Taaf S.L.

Taaf - Acuerdo de Colaboración con Associació d'Agents Inmobiliaris de Catalunya - API.CAT

2015-11-17T14:55:00.000-08:00

La Associació d'Agents Inmobiliaris de Catalunya y TAAF S.L. firmaron el pasado día 1 de Octubre un acuerdo que permite a los clientes de esta última, mediante la utilización de la plataforma Taaf.Immo.Cloud, el envío de información a la plataforma inmobiliaria API.CAT.

La Associació d'Agents Inmobiliaris de Catalunya, está integrada por los Colegios de Agentes de la Propiedad Inmobilairia en Catalunya de Barcelona, Lleida y Girona y tiene firmado junto con los indicados colegios, un convenio reciproco con el "Consell de Col.legics d'Agents de la Propietat Immobiliaria de Catalunya". En virtud de ese acuerdo, todos los miembros del AIC pueden acceder a todos los servicios y a la publicación en esta plataforma inmobiliaria.

El convenio fue firmado por el Presidente de la AIC, Sr. Juan Ollé Betrán y el Gerente de TAAF, Sr. J.Ramón Fernández Alonso, estando presentes en dicho acto, el Sr. Josep Lluis Pellicer y el Sr. Gustau López, Gerente y Director de Operaciones del Col.legis i Associació d'Agents Immobiliaris, respectivamente.

Este convenio respalda los esfuerzos que ha venido realizando TAAF en materia de integración con otras plataformas y constituye una muestra de la confianza que la AIC deposita en nuestro sistema. El proceso de sincronización permitirá eliminar el riesgo de errores en la introducción de la información y reducir los costes de la carga de datos, al realizarse únicamente en la plataforma Taaf.Immo.Cloud y automatizar el envío diario.

Además, el documento recoge la necesidad de establecer puntos de encuentro y colaboración entre dicha institución y TAAF.

La actividad tuvo lugar en las oficinas de la Associació d'Agents Inmobiliaris de Catalunya, ubicadas en la avenida Gran Vía Corts Catalanes 622, pral, de esta ciudad.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

Taaf - Hacia un cierre contable y no solo informacion de tesoreria.

2015-10-30T14:05:00.001-07:00

En estos años de experiencia en el sector, me he orientado cada vez mas a presentar la información del cierre de presupuestos y ejercicios - Balances de las comunidades, no solo desde el punto de vista de la tesorería, sino desde el punto de vista de balance económico, con información de las facturas de proveedores que han quedado pendientes de pago y de las cuotas o recibos que han quedado pendientes de cobro. Todo ello separado por cada uno de los presupuestos que se han gestionado durante el ejercicio económico.

Ya soy consciente de que no es estrictamente un balance de Contabilidad, tal y como lo entendemos, y no es un cierre contable en el mas puro estilo, pero es lo mas próximo en su contenido y que me ha facilitado que los propietarios entiendan de forma sencilla la situación económica en la que se encuentra su comunidad.

Por esa razón, en las sesiones de consultoría que realizamos desde Taaf, orientamos a nuestros clientes profesionales del sector de la administración de fincas, que orienten su presentación hacia esta línea y que informen a sus clientes del cambio realizado.

Es curioso observar como la presentación de esta información cambia con las provincias donde están ubicados los profesionales, por ejemplo, en Girona es mas común encontrar este tipo de presentación, en cambio en Barcelona, es mas común la presentación de tesorería.

Desde mi punto de vista, entiendo que para el cliente/propietario el conocimiento de toda esta información hace mucho más transparente y clara nuestra gestión profesional.

La forma en la que se realiza el cierre tiene que condicionar el formato en el que se presenta esa información al cliente final. Así se puso de manifiesto en los cursos que se han hecho en esta semana del Club de Formación, dónde se expusieron y debatieron las formas de trabajar de los profesionales que acudieron, y dónde se generó un amplio debate.

A través de nuestra aplicación informática, es muy fácil la obtención de cualquiera de estos dos modelos y proceso de cierre económico, y su adecuación en la personalización de cada empresa.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

Taaf - Tecnología - Procesos y Personas.

2015-09-27T10:39:00.000-07:00

Cuando iniciamos en una empresa de administración de fincas, los trabajos de implantación del trabajo por procedimientos, cada vez más, nos basamos y consideramos los tres elementos sobre los que se sustenta. Tecnología, Procesos y Personas.

Hoy en día, se puede constatar, observando los modelos de organización, que se siguen orientando a la gestión por procesos, y no se le está dando la importancia que requiere, el tercer elemento que propongo, Personas. Desde mi punto de vista es el más crítico para conseguir el éxito.

La mayoría de las veces no basta solo con disponer de la mejor herramienta informática, aunque resulte indispensable, pues la herramienta, solo es útil si se hace un buen uso de ella, de ahí la constante formación. Tampoco es suficiente con un trabajo bien estructurado y que lleve asociados unos buenos procesos bien definidos y vinculados a los planteamientos realizados por el fabricante de la aplicación. Todo ello no es suficiente, si no contamos con las personas.

Ya en artículos anteriores, hacía referencia a la importancia de las personas, y de la cohesión del grupo, del equipo de trabajo, desde mi punto de vista, es fundamental para conseguir una eficacia en los procesos, pero sobre todo para conseguir un aumento en la productividad, basándose en los procesos y en la optimización de la herramienta informática.

