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Lecciones aprendidas de un proyecto de Workflow en Project Server 2010

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Mon, 27 May 2013 10:49:31 PDT

En este breve artículo voy a resumir algunas lecciones aprendidas en un proyecto de implementación de flujo de trabajo en Project Server 2010. A pesar de que estos proyectos deben desarrollarse en Visual Studio (excepto que usen Nintex), no voy a centrar el artículo en cuestiones técnicas, sino en aspectos funcionales y de arquitectura. Esto se debe a que muchas veces no sabemos cuál es el mejor enfoque para resolver un problema en esta tecnología, debido fundamentalmente a la falta de información. A continuación, mis experiencias en casos reales, que intentan poner un granito más de arena a este mundo, en donde una búsqueda en Google arroja tan pocos resultados que nos hace sentir cierto temor...

Introducción

La funcionalidad de flujos de trabajo en Project Server se utiliza muchas veces para manejar el proceso de aprobación de los proyectos antes de su ejecución. Si bien la arquitectura de flujos de trabajo de Project Server está montada sobre la de SharePoint, posee muchos aspectos propietarios que nos dirigen con mucha fuerza hacia un formato de solución. Estos lineamientos principales se pueden resumir en los siguientes puntos:

1) A través de configuración se define un conjunto de fases y etapas que constituyen los pasos de nuestro flujo de trabajo. Las etapas son importantes porque pueden definir detalles como la obligatoriedad de los campos de empresa o la posibilidad de definirlos como sólo lectura. También pueden definir qué páginas de empresa pueden estar visibles. Y por último no debe olvidarse que servirán de filtros en nuestras vistas de Project Server.

2) La arquitectura de las PDPs nos permite crear páginas de SharePoint que se muestran dentro del contexto de uno o varias etapas de nuestro flujo de trabajo. Al ser páginas de SharePoint, nos permiten agregar cualquier tipo de elemento web, no es necesario usar elementos web exclusivos de Project Server. Esto nos brinda una posibilidad enorme de extender nuestros flujos de trabajo, con configuración y/o desarrollo.

3) Por último, los campos de empresa clásicos de Project Server, forman parte del corazón del flujo de trabajo. Constituyen la manera más sencilla de capturar información en cada uno de los pasos. Pero no es la única forma y tiene algunas limitaciones.

Lección 1) Maestro detalle

Es casi imposible escaparle a este requerimiento. En algún momento vamos a necesitar que en alguno de los pasos se cargue o visualice información de detalle. Ejemplos: productos, documentos, notas, etc. La forma más sencilla que se puede utilizar es creando una PDP que contenga varios elementos web: un elemento de la lista de SharePoint en donde guardaremos el detalle; un elemento de formulario InfoPath que sirva para crear elementos de detalle asociados al maestro (el proyecto); y un elemento de filtro de URL para pasar el dato de ID del Proyecto a los otros elementos web. Este esquema no requiere programación y es muy potente. Y puede ser mejorado con Client Object Model.

Más información en: http://surpoint.blogspot.com/2012/12/workflow-en-project-server-2010-como.html

Lección 2) Valores predeterminados en campos de empresa

Con el uso de las pdps y toda su estructura para manejo de campos de empresa, seguramente necesitarás completar valores predeterminados en los campos e incluso ocultarlos. Esta característica no funciona como se espera con las opciones fuera de la caja, en particular con la configuración del valor predeterminado del campo en la configuración de Project Server. Sin embargo, siempre es posible usar algo de código jQuery para ayudar. La siguiente porción de código, que pueden incluir en una CEWP muestra cómo resolver esta problemática:

$('input[title="'+id_campo+'"]').attr("value",texto_valor);

$('input[title="'+id_campo+'"]').attr("LTValue",guid_valor);

$('input[title="'+id_campo+'"]').parent().parent().parent().parent().parent().parent().css("display","none");

Más información en: http://surpoint.blogspot.com/2013/01/workflow-en-project-server-2010-valores.html

Lección 3) Manejo de rechazos en un paso del flujo de trabajo

Manejar vuelta a pasos anteriores siempre es algo complicado en un flujo de trabajo. Un requerimiento muy común, es que ante un rechazo, se pueda modificar la información y relanzar el proceso. Una forma sencilla de resolver esto en Project Server es:

• Asignar tareas a los distintos aprobadores, en la que puedan elegir entre Aprobar o Rechazar

• Ante una aprobación, pasar a la siguiente etapa

• Ante un rechazo terminar el flujo de trabajo

• Si el iniciador quiere volver a iniciar el proceso, deberá hacer uso de la opción Restar Workflow, para lo cual habrá que haberle asignado el permiso correspondiente.

• Lo bueno es que la información de campos de empresa no se pierde, así que sólo debe modificar lo que cambió

• Una posible mejora es crear una lista en SharePoint que muestre un log de aprobaciones y rechazos histórico, para que el usuario pueda conocer en cada caso las razones de los rechazos.

Lección 4) Asignación de tareas basada en roles

Un requerimiento típico es que las tareas de aprobación de cada paso deban ser asignadas a diferentes personas, dependiendo de una condición, basada en algún campo completado en algún paso. Una forma de resolver esto es crear una lista en SharePoint que maneje las reglas de asignación. El usuario configura en esta lista la regla, por ejemplo: "cuando el país es Argentina y el sector es Marketing, entonces el grupo de asignación es Gerentes de Marketing de Argentina."

Internamente, el flujo de trabajo consulta la lista con el fin de obtener el grupo de asignación para cierta condición. Ese grupo, no es más que un grupo de SharePoint que puede incluir uno o varios miembros. Cuando el flujo de trabajo asigna la tarea al grupo, SharePoint envía el mail en forma automática. Este tipo de reglas le dan enorme flexibilidad al flujo de trabajo.

Lección 5) Visibilidad de PDPs

Project Server nos permite definir qué PDP puede estar visible en cada etapa del flujo de trabajo. Esto nos da mucho poder con poco esfuerzo. A continuación enumero sólo algunos ejemplos, como para entender el alcance funcional:

• Diferentes campos de empresa en cada etapa

• Habilitar la PDP de Schedule sólo a partir de una determinada etapa

• Mostrar información de una lista de SharePoint de forma distinta en diferentes etapas. Por ejemplo con opciones de creación y edición en una etapa, y con opciones de sólo lectura en otras etapas

• Diferentes páginas de estado en diferentes etapas

Estos fueron sólo algunos ejemplos y nunca debemos olvidar la innumerable cantidad de opciones que tenemos al poder personalizarlas con diferentes elementos:

• Varios elementos web de Project Fields, que nos permiten agrupar la información.

