Konzentrationskurve

Zu Beginn benötigen wir rund 8 Minuten um uns vollkommen auf das Thema zu konzentrieren. Danach haben wir in etwa 40 Minuten um voll konzentriert zu arbeiten. Nach diesen 40 Minuten sinkt die Konzentration wieder. Deshalb dauert auch eine Unterrichtsstunde 50 Minuten. In unserer schnelllebigen Welt fällt es uns aber immer schwerer, längere Zeit konzentriert an einem Thema zu arbeiten.

Es gibt Menschen, ich bin mir sicher auch ihr kennt jemanden, die können keine 10 Minuten verbringen ohne einmal auf ihr Smartphone gesehen zu haben. Das Gefühl, dass wir vermutlich etwas verpassen, zwingt uns dazu unser Smartphone aus der Hosentasche herauszuholen und nachzusehen ob wir vielleicht eine Nachricht bekommen haben.

In den letzten Jahren haben sich neben den Smartphones auch die Smartwatches am Markt breitgemacht. Diese fungieren entweder als verlängert Arm der Smartphones oder sie funktionieren völlig eigenständig. Auch wenn mir Technik viel Spaß macht, möchte ich diesen Trend der ständigen Unterbrechungen nicht mitmachen, da Unterbrechungen viel Energie und Zeit kosten. Wenn wir in unserer Konzentration unterbrochen werden, benötigen wir viel mehr Zeit für eine einfache Aufgabe als wenn wir diese fokussiert abarbeiten.

Es gibt mittlerweile unzählige Studien die diesen schlimmen Zustand deutlich aufzeigen. Personen im Alter zwischen 17 und 23 Jahren schalten das Smartphone ~135-mal pro Tag ein. Das wären rund alle 7 ½ Minuten. Auch im Arbeitsleben sieht es nicht besser aus. Bei einer anderen Studie kam heraus, dass ein Angestellter nur etwa 11 Minuten an einem Projekt arbeitet bis er unterbrochen wird. Anhand dieser Zahlen kann man sehr gut das Potential erkennen welches noch in unserem modernen Arbeitsalltag steckt. Meiner Erfahrung nach wird der Umgang mit Informations- und Kommunikationstechnologie in Firmen so gut wie nicht geschult. In Jobbeschreibungen wird zwar ein guter Umgang mit Microsoft Office verlang, wie aber jemand damit arbeitet steht nicht im Fokus.

Die Smartwatch sorgt dafür, dass wir ständig abgelenkt werden. Es gibt sicher eine „nicht stören“ Option die aktiviert werden kann. Diese müsste jedoch vor der Arbeit immer aktiviert werden. Wenn wir eine Benachrichtigung erhalten, dann müssen wir schon fast nachsehen welche Nachricht wir erhalten haben. Unsere Neugierde zwingt uns schon fast dazu. Auch wenn wir glauben, dass wir uns von solchen Benachrichtigungen nicht aus der Konzentrationsphase werfen lassen ist leider genau das Gegenteil der Fall.

Ich kann mir beim besten Willen nicht vorstellen, dass ein Tim Cook oder andere Führungspersonen mit einer Smartwatch wie zum Beispiel einer Apple iWatch herumlaufen. Fokussiertes arbeiten und Konzentration auf die wichtigen Dinge sind bei diesen Leuten einfach viel wichtiger als ständig von aktuellen Benachrichtigungen unterbrochen zu werden.

Wie Multitasking sind auch Unterbrechungen höchst unproduktiv. Deswegen werde ich (derzeit) die Finger von solchen Geräten lassen.

Links zum Artikel:

Handynutzung von jungen Leuten

Unterbrechungen im Arbeitsalltag

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Um dieser Menge Herr zu werden habe ich einen Workflow entwickelt, der mich dabei unterstützt, die für mich relevanten Informationen herauszufiltern.

Workflow gegen die Informationsflut

Meine Inbox für die Informationen besten aus 3 Hauptquellen. Die erste Quelle ist der Browser. Dabei habe ich mir einen Ordner erstellt mit den wichtigsten Links zu jenen Seiten, die ich mir jede Woche ansehe. Mit einem Klick der linke Maustaste + Strg (oder Scrollrad der Maus) auf den Ordner, werden alle darin enthaltenen Links gleichzeitig geöffnet.

