Me Sulavassa puhumme paljon tietotyön tuottavuuden kehittämisestä ja tietotyön tuottavuuden mittaamisesta. Voin takuuvarmasti luvata, että pystyisimme helposti tehostamaan jokaisen julkishallinnossa tietokoneella työskentelevän työtehokkuutta vähintään keskimäärin minuutin päivässä. Tästä aiheutuisi yli 8 000 tunnin päivittäinen tehostuminen, mikä tarkoittaisi yli kahtasataatuhatta työpäivää vuodessa. Erilaisten tutkimusten mukaan tietotyötä tekevien työajasta kuluu tietokoneiden ja tietojärjestelmien kanssa säheltämiseen muutamasta tunnista yli kahteenkymmeneen tuntiin viikossa. Takuuvarma lupaukseni ei siis ainakaan ole ylimitoitettu.

Jos tietotyön tehokkuuteen halutaan merkittäviä parannuksia, pitää luonnollisesti toimintamallit ja prosessit miettiä enemmän tai vähemmän uusiksi. Tehokkuutta voi silti lisätä merkittävästi pienillä muutoksilla, kuten selkeillä toimintamalleilla, ohjeistuksilla ja erityisesti jo hankittujen valmistuotteiden ja palveluiden tehokkaammalla hyödyntämisellä. Tietotyön menetelmien kehittämisellä on myös suuri vaikutus työssä jaksamiseen ja työssä viihtymiseen.

Ostatko työtä vai palvelua?

Ajatellaanpas hetkeksi nykyistä tietojärjestelmien hankintamallia. Maailman pisimpään palanut hehkulamppu on palanut yhtäjaksoisesti vuodesta 1901 lähtien. 1920-luvulla syntyi kuitenkin valmistajien kartelli, joka päätti rajoittaa hehkulamppujen käyttöiän tuhanteen tuntiin. Näin tietysti yksinkertaisesti siksi, että kuluttajille haluttiin myydä jatkuvasti uusia lamppuja. Hieman sama mentaliteetti pätee valitettavan useassa tietojärjestelmäprojektissa. Asiakkaalle myydään puoliväkisin – tai puolitotuuksin – järjestelmä, jonka ylläpidosta ja jatkokehityksestä laskutetaan valtavia summia. Samalla myös sidotaan asiakas tehokkaasti ja pitkäaikaisesti järjestelmän toimittajaan. Toimittajan intresseissä on siis myydä asiakkaalle maksimaalinen määrä työtä maksimaalisen pitkäksi aikaa. Virheet ja puutteet, varsinkin takuuajan jälkeen, ovat toimittajan kannalta tervetulleita – ne tuovat lisälaskutusta. Käyttäjien toiveet, tai työn tehokkuus, ovat tässä mallissa toissijainen asia.

Onneksi tietojärjestelmiä voi nykyään hankkia myös palveluna. Tällöin äskeinen esimerkki kääntyy päälaelleen. Asiakas maksaa palvelusta kiinteän kuukausimaksun ja voi halutessaan katkaista sopimuksen lyhyellä varoitusajalla. Toimittajan intresseissä on siten tarjota asiakkaalle mahdollisimman hyvin tarpeet täyttävä palvelu. Virheet ja puutteet ovat toimittajalle myrkkyä, koska ne pitää korjata toimittajan omalla kustannuksella. Samasta syystä asiakkaille on tarjottava helpot ja tehokkaat tavat palvelun mukautukseen – muuten asiakas vaatisi jatkuvasti toimittajaa tekemään asioita omalla kustannuksellaan. Kaikilla hyvillä palveluilla on hyviä kilpailijoita. Tämä pitää toimittajat jatkuvassa liikkeessä ja siten asiakkaat saavat palveluihinsa jatkuvasti uusia ominaisuuksia – useimmiten ilman mitään erillistä veloitusta. Esimerkiksi Microsoftin pilvipalveluilla ei ole ollenkaan versionumeroita, koska palvelut päivittyvät jatkuvasti.

Hankittu omaisuus käyttöön

Perinteisissä tietojärjestelmähankkeissa asiakkaan resurssit ja voimavarat kuluvat usein epäonnistuvan IT-projektin kanssa painimiseen. Tämän jälkeen energiaa, tai rahaa, ei enää riitäkään käyttäjien kouluttamiseen tai järjestelmän jatkuvaan kehittämiseen. Kuitenkin nopeat tuottavuushyödyt on helpoiten saatavilla tehostamalla olemassa olevien järjestelmien käyttöä. Jos käytössäsi on esimerkiksi Microsoftin SharePoint- ja Office-tuotteet, voin taata että näiden järkevämmän hyödyntämisen kautta voitaisiin hetkessä kasvattaa organisaatiosi tuottavuutta selvästi.

Käyttäisitkö 5 vuotta vanhaa puhelinta tai Facebookin versiota?

Lähes kaikilla organisaatioilla on lisäksi olemassa ilmaisia (jo maksettuja) tai halpoja käyttöoikeuksia erilaisiin Microsoftin tuotteisiin. Näiden saaminen tehokäyttöön nostaa nopeasti tuottavuutta. Toimittajien ahneudesta johtuen moni asiakas on jäänyt jumiin tietojärjestelmien ja valmistuotteiden vanhoihin versioihin – vaikka samanaikaisesti asiakkaalla todennäköisesti olisi etukäteen maksettu oikeus päivittää uusimpiin Microsoftin tuotteisiin. Viisi vuotta sitten meillä ei ollut iPhonea, iPadia, Androidia tai Windows Phonea. Facebookia käytti vajaa 40 miljoonaa ihmistä. Useimmat meistä ostivat musiikin kaupoista CD:llä. Ja niin edelleen, kehitys on ollut uskomattoman nopeaa. Mutta silti monella työpaikalla käytetään esimerkiksi SharePointin ja Officen 2007-versioita tai vielä vanhempia Windowsin Vista/XP-versioita. Ehkä näistä olisi vihdoin aika luopua – ja samalla hankkiutua eroon turhista räätälöinneistä ja kustannuksista? Näin toimittaessa tietotyö tehostuisi automaattisesti ja samalla saataisiin valmiudet tietotyön jatkuvaan kehittämiseen.

Toisaalta turhasta ei kannata maksaa. Lähes jokaisella organisaatiolla on käytössä tietojärjestelmiä joita ei enää tarvittaisi. Usein näistä voidaan luopua kokonaan tai ne voidaan korvata yksinkertaisemmilla ratkaisuilla. Yksittäinen palvelin maksaa helposti 1 000€ – 2 000€ vuodessa pelkästään sähkölaskun muodossa. Kun tähän lisätään erilaiset ylläpito- ja hallintakustannukset, summa nousee pelottavan suureksi. Ja kun turhista järjestelmistä luovutaan, niin käyttäjien aikaakin säästyy.

Helppoja vinkkejä tietotyön tehostamiseksi

Alla pari pikavinkkiä tietotyön nopeaan tehostamiseen. Näillä ei vielä muuteta radikaalisti toimintatapoja, mutta yksittäinenkin kohta saattaa tehostaa jokaisen työntekijän työtä minuutin per päivä.

