Fereastra „Intrare document”

Figura 1: Fereastra „Intrare document”

La introducerea unui document nou primit de la cineva se vor introduce lucruri precum data receptiei, data si numarul de la expeditor, persoana sau departamentul caruia ii este adresat acest document. Cel care primeste documentul va primi automat o sarcina din partea sistemului care il notifica. Daca e cazul, documentul poate fi alocat din start mai multor responsabili. Tabelul 1 de mai jos detaliaza toate campurile ferestrei:

Tabelul 1: Câmpurile din fereastra „Document de intrare”

La salvarea documentului, acestuia i se va aloca un număr dintr-o serie de numere selectată în funcţie de anul corespunzător câmpului Data intrare. O fereastra de informare (figura 2) va anunţa utilizatorul ce număr de înregistrare a primit documentul. Tot de aici utilizatorul are posibilitatea să scaneze documentul sau să-l importe ca fisier de pe disc.

Figura 2: Fereastra de informare

Fereastra „Ieşire document”

Figura 3: Fereastra „Ieşire document”

Fereastra „Ieşire document” (figura 5.3) va conţine câmpurile ce trebuie completate la înregistrarea unui document care este trimis catre o alta persoana fizica sau juridica.

La fel ca la documente intrate, la salvare documentului i se va aloca un numar unic, dupa care acesta va putea fi scanat sau importat.

Câmpurile ferestrei sunt descrise în tabelul 2:

Tabelul 2: Câmpurile din fereastra „Ieşire document”

Secţiunea „Căutare document”

Pentru căutarea unui document, se completează câmpurile de căutare, după care se apasă pe butonul „Căutare”. Vezi figura 4 pentru imaginea exactă a câmpurilor de căutare.

Figura 4: Căutare documente

Cautarea documentelor se face dupa toate campurile disponibile. Printre altele, aceasta interfata permite angajatilor sa-si planifice activitatea si sa vada ce sarcini au de indeplinit astazi, saptamana curenta sau luna curenta; ce sarcini sunt in intarziere si ce sarcini au fost finalizate.

Ce este registratura electronica

Registratura este acea parte a unui secretariat prin care trec toate documentele care intra si ies dintr-o companie/institutie si unde sunt inregistrate si numerotate unic. Documentele de intrare (primite) sunt redirectionate catre persoana sau departamnetul potrivit, iar documentele de iesire (trimise de catre companie) sunt expediate de catre cei de la registratura.

La registratura poti afla informatii precum, cate documente s-au primit/emis intr-o perioada, catre cine/de la cine, ce documente s-au primit si asteapta raspuns, care este documentul de raspuns aferent unui document receptionat, cum au fost primite/expediate documentele, etc.

Registratura operează cu două tipuri de documente:

1. Documente intrate
2. Documente ieşite.

Lucrul cu documente de intrare

Pentru documentele intrate, înregistrate la registratură, documentele vor parcurge trei etape:

1. În aşteptare – documentul a fost înregistrat şi aşteaptă să fie preluat de către angajaţi.
2. În lucru – documentul a fost dat în lucru.
3. Finalizat – lucrul asupra documentului a fost finalizat.

Figura 1 de mai jos ilustrează etapele şi trecerea de la o etapă la alta:

Figura 1. Etapele de lucru asupra unui document de intrare

Documentele de intrare înregistrate de către secretariat intră automat în starea „În Aşteptare”.

Când un angajat preia un document de intrare aflat în starea „În Aşteptare” şi începe procesarea lui, acesta trebuie să actualizeze câmpul starea documentului şi să-l treacă pe „În Lucru”.

Un document de intrare trebuie trecut în starea „Finalizat” atunci când procesarea lui se consideră încheiată. Trecerea din starea „În Lucru” în starea „Finalizat” este efectuată de către utilizatorul care a completat ultima sarcină asociată documentului.

Etapa de procesare în care se găseşte fiecare document este indicată prin intermediul câmpului stare. Interfaţa cu utilizatorul va fi descrisă în capitolele ulterioare.

Lucrul cu documentele recepţionate pe fax

Pentru documentele intrate recepţionate pe fax documentele vor parcurge patru etape:

1. Preluat – documentul a fost recepţionat pe fax şi a fost preluat de către sistem.
2. În aşteptare – documentul a fost înregistrat de către secretariat şi aşteaptă să fie preluat de către angajaţi.
3. În lucru – documentul a fost dat în lucru.
4. Finalizat – lucrul asupra documentului a fost finalizat.

