Het is waar, maar dat betekent niet dat het altijd goed is.

In sommige gevallen is dit namelijk niet wat je wilt, en kan het zelfs averechts werken.

Dode slangen en ratten

Er zijn een paar verhalen, waarvan ik niet zeker weet of ze waar zijn, maar dat is gelukkig niet belangrijk voor ons.¹

Ergens rond de 15e eeuw was er een brilslang-probleem in India. Omdat deze giftige slang ook gevaarlijk is voor mensen was het belangrijk dat er niet te veel van deze cobra’s zouden zijn.

Een logische oplossing: betaal de bevolking voor het brengen van een dode brilslang. Simpel, toch?

Maar het duurt natuurlijk niet lang voor een paar slimme mensen om te beseffen dat je die dieren gewoon kunt fokken. En dan kun je ze ook weer doodmaken, en inleveren.

Zo heb je vrij snel een prima inkomstenbron.

Dit patroon wordt herkend, dus het programma om te betalen voor dode slangen wordt stopgezet. En wat moet je als fokker nu met al die (levende) slangen? Ze leveren geen geld meer op, dus laat je ze ergens vrij in de natuur.

Het gevolg? Nu zijn er juist nog meer slangen die rondkruipen…

Een zelfde probleem ontstaat was er in Hanoi, maar dan met ratten in het begin van de 20e eeuw.

"Je moet dit kwartaal meer omzet halen!"

Nu heb jij waarschijnlijk niet te maken met ratten en slangen, maar misschien werk je in een bedrijf waar je doelen stelt.

Dus laten we eens kijken hoe dat gaat.

Stel dat jij even de baas mag zijn van een groot bedrijf.

Nu heb ik toevallig wel iets met Apple, dus die pak ik even als voorbeeld — jij bent de nieuwe Tim Cook.

Tijdelijk mag jij alle besluiten nemen, en iedereen moet luisteren naar jou.

Omdat jij waarschijnlijk ook niet weet hoe je zo’n groot bedrijf moet runnen (ik niet in ieder geval), heb je om advies gevraagd. Nu blijkt dat er maar één ding is wat gemeten wordt: je moet dit kwartaal meer omzet maken.

Ok, meer omzet… Hoe ga je dat doen?

Je kunt van alles verzinnen, van verschillende marketing-acties tot nieuwe producten, maar wat zou een simpele manier zijn als er alleen gefocust wordt op omzet?

Je kunt de prijzen enorm verlagen.

Stel dat je een tijdelijke actie doet waar 50% korting is op alle iPhones, of zelfs alle producten.

Zolang je dan meer dan twee keer zoveel verkoopt zit je goed.

Misschien zou je het zelfs met 90% kunnen verlagen, en meer dan 100 keer zoveel verkopen — nog best realistisch eigenlijk.

Je maakt natuurlijk een stuk minder winst, en waarschijnlijk zelfs verlies, maar je hebt wel meer omzet.

Doel behaald, klaar.

Waarom een verkeerd doel zo gevaarlijk is

Dit heeft allemaal te maken met Goodhart’s law, die als volgt luidt:

When a measure becomes a target, it ceases to be a good measure.

(Vrij vertaald: als een criterium een doel wordt, is het niet langer een goed criterium.)

Wanneer één cijfer de maatstaf voor succes wordt, en al het andere aan de kant gezet wordt, zal alleen dat cijfer omhoog gaan.

Soms is dat wat je wilt. Dat noemen we focus. En focus is goed.

Maar als het eigenlijk een proxy is voor iets anders, als het gebruikt wordt als een indicator van een groter geheel, dan is het vaak een kwestie van tijd voor het "mis gaat". En dan mogelijk ten koste van andere, belangrijkere zaken.

Denk daarom altijd heel goed na voor je een doel zet, zeker in een team, hoe dit het werk gaat beïnvloeden.

Zijn alle manieren om dit cijfer te verbeteren een positieve uitkomst, of niet?

Als iemand (jij, of iemand anders) zou proberen "vals te spelen" om dit cijfer omhoog te krijgen, is er dan misschien zelfs een positief neveneffect?

Tijd per e-mail: twee voorbeelden

Laten we zeggen dat je in een support-omgeving werkt, op een helpdesk.

Je regelt e-mails, support tickets… Dat soort dingen.

Nu kunnen we van alles meten, maar laten we focus-en op twee dingen die met tijd te maken hebben: het ene team wil de tijd die je kwijt bent per e-mail verlagen, en het andere team de tijd die je kwijt bent voor het succesvol oplossen van een ticket.

Tijd per e-mail

In het eerste geval wil je vooral steeds proberen om dingen zo snel mogelijk "van je bordje" te hebben. Je gaat e-mails van één of twee zinnen sturen, met minimale informatie, om het maar even weg te hebben voor dat moment.

Dit betekent minder tevreden klanten, want je zult zelf ook weten dat je dit vaak merkt.

De bedrijven waar je binnen 1 minuut antwoord krijg met een link naar de FAQ, terwijl je in je eigen mail al hebt aangegeven dat het niet van toepassing is op jou.

Support-medewerkers die in ploegendiensten draaien, waarvan je soms kunt inschatten dat iemand aan het einde van zijn dienst zit, en het gewoon snel wil doorspelen naar de volgende.

Dit is dus waarschijnlijk niet wat je wilt.

Tijd per ticket

In het tweede geval ga je misschien wel meer typen per e-mail, maar ben je waarschijnlijk in totaal minder tijd kwijt.

Wanneer je manieren gaat zoeken om te optimaliseren voor tijd-per-ticket ga je dingen doen als een "veelgestelde vragen"-lijst maken (waar mensen daadwerkelijk het antwoord kunnen vinden, niet om als standaard antwoord te hebben op elke eerste e-mail); neem je tijd om afbeeldingen of zelfs video’s te maken die de oplossing demonstreren; doe je misschien een extra stapje om iets op te lossen voor je klant, in plaats van een snelle zin met instructies.

Je gaat dingen doen die in het moment zelf misschien iets meer tijd kosten, maar waar je een extra tevreden klant hebt, terwijl je in totaal minder tijd kwijt was.

In dit geval heeft het optimaliseren voor het doel dus een positief effect.

En uiteraard is dat altijd waar je naar op zoek bent.

Pas op: je doelen kunnen tegen je werken is een post van: Strategisch Lui

Simpel op zich. Als jij 100 jampotjes per uur kan dicht draaien, heb je er in een werkdag van 8 uur in theorie 800 gedaan, en een werkdag van 10 uur heb je er 1000.

Meer uren, is meer resultaat.

Maar is het echt zo simpel?

Constant overwerken? Gouden ster voor jou!

Zouden we dit in een grafiek zetten krijg je waarschijnlijk iets als onderstaande afbeelding.

Als je het laat doen door iemand die beter kan tekenen begint die lijn zelfs keurig op het nulpunt.

En zo krijg je dus een cultuur waarin het normaal is om over te werken.

Nee, niet normaal… Het is meer. Het is iets om over op te scheppen. Jij verdient een gouden ster, omdat je extra uren gemaakt hebt.

Studenten die een all-nighter doen. Want meer is altijd beter.

Drie elementen bepalen je resultaat

Laten we eens kijken naar iets anders dan werk. We verleggen de focus even naar sport.

Dan zijn er grofweg drie elementen die je prestaties bepalen:¹

• Inspanning
• Voeding
• Rust

Maken we nog even een mooie tekening, zie je dat die drie dingen eigenlijk altijd in balans moeten zijn:

Deze 3 elementen moeten in balans zijn, als een soort driehoek.

Zijn ze niet in balans? Dan krijg je ook de resultaten niet. Erger nog, je gaat misschien zelfs achteruit!

Best logisch eigenlijk. Train je als een bezetene, maar honger je jezelf uit, of neem je niet voldoende rust? Dan kom je herstel tekort, en zal je dus uiteindelijk alleen maar je lichaam saboteren.

Andersom geldt dit net zo goed. Ben je goed gevoed, en neem je voldoende rust, maar lever je geen (of te weinig) inspanning, dan ga je al snel richting couchpotato.

Het is dus belangrijk om een goede balans te vinden in deze drie elementen.

En niet alleen in sport. Voor je productiviteit natuurlijk geldt dit net zo goed.

Wet van de verminderde opbrengst

In de economie is er iets dat bekend staat als een wet van verminderde opbrengst.

Het zal ook eens niet zo zijn… Henry Ford was natuurlijk één van de eersten die dat toepaste.

Na veel experimenteren kwam hij erachter dat zijn personeel aan de lopende band tot 40 uur per week optimaal presteerde.

Na die 40 uur leverden zijn werknemers minder resultaat per uur. Het is gewoon een keer op. Als dat niet zo was, dan werkte je wel hele dagen zonder te slapen.²

Wij mensen hebben geen eeuwige energie en concentratie. Daarom introduceerde hij de 40 urige werkweek, omdat het zonde van jouw tijd is ³ om buiten de optimale zone te werken.

(Later was iemand anders nóg slimmer en verving deze mensen aan de lopende band door robots, en die robots kunnen wel 24/7 werken. Humans need not apply.)

