Voici quelques-unes des erreurs les plus répandues :

1. Envoyer un pourriel à des entrepreneurs qui n’ont pas donné leur autorisation.

Je sais, je sais… Je vous entends penser « Oui, mais comment on peut les joindre ces entrepreneurs ? ». C’est simple… Ils sont pour la plupart sur les différents médias sociaux et, ils font partie de groupements de gens d’affaires.  En vous faisant connaître lors des activités de réseautage ou par le partage d’information pertinente, vous augmenterez votre pouvoir d’attraction de nouveaux clients.

Rappelez-vous que les adresses courriel qui sont affichées sur le site de ces regroupement ne vous autorisent pas à envoyer vos offres de service sans la demande expresse du membre.

2. Envoyer le dit pourriel à partir d’une adresse msn.com ou hotmail.com, yahoo ou même live.ca…
Ça n’a pas l’air professionnel, point. Cependant, pour une raison que j’ignore, les adresses Gmail passent mieux. Un compte Google est gratuit aussi ! Et de grâce, évitez les noms avec des chiffres. Danielle1964@gmail a l’air aussi amateur qu’une adresse Hotmail…

3. Ne pas être présente sur Internet

Il n’y a plus d’excuses pour ne pas avoir de présence sur Internet. Il existe trop de solutions gratuites ou à prix abordable pour s’en passer.

Vous pouvez avoir un blogue sur WordPress.com gratuitement ou, si vous préférez avoir la possibilité d’ajouter des extensions intéressantes ou même avoir un « vrai site », vous pouvez avoir votre nom de domaine et l’hébergement d’un site Internet pour environ 100 $ par année. D’ailleurs celui que j’utilise offre même des crédits AdWords et Facebook Ads pour de la publicité.

4. Annoncer  sur Kijiji ou LesPAC.

Quand je vois ça, je pense « dépannage », « pas cher » et « elle fait ça pour passer le temps » ou « elle doit vraiment être en manque de clients »…  Vous avez le droit de ne pas être d’accord. Peut-être que ça fonctionne mais je me demande quel est le niveau de qualité des clients obtenus de cette façon.

Si vous avez eu de bons clients réguliers (qui sont encore avec vous après plusieurs mois) et qui vous paient plus de 25 $ l’heure avec cette méthode, envoyez-moi un courriel avec l’adresse de votre annonce. Je veux voir ça, cette fameuse annonce qui fait un tabac !

Il existe d’autres façons de se promouvoir qui projetteront une image professionnelle à vos clients potentiels comme de joindre un regroupement de gens d’affaires dans sa région pour faire sa promotion « en personne » et joindre les différents réseaux « virtuels » comme le RPSAV – Le Réseau des professionnels en soutien administratif virtuel.

5. Ne pas charger assez pour ses services.

Et oui, encore une fois les fameux tarifs… Établir des tarifs trop bas peut être perçu comme un manque de confiance en vos compétences. Le tarif moyen, pour celles qui offrent des services administratifs est de 25 $ à 50 $ l’heure. Si vous offrez des services techniques, vos tarifs pourront être plus élevés, soit de 60 $ à 90 $ l’heure.

Voilà, ces cinq erreurs sont faciles à corriger. À vous de jouer pour projeter l’image de la professionnelle que vous êtes.

Note : La plupart des adjointes virtuelles qui commettent ces erreurs n’ont pas lu le livre ou participé à la formation… Une autre preuve que c’est payant d’être bien informée.

Le courriel provenait d’une adresse Hotmail et cette personne me disait avoir été en affaires pendant 14 ans. Or, une recherche sur Internet et au registre des entreprises ne me donnent aucun résultat. Pourtant, quand on est en affaires de façon légitime, ça laisse des traces.

Je vous invite à la prudence et à toujours vérifier. N’hésitez pas à poser des questions si vous doutez. D’expérience, je sais qu’on risque de vous rabrouer seulement si vous avez raison de douter.

Si quelqu’un est méfiant avec moi, me pose des questions sur un de mes produits de formation ou un de mes services d’adjointe virtuelle, je réponds en donnant des détails, simplement.

J’ai peut-être laissé passer « l’offre du siècle » mais je préfère être prudente avant d’investir du temps ou de l’argent dans une opportunité. La transparence dans mes transactions, c’est important. Je ne fais des affaires qu’avec ceux en qui j’ai confiance. Et la confiance, ça se mérite.

