Tutorials zu MS-Office

Gegliederte Überschriften in Word

Sat, 18 Sep 2021 21:25:52 +0200

Das Tutorial steht auch als PDF-Datei zum Download auf time4mambo bereit

Optional

… empfehle ich zunächst vorhandene Überschriften zu kopieren, um diese dann für die gegliederten Überschriften zu übernehmen. Damit werden bestehende Standards und bereits oder für zukünftige Benutzung vorgesehene Überschriften nicht gelöscht. Bereits vorhandene Formatvorlagen bleiben bestehen.

Sie können auch komplett neue Überschriften erstellen. Generell ist der Weg bei beiden Varianten zunächst gleich:

Im Menüband Start klappen Sie die Formatvorlagen auf und wählen Sie unten Formatvorlage erstellen aus. Geben Sie im erscheinen Fenster einen Namen für Ihre Formatvorlage ein. Ich empfehle einen kurzen Namen, da in den Formatvorlagen nur eine begrenzte Anzahl Buchstaben zunächst sichtbar sind. In meinem Beispiel erzeuge ich drei Überschriften jeweils mit dem Namen „Über: 1“, „Über: 1.1“ und „Über: 1.1.1“. Wichtig ist nun, dass Sie unten auf den Button „Ändern…“ klicken.

Formatvorlagentyp

In Name steht die Bezeichnung, die Sie im ersten Fenster bereits eingegeben haben und anschließend in den Formatvorlagen sehen werden. Lassen Sie im Formatvorlagentyp am besten das vermutlich vorausgewählte „Verknüpft (Absatz und Zeichen)“ stehen. Damit können Sie sowohl einzelne Zeichen als auch den ganzen Absatz formatieren - Abhängig davon, was Sie gerade markiert haben, bzw. wo Ihr Mauscursor sich befindet. Wenn Sie keine Zeichen oder Wörter markiert haben und den Cursor mitten in der zu formatierenden Zeile oder Absatz stehen haben, wird der ganze Absatz formatiert nach Auswahl Ihrer Vorlage. Haben Sie dagegen Zeichen markiert, wird die Formatvorlage auf die Markierung angewendet.

Sie können hier auch Absatz auswählen, Dann wird die Formatvorlage immer auf einen ganzen Absatz umgesetzt und nicht auf einzelne markierte Zeichen. Auch dann nicht, wenn Sie diese explizit markieren.

Bei Auswahl Zeichen wird die Formatvorlage ausschließlich auf markierte Zeichen umgesetzt. Haben Sie nichts markiert, passiert auch nichts.

Bei Auswahl von Listen oder Tabelle gilt die Formatvorlage nur in diesen Bereichen.

Bei den Überschriften macht es meiner Meinung nach Sinn, sich die Möglichkeit offen zu lassen, einen ganzen Absatz oder einzelne Zeichen/Wörter als Überschrift zu markieren.

Folgender Absatz

Die Formatvorlage für folgenden Absatz gibt an, was nach Eingabe der Überschrift passiert. Also wenn Sie einem Absatz oder einzelnen Zeichen die „Überschrift“ zugewiesen haben und ENTER drücken. Meist macht es Sinn, dass der nachfolgende Absatz in „Standard“ formatiert wird.

Nur in diesem Dokument oder immer?

Ganz unten geben Sie zunächst an, ob die neue Formatvorlage zum Formatkatalog hinzugefügt werden soll. Wenn Sie das Häkchen hier entfernen, wird Ihre Formatvorlage nicht gespeichert. Wenn Sie das Dokument speichern oder Word beenden, werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen in „Normal.dot“ speichern möchten. Bestätigen Sie dann mit „Ja“ und Ihnen stehen die neuen Formatierungen in Zukunft zur Verfügung.

Mit Automatisch aktualisieren erreichen Sie, dass vorhandene Überschriften, die mit einer Vorlage gleichen Namens formatiert wurde, im aktuellen Dokument angepasst werden. Wenn Sie meinem Beispiel folgen, dann erstellen Sie gerade eine neue Formatvorlage und haben ergo noch kein Format, welches sich aktualisieren könnte. Interessant ist diese Einstellung, wenn Sie eine vorhandene Vorlage anpassen. Öffnen Sie Dokumente, die mit dieser Vorlage erstellt wurden, werden diese Dokumente dann automatisch angepasst.

Sie können Formatvorlagen erstellen, die nur im aktuellen Dokument gültig sind. Das kann Sinn machen, wenn Sie beispielsweise ein Buchmanuskript schreiben mit Einstellungen, die Sie in anderen Schriftstücken nicht benötigen oder wenn Sie Vorlagen erstellen mit eigenen Formatvorlagen.

Die Überschriften möchte ich in zukünftigen Dokumenten benutzen, weshalb ich hier „Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente“ auswähle.

Abstände

Wenn Sie möchten, können Sie natürlich Ihre Überschriften weiter anpassen. Schriftgröße und Schrifttyp, Farbe oder ganz unten über den Button „Format“ weitere Einstellungen vornehmen. Interessant sind die „Absatz-Einstellungen“. Sie haben hier u.a. die Möglichkeit Abstände vor und nach der Überschrift anzugeben…

Gliederung der Überschriften

Mit der normalen Gliederung im Menüband Start, Gruppe Absatz, bekommen Sie zwar eine saubere Gliederung hin, aber die Gliederung wird so nicht als Überschrift erkannt. So lassen sich beispielsweise auch keine Inhaltsverzeichnisse oder eine Navigation durch Überschriften erreichen.

Also müssen wir dafür sorgen, dass unsere frisch erstellten Überschriften nun als saubere Gliederung und als Überschriften funktionieren!

Dazu ist es nun erforderlich eine „Neue Liste mit mehreren Ebenen zu definieren“. Dazu im Menü Start/Absatz/ Liste mit mehreren Ebenen öffnen und ganz unten die „Neue Liste…“ auswählen.

Im dann erscheinen Fenster müssen Sie nun zunächst „Erweitert…“ anklicken. Im rechten Bereich des Fensters erscheinen dann weitere Einstellungen.

Rechts wählen Sie zunächst Ihre Überschrift-Vorlage unter Verbinden mit Formatvorlage aus. In meinem Beispiel habe ich für die erste Ebene die Überschrift mit dem Namen „Über: 1“ erstellt, die ich hier auch zuweise.

Bei In Katalog anzuzeigende Ebene muss hier auch die „Ebene 1“ ausgewählt werden. Vermutlich können Sie an dieser Stelle ohnehin nur „Ebene 1“ auswählen, In den nachfolgenden Ebenen müssen Sie aber dann „Ebene 2“ und „Ebene 3“, etc. zuweisen!

Bei Formatierungen für Zahl eingeben steht zunächst ein „1)“ drinnen. Die schließende Klammer möchte ich nicht in meinen Überschriften haben, weshalb ich die lösche. Seien Sie aber ein wenig vorsichtig hier. Schnell ist die „1“ mitgelöscht. Die „1“ ist aber eine ganz besondere Eins, da sie später ersetzt wird mit der jeweils aktuellen Zahl. Gefällt Ihnen die Zahl nicht und Sie möchten vielleicht lieber römische Ziffern benutzen, dann können Sie unter Zahlenformat das ändern. Dort können Sie auch eine versehentlich gelöschte „1“ wieder herstellen.

Mit Ausrichtung ist der Abstand der Überschrift zum linken Rand gemeint. Hier bietet sich eine „0“ an, damit die Überschrift linksbündig mit dem Textkörper beginnt.

Der Texteinzug gibt den Abstand des Überschrift-Textes zur Gliederungszahl an. Wenn Sie die gleiche Zahl rechts bei den Tabstopps eintragen, dann wird eine lange Überschrift, die über mehrere Zeilen geht, immer sauber linksbündig untereinander angezeigt und nicht ab der zweiten Zeile nach ganz links zum Rand hin angeordnet.

2. Ebene

Bleiben Sie im Fenster und klicken nun links oben die Zahl „2“ ein. Damit gehen Sie zur zweiten Ebene

Das nachfolgende gilt auch für alle anderen Ebenen. Im Screenshot befinde ich mich bereits in Ebene 3…

Word arbeitet hier manchmal etwas merkwürdig. Es kann sein, dass Word bereits alles richtig anzeigt beim Zahlenformat oder das Sie selber hier deutliche Vorgaben machen müssen.

Aber der Reihe nach: In Verbinden mit Formatvorlage müssen Sie nun Ihre zweite Überschrift auswählen und in In Katalog anzuzeigende Ebene „Ebene 2“ auswählen.

Nun löschen Sie die Zahlen in Formatierungen für Zahl eingeben und wählen unter Ebenennummer einschließen aus „Ebene 1“ aus. Nun erscheint in Formatierungen für Zahl eingeben eine Zahl. In meinem Beispiel ist das deswegen die „2“, weil ich zuvor bereits die Überschriften getestet hatte. Bei Uhnen wird vermutlich eine „1“ stehen. Danach bietet es sich an zuerste ienen Punkt einzugeben und danach in Zahlenformatvorlage für diese Ebene „1, 2, 3, …“ auszuwählen. Nun erscheint auch die zweite Zahl in Formatierung für Zahl eingeben.

Für Ebene 3 müssen Sie das ganze wiederholen. Erst oben links die dritte Ebene ausählen, dfie Formatvorlage rechts zuweisen, „Ebene 3“ rechts auswählen und unten erst wieder die Zahl(en) löschen und nun allerdings erst die „Ebene 1“ unter Ebenennummer einschließen aus: auswählen, dann einen Punkt eingeben in der Formatierung für Zahl eingeben: und nun die „Ebene 2“ in den Ebenennummer auswählen. Dann wieder einen Punkt direkt eingebne nd anschließend in Zahlformat für diese Ebene Die Zahlen wieder auswählen („!, 2, 3, …“).

Beim Texteinzug und Tabstopp habe ich bei der dritten Ebene jeweils „1.5 cm“ eingegeben. Den gleichen Abstand habe ich im Nachhinein auch bei der zweiten Ebene angegeben. Wird hier ein zu geringer Abstand gewählt, dann rutscht die zweite Zeile nach links heraus, was ich vermeiden wollte. Hier können Sie aber gern mit eigenen Werten ausprobieren…

Etwas umständlich, aber danach sollte es funktionieren.

Sie können nun die Überschriften direkt über die Formatvorlagen auswählen.

Im Inhaltsverzeichnis werden lange Überschriften übrigens nicht linksbündig ausgerichtet, wie Sie dem Inhaltsverzeichnis im PDF-Tutorial auf Seite 2 entnehmen können. Bei mir sehen die Überschriften so aus:

VBA: Highlighting durch Ereignissteuerung

Sat, 09 Jan 2021 01:45:14 +0100

::cck::117::/cck::
::programm::Excel::/programm::
::version::2019::/version::
::hat_download::::/hat_download::
::downloaddokumentation::::/downloaddokumentation::
::grp_dokumentation::1::/grp_dokumentation::

::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|0|grp_dokumentation::::/dokubild|0|grp_dokumentation::
::dokumentation|0|grp_dokumentation::

Der Code ist recht übersichtlich, muss aber an verschiedenen Orten eingegeben werden.

Excel selber bietet eine recht interessante und auch umfangreiche Ereignissteuerung. Damit kann ich bequem solcherlei umsetzen, da ich auf verschiedene Zustände reagieren kann.

In unserem Fall nutze ich das Ereignis "Neue Zelle selektioniert" (Worksheet_SelectionChange), Tabellenwechsel (Worksheet_Deactivate) und das Ereignis bevor Excel geschlossen wird (Workbook_BeforeClose).

Noch eine Anmerkung: Wenn Sie einen Blattschutz aktiviert haben, dann wird dieser Code Fehlermeldungen ausgeben oder einfach nicht funktionieren. Das können Sie aber mit dieser Zeile umgehen:

Worksheets("Tabelle1").Protect Passwort:="..." UserInterfaceOnly:=True

Eintragen müssen Sie das in das Ereignis "Excel öffnen": Workbook_Open

Der Code sorgt dafür, dass der User nichts verändern darf - beispielsweise sind die Formatierungen im Startmenü ausgegraut, was durch den Blattschutz kommt - die Programmierung aber, der Makrocode darf das ändern!

::/dokumentation|0|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::

::code_grp::4::/code_grp::

::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|0|code_grp::Public AlteZeile As Long Public AlteFarbe As Double::/code|0|code_grp::
::codeerklrung|0|code_grp::

Als erstes müssen zwei globale Public-Variablen definiert werden. Der Code dieser beiden Variablen gehört in den Kopf eines Moduls.

AlteZeile merkt sich die Stelle, wo aktuell gerade das Highlighting stattfindet und kann nach einem Klick in eine neue Zeile damit den alten Zustand wiederherstellen. Was denn auch genau mit der AltenFarbe geschieht, die zwischengespeichert werden muss, bevor der neue Hintergrund übertragen wird.

::/codeerklrung|0|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|1|code_grp::Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Cells(ActiveCell.Row, 7).Value = "" And AlteFarbe = 0 Then Exit Sub If AlteZeile <> 0 Then Cells(AlteZeile, 7).Interior.Color = AlteFarbe AlteFarbe = Cells(ActiveCell.Row, 7).Interior.Color Cells(ActiveCell.Row, 7).Interior.Color = 65535 AlteZeile = ActiveCell.Row End Sub::/code|1|code_grp::
::codeerklrung|1|code_grp::

Nun wechseln Sie bitte direkt in die Tabelle im VBA-Editor und geben dort diesen Code ein.

Sie können das Ereignis selber auch auswählen, wenn Sie oben links, wo "(Allgemein)" steht Worksheet auswählen und dann rechts daneben das Ereignis SelectionChange.

SelectionChange wird immer automatisch von Excel aufgerufen, wenn Sie in eine Zelle klicken oder Sie eine Zelle mit Enter oder TAB verlassen. Also immer, wenn Sie eine neue Zelle aktivieren.

Bei mir wird das Zellen-Highlight in Spalte 7 durchgeführt, weshalb ich hier die Zelle per aktiver Zeile (ActvieCell.Row) und Spalte 7 anspreche.

Zunächst prüfe ich ab, ob überhaupt etwas in der Zeile steht, da ich zwischendurch immer wieder leere Zeilen habe und so aber Klicks außerhalb meiner Tabelle ignorieren kann.

Wenn ich nicht beim Programmstart bin, dann stehen Werte in AlteZeile und AlteFarbe, andernfalls stehen hier Standardmäßig die Werte 0. Und wenn das nicht der Fall ist, wird die alte Farbe an der vorherigen Zelle zurückgeschrieben. Zur Erinnerung: Dieses Ereignis wird nur aufgerufen, wenn Sie in eine neue Zelle geklickt haben. Ergo muss es davor eine Zeile gegeben haben, die nun das Highlighting verlieren muss, in dem der Urzustand wieder hergestellt wird. Genau das geschieht in dieser Code-Zeile:

If AlteZeile <> 0 Then Cells(AlteZeile, 7).Interior.Color = AlteFarbe

Danach wird in die Variable AlteFarbe der Wert der Hintergrundfarbe dieser Zelle geschrieben und somit zwischengespeichert und die Zeile nun mit einer gelben Hintergrundfarbe versehen. .Interior.Color ist für die Hintergrundfarbe zuständig und 65535 ist die gelbe Farbe. Alternativ geht auch: ... .Interior.ColorIndex = vbYellow

Zu guter Letzt muss noch die aktuelle Zeile in die Variable AlteZeile zwischengespeichert werden.

::/codeerklrung|1|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|2|code_grp::Private Sub Worksheet_Deactivate() If AlteZeile <> 0 And AlteFarbe <> 0 Then Cells(AlteZeile, 7).Interior.Color = AlteFarbe AlteFarbe = 0 AlteZeile = 0 End Sub::/code|2|code_grp::
::codeerklrung|2|code_grp::

Wenn mehrere Tabellen vorhanden sind, dann muss Excel bei Tabellenwechsel mitgeteilt werden, dass der Ursprung wieder hergestellt werden muss. Dazu kann das Ereignis Worksheet_Deactivate benutzt werden. Immer wenn die Tabelle gewechselt wird, wird die jeweils aktuelle deaktiviert. Und somit können wir einfach die alte Hintergrundfarbe zurückschreiben.

::/codeerklrung|2|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|3|code_grp::Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) If AlteZeile <> 0 Then Cells(AlteZeile, 7).Interior.Color = AlteFarbe AlteZeile = 0 AlteFarbe = 0 End Sub::/code|3|code_grp::
::codeerklrung|3|code_grp::

Damit die Ursprungsfarbe wieder hergestellt wird, wenn Excel beendet wird, können wir dafür das Ereignis Workbook_BeforeClose benutzen. Dazu ist es aber erforderlich, dass Sie zunächst im Projekt-Editor "DieseArbeitsmappe" auswählen. Dort können Sie oben auch wieder in "(Allgemein)" das "Workbook" auswählen und rechts daneben das Ereignis aufrufen.

Der Code selber ist identisch mit dem Tabellenwechsel.

::/codeerklrung|3|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::

::screenshots::0::/screenshots::

::dokubild::{"image_location":"images/dokumentation/highlighting.jpg","image_title":"Highlighting einer Zelle","image_description":"Highlighting einer Zelle"}::/dokubild::

Geburtstage und Altersberechnung in der Kontaktliste

Fri, 30 Oct 2020 15:27:43 +0100

::cck::115::/cck::
::programm::Outlook::/programm::
::version::2019::/version::
::hat_download::::/hat_download::
::downloaddokumentation::::/downloaddokumentation::
::grp_dokumentation::4::/grp_dokumentation::

::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|0|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/geb03.png","image_title":"Details auswählen","image_description":"Details auswählen"}::/dokubild|0|grp_dokumentation::
::dokumentation|0|grp_dokumentation::

Variante 1: Direkt im Kontakt eingeben

Wenn "Neuer Kontakt" aufgerufen wird (Sie können dieses auch mit einem bereits bestehenden Kontakt machen), dann findet sich nirgends ein Feld, in dem sich ein Geburtsdatum eintragen lässt. Im Menüband "Kontakt" Gruppe "Anzeigen" findet sich aber die Menüschaltfläche "Details". Wird diese angeklickt, erscheinen zusätzliche Felder, die für den Kontakt angegeben werden können. Und dazu gehört auch ein Geburtstagsfeld.

Tragen Sie hier das Geburtsdatum ein, wird nach dem Speichern automatisch von Outlook ein Serientermin im Kalender erstellt. Fortan werden Sie keinen Geburtstag mehr vergessen!

::/dokumentation|0|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|1|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/geb04.png","image_title":"Anzeige in der Wochenansicht","image_description":"Anzeige in der Wochenansicht"}::/dokubild|1|grp_dokumentation::
::dokumentation|1|grp_dokumentation::

Ordnungsgemäß wird der Geburtstag im Kalender angezeigt. Hier in der Wochenansicht.

::/dokumentation|1|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|2|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/geb06.png","image_title":"Direkt in der Kontaktliste eintragen","image_description":"Direkt in der Kontaktliste eintragen"}::/dokubild|2|grp_dokumentation::
::dokumentation|2|grp_dokumentation::

Variante 2: Direkt in der Kontaktliste eingeben

Um die Geburtstage direkt in der Kontaktliste einzutragen und nicht jedes Mal den Kontakt editieren zu müssen, muss das Geburtstagsfeld als neue Spalte in die Liste eingefügt werden. Es gibt, wie so oft, in Outlook dafür mehrere Möglichkeiten. Der einfachste geht über das Menüband "Ansicht" und in der Gruppe "Anordnung" findet sich die Menüschaltfläche "Spalten hinzufügen".

Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie links die Spalte auswählen und mittels "Hinzufügen ->" nach rechts in Ihrer Liste anzeigen. Zunächst müssen Sie links aber die Auswahl "Häufig verwendete Felder" ändern, in dem Sie auf dieses Auswahlfeld klicken und die "Persönlichen Feder" auswählen (eventuell etwas nach unten scrollen). Dann wird das Feld "Geburtstag" angezeigt und kann ausgewählt werden.

Nachdem Sie "OK" angeklickt haben erscheint nun in der Kontaktliste der "Geburtstag". Sie können nun direkt in der Liste das Geburtsdatum eintragen, ohne erst den Kontakt editieren zu müssen. Auch hier wird der Geburtstag automatisch als Serientermin in den Kalender eingetragen.

::/dokumentation|2|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|3|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/geb07.png","image_title":"Das Alter berechnen","image_description":"Das Alter berechnen"}::/dokubild|3|grp_dokumentation::
::dokumentation|3|grp_dokumentation::

Das Alter berechnen

Im Screenshot von der Kontaktliste sehen Sie, dass direkt das Alter angezeigt wird. Dazu müssen Sie abermals eine neue "Spalte hinzufügen" auswählen, wie oben bereits beschrieben. Diesmal wählen wir aber keine bestehende Spalte aus, sondern klicken in der Mitte auf "Neue Spalte...". In das dann erscheinende Fenster wählen Sie einen Namen, beispielsweise "Alter", welches der Spaltenname sein wird. In "Typ" wählen Sie nun "Formel" aus (etwas herunterscrollen in der Auswahl). Anschließend klicken Sie im Feld neben der "Formel..." auf "Bearbeiten..."

Auf den ersten Blick sieht das für Nichtprogrammierer etwas ungemütlich aus, aber im Grunde genommen ist es nicht so schwer. Unten finden Sie zwei Buttons: Unter "Feld" finden Sie alle Felder wieder, die in der Kontaktliste stehen. Unter "Persönliche Felder" finden Sie auch das Feld "Geburtstag". Um nun aber sinnvoll damit zu arbeiten und, in unsrem Fall, zu rechnen, müssen wir zunächst das Jahr aus dem Geburtstagsdatum herausfiltern. Das können wir mit der Funktion "Year" machen. Die Funktion können Sie direkt in das Formelfeld schreiben oder Sie klicken unten auf "Funktion" und wählen unter "Datum und Uhrzeit" dann ganz unten "Year ( Datum )" aus. das wird nun so auch in den Formelbereich geschrieben. Sie müssen nun aber ein sinnvolles Datum eingeben. Die Berechnung soll vom heutigen Datum das Geburtsdatum abziehen. Das heutige Datum finden Sie in der Funktion "Date()", Vom heutigen Datum benötige ich aber nur die Jahreszahl. Deswegen muss die ganze Funktion wie folgt heißen:

Year( Date() )

Also das Jahr vom heutigen Datum. Dieses Tutorial schreibe ich im Jahre 2020 - und genau das wird hier berechnet.