Volgens Henry Ford was 40 uur per week optimaal. Geldt die 40 uur per week voor ons ook?

Nee.

Waarschijnlijk doe jij vooral kenniswerk, en dat is iets heel anders.

Je moet creatief zijn, en veel je hoofd gebruiken tijdens je werk. Iets heel anders dan, in dit geval letterlijk, lopende-band-werk.

Mentaal wordt je een stuk sneller "moe" dan fysiek. Daarom moet je nog veel meer rekening houden met deze wet van verminderende opbrengst. Die opbrengst loopt namelijk veel harder terug.

Moet je 40 uur werken?

Je kan jezelf wijs proberen te maken dat je 40 uur per week, verdeeld over 8 uur per dag, moet werken omdat dat nou eenmaal de standaard is (dank je wel, meneer Ford).

Maar jij doet geen lopende band werk, dus die 8 uur per dag gaat voor jou niet het beste resultaat opleveren.

Experimenteer hier dus vooral mee, zoek wat voor jou de optimale balans is qua hoeveelheid werk per week.

Ik werk bijvoorbeeld zelden meer dan 5 uur per dag, en draai toch al meer dan 10 jaar een succesvolle business. (Voor mijn definitie van succes, wat een ander verhaal is.)

Misschien heb jij genoeg aan een vier-urige werkweek, of wil jij wel acht uur per dag werken, maar dat maar drie dagen per week doen.

Of misschien draai jij wel gewoon 5×8, of zelfs meer. Prima als dat voor je werkt, maar je moet wel eerst testen of het voor je werkt.

Werk zoveel mogelijk binnen jouw meest productieve periode.

Werk, stop, herhaal

En daar binnen kun je dan werken, even rust nemen, en opnieuw beginnen.

Klinkt bekend? Ja, pomodoro en flowtime zijn hier zo’n beetje letterlijk voor gemaakt.

Op deze manier pak je steeds alleen dat hele productieve moment en zorg je daarna weer dat de 3 elementen uit je resultaten driehoek in balans blijven (je kan zelfs je rust moment gebruiken om even wat te eten of drinken, als je het echt wilt optimaliseren…).

Wet van de verminderende opbrengst is een post van: Strategisch Lui

Deze teams vertrokken kort na elkaar op 19 oktober en 1 november.

Het ene team liep elke dag zo veel als ze konden, om telkens het maximale er uit te halen. Dit betekende dat ze sommige dagen meer dan negen uur liepen, waarmee ze automatisch konden compenseren voor de dagen dat ze — bijvoorbeeld door slechte weersomstandigheden — niet verder konden.

Het andere team liep elke dag dezelfde afstand van een kwart graden (wat uitkomt op ongeveer 15 zeemijlen, oftewel bijna 28km), zonder daar ooit van af te wijken.

Beide teams haalden de heenweg, maar één van de teams kwam nooit terug in het thuiskamp.

Beslis eens voor jezelf, voor je de rest van dit artikel leest, wat jouw aanpak zou zijn. Waarom? En verwacht je dat het team met "jouw" aanpak het gehaald heeft, of juist niet?

Schrijf dit even ergens op, voor je verder leest.

Een marathon of een sprint?

Ik voel me vaak verplicht om te gaanIk ga graag hardlopen.

En als je Strategisch Lui al langer volgt weet je dan ook dat hardlopen de analogie is voor alles in het leven, en met name productiviteit.

Nu ben ik van nature iemand die het beter doet op kortere afstanden, dan lange afstanden.¹

Maar wanneer je je inschrijft voor een race van 10km, moet je deze ook lopen als een race van 10km.

Wanneer je echt een lange afstand doet, bijvoorbeeld een marathon van 42km, wordt dit nog belangrijker: je moet een tempo kiezen wat je vol kunt houden voor die hele afstand.

Als jouw maximum snelheid (je "sprint-snelheid" zogezegd) bijvoorbeeld 16km per uur is, kun je die marathon niet de hele tijd op 16km per uur lopen. (Tenzij je natuurlijk in staat bent om een bizarre 2:50 per kilometer te lopen.)

Loop jij de marathon constant, of met sprints?

Dus dan heb je waarschijnlijk twee opties:

1. Je loopt grote delen van de marathon op 7km/u, om energie te sparen voor die sprints van 16km/u
2. Je loopt de hele marathon op een tempo van 10km/u

Waarschijnlijk² is het handiger om de hele tijd één tempo te lopen. En niet alleen handiger, het is ook sneller – afhankelijk hoe vaak, en hoe lang, je die sprints doet natuurlijk. 😉

Wanneer je tijdens de marathon 10 sprints van 100m weet te doen op 16km/u, loop je de andere 41km dus op 7km/u: 41 / 7 =~ 5.86. En dan nog totaal 1 kilometer op 16km/u: 1 / 16 =~ 0.06

In totaal doe je dus 5.86 + 0.06 = 5.92-uur over de marathon met de sprint-methode. (Daar zit natuurlijk technisch gezien een afrondingsfout in, maar omdat het anders neerkomt op 5.9196428571 en dat ook afrond naar 5.92 vond ik het ok. 😉)

Met een constante snelheid van 10km/u doe je er minder lang over: 42 / 10 = 4.2 brengt het bij 4.2 uur. Dat is ruim 1,5 uur sneller!

Zelfs wanneer je op 9km/u zou kunnen lopen, en genoeg energie over houdt voor tien 100m sprints op 16km/u, is de constante snelheid nog steeds beter! (De berekening: (41 / 9) + (1 / 16) =~ 4.6 laat zien dat het ongeveer een half uur scheelt.))

Wanneer "jouw marathon" het schrijven van een boek is, of een belangrijk project afmaken geldt natuurlijk hetzelfde: je kunt niet het hele project sprinten (al is het soms wel handig) en je hebt een gemiddelde snelheid nodig.

Elke dag een stukje… of heel veel Red Bull?

Een ander voorbeeld deed zich voor toen ik nog op school zat — wat gelukkig al weer even geleden is — was ik ook altijd zo: werkstuk moet ingeleverd op 13 december? Dan ging ik op 12 december de hele nacht doorwerken aan dat werkstuk, in plaats van 1 november te starten elke dag een stukje doen en het ruim op tijd af hebben.

Natuurlijk met goede redenen voor die andere dagen:

• Ik moest ook nog een boekverslag schrijven voor Frans;
• Ik had gisteravond een ruzie met m’n vriendin die ik moest goedmaken;
• Ik ga altijd sporten op woensdagavond;
• Op vrijdagavond werk ik niet, dan wil ik afspreken met vrienden…

En zo was er voor elke avond wel een excuus, om niet even het minimum aan werk te doen.

Als ik op avond #1 begonnen was, had het waarschijnlijk ongeveer 15 minuten per dag gekost. Door het nu allemaal in één nacht te moeten doen werd dat plots 9 uur, een tray Red Bull en natuurlijk ook een werkstuk van matige kwaliteit.

Hoe doe jij dit in je werk? Wat is jouw gemiddelde snelheid?

Al deze voorbeelden, of ze nu gaan over marathons lopen of werkstukken schrijven, zijn natuurlijk veel breder te bekijken.

Je kunt het concept van een gemiddelde snelheid toepassen op elk aspect van je leven, en dus ook van je werk:

• Artikelen schrijven voor je blog (en in ons geval bijvoorbeeld ook het Slimmer Werken eZine)
• Nieuwe klanten aantrekken voor je producten
• Een plan voor vijf workshops maken
• Je email lijst opbouwen
• Regelmatige video’s voor je YouTube kanaal maken
• Een e-book schrijven zodat je dat kunt verkopen via je website
• … en nog veel meer

Natuurlijk kun je niet elke dag 1.000 nieuwe klanten vinden, 25.000 woorden voor je boek schrijven of plannen voor complete workshops uitschrijven. Zelfs als je het één of twee dagen zou kunnen, komt er een punt dat het niet meer lukt en het gewoon simpelweg te veel wordt.

Maar elke dag 1.000 woorden (ongeveer 2 A4’tjes) schrijven? Elke dag één nieuwe klant vinden? Elke dag één nieuw lid op je nieuwsbrief? Dat is een stuk realistischer. Dat is een snelheid die je vol kunt houden!

Blijf je consistent? Kun je dit volhouden?

Deze methode van werken vraagt om één belangrijk ding: consistentie. Kun je het volhouden om elke keer dit minimum te doen? Het hoeft niet altijd makkelijk te zijn, maar het moet wel mogelijk zijn.

Als het voor jou niet realistisch is om elke dag 1.000 woorden te schrijven, kun je beter een lager doel zetten (bijvoorbeeld elke dag minstens 500 woorden) en dat elke dag halen, dan sommige dagen 250 en andere dagen 750.

Kies een doel dat past bij jouw leven en laat je niet te veel afleiden door wat anderen doen.

Hoe is het afgelopen met de Zuidpool-onderzoekers?

