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Dieses, auf den ersten Blick vielleicht etwas seltsam anmutende Szenario, erprobt die Supermarktkette Tesco gerade in Südkorea ganz praktisch (und steigert dabei sowohl Bequemlichkeit für die Nutzer als auch den eigenen Umsatz). Mehr im Video:

via Bernd Röthlingshöfer

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Never Check E-Mails in the Morning

Nicht nur ein Titel eines (guten) Buches zum persönlichen Informationsmanagement, auch ein gerne genommener Ratschlag. Grundsätzlich befolgenswert, aber nicht in seiner Absolutheit.Wenn es Ihr Job ist, andere zu koordineren oder mit internationalen Partnern zu arbeiten, dann können die Morgenmails wichtig für die Tagesplanung sein. Warum sie also nicht gleich durchscannen? Man muß ja nicht jede sofort bearbeiten, sondern vertraut sie seinem E-Mail-Wiedervorlage-System an.

Erledigen Sie den Scheiß zuerst

Ganz ehrlich, mir ist meine Motivation und mein Drive am Morgen zu schade, um beides an Scheiß zu verschwenden. Deshalb kommt zuerst das Wichtigste des Tages. Es motiviert viel mehr, wenn die wichtigen Dinge voran gebracht wurden. Der Scheiß hat Zeit – außer er ist das Wichtigste des Tages.

Aufschieben (neudeutsch: Prokrastination) ist böse

Auch das Aufschieben hat durchaus etwas positives, wenn man es bewußt macht: Die Gedanken reifen, die Ergebnisse werden besser. Das bedeutet nicht das Aufschieben bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag, sondern bis zu dem Zeitpunkt wo es sein muß. Manchmal arbeitets es sich mit Zeitdruck tatsächlich schneller, man vertändelt nicht so viel Zeit.

Neverending Story: Die 80/20-Regel

Die Regel als solche ist schon ok, sie wird aber oft so falsch interpretiert, dass es schon weh tut, vor allem in der implizierten Allgemeingültigkeit. Was hat das Volksvermögen in Italien Ende des 19. Jahrhunderts mit Ihrem Zeitmanagement zu tun? Heißen Sie Berlusconi?

Der Tipp “Seien Sie nicht perfektionistisch, erledigen Sie die Dinge zu 80 %, das reicht meistens” ist nicht zielführend. Warum? Es ist Selbstbetrug. Letztlich müssten Sie vorher sicherstellen, dass die 80 % des Auftraggebers die 80 % sind, die Sie leisten möchten oder werden. Sonst gibts Ärger. Und wenn die beiden 80 % übereinstimmen, dann sind sie doch eigentlich vernünftig definierte 100 %, oder? Das Gleiche gilt übrigens für die Zielvereinbarungen mit sich selbst…

Wenn Sie das Pareto-Prinzip so interpretieren, dass Sie 80 % der zu erledigenden Dinge in 20 % der Zeit schaffen und Sie das zu noch effizienterem Arbeiten motiviert, dann sind Sie auf dem richtigen Weg.

Jemand sagte mal, einiges davon hört sich doch sehr nach lustbetontem Arbeiten an. Ja, tatsächlich, kann sein. Ist doch schön, wenn Arbeit Spaß macht, oder?

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via Hannes Treichl

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Aber dann die Bange machende Frage: “Was mache ich bloß mit meiner bestehenden (Un-)Organisation? Die muß ich dann ja auch umstellen.” Und schon ist er da, der riesige Berg. Die deutsche Gründlichkeit schlägt zu und damit die Demotivation und die Ausrede, dass leider gerade jetzt keine Zeit dafür ist, dumm aber auch. Morgen ist auch noch ein Tag. Wie wir alle wissen ist das der Anfang vom Ende der guten Vorsätze.

Widerstehen Sie dem Gründlichkeitsdrang.

Fangen Sie heute neu an und lassen Sie das Alte so, wie es ist. Sie kennen sich ja in den vergangenen Strukturen aus und werden das Gesuchte somit schon finden. Und im Zweifel hilft ein Suchprogramm.

Ist Ihnen das zu unübersichtlich, dann greifen Sie zur zweitschnellsten Lösung: Schaffen Sie sich das Alte aus den Augen. Sei es ein Ordner “zzz_Archiv”, ganz unten in der Ablagestruktur, sei es ein eigenes Regal für alles was bisher war. Und dann nehmen Sie sich wenige Minuten Zeit und schaffen alles ungesehen dorthin. Widerstehen Sie der Versuchung zu sortieren oder zu entrümpeln.

