Accountants bij overheidsorganisaties letten steeds meer op de rechtmatigheid van aanbestedingen. Met name het gebruik van dynamische aankoopsystemen leidt vaak tot ‘een kramp’.

Die stijgende belangstelling van de accountants voor de inhuurpraktijk van gemeentes en andere overheden viel op te maken uit een recent ochtendseminar, georganiseerd door onder meer Nétive en StaffingMS. Veel van de aanwezigen, van gemeentes als Nijmegen, Woerden en Almere, maar ook van veiligheidsregio’s en zorginstellingen, en bijvoorbeeld de AFM, merkten daar op dat bij de accountantscontrole dit jaar rechtmatigheid van de inhuur een thema was dat meer speelde dan ooit.

Walter Engelhart, advocaat bij bureau Van Benthem & Keulen, ziet dat in de praktijk ook, zei hij op de bijeenkomst. ‘We merken een enorme kramp bij accountants om de inhuurverantwoording van gemeentes goed te keuren. Maar volgens mij kan het nooit de bedoeling van de wetgever zijn dat we met zijn allen vanuit kramp gaan opereren.’

Deel van de zorg bij accountants is ontstaan doordat de Rijksauditdienst vorig jaar het Dynamische Aankoopsysteem (DAS) van de Nederlandse politie onrechtmatig verklaarde. Daarbij ging het onder meer om de vraag of een aanbestedende dienst een ‘klikgesprek’ mag houden met een leverancier, of dat zoiets niet mag, omdat de wet voorschrijft dat een aanbestedingsprocedure volledig digitaal moet verlopen.

Volgens Engelhart een onzinnige discussie. Hij denkt dat in de wet nooit bedoeld is dat leverancier en opdrachtgever niet meer met elkaar mogen praten. Als je er maar van tevoren helder over bent dat je het gaat doen. ‘Het is toch logisch dat je iemand een keer gesproken wilt hebben voordat je hem of haar inhuurt?’

Hij vergelijkt het met een ‘smaaktest’ bij de aanbesteding van een koffieautomaat. ‘Ook dat kun je niet volledig digitaal doen. Als je het belangrijk vindt om te doen, doe het dan. Maar communiceer het wel aan het begin, en meld zo gedetailleerd mogelijk hoe je je procedure inricht. Dan kun je altijd tegen een leverancier zeggen: u kende de spelregels, en u heeft vervolgens zelf ervoor gekozen om in te schrijven. Knappe aanbieder die jouw procedure dan nog bij de rechter onderuithaalt.’

Ook Chris Neddermeijer, een van de oprichters van Nétive, had geruststellende woorden van de aanwezigen die kampten met de plotselinge nadrukkelijke aandacht van de accountant voor hun inhuurprocedure.

Zorg dat je hiring managers in het proces begeleidt. Help bij het opstellen van de beoordelingscriteria. Alleen zo haal je de beste kandidaten uit de markt.

Volgens hem is een DAS niet alleen een uitstekend en rechtmatig middel om een goede kwaliteit aan kandidaten te selecteren, het hoeft bovendien niet eens veel rompslomp te zijn. ‘Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker’, parafraseerde hij daarbij een bekende slogan van weleer.

De tooling die Nétive biedt voor een dynamisch aankoopsystemen, maakt het bijvoorbeeld makkelijk punten toe te kennen aan verschillende inschrijvers voor een opdracht. Zo wordt het uiteindelijk voor de aanbestedende dienst makkelijker kiezen wie de ideale kandidaat is. Het grootste risico daarvan, aldus Neddermeijer? ‘Dat je vooraf denkt dat Pietje de beste kandidaat is. Maar dat uiteindelijk blijkt dat Jantje toch een betere Pietje is.’

Zijn tip voor iedere organisatie die een DAS overweegt is wel: zorg dat je hiring managers in het proces begeleidt. Communiceer veel. En help hen bij het opstellen van de beoordelingscriteria. Alleen zo haal je de beste kandidaten uit de markt, stelt hij. ‘Probeer je managers dus uit te dagen alle mogelijkheden van het systeem te benutten’

Dat accountants hun oog laten vallen op de rechtmatigheid van inhuur is overigens ook weer niet zo verrassend: er gaat namelijk steeds meer geld in om. In Nederland besteedt de overheid jaarlijks zo’n 75 miljard euro, bij 70.000 leveranciers. Dit gebeurt via zo’n 10.000 Europese aanbestedingen. ‘En inhuur van personeel maakt daar best een groot onderdeel van uit’, aldus Willemijn Oudenaarden, collega van Engelhart bij Van Benthem & Keulen.

