Avantajele sunt 5 la numar, si anume:
1. Rigoare in arhivarea documentelor
2. Indexare documente
3. Regasire usoara documente
4. Acces simplu de la distanta
5. Securitate sporita

1. Rigoare in arhivarea documentelor
Persoanele care scaneaza documentele si le salveaza in foldere trebuie sa respecte niste reguli interne dupa care se denumesc fisierele si folderele. Este nevoie de aceste reguli pentru ca ulterior, cand e nevoie de undocument, acesta sa poata fi gasit usor. Oamenii sunt insa uneori neatenti, alteori sunt creativi. Si atunci ajungi sa ai doua sau trei foldere numite aproximativ la fel (ex firma Impex si Inpex), desi trebuia sa ai un singur folder cu toate documentele la un loc. Lucru care ingreuneaza cautarea ulterioara a documentelor.

La arhivarea unui document intr-un sistem de arhivare insa, interfata solicita tuturor utilizatorilor sa respecte machetele de campuri predefinite si nu permite divagatii. La arhivarea unui contract, de exemplu, se va selecta numele firmei dintr-un nomenclator, se va specifica data si numarul contractului. Aceasta abordare asigura ordine si impune rigoare.

2. Indexare documente
Un sistem de arhivare permite definirea de chei de cautare (care mai sunt numite si atribute sau indecsi) pentru documente. Astfel, daca doua fisiere dintr-un folder se deosebesc unul de celalalt doar dupa nume, in cazul arhivarii doua documente se deosebesc intre ele printr-un set de campuri specifice fiecarui tip de document. De exemplu, pentru cererile de achizitie se pot defini atributele: numar cerere, data cerere, solicitant, valoare, stare cerere (asteapta aprobare/aprobata/achizitionat). Este mult mai usor sa gasesti astfel toate cererile care asteapta aprobare, sau toate cererile care au valoarea peste 10.000euro decat daca aceste cereri ar fi stocate ca simple pdf-uri in foldere.

Practic, indexarea documentelor permite lucrul eficient cu ele si crearea de rapoarte complexe.

3. Regasire usoara documente
In cazul fisierelor, regasirea unui fisier anume se poate face dupa nume si folder. Ceea ce adeseori este insuficient. Iar daca numele fisierului sau al folderului este scris incorect, sarcina devine si mai dificila. In cazul unui sistem de arhivare electronica, cautarea documentelor se poate face dupa unul sau mai multe campuri de indexare. Este mult mai usor sa cauti actele aditionale emise luna aceasta (campul data care este un camp de indexare sa fie in intervalul 1.02.2012-29.02.2012) decat sa incerci sa faci acelasi lucru folosind fisiere.

O alta diferenta intre cele doua intervine daca esti o deplasare in afara biroului si vrei sa faci o cautare de la distanta. Cautarile pe fisiere sunt foarte foarte lente in comparatie cu cautarile unui sistem de arhivare electronica (pot fi de 100 pana la 1000 ori mai lente!)

<observatie tehnica>

Asta se intampla pentru ca un sistem de arhivare electronica este ca un motor de cautare, care isi construieste indecsii in prealabil. In momentul efectuarii unei cautari, calculatorul de la distanta va trimite serverului care stocheaza arhiva electronica criteriile de cautare si va obtine rezultatele (documentele cautate). In cazul unui sistem de fisiere, calculatorul de la distanta va cere TOATE fisierele de pe server, le va transfera (ceea ce dureaza enorm) si va verifica pe loc daca fisierul transferat satisface criteriile de cautare.

</sfarsit observatie tehnica>

4. Acces simplu de la distanta
Accesul de la distanta la arhiva electronica se poate face simplu, fara a fi nevoie de configurari tehnice complicate. Puteti face cautari si consulta documentele in timp ce va aflati la un client, ca si cum ati fi la calculatorul de la birou. Accesul este in acelasi timp foarte sigur. La fel de sigur ca accesul la internet banking.

