Taka wiedza jest niezbędna w procesie planowania. Może również pomóc przy tworzeniu stałego cennika. Raport z przeszłych zadań stanowi jakiegoś rodzaju dowód, że firma jest skuteczna i rzeczywiście potrafi w określonym czasie wykonać powierzone jej zadanie, co będzie istotnym argumentem w fazie negocjacji szczegółów projektu, dodając firmie wiarygodności u potencjalnych klientów.

Mierzenie czasu w projektach można również wykorzystać do kontroli. Dzięki temu możemy łatwo sprawdzić, czy dane zadanie nie zajmuje nam więcej czasu, niż na początku założyliśmy, co pozwoli nam dokonać niezbędnych zmian, póki jeszcze jest na nie czas. Takimi alternatywami mogą być np. outsourcing czy zatrudnienie dodatkowych pracowników. Jeżeli natomiast kontrola ukaże, że prace są nietypowo mocno posunięte do przodu, będzie to znak, że warto przyjrzeć się projektowi dogłębniej. Sprawdzić, czy powierzone podopiecznym zadania wykonywane są z należytą starannością i czy nie ma gdzieś niedociągnięć. Takie badanie jest niezbędne, aby osiągnąć zamierzony cel.

Kolejną ważną funkcją jest jednoznaczne wykazanie nadgodzin. Dzięki dokładnemu mierzeniu czasu w projektach bardzo łatwo określić, kto i ile spędził dodatkowych roboczogodzin pracując nad konkretnym projektem.

Wyniki mierzenia czasu pracy są znakomitym bodźcem dla pracowników, ponieważ pomagają im zrozumieć w jaki sposób spędzają czas przed komputerem. Taka samokontrola to najlepszy możliwy sposób na podniesienie produktywności pojedynczych pracowników i całego zespołu. Wiedza, że projekt wykonywany jest zgodnie z planem daje duży komfort pracy, albo – gdy występują zaległości – mobilizuje do większego wysiłku. Wiedza wynikająca z mierzenia czasu pomaga pracownikom utrzymać samodyscyplinę, co w znacznym stopniu zwiększa kreatywność.
Podstawowym narzędziem w zarządzaniu projektami są Timesheety. Początkowo tworzone jako typowa lista obecności w pracy, dziś za zadanie mają ukazać kiedy rozpoczęto pracę nad konkretnym zadaniem i kiedy ją zakończono oraz jak długo trwał cały proces. Wraz z rozwojem technologii ręczne wypełnianie tabelek długopisem zastąpiły specjalne programy służące do tworzenia wykresów czasowych. Często połączone z funkcją monitorowania aktywności użytkownika, pozwalają przypisać konkretną czynność do danego projektu, lub po prostu wybrać ręcznie ramy czasowe, w których zajmowaliśmy się zadaniem. Takie rozwiązanie, choć nieco wygodniejsze, nie jest jednak w pełni optymalne i wiarygodne. Czas jest często zaokrąglany i wpisywany intuicyjnie, bo pracownicy nie mają czasu lub ochoty wypełniać Timesheetów na bieżąco.

Proszę sobie wyobrazić, że przykładowa firma mająca 20 pracowników, potrafiła dokładnie określić ile czasu poświęcanych jest na jakie czynności. Niestety ciężko będzie zmusić pracowników, aby ręcznie, sumiennie wpisywali kiedy pracują nad jakim projektem. Rozwiązaniem są aplikacje, które same rozpoznają nad czym pracuje w danym momencie użytkownik i odpowiednio przypisuje ten czas do odpowiednich projektów.

TimeCamp to pierwszy w Polsce system, które sam rozpoznaje nad czym pracuje w danym momencie użytkownik i odpowiednio przypisuje ten czas do projektów. Zastępuje ręcznie wpisywane Timesheety, lub pomaga je dokładniej rozliczać. Do każdego zadania przypisywane są słowa kluczowe unikalne dla danego projektu. Może to być albo przypisana mu nazwa, albo imię i nazwisko klienta którego dany projekt dotyczy, albo nazwa oprogramowania używanego tylko do – na przykład – księgowości. TimeCamp wykrywa dokładny czas poświęcony na dany projekt i zapisuje dane w systemie, dając użytkownikom pełne, szczegółowe i łatwe do interpretacji statystyki.

