Pilvipalvelut päivittyvät jatkuvasti, ja oman konesalin järjestelmienkin päivitystahti tulee tiivistymään lähivuosina huomattavasti nykyisestä. Yrityskäyttäjät ovat tottuneet yksityiskäytössään Facebookin kaltaisiin pilvipalveluihin, joihin tippuu uusia ominaisuuksia viikottain. Officen päivitys ei ole enää siis mörkö jota käyttäjät pelkäävät, vaan päinvastoin: ajantasaisen version tarjoaminen tuottavaan tietotyöhön alkaa olla työntekijöiden vaatimus työnantajaa kohtaan. Tämä voi tulla IT-osastoille yllätyksenä, mutta olemme huomanneet sen monilla asiakkaillamme myös perinteisillä teollisuustoimialoilla.

2. Office 365 on entistä vahvemmin sidoksissa Office-versioon

Uusin Office 365 -versio tukee Office-versioita 2007:stä eteenpäin. Silti kaikki ominaisuudet saa käyttöön uusimmilla selain- ja Office-versioilla, jotka on suunniteltu alusta asti pilvinäkökulmasta. Uusi Office on myös Office 365:n, SharePointin, selain-Officen, Outlook.comin ja SkyDriven  ja Windows 8:n visuaalisen ilmeen mukainen.

3. SharePoint rakastaa uutta Officea

Uusimman Officen hyödyt painottuvat erityisesti SharePoint-käytössä. Dokumenttien helppo avaaminen ja tallentaminen, metatietojen ja työnkulkujen hallinta jne. toimivat parhaiten, kun Office on vähintään samalla tasolla SharePointin kanssa. Ja jos Office on uudempi, se taas ei haittaa. Myös itsepalveluraportoinnin uudet toiminnot tarvitsevat kaverikseen uuden Officen.

 4. Uusi Office riittää itsekseen

Office 2013 on ainut tapa saada uuden Lyncin täysi client-versio käyttöön. Office 2013:ssa tulee myös valmiiksi mukana SkyDrive Pro -synkronointisovellus. Office 2013 ei tarvitse lisäpäivityksiä eikä kirjautumisavustajaa vaan osaa kytkeytyä itse pilvipalveluun suoraan paketista asennettuna. Niinpä on usein helpompaa asentaa uusi Office kuin päivittää vanha pilviyhteensopivaksi. Bonuksena uusi Office tukee myös kosketusnäyttöjä.

 5. Asentaminen on entistä helpompaa

Office on tuotteena Microsoftilta kypsimmästä päästä ja sen RTM-versiossa on harvoin isompia ongelmia. Uusi Click-to-Run-asennustapa mahdollistaa Officen asentamisen portaalista ja käynnistämisen vaikka asennus on vielä kesken. Click-to-Run-asennus päivittää myös itse itsensä automaattisesti.

 6. Ajantasaisen Officen lisensointi on helppoa

Monella organisaatiolla Office on vakioitu Microsoft-lisenssisopimuksessa. Office 365:ssa esimerkiksi E3- ja M-käyttäjät saavat uusimman Office-sovelluksen osana pilvipalvelua. Palvelu kattaa nyt myös Mac-käyttäjät. Sovelluksesta saa viisi asennusta per käyttäjä, joka vastaa hyvin Bring Your Own Device -tarpeisiin. Jatkossa pilvipalvelun kautta Officen hankkiminen on ensisijainen ostotapa myös kuluttajille.

Office 365 käyttää Windows Azure Active Directoryä joka integroituu yrityksen sisäisiin IT-ratkaisuihin kertakirjauspalvelujen muodossa. Office 365 -palvelujen käyttöönotto onkin hyvä mahdollisuus pohtia perinteisten yrityksen sisäisten palvelujen toteuttamista IaaS-palveluina Windows Azureen Office 365-palvelujen rinnalle. Vain muutos on pysyvää ja jokaisen IT-päättäjän velvollisuus on arvioida uusien ratkaisumallien hyötyjä modernimman, yrityksen toimintaa paremmin palvelevan IT-infrastruktuurin rakentamisessa.

Tavoitteet pöydälle

Office 365 -palvelujen integroinnin vaatimusten ymmärtämiseksi on aluksi arvioitava tarpeet käyttäjien hallinnan ja kertakirjauksen osalta. Ei ole kuitenkaan itsestään selvää, saadaanko kertakirjauspalveluista merkittävää liiketoiminnallista hyötyä. Pienemmillä yrityksillä näiden palvelujen pois jättäminen ei ole ollenkaan poikkeuksellista. Yrityksen sisäisen Active Directoryn käyttäjätunnuksia ja salasanoja hyödyntävän ratkaisun ja erillisen pilvessä toteutettavan käyttäjätunnistuksen erot käyttökokemuksessa eri asiakasohjelmilla (Outlook, Lync, selaimet) on kuvattu artikkelissa Office 365 User Account Management. Kertakirjautumista tukevien federointipalvelujen perusteluna on usein muidenkin  SaaS-sovellusten kertakirjautumisen tuki ja myös tulevien tarpeiden ennakointi. Olemme Office 365 -projekteissamme toteuttaneet myös ulkoisten SaaS-sovellusten kertakirjausintegraatioita Active Directoryyn.

