Hay que tener estas 4 cosas en mente cuando se contrata a un nuevo jefe:

1. Puede estar nervioso. Estar en una posición gerencial no es fácil, especialmente cuando tu personal lleva allí más tiempo. Sé paciente con tu nuevo jefe. Al igual que tú tienes que adaptarte a él, él se está familiarizando con una nueva oficina y un nuevo equipo también.
2. Es necesario causar una buena impresión. Al igual que cuando fuiste contratado inicialmente, procura llegar temprano y quedarte hasta tarde. Esto no pasará desapercibido y puede ayudar a que tú y tu nuevo jefe establezcáis una relación de trabajo positiva, más pronto que tarde.
3. Habrá cambios. No puedes esperar que las cosas se hagan de la misma manera. Este nuevo jefe fue contratado por una razón y el cambio es muy probable que ocurra. Debes estar preparado para el cambio y mantener una mente abierta. Al menos al principio, tienes que seguir al líder – en este caso, tu nuevo jefe.
4. Hay un período de transición. Puede que no entiendas los métodos de tu nuevo jefe de inmediato, por lo que tendrá lugar un período transitorio normal. Si después del paso de algún tiempo, no te gusta la manera que las cosas se están haciendo, bien porque no se alinean con los valores de la empresa o de un jefe superior, empieza a documentar los casos que afecten a tu departamento y a la empresa.

Cuando un nuevo gerente es contratado para supervisar un equipo de trabajo establecido, la adaptación en ambas direcciones puede ser difícil al principio. Mantén una mente abierta, comunícate de forma efectiva y sé flexible ya que las cosas van a cambiar.

Bio de la autora: Erica Bell es una escritora que centrada en temas tales como iniciar un negocio y tendencias de los medios sociales. Es escritora de contenidos web para Business.com.

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¡Hola a todos!

Siempre es difícil definir con exactitud el día que nace una startup. Puede ser el día que nace la idea, o el día que se junta por primera vez el equipo o el día que se inicia la actividad “legalmente”. Nosotros nos decantamos por esta última opción y, por eso, justo en estos días celebramos el cumpleaños de Doolphy.

Durante estos 3 años hemos crecido mucho en todos los sentidos: equipo, producto, negocio… Pero, sin duda, de lo que más orgullosos nos sentimos es de como ha crecido la comunidad de Doolphy: clientes, proveedores, fans, “followers”, amigos. Nosotros seguimos sintiéndonos como una startup, intentando mejorar cada día nuestro producto y ofreceros un mejor servicio.

Queremos daros las gracias*3:

- Gracias por seguirnos a través de este blog, de nuestro Twitter, Facebook, etc.

- Gracias por vuestros comentarios, sugerencias y quejas. ¡Vuestra opinión es muy importante para nosotros!

- Y, sobre todo, ¡gracias por confiar en Doolphy para gestionar vuestros proyectos!

Up With Your Projects!

• 25 julio, 2012 -- Gestión de proyectos perfecta (IV): ONGs + Doolphy
• 31 mayo, 2012 -- Los actores de Doolphy (IV): Gerentes y directores
• 24 mayo, 2012 -- “Doolphy nos ha permitido llegar a tiempo a los momentos más importantes”. El caso de Ingeniería Civil, Desarrollo y Sociedad
• 17 mayo, 2012 -- Cómo convencer a tu jefe para implantar un software online de gestión de proyectos
• 10 mayo, 2012 -- Doolphylights (III): la rentabilidad a través del informe económico

Un “proyecto social” o de voluntariado tiene muchos aspectos comunes al desarrollo de un proyecto en el ámbito empresarial, con algunos matices. La coordinación de los recursos disponibles es clave para la consecución de los objetivos marcados. Para ello es necesario realizar una planificación adecuada, conseguir una constante comunicación interna y un seguimiento de la evolución del proyecto.