Die zweite Hauptquelle ist Feedly. Bei dieser Applikation werden RSS Feeds von verschiedenen Quellen zusammengefasst. Die Artikel können entweder im Browser oder auf dem Smartphone (Android, iOS) betrachtet werden. Dabei werden die noch nicht gelesenen und gelesenen Artikel zwischen den verschiedenen Systemen (PC, Android, iOS) synchron gehalten. Über Feedly habe ich auch bereits einen Artikel geschrieben.

Die dritte Hauptquelle ist Outlook. Hier handelt es sich um abonnierte Newsletter und natürlich E-Mails.

Nachdem die Informationen über die drei Hauptquellen eingetroffen sind, werden diese nun von mir gefiltert. Sind diese für mich nicht interessant bzw. relevant, dann werden diese gelöscht. Wenn interessante Informationen dabei sind, dann werden diese entweder gleich gelesen, in pocket abgespeichert oder archiviert. Archiviert werden die Informationen entweder in OneNote oder Evernote.

Die drei Hauptquellen werden nicht täglich, sondern je nach verfügbarer Zeit bearbeitet.

Auf diese Art und Weise ist es mir möglich, dass ich jene Informationen erhalte, die mir wichtig sind und die mich interessieren.

Links zum Artikel:

Feedly Artikel

Erklärung RSS

Artikel zu pocket

Artikel zu OneNote

Artikel zu Evernote

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Voller Motivation hat man sich zu Beginn des Tages die Aufgaben notiert und startet sogleich auch mit der ersten Aufgabe. Zu Beginn bekommen wir eine Benachrichtigung von einem guten Freund. Er sendet uns einen Link zu einem interessanten Artikel. Voller Neugierde sehen wir uns natürlich diesen Artikel gleich an, denn ob wir uns jetzt voll und ganz auf die erste Aufgabe konzentrieren oder erst in 10 Minuten ist auch schon egal. Aus den 10 Minuten für den Artikel werden 25 Minuten. Mit einem schlechten Gewissen geht unser Fokus nun wieder zur bereits begonnen Aufgabe zurück. Es dauert eine gewisse Zeit bis wir wieder mit unseren Gedanken voll bei der Aufgabe sind. Nun arbeiten wir 15 Minuten und plötzlich bekommen wir Lust auf einen Kaffee. Eine kurze Kaffeepause kann natürlich nicht schaden und fördert die Konzentration. Bis die Maschine startbereit ist und der Kaffee zubereitet wird, rufen wir noch kurz einen Freund an um uns über das bevorstehende Wochenende zu erkundigen. Es wird natürlich nicht nur kurz über das Wochenende gesprochen, sondern auch noch über andere Themen. Das Gespräch dauert länger als geplant.

Mit diesem Beispiel möchte ich anmerken, dass wir oft gar nicht bewusst mitbekommen wo wir uns in der Zeit verlieren. Wir haben das Gefühl, dass wir produktiv sind, aber oft ist genau das Gegenteil der Fall.

Stoppuhr

Um diese Situation zu ändern müssen wir erstmal unsere Zeitfresser finden. Jede Tätigkeit egal ob E-Mails bearbeiten, im Internet surfen, bei einer Kaffeepause oder beim fokussierten Arbeiten sollte notiert werden. Die Zeiten können in einem Notizbuch, mit einer App oder auch mit einem ganz simplen Excel Sheet protokolliert werden. Was letztendlich verwendet wird bleibt jeden selbst überlassen. Es gibt auch bereits Programme wie zum Beispiel Rescue Time die die Tätigkeiten am Computer automatisch aufzeichnen.

Nach einer Woche kann man bereits gut erkennen, wo man wie viel Zeit gebraucht hat. Ihr werdet überrascht sein, wie viel Zeit man unproduktiv verbringt. Aufbauend auf diesen Daten kann man nun seine Zeitfresser eliminieren oder terminlich festlegen. In meinem Fall war das Internet der Zeitfresser Nummer Eins. Gerade bei Recherchearbeiten für die Blogartikel habe ich mich sehr schnell hinreißen lassen auch Informationen über andere interessante Themen zu lesen. Für diesen Zeitfresser habe ich aber eine einfache Lösung gefunden.