Podemos contar con unos buenos procesos que sean tan ágiles y ligeros como sea posible, que aseguren la trazabilidad y que marquen el resultado a obtener. Podemos contar con la mejor herramienta. Pero no hemos de olvidar contar con las personas encargadas de su aplicación. Ellas son las que pueden mejorar la mayoría de los procesos, emplear de manera óptima la herramienta y conducir a la empresa a la mejora de la productividad y a ser empresas más rentables.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

Taaf - Las seis fases de la mejora en los procesos y procedimientos. Implicación de las personas.

2015-03-31T15:28:00.001-07:00

Quiero insistir en un tema sobre el que ha he escrito. Si tengo que esquematizar las fases de un proceso de cambio o mejora, las acabo resumiendo en seis pasos que desde mi punto de vista son ineludibles, y son las que indico un poco mas abajo. Por encima de todas ellos, se encuentra un paso previo y que considero fundamental para el buen fin del proyecto, "la implicación de las personas que intervienen en el proceso".

Las administraciones de fincas desean mejorar los procesos que están realizando con el objetivo de estructurar de una forma optima los trabajos, mejorar la calidad de sus servicios, o reestructurar las cargas de trabajo para hacerlas mas asumibles por los miembros de su empresa. Unos objetivos explícitos, pero que solo son viables con la colaboración y participación de todos los miembros que participan en cada fase.

1. Un primer análisis del circuito y del método empleado en la actualidad, con una documentación del mismo para conocer cada uno de los pasos y procesos que se siguen.

2. Realizar una propuesta de mejora basada en la experiencia de procesos similares, y en la optimización de las fases, mecanizando y automatizando todo aquello que sea posible.

3. Redacción de un procedimiento completo y exhaustivo de los pasos que se deben seguir y de las personas que intervendrán.

4. Información y Formación. Es tan importante la formación del nuevo proceso y del cambio realizado como la explicación a todos los implicados en el proceso.

5. Puesta en marcha. Una vez conseguida la implicación del equipo y realizada la formación procederemos a la puesta en marcha de las mejoras en el proceso.

6. Control del cumplimiento. Mediante herramientas de análisis, y métodos de observación y evaluación, es importante el control del cumplimiento, para poder corregir y ayudar en su puesta en marcha.

Hemos de acostumbrarnos a que la mejora de los procedimientos y métodos debe ser continua. El responsable de la empresa como motor de cambio debe entender que sus procesos de trabajo en un sector como la administración de fincas son algo vivo y adaptables en todo momento a las circunstancias del propio proceso.

Para concluir, quiero destacar la reacción que tienen las personas antes estos cambios. He observado y otros compañeros expertos, me han ratificado que a todos nos gusta adaptarnos a los cambios, pero no nos gusta que nos cambien.

¿Qué opinas?.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández.

Taaf - Mejora de Procesos en Administración de Fincas

2015-02-27T10:36:00.001-08:00

Para la mejora de procesos en el sector de la administración de fincas, es importante una definición del problema o del área de mejora. Para hacer este análisis existen una serie de métodos estandarizados, pero antes de trabajar con ellos, recomiendo tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. No es necesario ser original e inventar un nuevo método.

2. Hemos de centrarnos en lo relevante. La regla de Pareto, es real. La intervención en el 20% de los problemas, resolverá el 80% de las cuestiones

3. Hemos de buscar la claridad, mejor que un diagnostico detallado, se debe realizar una formulación sencilla y clara.

4. El tiempo es un factor importante. Al igual que en el punto anterior, cuanto mas detallado, mas tiempo necesitaremos para conseguir la información.

5. Consideración a las personas. Las personas deben participar en el proyecto de una manera activa, y ya desde la fase de diagnostico.

De los métodos de diagnostico que empleamos los consultores de Taaf S.L., son básicamente dos:

a. Método socio-técnico de sistemas. Cualquier organización es un sistema compuesto de subsistemas que están relacionados entre si y con el entorno. Los subsistemas se agrupan en dos apartados, el social y el técnico, para conseguir los objetivos de la organización.

b. Método del análisis del campo de fuerzas. En cualquier organización hay fuerzas que actúan a favor del cambio y fuerzas que lo hacen en contra. Para conseguir un cambio en estas organizaciones se debe potenciar las fuerzas facilitadoras del cambio.

Los dos métodos los podemos reducir en una buena práctica, y que ponemos en marcha para la recogida de datos, es la observación directa. Particularmente soy partidario de observar directamente el funcionamiento del despacho de administración o agencia inmobiliaria sobre el propio terreno, como trabaja su organización, que secuencia se lleva a cabo para realizar un determinado proceso. Tiene la ventaja de la inmediatez y del realismo. A este método le acompaño, las reuniones en grupo o individuales, para tener claro el objetivo, ya que me aportan gran cantidad de información y me permite conocer con detalle el equilibrio de fuerzas de la empresa

Todo ello con el objetivo de diseñar la estrategia a seguir para facilitar el cambio en la empresa, ya que la resistencia nos la vamos a encontrar en las personas.

Taaf - Modelo 347 - Comunidades de Propietarios

2015-01-28T15:31:00.000-08:00

Durante el próximo mes de Febrero, las Comunidades de Propietarios tienen que presentar el modelo 347, por las adquisiciones en general de bienes o servicios que efectúen, independientemente de las actividades empresariales o profesionales del ejercicio 2014.

Siempre que superen el importe de los 3.005,06€ en operaciones con cualquier proveedor, por las adquisiciones de bienes que realicen o por las prestaciones de servicios de las que resulten destinatarios.

La norma indica la excepción, en los siguientes gastos de la comunidad, que no tendrán la obligación de declarar:

Suministro de energía eléctrica.
Combustibles de cualquier tipo.
Suministro de agua.
Seguros que tengan por objeto el aseguramiento de bienes y derechos.

