El Principio KISS declara que uno de los objetivos clave en el diseño debería ser la simplicidad, a la vez que evitamos una complejidad innecesaria. Antoine de Saint Exupéry, autor de EL PRINCIPITO, tiene una popular cita que refleja este principio: “La perfección se alcanza, no cuando no hay nada más que añadir, sino cuando ya no queda nada más que quitar”

Nosotros en Destrupack trabajamos siempre bajo las premisas del principio KISS, procesos simples y realmente funcionales.  Keep It Simple, Stupid! que podemos traducir al castellano como “Mantenlo Simple, estúpido”. Asimismo, utilizamos de manera interna, el mismo método, a la hora de poner en marcha procesos de formación y mejora, con los que nos actualizamos día a día.

Simplificando una vez mas, ofrecemos al cliente productos y servicios fácilmente utilizables, sencillos y fácilmente entendibles por todos, dejando atrás complicados y enrevesados métodos, que finalmente llevaran al mismo final, con mucho mas esfuerzo y complicación.

Recuerda, nunca debemos olvidarnos de Keep It Simple, Stupid!

“Mantenlo Simple, Estupido” no es más que un concepto similar al de “menos es más” o al Principio de Parsimonia (también conocido como la Navaja de Occam), que defiende que, probablemente y en igualdad de condiciones, LA SOLUCIÓN MÁS SIMPLE SUELE SER LA MEJOR.

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La norma indica que los documentos que se consideran secretos, que pueden ser comprometedores para la intimidad de algunas personas y los archivos con contenidos relativos a datos particulares ya sea de personal interno o externo (clientes o proveedores) deben ser triturados para evitar problemas graves.

Para cumplir el Nivel 4 las empresas contratadas para la trituración de documentos confidenciales con plantas y/o camiones in-situ de destrucción con grandes producciones los restos no pueden sobrepasar la superficie de 594 mm² y deben mezclarse y prensarse el material en balas de alta densidad y mezclarse con otros productos papeleros. Esto les confiere un nivel de seguridad igual que triturando en las instalaciones con un nivel de partículas de superficie inferior a 30 mm² o con un ancho de ≤2 mm y longitud de ≤15 mm. Por lo tanto no se dejen convencer por el mantra de que la seguridad está en destruir la documentación en partículas muy pequeñas. Hay compañías que aprovechan la antigua norma DIN 32757 alemana para convencer al comprador del argumento “destruya muy pequeño por su seguridad” pero ese es un argumento “miope”.

La norma DIN 32757:1995 ya ha sido renovada por la DIN 66399:2011 para poder incluir otros materiales o soportes con información confidencial, revisar los procedimientos y no solamente el tamaño de partícula, entre otras cosas. Además de contemplar los procedimientos para las contrataciones externas rentables y fiables.

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¿Pero qué pasa con otro tipo de empresas que ofrecen servicios similares en nuestro sector?

El objetivo de un recuperador es seleccionar categorías de papel y valorizarlas al máximo. Cuando deben triturarlo entra en conflicto con la base de su negocio, deben hacer algo especial para lo que no están habituados. Triturar el papel les hace perder valor y reduce drásticamente sus ingresos…

Lo natural en una empresa de transportes, mensajería o couriers, es reducir al máximo los costes en las recogidas para ser competitivos en su sector. Cargas rápidas, traslados, manipulaciones, rotación de personal,  formación, etc. por lo tanto entran en conflicto cuando deben superar ciertos criterios en las recogidas y el traslado. Custodiar con personal propio los contenedores, responsabilizarse personalmente, clausulas de confidencialidad, registros, etc. complican…

Hay muchas empresas que complementa su actividad principal con la destrucción confidencial pero para ellos no es tan fácil actuar con naturalidad, ser coherentes. Para otras categorías de empresas cumplir con los objetivos del servicio es entrar en contradicción con ellos mismos.

Usted decide, su organización escoge a quien encargar la gestión segura de la documentación confidencial. Su entidad es responsable y las repercusiones recaen sobre la entidad y sobre quien decide. Si desea evaluar más a fondo su organización y procedimientos en Destrupack encontrará un excelente asesor.

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Desmontar el disco duro es muy sencillo. Triturarlo por un profesional como Destrupack muy fácil y económico. A partir de ahí el resto del material informático puede ser donado, reciclado, reusado o lo que ustedes decidan con total certeza que nadie podrá acceder a los datos que estos contenían nunca. Internacionalmente existen infinidades de ofertas pero la más habitual por su seguridad es la trituración, y por eso es la que nosotros aconsejamos y ofrecemos a nuestros clientes.

Posteriormente el 100% del material será enviado a reciclado para una correcta gestión medioambiental respetuosa con nuestro entorno.