Jedes Mal wenn ich nun bei den Recherchearbeiten auf ein interessantes Thema stoße welches nicht zu meiner Recherchearbeit passt, dann schreibe ich mir dieses für später auf. Nachdem ich das Thema notiert habe fahre ich mit den Recherchearbeiten fort. Wenn alle Tagesaufgaben erfüllt sind und noch genug Zeit vorhanden ist dann widme ich mich den Themen die ich mir im Laufe der Arbeit notiert habe.

Links zum Artikel:

RescueTime für Windows

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Launchy sucht zwar automatisch unter den angegebenen Ordnern nach den Programmen, jedoch ist es so, dass dann alle Dateien in den Suchindex aufgenommen werden. Für mich war das Ganze dann zu unübersichtlich bei der Suche mit Launchy, da zu viele Verknüpfungen gefunden wurden. Deswegen habe ich mir jene Programme und Ordner teilweise manuell zu Launchy hinzugefügt, die auch wirklich oft verwende. Wie man das am besten macht möchte ich euch hier zeigen.

Um in den Katalog von Launchy zu kommen, klickt ihr auf das kleine Zahnrad rechts oben. Danach werden die Einstellungen von Launchy geöffnet.

Launchy Skin

Unter dem Reiter „Katalog“ kann man nun anschließend jene Ordner anführen die von Launchy durchsucht werden sollen.

Launchy Einstellungen

Wir man anhand der geringen Anzahl der Ordner erkennen kann, werden in meinem Fall nur sehr wenige Ordner durchsucht. Der für mich wichtigste Ordner ist der der letzte Ordner D:/… in dieser Liste. Dieser Ordner beinhaltet nur Verknüpfungen zu den wichtigsten Programmen und Ordnern. Bei der täglichen Arbeit sind es meistens die gleichen Dateien die geöffnet werden müssen. Deswegen ist dieser Ordner sehr sinnvoll.

Den Speicherort für diesen Ordner könnt ihr frei wählen.

Wenn ihr einen Ordner mittels dem „+“ Symbol auf der linken Seite erstellt habt dann fügt auf der rechten Seite noch unter „Dateitypen“ *.ink (für Link) hinzu.

Wenn ihr eure wichtigsten Verknüpfungen unter diesem Ordner abgelegt habt, dann müsst ihr nur noch auf „Katalog aktualisieren“ klicken und Launchy fügt alle von euch erstellten Verknüpfungen zum Suchindex hinzu.

Noch ein zusätzlicher Tipp:

Verknüpfungen welche auf dem Desktop liegen können ganz schnell in dem Launchy Ordner abgelegt werden.

Dazu fügt ihr einfach euren Launchy Ordner zu den „Senden an“ Elementen hinzu.

Senden an Elemente

Ordner zu „Senden an“ hinzufügen:

Windows Explorer öffnen (Win + E). In das Adressfeld shell:sendto eingeben und anschließend eine Verknüpfung von dem Zielordner einfügen. Danach könnt ihr unter „Senden an“ Verknüpfungen mit einem Mausklick zu Launchy hinzufügen.

Der Launchy Suchindex wird alle 10 Minuten automatisch aktualisiert. Wer nicht so lange warten will ändert entweder das Aktualisierungsintervall oder aktualisiert manuell wie weiter oben bereits gezeigt.

Links zum Artikel:

Launchy Download für Windows

Launchy – Programme schneller suchen, finden, öffnen und vieles mehr…

Launchy – eine kurze Einleitung von stadt-bremerhaven.de

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© Verschwendung, http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Solid_

Ein Konzept das man sehr gut auch im privaten Umfeld verwenden kann ist das Konzept des Lean Managements. In diesem Beitrag möchte ich die 8 Verschwendungen vorstellen, die sich aus den folgenden Punkten zusammensetzen:

1. Transportation Transport
2. Inventor Lagerbestand
3. Motion Bewegung
4. Waiting Warten
5. Overproduction Überproduktion
6. Overprocessing Überbearbeitung
7. Defects Mängel
8. Skills Fertigkeiten

Die Begriffe sind auf die Produktion eines Unternehmens ausgelegt, können aber auch für das private Umfeld verwendet werden.