Muchos de estos proyectos se desarrollan con equipos dispersos geográficamente con algunos miembros ubicados en las “oficinas centrales” y otros realizando “trabajo de campo” en el lugar donde se desarrolla la acción social. Incluso, en ocasiones, estos proyectos tienen un alcance internacional gratis con el objeto de fomentar el desarrollo de aquellas regiones del planeta más desfavorecidas. En estos casos, es fundamental contar con un sistema único de comunicación interna y un espacio centralizado accesible desde cualquier lugar para compartir toda la información sobre el proyecto a realizar y comunicar el grado de avance del mismo.
A diferencia de otros, en este tipo de proyectos el concepto “rentabilidad” cambia ligeramente su sentido y se convierte en crítico el conseguir cumplir con el presupuesto íntegramente, sin ser deficitario pero sin el objetivo de maximizar el margen. Para este fin, es fundamental el control de todos los costes asociados al proyectos.

¿Colaboras con alguna ONG y/o participas activamente en proyectos de voluntariado? ¿Cómo lleváis el control de las tareas realizadas y los costes incurridos en su realización? Si quieres contarnos tu experiencia, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y lo publicaremos en este blog.

Esperamos que os haya gustado el artículo. Si os ha parecido interesante, os animamos a visitar los anteriores artículos de la serie sobre el uso de Doolphy en las agencias de marketing, en las consultoras o en los proyectos tecnológicos.
Si aún no has probado Doolphy, te recordamos que puedes hacerlo durante 30 días en cualquiera de nuestros planes de precios.

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• 3 mayo, 2012 -- Gestión de proyectos perfecta (III): Proyectos tecnológicos + Doolphy
• 7 octubre, 2011 -- Gestión de proyectos perfecta (Parte II) = Consultoras + Doolphy
• 8 septiembre, 2011 -- Los actores de Doolphy (Parte I): Miembros de equipo, colaboradores
• 25 agosto, 2011 -- Gestión de proyectos perfecta (Parte I) = Agencias de Marketing + Doolphy
• 11 agosto, 2011 -- Un software colaborativo NO es un gestor de proyectos

Pensamientos como que un jefe no puede caer en la desmotivación o que debe estar preparado para eso, pueden rondarnos la cabeza en multitud de ocasiones pero es cierto que, aunque a veces se nos pueda olvidar, ellos también son personas y están sometidos a tensiones y presiones en su día a día, por lo que pueden necesitar ánimos para seguir adelante.

La dificultad puede radicar en cómo encontrar ese punto medio entre motivar y no caer en el “peloteo”. Creo que lo fundamental en este caso es la naturalidad. Una simple sonrisa, puede ayudar a transmitir que todo está bien y que, aunque vengan tiempos difíciles él o ella también forma parte del equipo. En definitiva, es importante hacerle partícipe de las alegrías y celebraciones, del mismo modo que es conveniente hacerle ver cuándo algo no está marchando según lo esperado o no se están cumpliendo nuestras expectativas. Ayudarle a saber cuáles son los problemas, le permitirá buscar soluciones más acertadas, lo cual incidirá directamente en su motivación.

Como veis, son acciones muy fáciles y básicas que llevadas correctamente a cabo beneficiarán a un miembro más del equipo y que estoy segura que repercutirán de forma muy positiva en el conjunto.

¿Creéis que es necesario tener un jefe motivado? ¿Se os ocurren otras formas de motivarles? ¡Esperamos vuestros comentarios y opiniones!

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• 8 marzo, 2012 -- La mujer como gestora de proyectos
• 22 diciembre, 2011 -- 5 razones para elegir a Papá Noel como jefe de proyecto del mes
• 17 noviembre, 2011 -- 7 puntos clave para coordinar un equipo
• 2 junio, 2011 -- Delegación de tareas: los 9 mitos
• 28 abril, 2011 -- Jefe de proyecto: El arte de la gestión

Para mí, uno de los principales beneficios es la capacidad de aprender que te regalan día a día. En ocasiones, pasas más tiempo con ellos que con tu propia familia o amigos. Por otro lado, uno de los principales problemas es tener que adaptarte a ellos y conseguir una buena armonía.