• Infopath

• Reporting Services

• Listas de SharePoint

• CEWP con código JavaScript y con Client Object Model

• Librearías de documentos

• Estado visual del flujo de trabajo

• Elementos de filtro por URL

• Etc.

Más información en:

• Fases y etapas: http://surpoint.blogspot.com/2012/11/workflow-en-project-server-2010-como_3147.html

• PDPs: http://surpoint.blogspot.com/2012/11/workflow-en-project-server-2010-como.html

• PDP de estado: http://surpoint.blogspot.com/2012/11/workflow-en-project-server-2010-como_30.html

Lección 6) Sobre el uso de campos de empresa

Los campos de empresa constituyen la alternativa natural para capturar información en un flujo de trabajo.

Esto está muy bien y es recomendable, pero conviene tener en cuenta algunas cuestiones:

• La cantidad de campos puede afectar el rendimiento de Project Server. De hecho es una de las variables para realizar un dimensionamiento de la arquitectura.

• Los campos aparecen en Project Pro y la única forma de no mostrarlos es usando la funcionalidad de departamentos.

• Modificar un campo desde un flujo de trabajo implica operaciones costosas como la desprotección y la protección del proyecto. Y lo más importante es que nadie verá los cambios hasta que no se publique el proyecto.

• Los campos de empresa no manejan información repetitiva como las relaciones maestro detalle.

• Los campos de empresa no tiene flexibilidad en el manejo de tipos de datos, ni permiten validaciones sofisticadas.

Es por ello que en algunos casos, la alternativa de usar listas de SharePoint nos permite soluciones más livianas y flexibles. Es absolutamente recomendable usar esta alternativa en muchas situaciones, no en todas por supuesto.

Lección 7) Seguridad

A diferencia de la mayoría de las implementaciones de Project Server, en donde la configuración estándar suele cubrir muchos requerimientos, cuando implementamos un flujo de trabajo, aparecen algunas necesidades que a continuación enumero:

• La necesidad de crear un grupo y una categoría para los iniciadores de flujos de trabajo. Este grupo no suele coincidir con los líderes de proyecto y puede necesitar permisos especiales, por ejemplo para reiniciar un flujo de trabajo.

• La necesidad de crear un grupo para los que aprueban pasos del flujo de trabajo.

• La necesidad de crear grupos en SharePoint para poder acceder a listas como la de tareas, pero también a listas especiales que hayamos creado para capturar información durante el proceso.

• Por último, es posible que necesitemos crear un grupo de administración de la configuración del flujo de trabajo.

Más información en: http://surpoint.blogspot.com/2013/01/Workflow-ProjectServer-Seguridad.html

Conclusiones

En este breve artículo he intentado presentar algunas lecciones aprendidas en proyectos de gestión de la demanda en Project Server 2010. Lamentablemente es complicado encontrar suficiente información sobre este tema y a veces no es sencillo saber si estamos tomando la decisión correcta. Por ello este artículo: para compartir mi experiencia.

¿¿Y cuál ha sido tu experiencia???

Hasta la próxima!

Juan Pablo Pussacq Laborde
SharePoint MVP
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Twitter: http://twitter.com/jpussacq/

Flujos de trabajo en SharePoint 2007 asociados a tipos de contenido

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Fri, 17 May 2013 08:53:14 PDT

Requerimiento

Poder asociar flujos de trabajo a tipos de contenido.

Esto permitiría por ejemplo que el mismo flujo de trabajo se aplique en un conjunto de sitios.
Eso también permite que los cambios al flujo de trabajo sean centralizados, facilitando el mantenimiento.

¿Puedo asociar un flujo de trabajo a un tipo de contenido con SharePoint Designer 2007?

No, no es posible. En SharePoint Designer 2007, sólo se puede asociar el flujo de trabajo a librerías o listas. Esta definición puede encontrarse en: http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms414204(v=office.12).aspx

En SharePoint 2010, el enfoque cambia, porque se pueden crear flujos de trabajo re-usables y luego asociarlos a un tipo de contenido.

La solución con Visual Studio

Si creamos un flujo de trabajo con Visual Studio, tenemos tres posibles métodos de asociación:

A una lista o librería
A un tipo de contenido. Imaginemos por ejemplo asociarlo al tipo de contenido “documento” lo que haría que el flujo de trabajo se ejecute cada vez que se crea un documento en cualquier librería de documentos, de cualquier sitio de la colección de sitios
A un tipo de contenido, dentro de una lista: lo que nos permite que un flujo de trabajo se ejecute sólo para algunos tipos de contenido dentro de una lista.

La solución mediante Visual Studio es más costosa porque se hace a través de código, pero definitivamente más flexible cuando necesitamos que un flujo de trabajo se utilice en muchos sitios a la vez.

Windows PowerShell for SharePoint Command Builder

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Tue, 07 May 2013 06:43:22 PDT

Les dejo esta interesante utilidad para SharePoint 2010 y 2007:

http://www.microsoft.com/resources/TechNet/en-us/Office/media/WindowsPowerShell/WindowsPowerShellCommandBuilder.HTML

The Enterprise global already contains a group named 'No Group'

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Tue, 07 May 2013 06:49:03 PDT

Síntomas del problema

Existen dos síntomas para este problema, los cuales se dan bajo las siguientes condiciones:

El proyecto es creado desde PWA
El proyecto usa un EPT sin flujo de trabajo
El proyecto se abre luego desde Project Pro

Síntoma 1:

El proyecto se crea con un plantilla de plan sencilla con sólo dos tareas desde PWA.

Al abrir el proyecto desde Project Pro aparece el siguiente mensaje:

"The Enterprise global already contains a group named 'No Group'"

Este grupo no puede ser luego eliminado desde el Organizador.

Síntoma 2:

El proyecto se crea con o sin plantilla de plan desde PWA.

Luego de utilizar la funcionalidad de Build Team, los recursos no aparecen para ser seleccionados en las tareas, exceptuando que se salve el proyecto luego de haber creado el equipo.

Causa del problema

La causa es un posible error luego de la migración desde Project Server 2007 a Project Server 2010. Aparentemente no habría terminado en forma correcta la desactivación del modo de compatibilidad hacia atrás: BCM - Project 2007 Compatibility Mode.

¿Cómo se puede visualizar la causa?

La opción de BCM se encuentra desactivada e inhabilitada en Adittional Server Settings
Se crear un proyecto desde PWA usando el EPT default
Se abre el proyecto desde Project Pro

En la parte superior de la pantalla se observa el mensaje "Compatibility Mode". Este mensaje no debería aparecer, porque el servidor no está corriendo en modo de compatibilidad.