1. Transport: Hier versucht man unnötige Wege zu vermeiden. Das Arbeitsmaterial sollte immer in Griffweite liegen. Wenn das eigene Arbeitsmaterial so verstreut wäre, dass man dadurch unnötige Wege zurücklegen müsste, dann wäre das eine Verschwendung.
2. Lagerbestand heißt, dass genügend Arbeitsmaterial verfügbar ist und nicht die Arbeit eingestellt oder verzögert werden muss auf Grund von fehlenden Arbeitsmaterialien.
3. Der Punkt Bewegung ist dem ersten Punkt sehr ähnlich. Dieser bezieht sich auf die Bewegung des Arbeiters, in diesem Fall auf uns selbst.
4. Warten ist ein weiterer Punkt der 8 Verschwendungen. Ein gutes Beispiel wäre hier ein zu langsamer Rechner für die Durchführung von verschiedenen Tätigkeiten. Wenn jemand Videos schneiden möchte dann sollte sich derjenige vielleicht nicht einen günstigen Office Rechner kaufen. Damit spart man letztendlich nur auf der falschen Stelle.
5. Überproduktion findet dann statt, wenn mehr hergestellt wird als benötigt.
6. Überbearbeitung kennt vermutlich jeder. Oft ist es so, dass man viel zu viel Zeit in Arbeiten steckt die nicht gefordert sind oder ganz einfach nicht die Zeit wert sind die man dafür aufwendet. Bei der Erstellung einer Präsentation zum Beispiel gibt es Menschen die sehr viel Zeit in das Design einer Präsentation investieren. Mehr Konzentration auf den Inhalt und auf die Präsentation selbst wäre hier eine bessere Investition.
7. Um Verschwendung zu vermeiden sollte das Arbeitsmaterial einsatzfähig sein. Auf das eigene Arbeitsmaterial sollte man sich verlassen können. Das bedeutet auch, dass man die Wartung und Reparatur nicht vernachlässigen sollte. Nur wenn das Arbeitsmaterial zu 100% einsatzfähig ist, kann man sofort mit seiner Arbeit beginnen und somit auch die Zeit produktiv nutzen.
8. Das Fehlen von Skills stellt die letzte Verschwendung dar. Als gutes Beispiel möchte ich hier Maschinenschreiben anführen. Wenn man diese Fähigkeit nicht erlernt hat, dann verschwendet man viel Zeit bei der Schreibarbeit. Bei meinem ersten Artikel „Die Basis für Produktivität“ habe ich bereits auf die Wichtigkeit dieser Fähigkeit hingewiesen. Diese Fähigkeit kann man sehr einfach und kostenlos online lernen.

Wenn man sich diese 8 Verschwendungen bei dem eigenen Arbeitsprozess vor Augen hält, dann kann man viele Verschwendungen ausmerzen und dadurch die eigenen Produktivität steigern.

Links zum Artikel:

Die Basis für Produktivität

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1. Um loszulegen muss man aufhören zu Reden und anfangen zu Handeln.

Walt Disney

2. Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist viel Zeit, die wir nicht nutzen.

Lucius Annaeus Seneca

3. Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind der richtige.

Lucius Annaeus Seneca

4. Wenn Sie arbeiten, arbeiten Sie. Wenn Sie spielen, spielen Sie. Vermischen Sie beides nicht.

Jim Rohn

5. Action is the foundational key to all success.

Pablo Picasso

6. Es ist wichtiger, das Richtige zu tun, als etwas richtig zu tun.

Peter Drucker

7. It’s easy to be great; it’s hard to be consistent.

Steve Martin

8. Each minute is a little thing, and yet, with respect to our personal productivity, to manage the minute is the secret of success.

