Training | Konsultasi Sistem Manajemen | Improvement |

Cara memperoleh sertifikat IATF 16949:2016

noreply@blogger.com (Agus Haryanto) — Thu, 30 Apr 2020 23:35:00 -0700

Saat ini industri otomotif sedang berkembang teramat pesat, kebutuhan masyarakat akan produk otomotif semakin tinggi. Kompetisi para produsen roda empat dan roda dua sangat kentara dengan munculnya produk baru yang ditawarkan kepada para penggunanya. Dengan banyaknya produk baru di setiap produsen, tentunya harus diiringi kualitas produk agar tidak mengecewakan konsumen.

Bicara kualitas berarti bicara tentang Quality Management System. Khusus otomotif, terdapat satu buat standar internasional yang sudah diakui oleh dunia, yaitu QMS IATF 16949:2016. Bagi anda yang ingin lebih mengetahui sekilas IATF 16949:2016, bisa dilihat link nya dibawah :

Sekilas IATF 16949:2016

Memperoleh sertifikat QMS IATF 16949:2016 adalah dambaan setiap perusahaan yang produksinya khusus memproduksi part otomotif. Dengan diperolehnya sertifikat ini, berarti perusahaan tersebut sudah menjamin bahwa produk yang dihasilkan sudah sesuai dengan keinginan pelanggan otomotif. Saat ini rata – rata produsen roda dua dan roda empat sudah mempersyaratkan suppliernya untuk sertifikasi IATF 16949:2016 di dalam system manajemen mutu nya.

Lantas, bagaimana cara memperoleh sertifikat IATF ?

Dibawah ini akan saya jelaskan, persyaratan yang sifatnya mandatory / wajib dipenuhi perusahaan pada saat akan mengajukan sertifikat IATF 16949:2016 kepada Badan Sertifikasi.

Daftar Isi Sertifikasi IATF

Pemenuhan klausul ISO 9001:2015 dan IATF 16949:2016
Memiliki Kebijakan Mutu
Memiliki Sasaran Mutu
Memiliki Activity Plan
Business Process Mapping
Risk Management
Pemenuhan persyaratan IATF Core Tools
Kompetensi 1st and 2nd party Auditor.
Pelaksanaan 1st party auditor ( Process, Product, System )
Pelaksanaan 2nd party auditor ( Supplier )
Management Review

Pemenuhan klausul ISO 9001:2015 dan IATF 16949:2016

Struktur IATF terdiri dari dua persyaratan standar yang digabung, yaitu : ISO 9001:2015 dan IATF 16949:2016. Kedua persyaratan ini terbit secara terpisah, tetapi penggabungan persyaratan IATF terlihat pada klausul IATF 16949:2016 yang mereferensikan klausulnya ke persyaratan ISO 9001:2015. Contohnya, klausul 4. Context of the Organization, dalam IATF, klausul 4.1, 4.2 di referensikan ke ISO 9001:2015. Intinya, ketika perusahaan anda akan mengajukan sertifikat IATF 16949:2016, maka persyaratan ISO 9001:2015 juga wajib anda penuhi, tetapi tidak wajib untuk memiliki sertifikat ISO 9001:2015, kecuali pelanggan anda memintanya.

Memiliki Kebijakan Mutu

Quality Policy atau Kebijakan Mutu adalah mandatory. Wajib bagi perusahaan untuk merancang serta membentuk Kebijakan Mutu di internal organisasinya. Kebijakan mutu merupakan bukti bahwa perusahaan memiliki komitmen terhadap pemenuhan persyaratan IATF 16949:2016 serta persyaratan pelanggan.

Memiliki Sasaran Mutu

Quality Objective atau Sasaran Mutu juga mandatory. Perusahaan harus memiliki target yang jelas mengenai tujuan perusahaan dalam mengelola usahanya. Biasanya Sasaran Mutu ini berupa angka, nilai, volume, percentage (%), profit, nilai kenaikan produksi, penurunan defect atau NG Ratio, penurunan customer complaint, penurunan delay delivery, peningkatan performance supplier, dan lainnya. Sasaran Mutu ini berlaku dalam satu fiscal, namun tergantung bagaimana Top Management Perusahaan merancang targetnya yang akan diperoleh. Target ini juga harus ada korelasi dengan hasil di fiscal sebelumnya

Memiliki Activity Plan

Activity Plan adalah rencana yang akan dilakukan untuk mencapai Sasaran Mutu Perusahaan. Activity Plan harus melibatkan setiap proses terkait bisnis perusahaan yaitu department masing masing proses. Diantaranya adalah department : Marketing, Purchasing, PPIC, Produksi, QA, Warehouse, Finish Good, Maintenance, dan lainnya.

Business Process Mapping

Business Process Mapping atau BPM adalah layout pemetaan proses bisnis perusahaan. BPM ini menggambarkan flow business yang melibatkan seluruh pihak terkait sehingga tercipta business proses perusahaan. Biasanya, yang pertama ditanya oleh Auditor Badan Sertifikasi ini adalah Business Process map. Proses ini juga menggambarkan bagaimana input, proses serta output dari manajemen sistem bisnis perusahaannya.

Risk Management

Manajemen Risiko adalah pengelolaan risiko terkait dengan business perusahaan. Terdiri dari 2 model risiko, pertama adalah General, kedua risiko dalam proses realisasi produk. Risiko General, adalah risiko dan peluang yang bersifat umum. Sedangkan pengendalian risiko realisasi produk baik proses ataupun desain adalah dengan FMEA.

Pemenuhan persyaratan IATF Core Tools

Core Tools dalam IATF 16949 terdiri dari 5 , yaitu : APQP, PPAP, FMEA, SPC dan MSA. Core tools ini harus ada di dalam system manajemen mutu nya.

Kompetensi 1st and 2nd party Auditor.

Kompetensi 1st party auditor juga masuk dalam persyaratan IATF, beberapa persyaratan kompetensi 1st party auditor harus dipenuhi oleh organisasi, begitu pula 2nd party auditor.

Pelaksanaan 1st party auditor ( Process, Product, System )

Internal auditor harus dilakukan dalam satu cycle meliputi seluruh proses terkait dengan bisnis organisasi. Mulai dari perencanaan, schedule, pelaksanaan, pelaporan, dan lainnya.

Pelaksanaan 2nd party auditor ( Supplier )

Supplier juga harus dilakukan audit, tetapi perlu dicatat, pelaksanaan audit ke supplier dilakukan terhadap supplier yang masuk dalam AVL atau Approve Vendor List.

Management Review

Management Review dilakukan satu kali atau bisa lebih dalam satu fiscal, hasil Management Review dijadikan sebagai informasi terdokumentasi untuk perusahaan.

Setelah anda mengajukan sertifikasi IATF 16949:2016, nanti ada dua tahapan verifikasi kesesesuaian terhadap persyaratan IATF.

Tahapan Pertama : Audit Tahap Pertama untuk verifikasi mandatory dokumen.
Nah, beberapa persyaratan mandatory diatas yang biasanya diminta dokumen nya oleh Auditor Badan Sertifikasi di tahapan pertama Audit.

Tahapan Kedua : Audit Tahap Kedua untuk verifikasi implementasi.
Tahapan kedua inilah inti di dalam audit, akan ada pelaksanaan Audit Sertifikasi oleh pihak Auditor Badan Sertifikasi, check kesesusaian antara actual dengan klausul IATF serta Persyaratan Pelanggan.

Terbit Sertifikat IATF 16949:2016
Sertifikat IATF akan terbit setelah seluruh NCR ( Non Conformity Report ) / Ketidaksesuaian sudah selesai dikirimkan ke Badan Sertifikasi serta sudah lolos dalam tahapan verifikasi Lead Auditor.

Penjelasan singkat SMK3 PP50 Tahun 2012

noreply@blogger.com (Agus Haryanto) — Sat, 25 Apr 2020 07:45:00 -0700

Selamat bertemu kembali sobat, semoga dalam keadaan sehat selalu, aamiin. Postingan kali ini, saya akan sedikit mengulas tentang Sistem Manajemen K3 Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2012, disingkat SMK3 PP50 Tahun 2012. PP50 Tahun 2012 adalah peraturan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Republik Indonesia tentang Penerapan Sistem Manajemen K3 di perusahaan.

Peraturan ini ditetapkan tanggal 12 April 2012 oleh Presiden Republik Indonesia di tahun 2012, Bapak Presiden Susilo Bambang Yudhoyono, diundangkan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Bapak Amir Syamsudin.

Saat ini, risiko terjadinya kecelakaan pada saat bekerja cukup tinggi, seiring dengan berkembang pesatnya dunia industri, perubahan kultur setiap individu, meningkatnya kebutuhan masyarakat, pertumbuhan ekonomi di segala bidang, meningkatnya pembangunan yang melibatkan masyarakat, cukup menunjang terjadinya kecelakaan saat bekerja. Sudah selayaknya, pemerintah ikut serta berperan untuk bertanggung jawab terhadap merebaknya isu kecelakaan kerja yang terjadi di berbagai perusahaan.