<observatie tehnica>

In cazul sistemelor de fisiere, este nevoie ca un administrator IT sa va configureze un tunel securizat prin VPN sau SSH sau alte protocoale care securizeaza comunicatia.

Daca se foloseste o arhiva electronica, accesul se poate face direct din browser, folosing protocolul HTTPS.

</sfarsit observatie tehnica>

5. Securitate sporita
Un sistem de arhivare electronica asigura un nivel incomparabil de securitate! Asta pentru ca sistemul de arhivare electronica protejeaza documentele impotriva accesului neautorizat si in paralel monitorizeaza si inregistreaza accesul utilizatorilor la arhiva electronica.

Pe langa faptul ca asigura securitatea accesului la nivel de departament, fiset, document, sistemul de arhivare electronica monitorizeaza 24/24 si inregistreaza in jurnale de activitate tot ce s-a intamplat. Jurnalul utilizatorului contine operatiile efectuate de un utilizator (precum accesari, cautari, deschideri de documente, inserari de noi documente), iar jurnalul documentului arata cine, ce a facut, cand si de unde cu un anumit document.

1. Înregistrarea unui document de intrare venit fizic (la secretariat)

Secretara primeşte un document pe hârtie, care trebuie scanat şi înregistrat ca document de intrare. Pentru aceasta, ea va parcurge următorii paşi:

1. Lansează fereastra „Înregistrare document de intrare”.

2. Introduce datele de înregistrare a documentului: data intrare, număr extern, data externă, expeditor, mod primire (alege dintr-o casetă derulantă una din valorile: Curier, Poştă, Fax, Fax+Poştă, Email, Poştă militară), rezumat, departament responsabil, persoană responsabilă. Pentru introducerea expeditorului apasă pe butonul „Alege” care va deschide o fereastră în care expeditorul poate fi introdus într-o casetă text sau selectat dintr-o listă.

3. Apasă butonul de salvare document.

- Documentul de intrare înregistrat va avea starea „În Aşteptare”.

- Dacă s-a specificat un departament responsabil şi/sau o persoană responsabilă, se va crea o sarcină nouă asociată acestui document. Titlul sarcinii va fi „De preluat documentul”, nu va avea nici un termen limită, iar la Detalii va avea specificat „Documentul v-a fost distribuit de la secretariat.”

4. Fereastră de informare anunţă faptul că documentul a primit numărul de înregistrare 23 şi întreabă dacă se doreşte scanarea documentului sau importarea lui de pe disc.

5. Apasă butonul „Scanează document”. Se deschide fereastra „Scanare document”, care permite scanarea documentului într-un mod similar cu fereastra de scanare specifică DocuMentor.

6. Introduce documentul original in scanner.

7. Apasă butonul „Scanare pagini”. Paginile sunt scanate şi afişate pe ecran.

8. Apasă butonul „Start Import”, şi o nouă versiune a documentului este salvată.

2. Completarea datelor de înregistrare pentru un document primit pe fax (la secretariat)

Documentele de intrare venite pe fax vor fi preluate automat de către sistem, li se va aloca un număr de înregistrare şi vor intra în starea „Preluat”. Secretara trebuie să introducă datele de înregistrare pentru aceste documente. Ea va parcurge următorii paşi:

1. Selectează fişetul „Registratura”.

2. În modulul „Căutare document”, selectează Mod primire/expediere: Fax, Stare: „Preluat” şi apasă butonul „Căutare”.

3. Deschide primul document din lista afişată în urma căutării. Apare fereastra de dialog „Document intrat” care afişează câmpurile documentului.

4. Secretara apasă butonul de vizualizare document şi examinează documentul preluat de sistem.

5. Secretara închide documentul scanat.

6. Secretara completează datele de înregistrare a documentului: data intrare, număr de legătură, nr. extern, data externă, expeditor, rezumat. Modul de primire va fi completat automat de către sistem.