Sitten toteutukseen – ja IaaS-palveluihin

Kun tiedämme mitä haluamme on aika piirtää auki arkkitehtuuri. Tarvittavat kertakirjauspalveluihin liittyvät palvelimet voidaan sijoittaa kokonaan yrityksen tai palveluntuottajan verkkoon (on-premise), kokonaan pilveen (IaaS-palvelut) tai molempiin (hybridimalli). Jokaisessa ratkaisussa on niin omat vahvuutensa kuin heikkoutensa ja on hyvä ymmärtää valitun ratkaisun vaikutukset:

• Käytettävyys (vikasietoisuus eri tilanteissa) ja käyttökokemus (käyttäjätunnusten kysely ja vasteet niin sisäverkosta kuin Internetin puolelta)
• On premise –ratkaisun kustannukset vs. IaaS-ratkaisun jatkuvat kustannukset (tähän vaikuttavat monet tekijät kuten palvelininstanssin koko, verkkoliikenne jne.)
• Hallinnan vaatimukset (pilveen voidaan ulottaa mm. käytössä oleva valvontaratkaisu)

Esimerkki tuetusta Office 365 ja IaaS-ratkaisuskenaariosta on seuraava:

• Windows Azure pilveen muodostetaan Active Directory -toimipaikka (site) Active Directory -pilvipalvelimineen
• Federaatio- ja federaatioproxy-palvelimet sekä synkronointipalvelin toteutetaan pilveen
• Pilvessä olevat federaatioproxy-palvelimet julkaistaan Internettiin
• Pilvessä oleville IaaS-palvelimelle toteutetaan korkea käytettävyys joka tukee kuorman jakamista sekä palvelun katkotonta käyttöä päivitystilanteessa
• Windows Azuren ja yrityksen verkon välille muodostetaan toimipisteiden välinen VPN-yhteys

Oikean ratkaisun löytämiseksi on myös hyvä hahmottaa erilaiset tunnistustavat joita Outlook, Lync ja selain käyttävät kertakirjautumisessa. Tiesitkö että esimerkiksi yrityksen sisäverkossa käytettävän Outlookin kertakirjautuminen edellyttää yhteyden Office 365-palvelusta Internetistä proxy-palvelujen kautta sisäisiin federaatiopalveluihin?

Muutos on mahdollisuus

Office 365-palveluun integroituvat IaaS-palvelimet ovat perusteltavissa vähintään kolmella näkökulmalla: Alentuneet kustannukset, toteutuksen nopeus ja arkkitehtuurin joustavuus. Office 365 -integroinnin vaatimat palvelinroolit ovat kevyitä ja niiden vuosittaiset kustannukset jäävät kokemuksemme mukaan merkittävästi matalammiksi kuin asiakkaiden nykyratkaisuilla. Ja kun perustat Windows Server IaaS-palvelimen Azureen, lisenssi kuuluu myös hintaan! Muutokset haastavat myös nykyiset kumppanit ja IT-palvelutuotanto on sopeutettava muuttuvaan tilanteeseen. Mutta uusien kumppanien (you name it…) mukaan ottaminen ei ole haaste vaan mahdollisuus joka parhaimmillaan terävöittää myös nykyisten palveluntuottajien toimintaa.

On syytä korostaa myös ratkaisun merkitystä konkreettisena askeleena pilvistrategian toteuttamiseen ja tulevien pilviratkaisujen vauhdittamiseen. Luonteva jatko on sovelluspalvelujen kehittäminen pilvessä olevaa identiteettitietoa hyödyntäen. Samalla tavalla kun Windows Azure AD käyttää Active Directoryä käyttäjätietokantana ja identiteetin tarjoajana, se voi tarjota ulkoisille sovelluksille käyttäjätunnistus- ja pääsynhallintapalvelut itse tai hyödyntää ulkopuolisia järjestelmiä.

Miksi me voitimme?

”Valintaan vaikutti Sulavan vahva sitoutuminen Microsoftin alustoihin. Yritys pyrkii aktiivisessa yhteistyössä Microsoftin kanssa edistämään pilvipalveluiden yleistymistä Suomessa”, perustelee Microsoftin toimitusjohtaja Ari Rahkonen. ”Suomalaisasiakkaiden siirtäminen pilveen on sulavalaisten intohimo, mikä koituu koko kumppaniekosysteemimme hyödyksi.”.

Microsoftin perustelut jatkuvat: ”Sulava myös aktiivisesti kuuntelee Microsoftia. Se tuottaa ja jakaa Microsoft-teknologioihin liittyviä olennaisia uutisia sekä tietoa ymmärrettävällä tavalla laajalle suomalaiskohderyhmälle. Sulavan blogit, Twitter ja Facebook-syötteet ovat saavuttaneet suurta suosiota. Sulava on luonut myönteisen ja tuottavan yhteistyösuhteen Microsoftin kanssa, ei ainoastaan loistavalla liiketoiminnalla, vaan toimimalla muutosvoimana suomalaisessa yhteiskunnassa sekä kohottamalla valmiuksia myös kansalaisjärjestöissä.”

Me olemme todellakin Sulavan perustamisesta asti korostaneet pilven merkitystä. Alla ote blogikirjoituksestani joka on päivätty 30.12.2010:

Vielä vuonna 2010 moni suhtautui meihin hymyillen, mutta tänä päivänä kaikki puhuvat pilvestä ja tehokkaasta tietotyöstä. Me emme ole keskittyneet vain puhumaan, vaan olemme vieneet pilveensä yli sata organisaatiota ja viisinumeroisen määrän käyttäjiä. Muutenkin voitaneen todeta, että olemme Sulavassa onnistuneet avoimen viestintämme ja ennakkoluulottoman asenteemme kautta muokkaamaan koko toimialaamme. Ja takuuvarmasti muutos on ollut parempaan suuntaan.