System automatycznie mierzący czas w projektach znacznie ułatwi pracę w każdej firmie zorientowanej zadaniowo. Zarządzanie projektami w ostatnich latach drastycznie nabrało na znaczeniu i stało się odrębną dziedziną nauki o zarządzaniu, a eksperci zajmujący się tym problemem są we współczesnych organizacjach niezwykle istotni. Prawidłowe zarządzanie zadaniami oznacza regularne, wysokie przychody i harmonię w firmie. Model zadaniowy staje się w dzisiejszych czasach niezwykle popularny, a jego implementacja może przynieść wymierne korzyści właściwie w każdym biznesie. Oprogramowanie do pomiaru czasu w projektach przyda się w każdej firmie, a szczególnie:

• rachunkowość
• doradztwo
• agencje reklamowe
• firmy programistyczne

Oprócz małych, średnich i dużych przedsiębiorstw aplikacje tego typu są świetnym narzędziem dla freelancerów. Dzięki dokładnemu pomiarowi czasu pracy nad jakimś konkretnym projektem wolni strzelcy mogą dokładniej niż kiedykolwiek wycenić swoją pracę oraz zaplanować kolejne działania. Informatycy, graficy, dziennikarze, księgowi – właściwie każdy używający do pracy komputera freelancer uzna nasze oprogramowanie za wyjątkowo pomocne.

Kolejnym segmentem, których powinno zainteresować automatyczne mierzenie czasu, są firmy rozliczające się na zasadzie time&material. TimeCamp będzie znakomitym narzędziem do tworzenia okresowych raportów dla klienta oraz do obliczania i przewidywania kosztów. Funkcja eksportu danych do programu Microsoft Excel pozwoli pracownikom dokonać szczegółowych obliczeń i wykresów.

TECHNIKI ROZLICZANIA CZASU W PROJEKTACH

Sposobów na rozliczanie czasu, z angielskiego zwane time trackingiem, jest sporo. Pierwszy, najbardziej prymitywny, używany jest przez wszystkich – kiedy sięgamy głęboko do naszej pamięci opowiadając o tym jak spędziliśmy dzień dzisiaj, wczoraj, czy tydzień temu. Takie rozliczanie czasu jest oczywiście bardzo subiektywne i nieefektywne, dlatego gdy mówimy o time trackingu w firmie nie może być o tym mowy.

Pierwszym profesjonalnym wyjściem było ręczne zapisywanie czasu. Potrzebne do tego były kartka, ołówek i zegarek. Wypełnianie tabelek i wpisywanie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy przez wiele lat było jedynym sposobem na skuteczne rozliczanie czasu przeznaczonego na konkretne zadanie. W dzisiejszych czasach jednak tego typu rozwiązanie jest zupełnie nieproduktywne. Nawet jeśli udaje nam się systematycznie i sumiennie zbierać dane, to aby dokonać szerszej analizy wyników i tak musimy wprowadzić je ręcznie do komputera, praktycznie podwajając czas zbierania danych.

Możliwości analizy, które stworzył rozwój technologii komputerowej, sprawiły że coraz bardziej pomysłowi przedsiębiorcy wprowadzali czas bezpośrednio do arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Microsoft Excel, Open Office czy GoogleDocs. Możliwości tworzenia raportów przez te aplikacje są ogromne i na pewno pomogły przy rozliczaniu wielu projektów, jednak nadal operacja ta jest bardzo czasochłonna. Dodatkowo przez długi czas ograniczona była liczba użytkowników, którzy mogli korzystać z arkusza kalkulacyjnego – dopiero niedawno dzięki usługom GoogleDocs czy Microsoft Live wielu użytkowników dzięki Internetowi może korzystać z tego samego arkusza, wprowadzając dane z wielu źródeł na raz. Wprowadzenie takich udogodnień jest krokiem w dobrym kierunku, jednak nie wystarcza do określenia arkuszy kalkulacyjnych jako wyjścia optymalnego, biorąc pod uwagę dostępne dziś wyjścia alternatywne.
Takim wyjściem jest oprogramowanie służące do time trackingu. Jego pierwotne założenie polegało na automatycznym tworzeniu timesheetów i innych interesujących raportów (wycen, podsumowań) po tym, jak użytkownik wpisał ręcznie datę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Kolejnym krokiem było stworzenie magicznego przycisku start/stop, po którego kliknięciu program sam dokładnie mierzył czas pracy.