Joseph B. Wirthlin

9. Ihre Zukunft wird durch Ihre heutigen Taten erschaffen, nicht die morgigen.

Robert Kiyosaki

1. Focus on being productive instead of busy.

Timothy Ferriss

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6S Arbeitsplatzgestaltung

Was bedeuten nun diese 6 Punkte:

Sort:

Sort steht für Sortieren. Das bedeutet, dass man unterscheidet, was auf dem Arbeitsplatz benötigt wird und was nicht.

Stabilize:

Bei diesem Punkt dreht sich alles um die Ordnung der benötigten Werkzeuge. Alles was benötigt wird, bekommt einen zugewiesenen Platz auf dem Arbeitsplatz. Somit können oft verwendetet Werkzeuge schnell genutzt werden, ohne viel suchen zu müssen.

Shine:

Auch die Sauberkeit auf dem Arbeitsplatz trägt dazu bei, konzentrierter und effizienter zu arbeiten. Jeder arbeitet lieber auf einem sauberen Arbeitsplatz als auf einen dreckigen. Dieser Punkt kann erfüllt werden, indem man vielleicht nach Beendigung der Arbeit darauf achtet, den Arbeitsplatz sauber zu hinterlassen oder aber das man einen Putzplan einführt, bei dem jede Woche einmal der Arbeitsplatz gereinigt wird.

Standardize:

Werden alle Vorgaben eingehalten?

Hierbei wird die Einhaltung und Wahrung der ersten drei S überprüft. Alle Standards sollen für andere Personen erkennbar sein. Wenn zum Beispiel ein Werkzeug auf dem Arbeitsplatz fehlt, dann fällt das sogar Mitarbeitern auf die normalerweise nicht auf dem Arbeitsplatz arbeiten.

Sustain:

Dieser Punkt steht für die Gewohnheit all die Regeln automatisch umzusetzen. Dafür benötigt man zu Beginn viel Selbstdisziplin. Organisiert man seinen Arbeitsplatz eine Zeit lang nach diesen Punkten, dann wird die 6S Organisation automatisch eingehalten. Das Ergebnis wird sein, dass man immer an einem aufgeräumten und organisierten Arbeitsplatz arbeitet und so wenig wie möglich abgelenkt wird. Ein angenehmeres Arbeitsklima folgt dann automatisch.

Safety:

Dieser letzte Punkt betrifft die Sicherheit. Auf einem Schreibtisch werden vermutlich nicht viele Gefahren lauern. Trotzdem sollte man darauf achten, dass mögliche Gefahrenquellen beseitigt werden. Als Beispiel dient hier eine ergonomische Sitzhaltung während der Arbeit, um Rückenschmerzen zu vermeiden. Ergonomie am Arbeitsplatz ist hier ein wichtiges Thema.

Nicht nur in der Arbeit versuche ich diese 6 Punkte so gut es geht einzuhalten, auch im privaten Bereich achte ich darauf. Mittlerweile sind diese 6 Punkte zur Gewohnheit geworden, sodass  ich nichtmehr großartig darüber nachdenken muss.

Link zum Artikel:

Ergonomie am Arbeitsplatz

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Die einzelnen Punkte in meinem Inhaltsverzeichnis sahen folgendermaßen aus:

OneNote Seiten

Die Aufteilung bleibt jedem selbst überlassen. Wie man anhand des Screenshots sehen kann, habe ich mich nicht wirklich an eine logische Reihenfolge gehalten. Durch die sehr gut funktionierende Suchfunktion in OneNote ist dies meiner Meinung nach auch nicht nötig.

