Hellen Castro - Administração

Gerenciando Crises - Parte 01

2011-06-09T18:54:00.000-07:00

> Visão Geral

O que você faria?

Carlos era gerente de uma bem-sucedida cadeia de lojas de vendas a varejo. A empresa havia prosperado durante o ano anterior. As receitas estavam em alta e as margens de lucro, aumentando cada vez mais. Como os negócios andavam tão bem, Carlos ficou surpreso quando recebeu um memorando do vice-presidente da empresa pedindo-lhe para fazer um levantamento de previsão de crises. O que o vice-presidente queria dizer com levantamento de previsão de crises e por que Carlos deveria se preocupar com uma crise quando os negócios estavam indo tão bem? Carlos não tinha a menor idéia por onde começar. O que você faria?

O que você poderia fazer?

Carlos talvez devesse começar conversando com seus colegas que trabalham em diferentes áreas para melhor entender o que potencialmente pode dar errado em tempos difíceis. É importante fazer um levantamento de previsão de crises quando as coisas estão indo bem, para que você possa estar mais bem preparado, caso ocorra uma crise. Um dos primeiros passos na elaboração de um levantamento de previsão de crises é conversar com várias pessoas diferentes na sua empresa, para reunir diferentes perspectivas sobre o que poderia acontecer. A seguir, Carlos devia fazer a análise SWOT para determinar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da empresa para cada crise potencial.

Resumo

Esse tema contém informações sobre como:

Evitar uma crise por meio de planejamento
Estar preparado para gerenciar crises que você não pode evitar
Identificar uma crise e contê-la antes que ela se alastre ainda mais
Solucionar uma crise da forma mais eficaz
Aprender com crises anteriores
Cuidar de si próprio durante uma crise

Gerenciando Crises - Parte 02

2011-06-09T18:50:00.000-07:00

1 – O que é uma crise?

11 de setembro de 2001 - como uma crise foi evitada

O dia 11 de setembro foi, sem sombra de dúvida, a pior crise da história contemporânea norte-americana. Milhares de vidas se perderam no World Trade Center em Nova York, no Pentágono e no interior da Pensilvânia. O World Trade Center era a sede de várias das principais instituições financeiras nos Estados Unidos e por isso, além da terrível perda humana com a queda das duas torres, registros financeiros, computadores pessoais, servidores e discos de back-up – e todas as informações neles contidas – foram destruídos.

Então, o que aconteceu com todos os dados? Hipotecas? Informações de crédito? Dados de investimento?

Apenas 5% das empresas envolvidas no ataque não irão recuperar seus dados. Por quê? Porque, com o ataque às torres em 1993, a maioria das empresas do World Trade Center aprendeu a criar e a implementar planos de armazenamento de dados cruciais fora da sede. Em 11 de setembro de 2001, a maior parte dos dados armazenados no World Trade Center existia em duplicata em algum outro lugar.

2 – Definindo uma crise

Em termos simples, toda crise é uma mudança-repentina ou que se desenvolve lentamente que resulta em um problema urgente, que deve ser trabalhado imediatamente. Uma crise pode ocorrer de várias formas:

A descoberta de defeitos em um produto que podem causar risco de vida
Hackers de computadores desligam todo o sistema, impedindo o acesso de clientes
Uma forte geada destrói uma região de plantação de cítricos
Um ataque terrorista destrói vidas e propriedades
Um gerente-chave morre sem que haja um substituto imediato

Crises não representam o ciclo normal de altos e baixos de uma empresa, ou seja, problemas recorrentes que a empresa tem de enfrentar toda vez que assume riscos e explora novas oportunidades.

Crises são acontecimentos difíceis e dolorosos. Ainda assim, coisas boas surgem com essas experiências difíceis porque o aprendizado que se adquire ao lidar com crises contêm as sementes do sucesso para a prevenção e o gerenciamento de crises e, em alguns casos, até mesmo para a identificação de novas oportunidades.

Gerenciando Crises - Parte 03

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3 – Diferentes tipos de crises

Seria impossível listar todas as crises potenciais, mas entender algumas categorias principais pode ajudá-lo a identificar os tipos de crise que você e sua empresa precisam evitar (se possível), estar preparados para enfrentar e gerenciar da forma mais eficaz possível.

3.1 – Eventos naturais incontroláveis. Um evento natural de magnitude catastrófica pode ocorrer inesperadamente – seja terremoto, tufão, tornado, furacão, nevasca, enchente, incêndio ou algum outro desastre natural. Por exemplo, terremotos podem destruir edifícios, infra-estruturas e interromper as comunicações.

3.2 – Danos causados à saúde e desastres ambientais vinculados à empresa. Diferentes de eventos naturais, alguns danos causados à saúde e desastres ambientais, embora não necessariamente causados pela empresa, estão diretamente relacionados a ela. A empresa é responsável – ou vista como responsável – por lidar com tais desastres. Considere os seguintes exemplos:

Produtos adulterados por uma pessoa de fora da sua empresa que podem prejudicar os consumidores, afetando a imagem geral de seus produtos e a da empresa
Defeitos ou sérios problemas nos produtos, como pneus defeituosos ou comida contaminada, pelos quais sua empresa é responsável
Acidentes catastróficos que ocorrem sob a supervisão da empresa, como grandes derramamentos de óleo ou vazamento radioativo
Poluição ambiental não intencional causada por sua empresa em anos anteriores – por exemplo, lixo tóxico despejado em cursos d’água com efeitos prolongados e prejudiciais à fauna e à saúde humana

3.3 – Falhas tecnológicas. Todos sabem o que acontece quando o servidor de uma rede cai. Nessa era da informação, somos extraordinariamente dependentes da tecnologia para comunicar, armazenar informações, pesquisar, comprar e vender. Os negócios hoje em dia não poderiam funcionar sem tecnologia. A seguir, apresentamos alguns problemas tecnológicos comuns:

Perda de dados - A maior parte das empresas não possui planos de back-up de dados, a despeito de um estudo da Universidade do Texas, que mostra que apenas 6% das empresas que sofrem uma grande perda de dados vão sobreviver a essa crise.
Violação de segurança - Uma pesquisa realizada em 2001 pelo FBI e pelo Computer Security Institute revelou que 85% das grandes empresas e agências governamentais detectaram violação dos computadores no ano anterior. A maior parte dos ataques é externa, mas os ataques internos causam uma perda financeira ainda maior.
Tecnologia de comunicações - O site de um varejista fica fora do ar na época de maior movimento, atrasando pedidos e frustrando clientes e representantes de prestação de serviços. O site de uma equipe virtual fica fora do ar, tornando impossível cumprir um prazo final crucial. Um sistema inteiro de telefonia sai do ar fazendo com que ninguém na empresa possa originar ou receber chamadas, exceto nos telefones celulares. Todas estas são crises geradas por falhas tecnológicas.
Equipamentos obsoletos - Quando as pessoas trabalham com equipamentos antigos ou em redes de comunicações defeituosas, enfrentam uma série de crises menores e ininterruptas todos os dias-condições de trabalho ineficientes, dificuldades em cumprir prazos, perda de e-mails, frustração constante-que podem levar a uma crise maior quando os sistemas finalmente sofrerem um colapso.