Nog even terug naar het begin van dit artikel. Ik vroeg je toen wat jouw strategie zou zijn: elke dag het maximum (ook als dat 0 is), of elke dag een gelijke afstand?

Je bent er inmiddels vast wel achter wat de beste strategie is.

Ik wil nog even het einde van het verhaal met je delen: het team dat elke dag "zo veel mogelijk" liep, werd geleid door de Engelsman Robert Falcon Scott, die al eens eerder Antarctica bereikt had.

Toen hij 17 januari 1912 met zijn team na 89 dagen aankwam op de Zuidpool, zag hij daar al een vlag staan. Zijn "concurrent" uit Noorwegen, Roald Amundsen, was eerder aangekomen (en slechts twee weken eerder vertrokken): 14 december 1911.

Dit zal vast ook bijgedragen hebben aan de motivatie voor de terugweg. Hier zijn niet alleen Robert Scott zelf, maar ook al zijn overgebleven teamleden, om het leven gekomen.

Nu zal het in jouw bedrijf waarschijnlijk niet om leven en dood gaan. En barre omstandigheden gaan niet over extreme onder-nul temperaturen. Toch is het voor jouw onderneming ook belangrijk om je gemiddelde snelheid hoog te houden. Je kunt niet elke dag 200 nieuwe klanten werven, 25.000 woorden schrijven of ineens een eigen onderneming hebben naast je baan in loondienst.

Zet je doel, en werk er elke dag een stukje naar toe. Schrijf elke dag in een dagboekje je voortgang op, en over een jaar zul je zien wat een gigantische stappen je hebt gemaakt, door elke dag een gemiddelde snelheid te houden.

En om zeker te zijn dat je het niet vergeet, kun je hier onder onze motivatie-poster downloaden! Print ’m uit en hang ’m naast je monitor, of zet ’m als bureaubladachtergrond op je beeldscherm.

Hoe ga jij je gemiddelde snelheid inzetten?

Wat is jouw gemiddelde snelheid? is een post van: Strategisch Lui

Je kunt bijvoorbeeld themadagen gebruiken voor meer focus, maar je kunt ook een thema voor het hele jaar zetten. (Of voor een maand, of een kwartaal.)

In dit artikel gaan we kijken hoe je een thema voor je jaar zet, hoe je dat toepast, en hoe het je kan helpen voor praktische besluiten.

Het is een proces wat we in een paar stappen doen:

Stap 1: gebruik je reflectie

Eerder hebben we gekeken hoe je kunt terugblikken op het afgelopen jaar, en waarom je dat zou willen.

Als je het nog niet gedaan hebt, raad ik je zeker aan om gewoon te kijken naar de korte versie, en een paar minuutjes te nemen om dat in te vullen.

Heb je het al wel gedaan? Dan pak je je terugblik er nu bij.

Wanneer je de korte versie gebruikt hebt wil je nu kijken naar het ding waar je trots op bent, en het ding wat je beter gaat doen dit jaar.

Heb je de lange versie gebruikt? Dan loop je de gebieden af: waar voel je een sterke emotie bij?

Gingen je relaties niet zo goed dit jaar? Had je problemen met je gezondheid, fysiek of mentaal? Heb je bij werk iets opgeschreven wat je voortaan juist wél gaat doen?

Je bent op zoek naar het ding waar je een erg sterk gevoel bij hebt.

Stap 2: bedenk een thema bij dit punt

Bedenk hier een thema bij. Bijvoorbeeld: je hebt bij "dit ga ik dit jaar beter doen" opgeschreven dat je meer boeken gaat lezen.

In plaats van nu een goed voornemen te stellen om dit jaar 50 boeken te lezen, maken we een thema: lezen. En dan wordt dit "Het jaar van lezen".

Je wilt dit niet heel specifiek maken. Het wordt dus niet "Het jaar van 50 boeken lezen". Dat is een doel. Niets mis met doelen¹, maar dat is niet wat we hier zoeken — dan wordt het een "goed voornemen" waar je je toch nooit aan houdt. 🤷🏻‍♂️

Stap 3: breng je thema in beeld

Schrijf dit thema ergens op, waardoor je het vaak kunt zien.

Misschien is dat een blaadje wat je boven je toetsenbord legt, of een post-it die je op je monitor plakt.

Het kan een bureaublad-achtergrond zijn op je computer. Of de foto die je ziet als je je telefoon oppakt.

Je kunt een liedje hebben wat past bij jouw thema, zoals ik regelmatig Bleachers – I Wanna Get Better draaide bij mijn thema "verbetering". Gewoon een reminder.

En het hoeft allemaal niet heel letterlijk te zijn natuurlijk, zolang het voor jou maar iets betekent.

Stap 4: gebruik je thema

Wanneer je een besluit moet nemen (wat je eigenlijk de hele dag door doet, als je er op gaat letten!) denk je aan je thema.

Stel dat jouw thema voor dit jaar "Focus" is. Nu komt er een kans om aan iets nieuws te werken, terwijl je al een groot project hebt lopen, dan zal dit je helpen om "nee" te zeggen. Jouw thema is focus, en iets nieuws aannemen wat je afleidt van je huidige project hoort daar niet bij.

(Een thema als "focus" zou het gevolg kunnen zijn van "Ik ga stoppen met een lange lijst van 90%-projecten" in je werk-gebied.)

Maar is dit "Het jaar van ontdekking", en komt er dan iets nieuws op je pad? Dan zul je "ja" zeggen. Dit jaar gaat voor jou om nieuwe dingen proberen, en ook hier helpt je thema je weer om snel een keuze te maken.

(Een thema als "ontdekking" zou ontstaan kunnen zijn wanneer je bij "Reizen & Avontuur" hebt aangegeven dat je dit jaar meer nieuwe dingen gaat proberen.)

Stap 5: geniet van een betere jij

Aan het einde van het jaar, als je een nieuwe terugblik schrijft, kun je terugkijken op dit jaar en zul je zien dat je dit jaar een beetje beter bent geworden.

En zelfs als dat maar 0,1% beter zou zijn is dat nog steeds enorm krachtig over de lange termijn. Op z’n minst is het beter dan 0,1% slechter. 😉

Het verschil met goede voornemens is dat je hier eigenlijk altijd goed zit, tenzij je je thema compleet genegeerd hebt.

Als dit "het jaar van lezen" was, en jij hebt 42 boeken gelezen, is dat geweldig. Als jij het goede voornemen had om 50 boeken te lezen, heb je je doel gemist.

Hoewel ik deze methode van thema’s al zo’n 15 jaar gebruik, moet ik ook toegeven dat bekende YouTuber CGP Grey het gewoon heel mooi uitlegt in zijn veel recentere video, dus die zal ik ook even met je delen:

## Wat is mijn thema?

Ten slotte probeer ik dit artikel ieder jaar bij te werken met mijn thema voor het komende jaar. Omdat ik ‘m nog niet heb voor 2022 moet je daar even op wachten. 😉

Thema’s die ik in het verleden gehad heb zijn bijvoorbeeld "Groei" (en toen werd ik vader, wat ook zeker een vorm van groei was voor ons als gezin, al dacht ik oorspronkelijk meer aan bedrijfsgroei), Focus, Rust, en Verbetering.

Rust bijvoorbeeld heeft me een aantal nieuwe gewoontes opgeleverd, die ik nu nog steeds toepas. Maar ook zeker geholpen in keuzes waar ik nu nog steeds profijt van heb.

Jouw beurt

Nu weer terug naar jou: als je het nog niet gedaan hebt, wil ik je vragen om de stappen uit dit artikel te volgen.

Kijk naar je terugblik, bedenk een thema, zorg dat je je bewust bent, en zet het in.

Als je je thema wilt delen met mij zou ik dat superleuk vinden, mail me gewoon op martijn@strategischlui.nl, en vertel me wat jouw thema voor dit jaar wordt!

Gebruik een jaarthema voor helderheid, focus, en productiviteit is een post van: Strategisch Lui

Ok, dat klinkt als het begin van een slechte grap.

Maar serieus, je hebt twee type mensen: managers, en makers.

Beide type hebben een eigen manier om hun tijd in te delen, en het is belangrijk om voor jezelf te checken voor wat voor type jij bent — en je agenda daar op in te delen.

Werk je samen met andere mensen? Dan is dit extra belangrijk.

De manager-agenda

De manager-agenda wordt niet alleen gebruikt door mensen die daadwerkelijk "Manager van X" op hun visitekaartje hebben staan.

Ook coaches doen dit bijvoorbeeld veel. En zelfs makers, hoewel die het misschien beter niet zouden doen.

Een manager-agenda kun je zien als een heel klassieke agenda: je hebt een dag, en een dag heeft 24 uur. Daar van reserveer je ±8 uur voor werk.

Dat zijn acht blokjes die allemaal een eigen invulling kunnen krijgen. En een blokje splitsen in tweeën is ook prima, dan heb je bijvoorbeeld twee afspraken na elkaar.

En dat zijn dit veel: heel veel afspraken en meetings. Even Sandra spreken. Meeting over het nieuwe ontwerp.

