Maar naast het Wekelijkse onderhoud heb je nog meer onderhoud. Getting Things Done is namelijk verdeeld in 6 verschillende ‘vlieghoogtes’.

• Startbaan: Huidige acties
• 10.000 voet: Huidige projecten
• 20.000 voet: Verantwoordelijkheidsgebieden
• 30.000 voet: Doelen (1- tot 2 jaar)
• 40.000 voet: Visie (3- tot 5 jaar)
• 50.000+ voet: Levensdoel

En daarmee kom je dus ook uit op 6 verschillende reviews, en review frequenties.

• Dagelijkse Review: Startbaan
• Wekelijkse Review: 10.000 voet
• Maandelijkse Review: 20.000 voet
• Kwartaallijkse Review: 30.000 voet
• Jaarlijkse Review: 40.000 voet
• Jaarlijks+ Review: 50.000+ voet

De Wekelijkse Review is het bekendst van al deze reviews. Niet per se omdat het de belangrijkste is. Volgens mij vooral omdat de meeste mensen ‘Getting Things Done’ niet volledig implementeren, dus sowieso nooit aan de hogere vlieghoogtes toekomen. En misschien ook wel omdat onderhoud het snelst overgeslagen wordt, ongeacht hoe belangrijk het is.

Persoonlijk merk ik dat hoe strakker je deze review momenten hanteert, hoe sneller je bij je doelen uitkomt. Door regelmatig dingen even na te lopen zorg je dat je de juiste kant op blijft gaan.

De Wekelijkse Review kennen we, maar waar bestaat zo’n dagelijkse review dan uit? Mijn dagelijkse review heb ik opgesplitst in 2 delen. De ene helft als dagafronding, de andere helft om de dag goed te beginnen. De ochtend begint ongeveer zo:

• Check ‘harde’ Landschap: Even de agenda checken hoe vandaag eruit ziet, check welke dingen er vandaag beginnen, en check of er nog harde deadlines aan zitten te komen.
• Verwerk OmniFocus inbox: Ik gebruik OmniFocus voor mijn ‘GTD’ systeem, en gooi gedurende de dag alles wat mij te binnen schiet de OmniFocus inbox in via de ‘Quick Entry’. Deze items verwerk ik 3x per dag, zodat het nooit oploopt naar werk waar ik tegenop zie, en zodat ik vage ingevingen erin kan gooien en me tijdens het verwerken nog steeds kan bedenken wat ik eigenlijk bedoelde.
• Check ‘Wachten op’: ‘s ochtends even de context ‘Wachten op’ aanklikken om te checken waar ik allemaal nog op wacht. Alle bestellingen, gedelegeerde werkzaamheden, uitgeleende boeken, etc. Doe er verder weinig mee op dat moment, maar het versterkt het vertrouwens gevoel dat je voor je systeem moet hebben. “Ja, echt alles staat er in, Niels!”
• Check of alle projecten een ‘Eerstvolgende Actie’ hebben: Zonder een ‘Eerstvolgende Actie’ kan je geen voortgang maken in je projecten. Als je niet weet wat je moet doen om verder te komen, doe je niets. Als je niets doet, gebeurt er niets. Essentieel dus dat je er altijd voor zorgt dat er minstens één volgende actie bij elk project staat.
• Check Doelen: Om goed in lijn te blijven met mijn doelen check ik deze ‘s ochtends nog even. Zowel mijn dagdoel, als mijn weekdoel, als de hogere doelen. Eventjes snel lezen en bij stilstaan, dat houd je scherp.
• Zijn er 3 Meest Belangrijke Taken?: ‘s avonds bepaal ik de 3 Meest Belangrijke Taken voor de volgende dag. De zwakste schakel van elk systeem is de mens. Ik vind het dus noodzakelijk om mijzelf niet te vertrouwen, en dus ‘s ochtends nog eventjes te checken of ik wel écht 3 Meest Belangrijke Taken heb geselecteerd. Zo ja, prima. Zo nee, bepaal ik ze alsnog.

En het avond deel, de dagafronding, van mijn dagelijkse review is als volgt:

• Bepaal dagdoel voor morgen gebaseerd op Weekdoel: Zonder doelen weet je niet waar je je mee bezig moet houden. Daarom stel ik elke avond een dagdoel voor de volgende dag. Kleine doelen, want het is maar voor één dag. Zulke kleine doelen zorgen ervoor dat je na een jaar grote stappen hebt gedaan richting je Big Hairy Audacious Goal.
• Bepaal 3 Meest Belangrijke Taken voor morgen: Een dagdoel is leuk, maar dat zijn nog geen concrete taken, daarom bepaal ik elke avond wat de 3 Meest Belangrijke Taken zijn voor de volgende dag. Nouja eigenlijk zijn het meestal 2 Meest Belangrijke Taken, en 1 kikker. Taken die mij dichter bij mijn dagdoel brengen.
• Verwerk OmniFocus inbox: Nog een keer even al mijn ingevingen verwerken, grote kans dat ik morgen niet meer zou weten wat ik nou eigenlijk precies bedoelde.

Door op deze manier elke dag even een paar minuten te besteden aan het onderhoud van mijn Getting Things Done systeem zorg ik dat het actueel blijft, volledig ‘voelt’, en het vertrouwen in dit systeem gewaarborgd is. Dankzij dit vertrouwen laat mijn onderbewuste de taak van het onthouden los, en kan ik genieten van bizar veel rust in mijn hoofd.