• Sisäisen sähköpostin roolin pienentäminen. Tilalle dokumenttienhallinnan, työryhmäntyön ja mahdollisesti pikaviestinnän ja videoneuvotteluiden tehokkaampi hyödyntäminen. Liitetiedostot pois sisäisistä sähköposteista.
• Sisäisen haun kehittäminen. Esimerkiksi SharePoint-ympäristössä asiakkaalla on olemassa tehokkaat välineet hakupalvelun seurantaan ja optimointiin.
• Käyttäjien ohjeistus. Yksistään Microsoft on tehnyt tuhansia ohjeita ja esimerkkejä SharePointin ja Officen tehokkaaseen käyttöön. Tämä tieto kannattaa soveltuvin osin tarjota myös omille käyttäjille.
• Tiedostot dokumenttienhallintaan. Opeta ihmiset tallentamaan dokumentit yhteiseen dokumenttienhallintaan. Jos näin ei tehdä, dokumentit ovat piilossa omien koneiden syövereissä ja tehokkuus kärsii merkittävästi.
• Selkeät palaverikäytännöt. Ohjeet siihen, kenet kutsutaan mukaan, miten valmistellaan, työryhmätyön hyödyntäminen ennen palaveria, palaverin aikana ja sen jälkeen.
• Valmistuotteiden vakio-ominaisuudet käyttöön. Tutustu jo omistamiesi tuotteiden tarjoamiin mahdollisuuksiin ja ota soveltuvat ominaisuudet käyttöön.
• Vertaistuki. Tarjoa käyttäjillesi mahdollisuus kysyä apua ongelmiin, auttaa toisiaan ja kertoa hyvistä toimintamalleista. Ihan alkuun tähän riittää vaikka keskustelupalsta intranetissä, tehokkaampia tapoja toki myös löytyy.
• Kerää palautetta ja ideoita. Kerro organisaatiossasi, että haluatte kehittää ja tehostaa tietotyötä. Pyydä käyttäjiltä vinkkejä ja aktivoi heidät mukaan keskusteluun ja talkoisiin.

Viimeistään nyt on aika toimia

Jos työasemia on 1 000 ja tietyö tehostuisi 5 minuuttia päivässä, saavutettaisiin tällä vuositasolla yli 2 000 ylimääräistä työpäivää. On kiistatonta, että kaikenkokoisissa organisaatioissa voidaan saavuttaa lähes uskomattomia hyötyjä tietotyötä tehostamalla. Ja useimmiten tehostaminen ei edes vaadi merkittäviä investointeja. Toisaalta tietojärjestelmien ja tietotyön suunnitelmallisella kehittämisellä voidaan saavuttaa huomattavasti suurempia säästöjä ja tehokkuushyötyjä. Kannattaisiko tähän mahdollisuuteen tarttua?

Monesti internetyhteys on järjestettävissä. Mutta vierailijaverkon salasanan kysyminen keskeyttää keskustelun, mobiililaajakaistan toimivuus vaihtelee valtavasti sijainnin mukaan, ja hotellien ja lentokenttien hinnat ovat usein törkeän kovat.

Jos yhteys on heikkolaatuinen, hermosi säästyvät jos et käytä sitä lainkaan vaan pysyttelet “offline”.

Onko pilvipalveluissa eroja?

Eri pilvipalveluissa on hyvin erilaisia käytäntöjä ja mahdollisuuksia työskentelyyn internetyhteydettä. Osassa palveluista ainoa käyttötapa on selaimen kautta yhteyden yli. Tällöin palvelu on hyödytön ilman yhteyttä. Toisissa palveluissa tietosi ovat käytettävissäsi, jos olet huomannut etukäteen merkitä ne ladattavaksi koneellesi. Parhaimmissa palveluissa molemmat käyttötavat ovat mahdollisia ja tietosi ovat aina ajan tasalla.

Miten käyttämäsi pilvipalvelut toimivat yhteydettä? Katsotaan miten yhteyden puuttumiseen on varauduttu Office 365 -pilvipalvelussa.

Office 365 yhteydettömänä

Office 365:n peruspalveluita ovat Exchange sähköpostia varten, SharePoint intranetiä ja ryhmätyötä varten ja Lync pikaviestintää, videoneuvottelua ja sovelluksen jakamista varten. Laajempiin palvelupaketteihin sisältyvään Office Professional Plus -ohjelmistoon sisältyvät Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote ja SharePoint Workspace.

Näiden mahdollisuus toimia yhteydettä riippuu palvelusta:

• Sähköpostin käyttö Outlookin avulla onnistuu mainiosti. Kaikki vanhat viestit ja kalenteri ovat käytettävissäsi ja voit luoda uusia viestejä tai tapaamisia.
• Pikaviestintä on yksitoikkoista ilman keskustelukumppania, eli Lyncin käyttö ei onnistu.
• SharePointin dokumenttikirjastojen ja muiden luetteloiden käyttö on mahdollista SharePoint Workspacen avulla.
• OneNote pitää kopiota pilvessä sijaitsevista muistikirjoistasi koneellasi. Voit käyttää muistikirjaa yhteydettä. Muutokset synkronoituvat automaattisesti, kun yhteys muodostuu.
• Wordillä, PowerPointilla ja Excelillä voit tietysti aina luoda paikallisia tiedostoja, mutta SharePoint Workspacen avulla luomasi tiedostot päätyvät automaattisesti SharePointiin.

Miten toiminnot otetaan käyttöön?

Outlookin ja OneNoten synkronointitoiminnot toimivat automaattisesti ja ilman asetuksia. Ohjelmat tunnistavat yhteyden katkeamisen ja syntymisen ja synkronoivat tiedot aina itsestään.

Jos haluat, voit muokata Outlookin toimintaa hitaan yhteyden kanssa seuraavilla valinnoilla.

Jotta saat SharePointin tiedot mukaasi, sinun täytyy valita mitä tietoja tarvitset ja tehdä kytkentä SharePoint Workspacen kanssa kertaalleen. Sen jälkeen valitsemiesi kirjastojen ja muiden luetteloiden tiedot ovat aina ajantasaisina käytettävissäsi, myös ilman yhteyttä.

Toiminto toimii parhaiten dokumenttikirjastojen kanssa. Voit luoda uusia dokumentteja paikallisesti Workspaceen, mistä ne kopioituvat automaattisesti oikeaan kirjastoon.

Suurten dokumenttien käsittely on tämän jälkeen helpompaa silloinkin kun yhteys on käytettävissä. Jos avaat dokumentin Workspacen kautta, sinun ei tarvitse odottaa dokumentin latausta yhteyden yli, vaan saat paikallisen kopion käyttöösi saman tien. Megatavujen kokoisen PowerPoint-esityksen käynnistäminen sujuu nopeasti, vaikka tiedot ovatkin pilvessä.

Kirjasto kytketään SharePointiin siirtymällä vuorollaan kuhunkin kohteeseen ja valitsemalla toimintonauhasta ”Synkronoi SharePoint Workspaceen”.

Tämän jälkeen käytössäsi on Windowsin resurssienhallinnan kaltainen näkymä kirjastoon. Workspace-kansiot ovat myös valittavissa Office-ohjelmien Tallenna nimellä -ikkunoissa.

