Eine Ausnahme bilden rein-gedankliche Arbeitsprozesse bei denen nur der Verstand benötigt werden. Für solche Aufgaben sollte jedoch lieber ein Kontext @Brainstorming gebildet werden, um keinen zu allgemeinen Charakter zu haben.

Ansätze für Kontextestrukturen

Kontexte definieren benötigte Ressourcen, Rahmenbedingungen oder Voraussetzungen für eine Menge von Aufgaben. Kontexte können in folgende Gruppen untergliedert werden:

• Orte: @Zuhause, @Büro, @Unterwegs
• Dienste: @Telefonate, @Mail, @Mac, @Mobil
• Aufgaben: @Planung, @Forschung, @Entwicklung, @Analyse
• Personen(-gruppen): @Familie, @Freunde, @Kollegen
• Status: @Wartet, @Überdenken, @Pausiert
• Energie: @LowEnergy
• Zeit- und Aufmerksamkeit: @Routine, @Fokus, @Kurz, @Lang, @Zwischendurch
• Arbeitsfelder: @Design, @Programmierung, @Entwurf
• Modus: @Freizeit, @Arbeit

Welche Probleme gibt es bei der Arbeit mit Kontexten?

In der Theorie klingt dies erst mal sehr gut und durchaus nachvollziehbar. In der Praxis ergeben sich jedoch für einige Probleme:

• Überlappungen in Kontexten: Wenn ich mich im Kontext @Büro arbeite ich auch mit meinem @Mac, schreibe @Mails, erledige @Telefonate oder habe Meetings mit @Kollegen
• Tiefe der Hierarchie: Tiefe Hierarchien innerhalb der Kontexte lösen das Problem der Überlappungen, aber führen zu unübersichtlichen Strukturen. z.B. Ist ein Kontext @Büro / Mac / Forschung wenig sinnvoll, da er keine simple Abarbeitung von Aufgaben ermöglicht.
• Überschneidungen zwischen Rollen (Areas of Reponsibilities) und Kontexten: Kontexte und Rollen können sich leicht überschneiden, z.B. kann der Kontext @Freunde leicht mit einer Rolle verwechselt oder vermischt werden.

Bekommt man diese und andere Probleme nicht in den Griff kann dies dazu führen, dass man das GTD-Prinzip aufgibt. Es ist daher wichtig darauf zu achten die Probleme durch die genannten Strategien zu lösen.

Was sagen Kritiker zum Thema Kontexte?

Kontexte sind eines der mächtigsten Werkzeuge von GTD. Zugleich oder gerade deshalb sind Kontexte aber sehr umstritten und viel diskutiert.

Kritiker sagen, dass Kontexte bei den heutigen technischen Möglichkeiten überflüssigen geworden sind. Dies begründen sie damit, dass Tools durch die zunehmende Mobilität der Technik überall zur Verfügung stehen und Kontexte dadurch an Wichtigkeit und Wirksamkeit verlieren. Als David Allen das GTD-Prinzip entwickelte war zum Beispiel das Internet noch nicht überall verfügbar und die Aufgaben die zu erledigen waren mussten nach der jeweiligen Verfügbarkeit geplant werden. Heute da man nahezu immer Zugang zum Internet und damit diversen Tools hat ist die Notwendigkeit weitgehend verschwunden.

Meiner Meinung nach sind Kontexte dennoch sinnvoll, um große Listen von Aufgaben in kleinere besser zu überblickende Listen aufzuteilen. Gerade die verschiedenen Ansätze und Gruppen von Kontexten ermöglichen es eine sinnvolle Struktur zu schaffen. Zu dem finde ich es praktisch ähnliche Aufgaben durch Kontext-Listen zusammenhängend zu bearbeiten.