Davon muss ich nun das Geburtsjahr abziehen. Ich bin 1957 geboren und 2020-1957 ergibt 63. Das Geburtsdatum haben wir selber eingegeben, benötigen aber davon auch das Jahr. Also heißt unsere Funktion hier:

Year( [Geburtstag] )

Die eckigen Klammern um den Geburtstag teilen Outlook mit, dass es sich hier um ein Feld handelt. Die ganze Berechnung sieht wie folgt aus:

Year( Date() ) - Year( [Geburtstag] )

Übersetzt: Berechne das Jahr vom heutigen Datum (30.10.2020) MINUS Das Jahr vom Geburtstag (5.8.1957) --> 2020 - 1957

Um es etwas aufzuhübschen, habe ich bei mir vor dem Ergebnis ein Gleichheitszeichen in der Ausgabe eingefügt, da sonst das Alter direkt nach dem Geburtsdatum angezeigt wird, was mir persönlich nicht gefiel. Wenn Sie das auch machen möchten, schreiben Sie am Anfang der Formel einfach das Gleichheitszeichen in Anführungsstriche und verbinden dieses mit der Berechnung in dem Sie ein Kaufmännisches Und dazwischen schreiben.

"= " &

Die ganze Formel lautet dann: "= " & Year( Date() ) - Year( [Geburtstag] )

Das Ergebnis in der Liste:

::/dokumentation|3|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::

::code_grp::1::/code_grp::

::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|0|code_grp::::/code|0|code_grp::
::codeerklrung|0|code_grp::::/codeerklrung|0|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::

::screenshots::0::/screenshots::

::dokubild::{"image_location":"images/dokumentation/geb01.png","image_title":"Geburtstag und Alter im Kontakt anzeigen","image_description":"Geburtstag und Alter im Kontakt anzeigen"}::/dokubild::

3. Variante: IST/SOLL mit Fehlerindikatoren im Diagramm

Sun, 12 Jul 2020 19:13:56 +0200

::cck::114::/cck::
::programm::Excel::/programm::
::version::2019::/version::
::hat_download::::/hat_download::
::downloaddokumentation::{"file_location":"images/download/fehlerindikator.pdf","file_title":"Dokumentation zum Download"}::/downloaddokumentation::
::grp_dokumentation::5::/grp_dokumentation::

::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|0|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/diafehl00.jpg","image_title":"Die Tabelle mit den Daten","image_description":"Die Tabelle mit den Daten"}::/dokubild|0|grp_dokumentation::
::dokumentation|0|grp_dokumentation::

Unsere bisherige Tabelle muss zunächst um zwei Zeilen erweitern werden. Ich muss die Differenz zwischen Einnahme und Zielwert ausrechnen. Und das muss ich einmal für die negativen und einmal für die positiven Werte machen.

Die Formel für die negativen Werte:

=WENN(B4-B3>0;B4-B3;0)*-1

Ich prüfe zunächst ab, ob die Differenz von der Endsumme zum Zielwert größer 0 ist. Ist das der Fall trage in das Feld eine 0 ein, andernfalls führe die Subtraktion durch.

Nun habe ich weniger eingenommen, als ich hätte wollen – liege also unter dem Soll-Wert. Da SOLL also größer ist, ist die Differenz zwangsläufig eine positive Zahl, In meiner Darstellung möchte ich aber aufzeigen, dass ich zu wenig eingenommen habe. Ich benötige also die roten Balken zur Visualisierung – also den Negativwert. Damit ich den erhalte, multipliziere ich das Ergebnis mit "*-1". Damit wird das Vorzeichen umgekehrt. Aus Plus wird Minus.

Gleiches mache ich in der unteren Zeile:

=WENN(C4-C3<0;C4-C3;0)*-1

Hier ist es aber umgekehrt: Wenn die Differenz kleiner 0 ist, dann liege ich über den Soll-Wert. Ich habe also positiv Einnahmen erzielt. Also ergibt hier ein "*-1" einen positiven Wert. Aus Minus wird Plus.

Zunächst ist alles identisch mit dem Diagramm mit der Pos./Neg. Abweichung. Ich benötige die Werte der beiden ersten Zeilen in meinem Diagramm. Allerdings gehe ich dann anders vor:

Ich klicke nun auf die blaue Linie im Diagramm (Endsumme) und dann das Plus-Zeichen neben dem Diagramm. Dort wähle ich die "Fehlerindikatoren" aus und klicke auf den kleinen Pfeil. Nun auf "Weitere Optionen..." klicken und es geht am rechten Excel-Fenster ein neuer Bereich auf. Dort müssen Sie eventuell zunächst oben auf das Balkensymbol klicken.

Wählen Sie dann "Minus" aus und ganz unten aktivieren Sie "Benutzerdefiniert" und klicken auf "Werte angeben".

::/dokumentation|0|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|1|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/diafehl02.jpg","image_title":"Standardfehlerindikatoren","image_description":"Standardfehlerindikatoren"}::/dokubild|1|grp_dokumentation::
::dokumentation|1|grp_dokumentation::

Was sind Fehlerindikatoren?

Fehlerindikatoren zeigen Abweichungen von der Norm an. Das können Standardabweichungen sein (die voreingestellt sind, aber verändert werden können) oder, wie in unserem Fall, von Monat zu Monat unterschiedlich sein. Weshalb wir keine Standardabweichungen benutzen können. Es gibt hinter Fehlerindikatoren komplexe Berechnungen. Wer es genau wissen möchte, kann beispielsweise bei Wikipedia nachschauen. Wir benötigen allerdings bei den Einnahmen nur die negativen Werte. Wenn ich Ihnen jetzt sage, dass das die positiven Zahlen sind, werden Sie mich vermutlich verständnislos anschauen.

Fehlerindikatoren haben generell Abweichungen in beiden Richtungen. Also positiv, wie auch negativ und werden auf einem Balken mit einer Linie nach oben und unten dargestellt.

::/dokumentation|1|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|2|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/diafehl03.jpg","image_title":"Plus und Minus Fehlerindikatoren","image_description":"Plus und Minus Fehlerindikatoren"}::/dokubild|2|grp_dokumentation::
::dokumentation|2|grp_dokumentation::

Wie Sie in Excel sehen können, zeigt Minus nach oben und Plus nach unten. Wenn ich bei Plus jedoch negative Werte angebe, dann wechselt der Strich seine Richtung. Ein Minuswert, der nach oben geht, geht nach unten, wenn ich eine positive Zahl eingebe und der Plusstrich wechselt nach oben, wenn ich eine negative Zahl eingebe. Nun ist entscheidend, welches meine Ausgangslage ist und ob ich beide Abweichungen oder nur nach oben oder nur nach unten die Abweichung darstellen möchte.

::/dokumentation|2|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|3|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/diafehl04.jpg","image_title":"IST-Abweichung positiv","image_description":"IST-Abweichung positiv"}::/dokubild|3|grp_dokumentation::
::dokumentation|3|grp_dokumentation::

Gehe ich von meiner Endsumme aus und möchte die Differenz nach unten grafisch visualisieren, dann muss ich "Minus" auswählen und positive Werte eingeben.

Zusammenfassend:

Zuerst die blaue Linie im Diagramm anklicken (Endsumme).
Dann das PLUS-Zeichen neben dem Diagramm
Fehlerindikatoren – den Pfeil anklicken
"Weitere Optionen…" auswählen
Im rechten Bereich in Excel eventuell auf das Balkensymbol klicken (nicht immer ist das vorausgewählt)
"Minus" auswählen
"Benutzerdefiniert" auswählen
"Wert angeben" anklicken
In "Positiver Fehlerwert" das hier eingeben: ={0}
In "Negativer Fehlerwert" die Zeile mit den "Differenz Plus"-Werten eintragen

Nun sollten Linien von der Endsumme zur SOLL-Summe angezeigt werden, sofern die Werte über den Soll-Wert liegen. Klicken Sie rechts auf das "Farbeimer-Symbol", dann können Sie der Linie eine Farbe geben. Beispielsweise grün. Und die Strichstärke habe ich auf 2 Pt. Gesetzt. Spielen Sie einfach ein wenig mit den Einstellungen…

::/dokumentation|3|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|4|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/diafehl05.jpg","image_title":"IST-Abweichung negativ","image_description":"IST-Abweichung negativ"}::/dokubild|4|grp_dokumentation::
::dokumentation|4|grp_dokumentation::

Nun klicken Sie bitte auf die SOLL-Linie. Also die Orangene und wiederholen alles. Zumindest fast. Sie müssen hier "Plus" auswählen und dann bei den Werten in "Positiver Fehlerwert" die Zeile mit den Minuswerten auswählen und in "Negativer Fehlerwert" wieder die geschweifte Klammer mit der 0 eintragen: ={0}

Gehen Sie danach noch einmal auf den Farbeimer und ändern Farbe und Strichstärke und Sie haben farblich die Abweichungen visualisiert.

::/dokumentation|4|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::

::code_grp::1::/code_grp::

::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|0|code_grp::::/code|0|code_grp::
::codeerklrung|0|code_grp::::/codeerklrung|0|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::

::screenshots::0::/screenshots::

::dokubild::{"image_location":"images/dokumentation/diafehl01.jpg","image_title":"3. Variante: IST/SOLL mit Fehlerindikatoren im Diagramm","image_description":"3. Variante: IST/SOLL mit Fehlerindikatoren im Diagramm"}::/dokubild::

2. Variante: Diagramm mit IST-/SOLL - Neg./Pos. Abweichung

Fri, 03 Jul 2020 16:45:50 +0200

::cck::113::/cck::
::programm::Excel::/programm::
::version::2016::/version::
::hat_download::::/hat_download::
::downloaddokumentation::{"file_location":"images/download/excel-diagramm-posnegabweichung.pdf","file_title":"Dokumentation als PDF zum Download"}::/downloaddokumentation::
::grp_dokumentation::8::/grp_dokumentation::

::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|0|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/diaist08.jpg","image_title":"Ausgangstabelle","image_description":"Ausgangstabelle mit 12 Monaten, einer Endsumme und der Zielwert pro Monat"}::/dokubild|0|grp_dokumentation::
::dokumentation|0|grp_dokumentation::

In meinem Beispiel gehe ich von einer kleinen Bilanzierung aus. Pro Monat habe ich eine bestimmte Einnahme und ein festes Ziel. Ich möchte pro Monat ein SOLL von 1600,- € erreichen. Doch leider gelingt das nicht jeden Monat. Die Abweichung der Einnahmen nach oben oder nach unten soll per Diagramm dargestellt werden.

Die zugehörige Datentabelle sehen Sie in der Grafik.

Die Endsumme und das Ziel sollen in einem Zweilinien-Diagramm dargestellt werden. Sie können für das Ziel auch jeden Monat andere Werte eintragen…

::/dokumentation|0|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|1|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/diaist15.jpg","image_title":"Diagramm nach Auswahl der Endsumme und den Zielwertes","image_description":"Diagramm nach Auswahl der Endsumme und den Zielwertes"}::/dokubild|1|grp_dokumentation::
::dokumentation|1|grp_dokumentation::

Es gibt generell zwei Vorgehensweisen: Die eine ist, die Datenzeilen zu markieren und im Menüband Einfügen/Diagramme/Empfohlene Diagramme auswählen und dort das Liniendiagramm auszuwählen. Alternativ können auch gleich die Liniendiagramme ausgewählt werden und dort gleich das erste vorgeschlagene Diagramm genommen werden.

Oder man gibt die Daten alle direkt selbst ein. Eine Variante, die ich selbst häufiger benutze, weil ich so einfach eine bessere Kontrolle über die Daten und meine Diagramme habe.

::/dokumentation|1|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|2|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/diaist06.jpg","image_title":"Fenster zur Eingabe der Daten","image_description":"Fenster zur Eingabe der Daten"}::/dokubild|2|grp_dokumentation::
::dokumentation|2|grp_dokumentation::

Wer es selbst machen möchte, markiert keine Datenzeilen, sondern wählt direkt das Liniendiagramm aus. Es erscheint ein leeres Diagrammfenster. Das Anklicken und im Menü Diagrammentwurf/Daten/Daten auswählen klicken. Es erscheint ein neues Fenster, in dem nun die Daten, die benötigt werden, eingetragen werden. Das sieht, hat man das so noch nie gemacht, zunächst nicht sehr innovativ aus, ist aber einfacher als es scheint.

Klicken Sie im linken Bereich (Legendenbereich (Reihen)) auf Hinzufügen. Dieses Fenster verschwindet und ein neues erscheint.

::/dokumentation|2|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|3|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/diaist07.jpg","image_title":"Fenster zur Auswahl der Datensätze","image_description":"Fenster zur Auswahl der Datensätze"}::/dokubild|3|grp_dokumentation::
::dokumentation|3|grp_dokumentation::

In Reihennamen klicken Sie einmal auf die Zelle mit dem Wort "Endsumme" (sofern Sie meinem Beispiel folgen). In Reihenwerte müssen Sie zunächst den Inhalt löschen. Also das "={1}" und dann markieren Sie die ganze Zeile mit den Endsummen.

::/dokumentation|3|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|4|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/diaendsumme.jpg","image_title":"Nach Eingabe der Endsummen-Zeile erscheint es auch gleich im Diagramm","image_description":"Nach Eingabe der Endsummen-Zeile erscheint es auch gleich im Diagramm"}::/dokubild|4|grp_dokumentation::
::dokumentation|4|grp_dokumentation::

"Tabelle1!" ist der Blattname. Im weißen Diagrammfenster wird sofort Ihre Auswahl abgebildet.

Nun wiederholen Sie das ganze für die Zeile mit den Zielwerten.

::/dokumentation|4|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|5|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/diaist01.jpg","image_title":"Die \"fertige\" Datenquelle","image_description":"Die \"fertige\" Datenquelle"}::/dokubild|5|grp_dokumentation::
::dokumentation|5|grp_dokumentation::

In der Achsenbeschriftung stehen noch die Zahlen 1 bis 12, statt der Monatsnamen. Das können Sie natürlich auch ändern. Dazu klicken Sie bei den Datenquellen einfach im rechten Bereich (Horizontale Achsenbeschriftung (Rubrik)). Auf "Bearbeiten". Im nachfolgenden Fenster wählen Sie einfach die Monate in Zeile 1 aus.

Der Diagrammdatenbereich wird in aller Regel von Excel selbst befüllt und kann ignoriert werden.

Klicken Sie nun noch auf "OK" und Sie sehen ihr Diagramm.

::/dokumentation|5|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|6|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/diaist02.jpg","image_title":"Auswahl der Neg-/Pos. Abweichung","image_description":"Auswahl der Neg-/Pos. Abweichung"}::/dokubild|6|grp_dokumentation::
::dokumentation|6|grp_dokumentation::

Dieses klicken Sie bitte an, damit es mit einem Rahmen markiert ist und wählen Sie im rechts auftauchendem Plus-Zeichen ganz unten das Kästchen "Pos./Neg. Abweichung" aus. Sie erhalten nun dunkle und helle Balken für die Abweichungen nach oben und unten.

Die Balken können Sie etwas aufhübschen, in dem Sie direkt den dunklen Balken anklicken. Es werden dann automatisch alle dunklen Balken im Diagramm ausgewählt. Nun wahlweise im Menü Start/Schriftart/Hintergrundfarbe auswählen und beispielsweise die grüne Farbe wählen, da es sich um die Werte handelt, in denen wir über dem SOLL liegen oder mit der rechten Maustaste im Balken die Füllfarbe auswählen und hier die grüne Farbe wählen.

Das gleiche wiederholen Sie mit den hellen Balken: im Diagramm anklicken – Füllfarbe auswählen, beispielsweise rot – und Sie haben auf einfache und schnelle Art Abweichungen vom Soll-Wert visualisiert

::/dokumentation|6|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|7|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/diaist16.jpg","image_title":"Das fertige Diagramm","image_description":"Das fertige Diagramm"}::/dokubild|7|grp_dokumentation::
::dokumentation|7|grp_dokumentation::

Leider lassen sich die Balken nicht kleiner machen. Sie haben wohl die Möglichkeit verschiedene Effekte auf die Balken wirken zu lassen, wie Farbverläufe, Schatten und einiges mehr und Sie können auch die Linien um die Balken sehr vielfältig einstellen oder auch ganz ausblenden – aber die Balken selbst können Sie nicht verkleinern. Was ich persönlich sehr schade finde, denn die Aussage ist zwar eindeutig im Diagramm, aber die Darstellung empfinde ich als ein wenig klobig.

::/dokumentation|7|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::

::code_grp::1::/code_grp::

::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|0|code_grp::::/code|0|code_grp::
::codeerklrung|0|code_grp::::/codeerklrung|0|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::

::screenshots::0::/screenshots::

::dokubild::{"image_location":"images/dokumentation/diaist16.jpg","image_title":"diaist16.jpg","image_description":""}::/dokubild::

Für Nicht-Programmierer: wie und wo wird VBA untergebracht

Thu, 07 May 2020 19:23:07 +0200

Wer keinen Plan von Programmierung hat, kann zunächst mit VBA-Schnipseln nichts anfangen. Wenn man aber eine Idee hat, wo der Code untergebracht werden muss, lassen sich die Codeblöcke ja kopieren und dann benutzen.

Natürlich kann ich hier keine komplette Einführung in Programmierung oder der Benutzung des VBA-Editors machen. Das würde den Tutorial-Gedenken ein wenig überstrapazieren, zumal es dafür auch jede Menge Bücher gibt. Aber ich kann zumindest für den Unerfahrenen ein paar Tipps geben:

Was ich nun schreibe gilt sowohl für Excel, Word, PowerPoint und Outlook. Die Wege sind immer gleich, es gibt lediglich in der Programmierung an sich (das Objektmodel betreffend) und an wenigen Stellen in der Benamsung Unterschiede.

In jedem der genannten Programme kann der Editor mit Alt+F11 geöffnet werden. Alternativ dazu in die Optionen gehen und dort "Menüband anpassen" auf der linken Seite auswählen und dann den Haken bei den "Entwicklertools" setzen. Dieses Menüband ist standardmäßig deaktiviert.

Wenn Sie über das nun neue Menüband "Entwicklertools" gehen, bitte ganz links das Icon "Visual Basic" anklicken.

Sie befinden sich nun im VBA-Editor. Ganz links sehen Sie oben den Projekt-Explorer (sollte dieser aus unerfindlichen Gründen nicht angezeigt werden, können Sie ihn jederzeit per Menü "Ansicht --> Projekt-Explorer" einblenden). Wenn Sie die ganzen "Plus-Zeichen" geöffnet haben, sollten Sie in etwa nebenstehende Ansicht haben.

Gehen Sie nun bitte in das Menü "Einfügen" und wählen dort "Modul" aus. Sie erhalten dann im Projekt-Explorer ein neues Modul:

Nun klicken Sie bitte doppelt auf "Modul1" in der Projekt-Explorer-Ansicht. Im rechten Fenster haben Sie nun ein "weißes Blatt Papier" in dem Sie den Code eintragen. Es sei denn ich habe in einem Tutorial einen anderen Ort angegeben. Aber dort würde ich das dann explizit und mit genauen Angaben kund tun.

Wenn Sie die Datei speichern (Excel, Word, PowerPoint), dann müssen Sie nun als Suffix angeben, dass Sie ein Makro mit abspeichern. Bei Excel ist die Dateiendung "xlsm", bei Word "docm", bei PowerPoint "pptm". Bei Outlook muss nichts gespeichert werden. Der Code steht dort immer zur Verfügung.

Makros benutzen

Generell gibt es verschiedene Wege. Ein sehr einfacher Weg ist, das Makro im Menü oder in der Schnellzugriffsleiste einzubinden.

Makro in die Schnellzugriffsleiste

Ich erkläre Ihnen das am Beispiel von Excel. Die Vorgehensweise gilt aber für nahezu alle Microsoft-Programme/-Apps (einzige Ausnahme scheint "OneNotes für Windows 10" zu sein).

Rufen Sie bitte die "Optionen" auf - Menüband "Start" und ganz unten die "Optionen". Dort links den Menüpunkt "Symbolleiste für den Schnellzugriff" anklicken. Sie haben oben ein Dropdown Feld mit der Auswahl "Häufig verwendete Befehle". Dort klicken Sie bitte rein und wählen "Makros" aus. Sie erhalten dann eine Liste Ihrer Makros. Einmal das gewünschte Makro mit der linken Maustaste anklicken und dann "Hinzufügen>>" zwischen den beiden Fenstern auswählen. Ihr Makro wird nun in die Schnellzugriffsleiste geschoben. Wenn Sie möchten, klicken Sie unten den Button "Ändern" an. Sie können nun ein Icon zuweisen und auch den Text ändern, der angezeigt wird, wenn Sie mit der Maus über den Icon verharren. Unten beherzt auf "OK" kicken und Ihr Makro ist nun jederzeit per Maus aufrufbar.

Makro in eine neue Menübandgruppe

Wechseln Sie bitte wieder in die "Optionen". Dort wählen Sie nun links im Menü "Menüband anpassen" aus. Wählen Sie rechts das gewünschte Menüband aus. Beispielsweise "Start" und fügen Sie per Button unten eine "Neue Gruppe" hinzu. Nachdem Sie oben im Dropdown Feld wieder die "Makros" ausgewählt haben und das Makro Ihrer Wahl markiert haben, fügen Sie dieses mit "Hinzufügen>>" Ihrer neuen Gruppe hinzu. Auch hier können Sie per Button das Icon "Ändern"

Mit dem Button "Umbenennen" können Sie die Gruppe im Menüband mit eigenen Namen versehen. Funktioniert aber nur bei Ihrer Gruppe. Bestehende Gruppen können Sie nicht ändern. Wenn Sie die linke Maustaste auf der Gruppe festhalten, können Sie die Reihenfolge verschieben.

Zu guter Letzt auch hier wieder ein beherzter Klick auf "OK".