Solución al problema

La solución consiste en abrir la Enterprise Global (que estaría corrupta) y hacer un cambio menor, para que Project Server note que hay un cambio y decida almacenar una nueva versión de la misma. Un cambio menor puede ser simplemente cambiar el ancho de una columna.

Luego de realizar el cambio, grabar la Enterprise Global.

A partir de ahí sucede lo siguiente:

Los proyectos nuevos ya no experimentan el problema
En los proyectos que posean el problema, se puede utilizar la opción "Replace" en el momento en que aparece el mensaje "The Enterprise global already contains a group named 'No Group'" y luego salvar el proyecto.

Los proyectos no deberían presentar ahora la leyenda "Compatibility Mode"

Tener en cuenta que en algunos casos puede ser necesario limpiar el caché para que se tome la nueva versión de la Enterprise Global. Esto no aplica a los creados desde PWA porque no usan caché.

Sharepoint Messenger

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Mon, 06 May 2013 09:27:09 PDT

Les dejo este interesante proyecto para implementar chat o messenger en SharePoint 2010:

http://sharepointmessenger.codeplex.com/

Búsqueda en una lista en SharePoint Foundation 2010 (sin código)

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Fri, 19 Apr 2013 06:50:11 PDT

En este video nos explican como implementar una búsqueda sencilla dentro de una lista con SharePoint Designer.

IGNITE de Project 2013

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Thu, 18 Apr 2013 10:11:22 PDT

Transcribo desde El Faro de Project Server:

Buenas,
En este post quería haceros llegar la información acerca las sesiones IGNITE de Project 2013 (sobre todo) y de Visio 2013 que nuestro colega y MVP, Vicente Rubio, ha estado impartiendo, en Madrid, Barcelona y Miami, para la comunidad hispano parlante de estas dos tecnologías. Dicha formación fue realizada en 9 sesiones, y vamos a tener la oportunidad de verlas en los vídeos que se van a ir publicando en esta Comunidad.
El vídeo de introducción se puede localizar en este enlace:
http://www.youtube.com/watch?v=iwSmIN2Pq9w&list=PLtn_9iuPsL0_W12yZuk7TjlfWWnZemGSt&index=1La agenda es la siguiente:

Introducción

Sesión 1 “Trabajando con Project Online”

Sesión 2 “Trabajando con Project 2013”

Sesión 3 “Trabajando con Visio 2013”

Sesión 4 “Arquitectura de Project Server 2013”

Sesión 5 “Seguridad en Project server 2013”

Sesión 6 “Administración de Project Server 2013”

Sesión 7 “Gestión de la demanda en Project 2013”

Sesión 8 “Business Intelligence en Project 2013”

Sesión 9 “Integración de Project y Visio en Office 365”

La serie estará compuesta de 18 videos (9 presentaciones y 9 videos)

Esperamos os resulte de interés, un saludo

10 puntos para enamorarse de Project Server 2013

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Mon, 01 Apr 2013 14:46:25 PDT

Este es un breve de resumen de las novedades de Project Server 2013. La lista incluye los 10 puntos que personalmente me resultaron más interesantes. Hay mucho más para profundizar, pero esta pequeña lista inicial, servirá para tentarse, para interesarse en la nueva versión y para comenzar a imaginar migraciones o nuevas instalaciones. ¡Qué lo disfruten!

Cada vez que Microsoft libera una nueva versión de Project Server, supera mis expectativas. La versión 2010 me había parecido el cambio más significativo de su historia. Y cuando pensaba que una versión 2013 no podría innovar demasiado, otra vez quedo sorprendido. De repente, aparece ahí todo lo que necesitábamos. ¡Bienvenidos a Project Server 2013!

1. Project Server online

No, no, no. No esperaba tener Project Server en la nube, pero ahí está. Y esto es más que importante. Para empezar, PS sigue en la carrera de los productos más consagrados de Microsoft, lo que es muy importante, porque lo hace alinearse a las tendencias y adaptarse a los estándares. Pero claro que lo más importante creo yo, es haber bajado la barrera de entrada. Montar una infraestructura de Project Server nunca es sencillo para una organización, hasta ahora, que tenemos una opción de entrada realmente viable. Bien por este cambio. Seguimos en las ligas mayores.

2. Los avances de la edición web

Desde la versión 2010 comenzamos a disfrutar de la posibilidad de crear y editar proyectos vía web, sí, desde PWA. Esto sigue avanzando con varias mejoras en la versión 2013, entre la que destaco:

-La vista de timeline, una de las hermosas novedades de Project 2010 ahora en Project Server 2013. Cool!

-No más necesidad de presionar calcular.

-Ahora podemos grabar líneas base.

-Campos de costos y materiales, deadlines, más tipos de tareas, cálculo automático de fórmulas y más!

3. SharePoint Designer para los flujos de trabajo

Sí, leyeron bien, los difíciles flujos de trabajo para gestionar la demanda que debían hacerse en Visual Studio, ahora se pueden hacer en SharePoint 2013, con limitaciones por supuesto. Tremendo cambio!Fundamental y necesario. No resolverá todos los problemas, pero simplifica la creación de flujos de trabajo poco complejos. Bienvenido sea. Esperemos que el próximo sea que Microsoft compre o desarrolle una súper potente herramienta de workflow. Marcaría la diferencia.

4. Arquitectura

Varios cambios en la arquitectura. Odata Service nos permite generar reportes en Project Server on line, donde no podemos acceder a la base de datos directamente. Las famosas 4 bases de datos fueron consolidadas en 1 para achicar costos a la hora de montar la infraestructura de Project Server. Hay muchos más, muchos de ellos relacionados con la nueva variante de PS on line.

5. Opciones pre Project Server

Podemos tener sitios de proyecto sin necesidad de usar Project Server. No manejan la conexión con PS, sí con Project. Si queremos comenzar con un proyecto de menor peso, SharePoint nos permite crear una lista de tareas de proyecto. Hasta ahí, algo normal, pero qué dirían si esa lista se puede integrar en la lista de proyectos de Project Server y sus asignaciones pudiesen ser tenidas en cuenta para el cálculo de la disponibilidad. Sí, en la versión 2013 se puede hacer, lo que supone un interesante camino para ir desde proyectos más livianos a más pesados. Punto a favor.

6. Acceso desde dispositivos móviles

Fundamentalmente para la funcionalidad de SharePoint, podremos acceder desde Windows Phone, Apple o Android con capacidades de touchscreen. Si utilizamos el cliente de Exchange, también será posible actualizar el estado de nuestras tareas. Suma!