Rozwój wszystkich wyżej wymienionych technik ukazuje, że problem time trackingu jest bardzo istotny w nowoczesnych, skutecznych przedsiębiorstwach, zwłaszcza tych nastawionych na zadania. Rozwiązania te jednak nadal nie są do końca obiektywne i pozostawiają dużo miejsca na manipulację wynikami, co w ostatecznym rachunku nie daje w 100 procentach pewnego, prawdziwego wyniku.

W tym miejscu wchodzi oprogramowanie, które czas poświęcony projektom mierzy automatycznie. Dzięki prostocie użycia i przyjaznemu interfejsowi aplikacja stale zyskuje nowych zwolenników. Sama bada zachowanie pracownika na komputerze i przypisuje dany czas do konkretnego zadania, kiedy zauważa, że jest ono wykonywane. Brzmi nieprawdopodobnie? A jednak to prawda. Co najważniejsze, wyniki te są w 100 procentach zgodne z prawdą i pozwalają na jednoznaczną ocenę przebiegu wykonywania zadania.

WADY I ZALETY ROZLICZANIA CZASU W PROJEKTACH

Rozliczanie czasu w projektach to w dzisiejszych czasach jeden z najważniejszych procesów w działalności firm zorientowanych zadaniowo. Proces ten, jak każdy inny, ma swoje wady i zalety. Bardzo często określenie plusów i minusów zależy od stanowiska, które użytkownik obejmuje w firmie.

Trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że rozliczanie czasu pracy jest swego rodzaju kontrolą pracownika. Obiektywnie patrząc na problem w wielu sytuacjach taki monitoring jest niezbędny, ale często spotyka się z niechęcią i odrzuceniem, zwłaszcza przez tych, których ma dotyczyć. Wynika to z ludzkiej natury – każdy w jakimś stopniu rozumie, że taka kontrola przynosi wiele korzyści, ale bardzo często takie techniki traktowane są jako ingerencja w sposób pracy pracownika, co może być odebrane jako brak zaufania i powodować negatywny stosunek do pracodawcy. Dlatego bardzo istotą rzeczą jest uświadomienie pracownikom, że rozliczanie czasu nie jest żadną karą czy sposobem na inwigilację, a zwykłym narzędziem pracy, które przyda się nie tylko pracodawcom, a również – a może przede wszystkim – pracownikom. Nasza firma, tworząca oprogramowanie badające zachowanie użytkowników na komputerze, choć dostarcza te informacje przełożonym, jako głównych odbiorców widzi właśnie tych pracowników, których dane przekazywane są do systemu. Dzięki temu, że mają oni bezpośredni wgląd w statystyki, nasza aplikacja pomaga swoim użytkownikom utrzymać ważną cechę, którą jest samodyscyplina. Cechę, którą każdy lubi wpisać w swoje CV, ale którą nie każdy potrafi utrzymać. Biorąc pod uwagę ludzką naturą i swoistą potrzebę relaksu, interakcji ze społeczeństwem i poszukiwania informacji o świecie nie jest to nic dziwnego. Każdy pracownik jednak dzięki możliwości porównania swoich osiągnięć i statystyk dotyczących spędzanego czasu w pracy sam zauważa, kiedy spędza czas produktywnie, a kiedy przeznacza go na osobiste, niezwiązane z pracą potrzeby. Dzięki temu sam motywuje się do działania, co powoduje duży skok do przodu jeśli chodzi o osiągane w pracy wyniki, dające szanse na premię lub awans.

Ukazanie oprogramowania podsumowującego czas pracy jako przyjazne pracownikom to niezwykle trudne wyzwanie, ale dzięki prostemu, zachęcającemu do współpracy interfejsowi oraz stałej wymianie uwag i doświadczeń z użytkownikami udało się nam je osiągnąć.
Oprócz prowadzenia do wzrostu samodyscypliny i produktywności pracowników, nasze oprogramowanie jest znakomitym narzędziem do w całym procesie zarządzania, na który składają się planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie. Pomaga w ustalaniu terminarza, wycenie projektu i prognozie wynagrodzeń. Może stanowić najlepsze z możliwych narzędzie do systemu premii i awansów. Jako, że nasze oprogramowanie jest praktycznie bezinwazyjne, w żaden sposób nie przeszkadza w pracy i nie zabiera bezcennego czasu.