Figura 2 ilustrează etapele şi trecerea de la o etapă la alta:

Figura 2. Etapele de lucru asupra unui document de intrare recepţionat pe fax

De fiecare dată când un document de intrare este primit pe fax, el este preluat automat de sistem şi intră în starea „Preluat”. Pentru documentele aflate în starea „Preluat” utilizatorul de la secretariat trebuie să introducă datele de înregistrare, după care să comute documentul în starea „În Aşteptare”.

Când un angajat preia un document de intrare aflat în starea „În Aşteptare” şi începe procesarea lui, acesta trebuie să actualizeze câmpul starea documentului şi să-l treacă pe „În Lucru”.

Un document de intrare trebuie trecut în starea „Finalizat” atunci când procesarea lui se consideră încheiată. Trecerea din starea „În Lucru” în starea „Finalizat” este efectuată de către utilizatorul care a completat ultima sarcină asociată documentului.

Etapa de procesare în care se găseşte fiecare document este indicată prin intermediul câmpului stare. Interfaţa cu utilizatorul va fi descrisa ulterior.

Etapele de lucru cu documentele ieşite

Documentele ieşite vor parcurge două etape:

1. De trimis – documentul a fost înregistrat şi aşteaptă să fie expediat.
2. Expediat – documentul a fost expediat.

Figura 3 ilustrează etapele şi trecerea de la o etapă la alta:

Figura 3. Etapele de lucru asupra unui document de ieşire

Când secretariatul înregistrează un document de ieşire, acesta va intra automat în starea „De trimis”. În momentul în care un document de ieşire este expediat efectiv, atunci el va fi trecut de către secretariat în starea „Expediat”.

Etapa de procesare în care se găseşte fiecare document este indicată prin intermediul câmpului stare.

Interfaţa cu utilizatorul pentru registratura electronica va fi descrisa in articolul de saptamana viitoare.

Sortarea automata a faxurilor

Ce se poate face pentru aceste firme este sa-si implementeze un sistem de sortare/triere automata a faxurilor imediat ce au venit. Mai exact:

• faxurile sunt receptionate electronic (nu se mai tiparesc pe hartie decat daca se doreste ulterior)
• li se aloca automat un numar unic prin registratura electronica
• faxurile sunt trecute automat prin OCR
• sistemul de workflow-uri cauta automat anumite cuvinte cheie in faxul receptionat (cum ar fi “In atentia dl. Marius Vetrici” sau “Urgent”)
• in functie de linia telefonica utilizata, numarul de telefon de la care a venit sau de cuvintele cheie gasite in text acelasi sistem de workflow-uri trimite automat un email persoanei responsabile, ii aloca o sarcina sau o notifica in vreun fel anume de faptul ca in maldarul de faxuri primite exista un fax important, care trebuie procesat cu prioritate.
• persoana da click in email si vede exact faxul care ii este adresat, fara sa trebuiasca sa faca vreo cautare.

Aceasta abordare are urmatoarele avantaje:

• reduce timpii de asteptare (pentru cel care a trimis faxul)
• reduce eroarea umana (faxurile nu se mai pierd)
• creste productivitatea individuala (oamenii nu mai trebuie sa caute prin faxurile primite, ci au acces la ele imediat, direct de la calculator)
• creste productivitatea muncii de birou (angajatii se pot ocupa de activitatile esentiale si nu de cele administrative, consumatoare in mod inutil de timp pretios).

1 metru liniar de arhiva = (aprox.) 30 dosare

1 dosar = (aprox.) 200 file

Asa deci 1 metru linar de arhiva = (aprox.) 6000 file

Scanarea documentelor se poate face la o calitate mai buna sau mai slaba:

• daca scanam la calitate mai slaba, imaginea documentului va contine mai putin culori si va ocupa mai putin spatiu pe server. Cea mai mica dimensiune la care puteti scana este de 1 bit per pixel, ceea ce inseamna ca vom obtine imagini doar in alb si negru, fara nuante de gri. In acest caz o pagina ocupa ~2Kb.
• daca scanam la calitate mai buna, imaginea documentului va contine mai multe culori (deci la consultari si imprimari ulterioare ale copiei electronice) vom obtine o calitate mai buna. Asta insa inseamna ca va ocupa mai mult spatiu pe server. O imagine scanata color poate sa ocupe pana la 200Kb, adica de aproximativ de 100 de ori mai mult! Evident exista si varianta cu scanarea in nuante de gri, care ar trebui sa ocupe aprox. 50Kb.