Sinds iets meer dan anderhalf jaar moeten alle overheden zulke inhuuropdrachten (boven een drempelwaarde) Europees aanbesteden, zodat in principe iedereen in Europa kan meedingen. Een DAS is voor zo’n procedure veruit het meest voorkomende middel. Leveranciers moeten zich voor zo’n systeem eenmalig relatief uitgebreid aanmelden, waarna het per opdracht weinig moeite meer kost om je belangstelling kenbaar te maken.

Er zijn inmiddels talloze van zulke DAS’sen in Nederland actief. Alleen het afgelopen jaar kwamen er zo’n 80 bij, dus zelfs ondanks de ophef rondom de rechtmatigheid. Paul Oldenburg van Staffing Management Services wist op het ochtendseminar te vertellen dat een enkele opdracht op een DAS gemiddeld tussen de 8 en 11 inschrijvers oplevert (bij gemiddeld 1.200 inschrijvers op het hele systeem). Zo’n opdracht heeft dan een gemiddelde waarde van ongeveer 80.000 euro.

Volgens Oldenburg is het inmiddels een steeds beter geaccepteerd en ontwikkeld systeem om vraag en aanbod op een transparante en efficiënte manier bij elkaar te brengen. ‘Toen ikzelf 20 jaar geleden nog freelancer was moest ik het hele land om overal kopjes koffie te drinken voor ik aan een opdracht kon beginnen. Nu zie ik de mogelijke opdrachten gewoon op mijn telefoon binnenkomen.’

Hij merkt de laatste 2 jaar wel een andere, opmerkelijke trend als gevolg van de DAS’sen ontstaan. ‘Wij worden steeds vaker door onze opdrachtgevers gevraagd om hun voorkeurskandidaten af te bellen’, zegt hij met een glimlach. ‘Ze dachten aanvankelijk dat Jantje de beste was, maar nou bleek dat achteraf toch niet zo te zijn. Dan willen ze zelf Jantje niet afbellen, vanwege hun persoonlijke relatie, en vragen ze ons om het slechte nieuws te gaan vertellen.’

Bron: ZiPconomy

Wie flexibele medewerkers inzet, wil daar natuurlijk graag zoveel mogelijk grip op houden. Daar zijn ook steeds meer aanleidingen voor, zoals nieuwe privacyregels. De doorontwikkeling van grip op inhuur naar grip op data biedt organisaties een nieuw perspectief.

De term ‘grip op inhuur’ kwam bij veel organisaties zo’n 10 jaar geleden in zwang. Vaak met als aanleiding dat de inhuur van externen flink was gegroeid, maar het inzicht op wat en wie er ingehuurd werd ontbrak. Laat staan dat er een inkoop- of inhuurbeleid was. Registreren van basiszaken als personen, tarieven, uren en contractvoorwaarden gaf enige orde in de chaos.

De economische crisis gaf een extra impuls om grip te krijgen op wie er als externen ingezet werden. De kosten beperken, zowel per ingezette medewerker als in totaal, kwam bovenaan de agenda te staan van iedereen die betrokken was bij inhuur.

Met een flink gegroeid aantal zelfstandigen en andere vormen van flexwerkers groeide ook de aandacht van de wetgever hiervoor. De Wet Werk- en Zekerheid, de Wet Aanpak Schijnconstructies, Wet Ketenaansprakelijkheid en natuurlijk de Wet DBA kwamen als gevolg daarvan en proberen allemaal de wereld van inhuur te reguleren. Ze vragen allemaal weer nieuwe en andere zaken van opdrachtgevers. Wat is de inhoud van opdrachten? Wat zijn de looptijden van contracten? Het is een aardige lijst van gegevens, termijnen en documenten die je moet vastleggen om nog compliant te zijn.

Als je het hebt over wetgeving, komt daar binnenkort de AVG nog eens bij. Deze verordening scherpt de regels omtrent de omgang met privacygevoelige persoonsgegevens behoorlijk aan. En veel van de gegevens die organisaties over externe medewerkers willen, of zelfs moeten, vastleggen is privacygevoelig.

Als een organisatie al geen grip op inhuur heeft, dat is die AVG misschien wel het laatste zetje om dat nu echt en professioneel te gaan doen. Deze wet dwingt je na te denken over de waarde van data en een grondslag voor het bewaren ervan te bepalen. De waardevolle managementinformatie die je opbouwt blijft hoe dan ook na invoering van de AVG bestaan, zolang je maar de persoonsgegevens niet meer opslaat.

