Veja como usar o iClips para gerenciar melhor esses prazos

Outra novidade presente na versão 2.4.7 do iClips é a nova visualização do relatório de atividades atrasadas da criação. A partir de agora o controle dos prazos pode ficar ainda mais eficaz com o acréscimo do gráfico que vai mostrar os atrasos das peças tanto por funcionário quanto por status.

Através do relatório será possível mensurar os dias de atraso das peças e na coluna performance estará a porcentagem de desenvolvimento delas. Com esses dados o responsável pelo setor de Criação poderá identificar em que estágio aquela peça está e a partir dali definir o próximo prazo com mais precisão. Além disso, será possível identificar em qual processo ocorre o maior índice de atrasos, se é no momento de alterar o layout de um cliente, no momento de revisar aquela criação, ou até mesmo se algum dos funcionários está com dificuldades em cumprir os prazos.

Observe a tela abaixo e veja o detalhamento das informações:

Uma análise mais aprofundada também pode ajudar a medir o impacto desses atrasos na rotina operacional da agência. Por exemplo, se o relatório detecta um índice de atraso alto para todos os criativos é importante verificar se os prazos destinados são realmente passíveis de serem cumpridos, ou até mesmo se o timesheet está sendo usado no momento certo.

Da mesma forma, um nível de atraso maior presente em determinado status pode sinalizar à agência sobre a necessidade de mudar certos procedimentos. Digamos que o seu relatório mostre um atraso significativo no status ‘criação’, talvez seja o caso de rever o preenchimento da descrição das peças e o repasse de informações do cliente, pois um briefing bem detalhado agiliza o processo criativo. Se o atraso estiver presente no status revisão, uma adequação no processo ou a inclusão de mais um profissional nessa tarefa pode aliviar os índices.

Ou seja, para cada cenário você terá uma ação específica. E são as informações desse relatório que podem te ajudar na tomada de decisão. O iClips vai ajudar você a conhecer ainda mais a sua empresa.

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Saiba como usar a nova função de Jobs para grupos de clientes

Quando se trabalha com empresas filiais, grupos imobiliários ou redes de supermercados, por exemplo, é comum que um mesmo Job seja usado para definir as peças e os trabalhos de todos eles. Nesse caso o que pode acontecer é a divisão apenas dos valores a serem faturados. Com o intuito de facilitar o preenchimento e a distribuição desses Jobs, o iClips permite a abertura do Job para o Grupo de Clientes e tem a opção de dividir o faturamento somente no momento de montar o documento. Por exemplo: Se for possível usar o mesmo VT para divulgar promoções de venda para todos os clientes do Grupo Imobiliário, não será preciso montar um Mapa de Mídia para cada CNPJ e assim enviar a fatura para cada um. Com a nova versão você poderá montar uma única P.I e no momento de preencher as formas de faturamento, escolher como será dividido esse valor entre as lojas.

O mesmo acontece para pagamento de produção gráfica e custo interno. Imagine que esse mesmo Grupo Imobiliário solicitou a criação de uma nova logomarca para a empresa. Nesse caso, o custo interno da peça será único, mas como será usado em todas as lojas poderá ter seu valor dividido entre elas. Já os custos de produção podem ser direcionados de acordo com as necessidades de cada uma. Essa divisão de valores não precisa ser igual, é possível geral porcentagens diferenciadas para cada cliente.

Observe as telas abaixo e veja onde inserir essas informações.

Lembrando que o primeiro passo para utilizar esse método é organizar os clientes em questão no mesmo Grupo dentro do iClips. Caso prefira controlar ainda mais a divisão de valores é possível deixar pré-definida a porcentagem destinada a cada um no momento desse cadastro.

Outra mudança foi o registro do contato com iJob. A partir de agora um único contato poderá ser responsável pelo grupo todo. Essa pessoa poderá direcionar um trabalho para a agência especificando qual CNPJ será referência ou solicitar trabalhos para o grupo todo.

Dessa forma a rapidez nos processos será ainda mais visível, tanto na parte operacional, que acontece dentro do iClips, quanto nos processos que envolvem o retorno do cliente.