A continuación enumeramos 5 puntos fundamentales para que esta situación se desarrolle de la forma más favorable posible.

• Observación: así podrás conocer mejor a tus nuevos compañeros.

• Paciencia. Esta virtud te permitirá no desesperar ante las adversidades.

• Dialoga. Es la única forma de entender qué está pasando y llegar a un acuerdo.

• Respeta. Cada miembro juega un papel en el equipo, respétalo y no intentes perjudicar a nadie. Nunca olvides que sois un equipo.

Por último, aunque no menos importante, ¡sonríe! No cuesta nada ser amable y crearás un mejor ambiente de trabajo.

Esto, como muchas otras cosas, nadie dijo que fuera fácil pero, al menos, podemos hacerlo divertido con la ayuda de todos ;)

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• 25 julio, 2012 -- Gestión de proyectos perfecta (IV): ONGs + Doolphy
• 3 mayo, 2012 -- Gestión de proyectos perfecta (III): Proyectos tecnológicos + Doolphy
• 26 abril, 2012 -- ¿Cómo motivar a tu equipo?
• 26 enero, 2012 -- 5 claves para fomentar la comunicación en un equipo
• 22 diciembre, 2011 -- 5 razones para elegir a Papá Noel como jefe de proyecto del mes

Con este artículo, cerramos una serie sobre los perfiles relacionados con la gestión de un proyecto y cómo Doolphy les ayuda en este proceso. Ya hemos hablado de los colaboradores o miembros del equipo, los jefes de proyecto y los clientes. Hoy hablamos de los gerentes y directores que, aunque muchas veces no están directamente relacionados con la ejecución de los proyectos, sí son claramente parte interesada en su desarrollo y resultado.

En esta ocasión repasaremos el caso de Adriana, que dirige una empresa especializada en marketing online, abarcando todo tipo de trabajos relacionados con Internet, desde el desarrollo de páginas web a la comunicación online pasando por la gestión de campañas de publicidad.

Antes de contar con Doolphy, Adriana pasaba muchísimo tiempo dedicada a la coordinación general de los proyectos de la empresa. Por ello, al no estar involucrada en el día a día, necesitaba reunirse constantemente con los distintos jefes de proyecto para conocer el estado de los mismos.

En otras ocasiones, las obligaciones de Adriana le exigían pasar varios días, e incluso semanas, fuera de la oficina y para compensarlo pedía informes detallados de toda la actividad a todos y cada uno de los jefes de proyecto, lo cual les obligaba a dedicar un valioso tiempo a esta tarea de reporting y les alejaba de la contribución directa a los proyectos.

Hace unos meses, uno de sus colaboradores consiguió convencerla de la necesidad de implantar un software online de gestión de proyectos con argumentos irrechazables, y le habló de Doolphy. Tras probarlo con un par de proyectos piloto gratuitamente durante 30 días, Adriana decidió no esperar un día más y promover su uso en toda la empresa.

Desde que comenzó a usar Doolphy, Adriana cuenta con toda la información en tiempo real gracias al uso de los informes de tiempo y económicos. De este modo, mantiene una supervisión adecuada sin interferir en el desarrollo si no es estrictamente necesario. Además, en su contacto directo con los clientes, cuenta con toda la información que necesita para responder a todas sus preguntas e inquietudes.

En la posición de Adriana, es especialmente necesario contar con una visión global del estado de toda la actividad de la empresa, y esto es muy fácil con Doolphy que le permite comparar gráficamente la evolución y resultados conseguidos de los distintos proyectos de forma rápida y cómoda. Por ejemplo, puede comparar la rentabilidad conseguida en ellos. Esto le ha permitido decidir el priorizar la aceptación de trabajos de comunicación y publicidad respecto a los de desarrollo web que solían ser menos rentables debido a la propia estructura de la empresa y las capacidades de sus empleados.