Acestea fiind spuse, sa revenim la calcule:

• La scanare de 1 bit pe pixel, 1 metru liniar de arhiva = 6000 file = 12000Kb = 11.7 Mb, adica o nimica toata.
• Acelasi metru liniar de arhiva, daca e scanat in nuante de gri va ocupa de 25 de ori mai mult: 6000 file x 50Kb = 300000kb = 293Mb

Daca avem o arhiva de 100 metri liniari (ceea ce nu e exclus deloc daca vorbim de o firma mare sau o institutie) vom avea:

• La 1 bit per pixel, 100 metri liniari arhiva = 600000 file = 1171Mb = 1.14Gb
• La scanare in nuante de gri, 100 metri liniari = 600000 file = 28.6Gb

La dimensiunea arhivei mai trebuie sa adaugam dimensiunea indecsilor introdusi manual + indexarea automata pentru cautare in text (full text search). In total acesti indecsi, impreuna cu jurnalele de audit al accesului la arhiva pot mari spatiul ocupat de arhiva de 2 pana la 3 ori.

Si totusi, costul inchirierii unui server care sa stocheze 100Gb de arhiva este de ordinul a cateva (putine) sute de euro pe luna.

Pe voi cat va costa in schimb stocarea a 100 metri liniari de arhiva la sediul firmei?

Textul pe care il vedem noi in poze, in realitate este vazut de calculator ca o insiruire de puncte albe, negre, gri si color pe fundalul foii albe. Pentru domnul calculator, in acea poza nu exista litere, ci doar pete de culoare! Asta, din pacate pentru noi, face imposibila modificarea documentului sau cautarea unor cuvinte cheie in continut.

Si asa s-a nascut nevoia pentru tehnologia OCR. OCR vine de la Recunoastere Optica de Caractere (in engleza Optical Character Recognition) si este un procedeu de transformare a pozelor care contin text, in text care poate fi modificat, cautat si gasit.

Simplu, nu? In realitate nu e simplu deloc, iar astfel de tehnologii, pe langa ca sunt destul de complexe, sunt si destul de scumpe. Cele mai cunoscute firme care furnizeaza solutii de OCR sunt pe piata de peste 20 (douazeci!) de ani. In tot acest timp au facut sute de mii de teste pentru a ajusta procedeul care transforma pozele in text ca sa-i creasca rata de succes. In acest moment textul scris cu caractere latine are o acuratete de 90% pana la un maxim de 98%, iar pentru caractere chineze, arabe, chirilice sau grecesti inca nu exista OCR fiabil. Mai mult, acuratetea recunoasterii cuvintelor depinde de limba in care este scris textul. Asta pentru ca motorul de OCR vine cu dictionare incorporate pentru mai multe limbi si verifica in dictionar fiecare cuvant recunoscut. De aceea, atunci cand alegeti un furnizor de OCR este important sa faceti in prealabil teste pentru limba romana si sa vedeti ce iese.

Avantajul de a avea un modul OCR integrat cu solutia de arhivare electronica este imediat:

• documentele se scaneaza
• se arhiveaza electronic
• se aplica automat procedeul OCR peste documentele arhivate
• documentele se indexeaza automat, adica devin disponibile pentru cautare dupa textul din document (se mai numeste full text search).

Totul se face dintr-o singura aplicatie si o singura fereastra. Simplu si comod.

La fel se intampla si cu documentele receptionate pe fax: la destinatie ele ajung ca poze ale documentului original si deci nu mai pot fi modificate sau cautate dupa cuvintele cheie din continut. Este posibila aplicarea de OCR si pe faxuri, dar despre asta pe saptamana viitoare.

Acum 3 ani am fost solicitati de o mare si importanta institutie publica sa discutam despre o aplicatie de gestiune a mijloacelor fixe. Dupa ce am inchis subiectul initial, stiind ca e vorba de institutie, adica birocratie, adica multa hartie, am deschis si subiectul arhivarii electronice.