3.4 – Economia e mercado. Com uma economia globalizada e a troca de informações em alta velocidade, os mercados e as economias mudam muito mais rapidamente do que mudavam há vinte anos. Essas forças podem mudar ou dar a impressão de que estão mudando muito rapidamente. Considere os seguintes exemplos:

Variações de mercado. Um aumento repentino ou uma queda inesperada nas vendas pode alterar a previsão de vendas, o desenvolvimento de produtos e a agenda de produção. Embora as variações normais de mercado possam dificultar a situação, uma grande instabilidade nos mercados resulta em crise.
Tendências. Uma mudança geral na demanda, geralmente em conseqüência da mudança de paradigma, deixa empresas retrógradas na poeira. O surgimento do computador pessoal é um excelente exemplo. Embora não tenha sido previsto, ele se tornou o novo paradigma. Empresas que acreditavam que só haveria mercado para a tecnologia do mainframe foram pegas desprevenidas.
Bolhas de investimento. Quer sejam do tipo tulipa ou ponto.com, os períodos de especulação desenfreada e o frenesi de investimentos levam as oportunidades empresariais a patamares ilusórios, até que as realidades econômicas fazem com que as bolhas se explodam. Para muitas pessoas, a redução instantânea de valor dos portfólios, das cadernetas de poupança, dos rendimentos de aposentadoria e das oportunidades de trabalho representaram uma crise.

3.5 – Relacionamentos. Qualquer empreendimento depende das pessoas, estejam elas dentro da empresa ou não – parceiros comerciais, fornecedores e clientes. O que uma empresa faz quando uma subempreiteira responsável pela segurança permite uma séria violação em um grande aeroporto, quando um fornecedor deixa de entregar suprimentos muito importantes, um funcionário é surpreendido desviando dinheiro da conta de um cliente, o parceiro é indiciado, ou um grande cliente vai à falência? Problemas de relacionamento, mesmo os de menor importância, como conflitos pessoais dentro de um grupo, podem levar a uma séria crise.

Todas as crises – sejam elas relacionadas a eventos incontroláveis, saúde, tecnologia, mudanças de mercado ou relacionamentos – têm o poder de afetar a reputação da empresa, seu resultado final, seus funcionários e, principalmente, sua habilidade em fazer negócios. Embora não haja uma fórmula simples para eliminar crises, seguir os seis estágios de gerenciamento de crise pode certamente fazer uma grande diferença para você lidar de forma bem-sucedida com as crises.

3.6 – Os seis estágios do gerenciamento de uma crise

Estágio 1: Evitando a crise

Estágio 2: Preparando-se para gerenciar a crise

Estágio 3: Identificando a crise

Estágio 4: Contendo a crise

Estágio 5: Solucionando a crise

Estágio 6: Aprendendo com a crise

Gerenciando Crises - Parte 04

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4 – Evitando a crise

4.1 – A silenciosa tarefa de evitar crises

Crises tratadas de forma inadequada, freqüentemente, atraem mais a atenção da mídia. Entretanto, não ouvimos com freqüência sobre crises que foram evitadas. Lembra-se do bug do milênio? Em 1º de janeiro de 2000, virtualmente, todos os computadores do mundo mudaram o calendário para o novo milênio sem dificuldades. Aqueles que esperavam enfrentar problemas ouviram apenas rumores sobre uma crise que havia sido evitada. As empresas trabalharam durante anos para resolver o problema do bug do milênio antes que ele acontecesse. E seus esforços foram recompensados.

É claro, gerentes de todos os níveis de uma organização intercedem e evitam crises menores todos os dias.

Um representante de vendas percebe que o nome de um cliente está escrito incorretamente em todas as páginas de uma grande proposta de vendas. O gerente destrói todas as cópias, faz as correções e vai até uma copiadora 24 horas, onde imprime as novas propostas, evitando, dessa forma, que a empresa perca um importante contrato.
Um gerente prevê um déficit no fluxo de caixa, toma providências para antecipar recebimentos e certifica-se de que uma linha de crédito está disponível no banco da empresa, caso o dinheiro em caixa efetivamente não venha a se realizar.
Ao ser informado de que um funcionário-chave está deixando a empresa, um gerente toma as medidas necessárias para encontrar um substituto em vez de deixar tudo para a última hora.

Todos esses gerentes estão ativamente envolvidos em evitar crises. É o trabalho deles.

4.2 – Faça um levantamento de crises potenciais

A maior parte dos gerentes já está sintonizada com possíveis e prováveis crises e toma medidas para evitá-las. Entretanto, você pode se tornar ainda mais eficaz preparando-se para crises, mesmo quando as coisas estão indo bem. O primeiro passo é fazer um levantamento de crises potenciais. Procure por coisas que estão dando errado agora ou que, potencialmente, podem dar errado no futuro.

Um levantamento de crises potenciais parece ser mais um item na sua longa lista de coisas para fazer, porém fazer uma análise das coisas que têm o potencial de dar errado não deve ser visto apenas como mais um item a ser espremido em seu dia, já todo tomado, mas como uma importante parte do planejamento de longo prazo da sua empresa ou do seu departamento.

Um levantamento de crises potenciais envolve as seguintes etapas:

1) Faça do planejamento para enfrentar crises parte do seu planejamento estratégico. Incorpore o levantamento de crises potenciais ao seu processo de planejamento estratégico geral. Quer você seja o administrador de seu próprio negócio ou de um departamento, você ainda tem de planejar estrategicamente visando ao futuro, e esse planejamento precisa incluir o planejamento para enfrentar crises.

2) Reúna-se e compartilhe idéias. Os pontos de vista das pessoas sobre crises potenciais com freqüência divergem enormemente. Nenhuma pessoa possui todas as informações de que uma empresa precisa. Você pode conseguir informações surpreendentes conversando com pessoas de outras áreas do seu departamento, da sua divisão ou empresa. Trabalhe com colegas do seu departamento e de outros para analisar a sua situação.

3) Faça a análise SWOT a partir da perspectiva de uma crise. Uma ferramenta muito útil para planejamento estratégico é a análise SWOT. Faça essa análise especificamente a partir da perspectiva da crise?Afinal de contas, em geral, as crises surgem de fraquezas internas ou ameaças externas.

Quais são as fraquezas internas da sua organização? Onde uma crise poderia ocorrer em seus procedimentos empresariais normais? Por exemplo, o seu quadro de funcionários está tão reduzido que se um deles sair você não poderia continuar com suas operações normais? Ou a sua infra-estrutura está obsoleta e remendada? Você está tendo problemas com o controle de qualidade, e isso poderia desagradar ou prejudicar o cliente?

