Ik wil in deze post even wat verder ingaan op een paar concrete dingen die ik heb opgepakt met betrekking tot slimmer werken. Dit zijn tips die ik heb opgedaan in onder andere de lezing uit mijn vorige post en gelezen heb op Lifehacking.nl. Ik zal me voor nu in deze post beperken tot de dingen die ik op mijn werk heb toegepast.

Kort wat achtergrond bij mijn huidige functie: Ik ben verantwoordelijk voor de inkoop en interne verbeterprojecten bij een MKB productiebedrijf. Ik doe ongeveer 50 bestellingen per week, controleer ongeveer even zoveel facturen op juistheid, doe onderhandelingen met leveranciers, ben intern en extern aanspreekpunt voor de logistiek (lees: veel brandjes blussen) en probeer daarnaast ook nog een aantal grote en kleinere verbeteringen in de bedrijfsprocessen te realiseren. Kortom, voldoende werk om een dag te vullen en geen slecht idee om eens in de zoveel tijd eens stil te staan bij hoe je de dingen doet.


Opruimen! (en opgeruimd houden)
Stap 1 na mijn vakantie was met de bezem door mijn kantoor. Ik ontvang veel leveranciers en die brengen vaak monsters mee die lagen overal, mijn bureau was bezaaid met orders, bevestigingen, folders, etc. Dus ongeveer een halve dag besteed aan opruimen. Een opgeruimde werkplek zorgt voor overzicht en legt focus op de dingen die moeten gebeuren.
Tip. Scan bijvoorbeeld papieren waarvan je niet zeker bent dat je ze weg kan gooien. Dan neemt het in ieder geval geen plek in en kan je het altijd nog printen of nalezen op je PC als je het toch nodig hebt.


Minder per fax en post, meer per email
Het zal je verbazen hoeveel er in het MKB nog via post en fax wordt gedaan. Het is geen uitzondering dat bedrijven er zijn die per email bijna niet te bereiken zijn. Ook deed ons bedrijf nog bijzonder veel bestellingen per fax, terwijl me dit behoorlijk veel tijd en moeite kost. We waren al zo modern dat ik vanachter mijn PC kon faxen, maar zelfs op deze manier moest ik veel stapjes door om een fax te verzenden. Kortom: dat kan anders. Na mijn vakantie heb ik al mijn leveranciers gefaxt om te vragen of zij al klaar waren voor bestellingen via de email. Meer dan 90% was er klaar voor. Heel fijn, want nu bestel ik met een druk op de knop vanuit ons administratiepakket. Scheelt weer flink wat onnodige tijd en moeite. Ook bevestigingen van leveranciers ontvang ik nu per mail. Zo heb ik alles op één plek en hoef ik niet verschillende inboxen in de gaten te houden.


Emailafhandeling
Mijn mailprogramma staat het grootste deel van de dag uit. Ik open het een aantal keer per dag en loop dan gelijk mijn inbox door. Alles waar ik gelijk actie op moet ondernemen, doe ik gelijk. Alles wat even kan wachten of te groot is, verdwijnt in mijn map “Actie” en plan ik in.
Alles wat ik moet bewaren verdwijnt in één map “Archief”. Als ik op een later moment iets moet zoeken, werkt de zoekfunctie prima om het uit de grote hoop te vissen. Ook hou ik een map “Drie Maanden Archief”. Hierin gaan email waarin bijvoorbeeld een leverancier mij belooft mij iets te leveren of een bepaalde service te doen die over drie maanden niet meer actueel is en de email zijn waarde verloren heeft. Het bewaren van dat soort mails geeft alleen maar onnodige ruis wanneer ik een belangrijke email zou zoeken.
Dan nog een top tip. Mijn map “Wachten op”. Als ik iemand iets vraag of als iemand mij iets beloofd, verdwijnt er een kopie van die email in de map “Wachten op”. Om de paar dagen loop ik de map door of ik nog iemand moet herinneren aan een verzoek. Als het verzoek niet meer nodig is of gedaan is, verwijder ik het mailtje.
Dit heb ik natuurlijk niet allemaal zelf verzonnen, maar komt grotendeels uit alle Lifehacking tips op het internet en uit de lezing van Martijn Aslander.