Si vous voulez savoir comment augmenter la confiance (et vos ventes) sur votre site, je vous recommande le rapport gratuit de Stéphanie Hétu qui contient 24 trucs. D’ailleurs, un des trucs mentionnés est d’avoir une adresse courriel crédible. votrenom@hotmail ne l’est pas…

J’ai peur…

Oui, oui, j’ai peur. Je discute avec de futures adjointes virtuelles, de nouvelles assistantes virtuelles et souvent, ce que j’entends ou ce que je lis sur Facebook ou dans mes courriels, c’est que vous souhaiteriez oser plus. Vous rêvez d’avoir votre entreprise, de gérer votre horaire, de choisir vos clients, d’aider plus de monde, de faire preuve de plus d’audace.

Mais, vous avez peur…

J’ai peur aussi. Tout le monde a peur. De l’adjointe virtuelle qui a plus de 10 ans d’expérience à la coach de renommée nationale, en passant par les grands conférenciers de ce monde. Ce que vous voyez, c’est le résultat de plusieurs années d’efforts et de persévérance. Sachez que vous n’êtes pas différente de ces gens. Vous aussi pouvez réaliser vos rêves et atteindre vos objectifs. C’est correct d’avoir peur. Je sais de quoi je parle.

Le truc, c’est d’agir avec cette peur.

La vérité c’est que vous n’êtes pas seule à avoir peur.

Faites-le quand même.

Croyez-moi, ça marche! Au cours des huit dernières années, j’ai agi en sentant cette peur en moi. Elle revêtait un costume différent selon la situation : la peur du rejet, la peur d’échouer, la peur du ridicule, la peur du jugement des autres, la peur de manquer d’argent, etc. Vous les reconnaissez? À chaque fois où j’ai agi malgré cette peur, j’ai franchi une nouvelle étape, j’ai grandi. Le sentiment de réussite était tellement grand que j’en oubliais la peur ressentie avant d’agir.

Ce qui ne fonctionne jamais, c’est d’avoir peur et de ne rien faire. Ou encore, avoir peur et ne pas prendre de décision.

Pour réussir, il faut agir même quand on a peur. C’est avoir des papillons juste avant d’envoyer sa proposition à un client potentiel. C’est trembler comme une feuille en expliquant devant un groupe de réseautage ce que fait une adjointe virtuelle et être contente quand les gens viennent nous voir pour en savoir plus. Le succès, c’est avoir peur et commencer quand même.

Pour réussir, le désir de changement doit surpasser la peur.

C’est correct d’avoir peur.  Un autre truc, c’est de se faire accompagner par quelqu’un qui est passé par là afin de démasquer la peur. Souvent, en discutant, on trouve des trucs pour se sentir plus solide et agir avec ces papillons dans le ventre.

En terminant ce billet, je pense à la chanson de Passe-Partout. C’est de ma génération !

Des fois, j’ai peur un peu.
Des fois, j’ai peur beaucoup.
Des fois, j’ai peur un peu.
Mais des fois je n’ai pas peur du tout

Enfin, si vous avez besoin de quelqu’un pour vous montrer qu’il n’y a pas de monstre ou pour vous tenir la main – virtuellement – pour franchir une étape importante dans votre entreprise, sachez que je suis là.

Il faut dire que je dois me déplacer à la banque pour déposer ces fameux chèques… Le coût de l’essence, mon temps (40 minutes aller-retour) pour me rendre à la banque… Heureusement, je n’ai que quelques clients qui hésitent encore à payer avec PayPal.

J’ai donc choisi de privilégier PayPal comme mode de paiement parce que les 3% de frais par transaction m’évitent d’attendre le paiement, me permettent de transiger avec des clients un peu partout dans le monde et me font économiser en frais de déplacement.

Quant au numéro de marchand (avec ou sans terminal) où on fait les transactions nous-mêmes avec les numéros de cartes, je n’y pense même plus. La procédure pour l’obtention du numéro est assez longue, on vérifie notre crédit, il y a des frais mensuels peu importe s’il y a des transactions ou non et les frais varient entre 1,5 et 2,5 % par transaction selon le fournisseur. Je sais, j’ai accompagné des clients dans le processus d’obtention de leurs terminaux.

Pour mes clients actuels, PayPal représente la facilité d’accès à mes services, la simplicité et plusieurs utilisent la carte de crédit qui leur permet d’accumuler des points ou des dividendes…

La plupart des adjointes virtuelles ont été adjointes administratives dans un bureau quelconque. Dans plusieurs cas, les tâches étaient déléguées et elles s’assuraient de répondre aux besoins de leurs gestionnaires. À cause de leur rôle de subordonnée, on ne leur donnait que l’information dont elles avaient besoin.