Neues Menüband erstellen

Angenommen Sie haben viele Makros und vielleicht auch bevorzugte Icons, die Sie direkt aufrufen möchten, dann ahben Sie auch die Möglichkeit ein komplett eigenes Menüband zu erstellen. Wechseln Sie dazu wieder in die "Optionen" und wählen Sie links wieder "Menüband anpassen" aus. Wählen Sie nun rechts unten "Neue Registerkarte". Sie erhalten nun eine neue Registerkarte (Menüband) und eine Gruppe. In die Gruppe können Sie Makros oder fertige Befehlsschaltflächen, die Sie links auswählen können, hinzufügen. ANsonsten verfahren Sie wie oben beschrieben.

VBA-Funktion: Summieren von Zahlen mit einer bestimmten Farbe (Überarbeitet 09/2020)

Wed, 06 May 2020 03:32:31 +0200

::cck::111::/cck::
::programm::Excel::/programm::
::version::2016::/version::
::hat_download::::/hat_download::
::downloaddokumentation::::/downloaddokumentation::
::grp_dokumentation::1::/grp_dokumentation::

::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|0|grp_dokumentation::::/dokubild|0|grp_dokumentation::
::dokumentation|0|grp_dokumentation::

Es gibt nur Indirekt (im wahrsten Sinne des Wortes) die Möglichkeit in Excel die Hintergrundfarbe abzufragen. Und selbst damit ist es erforderlich letztlich eine neue Spalte einzufügen, um dann die Zahlen gezielt zu summieren. Ein sehr schönes Video dazu gibt es von Andreas Thehos auf YouTube:

Andreas Theos: Farben der Zelle auswerten

Meine Funktion geht dabei anders vor. Der zu summierende Bereich kann individuell übergeben werden und wird direkt summiert. Ohne das erst eine neue Spalte eingebaut werden muss.

Code und weitere Erklärung im Tab "Code". Wer nicht weiß, wie und wo man den Code einbauen muss, schau bitte hier nach. Wobei es sich hier um eine Funktion und kein Makro handelt. Der ganze Teil mit dem Menüband anpassen entfällt somit, da eine Funktion direkt von Excel aus aufgerufen wird.

Wie und Wo den Code einfügen

::/dokumentation|0|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::

::code_grp::1::/code_grp::

::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|0|code_grp::Function HintergrundSumme(y As Range, Farbuebergabe As Range) As Currency On Error Resume Next Dim Zelle As Range Dim Zahl As Currency For Each Zelle In y If Zelle.Interior.Color = Farbuebergabe.Interior.Color Then Zahl = Zahl + Zelle.Value Next HintergrundSumme = Zahl End Function::/code|0|code_grp::
::codeerklrung|0|code_grp::

DIe erste Zeile gibt den Namen meiner Funktion an. Ich übergebe eine Range und erhalte einen Wert als Währungstyp (Currency) zurück. Und ich übergebe eine Zelle, in der die Hintergrundfarbe steht, die ich abprüfen und summieren möchte.

Der Code ist letztlich sehr einfach gehalten. Ich frage mit einer For Each Schleife ab, ob ein Feld die Hintergrundfarbe besitzt (Zelle.Interior.Color). Alles was ich nun tun muss, ist die Zahl zur bisherigen Summe zu addieren und am Ende per Funktionsvariable zurückzugeben.

In Farbübergabe ist letztlich eine Zelle gespeichert, weshalb hier einfach der Farbhintergrund abgefragt werden kann.

Klein, aber fein - wie es immer so schön heißt.

In Excel wird die Funktion folgendermaßen aufgerufen:

=HintergrundSumme(A1:A3;A1)

Wobei die Werte in den Klammern durch Ziehen mit der Maus über die Spalte ermittelt werden. In meinem Beispiel steht u.a. in A1 der gelbe Farbhintergrund. Die beiden Zahlen mit gelben Hintergrund werden ordnungsgemäß summiert.

Wenn Sie die Funktion durch Ziehen kopieren möchten (also beispielsweise nach rechts ziehen), dann setzen Sie die Zelle mit der übergebenen Hintergrundfarbe als absoluten Zellbezug:

=HintergrundSumme(A1:A3;$A$1)

Leider muss die Zeile, obwohl Currency zurückgegeben wird, dennoch als Währungsfeld formatiert werden!

Wer die Vordergrundfarbe abfragen möchte, kann das mit nachfolgenden Befehl machen:

Zelle.Font.Color

Wer mit festen Werten in den Farben arbeiten möchte, findet u.a. hier eine Liste mit Farbwerten für unterschiedlichen Anwendungen:

Color Palette and the 56 Excel ColorIndex Colors

Dann wäre der Aufruf beispielsweise in dieser Art:

If Zelle.Interior.Color = 15773696 Then Zahl = Zahl + Zelle.Value

::/codeerklrung|0|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::

::screenshots::3::/screenshots::

::screenshot_einzel|0|screenshots::{"image_location":"images/313/hintergrundsumme03.jpg","image_title":"hintergrundsumme03.jpg","image_description":""}::/screenshot_einzel|0|screenshots::
::screenshot_einzel|1|screenshots::{"image_location":"images/313/hintergrundsumme01.jpg","image_title":"hintergrundsumme01.jpg","image_description":""}::/screenshot_einzel|1|screenshots::
::screenshot_einzel|2|screenshots::{"image_location":"images/313/hintergrundsumme04.jpg","image_title":"Den Farbhintergrund übergeben","image_description":"Den Farbhintergrund dynamisch übergeben"}::/screenshot_einzel|2|screenshots::

::dokubild::{"image_location":"images/dokumentation/hintergrundsumme02.jpg","image_title":"Hintergrundfarben summieren","image_description":"Hintergrundfarben summieren"}::/dokubild::

Verschiedene Möglichkeiten Excel in PowerPoint einzufügen

Wed, 06 May 2020 02:06:12 +0200

Eigentlich klingt das ganz einfach. Gibt schließlich sogar eine Befehlsschaltfläche um eine Excel-Tabelle in PowerPoint einzufügen. Aber da wir es mit Microsoft und einem starken Programm zu tun haben, gibt es verschiedene Möglichkeiten Excel einzufügen.

Variante 1

Die eine geht über das Menüband Einfügen, Gruppe Tabellen, Befehl Tabelle und ganz unten dann Excel Kalkulationstabelle auswählen. Woraufhin sich eine 2x2 große Excel-Tabelle öffnet. Diese können Sie größer ziehen - Sie erhalten dann mehr Spalten und Zeilen. In dieser Tabelle können Sie all das tun, was in Excel möglich ist. Beispielsweise auch Formeln eingeben. Klicken Sie dann einmal neben der Excel-Tabelle wird diese an Cursorposition und in der verfügbaren Größe in die Folie eingetragen. Allerdings nur das Tabellenblatt, welches Sie zuletzt offen hatten.

Variante 2

Hat am Ende den gleichen Effekt, sieht nur etwas anders aus.

Gehen Sie wieder zum Menüband Einfügen, Gruppe Text, Befehlsschaltfläche Objekt. Es öffnet sich dann ein neues Fenster. Dort wählen Sie "Neu erstellen" aus, was vermutlich schon voreingestellt ist und als Objekttyp wählen Sie "Microsoft Excel Worksheet" aus. Danach beherzt auf "OK" klicken.

Sie erhalten nun ein richtig schönes großes Excelblatt mit vielen Spalten und Zeilen. Auch hier können Sie all das machen, was man in Excel machen kann. Klicken Sie einmal neben den Excelsheet innerhalb des Programms PowerPoint, fügt sich die große Tabelle in Ihrer Folie ein.

Variante 3

Wie in Variante 2, aber diesmal mit der Auswahl "Als Symbol anzeigen". Es wird Ihnen das Standard-Excel-Icon angezeigt. Sie können das Symbol aber auch nach Belieben ändern.

In Ihrer Folie steht nun auch nur dieses Symbol. Sehr platzsparend. Während der Präsentation können Sie aber nicht auf das Icon klicken, so dass es in dieser Form nicht so viel Nutzen hat. Wenn Sie aber den nachfolgenden Tipp beachten und das Icon mit einer Aktion belegen - hier bietet sich die Aktion "Objekt: Bearbeiten" an - ergibt die Symboleinfügung Sinn.

Alle drei Methoden mit einer Aktion belegen

Bei den beiden ersten Varianten haben Sie die Möglichkeit, die jeweilige Tabelle zu markieren oder das Symbol, in dem Sie sie einmal anklicken und dann im Menüband Einfügen, Gruppe Links, Befehlsschaltfläche Aktion auszuwählen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie eintragen können, was passieren soll, wenn zur Laufzeit der Folien, also der Präsentation, jemand auf die Tabellen klickt.

Beispielsweise haben Sie die Möglichkeit, dass eine andere Folie aufgerufen wird, wo vielleicht die Zahlen näher erklärt sind. Oder Sie lassen es zu, dass die Tabelle bearbeitet werden kann ("Objekt: Bearbeiten"). Falls also während der Präsentation Sie jemand fragt, was passieren würde, wenn man andere Zahlen hätte, klicken Sie einfach einmal auf diese Tabelle mit der Maus und setzen Sie die angefragten Zahlen in die Tabelle! Das Ergebnis sehen Sie sofort! Nach der Änderung in der Excel-Tabelle einfach einmal an beliebter Stelle in die Folie klicken. Die veränderten Daten sind übrigens dauerhaft gespeichert und direkt in PowerPoint eingebettet.

Zwischen "Objekt: Bearbeiten" und "Objekt: Öffnen" ist zumindest beim Excel-Sheet kein Unterschied.

Bestehende Excel-Tabelle - Variante A

Es gibt insgesamt zwei Varianten und die wiederum jeweils als Symbol, um eine bestehende Excel-Tabelle in eine PowerPoint-Folie einzufügen. Alle laufen auch über die Befehlsschaltfläche Objekt.

Statt "Neu erstellen" wählen Sie bitte "Aus Datei erstellen" aus. Nun müssen Sie rechts daneben eine Datei auf Ihrer Festplatte auswählen. Der Inhalt der Tabelle wird dann in der Folie eingefügt.

Diese Tabelle können Sie auch wieder als Symbol, wie oben beschrieben, einfügen. Sollten dann aber das Symbol auch wieder mit einer Aktion belegen.

Bestehende Excel-Tabelle - Variante B

Zu guter Letzt eine Excel-Tabelle, die sich automatisch auch in PowerPoint aktualisiert, wenn Sie die Tabelle in Excel ändern.

Dazu einfach wieder ein Objekt einfügen, aus Datei erstellen und die Datei im Dateipfad angeben. Danach allerdings den Haken bei Verknüpfung machen.

Sie können jetzt beobachten, wie sich die Daten in PowerPoint ändern, wenn Sie die Daten in der Excel-Tabelle ändern (Das Speichern dort nicht vergessen!).

Auch hier können Sie die Tabelle wieder als Symbol einfügen.

Eigene Funktionen programmieren (mit Hilfstexten) und als Add-In speichern

Sun, 26 Feb 2017 17:37:19 +0100

::cck::109::/cck::
::programm::Excel::/programm::
::version::2010::/version::
::downloadexcelsheet::::/downloadexcelsheet::
::downloaddokumentation::::/downloaddokumentation::
::grp_dokumentation::1::/grp_dokumentation::

::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|0|grp_dokumentation::::/dokubild|0|grp_dokumentation::
::dokumentation|0|grp_dokumentation::

Nachdem Sie den Code, wie im nächsten Tab beschrieben, eingeben haben, wählen Sie in Excel "Speichern unter" und "Durchsuchen" aus. Nun müssen Sie den passenden Dateityp zum Speichern auswählen. Ziemlich weit unten in der Auswahlliste steht Excel-Add-In (*.xlam). Excel findet daraufhin von allein das richtige Verzeichnis. Danach geben Sie noch einen Dateinamen ein und speichern das Add-In.

Einmal Excel komplett schließen und wieder öffnen und das gerade gespeicherte Add-In kann direkt installiert werden und steht dann dauerhaft als Funktion zur Verfügung. Falls noch nicht geschehen, wählen Sie eine leere Arbeitsmappe aus (oder auch eine vorhandene) und klicken Sie auf das Menüband "Datei". Dort wählen Sie unten die "Optionen" aus. In den Optionen gibt es links, an vorletzter Stelle, die Auswahl "Add-Ins". Nun wählen Sie im rechten Fenster unten bei "Verwalten: Excel-Add-Ins" aus, sofern es dort nicht ohnehin bereits steht und klicken dann beherzt auf "Los..."

Im nachfolgendem Fenster wählen Sie nun Ihr zuvor gespeichertes Add-In aus. In meinem Beispiel habe ich mein Add-In "Telefon" genannt.

Sie können nun diese Funktion dauerhaft über den Formeleditor oder natürlich auch per Direkteingabe in der Zelle oder in der Bearbeitungsleiste benutzen.

In Zukunft brauchen Sie das Add-In auch nicht mehr zu installieren. Es steht dauerhaft in allen zukünftigen Excel-Arbeitsblättern zur Verfügung. Solange bis Sie es deinstallieren. Dazu einfach den Weg, wie beim installieren gehen und lediglich den Haken beim Add-In entfernen und "OK" klicken.

::/dokumentation|0|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::

::code_grp::2::/code_grp::

::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|0|code_grp::Function Telefon(Nummer, SuchTrenner, Ersetzen) Telefon = Replace(Nummer, SuchTrenner, Ersetzen) End Function::/code|0|code_grp::
::codeerklrung|0|code_grp::

Der Code selber muss in einem Modul eingegeben werden. Sonst funktionieren die Funktionen nicht.

Die eigentliche Funktion in diesem Beispiel ist sehr einfach. Ich prüfe eine Datenzelle mit einer Telefonnummer ab und ersetze gegebenenfalls das Trennzeichen zwischen der Vorwahl und der Anschlußkennung durch ein anderes Trennzeichen. Wird beispielsweise die Telefonnummer wie folgt eingegeben:

0123/456789

und ich möchte statt dem Slash ein Minuszeichen:

0123-456789

dann kann ich obiges Makro einfach verwenden:

=Telefon(A1;"/";"-")

Also eine einfache Benutzung von Replace. Nichts weltbewegendes, aber um die Funktionsweise zu erklären, sollte es reichen.

::/codeerklrung|0|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|1|code_grp::Private Sub Workbook_AddinInstall() Dim strParameter() As Variant strParameter() = Array("Die Telefonnummer, die durchsucht werden soll", "Das Trennzeichen, dass ersetzt werden soll", "Das Trennzeichen, das verwendet werden soll") Application.MacroOptions macro:="Telefon", _ Description:="Ersetzt ein bestimmtes Trennzeichen zwischen Vorwahl und Anschluß in einer Telefonnummer", _ Category:="Text", _ ArgumentDescriptions:=strParameter End Sub::/code|1|code_grp::
::codeerklrung|1|code_grp::

Im VBA-Editor muss zu "DieseArbeitsmappe" gewechselt werden. Dort wird oben links unter der Pulldownauswahl Workbook ausgewählt (dort wo standardmäßig "(Allgemein)" steht) und in der gleichen Zeile rechts wird das Ereignis AddinInstall ausgewählt.

Excell wird nun diese Prozedur aufrufen, immer wenn ein neues Add-In installiert wird.

Wir nutzen dieses, um dort den Text anzugeben, den Excel im Formeleditor benutzen soll. Dafür benötige ich zuerst ein Array. Dieses Array muss vom Datentyp Variant sein und enthält den Text für die einzelnen Parameter, die wir übergeben. Also die Nummer, den Suchstring und den Ersetzenstring. Und genau diesen Text weisen wir dann auch in der zweiten Zeile zu. Danach nutzen wir die Methode MacroOptions in unserer Application. Dort gibt es einige Möglichkeiten etwas anzugeben, jedoch funktionieren nicht alle Parameter die ich dort angeben kann. Die Liste im Detail:

Parameter	Datentyp	Erklärung
Macro	Variant	Der Name unserer Funktion
Description	Variant	Dieser Text wird im Formeleditor angezeigt.
HasMenu	-	Wird ignoriert
MenuText	-	Wird ignoriert
HasShortCutKey	Variant	True/False - Bei True wird mit dem Parameter ShortcutKey ein Tastaturkürzel zugewiesen. Bei False nicht. Bei mir passierte nichts. Ich konnte mein Tastaurkürzel nicht benutzen.
ShortcutKey	Variant	"m" - sollte dann eigentlich das m, vermutlich mit Strg zusammen, zugewiesen werden. Bei mir tat sich leider nichts an dieser Stelle.
Category	Variant	Neben den vorhandenen Kategorien kann eine eigene neue angegeben werden. Es gibt für die vorhandenen Kategorien eindeutige Indexzahlen. Unter diesem Link finden sich weiter unten die Indexnummern der Kategorien: https://msdn.microsoft.com/de-de/library/office/ff838997(v=office.15).aspx
StatusBar	Variant	Wird ignoriert. Bezieht sich offenbar auf uralten VBA-Code/Excel-Versionen, wo es möglich war Einträge in der Statusbar vorzunehmen.
HelpContextID	Variant	Bezieht sich aud die Hilfedatei, die allerdings nicht direkt in VBA erstellt werden kann (soweit ich weiß).
HelpFile	Variant	Der Pfad zur Datei mit den Hilfetexten. Wer genaueres wissen möchte, folge am besten diesem Link: http://www.office-loesung.de/ftopic50234_0_0_asc.php
ArgumentDiscriptions	Array	Dort kommen die einzelnen Beschreibungen der Parameter rein, die wir in unserer Funktion verwenden und die anschließend im Formeleditor angezeigt werden.

In meinem Beispielcode nutze ich die allgemeine Beschreibung der Funktion und einen kleinen Text jeweils zu den einzelnen Paramtern, die ich übergebe. Sehen kann man das ganze dann im Formeleditor:

Ich habe viel im Internet recherchiert und leider keine Möglichkeit gefunden, Tooltipps direkt bei Eingabe in der Bearbeitungsleiste anzuzeigen. In den einschlägigen Foren heißt es unisono, dass es nicht ginge.

::/codeerklrung|1|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::

::screenshots::0::/screenshots::

::dokubild::::/dokubild::

VBA: Mit einem Klick: Kategorie ersetzen im Termin

Mon, 30 Jan 2017 05:28:54 +0100

::cck::108::/cck::
::programm::Outlook::/programm::
::version::2013::/version::
::hat_download::::/hat_download::
::downloaddokumentation::::/downloaddokumentation::
::grp_dokumentation::4::/grp_dokumentation::

::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|0|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/olexplorer.jpg","image_title":"VBA Projekt-Explorer","image_description":"VBA Projekt-Explorer"}::/dokubild|0|grp_dokumentation::
::dokumentation|0|grp_dokumentation::

Wer unerfahren ist und nicht weiß, wohin mit dem Code, der drücke in seinem Outlook einfach das Tastaturkürzel ALT+F11. Damit öffnet sich der Visual Basic Editor. Unten links sollte ein "Modul1" stehen. In meinem Screenshot habe ich das Modul umbenannt in "OutlookMakros". Das deswegen, weil ich meinen Code ganz gern sortiere und schon etwas anderes dort stehen hatte. Aber es reicht, einen Doppelklick auf "Modul1" zu machen und den Code rechts in den Editorbereich hineinzuschreiben und zu speichern.

::/dokumentation|0|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|1|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/olplanung.jpg","image_title":"Planung","image_description":"Kategorie Planung"}::/dokubild|1|grp_dokumentation::
::dokumentation|1|grp_dokumentation::

Die Kategorie für die Planung entfernen und...

::/dokumentation|1|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|2|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/olschulung.jpg","image_title":"Neue Kategorie setzen","image_description":"Neue Kategorie setzen"}::/dokubild|2|grp_dokumentation::
::dokumentation|2|grp_dokumentation::

...mit der neuen Kategorie ersetzen. Oben im Menü sehen Sie schon das Makro (das grüne Viereck)

::/dokumentation|2|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|3|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/olmakro.jpg","image_title":"Makro im Menü einfügen","image_description":"Makro im Menü einfügen"}::/dokubild|3|grp_dokumentation::
::dokumentation|3|grp_dokumentation::

Nachdem Sie den Code vom nächsten Tab eingegeben und gespeichert haben, editieren Sie einen Termin und klicken mit der rechten Maustaste in das Menüband des Termins und wählen "Menüband anpassen" aus.

Wichtig ist, dass Sie das in einem editierten Termin machen, da es mehrere Termin-Menübänder gibt.

Rechts gibt es unten einen Button "Neue Gruppe". Es wird eine neue Gruppe in den Terminen eingefügt. Mit "Umbenennen" geben Sie einen eigenen Namen ein. Die Icons haben an dieser Stelle keine Funktion. Nun wählen Sie oben links, wo standardmäßig "Häufig verwendete Befehle" steht "Makros" aus. Dort sollte nun auch ihr frisch gespechertes Makro stehen. Markieren Sie es und klicken Sie in der Mitte "Hinzufügen" an. Nun steht das Makro in Ihrer Gruppe rechts. Klicken Sie abermals auf "Umbenennen" können Sie nun ein Icon für Ihr Makro aussuchen und den Namen anpassen.
Noch "OK" drücken und wenn Sie das nächste Mal einen Termin editieren, dann steht Ihr Makro zur Auswahl.

Falls Ihre Gruppe nicht angezeigt wird, verschieben Sie Ihre Gruppe zwischen den Gruppen "Aktionen" und "Anzeigen".

Im Tab "Screenshots" habe ich eine kleine Grafik mit den einzelnen Schritten hinterlegt.

::/dokumentation|3|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::

::code_grp::1::/code_grp::

::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|0|code_grp::Sub KatAustausch() 'Makro tauscht die Kategorie einer Schulungsplanung in eine gesetzte Schulung aus. On Error Resume Next Dim Termin As Object, OutApp As Object,objExplorer As Object Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") Set objExplorer = OutApp.ActiveExplorer Set Termin = objExplorer.Selection Termin.Item(1).Categories = "" Termin.Item(1).Categories = "Schulungen" End Sub::/code|0|code_grp::
::codeerklrung|0|code_grp::

Sie müssen zunächst eine Verbindung zu Ihrem Outlook herstellen. Das Makro muss wissen, was es genau machen soll. Deshalb wird ihm zunächst mitgeteilt, dass es um eine Outlook Application geht. Das erscheint etwas widersinnig, da wir ja bereits mitten in der Applikation sind, aber beim Programmieren müssen wir es noch einmal explizit zuweisen, da ja durchaus auch anderer Code möglich ist.