E-mails kunnen tussendoor, als je even 10 minuten hebt tussen twee afspraken. (Of, laten we eerlijk wezen, als de meeting saai begint te worden.)

Een agenda voor makers

Aan de andere kant heb je makers. Auteurs, programmeurs, videomakers, et cetera.

Daar bestaan werkdagen vaak uit twee delen: voor de lunch, en na de lunch.

Een uurtje werken aan je boek, en dan een uurtje een afspraak met iemand die wel interessant lijkt, en dan een uurtje naar een meeting over de cover van het boek, en dan weer een uurtje schrijven…

Dat werkt niet.

Je moet gewoon een paar uur kunnen zitten en, wellicht met kleine pauzes van vijf minuten, werken aan dat boek. Echt een paar uur schrijven.

Het eerste uur heb je nodig om in een "flow" te komen. (Om die reden werkt Flowtime soms ook beter dan Pomodoro.)

Daarom werken themadagen ook zo goed voor dit type mensen: het zijn dagen zonder afspraken, gefocust op één ding.

Een afspraak inplannen in beide agenda’s

Het inplannen van een afspraak in een manager-agenda is simpel: je vindt een vrij uurtje (1 blok) en klaar. Is het een afspraak van twee uur? Dan zijn het twee blokken. En is het een afspraak van een half uur? Dan is het een half blok, en kan de andere helft nog gebruikt worden voor een andere afspraak of even wat e-mails.

Het inplannen van een afspraak in een maker-agenda is lastiger. Het probleem is namelijk dat je hier altijd minstens één blok reserveert.

Een afspraak van een half uur, een uur, of twee uur kost dus altijd vier uur.

Een meeting om 14.30 breekt heel de middag waarschijnlijk

Waarom? Stel dat het voor-de-lunch-blok loopt van 8-12. Als je nu om half 10 een afspraak inplant voor een uur (9.30-10.30) betekent dat dat het blok nu is opgedeeld in:

• 8.00-9.30
• 9.30-10.30
• 10.30-12.00

(Dit is nog los van voorbereiding/reistijd voor de afspraak.)

In plaats van één blok van vier uur, zijn er nu dus twee blokken van anderhalf uur, waar mee gewerkt kan worden. En anderhalf uur is eigenlijk te weinig om écht iets te gaan doen als maker.

Twee uur kan misschien nog, maar met anderhalf ben je net een beetje aan het opstarten als je weer weg moet.

Hybride Agenda

Zeker als ondernemer kun je er vaak echter niet onderuit om (ook) op een manager-agenda te draaien.

Afhankelijk van het werk wat je precies doet ben je misschien eigenlijk meer een maker, maar heb je ook afspraken met klanten, administratie af te handelen, e-mails te beantwoorden…

Dan kan het handig zijn om een soort hybride agenda te maken. En ook hier themadagen in te zetten.

Draai bijvoorbeeld op dinsdag-donderdag exclusief op een makers-agenda. Deze dagen blok je gewoon complete dagdelen voor het maken van je product, wat dat ook is.

Maar op maandag en vrijdag draai je op een manager-agenda. Blokken van een uur. Afspraak hier, meeting daar…

Zorg dat je al je telefoontjes, e-mails, administratie allemaal klaar hebt staan zodat je dat kunt batchen in de vrije "blokken" van je manager-agenda.

Op die manier kun je genoeg tijd maken om te werken aan de dingen die belangrijk zijn voor jou, maar toch ook tijd maken voor de afspraken en andere dingen die er ook bij horen.

Manager of Maker? Hoe draait jouw agenda? is een post van: Strategisch Lui

Hoeveel het er precies zijn weten we niet zeker (er is wel onderzoek, maar nog steeds verschilt het natuurlijk per persoon), maar we kunnen het wel eens zijn dat het in ieder geval heel veel is.

Dus als je daar beter in kunt worden, of sneller, dan kan dat al snel behoorlijk veel tijd besparen.

En dit simpele "framework", de 10x10x10, kan je er enorm in ondersteunen.

Waarom betere besluiten je helpen om tijd te besparen

Betere besluiten nemen helpt je op verschillende manieren om tijd te besparen:

1. Het juiste besluit kan je ontzettend veel tijd besparen.

   Zeker met grote dingen (ga je een huis kopen of huren? voor jezelf beginnen, of toch niet? deze relatie voortzetten of stoppen?) kan het heel je leven natuurlijk omgooien.

2. Het kan je helpen om je niet te druk te maken.

   We kunnen ons aan de andere kant soms veel te druk maken om kleine besluiten.

   Een paar handvatten om snel besluiten te nemen kunnen dan ook heel erg helpen.

Hoe werkt het 10x10x10-framework?

Het 10x10x10 framework werkt heel eenvoudig. Het enige wat je hoeft te doen is tijdreizen.

Kijk je favoriete time travel-film, bouw een DeLorean om, en gaan!

Moest je dat te veel gedoe vinden, kun je voor dit deel ook een beetje doen alsof.

Maak de beide keuzes heel helder voor jezelf, en dan begint het tijdreizen…

Hoe voel je je later?

We beginnen onze mentale tijdreis door naar de toekomst te kijken.

Dit ga je doen op drie niveaus: 10 minuten, 10 maanden, en 10 jaar.

Bijvoorbeeld: er staat een schaal met heerlijke koekjes voor je. Je twijfelt of je er één moet nemen. En nadat je er twee op hebt, twijfel je of je er nog één moet nemen.¹

Je opties zijn hier heel helder: neem je er nog één (optie A), of niet (optie B)?

Hoe denk je dat je je over 10 minuten voelt als je het wel doet? (Optie A)

Het geeft je misschien even een fijne sugar rush, maar waarschijnlijk voel je je over 10 minuten al helemaal niet zo goed over je besluit. Bovendien is de kans juist groter dat je dan over 10 minuten nog een koekje wilt.

En hoe voel je je over 10 maanden? Eén koekje meer of minder zal waarschijnlijk niet zoveel uitmaken, maar als we dit in een groter plaatje zetten kan het onderdeel worden van je identiteit: ben jij het type dat koekjes blijft eten, of heb je zelfbeheersing en zorg je dat je het niet te gek maakt?

Dat kan best wel een impact hebben over 10 maanden.

Over 10 jaar is dat nog meer zo. Als jouw identiteit er één wordt van iemand die zelfbeheersing heeft, die (redelijk) gezond eet, en goed voor zichzelf zorgt, zal je leven er anders uit zien dan wanneer je de identiteit aanneemt van iemand die gewoon spontaan doet wat op dat moment goed voelt.

Het is niet eens zo dat één van de twee per definitie beter is (al schets ik het met dit voorbeeld natuurlijk wel zo), maar de vraag is vooral wat jij liever zou hebben.

Welke toekomst ziet er beter uit voor jou?

Onthoud dat jij ook toekomst-Tom bent

I never get enough sleep. I stay up late at night, cause I’m Night Guy. Night Guy wants to stay up late.

"What about getting up after five hours sleep?"

Oh, that’s Morning Guy’s problem. That’s not my problem, I’m Night Guy. I stay up as late as I want.

So you get up in the morning, you’re exhausted, groggy… oooh I hate that Night Guy!

– Jerry Seinfeld

Een groot probleem hier is dat we vaak vergeten dat wij die persoon in de toekomst zijn — die persoon over 10 minuten, 10 maanden, of 10 jaar — dat ben je zelf. (Of niet?)

Het is niet een extern persoon bij wie je je verantwoordelijkheden kunt "dumpen".

Of jij nu een toekomst-Tom of een toekomst-Truus wordt (of een toekomst-Henk, toekomst-Kim, of toekomst-Vera): dat ben jij straks ook.

Nu nog niet misschien. Maar je wordt het wel.

En nu heb je nog invloed op die persoon. Nu kun je vormen hoe jouw toekomst-Jelle er uit gaat zien.

Je kunt je toekomst-Sophia zelfs vragen wat zij zou willen. Ze geeft je waarschijnlijk het juiste advies.

Hoe het nu geweest had kunnen zijn…

The best time to plant a tree was 20 years ago. The second best time is now.

Om je hierbij te helpen kun je het ook omdraaien.

Hoe zou je je nu voelen, als je 10 minuten geleden had gekozen voor optie A? En wat als je optie B had gekozen?

Wat als je het 10 maanden geleden had gedaan?

En 10 jaar geleden?

Hoe zou je leven nu anders zijn, als je toen gekozen had voor A of B.

Dit gaat er niet om dat je boos wordt op jezelf, of dat je constant spijt hebt van besluiten die je eerder genomen hebt.

Je doet dit alleen om jezelf te helpen. Stel dat je 10 jaar geleden een paar procent van je inkomen was gaan sparen, hoeveel zou je nu dan hebben?

Dan kun je je heel vervelend voelen dat je dat geld nu niet hebt, óf je kunt je voorstellen dat je je over 10 jaar weer zo voelt als je nu niet gaat sparen.

Wanneer je dus twijfelt over de nieuwe telefoon die je niet nodig hebt², of het geld opzij zetten zodat je er later iets mee kunt doen wat je echt leuk vindt, kun je je keuzes uit het verleden gebruiken.