Además, puede comparar la rentabilidad y el grado de cumplimiento de los plazos de ejecución para distintos clientes. Gracias a este análisis, ha podido elegir a 5 de sus clientes como “clientes preferentes” porque con ellos consigue los mejores resultados en términos de eficiencia y calidad.

Por último, una característica de Doolphy especialmente valorada por Adriana: la administración de clientes. Doolphy incorpora la posibilidad de crear una base de datos de clientes integrada que le facilita el acceso a toda la información en una única herramienta. Y claro, ¡está encantada! ¿Cómo no estarlo? ;)

Y tú, ¿diriges una empresa o departamento que realiza proyectos y aún no usas Doolphy para su gestión? ¿A qué estás esperando? ;)

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• 15 marzo, 2012 -- Los actores de Doolphy (III): Clientes
• 25 julio, 2012 -- Gestión de proyectos perfecta (IV): ONGs + Doolphy
• 24 mayo, 2012 -- “Doolphy nos ha permitido llegar a tiempo a los momentos más importantes”. El caso de Ingeniería Civil, Desarrollo y Sociedad
• 3 mayo, 2012 -- Gestión de proyectos perfecta (III): Proyectos tecnológicos + Doolphy
• 2 marzo, 2012 -- Experiencia de usuario: Doolphy y la organización de eventos. El caso de Avantclub

Equipo de Ingeniería Civil, Desarrollo y Sociedad

Doolphy (D): ¿Cómo calificarías vuestra experiencia en Doolphy?

Juan Jerónimo Torralba (JJT): Con el tiempo, la decisión de participar en Doolphy ha sido más que acertada. Nuestras actividades han sido ejecutadas de forma más eficiente que nunca.

D: ¿Qué os ha aportado Doolphy?

JJT: Sin duda, Doolphy ha sido una buena herramienta para gestionar nuestras actividades. Desde la publicidad para nuestras conferencias hasta la preparación de una entrega de premios, Doolphy nos ha permitido llegar a tiempo a los momentos más importantes. Con Doolphy hemos ahorrado mucho tiempo y esfuerzo en coordinar todas las tareas necesarias para sacar adelante la asociación y forjar poco a poco una marca.

D: ¿Cuáles son las funcionalidades más útiles de Doolphy?

JJT: La facilidad para ver de un vistazo en qué fase se encuentra cada proyecto, cada tarea y poder apostar decididamente sin miedo a equivocarnos aquello que necesitaba un esfuerzo extra.

D: ¿Recomendaríais Doolphy?

JJT: ¡Sin duda! Algunos amigos lo usan y, de hecho, yo también lo uso personalmente para gestionar mi Proyecto Final de Carrera.

Sobre Ingeniería Civil, Desarrollo y Sociedad:

Juan Jerónimo Torralba colabora en Ingeniería Civil, Desarrollo y Sociedad. Se trata de una organización sin ánimo de lucro creada en 2009 por estudiantes de Ingeniería de Caminos e Ingeniería Técnica de Obras Públicas con el objetivo de contribuir a la formación de los estudiantes y profesionales en el ámbito de la Ingeniería Civil. Para ello, realizan conferencias, visitas a obras, cursos de formación, juegos de simulación empresarial,  etc.

Desde el Blog de Doolphy, queremos daros las gracias por compartir vuestra experiencia y esperamos seguir acompañándoos en todos vuestros proyectos personales y profesionales.

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• 31 mayo, 2012 -- Los actores de Doolphy (IV): Gerentes y directores
• 15 marzo, 2012 -- Los actores de Doolphy (III): Clientes
• 2 marzo, 2012 -- Experiencia de usuario: Doolphy y la organización de eventos. El caso de Avantclub
• 9 febrero, 2012 -- Experiencia de usuario: Doolphy y los proyectos web. El caso de Yxcon Proyectos
• 25 julio, 2012 -- Gestión de proyectos perfecta (IV): ONGs + Doolphy