Da wir einen Termin editiert haben, weisen wir eben diesen unserer Objektvariablen objExplorer zu und schließlich der Objektvariablen Termin den editierten und damit selektionierten Termin.

Dort ist es das erste Item, in dem die Kategorie gespeichert ist. Die vorhandene wird ausgetauscht und mit der neuen Kategorie Namens "Schulungen" ersetzt:

Das eigentlich komplizierte sind die vielen Objekte, die gesetzt werden müssen.

Der Code selber funktioniert nur, wenn ein Termin mit einer bereits bestehenden Kategorie editiert wird. Hat der Termin noch keine Kategorie, gibt es entweder eine Fehlermeldung oder es passiert nichts. Abhängig davon, wie Sie den VBA-Editor eingestellt haben.

Tipp: ich habe eine feste Kategorie vergeben, die auch in meiner Kategorieliste exisiert und dort mit der grünen Farbe hinterlegt ist. Nehmen Sie also eine Kategorie aus Ihrer Liste, erscheint die auch in der dort hinterlegten Farbe. Wenn Sie die Kategorien dynamisch vergeben möchten, fügen Sie eine Inputbox ein und weisen die Kategorie entsprechend mit einer Variablen zu.

::/codeerklrung|0|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::

::screenshots::1::/screenshots::

::screenshot_einzel|0|screenshots::{"image_location":"images/255/olmenuband.jpg","image_title":"Makro in Menüband einfügen","image_description":"Makro in Menüband einfügen"}::/screenshot_einzel|0|screenshots::

::dokubild::::/dokubild::

Rechnungserstellung - Teil 4: Verbindung nach Outlook und Adresse in Word einfügen

Mon, 26 Dec 2016 18:25:21 +0100

::cck::107::/cck::
::programm::Word::/programm::
::version::2013::/version::
::downloadexcelsheet::::/downloadexcelsheet::
::downloaddokumentation::::/downloaddokumentation::
::grp_dokumentation::1::/grp_dokumentation::

::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|0|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/geschlossenetextmarke.jpg","image_title":"geschlossene Textmarke erzeugen","image_description":"geschlossene Textmarke erzeugen"}::/dokubild|0|grp_dokumentation::
::dokumentation|0|grp_dokumentation::

In Teil 2 habe ich erklärt, wie eine Textmarke in Word eingefügt wird und das anstelle dieser Textmarke dann die laufende Rechnungsnummer ausgegeben wird. Es gibt noch eine zweite Variation der Textmarke: Die geschlossene Textmarke. Den Inhalt/Text einer "offenen Textmarke können Sie nicht formatieren. Eventuelle Formatierungen müssen Sie in Word vornehmen und gilt dann für die gesamte Eingabe. Mit einer geschlossenen Textmarke begrenzen Sie den Eingabebereich und können auch aus der Programmierung heraus Formatierungen vornehmen. In diesem Beispiel geht es dabei nur um Fettschrift. Der Name/Firma muss fett formatiert werden und die Anschrift in Normalschrift ausgegeben werden.

Im Adressfeld schreibe ich zwei Wörter untereinander:

Auftraggeber
Anschrift

Danach markiere ich zunächst das erste Wort - Auftraggeber - und gehe, wie bereits beschrieben, über das Word-Menüband "Einfügen" in der Gruppe "Links" auf das Icon "Textmarke" und trage dort zuerst Auftraggeber ein und wiederhole dieses anschließend mit der Anschrift. Vergessen Sie nicht das Wort "Anschrift" zu markieren, bevor Sie eine Textmarke setzen. Die Textmarken stehen nun in einer eckigen Klammer:

[Auftraggeber]
[Anschrift]

Das bedeutet, dass die Textmarken nur innerhalb dieser Klammern gültig sind. Somit kann gezielt formatiert werden, was bei einer offenen Textmarke nicht geht.

::/dokumentation|0|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::

::code_grp::4::/code_grp::

::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|0|code_grp::Option Explicit Const olFolderContacts As Integer = 10 Const olContact As Integer = 40 Dim olAnw As Object Dim olOrdner As Object Dim olKontakt As Object Dim olItem As Object Dim olItemFilter As Object Dim anschriftAuftraggeber As Range Dim bOutlookNeuGestartet As Boolean Public Function funcGoOutlook(strSuche As String) Set olAnw = GetObject(, "Outlook.Application") On Error Resume Next If (olAnw Is Nothing) Then bOutlookNeuGestartet = True Set olAnw = CreateObject("Outlook.Application") End If 'Kontakte-Ordner setzen und sortieren Set olOrdner = olAnw.Session.GetDefaultFolder(olFolderContacts) Set olItem = olOrdner.Items olItem.Sort "[FileAs]" 'Kontaktdaten suchen und zuordnen For Each olKontakt In olItem With olKontakt If olKontakt.Class = olContact Then 'nur Kontakte If strSuche = .FileAs Or strSuche = .CompanyName Or strSuche = .LastName Then Set anschriftAuftraggeber = ActiveDocument.Bookmarks("Auftraggeber").Range ActiveDocument.Bookmarks("Auftraggeber").Range.Font.Bold = True If olKontakt.CompanyName = "" Then anschriftAuftraggeber.Text = olKontakt.FirstName & " " & olKontakt.LastName Else anschriftAuftraggeber.Text = olKontakt.CompanyName End If ActiveDocument.Bookmarks("AuftraggeberAnschrift").Range.Font.Bold = False Set anschriftAuftraggeber = ActiveDocument.Bookmarks("AuftraggeberAnschrift").Range anschriftAuftraggeber.Text = olKontakt.BusinessAddressStreet & vbNewLine & _ olKontakt.BusinessAddressPostalCode & " " & _ olKontakt.BusinessAddressCity Set anschriftAuftraggeber = ActiveDocument.Bookmarks("Anrede").Range If olKontakt.Title = "" Then anschriftAuftraggeber.Text = " Damen und Herren" ElseIf olKontakt.Title = "Herr" Then anschriftAuftraggeber.Text = "r Herr " & .LastName ElseIf olKontakt.Title = "Frau" Then anschriftAuftraggeber.Text = " Frau " & .LastName Else anschriftAuftraggeber.Text = "r " & olKontakt.Title & " " & .LastName End If End If Else 'Bei allen anderen nichts machen End If End With Next olKontakt System.Cursor = wdCursorNormal End Function::/code|0|code_grp::
::codeerklrung|0|code_grp::

Der Code nun hat es ein wenig insich und ist leider nicht ganz so einfach nachzuvollziehen. Eingeben müssen Sie ihn in ein Modul. Legen Sie am besten ein neues Modul an. Genau so wie ich es in Teil 2 zur "laufenden Rechnungsnummer" beschrieben habe.

Der erste Teil zwischen "Option Explicit" und "Public Function funcGoOutlook(strSuche As String)" sind einige Variablendefinitionen, die ausserhalb der Funktionen definiert sind, da sie in mehreren Funktionen benötigt werden.

Richtig losgehen tut es in der Function, wo ich Ihnen auch die obigen Variablen erkläre:

Set olAnw = GetObject(, "Outlook.Application")
On Error Resume Next
If (olAnw Is Nothing) Then
bOutlookNeuGestartet = True
Set olAnw = CreateObject("Outlook.Application")
End If

Das Präfix "ol" steht für "Outlook". Ich arbeite mit diesen Präfixen um Variablen später sauber zuordnen zu können.

So "weise" ich zunächst dem Objekt olAnw das Objekt "Outlook" zu. Ich erzeuge damit eine neue Instanz, ein neues Outlook, mit dem ich nun auch konkret arbeiten kann.

On Error Resume Next - falls ein Fehler auftaucht, ignoriere den einfach und mach mit der nächsten Zeile weiter.

Mit dem IF-Block frage ich ab, ob Outlook bereits offen ist oder, falls nicht, wird ein neues Outlook quasi gestartet. Da ich ja nur an die Kontaktliste heran muss, reicht es völlig, das Objekt "Outlook" zu übergeben - es muss nicht zwingend auch offen und sichtbar sein.

Set olOrdner = olAnw.Session.GetDefaultFolder(olFolderContacts)
Set olItem = olOrdner.Items
olItem.Sort "[FileAs]"

An dieser Stelle öffne ich quasi den Kontaktordner in Outlook und weise die Kontaktliste der Objektvariablen olItem zu. Anschließend sortiere ich meine Kontakte in der Reihenfolge, wie ich sie in Outlook abgespeichert habe (FileAs).

Nun kommt der große For Each Block:

Die gesamte Kontaktliste steht in olItem. Mit der For Each Schleife kann ich die einzelnen Kontakte durchsuchen, in dem ich den einzelnen Kontakt der Objektvariablen olKontakt zuweise. Die Schleife läuft solange, bis alle Kontakte durchlaufen sind und in jedem einzelnen Durchgang wird ein Kontakt in olKontakt gespeichert. Damit können wir überprüfen, ob der jeweilige Kontakt unserem Suchkriterium entspricht.

Ganz am Anfang haben wir unserer Funktion einen Parameter übergeben: strSuche. In dieser Variablen wird das Suchwort stehen, dass wir eingeben. Also unser Kunde. Nun brauche ich nur noch zu überprüfen, ob der gesuchte Kunde in unserem einzelnen Kontakt steht.Und genau das mache ich mit dieser Zeile:

If strSuche = .FileAs Or strSuche = .CompanyName Or strSuche = .LastName Then

Leider habe ich meine Kontakte nicht nach immer gleichen AUfbau eingepflegt und manchmal habe ich mit Fiormen zu tun und ein andermal mit Einzelpersonen. Deswegen benötige ich eine etwas größere Abprüfung. Zerlegen wir diese Zeile ein wenig:

FileAs, CompanyName und LastName finden Sie in Outlook wider. Wechseln Sie nach Outlook und geben Sie einen neuen Kontakt ein. Sie können auf das Feld "Name..." klicken und erhalten dann ein kleines Fenster, wo Sie Detailangeaben zum Namen machen können. Sie können all diese Eingaben in Word abfragen. Im Screenshot sehen Sie ein paar Angaben zu den englischen Bezeichnungen der Felder, mit denen wir die einzelnen Felder ansprechen können:

Ich frage also meine aktuelle Adresse ab, ob entweder im Feld "Speichern unter" oder im Feld "Firma" oder im Feld "Nachname" das gesuchte Wort steht. Wenn nein, mach nichts, andernfalls muss nun die Adresse in meiner Wordrechnung eingefügt werden.

ActiveDocument.Bookmarks("Auftraggeber").Range.Font.Bold = True

Mit dieser Zeile schreibe ich fest, dass der Aufraggeber, der Kundenname, in Fettschrift ausgegeben wird.

Die Zeile davor gehört zu dem If-Block, wo ich nun abfragen muss, ob es eine Firma oder eine Einzelperson ist, für die ich die Rechnung schreibe.

Set anschriftAuftraggeber = ActiveDocument.Bookmarks("Auftraggeber").Range
If olKontakt.CompanyName = "" Then
anschriftAuftraggeber.Text = olKontakt.FirstName & " " & olKontakt.LastName
Else
anschriftAuftraggeber.Text = olKontakt.CompanyName
End If

Neben der Frage, ob Einzelperson oder Firma, muss ich auch den Inhalt der geschlossenen Textmarke ersetzen. Also das Wort "Auftraggeber" muss weg und anstelle dessen der Kundenname. Damit das sauber funktioniert, weise ich meine Textmarke (Bookmarks) der Objektvariablen anschriftAuftraggeber zu und kann danach den Text der Textmarke ansprechen - also das Wort "Auftraggeber" mit meinem Kundennamen ersetzen. Was ich denn auch im IF-Block tue. Wenn kein Firmenname (CompanyName) vorhanden ist, muss es eine Einzelperson sein, andernfalls eine Firma.
Erst durch das Zuweisen an eine Objektvariable, kann ich einzelne Methoden und Eigenschaften meiner Textmarke ansprechen, was ich andernfalls nicht könnte.

Der ganze Rest ist nun eigentlich das gleiche, wie zuvor, lediglich mit anderen Feldnamen. Ich übergebe die Anschrift, die Sie in Outlook bei einem Kontakt im unteren "Geschäftlich..."-Feld finden:

Die anderen Felder in Outlook können Sie natürlich auch direkt ansprechen. Allerings muss ich Sie in diesem Fall an eine Suchmaschine Ihrer Wahl verweisen, wo Sie die einzelnen Benamsungen finden werden.

Weiter unten frage ich noch den Titel ab. Also "Herr", "Frau", "Doktor", "Professor" oder ... und trage auch das automatisiert in meiner Rechnung ein und ergänze das dann auch mit dem Nachnamen des Kunden.

::/codeerklrung|0|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|1|code_grp::Public Function funcOL_Beenden() If bOutlookNeuGestartet Then olAnw.Quit End If Set olItemFilter = Nothing Set olItem = Nothing Set olKontakt = Nothing Set olOrdner = Nothing Set olAnw = Nothing End Function::/code|1|code_grp::
::codeerklrung|1|code_grp::

Wenn alles fertig ist, dann macht es Sinn die ganzen Objekte zu schließen und den zur Verfügung gestellten Speicher wieder freizugeben. Wenn Outlook neu gestartet wurde für die Suche nach dem Kunden, wird die Anwendung komplett geschlossen.

::/codeerklrung|1|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|2|code_grp::Kunde = InputBox("Kunde auswählen" & vbNewLine & "1 = xxxxx" & vbNewLine & "2 = yyyyyy" & vbNewLine & "3 = yxyxyx" & vbNewLine & "ODER Direkteingabe", "Kunde") If Kunde <> "" Then Select Case Kunde Case 1 modOutlook.funcGoOutlook ("xxxxx") ufAlfatraining.Show Case 2 modOutlook.funcGoOutlook ("yyyyy") ufMedienreich.Show Case 3 modOutlook.funcGoOutlook ("yxyxyx") ufAndere.Show Case Else modOutlook.funcGoOutlook (Kunde) ufAndere.Show End Select End If::/code|2|code_grp::
::codeerklrung|2|code_grp::

Dieser Block muss in die bereits vorhandene Private Sub Document_New() eingefügt werden, bzw. der bisherige Block, der die Anschrift in die Rechnung einträgt" hiermit ersetzt werden. Damit rufen Sie die oben angelegte Funktion auf. Dazu wird zunächst eine Inputbox aufgerufen, wo Sie nun entweder zwischen regelmäßigen Auftraggebern auswählen können oder einen Kundennamen in das Textfeld eintragen. Danach wird entweder die Direktauswahl mit Übergabe des Kundennamen aufgerufen oder die Funktion mit dem Kundennamen, den Sie angegeben haben.

Ganz am Ende dieser Sub - also bevor Sie die Subroutine beenden - fügen Sie bitte nich diese kleine unscheinbare Zeile ein:

funcOL_Beenden

Damit rufen Sie die Function zum beenden der Lebensdauer der ganzen Objekte auf.

::/codeerklrung|2|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|3|code_grp::ActiveDocument.Bookmarks("Datum").Range.InsertBefore Date::/code|3|code_grp::
::codeerklrung|3|code_grp::

Mit dieser Zeile können Sie übrigends das aktuelle Datum einfügen. Vorausgesetzt Sie haben eine Textmartke Namens "Datum" zuvor angelegt (wie auch in Teil 2 beschrieben). Den Code können Sie sehr gut vor der Inputbox zur Kundenauswahl einfügen.

::/codeerklrung|3|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::

::screenshots::0::/screenshots::

::dokubild::{"image_location":"images/dokumentation/out2word.jpg","image_title":"out2word.jpg","image_description":""}::/dokubild::

Rechnungserstellung - Teil 3 - Automatisierte Auftragseingabe, UserForms und Inputboxen

Sun, 28 Aug 2016 16:09:45 +0200

::cck::106::/cck::
::programm::Word::/programm::
::version::2013::/version::
::downloadexcelsheet::::/downloadexcelsheet::
::downloaddokumentation::::/downloaddokumentation::
::grp_dokumentation::3::/grp_dokumentation::

::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|0|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/rechformulare.jpg","image_title":"UserForms einfügen","image_description":"UserForms einfügen"}::/dokubild|0|grp_dokumentation::
::dokumentation|0|grp_dokumentation::

Unsere bisherige Rechnung wird nun erweitert und auch etwas umgebaut. Für die Individualität einzelner Kunden werden Userforms eingefügt. Entweder klicken Sie dazu auf das Icon oben oder im Pulldownmenü auf Einfügen und anschließend UserForm. Sie erhalten danach eine leere Form mit dem Namen UserForm 1.

Neben Ihrer Form sollte eine kleine Toolbox aufgehen, die die möglichen Steuerelemente enthält. Falls Sie diese nicht sehen, klicken Sie in der Iconleiste auf das Werkzeug-Icon oder im Pulldownmenü auf Ansicht / Werkzeugsammlung.

::/dokumentation|0|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|1|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/rechtoolbox.jpg","image_title":"Toolbox zur UserForm","image_description":"Toolbox zur UserForm"}::/dokubild|1|grp_dokumentation::
::dokumentation|1|grp_dokumentation::

Was macht was:

Pfeil = wird zum Verschieben oder Auswählen benötigt und kehrt standardmäßig immer wieder zu dieser Auswahl zurück
A = das große "A" ist ein Labelfeld. Also ein reines Beschriftungsfeld
ab| = Fügt einen Eingabebereich für einen Text ein.
"Pulldown-Icon" = Damit können Sie einen Pulldownbutton einfügen, der eine Auswahl enthält.
"Listbox-Icon" = Eine Auswahlliste mit Mehrfachauswahl-Möglichkeit
Checkbox = Auswahlfeld mittels Checkbox
Radiobutton = Nur eine Auswahl von mehreren vorgegebenen ist möglich
xyz = Macht einen Frame, eine Umrandung, um Ihre Felder. Sie müssen aber erst das Frame und dann die Felder, die im Frame liegen sollen auswählen
Button = Zum Beispüiel einen Okay-Button einfügen, mit dem das Formular abgesendet und verarbeitet wird
Registerkarten = Sie können auf die einzelnen Tabs nur programmiertechnisch zugreifen nd so beispielsweise dynamische Auswertungen erzeugen
Multisites = Hier können Sie in jedem Tab Ihre eigenen Steuerelemente/Formulartfelder unterbringen
Scrollbalken = Wenn Sie in Ihrem Formular scrollen möchten
Drehfeld = Damit können Sie beispielsweise Zahlenfelder nach vorn oder hinten in Ihren gewählten Schritten durchqueeren
Imagefeld = Um ein Bild einzufügen

Bei allen Elementen erscheinen auf der linken Seite die Eigenschaften, wo Sie die einzelnen Einstellungen vornehmen.

Leider kann ich Ihnen in diesem Tutorial keinen umfassenden Überblick über alle Elemente und den Möglichkeiten der UserForms geben. Lediglich einen kleinen Einblick und einfachen Formen, wie sie für unsere Rechnung reichen sollten.

::/dokumentation|1|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|2|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/rechformularandere.jpg","image_title":"Auftragsformular mit UserForm erstellt","image_description":"Auftragsformular"}::/dokubild|2|grp_dokumentation::
::dokumentation|2|grp_dokumentation::

Eine einfache UserForm zur Auftragserfassung.

Zunächst ändere ich den Namen der UserForm in "ufAndere". uf steht dabei für UserForm. In der Programmierung benutze ich diesen Namen und kann jederzeit erkennen, dass es sich um eine UserForm handelt. Auch wenn ich den Code erst wieder nach Monaten anfasse. Das Formular hat auch einen Titel, den ich in der Caption ändere.

Zunächst füge ich ein Labelfeld ein (das Feld mit dem großen "A" in der Toolbox) und ändere die Beschriftung mittels der Caption-Eigenschaft, wie auch schon beim Fenstertitel der ganzen Form. Daneben ziehe ich ein Textfeld ("ab|") über die restliche Form. Den Namen nenne ich in "txbAuftrag" um. txb steht dabei für "Textbox". Geben Sie hier unbedingt einen aussagenden Namen ein, weil mit den Eingabefeldern programmiert wird!

Unten drunter wieder ein Labelfeld. Ich habe meist Aufträge über mehrere Tage, manchmal aber auch nur für einen Tag. Deswegen prüfe ich später in der Programmierung ab, ob in "Bis" was steht oder nur ein eintägiger Auftrag vorlag. Deswegen die Bezeichnung "Von / Am". Aber natürlich können und müssen Sie das auch an Ihren Bedürfnissen anpassen. Zu guter Letzt muss das Honorar noch rein. Die Mehrwertsteuer wird dann automatisch berechnet.

Zuletzt den Okay-Button nicht vergessen. Einfach einen Button in das Feld ziehen, einen sprechenden Namen in Name eintragen, damit Sie den Button einwandfrei zuordnen können, und "Okay" in die Caption schreiben.

Danach klicken Sie doppelt auf Ihren Okay-Button. Damit kommen Sie direkt in die Programmierung.

::/dokumentation|2|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::

::code_grp::2::/code_grp::

::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|0|code_grp::Private Sub cmdAndereOk_Click() Dim strAusgabe As String strAusgabe = ufAndere.txbAuftrag & " - " & ufAndere.txbDatumVonAm If ufAndere.txbDatumBis <> "" Then strAusgabe = strAusgabe & " bis " & ufAndere.txbDatumBis End If ActiveDocument.Bookmarks("Auftrag").Range.InsertBefore strAusgabe ufAndere.Hide End Sub::/code|0|code_grp::
::codeerklrung|0|code_grp::

Nach dem Doppelklick auf den OK-Button finden Sie eine zunächst leere Subroutine:

Private Sub cmdAndereOk_Click()

End Sub

Hier nun programmieren wir unsere erste Ausgabe:

in der Variablen strAusgabe setzen wir unsere bisherigen Eingaben in der UserForm zusammen. Also zunächst den Auftrag, gefolgt von einem Bindestrich und dann das erste Datum. Danach wird abgeprüft, ob im zweiten Datumfeld etwas steht. Wenn ja, dann erweitere die bisherige strAusgabe mit dem Wort "bis" und dem Inhalt des zweiten Textfeldes.

An dieser Stelle ist unsere Auftragsform bereits abgearbeitet. Deshalb kann nun die UserForm geschlossen werden mit ufAndere.Hide.