Mit diesen Seiten habe ich alle wichtigen Punkte meiner Masterarbeit abgedeckt. In OneNote sind alle Informationen und Dateien, die vor, während und nach dem Projekt angefallen sind, eingeflossen. Im ersten Punkt „Auswahl Masterarbeitsthema“ wurden alle Informationen für die Aufgabenstellung des Themas gesammelt. Auf der Seite „Ablauf“ wurden alle Termine und geplanten Milestones eingetragen und koordiniert. Informationen zu Terminveränderungen wurden im nächsten Punkt notiert. Damit hatte ich immer eine Übersicht über den aktuellen Stand der Masterarbeit. Des Weiteren wurden in OneNote die Todo-Listen erstellt, Meetingprotokolle festgehalten und auch die Literaturrecherche koordiniert. Der Vorteil dieser Arbeitsweise ist, dass alle Daten immer gesichert sind und man hat gleichzeitig einen zentralen Platz an dem sich alle wichtigen Daten für die Masterarbeit befinden. Wenn man die Suche verwendet, dann findet man alles im Bruchteil einer Sekunde. Sehr hilfreich ist OneNote auch bei der Recherchearbeit wie bereits in diesem Artikel geschrieben. Werden Informationen aus dem Netz geholt, dann geht kein Link verloren. Jede Textpassage oder Bild, welches aus einer Onlinequelle kopiert wird, wird automatisch mit dem Link der Quelle versehen. Somit kann man immer zu der originalen Quelle zurückkehren.

Ich weiß nicht wie ich die Organisation meiner Arbeit sonst hätte machen können. Ich hätte alle anfallenden Dokumente und Zeichnungen in einen Ordner geben können aber jeder kann sich selbst vorstellen wie lange das gedauert hätte, um bestimmte Informationen in diesem Ordner wieder zu finden. Wer bei seiner Arbeit mit heiklen Firmendaten arbeitet, kann das Notizbuch auch offline verwenden. Die erstellten Daten werden dabei nicht in die Cloud hochgeladen und bleiben auf dem eigenen Rechner.

Für mich ist OneNote (immer noch) ein Geheimtipp, da viele Studenten oder aber auch Arbeitnehmer dieses Programm zwar auf ihrem Rechner installiert, aber noch nie geöffnet haben. Viele wissen auch gar nicht, dass sie dieses Programm besitzen.

Ich habe nicht nur meine Masterarbeit damit organisiert, sondern auch mein gesamtes Masterstudium.

OneNote Notizbuch Übersicht

Für jeden einzelnen Bereich habe ich einen Abschnitt erstellt.

Da diese Daten in der Cloud liegen, habe ich auch von meinem Smartphone oder aber auch von jedem Rechner mit Internet, Zugriff auf alle Daten. Aber nicht alle Daten sollten in der Cloud abgelegt werden.

Es gibt eine wichtige Regel bei der Verwendung von Clouddiensten:

Alle Informationen, die ihr nicht auch auf ein öffentliches Schwarzes Brett hängen würdet, sollten auch nicht in der Cloud gespeichert werden.

Für die Informationsorganisation könnte man auch Evernote verwenden. Ich bin aber davon überzeugt, dass OneNote für diese Art von Projekten besser geeignet ist. Warum ich dieses Programm bevorzuge, habe ich in diesem Artikel genauer erläutert.

Links zum Artikel
Artikel: Evernote vs OneNote. Wer hat die Nase vorn?
Artikel: OneNote das perfekte Recherchetool

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Es gibt mittlerweile sehr gute Apps die mehr als nur ein Foto von einem Dokument erstellen. Die Dokumente werden automatisch zugeschnitten und übrig bleibt nur noch das benötigte Dokument ohne lästige Ränder. Wenn man möchte kann man das eingescannte Dokument auch nachträglich bearbeiten. Anschließend wird dieses in ein PDF-File umgewandelt und versendet. Es bietet auch einen Batchmodus an, um mehrere Seiten auf einmal zu scannen und nicht jede einzeln.

Ein sehr gutes App, das ich auch selbst verwende, ist CamScanner. Diese App gibt es für Android, iOS und Windows Phone 8.

CamScanner App Homescreen

Beim Scannen des Dokuments sollte man darauf achten, dass der Hintergrund nicht hell ist, damit die automatische Zuschneidefunktion besser funktioniert. Wie in dem Screenshot zu sehen erkennt das App das zu scannende Dokument und schneidet dieses auf die Ränder des Objektes zu.

CamScanner Zuschneidefunktion

Bevor das Dokument gespeichert wird können noch letzte Bildeinstellungen vorgenommen werden.