Quais são as suas mais prováveis ameaças externas? Qual dessas ameaças poderia ser a mais nociva para a sua empresa? Os seus concorrentes poderiam lançar um produto radicalmente novo, tornando o seu obsoleto?

Observação: Freqüentemente, as pessoas se recusam a reconhecer a maior ameaça que paira sobre a empresa. Ignorando a realidade, qualquer ação construtiva que possa evitar ou diminuir o impacto do problema é deixado de lado. Por exemplo, se a sua empresa tem produzido com sucesso uma importante linha de produtos, mas o gerente se recusa a reconhecer um novo e inovador produto que, finalmente, tornará a sua linha de produtos obsoleta, é bem provável que a sua empresa não sobreviva.

Gerenciando Crises - Parte 05

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4) Concentre-se nas quatro principais áreas de crise. Para dividir o seu levantamento em segmentos gerenciáveis, concentre-se nas quatro principais áreas em que as crises tendem a ocorrer:

Desastres sanitários e ambientais. A saúde e a segurança dos funcionários, consumidores, do público em geral e do meio ambiente são de alta prioridade. Algumas das crises mais prejudiciais e preocupantes ocorrem quando o lucro ou a reputação são colocados acima da saúde e da segurança. Esse tipo de crise pode escalar rapidamente, passando de um pequeno problema para uma grande crise, principalmente quando pessoas de dentro da instituição tentam acobertar a crise, apontar outros culpados ou minimizar sua importância.
Falhas tecnológicas. Provavelmente, você tem uma boa noção das maiores falhas tecnológicas em sua empresa ou em seu departamento. Talvez seja o sistema telefônico, o servidor de rede ou a conexão com a internet. Falhas na tecnologia podem precipitar crises latentes se não forem solucionadas.
Economia e mercado. Tanto o poder exercido pela economia quanto as variações do mercado podem representar crises que escondem dentro de si grandes oportunidades disfarçadas?mas apenas se você estiver preparado. Caso contrário, uma variação inesperada do mercado pode ser prejudicial ou até mesmo devastadora.

Por exemplo, considere uma empresa ponto.com atuando no segmento de saúde e que está no auge da bolha de investimentos de empresas ponto.com. A equipe de desenvolvimento faz um vultoso investimento na criação do conteúdo que foi disponibilizado gratuitamente no site da empresa. Restaram poucos recursos ou dinheiro para desenvolver o site de assinaturas?a parte do site que foi realmente desenvolvida para gerar lucro. A empresa estava seguindo o modelo de outras empresas de desenvolvimento de sites na época?disponibilizando sem qualquer custo a maior parte do seu conteúdo. E a maior parte dessas empresas foi à falência – a derradeira crise empresarial! Por que isso aconteceu? A pequena empresa ponto.com teria falhado de qualquer forma, mas ao seguir o que todos estavam fazendo, sem questionar os princípios empresariais básicos, eles garantiram a falência. Ignoraram um fator importante – como gerar lucro assim que o capital de risco acabasse.

Relacionamentos. As pessoas são imprevisíveis. Considere a empresa de fastfood que patrocinou um quiz show com um prêmio de um milhão de dólares. Para imprimir e distribuir as peças do jogo, ela contratou uma empresa desconhecida que – durante um período de vários anos – burlou todos os resultados centralizando o dinheiro do prêmio para seus funcionários e amigos.

Clientes podem surpreendê-lo. Um exemplo disso é a agência de publicidade cujo cliente que figurava na lista da revista Fortune 500 simplesmente fechou suas portas. Houve um prejuízo de milhões de dólares.

Como gerente, você tem numerosos e diversificados relacionamentos. Esteja atento aos relacionamentos vulneráveis. Dê atenção especial àquele fornecedor, cliente ou gênio da informática que, ao se desligar da sua empresa, poderia arruiná-la.

Elabore sua lista de crise potencial. Ao fazer o levantamento de crises potenciais, faça a si mesmo duas perguntas básicas:

Qual a pior coisa que poderia dar errado?
Quais as principais crises ou as mais prováveis que poderiam acontecer?

É provável que você não consiga dar atenção a todos os problemas ou crises potenciais, mesmo porque, simplesmente, algumas crises nem chegarão a afetar a sua organização. Por exemplo, se a sua empresa não está localizada em uma área de terremotos, não coloque terremotos na sua lista de riscos de crise; ou, se você trabalha em uma firma de consultoria, não há por que se preocupar com uma possível greve de funcionários.

Reduza a lista de crises potenciais, concentrando-se naquelas que teriam o pior resultado, teriam a maior probabilidade de ocorrer e que afetariam o seu grupo.

5 – Preparando-se para gerenciar a crise

No que diz respeito a uma empresa, criar um plano de contingência significa tomar o máximo de decisões possível antes que a crise ocorra, de forma que suas energias possam ser canalizadas para lidar eficazmente com a crise quando ela realmente ocorrer. Muitas dessas tarefas podem ser facilmente executadas quando as coisas estão indo bem, mas, quando se está no meio de uma crise, isso se torna difícil e estressante.

No entanto, da mesma forma que um hospital toma providências para que seja instalado um gerador de emergência, caso haja corte de energia durante uma cirurgia, assim também você precisa de planos de apoio para o conjunto de crises que você identificou como aquelas que a sua empresa ou o seu departamento devem esperar e para as quais devem estar preparados.

5.1 – Identifique os riscos

Considere o caso de uma grande corretora de investimentos que atua apenas em um segmento ajudar investidores individuais a comprar e a vender ações. Quando o mercado de investimentos chegou ao seu auge, essa empresa fez transações altamente lucrativas. Utilizou seus lucros para expandir seus negócios, contratando mais pessoas e abrindo mais escritórios. Entretanto, quando a economia estagnou e os investidores individuais pararam de comprar, a empresa se viu privada de qualquer fonte de receita. Suas ações despencaram e ela foi forçada a fazer uma demissão em massa, afetando a todos na organização. Explorando outras fontes de receita e investindo apenas parte de seus lucros nessas oportunidades bem como questionando a todo o momento a sua taxa de crescimento a empresa talvez tivesse atenuado alguns efeitos do desastre. É claro que algumas coisas ficam claras quando fazemos uma retrospectiva, mas as lições importantes estão em toda parte.

Utilize os resultados do levantamento de crises potenciais como base para fazer um brainstorming das crises mais prováveis. Questione pressupostos básicos da sua empresa – tanto no que diz respeito ao presente quanto ao futuro. Quais são os pressupostos que talvez não sejam verdadeiros? Pergunte-se: O que aconteceria se as pessoas parassem de comprar nosso produto de maior vendagem? Ou o que aconteceria se a demanda pelo nosso produto fosse tão grande que não tivéssemos como entregar as encomendas? É importante fazer isso em grupo. Outras pessoas podem ter uma perspectiva valiosa sobre os pressupostos que estão bem arraigados em cada um dos participantes do grupo. Finalmente, pergunte: Qual impacto isso teria no nosso grupo?