Por esa razón hemos recomendado a nuestros clientes que revisen la información introducida en el ejercicio 2014, principalmente las facturas de proveedores. En este elemento es importante comprobar además del proveedor asignado el concepto de gasto informado.

Es conveniente, como primer paso, revisar la tabla de conceptos de gastos de horizontal e indicar en cada uno de ellos si objeto de declaración de este modelo.

Muchas de las consultas que nos han realizado están son por este tema, ya que la aplicación por defecto considera que los gastos no serán susceptibles de incluirse.

Nuestra área de atención y clientes les resolverá cualquier duda o consulta que deseen plantearnos.

TAAF S.L.
J. Ramón Fernández

Taaf - Mejora de Procesos en Administración de Fincas

2014-10-30T14:57:00.000-07:00

A raíz de los cursos que hemos realizado a nuestros clientes, sobre la aplicación de procedimientos de trabajo en las empresas de administración de fincas, quise destacar una serie de aspectos para aprender a mejorar procesos y resolver problemas mediante nuevos enfoques, partiendo de una premisa, que entiendo que es básica. "Cuestionarnos las cosas".

Para ello, les proponía, que después de cuestionar qué proceso o procedimiento queremos mejorar sigamos unas fases más o menos predeterminadas , que vienen a ser las siguientes:

1. Analizar el proceso . Estudiarlo.

2. Hacer una definición del proceso. La definición exacta de un proceso revelara por si misma la solución. No se puede dar una respuesta correcta si no se hacen preguntas correctas, excepto en el caso de que estemos trabajando con nuevas ideas o nuevos procesos,

3. Enfocar el proceso con perspectiva. Antes de abordar un proceso o problema concreto, conviene considerar si el problema proviene de un síntoma mayor.

a. Plantear el proceso con precisión. Es fundamental poder escribirlo, pues permitirá aclarar ideas. Personalmente recomiendo hacerlo, a ser posible, en una o dos frases como máximo.

b. Concretar los objetivos. Los objetivos han de decirnos el planteamiento del proceso, también aconsejo la redacción de forma escueta y basados en tres aspectos.

i. Objetivos suficientemente amplios.

ii. Objetivos suficientemente estimulantes.

iii. Objetivos alcanzables.

c. Conseguir datos

i. La recopilación y evaluación de los datos deben ser estrictamente objetivos. No hay nada peor para llegar a conclusiones erróneas y falsas, que la obtención de pocos datos, o datos inadecuados o datos equivocados.

d. Presentar varias soluciones.

i. Si llegado a este punto no se observan posibles soluciones es probable que los puntos anteriores estén mal enfocados.

e. Posibles causas que bloquean y nos pueden llevar a puntos de vista deformados o a conclusiones irrazonables. Hemos de valorar estos aspectos, sobre todo si este labor de mejora de los procesos a través de análisis del problema, se hace mediante un grupo de trabajo, pues sus miembros pueden bloquear el proceso por temores como:

i. Resistencia al cambio.

ii. Sobre-dependencia de los demás.

iii. Bloqueos culturales.

iv. Poca motivación.

v. Exceso de motivación

Siguiendo estas pautas, es mas fácil el análisis y la mejora de los procesos que aplicamos en las empresas de administración de fincas. Generalmente partiendo de este primer estudio y complementado con métodos mas estandarizados, podemos aplicar y documentar las mejoras en los procesos y procedimientos que se siguen.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

Taaf adecuación SEPA

2013-11-24T14:35:00.001-08:00

El próximo día 4 de Diciembre realizaremos la presentación de la nueva versión de Taaf, con la adecuación a los cambios de la normativa SEPA.

Basándome en la información que nos ha remitido el portal SEPA (http://www.sepa.eu y http://www.sepaesp.es ) hemos confeccionado el siguiente resumen informativo para nuestros clientes de la aplicación TAAF para Administradores de Fincas.

¿Qué es SEPA?.

Sigla de Single Euro Payments Area, Zona única de pagos en euros.

Esto quiere decir que cualquier empresa podrá hacer pagos estatales e internacionales por medio de transferencias y domiciliaciones bancarias y tarjetas en las mismas condiciones, con independencia del país en el que se efectúen siempre que pertenezca a la zona SEPA.

La zona SEPA está formada por los 27 países miembros de la Unión Europea más Islandia, Liechtenstein y Noruega.

El Reglamento UE 260/2012 establece una serie de requisitos técnicos aplicables a todas las transferencias y adeudos domiciliados en euros que se inicien y reciban dentro de la zona SEPA, obligando tanto a proveedores de servicios de pago como a usuarios. El reglamento fija las fechas límites para la adopción de los nuevos estándares en sustitución de los actuales.

El Reglamento UE 260/2012 establece como fecha límite el 1 de Febrero de 2014, a partir de esa fecha serán obligatorios los pagos SEPA.

Es decir, que todas las transferencias y domiciliaciones que se efectúen en España y en el resto de la zona SEPA serán únicamente por este procedimiento.

No se podrán continuar haciendo servir los instrumentos de pago estatales.

Una cuenta adaptada a la normativa SEPA dispone de un identificador único de cuenta para la operaciones de pago SEPA es el código IBAN (International Bank Account Number). A su vez el código BIC (Business Identifier Code) identifica la entidad dónde se encuentra la cuenta.

Los instrumentos SEPA requieren obligatoriamente el uso del IBAN incluso en la operaciones nacionales, sustituyendo al código CCC (Código Cuenta Cliente).

Desde el 8 de Octubre de 2013 todas las operaciones que contengan un CCC erróneo o incompleto se han dejado de procesar.

