Imagina la siguiente situación.

Son las 9 de la mañana. Te  sientas a trabajar. Enciendes el ordenador y consultas tu bandeja de entrada. Comienzas  a leer todos los correos que has recibido. Ante ti, una lista repleta de correos spam, correos “marrón” con problemas cuya resolución es aparentemente urgente, correos con curiosidades que te mandan los amigos, correos con información para cumplimentar los proyectos que estás realizando a tus clientes, etc. Después de leerlos todos, decides empezar a solucionar los problemas/marrón que te habían llegado. Estas empezando a hacer cosas, pero las interrupciones continuas no te dejan avanzar; un compañero llega a tu mesa a pedirte algo, tienes que atender una llamada telefónica, suena el  avisador de correo entrante y te pones a consultar, una vez más, tu bandeja de entrada de correo, tu mejor amigo te escribe por el chat de Facebook o Skype, etc. Son las 2 de la tarde, hora de comer. Ya has completado la primera parte de tu jornada laboral.

Por la tarde, a las 5, retomas de nuevo tu trabajo. Lo primero que haces, al ponerte frente al ordenador, es consultar de nuevo tu buzón de correo. Decides terminar una tarea/marrón que todavía te quedaba de la mañana  y continuar con otra tarea importante, que te hubiera gustado empezar al principio de la jornada, pero que por culpa de las urgencias no has podido abordar. Termina tu jornada y te das cuenta que has pasado tu día de trabajo “apagando fuegos”, resolviendo tareas urgentes y respondiendo emails.

¿Qué ha pasado con las tareas importantes?

 Aquellas que te hacen avanzar, que ofrecen resultados, que son la columna vertebral de tu trabajo. Las tareas con mayúsculas que te ayudan a cumplir tus objetivos.  La respuesta es que han quedado sin hacer o en el mejor de los casos están incompletas.  Un día tras otro, plagado de interrupciones y sin abordar las tareas importantes, te deja con la sensación de que no avanzas, que no ves resultados o que esos resultados no se producen dentro de plazos razonables de tiempo. Este sentimiento te produce estrés y ansiedad. Parece que estas en un eterno “día de la marmota” (¿has visto la película “Atrapado en el tiempo”, donde su protagonista se ve condenado a revivir, una y otra vez el mismo día).

¿Te parece exagerado lo que te cuento?

La respuesta dependerá de tus hábitos productivos y de tus rutinas diarias. De si gestionas tu tiempo o no.  Nadie en los institutos o en las universidades, por desgracia, nos ha enseñado cómo administrar nuestro tiempo de forma inteligente.

La solución

Es ahora donde te doy las claves, que a mí me han servido y me sirven para conseguir resultados:

 - Para sacar el máximo provecho a tus días, te recomiendo que empieces con una tarea importante. No empieces consultando el correo o mirando las redes sociales.

- Elimina distracciones y enfócate en realizar esa tarea clave. Solo existe esa tarea. Empieza y sobre todo, termina, no la dejes a medio.

- Una vez la termines, descansa 5 minutos (si trabajas frente a un ordenador aléjate de él y estira un poco las piernas) y pasa a la siguiente tarea importante.

- Tras haber completado por lo menos dos tareas claves, si quieres, puedes consultar el correo electrónico, no antes.  Lo ideal es concentrar las revisiones de correo en varios momentos del día o bloques. Dos o tres revisiones diarias son más que suficientes. Piensa que tu trabajo principal, no es gestionar correos, tienes otras cosas más importantes que hacer.

- Se trata de intercalar las tareas importantes en tu día con aquellas que son menos importantes. Te preguntarás, ¿cómo se cuales son las tareas importantes en mi negocio o actividad? Para reconocerlas te detallo, a modo de resumen, algunas de sus características.

Las tareas importantes:

1) Te ayudan a cumplir los objetivos profesionales y personales que te has marcado

2)  Forman parte de tu profesión

3) Te  ayudan a que tu negocio funcione de forma rentable

4) Te proporcionan resultados de valor, inmediatos o a medio plazo

Me gustaría que compartieras tus experiencias u opiniones en los comentarios.