Tiivis yhteistyö Microsoftin kanssa näkyy kaikilla toiminta-alueillamme. Olemme mukana lukuisissa kansainvälisissä ohjelmissa, monessa ainoana suomalaisena kumppanina. Tämän yhteistyön tuloksena pysymme jatkuvasti kehityksen etulinjassa.

Poikkeuksellista näkyvyyttä startupille

Sulava sai poikkeuksellisen näkyvyyden jo vuoden 2012 Microsoftin WPC-tapahtumassa, jossa yritys esiteltiin ensimmäisenä suomalaisena kumppanina Steve Ballmerin ja Jon Roskillin avauspuheenvuorossa.

Tällä kertaa nousemme lavalle vuoden 2013 parhaana suomalaisena kumppanina ja edessä on mm. tapaaminen Steve Ballmerin kanssa. Vuonna 2014 tavoitteenamme on voittaa jokin kansainvälisistä sarjoista.

Mitä seuraavaksi?

Tietotyön tuottavuus ja Microsoftin pilvipalvelut jatkossakin Sulavan keskeinen teema. Meille tietotyön mittaus, pelillistäminen ja uuden teknologian tehokas jalkauttaminen ovat arkipäivää jo tänään. Veikkaisin, että yhden – kahden vuoden sisään aika moni muukin Microsoft-kumppani työskentelee näiden teemojen parissa. Tämän kalenterivuoden keskeisiä teemoja ovat myös Big Data, Windows Azure, CRM Online sekä itsepalvelu-BI. Päätelaitteiden osalta Windows 8, Windows RT ja Nokian Lumiat muuttavat työkulttuurin ja liikkuvan tietotyön pysyvästi.

Otamme saamamme tunnusten suurella kiitollisuudella ja ylpeydellä vastaan. Nyt juhlimme hetken ja sen jälkeen jatkamme osaamisemme jatkuvaa kehittämistä. Sulavan tarina on vasta alussa.

Psycon Oy on rekrytointiin, henkilöarviointeihin, strategiseen resursointiin ja johtamisen kehittämiseen erikoistunut konsulttiyhtiö. Psycon on kehittänyt henkilöstöresursseja ja johtamista Suomessa jo 60 vuoden ajan. Psyconin toimipisteet sijaitsevat kuudella paikkakunnalla Suomessa ja lisäksi Pietarissa Venäjällä.

Tavoitteena moderni, kaikkia käyttäjiä palveleva intranet-ratkaisu

Psyconilla useita vuosia käytössä ollut toiminnanohjausjärjestelmä oli tullut tiensä päähän. Palvelu oli räätälöity, mikä rajoitti sen jatkokehitysmahdollisuuksia. Esikartoituksen jälkeen päädyttiin SharePoint Server 2010  -tuotteeseen, joka mahdollisti yhteisen alustan kaikille kehittämisstrategiaan kirjatuille kohteille. Käyttöönotto toteutettiin yhteistyössä Sulavan kanssa ja tavoitteena oli kehittää uusi käyttäjäystävällinen intranet sekä toimiva dokumentinhallinta. Suunnittelu ja toteutus tehtiin Sulavan ”Tekemällä oppii”- mallilla joten projektissa minimoitiin raskas määrittelydokumentaatio sekä rautalankamallinnus. Projektiryhmä pääsi heti alkumetreillä tutustumaan suoraan tuotantoympäristöön tehtyihin malleihin ja näin SharePoint työkaluja päästiin heti kokeilemaan ja vertailemaan käytännössä. Sisältöä ja toiminnallisuuksia valittaessa ehdottomina tavoitteina oli yhteisöllisyyden lisääminen, tiedon löydettävyys ja sisäisen tiedonkulun sekä dokumenttienhallinnan parantaminen.

Tuloksena tehokkaasti käytössä oleva tiedotus- ja tietotyötä tehostava palvelu

Uusi intranet otettiin käyttöön suunnitellun aikataulun mukaisesti. Käyttöönoton myötä yhteistyö ja tiedon kulku Venäjän ja Suomen välillä parani entisestään, samalla englanninkielen rooli konsernikielenä vahvistui. Sisällöntuottajina toimii koko henkilöstö ja palvelussa huomioitiin erityisesti sisäisten uutisten kohdentaminen käyttäjän sijainnin mukaisesti. Tiimi-, projekti- ja asiakastyötilojen käyttöönotto tehosti tiedonhallintaa ja SharePointin hakutuloksen monipuolisuus sai käyttäjiltä tyytyväisiä kommentteja.

Loppukäyttäjät ovat avainasemassa palvelun jatkuvassa kehittämisessä

Intranet ei ole koskaan valmis ja sen sisältö elää ja kehittyy vain loppukäyttäjien toimesta. Psyconlaiset ovat löytäneet uudesta palvelusta modernin yhteisöllisen tavan kommunikoida. Sisäisiä sähköpostiviestejä on vähennetty tietoisesti ja tiedotus tapahtuu pääosin uudessa ympäristössä. Myös Psyconin toimitusjohtaja Tapani Haavisto on ottanut blogityökalun aktiiviseen käyttöönsä. Blogista onkin kehkeytymässä tärkeä lisäkanava johdon ja henkilöstön väliseen vuoropuheluun. Myös uutisia kommentoidaan ja sähköisissä työtiloissa jaetaan materiaaleja ja ajatuksia aktiivisesti.