Uma vez determinadas as crises que necessitam do seu planejamento, considere maneiras para minimizar esses riscos.

5.2 – Analise riscos potenciais

Juntamente com o grupo, analise cuidadosamente os custos envolvidos em cada um dos riscos que você identificou. Considere todas as coisas que podem dar errado e, se for necessário, avalie os custos envolvidos. Uma análise de risco avalia mais do que apenas custos em termos de dinheiro. Determine custos em termos de saúde e segurança pessoal, além de outros importantes fatores, como capacidade de atender às necessidades dos clientes, capacidade dos funcionários de comunicar e trabalhar eficazmente e a reputação da empresa.

Priorize os mais urgentes e lide com eles em primeiro lugar.

5.3 – Proponha um plano de prevenção e gerenciamento de contingências ou de crises. Depois de selecionar um cenário de questionamentos e analisar as possíveis conseqüências, faça um brainstorming dos tipos de decisões que você terá de tomar. Caso ocorra um desastre natural, talvez seja necessário evacuar os funcionários. Em segundo ou em terceiro lugar talvez os funcionários que trabalham em turnos devam ser notificados. Se houver qualquer dificuldade em transportar um produto até o mercado, talvez seja necessário contratar rapidamente funcionários extras, implantar métodos alternativos de transporte ou pode até ser que os próprios gerentes tenham de atender o telefone. Se for prevista uma greve iminente no setor de transportes, talvez você decida convocar um grupo de funcionários que dirigem minivans, fazer novas contratações e designar algumas pessoas para trabalhar em casa.

À medida que você prossegue com esse tipo de análise, comece a considerar quem deverá tomar essas decisões.

5.4 – Explore os possíveis efeitos colaterais do plano de prevenção e gerenciamento de crises. Determine até que ponto o seu plano é real por meio de um brainstorming dos prováveis efeitos colaterais.

Por exemplo, quando uma cadeia de oficinas mecânicas decidiu aumentar o seu faturamento, a gerência ofereceu aos mecânicos uma comissão sobre as vendas. Quanto mais serviços eles trouxessem para a empresa, maior seria o prêmio em dinheiro.

Infelizmente, alguns dos mecânicos começaram a recomendar consertos desnecessários. Os clientes reclamaram que estavam sendo lesados e a reputação da empresa caiu. Em um caso similar, determinada fábrica ofereceu prêmios a qualquer funcionário que retornasse produtos defeituosos, mas logo se descobriu que alguns funcionários estavam deliberadamente danificando os produtos para receber os prêmios. E quando uma pizzaria prometeu entregar “pizzas em 30 minutos ou a pizza é de graça”, os motoristas que passaram a dirigir com excesso de velocidade causaram acidentes.

Não há necessidade de prever todas as eventualidades, mas analisar os fatos com cuidado pode ajudar a evitar problemas.

6 – Crie uma equipe de gerenciamento de crises

O resultado da crise depende do desempenho das pessoas que vão tomar as decisões. Quanto mais bem preparadas elas estiverem, melhor vão lidar com a crise.

Determine quem em sua equipe vai

Ser responsável em lidar com cada aspecto da crise
Tomar que tipos de decisões
Notificar as pessoas responsáveis dentro da empresa
Notificar os funcionários, as agências governamentais, a mídia, e assim por diante
Decidir se os funcionários devem ficar em casa
Decidir evacuar um edifício
Decidir contratar pessoal temporário caso haja uma demanda inesperada de trabalho extra

Uma vez que essas decisões forem tomadas, certifique-se de que cada pessoa da equipe terá um substituto no caso de não estarem disponíveis.

Crie e distribua uma lista com todos os números de telefone, endereços de e-mail e formas de entrar em contato com membros-chave da equipe. Faça com que as pessoas coloquem a lista em seus computadores, na memória do telefone celular, em rádios transmissores e no escritório em casa... onde quer que qualquer pessoa da equipe talvez tenha de acessá-la.

6.1 – Crie uma rede de relacionamentos para ajudá-lo a lidar com a crise. Identifique as redes de relacionamentos formais e informais da organização. Quem são os membros-chave em quem você pode confiar durante uma crise? Certifique-se de estabelecer relacionamentos com quem você ainda não tem uma ligação mais estreita. Quando uma crise começa, é muito mais fácil lidar com ela se você já conhece todas as pessoas a quem recorrer.

Gerenciando Crises - Parte 06

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7 – Crie um plano de comunicação

Você precisa de um plano de comunicação que seja confiável. Crie listas contendo os nomes de todas as pessoas que deverão ser contactadas não apenas os membros da sua equipe e defina como contactá-las. Talvez seja necessário incluir todos os funcionários, fornecedores e clientes.

7.1 – Desenvolva um plano de demanda de recursos

Para cada crise em sua lista, considere que recursos serão necessários para gerenciá-la. Por exemplo, se você gerencia um projeto de pesquisa em uma indústria farmacêutica, talvez seja necessário estar pronto para enfrentar crises biológicas ou relacionadas à saúde. Se você está tentando desenvolver um nicho de mercado em um país em risco de guerra, seus funcionários podem estar realmente arriscando a vida. Nesses dois exemplos, os recursos necessários seriam muito diferentes, ou seja, desde um estoque de antídotos a um detalhado plano de fuga.

8 – Identificando a crise

O CEO de uma grande corporação foi alertado de que o presidente de uma de suas subsidiárias uma empresa cinematográfica foi acusado de desviar dinheiro e falsificar cheques. Entretanto, o CEO se recusava a acreditar que aquele presidente fosse capaz de cometer tais crimes. Ele ignorou o problema, mas isso de nada adiantou. Quando o CEO finalmente decidiu demitir o presidente, o carismático ladrão já havia conquistado a simpatia dos membros da diretoria. A diretoria insistia na permanência do presidente. A situação piorou quando os jornais começaram a publicar manchetes que mancharam o nome da empresa, da corporação e de todos os envolvidos inclusive do CEO. Foi uma crise terrível e dolorosa que poderia ter sido completamente evitada caso tivesse sido identificada como crise potencial e recebido atenção imediata. Assim como o CEO, muitos gerentes não querem enfrentar situações desagradáveis. Infelizmente, situações desagradáveis podem ser sinais de crise iminente.

8.1 – É uma crise?

Fique atento àquela voz dentro de você dizendo: Opa, tem alguma coisa errada! O CEO deve ter ficado muito perturbado quando descobriu que o presidente da empresa cinematográfica havia sido acusado de desvio de dinheiro. No entanto, ele racionalizou o evento dizendo a si mesmo que aquilo que ele acabara de ouvir era impossível.

Todos os dias gerentes ficam sabendo de muitos fatos e eventos perturbadores. Em vez de tentar ignorá-los, racionalizá-los ou minimizar sua importância, encare-os frontalmente.