7. Secretara trece documentul în starea „În Aşteptare”.

8. Secretara apasă butonul de salvare pentru a salva datele.

3 Înregistrarea unui document de răspuns (la secretariat)

Secretara primeşte de la un coleg un document pe hârtie, care reprezintă răspunsul la documentul de intrare 23 din anul 2008 recepţionat de la firma ABAC SRL, înregistrat anterior şi trebuie înregistrat ca document de ieşire, fără a fi scanat. Pentru aceasta:

1. Selectează fişetul „Registratura”.

2. În modulul „Căutare document”, introduce numărul de legătură 23, introduce anul 2008 şi apasă butonul de căutare.

3. Face dublu click pe documentul găsit şi se deschide fereastra „Document”.

4. Apasă butonul „Adaugă document de răspuns”. Se deschide fereastra „Ieşire document”. Documentul va avea starea „De trimis”, numărul de legătură precompletat cu 23/2008, iar destinatarul precompletat cu ABAC SRL.

5. Secretara completează datele de înregistrare a documentului: data ieşire, data expediere, mod expediere, expeditor (departament/persoană), rezumat. Alegerea expeditorului constă în selectarea unui departament şi/sau angajat din două casete derulante.

6. Apasă butonul de salvare document. O fereastră de informare anunţă faptul că documentul a primit numărul de înregistrare 30 şi întreabă dacă se doreşte scanarea documentului sau importarea lui de pe disc.

7. Secretara apasă butonul de închidere a ferestrei.

4. Regăsirea documentelor în aşteptare

Marius, angajat la departamentul „X”, vrea să găsească documentele de intrare de care este responsabil şi pentru care nu s-a început prelucrarea. Paşii care trebuie urmaţi:

1. Selectează fişetul „Registratura”.

2. În modulul „Căutare document”, selectează tipul documentului: „Intrare”, starea „În Aşteptare”, alege ca documentele să aibă sarcini atribuite, şi selectează ca responsabil de sarcină departamentul „X”, persoana „Marius”.

3. Apasă butonul de căutare. Rezultatul căutării va fi o listă cu toate documentele care îndeplinesc criteriile de căutare introduse de Marius.

5. Procesarea documentelor (schimbare stare, comentarii)

Dacă Marius are permisiunea de modificare index documente, el poate schimba valoarea câmpurilor de indexare, poate scana documentul, poate modifica starea documentului, poate aloca sarcini.

Pentru schimbarea stării unui document din „În Aşteptare” în „În Lucru”:

1. Caută documentul conform scenariului 4.4 Regăsirea documentelor.

2. Deschide documentul. Apare fereastra „Document”.

3. Din caseta derulantă corespunzătoare câmpului Stare selectează „În Lucru”.

4. Apasă butonul de salvare document.

6. Delegarea procesării unui document

Pentru adăugarea unei sarcini noi pentru Alina, din departamentul „Y”, Marius parcurge următorii paşi:

1. Caută documentul.

2. Deschide documentul. Apare fereastra „Document”.

3. Selectează fila „Sarcini”.

4. Apasă butonul „Adaugă sarcină nouă”. Se deschide o fereastră de dialog de adăugare sarcini.

5. Marius introduce titlul sarcinii.

6. Din caseta derulanta corespunzătoare câmpului Departament, alege „Y”.

7. Din caseta derulanta corespunzătoare câmpului Persoană, alege „Alina”.

8. Apasă butonul de salvare.

7. Urmărirea discuţiei cu o firmă pe baza documentelor

Alina vrea să găsească toate documentele primite de la şi trimise către „Broker S.A.” în anul 2008. Pentru asta:

1. Selectează fişetul „Registratura”.

2. În modulul „Căutare document”, selectează ca Expeditor/Destinatar pe „Broker S.A.”.

3. În modulul „Căutare document”, alege anul 2008.