Referenzen zum Thema

• http://www.dragosroua.com/gtd-identifying-your-contexts/
• http://simplicitybliss.com/blog/a-fresh-take-on-contexts
• http://productivityist.com/contexts-evolution/
• http://productivityist.com/using-energy-levels-as-contexts/
• https://brandonsnotepad.wordpress.com/2012/05/11/getting-things-done-well-formed-context-lists/
• http://www.43folders.com/2006/07/31/simplify-contexts
• http://www.nathanlucy.com/blog/2014/8/9/time-energy-contexts-in-omnifocus
• http://bettermess.com/cutting-down-on-contexts-in-omnifocus/
• http://productivewizard.com/2011/07/gtd-software-how-many-contexts-do-you-need/
• http://vigneron.biz/gtd-context-in-3-steps/
• http://www.usingomnifocus.com/2011/08/contexts-vs-tags-2/
• http://www.helpeverybodyeveryday.com/productivity/377-customizing-gtd-contexts
• http://blog.davidohara.net/2008/01/06/setting-up-gtd-contexts/
• http://braincutlery.co.uk/2013/04/18/thoughts-on-contexts-in-gtd/
• http://www.flippingheck.com/gtd-back-to-basics-3-context-and-next-actions/
• http://gradhacker.blogspot.de/2008/02/simply-gtd-do-you-really-need-contexts.html
• http://birdsontheblog.co.uk/getting-things-done-why-context-still-matters/
• http://leancrew.com/all-this/2011/07/projects-are-my-contexts/
• http://www.productiveorganizer.com/productivity-management/getting-things-done/gtd-series-part-5contexts-tags-and-executing-tasks/
• http://www.ehow.com/how_12074812_use-contexts-tags-gtd.html

Das Tool doit.im gibt es als Apps für Android, iOS, Chrome sowie für OS X und Windows. Außerdem steht eine Web-Oberfläche zur Verfügung.

Leider sind alle Apps nur in englischer und chinesischer Sprache verfügbar. Da mein Chinesisch nicht so gut ist, entschied ich mit für die englische Variante :-).

Ich habe mich zunächst angemeldet und mir die OS X Anwendung heruntergeladen, da dies die einzige Anwendung ist die ich bei den anderen Tools kostenfrei testen kann beschränke ich mich zunächst darauf. Die wesentlichen Konzepte des Tools sollten daraus bereits gut hervorgehen.

Erster Eindruck

Die OS X App macht einen übersichtlichen und aufgeräumten ersten Eindruck.

Alle Grundfunktionen scheinen vorhanden zu sein. Was mir bei den ersten Tests auffiel war die teilweise etwas hackelige Bedienung. Befindet man sich in einer Aufgabe aus der Inbox ist ein Zurückgehen nicht über einen Klick auf Inbox möglich, sondern nur über eine Breadcrumb.

Weiterhin finde ich den Übergang zwischen Listen und Bearbeitungsansicht als einen Bruch. Für die meisten Einstellungen an Aufgaben muss man diese zur Bearbeitung öffnen. Es besteht keine Möglichkeit direkt in der Listenansicht Dinge zu bearbeiten.

Funktionen

Projekte, Aufgaben und Einzellisten

In der App wird zwischen einfachen Aufgaben, Unteraufgaben (Subtasks) und Projekten unterschieden. Es lassen sich damit also Aufgaben auf drei Hierarchieebenen spezifizieren. Eine Liste für Einzelaufgaben sucht man leider vergeblich.

Aufgaben kann kann man zu Projekten umwandeln, zugeordnete Unteraufgaben werden dabei direkt in Projektaufgaben umgewandelt. Auf anderen Wegen können Unteraufgaben können nicht umgewandelt werden.

Zu Unteraufgaben können keine eigenen Notizen, Anhänge, Prioritäten gespeichert werden.

Unteraufgaben sind direkt aus der Listenansicht sichtbar und können angezeigt werden.

Eine weitere Funktion von Doit sind Ziele (Goals). Hier können langfristige Ziele erstellt werden. Den Zielen können dann konkrete Aufgaben zugeordnet werden. Leider kann eine Aufgabe nicht gleichzeitig in einem Ziel und einem Projekt enthalten sein.

Inbox

Die Inbox ist der zentrale Einstiegspunkt der App. Sie zeigt alle Aufgaben an, die noch keinem Projekt zugeordnet wurden.

Über eine Quick-Add-Zeile können direkt und schnell neue Aufgaben eingegeben werden.

Priorisierung

Prioritäten von Keine bis Hoch können per Kontextmenü oder in der Bearbeitung gespeichert werden.

Über das Kontextmenü können Aufgaben zur sofortigen Erledigung markiert werden.

Tagging

Zu den Aufgaben können beliebig viele Tags vergeben werden. Die Tags werden bei der Eingabe zur Auswahl angezeigt.

Die Zuordnung von Tags ist auch über das Kontextmenü in der Listenansicht verfügbar.

Neben Tags kann auch ein Kontext zu einer Aufgaben zuordnet werden.

Beschreibung

In der Bearbeitungsansicht können beliebig lange Beschreibungen eingegeben werden. Links werden direkt umgewandelt.

Fälligkeiten

In der Bearbeitungsansicht können Fälligkeiten im Sinne von Deadlines definiert werden. Hier ist es möglich nur den Tag (All-day) auszuwählen oder zusätzlich eine konkrete Uhrzeit zu speichern.