8.2 – Caracterize o evento. Se você responder sim a qualquer uma das seguintes perguntas, você está, provavelmente, na iminência de se defrontar com uma crise:

O evento causou—ou tem o potencial de causar

Ferimentos em qualquer pessoa?
Uma ameaça à saúde ou à segurança de qualquer pessoa?
Uma ameaça ao meio ambiente?
Um colapso na capacidade da sua empresa de atender os clientes ou de realizar negócios?
Uma séria ameaça ao bem-estar e ao estado de espírito dos funcionários?
Uma perda de dados?
Um colapso na capacidade de comunicação de sua empresa?
Um dano potencial à reputação da sua empresa?
Um sério prejuízo financeiro?
Um processo jurídico contra a sua empresa ou alguém associado a ela (funcionário, subempreiteiro, parceiro)?

8.3 – Avalie o tamanho da crise. Assim que você discernir que está lidando com uma crise, é necessário determinar a área de alcance e a magnitude da crise. Reúna o máximo de informações possível.

Faça a você mesmo as seguintes perguntas:

Quantas pessoas estão envolvidas? Quem são elas?
Qual o tempo provável de duração da crise?
Alguma lei foi transgredida? Se a resposta for sim, quais leis?
Quem já está ciente da crise? O que essas pessoas sabem?
Quem precisa ser notificado?
Quais são os custos imediatos em termos de saúde, dinheiro e reputação?

8.4 – Auto-reflexão. Avalie como você vai gerenciar a situação. Você é do tipo de pessoa que tende a ser mais apático? Talvez você precise se interessar mais. Ou você tem a tendência de se envolver além do necessário? Talvez você precise se acalmar um pouco. Se houver tempo disponível, converse sobre o ocorrido com uma pessoa de sua confiança, a fim de avaliar a sua reação.

8.5 – Considere seus valores. O que é importante? Qual a coisa certa a fazer? Por exemplo, se um funcionário está transgredindo a lei e valendo-se da empresa para fazer isso, qual é a sua responsabilidade? Ou, se uma subempreiteira está se desfazendo ilegalmente do lixo tóxico da sua empresa, prejudicando o meio ambiente e possivelmente colocando vidas em perigo, e você suspeita que a empresa está fechando os olhos à situação, qual deve ser a sua postura? Em última análise, quem é o responsável quando produtos químicos cancerígenos são encontrados no reservatório de água de uma comunidade?

Gerenciando Crises - Parte 07

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9 – Como lidar com a crise?

Você sabe que tem diante de si uma crise. O que fazer? Você talvez precise lidar imediatamente com alguns aspectos da crise, mas você também precisa desenvolver um plano flexível para lidar com os efeitos de curto e longo prazos da crise.

9.1 – Organize uma equipe. Você precisa organizar a sua equipe de gerenciamento de crises o mais rápido possível. Dependendo da área de alcance, talvez seja necessário designar alguns membros da equipe para dar atenção exclusiva à crise. Se a crise for muito grande ou de duração muito longa, você talvez deva afastar a equipe de gerenciamento de crises de algumas ou de todas as suas tarefas rotineiras.

Caso você tenha um levantamento de crises potenciais, então os membros da sua equipe já estarão cientes de seus papéis e de como se comunicar uns com os outros.

9.2 – Consiga as informações necessárias. Durante a crise, você precisa de informações-chave, em tempo real, sobre o que está acontecendo. Você precisa fazer as perguntas certas para as pessoas certas. Trabalhe junto com a sua equipe para ter certeza de que as informações estão fluindo. Você também precisa filtrar as informações obtidas. Defina o que é relevante e o que não é, o que é importante e o que é trivial. É fácil se atrapalhar em um emaranhado de detalhes. Por isso, de vez em quando, dê um tempo e tente ver o quadro de forma mais ampla.

Nessa fase da crise, é importante ter por perto uma pessoa cujas reações refletem o comportamento geral—alguém em quem você pode confiar para ajudá-lo a discutir idéias, informações e decisões.

10 – Contendo a crise

Quando uma crise realmente se instala, a primeira coisa que você deve fazer é contê-la. Seu objetivo é tomar medidas imediatas parar estancar a hemorragia . Você tem de ser rápido ao tomar decisões. Suba no palco. Sua presença física é importante porque faz com que todos na sua empresa saibam que você se importa com o que está acontecendo. Além disso, cabe-lhe comunicar informações cruciais a pessoas-chave.

Por exemplo, quando uma importante rede de televisão acusou uma cadeia de supermercados de vender carne estragada, o valor das ações do supermercado despencou. Entretanto, a equipe de gerenciamento reagiu prontamente. Os fatos foram obtidos não apenas ouvindo as notícias veiculadas pela mídia e atentando para a reação dos acionistas, mas também ouvindo o que os seus próprios funcionários tinham a dizer e trabalhando junto com eles.

Eles interromperam imediatamente a prática de vender carne não muito fresca e mandaram instalar janelas bem amplas nas áreas de preparação da carne, de modo que o público pudesse observar a carne sendo embalada. Os funcionários passaram a receber mais treinamento, o público foi convidado a visitar as instalações e foram oferecidos descontos aos clientes para atraí-los de volta às lojas. Finalmente, a empresa recebeu uma excelente pontuação da vigilância sanitária, e as vendas voltaram ao normal.

Seja decisivo e compassivo

Quando uma chuva torrencial inundou determinada área de um prédio, a água destruiu computadores, carpetes, registros escritos e o local de trabalho de dez funcionários. Na manhã seguinte, o gerente se dirigiu para o local a fim de ajudar os funcionários e coordenar imediatamente o trabalho de limpeza. Mais tarde, após a limpeza, os funcionários começaram a ter problemas com a respiração e a sentir dores de cabeça. Embora o carpete tivesse sido limpo, ficou constatado que, provavelmente, estava todo mofado. Em vez de tentar limpar o carpete novamente ou esperar pela aprovação de uma verba, o gerente imediatamente ordenou que todo o carpete daquela área fosse removido e substituído.

Tome decisões. Esse gerente demonstrou duas qualidades essenciais necessárias em uma crise – determinação e compaixão. Em primeiro lugar, sua presença no local do incidente demonstrou que tanto ele quanto a empresa se importavam com a situação. Mais tarde, sua determinação em substituir o carpete contaminado demonstrou que a saúde dos funcionários era vista como prioridade.

Nem sempre é fácil ser uma pessoa determinada, mas isso é fundamental. É muito comum você ter de agir com base em informações escassas ou inexatas. Mesmo que não haja um planejamento exeqüível para lidar com contingências, ou diretrizes específicas para aquela situação ou ainda pessoas em quem confiar, ainda assim você sempre terá a sua consciência. Pergunte-se a si mesmo: Qual é a coisa certa a fazer? E, então, faça, esperando ser esta a decisão correta.

Mostre aos seus funcionários que você é uma pessoa sensível. A compaixão é parte da cultura de muitas organizações e especialmente recompensada nessas culturas. Mas nem sempre. Algumas empresas se orgulham de possuir uma cultura rigorosa e competitiva. No entanto, um gerente ainda tem o poder de determinar os padrões comportamentais da sua própria divisão. Nenhum gerente – independentemente da cultura corporativa – deve abandonar a compaixão e a sensibilidade, principalmente durante uma crise.