Lopuksi

Pilvipalvelua valitessasi ja erityisesti valitsemaasi pilvipalvelua käyttäessäsi kannattaa huolellisesti perehtyä yhteydettömän käytön mahdollisuuksiin. Keskeisten tietojesi, sähköpostien ja dokumenttien, pitää olla vaivattomasti käytettävissäsi myös ilman internetyhteyttä toimiessasi.

Käyttöönottoon on panostettava

Organisaatiotasoisen projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto on tuotteesta riippumatta haastava kokonaisuus. Käyttöönottoon pitäisi aina sisältyä riittävän laajat käyttökoulutukset ja tarvittaessa toimintamallien muuttaminen.   Kaikki ymmärtävät ja hyväksyvät, että toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on valtava ponnistus esimerkiksi perinteisen teollisuuden puolella. Välillä tuntuu kuitenkin siltä, että edes kaikkien projektiorganisaatioiden on vaikea ymmärtää ja hyväksyä, että projektinhallintajärjestelmän käyttöönottoon pitää suhtautua vastaavalla vakavuudella. Moni tuntuu rinnastavan Project Serverin samaan kategoriaan työasemasovellusten kanssa olettaen, että käyttöönotto on helppoudessaan samalla viivalla. Tällöin siihen ei panosteta kunnolla, ja riski käyttöönoton epäonnistumiseen ja purnaukseen on suuri. Kuitenkin, mikäli yrityksellä on jo toimivat projektikäytännöt, on tämänkaltaisen järjestelmän käyttöönotto melko suoraviivaista, ja organisaation on helppo se omaksua.

Tuotantokoneisto kuntoon

Projektiorganisaation tuotantokoneiston tarkoitus on tuottaa projekteja, joissa mukana olevien työntekijöiden panos pitää saada tehokkaasti ja kuitenkin järkevästi projektin käyttöön. Tuottavana yksikkönä tehtaan sorvi ei piittaa jos se joutuu käymään pitkiä aikoja vajaateholla tai jos se joutuu tekemään turhaa työtä, mutta ihmisten kohdalla tämä pitää harvoin paikkansa. Sorvin osalta on myös täysin selvää, että maksimikapasiteettia ei voi ylittää, mutta ihmisten osalta tätä usein yritetään. On sekä yrityksen että työntekijöiden etu, että “käyttöaste” saadaan kohdalleen ja turha(uttava)n työn määrä minimoidaan. Jälkimmäisestä voisi  mainita esimerkkinä vaikkapa tehtävien raportoinnin säännöllisesti erilaisten taulukoiden kautta. Pahimmillaan joku koostaa näistä vielä yhteenvetotaulukoita eteenpäin jaettavaksi. Tiedot ovat tärkeitä, mutta niiden kerääminen tai jakelu ei ole kovinkaan tehokasta. Samaten jatkuvat  “onko sulla aikaa” -kyselyt lienevät tuttuja monille. Nämäkin saisi helposti selville mikäli järjestelmät olisivat kunnossa.

Project Server ja SharePoint

Projektisalkun hallinta on haasteellista, ja kunnollisten yhteenvetojen saaminen eri parametreilla on tärkeää. Project Serverin avulla projektien tehtävistä ja tilanteesta pystytään tuottamaan erilaisia yhteenvetoja ja raportteja suoraan SharePointiin. Käytännössä koko tuote on nykyisin tiukasti integroitu siihen, joten jos teillä on jo SharePoint 2010 käytössä ja harkitsette projektinhallintajärjestelmän uudistamista tai hankkimista, ei missään nimessä kannata ohittaa Project Serveriä ilman tarkempaa tutustumista. Integrointimahdollisuudet myös muihin järjestelmiin ovat laajat, esimerkkeinä Exchange, SAP,  ERP, CRM ja muut liiketoimintajärjestelmät.

“Project Online”

Projectin pilviversio on huhujen mukaan tulossa osaksi Office 365 -tarjontaa seuraavan version myötä, jolloin nykyiset ja tulevat Office 365 -asiakkaat voivat hankkia tämänkin palvelun helposti pilvestä.

“Doing the right things right”

Tässäkin kirjoituksessa mainitut ongelmat tietenkin tiedostetaan kaikkialla, mutta oman toiminnan kehittämiseen ei aina tahdo löytyä aikaa. Kunnollisesta projektinhallintajärjestelmästä saatavat hyödyt ovat kuitenkin merkittäviä, joten toivottavasti osaat vastata otsikon kysymykseen viimeistään lähitulevaisuudessa.

M&A Cloud perustuu pilvipalveluratkaisuun, jonka alustana toimii Microsoft SharePoint. Palvelu on alusta asti suunniteltu globaalille asiakaskunnalle.

Midaxo valmisteli keväällä 2011 palvelun avaamista pilottikäyttäjille. Palvelun luonteen ja asiakaskunnan vuoksi oli erityisen tärkeää varmistaa, että palvelun tietoturvallisuus oli kaikilta osin riittävällä tasolla. Tämän osana piti varmistaa se, että pilvipalvelun käyttökatkoista ja muista ongelmista selvittäisiin ilman pitkiä palvelukatkoja tai asiakkaiden tietojen menetystä.

Tietoturvallisuus ja varmuus lähtökohtana

Sulava katselmoi Midaxon tekemät sovellusräätälöinnit, varmistus- ja palautuskäytännöt sekä arkkitehtuurin. Katselmoinnin perusteella päätettiin keskittyä tietoturvallisuuden ja varmistusten kehittämiseen. Midaxon palveluun kohdistuvat uhat ja suojautumiskeinot analysoitiin, erityisesti keskittyen asiakastietojen tietoturvalliseen käsittelyyn. Sulava priorisoi suositukset ja toimenpiteet huomioiden kasvavan startup-yrityksen resurssit sekä palvelun kehityssuunnitelmat.

”Emme nähneet järkeväksi jättää asiakkaalle pelkkää toimenpidelistaa. Kokeneiden asiantuntijoidemme pilvipalveluosaamisen avulla pystyimme auttamaan myös toimenpiteiden käytännön toteuttamisessa. Niinpä yhteistyötä jatkettiin muun muassa toteuttamalla automatisoitu varmistustoiminto niin, että pilvipalveluntarjoajan teknisistä häiriöistä voitaisiin selvitä.”, Sulavan seniorikonsultti Arttu Arstila kertoo. Lisäksi Sulava auttoi Midaxoa asiakkaille suunnatun tietoturvakuvauksen laatimisessa, tietoturvapäivitysten seurannassa sekä palvelun räätälöintien ja autentikaatiomenetelmien kehittämisessä.

Joustavuutta asiakastarpeiden huomioimiseen

Sulavan vaiheittainen toteutusmalli sopi hyvin Midaxon kaltaiselle yritykselle, jonka täytyy pystyä tekemään asiakaspalautteen perusteella nopeita muutoksia tuotekehityssuunnitelmiinsa. Sulavan asiantuntemuksen avulla Midaxo pystyi paremmin keskittymään päätehtäväänsä eli palvelun ominaisuuksien kehittämiseen. Midaxon M&A Cloud julkaistiin helmikuun alussa 2012 ja jatkokehitys on jo käynnissä.