Neben der Dealine kann auch ausgewählt werden, wann man sich mit einer später fälligen Aufgabe beschäftigen will. Zur Auswahl stehen hier Today, Tomorrow, Scheduled, Someday oder Waiting. Diese Kategorie werden auch direkt als Fokus-Listen angeboten.

Ohne Auswahl werden neue Aufgaben in die Gruppe Next einsortiert.

Suchfunktion

Über eine Suchfunktion können alle Aufgaben durchsucht werden. In der Ergebnisliste werden die Aufgaben dann in ihrem jeweiligen Kontext (Projekt, Nexu, Inbox …) dargestellt.

Filter- und Sortierfunktionen

In jeder Listenansicht können die angezeigten Listen nach Tags gefiltert werden.

In den Fokusansichten werden die Aufgaben gruppiert. Man kann auswählen nach welchem Kriterium die Gruppierung erfolgen soll und ob pro Gruppe eine oder alle zugeordneten Aufgaben angezeigt werden sollen.

 Anhänge

Anhänge können mittels Verknüpfung zu Evernote angefügt werden.

Aufwände

Zu Aufgaben können auch voraussichtliche Aufwände eingegeben werden. Diese sind jedoch nicht in der Listenansicht ersichtlich.

Wiederholende Aufgaben

Wiederkehrende Aufgaben sind über die Bearbeitung einstellbar.

Überprüfungszeiträume

Zwar kann man keine festen Überprüfungszeiträume festlegen, jedoch bietet das Tool ein automatisches tägliches Review zur einer definierten Uhrzeit sowie eine regelmäßige Tagesplanung.

Synchronisation

Die Synchronisation erfolgt bei Doit.im leider immer über die Cloud von Doit selbst.

Preis

Der einzelnen Apps des Tools sind zunächst kostenlos und können nach einer Anmeldung einfach installiert werden. Eine Premium-Version steht danach für 30 Tage kostenlos zur Verfügung, danach erfolgt ein Downgrade, welche die Funktionen einschränkt. Auch die OS X Version ist nur beim Premium-Zugang enthalten.

Der Premium-Zugang kostet danach $20 pro Jahr. Das ist preislich in Ordnung, wenn gleich ich eine einmalige Lizenzgebühr bevorzugen würde.

Fazit

Insgesamt kann der Funktionsumfang von Doit überzeugen und bietet alles was ich brauche. Besonders gut finde ich die täglichen Reviews, die Möglichkeit Ziele zu erfassen und die Art wie Fälligkeiten zugeordnet werden.

Nicht so gut gefallen hat mir der Umgang mit Tags. Die Bedienung ist an einigen Stellen zu umständlich und nicht direkt intuitiv.Aus technischer Sicht fehlt mir leider die Möglichkeit selbst zu entscheiden, wo meine Daten gespeichert und synchronisiert werden.

Die mobilen Apps habe ich bisher nicht testen.

Falls ihr Doit.im selbst einmal getestet habt oder das Tool sogar selbst einsetzt, würde mich eure Meinung dazu interessieren.

Das Tool 2Do gibt es als Apps für Android, iOS und OS X.

Ich habe mich zunächst angemeldet und mir die OS X Anwendung heruntergeladen, welche man für 14 Tage kostenlos testen kann.

Erster Eindruck

Der erste Eindruck ist gut. Die Oberfläche wirkt modern und aufgeräumt.

Was ich gleich auf den ersten Blick vermisst habe ist eine Inbox, d.h. alle Aufgaben, auch solche die bereits durch Tags qualifiziert wurden, sind im Menüpunkt “Alle Aufgaben” enthalten. Dies widerspricht dem GTD-Prinzip. Hier ist vorgesehen, dass man neue Aufgaben einfach in eine Inbox niederschreibt, dann qualifiziert mittels Kontexten, Projekten und zeitlichen Vorgaben und sich dann erst wieder mit der Aufgabe beschäftigt, wenn man sie erledigen will. Um dies durchgängig umzusetzen sollte es eine Inbox geben, in der nur neue Aufgaben auftauchen die bisher nicht näher beschrieben wurden.

Funktionen

Projekte, Aufgaben und Einzellisten

In der App kann man drei Typen von Einträgen unterscheiden:

• Aufgaben – Zur Abbildung von Aufgaben
• Projekte – Zur Abbildung von zusammengehörigen Aufgaben, die der Erreichung eines Projektziels dienen
• Checklisten – Zur Abbildung von zusammengehörigen Einzelaufgaben ohne ein gemeinsames Projektziel

Besonders schön ist die Möglichkeit flexibel zwischen den Typen umzuwandeln. Dadurch kann eine Aufgabe auch später zu einem Projekt verfeinert werden, wenn die dafür notwendigen Aufgaben geplant werden. Mittels Drag&Drop können Aufgaben in Projekte oder Checklisten eingeordnet werden.