Atas merebaknya terjadi kecelakaan kerja, maka pada tanggal 12 April 2012, secara resmi ditetapkan peraturan pemerintah Republik Indonesia nomor 50 tahun 2012 tentang Penerapan Sistem Manajemen K3 di perusahaan.

Daftar ISI Penjelasan SMK3PP50 Tahun 2012

Tujuan PP Nomor 50 Tahun 2012
Peraturan ini terdiri dari 5 bagian
Bab PP50 Tahun 2012

Tujuan PP Nomor 50 Tahun 2012

Untuk meningkatkan efektivitas perlindungan keselamatan dan kesehatan kerja yang terencana, terukur, terstruktur dan terintegrasi.
Mencegah dan mengurangi kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja dengan melibatkan unsur manajemen , pekerja/buruh, dan/atau serikat pekerja/serikat buruh serta,
Menciptakan tempat kerja yang aman, nyaman dan efisien untuk mendorong produktivitas.

Peraturan ini terdiri dari 5 bagian

Peraturan Pemerintah RI No.50 Tahun 2012 tentang Penerapan Sistem Manajemen K3,
Penjelasan PPRI No.50 Tahun 2012,
Lampiran 1 : Pedoman Penerapan Sistem Manajemen K3
Lampiran 2 : Pedoman Penilaian Penerapan SMK3
Lampiran 3 : Laporan Audit Sistem Manajemen K3

Lampiran 1, 2 dan 3 merupakan bagian dari Peraturan Pemerintah ini dan tidak bisa dipisahkan antara satu dengan lainnya.

Bab PP50 Tahun 2012

Berikut ini beberapa keterangan singkat dari PPRI Nomor 50 Tahun 2012.

Bab I : Ketentuan Umum

Ketentuan umum terdiri dari 3 pasal dan 11 ayat,
Pasal 1 terdiri dari 8 ayat,
pada bab ini menerangkan tentang pengertian dari SMK3, K3, tenaga kerja, pekerja/buruh, perusahaan, pengusaha, Audit SMK3 dan pengertian menteri.
Pasal 2 terdiri 1 ayat
Yaitu menerangkan tujuan penerapan SMK3, pasal 3 menerangkan tentang Kebijakan Nasional SMK3.

Bab II : Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Bab ini terbagi menjadi 5 bagian

Bagian Kesatu : Umum

Pasal 4 terdiri atas 2 ayat:

Pasal 5 terdiri dari 4 ayat:

Pasal 6 terdiri 2 ayat:

Bagian Kedua : Penerapan Kebijakan K3

Pasal 7 terdiri dari 3 ayat:

Pasal 8 hanya 1 ayat:

Bagian Ketiga : Perencanaan K3

Pasal 9 terdiri dari 5 ayat:

Bagian Keempat : Pelaksanaan Rencana K3

Pasal 10 terdiri atas 4 ayat :

Pasal 11 terdiri atas 4 ayat:

Pasal 12 terdiri 2 ayat:

Pasal 13 terdiri 3 ayat:

Bagian Kelima : Pemantauan dan evaluasi Kinerja K3

Bagian Keenam : Peninjauan dan Peningkatan Kinerja SMK 3

Bab III : Penilaian SMK 3

Pasal 17 : 2 ayat
Hasil audit dilaporkan ke menteri dan tembusan ke menteri wakil usaha, gubernur, walikota.

Bab IV : Pengawasan

Pasal 18 : 2 ayat
Pengawasan dilakukan oleh wakil ketenagakerjaan pusat, provinsi, kabupaten/kotamadya
Pasal 19 : 2 ayat
Pengawasan SMK3 sektor usaha dan terkoordinasi dengan pengawas ketenagakerjaan
Pasal 20 : 1 ayat
Hasil pengawasan dijadikan sebagai dasar melakukan pembinaan.

Bab V : Ketentuan Peralihan

Pasal 21 : 1 ayat
Kewajiban perusahaan untuk yang telah menerapkan SMK3, wajib menyesuaikan dengan PP ini paling lama 1 tahun

Bab VI : Penutup

Pasal 22 : 1 ayat
Mulai berlaku nya PP pada saat tanggal diundangkan

Jika disimak dari seluruh peraturan pemerintah ini, inti dari Penerapan Sistem Manajemen K3 di perusahaan terdapat pada Bab II, yaitu : Penerapan Kebijakan K3, Perencanaan K3, Pelaksanaan Rencana K3, Pemantauan dan Evaluasi K3, Peninjauan dan Peningkatan K3.

Demikian, informasi penjelasan singkat SMK3 berdasarkan Peraturan Pemerintah RI Nomor 50 Tahun 2012. Semoga bisa tercerahkan dan terimplementasi di perusahaan anda.

Model QMS ISO 9001 2015

noreply@blogger.com (Agus Haryanto) — Thu, 16 Apr 2020 23:42:00 -0700

Quality Management System atau Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 adalah konsep continual improvement atau perbaikan berkelanjutan di dalam system manajemen mutu perusahaan yang menerapkan standard ISO 9001:2015 di perusahaannya. Di dalam nya terdapat konsep PDCA : Plan Do Check Action yang mengandung arti Perencanaan, Pelaksanaan, Pengecekan atau Evaluasi serta Peningkatan.

Diagram Model QMS ISO 9001:2015

Sebagaimana yang kita tahu, bahwa klausul utama ISO 9001:2015 adalah 1. Scope (Ruang Lingkup), 2. Normatif Reference (Referensi Normatif), 3. Term and Definition (Istilah dan Definisi), 4. Context of the Organization (Konteks Organisasi), 5. Leadership (Kepemimpinan), 6. Planning (Perencanaan), 7. Support (Tujuan), 8. Operation (Operasi), 9. Performance Evaluation (Evaluasi Performance), 10. Improvement (Peningkatan).

Coba kita perhatikan pada diagram, klausul 4 sampai dengan klausul 10 terlihat di dalam model QMS ISO 9001:2015 diatas, sedangkan klausul 1 sampai dengan klausul 3 tidak terlihat. Kenapa, karena persyaratan yang wajib untuk dipenuhi oleh perusahaan ataupun organisasi adalah klausul 4 sampai klausul 10.

Baiklah, mari kita eksplore model QMS ISO 9001:2015 ini.

1. Input Sistem QMS
Panah yang mengarah ke dalam lingkaran ini mengandung arti input ke dalam sistem, klausul 4. Konteks Organisasi ( Klausul 4.1 dan klausul 4.2 ), serta Customer Requirement ( Persyaratan Pelanggan ) merupakan input ke dalam sistem manajemen mutu organisasi. Input yang dimaksud disini adalah :

Isu internal dan isu eksternal baik itu positif ataupun negatif terkait dengan mutu. (Klausul 4.1)
Kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan (Klausul 4.2)
Seluruh persyaratan spesifik pelanggan.

2. Proses Plan Do Check Action dalam Lingkaran System
Proses dalam lingkaran ini menggambarkan konsep Continual Improvement dari sistem setelah menerima input dari luar.

Berikut penjelasannya :

( klausul 5 : Leadership )
Input diterima oleh pemimpin tertinggi organisasi ( Top Management ), dan Top Management wajib memiliki komitmen untuk menjalankan, mendukung sistem manajemen mutu di perusahaan ataupun organisasinya secara terus menerus. Biasanya Top Management ini diwakili oleh Presiden Direktur untuk perusahaan, Kepala Sekolah untuk Instansi Pendidikan, Kepala Rumah Sakit untuk Rumah Sakit, Ketua Yayasan untuk pemilik yayasan, dan lainnya. Top Management ini memiliki tanggung jawab serta kewenangan tertinggi di organisasi yang dipimpin nya. Selain itu, Top Management wajib membuat Policy ataupun Kebijakan Mutu searah dengan strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.

( klausul 6 : Planning )
Perencanaan dalam klausul ini adalah rencana organisasi untuk mengatasi risiko dan peluang , pembuatan sasaran mutu, dan bagaimana rencana untuk mencapainya.

( klausul 7 : Support )
Klausul ini berisi tentang dukungan penuh dari Top Management terhadap segala aktivitas yang berhubungan dengan proses di dalam organisasi, dukungan terhadap penyediaan sumber daya, ada orang yang menjalankan organisasi, peningkatan kompetensi, infrastruktur serta lingkungan nya, kemampuan telusur, kalibrasi, kesadaran, komunikasi, dan lainnya.

(klausul 8 : Operation )
Klausul ini secara umum adalah operasional proses yang terjadi di dalam organisasi. Contohnya adalah proses manufaktur, proses manufaktur terdiri dari tahapan desain produk, realisasi produk dari awal sampai akhir, servis setelah pengiriman ke pelanggan, jaminan terhadap kualitas. Kalau berupa jasa, bagaimana jasa yang dilakukan oleh organisasi mampu memberikan kepuasan terhadap pelanggannya.

(klausul 9 : Performance Evaluation)
Klausul ini berisi mengenai evaluasi terhadap performance organisasi terhadap target yang sudah ditentukan di awal perencanaan. Monitoring terhadap performance, evaluasi dengan pelaksanaan Internal Audit, peninjauan dengan melaporkan hasil kepada Top Management dalam aktivitas management review.