El propio Reglamento permite a los Estados miembros fijar determinadas excepciones. En el caso español, se establece la fecha límite del 1 de Febrero de 2016 para determinadas situaciones:

- Los proveedores de servicios de pago podrán ofrecer a sus clientes servicios de conversión gratuitos del CCC a IBAN, para operaciones nacionales.

- Se podrá utilizar hasta esa fecha los formatos diferentes al XML ISO 20022 en las comunicaciones con los proveedores de servicios de pago.

Transferencias.

Operaciones en euros, transferencias y nóminas, no urgentes, sin límites de importe, con origen y destino en los países de la zona SEPA.

	ACTUALIDAD	SEPA
Identificación	CCC	IBAN/BIC
Información	Hasta 72 caracteres	Hasta 140 caracteres
Formato Remesa	AEB 34	AEB 34.14 o ISO 20022 XML (obligatorio en 2016)
Conciliación Bancaria	AEB 43	Anexo 4, AEB 43

Adeudos directos SEPA.

Operaciones en euros, para cobros directos en la cuenta del deudor y de acuerdo a los acuerdos previstos entre las partes, con origen y destino en los países de la zona SEPA.

Hay dos esquemas:

BASICO – CORE : El acreedor y el deudor son particulares y/o empresas.

B2B : El acreedor y el deudor han de ser personas jurídicas o autónomos.

	ACTUALIDAD	SEPA
Identificación	CCC	IBAN/BIC
Información	Hasta 640 caracteres	Hasta 140 caracteres
Formato Remesa	AEB 19	AEB 19.14 (Básico) AEB 19.44 (B2B) o ISO 20022 XML (obligatorio en 2016)
Conciliación Bancaria	AEB 43	Anexo 4, AEB 43
Mandato	Custodia de las órdenes de domiciliación actuales	Mandato formato SEPA

Recuerde

1.- Debemos asegurarnos que disponemos de los códigos IBAN y BIC de nuestros clientes, proveedores y empelados, pues es la identificación de las cuentas en sustitución de la CCC.

2.- TAAF S.L. ha adaptado los ficheros a los formatos SEPA – AEB.

3.- Recordar que en los adeudos la información adicional tiene un máximo de 140 caracteres.

4.- Recuerde recoger y custodiar los mandatos SEPA (órdenes de domiciliación de los clientes), sin perjuicio de la obligación de custodiar los órdenes bancarias que existen en la actualidad.

El Mandato.

El mandato u orden de domiciliación es el medio por el que el deudor autoriza y consiente al acreedor a:

-Iniciar los cobros mediante el cargo en la cuenta indicada por el deudor.

- Autoriza a la entidad del deudor a cargar en su cuenta los adeudos presentados al cobro por la entidad bancaria del acreedor.

El mandato debe estar suscrito por el deudor antes de iniciar el cobro de los adeudos. El mandato firmado debe quedar almacenado en poder del acreedor mientras esté en vigor, así como durante los plazos que establezca la Ley.

El mandato debe tener una referencia que asigna el acreedor a cada mandato para identificar los adeudos asociado a un mandato concreto.

Permite identificar cada orden de domiciliación o mandato firmado por el deudor y debe ser única para cada mandato. Es un código de 35 posiciones alfanuméricas.

En caso de no existir el mandato se entenderá que la operación no está autorizada.

¿Qué debe consignarse en la secuencia de un adeudo?.

Según el adeudo corresponda a una operación de pago único o recurrente, el cliente deberá indicar, en cada caso, el código que corresponda.

FRST – Primer adeudo de una serie de adeudos recurrentes.

RCUR – Adeudo de una serie de adeudos recurrentes acogidos a un mismo mandato, cuando no se trate del primero ni del último.

FNAL – Último adeudo de una serie de adeudos recurrentes.

OOFF – Adeudo correspondiente a una autorización con un único pago.

El incumplimiento de esta secuencia puede provocar el rechazo de las operaciones.

Para más información, puede contactar con soporte ( soporte@taaf.es ) .

TAAF S.L.

J. Ramón Fernández

jramonf@taafsl.es

Taaf - Procedimientos en administración de fincas.

2013-11-03T14:01:00.001-08:00

Para un administrador de fincas, lo más difícil no es crear una empresa, es mantenerla en el mercado y que perdure en el tiempo. El profesional debe prepararla para que funcione de una forma autónoma y que toda su organización se acostumbre y se adapte a los cambios que se avecinan en el día a día.

Taaf es una aplicación informática para administradores de fincas, basada en procedimientos de trabajo, pensada con el objetivo de reducir los tiempos empleados en cada tarea y mejorar la calidad de los procesos. La importancia de disponer de unos trabajos basados en procedimientos y documentados en sus correspondientes manuales , es que , además de la reducción de tiempos , se consigue la eliminación de los tiempos perdidos, y sobre todo, la optimización de los procesos administrativos. Todo ello redundará en una mejor calidad de nuestros servicios, una mejor atención al cliente, en la mejora de la interacción entre los distintos departamentos de la empresa, obteniendo una reducción de costes, y mejorando la capacidad de reacción de la empresa frente al mercado creando una estructura organizacional mas ágil.

Hay que reconocer que la implementación de esta forma de trabajar requiere recursos de tiempo y dinero, pero la mayoría de los costos se ven compensados cuando mejora la calidad de los trabajos, los tiempos disminuyen, los procesos se simpliﬁcan, la organización tiene una capacidad de reacción mas rápida, la información es mas ágil y accesible al que la debe emplear.

En Taaf llevamos catorce años trabajando en esta línea, aconsejando y orientando a las empresas hacia esta mejora en sus procedimientos, pero no basta con una herramienta, es indispensable la implicación del administrador de fincas como director de la empresa, su participación es del todo decisiva ya que condiciona el éxito de cualquier acción del proyecto.