Interessant? Lees dan ook:

• Productief onder de Douche
• Getting Things Done: De 2 minuten regel
• Getting Things Done: De Weekly Review, met iets extra’s
• Fuck uitstelgedrag, trek een sprintje!
• Kleine maand later, hoe strategisch lui nu?

De Dagelijkse Review is een post van: Strategisch Lui

Econoom Vilfredo Pareto heeft alweer meer dan 100 jaar geleden een interessante ontdekking gedaan. Hij stelde vast dat 80% van de bezittingen in Italië in handen was van 20% van de Italiaanse bevolking.

“Het leven is oneerlijk!” hoor ik je denken. Tja inderdaad, maar gelukkig weten we dit en kunnen we er dus gebruik van maken.

Dit ‘Pareto-principe’ (in de volksmond ook wel de 80-20-regel genoemd) geldt namelijk voor nog veel meer dingen. Zo ook voor de activiteiten in jouw bedrijf. De veralgemeende regel beschrijft dat 80% van de uitkomsten veroorzaakt worden door 20% van de oorzaken.

Zo kan in een schoolklas 20% van de kinderen 80% van het lawaai veroorzaken, terwijl in de chemische industrie 20% van de processen 80% van de uitstoot veroorzaken, of 20% van jouw klanten 80% van je omzet genereren.

Tuurlijk de verhouding 80-20 is meestal niet letterlijk 80% tegenover 20%. Het hoeft zelfs niet eens op een totaal van 100% uit te komen. Soms is 80% wat overdreven, soms is 20% toch net iets te minimaal. Het gaat vooral om het principe dat het overgrote deel van de resultaten komen uit een in verhouding veel kleiner deel van de inspanningen. Neem de cijfers dus niet letterlijk. Het maakt niet uit of de verhouding nou 80-20, 60-40, of 230-10 is.

Dit ‘Paretoprincipe’ is dubbelzijdig interessant. Aan de ene kant is het fijn om te weten dat 80% van je omzet komt door slechts 20% van je klanten, zodat je er in de toekomst op kan focussen om meer van het soort klanten te krijgen dat nu zorgt voor die 80% van je omzet. Maar de andere kant is minstens net zo interessant, want blijkbaar is er dus ook 80% van de klanten die slechts 20% oplevert. Of zorgt 20% van je klanten voor 80% van het tijdverspillende gezeur.

Uiteindelijk wil je dus misbruik gaan maken van deze regel. Zoveel mogelijk resultaten, met zo min mogelijk inspanning.

Om dit te bereiken zul je onderzoek moeten doen in je eigen bedrijf, zodat je verschillende 80 en 20 aspecten in jouw werkzaamheden kan ontdekken.

Klein voorbeeldje: Als jij na een onderzoekje in eigen cijfers ontdekt dat de klanten die via social media marketing bij jou terecht zijn gekomen behoren tot de groep die 80% van je omzet oplevert, dan kan je ervoor gaan kiezen om volledig te stoppen met andere vormen van acquisitie en bijvoorbeeld een cursus te volgen om nog beter te worden in social media marketing zodat je nog meer van dit soort klanten gaat aantrekken.

Het kan natuurlijk ook dat je na dat onderzoekje in eigen cijfers concludeert dat je 80% van je acquisitie tijd besteed aan social media marketing, en dat social media marketing slechts 20% van je klanten oplevert. Dan is het misschien verstandig om met deze activiteit te stoppen (tenzij deze 20% van de klanten ook zorgt voor 80% van je omzet natuurlijk ).

Als je écht veel tijd wilt gaan besparen, en bijvoorbeeld nog maar 10% van je tijd wilt werken, is het essentieel dat je regelmatig onderzoekt hoe het er bij jou momenteel voor staat met dit Pareto-principe. Zoek constant naar die 20% van je inspanningen die zorgen voor 80% van de resultaten.

Interessant? Lees dan ook:

• Verhoog je productiviteit door je leven ‘saaier’ te maken
• 5 dingen waar je spijt van hebt als je dood gaat (en hoe je dat voorkomt!)

Bespaar een berg tijd met de 80/20 regel is een post van: Strategisch Lui

Het programma van de dag toen:

• 10:00 – 11:00 Inloop bij het Hypershifterslab
• 11:00 – 11.15 Frank Meeuwsen (Lifehacking)
• 11:15 – 11:35 Niels Gouman (Strategisch lui)
• 11:35 – 11:55 Ellen de Lange-Ros (Faxion)
• Lunch
• 12:45 – 13:15 Alexis van Dam (Connection of Minds)
• 13:35 – 13:55 Mike Verbruggen (mikeverbruggen.nl)
• 13:55 – 14:15 Patty Golsteijn (Regelhelden)
• 14:45 – 15:05 Marten Nube (Digitalis)
• 15:05 – 15:25 Jerre Lubberts (World of Minds)
• 15:25 – 15:45 Richard Wolfe (Email Handyman)
• 15:45 – 16:05 Mathieu van der Wal (aHa! Coaching)
• 16:05 – 16:25 Stefan Knapen (Study Successful)
• Pizza & Bier