Si cum ne ajuta arhivarea electronica pe noi? – am fost intrebat. Pai sa vedeti, zic eu, stiti… documentele pe hartie, le putem scana ca sa le gasiti usor si repede.

Greu cu scanatul, zice doamna cu care vorbeam. E valoare mare, trebuie aprobare, licitatie… E adevarat ca noi editam multe documente pe calculator, dar e complicat cu scanatul.

Si stiti, zic eu, puteti sa aduceti ordine in institutie si fara scanare. Aveti posibilitatea sa arhivati electronic chiar si fisierele pe care le creati dumneavoastra (raspunsurile redactate in word, calculele in excel, etc.) Nu o sa mai aveti mii de fisiere imprastiate pe sute de calculatoare, ci o singura arhiva electronica, ordonata riguros.

Pai nu e cazul, zice doamna, ca noi nu avem multe fisiere.

Pai spuneati ca se editeaza foarte multe documente pe calculator in fiecare zi, ii reamintesc eu.

Asa este, dar noi nu avem multe fisiere cum spuneati dumneavoastra.

Cum vine asta, intreb eu. Creati fisierele, le tipariti si nu le mai salvati pe calculator?

Ba dimpotriva, zice doamna, noi salvam fiecare document pe care-l tiparim, ca sa putem sa-l modificam daca e cazul.

Si cum le salvati daca nu aveti multe fisiere? intreb eu complet contrariat.

Stiti, angajatii nostri au pe calculator un singur fisier word. Atunci cand mai trebuie sa emitem o adeverinta sau ceva, deschidem acel word, mergem la finalul documentului, mai adaugam o pagina si scriem acolo adeverinta.

Ahaaaa, zic eu incepand sa ma luminez, in acelasi timp intunecandu-ma la fata. Cred ca inteleg! Cand tipariti adeverinta, aveti grija sa tipariti pagina 102 si 103, nu-i asa?

Cam asa ceva, zice doamna.

Evident, propunerea mea de a salva fiecare document in cate un fisier separat, care sa fie arhivat electronic a intampinat o puternica rezistenta. Asa ca pur si simplu am lasat balta afacerea cu acest client.

Practic un sistem de managementul documentelor – SMD reprezinta o solutie pentru lucrul eficient cu documentele si este formata din urmatoarele componente:

• arhiva electronica – responsabila de stocarea, indexarea, regasirea si securitatea documentelor;
• workflow – se ocupa de automatizarea proceselor de business in conformitate cu procedurile interne ale firmei;
• colaborare – permite modificarea documentelor de catre utilizatori si retine istoricul versiunilor prin care a trecut un document. De asemenea, aceasta componenta are grija sa permita vizualizarea copiei readonly a documentului de catre ceilalti utilizatori in timp ce documentul este modificat. Optional, documentelor li se pot asocia sarcini care trebuie indeplinite ca urmare a procesului de delegare.
• integrare – permite conectarea SMD la alte sisteme informatice, cum ar fi un server de email, un ERP, un CRM, etc. De exemplu contractul stocat in SMD este in derulare si in fiecare luna trebuie emisa o factura catre client (de catre ERP), sa se trimita automat catre client si in final sa fie incasata. Daca factura nu se incaseaza la scadenta, clientul trebuie sunat (CRM-ul il anunta pe angajatul firmei).

Un sistem de managementul documentelor bine implementat are drept efect:

• reducerea eroarii umane
• reducerea timpilor de asteptare
• creste productivitatea individuala
• fluidizeaza activitatea din firma
• reduce costurile operationale.

1. Reduce timpul de cautare a documentelor
2. Reduce riscul de pierdere a originalelor
3. Acces de la distanta la documente
4. Reduce timpii de asteptare a unui document
5. Impune rigoare si standardizeaza arhivarea documentelor
6. Creste securitatea arhivei de documente

In continuare voi detalia fiecare avantaj.
1. Reduce timpul de cautare a documentelor
Motorul de cautare incorporat intr-un sistem de arhivare electronica gaseste imediat documentele dupa anumite cuvinte cheie, fara a mai fi necesara rasfoirea dosarelor. Accesul la documentul gasit este instantaneu direct de la calculator, fara a fi nevoie de alti intermediari. De exemplu: daca vrei sa cauti un anumit act aditional, dar nu stii in ce perioada a fost intocmit, vei merge in fisetul Acte aditionale, vei cauta actul aditional dupa numele firmei (“prod plast srl”) si dupa tipul actului aditional (“de modificare a perioadei contractuale”).