Pero la puesta en marcha de los trabajos por procedimientos no es monopolio de los directivos o de los especialistas, cada cual a su nivel, puede y debe mejorar los procedimientos y la calidad de su trabajo: auto-control, propuestas de mejoras, trabajo en grupo, recopilación de ideas, formación permanente, etc.

Aunque la época no es la más propicia sigo pensando y aconsejando que todas las empresas de administración de fincas, deberían destinar , al menos, el 1% del valor añadido de la empresa para mejorar los procedimientos de trabajo, a la vez que mejoran los productos y servicios que ofrecen a sus clientes.

Para concluir, considero prioritario y fundamental disponer del tiempo necesario para reducir costes de gestión, implementar el trabajo por procedimientos y asegurarse la calidad total, para las empresas y en especial para nuestro sector se convierte en una prioridad.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

jramonf@taafsl.es

Taaf - Factura Electrónica. Parte VII - Procedimiento.

2013-09-30T06:27:00.000-07:00

Para concluir estos capítulos dedicados a los procesos de digitalización y extracción de datos de las facturas de proveedores, vamos a indicar los procedimientos de trabajo que emplearemos. A la vez nos servirá de enlace con los nuevos capítulos que vamos a desarrollar sobre los procedimientos de trabajo en la administración de fincas.

El objetivo que perseguimos es optimizar al máximo el proceso de gestión.

Hoy un esquema de recepción y proceso, sería el siguiente:

Un procedimiento ya asumido en muchos despachos de administración de fincas.

Si añadimos el escaneado de la documentación recibida el procedimiento se amplia en tiempo de dedicación y en recursos.

Para conseguir optimizar este procedimiento hemos de obtener de nuestros los proveedores el envío de las facturas mediante correo electrónico y en formato pdf con capa de texto. Eso permitirá eliminar varios procesos:

Apertura y clasificación de las facturas.
Escaneado de las facturas para convertirlas a pdf.
Archivo de los documentos.

El esquema del procedimiento queda según el siguiente gráfico.

Si la factura del proveedor nos llega mediante el proceso indicado, la aplicación Taaf y sus módulos están preparadas para realizar la extracción de la información y la preparación de los ficheros que serán tratados y archivados a través de la gestión documental y asociada al registro de la factura que se ha creado.

A partir de este proceso, los procedimientos de pago a proveedores no sufren alteración alguna.

Le recomendamos que visite nuestra web (http://www.taaf.es) o contacte con nuestro departamento comercial comercial@taaf.es para obtener más información.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

jramonf@taafsl.es

Taaf - Factura Electrónica - Parte VI - Requisitos formales.

2013-09-20T02:00:00.001-07:00

Quiero insistir una vez más y apoyarme en el Reglamento aprobado en el Real Decreto 1619/12, de 30 de Noviembre de 2012, sobre los requisitos de las facturas de proveedores, pues trabajando con nuestra aplicación Taaf para administradores de fincas en su módulo Taaf-FacturaScan, he observado que en un porcentaje significativo las facturas que se reciben no cumplen los requisitos mínimos exigibles.

En su artículo 6, dice que toda factura y sus copias deben contener los datos y requisitos siguientes:

Número y, en su caso, serie. Dentro de cada serie la numeración tiene que ser correlativa.
La fecha de su expedición.
Nombre y apellidos, o razón social completa, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de la operación.
1. Es un error muy típico que algunos proveedores expiden la factura a nombre del administrador. Hemos de tener mucha precaución y no aceptar estos documentos hasta su corrección.
Número de Identificación Fiscal asignado por la Administración Tributaria.
1. En nuestro caso, tanto del expedidor como del receptor.
Domicilio, tanto de expedidor como del receptor.
Descripción de los trabajos, consignándose todos los datos necesarios para identificar la base imponible del impuesto.
El tipo o tipos impositivos
La cuota tributaria.
La fecha en la que se hayan efectuado las operaciones.

Y desde Taaf solicitamos un dato más

Número de referencia o póliza.

Con este dato podemos identificar y asignar la información de esta operación con el proveedor e imputarlo a la comunidad o finca de manera automática.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

jramonf@taafsl.es

Taaf - Factura Electrónica - Parte V - Firma Digital

2013-09-20T01:50:00.002-07:00

A raíz de la puesta en marcha del módulo Taaf-FacturaScan he tenido varias consultas relativas a la necesidad de incorporar la firma electrónica en los ficheros de las facturas de proveedores.

Desde la publicación del Real Decreto 1619/2012, de fecha 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, se ha eliminado la obligación de generar la firma electrónica en aquellas facturas enviadas en formato electrónico.

(http://www.boe.es/boe/dias/2012/12/01/pdfs/BOE-A-2012-14696.pdf)

Esta es una excelente noticia, pues con ello se reducen los costes que provoca la gestión y tramitación de las facturas de proveedores en papel en los despachos de los administradores de fincas.

El Reglamento tampoco impone que la expedición de las facturas quede sujeta al empleo de una tecnología determinada.

Pero, ¿qué entendemos por factura electrónica?, el Reglamento la define como aquella factura que cumpliendo los requisitos establecidos en el propio Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

De todos los profesionales del sector es conocida la cantidad de recursos humanos y materiales, y de tiempo necesarios para la recepción, manipulación, introducción de datos en el sistema informático, archivo y conservación de las facturas de los proveedores de comunidades y fincas, por ello, se han de potenciar todos aquellos métodos que proporcionan un ahorro en la gestión de facturas.