“Yhteistyö Sulavan kanssa sujui heti ensimmäisestä palaverista lähtien erittäin hyvin. Yhteistyömme alkoi sovelluksen katselmoinnilla, jossa päätimme keskittyä sovelluksen tietoturvan varmistamiseen ja varmistusten kehittämiseen. Katselmoinnin alussa tarkastelimme sovelluksen arkkitehtuuria ja saimme paljon hyviä ja hyödyllisiä vinkkejä sovelluksen paketoimisesta ja viemisestä tuotantoon. Lisäksi saimme turvallisen mielen siitä, että olemme tehneet asioita oikein, myös tietoturvanäkökulmasta.

Tuotantoympäristön varmistusten kehittäminen sujui kuin itsestään. Aluksi tutustuimme tuotantoympäristöön ja pidimme muutaman palaverin aiheesta, jonka jälkeen saimme valmiin ratkaisun asennettuna ja dokumentoituna. Paremmin ei olisi voinut mennä!” kommentoi Midaxon CTO Iiro Sinisalo.

Alun negatiivisuuden ryöpsähdys kertoo järjestelmästä ja käyttäjistä ainakin seuraavia asioita:

• järjestelmällä on käyttäjiä
• käyttäjillä on mielipiteitä järjestelmästä
• järjestelmä ei ole edellisen järjestelmän identtinen kopio

Uusi tietojärjestelmä ja käyttäjiä, joilla on mielipiteitä ja intohimoa työvälineeseensä. Voisiko paremmin olla? Jos ensimmäinen ajatuksesi oli “voisi toki”, lankesit juuri ansaan. Mitä jos uuden järjestelmän mollaamisen sijaan miettisikin mitä hyvää siinä on?

Valintanauhaesimerkki

Hyvä esimerkki on Microsoftin aikoinaan lanseeraama valintanauha (Ribbon), joka on hiljalleen korvannut lukuisten Microsoftin tuotteiden vanhan mallista ylävalikkotoiminnallisuutta.

Uusi Word 2010:n valintanauha

Vanha Word 2003:n ylävalikko

Aikoinaan valintanauhaakin kritisoitiin kiivaasti mm. siitä syystä, että se on pystysuunnassa varsin kookas. Vertasiko kukaan koskaan kuitenkaan valikon kokoa tositilanteessa? Vanhassa valikossa kaikki lisätoiminnallisuudet kerääntyivät allekkain ja näky oli käytännössä varsin huvittava korkeuden puolesta. Valikoita ei myöskään voinut piilottaa muuten kuin poistamalla ne, minkä jälkeen niiden tuominen takaisin olikin varsin monen mutkan takana.

VIHJE! Tiesitkö muuten, että valintanauhan saa piiloon kaksoisklikkaamalla valintanauhan välilehteä, esim. Home? Toimii muuten myös muissa sovelluksissa, joissa valintanauha on käytössä, esim. SharePointissa.

Vähennetään purnausta

Purnata-sana on määritelty seuraavasti: “puhua vastustavasti tai tyytymättömästi, mutista vastaan, napista. esim. Purnata vastaan. Purnasi aina samasta asiasta.” (lähde)

Eräs yritys muutti aikoinaan uusiin toimitiloihin. Ennen muuttoa toimitusjohtaja esitti kaikille toiveen, että odotettaisiin muuton jälkeen kolme kuukautta, jona aikana ei saa purnata. Ihastuin tähän ajatukseen välittömästi sen kuultuani! Kysehän ei ole siitä, ettei saisi aitoja muuttoon tai uuteen toimitilaan liittyviä ongelmia tuotua esille ja korjattua. Kyse ei myöskään ole siitä, että kielletään henkilöstöä keskustelemasta uuteen toimitilaan liittyvistä hyvistä tai huonoista puolista.

Kyse on siitä, että yhdessä tuumin pyrittäisiin siihen, että uuden toimitilan, tietojärjestelmän, tms. käyttöönottoon lähdettäisiin selkä suorana ja avoimin mielin, välttäen lähtökohtaista negatiivista asennetta ja aiheetonta muutosvastarintaa.

Mitä tästä opimme

Ainakin sen, että suomen kieli on kiva kieli. Purnata-sanan kauneus ja soveltuvuus tähän tapaukseen kristallisoituu mielestäni sanan määritelmän jälkimmäisestä esimerkistä: “Purnasi aina samasta asiasta“.

Haluatko olla se, jonka kaikki tuntevat kahvihuoneen parhaana valittajana, oli sitten kyse uudesta toimitilasta, yrityksen kevätretkestä tai uudesta tietojärjestelmästä?

Vai haluaisitko mieluummin olla se, jonka rakentavien palautteiden perusteella uusi kahvikone vaihdettiin vanhanmalliseksi, sillä uuden koneen rasvaton maitojauheen kaltainen esanssi todellakin sai kahvin maistumaan kummalliselta. Tai se, jonka palautteen perusteella uuteen tietojärjestelmään tuotiin heti seuraavassa kehitysvaiheessa kertakirjautuminen?

Ainiin. Tämä kirjoitus ei koske niitä tietojärjestelmiä, joita käyttäessä tuntuu lähinnä samalta kuin olisi loukussa romahtaneessa kaivoskuilussa. Mitkä asiat voivat sinun mielestäsi tehdä tietojärjestelmästä täysin toivottoman?

En pidä itseäni minään jääkiekon asiantuntijana, mutta minua kiehtoo siinä se, että tuota 60 minuutin suoritusta voidaan hyvin verrata aika moneen työyhteisöissä tehtävään suoritukseen, esimerkiksi projektijohtamiseen. Joukkueella tulee olla luotettava ja taitava johtoryhmä, joka osaa tehdä oikeat valinnat pelivälineistä ja pelaajista. Näin tulee olla myös yrityksissä. On osattava unelmoinnin kautta luoda strategiat, ja paras tulos syntyy kun joukkueen jäsenet otetaan siihen hyvin varhaisessa vaiheessa mukaan. Yhteisöllisyys sitouttaa pelaajat ihan toisella tasolla ja luottamus joukkuetovereihin sekä johtoryhmään kasvaa.  Joukkueen jäsenet oppivat tuntemaan toistensa heikkoudet ja vahvuudet ja näin jokainen löytää luonnollisella tavalla oman paikkansa ja roolinsa.  Kun vahvan ja kokeneen pelaajan ketjukaveriksi laitetaan nuorempi tulevaisuuden lupaus, onnistumisia tapahtuu varmasti. Nuori nälkäinen pelaaja saa lisää luottamusta, ja hän ottaa ehkä jopa tiedostamattomia riskejä, joiden kautta usein tulee myös onnistumisia.