Conform unui studiu intern realizat de Soft Mentor, in acest fel se obtin economii de pana la 30 minute pe zi per angajat!

2. Reduce riscul de pierdere a originalelor
In activitatea de zi cu zi, de cele mai multe ori este nevoie de o copie a documentului si nu de original. Posibilitatea de a consulta copia electronica si eventual de a o tipari este solutia ideala pentru a reduce eroarea umana si a impiedica pierderea sau degradarea originalelor.

Te-ai gandit vreodata cati bani a pierdut compania ta pana acum pentru ca s-au pierdut documente originale?

3. Acces de la distanta la documente
Documentele arhivate electronic pot fi accesate imediat atat din alte puncte de lucru, cat si pe durata unei deplasari, de pe un laptop. Productivitatea individuala creste in acest fel pentru ca documentele necesare sunt disponibile de oriunde, la orice ora.

De cate ori intr-o deplasare ai fi putut oferi clientului un pret pe loc daca ai fi avut la indemana ofertele asemanatoare mai vechi?

4. Reduce timpii de asteptare
O data arhivat un document el devine accesibil pentru consultare in acelasi timp mai multor persoane. Acest lucru reduce timpii de asteptare, ducand la fluidizarea activitatii firmei.

Cati clienti pe zi ar putea fi serviti in plus de compania ta daca angajatii ar reduce timpul de raspuns la jumatate?

5. Impune rigoare si standardizeaza arhivarea documentelor
Soluta de arhivare electronica obliga angajatii sa introduca corect toate campurile importante atunci cand se arhiveaza un document. Toti angajatii vor folosi acelasi sablon pentru stocarea unui anumit tip de document, fara sa fie creativi atunci cand salveaza  documentul in arhiva electronica. In rezultat creste calitatea si acuratetea informatiilor pe care le detine compania.

Cred ca ar fi grozav daca angajatul care vorbeste cu clientul la telefon ar putea sa vada si sa-i spuna pe loc faptul ca urmeaza sa-i expire contractul in urmatoarea luna si ca trebuie reinnoit.

6. Creste securitatea arhivei de documente
Documentele unei firme sunt deosebit de importante, de aceea accesul la documente trebuie sa se faca securizat si controlat. O solutie de arhivare electronica protejeaza atat accesul la baza de date, accesul la aplicatie cat si comunicarea in retea folosind cele mai moderne mecanisme de securitate. In plus, aceasta monitorizeaza 24/24 accesul la arhiva electronica si inregistreaza in jurnale electronice accesul la documente si activitatea utilizatorilor.

Arhivarea electronica e un procedeu prin care documentele sunt stocate electronic intr-o baza de date, in conformitate cu anumite reguli de organizare, asa incat sa le poti accesa repede si sigur.

Am spus o multime de cuvinte mai sus, asa ca o sa le explic pe rand in continuare:

• documente – documentele pot proveni din trei surse diferite:
1. documente pe hartie, care au fost transformate in versiune electronica prin scanare. De ex: contracte, facturi, etc.;
2. fisiere cu documente si aici se includ fisiere de orice tip: documente, text, imagini, pagini web, audio, video, etc. De ex: fisierele word cu contractele, fisierele jpg cu pozele din teren de pe santier, fisiere pdf cu actele firmei, emailuri, etc.
3. formulare electronice, acestea sunt documente cu structura de formular, dar care au fost completate direct pe calculator si vor fi arhivate fara sa mai ajunga vreodata pe hartie. De ex: cereri de oferta, reclamatii de la clienti, cereri de achizitie interne, etc.
• stocate electronic intr-o baza de date – documentele vor fi transformate in fisiere electronice si stocate ca atare in baza de date. Stocarea nu se face pur si simplu, ci in prealabil se face indexarea documentelor;
• indexare documente – presupune atasarea unor cuvinte cheie/atribute/chei de cautare (numiti-le cum vreti) fiecarui tip de document in parte. De exemplu: pentru contracte vom defini atributele: numar, data, nume firma, data expirare, valoare. Iar pentru acte aditionale vom avea: numar act aditional, data, numar contract de care apartine.
• reguli de organizare – in momentul arhivarii electronice a unui document, softul de arhivare va solicita utilizatorului sa introduca in mod obligatoriu anumite campuri de indexare (vezi mai sus). Acest lucru impune rigoare si standardizare in arhivarea documentelor chiar si atunci cand mai multe persoane sunt implicate. Ulterior regasirea unui document se face mult mai usor pentru ca stii exact cum sa-l cauti ca sa-l gasesti.
• accesare rapida – asta este esenta arhivarii electronice: sa gasesti documentul repede, direct de la calculator, fara sa te deplasezi si fara sa rasfoiesti dosare.
• sigur/in siguranta – arhiva electronica este protejata de mecanisme moderne de securitate si permite accesul utilizatorilor pe nivele de acces. In plus, sistemul monitorizeaza si inregistreaza activitatea utilizatorilor in jurnale de activitati pentru putea vedea ulterior cine, ce a vazut, ce a facut, de la ce calculator, cand.