Es geht dabei schlicht darum, den Berg zur Seite zu schieben um freie Sicht auf das Neue zu haben. Aus den Augen, aus dem Sinn. Sie können ja weiterhin darauf zugreifen und Sie werden sich auch in einigen Wochen noch daran erinnern, hoffentlich mit einem leichten gruseln, wie Ihr altes System funktioniert hat.

Sollte sich im Lauf der Zeit nun etwas Altes in den Vordergrund spielen und wirklich wichtig werden, dann ist immer noch Zeit, das – und nur das – in die neue Struktur zu bringen.

Nach einigen Wochen oder Monaten, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie ohnehin schon länger nicht mehr in den alten Sachen gewühlt haben, dann können Sie vernichten. Oder zumindest noch ein bischen weiter weg packen.

Fangen Sie an. Machen Sie sich das Leben leichter, nicht schwerer.

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Persönlich habe ich rein gar nichts gegen das gute, alte Klassenzimmer. It’s not the tool, fool. Es kommt darauf an, was man darin macht.

Ich mag es lieber, Auge in Auge die Fragen zu lösen. Das ist auch kooperatives Lernen, halt nicht mit Web-Werkzeugen, sondern persönlich. Deshalb plädiere ich dafür, nicht so sehr die Tools und das Internet 2.0 als Diskussionsgrundlage zu nehmen, sondern die Art zu unterrichten und zu lernen.

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Das ist schade, denn eine Ablage ist nur so gut, wie deren Vollständigkeit und Verlässlichkeit. Erstens sind die eigenen Mails nicht unwichtiger wie die Erhaltenen. Zweitens ist ein schneller Zugriff auf z. B. alle Projektinformationen nur dann möglich, wenn alles beisammen ist.

Abhilfe schaffen Zusatzprogramme. Deren gibt es mehrere:

• SimplyFile, mein momentaner Favorit
• Xiant Filer
• ClearContext, das in der Vollversion ein ausgewachsenes GTD-Werkzeug ist
• SpeedFiler, mein bisheriger Favorit, der jedoch in OL2010 nicht mehr hundertprozentig funktioniert

Am Beispiel des SpeedFilers sehen Sie das Funktionsprinzip: Sobald auf Senden geklickt wird, erscheint ein zusätzlicher Dialog. Dort werden Vorschläge für Ablageordner gemacht. Das Tool lernt dabei auf Basis Ihrer Ablagentscheidungen und wird damit in den Empfehlungen immer besser. Sollte kein passender Vorschlag gemacht werden, fangen Sie einfach in der Eingabezeile das tippen an, SpeedFiler schränkt dann die Ordnerauswahl sukzessiv ein.

Automatische Vorschläge für die Ablage nach dem Senden mit SimplyFile

Je nach Button wird die Mail nun verschickt und abgelegt, auf Wunsch zusammen mit der Mail, auf die Sie eine Antwort geschrieben haben. Praktisch: Sie können Mails verschicken, ohne sie überhaupt irgendwo abzulegen. Warum sollen die vielen kurzen Danke- und Spaßmails das Postfach zumüllen? Und war der Klickfinger mal zu schnell auf dem Senden-Button, dann kann man an dieser Stelle immer noch gefahrlos das Senden abbrechen. Das hat schon einige Male geholfen…

Ebenfalls sehr praktisch ist es, dass eingegangene Mails im Posteingang mit einem Mausklick richtig abgelegt werden können. Kein mühsames drag-and-drop mit aufklappenden Ordnern mehr. Zeitsparend: Der Wechsel in ein Verzeichnis klappt ohne lange Klick-Orgien.

Automatischer Vorschlag zum Ablegen einer eingehenden Mail im einem Klick

Die Tools sind nicht kostenlos, aber preiswert. Die Investition lohnt sich schnell. Im Arbeitsalltag sparen Sie sich viel Zeit. Kleinvieh macht auch Mist. Abgesehen davon, dass es spassigere Jobs gibt, als in der Mailbox herumzuklicken und die gesendeten Objekte zu durchwühlen.

P.S.: Der Thunderbird machts nicht besser, Abhilfe schafft Copy Sent to Current.
 

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via Leander Wattig

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