ASSPI

Relire vos contrats actuels…

admin — Fri, 11 Dec 2020 21:49:51 +0000

Avec le télétravail, vos volumes d’impression ont fortement chuté ? Vous louez vos copieurs et le terme de cette location approche ? Et si vous relisiez vos contrats de location et de maintenance ?

D’abord, il est toujours utile de s’assurer de la date précise de la fin du contrat de location. En effet, il vous faudra affirmer votre souhait de ne pas le reconduire tacitement. Faites-le même si vous êtes content de votre prestataire. Cela vous permettra de rediscuter des conditions de ses prestations. Cela vous permettra de diminuer fortement le montant du loyer si vous décidez de garder le matériel au-delà de la fin du contrat initial. Cela vous permettra de réfléchir à nouveau à vos besoins.

Ensuite, il faut vous assurer que la reprise physique des matériels est prévue et gratuite. Vous saurez ainsi quelles procédures mettre en œuvre pour faire retirer un matériel que vous ne souhaiteriez pas garder.

Enfin, assurez-vous que le contrat de maintenance se termine en même temps que la location. Eh oui ! Ce n’est pas toujours le cas. Cela vous permettra d’obliger votre prestataire à entretenir le matériel jusqu’à la fin du contrat de location quand il pourrait être tenté de limiter ses coûts d’intervention sur une machine destinée à sortir de son parc. Cela vous évitera également de continuer à payer des forfaits de maintenance alors que vous n’avez plus le matériel.

Cette relecture vous donnera sûrement des sujets de négociation pour votre prochain équipement…

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Maîtrise des budgets publics

admin — Mon, 25 Jan 2016 05:01:00 +0000

Cette semaine, à deux reprises, je suis tombée sur un sujet à propos des budgets des collectivités territoriales : à la télé et à la radio. Dans les deux cas, il y était question de maîtrise des budgets dans une conjoncture où les dotations de l’État sont en forte baisse et les besoins en forte hausse. Dans les deux cas, les intervenants (un président de département et un directeur de cabinet de région) faisaient le constant que le seul moyen de poursuivre les missions de leur collectivité était de réduire les budgets de fonctionnement. Et les deux ont évoqué la réduction et la maîtrise des coûts d’impression comme piste à explorer.

Vous imaginez bien que je ne les contredirai pas. J’ajouterai juste que la réduction des coûts d’impression ne doit pas entraîner de blocages à l’activité des agents, au contraire, ils doivent apporter une plus grande souplesse et davantage de fonctionnalités tout en permettant une évolution des usages. C’est la clé pour que les économies réalisées soient durables et n’engendrent pas des coûts exponentiels pour les budgets suivants.

Sujet d’actualité donc, à méditer pour les budgets 2016…

TCO global

Des économies pour les collectivités territoriales

Des MPS pour les PME

admin — Mon, 18 Jan 2016 05:33:49 +0000

Les impressions représentent encore une charge importante pour les services IT des PME, tant en termes de temps et de ressources humaines qu’en termes de budget. De plus, elles sont souvent hors contrôle : budgets et engagements suivis par des services différents, généralisation de l’accès à la couleur, …

Les MPS (managed print services) permettent d’améliorer et de maîtriser la gestion des processus d’impression tout en favorisant des démarches de développement durable. Ces services sont en plein essor (Plus de 10 % de croissance par an selon Research and Markets). Cependant, il faut reconnaître qu’ils concernent surtout les grandes entreprises.

Pourtant les PME pourraient aussi bénéficier des avantages de ces services dans la mesure où de nombreux prestataires proposent des service modulables. Une PME pourrait démarrer par un « bouquet » de services de base qu’elle pourrait faire évoluer à sa convenance. Ainsi, l’approvisionnement automatique en consommables et le suivi des consommations constituent une première étape qui permettent de soulager les équipes internes (vos équipes IT ont autre chose à faire que de commander du toner et de s’assurer qu’il y en a toujours d’avance) tout en maîtrisant les dépenses.

La clé de la réussite réside dans l’évaluation de la situation initiale, celle des besoins et celle des attentes vis à vis du futur partenariat avec une prestataire de MPS. Si la demande est bien dimensionnée, les MPS sont un excellent moyen de maîtriser les coûts d’impression tout en libérant les ressources IT pour tous les projets indispensables à la croissance de l’entreprise.

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Des constats surprenants

Confier la gestion de parc à un partenaire

Les indicateurs de suivi de parc

admin — Sun, 10 Jan 2016 23:14:29 +0000

La gestion de projet contient toujours un volet suivi des résultats. L’optimisation des moyens d’impression n’y échappe pas : il faut suivre les performances du parc de systèmes d’impression sous peine de subir très vite des déviations qui seront fatales à la productivité, aux budgets, aux relations avec les fournisseurs et qui mettront l’acheteur en position très délicate face au mécontentement de tous.

Les indicateurs les plus évidents (ceux proposés par votre prestataire de services) sont les délais moyens d’intervention, le taux d’indisponibilité et le TCO.