(klausul 10: Peningkatan)
Klausul ini secara umum berisi tentang bagaimana meningkatkan performance dengan melakukan perbaikan – perbaikan , tindakan preventif terhadap ketidaksesuaian, serta perbaikan berkelanjutan.

3. Output model sistem
Apakah yang ada di dalam output system ? Output dari sistem ini berupa produk, jasa dan dihasilkan sesuai dengan keinginan pelanggan. Kenapa keinginan pelanggan ? Karena, tujuan implementasi dari QMS ISO 9001:2015 ini adalah kepuasan pelanggan. Parameter yang dijadikan tolak ukur efektif atau tidak nya sistem ini adalah kepuasan pelanggan. Apapun produk atau jasa yang kita berikan ke pelanggan, wajib sesuai dengan persyaratan pelanggan.

Contohnya, pelanggan anda adalah perusahaan pembuat jaket, anda sebagai penyuplai bahan baku berupa kulit dengan salah satu karakteristik kulit yang harus anda kirim berwarna hitam mengkilap. Karena terjadi miss komunikasi, kulit yang dikirim ke pelanggan anda berwarna hitam dop. Kira kira apa yang akan terjadi ketika pelanggan anda diberi bahan tersebut ? Yaa, pastinya mereka akan kecewa, lalu komplain kepada perusahaan anda karena bahan yang mereka terima tidak sesuai.

Sudah menjadi hal yang wajar, ketika pelanggan anda merasa puas dengan produk atau jasa yang anda berikan, mereka akan senantiasa mengingat perusahaan anda, kecil kemungkinan bagi pelanggan untuk beralih ke perusahaan lain sebagai penyuplainya, karena sudah merasa puas dengan apa yang sudah anda berikan.

Namun, sebaliknya, ketika pelanggan merasa kecewa dengan produk atau jasa anda, mereka akan pergi meninggalkan perusahaan anda dan mencari penyuplai baru di perusahaan lain.

Demikian penjelasan singkat mengenai model QMS ISO 9001:2015, penjelasan detail setiap klausul akan disajikan pada postingan – postingan berikutnya.

Terima kasih.

Contoh Prosedur Proses Rekrutmen

noreply@blogger.com (Agus Haryanto) — Wed, 15 Apr 2020 07:37:00 -0700

Pengertian Rekrutmen

Sebelum anda melihat contoh prosedur ini, beberapa waktu yang lalu saya telah memposting tentang pengertian prosedur yang berisi tentang penjelasan prosedur, silakan dikunjungi untuk bisa lebih memahami pengertian dari prosedur. Dan sekarang, mari kita bahas salah satu prosedur penting yang ada di perusahaan yaitu prosedur rekrutmen.

Rekrutmen adalah proses perekrutan calon karyawan untuk mengisi lowongan pekerjaan di sebuah perusahaan. Perusahaan akan mencari calon karyawan dengan melibatkan berbagai pihak, diantaranya adalah universitas, sekolah, agen penyedia calon karyawan, ataupun dengan cara mengiklankan lowongannya di media internet.

Dalam proses perekrutan, masing-masing perusahaan memiliki cara rekrutmen calon karyawannya dengan aneka ragam cara. Sehingga, proses rekrutmen karyawan di setiap perusahaan tidak bisa disamakan antara perusahaan satu dengan lainnya. Misalnya, ada perusahaan yang proses rekrutmen nya hanya interview dengan Personalia saja, ada yang cukup dengan test tertulis dan sedikit wawancara, tetapi ada juga yang prosesnya melalui beberapa tahapan seleksi dengan tujuan memperoleh karyawan yang berkualitas.

OK, kita lanjut ke pembuatan prosedur rekrutmen yang umum digunakan pada beberapa perusahaan di Indonesia. Prosedur yang saya buat ini cukup sederhana, tidak bertele – tele, dibuat dengan tujuan untuk memberikan prosedur yang bisa dipahami semua pengunjung.

Software Aplikasi Pembuatan Prosedur

Berikut, software aplikasi windows yang bisa digunakan untuk pembuatan prosedur.
1.    Microsoft Office Word ( All Version )
2.    Microsoft Office Excel ( All Version )
3.    Adobe PDF ( converting dokumen dari office )

Contoh prosedur ini saya buat dengan menggunakan Microsoft office word agar mudah pada saat menyusun tulisan , identifikasi di setiap bagian dan mudah untuk membuat flow chart. Pertama, buka terlebih dahulu aplikasi Microsoft office word nya.

Halaman Cara Membuat Prosedur Rekrutmen

Membuat judul Prosedur pada bagian header
Buat Kolom identifikasi Revisi Dokumen
Persetujuan prosedur
Kolom distribusi dokumen
Kolom Penjelasan Pertama Prosedur
Flowchart dan Rincian Prosedur
Lampiran

1. Membuat judul Prosedur pada bagian header.

Judul prosedur dibuat pada bagian header halaman prosedur. Dalam microsoft word, anda buka menu Insert -- > Header untuk membuat desain header. Dengan menambahkan tabel, silakan anda edit tabel yang sudah di insert-kan, lalu buat format seperti terlihat pada gambar dibawah, isi logo perusahaan anda, nama perusahaan, judul prosedur serta identifikasi pembuat prosedur, nomor dokumen, nomor revisi, departemen, tanggal berlaku. Tujuan judul prosedur ini adalah untuk mempermudah identifikasi jenis prosedur.

2. Buat Kolom identifikasi Revisi Dokumen.

Tujuan pembuatan kolom ini adalah untuk mengidentifikasi revisi ketika terjadi perubahan pada dokumen, contohnya adalah ketika terjadi perubahan alur proses prosedur rekrutment, atau terjadi perubahan di referensi dokumen, atau perubahan lainnya, berikut gambarnya:

3.Persetujuan prosedur

Persetujuan prosedur ini ditujukan untuk menandatangani prosedur oleh beberapa pihak yang dianggap memiliki peran dalam penyusunan dan persetujuan prosedur. Biasanya, prosedur ini ditandatangani sampai level Direktur, minimal General Manager.

Kolom Persetujuan Dokumen

4.Kolom distribusi dokumen

Kolom ini merupakan kolom tandatangan untuk proses distribusi dokumen kepada departemen terkait yang berhak untuk menerima distribusi prosedur dokumen ini.

Kolom Bukti Tandatangan Distribusi Prosedur

5.Kolom Penjelasan Pertama Prosedur

Kolom ini berisi mengenai :

Tujuan Prosedur

Ruang Lingkup

Definisi

Referensi

Dokumen Terkait

6.Flowchart dan Rincian Prosedur

Disinilah penjelasan mengenai proses rekrutmen dari awal sampai akhir. Rincian ini menggambarkan bagaimana proses rekrutmen di perusahaan tersebut terjadi. Mulai dari pengajuan calon karyawan dari department terkait, cek dokumen pengajuan, request calon karyawan ke perusahaan jasa penyedia tenaga kerja, interview calon karyawan, training sampai dengan diserahkan ke department yang mengajukan karyawan.

7.Lampiran

Lampiran ini berisi mengenai format , record ataupun dokumen lain sejenis yang digunakan saat implementasi prosedur rekrutment. Seluruh format yang ada di list lampiran, harus dilampirkan sebagai pelengkap dokumen.

Setelah selesai, konversi prosedur yang sudah anda buat ke format pdf file agar tidak mudah untuk diedit oleh orang lain.

Ok, demikian sekilas mengenai Proses Rekrutmen yang dituangkan dari Standard Operational Procedur Rekrutmen, semoga bisa tercerahkan para sobat pembaca.

Jika anda berminat contoh prosedur ini, silahkan download disini : Contoh Prosedur Rekrutmen.

Kembali keatas

Cara Membuat Prosedur dalam Sistem Manajemen Dokumen

noreply@blogger.com (Agus Haryanto) — Sun, 12 Apr 2020 08:24:00 -0700

Halaman

Sekilas Perbedaan Istilah Penggunaan Prosedur.
Level Dokumen
Langkah Membuat Prosedur

1.Sekilas Perbedaan Istilah Penggunaan Prosedur.

Perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001, lingkungan ISO 14001, K3 ISO 45001 dan SMK3 PP50 2012 akan bekerja sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Standar pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan itulah yang disebut prosedur. Terdapat banyak perbedaan pandangan mengenai definisi prosedur di beberapa perusahaan.

Prosedur menggambarkan bagaimana proses yang terjadi di dalam sistem. Standar pekerjaan harus memiliki prosedur agar bisa menjadi referensi pekerjaan.

Ada perusahaan yang mengatakan bahwa prosedur itu adalah SOP ( Standard Operational Procedure ), ada yang mengatakan prosedur saja, ada juga yang mengistilahkan prosedur itu adalah instruksi kerja. Dari banyak definisi mengenai prosedur, hal itu tidak menjadi masalah, setelah istilah documented information atau informasi terdokumentasi ditetapkan dalam persyaratan ISO yang terbaru.