Pas het zelf toe

Dit was allemaal een beetje abstract misschien. We hebben natuurlijk wel gekeken naar voorbeelden, maar het is toch altijd anders in je eigen leven.

Daarom wil ik je uitnodigen, misschien wel uitdagen, om het echt zelf te proberen.

Wat is een lastige keuze die jij moet maken, waar je over twijfelt? Hoe ga je je voelen met optie A, en hoe voel je je met optie B?

Neem echt de tijd om je hele leven goed voor te stellen. Het goede, en het slechte.

Vergeet ook niet dat je altijd opnieuw mag kiezen, dus als het niet werkt probeer je het gewoon nog een keer.³

Sneller betere besluiten nemen met het 10x10x10-framework is een post van: Strategisch Lui

Als dat ook voor jou geldt heeft dat waarschijnlijk twee redenen:

1. Je hebt niet geleerd hoe je efficiënt email verwerkt.
2. Je krijgt gewoon veel te veel e-mail

Dat eerste kun je oplossen door te leren hoe je dat dus wél doet (tip: klik op de link ), en voor de tweede heb ik een paar handige tips.

In dit artikel leer je er sowieso één van. Eén van de grootste problemen waardoor je te veel tijd kwijt bent aan e-mail, los je op via de methode van gistermail.

Wat is gistermail?

Gistermail is simpelweg een samensmelting van "Gisteren" en "Mail". Je mail van gisteren dus. Niet die van vandaag.

Simpel toch?

Tony Hsieh (voormalig CEO van Zappos, overleden in november 2020) heeft dit ooit bedacht omdat hij af wilde van een "oneindige" lijst. (Herkenbaar?)

Je weet niet van te voren hoeveel mail er vandaag nog binnen gaat komen, dus dat kan (onbewust) voor veel stress zorgen. Daarom verwerk je vanaf nu alleen nog maar je mail van gisteren. Je "gistermail".

Geen paniek, de wereld vergaat heus niet als jij niet "Real Time" bereikbaar bent. De postbode komt tenslotte ook maar 1x per dag (met de post van gisteren).

Hoe helpt gistermail mij?

Het verwerken van je gistermail heeft twee voordelen tegenover het verwerken van je vandaagmail:

1. De lijst is eindig. Je kunt niet voorspellen hoeveel mail er vandaag binnen gaat komen, maar je weet wel hoeveel mail er gisteren binnen is gekomen.

   Die lijst wordt ook niet plotseling langer, dus het typische Sisyphus-gevoel-gevoel is er niet. Je komt daadwerkelijk dichterbij je doel, zonder dat de steen weer terug rolt.

2. Eén van de belangrijkste oorzaken van e-mail in je inbox is het versturen van e-mail.

   Er is vaak een directe relatie tussen het aantal e-mails dat jij verstuurt, en het aantal e-mails dat je krijgt.

   Dat is één van de redenen dat je vaak heel erg blijft hangen in je inbox. Je beantwoord drie mailtjes, en voor je aan de vierde begint is er alweer een reactie op jouw reactie van het eerste mailtje.

   En zo blijf je bezig. Met gistermail heb je daar geen last van: die reactie op jouw reactie, komt vandaag binnen, en zie jij dus pas morgen.

Waar de onvoorspelbaarheid van vandaagmail kan zorgen voor (onbewuste) stress, zorgt de voorspelbaarheid van gistermail voor een gevoel van vervulling.

Je weet nog exact hoeveel je moet doen. Hoe dichter je bij het einde komt, hoe trotser je bent op jezelf.

Door deze eindigheid is het verwerken van je gistermail onder andere goed tegen uitstelgedrag.

Daarnaast heeft het ook als voordeel dat je je vooral bezig houd met jouw eigen prioriteiten.

De regels voor gistermail

Op zich is het verwerken van je "gistermail" niet heel anders dan dat je "normaal" je mail verwerkt. (Wat je natuurlijk wel goed moet doen.)

Maar er zijn een paar specifieke regels om je aan te houden:

1. Verwerk alleen je mail van gisteren (of oudere e-mails natuurlijk, zodat je op maandag ook wel de mail van vrijdag meepakt)

2. Archiveer of verwijder mails zodra je ze verwerkt hebt (anders blijft je inbox nog steeds permanent vol) — maak je geen zorgen om mapjes

3. Zolang het 48 uur kan wachten zonder "schade" te doen, mag je niet reageren op mails van vandaag (zelfs niet als het een reactie kan zijn van één woord!)

   Dit gaat er om dat je jezelf wilt trainen, je wilt echt die nieuwe gewoonte opbouwen.

4. Verwerk 10 emails van gisteren, voor je er überhaupt 1 van vandaag leest (voorkom dat je alleen de "makkelijke" mails afhandelt en de rest uitstelt)

5. Gebruik de twee-minuten regel uit Getting Things Done: elke mail die langer dan 2 minuten duurt om af te handelen noteer je als een aparte taak, en archiveer je in een aparte map (het doel is verwerken, niet afhandelen)

Hoe je gistermail praktisch toepast

Dus dat was het concept. Maar hoe doe je dit nou eigenlijk?

Hier zijn twee dingen voor nodig: je moet mensen informeren, en je moet het "technisch" voor elkaar krijgen.

Laat mensen weten hoe ze jou het beste kunnen bereiken, en geef aan hoe snel je gemiddeld genomen zult reageren. Dan weten zij ook waar ze aan toe zijn.

Nadat je dat geregeld hebt komt het nu allemaal op jou aan. Nu is het belangrijk dat je jezelf aanleert dat je inbox geen haast heeft.

Om nu jouw inbox te beperken tot alleen de mail van gisteren zijn er verschillende technieken die je kunt gebruiken, ook afhankelijk van je gekozen programma.

• Sorteer al je mail op datum.

  Dit is veruit de simpelste methode, al kent deze waarschijnlijk ook de meeste verleiding.

  Maar door simpelweg te sorteren van oud (boven) naar nieuw (beneden) verwerk je al je mail tot je uitkomt bij "vandaag".

  Als je niet kunt sorteren van oud naar nieuw kun je ook gewoon het bovenste mailtje van gisteren opzoeken, en dan naar beneden werken.

• Doe een zoekopdracht, waarin ongeveer hetzelfde zou staan als de criteria voor de "Smart mailbox". In Gmail kun je bijvoorbeeld zoeken naar: in:inbox before:1970-12-31 om alle e-mail van voor 31 december 1970 te vinden, die nog in je inbox zit.

  Je wilt daar misschien een TextExpander snippet voor maken om het jezelf makkelijker te maken.

  Of sleep dit naar je favorieten-balk, dit zal Gmail openen in de juiste zoekopdracht:

  Gmail Gistermail

• Maak een smart mailbox ("slimme postbus", voor de Apple-gebruikers) waarin je alle mail laat tonen die ouder is dan 1 dag, én in je inbox staat:

  

• In sommige gevallen kun je ook een plugin installeren voor jouw e-mail programma. Iets als Boomerang voor Gmail kan je inbox even "op pauze" zetten.

  Zoek bijvoorbeeld naar Yesterbox extension [jouw mailprogramma].

Verder is er weinig bijzonders aan. Beperk je inbox tot de email van gister, en verwerk je mail zoals altijd.

Maar Martijn!

Ik weet het, voor jou kan dit niet.

Je zit al helemaal klaar om te mailen: "Maar Martijn, voor MIJ kan dit niet! Ik heb een unieke situatie, waarin er iemand is van wie ik wel altijd gelijk de mail moet zien, dus dit hele systeem kan ik niet gebruiken."

Krijg je e-mails van sommige mensen die echt haast hebben, en niet kunnen wachten? Bijvoorbeeld van specifieke klanten, een manager, of je partner?

Prima, dan maak je een uitzondering voor die mensen.

Simpel toch?

Er zijn verschillende manieren om dat te doen. Je kunt ze bijvoorbeeld toelaten in je Gistermail-map, of je checkt hun aparte map wat regelmatiger.

En ben je bang dat het systeem écht niet voor je werkt? Dat je te veel belangrijke e-mails krijgt die direct een reactie nodig hebben?

Probeer het dan gewoon eens door wel al je e-mail te lezen (scannen), maar alleen te reageren op de mail van gisteren.

En kijk eens hoe vaak je bij het lezen van je mail echt iets ziet wat direct een reactie nodig heeft. En of je daar een patroon in kan vinden, zodat je het misschien alsnog toe kan laten. (Zoals dus bijvoorbeeld mails van je partner.)

Of begin eens met een paar uur wachten voor je reageert. Niet gelijk een dag, maar als je nu bijvoorbeeld altijd binnen vijf minuten reageert, ga je pas reageren na twee uur.

Is de wereld niet vergaan? Dan kun je het langzaam oprekken naar vier uur, zes uur, en de volgende werkdag.