7. Consolidación de Mis Tareas

Ahora es posible en un sólo lugar consultar tu tareas de Project Server, de SharePoint y de Outlook. Otro gran paso hacia la usabilidad, especialmente para los miembros de equipo, quienes creo apreciarán mucho este cambio. Este tipo de acciones pueden hacer a Project Server más popular.

8. Administración

Muchas de las configuraciones que anteriormente encontrábamos en Server Settings fueron movidas a la administración de SharePoint. Esto también era algo necesario, que antes lo resolvíamos con configuraciones a medida de seguridad. Apunta a separar las configuraciones más funcionales, propias de una PMO de las que corresponden más a una área de infraestructura. Administración de cola, backup, OLAP y algunas configuraciones de flujo de trabajo y políticas operacionales, ahora están en Central Administration.

9. Nuevo modelo de Seguridad

Ahora disponemos de dos modelos de seguridad, el clásico, complejo y conocido de Project Server y uno nuevo basado en SharePoint, más sencillo con ventajas y desventajas. Este nuevo modelo no maneja RBS ni categorías. A favor, está integrado con la seguridad de SharePoint y permite manejar mejor la herencia de permisos. Una mejora necesaria, que dependerá de cada caso y de acuerdos entre distintas áreas, la opción a elegir.

10. Otras cositas

Cuando configuren el fuera de oficina en Outlook, Project lo notará y lo tendrá en cuenta, así no es necesario duplicar los calendarios de vacaciones. También existe Project Pro para 365. En los sitios de proyecto, podemos ver las tareas del proyecto y abrir desde allí Project Pro. Y mucho más, pero escapa al alcance de este artículo.

Esto fue sólo una lista inicial para tentarlos y empezar a pensar en migraciones y nuevas instalaciones. Hasta la próxima!

Juan Pablo Pussacq Laborde
MVP SharePoint
jpussacq@gmail.com
@jpussacq
http://surpoint.blogspot.com/

Publicado originalmente en CompartiMOSS: http://www.compartimoss.com/revistas/numero-14/10-puntos-para-enamorarse-de-project-server-2013

Me entrevistaron para CompartiMOSS

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Mon, 01 Apr 2013 14:39:42 PDT

He tenido el honor de que me entrevisten para la revista especializada en SharePoint: CompartiMOSS. Les dejo el enlace para leer la entrevista:

http://www.compartimoss.com/revistas/numero-15/entrevista-a-juan-pablo-pussacq

Hasta la próxima!

Workflow en Project Server 2010 ¿Cómo crear información de maestro detalle en una PDP? Enfoque 2

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Mon, 18 Mar 2013 08:52:03 PDT

Las PDPs nos permiten capturar información que se almacenan en campos personalizados de Project Server. Sin embargo, un requerimiento muy común es que se necesiten cargar datos repetitivos asociados a un proyecto, como por ejemplo:

Productos afectados
Lista de stakeholders
Documentos
Etc…

En un artículo previo, explicamos como generar información de tipo maestro-detalle en Project Server utilizando InfoPath. Este enfoque funciona bien, exceptuando en los ambientes en donde el separador entre el apellido y el nombre del usuario es un ";". En esto caso, se produce un error al editar el formulario en InfoPath. Para resolverlo hay que utilizar otro separador, lo cual puede ser complicado en entornos que utilicen sincronización con AD.

Es por ello que estuve trabajando en una alternativa que no utilize InfoPath. Descarté también el uso de Client Object Model para armar una pantalla de alta, principalmente porque me obligaría a cambiar ese desarrollo cada vez que se haga un cambio en las columnas de las litas

El enfoque propuesto

Usar las pantallas estándar de SharePoint.
Alta

Crear un link para llamar a la pantalla de alta en forma modal
Pasarle como parámetro el ID del proyecto
Completar el campo de ID con el dato recibido en la URL
Ocultar el campo
Refrescar la pantalla en caso de alta

Modificación / Baja

Usar la pantalla de Display para arrancar estas operaciones. Porque si se arranca del Edit, al eliminar el registro, no se vuelve a la PDP original
Código para ocultar la clave del maestro

Código

Formado por cuatro CEWP, una para la PDP y las otras tres para las pantallas dispForm, EditForm y NewForm

A continuación, trasncribo el código utilizado:

El código para la PDP

<script src="/PWA/Internal/jquery-1.4.2.min.js" type="text/javascript"></script>

<script type="text/javascript">

 $("td:contains('There are no items to show in this view of the'):last").empty();

 function Callback (result, target) {
     if (result == SP.UI.DialogResult.OK) {
         window.location.reload();
     }

 }

 function AbrirVentanaModal( pUrl ) {  
   SP.UI.ModalDialog.showModalDialog(   
     {  
       url: pUrl,
       //width: 700,  
       //height: 600,
       dialogReturnValueCallback: Callback  
       //title: pTitulo  
     }  
   );  
 }

 function url_param ( name ){  
  name = name.replace(/[\[]/,"\\\[").replace(/[\]]/,"\\\]"); 
  var regexS = "[\\?&]"+name+"=([^&#]*)"; 
  var regex = new RegExp( regexS ); 
  var results = regex.exec( window.location.href ); 
  if( results == null ) 
    return "";
   else 
    return results[1];
 }

</script>

 <table><tr><td class="ms-addnew" style="padding-bottom: 3px"><span style="height:10px;width:10px;position:relative;display:inline-block;overflow:hidden;" class="s4-clust"><img src="/_layouts/images/fgimg.png" alt="" style="left:-0px !important;top:-128px !important;position:absolute;" /></span>&nbsp;<a class="ms-addnew" id="NewFinancialData" href="javascript: var PU=url_param('projuid'); AbrirVentanaModal('/PWA/Lists/Financial%20Data/NewForm.aspx?ProjUid='+PU)" target="_self">Add financial data</a></td></tr><tr><td><img src="/_layouts/images/blank.gif" width="1" height="5" alt="" /></td></tr></table>

El código para NewForm.aspx

<script src="/PWA/Internal/jquery-1.4.2.min.js" type="text/javascript"></script>

<script type="text/javascript">

 // Esto lo hago porque el Editar estándar desde la PDP vuelve a cualquier lado luego de eliminar, incluso cambiando el source
 $('input[title="Title"]').attr("value","Edit");
 $('input[title="Title"]').parent().parent().parent().css("display","none");
 
// Cargo el dato de clave del Maestro
 PU = url_param ('ProjUid');
 $('input[title="ProjUID"]').attr("value",PU);
 $('input[title="ProjUID"]').parent().parent().parent().css("display","none");

 function url_param ( name ){  
  name = name.replace(/[\[]/,"\\\[").replace(/[\]]/,"\\\]"); 
  var regexS = "[\\?&]"+name+"=([^&#]*)"; 
  var regex = new RegExp( regexS ); 
  var results = regex.exec( window.location.href ); 
  if( results == null ) 
    return "";
   else 
    return results[1];
 }

</script>

El código para EditForm.aspx

<script src="/PWA/Internal/jquery-1.4.2.min.js" type="text/javascript"></script> <script type="text/javascript"> $('input[title="Title"]').parent().parent().parent().css("display","none"); $('input[title="ProjUID"]').parent().parent().parent().css("display","none"); </script>

El código para DispForm.aspx

<script src="/PWA/Internal/jquery-1.4.2.min.js" type="text/javascript"></script>

<script type="text/javascript">

 $('a[name="SPBookmark_Title"]').parent().parent().parent().css("display","none");
 $('a[name="SPBookmark_ProjUID"]').parent().parent().parent().css("display","none");

</script>

Enlaces relacionados

Hasta la próxima!