1. Todo buen jefe de proyecto debe contar con una herramienta de gestión de proyectos online para facilitar la organización, ejecución y control de los proyectos.
2. Podrás planificar tus proyectos y elaborar un diagrama de Gantt de forma fácil y rápida.
3. Podrás organizar y delegar las tareas estableciendo distintas prioridades y conociendo el estado de las mismas.
4. Contarás con las funciones colaborativas que los miembros del equipo necesitan para una mejor comunicación en los proyectos.
5. Podrás llevar un control del tiempo (“time tracking”) integrado con la gestión de los proyectos.
6. Ahorrarás dinero reduciendo las desviaciones en tiempo y coste gracias a los informes de tiempo y económicos, y podrás mantener siempre tus proyectos “sanos”.
7. Podrás conocer y comparar la rentabilidad de los distintos proyectos realizados.

Además, Doolphy os da una razón más para decidiros por Doolphy como software de gestión de proyectos online:

8. Puedes probarlo gratis durante 30 días. Y por mucho menos de lo que imaginas… ¡Mira qué precios! ;)

Seguro que con estos 8 argumentos tu jefe no podrá resistirse, ¿no te parece? ;) ¿Se te ocurre alguna otra razón que añadir a esta lista? ¡Nos encantaría escucharla!

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• 25 julio, 2012 -- Gestión de proyectos perfecta (IV): ONGs + Doolphy
• 31 mayo, 2012 -- Los actores de Doolphy (IV): Gerentes y directores
• 3 mayo, 2012 -- Gestión de proyectos perfecta (III): Proyectos tecnológicos + Doolphy
• 15 marzo, 2012 -- Los actores de Doolphy (III): Clientes
• 19 enero, 2012 -- Doolphy entre las 25 aplicaciones de gestión de proyectos más importantes

Todo trabajo lleva asociado un estudio de su viabilidad y rentabilidad, algo que Doolphy no podía olvidar y que te facilita gracias a los informes económicos.

Al igual que los informes de tiempo, los informes económicos se componen de 3 elementos:

• Gráfica de costes y gastos que representa gráficamente esta información, permitiéndote compararla entre los proyectos que te interesen, durante un determinado periodo de tiempo que puedes decidir previamente.

• Cuadro de resumen económico. En él puedes ver el detalle de los costes en los que se ha incurrido cada día (resultado de multiplicar el coste por hora de cada miembro participante por el total de horas invertidas en el proyecto), además de los gastos por tarea. A continuación, puedes consultar el gasto y coste total de cada uno de los proyectos para los que has solicitado el informe, además del total acumulado en el periodo consultado. Como puedes comprobar, parte de la información necesaria para calcular esta información se obtiene de las imputaciones de los miembros del equipo en la hoja de tiempos.

• Cuadro de márgenes y rentabilidades. Por último, aunque no menos importante, puedes estudiar el margen y rentabilidad de los proyectos que estés consultando, tanto el total real (desde que se inició hasta la fecha límite para la que has solicitado el informe), como el relativo al periodo consultado.

Gracias a los informes económicos puedes estar al tanto de las posibles desviaciones que puedan experimentarse en este sentido en los proyectos. Una de las cosas más importantes que aporta esta funcionalidad es que es en tiempo real, por lo que puedes conocer puntualmente la situación del trabajo de tu equipo y del tuyo propio.

Nos gustaría conocer vuestras opiniones. ¿Qué os parecen los informes económicos? ¿Cómo os ayudan en vuestro día a día?

Si no lo has hecho hoy aún, consulta los informes económicos de tus proyectos ahora y, para todos aquellos que no los hayáis descubierto todavía, no dejéis pasar más tiempo y ¡registraros ahora!