Inbox

Eine Inbox für die Erfassung neuer Aufgaben gibt es zwar nicht, aber über Intelligente Listen ist es möglich alle Notizen ohne Tags in einer Liste anzuzeigen. Leider kann diese Intellegente Liste nicht als Startpunkt für die App definiert werden.

Priorisierung

Aufgaben können mit einer Priorität zwischen 0 (Keine) und 3 (Hoch) versehen werden. Außerdem ist es möglich einzelne Aufgaben mit einem Flag als Favoriten zu markieren. Die Einstellung von Prioritäten und Favoriten kann über ein Schnellmenü sowie im Kontextmenü vorgenommen werden.

Tagging

Einer Aufgabe können bei der Bearbeitung beliebig viele Tags zugeordnet werden. Dabei werden vorhandene Tags mittels Autovervollständigung ausgewählt werden.

Tags können über die Tag-Seitenleiste in Gruppen eingeordnet werden. Eine Hierarchie innerhalb der Tags kann leider nicht gepflegt werden.

Beschreibung

Bei einer Aufgabe kann eine beliebig lange Notiz hinterlegt werden.

Fälligkeiten

Die Fälligkeit einer Aufgabe kann als reines Datum oder mit konkreter Uhrzeit ausgewählt werden.

Suchfunktion

Im Menü der App hat der Anwender jederzeit die Möglichkeit über alle Aufgaben zu suchen. Die Suche bietet dabei vielfältige Möglichkeiten, die entweder aus einem Kontextmenü ausgewählt werden können oder direkt mittels Abkürzungen eingegeben werden können.

Besonders praktisch ist bei der Suchfunktion, dass die Sucheinstellungen direkt als Intelligente Liste gespeichert werden können. Dadurch ist es möglich komplexe Suchabfragen schnell wieder zu verwenden. Mit diesem Hilfsmittel kann relativ einfach auch eine “Inbox” nachgebildet werden, indem alle Aufgaben ohne Tags gesucht werden.

 Filter- und Sortierfunktionen

Die aktuelle Liste kann nach Priorität, Fälligkeit und Favoriten gefiltert werden.

Zu Filterung nach Tags kann die Suche genutzt werden oder das Tag-Seitenleiste, wobei auch hier effektiv nur eine Suche nach einem oder mehreren Tags ausgelöst werden.

 Anhänge

An Aufgaben können beliebig viele Bilder und Sprachaufnahmen gespeichert werden. In den Notizen der Aufgaben kann man weiterhin auch Links eingeben, welche dann auch direkt anklickbar sind, sobald die Aufgabe bearbeitet wird. Weitere Anhänge sind leider nicht möglich.

Wiederholende Aufgaben

Aufgaben, die sich regelmäßig wiederholen sollen, können mit einem Wiederholungsrhythmus gespeichert werden. Es stehen verschiedene Optionen zur Verfügung.

Synchronisation

Was mir bei 2Do sehr gut gefällt ist die Möglichkeit den Ort der Synchronisation auszuwählen (http://www.2doapp.com/kb/article/which-sync-method-should-i-use.html):

• Dropbox
• WebCal-Server
• iCloud via Reminders
• Toodledo

Die Einstellung wird in der Voreinstellung von 2Do festgelegt.

Es können Ausnahmen definiert für einzelne Listen definiert werden, die nicht synchronisiert werden sollen. Leider muss Synchronisation muss immer manuell gestartet werden und erfolgt nicht automatisch in regelmäßigen Abständen.

Preis

Der Preis des Tools berechnet sich wie folgt:

• OS X 39,99 €
• Android 6,28 €
• iOS 14,99 €

Insgesamt kommt man also auf 61,26 €. Dieser Preis ist für ein Tool dieser Art durchaus in Ordnung. Weiterhin bevorzuge ich hier die einmalige Lizenzgebühr gegenüber einer langfristigen Subskription-Gebühr pro Monat oder Jahr.

Fazit

Insgesamt macht die 2Do-App für OS X einen aufgeräumten Eindruck. Sie lässt sich leicht und intuitiv bedienen.