4. Apasă butonul de căutare. Rezultatul căutării constă într-o listă cu toate documentele primite de la, sau trimise către „Broker S.A.” în anul 2008.

8. Urmărirea traseului unui document

Pentru urmărirea traseului documentului în companie:

1. Se caută documentul.

2. Se deschide documentul. Apare fereastra „Document”.

3. Dacă utilizatorul are permisiunea „Vizualizare date audit”, este activ butonul „Vizualizare traseu document”. Se apasă pe acest buton pentru a afişa un raport cu toate operaţiile care s-au executat pe acest document.

Astazi vom vorbi lucrul cu documente si crearea de versiuni noi, despre alocarea documentelor pe angajati si crearea de sarcini, despre traseul pe care-l parcurge un document si despre trasabilitate.

Sarcini – alocarea documentelor pe angajati

In fereastra Proprietatile documentului, pagina „Sarcini” va conţine o listă cu sarcinile ce trebuie indeplinite cu un anumit document (figura 1). Pentru fiecare sarcina se poate vedea persoana responsabila, departamentul, starea sarcinii si termenul de realizare.

Figura 1: Fereastra Document – pagina Sarcini

La apăsarea pe butonul Adaugare sarcina se va deschide fereastra din figura 2:

Figura 2: Fereastra de adăugare sarcini

Câmpul Id sarcină se va completa automat de sistem şi va numerota sarcinile asociate unui document începând cu numărul 1.

Câmpul Stare conţine starea curentă: Nefinalizată, Finalizată, Anulată. Tranziţia între cele trei stări poate fi făcută arbitrar de orice utilizator care are drepturi să modifice sarcini.

Câmpurile Departament responsabil şi Persoană responsabilă indică responsabilul de sarcina respectivă. Responsabilul poate fi o anumită persoană, sau un întreg departament.

Câmpul Creată de va afişa numele persoanei care a creat sarcina şi data la care a fost creată.

Pagina Versiuni

In cadrul procesului de lucru cu documentul, acesta va suferi mai multe modificari din partea angajatilor. Aplicatia noastra retine toate versiunile intermediare prin care s-a trecut si permite revenirea la oricare versiune din trecut.

Pagina „Versiuni” va conţine o listă cu toate versiunile documentului; o versiune va fi descrisă de: numărul versiunii, data, persoana care a stocat noua versiune, şi comentarii. Pentru a vizualiza o anumită versiune a documentului, se va face dublu click pe linia corespunzătoare din tabel. Vezi figura 3:

Figura 3: Fereastra “Document” – pagina “Versiuni”

Traseul unui document – trasabilitate

Raportul cu traseul documentului conţine istoricul tuturor operaţiilor efectuate cu acest document, istoricul modificării valorii tuturor câmpurilor documentului şi istoricul manipulării sarcinilor asociate acestui document. Vezi figura 4:

Figura 4: Raportul cu traseul unui document

Raportul cu trasabilitea documentului permite atat diagnosticarea unor probleme/intarzieri, cat si optimizarea proceselor interne.

Fereastra „Intrare document”

Figura 1: Fereastra „Intrare document”

La introducerea unui document nou primit de la cineva se vor introduce lucruri precum data receptiei, data si numarul de la expeditor, persoana sau departamentul caruia ii este adresat acest document. Cel care primeste documentul va primi automat o sarcina din partea sistemului care il notifica. Daca e cazul, documentul poate fi alocat din start mai multor responsabili. Tabelul 1 de mai jos detaliaza toate campurile ferestrei:

Tabelul 1: Câmpurile din fereastra „Document de intrare”

La salvarea documentului, acestuia i se va aloca un număr dintr-o serie de numere selectată în funcţie de anul corespunzător câmpului Data intrare. O fereastra de informare (figura 2) va anunţa utilizatorul ce număr de înregistrare a primit documentul. Tot de aici utilizatorul are posibilitatea să scaneze documentul sau să-l importe ca fisier de pe disc.