La recepción de facturas en formato pdf, con o sin firma electrónica, permite al administrador de fincas archivar estos documentos con plena validez evitando costes de impresión.

La nueva regulación supone un decidido impulso a la facturación electrónica, persiguiendo el objetivo de reducir las cargas administrativas de las partes que intervienen, garantizando la igualdad de trato entre las facturas en papel y las facturas electrónicas, y contribuir a la seguridad jurídica de los agentes económicos, y como instrumento para reducir costes y hacer más competitivas a las empresas.

Hemos de tener en cuenta que el nuevo Reglamento que ha entrado en vigor el 1 de Enero de 2013, establece que la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que el destinatario haya dado su consentimiento. Mi experiencia dice que son los administradores de fincas (destinatarios en nombre de sus clientes) los que tienen que hacer las gestiones con los proveedores para que les remitan las facturas por correo electrónico y en pdf. Pues somos todos conscientes de la reducción de recursos y costes que antes comentábamos. Si además son procesados a través de nuestro módulo Taaf-FacturaScan, el sistema será capaz de hacer la introducción dentro de nuestra aplicación Taaf para administradores de fincas.

Para obtener más información sobre los ahorros que supone y ofrecen los cambios normativos en el ámbito de la facturación de proveedores para el sector de los administradores de fincas, puede consultar a nuestro departamento comercial (comercial@taaf.es) o a través de nuestra web (http://www.taaf.es)

¿A qué espera para probarlo y reducir costes en su empresa?.

TAAF S.L.

J.Ramón Fernández

jramonf@taafsl.es

Taaf - Business Intelligence - Inteligencia Empresarial. (Parte I)

2013-01-04T01:20:00.001-08:00

El BI es una herramienta muy potente para las empresas y en particular para los despachos de administración de fincas y profesionales del sector inmobiliario, su aplicación requiere de un cambio cultural en la forma de entender el negocio/empresa, pues hemos de asumir que la capacidad que tenemos de medir es para poder actuar en consecuencia.

Si buscamos en Internet definiciones del término, nos encontramos muchas variaciones, he recopilado algunas de ellas a continuación:

1) Se denomina inteligencia empresarial, inteligencia de negocios o BI (del inglés business intelligence) al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa. es.wikipedia.org/wiki/Business_intelligence

2) Inteligencia de Negocio (BI) es una categoría de aplicaciones y tecnologías para obtener, almacenar, analizar y proveer acceso a datos que ayuden a los usuarios a tomar mejores decisiones de negocios. ... www.liderdeproyecto.com/glosario/

3) Concepto referido a la capacidad de acceder, analizar y compartir información de manera autónoma. Cuando no sólo se limita al interior de la empresa sino que se amplía con Internet a clientes, socios y proveedores, de denomina e-Business Intelligence. www.a1empresarial.com/diccionariodemarketing.html

4) Son las herramientas o estrategias que se implementan para hacer más eficiente el proceso de toma de decisiones. techtastico.com/post/glosario-de-negocios/

5) Conjunto de habilidades, tecnologías, aplicaciones o prácticas que se emplean para obtener un mejor entendimiento de los negocios: patrones, tendencias, en general cualquier información que soporte la toma de decisiones, tanto a nivel estratégico, táctico como operacional. enfoquepractico.com/glosario/

Para mí, la inteligencia del negocio es algo más, pienso que es un factor estratégico del negocio, y la definiría como una habilidad que permite transformar los datos en información para facilitar la toma de decisiones. Todo ello se traduce en una ventaja competitiva en relación a las otras empresas del sector.

A pesar de que en la actualidad hay una gran variedad de software para la inteligencia del negocio, con aplicaciones similares que pueden ser utilizados en las diferentes áreas de la empresa, el BI no es una tecnología, particularmente entiendo que es una forma de estrategia y de entender el negocio. Con esta orientación desde el módulo de reporting y alertas de la aplicación TAAF hemos realizado una personalización para nuestros clientes que les permite tener una visión privilegiada de la situación de determinados elementos de su empresa; y alertas que permiten actuar de manera inmediata ante un evento.

Un cliente me preguntaba, cómo le podían ayudar estos sistemas. Por un lado, a través de la aplicación, ya que dispone de todos los datos acumulados a lo largo de los años y por otro lado, permitiendo que se puedan interrogar fácilmente. A modo de ejemplo, estos podrían ser algunos de los modelos a obtener:

Elementos de reporting: cuadros de mandos con el análisis de sus productos por áreas, control económico de comunidades y fincas, áreas y departamentos, análisis de perfiles de clientes, rentabilidades, cuadros de tesorería/disponibilidades y desviaciones, etc..,
Elementos de alertas: desvíos presupuestarios globales y detallados, control de morosidad, vencimientos de contratos y seguros, excesos en lecturas de contadores, etc…

Nuestro objetivo es que el administrador de fincas disponga de “La información adecuada en el lugar y el momento adecuado”, pues le permitirá tomar mejores decisiones

La situación económica actual requiere de una aplicación más eficiente de la información disponible y una toma de decisiones mucho más rápida y eficaz.

TAAF S.L.

J. Ramón Fernández.

Taaf - Factura Electrónica – Parte IV – Digitalización certificada de facturas de proveedores - Módulo Taaf.

2012-10-18T14:26:00.003-07:00

Taaf Digitalización de Facturas de Proveedores es un módulo de la aplicación Taaf para administradores de fincas, que permite a los usuarios que puedan gestionar las facturas en formato digital y eliminar el documento recibido en papel.

Históricamente, la digitalización de facturas recibidas en papel y su archivo vinculado a un gestor documental aportaba la ventaja de facilitar posteriores consultas e incluso, remitir una copia de los documentos a terceros en el caso de ser necesario.