Betrachtet man meine Anforderungen stellt man fest, dass fast alle Must-Haves vorhanden sind. Drei funktionale Aspekte fehlen mir jedoch:

• Aufwände zu Aufgaben zu speichern ist bei 2Do nicht möglich. Alternativ kann man jedoch die Notiz bzw. Tags dafür verwenden.
• Überprüfungszeiträume für das regelmäßige GTD-Review sind nicht einstellbar
• Es gibt keine Inbox im eigentlichen Sinne. Die Verwendung einer intelligenten Liste für diesen Zweck ist nicht optimal.

Aus technischer Sicht bietet 2Do alles was eine App haben muss. Es fehlt leider eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und es keine Windows-Anwendung.

Die mobilen Apps konnte ich bisher nicht testen, da ich dafür bereits bezahlen müsste und erst die anderen Finalisten anschauen will.

Falls ihr 2Do selbst einmal getestet habt oder das Tool sogar selbst einsetzt, würde mich eure Meinung dazu interessieren.

Meine Anforderungen

Rahmenbedingungen

• es soll in jedem Fall einer Software verwendet werden, eine Umsetzung mit Stift und Papier strebe ich nicht an
• Grundanforderungen sind bei allen Kandidaten
  • Einfache Bedingung und intuitive Erlernbarkeit
  • Modernes und aufgeräumtes Look&Feel

Technische Must-Haves

• Native iPad-App, Mac-App und Android-App
  
• Synchronisation über eine private Cloud bzw. eine kontrollierbare öffentliche Cloud, z.B. WebDAV, Dropbox, Owncloud oder Exchange. Eine intransparente Speicherung auf den Servern des Anbieters kommt für mich auf Grund von Datenschutz-Aspekten nicht in Frage.

Technische Nice-To-Haves

• Sicherheit beim Austausch von Daten zwischen den Endgeräten durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Windows-Anwendung

Funktionale  Must-Haves

• Projekte, Listen und Einzelaufgaben sollen abgebildet werden können
• Priorisierung von Aufgaben durch Kennzeichnung mit Flags ⚑ oder Priorisierung in Stufen (1-5)
• Tagging für die Zuordnung von Kontexten zu Aufgaben
• Beschreibung von Aufgaben in einem Freitext-Feld
• Fälligkeit zu Aufgaben speichern
• Überprüfungszeiträume für das GTD-Review von Aufgaben festlegen
• Suchfunktion nach Tags, Beschreibung und Titel
• Filterfunktion nach Fälligkeit, Priorität und Tags
• Inbox mit schneller Eingabe-Möglichkeit für neue Aufgaben im Rahmen des Brain-Dump

Funktionale Nice-To-Haves

• Zuordnung mehrerer Tags zu einer Aufgabe zur Abbildung multipler Kontexte bei einer Aufgabe
• Anhänge zu Aufgaben verwalten
• Aufwandsschätzung zu Aufgaben hinterlegen
• Wiederholungsrhythmen für Aufgaben hinterlegen
• Synchronisation mit Kalender, Mac-Mail, Outlook und Read-It-Later-Services
• Im- und Exportfunktion für leichten Wechsel zwischen den Tools

Ungefilterte Alternativen

Die folgenden Liste zeigt weitgehend ungefiltert einige der Alternativen auf. Ausgeschlossen habe ich gleich alle Tools die eher für das Projektmanagement und die Arbeit in Teams entwickelt wurden, da ich im wesentlich einen Tool für meine Selbstorganisation suche:

• GTD-Matic (kostenlos) – Windows
• ThinkingRock (kostenlos; $39) – Windows, OS X, Linux, iOS, Android
• Remember the Milk (kostenlos; Pro $25/Jahr) – Web, Android, iOS + Third-Party for OS X, Windows … Outlook-Sync
• Producteev (kostenlos; Pro $99/Jahr)  – Web, Android, iOS, OS X
• Flow (kostenlos für 30 Tage; $19/Monat) – OS X, Android, iOS
• Wunderlist (kostenlos; Pro 4,49€/Monat) – OS X, Android, iOS, Windows
• The Hitlist (kostenlos für 30 Tage; $49,99) – OS X, iOS
• Things (kostenlos für 30 Tage; $49,99) – OS X, iOS
• Doit (kostenlos; für OS X und Windows $20/Jahr) – Web, iOS, Android; Pro: OS X, Windows
• Clear (iOS $4.99, OS X kostenlos für 14-Tage; $9.99) – iOS, OS X
• 2Do (iOS $14.99, Android 6,28€, OS X kostenlos für 14-Tage; $39.99) – iOS, OS X, Android
• Any.DO (kostenlos; Pro $26.99/Jahr) – Web, Android, iOS, OS X
• Swipes (kostenlos) – iOS, Android, Web
• Toodledo (kostenlos) – iOS, Android, Web
• TeuxDeux (kostenlos für 30-Tage; $24/Jahr) – iOS
• Tracks (kostenlos) – self-hosted Web
• Omnifocus (kostenlos für 14 Tage; OS X $79.99, iPad $29.99, Android 9,99€) – OS X, iOS, Third-Party Android
• Appigo (iOS $4.99, OS X $6.99) – iOS, OS X
• Evernote (kostenlos; Pro 5€/Monat) – iOS, Windows, Web, Android, OS X
• Do it tomorrow (kostenlos; iPad $4.99) – iOS, Android
• Todoist (kostenlos) – Web, iOS, Android, Windows, OS X, Browser & E-Mail-Clients
• Hitask ($10/Monat) – iOS, Android
• Get It Done (kostenlos für 15-Tage; $39/Jahr) – iOS, Android, Windows
• Vitalist (kostenlos) – iOS, Web
• Nozbe (kostenlos für 30 Tage; 8€/Monat) – OS X, Windows, Linux, Android, iOS
• zendone (kostenlos; Pro $50/Jahr) – Web, iOS, Android