REST en SharePoint

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Thu, 14 Mar 2013 14:36:03 PDT

Si quieren aprender algo de REST en SharePoint, les recomiendo que vean el artículo de Mario C. Flores:
SharePoint: Consumir servicio REST

¿Project Server 2013 online?

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Wed, 13 Mar 2013 14:39:44 PDT

Si está interesado en conocer las diferencias entre Project Server online y el clásico, comienza por leer este artículo:

PROJECT SERVER 2013. COMPARACION ENTRE PROJECT SERVER 2013 Y PROJECT ONLINE.

¿Cómo no perder el formato de una vista de Project Pro al publicarlo en Project Server?

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Mon, 11 Mar 2013 07:43:08 PDT

¿Cómo no perder el formato de una vista de Project Pro al publicarlo en Project Server?

Estos son los pasos

1. Crear un proyecto desde Project Pro
2. Crear un vista con los siguientes datos
- Nombre: Prueba
- Pantalla: Diagrama de Gantt
- Tabla: Entrada de empresa
- Grupo: sin agrupar
- Filtro: Todas las tareas
- Resaltar filtro (no)
- Mostrar en el menú (Si)
3. Dar formato a la vista
4. Grabar el proyecto
5. Publicar el proyecto
6. Cerrar Project Pro
7. Abrir Project Pro
8. Seleccionar la vista personalizada que habíamos creado en el paso 2
9. Al abrirlo, aparecerán los formatos de estilos

Espero les resulte útil!

¿Cómo habilitar el log de Project Pro?

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Thu, 28 Feb 2013 13:52:26 PST

Les dejo este enlace que explica cómo habilitar el log de Project Pro en un puesto de trabajo:

PROJECT PROFESSIONAL. COMO HABILITAR EL REGISTRO DE LOGS PARA EL CLIENTE PROJECT.

¿Cómo volver a activar las advertencias de Microsoft Project?

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Thu, 28 Feb 2013 07:13:25 PST

Microsoft Project muchas veces nos brinda mensajes de advertencia cuando estamos haciendo cambios en nuestro plan. Estos mensajes no aparecen más si específicamente le indicamos que no queremos volver a verlos. Pero ¿cómo podemos hacer para volver a verlos? De la siguiente forma:

Ir a Opciones
General
Y cambiar las opciones de Asistente para Planeamiento
En particular nos puede ser útil "consejos sobre programación"

En la siguiente imagen se ven las opciones:

Hasta la próxima!

Workflow en Project Server 2010 - Problemas con Submit desde PDPs que non poseen campos de empresa

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Mon, 25 Feb 2013 06:42:16 PST

Cuando presionamos el botón SUBMIT desde algunas PDPs, nos encontramos con el problema de que la página se queda aparentemente esperando un "check in" en forma indefinida.

Por lo que pude observar, esto se da en las páginas que no poseen campos de empresa y que poseen elementos web de lista como la que explicamos anteriormente en este artículo.

La solución en estos casos, aunque poco ortodoxa es:

Agregar un elemento web de "Project Fields"
Insertar al menos un campo, por ejemplo el nombre del proyecto
Ocultar el elemento web

Funciona...

¿Cómo exportar la configuración de Internet Explorer a un archivo plano?

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Wed, 06 Feb 2013 07:44:14 PST

Cuando nos encontramos con un problema de funcionamiento en SharePoint, a veces es necesario comparar las configuraciones de Internet Explorer entre dos máquinas. Para ello hay una forma de exportar las configuraciones a un archivo. Son 4 pasos:

Ejecutar el programa "gpedit.msc"
Ir a la rama Local Computer Policy / Administrative Templates / Windows Components / Internet Explorer
Clic con el botón derecho del mouse sobre "Internet Explorer" y luego "Export List..."
Finalmente, grabar el archivo de texto

En esta imagen se puede ver la rama a buscar:

Y aquí un ejemplo del archivo generado:

Espero les haya resultado útil. Hasta la próxima!

¿Cómo extraer el CAML de una vista de SharePoint?

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Fri, 01 Feb 2013 09:18:28 PST

¿Alguna vez te interesó conocer cuál es el CAML que hay detrás de una vista creada en SharePoint en forma manual? Pues hay varias formas de hacerlo, pero una muy sencilla es a través de la siguiente URL:

http://SERVER/SITE/_vti_bin/owssvr.dll?Cmd=ExportList&List={GUID}&View={GUID}

Espero que te resulte útil. Aquí enlaces relacionados:

Validaciones de lista condicionales en SharePoint 2010

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Fri, 01 Feb 2013 06:33:04 PST

SharePoint 2010 nos permite realizar validaciones de algunas reglas de negocio gracias a la posibilidad de definir a nivel de lista o de columna, ciertas validaciones.

En este breve artículo veremos cómo resolver un requerimiento de validación particular:

Requerimiento

No se realizan validaciones en el alta.
Se realizan validaciones en la edición, basadas en el valor de campo 1.

Si campo 1 no toma valor, es un error.
Si toma valor “Yes”, entonces campos 2 y 3 deben tener valor.
Si toma valor “No”, entonces campos 2 y 3 no deben tener valor.

Enfoque

Se trabajará con validaciones a nivel de lista, no de columna.
Se usarán validaciones de tipo IF para realizar controles condicionales
Se comparará la fecha de creación con la de modificación. Si es la misma, entonces se trata de un alta. En caso contrario se asume una modificación.

La fórmula

=IF(Created=Modified,TRUE,IF([campo 1]="Yes",IF([campo 2]<>"",IF([campo 3]<>"",TRUE,FALSE),FALSE),IF([campo 1]="",IF([campo 3]="",IF([campo 1]="",FALSE,TRUE),FALSE),FALSE)))

Espero les haya servido. Hasta la próxima!