Figura 2: Fereastra de informare

Fereastra „Ieşire document”

Figura 3: Fereastra „Ieşire document”

Fereastra „Ieşire document” (figura 5.3) va conţine câmpurile ce trebuie completate la înregistrarea unui document care este trimis catre o alta persoana fizica sau juridica.

La fel ca la documente intrate, la salvare documentului i se va aloca un numar unic, dupa care acesta va putea fi scanat sau importat.

Câmpurile ferestrei sunt descrise în tabelul 2:

Tabelul 2: Câmpurile din fereastra „Ieşire document”

Secţiunea „Căutare document”

Pentru căutarea unui document, se completează câmpurile de căutare, după care se apasă pe butonul „Căutare”. Vezi figura 4 pentru imaginea exactă a câmpurilor de căutare.

Figura 4: Căutare documente

Cautarea documentelor se face dupa toate campurile disponibile. Printre altele, aceasta interfata permite angajatilor sa-si planifice activitatea si sa vada ce sarcini au de indeplinit astazi, saptamana curenta sau luna curenta; ce sarcini sunt in intarziere si ce sarcini au fost finalizate.

Ce este registratura electronica

Registratura este acea parte a unui secretariat prin care trec toate documentele care intra si ies dintr-o companie/institutie si unde sunt inregistrate si numerotate unic. Documentele de intrare (primite) sunt redirectionate catre persoana sau departamnetul potrivit, iar documentele de iesire (trimise de catre companie) sunt expediate de catre cei de la registratura.

La registratura poti afla informatii precum, cate documente s-au primit/emis intr-o perioada, catre cine/de la cine, ce documente s-au primit si asteapta raspuns, care este documentul de raspuns aferent unui document receptionat, cum au fost primite/expediate documentele, etc.

Registratura operează cu două tipuri de documente:

1. Documente intrate
2. Documente ieşite.

Lucrul cu documente de intrare

Pentru documentele intrate, înregistrate la registratură, documentele vor parcurge trei etape:

1. În aşteptare – documentul a fost înregistrat şi aşteaptă să fie preluat de către angajaţi.
2. În lucru – documentul a fost dat în lucru.
3. Finalizat – lucrul asupra documentului a fost finalizat.

Figura 1 de mai jos ilustrează etapele şi trecerea de la o etapă la alta:

Figura 1. Etapele de lucru asupra unui document de intrare

Documentele de intrare înregistrate de către secretariat intră automat în starea „În Aşteptare”.

Când un angajat preia un document de intrare aflat în starea „În Aşteptare” şi începe procesarea lui, acesta trebuie să actualizeze câmpul starea documentului şi să-l treacă pe „În Lucru”.

Un document de intrare trebuie trecut în starea „Finalizat” atunci când procesarea lui se consideră încheiată. Trecerea din starea „În Lucru” în starea „Finalizat” este efectuată de către utilizatorul care a completat ultima sarcină asociată documentului.

Etapa de procesare în care se găseşte fiecare document este indicată prin intermediul câmpului stare. Interfaţa cu utilizatorul va fi descrisă în capitolele ulterioare.

Lucrul cu documentele recepţionate pe fax

Pentru documentele intrate recepţionate pe fax documentele vor parcurge patru etape:

1. Preluat – documentul a fost recepţionat pe fax şi a fost preluat de către sistem.
2. În aşteptare – documentul a fost înregistrat de către secretariat şi aşteaptă să fie preluat de către angajaţi.
3. În lucru – documentul a fost dat în lucru.
4. Finalizat – lucrul asupra documentului a fost finalizat.

Figura 2 ilustrează etapele şi trecerea de la o etapă la alta:

Figura 2. Etapele de lucru asupra unui document de intrare recepţionat pe fax

De fiecare dată când un document de intrare este primit pe fax, el este preluat automat de sistem şi intră în starea „Preluat”. Pentru documentele aflate în starea „Preluat” utilizatorul de la secretariat trebuie să introducă datele de înregistrare, după care să comute documentul în starea „În Aşteptare”.