Vá a público

Qualquer pessoa que estiver lidando com uma crise terá de se comunicar com outras pessoas. Essas pessoas podem ser o público em geral, seus representantes diretos, fornecedores e clientes. De qualquer forma, você terá de comunicar à sua equipe como a crise vai afetá-la e o que será preciso fazer. Tanto aquilo que você vai dizer quanto a maneira como você vai se comunicar serão de fundamental importância. Você está gerenciando as percepções de pessoas cujas reações podem afetar drasticamente os acontecimentos. A maneira como você se comunica pode precipitar comportamentos que podem piorar ou melhorar a crise. Uma crise, por definição, representa más notícias. Lidar com a dor e a raiva o mais cedo possível pode evitar problemas muito piores mais tarde. O seu objetivo é conter a crise geral e não tentar amenizar a situação atual.

Espere boatos e informações falsas. Durante uma crise, as pessoas querem informações – verdadeiras ou não. Utilize o seu plano de comunicação como parte do planejamento de prevenção e gerenciamento de crises para abordar e pôr fim à enxurrada de informações falsas.

Notifique pessoas-chave. Informe a todas as pessoas que precisam tomar conhecimento do ocorrido – gerentes da empresa, clientes, funcionários, fornecedores, autoridades governamentais – o mais rapidamente que puder, se possível, em um prazo de duas horas. Se você criou um plano de comunicação ou uma lista de números de telefones importantes, agora é a hora de utilizá-los.

Apegue-se aos fatos. Quer você esteja conversando com colegas de trabalho, autoridades ou com a mídia, transmita a sua mensagem de forma clara e honesta.

Evite as seguintes mensagens muito comuns, mas inapropriadas:

Sem comentários.
Ainda não nos inteiramos da reclamação.
Houve uma falha.

Como Warren Buffet deixou claro em sua citação, transmita todos os fatos que são do seu conhecimento. Você não é obrigado a especular ou a encobrir a situação, uma vez que mentir e especular só servem para manchar a sua credibilidade e a da sua empresa, caso fique comprovado que você estava errado.

Comunique todas as más notícias de uma só vez. É como retirar um band-aid da pele. Doe na hora, mas logo a dor passa.

Comunique-se de forma honesta. Se você não se comunicar de forma honesta e franca, é bem provável que você venha a se confrontar com diversos perigos.

As pessoas vão pensar que você está escondendo alguma coisa e vão ficar ressentidas. Elas vão continuar investigando e, quando descobrirem o que está acontecendo, colocarão a culpa em você.
As pessoas não podem agir eficazmente a não ser que estejam tão bem informadas quanto você.
As pessoas não estarão completamente do seu lado se elas não entenderem o problema. Você precisa do máximo de apoio possível!

Gerenciando Crises - Parte 08

2011-06-09T18:43:00.001-07:00

11. Solucionando a crise

Geralmente, uma crise requer decisões rápidas e seguras. Mas como é possível tomar boas decisões quando os eventos acontecem em rápida sucessão, quando tudo está tumultuado e é difícil discernir o que é importante e o que não é? Como você pode permanecer na direção certa?

Esteja consciente dos efeitos do estresse

Em geral, três emoções podem ser combinadas para gerar o estresse que você sente durante uma crise:

Medo do desastre
Antecipar um resultado potencialmente positivo
Ansiar pelo fim da crise

Sob estresse você se sente pressionado a tomar uma decisão. Entretanto, a pressão pode levá-lo a um estado de pânico por meio do qual você toma decisões somente para caracterizar que está fazendo alguma coisa. Entretanto, na realidade, você está dispersando energia e recursos e essa energia é a sua fonte de força. Utilize o poder do estresse positivo para lidar com a crise como um líder confiante.

Evite o estresse nocivo ao expressar seus sentimentos. Em geral, as pessoas costumam reagir a esses sentimentos naturais e conflitantes de medo, esperança e desespero de tal forma que acabam agravando a crise, em vez de atenuá-la.

Certifique-se de evitar as seguintes reações comuns, porém ineficazes e freqüentemente prejudiciais:

Berrar e gritar diante da dúvida. O barulho pode dar a impressão de que o gerente está fazendo alguma coisa, mas é um desperdício de energia que não ajuda a restringir a situação de crise.
Enfiar a cabeça em um buraco. De vez em quando, a pressão para fazer alguma coisa é tão estressante que o gerente entra em estado de paralisia e, simplesmente, não consegue tomar qualquer decisão.

O papel do líder

Quer você esteja atuando como CEO de uma grande corporação ou como supervisor de um departamento, um líder eficaz consegue descobrir o mais rápido possível qual é o verdadeiro problema. Quando surge uma crise, a maior parte da onda de informações não é confiável. Cabe a você descobrir e enfrentar a verdade, fazendo perguntas às pessoas certas, dando crédito às vozes mais confiáveis e indo aos lugares certos.

Durante uma crise, o líder se destaca por

Enfrentar a crise transformando medo em ação positiva.
Permanecer alerta observando os novos desenvolvimentos e identificando a importância das novas informações.
Manter o foco nas prioridades—assegurando-se de que, em primeiro lugar, as pessoas precisam estar seguras para depois avaliar o que precisa ser feito com mais urgência.
Definir o que está sob o seu controle e tomar atitudes pertinentes, à medida que ignora aquilo que está fora do seu controle.

Aja. Uma vez entendido o problema, é provável que você tenha disponível apenas algumas opções realistas. Se você tiver feito um planejamento para lidar com crises, então o execute.

Trabalhe em equipe. Um líder tem o poder de reunir pessoas para trabalhar como equipe. Se as pessoas sabem que você é quem está no comando, elas vão se sujeitar à sua liderança.

Por exemplo, quando uma empresa varejista lançou seu catálogo de Natal com uma promoção de inúmeros produtos personalizados—bolsas com monogramas, agasalhos, etc., ela ficou surpresa com resultado positivo de sua campanha. Suas linhas telefônicas ficaram congestionadas desde o momento do lançamento do catálogo em outubro. A empresa contratou funcionários temporários para trabalhar no atendimento telefônico, mas ainda assim houve um grande desafio: personalizar e despachar os produtos. O Natal estava se aproximando, e o chefe da expedição reconheceu que, se não conseguissem despachar tudo antes do Natal, talvez não teriam um próximo Natal.

De modo que o CEO enviou uma circular solicitando ajuda e, com isso, conseguiu recrutar gerentes e pessoal administrativo para trabalhar no depósito durante a noite – após o expediente. Desde gerentes até funcionários comuns, todos trabalharam juntos por seis longas e extenuantes semanas. Trabalhando em equipe, toda a empresa conseguiu, finalmente, desfrutar de um sucesso surpreendente, registrando um crescimento de 80 naquele ano. O que poderia ter resultado em crise e fracasso acabou se transformando em sucesso, graças ao trabalho em equipe.