Elles avaient rarement l’occasion de donner de la rétroaction ou de partager leurs idées sur le fonctionnement de l’entreprise. Dans le fond, elles font ce qu’on leur dit avec les ressources qu’on leur fournit.

Malheureusement, cette attitude d’employée peut vous nuire comme adjointe virtuelle professionnelle ou comme entrepreneur. Votre mode de pensée doit changer et passer d’une attitude d’employée à une attitude d’entrepreneur. Plusieurs adjointes virtuelles ont de la difficulté à faire la transition.

Voici quelques exemples qui vous permettront de connaître le type d’attitude que vous avez :

• L’employée accepte le salaire qu’on lui offre – L’entrepreneure établit SES tarifs
• L’employée suit l’horaire du patron – L’entrepreneure gère son horaire
• L’employée demande qu’on lui dise quoi faire – L’entrepreneure sait déjà comment elle va le faire ou qui pourrait le faire
• L’employée fait ce qu’on lui dit de faire – L’entrepreneure offre son expertise
• L’employée résout des problèmes – L’entrepreneure trouve des solutions
• L’employée travaille POUR l’entrepreneur…

En tant qu’adjointe virtuelle professionnelle, vos clients attendent plus de vous. Ils ne veulent pas vous déléguer le moindre détail – ils veulent que vous assumiez vos propres responsabilités. Ils veulent votre rétroaction, vos suggestions. Ils s’attendent à ce que vous partagiez vos idées et que vous les rendiez imputables. Certains voudront même que vous deveniez leur « bras droit ».

Si vous n’êtes pas capable de répondre à ces attentes, votre relation adjointe virtuelle / client peut stagner.

Au début, c’est normal d’avoir une attitude d’employée. Vous n’êtes cependant pas obligée de rester longtemps dans cette situation. En mettant en place de bons fondements à votre entreprise, l’attitude d’entrepreneur vient simplement.

La formation Devenir adjointe virtuelle vous permettra de mettre en place les fondements solides pour votre entreprise et vous donnera l’assurance nécessaire pour porter fièrement le chapeau d’entrepreneure.

Et si vous avez déjà démarré votre entreprise, je peux vous accompagner durant votre transition de l’attitude d’employée à celle d’entrepreneure.

Qu’est-ce que la formation Devenir Adjointe Virtuelle?

C’est un programme de formation en ligne où vous apprenez et créez votre entreprise d’assistance virtuelle à votre rythme.

Devenir Adjointe Virtuelle comprend :

• Sept modules distribués hebdomadairement – Il y a tellement de travail à faire sur votre projet à chaque semaine que je préfère le distribuer à petites doses. Et même si vous n’avez pas « fini » un module à la fin d’une semaine, vous pourrez toujours y revenir par la suite.
• Chaque module comprend au moins 3 capsules vidéo d’une durée variant entre 20 et 45 minutes
• Chaque module est accompagné de son guide-ressources de plusieurs pages comprenant le contenu discuté dans les capsules et des exercices pratiques
• Chaque module inclut également des modèles de documents et des liens vers des ressources

J’ai essayé de donner autant de contenu différent et complémentaire au livre que possible et je crois que j’ai réussi.

Voici les thèmes qui sont traités durant la formation:

• Bien se connaître, les standards et établir son tarif.
• Consultation ou entrevue du client et entente de service
• Organisation administrative et du bureau ainsi que les systèmes. C’est là que vous aurez accès au guide Les systèmes pour une entreprise d’assistance virtuelle réussie.
• Outils de promotion et le réseautage en personne.
• Garder le cap : Relation client, mettre fin à la relation et comment rester sain à travers tout ça.
• Marketing sur Internet – une initiation.
• Aperçu des possibilités : Quand on devient trop occupé, Formation continue etc.

Ouf!

En vous inscrivant à cette formation, non seulement vous aurez accès aux trucs et aux outils que j’utilise mais vous apprendrez même de mes erreurs. Et ça, ça n’a pas de prix!

En plus, en vous inscrivant avant le 30 septembre 2010, vous épargnez 100 $ et avez accès à plusieurs bonis.

Pour en savoir plus >>

Comme partout ailleurs, vous avez le choix. Et comme vous le savez aussi, les choix que vous faites ont leurs conséquences.