Kehitysprojekteissa on aina oltava tavoitteena mestaruus

Kehitysprojektit ovat yrityksille jokapäiväistä arkea, mutta miten varmistetaan, että jokaisen projektin päätteeksi mestaruuspokaali nostetaan voiton kunniaksi? Ensin tulee valita ammattitaitoinen projektin johto, joka osaa johtaa joukkuetta ja tehdä tarvittavat pelaajavalinnat. Projektin resursointi on yksi avain onnistumiseen. Hyvin usein siihen ei kiinnitetä tarpeeksi huomiota, vaan projektiryhmän jäsenet haalitaan kasaan yrityksen organisaatiosta, jossa heillä on jo ennestään vastuu jostain muusta toiminnosta. Projektiryhmän jäseniltä tulee ehdottomasti tietoisesti vapauttaa aikaa projektin tehtävien hoitamiseen.

Seuraavaksi tulee valita oikea toimittaja. Jos kysymys on uuden teknologian hankinnasta, kannattaa jopa käyttää ulkopuolista apua valintaan. Tarjouspyyntöjen tekeminen ja toimittajien tarjousten tulkitseminen on ihan oma tieteenlajinsa.

Kehitysprojektilla, vaikka vain hankittaisiin uutta teknologiaa, tulee olla aina tavoitteena liiketoiminnan kehittäminen. Kun tämä tavoite on määritelty, on helppo laatia suunnitelma ja valita joukkue.  Aikataulu on ehkä vähän pidempi kuin jääkiekko-ottelun 60 minuuttinen, mutta samat roolit löytyvät myös kehitysprojektista. On hyökkääjiä, puolustajia, maalivahti ja tuomarit. Valmentajat, huoltajat sekä joukkueenjohto pitävät huolta, että unelma (visio) on kaikille sama ja selkeä. Pääasia on että kiekkoa pelataan koko ajan ja tuloksia syntyy.  Jäähyjäkin voi antaa ja jopa joskus ottelurangaistukset olisivat suotavia. Nämä kaikki kehittävät joukkuetta entistäkin parempaan suoritukseen. Hienoa olisi, jos kehitysprojektissakin laskettaisiin tehopisteitä tai maalivahdin torjuntoja. Peliminuutteja taidetaan aika useassa projektissa jo laskeakin.

Näin jääkiekkohuuman vallatessa Suomen haluan toivottaa onnea JYP:lle Suomen mestaruudesta sekä lähettää kaikkien sulavalaisten puolesta tsemppiä koko Suomen MM-jääkiekkojoukkueelle. Nyt on vielä hetki aikaa unelmoida!

Valitettavasti käynti oli tiukan NDA:n alla, joten voin kertoa vain julkisia asioita. Olen nähnyt monia kotimaisia ja ulkomaisia palvelinkeskuksia, mutta DB3 oli aivan omaa luokkaansa. Jos tilassa ei ole käynyt, on lähes mahdotonta käsittää keskuksen kokoa, tehokkuutta ja turvallisuutta. Ja tämän jälkeen ei ihan mielellään halua kuullakaan “kotikutoisista palvelinkeskuksista”, niiden käyttämisestä puhumattakaan.

DB3-palvelinkeskuksen toiminta käynnistyi syyskuussa 2009 ja se olikin tuolloin ensimmäinen Microsoftin isoista palvelinkeskuksista USA:n ulkopuolella. Keskuksen ensimmäisen vaiheen osalta pinta-ala on lähes 30 000 neliömetriä ja tuleva uudistus lisää pinta-alaa  10 000:lla neliömetrillä. Nykyisen keskuksen virrankulutus kertoo koosta omaa kieltään: nyt 16 MW ja laajennuksen jälkeen 29 MW. Jotain myös kertovat rakennuskustannukset, jotka olivat ensimmäisen vaiheen osalta 500 miljoonaa dollaria.

Palvelinkeskus käyttää monessakin mielessä uudenlaista teknologiaa, esimerkiksi erillistä jäähdytystä ei normaalioloissa tarvita ollenkaan. DB3 kuluttaa vain 1% tavallisen datakeskuksen virrankulutuksesta – eli vettä säästyy noin 18 miljoonaa litraa kuukaudessa. DB3 onkin saanut lukuisia palkintoja sekä tehokkuudestaan että ympäristöystävällisyydestään. DB3:n Power Usage Effectiveness (PUE) on 1,25 – ja uudistus tuskin tätä ainakaan nostaa. Ympäristötietoiselle pilvipalveluiden hyödyntäminen on iso askel oikeaan suuntaan.

Palvelimia ja levytilaa – niistä en paljoa muuta voi sanoa, kuin että paljon niitä oli.. Yllä on kuvattu miten palvelinarkkitehtuurit ovat kehittyneet viime vuosina Microsoftin palvelinkeskuksissa. Oheisesta videosta voi katsoa hieman miltä nykyaikaisessa keskuksessa näyttää. Video ei valitettavasti tee todellista oikeutta kohteelleen – massiivisuutta ja järjestelyiden kattavuutta ei videolta pysty oikein arvioimaan. Lisätietoja aiheesta löytyy esimerkiksi osoitteesta http://www.globalfoundationservices.com/.

Odotin käynniltä paljon, mutta silti odotukseni ylittyivät moninkertaisesti. Oli mukava nähdä, että Sulavan ja asiakkaidemme datasta pidetään hyvää huolta.

Ei tietoa SharePointin mahdollisuuksista ja ominaisuuksista

• “Onko se joku portaali?”
• “Meillä nämä levyjaot toimii ihan hyvin, mitä etuja SharePoint tuo verrattuna niihin?”
• Miten myydä tai perustella SharePoint käyttöönoton investointi liikkeenjohdolle?

SharePoint tarjoaa hyvän lähtökohdan dokumenttien tuottamiseen ja käyttöön. SharePointin vahva yhteistyöperusteinen lähestyminen sisällönhallintaan tuo tietotyöhön uusia ulottuvuuksia, joita perinteiset dokumenttienhallintajärjestelmät eivät pysty tarjoamaan. Esimerkkinä heittäisin dokumenttien yhtäaikaisen muokkauksen. Kyllä, se on oikeasti mahdollista: Word-dokumenttia voi muokata yhtäaikaa jopa 99 samanaikaista käyttäjää. Lisäksi SharePoint tukee dokumenttien mobiili- ja offline-käyttöä. Erityisen hyvin käyttö sujuu Windows Phone 7 ja Office 2010 välinein.

Huono kokemus aiemmasta SharePoint-käyttöönotosta tai -käyttöönottoyrityksestä

• Pienestä isoksi (ja hallitsemattomaksi) paisunut yhden sivuston ratkaisu
• Muutosvastarinta käyttöönotossa, ei aiempaa dokumenttienhallintakulttuuria
• Nolla-vaikutus: levyjakojen käytöstä ei päästykään eroon
• Ei tietoa käyttöönoton vaikutuksista, mittarit ja seuranta puuttuu

Tiedotus, ohjeistus ja käytönseuranta on tärkeä osa minkä tahansa järjestelmän käyttöönottoa. Ei riitä että ympäristö nostetaan teknisesti toimintavalmiiksi ja oletetaan että ihmiset löytävät palvelun itse. Ei kannata tehdä myöskään liian valmista. Sillä tarkoitan sitä, että yritetään miettiä kaikki maailman käyttötapaukset ja ratkaisemaan ne valmiiksi pienellä porukalla neukkarissa hikoillen. SharePoint on joustava ja mukautuu käyttötarpeen mukaan, kunhan perusarkkitehtuuri ja hallintamalli on mietitty hyvin etukäteen.