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A cada versão o iClips aprimora ainda mais suas funcionalidades. Seja por sugestão dos nossos clientes ou por uma demanda de mercado, estamos sempre atentos à necessidade de adequação dos processos.

Pensando nessa otimização foram desenvolvidas mais uma série de novidades que vamos listar para você. Confira:

A partir de agora, será possível abrir um único Job para clientes pertencentes ao mesmo Grupo. Quando houver a necessidade de dividir a cobrança entre esse grupo o iClips permitirá que você direcione os faturamentos de mídia,  O.S e custo interno, conforme negociação prévia. Agências que trabalham com matriz e filiais ou com grupos imobiliários, por exemplo, vão acelerar consideravelmente os processos.

Seguindo essa linha o cadastro do Contato para utilização do iJob também poderá ser feito dentro do Grupo de clientes. Ao solicitar algum job, o contato poderá escolher para qual cliente ou grupo aquele trabalho deverá ser direcionado.

Com o intuito de permitir a edição dos relatórios, inserimos a opção de gerar Excel em todos os documentos que atualmente saem em PDF.

Agora o controle das etapas também será visualizado pelo gráfico de Gantt, o que facilita o gerenciamento e a distribuição das tarefas.

Para Agências que fazem Eventos, ficou mais fácil montar orçamentos com o fornecedor externo. Você poderá deixar a definição do fornecedor para a hora de preencher a O.S. Após a cotação você direciona aquele orçamento para o fornecedor escolhido.

Outra novidade é o gráfico para controle das atividades atrasadas da criação. A partir da nova versão, será possível mensurar os atrasos por status das peças ou por funcionário. Além disso, esse relatório ganhou uma tabela onde constam os números de peças em dia, atrasadas, e um percentual que mede o desenvolvimento delas. Ferramenta indispensável para ajudar na cobrança dos prazos.

O menu relatório também está atualizado. Lá foi inserido um documento com os dados de Fee Mensal, que podem ser visualizados por cliente, por job, por status, etc. Dessa forma o gerenciamento dos prazos, das aprovações e do faturamento pode ser visualizado numa única tela, sem ter que entrar no cadastro de cada cliente para acompanhar.

Outra atualização deste menu foi a inserção da coluna Fee Mensal no relatório para cálculo de comissão do Atendimento. Agora essa matemática também será executada pelo iClips, assim como acontece com os valores de custo interno, O.S e mídia.

Já no iJob as novidades também vão agilizar os processos de solicitação de trabalho. Agora, é possível inserir as especificações das peças solicitadas, assim como a descrição do layout sugerido pelo cliente.

Gostou? Esse é apenas um resumo de tudo o que está por vir. Nossa equipe não para, e já estamos a todo vapor para implantar essas novidades na sua Agência. Se você é cliente iClips, solicite o detalhamento de todas as novidades e agende com a nossa TI a data para atualização.

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Quando se trabalha no sistema de comissões, tanto empregado quanto empregador precisam se atentar sobre a maneira de calcular esses valores, para que não haja desacordo. Principalmente numa agência grande, onde o setor de atendimento possui muitos funcionários. Pensando nisso, a próxima versão do iClips virá com ainda mais novidades nesse assunto.

Atualmente, o sistema calcula a comissão baseado nos dados inseridos no cadastro do funcionário e no número de Jobs dos quais ele é responsável. Através do Relatório de Comissão do Atendimento, calcula-se a porcentagem de comissão em O.S, mídia e custo interno. A novidade é a inclusão do cálculo para clientes Fee Mensal.

Além de ser mais rápido, o calculo das comissões por meio desse relatório traz mais eficácia, pois as planilhas manuais são altamente passíveis de erro. Dessa forma, basta alimentar o sistema com dados precisos que ele executa a matemática sozinho.