A lo largo de los últimos años se han producido dos novedades en este ámbito:

1) La evolución de los sistemas de extracción automática de datos.

2) La normativa sobre digitalización certificada de facturas para evitar la conservación del original en papel.

La vinculación que la aplicación Taaf para administradores de fincas, ha realizado con Tradise Paperless © nos ha permitido integrar ambas opciones, ya que se trata de una aplicación acreditada por la Agencia Tributaria para gestionar la digitalización certificada de facturas.

Desde el punto de vista de la recuperación de los datos de facturas, gracias a su tecnología exclusiva de extracción, permite obtener el rendimiento de los sistemas expertos OCR sin necesidad de asumir el coste de estas soluciones.

Su utilización permite a los usuarios obtener una serie de ventajas, tales como la reducción de los costes de almacenamiento externo y del proceso de copia. Se eliminan los riesgos de pérdida de documentos, ya que de manera opcional quedan archivados en la misma base de datos a través de la gestión documental Microsoft SharePoint ©, o en carpetas del entorno de Windows, si la empresa no dispone del gestor anterior.

Con este módulo se obtiene una mayor productividad, ya que se reduce el tiempo invertido en la gestión de facturas y se logra un mayor tiempo para realizar otras tareas especificas de la empresa.

El objetivo de este módulo es digitalizar, de forma certificada opcionalmente las facturas de los proveedores de comunidades y fincas, extraer los datos y generar un fichero xml que la aplicación Taaf, procesa en este módulo y archiva.

El módulo permite la comprobación de la imagen obtenida, y el usuario tiene el control de la situación en todo momento de la aplicación.

En la gestión diaria de facturas de proveedores. En las empresas que disponen de la aplicación Taaf, el origen de los documentos es variado pero podemos establecer tres vías que originan la generación de documentos:

1) Norma Q43

2) Facturación programada.

3) Registro de Facturas.

Para cada uno de estos procesos el módulo dispone de un flujo de trabajo diferente y asociado al proceso correspondiente.

1) Norma Q43: Las facturas se contabilizarán tras el proceso de lectura del fichero descargado de la entidad bancaria.

a. En el momento de procesar las facturas que dispongan del número de póliza, el sistema verificará la existencia del pago realizado y asociará, a las facturas que la Norma Q43 generó, el documento, procediendo únicamente a su archivo.

2) Facturación programada: Mediante este procedimiento la aplicación le permite generar (registrar en la aplicación) todas las facturas repetitivas de proveedores, de los que disponemos un conocimiento de los trabajos que realiza, así como el importe correspondiente y la comunidad o finca correspondiente.

a. En el momento de procesar las facturas el sistema permitirá trabajar con dos criterios:

i. Empresas que continúen generando las facturas programadas.

ii. Empresas que no deseen generar la facturación programada.

Tal y como se ha indicado, el módulo está dividido en dos fases, por un lado los procesos que se realizan en la aplicación Tradise-Paperless y, por otro, el módulo asociado de la aplicación Taaf.

Le recomendamos que visite nuestra web (http://www.taaf.es) o contacte con nuestro departamento comercial comercial@taaf.es para obtener más información.

Taaf S.L.

J. Ramón Fernández.

jramonf@taafsl.es

Taaf – Factura Electrónica – Parte III – Digitalización certificada de facturas.

2012-10-07T07:03:00.001-07:00

La digitalización de facturas es un proceso que permite mediante un escáner, obtener copias digitales de las facturas con valor de original. Este proceso permite destruir la factura en papel.

La agencia tributaria desarrolló en el año 2007 la normativa sobre la digitalización certificada de facturas recibidas en papel.

Para poder realizar este proceso se requieren dos requerimientos:

a) Un software homologado, que conserve las facturas escaneadas y sus metadatos.

a. El software de digitalización certificada es homologado por el departamento de informática de la AEAT. En su página web se publican todos los que están homologados hasta la fecha.

b. Este software debe aportar garantías de que se obtiene una imagen fiel e integra firmada con firma electrónica avanzada.

c. El software debe posibilitar el acceso completo a la información y documentación.

b) La inserción de la firma electrónica reconocida, y el manejo de sistemas de Timestamping.

a. Es un sistema que garantiza la integridad y bloqueo de periodos impositivos. El timestamping implica un proceso de cierre electrónico de cada periodo de liquidación al que est á sometido el obligado tributario.

Si se cumplen los requisitos anteriores, la normativa establece el carácter de original al documento resultante. Esto resuelve una de las dudas respecto a la exigencia de conservación del original que impone la normativa y que exige la AEAT.

La digitalización certificada de facturas debe ser vista como un recurso complementario a los procesos de Facturación electrónica, ya que este último proceso será más eficaz y económico que gestionar las facturas recibidas en papel que requiere trabajos de desensobrado, preparación, digitalización, recogida de datos y destrucción del original.

Taaf S.L.

J. Ramón Fernández.

jramonf@taaf.es

http://www.taaf.es

Taaf - Factura Electrónica – Parte II – Alguna ventajas e inconvenientes- Formato.

2012-10-04T07:18:00.000-07:00

Una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. A través de Taaf, aplicación para administradores de fincas, asociaremos todos estos documentos mediante la gestión documental de Microsoft SharePoint que se encuentra totalmente integrada con la aplicación y sus módulos.

Nuestro objetivo es que los costes de implantación de estos sistemas tengan un periodo de retorno de la inversión reducidos, pues los administradores de fincas se manejan con volúmenes reducidos de documentos.

Según los expertos, entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:

a) Ahorro de costes.