Al met al was het wat mij betreft een hele toffe dag. En niet getreurd, ook voor als je er niet bij was is alles opgenomen in zowel beeld, als geluid, als zelfs een mindmap, zodat je er alsnog van kan nagenieten

Nieuwsgierig naar meer van de praatjes bij de Lifehacking Mini Academy Online? Ellen heeft haar presentatie ‘Facebook en de onbekende nadelen‘ ook online geplaatst

Interessant? Lees dan ook:

Lifehacking Mini Academy Online: Niels Gouman is een post van: Strategisch Lui

Als je dat in een grafiek zou zetten krijg je ongeveer zoiets (Behalve dan dat het bij de 0 zou beginnen, maar zo goed kan ik niet tekenen ):

Dankzij deze mythe zijn er bergen mensen die ‘overwerken’ zien als een positief ding. Politici die met een soort trots vertellen dat ze een vergadering hadden van wel 12 uur. Studenten die een all-nighter doen. Want tja.. meer is altijd beter, toch?

Als sport fanatiekeling heb ik geleerd dat je resultaten afhankelijk zijn van 3 elementen.

• Inspanning
• Voeding
• Rust

Deze 3 elementen moeten in balans zijn, als een soort driehoek. Als deze 3 elementen niet in balans zijn blijven de resultaten uit. Of! Erger nog saboteer je jezelf.

Best logisch eigenlijk. Train je als een bezetene, maar honger je jezelf uit of neem je niet voldoende rust, dan kom je herstel tekort en zal je dus uiteindelijk alleen maar je lichaam saboteren.

Andersom geldt dit net zo goed. Ben je goed gevoed, en neem je voldoende rust, maar lever je geen (of te weinig) inspanning, dan wordt je iets wat ook wel bekend staat als een ‘couchpotato‘.

Het is dus belangrijk om een goede balans te vinden in deze drie elementen. In de sport. Maar voor je productiviteit natuurlijk geldt dit net zo goed. In de economie is er iets dat bekend staat als een ‘wet van verminderde opbrengst‘.

Beste man Henry Ford is één van de eersten die dat in de productiviteits wetenschappen (bestaat dat?) toepaste. Na veel experimenteren kwam hij erachter dat zijn personeel aan de lopende band tot 40 uur per week optimaal presteerde. Na die 40 uur leverden zijn werknemers minder resultaat per uur. Het is een keer ‘op’. Wij mensen hebben geen eeuwige energie en concentratie.  Daarom introduceerde hij de 40 urige werkweek, omdat het zonde van jouw tijd (en zijn geld) is om buiten de optimale zone te werken. (Later was iemand anders nóg slimmer en verving deze mensen aan de lopende band door robots, die robots kunnen wel 24/7 werken)

Volgens Henry Ford was 40 uur per week optimaal. Geldt die 40 uur per week voor ons als Zelfstandige Professionals ook? Nee. Wij doen namelijk heel ander werk, wij moeten creatief zijn, en veel ons hoofd gebruiken tijdens ons werk. Iets heel anders dan lopendeband werk. Mentaal wordt je een stuk sneller ‘moe’ dan fysiek, daarom moeten wij nog veel meer rekening houden met deze wet van verminderende opbrengst. Die opbrengst loopt namelijk veel harder terug.

Je kan jezelf wijs proberen te maken dat je 40 uur per week, verdeeld over 8 uur per dag, moet werken omdat dat nou eenmaal de standaard is (dankzij meneer Ford). Maar jij doet geen lopende band werk, dus die 8 uur per dag gaat voor jou niet het beste resultaat opleveren. Experimenteer hier dus vooral mee, zoek wat voor jou de optimale balans is qua hoeveelheid werk per week, misschien is 9,7 uur voor jou wel meer dan genoeg.

Wat in ieder geval veel handiger is, is als je misbruik maakt van deze ‘wet’. Werk gewoon steeds vooral binnen jouw meest productieve periode. Werk steeds een korte periode, houdt dan even rust, en begin daarna opnieuw. Op deze manier pak je steeds alleen dat hele productieve moment en zorg je daarna weer dat de 3 elementen uit je resultaten driehoek in balans blijven (je kan zelfs je rust moment gebruiken om even wat te eten/drinken, 2 vliegen in 1 klap ). Een goed voorbeeld van hoe je zoiets aan kan pakken is bijvoorbeeld met behulp van de Pomodoro Techniek. Steeds even 25 minuten hyper productief werken, en daarna 5 minuten ‘herstellen’.

Interessant? Lees dan ook:

• De Pomodoro Techniek: Waarom werkt het!?
• Fuck uitstelgedrag, trek een sprintje!
• De Pomodoro techniek: Urenlange concentratie

Wet van de verminderende opbrengst is een post van: Strategisch Lui

Nu is het, als je iets van Getting Things Done snapt, bekend dat je niet moet proberen om je ideeën te onthouden. Alles moet je opschrijven, zodat je hoofd weer leeg is en ruimte heeft om nieuwe ideeën te maken.

Tijdens het lezen van het boek in bed is het vrij simpel: Pak een notitieblokje, Braintoss op je iPhone, of hang net als mij een whiteboard naast je bed. (Ja, ik kan op z’n kop in het donker met een zwarte stift schrijven.)