Psyconin ICT manageri Sari Kohtala kuvailee yhteistyötä Sulavan kanssa näin:
”Yhteistyö Sulavan kanssa on ollut mutkatonta ja sujuvaa. Asiakkaan liiketoiminnan tarpeita on ymmärretty hyvin ja olemme saaneet myös jatkokehitystä ajatellen hyviä vinkkejä. Meitä on toiveidemme mukaisesti opetettu huolehtimaan palvelun normaalista ylläpidosta, mutta pulmatilanteissa emme ole jääneet yksin, vaan apua on saatu nopeasti.”

BI:tä eli Business Intelligenceä on pidetty ylimmän johdon yksinoikeutena, mutta näin ei tarvitse eikä saa enää olla. Microsoftin modernit BI- ja analyysityökalut mahdollistavat, ei vaan johdolle, vaan koko organisaatiolle tietovarastojen laajamittaisen hyödyntämisen. Uusia palveluja on entistä helpompaa ottaa käyttöön ja loppukäyttäjä voi käyttää tuttuja ja turvallisia työkaluja. Pilven myötä dataa ei tarvitse koskaan tuhota, vaan kaikki data voidaan tallentaa analysoitavaksi nyt ja tulevaisuudessa.

Älä mene merta edemmäksi kalaan – voit käyttää Exceliä itsepalvelu BI:nä

Microsoftin ratkaisu tarjota itsepalvelu BI:tä kaiken tasoisten loppukäyttäjien ulottuville on tehdä se tuttujen ja turvallisten työvälineiden, esimerkiksi PowerPointin, Excelin ja SharePointin kautta. SQL Serverin BI-toiminnallisuudet höystettynä PowerPivotilla ja Power Viewilla antavat Excelille sellaisen BI-buustin, että ei paremmasta väliä. Kun vielä taustalle otetaan Windows Azuren tarjoama pilvikapasiteetti valmiit tavat sekä mallit tiedon analysointiin, alkaa big data-alusta olla valmis.

Data Explorerin avulla saat yhteyden eri tietokantoihin tai tietolähteisiin kuten OData, Hadoop, Azure marketplace tai Wikipedia. Data Explorer pystyy yhdistämään eri tietolähteiden tai kyselyiden tietoja samaan taulukkoon erottuen näin muista Excelin BI-toiminnoista.

Data Explorer

Tämän työkalupakin keskeisiä etuja on, että ratkaisut esim. raportit saadaan erittäin nopeasti käyttöön ilman kuukausien odottelua niiden määrittelystä niiden tuottamiseen ja verifioimiseen. Jos sinulla on Excel – kuten lähes kaikilla on – niin olet jo erittäin lähellä itsepalvelu-BI:tä. Voit PowerPivotilla yhdistellä miljoonia tietorivejä useista tietolähteistä Excelissä sekä analysoida tietoja ilman IT-osaston apua. Power View mahdollistaa vuorovaikutteisen tietojen visualisoinnin ja esittämisen. Sillä kaiken tasoiset käyttäjät voivat saada aikaan WOW-efektin, kun yhdistävät tietoja taulukoihin ja matriiseihin. Yleensä tiedolla on myös paikkatieto ja yhdistämällä tieto karttapohjaan saa aikaan visuaalisesti näyttäviä näkymiä. Mielenkiintoinen uutuus visualisoinnin saralta on GeoFlow for Excel joka mahdollistaa 3-ulotteisten analyyttisten visualisointien tekemistä maantieteelliseen sijaintiin sekä aikaan pohjautuen. Esiversion voi ladata tästä.

GeoFlow

Sosiaaliset piirteet tehostavat johtoryhmän työskentelyä

Olen vakuuttunut siitä, että liian monessa organisaatiossa käydään vilkasta keskustelua vasta silloin kun talousjohtaja raportoi edellisen kuukauden lukuja johtoryhmässä. Tällöin menetetään turhaan paljon aikaa asioihin, joita olisi voinut kommentoida ja joihin olisi voinut kehittää toimenpidesuunnitelmia jo ennen kokousta.

Yllä mainitut itsepalvelu-BI-työvälineet mahdollistavat kollaboraation raportoinnin yhteydessä. SharePointin sosiaaliset kyvykkyydet liitettynä raportointiin johtaa siihen, että johtoryhmässä voidaan tehdä päätöksiä paljon laajempaa tietoa ja tietämystä hyödyntäen, kun organisaation antamat kommentit ja toimenpide-ehdotukset ovat käytettävissä. Uskon myös, että monet asiat voivat saada uutta valoa kun niitä katsotaan organisaatiossa alhaalta ylöspäin.

Jotta saadaan organisaation alemmilta tasoilta syötettä keskusteluun, tulee tarjota roolipohjaiset avainmittarit ja -raportit sekä mahdollisuus itse tuottaa ja analysoida informaatiota sekä tehdä ad hoc-kyselyjä. Johto ei välttämättä tarvitse lisää tietoa vaan se tarvitsee pureskellumpaa tietoa luodakseen ymmärrystä päätöksenteon tueksi.

Microsoftin itsepalvelu BI- välineet mahdollistavat paljon muutakin. Mitä ne mahdollistavat tänään ja miten organisaatiosi voisi saisi paremman näkemyksen niiden hyödyntämisestä? Me haluamme kertoa ja näyttää tämän. Ota yhteyttä ja tulemme pitämään silmät avaavan esityksen aivan uusista mahdollisuuksista.