Andere tips om minder e-mail te krijgen

Ten slotte nog een paar andere tips om te voorkomen dat je inbox constant vol zit:

• Gebruik slimme e-mail filters om te voorkomen dat e-mails in je inbox belanden
• Type meer, zodat je minder e-mail krijgt
• Accepteer wel dat je gewoon e-mail krijgt. E-mail verleggen naar andere platformen lost niets op, en versplintert je focus alleen maar.

Als allerlaatste nog een tip: voor het Slimmer Werken eZine mag je een uitzondering maken, en het gelijk lezen zodra het verschijnt.

Nog geen lid? Meld je gratis aan!

Gistermail: laat je niet gek maken door je inbox is een post van: Strategisch Lui

Themadagen kun je eigenlijk opsplitsen in twee soorten: een thema koppelen aan dagen van de week (woensdag, gehaktdag), of juist meer focus-dagen; een serie opeenvolgende dagen waarin je aan één thema werkt.

Ik wil hier kijken naar de eerste variant, waarin je specifiek werk koppelt aan bepaalde dagen van de week. Waarschijnlijk gebruik je stiekem zelfs al een beetje, door het thema “ontspanning” te koppelen aan zaterdag en zondag.

Themadagen: koppel werk aan bepaalde dagen

Als kenniswerker heb je vaak van alles te doen. Je zou waarschijnlijk je hele dag kunnen vullen met e-mail, meetings en telefoontjes. Maar wanneer doe je dan nog je “echte” werk?

Het is een vraag die we bij Strategisch Lui veel horen: hoe maak ik tijd voor mijn (belangrijke) werk, in plaats van alle randzaken?

Eén methode om dat aan te pakken is het werken met themadagen, waarbij je bepaalde dagen van de week koppelt aan bepaald werk. Het is weer een typisch voorbeeld van je leven saaier maken, om het leuker te maken.

Een voorbeeld: ik doe alle administratie zaken op vrijdag. Vrijdag is voor mij een kortere werkdag, dus perfect voor al die kleine klusjes als wekelijks onderhoud, vragen van mijn boekhouder beantwoorden, en meer van dat soort administratie die al snel te veel tijd kost.

Door het allemaal op die dag te gooien weet ik dat die dag toch een beetje “verloren” is, maar dat het mijn werk niet in de weg zit op de andere dagen.

Alles wat op administratie lijkt push ik naar vrijdag, mijn themadag voor admin-werk

Nog een voorbeeldje (gewoon ter inspiratie ): ik werk vanuit huis, en donderdag is de vaste oppasdag van mijn schoonmoeder. Dat betekent dat het hier op donderdag altijd vrij rustig is, en ik dan dus werk plan wat meer focus nodig heeft.

Ook als ik (Apple) video’s moet maken doe ik dat voor een groot deel op donderdag.

Gebruik themadagen voor batching

We schreven hier op Strategisch Lui al eens over batching. In het kort komt het er op neer dat je probeert om taken te “groeperen”.

Heb je vijf telefoontjes vandaag? Doe ze dan niet verspreid over de dag, maar neem een uur waarin je gewoon in bel-modus gaat.

Verwerk in één keer je hele inbox, één of twee keer per dag, in plaats van continu te reageren op ieder nieuw mailtje.

Maak een lijstje van al je belletjes en doe ze in één sessie

Themadagen lenen zich hier natuurlijk ook perfect voor. Doordat ik alle administratie naar vrijdag schuif heb ik dus ook veel van hetzelfde werk op die dag, wat ik goed kan batchen.

En op donderdag heb ik juist een lijst met video’s die we willen opnemen. Dus zet ik alle licht en geluid klaar, en beginnen we. Je bespaart jezelf zo de overhead van steeds een nieuwe taak beginnen; je hebt enorme focus; en je zit veel meer in een flow.

(Ook handig te combineren met pomodoro en flowtime, overigens.)

Plan dagen (en dagdelen) op basis van energie

Waarschijnlijk weet je zelf heel goed wanneer jij je beter, of juist minder, voelt op een dag.

Heb je altijd last van after-lunch-dipjes? Ben jij helemaal kapot aan het einde van de werkweek, of heb je die eerste vier dagen juist nodig om op gang te komen? Begin je maandag fris aan een nieuwe week, of feest je in het weekend zo hard dat je op woensdag pas weer leeft?

Gewoon even vijf minuutjes nemen om dit voor jezelf uit te plannen kan je enorm helpen. Ik deed lang mijn administratie juist op maandag in plaats van vrijdag, tot ik er achter kwam dat ik er altijd een beetje moe van word en het mijn week een slechte start gaf.

Op maandag heb ik veel energie, en wil ik dus werken aan dingen waar veel focus bij nodig is. Op vrijdag ben ik soms gewoon wat moe van de week, en komt het beter uit om te werken aan de administratie.

Dat kan voor jou totaal omgedraaid zijn, dus houd daar rekening mee als je je themadagen plant.

Hetzelfde geldt overigens voor ochtend- en avondmensen. Hoewel er per dag 124,5 Medium-posts verschijnen die je vertellen waarom “vroeg opstaan” het geheim is tot ultieme rijkdom, vrijheid en je het antwoord op alles zal geven…

… is dat eigenlijk bullshit.

Vroeg opstaan is een goed idee als je een ochtendmens bent. Als jij piekt in de avond kun je beter wat later opblijven. (Het argument dat er ’s morgens niemand is, en het dus rustig is, werkt ’s nachts ook. )

Als jij piekt in de avond kun je beter wat later opblijven. (Het argument dat er ’s morgens niemand is, en het dus rustig is, werkt ’s nachts ook. )

Als jouw energieniveau piekt rond 9 uur ’s avonds is het natuurlijk geen goed idee om elke dag om 4.30AM op te staan. Om dan aan ±8 uur slaap te komen zou je namelijk rond 20.00 naar bed moeten gaan.

Dat betekent dat je slaapt tijdens je energie-piek (of waarschijnlijker: probeert te slapen). Dus ofwel gebruik je je piek niet (zonde), ofwel ga je gewoon minder slapen (ook geen goed idee).

Meer hier over? Leer hoe je je productiviteit-curve slim inzet.

Wees flexibel

Als je de dagen, en dagdelen, eenmaal gepland hebt komt de volgende stap: houd je aan je planning, maar durf het ook los te laten.

Je wilt natuurlijk niet die hele planning die je maakt negeren, maar accepteer nu vast dat het niet altijd 100% uit zal komen.

Soms is hier ineens niemand in huis vrijdag, en gebruik ik die rust om te werken aan wat andere dingen en schuif ik de admin naar vrijdag. Een andere keer heb ik wat focus-dingen gepland voor een donderdag, en blijk ik die dag gewoon heel moe te zijn en beter te werken aan iets anders.

Dat gebeurt, en moet je gewoon accepteren. Wees niet te streng voor jezelf.

Dit is meer een richtlijn, iets waar je je best wilt doen om je er aan te houden, dan dat het heel hard is.

Meetingloze dag

Maar daar is één uitzondering op. Eén die je wel keihard mag vasthouden. Zeker als je in een (groter) bedrijf werkt is dit belangrijk.

Voer een meeting-loze dag in.

(Beter nog: draai het om, en voer een meeting-dag in. Maak de andere dagen meeting-loze dagen.)

Dit kun je op twee manieren doen, afhankelijk van je werksituatie:

1. Spreek met je collega’s af dat niemand meetings plant op (bijvoorbeeld) woensdag, zodat jullie dan allemaal gewoon kunnen werken aan écht werk.

   Of als je alleen bent: plan al je afspraken standaard op één dag, zodat je die dag gewoon “kwijt” bent aan afspraken en andere dagen over hebt voor “echt werk”;

2. Blok de dag in je agenda met “all-day” afspraken. Gebruik gewoon afkortingen als “GMV”, “EWAD”, “GZIM” en “SMN”.

   Zeker als het bedrijf groot genoeg is zullen mensen denken dat jij gewoon bij klanten bent, en hoeven ze niet te weten dat het “Geen Meetings Vandaag”, “Echt Werk Aan het Doen”, “Geen Zin In Meetings”, en “Stoor Me Niet” betekent.

Als je deze route kiest is het belangrijk dat jij zelf deze afspraken ook echt behandelt als echte afspraken. Als je daadwerkelijk bij een klant zou zitten kun je ook niet naar de vergadering over de kleur van het fietsschuurtje komen, dus nu ook niet.

Spreek gewoon lekker met z’n allen af dat alle meetings op één dag zijn

Jouw beurt

Dus, de bal ligt nu weer bij jou.

Pak een stuk papier, of een leeg documentje in je favoriete tekstverwerker, en schrijf je verschillende werkzaamheden op. Zet er ook gelijk bij wat voor energieniveau er aan gekoppeld is.

En probeer dan eens een kleine “planning” te maken van jouw themadagen, gebaseerd op je energie per dagdeel en de energie per type taak.

Lite-variant, voor als je weinig tijd (of zin) hebt

Je hoeft niet eens alle dag(del)en vol te plannen. Besluit in eerste instantie bijvoorbeeld gewoon eens op welke dag je je administratie-klusjes plant, en probeer er de rest van de week niet mee bezig te zijn.