::/codeerklrung|0|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|1|code_grp::Private Sub Document_New() On Error GoTo Fehler Dim Zahl As Word.Table Dim Rechnung(2) As Double Dim Summe As String Dim MwstHono As Double, MwstSpes As Double Dim Ergebnis As Double Dim Befreit As Boolean Dim Kunde As String Befreit = False Ergebnis = 0 Set Zahl = ActiveDocument.Tables(1) Kunde = InputBox("Kunde auswählen" & Chr(13) & "1 = Kunde x" & Chr(13) & "2 = Andere", "Kunde") If Kunde <> "" Then If Kunde = 1 Then ActiveDocument.Bookmarks("Auftraggeber").Range.InsertBefore "Firmenname" & Chr(10) & _ "Straße mit Hausnummer" & Chr(10) & "PLZ Ort" ufKundeX.Show Else ufAndere.Show End If End If 'Zwischensumme Honorar auslesen If ufAndere.txbHonorar <> "" Then Rechnung(1) = CDbl(ufAndere.txbHonorar) Ergebnis = 0 Zahl.Cell(1, 2).Range.Text = Format(Rechnung(1), "#,##0.00 \€") Zahl.Cell(1, 2).Range.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight Zahl.Cell(1, 2).Range.Font.Bold = False 'Zwischensumme Spesen auslesen Ergebnis = InputBox("Spesen eingeben" & Chr(13) & "0 = Ignorieren | 1 = Von MwSt befreit:", "Honorar") If Ergebnis = 1 Then Zahl.Cell(4, 1).Range.Text = "Das Honorar ist nach $4 Nr. 21 b) bb) UstG von der Umsatzsteuer befreit." Zahl.Cell(5, 1).Range.Text = "" Ergebnis = 0 Befreit = True Else Rechnung(2) = Ergebnis End If 'MwSt berechnen If Befreit = False Then MwstHono = Rechnung(1) * 0.19 Zahl.Cell(2, 2).Range.Text = MwstHono Zahl.Cell(2, 2).Range.Text = Format(MwstHono, "#,##0.00 \€") Zahl.Cell(2, 2).Range.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight Zahl.Cell(2, 2).Range.Font.Bold = False End If If Rechnung(2) > 0 Then Zahl.Cell(4, 2).Range.Text = Format(Rechnung(2), "#,##0.00 \€") Zahl.Cell(4, 2).Range.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight Zahl.Cell(4, 2).Range.Font.Bold = False MwstSpes = Rechnung(2) * 0.19 Zahl.Cell(5, 2).Range.Text = MwstSpes Zahl.Cell(5, 2).Range.Text = Format(MwstSpes, "#,##0.00 \€") Zahl.Cell(5, 2).Range.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight Zahl.Cell(5, 2).Range.Font.Bold = False End If 'Gesamtsumme berechnen Summe = Rechnung(1) + MwstHono + Rechnung(2) + MwstSpes Zahl.Cell(8, 2).Range.Text = Summe Zahl.Cell(8, 2).Range.Text = Format(Summe, "#,##0.00 \€") Zahl.Cell(8, 2).Range.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphRight Zahl.Cell(8, 2).Range.Font.Bold = True Exit Sub Fehler: MsgBox Err.Description Resume Next End Sub ::/code|1|code_grp::
::codeerklrung|1|code_grp::

Nun öffnen wir im Projekt-Editor unter "Microsoft Word Objekte" die "Rechnung" oder das "ThisDocument", wenn Sie noch keinen eigenen Namen vergeben haben.Achten Sie aber darauf, dass Sie im Bereich der Rechnungserstllung sind und nicht oben unter "Normal". Im Tab vorher gibt es einen Screenshot dazu.

Das ist viel Code, der da erscheint. Einen Teil davon kennen Sie jedoch bereits aus den vorangegangen Teilen. Der Code ist aber ein wenig erweitert und befindet sich jetzt an einer anderen Stelle. Die "andere Stelle" ist notwendig, da die ganzen Eingaben und automatischen Berechnungen bereits beim Aufruf der Vorlage stattfinden sollen und müssen. Wir benutzen dafür die Document-Ereignisse. Wenn Sie ganz oben im Kopfbereich des Dokuments "Document" auswählen, erhalten Sie rechts eine Liste der verfügbaren Ereignisse:

Damit ist sichergestellt, dass, immer wenn Sie eine neue Rechnung auswählen, die Programmierung automatisch startet. Dazu gehört dann sowohl die eben erstellt UserForm, als auch das ein oder andere Inputfeld, welches wir jetzt erzeugen.

Unsere erste Inputbox starten wir in dieser Zeile:

Kunde = InputBox("Kunde auswählen" & Chr(13) & "1 = Kunde x" & Chr(13) & "2 = Andere", "Kunde")

In meinem Rechnungsvordruck habe ich im Adressfeld ein Bookmark gesetzt. Wie das geht habe ich im zweiten Teil dieser Rechnungsserie beschrieben. Wenn die Taste "1" gedrückt wurde, wird die Adresse des Kunden automatisch in das Adressfeld geschrieben. So können Sie eine Liste Ihrer wichtigsten wiederkehrenden Kunden zusammenstellen.

Wird die "2" ausgwählt, gibt es kein Adressfeld. Egal wie die Entscheidung ausfällt wird eine passende UserForm dazu geöffnet. Kunde 1 hat eine sehr komplexe Auftragsbeschriftung, die ich mit einer eigenen Form versehen habe (Kunde X). Alle anderen Kunden benötigen lediglich die Projektbeschreibung und das Datum. Und natürlich das Honorar. Also all das, was wir in der UserForm ufAndere eingetragen haben.

Nun geht es an der Berechnung (wobei ich im obigen Code lediglich das UserForm ufAndere berücksichtigt habe. Das deswegen, weil sich zum einen der Ablauf sehr ähnelt und ein paar wenige Kunden sehr spezielle Angaben benötigen, die ich hier nicht abbilden möchte).

If ufAndere.txbHonorar <> "" Then Rechnung(1) = CDbl(ufAndere.txbHonorar)

Eine kleine Sicherheitsabfrage, ob das Honorarfeld auch wirklich beschrieben ist. Ist das leer, gibt es ansonsten eine Fehlermeldung. Wenn ja, dann wird dem Arrayfeld Rechnung(1) der Inhalt des Textfeldes zugewiesen. Allerdings muss ich den Inhalt des Textfeldes, der ja eine Zeichenkette ist, zuvor in einen Doublewert umwandeln. Zeichenkette (String), Double, Integer und all diese Typenbezeichnungen haben etwas mit der Darstellung von Inhalten zu tun und wirken sich auch auf den Speicherbereich aus. Wichtig ist: damit Word mit dem eingegebenen Honorar rechnen kann, müssen wir zunächst eine Zahl daraus machen, die auch Nachkommastellen anzeigen kann.

Die Zeile danach kennen wir schon aus dem ersten Teil:

Zahl.Cell(1, 2).Range.Text = Format(Rechnung(1), "#,##0.00 \€")

Der Inhalt vom Array "Rechnung(1)" wird, richtig formatiert, in unsere Tabelle geschrieben. Die nachfolgenden zwei Zeilen formatieren diese Zahl noch ein wenig.

Ergebnis = InputBox("Spesen eingeben" & Chr(13) & "0 = Ignorieren | 1 = Von MwSt befreit:", "Honorar")
    If Ergebnis = 1 Then
            Zahl.Cell(4, 1).Range.Text = "Das Honorar ist nach $4 Nr. 21 b) bb) UstG von der Umsatzsteuer befreit."
            Zahl.Cell(5, 1).Range.Text = ""
            Ergebnis = 0
            Befreit = True
    Else
        Rechnung(2) = Ergebnis
End If

Ich habe ab und an Kunden, die von der Mehrwertsteuer befreit sind. Die benötigen dann eine Mitteilung auf der Rechnung, dass sie befreit sind. Gleiches ist natürlich auch für das Finanzamt wichtig. Dieser Block fragt zunächst in der Inputbox ab, ob der Kunde von der MwSt befreit ist. Ist er das, wird der Satz "Das Honorar ist nach $4 Nr. 21 b) bb) UstG von der Umsatzsteuer befreit." ausgegben und die MwSt-Zellen in der Tabelle gelöscht. Ist der Kunde nicht befreit, wird die Zahl "0" für "Ignorieren" gedrückt oder wahlweise ein Spesensatz eingegeben. Bei mir fällt das ab und an für Fahrtkosten oder auch Übernachtungen vor Ort an.

Was nun noch gemacht werden muss, ist das alles zu berechnen und in der Tabelle auszugeben. Die grundsätzliche Berechnung steht im ersten Teil. Hier ist sie lediglich ein wenig erweitert durch die mögliche Befreiung.

Haben Sie mehrere Kunden und zugehörige UserForms brauchen Sie lediglich im oberen Bereich, wo ich das Beispiel mit der Adresse abgebildet habe, Ihre Forms einzugeben und auszuwerten. Auch wenn Sie mit der Programmierung nicht so fit sind, sollten Sie mit den Beispielen die ein oder andere Idee haben, wie Sie das umsetzen können.

::/codeerklrung|1|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::

::screenshots::2::/screenshots::

::screenshot_einzel|0|screenshots::{"image_location":"images/253/recheditor1.jpg","image_title":"UserForms im Editor","image_description":"UserForms mit Projekteditor im Editor"}::/screenshot_einzel|0|screenshots::
::screenshot_einzel|1|screenshots::{"image_location":"images/253/rechganzerechnung.jpg","image_title":"Gesamtblick auf die Rechnung","image_description":"Gesamtblick auf die Rechnung"}::/screenshot_einzel|1|screenshots::

::dokubild::{"image_location":"images/dokumentation/rechganzerechnung.jpg","image_title":"Gesamtblick auf die Rechnung","image_description":"Gesamtblick auf die Rechnung"}::/dokubild::

Rechnungserstellung - Teil 2 - ohne Excel - Makroprogrammierung - Laufende Nummer

Mon, 01 Aug 2016 22:49:47 +0200

::cck::105::/cck::
::programm::Word::/programm::
::version::2013::/version::
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::downloaddokumentation::::/downloaddokumentation::
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Damit dieser Code funktioniert, gehen Sie zunächst so vor, wie beim ersten Teil beschrieben, um in den Code-Editor von VBA zu kommen.

Dor müssen Sie aber nun ein neues Modul anlegen (sofern nicht schon eines da ist, dann reicht es einfach den Code ans Ende zu kopieren). Es gibt mehrere Möglichkeiten ein neues Modul einzufügen. Am einfachsten geht es über das obere Menü. Dort einfach auf Einfügen klicken und dann Modul auswählen. Sie sehen links im Projekt-Explorer ganz unten das Modul. Ich habe mein Modul umbenannt in "AutoNew". Den gleichen Namen wie auch die Prozedur trägt. Aber das müssen Sie nicht tun. Sie können auch den Namen "Modul1" einfach so stehen lassen. Eventuell müssen Sie auf das Verzeichnis Modul zuerst klicken. In dieses Modul kopieren Sie den umstehenden Code hinein.

Immer wenn Sie dann eine neue Rechnung auf Basis der Vorlage erstellen, wird automatisch die Rechnungsnummer erzeugt.

::/dokumentation|0|grp_dokumentation::
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::dokubild|1|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/wordrechtextdatei.jpg","image_title":"Textdatei für die Rechnungsnummer","image_description":"Textdatei für die Rechnungsnummer"}::/dokubild|1|grp_dokumentation::
::dokumentation|1|grp_dokumentation::

Sie müssen noch eine ini-Datei, bzw. Textdatei erzeugen. Ich habe diese Date bei mir "RechNr.ini" genannt. In dieser simplen Textdatei müssen Sie zunächst den Bereich benennen. Der steht in den eckigen Klammern und dann die Variable, die schließlich ausgelesen, ein hochgezählt und in das Rechnungsdokument übertragen werden soll.

::/dokumentation|1|grp_dokumentation::
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::dokubild|2|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/wordrechtextmarke.jpg","image_title":"Textmarke einfügen","image_description":"Textmarke einfügen"}::/dokubild|2|grp_dokumentation::
::dokumentation|2|grp_dokumentation::

Nun muss die Rechnungsnummer noch in Word eingefügt werden. Das geschieht mit einer Textmarke:

Platzieren Sie den Mauscursor dort, wo die Rechnungsnummer angezeigt werden soll und wählen Sie in Word das Menüband Einfügen aus und klicken dort auf Textmarke. Es öffent sich ein kleines Fenster, in dem vermutlich nichts drin steht. In der dortigen oberen Zeile tragen Sie per Hand das Wort ein, welches in der Ini-Datei die Rechnungsnummer enthält. Bei mir ist das das Wort Rechnr (ohne Punkt am Ende). Danach ein beherzter Klick auf "Hinzufügen". Das Fenster schließt sich und bei Ihrem Mauscursor ist vermutlich ein grauer Strich, ähnlich der römischen 1, zu sehen. Nach Start einer neuen Rechnung, wird dort automatisch die Rechnungsnummer ausgegeben.

::/dokumentation|2|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::

::code_grp::1::/code_grp::

::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|0|code_grp::Sub AutoNew() Rechnr = System.PrivateProfileString("D:\Daten\TEXTE\time4mambo\RechNr.ini", _ "Rechnungsnummer", "Rechnr") Rechnr = Rechnr + 1 System.PrivateProfileString("D:\Daten\TEXTE\time4mambo\RechNr.ini", "Rechnungsnummer", _ "Rechnr") = Rechnr ActiveDocument.Bookmarks("Rechnr").Range.InsertBefore Format(Rechnr, "#") End Sub::/code|0|code_grp::
::codeerklrung|0|code_grp::

Der Code ist erstaunlich unspektakulär. Die Prozedur AutoNew startet automatisch nachdem Sie die Vorlage laden. Der Variablen Rechnr (die wird auch in unserer Textmarke ausgegeben) wird der Inhalt unserer ini-Datei zugewiesen und mitgeteilt, dass unter dem Bereichsnamen "Rechnungsnummmer" der Wert aus "Rechnr" übergeben werden muss.

Danach wird die Rechnr um eine Zahl hochgezählt ( Rechnr = Rechnr + 1 ).

Nun wird die erste Zeile quasi umgedreht. Zuvor wurde der Inhalt der ini-Datei der Rechnr zugewiesen und nun wird der Datei der neue, um einen hoch gezählten, Wert übergeben und automatisch gespeichert.

Und am Ende wird der Textmarke ( Bookmarks("Rechnr") ) einfach der Wert aus Rechnr übergeben. Die Raute ganz am Ende ist lediglich eine Formatierungsangabe. Die Zahl soll einfach dargestellt werden. Sie können auch nach der Raute eine oder mehrere Nullen schreiben, dann wird Ihre Rechnungsnummer immer mit einer "0" beginnen.

Wichtig ist, dass Sie die Variablennamen nicht verändern oder wenn, dann konsequent überall den neuen Namen hineinschreiben - denn sonst wird keine neue Nummer erzeugt und oder ausgegeben.

Ein Vorteil dieser Technik ist auch, dass Sie jederzeit die Ini-Datei editieren können, um die Rechnungsnummer zurückzusetzen, wenn Sie mal eine "falsche" Rechnung geschrieben haben.

::/codeerklrung|0|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::

::screenshots::0::/screenshots::

::dokubild::::/dokubild::

Rechnungserstellung - Teil 1 - ohne Excel - Makroprogrammierung - Rechnen in Word

Tue, 26 Jul 2016 18:38:52 +0200

::cck::104::/cck::
::programm::Word::/programm::
::version::2013::/version::
::downloadexcelsheet::::/downloadexcelsheet::
::downloaddokumentation::::/downloaddokumentation::
::grp_dokumentation::2::/grp_dokumentation::

::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|0|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/thisdocu.JPG","image_title":"This Document","image_description":"This Document"}::/dokubild|0|grp_dokumentation::
::dokumentation|0|grp_dokumentation::

Code direkt eingeben:

Wenn Sie Ihre Vorlage geöffnet haben, benutzen Sie folgendes Tastaturkürzel, um in den VBA-Editor zu gelangen:

ALT+F11

Links sollten Sie den Projektmanager sehen. Falls nicht, im Menü ganz oben Ansicht anklicken und Projekt-Explorer anklicken. Dort klicken Sie dann auf "ThisDocument", welches innerhalb Ihrer Vorlage liegt.

Rechts daneben ist die Codeeingabe. Dort kopieren sie einfach meinen ganzen Code hinein und drücken oben links auf Speichern.

Wenn Sie dann ein neues Dokument auf Basis Ihrer Vorlage starten, dann können Sie in Zukunft Ihre Rechnung ganz ohne Excel in Word erstellen lassen.

::/dokumentation|0|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|1|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/menuanpassen.JPG","image_title":"Schnellzugriffsleiste anpassen","image_description":"Schnellzugriffsleiste anpassen"}::/dokubild|1|grp_dokumentation::
::dokumentation|1|grp_dokumentation::

Wie das Makro zum laufen gebracht wird:

Solange nichts in den Tabellen steht, lässt es sich schlecht rechnen. Darum funktioniert dieses Makro erst, wenn es explizit gestartet wird.

Wechseln Sie (nachdem Sie den Code eingegben haben, da es sonst nicht funktioniert), in die Optionen (Menüband Datei) und dort in "Symbolleiste für den Schnellzugriff". Oben Links sehen Sie eine Pulldown-Auswahl, die Standardmäßig auf "Häufig verwendete Befehle" steht. Wählen Sie dort die "Makros" aus. In der Liste sollte zumindest das eben eingebene Makro stehen. Vermutlich steht dort neben einem kleinen Icon Normal.Modul1.RechnungsTabelle. Diesen Namen ankllicken und auf Hinzufügen klicken. Nun klicken Sie einmal rechts in der Liste das eben zugefügte Makro an und klicken unten auf "Ändern..." Nun können Sie zum einen ein Icon auswählen und den Text ändern, der im Tooltip zu dem Makro angezeigt wird.

Haben Sie alles eingestellt, klicken Sie auf "OK". In Ihrer Schnellzugriffsleiste steht nun Ihr neues Icon, welches nach anklicken das Makro startet und die Rechnung berechnet.

::/dokumentation|1|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::

::code_grp::6::/code_grp::

::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|0|code_grp::Sub RechnungsTabelle() On Error GoTo Fehler Dim Zahl As Word.Table Dim Rechnung(2) As Integer Dim Summe As String Dim MwstHono As Integer, MwstSpes As Integer Set Zahl = ActiveDocument.Tables(1) 'Zwischensummen auslesen Rechnung(1) = SteuerungsZeichenWeg(Zahl.Cell(1, 2).Range.Text) Zahl.Cell(1, 2).Range.Text = Format(Rechnung(1), "#,##0.00 \€") Rechnung(2) = SteuerungsZeichenWeg(Zahl.Cell(4, 2).Range.Text) Zahl.Cell(4, 2).Range.Text = Format(Rechnung(2), "#,##0.00 \€") 'MwSt berechnen MwstHono = Rechnung(1) * 0.19 Zahl.Cell(2, 2).Range.Text = MwstHono Zahl.Cell(2, 2).Range.Text = Format(MwstHono, "#,##0.00 \€") MwstSpes = Rechnung(2) * 0.19 Zahl.Cell(5, 2).Range.Text = MwstSpes Zahl.Cell(5, 2).Range.Text = Format(MwstSpes, "#,##0.00 \€") 'Gesamtsumme berechnen Summe = Rechnung(1) + Rechnung(2) + MwstHono + MwstSpes Zahl.Cell(8, 2).Range.Text = Summe Zahl.Cell(8, 2).Range.Text = Format(Summe, "#,##0.00 \€") Exit Sub Fehler: MsgBox Err.Description Resume Next End Sub Function SteuerungsZeichenWeg(ByVal Inhalt As String) As String SteuerungsZeichenWeg = Left(Inhalt, Len(Inhalt) - 2) End Function ::/code|0|code_grp::
::codeerklrung|0|code_grp::

Zunächst der ganze Code im Überblick. Wer nicht so erfahren ist in der Programmierung: keine Angst, es sieht schlimmer aus, als es ist. Wer mit Programmierung gar nichts anfangen kann, dem habe ich den fertigen Code zum Download bereit gestellt. (das paassiert in auch tatsächlich in Kürze...) Beachten Sie dazu bitte den Tab "Dokumentation".

Was Sie zunächst machen müssen: ein neues Dokument anlegen. Dieses speichern Sie als Vorlage mit Makros in Word ab.

In dieser Vorlage muss eine Tabelle drin sein. In meinem Beispiel arbeite ich mit einer 2-spaltigen und 8-zeiligen Tabelle. Der Aufbau:

In Spalte 1 steht jeweils die Beschriftung und in Spalte 2 wird gerechnet, bzw. die einzelnen Summen eingegeben.
In den ersten beiden Zeilen steht die Summe plus zugehöriger MwSt., eine Zeile frei und dann die Spesen plus MwSt., zwei Zeilen frei und die Gesamtsumme aus den vier Posten.

Der Code im Detail:

::/codeerklrung|0|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|1|code_grp:: Dim Zahl As Word.Table Dim Rechnung(2) As Integer Dim Summe As String Dim MwstHono As Integer, MwstSpes As Integer Set Zahl = ActiveDocument.Tables(1)::/code|1|code_grp::
::codeerklrung|1|code_grp::

In Word können unter anderem die Tabellen eines Dokuments einzeln angesprochen werden. Damit das funktioniert deklariere ich zunächst eine Objektvariable als Word.Table. Dieser Objektvariable weise ich dann die Tabelle zu, die in meinem Beispieldokument den Index 1 trägt ( Set Zahl = ActiveDocument.Tables(1) ). Haben Sie mehrere Tabellen in Ihrem Dokument dann müssen Sie die von oben nach unten durchzählen und übergeben den Index der Tabelle, die die Berechnungen enthält. Wie gesagt: ich habe nur eine Tabelle in meiner Vorlage und übergebe daher den index "1".

Rechnung(2) ist ein kleines Array, in dem ich dann die Summen zwischenspeichere, um leichter rechnen zu können.

Die anderne Variablen sprechen für sich, wie ich denke.