Di dalam persyaratan ISO 9001 atau lainnya, apabila anda menemukan kalimat “shall be documented.. “ atau “maintain as documented information..”, maka kewajiban anda adalah harus memenuhi kewajiban bukti dokumen terhadap persyaratan tersebut. Misalnya di dalam klausul 4.3 SMM ISO 9001:2015, yaitu Scope ( Ruang Lingkup ), di dalam nya terdapat kalimat yang mewajibkan “documented”, maka dokumen scope ini wajib ada. Adapun bentuknya, dikembalikan lagi kepada masing masing organisasi, apakah berbentuk hard copy, soft copy, under website di internal, ataupun dalam bentuk lainnya

2.Level Dokumen

Sebelum terbitnya ISO 9001:2015, istilah level dokumen ini digunakan untuk pengendalian dan penyajian dokumen di perusahaan. Terdiri dari 4 level dokumen, yaitu : dokumen level 1, dokumen level 2, level 3 dan level 4. Bisa dilihat gambaran nya dibawah.

Keterangan :

Dokumen Level 1 = Manual atau Pedoman

Dokumen Level 2 = Standard Operational Prosedur

Dokumen Level 3 = Work Instruction atau Instruksi Kerja

Dokumen Level 4 = Record atau Rekaman

3. Langkah Membuat Prosedur

•    Pertama = Pahami Proses
Yang pertama harus difikirkan pada saat anda membuat prosedur adalah anda harus memahami proses yang berjalan di sebuah department. Anda harus mengerti mengenai input dari proses, apa yang dilakukan oleh proses sehingga menghasilkan output dari proses. Contohnya adalah prosedur recruitment karyawan yang dimiliki oleh Personalia. Input dari rekrutment karyawan adalah menerima pengajuan karyawan dari department, proses nya adalah : mekanisme perekrutan karyawan mulai dari identifikasi, hiring, interview, sampai dengan salary. Sedangkan outputnya adalah : karyawan yang berkualitas sesuai dengan permintaan department.

•    Kedua = Pahami Tujuan
Dari contoh prosedur rekrutmen karyawan, terlihat bahwa tujuan dari prosedur itu adalah merekrut karyawan sesuai dengan permintaan department yang memintanya kepada Personalia.

•    Ketiga = Buat format Prosedur
Setelah memahami prosedur dan tujuan proses, langkah berikutnya adalah membuat desain rancangan prosedur sesuai dengan standar yang berlaku di perusahaan. Kenapa harus membuat format? Agar tidak terjadi perbedaan format antar prosedur yang satu dengan yang lainnya.

•    Keempat = Bentuk Prosedur
Nah inilah inti dari pembuatan prosedur, anda langsung membuat prosedur sesuai dengan format yang sudah tersedia. Jangan lupa, setelah prosedur selesai dibuat, bubuhi tandatangan pembuat, dicek dan disetujui. Lalu, daftarkan ke bagian document control agar teregister dan terkendali.

Silahkan lihat contoh prosedur mengenai Prosedur Proses Rekrutmen Karyawan
Demikian sekilas tutorial mengenai cara pembuatan prosedur yang biasa dilakukan oleh perusahaan.

Postingan ini diupdate Selasa 13 April 2020 dengan menambahkan poin penting dalam penyusunan prosedur, semoga bermanfaat

Sekilas tentang IATF 16949 Versi 2016

noreply@blogger.com (Agus Haryanto) — Fri, 10 Apr 2020 19:24:00 -0700

Sekilas tentang IATF 16949:2016
IATF merupakan kependekan dari International Automotive Task Force. IATF 16949:2016 ini merupakan dokumen persyaratan edisi pertama dan dibuat khusus untuk perusahaan dengan tema bisnisnya adalah Automotive. IATF diciptakan dengan tujuan mencapai kepuasan terhadap persyaratan automotive pelanggan, apapun yang diminta pelanggan harus dipenuhi oleh perusahaan suplai nya.

Masing – masing pelanggan automotive memiliki perbedaan dalam meminta suppliernya terhadap sertifikasi IATF 16949:2016. Ada yang mewajibkan sertifikasi ada juga yang tidak. Contohnya, Toyota tidak mewajibkan supplier nya untuk memiliki sertifikasi IATF di dalam system manajemen mutunya, tetapi Mitsubishi, Honda, Yamaha mewajibkannya.

Sebelum persyaratan IATF 16949 : 2016 ini muncul, edisi sebelumnya adalah ISO/TS 16949:2009 ( edisi ketiga ). Edisi terbaru IATF 16949:2016 terbit untuk menggantikan ISO/TS 16949:2009 seiring dengan di revisi nya ISO 9001:2008 ke versi terbaru yaitu ISO 9001:2015. ISO/TS 16949 edisi pertama muncul pada tahun 1999 oleh International Automotive Task Force ( IATF ) dengan tujuan untuk memberikan penilaian berbeda serta menerapkan system supply chain khusus untuk sektor automotive.

Revisi sebelumnya yaitu ( edisi kedua di tahun 2002 dan edisi ketiga di tahun 2009 ) dilakukan seiring terjadinya peningkatan pada persyaratan SMM ISO 9001. Di dalam perkembangannya, IATF akan senantiasa bekerja sama dengan ISO 9001 dengan melakukan joined atau penggabungan persyaratan ISO 9001 dengan IATF 16949.

Apa saja persyaratan utama dari IATF 16949:2016 ?

Berikut ini 10 klausul utama dari persyaratan IATF 16949:2016.
1.    Scope ( Ruang Lingkup )
2.    Normative Reference ( Referensi Normatif )
3.    Term and Definition ( Istilah dan Definisi )
4.    Context of the Organization ( Konteks Organisasi )
5.    Leadership ( Kepemimpinan )
6.    Planning ( Perencanaan )
7.    Support ( Dukungan )
8.    Operation ( Operasional )
9.    Performance Evaluation ( Evaluasi Performance )
10. Improvement ( Peningkatan )

Untuk lebih memahami cara mudah memperoleh sertifikasi IATF 16949:2016, silahkan lihat link dibawah :

Cara Memperoleh Sertifikat IATF 16949:2016

Kita harus memahami bahwa persyaratan IATF 16949:2016 ini pada dasarnya tidak wajib. Akan tetapi, persyaratan ini menjadi wajib, ketika pelanggan mewajibkan perusahaan supply nya untuk melakukan sertifikasi IATF 16949:2016 di dalam system manajemen mutunya.

Definisi Kontraktor dalam ISO 45001

noreply@blogger.com (Agus Haryanto) — Thu, 9 Apr 2020 04:02:00 -0700

Siapakah Kontraktor ?
Pertanyaan diatas muncul seiring dengan munculnya salah satu persyaratan dalam Klausul ISO 45001:2018 mengenai kontraktor. Berikut ini definisi kontraktor dilihat dari beberapa segi. Saya mendefinisikan bahwa kontraktor adalah pihak eksternal berupa perusahaan yang akan mengerjakan pekerjaan bersifat kontrak atau dalam masa waktu tertentu dan scope pekerjaan serta lama pekerjaan tertuang jelas dalam perjanjian kerjasama antara kontraktor dengan perusahaan yang menyewanya. Menurut Wikipedia , kontraktor adalah pemborong, terdapat surat perjanjian atau kesepakatan kontrak, dimana badan hukum ataupun badan usaha yang dikontrak atau disewa untuk menjalankan proyek pekerjaan berdasarkan isi kontrak yang dimenangkannya. Wilayah bidang pekerjaan yang biasanya digeluti oleh kontraktor tergantung dari spelialisasinya, diantaranya adalah sebagai berikut :

Daftar Isi

Kontraktor bidang jasa pengadaan tenaga kerja.
Kontraktor bangunan penyedia jasa pelaksanaan konstruksi
Kontraktor yang menkalibrasi alat ukur atau instrument lainnya
Kontraktor penyedia makan siang, seperti kantin
Kontraktor pelayan kesehatan di perusahaan
Kontraktor Lainnya

1. Kontraktor bidang jasa pengadaan tenaga kerja.

Kontraktor ini bergerak dalam bidang industri penyedia tenaga kerja untuk perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja di perusahaannya. Perusahaan biasanya mengontrak satu atau lebih dari kontraktor penyedia tenaga kerja dan bekerja sama dalam rentang waktu tertentu. Mekanisme nya adalah ketika perusahaan membutuhkan tenaga kerja, maka mereka akan menghubungi kontraktor penyedia tenaga kerja untuk segera menyediakannya.

2. Kontraktor bangunan penyedia jasa pelaksanaan konstruksi.

Kontraktor bangunan atau konstruksi ini adalah perusahaan yang usahanya bergerak dalam bidang pekerjaan konstruksi bangunan gedung, bangunan air, dan lainnya. Pembangungan konstruksi ini dibagi menjadi beberapa bagian yaitu, kategori pekerjaan ringan, kategori sedang ataupun katogeri berat. Kenapa dibagi menjadi beberapa bagian ? Tujuannya adalah agar pada saat proses pemilihan kontraktor , masing masing kontraktor akan dikelompokan di kategorinya sesuai dengan pemenuhan persyaratan yang dipersyaratkan oleh perusahaan. Pekerjaan ringan, tentunya bisa dikerjakan oleh kontraktor ringan,sedang dan berat. Pekerjaan sedang, bisa dikerjakan oleh kontraktor kategori sedang dan berat, tetapi tidak bisa dikerjakan oleh kontraktor kategori ringan. Begitu pula pekerjaan berat, hanya kontraktor kategori berat yang bisa mengerjakannya.