CamScanner Aufbereitung

Das Dokument wurde automatisch auf die Ränder zugeschnitten. Danach wird dieses als PDF-File abgespeichert und kann anschließend per Mail weiterversendet werden oder aber auch auf diverse Cloud-Dienste wie Dropbox, Google Drive, usw. hochgeladen werden.

CamScanner Ergebnis

Für mich kommt diese App immer dann zum Einsatz, wenn ich wieder  einmal eine digitale Kopie eines Dokumentes benötige.

Eine andere Möglichkeit Dokumente zu scannen bietet zum Beispiel auch die App „Google Drive“ oder aber auch „Evernote„.

Links zum Artikel:
CamScanner für Android
CamScanner für iOS
CamScanner für Windows Phone 8
Google Drive für Android
Evernote für Android

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Mit den folgenden 5 Tipps kann jeder seine Produktivität enorm steigern.

5 Tipps zur Produktionssteigerung

1. Vermeide das Internet wenn du es nicht brauchst. 

Netzwerkkabel trennen

Viel zu oft passiert es, dass man nur kurz im Internet etwas nachschauen will und eher man sich versieht, sind 15 Minuten vergangen und das eigentliche Vorhaben vergessen. Große Zeitfresser sind Newsportale, Social Media Plattformen wie Facebook, YouTube,…
Ich habe dieses Problem folgendermaßen gelöst: immer wenn mir etwas Interessantes einfällt, dass ich recherchieren möchte, dann öffne ich mit der Tastenkombination „Windows Taste + N“ eine OneNote-Notiz um das Thema kurz zu notieren. Später öffne ich diese Notiz und kann anschließend meine Recherchen starten. Sobald ich meine Ideen notiere, schwindet die Dringlichkeit, nach diesen Ideen sofort zu suchen.

2. Organisiere dein (Arbeits)Umfeld.

Organisierter Arbeitsplatzt [https://www.flickr.com/photos/deadling/2453818866/]

3. Plane den Tag am Abend davor. 

Arbeitstag planen

Bevor man zu Bett geht, sollte man sich noch die Zeit nehmen um die Aufgaben für den nächsten Tages zu notieren. Damit kann man sich am nächsten Morgen sofort an die Arbeit machen.

4. Unterbrechungen vermeiden.
Befindet wir uns gerade im Flow-Zustand dann können wir durch Unterbrechungen aus diesem gerissen werden. Nach dem Abbruch der Konzentrationsphase benötigen wir wieder viel Zeit um konzentriert dort weiterarbeiten zu können, wo wir aufgehört haben. Solche Unterbrechungen kosten enorm viel Zeit. Um Unterbrechungen zu verhindern reicht oft nur das Handy auf lautlos zu stellen oder während der Arbeit Outlook zu schließen. Die erhaltenen Nachrichten sind auch in einer Stundenoch auf unserem Gerät vorhanden. Man stellt sich eine Zeit ein in der man ohne Unterbrechungen arbeiten kann und beschäftigt sich danach mit den eingegangenen Nachrichten.

5. Multitasking vermeiden
Beim letzten Punkt geht es um eine Arbeitsweise von der viele glauben, dass sie einem produktiver macht. Jedoch ist das Gegenteil der Fall. [1] Es handelt sich um Multitasking. Studien haben gezeigt, dass  Multitasking die Leistung senkt. Man benötigt für mehrere Aufgaben nicht weniger Zeit sondern mehr. Auch die Qualität des Ergebnisses wird gesenkt.[2] Deswegen sollten wir versuchen die Aufgaben einzeln abzuarbeiten. Dadurch arbeiten wir effizienter, schneller und steigern auch die Qualität der Arbeit.

Mit diesen 5 einfachen Tipps kann die eigene Produktivität drastisch gesteigert werden. Wenn ihr diese Tipps umsetzt, dann habt ihr bereits einen großen Schritt nach vorne gemacht.

[1] http://www.innovationmanagement.se/2012/08/14/can-multi-tasking-result-in-more-than-60-longer-project-time/
[2] http://www.zeit.de/karriere/beruf/2012-08/multitasking-gehirnleistung

Links zum Artikel:
Download Everything

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