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Foto: Pendiolo

Según el diccionario, persuasión es “la capacidad o habilidad para convencer a una persona para que haga o crea alguna cosa, empleando argumentos o razones”.  Este arte está presente en el día a día de tu negocio.  En realidad más que  vender a tus clientes, te dedicas a conseguir el SI. El SI de clientes, proveedores, aliados, bancos, etc.  Existen una serie de principios básicos que hacen más proclive al ser humano a decir que si y aceptar algo. Estos los veremos en detalle en un próximo artículo.

Hoy, quería compartir contigo un sencillo truco que puedes aplicar en tu vida y en tu negocio. Cuando tengas que pedir algo hazlo dirigiéndote al oído derecho de la persona (por ejemplo siéntate orientándote hacia el lado derecho de la persona con la que estas).

Este truco está fundamentado en un experimento realizado por los investigadores Marzoli y Tommas  a 176 personas en un club nocturno italiano, donde una chica se acerco para pedirles un cigarrillo. La principal conclusión a la que se llego es que, independientemente  del genero, las personas eran dos veces más propensas a dar el cigarrillo, si la petición se les había hecho en el oído derecho. Un 72% de hombres y mujeres usaban su oído derecho para escuchar. Además esta conclusión está avalada por otros estudios, en los que se dice que el oído derecho es la opción preferente para procesar y atender estímulos verbales. Y es que el habla, la comunicación, la lectura y el lenguaje esta dominadas por el hemisferio izquierdo del cerebro (canal de entrada del oído derecho).

Este truco te puede servir, por ejemplo, para pedir pequeños favores a familiares, socios, proveedores, etc. No se trata de una formula milagrosa, pero si es un detalle que combinado con otros principios contribuye a obtener el SI que estas buscando.

¿Qué piensas tu de este tema?.

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Foto: shareski

El mundo frenético en el que vivimos, en el que todo es “fast” (por supuesto también la comida), nos empuja a estar haciendo varias cosas a la vez.  Estas terminando un trabajo en el ordenador,  mientras atiendes una llamada  de un cliente y con el rabillo del ojo, ves el aviso de  un nuevo mensaje en la bandeja de entrada de tu buzón de correo. Esta situación,  nos produce la falsa sensación de “hacer muchas cosas bien y a la vez”. Digo la falsa sensación, porque es todo lo contrario.

En el ejemplo que te puse antes, la cara B de la historia es la siguiente: el trabajo que estás haciendo por ordenador y que tan importante es para cumplir los objetivos de ese día, realmente lo haces a medias, para salir del paso y de forma mediocre. El cliente con el que estás hablando y que te llama por una queja, se enfada mucho más, al ver que no le estas atendiendo como el espera.  Y el mensaje que hay en tu bandeja de entrada (y que abres, porque no puedes reprimir el frenesí multitarea), viene con un “marrón” de otro cliente, que te va restar todavía más energía productiva para continuar.

Resultado de la jugada; no das lo mejor de ti, no cumples los objetivos y acabas con la frustración, de que esta todo por terminar y no acabas nada. El supuesto puede parecer exagerado, pero está bastante cercano a la realidad de la mayoría de emprendedores y autónomos.

El antídoto para este veneno es bien sencillo, aunque su aplicación en el día a día puede ser todo un reto.  Se trata de hacer una sola y única cosa a la vez (todo lo contrario de lo que nos propone  la multitarea).  Si estamos hablando por teléfono con un cliente haremos eso, si estamos terminando un informe, solo estaremos en eso.  El objetivo es hacer y sobre todo terminar las tareas de forma excelente.  Y solo una vez que hayas terminado esa tarea (o una parte, si se trata de por ejemplo una tarea dentro de un proyecto) pasarás a la siguiente tarea que tengas en tu lista. Solo te enfocarás en esa tarea. Solo existirá en ese momento, esa tarea.

Previamente y antes de haberte puesto a trabajar, habrás eliminado/minimizado todas las distracciones que están presentes en tu trabajo. Puedes silenciar el móvil (o ponerlo boca abajo castigado), cerrar el navegador de internet, si en ese momento no lo necesitas, desactivar los avisos de tu cliente de email, desactivar Skype o Messenger, no entrar en las redes sociales,  etc.

El hacer una sola tarea a la vez, tiene muchos beneficios. Te enumero solo algunos:

1)  Aumenta tu concentración.

2)  Aumenta tu intensidad de trabajo (haces más en menos tiempo).

3)  Estas más pendiente de los detalles clave de esa tarea.