Even snel je ingeving noteren, en dan verder geen aandacht meer aan geven. Zo maak je je hoofd leeg, en ontstaan er vanzelf weer snel nieuwe ideeën.

Maar, om heel eerlijk te zijn, verreweg de meeste van mijn écht goede ideeën heb ik onder de douche.

Vandaag was ik bijzonder productief tijdens het douchen, ik had onder andere de volgende ideeën (in ongeveer 10 minuutjes):

• Volledig boek (Titel, en alle hoofdstukken)
• Marketing plan voor dat boek
• Outline van 2 artikels
• Willekeurige andere marketing actie waar ik ‘ooit’ wat mee moet
• Ideetje voor de business van een vriendin

Hoe komt dat? Waarschijnlijk omdat ik ‘s avonds lees, vervolgens het boek wegleg, en een paar uurtjes ga slapen. Dan benut je iets wat “Incubatie tijd” heet. Net als ziektes hebben ideeën vaak ook even tijd nodig om echt tot je door te dringen.

In de volksmond slaap je er simpelweg een nachtje over. En dat werkt als een malle. Je onderbewuste brein is namelijk een heel stuk slimmer dan je bewuste brein, en dat onderbewuste brein denkt lekker heel de nacht door voor je.

Vervolgens, als klap op de vuurpijl, ga je douchen. Tijdens het douchen kom je vaak in een extra ontspannen vibe. Die ontspannen vibe zorgt voor extra creativiteit, en die creativiteit is vet handig om tot nieuwe ideeën te komen.

Een combinatie van die 2 zorgt dus voor een enorme idee katalysator. Met als gevolg dat je bizar veel goede ideeën kan krijgen, binnen een hele korte tijd.

En daar komt het probleem, en gelijk de ‘bottleneck’. Onder de douche is het vaak niet zo heel handig om even snel iets te noteren, zodat je hoofd weer leeg genoeg is voor nieuwe ideeën. Veel mensen hebben dus met een beetje geluk een enkel goed idee onder de douche, die ze met een beetje pech nog vergeten tijdens het afdrogen ook!

Als je dus echt productief wilt gaan douchen zul je daar een oplossing voor moeten vinden.

Je kan snel de douche uit rennen zodra je een idee hebt richting een whiteboard (geen papier, want als je druppelt is je idee onleesbaar), of je eraan wagen om met je natte hoofd tegen braintoss te gillen. Beide opties werken, maar met één groot nadeel: Je onderbreekt het proces.

Je onderbreekt het proces omdat je niet meer relaxt onder de douche staat, maar juist enthousiast en gehaast naar een medium rent om die briljante ingeving op te slaan. Doordat je het creatieve proces onderbreekt zal je hoofd daarna weer vanaf 0 terug naar die relaxte staat moeten komen. Gevolg: Weinig goede ideeën, en een natte vloer.

Dé oplossing is: Aquanotes. Een notitieblokje dat speciaal gemaakt is om onder water gewoon te werken. Gemaakt van een raar soort papier, en met zuignapjes aan de achterkant. Het papier is waterbestendig, en met de zuignapjes hang je het gewoon op in de douche. Vervolgens is het papier beschrijfbaar met een potlood.

Zo kan je met Aquanotes dus al je geniale ingevingen noteren onder de douche, zonder dat je daarvoor de douche uit hoeft of het relaxte creatieve proces onderbreekt. Gevolg: Binnen korte tijd keiveel ideeën, zowel goede als euh ‘minder goede’.

Interessant? Lees dan ook:

• De Dagelijkse Review
• Getting Things Done: De 2 minuten regel
• Getting Things Done: De Weekly Review, met iets extra’s
• Fuck uitstelgedrag, trek een sprintje!
• Kleine maand later, hoe strategisch lui nu?

Productief onder de Douche is een post van: Strategisch Lui

De filosofie achter deze 2 minuten regel is vooral dat het in het geval van een taak die je binnen 2 minuten kan afronden meer werk zou zijn, en dus meer tijd zou kosten, om het te gaan noteren dan dat de taak überhaupt kost door het gewoon te doen.

Wanneer niet de 2 minuten regel toepassen

Natuurlijk gaan we uitzonderingen maken op de regel. Het is namelijk vooral belangrijk dat je de filosofie achter de regel in de gaten houd: Wat kost minder tijd/energie/moeite? Opschrijven of doen?

Vaak kost het bij zulke kleine taken minder tijd om ze gewoon even gelijk te doen en ervan af te zijn dan de hoeveelheid tijd die het kost om ze te verwerken naar je takensysteem.

Wanneer krijg je dan zo’n uitzondering? Er vanuit gaande dat je snapt dat Multitasken niet bestaat, en je dus rekening houd met dat je slechts één ding tegelijk kan doen. Dan ontstaat zo’n uitzondering op de regel dus als stoppen met waar je nu mee bezig bent om die 2 minuten taak te gaan doen meer tijd/energie/moeite kost dan de ingeving over die taak even snel te noteren.

Daarnaast krijg je ook een uitzondering als terug beginnen met waar je mee bezig was meer tijd/energie/moeite kost dan even snel de ingeving over die taak te noteren.

Als versimpeling op de uitzonderingen kan je zeggen: Als je bezig bent met werk waar je je concentratie bij nodig hebt, dan pas je de 2 minuten regel niet toe maar schrijf je die 2 minuten taak gewoon op!