Outro controle que seu financeiro precisa acompanhar de perto se refere aos valores de comissão que a agência deve receber dos fornecedores e dos veículos. Para isso, o iClips traz o Gráfico de Comissão por Fornecedor. Nesse relatório você visualiza em forma de gráfico e de tabela os valores ‘à receber’ e de ‘entrada’ separados por fornecedor, podendo ser consultado por período, por cliente, por job, ou seja, usando os filtros que melhor te atender. Dessa forma você consegue mensurar quanto ainda falta receber e de quem receber. Tudo isso numa única tela.

Evite gasto excessivo de papel e de tempo. Esqueça as planilhas e informatize seus dados financeiros. Peça uma senha de testes para avaliar os relatórios e prepare-se para se surpreender com as funcionalidades que o iClips oferece.

Quando se trabalha com um volume extenso de fornecedores o controle das comissões que entram para a Agência corre o risco de ficar defasado. Sobretudo se esses controles ainda estiverem sendo feitos por meio de planilhas. Isso acontece porque muitas vezes o atendimento fecha determinado valor com o veículo ou com a gráfica e o financeiro só é avisado quando recebe aquele pagamento, ou somente quando percebe que está pendente.

Para que o fluxo entre o comercial e o financeiro aconteça de maneira eficaz é importante cruzar os dados entre os valores aprovados pelo cliente e o financeiro, para que a agência só cobre o que foi realmente autorizado. Para conseguir trabalhar dessa forma, o iClips possui uma configuração que só permite a visualização das comissões, do campo de assinatura e o aviso para o financeiro quando a O.S ou a P.I estiver aprovada numa proposta. Sendo assim, fica praticamente impossível que o financeiro da agência se perca na hora de baixar os lançamentos, pois ele só vai visualizar os itens que o cliente já aprovou e já assinou. Isso evita que você repasse o valor para o fornecedor antes de receber do cliente.

No próximo post vamos abordar os relatórios usados para controlar o pagamento das comissões dos funcionários e a pendência de recebimento das comissões da Agência. Através deles vai ficar ainda mais fácil gerir os pagamentos e recebimentos relacionados à Jobs.

Quer conhecer o iClips e testar as funcionalidades citadas acima? Peça uma senha e confira!

O clichê citado acima não se aplica tão bem como em uma Agência de Publicidade. Uma empresa que vende horas de trabalho precisa ter em mãos o controle efetivo desse tempo. Saber o período dedicado a determinado trabalho, ajuda a negociar valores, a planejar tarefas e distribuir as atividades de maneira estratégica.

Como forma de organizar esses dados, o iClips possui a funcionalidade ‘Timesheet’. Para usá-la basta que os criativos da agência computem as horas trabalhadas através dos botões Play/Pause/Concluir toda vez que iniciarem uma atividade. Veja a tela:

A utilização correta desses botões alimenta os relatórios de produtividade, informando o tempo gasto em cada status da peça. Dessa forma você consegue mensurar se determinado cliente utiliza muitas horas com alteração, se o funcionário X está cumprindo os prazos determinados à ele, se a data de entrega do job será cumprida sem atrasos, caso atrase é possível saber em que estágio isso aconteceu. Enfim, com poucos cliques você tem acesso a dados que só teria se alimentasse planilhas, relatórios e tabelas diariamente.

E não para por aí. O timesheet não se limita só a trabalhos da criação. Para as demais atividades, como reunião de briefing, planejamento, produção, entre outras, você pode usar o timesheet manual. Através do ícone de relógio que fica na tela do seu iClips o funcionário pode registrar o tempo gasto e o resumo do serviço a cada atividade realizada. Observe abaixo:

Dessa forma você consegue ajustar o custo do Job baseando-se no valor da hora de cada funcionário e no tempo médio de execução da tarefa. Para controle ainda mais eficaz desse custo você pode recorrer à ferramenta de Estimativa do Job, e o sistema vai calcular o valor que você deve cobrar do cliente, levando em conta os itens acima e a porcentagem de lucro que a agência pretende obter. A clareza nas informações facilita os processos e coloca sua empresa numa posição favorável, no que diz respeito a otimização do tempo.

Adote esse diferencial. Conheça essa e outras funcionalidades solicitando uma senha de teste do iClips.