4)  Eres más creativo, más resolutivo en caso de surgir problemas.

5)  Reduce tu estrés.

Si no lo has probado, te recomiendo que lo  pongas en práctica y pases a la acción. A mí me funciona y por eso , quería compartirlo contigo en este artículo. Si prácticas ya este habito… estupendo. Te animo a que sigas perseverando, ya que se, por propia experiencia, que es fácil volver a caer en los tentáculos de la multitarea.

Si quieres, escribe en los comentarios tus experiencias sobre este tema.

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1)    Conocer el perfil de tu cliente objetivo (conoce a tu cliente como si fuera tu mejor amigo o un familiar). Se trata de elaborar un retrato robot de tu cliente…si es hombre o mujer…sus deseos y necesidades…que odia…que le gusta…cual es su edad…etc. De esta forma tu producto/servicio estará enfocado 100% a sus necesidades reales. Además tus mensajes serán más efectivos, ya que se dirigirán directamente a ese tipo de cliente y no a uno genérico y sin rostro.

2)    Disponer siempre de un producto/servicio adaptado a lo que de verdad tu cliente necesita (mejora continua de tu oferta). El disponer de una foto nítida del perfil de tu cliente, te ayudará a diseñar un producto/servicio que supere ampliamente sus expectativas. Una de las formas más rápidas de obtener esta información, es a través de tu página web, mediante el uso de pequeñas encuestas (no más de 5 cuestiones).

Pueden utilizarse, por ejemplo, tras la finalización de un proyecto o servicio. Para garantizar la calidad en participantes e información obtenidas, siempre es interesante ofrecer al finalizar la encuesta, un incentivo de valor. Este puede ser, por ejemplo, la descarga de determinada información muy valorada por tu cliente y que el obtiene de forma gratuita.

3)    Hacer llegar a tus clientes un mensaje poderoso en todas las acciones de marketing que realices (entendiendo marketing como todo aquello que haces para atraer más clientes; desde lo que dices cuando descuelgas el auricular del teléfono, al desarrollo de campañas destinadas a ofertar tus productos/servicios).

4)    Generar de forma continúa interesados (leads) en tus productos o servicios. En tu Sitio Web puedes dar la opción a los usuarios de inscribirse en un boletín en el que cada x tiempo le envíes por email contenidos de valor y promociones, de tus productos/servicios. Conocer los deseos/necesidades del cliente te ayudará a confeccionar estos contenidos, como vimos en el punto 1 y 2.

5)    Convertir esos interesados (leads) en clientes. Simplificar (incluso eliminar si es necesario) todos aquellos pasos que dificulten la toma de decisiones del cliente, demostrar de forma activa el valor añadido que le va aportar tu producto o servicio y disponer de una garantía poderosa que elimine/reduzca el riesgo a tu cliente. Una garantía poderosa es, por ejemplo, “Tiene 60 días para probar nuestro producto, si no le convence le devolvemos su dinero sin hacer ninguna pregunta”. En este caso se le quita el riesgo al cliente y lo asume la empresa.

6)    Fidelizar (cuidar)  a los clientes actuales. Atraer un nuevo cliente tiene, como sabes, un coste más alto que vender tus productos/servicios a clientes que ya has fidelizado. Por tanto, tus clientes actuales son un tesoro que hay que mimar. Además, el hecho de conocer ya tus productos/servicios es una ventaja que te permite aumentar tus ventas con menos esfuerzo comercial.

7)    Diferenciarte de forma efectiva de tu competencia. Esta diferenciación  se produce a todos los niveles; productos/servicios, identidad corporativa, comunicación, mensajes dirigidos a tus clientes, etc. Si pones la creatividad (la tuya y la de tus empleados) al servicio de la empresa, siempre marcarás la diferencia y podrás atraer más clientes hacia tu negocio.

¿Qué acciones llevas tu acabo para mejorar tu negocio? ¿Qué te resulta más difícil de realizar a la hora de pasar a la acción?.

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Como todos sabemos, Twitter es una  red social  con tan solo 140 caracteres para comunicarnos. Esta reducida extensión de los mensajes, nos obliga a optimizar lo que decimos.  Simplificamos el mensaje y nos centramos en lo verdaderamente importante, en la esencia de lo que queremos transmitir.