Office 365 -käyttöönoton vaikein osuus ei ole teknologia, vaan palvelun käyttäjien määrittäminen. Office 365 on käyttäjäkohtaisesti lisensoitava palvelu. Ja päinvastoin kun perinteisessä lisenssimalleissa, lisenssit kiinnitetään lisenssipoolista halutuille käyttäjille. Lisenssejä voi toki siirtää käyttäjältä toiselle, mutta ennen käyttöönottoa täytyy tietää, kenelle käyttäjille lisenssit laitetaan ja mitkä palvelut kullekin otetaan käyttön.

Äkkiseltään tämä kuulostaa helpolta. Mutta jo kymmenien käyttäjien organisaatioissa ei olekaan enää itsestään selvää, että ketkä tarvitsevat tunnukset.

Mistä käyttäjät löytyisivät?

Yleisin tapa on lähteä katsomaan tietoja vanhasta järjestelmästä. Esimerkiksi siirrettävä sähköpostijärjestelmä tarjoaa teoriassa hyvän pohjalistauksen käyttäjistä. Mutta koska vanha järjestelmä ei ole käyttäjäkohtaisesti lisensoitu, ei käyttäjähallintaa ole ollut tarvetta pitää ajan tasalla. Vanha järjestelmä sisältää siis jo poistuneita käyttäjiä, pitkällä vapaalla olevia käyttäjiä, alihankkijoita, kesätyöntekijöitä, henkilöinä luotuja ryhmäpostilaatikoita jne. Listan työlääseen perkaamiseen kannattaa varautua.

Kannattaa myös miettiä mistä muualta tietoja voisi saada: vaikka työasemien hallintajärjestelmästä, HR-järjestelmästä, palkanlaskennasta, kulunvalvonnasta, puhelinluettelosta? Sama käyttäjä voi olla hieman eri nimisenä eri järjestelmissä, joten yhdistely ei ole aina suoraviivaista.

Mitkä ovat käyttäjien roolit?

Office 365:n vahvuus on se, että eri käyttäjillä voi olla eritasoisia lisenssejä samaan järjestelmään. Esimerkiksi osa-aikaiselle alihankkijalle voi riittää pelkkä K1-lisenssi joka mahdollistaa intran käytön sekä sähköpostin webbi- ja mobiilikäytön pienellä postilaatikolla. Toimistotyötä tekevä taas tarvitsee uusimman Officen jotta voi tehokkaasti hallita dokumentteja SharePointissa ja siksi E3-lisenssi on tarpeen. VoiP-puhepalveluita käyttävät tarvitsevat E4-lisenssit. Joka käyttäjälle pitää kuitenkin valita oikea lisenssi, eikä luokittelusta kannata tehdä liian monimutkaista.

Roolien mietintä ei lopu tähän. Sähköpostissa täytyy miettiä jakelulistat, jaetut postilaatikot, resurssikalenterit ja kalenterioikeudet. Intran toteutuksessa taas käyttäjäryhmien ja oikeuksien suunnittelu on ihan oma suunnitteluvaiheensa. Joskus on myös tarvetta rajoittaa käyttäjien pääsyä palvelukohtaisesti esimerkiksi käyttäjän sijainnin mukaan. AD-federointi mahdollistaa tämänkin.

Tee käyttäjähallintaprosessista jatkuva

Käyttäjiä tulee ja menee. Uusille käyttäjille pitää luoda tunnus, valita oikea rooli, aktivoida roolin mukainen lisenssi ja liittää roolin mukaisiin ryhmiin. Poistuvien käyttäjien osalta täytyy päättää, milloin kirjautuminen estetään ja kauanko esimerkiksi postilaatikkoa säilytetään ennen kuin lisenssi voidaan vapauttaa uusiokäyttöön. Näiden toimenpiteiden pitäisi tapahtua samassa yhteydessä muun käyttäjähallinnan kautta, joko ohjeistettuna manuaalisesti tai automatisoituina.

Lopputuloksena on onnistuneesti käyttöönotetun palvelun lisäksi ajantasaiset käyttäjätiedot sekä sellainen malli käyttäjähallintaan, josta muutkin palvelut ja prosessit hyötyvät. Ja onhan se kiva tietää, ketä meillä on töissä.

Sähköposteihin, monistepinoihin, käytäväkeskusteluihin, minun tapauksessa myös käsilaukkuihin – niihin hautautuu päivittäin monta hyvää, ja valitettavan usein myös rahanarvoista ideaa. Jopa alunperin elinvoimaisilta huippuideoilta tuntuneet ajatukset ovat vaarassa kuihtua pois, jos niille ei löydä sopivaa foorumia juurtua ja kasvaa.

Kuulostaako tutulta? Onko meillä oikeasti varaa hassata tähän tahtiin osaamista, kehittämisresursseja, ja euroja?

Mitäpä jos suomalaisilla työpaikoilla ryhdyttäisiin tosissaan hyödyntämään henkilöstön kokemusperäisestä osaamisesta lähteviä ideoita. Jalostettaisiin ne innovaatioiksi sekä tuotteiden että organisaation kehittämiseen. Rohkeasti luotettaisiin siihen, että ideoiden jakaminen synnyttää työyhteisössä positiivista pöhinää. Sellaista uudistumisen ilmapiiriä, joka loppupeleissä muuttuu yritykselle kilpailueduksi.