::/codeerklrung|1|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|2|code_grp:: Rechnung(1) = SteuerungsZeichenWeg(Zahl.Cell(1, 2).Range.Text) Zahl.Cell(1, 2).Range.Text = Format(Rechnung(1), "#,##0.00 \€") Rechnung(2) = SteuerungsZeichenWeg(Zahl.Cell(4, 2).Range.Text) Zahl.Cell(4, 2).Range.Text = Format(Rechnung(2), "#,##0.00 \€")::/code|2|code_grp::
::codeerklrung|2|code_grp::

Meiner Array-Variablen Rechnung(1) weise ich denn auch zunächst den Wert zu, der in der Tabelle in Spalte 2 und Zeile 1 steht. Allerdings hat Word das Problem, dass in der Tabelle nicht der "reine" Wert steht, sondern ein Wert mit einem Steuerungszeichen am Ende. Das können Sie sehen, wenn Sie sich den Tabellenwert mit einer Messagebox anzeigen lassen:

MsgBox Zahl.Cell(1,2).Range.Text

ergibt diese Anzeige:

Der schwarze Punkt unter der Zahl symbolisiert das Steuerungszeichen.

Mit einem Steuerungszeichen hinter der Zahl lässt sich natürlich nicht rechnen. Also muss das entfernt werden. Leider bleibt es aber auch nach dem entfernen in der Tabelle mit dem Steuerungszeichen stehen, weshalb wir die bereinigte Zahl einer Variablen - in meinem Fall einem Array - zuweisen müssen.

Da ich die Bereinigung mehrmals benötige, habe ich mir dafür eine kleine Funktion geschrieben, die ich zunächst in dieser Zeile aufrufe:

Rechnung(1) = SteuerungsZeichenWeg(Zahl.Cell(1, 2).Range.Text)

Die Funktion erkläre ich Ihnen gleich. Die Zeile darunter macht nichts weiter, als die Tabellenzelle als Währungsfeld in Euro zu formatieren.

Aber kommen wir jetzt zur Funktion SteuerungsZeichenWeg

::/codeerklrung|2|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|3|code_grp::Function SteuerungsZeichenWeg(ByVal Inhalt As String) As String SteuerungsZeichenWeg = Left(Inhalt, Len(Inhalt) - 2) End Function::/code|3|code_grp::
::codeerklrung|3|code_grp::

An diese Funktion übergebe ich den Inhalt meiner Tabellenzelle. Obwohl dort eine Zahl drin steht, wird in der Tabelle von Word diese Zahl als Zeichenkette (String) formatiert. Wobei das in diesem Fall auch gut so ist, da die Länge des Steuerungszeichen 2 einnimmt. Also reduziere ich einfach die Länge des Wertes um 2 was ich mit Left(Inhalt, Len(Inhalt) - 2) mache und gebe den Wert der Funktionsvariablen zurück, die ihrerseits den "gesäuberten" Wert an den Aufruf zurückgibt und schließlich in unser Array Rechnung(1) schreibt.

::/codeerklrung|3|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|4|code_grp:: MwstHono = Rechnung(1) * 0.19 Zahl.Cell(2, 2).Range.Text = MwstHono Zahl.Cell(2, 2).Range.Text = Format(MwstHono, "#,##0.00 \€") MwstSpes = Rechnung(2) * 0.19 Zahl.Cell(5, 2).Range.Text = MwstSpes Zahl.Cell(5, 2).Range.Text = Format(MwstSpes, "#,##0.00 \€")::/code|4|code_grp::
::codeerklrung|4|code_grp::

Nun muss noch die Mehrwertsteuer berechnet werden. Das geht jetzt ganz einfach, in dem ich den Wert im Array-Element mit 0,19 multipliziere. Das Ergebnis weise ich dann der passenden Tabellenzelle zu und formatiere die Zelle noch als Währung.

::/codeerklrung|4|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|5|code_grp:: Summe = Rechnung(1) + Rechnung(2) + MwstHono + MwstSpes Zahl.Cell(8, 2).Range.Text = Summe Zahl.Cell(8, 2).Range.Text = Format(Summe, "#,##0.00 \€")::/code|5|code_grp::
::codeerklrung|5|code_grp::

Zuletzt muss noch die Gesamtsumme berechnet werden. Dazu brauche ich nur meine beiden Array-Elemente plus den beiden Mehrwertsteuern addieren und in die Zelle mit passender Formatierung zu schreiben.

Fertig ist unsere Rechnung.

::/codeerklrung|5|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::

::screenshots::0::/screenshots::

::dokubild::{"image_location":"images/dokumentation/wordrechnung.jpg","image_title":"Rechnung in Word ohne Excel","image_description":"Rechnung in Word ohne Excel"}::/dokubild::

Videopräsentation: Was ist PowerPoint

Sun, 10 Apr 2016 13:34:42 +0200

Das Video ist ohne Ton

Zwei Filter setzen mit ODER(...)

Sat, 26 Mar 2016 05:06:53 +0100

Filter in zwei oder mehr Spalten zu setzen, die nicht voneinander abhängig sind, ist mit den Filtermöglichkeiten, die Excel bietet, nicht möglich. Angenommen Sie haben eine Tabelle mit ein paar Städten, zwei verschiedene Kategorien und zugehörigen Umsätzen. Aktivieren Sie über das Menüband Daten in der Gruppe Sortieren und Filtern den Filter, können Sie zwar beispielsweise alle Datensätze aus Hamburg und Berlin anzeigen lassen, aber wenn Sie nun in der zweiten Spalte die Software als zusätzliches Filterkriterium auswählen, reduziert sich die Anzeige auf alle Zeilen die sowohl aus Hamburg, Berlin und die Kategorie Software haben. In unten stehender Tabelle ergeben sich damit zwei Datensätze. Eigentlich müssten es aber fünf sein. Denn ich möchte die Kategorie nicht auf die beiden bereits ausgewählten Städte reduzieren, sondern als zusätzlichen Filter einsetzen.

Abhilfe schafft eine neue Spalte und eine Formel. Geben Sie die Formel in der ersten Datenzelle der neuen Spalte ein - in meinem Beispiel in D2 - und ziehen Sie anschließend die Formel einfach nach unten:

=ODER(A2="Hamburg";A2="Berlin";B2="Software")

Mit der ODER-Verknüpfung können Sie mehrere Spalten und unterschiedliche Filter angeben. Trifft eines der Kriterien zu, wird ein WAHR zurück gegeben - andernfalls ein FALSCH. Wenn also in Spalte A "Berlin" steht, dann ist das WAHR. Steht "Hamburg" in Spalte A, ist das ebenfalls WAHR. Ungeachtet der Städte, ergibt "Software" in Spalte B ebenfalls ein WAHR. Lediglich "Hannover" mit seiner "Hardware" ergibt ein FALSCH - hier trifft keines der Filterkriterien zu.

Nun brauchen Sie nur noch die Spalte mit der Formel nach WAHR zu filtern und erhalten alle passenden Datensätze angezeigt:

In 5er Schritten runden

Fri, 26 Feb 2016 11:05:56 +0100

Während einer Schulung kam die Frage auf, ob Excel wohl auch in 5er Schritten auf- oder abrunden könne. Natürlich kann Excel auch dies mühelos bewältigen.

RUNDEN(Zahl;Anzahl_stellen) dürfte den meisten sicherlich bekannt sein. Das zweite Argument gibt an, wieviele Nachkomastellen angezeigt werden sollen. Sie können aber hier auch eine negative Zahl angeben. Also Beispielsweise: RUNDEN(Zahl;-1). Dann wird die erste Zahl vor dem Komma auf-, bzw. abgerundet.Geben Sie "-1" an, wird in 5er Schritten gerundet. "-2" in 50er Schritten, weil die letzten beiden Ziffern in der Rundung berücksichtigt werden und "-3" rundet in 500er Schritten. Minuszahlen geben also an, nach welchen Stellen vor dem Komma gerundet werden sollen. Ein paar Beispiele dazu:

In den Beispielen sehen Sie oben eine 5er Rundung, darunter eine 50er Rundung und ganz unten beide zusammen und eine Abprüfung mit der WENN-Funktion wie groß die Zahl ist und wie gerundet werden soll.

Hattrick-Jugend (Programmierung, Bedingte Abhängigkeiten) - (Überarbeitet 08/2021)

Sun, 27 Dec 2015 13:35:10 +0100

::cck::91::/cck::
::programm::Excel::/programm::
::version::2019::/version::
::hat_download::images/download/jugend.xlsm::/hat_download::
::downloaddokumentation::::/downloaddokumentation::
::grp_dokumentation::7::/grp_dokumentation::

::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|0|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/maxtats.jpg","image_title":"Maximal/Tatsächlich","image_description":"Werte im Überblick"}::/dokubild|0|grp_dokumentation::
::dokumentation|0|grp_dokumentation::

Der Trainer meldet immer, was der Jugendspieler erreichen kann oder tatsächlich erreicht hat und manchmal tut er uns kund, dass sich ein Spieler in einem bestimmten Bereich nicht mehr entwickeln kann. Jeder Spieler hat in jedem Aufstellungsbereich (Tor, Verteidigung, Mittelfeld, Angriff) einen entsprechenden Überblick über seine maximalen und tatsächlichen Werte.

Im Bild bedeutet das von oben bis unten:

Linke Spalte jeweils der maximale Wert und in der rechten Spalte der tatsächliche Wert
Maximal: 6, Tatsächlich: 5 - da geht noch was. Der Spieler hat den tatsächlichen Wert in grün dargestellt, weil hier noch Trainingspotenzial offen ist.
Maximal: 6, Tatsächlich: 6 - der Spieler hat seinen Maximalwert erreicht. Ein Training ist hier nicht mehr effektiv, weshalb der tatsächliche Wert in rot dargestellt wird.
Maximal: unbekannt, Tatsächlich: 6 - da der Maximalwert unbekannt ist, ist auch unklar, ob der Spieler hier noch trainiert werden kann. Der Wert ist in Lila und der Hintergrund ist optisch gespeert. Die Situation ist unklar.
Maximal: 6, Tatsächlich: unbekannt - Der Hintergrund ist quasi bereit für den tatsächlichen Wert, bleibt aber natürlich leer
Maximal: unbekannt, Tatsächlich: unbekannt - Der Hintergrund des tatsächlichen Wertes bleibt optisch gespeert (natürlich kann aber eine Zahl eingetragen werden)

::/dokumentation|0|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|1|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/alter01.jpg","image_title":"Mit 15 ist die Welt noch in Ordnung","image_description":""}::/dokubild|1|grp_dokumentation::
::dokumentation|1|grp_dokumentation::

Das Alter der Spieler wird automatisch berechnet und es wird angezeigt, wenn der Spieler ein Jahr älter geworden ist, 18 ist oder auch so alt, dass er nicht mehr aufgestellt werden kan.

Der Spieler Vitali Habdank, übrigends ein Kopfballstarker Spieler, wie uns das "K" verrät, ist 15 Jahre und 13 Tage alt.

::/dokumentation|1|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|2|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/alter04.jpg","image_title":"18 und kein bisschen leise","image_description":""}::/dokubild|2|grp_dokumentation::
::dokumentation|2|grp_dokumentation::

Der Spieler ist 18 Jahre alt und sein Name wird nun in roter Schrift angezeigt. Eine Saison kann er nun noch spielen. Es wird also eng mit dem Training und für die Position sollte nun rechtzeitig Ersatz gesucht werden.

::/dokumentation|2|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|3|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/alter05.jpg","image_title":"19 und vorbei","image_description":""}::/dokubild|3|grp_dokumentation::
::dokumentation|3|grp_dokumentation::

Mit 19 kann er nicht mehr in der Jugend aufgestellt werden und sollte nun in die erste Mannschaft befördert oder entlassen werden. Sein Name ist durchgestrichen.

::/dokumentation|3|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|4|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/vt.jpg","image_title":"Gut und Schlecht","image_description":""}::/dokubild|4|grp_dokumentation::
::dokumentation|4|grp_dokumentation::

Die höchsten und niedrigsten Werte werden mit einer Fahne dargestellt (grün, rot und gelb für die mittleren Werte). So kann schnell gesehen werden, für welcher Position der Spieler am besten geeignet ist.

::/dokumentation|4|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|5|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/sprachen.jpg","image_title":"Sprachauswahl","image_description":"Deutsch, Englisch und Spanisch zur Auswahl"}::/dokubild|5|grp_dokumentation::
::dokumentation|5|grp_dokumentation::

Mit dem unteren Button lässt sich die Sprache einstellen. Derzeit gibt es Englisch, Deutsch und Spanisch zur Auswahl. Wobei ich selber dafür Google Translator benutzt habe, da ich leider keine Fremdsprache spreche...

::/dokumentation|5|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|6|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/highlighting.jpg","image_title":"Zeilenhervorhebung","image_description":"Zeilenhervorhebung"}::/dokubild|6|grp_dokumentation::
::dokumentation|6|grp_dokumentation::

Die Zeile, in die geklickt wurde, wird farblich hervorgehoben. Da rechts die Tore eingetragen werden können, kann so stets der richtige Spieler ausgewählt werden. Ein müsehliges überprüfen, ob man in der richtigen Zeile steht, entfällt somit.

::/dokumentation|6|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::

::code_grp::8::/code_grp::

::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|0|code_grp::Private Sub Workbook_Open() ' ************ ' Ein Jahr älter! ' Geburtstag automatisieren beim Start des Sheets ' ************ Dim AltDif As Integer Dim Zugehoerigkeit As Integer Dim i As Byte, z As Byte, TabellenAnzahl As Byte TabellenAnzahl = Worksheets.Count - 1 For z = 1 To TabellenAnzahl For i = 3 To 37 If Worksheets(z).Range("AL" & i).Value <> "" Then If Worksheets(z).Range("AL" & i).Value < Date Then Worksheets(z).Range("AL" & i).Value = Worksheets(z).Range("AL" & i).Value + 112 Worksheets(z).Range("AK" & i).Value = Worksheets(z).Range("AK" & i).Value + 1 End If End If Next i Next z ' ************ ' Es geht noch weiter bevor die Sub geschlossen wird ' ************ ::/code|0|code_grp::
::codeerklrung|0|code_grp::

Beim Start des Sheets wird das Alter der Spieler abgeprüft und gegebenenfalls neu berechnet. Dieser Vorgang ist automatisiert und wird beim Start automatisch aufgerufen, da es sich um ein Excel-Ereignis handelt: Private Sub Workbook_Open()

Da ich nicht weiß, wieviele Jugendmannschaften vorhanden sind und somit Tabellenblätter, zähle ich mit Worksheet.Count zunächst die Tabellenblätter im Arbeitsblatt. -1 deswegen, weil ich eine "unsichtbare" Tabelle im Sheet habe. Die Tabelle "Daten" ist ausgeblendet und kann jederzeit mit der rechten Maustaste auf dem Tab mit den Tabellen eingeblendet werden. Danach mache ich eine Schleife über die vorhandenen Tabellen und prüfe jeweils die Geburtstagsspalte ab. Zeile für Zeile.

In Date steht immer das aktuelle Datum. Also die Excelentsprechung von Heute().Liegt der Geburtstag in der Vergangenheit (Value < Date), dann muss der nächste Geburstag ermittelt werden und das Alter einen hoch gezählt werden. Das Hattrickjahr dauert 112 Tage, weshalb ich hier entsprechend das neue Datum ausrechne: Worksheets(wi).Range("AN" & i).Value + 112

::/codeerklrung|0|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|1|code_grp::' ************ ' Ab wann kann er in die 1. Mannschaft befördert werden? ' ************ For z = 1 To TabellenAnzahl For i = 3 To 37 Worksheets(z).Cells(i, 2).Value = "" If Worksheets(z).Cells(i, 39).Value <> "" And Worksheets(z).Cells(i, 38).Value <> "" Then AltDif = Worksheets(z).Cells(i, 38).Value - Date Zugehoerigkeit = Date - Worksheets(z).Cells(i, 39).Value If Worksheets(z).Cells(i, 37).Value = "15" Then AltDif = Worksheets(z).Cells(i, 38).Value - Date Worksheets(z).Cells(i, 2).Value = AltDif + 112 ElseIf Worksheets(z).Cells(i, 37).Value = "16" Then If AltDif > (112 - Zugehoerigkeit) Then Worksheets(z).Cells(i, 2).Value = AltDif Else Worksheets(z).Cells(i, 2).Value = 112 - Zugehoerigkeit End If Else Worksheets(z).Cells(i, 2).Value = 112 - Zugehoerigkeit End If If Worksheets(z).Cells(i, 2).Value <= "0" Then Worksheets(z).Cells(i, 2).Value = "»" End If Next Next z ::/code|1|code_grp::
::codeerklrung|1|code_grp::

Jugendspieler können nach 112 Tagen Zugehörigkeit und wenn sie mindestens 17 Jahre alt sind, in die A-Mannschaft befördert werden.
Das lässt sich im Excelsheet mit verschachtelten WENN-Bedingungen darstellen. Allerdings wird es schnell unübersichtlich, weshalb ich mich entschlossen habe, ein Makro dazu zu schreiben.
Die äußeren Schleifen sind identisch zum Geburtstag. Auch wird die Berechnung direkt nach dem Start automatisch durchgeführt.

Mit Worksheets(wi).Range("B" & i).Value = "" setze ich zunächst die Zelle auf leer. Hat der Spieler kein Eintrittsdatum wird auch nichts berechnet. Das Eintrittsdatum steht bei der Einzelansicht des Spielers in Hattrick. Danach frage ich das Alter ab. Da der Spieler erst mit 17 befördert werden kann, ist es im zarten Alter von 15 Jahren recht einfach. Das gesamte 16te Alter (also 112 Tage = 1 Hattrickjahr) plus der Differenz zwischen dem heutigen Datum und seinem nächsten Geburtstag (was ich in der Variable AltDif festgehalten habe).

Ist der Spieler 16 ist es etwas komplizierter, da geklärt werden muss, ob er mit Erreichen seines 17. Geburtstages bereits 112 Tage Vereinszugehörigkeit vorhanden sind oder daran noch einige Tage fehlen. Ansonsten gilt das Jahr minus seiner Zugehörigkeit.

Kann der Spieler befördert werden, erhält er am Ende statt einer hässlichen Minus-Zahl den Doppelpfeil. In Excel gebe ich eine bedingte Formatierung in dieser Spalte vor: Steht dort ein Doppelpfeil lege einen grünen Hintergrund mit weißer Schrift in die Zelle.

::/codeerklrung|1|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|2|code_grp::Sub Zeile_loeschen() Range(Cells(ActiveCell.Row, 5), Cells(ActiveCell.Row, 39)).ClearContents End Sub::/code|2|code_grp::
::codeerklrung|2|code_grp::

Wenn ein Spieler gelöscht werden soll, wird dieses Makro per Button unter der Tabelle aufgerufen. Da einige Spalten gesperrt sind und die erste Spalte sich über mehrere Zeilen verteilt, kann nicht "per Hand" eine Zeile gelöscht werden, sondern muss per Makro ausgeführt werden. Es wird also die Zeile ab Spalte 5 bis Spalte 39 gelöscht. Die Spalten 2 bis 4 werden berechnet und sind daher nach dem nächsten Start der Tabelle automatisch gelöscht.

::/codeerklrung|2|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|3|code_grp::Public rQuelle As Range Sub Zeile_markieren() ' ************ ' Erste Zeile wird markiert ' Nach anklicken einer zweiten Zeile wird "Private Sub Workbook_SheetSelectionChange(...)" aufgerufen ' und die erste (diese) Zeile dort hin kopiert und gelöscht ' ' Tastenkombination: Strg+z ' ************ Set rQuelle = Range(Cells(ActiveCell.Row, 5), Cells(ActiveCell.Row, 39)) intUrsprungzeile = ActiveCell.Row End Sub::/code|3|code_grp::
::codeerklrung|3|code_grp::

Möchten Sie einen Zeile verschieben, dann gibt es unten einen Button Namens "Verschieben". Dieser Button ruft dieses Makro auf.

In rQuelle wird die Zeile gespeichert und in intUrsprungzeile die aktuelle Zeilennummer.

Benötigt wird das dann im nachfolgenden Aufruf.

::/codeerklrung|3|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|4|code_grp::Private Sub Workbook_SheetSelectionChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range) Dim rZiel As Range Dim i As Byte If intUrsprungzeile > 2 And ActiveCell.Row <> intUrsprungzeile Then Set rZiel = Range(Cells(ActiveCell.Row, 5), Cells(ActiveCell.Row, 39)) For i = 1 To rQuelle.Cells.Count rZiel(i) = rQuelle(i) Next i Range(Cells(intUrsprungzeile, 5), Cells(intUrsprungzeile, 39)).ClearContents intUrsprungzeile = 0 End If End Sub::/code|4|code_grp::
::codeerklrung|4|code_grp::

Dieses Makro wird automatisch aufgerufen, wenn mit der Maus irgendwo hin geklickt wird. Es handelt sich um ein Ereignis.

Am Anfang wird überprüft, ob sich der Mauszeiger mindestens in Zeile 3 befindet und ob ich mich in einer neuen Zeile befinde, die ungleich zu meiner Variable intUrsprungzeile ist.

In rZiel wird die neue Position eingetragen, die an dieser Stelle noch leer ist. In rQuelle steht der Inhalt der zu verschiebenen Zeile. Da ich die Daten nicht als selektionierte Range übertragen kann, musste ich den Inhalt in ein Array zwischenspeichern (rQuelle) und schreibe nun den Inhalt der Quelle in das Ziel. Mit der Schleife spreche ich die einzelnen Positionen/Elemente des Array an.

Beispiel:
Angenommen Sie möchten Zeile 15 woanders hinkopieren. Dann positionieren Sie den Mauszeiger in eben dieser Zeile und rufen das Makro per Button auf. Der Inhalt von Zeile 15 wird nun kopiert. Wenn Sie nun mit der Maus beispielsweise in Zeile 8 klicken, wird der Inhalt von Zeile 15 in Zeile 8 geschrieben und in Zeile 15 gelöscht. In intUrsprungzeile steht der Wert 15.

Am Ende weise ich der globalen Variablen intUrsprungszeile den Wert 0 zu. Da das Ereignis SheetSelectionChange immer ausgeführt wird, wenn in eine Zelle geklickt wird, habe ich am Anfang festgelegt, dass dieses Ereignis nur dann abgearbeitet wird, wenn intUrsprungszeile ungleich 0 ist.