Wanneer wél de 2 minuten regel toepassen

En wanneer pas je de 2 minuten regel dan wél toe? Eigenlijk in praktisch alle andere gevallen.

Stel je bent je Email aan het verwerken, en er komt een taak naar voren uit die email, doe je die dan direct? Dat is afhankelijk van de taak die er in de mail stond.

Even een vraag uit de mail beantwoorden kost (bij mij) meestal minder dan 2 minuten, dus dat doe ik gelijk. Zou wat zijn als je alle vragen uit alle mailtjes die je krijgt eerst zou gaan noteren voor je het zou gaan beantwoorden.

Aan de andere kant krijg je soms ook lastigere vragen in de mail, waar je eerst even iets voor moet opzoeken of navragen, in dat geval ben je er al snel langer dan 2 minuten mee bezig en kan je het dus beter even noteren en lekker in je ritme van email verwerken verder gaan.

Dus ook als je bijvoorbeeld een mailtje krijgt over dat je website het niet meer doet. Complete chaos en paniek, natuurlijk. Maar kost het jou nú meer dan 2 minuten om daar wat aan te doen? In mijn geval: Ja. Dus ook dat gewoon noteren in je takensysteem, ondanks dat het waarschijnlijk best wel urgent is (Dan zet je het gewoon bovenaan of in extra grote letters! Als eerste wat je doet zodra je klaar bent met email verwerken).

Voorbeelden van 2 minuut taken

Een paar voorbeelden van taken die wat mij betreft binnen de 2 minuten regel vallen.

• Korte vragen – Bijvoorbeeld in de mail. Als ik er direct een antwoord voor klaar heb kost het weinig tijd, dus beantwoord ik het gelijk. Daarom adviseer ik ook om meerdere mailtjes te sturen als je meerdere vragen hebt, dan kan je ‘misbruik’ maken van deze regel (Dan gaat de regel voor elke mail opnieuw op)
• Sommige telefoontjes – Alleen als je snel even iets kan afstemmen, niet als je nog uitgebreid dingen moet bespreken
• Archiveren – Iets op de juiste plaats opbergen moet makkelijk binnen 2 minuten kunnen, als dat niet zo is moet je misschien nog eens een kijkje nemen naar jouw archief
• Planten water geven – En soortgelijke kleine huishoudelijke dingen
• Reservering maken – Tenminste, binnen een systeem. Bijvoorbeeld bij de dokter, een restaurant, of de bioscoop. Als je nog met je vriendin een datum moet prikken gaat het waarschijnlijk al snel buiten de 2 minuten regel vallen
• Bestellen – Bijvoorbeeld een boek wat je werd aangeraden

De 2 minuten regel aanleren

In het begin zal je merken dat het nog best lastig is om in te schatten of iets binnen de 2 minuten regel valt. Dan zal het inschatten zelfs ook nog tijd innemen en behaal je er dus nog niet echt winst mee.

Wat je eigenlijk wilt doen is je gevoel trainen. Nadenken kost teveel tijd, en zeker teveel moeite. Je moet gewoon direct voelen hoe je met die 2 minuten regel om moet gaan.

Om je gevoel te trainen kan het handig zijn om in het begin een stopwatch bij de hand te houden. Als jij denkt dat iets binnen 2 minuten kan geef je direct een klap op die stopwatch, en zodra je klaar bent kijk je terug hoe je het gedaan hebt.

De 2 minuten is hierbij natuurlijk geen exacte wetenschap, dus als je ergens 2:10 over gedaan hebt kan je dat ook gewoon opvatten als dat jouw inschatting prima was

Interessant? Lees dan ook:

• De Dagelijkse Review
• Productief onder de Douche
• Getting Things Done: De Weekly Review, met iets extra’s
• Fuck uitstelgedrag, trek een sprintje!
• Kleine maand later, hoe strategisch lui nu?

Getting Things Done: De 2 minuten regel is een post van: Strategisch Lui

Met in totaal 8 Lifehacking auteurs zijn we aan de slag gegaan met allen een kort stukje.

• Zeg in 2013 wat vaker: Nee! – Niels Gouman
• Ga in 2013 eens aan de rem hangen. – Patrick Loonstra
• Digitaliseer meer in 2013. – Oskar van Rijswijk
• Leg in 2013 gewoontes vast. – Patrick Mackaaij
• Lees dieper – Joost Plattel
• Het doel heiligt geen middelen – Klaas Kooistra
• Aandacht voor aandacht, dat is al heel wat – Arjan Broere
• Kijk in 2013 eens serieus en goed naar je eigen workflow. – Frank Meeuwsen

Lees alle stukjes in de Lifehacking vooruitblik op 2013

Hieronder een kopietje van mijn bijdrage:

Zeg in 2013 wat vaker: Nee!

Wat mij keer op keer blijft opvallen is dat teveel mensen op zoek zijn naar “trucjes”, hippe nieuwe apps, en andere trendy meuk die hen nu echt veel effectiever zou moeten gaan maken. Tuurlijk dat is tof, maar de grootste tijdwinst valt nog steeds te behalen zonder dat je daar echt iets hips voor nodig hebt.