Komt er een vraag over een factuur voorbij? Schrijf deze dan op een lijstje, en werk dat hele lijstje af op je administratie-dagje.

Themadagen gebruiken voor meer focus is een post van: Strategisch Lui

In de natuur zie je dit veel voorkomen: water dat naar beneden stroomt vanaf een berg, zal steeds het steilste stuk gebruiken. Daar is de minste weerstand, dus gaat vanzelf.

Ook in de natuurkunde zie je dit terug (volgens het actieprincipe), en de meeste mensen zijn er ook wel mee bekend.

En wij zijn Strategisch Lui, dus ook altijd op zoek naar de weg van de minste weerstand, toch?

Nou, niet altijd…

Waarom je soms de weg van de meeste weerstand moet kiezen

Er zijn dingen waarvan je best weet dat ze goed voor je zijn, en tóch doe je ze niet.

Wandelen is goed voor je (productiviteit), maar je blijft liever op de bank zitten.

Tijd nemen om een iets langere e-mail te typen bespaart je tijd, maar je knalt liever in 10 seconden een zinnetje er uit.

Je weet heel goed wat je belangrijke werk is, en toch doe je doe andere dingen — uitstelwerk.

Je zegt dat je meer boeken wilt lezen, maar als je dan 20 minuten op de trein moet wachten ("dode tijd") ga je doelloos op social media scrollen.

Uiteindelijk is dit waarschijnlijk allemaal terug te brengen naar een vorm van (korte termijn) motivatie, en als je goed oplet zie je dat dit ook voorbeelden zijn van het kiezen van de weg van de minste weerstand.

Je voelt die weerstand, en daar geef je aan toe.

Als je dat niet zou doen, als je de weg zou kiezen van de meeste weerstand, dat ding doen wat je niet wilt, ook al weet je dat het goed voor je is.

Op de lange termijn word je er gelukkiger van, en ga je tijd besparen.

En er gebeurt nog iets…

Wat er gebeurt door de weg van de meeste weerstand te volgen

Stel je voor dat een rivier die van een berg stroomt de weg van de meeste weerstand zou gaan volgen.

Dan ontstaat er een nieuwe rivier. Een heel ander landschap zelfs.

Dat is ook wat er gebeurt met jou, als je de weg van de meeste weerstand regelmatig volgt.

Je wordt echt een ander mens.

Je gaat het leuk vinden om je over die weerstand heen te zetten.

Het is net als met sporten: de eerste keer gewicht tillen, een stuk rennen, zwemmen, noem maar op… Is het zwaar, is het lastig, moet je er echt moeite voor doen.

Maar het wordt steeds makkelijker.

En daar is het dan misschien nog wel zichtbaar ook: door steeds de weg van de meeste weerstand te volgen (zwaardere dingen te tillen) verandert je lichaam.

Grotere weerstand heeft meer impact

En als we doorgaan met die analogie vinden we nog een interessante regel:

Hoe groter de weerstand, hoe meer impact.

Als je dingen tilt die je makkelijk kunt tillen zal er weinig veranderen. Als je steeds extreem zware dingen tilt, dat het eigenlijk maar nét gaat, zal er meer veranderen.

En dan kun je ook steeds zwaardere dingen tillen.

Zo is het hier ook: doe je steeds dingen waar je veel weerstand tegen voelt, word je er beter in. Ga je het leuker vinden. En gaan je hersenen ook "begrijpen" dat iets waar veel weerstand is, waarschijnlijk eigenlijk leuk is!

Deze regel geldt niet altijd

Natuurlijk geldt deze regel niet altijd. Het is ook niet zo zeer een regel.

Het is een principe, iets om over na te denken.

Soms wil je wel de weg van de minste weerstand kiezen. Als je iets kunt automatiseren, zodat je er zelf niets meer voor hoeft te doen, moet je dat vooral doen.

Waarschijnlijk, als je dit leest, weet je prima waar ik het over heb. 😉

En als je je hoofd onderwater houdt, en weerstand voelt om het daar te houden… Ja, luister naar die weerstand. Kies de weg van de minste weerstand. Haal adem.

Als je van plan was om om je hoofd onder water te houden omdat een gast op het internet (hi, ik ben Martijn) zei dat je de weg van de meeste weerstand moest volgen heb je sowieso niet mijn hulp nodig, maar van iemand anders. Een professional.¹

Maar wanneer je dit toepast in bijvoorbeeld je werk, en daar focust op de weg van de meeste weerstand, zul je gaan merken dat je groeit als mens, en je werk zelfs leuker wordt.

Volg de weg van de meeste weerstand is een post van: Strategisch Lui

Als je absolute focus kunt toepassen ga je veel sneller bij je doelen komen.

Dat is de korte samenvatting van alles wat je hier nu gaat lezen.

Dan weet je het vast.

Focus. Sneller bij je doelen.

Heb je het gevoel dat je te veel te doen hebt?

Bijna iedereen zal het wel herkennen: je hebt het gevoel dat je te veel te doen hebt.

Zeker voor kenniswerkers is dit vaak een probleem. Er is zoveel wat je zou kunnen doen, en ook zoveel wat je wilt doen, dat je ineens het gevoel hebt dat er zoveel is wat je moet doen.

Nu heb ik het al vaker gezegd: als je het gevoel hebt dat je te veel te doen hebt, dan is dat waarschijnlijk ook zo.

Of je doet wel heel veel, maar er gebeurt eigenlijk weinig. Alsof je heel hard op een loopband rent, en je doelen net 100m verderop liggen.

Dan kun je het misschien wel de snelheid hebben om het in 10 seconden te lopen, maar nog steeds kom je er niet.

Wat je mist in deze gevallen is focus. Je werkt een beetje aan van alles, er is waarschijnlijk ook van alles een beetje af, maar je zit nooit echt voor dat ene grote ding.

Focus voorkomt 90%-projecten

Dit zorgt er vaak ook voor dat je allerlei projecten hebt die bijna af zijn.

Omdat je dan eens bezig bent met dit, en dan eens met dat, zijn ze altijd … bijna af. Maar niets komt écht af.

Als je je in die situatie bevindt kan het een goed idee zijn om eens een 90%-dag te plannen, en je volledig te focus-en op al die dingen die bijna af zijn.

Je zou je verbazen hoeveel je kunt afronden in een dag als je aan de slag gaat met alles wat toch al bijna af is.

Maar eigenlijk wil je voorkomen dat je hier terecht komt, met zo’n lijst met 90%-projecten.

Vijf dingen tegelijk? Dat werkt niet.

Het goede nieuws eerst: je huidige aanpak werkt toch al niet, want je kunt helemaal niet multitasken, ook al denk je misschien van wel.

Wat je doet als je probeert te multitasken is dat je (heel snel) wisselt tussen verschillende taken.

Wanneer je dat op project-niveau doet krijg je dus de typische situatie waar je steeds een project een stukje verder duwt. Maar nooit echt af.

Stel dat je drie projecten hebt die moeten gebeuren, die jou allemaal ongeveer een maand per stuk kosten.

Als je ze probeert te "multitasken", ben je dus met alles klaar na ongeveer drie maanden.

Als je er één tegelijk zou doen… Nou ja, ook.

Maar het verschil is natuurlijk maand 1, en maand 2. Als je namelijk één project tegelijk doet, heb je in de eerste maand al gelijk iets voltooid.

Dat geeft je sowieso drie voordelen:

1. Je hebt na de eerste maand iets wat je kunt opleveren, of wat mensen kunnen gebruiken. Dat is veel fijner dan iets wat deels af is;

2. Je hoeft in maand 2 je aandacht nog maar te verdelen over twee projecten, want die eerste is afgerond. Dat geeft je gewoon meer "mentale vrijheid" om te werken aan je tweed project.

   In een ideale wereld focus je je in maand 2 natuurlijk ook maar weer op één project. Maar realistisch gezien zal het andere project je misschien toch (mentaal) soms afleiden, zeker als je nog geen goed systeem hebt om dit soort dingen te organiseren.

3. En misschien wel het beste voordeel: het kost je geen drie maanden.

   Wacht, wat? Dat klopt niet toch? Het was een maand per project, dus of je dat nu parallel doet of serieel… Het is altijd drie maanden toch?

   Nou, nee…

Krijg meer gedaan in dezelfde tijd

Door je te focus-en op één ding tegelijk kun je jezelf ook helemaal verdiepen in dat ene ding.

Net als je sneller door je telefoontjes gaat als je ze in één keer doet, en je je e-mail gewoon in één keer moet verwerken, ga je ook harder als je focust op één project.

Je hoeft niet steeds opnieuw te bedenken waar je ook alweer was met dit project, weer opnieuw "bekend raken", et cetera.

Het klinkt misschien gek, want als je je aandacht maar verdeelt over een paar projecten kun je het vast wel scherp houden toch?

En toch zul je echt een verschil merken wanneer je je helemaal focust op één ding.

Ineens kost dat project je niet een maand, maar drie weken. Of zelfs twee.

Focus op alle niveaus

We hebben het nu vooral gehad over focus op één project tegelijk.

Als ondernemer heb je nog een ander type focus. Het grotere plaatje.