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• 1 diciembre, 2011 -- Doolphylights II: Informes de tiempo
• 13 octubre, 2011 -- Doolphylights (I): Cómo crear un proyecto en Doolphy, elige tu camino
• 21 marzo, 2012 -- ¡La integración de Doolphy con Zyncro ha llegado!
• 10 enero, 2012 -- Doolphy más social y comunicador: nuevas funcionalidades
• 5 enero, 2012 -- Haz tu lista de deseos para 2012

En las últimas semanas, os hemos traído 2 casos de éxito de este sector: NetLiga e Yxcon Proyectos. En ambos casos, hemos podido ver algunos elementos comunes en la mayoría de los proyectos tecnológicos y cómo Doolphy ayuda en su gestión. A continuación repasaremos las distintas fases del ciclo de vida de la gestión de un proyecto.

Planificación:

No cabe duda de que la planificación es un elemento fundamental para el éxito o el fracaso de cualquier tipo de proyecto, pero en los ligados a la tecnología esto resulta más importante.

El cumplimiento de los plazos es un requisito fundamental a la hora de valorar un proyecto tecnológico y las desviaciones son muy frecuentes. En ocasiones, se debe a la falta de rigor en la toma de requerimientos. Otro de los errores más habituales es no fijar hitos que delimiten las distintas fases en función de la versión desarrollada (boceto, prototipo, versión de prueba, etc.).

Además, la delegación de las tareas es muy importante para conseguir una mejor organización de todo el trabajo a realizar. Nuestros amigos de Yxcon Proyectos nos decían recientemente que les gusta “el modo en que se pueden organizar las tareas para cada proyecto y cómo pueden ser asignadas a los usuarios implicados”.

Ejecución:

El seguimiento de los plazos es fundamental, pero para ello es necesario contar con una herramienta que permita registrar el esfuerzo dedicado por cada miembro del equipo a cada una de las tareas.

Los chicos de Netliga nos comentaban que la hoja de tiempos les ha permitido “tener un registro del esfuerzo real que es necesario para desarrollar cada tarea”. Ésta es una de las funciones más valoradas por muchos de nuestros clientes que antes de usar Doolphy se veían obligados a utilizar una hoja de cálculo para el control de las horas, que debían completar con los informes individuales de horas enviados por correo electrónico por cada uno de los participantes en el proyecto.

La coordinación y comunicación entre los miembros del equipo es otro instrumento clave para el éxito en la ejecución del proyecto. Para ello, es fundamental contar con una herramienta que incluya funciones colaborativas integradas con las funciones de gestión y control.

Monitorización:

El seguimiento de los plazos o el análisis de la rentabilidad de los proyectos no son posibles sin herramientas de control que nos faciliten de forma rápida, clara y estructurada esta información. Los informes de Doolphy serán tu mejor aliado en el control de estos proyectos ya sea en tiempo real durante su ejecución o al final del proyecto para aprender de los errores y corregirlos de cara a los siguientes a realizar.

Los informes de planificación y tiempo  nos darán información clara sobre el grado de avance del proyecto y el esfuerzo real realizado. Además, en muchos de estos proyectos se trabaja contra un presupuesto previamente establecido y es fundamental contar con informes económicos que nos muestren en tiempo real la rentabilidad acumulada del proyecto y el margen con el que aún contamos para su finalización.

¿Os ha gustado el artículo? Os animamos a recordar también los artículos que escribimos anteriormente sobre las empresas dedicadas al marketing  y la consultoría.

Si quieres contarnos qué te aporta Doolphy a la hora de ejecutar tus proyectos tecnológicos, como ya han hecho Yxcon Proyectos y Netliga, estaremos encantados de escuchar tu experiencia y compartirla con toda la comunidad de Doolphy a través de este blog. ¿A qué estás esperando? ;)

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• 25 julio, 2012 -- Gestión de proyectos perfecta (IV): ONGs + Doolphy
• 7 octubre, 2011 -- Gestión de proyectos perfecta (Parte II) = Consultoras + Doolphy
• 8 septiembre, 2011 -- Los actores de Doolphy (Parte I): Miembros de equipo, colaboradores
• 25 agosto, 2011 -- Gestión de proyectos perfecta (Parte I) = Agencias de Marketing + Doolphy
• 11 agosto, 2011 -- Un software colaborativo NO es un gestor de proyectos