Leer nee te zeggen, scheelt je bergen tijd en je ‘ja’ is dan tenminste nog wat waard ook. Leg een systeem aan waarmee jouw hoofd leeg blijft, Getting Things Done heeft mijn persoonlijke voorkeur (maar zolang het voor jou werkt is het al prima). Zorg dat je werkt met energie, vind je ritme, neem voldoende pauze, switch naar een sta bureau (of op zijn minst een gymbal in plaats van je luie bureaustoel), sport regelmatig.

Negeer in 2013 alle trends en hypes die wij je om de oren gaan gooien. Besteed al je aandacht om eerst deze basis onder de knie te krijgen. Maak er gewoontes van, en verdiep je daarna pas in de kleine extraatjes. Je hebt ‘slechts’ zo’n 42.339.780 minuten, haal er het beste uit!

Interessant? Lees dan ook:

Vooruitblik 2013 van Niels op Lifehacking.nl is een post van: Strategisch Lui

2012 is voor Strategisch Lui een jaar geweest van een nieuw begin. Nieuwe site. Een Slimmer Werken eZine. Nieuw business model. Nieuwe (soort) producten. Andere manier van denken.

Statistiekjes

Het afgelopen jaar is StrategischLui.nl opgebouwd vanaf ongeveer 0. 0 bezoekers (want de site bestond nog niet), 0 abonnees op het Slimmer Werken eZine, en 0 bekendheid. Gelukkig is dat inmiddels anders!

• Totaal aantal unieke bezoekers: 40.669
• Totaal aantal pageviews: 91.715
• Meeste unieke bezoekers op één dag: 609
• Gemiddelde bezoekduur: 01:49
• Totaal aantal abonnees van het Slimmer Werken eZine na één jaar: 1.342

De 10 meest gelezen artikelen in 2012

1. Email efficiënt verwerken in 6 stappen
2. ‘Power nap’: Laad jezelf op bij een dipje
3. De Pomodoro techniek: Urenlange concentratie
4. Beginnen met Twitter in 6 Stappen
5. 5 dingen waar je spijt van hebt als je dood gaat (en hoe je dat voorkomt!)
6. Slaapritme Tweaken om je Productiviteit te verhogen
7. Uurtarief bepalen voor de Zelfstandige Professional
8. S.M.A.R.T. Doelen
9. Email Filters: 7 Voorbeelden
10. Fuck uitstelgedrag, trek een sprintje!

De 10 beste verwijzers in 2012

1. Lifehacking.nl
2. Slimmer Werken Coach
3. Viva
4. Apple Coach
5. Primum
6. Malmberg
7. The Next Trainer
8. Mijn Moment
9. Study-up
10. Vergouwen Overduin

Overzichtje is helaas exclusief Sociale Media. Ik ben alle Sociale Media verwijzers minstens net zo dankbaar, maar helaas kon ik daar geen makkelijk overzichtje van tevoorschijn toveren.

Interessant? Lees dan ook:

Jaaroverzicht Strategisch Lui 2012 is een post van: Strategisch Lui

Hij heeft hiervoor één simpele vraag gesteld: “Welke 3 technologie of industrie trends ga je in 2013 COMPLEET negeren en waarom?”

Hij vroeg deze vraag aan een bergje mensen, onder andere:

• Yuri van Geest
• Oskar van Rijswijk
• Elja Daae
• Boris Veldhuijzen van Zanten
• Patrick Mackaaij
• Mark de Kock
• Roos van Vugt
• Erwin Blom
• Sanne Walvisch
• Niels Gouman

Het antwoord wat ik gaf was:

1. Android, of zelfs Hardware
2. Evernote
3. TEDx, met nadruk op die x

Wil je weten waarom? Lees dan ‘Welke trends volg je NIET in 2013 – Niels Gouman‘ op IncredibleAdventure.nl

Interessant? Lees dan ook:

3 trends die Niels in 2013 NIET gaat volgen is een post van: Strategisch Lui

Wachtwoord manager: 1Password

Hoe kan dit nu makkelijker? Hiervoor zijn er programma’s die een ‘wachtwoord manager’ genoemd worden, zoals bijvoorbeeld: 1Password. Met dit programma kan je wachtwoorden opslaan, beheren en genereren. Met een pincode en/of een Masterpassword kan je bij al je wachtwoorden en vergeet je nooit meer iets. Feitelijk is het een soort vertaal machine, jij geeft het wachtwoord van jouw 1Password, en dan geeft 1Password jou het wachtwoord van de dienst waar je wilt inloggen. Maar hoe doe je dat dan als je op een andere computer moet werken? Nou dan pak je gewoon de iPhone versie van 1Password, zoek je wachtwoord daar op en typ het eventjes over. Of je maakt gebruik van 1PasswordAnywhere. Ook erg handig als je op vakantie bent!