Je missie, je BHAG… Wat is hét ding waar jij voor gaat, waar jij voor staat?

Als dit heel helder is, weten klanten precies wanneer ze bij jou moeten zijn.

Dit maakt je marketing simpeler. Het maakt je veel sneller een expert.

Mensen weten iets als "Oh ja, Noor, dat is echt dé specialist op het gebied van veganistisch eten voor mensen met diabetes", in plaats van "Eh, Noor? Die doet iets met eten geloof ik."

Nu is er ook wel iets als té ver focus-en waarschijnlijk, er komt een punt dat er nog maar één potentiële klant bestaat.

Zoals met alles: vind je balans.

En wanneer je die gevonden hebt voor je BHAG, kun je terugplannen vanaf daar, zodat je uiteindelijk ook focus hebt op je today-lijst.

Hoe kies je je focus?

Het mooiste is het natuurlijk als je een focus kunt kiezen die past bij je grotere visie.

Maar misschien ben je nog niet zover.

Ook dan kan het je al wel helpen om echt een heldere focus te kiezen.

Een aantal tips:

• Heb je een jaarthema gesteld? Welke projecten die je nu doet, of zou kunnen doen, passen bij dat thema?

  Kies er één van en maak dat je focus.

• Heb je het Pareto-principe al toegepast op je projecten?

  Zo niet, is dat sowieso een goed idee.

  Maar zo ja, ga je natuurlijk je focus op je belangrijkste 20% leggen.

• Gebruik je kernwaarden om te bepalen waar jij aan gaat werken.

  Kies zoveel mogelijk dingen die uitlijnen met je kernwaarden, en je werk zal ook gelijk een stuk leuker zijn.

  En met leuker werk, ben je productiever.

• Weet je het nog steeds niet? Lees deze tips voor het bepalen van je belangrijkste werk.

Beginnen met gefocust werk

En dan?

Je hebt een focus gekozen. Wat nu?

Als je gewend bent om heel erg te multitasken, kan het gewoon even wennen zijn aan gefocust werk.

Ik merkte dat zelf bijvoorbeeld heel erg toen wij klaar waren met een verhuizing/grote verbouwing.

Een paar maanden lang had ik eigenlijk maar kleine blokjes hier-en-daar, om "even snel" iets te doen.

Toen ik later eindelijk weer die goede gefocuste blokken had waar ik zo naar verlangde…

Werkte ik nog steeds alsof het kleine blokjes waren, voor snel-snel.

Het is echt een andere mindset die je nodig hebt om gefocust te werken.

Wat hier enorm kan helpen is het zetten van een wekker. Ga bijvoorbeeld 10 minuten lang echt aan één ding werken.

Later kun je dit verhogen naar bijvoorbeeld 25 minuten. Misschien neem je daarna 5 minuutjes pauze, om iets leuks te doen.

En dan weer 25 minuten…

Klinkt bekend? Dat komt omdat we het hier vaak hebben gehad over de pomodoro-techniek gebruiken voor gefocust werk.

Kom je in een goede flow terecht, en wil je gewoon langer kunnen doorwerken? Overweeg dan Flowtime als alternatief voor pomodoro.

Wat als het niet lukt om te focus-en?

Je hebt nu misschien een paar van die sessies gehad. Of misschien nog niet, omdat het nog niet lukt.

Wat doe je dan?

Ten eerste, je zult dus moeten wennen aan iets wat misschien wel een nieuwe manier van werken is.

Veel van ons zijn zo gewend aan het steeds wisselen van taak, en de constante inputs, dat we gewoon niet meer weten hoe het is om gefocust te werken.

Een aantal tips:

• Plan tijd in. Maak een afspraak met jezelf, en gebruik die tijd om echt gefocust te werken aan één ding.

  Als je in een afspraak met iemand anders zit ga je ook niet je e-mail checken (hoop ik…), dus doe dat ook niet in deze afspraak met jezelf.

  Maak het eventueel nog wat groter door niet gewoon een uurtje met jezelf te plannen, maar echt hele themadagen te gebruiken.

• Als we dan toch bezig zijn met je agenda… Check ook eens of je die wel logisch indeelt.

  Als jij een kenniswerker bent, en vooral dingen maakt, is het niet handig als je steeds maar kleine blokjes hebt.

  Dan heb je gewoon grote blokken nodig, om echt gefocust je werk te doen.

  Dit is het verschil tussen een manager- en een maker-agenda.

• Zet een deadline, als je die nodig hebt. Ook hier geldt dat het iets moet zijn waar je je echt aan houdt, anders heeft het geen zin.

  Zorg dus voor een echte deadline, met een consequentie.

• Voorkom dat je jezelf gaat afleiden met alles wat je nog moet doen voor de andere projecten.

  Een goede manier om dit te doen is een regelmatige braindump, minstens één keer per week.

  Schrijf je andere projecten op je triggerlist zodat je er dan wel even bewust aan denkt, maar ze er na ook weer los kunt laten omdat je weet dat je alles opgeschre/ven hebt.

• En zelfs dan is er natuurlijk nog genoeg om jezelf mee af te leiden.

  Het begint al met je telefoon, voor velen de grootste afleiding. Probeer daarom zo snel mogelijk afleiding door je telefoon te stoppen, het ding in focus modus te zetten (op de iPhone heette dit eerst "niet storen", maar focus omschrijft het hier gelukkig mooi voor ons) en apps die je niet nodig hebt te blokkeren.

• Is jouw afleiding vooral in de vorm van Twitter, Facebook, Reddit, of het nieuws? Stop social media afleiding voor jezelf door het alleen toe te staan op specifieke momenten.

• En moet je toch andere dingen doen op je computer? Bijna elk systeem heeft wel een vorm van virtuele bureaubladen, waarmee je dat werk in ieder geval enigszins kan isoleren. Zo zal het je minder snel afleiden.

Wat doe je met de rest?

Eerlijk is eerlijk: misschien denk je inmiddels bij jezelf "Ja, hartstikke leuk Martijn. Focus. Maar in de echte wereld moet ik ook gewoon nog steeds andere dingen doen hoor. Doei!"

En, weet je, dat begrijp ik. Je kunt zelden 100% focus op dat ene ding, en al het andere negeren.

In ieder geval niet voor langere periode.

Toch zijn er verschillende dingen die je kunt doen om te zorgen dat ze je zo min mogelijk afleiden van je focus.

• Maak je leven bijvoorbeeld een beetje saaier. Dat klinkt niet leuk, maar is het eigenlijk wel.

• Kun je wellicht het andere werk optimaliseren, zodat het minder tijd kost? Veel mensen zijn bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan hun administratie, terwijl dat niet nodig is.

• Maak jezelf niet gek. Meer werken betekent vaak minder gedaan krijgen.

  Accepteer dat je niet alles kunt doen.

• Of in ieder geval, niet alles zelf kunt doen. Kijk welke dingen andere mensen kunnen doen, en begin met delegeren.

• Maar, voor je gaat delegeren, kijk je natuurlijk niet wat andere mensen kunnen doen. Eerst kijk je wat de computer kan doen.

  En voordat je daar naar kijkt? Kijk je wat helemaal niet hoeft te doen. (Dit is bijvoorbeeld een enorm probleem met social media voor veel ondernemers.)

• Moet je het toch doen? Kijk dan of het later kan gebeuren.

  En kan het niet later? Plan het dan in ieder geval op een moment in je dag dat je toch al niet heel productief zou zijn. (Wat vaak later in de dag is, voor de meeste mensen.)

• Besef dat het werk wat "ook moet" vaak een vorm van uitstellen is.

  Je bent op een punt gekomen dat het project wat je focus heeft "te moeilijk wordt", of misschien te "echt" (je was groots aan het denken, en nu moet je klein durven denken), of je hebt gewoon geen zin meer.

  Ik zeg het niet vaak met dit soort dingen, maar in zo’n geval is het waarschijnlijk toch een kwestie van er door heen pushen.

  Gebruik de pomodoro-timer die we net genoemd hebben, zodat je weet dat er ook weer een pauze komt. En dan gewoon zitten (of staan natuurlijk, wat je moet afwisselen met zitten), en gaan.

Hopelijk wordt dit probleem ook kleiner met de tijd, naar mate je meer projecten afrondt.

De projecten die je focus krijgen zouden een vliegwiel moeten zijn, niet een hamsterwiel.

Evalueer je focus regelmatig

Je bedrijf verandert, je prioriteiten veranderen, jij verandert.

Het is heel normaal — en goed, een teken van groei — dat je als mens verandert.

Dat kan ook betekenen dat je een nieuwe focus wilt.

Dat is prima, en hoewel je wilt opletten dat je dat niet elke dag doet, is het wel belangrijk om regelmatig te evalueren of je huidige focus goed is.

Is dit waarmee je je nu bezig moet houden?

Door dat regelmatig te doen, én vervolgens absolute focus te houden op dat ene ding, zul je veel sneller je doelen bereiken.

Focus: al je aandacht op één ding om sneller je doelen te bereiken is een post van: Strategisch Lui