Diese Liste könnte ich noch unendlich weiterführend, zunächst will ich es jedoch dabei belassen und im nächsten Schritt einige Tools ausschließen, um auf eine kleine überschaubare Anzahl an relevanten Alternativen einen genaueren Blick zu werfen. Bewusst weggelassen habe ich Microsoft Outlook und andere E-Mail-Clients, da ich bewusst nach einem getrennten Tool suche.

Ausschlüsse nach dem ersten Eindruck

1. Keine Mobilen Apps: GTD-Magic, Chandler, Tracks
2. Keine Möglichkeit der Nutzung über OS X (Web oder App): TeuxDeux, Do it tomorrow, Get It Done, Hitask
3. Keine Android-App: Appigo, The Hitlist, Clear, Things, Vitalist
4. Zu hoher Preis: Flow, Nozbe
5. Unansprechende Präsentation: ThinkingRock
6. Synchronisierung nur über die eigenen Server: Remember the Milk, Prodcteev, Doit, any.DO, Swipes, Toodledo, Evernote, Todoist, zendone, Wunderlist

Wie man sieht schränkt vor allem das 5. Kriterium die Auswahl deutlich ein. Einige dennoch nicht zu unterschätzende Alternativen, die ich evtl. dennoch genauer anschauen will sind: any.DO, Swipes, Todoist, Doit

Die Finalisten

Die Finalisten stehen nun fest: 2Do, omnifocus. Ich werde mir in folgenden Artikeln die beiden Tools vornehmen und sie jeweils ausgiebig testen. Danach nehme ich mir dann evtl. noch die zweit-platzierten: any.DO, Swipes, Todoist, Doit vor.

Solltet ihr weitere Vorschläge oder Anregungen für mich haben, freue ich mich natürlich sehr über eure Kommentare.

Meinen Tag auf der CeBIT verbrachte ich überwiegend beim Forum der Heise Developer World in Halle 11 und im Open-Source-Forum in Halle 4.

Im folgenden will ich einen kurzen Überblick über die Vorträge, die ich besucht habe, und den für mich interessanten Kernaspekten geben:

Docker in der Cloud (Sacha Möllering von zanox)

• Kurze Vorstellung von Docker und der technischen Grundlagen
  • LXC als Basis von Docker
  • Zusammenhang zwischen Dockerfile, Image und Containern
• Vorstellung des  Immutable-Server-Patterns
  • ein Server kann vernichtet und einfach neu aufgesetzt werden
  • es werden keine spontanen Konfigurationsänderungen an laufenden Servern durchgeführt
  • das Docker-Image bildet immer den aktuellsten Stand und dokumentiert dadurch die Konfiguration vollständig

Data as a Service für DevOps (Karsten Stöhr von Delphix)

• Testdaten für einen Integrationstest sind zumeist unzureichend, da sie nur einen kleinen Ausschnitt der realen Daten abbilden
• Fehlerbehebung wird teurer je später diese Fehler im Entwicklungsprozess auffallen
• eine komplette Kopie der Daten aus einer Produktionsumgebung ist Bedarfsfall kosten- und zeitaufwändig
• besser ist eine Technologie zur Bereitstellung von Testdaten als Service innerhalb der IT (Data as a service)
• die Lösung der Firma Delphix bietet einen Ansatz bei dem die Daten einmal kopiert werden und dann jeweils nur das Delta verändert wird
• für Tests können die Entwickler nach dem Self-Service-Pinzip Testdaten zu einem bestimmten Zeitpunkt nutzen, Änderungen während des Tests werden in einem separaten Storage-Bereich geschrieben und können jederzeit verworfen werden
• durch diesen Ansatz können die Ressourcen für die Bereitstellung von Testdaten und -umgebungen reduziert werden und realitätsnahe Integrationstest realisiert werden, die Software-Qualität steigt dadurch signifikant