Tähän resurssi- ja investointihukkaan voisi tarttua vaikka organisaation henkilöstöhallinto yhdessä liiketoiminnan kanssa. Jos innovaatiotyö tuntuu hiukan vieraalta termiltä aloittaa yhteinen keskustelu, voidaan yhtä hyvin puhua osaamisen johtamisesta, henkilöstön sitouttamisesta, yhteisöllisyydestä tai vaikka työhyvinvoinnista ja työnantajakuvasta. Ja onhan tässä myös kyse työntekijöiden kuuntelemisesta ja arvostuksesta.

Osaamisen kehittämisen ROI

EK:n uunituoreen raportin mukaan suomalaisilla työpaikoilla on jo kohtuullisen hyvin ymmärretty, että henkilöstön osaamisen kehittämisellä on yhteys liiketoiminnan menestykseen. Henkilöstöä koulutetaan, kustannetaan seminaareihin ja heille järjestetään erilaisia valmennusohjelmia, tehtäväkiertoa, mentorointia. Vankkaa osaamista on pidetty edellytyksenä myös innovaatioiden syntymiselle.

Tekemällä oppii -periaate on viime aikoina tehnyt paluuta osaamisen kehittämiseen. Siitä kun on saatu varmin tuottoprosentti investoinneille. Työssä opitaan nyt esimerkiksi käyttämällä omia työntekijöitä sisäisinä kouluttajina. Tätä samaa filosofiaa soisi hyödynnettävän myös kehittämishankkeissa.

Eli koko oman organisaation ideat käyttöön. Henkilöstön kokemukseen perustuvassa osaamisessa on hiveän suuri potentiaali, jota yhä käytetään surullisen vähän tai ainakin vähemmän systemaattisesti.

Me Sulavalla uskomme, että yrityksille olisi eduksi miettiä parhaita käytäntöjä paitsi osaamisen myös osallistamisen johtamiseen, harkita työvälineitä henkilöstöstä kumpuavien ideoiden keräämiseen ja käsittelyyn sekä panostaa niiden toteutukseen ja seurantaan. Pelastetaan parhaat ideat.

Tätä henkilöstökin arvostaisi.

Sulavan innovaatiotyökalu intran päälle

Didi on aiemmissa blogeissaan esitellyt Sulavan Suomen suurimmalle työnantajalle rakentamaa aloitejärjestelmää Helinää. Samoja elementtejä on hyödynnetty sosiaalisen intran toimituksissa, sillä SharePoint 2013 mahdollistaa teknisesti jo osallistamisen työvaiheita.

Sulavalla emme kuitenkaan ole tyytymässä vain tähän. Olemme rakentemassa uudenlaista Innovation Acceleratoria, jossa ideoiden synnyttämistä ja kehittämistä innovaatioiksi voidaan aidosti johtaa. Ja mikä parasta, työkalu rakennetaan SharePoint 2013 –intranet-alustalle, jolloin se on helposti kaikkien käytettävissä. Intrassa uudet haasteet huomataan välittömästi, ja niihin liittyvää ideointia ja ajatusten vaihtoa voidaan tehdä ilman kirjautumista erillisiin järjestelmiin. Ideat näkyvät järjestelmän uutissyötteissä aivan kuten muutkin päivittäiset aktiviteetit.

Ja sitten vielä se johtamispuoli. Uudessa Innovation Acceleratorissa annetut ratkaisut kerätään haasteiden ympärille, joista jokaiselle haasteelle voidaan määrittää omat vastuuhenkilöt, vaiheet ja toiminnallisuudet. Ratkaisun kehitysprosessi on suunniteltu niin, että siinä huomioidaan ne tekijät joihin organisaation innovaatio- ja osallistamisprosessit tökkäävät:

• ideoita ei päästä jakamaan henkilöiden kanssa, joilla olisi mahdollisuudet tehdä ideasta totta
• idean keksijä ei tunnista tai koe ideaansa merkitykselliseksi
• ideoita ei jostain syystä haluta jakaa tai
• ideoita kerätäänkin mutta niitä ei syystä tai toisesta saada työstettyä eteenpäin.

Näihin haasteisiin Sulava tarttuu nyt keväällä yhteistyössä Aalto yliopiston Innovation Management Institute -yksikön tutkijoiden kanssa. Heillä on tietoa ja osaamista innovaatioprosessien rakentumisesta työyhteisöissä. Näin ratkaisussa voidaan tarttua kehittämistyön sekä sen johtamisen ongelmiin jo ennakoiden hyödyntämällä tutkittuja ja parhaita käytäntöjä.

Meitä ei kiinnosta rakentaa ratkaisua, joka loppupeleissä palvelee yrityksen kehittämis- ja innovaatiotyötä huonosta, tai ei lainkaan. Tavoitteena on tehdä uudesta Sulava Innovation Acceleratorista työkalu, jonka hankinta maksaa itsensä heti yritykselle takaisin. Ja paljon enemmän. Siksi haluamme istuttaa saman pöydän ääreen näkijät, tekijät ja käyttäjät.

Tule mukaan! Kysy pilotointihankeestamme alla olevalla lomakkeella.

Esimerkki PowerView-näkymästä

Moni käyttäjä lienee toivonut, että paras ratkaisu olisi, jos CRM:n tiedot saisi dynaamisen linkin avulla tuotua tuttuun Exceliin. Excelissä tietoja voisi sitten analysoida pivot-taulukoiden avulla ja tuottaa havainnollisia kaavioita. Nyt tämä onnistuu entistä helpommin Excel 2013 PowerView-toiminnon ja OData-tietojenhakutavan avulla.