Pruebas de correo electrónico con formato HTML en Outlook

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Thu, 31 Jan 2013 05:08:20 PST

Si te ha tocado trabajar dándole formato a los correos electrónicos enviados por ejemplo desde un flujo de trabajo de SharePoint, habrás notado que Outlook tiene muchas diferencias con otros clientes de correo. Incluso, lo que se ve bien en OWA no se verá igual en Outlook.

Es por eso que a continuación te dejo algunos recursos que me han sido muy útiles en este tipo de pruebas. Espero te sean útiles y desde ya te agradezco que compartas los que conozcas:

Breve paso a paso que nos explica cómo probar nuestros correos en Outlook sin enviarlos: http://ucdavistechtalk.wordpress.com/2012/04/27/how-to-send-an-html-e-mail-from-outlook-2010/
Sitio que nos permite realizar pruebas en Outlook 2003 con la versión gratuita. Si bien eso no aporta mucho, es útil el validador de código: http://www.emailonacid.com
Excelente comparador de características de CSS soportadas por cada cliente de correo. Fundamental: http://www.campaignmonitor.com/css/
Información oficial de Microsoft: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa338201(v=office.12).aspx

Hasta las próxima!

Workflow en Project Server 2010 ¿Valores predeterminados en campos de empresa en una PDP?

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Wed, 06 Feb 2013 06:06:02 PST

Cuando trabajamos con PDPs en Project Server 2010, no es sencillo establecer un valor predeterminado para un campo de empresa de tipo obligatorio. Si bien la configuración de campos de empresa permite establecer valores predeterminados, estos funcionan en forma correcta en Project Pro, pero no en la forma esperada dentro de PWA.
Es por ello que en este breve artículo vamos a explicar como manejar los valores predeterminados utilizando un poco de JavaScript. El enfoque de trabajo es el siguiente:

Utilizar JavaScript para configurar el valor predeterminado de los campos, sólo si se trata de la PDP usada en una creación de proyecto.
Utilizar JavaScript para ocultar dichos campos.

Separaremos el código en dos archivos:

Un archivo con el contenido de la CEWP que se insertará en la PDP, debajo de los campos de empresa. .
Un archivo de constantes con los guids y demás valores de cada campo.

El código del archivo de contantes

/* Valor predeterminado para el campo Stage en la PDP Request */

STAGE_ID = "ctl00_m_g_80e4b936_45c6_442d_b8de_a93ac30efea1_ctl00_pfp_Repeater_ctl06_idCF_976b5670-7e3b-407d-ad53-1d0343fc3f0c";
STAGE_GUID = "966707bd-8f55-4f0e-97d1-8c94256c55a3";
STAGE_TEXTO = "Planned";

/* Valor predeterminado para el campo Program en la PDP Request */

PROGRAM_ID = "ctl00_m_g_80e4b936_45c6_442d_b8de_a93ac30efea1_ctl00_pfp_Repeater_ctl08_idCF_38852eb9-5126-4fb2-b1ef-45e6edfeb116";
PROGRAM_GUID = "d74da6ee-48ce-491a-ad6e-416da8c99ab2";
PROGRAM_TEXTO = "Yes";

El código de la CEWP

<script src="/PWA/Internal/jquery-1.4.2.min.js" type="text/javascript"></script>
<script src="/PWA/Internal/constantes_workflow.js" type="text/javascript"></script>

<script type="text/javascript">

 $(document).ready(function() { 

     predeterminar_campo (STAGE_ID, STAGE_GUID, STAGE_TEXTO);
     predeterminar_campo (PROGRAM_ID, PROGRAM_GUID, PROGRAM_TEXTO);

   });


function predeterminar_campo ( id_campo, guid_valor, texto_valor ) {

     if ( workflow_url_param ( "NewProject" ) == "yes" ) {
    
         // Valor del campo
         $('#'+id_campo).attr("value",texto_valor);

         // ID del valor del campo
        $('#'+id_campo).attr("LTValue",guid_valor);
     
         }

     // Oculto la fila de la tabla que contiene el campo
    $('#'+id_campo).parent().parent().parent().parent().parent().parent().css("display","none");

}

function workflow_url_param ( name ){  
 name = name.replace(/[\[]/,"\\\[").replace(/[\]]/,"\\\]"); 
 var regexS = "[\\?&]"+name+"=([^&#]*)"; 
 var regex = new RegExp( regexS ); 
 var results = regex.exec( window.location.href ); 
 if( results == null ) 
   return "";
  else 
   return results[1];
}

</script>

Opción 2

Una segunda opción que he probado y me ha dado buenos (mejores) resultados consiste en buscar el atributo title en lugar del id. Los cambios con:

En el archivo de constantes:

STAGE_ID = "Stage";

En la CEWP:

$('input[title="'+id_campo+'"]').attr("value",texto_valor);
$('input[title="'+id_campo+'"]').attr("LTValue",guid_valor);
$('input[title="'+id_campo+'"]').parent().parent().parent().parent().parent().parent().css("display","none");

Conclusión

Esta ha sido una forma de resolver el inconveniente de los valores predeterminados en las PDPs de flujos de trabajo en Project Server 2010, utilizando código de cliente JavaScript. Espero les haya resultado útil.

Recursos para saber cuánto cuesta SharePoint 2010

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Tue, 22 Jan 2013 07:38:43 PST

Les dejo algunos recursos que tenemos en la web y nos pueden ayudar con este tema:

La información oficial de Microsoft

Dos excelente artículos con bastante detalle, no sólo sobre SharePoint, sino también sobre Windows y SQL Server

La calculadora de Bamboo Solutions:

http://community.bamboosolutions.com/blogs/sharepoint-2010-price-calculator/default.aspx

Espero les resulte útil. Si conocen algún recurso adicional, será bienvenido!

Workflow en Project Server 2010 ¿Cómo ocultar los campos personalizados de un WF en Project Pro?

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Mon, 21 Jan 2013 05:07:51 PST

La respuesta en este artículo: http://www.epmcentral.com/pjadmin/pjserver10/hidedemandfields.php

Workflow en Project Server 2010 - Seguridad

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Thu, 24 Jan 2013 10:19:14 PST

Este breve artículo pretende describir algunos temas acerca de los permisos necesarios para trabajar con flujos de trabajo en Project Server 2010.

Los permisos estándar

Los permisos específicos para manejo de flujos de trabajos son:

Permisos globales

Change Workflow: le permite a un usuario cambiar el EPT (enterprise project type) de un proyecto.
- Este permiso engloba:
  - La opción de cambiar un EPT
  - La opción de reiniciar un flujo de trabajo (restart workflow)

Manage Workflow and Project Details Pages: permiso para administrar flujos de trabajo y PDPs.
- Este permiso hablita o inhabilita todas las opciones de flujo de trabajo disponibles en Server Settings en la sección "Workflow and Project Detail Pages":

Estos permisos están asignados en forma predeterminada al grupo de Administradores únicamente.