Teraz korzystanie z TimeCampa jest wygodniejsze niż kiedykolwiek!

Cechy i zdolności do pracy pracowników stanowią najważniejszy i najcenniejszy kapitał każdego zakładu pracy, często jednak niedoceniany i marnotrawiony w złej organizacji wykorzystania zasobów ludzkich.

Przeczytaj poradnik skutecznego motywowania, który pomoże Ci łatwo i skutecznie zmotywować Twój zespół, a co więcej zwiększy satysfakcję pracowników z wykonywanej przez nich pracy.

PORADNIK SKUTECZNEGO MOTYWOWANIA

1. Informuj swój zespół

• nie rób tajemnicy z podstawowych informacji,
• informacja jest potrzebna ludziom aby lepiej pracowali,
• im więcej informacji na temat pracy, tym większa motywacja do pracy,
• uzgadniaj cele, które mają być osiągnięte i informuj o wynikach.

2. Używaj pochwał

• umiejętne nagradzanie ma nieocenioną wartość, ludzie którzy są zadowoleni z siebie, osiągają dobre wyniki,
• dowiedz się co motywuje Twoich ludzi,
• sposoby udzielania pochwał są ograniczone tylko Twoją wyobraźnią,
• nagradzaj za współpracę w zespołach,
• zauważaj szczególne osiągnięcia i chwal je, rób to publicznie,
• nie roztrząsaj niepowodzeń swoich podwładnych, szukaj w nich rzeczy dobrych.

3. Deleguj uprawnienia

• angażuj zespół w tworzenie polityki działania,
• deleguj uprawnienia, wyzwala to twórcze myślenie, ukryte zdolności,
• proś o pomoc, korzystaj z wiedzy i doświadczenia zespołu,
• słuchaj ludzi, niech wiedzą, że liczysz się z ich zdaniem,
• wykazuj lojalność wobec zespołu, nie przywłaszczaj sobie cudzych pomysłów.

Artykuł o przyczynach braku motywacji możesz przeczytać tutaj.

Według badań przeprowadzonych przez firmę TimeCamp czas w pracy spędzony przez pracowników na portalach zakupowych kosztuje polskie przedsiębiorstwa 1 497 763 000 złotych.

Rys. 1 Najchętniej odwiedzane strony i aplikacje w czasie pracy

Rys. 2 Najpopularniejsze aplikacje i strony

Rys. 3 Najpopularniejsze formy spędzania prywatnego czasu w pracy

Rys. 4 Najczęściej występujące kategorie w pracy biurowej

Wydawać by się mogło, że portale społecznościowe, na czele z Facebookiem są najpopularniejszym sposobem wykorzystania internetu w celach prywatnych, zajmują one jednak stosunkowo mniej czasu niż buszowanie po portalach aukcyjnych.

Porównując najchętniej odwiedzane strony internetowe, Facebook plasuje się na pierwszym miejscu. Jednak przy analizie formy spędzania czasu w pracy w internecie, najczęściej i najdłużej pracownicy przebywają na portalach zakupowych. Co jest tego przyczyną?

- Zrozumiałym jest, że gdy chcę coś kupić najpierw przeglądam ofertę, wybieram najlepszy produkt i sprawdzam cenę. Na portal aukcyjny wchodzę nawet kilkadziesiąt razy dziennie, muszę to robić w czasie pracy, bo inaczej mogę stracić najlepsze okazje – mówi Andrzej z wrocławskiej firmy internetowej.

Najczęściej pracownicy, którzy robią zakupy przez internet, poświęcają w ciągu dnia na to 40 minut. W przypadku użytkowników portali społecznościowych ich średni czas jest zdecydowanie mniejszy i wynosi 9 minut.