3. Kontraktor yang menkalibrasi alat ukur atau instrument lainnya.

Kontraktor ini termasuk kategori kontraktor sedang, focus pekerjaan adalah melakukan kalibrasi terhadap instrument, alat ukur, yang ada di internal perusahaan.

4. Kontraktor penyedia makan siang, seperti kantin.

Kontraktor penyedia makanan siang adalah perusahaan yang dikontrak dalam waktu tertentu untuk menyediakan makanan khususnya makan siang ketika shift pagi dan makan malam ketika shift malam.

5. Kontraktor pelayan kesehatan di perusahaan.

Kontraktor pelayan kesehatan biasanya adalah klinik atau badan usaha perwakilan dari rumah sakit yang stand by di internal perusahaan. Fungsi dari klinik ini adalah melakukan tindakan pertolongan pertama pada kecelakaan, mengobati karyawan ketika sakit, merekomendasikan karyawan yang sakit ke rumah sakit, dan lainnya.

6. Kontraktor Lainnya.

Seluruh kontraktor diatas yang bekerja sama dengan perusahaan harus dikendalikan serta dikelola sesuai dengan prosedur K3 yang berlaku di perusahaan. Contohnya, perusahaan anda mempersyaratkan kontraktor gedung pekerjaan kategori berat adalah harus memiliki Ahli K3 Umum, maka hal ini harus diikuti oleh kontraktornya. Contoh kedua, kontraktor penyedia makanan, perusahaan anda mempersyaratkan harus punya surat rekomendasi dari Dinas Tenaga Kerja, maka syarat ini pun harus dipenuhi oleh kontraktor penyedia makanan itu.

Perusahaan wajib bertanggung jawab atas keselamatan dan kesehatan para pekerja kontraktor selama bekerja di lingkungan perusahaan. Peran aktif dan kepedulian dalam mengendalikan pekerja kontraktor di lingkungan perusahaan sangat diperlukan oleh pihak perusahaan.

Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam menentukan kontraktor pekerjaan. Tahapan – tahapan yang dilakukan yaitu :

1.    Tahapan Pemilihan

Tahapan pemilihan ini adalah tahapan untuk memilih kontraktor yang tepat, sesuai dengan persyaratan serta prosedur perusahaan. Pemilihan dilakukan agar tidak terjadi salah dalam memilih kontraktor yang nantinya akan mengerjakan pekerjaan kategori berat, sedang dan ringan. Cara untuk memilih kontraktor yang memenuhi syarat perusahaan adalah dengan metode CSMS atau Contractor Safety Management System. Metode ini akan mengelompokan kategori kontraktor untuk menangani pekerjaan di perusahaan sesuai dengan kelas nya.

2.    Tahapan Pelaksanaan

Tahapan ini adalah proses pelaksanaan pekerjaan kontraktor dari awal sampai akhir. Pertama kali yang harus dilakukan oleh kontraktor sebelum melaksanakan pekerjaan adalah Work Permit atau izin bekerja. Kontraktor harus mengisi Work Permit terlebih dahulu sebelum melakukan pekerjaanya. Setelah disetujui oleh penanggung jawab K3 di perusahaan, maka kontraktor itu boleh memulai pekerjaannya. Selanjutnya, penanggung jawab K3 harus melakukan verifikasi terhadap Work Permit yang sudah diisi oleh kontraktor pada saat pelaksanaan pekerjaan.

3.    Tahapan Evaluasi

Tahapan ini adalah evaluasi terhadap hasil pekerjaan, terjadinya kecelakaan atau tidak, ada yang sakit atau tidak, dan lainnnya.

Salah satu persyaratan ISO 45001:2018 mengenai kontraktor, perusahaan melalui purchasing atau procurement harus melakukan identifikasi bahaya terhadap K3 dari beberapa faktor , dengan tujuan untuk mencegah terjadi Kecelakaan Kerja dan Penyakit Akibat Kerja.

Apakah ISO 45001 Versi 2018 ?

noreply@blogger.com (Agus Haryanto) — Mon, 6 Apr 2020 07:42:00 -0700

Daftar Isi

Apakah ISO 45001:2018
Tujuan ISO 45001:2018
Cirikhas ISO 45001:2018
Kontraktor, Supplier dan Subcont
Persyaratan atau klausul dalam ISO 45001:2018

1. Apakah ISO 45001:2018

OHS atau Occupational Health and Safety Management System ISO 45001:2018 merupakan Standar Internasional Sistem Manajemen K3 ( Keselamatan dan Kesehatan Kerja ) yang saat ini sedang marak didengungkan di seluruh penjuru dunia. Diterbitkan tanggal 12 Maret 2018 oleh International Organization for Standardization dan khusus diciptakan untuk menggantikan OHSAS 18001:2007. Persyaratan ini sangat fokus memperhatikan faktor Keselamatan Kerja untuk meminimalkan terjadinya kecelakaan pada saat bekerja sampai dengan zero accident. Selain itu, target lainnya adalah mengurangi terjadinya sakit akibat kerja atau biasanya disebut PAK ( Penyakit Akibat Kerja ) terhadap pekerja di dalam seluruh aktivitasnya pada saat bekerja.

--kembali--

2. Tujuan ISO 45001:2018

ISO 45001:2018 ini ditujukan untuk membantu perusahaan atau organisasi lainnya untuk mencapai target yang diinginkan yaitu : Perbaikan Berkelanjutan terhadap K3, Pemenuhan peraturan perundangan K3 serta peraturan lainnya, serta pencapaian sasaran K3. Perbaikan berkelanjutan disini yang dimaksud adalah perbaikan yang dilakukan terus menerus oleh perusahaan terhadap sistem manajemen K3 yang sedang berjalan. Pemenuhan peraturan perundangan K3 yang dimaksud disini adalah Perusahaan wajib memenuhi segala peraturan perundangan K3 yang diterbitkan oleh Pemerintah Republik Indonesia. Mulai dari Undang Undang Republik Indonesia, Peraturan Pemerintah Indonesia, Peraturan Presiden RI, Peraturan Menteri ( yang ada keterkaitan dengan K3 ), Peraturan Gubernur dan Peraturan Daerah atau Bupati / Walikota. Sedangkan yang dimaksud dengan Pencapaian Sasaran K3 adalah Perusahaan akan mencapai target K3 dalam satu waktu tertentu, biasanya berupa angka dalam satu fiscal.

--kembali--

3. Cirikhas ISO 45001:2018

Sedikit berbeda dengan OHSAS 2018, ISO 45001:2018 memiliki kesamaan text dalam klausul utamanya dengang persyaratan sistem manajemen standard yang lain, klausul 4 ISO 45001:2018 sama text nya dengan ISO 9001:2015 dan ISO 14001:2015, yaitu Context of the Organization. Klausul 5, 6, 7, 8, 9 dan 10 pun sama. Hanya sedikit berbeda di klausul 5, disana ditambahkan kalimat “ and Worker Participation “ atau Partisipasi Pekerja di core text klausulnya.

--kembali--

Selain itu, di dalam ISO 45001:2018 sudah tidak ada lagi kewajiban untuk mengadakan Management Representative atau MR. Istilah ini sudah diganti dengan Leadership, artinya Pemimpin Utama adalah Top Management. Sedangkan Top Management akan menunjuk personal atau team khusus untuk menjalankan tugas, tanggung jawab serta kewenangan dalam implementasi ISO 45001:2018 di perusahaan.

Cirikhas lainnya adalah, Prosedur, Work Instruction ataupun Rekaman sudah digantikan dengan istilah Documented Information atau Informasi Terdokumentasi, yang mana bentuk Informasi Terdokumentasi terhadap persyaratan yang wajib ada harus terpenuhi dan terbukti ada dokumentasinya. Terlepas, dokumen itu bisa berupa hard copy, soft copy ataupun tersimpan di dalam Sistem Manajemen Website, tidak masalah, selama diakui oleh organisasi. ISO 45001:2018 juga diciptakan untuk menjunjung tinggi konsultasi dan partisipasi pekerja pada saat implementasi, dalam ini Top Management sebagai pihak tertinggi di dalam perusahaan harus memberikan dukungan penuh terhadap seluruh keluhan yang timbul dari pekerja terkait dengan Keselamatan dan Kesehatan Kerja.