Oikea tarve monoliittiseen asiakirjanhallinnan kokonaisratkaisuun

• Mahdollisuus kompleksiin metatietomallinnukseen: objektipohjainen metatietomalli ja monimutkaiset relaatiot
• “Advanced Records management”-ominaisuudet: Tiedonhallintasuunnitelmat ja vaativat asiakirjan elinkaaren hallinnan vaatimukset. Kuten esim. asiakirjan tilan tai metatietojen mukaan muuttuvat käyttöoikeudet tai metatietojen näkyvyyden muuttuminen asiakirjan tilan mukaan.
• Arkistointi ja pitkäaikaissäilytys: tuotteeseen sisäänrakennetut PDF/A -muunnokset, säilytys halvemmalla levypinnalla aktiivitietokannan asemesta, järjestelmäallekirjoitus muuttumattomuuden varmistamiseksi

Mainitut ominaisuudet ovat osittain räätälöitävissä SharePointiin, mutta se on kallista ja vaatii aikaa. Tulevat SharePointin versiot tulevat ehkä paikkaamaan näitä puutteita ja siihen asti kannattaa joko tinkiä vaatimuksista tai investoida muihin järjestelmiin kuten Documentum, FileNet tai OpenText. Jälkimmäisessä tapauksessa kannattaa kuitenkin varautua siihen, että tekijöitä ja osaamista saattaa joutua hakemaan Suomen rajojen ulkopuolelta.

Täsmäratkaisu tietyntyyppisten dokumenttien hallintaan

• Tekninen dokumentaatio (mm. AutoCAD ja MicroStation)
• Mediakirjastokäyttö: videomateriaalin tallennus ja jakelu (sisältäen streaming ominaisuudet), automaattiset kuvakonversiot ja muunnokset eri julkaisukanavia varten

Kaikkia dokumentteja tai asiakirjaprosesseja ei tarvitse, eikä edes kannata hallita samalla järjestelmällä. Erityiset tarpeet vaativat erityiset työkalut. SharePoint kattaa suurimman osan toimistodokumenttien hallintatarpeista ja vaatimuksista, cad-kuvien työversiot kannattaa suosiolla tallentaa muualle.

Ennen kuin harkitset dokumenttienhallintajärjestelmän ostoa, mieti voisiko SharePoint vastata tarpeeseen. Jos et ole varma, niin ota yhteyttä. Mietitään asiaa yhdessä!

Kulkureiden kuningas tykkäämistaloudessa

Mutta kaikki muuttuu; sen sain kokea kun olin lomalla Lissabonissa. Kadulla istui kerjäläinen, joka oli pistänyt eteensä kuppeja, joissa oli kerrottu mihin niihin laitettuja rahoja käytetään: Whisky, Rum, Vodka jne. Kun katsoin kotona valokuviani huomasin, että tämä kerjäläinen oli todellakin tämän vuosituhannen kerjäläinen. Kyseinen kerjäläinen kuului yhteisöön Lazy Beggers  ja heillä oli oma www-sivusto, jossa kerjääminen on viety jopa niin pitkälle, että heille voi antaa rahaa PayPal-palvelun kautta.  Lazy Beggers porukka on huomannut joukkoistamisen mahdollisuudet ja pyytävät www-sivuillaan ideoita uusiin kerjäämiskohteisiin. Luonnollisesti heillä on myös Facebook-sivusto ja yli 3500 tykkääjää. Voi kyllä sanoa, että tässä on viety kerjääminen aivan eri tasolle kuin normaalisti, ja käytetty luovuutta ja tekniikan suomia mahdollisuuksia innovatiivisesti hyväksi.

Kolme asiaa: Luottamus, luottamus ja luottamus

Mikä on sitten tarinan opetus, ja miten tämä kaikki liittyy myyntityöhön? Väitän, että myyntityössä onnistuu vain jos onnistuu luomaan luottamuksellisen ilmapiirin asiakkaan kanssa. Asiakkaan on pystyttävä luottamaan myyjään ja myyjän organisaatioon. Vasta tämän tunneasian jälkeen tulevat muut seikat kuten hinta ja tekniset asiat. Uusien sosiaalisten medioiden ja digiajan bisneksen välineiden hallinta voi vahvistaa luottamuksen syntyä tai muuten antaa lisäpotkua asiakassuhteelle.

Sama on Lazy Beggersien kanssa, kertomalla suoraan, että rahat menevät juomaan ja huvitteluun, syntyy luottamus ja fiilis, että kyllähän tuolle euron voi viskata ja ottaa valokuvan. Muuten samalla kun otin valokuvan, kaveri kiskaisi nauraen kyltin, jossa luki ”Photos 278 €”. Luottamuksen lisäksi hyvä fiilis ja naurukaan eivät ole pahitteeksi hyvässä asiakassuhteessa.

Pensselit kuntoon ja baanalle

Myyntimies on yrityksen keulakuva ja käyntikortti ulospäin ja tulee miettiä millaisia viestejä organisaatiosta välittyy, jos myyntitiimillä on vanhat ITC – välineet käytössä tai tiimiläiset eivät osaa niitä käyttää ja hyödyntää.  Myyntiorganisaatioissa hukataan edelleen liian paljon energiaa huonoon tai puutteelliseen välinekäyttöön. Voi olla, että tiimillä on älypuhelimet ja teholäppärit mutta työtä tehdään yhtä alkeellisesti kuin kymmenen vuotta sitten. Teknologian mahdollisuuksia ei osata käyttää tai välineitä käytetään epätäydellisesti tai keskitytään vääriin asioihin.

Perustyökalut ovat toki yleensä käytössä kuten esimerkiksi CRM, mutta usein ei valmisintegraatioita muihin ohjelmistoihin osata hyödyntää. Ainakin Microsoft-teknologia integroituu hyvin sulavasti keskenään. Itselläni on kova ketju käytössä: Microsoft Dynamics CRM, Office 365 -välineet, Sharepoint 2010, Lync, OneNote ja Intune – kaikki tämä pilvestä. Kun tähän vielä lisää Windows-puhelimen ja siinä olevat työtä ja vapaa-aikaa tehostavat sovellukset voi sanoa, että ei homma ainakaan välineistä jää kiinni.

Myynti on tahtolaji

Nyt pitää toki täsmentää, että myyntityö ei ole välineurheilua vaan tahtolaji, jossa on erittäin tärkeää, että välineet ja pensselit ovat kunnossa. Mutta vielä tärkeämpää on, että myyntitiimi on trimmattu ja motivoitunut siihen työhön, jonka takia ovat organisaatiossa; turhat häiriötekijät ja ilmapiiriongelmat pitää saada pöydälle ja käsiteltyä. Epäkohdat on saatava korjattua tai kierrettyä mahdollisemman nopeasti, energiaa ei pidä kulua sisäpeliin vaan kaikki voimavara pitää saada kentälle, koska peli on kovaa ja vain paras ja fokusoiduin voittaa.