De ce as vrea sa arhivez documentele electronic? Din cateva motive simple:

1. Reduce timpul de căutare a documentelor
2. Reduce riscul de pierdere a originalelor
3. Acces de la distanță la documente
4. Reduce timpii de așteptare a unui document
5. Crește securitatea arhivei de documente
6. Scade costurile cu spatiul de stocare alocat documentelor

Acestea sunt avantajele utilizarii arhivarii electronice. Insa despre asta intr-un articol viitor. Cel mai probabil pe vinerea viitoare

Solutiile de managementul documentelor nu va ajuta doar sa economisiti bani, ba chiar va aduc bani, in plus, in firma. De exemplu, o solutie de aproximativ 25.000 de euro poate aduce unei firme de distributie un plus de profit de 12.500 de euro pe zi, ceea ce inseamna ca valoarea sistemului se amortizeaza in numai doua zile.

In momentul de fata, Marius Vetrici, managing partner la Soft Mentor, companie care ofera solutii de management de documente si arhivare electronica, declara ca gradul de penetrare al solutiilor de managementul documentelor in randul firmelor mici este inca redus in Romania. Potrivit antreprenorului, sistemele de managementul documentelor pot fi asemanate cu niste motoare cu abur. “La fel cum in perioada Revolutiei Industriale motoarele cu abur au inlocuit mare parte din activitatile de productie executate manual, in acelasi mod, in epoca noastra, a muncii bazate pe cunostinte, solutiile de managementul documentelor sunt capabile sa automatizeze si, deci, sa eficientizeze toate activitatile care presupun crearea, manipularea, stocarea si regasirea cunostintelor, adica a documentelor”, spune Vetrici.

Pentru compania de distributie, care primeste comenzi de la clienti, le inregistreaza si apoi livreaza bunurile, solutia de managementul documentelor de aproximativ 25.000 de euro poate fi adaptata pentru a prelua, inregistra si procesa in mod automat comenzile venite pe fax, email, direct de pe internet sau via telefon. “Daca anterior acea firma de distributie era capabila sa primeasca si sa proceseze manual 30 de comenzi pe zi, dintre care, in medie, cinci se pierdeau, pentru ca erau scrise pe foi, ca urmare a automatizarii procesului de receptie a comenzilor, capacitatea de procesare automata a crescut pana la 150 de comenzi pe zi, fara a mai pierde vreo comanda”, explica Vetrici.

Astfel, daca profitul mediu pe comanda este de 100 de euro, diferenta de la 25 la 150 de comenzi onorate pe zi aduce firmei un plus de profit de 12.500 de euro pe zi, iar valoarea sistemului se amortizeaza in numai doua zile, calculeaza fondatorul Soft Mentor.

O astfel de solutie face ordine in miscarea documentelor dintr-o organizatie, datorita capacitatii de a automatiza procesele economice interne. Cea mai simpla varianta a unei astfel de solutii costa 1.500 de euro, insa o implementare complexa poate ajunge la peste 100.000 de euro.

In cazul utilizarii unei solutii de management al documentelor, timpul pentru crearea si gestionarea documentelor va scadea semnificativ. Potrivit producatorului de solutii, daca arhiva fizica de documente se afla in apropiere, productivitatea creste de la doua pana la patru ori. Daca arhiva este stocata la distanta, intr-un depozit specializat, timpul de asteptare pentru gasirea si accesarea unui document scade de la cateva zile la cateva secunde.