Naast het zorgvuldiger opslaan van gegevens en het respecteren van maximale bewaartermijnen vereist de AVG ook dat personen bij jou opgeslagen gegevens kunnen opvragen. Dat vraagt nogal wat van hoe je je data over die personen bewaart. Cruciaal is ook om richting de toezichthouders duidelijk te maken hoe je documenten vastlegt.

Weten wie er wanneer als externen bij je rondlopen. Inzicht in hun tarieven. Inzicht in looptijden van opdrachten en de totale kosten. Voldoen aan wetgeving. Het verlangt heel wat van organisaties om al die gegevens vast te leggen. Ondertussen bouw je daarmee wel ‘per ongeluk’ een schat aan data op. Over gebruikelijke tarieven, over kwaliteiten van mensen, over welke wervingskanalen succesvol zijn en welke niet, over doorlooptijden. Big data en small data die, als je ze op de juiste manier uit die systemen haalt, enorm waardevolle bronnen aan managementinformatie kunnen zijn.

Mits je ze op de juiste manier anonimiseert, kun je die data over externen overigens ook onder de AVG nog prima blijven verzamelen en gebruiken. De AVG vereist namelijk vooral dat je grip op data hebt. Maar wie de waarde van die data snapt, zou ook niet anders willen. Noem het de ‘collateral damage’ van de nieuwe wetgeving: een toename in datakwaliteit. Hoera! Zo wordt al die lastige wetgeving misschien toch nog een geluk bij een ongeluk…

Bron: ZiPconomy

Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. Omdat veel gegevens van kandidaten en medewerkers in de applicatie beschikbaar zijn, is het van belang deze gegevens op een juiste manier te verwerken. Nétive heeft ervoor gezorgd dat haar applicatie over de benodigde functionaliteit beschikt. Met deze functionaliteit kan de applicatie geconfigureerd worden, zodat jouw Nétive VMS applicatie kan voldoen aan de nieuwe wetgeving.

Op dinsdag 24 april organiseren wij het Nétive AVG Event. Tijdens het event worden functionaliteiten toegelicht en is er gelegenheid tot het stellen van vragen. Na afloop van dit event ben je op de hoogte van de wijzigingen in onze applicatie omtrent AVG, wat er standaard beschikbaar is en wat er nodig is om de extra stap voor jouw organisatie te zetten om ‘AVG ready’ te worden.

Informatie over de functionaliteit in de applicatie wordt tijdens het evenement toegelicht en voor advies over het inrichten van de applicatie kun je tijdens het evenement of achteraf contact opnemen met onze Customer Success Consultants.

• Verantwoordelijken voor het gebruik van de Nétive VMS applicatie
• Applicatiebeheerders van de Nétive VMS applicatie
• Privacy-, AVG- en GDPR-officers van de organisatie

Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. Omdat veel gegevens van kandidaten en medewerkers in de applicatie beschikbaar zijn, is het van belang deze gegevens op een juiste manier te verwerken. Nétive heeft ervoor gezorgd dat haar applicatie over de benodigde functionaliteit beschikt. Met deze functionaliteit kan de applicatie geconfigureerd worden, zodat jouw Nétive VMS applicatie kan voldoen aan de nieuwe wetgeving.

Op dinsdag 24 april organiseren wij het Nétive AVG Event. Tijdens het event worden functionaliteiten toegelicht en is er gelegenheid tot het stellen van vragen. Na afloop van dit event ben je op de hoogte van de wijzigingen in onze applicatie omtrent AVG, wat er standaard beschikbaar is en wat er nodig is om de extra stap voor jouw organisatie te zetten om ‘AVG ready’ te worden.

Informatie over de functionaliteit in de applicatie wordt tijdens het evenement toegelicht en voor advies over het inrichten van de applicatie kun je tijdens het evenement of achteraf contact opnemen met onze Customer Success Consultants.