--kembali--

4. Kontraktor, Supplier dan Subcont.

Fokus utama dari Persyaratan ISO 45001:2018 lainnya adalah mengendalikan Kontraktor, Supplier serta Subcont yang ada kaitannya dengan perusahaan. Kenapa, karena keberadaan mereka ketika ada di lingkungan perusahaan, secara tidak langsung adalah tanggung jawab perusahaan. Maka, keselamatan bekerja dan kesehatan mereka juga harus dikendalikan agar tidak terjadi kecelakaan ataupun sakit akibat kerja. Untuk memahami kontraktor, silahkan lihat definisi kontraktor menurut ISO 45001

--kembali--

5. Persyaratan atau klausul dalam ISO 45001:2018

Terdapat 10 klausul utama di dalam persyaratan ISO 45001:2018, diantaranya adalah :

1.Scope ( Ruang Lingkup )

2.Normative Reference ( Referensi Normatif )

3.Term and Definition ( Istilah dan Definisi )

4.Context of the Organization ( Konteks Organisasi )

5.Leadership and Worker Participation ( Kepemimpinan serta Partisipasi Pekerja )

6.Planning ( Perencanaan )

7.Support ( Dukungan )

8.Operation ( Operasional )

9.Performance Evaluation ( Evaluasi Performance )

10.Improvement ( Peningkatan )

--kembali--

Setiap persyaratan yang ada di dalam klausul utama ini wajib dipenuhi oleh organisasi ketika menerapkan sistem manajemen K3 nya. Ciri utama nya adalah kata “shall” yang mengandung arti wajib terpenuhi.

Cara Mudah Sertifikasi ISO 9001 Versi 2015 di Perusahaan

noreply@blogger.com (Agus Haryanto) — Sun, 5 Apr 2020 19:16:00 -0700

Berikut ini kami paparkan beberapa cara untuk memudahkan perusahaan pada saat akan memperoleh sertifikasi ISO 9001 Versi 2015:

Daftar Isi

Harapan Perusahaan terhadap Sertifikat ISO 9001:2015
Kiat – kiat memilih Konsultan Sertifikasi ISO
Tips untuk memilih konsultan yang berkualitas
Tahapan tahapan Sertifikasi

Harapan Perusahaan terhadap Sertifikat ISO 9001:2015.

Memperoleh sertifikat ISO 9001:2015 adalah harapan setiap perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutunya dan diakui secara internasional. Berdasar pada informasi yang kami terima dari beberapa perusahaan dan pernah kita tangani untuk proses konsultasi, seringkali mereka bertanya, apakah bisa kita memperoleh sertifikasi ISO 9001 ?. Saya katakan “ Pasti bisa”. Selama perusahaan memiliki komitmen tinggi dan konsisten terhadap pemenuhan persyaratan ISO 9001, tidak ada yang tidak mungkin bagi perusahaan ataupun organisasi untuk mendapat Sertifikat dari Badan Sertifikasi.

Kiat – kiat memilih Konsultan Sertifikasi ISO

Untuk memudahkan jalan menuju proses sertifikasi ISO 9001:2015, perusahaan biasanya akan dibantu oleh Tenaga Konsultan untuk lebih mudah dalam memperoleh sertifikasi serta kemudahan dalam implementasi terhadap seluruh persyaratan yang dipersyaratkan di dalam Standar ISO 9001:2015. Di Indonesia sendiri, cukup banyak Tenaga Konsultan yang bisa membantu perusahaan-perusahaan,baik perusahaan skala kecil, menengah ataupun skala besar.
Lalu, sebenarnya siapakah Konsultan sertifikasi ? Konsultan sertifikasi ISO 9001:2015 adalah Badan Usaha yang bergerak di bidang jasa training & konsultasi dengan tugas utamanya adalah “ Membantu Perusahaan untuk mengimplementasi seluruh persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di setiap proses yang ada di dalam perusahaan, sampai dengan memperoleh Sertifikasi”.
Fungsi Konsultan disini, sangat penting mengingat urgensi dari pelaksanaan implementasi system harus dilaksanakan sesuai dengan persyaratan yang tertuang dalam ISO 9001:2015. Karena banyaknya tenaga konsultan yang ada di Indonesia, alangkah lebih baik ketika anda memilih konsultan, harus dilihat dari performance konsultan itu sendiri.

Tips untuk memilih konsultan yang berkualitas:

Pertama "Konsultan yang efektif membantu sertifikasi"

Pilihlah konsultan yang benar benar efektif bisa membantu perusahaan anda dalam kemudahan perusahaan memperoleh sertifikasi. Bukan sekedar aktivitas konsultasi saja, tetapi konsultan tersebut merupakan perusahaan yang benar benar terbukti membantu perusahaan lainnya sampai tahapan memperoleh sertifikasi.

Kedua :

Konsultan yang bagus biasanya akan memberikan solusi kepada clientnya terhadap seluruh masalah yang ditemukan pada setiap tahapan proses menuju sertifikasi. Contohnya adalah : “Perusahaan mengalami keluhan pada saat membuat Quality Manual, maka tenaga konsultan harus bisa memberikan arahan bagaimana cara membuat Quality Manual yang benar”. Contoh kedua : “ Perusahaan tidak bisa mendeskripsikan ruang lingkup organisasi, disini konsultan harus bisa menjelaskan serta memberikan contoh bagaimana merancang ruang lingkup perusahaan, bahkan sampai dengan membuat sendiri ruang lingkup perusahaan yang ditanganinya.

Ketiga :

Konsultan yang bisa dijadikan referensi berikutnya adalah, anda tanyakan kepada konsultan tersebut, sudah berapa lama menjadi konsultan, dan client mana saja yang pernah ditangani. Konsultan yang layak jadi referensi adalah ketika konsultan itu sudah banyak menangani perusahaan sampai memperoleh sertifikasi.

Keempat :

Konsultan tersebut bisa mereferensikan, beberapa Badan Sertifikasi yang bisa dijadikan rujukan untuk tahapan Audit Sertifikasi, beserta kekurangan dan kelebihan dari Badan Sertifikasi nya.

Kelima :

Biaya Konsultan yang kompetitif bisa dijadikan sebagai referensi berikutnya ketika anda memilih tenaga konsultan yang bagus. Perlu dicatat, bahwa harga murah bukan berarti bisa menjadi referensi utama, tetapi referensi pemilihan konsultan harus ditinjau dari beberapa faktor penting lainnya sebagaimana terlihat di faktor sebelumnya.

Tahapan tahapan Sertifikasi

Untuk memudahkan sertifikasi ISO 9001:2015, perlu kiranya anda mengetahui, tahapan – tahapan yang harus dilalui untuk menuju sertifikasi. Tahapan ini saya tuliskan secara umum dan biasanya dilakukan oleh perusahaan pada saat implementasi ISO 9001:2015.

1. Initial Assesment

Pertama adalah melakukan initial assessment atau “Penilaian Awal” di dalam Perusahaan ataupun organisasi. Tahapan ini biasanya, konsultan akan melakukan penilaian kondisi saat ini yang ada di dalam perusahaan atau organisasi. Konsultan akan melakukan evaluasi terhadap kesesuaian persyaratan ISO 9001:2015 Versus aktual proses yang sedang berjalan. Hasil yang diperoleh adalah gap analysis sehingga akan memudahkan konsultan dan perusahaan untuk melengkapi perbedaan antara aktual dengan persyaratan ISO 9001:2015 di tahapan berikutnya.

2. Pembentukan Core Team ISO 9001:2015

Langkah mudah berikutnya adalah membentuk Core Team ISO 9001:2015. Team ini akan secara fokus bekerja untuk membangun serta implementasi seluruh persyaratan yang tertuang di dalam ISO 9001. Nanti, pada saat aplikasi proses setiap tahapan, konsultan akan sering berkomunikasi dengan core team ini agar mudah dan terarah.

3. Training Awareness ISO 9001:2015

Tahapan berikutnya adalah training awareness ISO 9001:2015 kepada seluruh karyawan di perusahaan. Kenapa diadakan training ini, tujuannya adalah sebagai bentuk peningkatan kompetensi seluruh karyawan agar mengetahui sebenarnya apa yang dimaksud dengan ISO 9001, serta memahami tujuan sertifikasi ISO 9001:2015 di perusahaan.

4. Membangun Prosedur

Prosedur adalah standar yang harus diikuti oleh organisasi pada saat proses sedang berjalan. Walaupun saat ini prosedur bukan hal yang mutlak diwajibkan ada, tetapi referensi aktual proses atau pendekatan proses, harus mengacu kepada standar yang berlaku di perusahaan. Biasanya, standar yang dimaksud disini adalah prosedur.

5. Training Internal Audit

Langkah berikutnya, adalah pelaksanaan Training Internal Audit. Internal Audit merupakan salah satu bagian yang tidak bisa dipisahkan saat implementasi ISO 9001:2015. Aktivitias internal audit ini merupakan salah satu syarat yang wajib dipenuhi oleh perusahaan pada saat akan sertifikasi. Selain itu, Training ini merupakan upaya untuk peningkatan kompetensi Internal Auditor di perusahaan.

6. Evaluasi dan Pre-Audit

Nah, setelah seluruh implementasi serta proses sudah terpenuhi dan sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015, berikutnya adalah melakukan Evaluasi dengan pelaksanaan Pre-Audit, atau assessment final sebelum dilakukannya Audit Eksternal oleh Badan Sertifikasi. Aktivitas yang dilakukan di dalam Pre-Audit ini adalah dilakukan penilaian ulang mengenai pemenuhan perusahaan terhadap persyaratan ISO 9001:2015 yang mana penilaian ini akan dilakukan oleh Konsultan. Ketika ditemukan ketidaksesuaian, maka organisasi harus segera memperbaiki kekurangannya agar sesuai antara implementasi dengan persyaratan ISO 9001.