Power View on Excel 2013 -ohjelman tietojen visualisointiin tarkoitettu vuorovaikutteinen työkalu. PowerView -toiminnon avulla voidaan myös Dynamics CRM Onlinen tietoja yhdistää taulukoihin ja kaavioihin. Tietojen noutamisessa käytetään OData-muotoa, joka on Microsoftin kehittämä tapa tietoaineistojen jakamiseen.

Alla olevassa videossa esitetään miten CRM Onlinen tietoja tuodaan Excelin PowerView-näkymään. Koska tietojen tuonnissa on useita vaiheita, niin video antaa yleiskuvan helpommin kuin pitkä ohje. Ajatus videon toteuttamiseen tuli amerikkalaiselta CRM-asiantuntijalta, jonka englanninkielinen (ja puolet pitempi) video on nähtävissä täällä.

Tietojen saamiseksi Exceliin joudutaan käyttämään pientä kiertotietä, mutta lyhyesti vaiheet ovat seuraavat:

1. Selvitä CRM.n yksilöllinen OData-osoite
2. Tallenna CRM:n tietoja Excel-taulukkona omalle koneelle (esim. asiakaslistaus, ”Vie Exceliin” -toiminto)
3. Avaa tuotu taulukko ja tallenna se normaalina Excel-työkirjana
4. Lisää tietolähteeksi vaiheessa 1 selvitetty CRM:n OData-osoite
5. Ota PowerView käyttöön ja nouda halutut tiedot

Huomaa, että voit kytkeä päälle myös tekstityksen napsauttamalla ”Näytä tekstitys” -painiketta.

Seuraavassa kirjoituksessa esittelen tarkemmin PowerViewin mahdollisuuksia raporttien visualisointiin.

On itsestään selvää, että pilvisiirtymä Office 365:n osalta lähes poikkeuksetta maksaa itsensä takaisin 4-12 kuukauden aikajänteellä. Itse kirjoitin viime syksynä pilven pehmeistä hyödyistä. Tässä kirjoituksessa keskityn vielä suurempiin hyötyihin ja mahdollisuuksiin erityisesti johdon näkökulmasta katsottuna.

Uudet liiketoimintamallit

Pilvi avaa ylimmälle johdolle mahdollisuuden kehittää ja laajentaa liiketoimintaa. Pilven kautta esimerkiksi asiakkaat ja kumppanit on helppo ottaa entistä tiiviimmin haltuun ja avata omien järjestelmien tietoja heille. Esimerkiksi valmistavassa teollisuudessa pilvi avaa mahdollisuuden siirtyä perustuotannosta palvelubisnekseen.

Big data yhdistettynä moderneihin analyysityökaluihin avaa vuosien varrella kerätyt tietovarastot johdon ja koko organisaation hyödynnettäviksi. Uusia palveluita ei tarvitse odottaa kuukausi- tai vuositolkulla ja erityisesti uusien toimintamallien kokeilu on erittäin helppoa ja kustannustehokasta.

Yksi oman alansa johtava yritys oli pohtinut vuosikausia asiakashallintansa remonttia, mutta homma oli aina kaatunut nykyisen CRM:n rajoituksiin ja kankeuteen. Johto eli harhakäsityksessä, että uuden CRM:n käyttöönotto maksaisi maltaita ja kestäisi vähintään 1-2 vuotta. Ilmeet olivat näkemisen arvoisia, kun kerroin että Dynamics CRM Online maksaa heille alle 40€ / käyttäjä kuukaudessa ja perustoiminnot saadaan käyttöön heti. Tämän jälkeen voidaan muutamassa kuukaudessa rakentaa malli, joka muuttaa fundamentaalisesti heidän tapansa kohdata ja palvella omia asiakkaitaan.

Olen kuullut tänä vuonna 3-4 uskomattoman hienoa ideaa siitä, miten pilvisiirtymän myötä asiakkaamme pystyy uudistamaan ja kasvattamaan liiketoimintaansa lähes kertaluokan verran. Ja nyt ei todellakaan puhuta startupeista, vaan jo alunperin omien alojensa merkittävimmistä kotimaisista toimijoista.

Riskialttiit hankkeet kuriin

Vuoden 2012 lopussa julkaistun IT-barometrin mukaan Suomessa IT-projekteista vain 40% pysyy aikataulussaan ja budjetissaan. Itse väitän, että totuus on vielä surkeampi. Useimmiten lopulta käyttöönsaatu järjestelmä ei vastaa käyttäjien tarpeita ja järjestelmän ylläpitokustannukset ylittävät jo parin ensimmäisen vuoden aikana moninkertaisesti suunnitellut kustannukset.

Keskustelin hetki sitten yli 3 000 henkeä työllistävän yrityksen toimitusjohtajan kanssa. Hän kysyi suoraan, miten IT-ala voi olla näin surkea. Kuulemma viimeisen kymmenen vuoden aikana on aina ollut käynnissä joku IT-projekti, joka pahimmillaan uhkaa lamauttaa organisaation liiketoiminnan tai vähintään syö aivan liian suuren osuuden yrityksen tuloksesta.

Toisen vielä isomman firman talousjohtaja kertoi alkaneensa tosissaan selvittää IT-kuluja. Hänen havaintonsa oli, että käytännössä jokainen IT-hanke viimeisen kolmen vuoden aikana oli ylittänyt budjettinsa 20% – 500%. Toinen havainto oli se, että ylläpito- ja valmiusmaksut ovat järkyttävän suuret – erityisesti kun ne laskee yhteen eri järjestelmien osalta. Molemmat johtajat olivat valmiita irtisanomaan nykytoimittajat ja/tai omat tietohallintojohtajansa. Ensimmäinen vaihtoehto usein kannattaakin, jälkimmäinen harvemmin.