• Verantwoordelijken voor het gebruik van de Nétive VMS applicatie
• Applicatiebeheerders van de Nétive VMS applicatie
• Privacy-, AVG- en GDPR-officers van de organisatie

• 13:00 – 13:30 uur    Inloop met o.a. koffie en thee

  13:30 – 13:40 uur    Opening door Chris Neddermeijer

  13:40 – 14:10 uur    Huidige status AVG

  14:10 – 14:45 uur    Stappenplan implementatie AVG in Nétive VMS

  14:45 – 15:00 uur    Korte pauze

  15:00 – 15:30 uur    Aanpassingen in Nétive VMS

  15:30 – 16:00 uur    Configuratie wijzigingen

  16:00 – 16:25 uur    Ondersteuning vanuit Nétive

  16:25 – 16:45 uur    Gelegenheid tot stellen van vragen en/of discussie

  16:45 – 18:00 uur    Afsluiting met borrel

Organiserende bedrijven:

Staffing Management Services is de grootste onafhankelijke managed service provider in Nederland: de professionele dienstverlener die voor haar klanten in bedrijfsleven, overheid, zorg en onderwijs het complete inhuurproces van flexibele arbeid organiseert, regisseert, faciliteert en uitvoert. Het kantoor is gevestigd in Rotterdam.

Nétive is de enige volledig onafhankelijke VMS (Vendor Management Systeem) aanbieder in Nederland.  De organisatie richt zich op het maken van software om alle facetten van het werven, selecteren, contracteren en beheren van vaste en tijdelijke medewerkers te ondersteunen. Van behoeftestelling tot en met facturering. Het VMS van Nétive is ontwikkeld op de nieuwste en beste cloud-technologie van Salesforce. Het kantoor is gevestigd in Rijswijk.

Pellicaan Advocaten is een middelgroot advocatenkantoor met vestigingen in Rotterdam, Amsterdam en Utrecht met als belangrijkste aandachtsgebieden ondernemingsrecht en arbeidsrecht. Pellicaan Advocaten werkt regelmatig samen met Mazars en is op dezelfde locaties gehuisvest. Naast kennis van het recht waar onze cliënten (ondernemingen, not for profit organisaties en dga’s) mee geconfronteerd worden, hebben wij ook specifieke kennis van diverse deelgebieden (zoals privacy). Ons doel is zaken helder te hebben en een oplossing te kunnen bieden, voordat een geschil kan ontstaan. Ook als dat geschil wel ontstaat, staan we uiteraard voor u klaar.

DE INSCHRIJVING VOOR HET EVENEMENT IS GESLOTEN. IN JANUARI 2018 WORDT EEN VOLGEND EVENEMENT GEORGANISEERD. HIEROVER VOLGT SPOEDIG MEER INFORMATIE.

Neem jij bij ons straks de verantwoordelijkheid voor een sluitende en accurate financiële administratie en liquiditeit? Communiceer je van nature pro-actief en ben je bereid verantwoordelijkheid voor de gehele financiële administratie te nemen? En heb je een expertise op financieel gebied die je in deze rol nog verder kan ontwikkelen?

Vind je het belangrijk op een informele manier samen te werken met een niet te groot team van unieke, gedreven collega’s? Ben je daarnaast doelgericht, houd je van aanpakken en een goed gevulde agenda en wil je snel de resultaten zien van je werk, reageer en vertel ons jouw ambitie!

Wij zoeken een even unieke collega met een pragmatische instelling en integriteit. Er is veel te doen en jij kunt voor een groot deel zelf bepalen waar je belangrijk wilt zijn.

Wij

Wij maken dé onafhankelijke en complete applicatie voor het werven, inhuren en administreren van arbeid. Wij werken voor grote nationale en internationale organisaties in diverse branches. We zijn gehuisvest in Rijswijk (ZH) in een goed bereikbaar kantoor. 25 hardwerkende en handgeselecteerde collega’s wachten op een nieuwe aanwinst. We hebben drie typen collega’s: salesachtige types, creatieve, technische types en natuurlijk ons team voor Klantsucces en loyaliteit! We werken samen om onze leuke en veeleisende klanten tevreden te houden in een markt die sneller beweegt dan Google een nieuwe interface kan bedenken. Om innovatie te bevorderen is regelmatig ruimte om op ‘inspiration friday‘ te werken aan eigen projecten, zodat we nieuwe technologieën uit kunnen proberen.

Jij

Bent zeer doel- en oplossingsgericht. Je vind het uitdagend en ziet het als je verantwoordelijkheid dat de managers en de directie met al hun vragen over de financiën bij je terecht kunnen. Je weet wat het is om het probleem aan te pakken en zorgt ervoor dat je collega’s zich vooral met onze klanten bezig kunnen houden omdat ze erop vertrouwen dat het goed komt. Je bent een teamplayer met humor en je bent graag onderdeel van een groeiend bedrijf.