Setelah seluruh tahapan selesai dilakukan, tahapan berikutnya adalah Tahapan Sertifikasi dan dilakukannya Audit Tahap Pertama dan Audit Tahap Kedua yang dilakukan oleh Badan Sertifikasi. Non Conformity Report ( NCR ) akan diterbitkan oleh Badan Sertifikasi terhadap Perusahaan setelah dilakukan Audit Sertifikasi di Tahapan Kedua.

NCR ini harus segera diselesaikan oleh perusahaan sebagai upaya perbaikan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan Auditor di perusahaan ketika Audit Sertifikasi.

Demikian, penjelasan cara mudah untuk sertifikasi ISO 9001:2015, semoga bisa bermanfaat bagi para pembaca. Terima kasih.

Persyaratan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2015

noreply@blogger.com (Agus Haryanto) — Sat, 4 Apr 2020 07:21:00 -0700

Daftar Isi

Tiga Pilar Pembangunan
Pengendalian Lingkungan dengan ISO 14001:2015
10 Klausul Utama
Badan Sertifikasi atau Certification Body

Tiga Pilar Pembangunan

Perkembangan kehidupan manusia tidak bisa dipisahkan dari tiga pilar pembangunan, yaitu pertumbuhan ekonomi, integritas lingkungan serta tanggung jawab sosial. Untuk mencapai keseimbangan diantara ketiga faktor tersebut adalah dengan mengendalikan ketiganya dengan penerapan sistem manajemen standar sebagai pengendali agar tidak terjadi ketidakseimbangan yang akan berdampak pada lingkungan, ekonomi serta social kemasyarakatan.

Untuk mencapai keseimbangan antara lingkungan, sosial masyarakat dan ekonomi dijadikan sebagai pertimbangan kebutuhan, tanpa membahayakan kemampuan generasi masa depan untuk mencukupi kebutuhannya.

Pengendalian Lingkungan dengan ISO 14001:2015

Sebagai salah satu cara untuk mengendalikan lingkungan adalah dengan menerapkan sebuah standar internasional yang diakui oleh seluruh dunia, yaitu : Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2015 . Standar ini merupakan standar internasional dan terdiri dari sejumlah persyaratan berupa klausul dan diciptakan untuk organisasi yang mengelola lingkungan di dalam setiap aktivitas serta prosesnya.

ISO 14001:2015 adalah Persyaratan Sistem Manajemen Lingkungan versi terbaru dan diakui pada tanggal 14 September 2015. Versi sebelumnya yaitu ISO 14001:2004 sudah tidak berlaku lagi, karena sudah tidak relevan dengan kondisi perkembangan pembangunan saat ini yang semakin komplek.

10 Klausul Utama

Terdapat 10 klausul utama di dalam persyaratan ISO 14001:2015, diantaranya adalah :

1. Scope ( Ruang Lingkup )

2. Normative Reference ( Referensi Normatif )

3. Term and Definition ( Istilah dan Definisi )

4. Context of the Organization ( Konteks Organisasi )

5. Leadership ( Kepemimpinan )

6. Planning ( Perencanaan )

7. Support ( Dukungan )

8. Operation ( Operasional )

9. Performance Evaluation ( Evaluasi Performance )

10. Improvement ( Peningkatan )

Setiap persyaratan yang ada di dalam klausul utama ini wajib dipenuhi oleh perusahaan ataupun organisasi yang menerapkan sistem manajemen lingkungan di internalnya. Sebagai bukti bahwa organisasi ataupun perusahaan telah menerapkan sistem manajemen lingkungan, maka harus dilakukan Audit Sertifikasi oleh Badan Sertifikasi sebagai evaluasi terhadap pelaksanaan sistem manajemen lingkungan di organisasi / perusahaan tersebut.

Badan Sertifikasi atau Certification Body

Badan sertifikasi adalah perusahaan yang diakui oleh Organisasi Standar Internasional untuk melakukan Audit Sertifikasi di perusahaan atau organisasi yang mengajukan sertifikasi kepada Badan Sertifikasi tersebut. Ada beberapa badan sertifikasi di Indonesia yang sudah teregistrasi, baik Nasional ataupun Internasional, diantaranya adalah : TUV Rheinland, TUV Nord, Sai Global, Bureau Veritas, SGS, dan lainnya.

Sekilas Tentang ISO 9001:2015

noreply@blogger.com (Agus Haryanto) — Thu, 2 Apr 2020 21:32:00 -0700

Daftar Isi

Pengertian ISO
ISO 9001:2015
10 klausul utama ISO 9001:2015

Pengertian ISO

Hampir rata rata setiap orang yang bekerja di sebuah perusahaan atau organisasi dan menerapkan Sistem Manajemen Standar Internasional, pastinya pernah mendengar kata ISO. Tetapi, belum tentu memahami secara pasti pengertian ISO itu dengan sebenarnya. Jika dilihat dari kata “ISO”, pengertian ISO adalah “sama”, dan kata ISOS ini diambil dari bahasa Yunani. Penggunaan istilah ini dapat dilihat pada kata isometric atau isonomi.

Sedangkan, organisasi internasional yang mengelola ISO ini adalah International Organization for Standardization, IOS terdiri dari wakil-wakil badan standarisasi nasional setiap Negara, didirikan pada tanggal 23 Februari 1947, dan fungsi dari organisasi ini adalah menetapkan standar-standar industri dan komersial di seluruh dunia.

Dalam menetapkan suatu standar, mereka akan mengundang anggotanya dari 130 negara untuk duduk sebagai Komite Teknis (TC), Sub Komite (SC) dan Kelompok Kerja (WG). ISO bekerja sama dengan Komisi Elektroteknik Internasonal (IEC) yang memiliki tanggung jawab besar terhadap standarisasi peralatan elektronik.

ISO 9001:2015

Salah satu standar yang telah dibuat oleh IOS adalah Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, Di dalamnya terdiri dari beberapa klausul atau persyaratan yang wajib untuk dipenuhi oleh organisasi sebagai upaya untuk mengelola sistem manajemen mutu di internalnya. Ciri dari persyaratan yang harus dipenuhi oleh organisasi di dalam klausul itu adalah ada kata “shall”, yang mengandung arti “wajib dipenuhi”.

Untuk lebih mengenal mengenai model diagram QMS ISO 9001:2015, silahkan lihat disini : Model QMS ISO 9001:2015

10 klausul utama ISO 9001:2015

Ada sekitar 10 klausul utama di dalam ISO 9001:2015, diantaranya adalah :

1. Scope ( Ruang Lingkup )

2. Normative Reference ( Referensi Normatif )

3. Term and Definition ( Istilah dan Definisi )

4. Context of the Organization ( Konteks Organisasi )

5. Leadership ( Kepemimpinan )

6. Planning ( Perencanaan )

7. Support ( Dukungan )

8. Operation ( Operasional )

9. Performance Evaluation ( Evaluasi Performance )

10. Improvement ( Peningkatan )

Sertifikasi

Sertifikasi yang dikeluarkan oleh Badan Sertifikasi ( Certification Body ) adalah bukti bahwa organisasi atau perusahaan tersebut telah mengimplementasi persyaratan ISO 9001:2015 di dalam prosesnya. Tentunya, setelah dilakukan Audit oleh Badan Sertifikasi yang diakui oleh asosiasi di seluruh dunia.

Tidak sulit untuk memperoleh sertifikasi ISO 9001:2015 dari Badan Sertifikasi, bahkan sangat mudah. Untuk mengetahui bagaimana cara mudah untuk sertifikasi ISO 9001:2015, silakan anda baca di : Cara Mudah Sertifikasi ISO 9001:2015.

Terima kasih.

Latar Belakang Sistem Manajemen K3

noreply@blogger.com (Agus Haryanto) — Sat, 28 Mar 2020 04:45:00 -0700

Latar Belakang Sistem Manajemen K3 ( Occupational Health and Safety Management System )

K3 adalah Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Latar belakang mengapa Sistem Manajemen K3 harus dilakukan oleh perusahaan ? Sejenak kita perhatikan beberapa latar belakang masalah K3 ini muncul.

1. Perkembangan zaman yang tak terkendali

Perkembangan zaman dari masa ke masa semakin maju, tumbuhnya dunia industri di segala bidang, populasi manusia semakin meningkat. Proses urbanisasi penduduk beranjak naik setiap tahunnya, hal ini adalah efek yang ditimbulkan dari kebutuhan hidup setiap orang dan ingin meningkatkan taraf kehidupannya di kota besar, selain itu, dunia kemajuan teknologi saat ini sangat berbeda dengan teknologi yang ada di masa lalu. Berbagai kemudahan masa kini juga semakin dirasakan memanjakan para penggunanya.