Manipulación del papel, archivo, espacio físico o costes de almacenamiento externo, etc.

b) Mejora de la eficiencia

Automatización de los procesos.

c) Integración con las aplicaciones de gestión internas, de la empresa.

Parte III – Integración con Taaf, aplicación para administradores de fincas.

d) Obtención de información en tiempo real

Proceso muy rápido.

e) Reducción de tiempos de gestión

Automatización de los procesos lo que redunda en una reducción de los tiempos de dedicación.

f) Agilidad en la toma de decisiones

Por la inmediatez en la disponibilidad de la información.

g) Administración y contabilidad automatizadas.

Procesados a través de la aplicación informática.

h) Disminución de costes de los documentos en papel.

Manipulación, archivo, etc.

i) Etc…

Los mayores inconvenientes para la adopción de un sistema de facturación electrónica son:

1) La dificultad para conseguir que todos los proveedores remitan sus facturas en formato digital.

2) La dificultad de procesar las facturas remitidas, sin acudir a un proceso manual.

3) No disponer de soluciones informáticas adecuadas.

4) El formato del archivo es libre.

La factura electrónica tiene la misma validez legal que la factura en papel, a efectos tributarios.

Hemos de tener en cuenta que es necesario el consentimiento expreso del destinatario de la factura, ya sea verbal o escrito. También hemos de tener en cuenta que también deben estar de acuerdo en los formatos en los que se va a realizar la facturación electrónica.

Aunque el formato es libre, existen una serie de formatos estandarizados:

1) EDI

EDI son las siglas de Electronic Data Interchange, intercambio electrónico de datos. El sistema EDI permite el intercambio (envío y recepción) de documentos comerciales. Es un estándar de la Organización de las Naciones Unidas para el Intercambio electrónico de datos en el ámbito mundial.

2) Facturae

Es un formato de organización de la información dentro del archivo de la factura electrónica.

Este formato es obligatorio por parte de las administraciones públicas y es necesario para interrelacionar con ella.

Recientemente se ha publicado en pruebas la versión 4.0 de Facturae. Esta nueva versión surge ante la necesidad de migrar a estándares europeos y sirve, además, para corregir y mejorar sustancialmente las versiones precursoras de Facturae, representando una gran evolución con respeto a versiones anteriores.

La información sobre las diferentes versiones del formato Facturae se encuentra disponible en la Web: http://www.facturae.es

3) XML

XML es un estándar para el intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas. Se puede usar en bases de datos, editores de texto, hojas de cálculo, etc.

4) Otros

Taaf S.L.

J. Ramón Fernández

Taaf - Factura Electrónica – Parte I – Definiciones.

2012-09-20T00:23:00.000-07:00

Comenzamos un grupo de cuatro capítulos dedicados a la factura electrónica y la digitalización de las facturas de proveedores, con motivo del desarrollo del módulo de la aplicación Taaf para administradores de fincas para este cometido.

En este primer capítulo vamos a conocer una serie de conceptos y definiciones básicas.

¿Qué es la factura electrónica?

Podemos definirla como el equivalente funcional de la factura en papel y consiste en un procedimiento de la transmisión de las facturas entre el emisor y el receptor por medios electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos.

No hemos de confundir la facturación electrónica como el envío por correo electrónico de una factura en pdf, sin firma digital reconocida.

Tampoco lo son, el intercambio de ficheros o el escaneo de una factura, sin firma digital reconocida.

Los requisitos para la factura electrónica, son los mismos que para la factura en papel, es decir, debe constar: Número de factura, la fecha de expedición, la razón social del emisor y receptor, los NIF de cada uno, y sus domicilios fiscales, la descripción de la operaciones realizadas, la base imponible, el tipo impositivo, la cuota tributaria, etc.

Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.

La definición conceptual es: “Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que reemplaza al documento físico en papel pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel que aseguran su autenticidad e integridad”.

¿Cómo se regula la factura electrónica?

Las facturas electrónicas (e-facturas) deberán incorporar medios que garanticen la autenticidad e integridad de acuerdo con lo establecido en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del IVA, así como en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica.

La normativa interna deberá ser regulada y unificada a todos los estados miembros de la Unión Europea, tal y como se indica en la directiva 2010/45/UE, que entra en vigor el 1 de Enero de 2013. Los requisitos serán los siguientes:

1) Será necesario consentimiento del destinatario.

2) Se deberá garantizar la autenticidad del origen.

3) Se deberá garantizar la integridad del contenido.

4) Será necesario garantizar la legibilidad en un futuro.

¿Qué es la firma digital?

Es un proceso matemático realizado sobre un fichero o documento electrónico por el que se asegura su autenticidad y no repudio.

¿Por qué es necesaria la firma electrónica reconocida?

Para garantizar la integridad de la factura, lo que permite comprobar que no se ha alterado la información contenida en el documento.

¿Qué es un certificado digital?

Es un archivo que contiene los datos del propietario del certificado, su clave pública de cifrado y la firma digital de entidad certificadora, con lo que se consigue que una autoridad competente certifique que la persona que utiliza dicho certificado en la autenticación de documentos es quien dice ser.

¿Qué es la digitalización certificada de facturas?

El destinatario del documento puede convertir las facturas, documentos sustitutivos o cualquier otro documento en papel que sean originales a formato digital. Para ello, debe utilizar un software de digitalización que hay sido homologado por la Agencia Tributaria. Básicamente es un proceso que permite convertir en imagen la factura, mediante el uso de un escáner.

Gracias a esto, podemos realizar el proceso explicado en la parte IV de este tema.

Taaf S.L.

J. Ramón Fernández.

http://www.taaf.es