::/codeerklrung|4|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|5|code_grp::Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Cells(ActiveCell.Row, 7).Value = "" And AlteFarbe = 0 Then Exit Sub If AlteZeile <> 0 Then Range(Cells(AlteZeile, 5), Cells(AlteZeile, 39)).Interior.Color = AlteFarbe If AlteZeile >= 6 And AlteZeile <= 12 Then Range(Cells(AlteZeile, 11), Cells(AlteZeile, 16)).Interior.Color = 9944516 If AlteZeile >= 13 And AlteZeile <= 20 Then Range(Cells(AlteZeile, 17), Cells(AlteZeile, 21)).Interior.Color = 12040422 If AlteZeile >= 21 And AlteZeile <= 25 Then Range(Cells(AlteZeile, 22), Cells(AlteZeile, 25)).Interior.Color = 12379352 If AlteZeile >= 26 And AlteZeile <= 30 Then Range(Cells(AlteZeile, 26), Cells(AlteZeile, 29)).Interior.Color = 14336204 End If AlteFarbe = Cells(ActiveCell.Row, 5).Interior.Color Range(Cells(ActiveCell.Row, 5), Cells(ActiveCell.Row, 39)).Interior.Color = 65535 AlteZeile = ActiveCell.Row End Sub ::/code|5|code_grp::
::codeerklrung|5|code_grp::

Wird in eine Zeile geklickt, wird diese gelb hinterlegt. Und nach dem Anklicken einer neuen Zeile natürlich auch wieder in den Ursprung zurückversetzt. Für den Code benutze ich die Ereignissteuerung in den Tabellen.

Eigentlich ist der Code recht simpel. Die Farbzuweisung findet in dieser Zeile statt:

Range(Cells(ActiveCell.Row, 5), Cells(ActiveCell.Row, 39)).Interior.Color = 65535

"65535" ist die Farbe Gelb. Es wird die aktive Zeile von Spalte 5 bis Spalte 39 gelb eingefärbt.

Wenn ich in eine neue Zeile klicke, dann muss die alte Hintergrundfarbe wieder zurückgeschrieben werden. Die Farbe selber steht in der Variablen AlteFarbe und in AlteZeile steht die letzte Zeile drin. SO kann bequem der Urzustand hergestellt werden. Allerdings gibt es ein kleines Problem, da einige Bereiche leicht von der eigentlichen Ursprungs-Hintergrundfarbe abweichen. Das wird in dem Block erledigt, der abfragt in welcher Zeile genau die AlteZeile stand, um dann einige Spalten mit einer anderen Hintergrundfarbe zu versehen.

::/codeerklrung|5|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|6|code_grp::Sub LanguageAnzeigen(Spalte As Byte) Dim i As Byte, TabellenAnzahl As Byte TabellenAnzahl = Worksheets.Count - 3 For i = 1 To TabellenAnzahl 'Seitentext Spalte A Worksheets(i).Range("A3").Value = Worksheets("Daten").Cells(3, Spalte).Value Worksheets(i).Range("A6").Value = Worksheets("Daten").Cells(4, Spalte).Value Worksheets(i).Range("A13").Value = Worksheets("Daten").Cells(5, Spalte).Value Worksheets(i).Range("A21").Value = Worksheets("Daten").Cells(6, Spalte).Value Worksheets(i).Range("A26").Value = Worksheets("Daten").Cells(7, Spalte).Value Worksheets(i).Range("A31").Value = Worksheets("Daten").Cells(8, Spalte).Value 'Tabellenüberschriften - Linker Bereich (Name...) Worksheets(i).Range("B1").Value = Worksheets("Daten").Cells(9, Spalte).Value Worksheets(i).Range("C1").Value = Worksheets("Daten").Cells(10, Spalte).Value 'Und noch einiges mehr an Code!::/code|6|code_grp::
::codeerklrung|6|code_grp::

Wer sich für die Sprachauswahl interessiert, den muss ich bitten, sich den Excelsheet herunterzuladen, da der Code etwas umfassender ist und sich auch beinahe durch den ganzen Excelsheet verteilt.

Es gibt ein Modul, welches nur für die Sprache zuständig ist. Ein weiterer Bereich ist "Diese Arbeitsmappe", wo bei Neustart die ausgewählte Sprache ermittelt wird.

Dazu gehört auch die UserForm ufSprachauswahl.

::/codeerklrung|6|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::
::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|7|code_grp::Sub SpielerNeu() ' ************ 'Zeichenkette in Tabelle "Spieler Neu" auslesen und zuordnen ' ************ Dim strName As String, dateGeburtstag As Date, strAlter As String, strVerein As String Dim dateSeit As Date Dim TorTat As String, TorMax As String Dim VTTat As String, VTMax As String Dim MFTat As String, MFMax As String Dim FLTat As String, FLMax As String Dim PassTat As String, PassMax As String Dim SchussTat As String, SchussMax As String Dim StandTat As String, StandMax As String Dim strSpezi As String Dim pos As Long, pos_end As Long, i As Byte, z As Byte 'z gibt die Zeile zurück, falls eine Spezialität vorhanden ist Dim strZ As String, strZwischen As String Dim bolVorhanden As Boolean On Error Resume Next 'Spieler aus Zwischenablage kopieren Range("A1").Select ActiveSheet.Paste z = 9 'Name auslesen strName = Range("a1").Value pos = InStr(1, strName, "[") strName = Left(strName, pos - 1) 'Alter und Geburtstag strAlter = Left(Range("a2").Value, 3) pos = InStr(1, Range("a2").Value, ":") dateGeburtstag = Right(Range("a2").Value, Len(Range("a2").Value) - pos) dateSeit = Right(Range("a5").Value, 10) 'Spezialität If Range("A8").Value <> "" Then pos = InStr(1, Range("A6").Value, ":") + 2 strSpezi = Mid(Range("A6").Value, pos, 2) z = 10 End If 'Fähigkeiten strZ = Cells(z, 1).Value pos = InStr(1, strZ, "[/td]") If Mid(strZ, pos - 1, 1) = ")" Then If Mid(strZ, pos - 4, 1) <> "?" Then TorTat = Mid(strZ, pos - 4, 1) If Mid(strZ, pos - 2, 1) <> "?" Then TorMax = Mid(strZ, pos - 2, 1) End If pos = InStr(pos + 5, strZ, "[/td]") If Mid(strZ, pos - 1, 1) = ")" Then If Mid(strZ, pos - 4, 1) <> "?" Then VTTat = Mid(strZ, pos - 4, 1) If Mid(strZ, pos - 2, 1) <> "?" Then VTMax = Mid(strZ, pos - 2, 1) End If pos = InStr(pos + 5, strZ, "[/td]") If Mid(strZ, pos - 1, 1) = ")" Then If Mid(strZ, pos - 4, 1) <> "?" Then MFTat = Mid(strZ, pos - 4, 1) If Mid(strZ, pos - 2, 1) <> "?" Then MFMax = Mid(strZ, pos - 2, 1) End If pos = InStr(pos + 5, strZ, "[/td]") If Mid(strZ, pos - 1, 1) = ")" Then If Mid(strZ, pos - 4, 1) <> "?" Then FLTat = Mid(strZ, pos - 4, 1) If Mid(strZ, pos - 2, 1) <> "?" Then FLMax = Mid(strZ, pos - 2, 1) End If pos = InStr(pos + 5, strZ, "[/td]") If Mid(strZ, pos - 1, 1) = ")" Then If Mid(strZ, pos - 4, 1) <> "

Quartalsbuchungen II - Makrolösung

Sun, 27 Dec 2015 12:24:34 +0100

::cck::90::/cck::
::programm::Excel::/programm::
::version::2013::/version::
::downloadexcelsheet::{"file_location":"images/download/quartal.xlsm","file_title":"Quartalsbuchungen"}::/downloadexcelsheet::
::downloaddokumentation::::/downloaddokumentation::
::grp_dokumentation::3::/grp_dokumentation::

::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|0|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/qusumme.jpg","image_title":"Zahlungssumme","image_description":"Zahlungssumme"}::/dokubild|0|grp_dokumentation::
::dokumentation|0|grp_dokumentation::

Diese Summe wird alle n Monatein in die Tabelle eingetreten.

::/dokumentation|0|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|1|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/quintervall.jpg","image_title":"Intervall","image_description":"Intervall"}::/dokubild|1|grp_dokumentation::
::dokumentation|1|grp_dokumentation::

Mit dem Intervall wird angegeben, alle wieviele Monate die Summe eingetragen werden soll.
Intervall = 1 bedeutet jeden Monat.

::/dokumentation|1|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::
::cck_grp_dokumentation::grp_doku::/cck_grp_dokumentation::
::dokubild|2|grp_dokumentation::{"image_location":"images/dokumentation/qustartmonat.jpg","image_title":"Startmonat des Intervalls","image_description":"Startmonat des Intervalls"}::/dokubild|2|grp_dokumentation::
::dokumentation|2|grp_dokumentation::

Da auch ein vierteljährlicher Rhythmus nicht immer im März beginnt, kann (muss) hier der Startmonat eingetragen werden. Von diesem Startmonat geht es dann im voreingestellten Intervall entsprechend weiter.

::/dokumentation|2|grp_dokumentation::
::cckend_grp_dokumentation::::/cckend_grp_dokumentation::

::code_grp::1::/code_grp::

::cck_code_grp::grp_code::/cck_code_grp::
::code|0|code_grp::Sub Intervalle() 'Tastaturkürzel: Strg+i Dim intIntervall As Integer Dim intZeilen As Integer Dim intSpalten As Integer Dim boolStart As Boolean boolStart = False 'Größe der Tabelle finden Range("A2").Select intZeilen = ActiveSheet.UsedRange.Rows.Count intSpalten = ActiveSheet.UsedRange.Columns.Count 'Inhalte leeren Range(Cells(3, 5), Cells(intZeilen, intSpalten)).ClearContents 'neu beschreiben For zeile = 3 To intZeilen For spalte = 5 To intSpalten If Cells(2, spalte).Value = Cells(zeile, 4).Value And boolStart = False Then Cells(zeile, spalte).Value = Cells(zeile, 2).Value boolStart = True intIntervall = Cells(zeile, 3).Value For i = spalte To intSpalten Step intIntervall Cells(zeile, i).Value = Cells(zeile, 2).Value Next i End If Next spalte boolStart = False Next zeile End Sub::/code|0|code_grp::
::codeerklrung|0|code_grp::

Das Makro selber ist mit dem Tastaturkürzel Strg+i ausführbar.

Mit Range("A2").Selectwird die eigentliche Tabelle erfasst und mit den nachfolgenden zwei Zeilen wird die maximale Anzahl der Zeilen und Spalten ermittelt. Damit ist es egal, wie umfangreich Ihre Tabelle ist. Entscheidend ist allerdings, dass sie in "A2" beginnt.

Zunächst muss der Inhalt geleert werden, da sonst bei Änderung des Intervalls oder Startmonats die alten Werte stehen bleiben.

Danach wird der Contentbereich neu beschrieben mit den entsprechenden Werten.

Der erste Teil der If-Abfrage -If Cells(2, spalte).Value- fragt den Spaltennamen, den Monat ab. Außerdem wird noch ein Boolean-Wert mitgegeben:boolStart = True. Dazu gleich. Ist der Spaltenname identisch mit dem Startmonat der Zeile, wird zuerst das Intervall abgefragt und der Boolean-Wert auf True gesetzt. In der kleinen inneren Schleife werden nun im Intervall die einzelnen Spalten mit dem Summenwert beschrieben. Da wir in der mittleren Schleife jeweils eine Spalte weiterspringen, ist es nun erforderlich, dass wir nach einem Jahr nicht wieder beim Startmonat beginnen. Deswegen der Boolean-Wert. Der verhindert ein Neustarten der Quartale.

Ein Beispiel dazu: Angenommen Sie haben ein Intervall von 11 eingestellt und den Startmonat auf März gelegt. März plus 11 Monate bedeutet, dass die nächste Summe im Februar erscheint. Ohne den Boolean-Wert würde nun im März gleich die nächste Summe gesetzt. Also nicht erst wieder nach 11 Monaten, wie es richtig wäre, sondern gleich einen Monat später und dann erst wieder in 11 Monaten. Der Boolean-Wert verhindert dieses und setzt wirklich konsequent alle 11 Monate den Wert in die Tabelle.

::/codeerklrung|0|code_grp::
::cckend_code_grp::::/cckend_code_grp::

::screenshots::4::/screenshots::

::screenshot_einzel|0|screenshots::{"image_location":"images/230/quintervall.jpg","image_title":"Intervall","image_description":""}::/screenshot_einzel|0|screenshots::
::screenshot_einzel|1|screenshots::{"image_location":"images/230/qusumme.jpg","image_title":"Summe","image_description":""}::/screenshot_einzel|1|screenshots::
::screenshot_einzel|2|screenshots::{"image_location":"images/230/qustartmonat.jpg","image_title":"Startmonat","image_description":""}::/screenshot_einzel|2|screenshots::
::screenshot_einzel|3|screenshots::{"image_location":"images/230/quartal.jpg","image_title":"Tabelle mit Quartalsbuchungen","image_description":""}::/screenshot_einzel|3|screenshots::

::dokubild::{"image_location":"images/dokumentation/quartal.jpg","image_title":"Quartalsbuchungen","image_description":"Quartalsbuchungen in Excel"}::/dokubild::

Schnellbausteine

Thu, 21 Feb 2013 16:28:59 +0100

Das Tutorial steht als PDF im Downloadcenter zur Verfügung.

Schaut man sich in Word eine der vielen Vorlagen an, dann finden sich dort auch oft die Schnellbausteine oder auch Inhaltssteuerelement genannt. Die Möglichkeiten mit diesen Bausteinen sind vielfältig und einige möchte ich in diesem Tutorial vorstellen.

Ich habe eines der Vorlagen leicht für mich abgeändert und mir so eine eigene Vorlage für "Konzepte" erstellt. In der ursprünglichen Vorlage waren auch zwei Schnellbausteine für den Dokumententitel und für das Datum. Das schöne ist, dass ich nur einmal den Titel und das Datum eingeben muss und überall wo einer der Schnellbausteine auftaucht, wird automatisch der zuvor eingetragene Inhalt übernommen. So habe ich den Dokumententitel in jeder Kopfzeile neben der Seitenzahl stehen und im Fußbereich stets das Datum.

Wichtig ist dabei lediglich, dass man auf den gleichen Titel der jeweiligen Schnellbausteine achten muss:

Einfügen können Sie diese Schnellbausteine über das Menüband Einfügen --> Gruppe "Text" --> Schnellbausteine --> Organizer für Bausteine

Eigene Schnellbausteine

Aber Sie können auch solche Bausteine selber erstellen. Dafür bietet Word einige recht einfache Möglichkeiten. Lediglich beim Speichern dieser Schnellbausteine müssen Sie ein wenig aufpassen. Doch der Reihe nach:

Für eigene Schnellbausteine benötigen Sie das Menüband Entwicklertools, welches standardmäßig nicht aktiviert ist. Wechseln Sie dazu in das Menüband Datei --> Optionen --> Menüband anpassen und aktivieren Sie rechts die Hauptregisterkarte "Entwicklertools". Wahlweise können Sie auch mit der rechten Maustaste in den Menübändern und Auswahl "Menübänder anpassen" direkt in die Optionen springen.

Sie haben nun ein Menüband mehr und wechseln auch gleich in das Menüband "Entwicklertools". Dort gibt es die Gruppe "Steuerelemente" und genau das sind die Schnellbausteine, die Sie sich selber erstellen können. Ausnahme in diesem Block ist das letzte Icon mit dem Ordnersymbol. Das bezieht sich auf ältere und Active X-Steuelement.

Positionieren Sie den Mauscursor im Dokument und wählen Sie dann ein beliebiges Steuerelement aus. Sie erhalten dann an Stelle des Mauscursors einen umrandeten Text mit einem kleinen Griffreiter an der Seite und - je nach dem was Sie ausgewählt haben - eine Eingabeaufforderung. Rufen Sie im Menüband die "Eigenschaften" auf, solange Sie das Steuerelement markiert haben. Das dann erscheinende Dialogfeld weicht von Steuerelement zu Steuerelement leicht ab. Alle gemeinsam haben aber die Allgemeinen- und die Sperren-Gruppe. Tragen Sie im Titel den Namen Ihres Schnellbausteins ein. Lassen Sie den Tag frei, übernimmt Word automatisch den Titel für den Tag. Sie können aber hier auch eine eigene Bezeichnung eintragen. Den Tag machen wir gleich sichtbar. Gebraucht wird er von Word für die XML-Dateien und -Formatierungen. Wenn Sie selber mit XML-Dateien arbeiten, können Sie sich hier also eigene XML-Tags-Beschriftungen ausdenken. Aber wie gesagt, können Sie das Feld auch einfach leer lassen - Word beschreibt es dann automatisch mit der Titelbezeichnung.

Sie können den Inhalt des Steuerelements mit einer bestehenden Formatvorlage formatieren oder eine neue zusammenstellen und zuweisen. Lassen Sie die Auswahl deaktiviert und es wird die Standardvorlage benutzt. Sie können selbstverständlich auch nach dem Einfügen den Inhalt individuell formatieren.

Bei der "Sperren-Gruppe" können Sie angeben, ob das Inhaltssteuerelement später in der Vorlage gelöscht werden kann oder eben nicht und ob der Inhalt bearbeitet werden kann oder Sie einen festen Inhalt vorgeben.

Der untere Teil ist, wie geschrieben, abhängig vom ausgewählten Steuerelement. Sie können das auch ersteinmal leer lassen.

Nach einem beherzten Klick auf "OK" schalten Sie im Menüband auf "Eigenschaften" um. Nun sehen Sie die Tags in Ihrem Steuerelement. Dargestellt durch abgerundete Elemente vor und nach Ihrem Text:

Im Beispiel habe ich ein "Nur-Text-Inhaltsteuerelement" benutzt.

Markieren Sie nun das gesamte Steuerelement und wechseln Sie zum Menüband Einfügen --> Gruppe "Text" --> Schnellbausteine --> Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern...

Im darauf folgendem Dialog können Sie den Namen, unter dem der Schnellbaustein gefunden wird vergeben (in meinem Beispiel habe ich den so genannt, wie auch den Schnellbaustein selber), den Katalog auswählen, was interessant ist, wenn Sie den Baustein gezielt für bestimmte Bereiche einsetzen möchten. Also beispielsweise für die Kopf- oder Fußzeile, für ein Deckblatt, etc. Sie können so die Bausteine schneller finden und gezielt einsetzen. Ebenso können Sie sich Kategorien selber anlegen, um Ihre Bausteine zu sortieren und gezielter auszuwählen oder vorhandene Kategorien benutzen. Eine kleine Beschreibung kann grundsätzlich nicht schaden. Nach wenigen Wochen und Monaten wissen Sie nicht mehr so genau, was Sie da eigentlich zusammengebaut haben. Zum speichern gibt es zwei Orte, sofern Sie sich keine eigenen angelegt haben (was aber ein anderes Tutorial wäre). Ich persönlich lasse das stets auf "Building Blocks.dotx" stehen. Alternativ steht "Normal.dotm" zur Verfügung. Beides sind die Standarddateien von MS-Word zur Speicherung von Formatvorgaben. Unter den "Optionen" können Sie einstellen, ob einfach nur der Text, den Sie eintragen, angezeigt wird oder ob auch ein neuer Absatz oder eine neue Seite erstellt wird. Klicken Sie auch hier beherzt auf "OK" finden Sie nun Ihren Schnellbaustein unter der Direktauswahl bei den Schnellbausteinen unter der ausgewählten oder neu eingetragenen Kategorie wieder:

Die verschiedenen Steuerelemente

Die einzelnen Steuerelemente bieten bereits einige Möglichkeiten und sind recht einfach den eigenen Bedürfnissen anzupassen.

Steuerelement	Beschreibung
Rich-Text	Sie können neben Text auch Tabellen, Absätze, Bilder, formatierten Text und so beinahe alles, was Word bietet einfügen
Nur-Text	Kann nur einen Text in einem einzigen Absatz aufnehmen. Dieser kann aber nach belieben formatiert werden
Bild	Kann ein beliebiges Bild aufnehmen. Sie können während der Erstellung des Steuerelements das Bild formatieren. Später wird dann das ausgewählte Bild automatisch Ihrer Formatierung angepasst. Über das Icon im Reiter können Sie ein neues Bild laden.
Bausteindialog	Sie erhalten am Tabreiter des Steuerelements die Auswahlliste Ihrer Schnellbausteine und fügen dieses in das Steuerfeld ein.
Kombinationsfeld	Stellt eine Liste zur Auswahl zur Verfügung. Am Rand des Steuerelements ist dazu ein kleiner Pfeil nach unten, der dann die Liste öffnet. Zusätzlich kann auch ein eigener Wert eingegeben werden.
Dropdownliste	Macht das gleiche wie das Kombinationsfeld mit Ausnahme, dass eigene Werte eingegeben werden können. Hier gilt also nur das, was in der Liste steht.
Datumsauswahl	Wie der Name schon vermuten lässt, kann ein Datum ausgewählt werden. Dazu öffnet sich ein kleiner Kalender, wenn Sie in das Steuerelement klicken. In den Eigenschaften des Steuerelements können Sie das Datumsformat einstellen.
Kontrollkästchen	Leider gibt es nicht die erwartete Ankreuzliste, sondern nur ein einziges Kästchen zum ankreuzen, das Sie auch nicht beschriften können
Wiederholte Abschnitte Erst ab Office 2013	Sie können einen Text, eine (Teil-)Tabelle, Grafiken oder auch andere Inhaltssteuerelemente beliebig wiederholen. Zum Beispiel können Sie so bequem Kontrollkästchen vervielfältigen, statt sie jedes mal neu einzugeben und zu formatieren:

Ressourcenliste ohne Exchange Server einbinden

Fri, 16 Nov 2012 14:41:06 +0100

Verfügt man über einen Exchange Server lassen sich Ressourcenlisten anlegen, mit Regeln verbinden und in Outlook gibt es dann auch einen neuen Button bei der Terminplanung zum Einfügen einer Ressource. Hat man aber keinen Server kann man sich mit einem Trick behelfen und sich so auch eine Ressorcenliste anlegen.

Der Trick ist an sich recht simpel: Man braucht lediglich in seiner Kontaktliste die Ressourcen entsprechend anzulegen. Da Räume oder Beamer in aller Regel auch von jemanden verwaltet werden, können eMails und weitere Kontaktdaten hinterlegt werden und in der Terminplanung direkt einbezogen werden.