1Password’s Masterpassword

Je zwakste punt is dus vanaf nu het Masterpassword. Het Masterpassword is extreem belangrijk bij het gebruik van 1Password. Dit wachtwoord geeft namelijk toegang tot al je gegevens en wachtwoorden. Daarom is het zaak dat je dit wachtwoord heel zorgvuldig kiest. Er is geen manier om dit masterpassword te achterhalen, dus let op! Het is raadzaam om het eerst te noteren op een stukje papier en op een veilige plaats te bewaren, tot je er zeker van bent dat het in je geheugen gegrift staat! Een manier om dit te doen, is door het letterlijk vaak te typen. Zorg dat je het vaak in moet voeren, dan onthoudt je het vanzelf Gelukkig is dit waarschijnlijk niet echt een probleem, want je gaat het typen voor elk wachtwoord dat je nodig hebt. 1Password heeft ook een functie dat het om de 5 of 10 minuten automatisch ‘lockt’ en dus vaker om je masterpassword vraagt. Dit kan je op het begin instellen, zodat je het wachtwoord sneller uit je hoofd leert. Later, zodra je er zeker van bent dat je het masterpassword nu echt kan dromen, zet je deze irritante functie gewoon weer uit.

Slechte wachtwoorden

Het is een slecht idee om korte en veelgebruikte woorden te gebruiken als wachtwoord. Het meest voorkomende wachtwoord: 123456, dien je sowieso te vermijden. Ook populair zijn: password, w8wooord, naamvanhuisdier of Ilovepersoonx. Deze wachtwoorden zijn niet sterk genoeg om als masterpassword te dienen. Ook wachtwoorden als naam&naam123 zijn bijzonder makkelijk te kraken. Je dient iets te kiezen wat je makkelijk kunt onthouden, maar wat niet direct naar jou persoonlijk terug te leiden is.

Het creëren van een veilig wachtwoord

Het probleem waar we dus tegen aanlopen is dat een wachtwoord niet gekraakt moet kunnen worden, maar ook makkelijk te onthouden moet kunnen zijn voor ons simpele stervelingen. Stap voor stap zal ik uitleggen hoe je een veilig wachtwoord creëert. Stel ik wil een masterpassword bedenken voor 1Password en ik kom met: Ikheb2honden:Molly&Rex. We zullen dit wachtwoord in de rest van dit artikel als voorbeeld gebruiken. Dit wachtwoord ziet er in eerste instantie goed uit, het is lang en bevat cijfers en hoofdletters. In 1Password kan je ook spaties toevoegen aan je wachtwoorden, dat maakt de zin al gelijk 6 tekens langer en nog makkelijker te onthouden en te typen ook. In ons geval wordt het dan: Ik heb 2 honden: Molly & Rex.

Vertel nooit de waarheid in je wachtwoorden

Als je wachtwoord gebaseerd is op iets van waarheid, maakt dit het makkelijker om het wachtwoord te kraken. Er zijn veel manieren waarop gebruik kan maken van kleine leugens in je wachtwoord. Ook in ons voorbeeld kunnen we hier gebruik van maken. Bijvoorbeeld: Ik heb 2 draken: Bert & Ernie. Draken zijn al een minder voor de hand liggend huisdier dan honden, en ze heten helemaal geen Bert & Ernie. We kunnen dit wachtwoord nog op een andere manier verbeteren. Dit kan door er nog meer onlogica aan toe te voegen. Laten we zeggen dat ik 35 draken als huisdier heb, maar ik noem enkel twee: Ik heb 35 draken: Bert & Ernie.

Vermijdt voorspelbare uitspraken in je wachtwoorden

Ik heb 35 draken: Bert & Ernie, klinkt als een veilig wachtwoord. Het kan echter nog beter! Voor bijna iedereen is het logisch dat ‘Bert & Ernie’ in een adem genoemd worden. Daarom kan je beter voor iets anders kiezen. Ik heb 35 draken: Bert & Hans, is daarom een beter wachtwoord dan het vorige, zelfs al is het korter!

Hoofdletters & Cijfers in je wachtwoorden

Een hoofdletter aan het begin van een woord is logisch, net zoals een ‘1’ in plaats van ‘een’, maar maken je wachtwoord niet sterker. Denk eraan, als jij dit kan bedenken, kunnen codekrakers dit ook! Hoofdletters toevoegen midden in een woord is beter, maar typt vaak lastig en is lastig te onthouden. Voor cijfers geldt hetzelfde, voor of achter een woord is vaak logisch, maar cijfers midden in een woord maken je wachtwoord veel sterker! Je kan dus bijvoorbeeld je wachtwoord afkorten: Ik heb 35d:B&H. Korter, en toch sterker.

Een veilig wachtwoord: De Dobbelsteen Methode

We hebben al veel verbeteringen aangebracht in het creëren van een veilig wachtwoord. Onthoudt dat geen enkel wachtwoord perfect is, maar je wil het krakers zo moeilijk mogelijk maken. Mensen zijn voorspelbaar in hun denkpatroon, wat het codekrakers ook makkelijker maakt! Om een wachtwoord te creëren dat niet voorspelbaar is, moet je zelf ook onvoorspelbaar zijn. Helaas ben je als mens altijd in meer of mindere mate voorspelbaar, daarom heeft meneer Arnold Reinhold in in 1995 al een geniaal simpel en effectief systeem bedacht om echt onvoorspelbaar te worden: Diceware. Dit is een systeem dat bestaat uit een lijst van korte woorden, die gecodeerd zijn aan de hand van 5 cijfers. Wat je moet doen is simpel:

1. Rol 5x een dobbelsteen en noteer de cijfers.
2. Check de woorden lijst welk woord je krijgt met jouw 5 cijfers
3. Herhaal dit een paar keer voor meerdere woorden

Stel ik rol, 13325, dat brengt me bij het woord alpino. Geen idee wat een alpino is, en dat maakt het juist zo’n goed systeem. Wanneer ik mijn eigen wachtwoord combineer met dit willekeurige woord, krijg ik bijvoorbeeld: Ik alpino 35d:B&H. Dit maakt je wachtwoord minder voorspelbaar, en dus een stuk veiliger! Als je op die manier nog 1 of 2 andere woorden toevoegt is het wachtwoord veilig genoeg om aan elk mogelijke lengte eis te voldoen.