Pilven myötä IT-projektit muuttuvat käytännössä riskittömiksi. Esimerkiksi Sulavan hankkeiden onnistumisprosentti on sopivasti 100%. Samalla yllättävät ylläpitokustannukset jäävät pysyvästi historiaan. Microsoftin pilvestä palvelut ovat aina käytössä ja esimerkiksi versiopäivitykset eivät aiheuta ongelmia tai käyttökatkoksia. Tietoturva Microsoftin pilvessä on aina parempi kuin paikallisilla toimijoilla. Fakta on se, että johto voi keskittyä oikeisiin asioihin kun palvelut ja tietojärjestelmät siirtyvät pilveen.

CIO:lle oikea rooli

CIO on pilvisiirtymän suuri voittaja. Vihdoinkin sisäinen IT pystyy tuottamaan nopeasti ja tehokkaasti käyttäjien haluamia palveluita. Vielä suurempi hyöty saada siitä, että CIO:n ja koko tietohallinnon rooli muuttuu aidosti liiketoimintaa tukevaksi ja kehittäväksi. Tiedän useita tapauksia, joissa pilvisiirtymän myötä CIO on noussut mukaan organisaation johtoryhmään ja muuttunut ylimmän johdon luotetuksi sparrauskumppaniksi.

Miten edetä?

Etenemissuositukseni on todella simppeli. Jos et ole vielä siirtynyt pilveen, aloita siirtymän valmistelu välittömästi. Jos olet jo siirtynyt pilveen, ala miettiä pilven laajempaa hyödyntämistä. Erityisen tärkeää on ottaa ylin johto mukaan keskusteluun ja innovointiin.

Ja muistutan edelleen, että edellä mainittujen asioiden lisäksi pilvisiirtymä esimerkiksi Office 365:n osalta maksaa itsensä käytännössä aina takaisin reilusti alle vuodessa. Konkreettinen esimerkki: vajaa 1 000 henkeä työllistävä asiakkaamme säästi ensimmäisenä vuonna Office 365:n käyttöönoton myötä noin 85 000€, toisena vuotena säästöt olivat yli 200 000€. Vähintään 20% kilpailijoistasi on jo pilvessä – ja erityisesti se kovin kilpailija / haastaja on lähes takuuvarmasti siirtynyt tai siirtymässä pilveen. Sinun organisaatiollasi ei yksinkertaisesti ole varaa missata tätä junaa.

Ideat syntyvät ihmisten kesken

Idea aprillibloggauksesta sai alkunsa hississä matkalla lounaalle. Seitsemän kerroksen aikana ehdittiinkin jo sopia kirjoittamisesta ja heitellä ideoita.

Sen jälkeen siirryttiin sähköisiin työkaluihin, eli ideointia jatkettiin Yammerissa.

Tein Sulavan pilvi-intran omalle sivustolleni (My Site) Word-dokumentin, johon annoin muokkausoikeudet muillekin. Kirjoitin hieman pohjaa, linkkasin dokumentin Yammeriin ja pyysin ihmisiä osallistumaan. Puolet firmasta innostuikin kirjoittamaan omia aihioitaan. Perinteisesti dokumentin samanaikainen muokkaus olisi ollut ongelma, mutta SharePointiin tallennettua dokumenttia voi muokata useampi ihminen yhtä aikaa. Näin samaan aikaan saattoi omia ideoitaan kirjoitella useampi kerralla. Uusia ideoita heiteltiin myös Yammerin kommenteissa.

Sen erityisempää hyväksyntää aprillipilan julkaisulle ei tarvittu, sillä esimerkiksi toimitusjohtajamme ja talousjohtajamme kuittasivat idean mahtavaksi Yammerin kautta.

Joukkoistaminen vai toimittaminen

Sisällöntuotanto oli siis onnistuneesti joukkoistettu, ja kaikki pystyivät seuraamaan sen etenemistä koko ajan. Eikä yhtään sähköpostia tarvinnut aiheesta lähettää koko prosessin aikana. Jollain toisella toimintamallilla aiheesta olisi saattanut syntyä yli helposti sata sähköpostia – hauska idea olisi muuttunut tylsäksi sähköpostipallotteluksi ja syönyt valtavasti työtehoa.

Blogikirjoitus tarvitsee kuitenkin sopivan pituuden ja yhtenäisen tyylin. Niinpä jossain kohtaa piti viheltää peli poikki ja muotoilla kirjoitus itse loppuun diktaattorin ottein.

Kun kirjoitus oli valmis, pyysin vielä Lyncin kautta kollegaa katsomaan luonnoksen läpi.

Verkostot vahvistavat viestiä

Blogikirjoitus julkaistiin aprillipäivän aamuna. Vaikka kyseessä oli hiljainen pääsiäismaanantai, se alkoi levitä Sulavan Facebook-sivujen tykkäysten kautta ihmisten syötteisiin. Toisaalta myös Twitter-jakonappi levitti linkkiä vauhdikkaasti Twitterissä. Internetin sosiaaliset työkalut hoitivat siis loppuun sen, mikä alkoi Sulavan sisällä.

Lopuksi mietimme, pitääkö blogikirjoitus poistaa, vai jätetäänkö selitystekstillä varustettuna jälkipolvien nähtäville. Konsensus tähänkin löytyi – tietysti samasta Yammer-ketjusta.