Clique aqui para conhecer a funcionalidade Estimativa do Job.

Fundada em meados de 2005, atendendo o mercado de Vitória da Conquista e região a Agência VoceVe se destaca por oferecer diferentes tipos de serviços na área da Comunicação. São eles, publicidade e propaganda, planejamento de marketing, ações promocionais e intervenções urbanas, assessoria de imprensa, internet e mídias especiais.

O que no início era uma empresa que criava e produzia sites para empreendimentos que buscavam se mostrar na rede, tornou-se uma Agência de Comunicação consolidada e que a cada dia amplia seu mercado consumidor.

www.vocevecomunicacao.com.br

www.ideiamaispromocoes.com.br

www.ideiaclique.com.br

Situação

Entre 2006 e 2008, a VoceVe tomou corpo. Novos serviços foram agregados, a equipe aumentou e a carteira de clientes também. Com isso, surgiu a necessidade de gerir sistematicamente e de forma completamente organizada todos os processos internos. Na ocasião a Agência já utilizada um software de gestão, porém segundo Marco Antonio J. Melo, um dos sócios da VoceVe, eles precisavam de uma forma padrão de gerenciamento. De maneira que organizasse e interligasse os setores, e que registrasse os passos de cada função sem que soasse como burocrático, apenas compusesse os processos normais da empresa. Por isso, escolheram mudar para o iClips, pois na visão dos gestores pareceu a opção mais interessante e completa.

Implantação

A utilização aconteceu logo após a instalação, com os cadastros iniciais e o consequente manuseio do software. A partir do primeiro treinamento recebido pela VoceVe, os colaboradores já começaram a usar o sistema, de acordo com o cronograma sugerido. O iClips começou a se inserir no contexto da Agência no momento da contratação, mas a adequação dele no cotidiano de trabalho está acontecendo até hoje, principalmente por itens que a Agência acrescentou ou funções que eles renovaram internamente.

No caso da VoceVe, o maior desafio nessa implantação foi mudar os hábitos de cada funcionário e criar uma rápida adaptação ao sistema, de maneira que ele fizesse parte da rotina de trabalho.

Ao todo são 21 pessoas utilizando o  iClips,  do setor administrativo e financeiro à equipe de Criação, a maior parte delas já usa com facilidade e destreza.

Resultado

Para a VoceVe, o iClips organizou  substancialmente os processos internos. Tudo o que é feito na Agência, necessariamente passa pelo sistema, sobretudo para viabilizar as funções e registrar as ações. Alguns itens ainda estão em processo de adaptação, em função da natureza do trabalho da Agência, mas a organização do trabalho e efetuação das tarefas, principalmente no registro do que foi feito, é bem melhor. Um resultado positivo obtido através do sistema. Além disso, para Marco Antonio, “a parceria entre a VoceVe e a iPixel se mostra boa e ágil, especialmente quando precisamos de respostas, assessoria ou orientações.”

Aproveite o constante crescimento do mercado publicitário para se posicionar entre as melhores. Conheça o iClips e tenha organização e detalhamento dos processos ao alcance de um clique. Peça aqui sua senha de teste.

Há quem diga que Publicitários possuem um ego altamente inflado. Porém, no meio da comunicação sabe-se o valor deste profissional. Talvez esse ego inflado se justifique quando vemos uma campanha publicitária cair na boca do povo, ou então, quando um comercial agrega, não só desejo de compra, mas também valores emocionais e comportamentais. E o que dizer dos anúncios educativos? Muitas vezes causam efeitos que nenhum outro método conseguiria atingir. Quem é das antigas se lembra o boom de comerciais sobre creme dental, que na época educaram a população sobre higiene bucal. Atualmente a “publicidade que educa” vem com o foco na sustentabilidade. E a cada mudança comportamental, a publicidade vai se adequar. Porque ela está inserida no nosso contexto, involuntariamente!