Compania de organizare de evenimente M&M Events Vision, care detine site-ul organizaripetreceri.ro, a investit 5.000-6.000 de euro intr-o solutie de management al documentelor. Compania are zece angajati si este prezenta pe piata de doi ani. Potrivit Madalinei Lazarescu, asociat al companiei, folosirea solutiei a imbunatatit capacitatea de organizare a firmei, i-a eficientizat activitatea, a determinat gestionarea mai usoara a documentelor si lucrul mai bun cu termenele limita.

“Principalul avantaj pe care il poate avea o companie, utilizand o astfel de solutie, consta in a avea la indemana un ingredient esential pentru o activitate profitabila – organizarea eficienta. Noi am redus foarte mult timpul de cautare a documentelor, timpii de asteptare intre diversele etape ale organizarii evenimentelor si stresul angajatilor. Prin urmare, am economisit prin crearea conditiilor propice cresterii productivitatii”, precizeaza Lazarescu.

Potrivit acesteia, chiar daca utilizarea programului implica desfasurarea de activitati conexe, cum ar fi scanarea tuturor documentelor si indexarea lor dupa anumite criterii, in acelasi timp, se reduce timpul dedicat cautarii si organizarii activitatilor.

“Oamenii sunt mai eficienti depunand un efort mai mic si isi pot indeplini toate sarcinile inainte de atingerea termenelor limita. Ba chiar pot sa se implice in desfasurarea altor proiecte decat cele alocate lor, lucru care nu era posibil inainte. De cand am implementat sistemul de management al documentelor, am vazut, pentru prima data in cei doi ani de cand functioneaza firma, ordine pe biroul angajatilor”, spune Lazarescu.

Tips&tricks

• Folositi solutiile de managementul documentelor in mod inteligent pentru a automatiza activitatile productive, cele aducatoare de bani. Veti constata ulterior o crestere a incasarilor, ca urmare a eliminarii greselilor de operare si de procesare.
• Utilizarea unei solutii de managementul documentelor va face o firma mai competitiva pe termen mediu si lung. Asta, deoarece implementarea unui astfel de sistem contribuie la reducerea erorii umane, la cresterea productivitatii individuale si la diminuarea costurilor operationale.
• Implementarea unui astfel de sistem trebuie sa tinteasca si sa rezolve problemele foarte dureroase din firma legate de organizarea circulatiei documentelor. Daca sistemul este bine adaptat si executat, implementarea acestuia poate face minuni.
• Daca sistemul nu ajuta direct si imediat utilizatorul final, in scurt timp acesta va incepe sa opuna rezistenta la utilizarea sistemului, iar orice avantaj se va transforma in povara.
• Activitatile oricarei firme pot fi divizate in doua mari categorii: aducatoare de bani (adica nemijlocit productive) si neaducatoare de bani (adica neproductive). Pentru ca sistemul de managementul documentelor sa aduca mai multi bani in firma este necesar ca activitatile direct productive sa fie automatizate, adica sa se execute mai repede si mai ieftin.
• Asigurarea bunei desfasurari a unui eveniment implica coordonarea a foarte multi factori. Succesul unui eveniment depinde in pondere de 75-80% de o excelenta organizare, iar o aplicatie de management al documentelor este solutia de care aveti nevoie.
• Prin firma se vehiculeaza contracte, precontracte, facturi, documente de plata, e-mail-uri cu diverse solicitari, notite cu cererile clientilor si multe alte tipuri de documente, toate acestea contribuind in egala masura la succesul unei activitati. Este foarte important ca aceste documente sa fie foarte usor de gasit si la indemana angajatilor.
• Este intelept sa pastrati si originalul documentelor. Niciodata nu poti sti ce surprize iti poate rezerva legislatia – mai bine sa fiti precauti!
• Folosind o astfel de solutie, angajatilor le este mult mai usor sa vada ce au de facut, sa fie la curent cu starea in care se afla desfasurarea contractelor, sa aiba in vedere solicitarile clientilor, chiar daca nu ei au fost cei care au discutat direct cu beneficiarii.
• Activitatile in companie devin mai previzibile. Veti putea sa faceti mult mai simplu un plan de lucru pentru o saptamana, o luna sau pentru un trimestru.