Badanie zostało przeprowadzone na grupie 3141 pracowników, w którym każdy z nich uczestniczył przez średnio 88 godzin.  Wyniki pokazały, że każdy pracownik spędzał średnio 1 godzinę i 11 minut dziennie na portalach nie związanych z pracą.  Najczęściej odwiedzanymi witrynami był Facebook, Youtube, Gadu-Gadu i Allegro. Natomiast najwięcej czasu zajmowały zakupy przez internet, wizyty na portalach społecznościowych i gry online.

Średnio każdy pracownik brał udział w badaniu przez 88 godzin i spędził 16 godzin przed komputerem zajmując się rzeczami nie związanymi z pracą, co stanowi 19% badanego czasu. Średnio każdy pracownik spędzał 1 godzinę i 11 minut dziennie na portalach nie związanych z pracą.

„Jednakże większość ludzi bierze to wyjątkowe, niewymienne i niezbędne bogactwo (czas) za coś, co nie wymaga zastanowienia. I być może nic innego nie wyróżnia skutecznego menedżera tak, jak jego czule miłosna troska o czas”.

To kluczowe pytanie „jak wykorzystuję swój czas” jest zadziwiająco trudne do zbadania. Ciężko o obiektywną odpowiedź, bo jest mnóstwo czynników, które mają na to wpływ. Jednym z nich jest to, jak widzimy samego siebie. Spojrzenie wstecz na wykorzystany czas wymaga sporego dystansu, bo ludzie łatwo koloryzują fakty, aby wypaść „w pozytywnym świetle”.

W pewnym eksperymencie zapytano członków klubu pływackiego i tenisowego ile razy odwiedzali oni klub w ciągu ostatniego roku. Ich odpowiedzi zostały następnie porównane z elektronicznym systemem, który zliczał te dane. W obu przypadkach ponad połowa wszystkich ankietowanych pomyliła się o więcej niż 100%.

Peter Drucker opisuje historię prezesa spółki, który był pewny, że jego czas był dzielony na trzy równe części. Twierdził, że jedną część czasu spędzał z kierownikami firmy, drugą część na działalności społeczne, a trzecią poświęcał najważniejszym klientom. Z prawdziwego i obiektywnego zapisu jego budżetu czasu z sześciu tygodni wynikało jasno, że żadnej z dwóch pierwszych dziedzin nie poświęcał więcej niż 10% swojego czasu. To były zadania, o których wiedział, że musi im poświęcać swój czas, dlatego pamięć mówiła mu, że większość czasu poświęcał właśnie na te aktywności. Jednak obiektywny zapis pokazał, że większość czasu zajęła trzecia część – pilnowanie zamówień najważniejszych klientów. Potrzeba było dwóch dodatkowych pomiarów, by go przekonać, że powinien ufać nie pamięci, ale pomiarowi.

Inny istotny problem w monitorowaniu pracowników to drobne przerwy w pracy takie jak „sporadyczne” rzucenie okiem na wiadomości, sprawdzenie poczty, czy zjedzenie kanapki. Dobrze wiemy, że jest ich mnóstwo. Na blogu można o tym przeczytać w artykule „Ludzka natura kontra produktywność”.

Niestety, w module do rozliczania zadań, dane odnoszące się do nowych projektów dodanych do systemu w dniach od 26. września do dzisiaj, zostały utracone. Informacje o wykorzystaniu aplikacji i użyciu stron www udało się odzyskać. Opisana sytuacja wystąpiła dla kilkunastu kont.

Dane odnoszące się do projektów dodanych do systemu przed dniem 26. września, jak i wszystkie inne informacje zostały nienaruszone. W tym momencie pracujemy nad dodatkowym zabezpieczeniem serwerów i baz danych, tak aby taka sytuacja nie powtórzyła się w przyszłości. Bardzo przepraszamy i liczymy na wyrozumiałość.

W imieniu całego zespołu Time Solutions
Kamil Rudnicki
Paweł Kowalczyk

Cały zespół TimeCampa aktywnie pracuje nad nowym produktem do reaktywnego rozliczania czasu pracy w projektach i zadaniach. Różnica między naszą propozycją, a innymi rozwiązaniami do time trackingu, tkwi w naszej aplikacji, która potrafi automatycznie, w tle zbierać potrzebne informację do tego, aby automatycznie przypisać czas do projektów. Pracownicy nie muszą pamiętać, aby rozliczać czas, TimeCamp zrobi to za nich.

Zapraszamy do kontaktu w tej sprawie.