• Vous avez le choix de prendre des heures de votre précieux temps pour chercher les informations et les ressources nécessaires pour démarrer votre entreprise ou de trouver tout ce dont vous avez besoin auprès d’un mentor ou en suivant une formation.
• Vous avez le choix d’agir seul ou avec le soutien d’autres personnes qui sont passées par là.
• Vous avez le choix de mettre en place des procédures claires dès le départ ou d’attendre d’en avoir besoin.
• Vous avez le choix d’avoir un hobby ou d’être un entrepreneur sérieux qu’on prend au sérieux.
• Vous avez le choix d’avoir l’air d’un amateur ou d’un professionnel qui sait ce qui doit être fait et qui le fait parce qu’il a pris le temps d’apprendre.
• Vous avez le choix de copier quelqu’un d’autre qui « semble » réussir ou de suivre l’exemple de quelqu’un qui réussit et qui est prêt à vous conseiller et à vous révéler ses secrets.
• Vous avez le choix de miser sur la facilité en espérant que ça marche ou de mettre les efforts nécessaires pour obtenir des résultats.
• Vous avez le choix d’économiser et d’être une solution économique pour vos clients ou d’investir dans votre formation et d’être une valeur ajoutée pour vos clients.
• Quant à moi, j’avais le choix de vous laisser vous débrouiller seul ou de partager mes connaissances et mon expérience.

C’est pour ça que j’ai créé la formation Devenir adjointe virtuelle qui vient d’être officiellement lancée et que j’offre de l’accompagnement (coaching) à ceux et celles qui veulent un soutien individuel et ciblé sur leurs objectifs.

Que choisirez-vous?

Nous avons créé ma collègue Marie-Renée Buczkowski et moi, un document qui vous pose justement quelques-unes des bonnes questions. Ce sont des questions personnelles qui n’ont rien à voir avec les questions qu’on peut se poser en faisant un plan d’affaires.

À la fin du document, vous trouverez une liste de vérification. Vous pourrez imprimer cette page et y noter vos réponses.

Pour recevoir ce document gratuit, vous n’avez qu’à compléter le formulaire ci-dessous. En vous inscrivant, vous serez automatiquement abonné à notre liste pour recevoir des conseils, des nouvelles et de temps en temps, des offres promotionnelles. Vous pourrez arrêter votre abonnement quand vous le voudrez. Il n’y a absolument aucune obligation.

De plus, je promets que je ne vendrai, louerai ou donnerai jamais la liste d’abonnés.

Pendant longtemps, le métier de travailleuse autonome m’a fascinée, sans que j’entrevoie le type d’entreprise que je lancerais. Je voulais me dépasser et travailler à ma propre entreprise. En 1999, j’ai commencé par faire de la tenue de livres pour une femme d’affaires, en plus de poursuivre mon travail régulier d’adjointe administrative et chiropratique. Bientôt, je me suis mise à rêver de l’indépendance et de la flexibilité que procure le travail autonome. Oserais-je quitter mon poste d’adjointe administrative pour me lancer en affaires ? Quelle direction prendre ? Je l’ignorais encore…

En 2001, mon employeur avec qui je partageais une passion pour la lecture, me prête un livre dans lequel on mentionne qu’il existe des Virtual Assistants (Adjointes virtuelles). Je suis curieuse d’en apprendre plus sur cette profession et j’effectue des recherches sur Internet. Je découvre que c’est une jeune profession existant depuis 1997 et que les adjointes administratives virtuelles bilingues sont plutôt rares au Canada. Ça y est ! J’ai trouvé mon créneau. Je suis déjà adjointe administrative. Je n’aurai qu’à transférer mes compétences actuelles pour offrir à distance mon soutien aux entreprises. Enfin, j’aurai l’indépendance et la flexibilité auxquelles je rêvais.

En novembre 2002, je quitte mon poste d’adjointe administrative et chiropratique. Ma cliente, celle pour qui je fais de la tenue de livres, me facilite la tâche en me référant deux nouveaux clients. J’ai, par la suite, augmenté ma clientèle grâce aux recommandations de clients réguliers et occasionnels. Aujourd’hui, trois ans après le démarrage de mon entreprise, je peux affirmer avec fierté que neuf clients sur dix de VADG le sont parce que mes services leur ont été recommandés.

À cette époque, VADG est une des rares entreprises à offrir de l’assistance administrative virtuelle bilingue au Québec. Certains travailleurs autonomes offrent des services de traitement de texte à distance, mais peu d’entreprises proposent une gamme de services aussi variés que VADG le fait. Au cours des trois années de l’histoire de VADG, j’ai établi un processus incluant une consultation gratuite et une trousse d’information afin de m’assurer que je ne travaille qu’avec des gens qui ont vraiment besoin de mes services.

Ce qui distingue VADG de ses concurrents, c’est le sens de la responsabilité de sa fondatrice. J’ai à cœur la réussite de mes clients. Leur succès est aussi le mien. Étant entrepreneure, je comprends plusieurs de leurs défis et je suis en mesure de les aider à trouver les ressources nécessaires si je ne possède pas la compétence qu’ils recherchent.