Evite colocar a culpa em outras pessoas. À medida que a crise se torna mais intensa, aumenta a tendência de querer culpar outras pessoas. Certamente, um erro grave ou a incompetência de um membro da equipe pode ter causado a crise ou, talvez, a esteja perpetuando. No entanto, durante o calor da crise, é contraproducente tentar encontrar um bode expiatório. Mantenha seu pessoal focado em lidar com a crise, não em culpar outras pessoas.

Mais tarde, depois de ter passado a crise, aí, sim, caberá a você analisar se a pessoa deve ser repreendida de alguma forma ou não. Entretanto, mantenha em mente que a constante procura por falhas reduz o moral e reprime a criatividade e o comprometimento de que você precisa para solucionar o problema. Crie um ambiente no qual as pessoas se concentram no que precisa ser feito, e não na pessoa que cometeu o erro.

Faça o que precisa ser feito. Regras, políticas, estruturas, procedimentos e orçamentos foram criados para manter a ordem e proporcionar um processo produtivo no curso normal da atividade empresarial. Entretanto, a maior parte das regras não foi criada com uma crise em mente. Faça o que que precisa ser feito e não se preocupe com as regras!

Aprendendo com a crise

Quando você superar uma crise, não tente, simplesmente, se esquecer dela. Em vez disso, aproveite a oportunidade para aprender com a experiência e faça mudanças para evitar ou estar preparado para uma crise semelhante.

Engenheiros usam terremotos como experiência de aprendizado para planejar estradas, pontes e edifícios mais resistentes. Utilizam enchentes de grandes proporções para determinar a melhor maneira de as pessoas se adaptarem (construindo diques ou represas) ou cederem (saindo de uma região de inundações) ao poder da natureza.

Uma organização também pode fazer um levantamento pós-crise para aprender e até mesmo lucrar com o evento.

Por exemplo, quando as pessoas da empresa mencionada anteriormente fizeram horas extras para atender a um grande volume de encomendas que elas não esperavam receber, lidaram de forma bem-sucedida com a crise imediata. Entretanto, operar constantemente sob crise é uma forma ineficaz de trabalho regular (embora algumas empresas não pareçam pensar dessa forma). Uma crise cobra o seu preço em termos de estado de espírito, movimento de vendas e a saúde de todos, principalmente a do gerente. Depois do alvoroço na empresa já citada, todos receberam bônus expressivos e férias extras. Em seguida, a gerência tomou providências para fazer um planejamento para o ano seguinte, de modo que a empresa estivesse preparada para atender a uma grande demanda sem necessidade de pressionar tanto assim os funcionários.

Faça uma avaliação de como a crise foi trabalhada

Planeje fazer uma avaliação da crise logo depois do evento para que as pessoas consigam se lembrar de detalhes, mas somente depois de ter passado tempo suficiente para que elas se recuperem do choque emocional.

Analise a crise do início ao fim. Analise meticulosamente ações, suposições e fatores externos que precipitaram a crise. Faça a você mesmo as seguintes perguntas:

Com o conhecimento que tínhamos no momento do evento, a crise poderia ter sido evitada? Como?
Em que ponto percebeu que estávamos em crise? Poderíamos ter reconhecido os sinais mais cedo?
Quais os sinais de aviso que ignoramos?
Quais os sinais de aviso aos quais estávamos mais atentos?
Quais foram os primeiros sinais? Por que eles representaram o momento crucial?
O que fizemos certo? O que poderíamos ter feito melhor?
Quais foram os pontos de estresse no sistema que falhou?

Olhe para o futuro e planeje com antecedência

Sabendo o que você sabe agora, como evitar que o mesmo tipo de crise ocorra novamente? Crie um plano para que você aprenda com o que você sabe.

Consiga informações de todas as pessoas. Você precisa conseguir informações de todas as pessoas, mas dê atenção especial aos especialistas nas áreas mais importantes. Se a crise foi tecnológica, então ouça o que os especialistas em computadores, o grupo da tecnologia da informação e os engenheiros de rede têm a dizer. Se a crise teve o caráter de relacionamento um fornecedor importante corta seu suprimento de mercadorias converse com seus compradores, mas depois vá a campo e descubra o que aconteceu e por quê.

Por exemplo, a gerência da empresa que vende seus produtos por meio de catálogos ouviu seus funcionários e consultores externos. Os consultores analisaram o fluxo de trabalho, o acúmulo de trabalho e a tecnologia. Todas as pessoas da empresa que trabalharam no depósito para ajudar superar a crise agora entendiam, em primeira mão, como a empresa era administrada. Todos aprenderam muito com a experiência. O CEO estabeleceu um sistema para estudar o conhecimento cumulativo de todas as pessoas na empresa. Foi implementado um programa de sugestões e muitas delas foram colocadas em prática. Um prêmio de 100 dólares era dado a cada trimestre para o funcionário que tivesse a melhor idéia.

Incorpore idéias e informações durante seu próximo planejamento estratégico. Você já fez o seu primeiro levantamento de crises potenciais, agora você possui muito mais conhecimento para aprimorar o levantamento revisado e o plano de prevenção de crises.

Avalie os resultados

Avalie os resultados das mudanças que você fez durante a crise. Como as mudanças estão funcionando? Elas vão, realmente, conseguir reduzir o impacto negativo de uma próxima crise?

Por exemplo, como resultado de uma análise abrangente e muito planejamento, a empresa que estamos estudando ficou mais bem preparada para uma próxima eventualidade. Algumas das realizações e aprimoramentos gerados pela análise incluíram:

Problema detectado	Ação adotada
O sistema de TI estava obsoleto e era incapaz de lidar com o grande volume de negócios.	O sistema foi replanejado e revisado. O departamento que antes era uma das menores divisões da empresa passou a ser um dos maiores.
Havia muitas cores para os itens personalizados, o que causava atrasos no processamento das encomendas.	A oferta de cores disponíveis foi reduzida e simplificada.

A maior parte das encomendas se concentrava em um período de três meses, enquanto no restante do ano o movimento era lento.	Mais catálogos foram lançados ao longo do ano.

Muitos compradores fizeram as encomendas no último minuto, criando uma enorme demanda de recursos de uma só vez.	Para estender a freqüência da demanda, ofereceram-se incentivos que encorajavam os clientes a fazer suas encomendas antes do início dos feriados.

Muitos catálogos eram lançados de uma só vez.	Foram analisadas a publicação dos catálogos e a capacidade de atendimento, de forma que os sistemas pudessem estar sempre disponíveis para atender à demanda.

12. Autogerenciamento durante a crise

Gerentes podem se mostrar verdadeiros líderes durante uma crise. Como os líderes se gerenciam durante uma crise? Como lidam com suas incertezas e seus medos? Utilizam a energia proveniente de seus sentimentos para enfrentar a crise e lidar com ela da forma mais eficaz possível.