Când un angajat preia un document de intrare aflat în starea „În Aşteptare” şi începe procesarea lui, acesta trebuie să actualizeze câmpul starea documentului şi să-l treacă pe „În Lucru”.

Un document de intrare trebuie trecut în starea „Finalizat” atunci când procesarea lui se consideră încheiată. Trecerea din starea „În Lucru” în starea „Finalizat” este efectuată de către utilizatorul care a completat ultima sarcină asociată documentului.

Etapa de procesare în care se găseşte fiecare document este indicată prin intermediul câmpului stare. Interfaţa cu utilizatorul va fi descrisa ulterior.

Etapele de lucru cu documentele ieşite

Documentele ieşite vor parcurge două etape:

1. De trimis – documentul a fost înregistrat şi aşteaptă să fie expediat.
2. Expediat – documentul a fost expediat.

Figura 3 ilustrează etapele şi trecerea de la o etapă la alta:

Figura 3. Etapele de lucru asupra unui document de ieşire

Când secretariatul înregistrează un document de ieşire, acesta va intra automat în starea „De trimis”. În momentul în care un document de ieşire este expediat efectiv, atunci el va fi trecut de către secretariat în starea „Expediat”.

Etapa de procesare în care se găseşte fiecare document este indicată prin intermediul câmpului stare.

Interfaţa cu utilizatorul pentru registratura electronica va fi descrisa in articolul de saptamana viitoare.

Sortarea automata a faxurilor

Ce se poate face pentru aceste firme este sa-si implementeze un sistem de sortare/triere automata a faxurilor imediat ce au venit. Mai exact:

• faxurile sunt receptionate electronic (nu se mai tiparesc pe hartie decat daca se doreste ulterior)
• li se aloca automat un numar unic prin registratura electronica
• faxurile sunt trecute automat prin OCR
• sistemul de workflow-uri cauta automat anumite cuvinte cheie in faxul receptionat (cum ar fi “In atentia dl. Marius Vetrici” sau “Urgent”)
• in functie de linia telefonica utilizata, numarul de telefon de la care a venit sau de cuvintele cheie gasite in text acelasi sistem de workflow-uri trimite automat un email persoanei responsabile, ii aloca o sarcina sau o notifica in vreun fel anume de faptul ca in maldarul de faxuri primite exista un fax important, care trebuie procesat cu prioritate.
• persoana da click in email si vede exact faxul care ii este adresat, fara sa trebuiasca sa faca vreo cautare.

Aceasta abordare are urmatoarele avantaje:

• reduce timpii de asteptare (pentru cel care a trimis faxul)
• reduce eroarea umana (faxurile nu se mai pierd)
• creste productivitatea individuala (oamenii nu mai trebuie sa caute prin faxurile primite, ci au acces la ele imediat, direct de la calculator)
• creste productivitatea muncii de birou (angajatii se pot ocupa de activitatile esentiale si nu de cele administrative, consumatoare in mod inutil de timp pretios).

1 metru liniar de arhiva = (aprox.) 30 dosare

1 dosar = (aprox.) 200 file

Asa deci 1 metru linar de arhiva = (aprox.) 6000 file

Scanarea documentelor se poate face la o calitate mai buna sau mai slaba:

• daca scanam la calitate mai slaba, imaginea documentului va contine mai putin culori si va ocupa mai putin spatiu pe server. Cea mai mica dimensiune la care puteti scana este de 1 bit per pixel, ceea ce inseamna ca vom obtine imagini doar in alb si negru, fara nuante de gri. In acest caz o pagina ocupa ~2Kb.
• daca scanam la calitate mai buna, imaginea documentului va contine mai multe culori (deci la consultari si imprimari ulterioare ale copiei electronice) vom obtine o calitate mai buna. Asta insa inseamna ca va ocupa mai mult spatiu pe server. O imagine scanata color poate sa ocupe pana la 200Kb, adica de aproximativ de 100 de ori mai mult! Evident exista si varianta cu scanarea in nuante de gri, care ar trebui sa ocupe aprox. 50Kb.