Permisos de categorías

No existen permisos exclusivos de flujos de flujos de trabajo en categorías.

Permisos en SharePoint

Existen en SharePoint los siguientes grupos relacionados con flujos de trabajo:

Workflow and Project Detail Pages Administrators Group (Microsoft Project Server)
Project Managers Group (Microsoft Project Server)
Team Members Group (Microsoft Project Server)
Web Administrators Group (Microsoft Project Server)

Estos grupos tienen algún tipo de acceso a las siguientes listas:

Project Details Pages
Project Server Workflow History
Project Server Workflow Tasks

En particular, los projects managers y los team members tienen permisos de team members (colaboración básicamente) en la lista de tareas del flujo de trabajo (Project Server Workflow Tasks) y en la de historial (Project Server Workflow History). También tienen permiso de lectura en la librería de PDPs (Project Details Pages).

Esto nos permite entender que usuarios pueden modificar tareas de flujo de trabajo.

El grupo de administradores de PDPs tiene permiso de administrador web en las tres listas.

Lo no estándar

Es posible que tengamos algunos requerimientos de seguridad específicos, que hagan necesario crear permisos especiales. A continuación veremos algunos ejemplos. De todas maneras, en la medida de lo posible, siempre es conveniente utilizar los permisos predeterminados.

Requerimiento 1: iniciadores de flujo de trabajo

Requerimiento

Se necesita que el grupo de personas que inicie los flujos de trabajo pueda:

Iniciar un flujo, lo que implica crear un proyecto
No pueda modificar flujos de trabajo en donde no es el Owner, sólo los suyos
Puede reiniciar un flujo de trabajo

Enfoque propuesto

Se trabajará con un grupo y una categoría especial que no se solape con otros existentes que puedan haber surgido en base a necesidades específicas
Se requiere asignar el permiso "Change Workflow" sólo disponible en Administradores.
Se requiere una categoría parecida a My Projects, que sólo permita modificar los proyectos en donde el iniciador es el owner

Nueva categoría: mis flujos de trabajo

Las reglas dinámicas de la categoría se configuran de la siguiente forma:

Nuevo grupo: iniciadores de flujos de trabajo

A este nuevo grupo se le asignarán los siguientes permisos para la categoría “mis flujos de trabajo”:

Build Team on Project
Create New Task Asignment
Creat Object Links
Delete Project
Edit Project Summary Fields
Manage Basic Project Security
Open Project
Publish Project
Save Project to Project Server
View Project Schedule in Project Web App
View Project Site
View Project Summary in Project Center
Asign Resource
View Enterprise Resource Data
View Resource Assignments in Assignment Views

Y los siguientes permisos globales:

Change Workflow
Change Password
Log On
Manage Personal Notifications
Build Team on Project
New Project
Open Project Template
Vie Resource Plan
View Project Center
View Project Schedule Views
View Task Center
View Team Builder

Nuevo grupo de SharePoint: Workflows Initiators (Project Server)

Es grupo necesita permiso de Team Members en las siguientes librerías de PWA:

Project Server Workflow History
Project Server Workflow Tasks

Y permiso de Lectura en:

Project Details Pages

Es posible que hallamos creado alguna lista para cargar datos en forma de tabla durante alguna de las etapas del flujo de trabajo. Si es así, no debemos olvidar darle permiso al iniciador o a los aprobadores de tareas sobre ese lista. Eso dependerá de nuestras reglas de negocios. Una posible alternativa sería:

Colaboración para el iniciador
Lectura para el resto

Nota: es posible que necesitemos quebrar la herencia de permisos en esta nueva lista.

Requerimiento 2: los aprobadores de tareas

Requerimiento

Se necesita que el grupo de personas a las que se les asignan tareas de flujo de trabajo pueda:

Editar y completar las tareas
Ver los detalles del proyecto

Enfoque propuesto

Se trabajará con un grupo y una categoría especial que no se solape con otros existentes que puedan haber surgido en base a necesidades específicas

Nueva categoría: mis aprobaciones de flujos de trabajo

Se crea una categoría llamada “mis aprobaciones de flujos de trabajo” con la siguiente configuración:

Nuevo grupo: aprobadores de flujos de trabajo

A este nuevo grupo se le asignarán los siguientes permisos para la categoría “mis flujos de trabajo”:

Open Project
View Project Schedule in Project Web App
View Project Site
View Project Summary in Project Center
View Enterprise Resource Data
View Resource Assignments in Assignment Views

Y los siguientes permisos globales:

Change Password
Log On
Manage Personal Notifications

Nuevo grupo de SharePoint: Workflows Aprobers (Project Server)

Es grupo necesita permiso de Team Members en las siguientes librerías de PWA:

Project Server Workflow History
Project Server Workflow Tasks

Y permiso de Lectura en:

Project Details Pages

Conclusión

La funcionalidad de gestión de la demanda de Project Server es flexible, lo cual hace que podamos implementar procesos de negocio complejos y diferentes entre sí. Esa puede ser una razón por la cual necesitemos modificar la seguridad estándar de flujos de trabajo. En este breve artículo, hemos explicado que es lo que viene fuera de la caja y dimos ejemplo de personalizaciones.

Cualquier duda me consultan.

Bibliografía

Project Server 2010 global permissions: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc197631(v=office.14).aspx
Project Server 2010 category permissions: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc197622(v=office.14).aspx
Project Server 2010 default group permissions: http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc197658(v=office.14).aspx

10 puntos para entender la Gestión estratégica del portfolio de proyectos en Project Server 2010

noreply@blogger.com (Juan Pablo Pussacq Laborde) — Mon, 14 Jan 2013 04:33:33 PST

El propósito de este breve artículo es introducir al usuario en la potente herramienta de gestión estratégica de portfolio de proyectos en Project Server. Esta herramienta no ha sido tan conocida en la versión 2007 por se una utilidad separada de Project Server. Si embargo, en la versión 2010, su integración total y natural la convierte en una importante solución para el circuito previo a la ejecución de los proyectos: la elección de los proyectos a ejecutar.

(Publicado originalmente en http://www.compartimoss.com/)

1 ¿En qué consiste la gestión estratégica de proyectos en Project Server?

La mejor explicación a mi gusto es que, así como la gestión de proyectos busca lograr una ejecución exitosa de los mismos, la gestión estratégica del portfolio de proyectos, busca seleccionar los proyectos a ejecutar, detectando cuáles le aportan mayor valor al negocio. Si lo piensan 5 minutos, ¿no es esto demasiado importante cómo para no considerarlo?