Emoji gebruiken voor een nóg veiliger wachtwoord

Nu zal je denken “Ok.. Mijn wachtwoord is inmiddels behoorlijk onraadbaar geworden, maar hoe zit het met krakers die computers inzetten?” Goed punt. Die computers zijn over het algemeen vrij stom, maar dat is niet erg want ze proberen gewoon duizenden opties per seconde. Die computers maakt het niet uit wie jij bent. Ze beginnen gewoon met A, als dat niet werkt B, en als ze alle 1 karakter opties hebben gehad gaan ze verder met AA, AB, etc. Uiteindelijk raad zo’n computer dus waarschijnlijk je wachtwoord wel. Daarom zijn lange wachtwoorden fijn, omdat zulke computers er dan veel te lang over gaan doen en het voor de kraker niet rendabel is.

Met het wachtwoord Ik alpino 35d:B&H kloste, hebben we al 24 karakters, en die komen allemaal voor in het computer alfabet, dus het is voor zo’n computer prima te kraken. Wat we nu nog kunnen doen is misbruik maken van beperkingen in veel computer software. Software gebruikt namelijk bepaalde datasets om hun computertaal van 1′en en 0′en te vertalen naar de voor ons mensen leesbare letters, cijfers, en andere leestekens. Het is je vast inmiddels opgevallen dat we op onze iPhones regelmatig smileys typen, de zogenaamde Emoji. Die Emoji werken op je Mac ook prima, maar toch zie je dat ze bijna nergens gebruikt worden. Waarom niet? Omdat er blijkbaar nog nauwelijks software is die het snapt. Check bijvoorbeeld maar eens deze webpagina met een overzicht van Emoji, in Google Chrome en in Safari (of welke andere browsers jij beschikbaar hebt). In Safari zie je alle Emoji, in geen enkele andere webbrowser werkte het bij mij. Daar gaan we dus gebruik van maken, in ons voordeel.

Wat we nu dus gaan doen is zo’n Emoji toevoegen in ons wachtwoord. Op je iPhone kan je ze gewoon typen, op je Mac kan je ze in elk tekstveld tevoorschijn toveren ‘Special Characters’ paneel (met de sneltoets: Option + CMD + T). Dan hebben we nu: Ik alpino 35d:B&H kloste . Waarbij we hopen dat het spookje misschien niet in de kraak software hun dataset zit, zo wel maakt ookt niet uit zijn het in ieder geval weer 2 karakters (Waarom 2? Geen idee.. Dat heeft vast iets te maken met de reden waarom het in veel software niet gebruikt wordt).

Een Keylogger proof wachtwoord met TextExpander

En dan komen we bij het laatste deel, Keyloggers. De makkelijkste manier voor een kraker om jouw wachtwoord te achterhalen is door simpelweg een zogenaamde keylogger te installeren. Deze keylogger houd netjes alles bij wat je intypt, elk toets aanslag, overzichtelijk gesorteerd naar bijvoorbeeld in welke applicatie je aan het typen was. Dan is het dus een kwestie van even in dat logboek ’1Password’ opzoeken, en overtypen wat jij volgens het logboek getypt had. Om dit ook nog even te dwarsbomen kunnen we TextExpander gebruiken. Maak een nieuwe snippet, bijvoorbeeld: w8w;. En laat die expanden naar een gegenereerd wachtwoord van GiveMeAPassword.com, zoals: IwNKdoa$r0LO. Vervolgens voeg je dat ook nog toe aan je bestaande wachtwoord, dan krijg je dus: Ik alpino 35d:B&H kloste IwNKdoa$r0LO. Maar! Dat gaat die keylogger niet weten, want jij typt: Ik alpino 35d:B&H kloste w8w;

Cruciale punten voor je wachtwoord

De bovengenoemde stappen zorgen voor een veiliger wachtwoord, maar geen enkel wachtwoord is perfect. Zorg ervoor dat het typen van je masterpassword geen vervelende ervaring wordt en maak het jezelf niet té moeilijk. Probeer voorspelbare zaken te voorkomen en zorg ervoor dat je wachtwoord makkelijk te onthouden is, maar niet te persoonlijk! Probeer te denken zoals een wachtwoord kraker en pas je wachtwoord hier op aan. Een keer tijd investeren in een goed en betrouwbaar wachtwoord, bespaart je later een hoop tijd en gedoe!

Interessant? Lees dan ook:

• Meerdere vragen in jouw e-mail? Nummer ze!
• Tijdbesparen met een F.A.Q.
• Een dagdeel Slimmer Werken met Niels Gouman in Den Haag
• 1000x zo snel typen
• 150 lifehackingtips om slimmer en efficiënter te werken

Veilige wachtwoorden, zonder gedoe is een post van: Strategisch Lui