Acestea fiind spuse, sa revenim la calcule:

• La scanare de 1 bit pe pixel, 1 metru liniar de arhiva = 6000 file = 12000Kb = 11.7 Mb, adica o nimica toata.
• Acelasi metru liniar de arhiva, daca e scanat in nuante de gri va ocupa de 25 de ori mai mult: 6000 file x 50Kb = 300000kb = 293Mb

Daca avem o arhiva de 100 metri liniari (ceea ce nu e exclus deloc daca vorbim de o firma mare sau o institutie) vom avea:

• La 1 bit per pixel, 100 metri liniari arhiva = 600000 file = 1171Mb = 1.14Gb
• La scanare in nuante de gri, 100 metri liniari = 600000 file = 28.6Gb

La dimensiunea arhivei mai trebuie sa adaugam dimensiunea indecsilor introdusi manual + indexarea automata pentru cautare in text (full text search). In total acesti indecsi, impreuna cu jurnalele de audit al accesului la arhiva pot mari spatiul ocupat de arhiva de 2 pana la 3 ori.

Si totusi, costul inchirierii unui server care sa stocheze 100Gb de arhiva este de ordinul a cateva (putine) sute de euro pe luna.

Pe voi cat va costa in schimb stocarea a 100 metri liniari de arhiva la sediul firmei?

Textul pe care il vedem noi in poze, in realitate este vazut de calculator ca o insiruire de puncte albe, negre, gri si color pe fundalul foii albe. Pentru domnul calculator, in acea poza nu exista litere, ci doar pete de culoare! Asta, din pacate pentru noi, face imposibila modificarea documentului sau cautarea unor cuvinte cheie in continut.

Si asa s-a nascut nevoia pentru tehnologia OCR. OCR vine de la Recunoastere Optica de Caractere (in engleza Optical Character Recognition) si este un procedeu de transformare a pozelor care contin text, in text care poate fi modificat, cautat si gasit.

Simplu, nu? In realitate nu e simplu deloc, iar astfel de tehnologii, pe langa ca sunt destul de complexe, sunt si destul de scumpe. Cele mai cunoscute firme care furnizeaza solutii de OCR sunt pe piata de peste 20 (douazeci!) de ani. In tot acest timp au facut sute de mii de teste pentru a ajusta procedeul care transforma pozele in text ca sa-i creasca rata de succes. In acest moment textul scris cu caractere latine are o acuratete de 90% pana la un maxim de 98%, iar pentru caractere chineze, arabe, chirilice sau grecesti inca nu exista OCR fiabil. Mai mult, acuratetea recunoasterii cuvintelor depinde de limba in care este scris textul. Asta pentru ca motorul de OCR vine cu dictionare incorporate pentru mai multe limbi si verifica in dictionar fiecare cuvant recunoscut. De aceea, atunci cand alegeti un furnizor de OCR este important sa faceti in prealabil teste pentru limba romana si sa vedeti ce iese.

Avantajul de a avea un modul OCR integrat cu solutia de arhivare electronica este imediat:

• documentele se scaneaza
• se arhiveaza electronic
• se aplica automat procedeul OCR peste documentele arhivate
• documentele se indexeaza automat, adica devin disponibile pentru cautare dupa textul din document (se mai numeste full text search).

Totul se face dintr-o singura aplicatie si o singura fereastra. Simplu si comod.

La fel se intampla si cu documentele receptionate pe fax: la destinatie ele ajung ca poze ale documentului original si deci nu mai pot fi modificate sau cautate dupa cuvintele cheie din continut. Este posibila aplicarea de OCR si pe faxuri, dar despre asta pe saptamana viitoare.