Fingertips Installeren
Een super handige tool voor twee dingen: zo weinig mogelijk met de muis werken en zo snel mogelijk typen. Lifehacking heeft een prima artikel geschreven over hoe je met behulp van dit programma sneller kunt typen. Praktijk voorbeeld van mij: Ik typ “eeio” en er verschijnt een standaard mail die ik vaak moet versturen. Ook om snel programma’s te openen werkt het perfect. Ik typ CTRL + ` een balkje verschijnt en type dan bijvoorbeeld: “g uw man in Utrecht”: Mijn browser opent en zoekt automatisch op google naar “uw man in Utrecht”. Scheelt weer eerst de browser openen, naar google te surfen, dan het zoekbalkje aan te klikken en op enter te drukken. Daarnaast kun je het programma helemaal naar eigen inzicht instellen: “mo” opent Microsoft Outlook, “me” Exel, “3fm” de webplayer van 3FM, ‘hsrj”opent mijn persoonlijke map op de netwerkshare, etc. Heel handig en bespaart ook tijd en moeite.
Voor de Mac gebruikers: TextExpander voor sneller typen en QuickSilver om snel programma’s te openen.

Zo ook als ik weer begin met werken na een heerlijke zomervakantie. Ik had het een weekje relatief rustig, productie was nog niet begonnen, en zodoende wat tijd over om mijn manier van werken onder de loop te leggen. Op zoek naar inspiratie en praktische tips dus. En die heb ik gevonden. In overvloed!

Er zijn natuurlijk legio plekken op het internet om dit soort informatie te halen. Het beginpunt in Nederland is wat mij betreft Lifehacking.nl. Deze site staat bol met informatie over slimmer werken. Ook bieden ze in ruil voor een mailadres diverse e-boeken die je helpen je werk slimmer, handiger en sneller in te richten.

Afgelopen week heb ik met veel interesse gekeken naar een lezing door Martijn Aslander (twitter). Hij is onder andere één van de schrijvers van Lifehacking.nl. Hieronder heb ik de filmpjes verzameld. Het is een behoorlijke zit, maar zeker de moeite waard. Ik kon me persoonlijk vooral vinden in zijn gedachten over de veranderende samenleving. Tuurlijk zijn er overal haken en ogen aan te denken, maar een feit is: Werken (met je hoofd) wordt gewoon anders. Door alle handige software, hardware, webtools en sociale netwerken kunnen (en moeten!) we op een significant andere manier werken en kennis delen dan we in het verleden hebben gedaan.

Doe er je voordeel mee!

1. inleiding slimmer werken | martijn aslander from punkmedia on Vimeo.

http://vimeo.com/moogaloop.swf?clip_id=5598079&server=vimeo.com&show_title=1&show_byline=1&show_portrait=1&color=&fullscreen=1&autoplay=0&loop=0
2. lifehacking | martijn aslander from punkmedia on Vimeo.

http://vimeo.com/moogaloop.swf?clip_id=5598936&server=vimeo.com&show_title=1&show_byline=1&show_portrait=1&color=&fullscreen=1&autoplay=0&loop=0
3. veranderende samenleving | martijn aslander from punkmedia on Vimeo.

http://vimeo.com/moogaloop.swf?clip_id=5599702&server=vimeo.com&show_title=1&show_byline=1&show_portrait=1&color=&fullscreen=1&autoplay=0&loop=0
4. typen zonder te typen | martijn aslander from punkmedia on Vimeo.

http://vimeo.com/moogaloop.swf?clip_id=5604037&server=vimeo.com&show_title=1&show_byline=1&show_portrait=1&color=&fullscreen=1&autoplay=0&loop=0
5. filteren van informatie | martijn aslander from punkmedia on Vimeo.

http://vimeo.com/moogaloop.swf?clip_id=5604185&server=vimeo.com&show_title=1&show_byline=1&show_portrait=1&color=&fullscreen=1&autoplay=0&loop=0
6. linkedin (1) | martijn aslander from punkmedia on Vimeo.

http://vimeo.com/moogaloop.swf?clip_id=5604725&server=vimeo.com&show_title=1&show_byline=1&show_portrait=1&color=&fullscreen=1&autoplay=0&loop=0
7. linkedin (2) | martijn aslander from punkmedia on Vimeo.

http://vimeo.com/moogaloop.swf?clip_id=5605058&server=vimeo.com&show_title=1&show_byline=1&show_portrait=1&color=&fullscreen=1&autoplay=0&loop=0
8. effectief werken | martijn aslander from punkmedia on Vimeo.