Reflexionando sobre este tema, pensé…¿y si saco beneficio a esta “limitación” y lo utilizo en algo muy práctico para tu negocio, por ejemplo preparar el Discurso del Ascensor? En este caso te propongo una versión incluso más simplificada. La llamaremos Mini Discurso. Ten en cuenta que unos de los rasgos de todo cliente es su falta de tiempo (siempre tiene cosas más importantes que hacer que escucharte o leerte). Este Mini Discurso lo puedes utilizar tanto en su versión escrita (por ejemplo en un email en el que te presentas por primera vez a un cliente), como cuando lo tengas que decir frente a un potencial cliente.

¿Qué es esto del “Discurso del Ascensor”?

El discurso del ascensor proviene del concepto norteamericano Elevator pith. Se trata del discurso necesario para explicar de una forma muy breve todo lo que tiene que ver con tu negocio (tan breve como lo que dura un viaje en ascensor).

Claves que tienes que tener en cuenta para redactar tu Mini Discurso…

1) Utiliza un lenguaje claro y directo (no utilices tecnicismos, lo tiene que entender hasta tu abuela).

2)  Genera curiosidad y apela a las emociones.

3) Enfócate en todo momento en hablar de beneficios, no en mencionar un listado de características técnicas. Piensa siempre en aportar valor.

4) Prepara dos versiones de tu discurso; una de 30 segundos y otra de 2 minutos.

5) No seas impersonal, utiliza la primera persona y sobre todo el TU (o el “usted”, según el perfil de cliente al que te dirijas).

Utilizando Twitter para construir tu discurso de 30 segundos

Abre tu cuenta de Twitter y haz clic en “Tweet nuevo”. Ahora puedes empezar a escribir siguiendo las claves del paso anterior. A mí siempre me funciona escribir ideas en un papel directamente, antes de escribir en el ordenador.  Ya sabes que solo tienes 140 caracteres en Twitter.

Una vez lo tengas ya revisado y terminado, es hora de ensayarlo en voz alta. Tienes que hacer tuyo el texto. En todo momento debe parecer improvisado, como si fuera esa la primera vez que lo dices.

¿Conocías el “Discurso del Ascensor”? ¿Qué te ha parecido esta técnica?

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Para el primer post , quería tratar un tema que aglutinara las dos grandes temáticas que van a estar presentes de forma habitual en este blog; uno son principios/técnicas para mejorar tu vida y la otra los principios/técnicas para mejorar tu negocio.

El principio de Pareto

El principio de Pareto, más conocida como la regla del 80-20 viene a decir que el 20% de algo siempre es responsable del 80% de los resultados. Es decir, que el 20% es importante y el 80% es prescindible.  Esta regla, en general, nos permite enfocarnos en las cosas importantes, desechando aquellas que no lo son. El efecto  inmediato es la simplificación y la eficiencia en todas las áreas donde la apliques.

Aplicando este principio a tu vida

Ejemplos prácticos…

Felicidad:  Te puedes preguntar….¿Que 20% de las causas son responsables del  80% de mis problemas?

Deseos: Te puedes preguntar….¿Que 20% de causas producen el 80% de mi felicidad y deseos cumplidos?

Aplicando este principio a tu negocio

Aplicado a tu negocio, este principio te permitirá enfocarte en lo verdaderamente importante, eliminando/minimizando lo accesorio, lo que tiene poco valor para ti.

Ejemplos prácticos…

Proyectos: El 20% del trabajo (10% inicial  y 10% final) consume el 80% del tiempo y los recursos.

Beneficios: El    80% de los beneficios de tu negocio proceden  del 20 % de sus productos y clientes.

Productividad: El 80% de los resultados procede del 20% de los esfuerzos realizados y del tiempo invertido.

Clientes: Descubrir que 20% de tus clientes está generando el 80 % de tus ingresos te puede ayudar a:

- Encontrar más clientes de este tipo, haciendo un estudio de su perfil

- Centrar todas tus iniciativas hacia este perfil

-  Sacar mayor rentabilidad a este grupo de clientes, ofreciéndoles más productos y de esta forma aumentar las ventas.

Para poner en acción esta regla puedes:

1) Identificar ese 20% que te genero los mejores resultados

2) Enfocarte en esas actividades y dedicarles más tiempo.

¿Conocías este principio? ¿Cómo lo aplicas a tu vida y a tu negocio? Compártelo en los comentarios.

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