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El BCP es cómo la organización está preparada para un eventual incidente que pueda poner en peligro la organización y su misión básica a largo plazo. Estas contingencias pueden ser incendios, terremotos, caídas de aviones, inundaciones, etc. No podemos olvidar que las cosas suceden y tenemos hechos reales en nuestro día a día como el incendio del Windsor en Madrid, la caída del avión de Spanair en Paracuellos, el choque de aviones en los Rodeos, las constantes inundaciones en Levante, el terremoto de Lorca, la piratería informática, etc.  Por eso en Destrupack disponemos de un concienzudo BCP y estamos seguros que somos capaces de superar este tipo de circunstancias para que nuestros clientes no se vean afectados al contratar nuestros servicios.

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En su primera parte se encuentra la definición de términos, la categoría de productos, los niveles de seguridad y las clases de materiales. En la segunda se describen los requisitos que deben cumplir los equipos utilizados para una destrucción segura de medios con información. En conjunto desean ser un estándar de referencia entre las normas internacionales relacionadas con la seguridad de la información.

En Destrupack estamos dispuestos a informarles de las diferentes normas y en concreto de la DIN 66399, de cómo trabajamos y porque establecemos ciertos procedimientos en nuestro día a día. Porque la seguridad en la gestión de la información nos afecta a todos. Nuevas pautas nos ayudan a mejorar y permiten que potenciales usuarios o  clientes entiendan porque realizamos ciertos procedimientos.

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Recordemos que la Information Commissioner Office de Gran Bretaña ha sancionado a un Hospital de Brington con la mayor multa interpuesta hasta el momento con £375.000 libras por que aparecieron discos duros en  de eBay cuando ellos contrataron a una empresa para su destrucción, y esta los estaba subastando, incumpliendo su contrato y su certificado. Hasta el momento la sanción más alta era de £130.000 libras para el Consejo de Condados de Powys después de que páginas de un informe de protección infantil fueran incluidas por error como parte de un documento separado enviado a un miembro público.

Como podemos comprobar errores o negligencias no salvan de escándalos y sanciones a las entidades que manejan datos confidenciales y que deben ser responsables de ellos hasta su completa destrucción. Confíe en expertos, no se guíe simplemente por precio y valore las garantías que le ofrecen conociendo los procedimientos completos.

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Estamos de acuerdo en la afirmación; la destrucción in situ es la más segura. Aunque discrepamos cuando menos precian la trituración en planta. Este procedimiento es plenamente seguro si está bien ejecutado por profesionales, y mucho más eficiente relación calidad/precio que cuando se usan métodos excesivamente artesanales. Hay que valorar el tipo de documentación disponible y la inversión que se puede dedicar económicamente.

Además entran en contradicción con la confidencialidad del proceso cuando muchas veces sus operarios están manipulando y revisando la documentación de los clientes por la lentitud del proceso.

Conclusión si lo que busca es máxima seguridad exija destrucción in situ, con camiones que disponen de destructor en ellos. Exija además que no realicen ninguna manipulación de la documentación y busque la mayor capacidad de destrucción por hora posible.

Si además quiere una buena relación calidad precio exija que su proveedor de servicios haya invertido en maquinaria de calidad para ofrecer rentabilidad y seguridad. No se conforme con una simple argumentación, consulte a un verdadero experto.

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El Hospital Universitario NHS Trust de Brington y Sussex dijo que sus discos duros que contenían datos de pacientes habían sido vendidos en una subasta por una empresa que contrataron para destruirlos. El portavoz de la ICO dijo que han propuesto una sanción al Hospital Trust de £ 375.000 libras por el incidente. El Hospital afirma que ellos son las víctimas y dice “Nosotros subcontratamos la destrucción de estos discos duros a una empresa legalmente registrada que posteriormente los vendió en eBay.” “Tan pronto como fuimos alertados de este hecho informamos a la Policía y con nuestra ayuda recuperamos estos discos duros robados por este individuo”.

Según la Data Protection Act las organizaciones deben “tomar medidas apropiadas técnica y organizacionalmente… en contra de personal no autorizado o que ilegalmente proceses los datos personales”. La ley obliga a las organizaciones que sean sobreprotectoras cuando los datos personales son sensibles, como es el caso de los archivos de pacientes médicos.

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Buscamos que la formación sea un medio para alcanzar objetivos y resultados. Que tenga en cuenta la adaptación para las mejoras competitivas y cualificaciones indispensables para fortalecer la situación competitiva de la empresa y de su personal. Adaptación, Promoción y Prevención son básicas.

La formación en Destrupack está orientada a la rentabilidad de dos maneras:

1. Con eficacia para el logro de objetivos y por lo tanto debe ser útil (centrada en habilidades y actitudes), práctica y continua para ser óptima.
2. Con eficiencia para el uso mínimo de recursos para ser rentable y utilizando la metodología más adecuada.

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El pasado 17 de enero reunimos al personal que tiene contacto directo con nuestros clientes, comerciales y personal de recogidas, para la primera jornada de formación  dentro de nuestro programa anual.

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