Ils sont intéressants et devraient d’ailleurs être plus systématiquement mis en place et utilisés. Ainsi, le TCO devrait être calculé au moins 2 fois par an et non pas tous les 3 ans, au moment de revoir le contrat de location. Cela permettrait de limiter les dérives liées au gaspillage, aux facturations hors contrat de maintenance, aux achats au coup par coup,…Malgré leur intérêt, ils ne sont pas suffisants pour s’assurer que les choix qui ont été faits suite à l’audit sont bien pertinents.

Il peut y avoir des ajustements à faire dans les premiers temps qui suivent l’implantation d’un nouveau parc ou entre 2 phases d’un plan à moyen terme. Ces ajustements sont toujours délicats car ils peuvent être perçus comme une remise en cause des décisions prises. Pourtant, ils sont naturels. En effet, les organisations évoluent tellement rapidement qu’entre l’audit et l’implantation des premières machines les besoins ont pu changer (emplacements, fonctionnalités,…). Le plus souvent les préconisations sont issues d’extrapolations qui ont fait leurs preuves mais ne nous mettent pas à l’abri d’un écart imprévisible. Le plus grave serait de ne pas s’assurer que ce type d’ajustement s’impose et de ne pas admettre leur nécessité. En effet, ces petits écarts de départ se transforment très vite en mécontentement général, en pannes à répétition, en surcoûts,…

Il est donc indispensable de mettre en place un véritable tableau de bord du parc incluant des indicateurs qualitatifs. Ce tableau de bord doit être opérationnel dès le premier changement dans le parc et son suivi doit au moins être biannuel, plus fréquent dans le cas d’un parc important et réparti sur plusieurs sites.

Et si dans ces indicateurs, vous mesuriez le volume de papier jeté au pied de vos photocopieurs ?….

Optimiser puis piloter

Satisfaction des utilisateurs

ASSPI vous présente ses vœux pour 2016

admin — Sun, 03 Jan 2016 23:01:27 +0000

NOUS VOUS SOUHAITONS

UNE

TRÈS BONNE ANNÉE 2016

QU’ELLE VOUS APPORTE BEAUCOUP

DE JOIE

DE RÉUSSITE

J’ai été peu assidue en publication dans le dernier trimestre 2015 car de nombreux projets passionnants nous ont beaucoup mobilisés.

Nous profitons d’ailleurs de ces vœux pour vous remercier de votre confiance.

1ère résolution 2016 : reprendre les publications hebdomadaires du lundi.

Alors à la semaine prochaine !!!

Copies et formation

admin — Mon, 12 Oct 2015 04:49:30 +0000

Il m’est finalement rarement arrivé de me retrouvée dans la peau de l’utilisatrice de multifonctions. Dans ma première vie professionnelle, je vendais des copieurs pour un constructeur et donc j’utilisais des machines que je connaissais bien, entretenues aux petits oignons pour optimiser les démonstrations clients. Dans mon activité d’audit et conseils, je ne fais plus de copies, j’imprime quelques documents mais beaucoup de choses sont dématérialisées. Mais dans mes activités d’intervenante auprès d’apprentis, je me retrouve dans la peau de la formatrice qui doit faire des copies pour ses élèves…

Je vous rassure tout de suite, je n’ai pas découvert de besoins qui m’auraient échapper auparavant : un formateur a besoin de faire entre 20 et 30 copies rapidement, de façon fiable (il ne pourra pas attendre le dépannage du lendemain quand sa classe l’attend), le recto-verso est utile (mais peu employé), l’agrafage est un plus (mais peu employé), la qualité doit permettre une lecture facile (pas aussi évident qu’il y paraît). Mais j’ai tout de même découvert que les formateurs sont souvent démunis face à des fonctionnalités dont ils ignorent tout, encore plus démunis devant le simple fait de mettre du papier dans les bacs et complètement perdus face au moindre incident et des incidents il y en a car les machines ne sont pas très coopératives.

Par charité, je ne citerai pas les marques des matériels que je dois utiliser mais je dois dire que la fiabilité que vantent toutes les brochures commerciales n’est pas au rendez-vous : matériel, utilisateurs ou service technique, la responsabilité de la défaillance ne m’intéresse pas mais le constat est tout de même assez accablant.

Je tire de cette expérience, une piste de réflexion sur les moyens de faire prendre conscience aux utilisateurs (et surtout aux gros utilisateurs) de la nécessité de savoir parfaitement se servir des matériels et donc d’exiger une vraie formation et de prendre le temps de la suivre…

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Impressions sécurisées

Audit et budget

admin — Thu, 17 Sep 2015 05:21:46 +0000

En cette période de coupes budgétaires, notamment dans les collectivités territoriales, « se payer » un audit neutre et objectif devient difficile.

Certains pourront alors être tentés de succomber aux sirènes des acteurs du marchés des systèmes d’impression qui vous promettent un audit gratuit. Au risque de se répéter, nous continuons à affirmer que ces « audits » ne sont pas gages d’économies et de productivité pour l’audité mais pour l’auditeur.