Kun on trimmattu tiimi iskukuntoon, tulee käydä läpi miten myyntitiimi käyttää niitä välineitä, joita sillä on ja miten tätä käyttöä voisi parantaa. Me Sulavalla usein käytämme tähän tietotyön tehokkuuden parantamiseen välineenä CIE-työpajaa, jossa joukko asiakasorganisaation henkilöitä käyvät läpi simuloidun työpäivän. Tämän päivän työtehtävät puretaan auki ja katsotaan millä välineellä ja miten eri työvaiheet tehdään, ja mitkä olisivat tehokkaimmat ja parhaat tavat.

Sulava ja Bonito keskittyvät juuri tähän myyntitiimin ja työvälineiden yhteistrimmausteemaan 10.5.2012 järjestetyssä tilaisuudessa “Pensselit kuntoon ja baanalle”. Tässä tilaisuudessa paneudutaan siihen, miten organisaatiot voivat siirtää myyntitiimin tuottavuuden uudelle vuosituhannelle ottamalla käyttöön myyntityötä tehostavat ratkaisut ja tuotteet, kuten kerjäläinen Lissabonissa oli oivaltanut.

Miksi nuorille pitäisi opettaa vanhanaikaiset työtavat?

Helsingin sanomat kirjoittaa tänään siitä, että moni nettisukupolven edustaja, eli siis ns. diginaativi, ei oikeasti osaa käyttää tietokonetta. Jutun mukaan tämä johtuu siitä, että kukaan ei ole heitä opettanut. Esimerkkinä käytetään pariinkin kertaan liitetiedoston lähettämistä sähköpostilla. Pohdinta kannattaisi kuitenkin aloittaa siitä, miksi liitetiedosto yleensä pitää lähettää sähköpostilla. Miten perustelisit nuorelle esimerkiksi sen, että tehtävä pitää lähettää opettajalle korjattavaksi sähköpostin liitteenä? Aivan – ei tätä pysty perustelemana. Jos tehtävä lähetetään mailina, aiheutetaan aivan turhaa työtä sekä lähettäjälle että vastaanottajalle. Jos tiedosto tallennettaisiin yhteiseen työtilaan, on molempien osapuolien helppo käsitellä sitä. Näin korjatuista ja kommentoiduista tehtävistä myös muodostuu sähköinen arkisto opiskelijalle. Luonnollisesti prosessiin on suhteellisen helppoa kytkeä mukaan arvostelu ja arvosanan tallentaminen tai vaikkapa mobiilihälytykset tehtävien ja korjaamisen deadlineistä. Ryhmätöiden osalta dokumenttien samanaikainen muokkaus ja mahdollisuus pikaviestintään sekä online-palavereihin äänen ja kuvan kanssa on nuorille itsestäänselvyys.

Nuoret ovat pelien ja muiden nykyajan (verkko)palveluiden kautta tottuneet siihen, että heitä arvostellaan ja erityisesti arvostetaan tekemisen kautta. Peleissä topten-listat ovat olleet olemassa ikuisesti ja verkon myötä ne ovat saaneet uusia ulottuvuuksia. Keskustelupalstoilla osaavat ja aktiiviset henkilöt erottuvat hetkessä muista. Sosiaalisessa mediassa hyvät kirjoittajat keräävät paljon seuraajia ja heidän viestinsä leviää kulovalkean tavoin. Sadat ja tuhannet palvelut tarjoavat käyttäjilleen ns. badgeja, joiden avulla näkee oman kehityksensä ja voi seurata muiden kehitystä. Vastaavalla tavalla vaikkapa kaikissa Xboxin peleissä kerätään saavutuksia joiden kautta käyttäjälle muodostuu “kokonaisarvosana” eli gamerscore.  Lähes kaikilla työpaikoilla ja kouluissa osaamista ja onnistumista mitataan kuitenkin huomattavasti tylsemmillä ja vähemmän motivoivilla tavoilla.

Artikkelissa myös todetaan, “että nuoret saattavat vaatia it-ratkaisulta paljon nykyistä parempaa käyttäjäystävällisyyttä eivätkä nieli sitä, mihin keski-ikäiset ovat taipuneet”. Tämä on takuuvarmasti totta. Mutta sama alkaa päteä myös vanhempiin käyttäjiin. Lähes kaikki ovat tottuneet kotikäytössä helppokäyttöisiin tietojärjestelmiin. Erityisesti nämä ovat tulleet tutuiksi Windows Phone- ja iPhone-puhelimista ja iPadeista, joissa sovellusten ostaminen ja käyttäminen on todella helppoa. Jatkossa sama malli tulee myös Windows-laitteisiin tulevan Windows 8:n myötä. On aivan turha kuvitella, että vanhentuneilla ja epätuottavilla toimintamalleilla pärjättäisiin enää montaakaan hetkeä. Ainoa kysymys onkin se, kyllästyykö tuottamattomuuteen ensin organisaation yleis- ja talousjohto vaiko työntekijät. Itse väitän, että surkealla tietotekniikalla ja osin siitä johtuvilla byrokraattisilla prosesseilla on iso merkitys myös työntekijöiden työssä jatkamiseen ja viihtymiseen.

400 miljoonaa euroa tietotekniikan kehittämiseen?

Aiemmin mainetsemani kirjoitus näyttää myös vanhanaikaisen tietotekniikan perussynnin. Kirjoituksessa mainitaan, että tietotekniikan saamiseen osaksi perusopetusta pitäisi tehdä 400 miljoonan euron investointi vuosien 2012 – 2015 aikana. Ajatus on käsittämätön. Minä en pysty edes kuvittelemaan miten moisen summan saisi tuhlattua. Lähes kaikki palvelut on saatavilla opiskelijoiden käyttöön ilmaiseksi tai lähes olemattomilla kustannuksilla. Vaikkapa dokumenttienhallinnan, työryhmätyöskentelyn, pikaviestinnän ja videoneuvotteluiden tarvitsemat ratkaisut saa opettajille ja opiskelijoille ilmaiseksi käyttöön Microsoftin Office 365-pilvestä. Niin ja tulee siinä mukana myös sähköpostikin – myös ilmaiseksi, tietenkin.

Opetuksessa tarvittavat yleiset tietojärjestelmät tulisi hankkia keskitetysti valtiotasolla. Itse asiassa nämä voitaisiin vaikkapa ideoida avoimesti joukkoistamisen (crowdsourcing) avulla avoimesti verkossa. Tämän jälkeen toteutus voitaisiin myös hoitaa pääosin avoimen lähdekoodin hankkeena verkossa. Osan työstä voisi tehdä harjoitustöinä eri asteen oppilaitoksissa ja joitain osia voisi tietysti tilata (kotimaisilta) ohjelmistoyrityksiltä maksua vastaan. Opettajien valmiuksien nostaminen taas onnistuu pääosin ohjeistamalla sekä kouluttamalla ja tukemalla virtuaalisesti. Ja kaikkea ei tarvitse opettajillekaan opettaa – kyllä meistä jokainen osaa käyttää fiksusti ja käyttäjälähtöisesti tehtyjä tietojärjestelmiä.