J’ai eu plusieurs défis à relever au cours de ces trois années en affaires et j’en aurai d’autres, j’en suis certaine. Le premier et probablement le plus commun lorsqu’on est travailleur autonome est l’isolement. Non seulement je travaille à partir de mon bureau, mais je suis également la seule dans la région à offrir ce type de service. S’il y a d’autres adjointes virtuelles, elles sont un secret très bien gardé.

J’ai par la suite joint BNI (Business Network International) et le Réfap parce qu’en plus de briser l’isolement, ces deux réseaux me permettent de faire des affaires avec une variété de gens d’affaires et de professionnels compétents tout en ayant des résultats tangibles grâce aux liens créés.

Bien que l’isolement soit un grand défi à relever, j’ai trouvé plus difficile de faire connaître ce service innovateur et d’éduquer les gens à ce que je fais et comment je le fais. Il arrive encore parfois qu’on me demande de me rendre sur place. Certains entrepreneurs ont peur de déléguer à quelqu’un qui n’est pas dans leur bureau. Un de mes rôles consiste à démystifier le travail à distance et démontrer que le travail peut se faire sans surveillance directe de l’employeur.

Un autre défi à relever fut de prendre le temps de choisir mes clients. Au début, je voulais servir tous ceux qui s’informaient de mes services. J’ai appris de mes erreurs. Ce ne sont pas tous les entrepreneurs qui ont besoin de mes services ou qui sont réceptifs à ma façon de travailler. Et c’est tant mieux ! En laissant aller deux clients avec lesquels les rapports étaient difficiles, j’ai pu libérer l’espace pour accueillir des nouveaux clients qui correspondaient mieux à mon créneau et leur trouver du soutien compétent parmi mes collègues ou auprès d’autres fournisseurs.

Pour moi, la vision que j’ai de VADG est assez simple : continuer à faire découvrir la profession d’adjointe virtuelle et une collaboration énergique, responsable et efficace entre les membres. Je crois que c’est ce que j’ai réussi avec le RPSAV – Réseau des professionnels en soutien administratif virtuel.
Mon but est d’amener les entreprises à penser autrement l’organisation de leur fonctionnement interne, afin de déléguer plus à des adjointes virtuelle et à revoir leurs méthodes, afin que l’adjointe virtuelle fasse partie naturellement de leur fonctionnement. Ainsi, ces entreprises franchiront une étape supplémentaire vers l’atteinte de l’excellence et du succès économique.

Si vous souhaitez devenir adjointe virtuelle, je vous suggère la formation en ligne que j’ai développée. Ainsi, vous cheminerez à votre rythme tout en bénéficiant du soutien de quelqu’un qui est passé par là.

Plusieurs adresses courriel de ces « supposées » professionnelles portent le nom du conjoint (monmari@internet.com), de toute la famille (ainébébémamanpapa@internet.com) ou encore un petit surnom qui, première impression oblige, nous laisse douter du type de professionnelle à laquelle nous nous adresserons. Je doute que mon invitation se rende à ces personnes. Elles ne sont probablement plus en affaires depuis longtemps.

Je comprends que nous n’avons pas nécessairement le budget pour un nom de domaine et un forfait d’hébergement lorsque nous lançons une entreprise. C’est quand même 140 $ par année chez Mediumcube , nom de domaine et hébergement inclus… Pour avoir une image professionnelle, ce n’est pas cher et en plus, vous avec l’endroit pour héberger votre futur site ou votre blogue.

La plupart des services internet (Vidéotron et Sympatico pour ne pas en privilégier un plus que l’autre) autorisent plus d’une adresse courriel dans votre forfait mensuel. Avec Google mail, Yahoo et Hotmail, vous pouvez avoir autant d’adresses courriel et ce, tout à fait gratuitement! Pourquoi ne pas en créer une juste pour vous avec votre nom comme préfixe ou celui de votre entreprise ? Lorsque j’ai débuté mon entreprise d’assistance virtuelle, j’utilisais mon.assistante@sympatico.ca et je sais que c’était de loin la meilleure décision que j’ai prise. C’était facile à retenir et ça avait un lien avec ce que je fais.

hmmmm…. je n’ose pas imaginer ce que ça aurait donné si j’avais pris danetmario@sympatico.ca ou bien petitepuce@videotron.ca . Des adresses comme celle-là, quand on est adolescent ou débutant sur Internet, on vous le pardonne… mais si vous cherchez à projeter une image professionnelle, votre meilleur atout, c’est votre nom ou celui de votre entreprise.