Parabéns pelas campanhas que nos fazem rir






Pelas que nos fazem chorar






Pelas que nos fazem questionar






E, sobretudo pelas que nos fazem pensar

            Barack Obama e o líder chinês Hu Jintao, em campanha de divulgação da Beneton de 2011 “O ódio não cessa com o ódio em tempo algum, o ódio cessa com o amor”

Agregar credibilidade ao trabalho desenvolvido na sua Agência de Publicidade requer, dentre outras coisas, tempo de mercado e transparência nos processos. A prospecção de novas contas está diretamente ligada a esses fatores, assim como a negociação dos contratos. Em ambos os casos é importante ter em mãos ferramentas que ajudem a reunir informações sobre trabalhos realizados, horas dedicadas e o envolvimento da Agência com determinados Jobs.

Outro ponto que se destaca numa boa gestão é a prestação de contas, ou seja, mostrar ao seu cliente como foram destinados os investimentos. Apresentar essa informação em forma de relatório é uma maneira eficaz e organizada de passar a informação com clareza. Sobretudo, quando esse documento é gerado a partir de alguns cliques.

Um dos documentos que podem ser analisados é o Relatório de Propostas. Ele apresenta inúmeros filtros que podem ser combinados de acordo com a intenção da sua pesquisa. Um desses filtros, chamado ‘valores’ permite que você separe as informações em três relatórios, um com os valores pagos pelo cliente, outro com os valores que ficaram para a agência e um terceiro englobando os dois. Dessa forma, você consegue visualizar os investimentos do seu cliente, mostrando para ele como foi feita a distribuição da verba. Além disso, é possível visualizar como foi a arrecadação da agência naquele determinado serviço.

Outro caminho para mostrar ao seu cliente tudo o que foi produzido para ele é usar o Relatório de Peças Criadas. Através dele é possível, numa única tela, visualizar o que foi criado, de qual job se refere e quanto tempo essa tarefa levou para se executada. Além disso, ainda temos a opção de inserir o layout dessa peça no próprio relatório, basta selecionar a opção ‘mostrar layouts aprovados’.

Apresentar documentos organizados e com informações bem distribuídas ajuda a amparar a sua negociação. Além de agregar credibilidade, sua gestão ganha em eficiência e organização.

Conheça a ferramenta que pode ajudar sua Agência de Publicidade a ficar entre as melhores. Peça uma senha de teste, conheça os demais relatórios e as funcionalidades do iClips.

No post anterior apresentamos a você a nova ferramenta do iClips, chamada ‘Estimativa do Job’. Vimos como ela é importante na hora de planejar os investimentos de um cliente e a lucratividade da agência. Agora é o momento de analisarmos os relatórios provenientes dessa ferramenta.

Existem dois documentos capazes de mostrar o registro dessa estimativa e a variação entre o que foi planejado e o que foi realizado. O Primeiro deles é o relatório de Estimativa por Funcionário. Ele apresenta uma tabela que cruza as informações das horas estimadas com as realizadas, assim como o custo delas, depois, ele mostra a porcentagem de variação dessas horas e dos seus valores. Dessa forma você consegue verificar se a sua estimativa está de acordo com o realizado, e a partir daí é possível ajustar os valores para próximos trabalhos. Esse relatório também pode te ajudar a controlar a aderência dos funcionários ao planejamento das horas e identificar em que momento elas foram extrapoladas.

Já o relatório de Estimativa por Job vai apresentar, além do cruzamento entre horas de trabalho estimadas e realizadas, as informações sobre o investimento em mídia, orçamentos, eventos e custo interno. Nesse documento, o iClips vai apresentar a variação entre o que foi estimado e o que foi realizado em cada um desses itens. Ao final do relatório, você terá a porcentagem de variação do valor da proposta, do valor da agência e da sua margem de lucro. É uma maneira de controlar a sua lucratividade e mensurar se ela está dentro do previsto, podendo adequar tanto a margem de lucro que você pretende ter em Jobs futuros, quanto a porcentagem de comissão que você negocia.

Com esses documentos, é possível controlar os investimentos dos seus clientes e ajustar os valores internos de uma maneira adequada aos interesses da Agência. Solicite uma senha de teste e veja você mesmo os benefícios do iClips.