http://vimeo.com/moogaloop.swf?clip_id=5607078&server=vimeo.com&show_title=1&show_byline=1&show_portrait=1&color=&fullscreen=1&autoplay=0&loop=0
9. twitter | martijn aslander from punkmedia on Vimeo.

http://vimeo.com/moogaloop.swf?clip_id=5608640&server=vimeo.com&show_title=1&show_byline=1&show_portrait=1&color=&fullscreen=1&autoplay=0&loop=0
10. mail | martijn aslander from punkmedia on Vimeo.

http://vimeo.com/moogaloop.swf?clip_id=5609248&server=vimeo.com&show_title=1&show_byline=1&show_portrait=1&color=&fullscreen=1&autoplay=0&loop=0
11. rss | martijn aslander from punkmedia on Vimeo.

http://vimeo.com/moogaloop.swf?clip_id=5612481&server=vimeo.com&show_title=1&show_byline=1&show_portrait=1&color=&fullscreen=1&autoplay=0&loop=0
12. conclusie | martijn aslander from punkmedia on Vimeo.

In het boek staat een hoofdstuk over hersengymnastiek. Hierin vertelt Mieras dat het brein door training beter wordt: Het is zeer belangrijk om het brein fit te houden door training en kan zelfs de kans op ziektes als Alzheimer aanzienlijk verlagen. In dit hoofdstuk staat ook een passage over een onderzoek onder Japanners:

“Eén op de tien Japanners tussen de twintig en veertig kampte in 2006 met serieuze geheugenproblemen. Ze hebben UMTS met routenavigatie, Google en elektronische agenda op zak. En omdat ze zo steeds minder hoeven te onthouden, wandelt hun geheugen achteruit. Zo ontstaat gemakkelijk een vicieuze cirkel: als het geheugen slechter presteert, richten we het leven al snel in om er nog minder van afhankelijk te zijn. De spelling checken we op de computer, verjaardagen programmeren we in de telefoon.”

De GTD methodologie (Getting Things Done) die door velen is omarmd de laatste jaren lijkt hierdoor levensgevaarlijk te zijn. Bij GTD zorg je ervoor dat je alles wat je moet onthouden uit je hoofd haalt en opslaat volgens een bepaalde methode in een systeem (kan papier of elektronisch zijn). De logica van Mieras volgend zijn er dus veel mensen in een vicieuze cirkel beland en structureel hun geheugen aan het verknallen. In zekere zin klopt dat wel. Ken jij alle mobiele nummers van je familie en vrienden nog uit je hoofd? Ik moet die vraag helaas ontkennend beantwoorden. Terwijl ik de vaste telefoonnummers van vrienden uit mijn jeugd nog steeds uit mijn hoofd ken.

Zou het echt zo’n vaart lopen met ons geheugen? Ik zou zeggen van niet. Naar mijn mening zorgt GTD voor een andere methode van geheugenontlasting (elektronische agenda, automatische reminders, etc) ervoor dat het brein meer capaciteit overheeft voor andere taken. Geen zorgen meer dat die noodzakelijk boodschap of dat belangrijke telefoontje wordt vergeten: er komt op het juiste moment een herinnering te voorschijn. Zodoende is er meer ruimte in het brein voor de echt belangrijke taken.

Het DJen is naar mijn mening groot geworden binnen de hiphop. Op het moment dat Grand Wizard Theodore zijn hand op zijn vinyl legde om zijn moeder te horen, was de eerste scratch geboren en turntablism een feit. Het heeft zich door grote namen als onder andere Grandmaster Flash ontwikkeld tot één van de vier basiselementen binnen hiphop. Maar niet alleen binnen hiphop is het groot geworden, ook binnen andere muziekgenres wordt turntablism vaak gebruikt.

Er worden heuse battles uitgevochten tussen de DJs in battles. Ik ben altijd erg onder de indruk van de techniek die DJs hebben en gebruiken om hun shows te geven. Erg indrukwekkend! De technieken worden door veel DJs gebruikt en hieronder een paar zeer vette voorbeelden:

De meester zelf:

…maar het tofst blijft toch die krakerige beelden op Youtube van battles uit de 80s. Kijk er maar eens rond: Er is genoeg te vinden!