Tässä olisi helppo mahdollisuus säästää 200 – 300 miljoonaa euroa ja ohjata säästyneet varat vaikkapa meidän vanhempien kansalaisten työtapojen kehittämiseen. Näin toimittaessa säästettäisiinkin sitten helposti miljardeja. Investoimalla 400 miljoonaa luodaan valmistuessaan vanhentut toimintamalli, joka vain tuhlaa aikaa ja rahaa – sekä rapauttaa tietoyhteiskuntaamme, suurentaa sukupolvien välistä kuilua ja laskee sekä opettajien että oppilaiden motivaatiota.

Bring your own device

Bring your own device-mallista on puhuttu paljon. Käytännön ratkaisut ovat kuitenkin jääneet vähiin. Tämä on johtunut pitkälle siitä, että tietohallinnolla ei yksinkertaisesti ole ollut tarpeellisia välineitä ja resursseja ympäristöjen luomiseen. Tuleva Windows 8 tukee monin eri tavoin Bring your own device-kulttuuria. Windows Intunen seuraava versio hallitsee PC:n lisäksi lukuisia muita päätelaitteita, ml. Windows Phone, Apple iOS sekä Android. Luonnollisesti myös Intunen isoveli System Center 2012 auttaa erilaisten päätelaitteiden tukemisessa ja hallinnassa. Microsoftin Dynamics CRM:n toukokuinen päivitys tuo tuen kaikille selaimille sekä omat client-sovellukset yleisimmille matkapuhelimille ja tableteille. Listaa voisi jatkaa loputtomiin, eli valmiudet ovat valmiudet ovat vihdoin olemassa.

Kokemukset BYOD-mallista ovat lähes poikkeuksetta erittäin positiivisia ja rohkaisevia. Esimerkiksi tarve mikrotuelle vähenee selvästi, kun käyttäjät käyttävät samaa laitetta sekä töissä että vapaa-ajalla. BYOD-mallin myötä vertaistuki ja tiedonvaihto käyttäjien välillä paranee. Ja mallin myötä sovellus- ja palvelukanta uudistuu ja monipuolistuu, joten myös sovellukset muuttuvat lähes automaattisesti käyttäjäystävällisemmiksi.

Viimeistään nyt on aika luoda omat suunnitelmat ja näkemykset BYOD-mallin toimivuuteen ja tarpeellisuuteen omassa organisaatiossasi.

Tiedon pihtaamisesta tiedon jakamiseen

Valtaosa suomalaisista käyttää tavalla tai toisella sosiaalista mediaa vapaa-ajallaan. Sosiaalisen median perusajatus on siinä, että käyttäjät jakavat aktiivisesti tietoa ja muuta sisältöä keskenään. Työpaikoilla kuitenkin lähes kaikki kokevat tiedon jakamisen ja löytämisen ongelmalliseksi. Yksi iso osasyy tähän on tietysti karmea sähköpostikultuuri joka tekee tietyöstä työnväen teatteria. Toinen suuri ongelma on järkyttävät räätälöidyt hankkeet tietotyön tehostamiseksi. Kolmas ongelma on vuosien saatossa hajanaiseksi muodostunut tietojärjestelmien kirjo, joka jo itsessään estää tehokkaan ja mielekkään tietotyön.

Minusta jokaisen suomalaisen organisaation tulisi tehdä yksinkertainen ja selkeä kehityssuunnitelma tietojärjestelmiensä määrän pudottamiseksi ja erilaisten järjestelmien välisten ristiinriippuvuuksien minimoimiseksi. Samassa yhteydessä kannattaa ottaa avoin ja uudenlainen näkemys tietotyöhön. Ja tietysti viimeistän nyt ICT pitää saada palvelemaan ja hyödyntämään koko organisaatiota. Jos ICT:tä ajatellaan pakollisena peruspalveluna ja kustannuksena, siitä todellakin muodostuu uskomattoman kallis kustannus. Parhaimmillaan tietohallinto taas toimii osana organisaation kehitystä ja ruokkii sekä tukee muita toimintoja. Harvard Business Review kirjoittaa aiheesta hetki sitten erittäin mielenkiintoisen kirjoituksen.

Kaikkea ei opita kotona tai koulussa

Kaikkea ei tietystikään voi, eikä pidä, oppia kotona tai koulussa. Sekä työpaikan että koululaitoksen tulee tunnistaa oma paikkansa ja roolinsa. Viime kädessä on tietysti työpaikan vastuulla palkata itselleen sopivaa henkilöstöä sekä vastata henkilöstönsä osaamisen kehittämisestä ja tarvittavan koulutuksen tarjoamisesta. Perustietotekniikan osalta taidot pitäisi opettaa koulussa. Mutta kyllä joku vastuu on yksilölläkin ja omia taitojaan jokainen voi hioa myös itsenäisesti. Vaikkapa Office-tuotteista löytyy käsittämätön määrä tietoa, vinkkejä ja koulutusta verkosta. Tai näiden osalta osaamistaan voi hioa vaikkapa Ribbon Hero 2-pelin kautta – tämä ihan vain esimerkkinä helposta ja hauskasta tavasta opiskella tärkeää aihetta.

Mitä meidän pitäisi tehdä?

Linkitin jo kerran aiemmin blogikirjoitukseeni tämän Microsoftin videon kuluttajistumisesta. Tämä kertoo minusta edelleen mainiosti mitä työpaikoilla pitää tapahtua ja miten tietohallinnon tulee tukea muutosta.

Alla Nokian konsepti uudenlaisesta puhelimesta. Myös Microsoft jätti hetki sitten samasta aiheesta patenttihakemuksen. Luuletteko, että vaikkapa näitä laitteita halutaan käyttää tulevaisuudessa liitetiedostojen lähettämiseen ja iänikuisten sähköpostien lukemiseen? Ei todellakaan.

Mitä työpaikoilla sitten pitäisi tehdä? Meidän neuvomme asiakkaillemme on hyvin yksinkertainen:

• Kehitä tietotekniikkaa ja ICT-strategiaa kokonaisvaltaisesti osana muun liiketoiminnan kehitystä – ja muista suunnitelmien jatkuva seuranta
• Suunnittelu integraatiot keskitetysti ja muista master datan hallinta, pyri minimoimaan suorat riippuvuudet eri järjestelmien välillä
• Unohda laajat konsultointi- ja selvityshankkeet. Pilotoimalla (pilvipalveluiden avulla) pääsee nopeasti alkuun
• Unohda laajat räätälöinnit. Valmistuotteiden ja pilvipalveluiden avulla voit lähes poikkeuksetta tehdä kaiken tarpeellisen
• Älä maksa turhista tietojärjestelmistä äläkä maksa turhia “ylläpidon valmiusmaksuja”. Käytä aina kun uusimpia versioita valmistuotteista ja –palveluista
• Hyödynnä laajasti sosiaalista teknologiaa
• Mahdollista etätyö / läsnätyö ja tue erilaisia päätelaitteita
• Valitse oikeat kumppanit ja toimittajat
• Mittaatehdyt investoinnit
• Pidä riittävä osaaminen talossa, älä ole toimittajien / konsulttien vietävissä
• Kohdista osa em. toimenpiteiden säästämistä varoista ja resursseista työmenetelmien kehittämiseen ja henkilöstön kouluttamiseen