Wat

• Verslaglegging en rapporteren van omzet, kosten en resultaten op maand-, kwartaal- en jaarbasis;
• Onderhouden van contacten met de accountant, salarisadministrateur, belastingdienst, verzekeraars, leasemaatschappijen en pensioenadviseurs en andere externe adviseurs rondom financiële zaken;
• Onderhouden van contacten met banken en financiers in samenwerking met de algemeen directeur, inclusief het bijhouden van de aflossing schema’s en het tijdig betalen van de financieringslasten;
• Verantwoordelijk voor de liquiditeit en wekelijks rapporteren aan de algemeen directeur;
• Verantwoordelijk voor het tijdig opleveren van de jaarrekening, in samenwerking met de accountant;
• Verantwoordelijk voor de aangiften BTW, loonbelasting en vennootschapsbelasting;
• Verwerken van inkomende facturen en andere relevante documenten en communicatie;
• Afstemmen van de gewogen salesfunnel met sales- en account management;
• Bijhouden van een facturatie kalender in samenwerking met accountmanagement en sales, inclusief het opmaken en verzenden van de verkoopfacturen;
• Controleren van de maandelijkse salarisadministratie mutaties;
• Beheren en uitvoeren van de debiteuren- en crediteurenadministratie en het klaarzetten en uitvoeren van betalingen in Exact Online;
• Verantwoordelijk voor budgettering en creatief meedenken over mogelijkheden budgetten maximaal te benutten;
• Financieel toetsen van investeringsbeslissingen;
• Bijhouden van een contractenregister met leveranciers, marketing- en technologie partners, inclusief de financiële borging van afspraken met leveranciers en partners;
• Pro-actief monitoren van subsidiemogelijkheden en wetswijzigingen op financieel vlak, waaronder de eindverantwoordelijkheid voor de WBSO aanvragen;
• Aanvragen, beheren en monitoren van de Salesforce licenties voor onze klanten, inclusief het opmaken van Salesforce rapportages ten behoeve van de facturatie;
• Verantwoordelijk voor het berekenen van de  activeringskosten van de software, inclusief afstemming met de accountant;
• Optioneel: Bijhouden van de boekhouding in Exact Online;
• Optioneel: enige HR taken.

Ons aanbod

• Een uitdagende baan in een groeiende en professionele werkomgeving;
• Een functie met veel vrijheid om eigen ideeën en verbeterpunten aan te dragen en uit te voeren;
• De kans om te leren en te groeien;
• Een uitstekend salaris en passende arbeidsvoorwaarden.

Jouw aanbod

• Je hebt kennis van Excel, Exact en Visionplanner
• Je hebt affiniteit met web applicaties/SaaS (Service as a Software) is een pré
• Je bent servicegericht en een teamplayer
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie
• Je bent pragmatisch, pro- actief en initiatiefrijk
• Je bent oplossings-en resultaatgericht
• Je bent onderzoekend en analytisch
• Je bent leergierig en flexibel
• Je hebt Hbo/WO werk- en denkniveau
• Je hebt uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal (in woord en geschrift)
• Je biedt een positieve bijdrage aan het team en de cultuur van Nétive

Over Nétive
Wij geloven dat we het beste product voor de invulling en het beheer van elke vorm van arbeid maken. Wij nemen de verantwoordelijkheid om onze opdrachtgevers altijd de best passende oplossing te bieden en in procesvolwassenheid te helpen groeien. Om dit te kunnen, richten we ons continu op innovatie: van ons product, maar ook innovatie in de arbeidsmarkt. Wij geloven dat samenwerking en co-creatie met onze opdrachtgevers essentieel is om op de juiste manier te innoveren. Wij stellen de mens centraal: in ons systeem en in onze integrale aanpak voor de invulling en het beheer van vast en flexibel personeel. Wij zijn wezenlijk anders, omdat het belang van onze opdrachtgevers zien als ons belang. Wij geloven dat we samen daarom succesvoller zijn.

Ben jij de nieuwe collega die wij zoeken?

Solliciteer via vacatures@asknetive.nl. Wij zijn benieuwd naar je unieke kwaliteiten, hoe je je verder wilt ontwikkelen en natuurlijk naar je cv.
Onze Algemeen directeur, Patrick Tiessen, staat je graag te woord als je vragen hebt, je kan hem bellen op 06-21873488.

We hebben voor deze vacature geen interesse in aanbiedingen van werving- en selectiebureaus.

Nétive VMS B.V.

Patrijsweg 20

2289 EX  Rijswijk

015-251 18 40