Muchas organizaciones manejan este proceso de esta forma (muy resumido). A principio de un ejercicio fiscal, determinan los objetivos de negocio. Identifican un conjunto de iniciativas y evalúan cómo pueden ayudar a cumplir esos objetivos de negocio. Estiman un costo de alto nivel de esas iniciativas y un beneficio esperado. En algunos casos planifican la necesidad de recursos. Con todos esos datos seleccionan los proyectos que pueden ejecutar de acuerdo a un presupuesto siempre restringido. Una vez que se aprueba esa selección comienzan los proyectos uno a uno, pero eso ya es terreno conocido.

2 ¿Qué son los drivers del negocio?

El primer paso en este proceso es identificar los objetivos de negocio que perseguimos. Para ello, Project Server mantiene una librería de drivers la cual debemos priorizar a través de un método manual o de un interesante algoritmo que nos hace comparar a todos los drivers entre sí y luego le asigna un peso calculado a cada uno. Más adelante en el proceso, buscaremos aquellos proyectos que mejor estén alineados a nuestros drivers.

3 ¿Cómo se priorizan los proyectos?

El proceso es sencillo. El primer paso es crear un escenario de análisis en el que debemos elegir:

¿Qué proyectos vamos a analizar?
¿Qué priorización de drivers utilizaremos?
¿En qué campo almacenamos el costo estimado del proyecto?
Y algunos datos más si queremos analizar la disponibilidad de recursos.

Luego, contrastamos la alineación de cada uno de los proyectos contra cada driver y Project Server asigna una prioridad a cada proyecto, teniendo en cuenta la alineación de los mismos, pero también el peso de cada driver.

Lo interesante es que esto lo puede hacer el rol a cargo de la selección de proyectos, pero también puede ser pedido en el workflow de creación de la iniciativa, en donde el dueño de la misma puede crear una primera alineación de su proyecto con los drivers.

El resultado de este paso es una lista priorizada de proyectos.

4 ¿Cómo es el proceso de selección de proyectos?

Una vez priorizados los proyectos, Project Server compara los costos con un presupuesto general y selecciona los proyectos que generen mayor valor a nuestro negocio y que puedan ejecutarse con nuestro presupuesto actual. Nos brinda la posibilidad de generar varios escenarios con distintas variantes de presupuesto y salvar cada uno de ellos.

Algo muy interesante es que previo a este análisis pudimos haber establecido dependencias como por ejemplo que un proyecto sólo pueda ser elegido si otro también es elegido. También exclusiones para manejar alternativas entre varios proyectos. Si elijo A, no puedo elegir B o C.

Finalmente no debemos olvidar que siempre podremos sobre-escribir lo que Project selecciona en forma automática, por ejemplo obligando a que un proyecto sea elegido porque es un cambio regulatorio.

Una vez seleccionados los proyectos podemos confirmarlos. Esto, además de registrar ciertos datos en la BD, podría disparar una acción de workflow como la aprobación para efectivamente dar inicio a un proyecto en particular.

5 ¿Es posible hacer un análisis de disponibilidad de recursos?

Si. Se trata de un paso opcional. Si he definido planes de recursos para los proyectos, puedo hacer análisis, también utilizando varios escenarios, para saber si mi disponibilidad de recursos es suficiente. Incluso puedo hacer variar datos cómo la contratación de recursos para determinar si un proyecto es seleccionado o no.

Como resultado obtengo una segunda selección de proyectos, que depende de los escenarios de análisis de costos. Esta selección también puede ser confirmada y disparar acciones dentro de un flujo de trabajo.

6 ¿Puedo incluir un flujo de trabajo para gestionar la lógica del proceso?

Claro y esta es una de las novedades más interesantes de Project Server 2010. Cada iniciativa puede arrancar con un flujo de trabajo para ir capturando información o realizando aprobaciones parciales. Lo interesante es que una iniciativa que no puede avanzar más en forma individual, puede quedar a la espera del proceso de selección de proyectos. Si la alternativa es seleccionada, la misma puede volver a su flujo individual que puede contener pasos como el inicio formal del proyecto, su ejecución y su cierre, es decir, el circuito completo de gestión de proyectos en la misma herramienta.

Es importante entender que nuestro flujo de trabajo puede no existir, ser simple o tan complejo como lo necesitemos.

7 ¿Cómo construyo los flujos de trabajo?

Los flujos de trabajo en Project Server 2010 deben ser construidos con Visual Studio. Desde el punto de vista de la arquitectura, constituyen una capa por encima de los flujos de trabajo de SharePoint. SharePoint Designer no tiene lugar aquí. Algunas herramientas de terceros como Nintex soportan Project Server. A favor (si la contra es el desarrollo es obligado) es que hay mucho que se resuelve con parametrización: los campos custom, las fases y etapas del flujo, las PDPs que nos permiten agrupar la información y la obligatoriedad de los campos. Todo, menos la lógica del negocio que le queda a nuestro amigo, el Visual Studio.

8 ¿Qué son los Enterprise Project Types?

Cuando creo una iniciativa, lo hago desde Project Web Application, seleccionado un tipo de proyecto (EPT). Un EPT está caracterizado por un flujo de trabajo, una plantilla de sitio, una plantilla de Gantt y un departamento entre otros datos. Los EPTs le dan una enorme flexibilidad a Project Server, que antes no existía.

9 ¿Tengo que crear un Gant?

La creación del Gant no es obligatoria. Lo normal es que ni aparezca la opción en las primeras etapas de nuestro flujo de trabajo. Sin embargo, no es necesario esperar hasta el inicio del proyecto. Podríamos estar capturando algunos hitos principales incluso antes de la aprobación de una iniciativa. Está naturalmente integrada al flujo de trabajo.

10 ¿Por qué está totalmente integrado con la gestión de proyectos?

Porque en la misma herramienta soporto desde el nacimiento de una idea hasta el cierre del proyecto que la implementa, pasando por un proceso transversal como la selección del conjunto de proyectos que mejor valor le aporten a mi negocio.

Conclusión

Comenzar a trabajar con gestión estratégica del portfolio de proyectos no es una tarea tan complicada en Project Server ya que ha sido uno de sus 4 pilares de mejora en su versión 2010.

Por supuesto, detrás de una implementación de este tipo, las organizaciones necesitan definir un proceso, si aún no lo tienen.

De todas maneras, existen diferentes niveles de complejidad para comenzar, no es necesario iniciar con toda la funcionalidad completa.

Los animo a intentarlo. ¡Hasta la próxima!

Juan Pablo Pussacq Laborde
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