D’autres choisiront ou seront contraints de mener le projet de renouvellement du parc de systèmes d’impression avec les ressources internes. Nous savons tous que cela se traduit très souvent par un renouvellement de 1 pour 1 par manque de temps dans la définition des besoins et par manque d’expertise sur ce sujet particulier.

Pourtant, l’optimisation des impressions est un moyen avéré de générer des économies substantielles et durables sur les budgets de fonctionnement.

Pour concilier vos contraintes budgétaires et l’optimisation de vos moyens d’impression, ASSPI vous propose une prestation d’accompagnement à l’audit. Il s’agit de vous transférer nos compétences et savoirs faire pour que vous puissiez mener à bien la définition des besoins et l’établissement de la politique d’impression et de vous accompagner dans les étapes de la consultations des entreprises qui suivra (création des outils de réponse technique, des outils de mesure de critères de notation, conseils et relecture,…).

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N’imprimez plus au cas où

admin — Mon, 07 Sep 2015 05:30:05 +0000

Au cours des audits, lors des entretiens utilisateurs, nous cherchons à connaître les usages qui sont faits des pages imprimées. Sont-elles stockées, diffusées, annotées,…? Dans de très nombreux cas (surtout dans les PME), on nous répond que les documents sont imprimés pour être archivés au cas où. Un même document peut d’ailleurs être archivé plusieurs fois tout au long de sa chaîne de diffusion. Ainsi une facture fournisseur peut être imprimée (copiée) par le service utilisateur (parfois par l’assistante et par le responsable), par la comptabilité et par l’expert comptable. Or, ces pratiques qui semblent sécuriser tout le monde sont loin d’être si fiables qu’il y paraît. D’abord, les systèmes de classement papier sont divers et variés et sans transmission d’une méthodologie commune à tous, il est probable que le document ne sera pas retrouvé. Ensuite, le document papier est relativement fragile : il brûle, il absorbe les liquides (eau, humidité, café,…), l’encre s’efface avec le temps. Enfin, un archivage papier peut facilement être volé (copies, vols physiques,…).

Le meilleur moyen de sécuriser la conservation et l’accès aux documents c’est la sauvegarde régulière (quotidienne ou hebdomadaire) des documents numériques.

Pour sauvegarder vos données, vous pouvez utiliser des supports externes tels qu’un disque dur externe réservé exclusivement à cet usage, ou, à défaut, un CD ou un DVD enregistrable que vous rangerez ensuite dans un lieu éloigné de votre ordinateur, de préférence à l’extérieur de l’entreprise pour éviter que la destruction des données d’origine ne s’accompagne de la destruction de la copie de sauvegarde en cas d’incendie ou d’inondation ou que la copie de sauvegarde ne soit volée en même temps que l’ordinateur contenant les données d’origine.

Les nouvelles solutions de stockage sur Internet (cloud) doivent être abordées avec précaution car elles peuvent faire l’objet d’attaques informatiques et peuvent induire des risques sur la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données.

En plus, d’être plus fiables et plus économes (coûts d’impression réduits), ces sauvegardes régulières vous permettront de gagner de la place et de vous débarrasser de ces affreuses armoires qui peuplent les fonds de bureau.

Sources : CGPME Guide des bonnes pratiques en informatique

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Un nouveau seuil ?

admin — Thu, 03 Sep 2015 05:54:44 +0000

Le site Internet du Ministère de l’Économie et des Finances vient de mettre en consultation publique un projet de modification du seuil au-delà duquel les acheteurs publics sont dispensés de publicité et de mise en concurrence. Ce seuil serait relevé de 15 000 € à 25 000 €.

Ce projet fait suite à l’annonce du 1er Ministre en Juin pour faciliter l’accès à la commande publique des TPE-PME.

Si ce projet se transformait en décret (probablement d’ici la fin de l’année), la plupart des audits et assistance à maîtrise d’ouvrage autour des impressions pourraient être contractualisés sans le formalisme du MAPA. Ils pourraient donc être mis en place plus rapidement…

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Les bonnes résolutions de la rentrée

admin — Mon, 31 Aug 2015 05:19:45 +0000

Ce petit rappel de ce que représente une page imprimée en termes d’impact sur l’environnement mais aussi en termes de dépenses devrait vous encourager et vous motiver pour réduire vos impressions.

Sans être trop ambitieux au début, nous vous proposons 5 actions à mettre en place d’ici la fin de l’année.

Paramétrer vos drivers d’impression et vos matériels en recto-verso par défaut. Profitez-en pour paramétrer le N&B par défaut. Cela ne réduit pas le volume de pages imprimées mais limite la consommation d’encres.
Réduisez la taille de vos polices d’impression par défaut (11 suffit généralement)
Réduisez les marges par défaut de vos documents.
N’imprimez plus vos mails.
Organisez l’archivage électronique des documents plutôt que de faire de la place dans vos armoires.

Bonne rentrée …

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