Doch der Reihe nach:

Zunächst gebe ich für dieses Beispiel zwei Ressourcen in meinen Kontakten ein und gebe für jede Ressource eine eMail-Adresse an. Zwecks besserer Übersicht sortiere ich diese "Ressourcenkontakte" unter der gleichnamigen Kategorie ein:

Wechseln wir jetzt zu den Terminen in die Kalenderansicht und geben einen neuen Termin ein. Dort wechseln wir in die Terminplanung. Anschließend klicken wir auf Teilnehmer einladen und müssen dann noch einmal auf das Adressbuch klicken, um dann in unserer Kontaktliste die Ressourcen auswählen zu können:

Finden Sie die Ressource nicht, benutzen Sie das Suchenfeld. Am einfachsten geht es dann, wenn Sie die Ressource gefunden und markiert haben, wenn Sie unten auf den Button "Ressourcen ->" klicken:

Natürlich können Sie an dieser Stelle auch gleich alle anderen Teilnehmer zufügen, die bei dem Termin anwesend sein müssen oder sollten. Nachdem Sie unten beherzt auf "OK" geklickt haben, sehen Sie in der Terminplanung nun die eingeladenen Teilnehmer, sowie die Ressourcen. Dabei erhalten alle ein unterschiedliches Icon. Wenn Sie nun Senden anklicken, erhalten alle eingeladenen Teilnehmer, sowie die Ressourcen, bzw. deren Verwalter eine Terminanfrage. Wird diese bestätigt, sehen Sie das in Ihrem Termin.

Rechnungserstellung mit Word und Excel

Mon, 14 May 2012 11:56:53 +0200

Dieses Tutorial steht im Downloadcenter als PDF zur Verfügung

Einfache Rechnung

Einzelpostenauflistung, Zwischensumme, Gesamtsumme und Mehrwertsteuer – für den Geschäftsmann unabdingbar und um nicht ständig mit dem Taschenrechner vor dem PC zu sitzen, macht es Sinn selbiges dem PC zu überlassen.

Eine Möglichkeit das alles komfortabel zu gestalten ist MS-Word. Wenn das MS-Office-Paket installieret ist, zumindest Word und Excel, verfügen wir über sehr viele Möglichkeiten, das alles sehr komfortabel zu gestalten.

Mit Word ist es nicht nur möglich Texte anspruchsvoll zu schreiben, sondern auch, beispielsweise, komfortabel zu rechnen. In unserem Fall reicht aber bereits das summieren und das ausrechnen der MwSt.

Um das aber machen zu können, müssen wir eine bestimmte Art der Tabelle einfügen:
Dazu wählen wir zunächst das Menüband Einfügen aus. Dort klicken wir auf Tabelle im linken Bereich der Iconleiste. Bei dem Menü das nun aufklappt, entscheiden wir uns für Excel Kalkulationstabelle

An Cursorposition erscheint nun eine typische Excel-Tabelle

Keine Angst, das bleibt natürlich nicht so. Im fertigen Rechnungsvordruck sieht man keine Tabellenstruktur mehr.

Befindet man sich in der Tabelle, verändern sich auch die Multifunktionsleisten. Das liegt daran, dass wir uns faktisch jetzt in Excel und nicht mehr in Word befinden. Verlässt man die Tabelle – klickt also einmal irgendwo innerhalb seines Word-Dokuments, bekommt man seine gewohnten Iconleisten wieder und man befindet sich wieder in Word – aber die Tabelle verändert sich nun auch – es wird eine ganz normale Tabelle.

Klickt man auf diese, erhält die Tabelle zwar einen Markierungsrahmen, aber man kann nichts weiter in ihr tun.

Erst wenn man doppelt in sie klickt, kehrt die Ansicht wieder zu ihrem Ursprung zurück.

Da wir eine Exceltabelle in unser Worddokument gefügt haben, können wir auch alle Excelfunktionen nutzen.

Wenn wir uns in der Tabelle befinden und links oben in das Eckfeld klicken – also die ganze Tabelle damit markieren - können wir in der oberen Iconleiste im Tab Start ungefähr in der Mitte, dort wo der Block mit „Zahl" definiert ist, eine Auswahl treffen, die jetzt für die ganze Tabelle gilt. Zunächst steht dort Standard. Wir ändern das aber in Buchhaltung.

Diese Auswahl sorgt dafür, dass alle unsere Einträge ein Euro-Zeichen erhalten und rechtsbündig ausgegeben werden. Außerdem bekommen Zahlen automatisch zwei Nachkommazahlen, auch wenn keine angegeben werden. So wird aus der Zahl „100" eine „100,00 €".

In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass wir eine Rechnung über zwei Artikel erstellen wollen: Nägel und Schrauben.

Für alles geben wir zunächst Stückpreise an, lassen uns dann die Gesamtsumme pro Posten berechnen und anschließend die Zwischensumme. Danach muss natürlich die Mehrwertsteuer berechnet werden und am Ende die Gesamtsumme.

In der Hoffnung, dass unsere Kunden schnell bezahlen, räumen wir noch ein Skontofeld ein.

Tragen wir zunächst eine Zeile in unsere Tabelle ein:

Geben wir in das erste Tabellenfeld die Zahl 100 für 100 Schrauben ein, macht die Tabelle automatisch eine 100,00€ Schraube daraus. Das wollen wir natürlich nicht. Markieren wir also das Tabellenfeld. Dazu einfach einmal mit der Maus in das Feld klicken und dann oben wieder in den Pulldownbutton hinein und wählen diesmal aber „Standard" aus. Dieses eine Feld ist nun als „Standard" definiert. Eine 100 bleibt jetzt auch eine 100!

Ich kenne mich nun zugegebener weise nicht sonderlich gut mit den Preisen für Schrauben und Nägel aus, drum möge man meine Preisbeispiele hier nicht sonderlich ernst nehmen. Aber es geht ja um das Beispiel.

Nehmen wir also an, eine einzelne Schraube kostet 2 Cent. Also tragen wir unter Stückpreis „0,02" ein. Neben dem Feld Gesamtpreis werden wir jetzt eine Formel eintragen, die uns den Gesamtpreis der Schrauben berechnen wird. Bei 100 Schrauben schaffen wir das zwar noch im Kopf, aber es wird genügend Artikel mit krummen Summen geben ...

Dazu markieren wir das Feld in dem wir einmal hinein klicken und gehen nun in die obere Zeile mit den Funktionen.

Dort klicken wir in das Feld und geben ein „=" ein. Anschließend klicken wir in das Feld, wo unser Einzelstückpreis steht, geben das Multiplikationszeichen „*" ein und klicken noch das Feld an, wo unsere Gesamtmenge an Schrauben stehen – also wo die 100 steht.

Die Zeile sollte jetzt so aussehen:

Wenn alles fertig eingegeben wurde, den grünen Haken anklicken. Dann wird die Formel übernommen und in die Tabellenzelle G1 der fertige Betrag ausgegeben.

Zum Üben und besseren Verständnis geben wir noch eine zweite Zeile ein. 250 Nägel zum Stückpreis von 13 Cent.

In Feld G2 dann wieder die Formel eingegeben, wie oben beschrieben, nur jeweils eine Zeile tiefer. Also: „=E2*A2". Dann wird das Gesamtergebnis für den Posten in G2 angezeigt.

Nun wollen wir die MwSt errechnen und schließlich den Gesamtbetrag ausgeben.

Wir bestimmen zunächst, wo die MwSt ausgegeben werden soll und klicken anschließend wieder in das Formelfeld oben. Dort geben wir folgende Formel ein: „=(G1+G2)*0,19"

Nun wird die MwSt für die Schrauben und Nägel ausgegeben.

Nun fehlt noch der Gesamtrechnungsbetrag. Dazu suchen wir uns wieder ein Feld, in dem wir den Gesamtbetrag ausgeben wollen. Wieder in das Formelfeld klicken. Diesmal benutzen wir aber den Formeleditor von Excel. Dazu klicken wir auf das Icon auf das „fx" steht. In dem Fenster, welches sich nun öffnet, nehmen wir gleich die erste Auswahl „SUMME" und klicken auf „OK".

In dem zweiten Fenster geben wir jetzt die Felder an, die summiert werden sollen. Das sind die Felder G1 bis G5. Dazu klicken wir zunächst auf das Feld G1, halten dann die SHIFT (oder Großschreibetaste) fest und klicken in das Feld G5. Die ganze Spalte G1 bis G5 ist nun markiert und taucht im oberen Fenster auch so auf.

Abermals „OK" klicken und schon steht der Gesamtbetrag in G7 (sofern du dich an unserem Beispiel gehalten hast).

Wenn du Skonto einräumen möchtest, erweitere deine Rechnung einfach. Gebe im Feld, wo du deinen Skontobetrag ausgeben willst, folgende Formel ein (von 3% Skonto ausgegangen):

Summe-(Summe*Skonto)

also in unserem Fall: =G7-(G7*0,03)

Rechnung immer wieder verwenden

Soweit so gut. Aber schöner wäre natürlich, sich einmal einen Rechnungsvordruck zu erstellen, diesen abzuspeichern und wann immer man eine Rechnung braucht, diese zu laden und lediglich mit den aktuellen Daten zu bestücken, aus dem dann die Summen automatisch berechnet werden.

Dazu erstellen wir zunächst ein Dokument mit ein wenig Text. Deine Adresse und was so dazu gehört.

Anschließend fügen wir zunächst auch eine Tabelle ein:

Einfügen -> Tabelle -> Excel-Kalkulationstabelle.

Um die Tabelle größer zu machen, einfach ganz unten auf den untersten Umgebungsrand gehen. Der Cursor verändert sich dann zu einem Doppelpfeil, der nach oben und unten zeigt (vorher eventuell einmal oben links in die Ecke klicken, damit die ganze Tabelle ausgewählt wird). Bei gedrückter linker Maustaste den Rahmen nach unten ziehen (in die anderen Richtungen funktioniert das übrigens genauso – oder unten rechts in der Ecke mit der Maus gehen, so dass der Cursor einen diagonalen Doppelpfeil erhält - dann kann man in alle Richtungen gleichzeitig bewegen).

Nun geben wir zunächst in der ersten Zeile ab der zweiten Spalte Überschriften für die einzelnen Spalten ein, damit wir hinterher auch wissen, was wohin geschrieben werden muss. Im Beispiel wähle ich die Spaltenüberschriften „laufende Nummer (laufNr), Stückzahl, Artikel, Einzelpreis (EP), Postenpreis".

Ein paar Zeilen weiter unten kommt noch „Zwischensumme, MwSt und Gesamtsumme in Spalte eins und untereinander hin. Wenn wir überall was eingetragen haben, dann einfach die gesamte obere Zeile markieren und oben in den Icons „Fett" auswählen und des gleichen mit der ersten Spalte machen.

Unschön ist natürlich, das die Worte in der ersten Spalte in die zweite hineinragen. Das können wir ganz einfach ändern, in dem wir unseren Mauscursor genau auf die Linie, die zwischen A und B steht bewegen, so dass der Cursor einen Doppelpfeil, der nach links und rechts zeigt, annimmt. Nun einfach einen Doppelklick auf dieser Linie ausüben und die linke Spalte (also Spalte A) passt sich in der Breite des größten Wertes an. In unserem Beispiel ist das das Wort „Zwischensumme".

Kommen wir nun zu unseren Berechnungsfeldern. Dazu klicken wir einmal in das Feld F2. Dort soll hinterher der Gesamtpreis des einzelnen Postens stehen. Direkt ins Feld oder wahlweise oben in das Funktionsfeld ein Gleichheitszeichen wieder eingeben („="), einmal in das Feld mit der Stückzahl in der gleichen Zeile klicken (also C2) und desgleichen in den Einzelpreis (E2), nachdem ein Multiplikationszeichen eingefügt wurde. Die Formel sieht nun so aus: =C2*E2

Jetzt noch den grünen Haken in der Funktionszeile oben anklicken und schon ist die Formel für das Feld übernommen.

Noch einmal zur Erinnerung: Wir haben 100 Schrauben zum Einzelpreis von 0,03 €

Damit das Feld am Ende auch eine korrekte Währungssumme ausgibt, markieren wir das Feld und wählen oben wieder im Bereich Zahl Buchhaltung aus. Diesmal machen wir das nicht für die ganze Tabelle, sondern nur für das Feld.

Word, bzw. Excel schreibt in das Feld F2 nun also den Gesamtpreis für die Zeile 2 in Euro hin.

Um diesen Ablauf nicht für jede Zeile zu wiederholen, machen wir jetzt ganz einfach folgendes: wir klicken einmal in das Feld F2. Die Zeile erhält jetzt einen starken schwarzen Rand. Unten rechts ist ein Punkt in diesem Rand.

Wenn wir die Maus über den Punkt unten rechts bewegen verändert sich unser Mauscursor zu einem Kreuz. Dann die linke Maustaste gedrückt halten und soweit nach unten ziehen, bis zur Zeile vor der Zwischensumme.

Wenn du nun einmal in die einzelnen Felder klickt, wirst du feststellen, dass das Feld jeweils an die Zeile angepasst ist. Die dritte Zeile hat also automatisch die Felder C3 und E3 zugewiesen bekommen usw.

Wir müssen allerdings noch die Formatierung für den Preis für die Stückzahlen richtig machen. Dort steht derzeit noch keine Euro-Formatierung. Dazu einfach einmal in das Feld C2 klicken und oben in der Multifunktionsleiste im Pulldownbutton Buchhaltung auswählen. Anschließend wieder mit der Maus über den Punkt des Feldes unten rechts bewegen, die Maus gedrückt halten und einfach wieder nach unten ziehen. Dann wird automatisch die Formatierung auf alle anderen Felder übertragen.

Nun wollen wir aber unsere Zwischensumme berechnen: Dazu einfach in das Feld klicken, in der die Zwischensumme stehen soll. Bei mir ist das das Feld F8. Hier geben wir ganz einfach wieder unsere Summenformel ein. Am einfachsten geht das, wenn wir oben in der Funktionenleiste das Icon mit dem "fx" anklicken. Im ersten Fenster wählen wir wieder SUMME aus und klicken OK. Im zweiten Fenster wird mir bereits unter "Zahl" F2:F7 vorgeschlagen. Das lassen wir so stehen. Falls es bei dir anders steht, trage das bitte so ein oder mache es wie oben, in dem du mit gedrückter linker Maustaste einmal in F2 und einmal in das letzte Feld, über das die Summe berechnet werden soll, klickst. In meinem Beispiel ist das letzte Feld F7, da bei F8 ja die Zwischensumme stehen soll.

Jetzt noch OK klicken. Ein grüner Haken muss nichts mehr geklickt werden, da durch die beiden Fenster die Formel abgeschlossen ist.

In Feld F8 berechnen wir nun unsere Mehrwertsteuer. Vermutlich hast du jetzt keine Probleme mehr in der Anwendung. Also einmal in das Feld F8 klicken und =F7*0,19 eingeben. In Feld F9 braucht jetzt nur noch ein Summenfeld über F7 und F8 angegeben zu werden. Also ganz einfach: =F7+F8. Wahlweise kann man auch schreiben: =SUMME(F7:F8)

Man kann das ganze jetzt noch zusätzlich gestalten, in dem man in der Multifunktionsleiste verschiedene Dinge zur Gestaltung benutzt. Zum Beispiel kann man, wenn man die Zeile mit der Zwischensumme markiert oben einen Rahmen auswählen (im Block Schriftart zwischen "Fett, Kursiv Unterstrichen" und den Farbangaben). Eine Linie oben wäre vielleicht ganz nett. Und oder man wählt weiter rechts die bedingte Formatierung aus und entscheidet sich vioelleicht für eine Farbabstufung oder farbige Fähnchen oder .... Einfach mal ein wenig rumspielen. Da ist für jeden Geschmack was dabei.

Tipp:
Man kann natürlich mit dem Datumfeld von Word automatisch das aktuelle Datum setzen und sich fortan nie wieder Gedanken über das Datum machen. Aber wenn man die Rechnung später nochmal aufruft, dann nimmt diese automatisch das aktuelle Datum an. Sollte es später also mal Probleme geben oder man will sie auch einfach nur für die Buchhaltung vernünftig ablegen, dann sollte man stets das Datum per Hand eintragen und auch so abspeichern. Dann bleibt beim nächsten Aufruf der Rechnung auch das Datum bestehen, an dem sie erstellt wurde.

Als Vorlage speichern

Jetzt müssen wir aber unsere Rechnungsvorgabe noch so abspeichern, dass wir sie immer wieder verwenden können.

Dazu rufen wir oben links die Schaltfläche Office auf (den großen Kreis oben links). Dann Speichern unter und Word-Vorlage. Nun wählen wir unseren Vorlagenordner aus. Entweder einen eigenen oder aus dem bestehenden Verzeichnissen eines auswählen. Aber bitte merk dir, wo du es hin speicherst. Ggf. notiere es dir auf einen Zettel.

Eigentlich war es das schon.

Du kannst nun jederzeit, wenn du auf Neu klickst deine Vorlage auswählen. Sie wird dann als Dokument [laufende Nummer] geöffnet. Dadurch wird verhindert, dass du versehentlich eine bestehende Rechnung überschreibst. Wenn du auf Speichern klickst, wird so immer der Speicherdialog geöffnet.

Erstellung eines eigenen Symbols für den Schnellzugriff

Mit Hilfe der Makrotechnik können wir uns ein eigenes Symbol für unsere Rechnung erstellen und dieses auf der Schnellstartleiste anzeigen.

Makros sind kleine Helferlein, mit denen wir immer wieder kehrende oder komplizierte Abläufe aufzeichnen und festhalten können. Also quasi ein Lied, das sie aufnehmen, um es nicht jedesmal aufs neue selber singen zu müssen.

Dazu wechseln wir zunächst in unserer Iconleiste auf das Tab Ansicht und dann ganz rechts auf das Icon Makros. Das Icon ist quasi zweigeteilt: der obere Bereich ruft eine Liste der vorhandenen Makros auf (macht also das, was sie bei dem direkten klick in der oberen Hälfte des Icons erhalten hätten) und der untere Bereich des Icons – dort wo sich auch der Pfeil nach unten befindet – ruft ein kleines Untermenü auf:

• Makros anzeigen

• Makros aufzeichnen

• Makros anhalten (ausgegraut)

Ausgegraut bedeutet, dass dieser Menüpunkt derzeit nicht verfügbar ist. Deshalb können Sie diesen auch nicht anklicken.

Wir möchten nun ein Makro aufzeichnen. Nämlich schlicht und ergreifend den Vorgang, den wir machen müssen, wenn wir unsere selbst erstellte Rechnung laden wollen.

Dazu klicken wir nun also auf die untere Hälfte des Makro-Icons und wählen Makro aufzeichnen aus. Es erscheint nun folgendes Fenster:

In diesem Fenster geben Sie zunächst den Makronamen ein. Sie müssen allerdings ein zusammenhängendes Wort nehmen. Ein Leerzeichen ist nicht erlaubt, aber Unterstriche können Sie beispielsweise verwenden.

Makros speichern in – dort werden Sie vermutlich ohnehin nur Alle Dokumente (Normal.dotm) auswählen können. Falls Sie schon vorhandene Makros haben, können Sie diese auch noch auswählen. Wir entscheidenden uns aber in jedem Fall für Normal.dotm. Damit haben Sie immer Zugriff auf das Makro.

In Beschreibung geben Sie einen kurzen Text ein, wofür das Makro ist.

Die beiden Schaltflächen (Schaltfläche und Tastatur) für Makro zuweisen zu vernachlässigen wir an dieser Stelle. Dazu kommen wir etwas weiter unten über einen anderen Weg.

Nachdem wir nun alles eingetragen haben, klicken wir auf OK. Der Mauszeiger verwandelt sich jetzt zu einem Symbol mit einer Kassette am Pfeil – wir befinden uns nun im Aufzeichnungsmodus. Jeden Klick, den Sie ab jetzt tätigen, merkt sich Word.

Also öffnen wir nun unsere Vorlage für die Rechnungen. Wissen Sie noch, wie es geht?

Zuerst auf den oberen linken großen Kreis, der Office-Schaltfläche und wählen dort Neu aus. Dann das Verzeichnis, in dem unser Rechnungsvordruck liegt und öffnen dann das File mit dem Rechnungsvordruck. Nachdem das File geöffnet ist, wechseln wir wieder auf das Makro-Icon (Ansicht – ganz rechts ist das Makro-Icon), gehen auf den unteren Bereich des Icons und wählen nun den Untermenüpunkt Makro anhalten aus (das ist der, der vorher ausgegraut war).

Übrigens: während der Aufzeichnung haben Sie einen weiteren Untermenüpunkt zur Verfügung: Aufzeichnung anhalten. Damit können Sie eine Pause in der Aufzeichnung einlegen und später wieder mit Aufzeichnung fortsetzen fortführen.

Nun haben wir ein Makro erstellt, der den Vorgang des Öffnens unserer selbst erstellten Rechnung als Vordruck aufgezeichnet hat. Nun wollen wir aus diesem Makro ein Symbol machen, das wir direkt anklicken und somit das Makro starten können, der uns damit den umständlichen Weg über die Office-Schaltfläche abnimmt.

Dazu bewegen wir unseren Mauszeiger neben unserer Schnellstartleiste und drücken die rechte Maustaste. Im erscheinen Kontextmenü wählen wir Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen aus. Wahlweise können Sie auch über die Office-Schaltfläche die Word-Optionen öffnen und dort den Menüpunkt Anpassen auswählen.

Unter Befehle auswählen wechseln wir zu den Makros (vierte Zeile von oben) . Im linken Fenster werden nun alle Makros angezeigt, die wir bereits haben. Im besten Fall steht da nur das soeben erstellte Makro mit unserer Aufzeichnung des Rechnungsvordrucks laden. Das markieren wir im linken Fenster und verschieben es in das rechte Fenster, in dem wir auf den Button Hinzufügen>> klicken, welcher sich zwischen den beiden Fenstern befindet.

Nun befindet sich zwar unser Makro in der Schnellstartleiste, aber sieht so ja etwas merkwürdig aus. Um das zu ändern, markieren wir unser neues Symbol im rechten Fenster und klicken unten auf Ändern.