Die API-Industrie (Kai Spichale von adesso)

• Nutzen und Aufgabe einer API
  • Entkoppelung und Abstraktion
  • Beschreibung einer Schnittstelle
  • Kommunikationsbasis aus Nutzersicht
• Gründe für die Einführung
  • Skalierbarkeit
  • Wiederverwendbarkeit für mehrere Plattformen
  • Marketing und Etablierung einer Platt (z.B. Twitter-API, Fedex)
• API als Produkt
• Herausforderungen
  • Veränderbarkeit
  • Versionierung
  • Dokumentation
  • Skalierbarkeit
  • Architektur
• Tipps für die API-Dokumentation
  • Zielgruppenorientierung
  • Arbeiten mit Beispielen (Tutorials, komplette Anwendungsszenarien, Snippets) nach dem Learning-by-Doing-Prinzip
  • Bestandteile einer vollständigen Dokumentation
    • API-Guide
    • Referenzbeispiele
    • Versionsinformationen
  • Verwendung von formalen Beschreibungen z.B. Swagger
• Tipps für die Versionierung
  • Varianten
    • Query-Params
    • URI
    • Content-Type
  • nur die Variante 3 entspricht dem RESTful-Paradigma, aus pragmatischen Gründen werden jedoch die anderen beiden Varianten in der Praxis häufiger verwendet (z.B. Twitter-API)

Realitätscheck: Brauchen wir Docker wirklich? (Nils Magnus von inovex GmbH)

• Docker ist keine traditionelle Virtualisierungstechnologie
• Performanz und Sicherheit sind keine Entscheidungsgründe für den Einsatz von Docker
• Gründe für Docker:
  • Verkürzung der Time-To-Market
  • Verbesserung der Software-Qualität
  • Produktorientierung
• Starke Verbindung zum DevOps-Paradigma:
  • Stärkung der Zusammenarbeit zwischen Entwicklern (Dev) und Betrieb (Ops)
  • Vereinfachung der Kommunikation
  • Vermeidung von Konfigurationsänderungen an laufenden Server und dadurch Reproduzierbarkeit von Deployments
  • Kulturveränderung der gesamten IT hinzu fließenden Übergängen in den Prozessen zwischen Devs und Ops
• Einsatzgebiete für die Docker einen echten Mehrwert bringt:
  • Vereinfachung der Bereitstellung von produktionsnahen Test- und Entwicklungsumgebungen
  • Proof-of-Concept (POC)
  • Moderne Anwendungen nach dem Pinzip der Microservices
• Docker löst folgende Probleme nicht:
  • Verbesserung der Sicherheit von Anwendungen
  • Optimierung der Hardware-Ressourcen
  • Drop-in-replacements für bestehende Systeme
  • Reduzierung der Komplexität von Anwendungen

Alles in allem fand ich den Besuch auf der CeBIT 2015 sehr informativ. Ich werden im nächsten Jahr wieder einen Tag frei schaufeln und mir neue Eindrücke auf der CeBIT 2016 holen.

GTD ist eine Technik zum Zeitmanagement und zur Produktivitätssteigerung erfunden von David Allen. im Netz gibt es jede Menge Artikel zum Thema Getting Things Done (GTD), weshalb ich nur eine ganz kurze Einleitung geben möchte. In diesem Artikel (und den folgenden) soll es um meine Suche nach einem geeigneten Tool sowie die Recherche zum Thema gehen.

Der Grundidee von Getting Things Done ist es alle Gedanken, Ideen und Aufgaben in ein Tool zu speichern egal auf welchem Weg sie zu uns gelangen – E-Mail, Telefon, Briefpost oder einfach in unserem eigenen Kopf herumschwirren. Der Sinn dahinter ist es produktiver einzelne Aufgaben anzugehen, wenn man nicht im Hinterkopf schon an die nächsten Aufgaben denken muss, um diese nicht zu vergessen. Diese Idee klingt zunächst sehr einfach und nicht besonders neu, sie ist jedoch in ihrer Wirkungsweise erstaunlich.