Diantaranya kemudahan untuk berkomunikasi secara online menggunakan media komunikasi, kemudahan proses pengajuan kredit kendaraan, serta masih banyak lagi kemudahan lainnya. Risiko yang muncul dari aktivitas manusia ini adalah terjadinya Kecelakaan dan Sakit Akibat Kerja. Untuk mengendalikan perusahaan dari timbulnya Kecelakaan dan Sakit Akibat Kerja, maka perusahaan harus menerapkan Sistem Manajemen K3 di internal perusahaannya.

2. Terjadinya Kecelakaan Kerja

Pernahkah anda melihat berita mengenai terjadinya kecelakaan kerja di berbagai media, televisi, internet, group whatsapp, line, facebook, atau media lainnya ? Jika pernah, maka itulah realita yang terjadi di Indonesia ataupun dunia khususnya industri ataupun jasa bahwa kecelakaan saat bekerja akan menimpa siapa saja, kapanpun, dimanapun dan dalam situasi apapun.

Rata - rata terjadinya kecelakaan kerja adalah akibat dari kelalaian dalam bekerja, kurang mematuhi peraturan K3, menganggap enteng / sepele terhadap risiko pekerjaan yang dihadapinya, sehingga berpotensi terjadinya kecelakaan kerja.

3. Terjadinya Sakit Akibat Kerja

Sakit itu adalah hal yang manusiawi, sungguh tidak ada di dunia ini seseorang memiliki antibody yang sakti mandraguna untuk menangkal segala penyakit. Rata rata, setiap manusia pasti pernah merasakan sakit. Hanya saja, masalahnya adalah penyebab dia sakit itu apa penyebabnya. Apakah karena kurang tidur, kurang istirahat, jarang makan dan minum, kurang berolahraga, banyak fikiran, ataupun sakit akibat pekerjaan yang dilakukannya.

Sakit akibat kerja adalah sakit yang timbul buah dari hasil pekerjaan nya , dan disebabkan oleh beberapa faktor. Diantaranya adalah, faktor biologi, faktor fisika, faktor psikologi, ergonomi, faktor kimia dan faktor lainnya dan jika tidak dikendalikan, faktor ini akan berpengaruh terhadap kesehatan pekerja sehingga berdampak terhadap kesehatan kerja karyawan. Jika ingin mengetahui faktor faktor apa saja yang akan berpengaruh terhadap kesehatan pekerja, anda bisa melihat peraturan yang sudah diterbitkan oleh menteri tenaga kerja, yaitu : Permenaker Nomor 05 Tahun 2018 tentang Keselamatan dan Kesehatan di Lingkungan Kerja.

4. Penerapan Sistem Manajemen K3 di Lingkungan Kerja

Untuk mengendalikan potensi terjadinya Kecelakaan dan Sakit Akibat Kerja, perusahaan harus menerapkan Sistem Manajemen K3 di internal perusahaan nya. Penerapan Sistem Manajemen K3 yang saat ini sedang marak didengungkan oleh organisasi ada dua, yaitu standar lokal dan kedua adalah standar internasional. Standar lokal yang saat ini berlaku di Indonesia adalah Sistem Manajemen K3 Peraturan Pemerintah No. 50 Tahun 2012 tentang Penerapan Sistem Manajemen K3, sedangkan standard internasional adalah ISO 45001:2018.

Kedua standar ini hampir sama di dalam persyaratannya, dan keduanya tidak bisa dipisahkan karena ada keterkaitan di dalam penerapan Sistem Manajemen K3 di perusahaan. Dari kedua standar nasional dan internasional inilah muncul persyaratan yang harus dipenuhi oleh perusahaan ataupun organisasi untuk menerapkan Sistem Manajemen K3 nya di perusahaan.

Tentang Mutu / Kualitas Produk dan Jasa

noreply@blogger.com (Agus Haryanto) — Sun, 12 May 2019 19:40:00 -0700

Pengertian Dasar Mutu & Kualitas

Salah satu persyaratan di dalam produk atau jasa apapun yang dibuat oleh sebuah perusahaan adalah kualitas / mutu yang diinginkan oleh Pelanggan. Pelanggan / user / pemakai akan merasa puas dengan produk / jasa dari sebuah perusahaan, pada saat produk / jasa digunakan oleh pelanggan itu sesuai dengan keinginan mereka, cocok ketika dipakai, tidak ada yang kurang ketika digunakan, bahkan nyaris sempurna. Itulah kualitas.

Kualitas produk atau jasa merupakan parameter yang bisa dijadikan sebagai ukuran performance dari perusahaan, sejauh mana perusahaan itu akan bisa bertahan dan bersaing dengan kompetitornya. Pelanggan akan senantiasa setia dengan pembuat produk atau penyedia jasa, ketika mereka selalu komit terhadap kualitas / mutu produk yang dibuatnya.

Apa yang terjadi ketika pelanggan kecewa dengan kualitas / mutu produk / jasa yang mereka gunakan, ada kemungkinan mereka berpaling dan mencari perusahaan lain yang mampu menyediakan produk / jasa sesuai dengan persyaratan mutu mereka.

Bagaimana Cara Membangun Kualitas

Membangun kualitas tidaklah mudah, sekaligus tidak terlalu sulit. Yang diperlukan disini adalah komitmen seluruh pihak untuk membuatnya. Dahulu, kualitas itu hanya sekedar mutu dari produk, tetapi sekarang pengertian mutu itu adalah QCDSMP-E, yaitu Quality, Cost, Delivery, Moral, Safety, Productivity dan Environment. Kita coba bahas satu persatu dari pengertian QCDSMP-E ini.

Salah satu ungkapan yang pernah dikatakan oleh pendiri Apple mengenai kualitas adalah = Kualitas itu lebih penting dari daripada kuantitas, STEVE JOBS

1. Quality

Quality mengandung arti kualitas, artinya kualitas produk dan jasa diciptakan oleh seluruh proses yang membangunnya agar sesuai dengan keinginan pelanggan. Apa saja yang diinginkan oleh pelanggan harus diikuti oleh pembuat produk ataupun jasanya. Keinginan pelanggan diikuti agar terjadi kepuasan pelanggan, sehingga pelanggan tidak akan berpaling ke perusahaan lain untuk memenuhi kebutuhan produk & jasa nya. Lebih utama lagi, jika perusahaan memiliki Sistem Manajemen Mutu QMS ISO 9001:2015 sebagai metode pengelolaan mutu di internal perusahaannya.

2. Cost

Cost berarti biaya, cost disini mengandung pengertian bahwa biaya dan harga terhadap produk dan jasa yang ditawarkan kepada pelanggan sangat kompetitif. Apalagi, ketika produk ataupun jasa yang kita tawarkan kepada pelanggan berada dibawah harga yang ditawarkan oleh competitor. Sudah pasti, perusahaan anda akan memiliki point plus dimata pelanggan.

3. Delivery

Delivery adalah pengiriman produk dan jasa dari perusahaan pembuat kepada pelanggan. Parameter delivery adalah pengiriman tepat waktu atau istilah yang seringkali digunakan oleh temen temen di perusahaan adalah Delivery On Time. Tidak pernah sama sekali terjadi delay pengiriman, atau bisa diminimalisasi, dan sesuai dengan schedul yang sudah ditentukan oleh pelanggan.

4. Safety

Safety adalah keselamatan, pelanggan akan meminta bahwa produk yang dikirimkan dalam kondisi aman, tidak mengandung substansi berbahaya, melindungi karyawan dari aspek K3 dengan cara penerapan sistem manajemen k3 seperti ISO 45001:2018, atau bisa juga sistem manajemen K3 PP50 Tahun 2012 dari pemerintah RI.

5. Moral

Pengertian moral disini adalah servis terhadap pelanggan. Ketika pelanggan mengalami masalah dalam hal kualitas produk, mereka akan menghubungi perusahaan anda untuk melakukan tindakan terhadap keluhan mereka. Perusahaan anda harus segera quick action dan melakukan tindakan sesegera mungkin agar masalah tidak berlarut larut dan terjadi masalah yang sama di kemudian hari.

6. Productivity

Productivity terkait dengan kuantitas produk atau pun jasa yang anda berikan terhadap pelanggan. Apakah kuantitas sesuai tidak dengan keinginan pelanggan, apakah capable tidak dengan pernyataan anda terhadap pelanggan pada saat pengajuan anda di awal terhadap pelanggan.

7. Environment

Environment ataupun lingkungan adalah fokusnya perusahaan terhadap pengelolaan lingkungan di internal perusahaan nya. Perusahaan tidak melakukan pencemaran terhadap lingkungan untuk proses operasionalnya. Biasanya pelanggan akan meminta perusahaan untuk menerapakan Sistem Manajemen Lingkungan EMS ISO 14001:2015.

Kesimpulannya, apapun jenis model bisnisnya, kualitas adalah nomor 1. Ketika perusahaan mampu menciptakan kualitas berbasis QCDSMP-E, maka pelanggan akan setia terhadapnya. Ada kemungkinan pelanggan merekomendasikan produk kita kepada rekanannya yang lain, sehingga akan terbuka pasar yang baru terhadap produk / jasa kita.