Acum 3 ani am fost solicitati de o mare si importanta institutie publica sa discutam despre o aplicatie de gestiune a mijloacelor fixe. Dupa ce am inchis subiectul initial, stiind ca e vorba de institutie, adica birocratie, adica multa hartie, am deschis si subiectul arhivarii electronice.

Si cum ne ajuta arhivarea electronica pe noi? – am fost intrebat. Pai sa vedeti, zic eu, stiti… documentele pe hartie, le putem scana ca sa le gasiti usor si repede.

Greu cu scanatul, zice doamna cu care vorbeam. E valoare mare, trebuie aprobare, licitatie… E adevarat ca noi editam multe documente pe calculator, dar e complicat cu scanatul.

Si stiti, zic eu, puteti sa aduceti ordine in institutie si fara scanare. Aveti posibilitatea sa arhivati electronic chiar si fisierele pe care le creati dumneavoastra (raspunsurile redactate in word, calculele in excel, etc.) Nu o sa mai aveti mii de fisiere imprastiate pe sute de calculatoare, ci o singura arhiva electronica, ordonata riguros.

Pai nu e cazul, zice doamna, ca noi nu avem multe fisiere.

Pai spuneati ca se editeaza foarte multe documente pe calculator in fiecare zi, ii reamintesc eu.

Asa este, dar noi nu avem multe fisiere cum spuneati dumneavoastra.

Cum vine asta, intreb eu. Creati fisierele, le tipariti si nu le mai salvati pe calculator?

Ba dimpotriva, zice doamna, noi salvam fiecare document pe care-l tiparim, ca sa putem sa-l modificam daca e cazul.

Si cum le salvati daca nu aveti multe fisiere? intreb eu complet contrariat.

Stiti, angajatii nostri au pe calculator un singur fisier word. Atunci cand mai trebuie sa emitem o adeverinta sau ceva, deschidem acel word, mergem la finalul documentului, mai adaugam o pagina si scriem acolo adeverinta.

Ahaaaa, zic eu incepand sa ma luminez, in acelasi timp intunecandu-ma la fata. Cred ca inteleg! Cand tipariti adeverinta, aveti grija sa tipariti pagina 102 si 103, nu-i asa?

Cam asa ceva, zice doamna.

Evident, propunerea mea de a salva fiecare document in cate un fisier separat, care sa fie arhivat electronic a intampinat o puternica rezistenta. Asa ca pur si simplu am lasat balta afacerea cu acest client.

Practic un sistem de managementul documentelor – SMD reprezinta o solutie pentru lucrul eficient cu documentele si este formata din urmatoarele componente:

• arhiva electronica – responsabila de stocarea, indexarea, regasirea si securitatea documentelor;
• workflow – se ocupa de automatizarea proceselor de business in conformitate cu procedurile interne ale firmei;
• colaborare – permite modificarea documentelor de catre utilizatori si retine istoricul versiunilor prin care a trecut un document. De asemenea, aceasta componenta are grija sa permita vizualizarea copiei readonly a documentului de catre ceilalti utilizatori in timp ce documentul este modificat. Optional, documentelor li se pot asocia sarcini care trebuie indeplinite ca urmare a procesului de delegare.
• integrare – permite conectarea SMD la alte sisteme informatice, cum ar fi un server de email, un ERP, un CRM, etc. De exemplu contractul stocat in SMD este in derulare si in fiecare luna trebuie emisa o factura catre client (de catre ERP), sa se trimita automat catre client si in final sa fie incasata. Daca factura nu se incaseaza la scadenta, clientul trebuie sunat (CRM-ul il anunta pe angajatul firmei).

Un sistem de managementul documentelor bine implementat are drept efect:

• reducerea eroarii umane
• reducerea timpilor de asteptare
• creste productivitatea individuala
• fluidizeaza activitatea din firma
• reduce costurile operationale.