Ein einfaches Beispiel aus meinem Alttag:

Ich sitze im Büro und bearbeite einen change request als mich ein Kollege/Kollegin darum bittet ihr bei der Lösung eines Javascript Problems zu helfen sobald ich dafür Zeit habe. Ich werde mich später ihrem Problem widmen und bearbeite meine aktuelle Aufgabe weiter. Im Hinterkopf habe ich jedoch schon die nächste Aufgabe und denke darüber nach wie und wann ich das Problem meiner Kollegin anschaue und dass ich das auf keinen Fall vergessen darf. Ich bin nicht mit meiner vollen Aufmerksamkeit bei meiner aktuellen Tätigkeit, wodurch ich mehr Fehler mache und länger brauche.

Genau diesem Problem widmet sich GTD in seinem Kern.

In diesem Beispiel ging es ausschließlich um berufliche Aufgaben. Der wichtigsten Ansatzpunkte von GTD ist aus meiner Sicht jedoch die ganzheitliche Betrachtung aller Lebensbereiche und Eingangsquellen. Nicht nur berufliche Aufgaben werden in einem Tool verwaltet, sondern auch private und persönliche Dinge sollen berücksichtigt werden.

Durch diesen Aspekt wird es möglich eine komplettes Zeitmanagement durchzuführen ohne dabei einzelne Lebensbereiche zu vernachlässigen, denn zwischen allen Bereichen des Lebens bestehen Abhängigkeiten.

 Grundkonzepte von GTD

Die Grundkonzepte von GTD kurz zusammengefasst:

• Alle Aufgaben werden in einem Tool verwaltet – ob privat oder beruflich
• Eine Inbox für alle Eingangsquellen – Email, Telefon, Gedanken und Ideen
• Alle Aufgaben werden im ersten Schritt einfach gespeichert und später erst genauer qualifiziert – der sogenannte Brain-Dump.
• Zur Qualifizierung von Aufgaben werden Kontexte und Projekte verwendet:
  • Kontexte bilden bestimmte örtliche, zeitliche oder sonstige Voraussetzung zur Erledigung einer Aufgabe ab, z.B. @Zuhause, @Büro …
  • Projekte sind zusammenhängende Sammlungen von Aufgaben, die alle samt zur Erreichung eines bestimmten Ziels erforderlich sind
• Alle Aufgaben, Ideen, Gedanken usw. werden als Aktionen bezeichnet und in Aktionslisten zusammengefasst
• In einem regelmäßigen Review-Prozess werden die Aktionslisten überprüft und ann als erledigt markiert, priorisiert oder gelöscht.
• Alle Aufgaben die in maximal 2 Minuten erledigt werden können, werden direkt erledigt ohne lange darüber nachzudenken.

Anforderungen an ein GTD-Tool

Meine Anforderungen an mein GTD-Tool im Überblick:

Erfassung von Aufgaben über verschiedene Endgeräte

Ich möchte meine Aufgaben überall einsehen und verwalten können. Das Tool muss daher auf meinem MacBook, meinem iPad und meinem Android-Smartphone verfügbar sein.

Speicherung und Synchronisation

Die Einträge sollten zwischen den verschiedenen Plattformen synchronisiert werden können. Dabei sollte die Art der Synchronisation durch den Benutzer auswählbar. Die Daten sollten an einem Ort gespeichert werden über den ich die Kontrolle habe: WebDAV, Dropbox, Exchange, Owncloud …

Sicherheit

Um auch sensible Inhalten bedenkenlos verwalten zu können, sollte das Tool eine sicheren Datenaustausch gewährleisten und die Daten verschlüsselt und Passwort geschützt speichern.

Kontexte und Projekte

Das Tool sollte das Konzept der Kontexte und Projekte bestmöglich unterstützen. Im einfachsten Fall ist dies bereits über die Vergabe von mehreren Tags oder Kategorien pro Aufgabe abzubilden.

Zeitliche Qualifikation

Das Tool sollte darüber hinaus die Möglichkeit bieten Aufgaben über Fälligkeiten und Prioritäten zu qualifizieren.

Einfache Bedienung

Eine einfache Bedienbarkeit ohne verschachtelte Menüs und wochenlange Einarbeitungszeit ist wünschenswert, da allein die Umsetzung des GTD-Prinzips im Vordergrund stehen sollte.

Anbindung verschiedener Eingangskörbe

Aufgaben aus E-Mails, Links im Browser, Dokumente und Termine sollten sich durch Plugins einfach in Aufgaben umwandeln lassen, um möglichst einfach alle neuen Aktionen in dem Tool zusammenzubringen.

Nächste Artikel

In weiteren Artikeln werde ich in den folgenden Woche einen Überblick über die betrachteten Tools zusammenstellen und schlussendlich meine eigene GTD-Umsetzung beschreiben.

Links zum Thema Getting Things Done

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