Lidando com uma crise de curto-prazo

Se a crise irrompe e termina rapidamente, então tente os passos simples mencionados a seguir, a fim de manter o seu equilíbrio emocional.

Pare. Assim que você sentir o primeiro ataque de ansiedade tomando conta da sua mente, diga a si mesmo: Pare! Diga Pare! em voz alta. Repita a mensagem mais duas ou três vezes. Para enfrentar uma crise, sua mente precisa estar limpa, se possível, totalmente livre de ansiedade, estresse nocivo e medo. Dessa forma, reconhecendo esses sentimentos e repelindo-os verbalmente, você pode impedi-los de controlar sua mente e suas ações.
Respire. Respire fundo. Prenda a respiração por oito segundos e, então, expire lentamente. Assim como a palavra pare bloqueia os pensamentos negativos da sua mente, respirar fundo supera a tendência, induzida pelo estresse, de prender a respiração.
Reflita. Ao interromper o padrão de estresse negativo e recuperar suas energias por meio do exercício de respiração, você pode agora se concentrar no verdadeiro problema – a crise com a qual você se defronta. Ao refletir sobre sua reação ao estresse, você pode começar a distinguir os diferentes níveis de pensamento e separar as reações de estresse racionais das irracionais. Você pode observar a situação real de forma mais calma e realista, distinguindo-a das distorções dos seus pensamentos influenciados pela ansiedade.
Faça uma escolha. Finalmente, com toda a sua atenção voltada para a situação real, você pode agora encontrar soluções reais, seguir o planejamento de prevenção e gerenciamento de crises desenvolvido pelo seu grupo e dar detida atenção às necessidades das pessoas que você lidera.

13. Lidando com uma crise de longo prazo

Você talvez tenha de lidar com outro tipo de crise – aquele que começa lentamente, como uma pequena chama, e de repente irrompe em uma explosão de problemas. Por exemplo, crises financeiras normalmente começam com pequenos problemas com as contas a receber ou, talvez, com flutuações de fluxo de caixa que aumentam a incapacidade da empresa de obter empréstimos e cobrir despesas básicas. Talvez você perceba a crise emergindo por várias semanas ou meses, mas, ainda assim, sente-se incapaz de interromper a propagação do problema.

Neste caso, quando você estiver lidando com uma situação estressante já por muito tempo, cuidar de si mesmo torna-se ainda mais importante. Um estresse prolongado pode ser nocivo e prejudicial à sua saúde.

Cuidar de si mesmo lhe dá a energia e o vigor para lidar com o impacto da crise. Assim, mesmo que você se sinta cercado pela crise crescente, lembre-se de

Conversar com as pessoas – não se isole
Dormir o suficiente
Exercitar-se regularmente
Ter uma dieta equilibrada
Evitar álcool, cafeína ou açúcar
Descansar sempre que puder
Até onde for possível, ver tudo com bom humor

Gerenciando Crises - Perguntas Frequentes

2011-06-09T18:40:00.001-07:00

O que acontece se meu chefe quiser encobrir um problema?

Em primeiro lugar, converse com seu chefe. Se isso não funcionar, consiga um novo emprego ou abra o jogo, ou as duas coisas. Se o seu chefe está tentando encobrir um problema, então você vai se tornar parte do embuste ou dar a impressão de que faz parte dele. Você pode até se tornar o bode expiatório. Em qualquer dos casos, sua reputação vai ser prejudicada e você sofrerá sérias conseqüências. Revele o embuste e/ou saia fora.

Devo revelar possíveis problemas (ao público, ao meu chefe, aos meus colegas) mesmo que eu não tenha certeza de que são problemas reais ou de que talvez exista a possibilidade de que podem ser evitados no geral?

Em geral, o melhor é revelar até mesmo problemas potenciais. Embora ninguém goste de dar alarme falso, é muito pior surpreender as pessoas quando o problema se torna realmente sério. Além disso, quando os problemas são revelados, sua empresa talvez seja capaz de encontrar uma forma de evitá-los.

E se eu chegar a descobrir que um funcionário capaz e leal violou a lei, achando que com isso estaria ajudando a empresa?

A violação deve ser imediatamente revelada, pelo menos ao departamento jurídico e, geralmente, às autoridades. A empresa pode conceder ao funcionário uma boa assistência jurídica externa, mas nunca deve fechar os olhos a qualquer forma de violação da lei, não importa quão bem-intencionado o funcionário estava.

Como devo lidar com boatos que estão prejudicando o moral da empresa?

A única forma de acabar com boatos é expondo a verdade. É importante que a gerência seja muito justa e que rapidamente disponibilize informações verdadeiras aos funcionários e a outras pessoas. Isso pode ser feito por meio de Web sites, telefonemas, mensagens gravadas, memorandos, etc.

Como posso cumprir minhas responsabilidades normais e, ao mesmo tempo, combater uma crise?

Isso talvez não seja possível. Em tempos de verdadeira crise, é melhor você focar sua atenção na solução da crise e delegar a responsabilidade pelas suas tarefas diárias a outra pessoa capaz.

Ao gerenciar uma crise, eu simplesmente talvez não tenha tempo para me empenhar arduamente em comunicar-me com todas as pessoas que desejam saber o que está acontecendo. Como posso lidar com isso?

Consiga tempo! É imprescindível que você se comunique para resolver problemas. A melhor forma de se comunicar é ter uma conversa pessoal com a pessoa responsável.

No meio de uma crise, devo jogar fora registros que possam indicar como os erros foram cometidos?

É evidente que este é um assunto jurídico e existem leis que regulamentam a destruição de documentos. No entanto, com base em uma visão gerencial ampla, nunca é aconselhável destruir documentos relevantes relacionados à crise, mesmo muito tempo depois de a crise ter sido solucionada. Em resumo, cumpra a lei, e, se você errar, que seja por não destruir documentos relevantes.

Se eu for convocado a falar à imprensa, devo evitar gravar entrevista?

Em geral, é uma prática infeliz evitar gravar entrevistas. Em primeiro lugar, se você não quer que as suas declarações sejam levadas a público, o mais certo é você não fazer qualquer declaração. Em raras ocasiões, talvez seja útil fornecer algumas informações essenciais, mas isso deve ser feito apenas em circunstâncias excepcionais.

No que diz respeito à crise, caso eu tenha informações importantes a revelar, a quem devo contar primeiro: à imprensa, aos funcionários, aos acionistas ou ao público?

Tudo deve ser dito ao mesmo tempo. Em primeiro lugar, nessa era moderna as informações viajam à velocidade da luz...literalmente falando. Mesmo que cada uma dessas pessoas seja extremamente importante e tenha o direito de saber o que está acontecendo, a única solução prática é informar a todos ao mesmo tempo.

Se eu estiver liderando uma equipe geograficamente dispersa, devo recorrer aos recursos de comunicação e de apoio do pessoal da sede da empresa, ou devo dirigir-me ao local da crise?

A resposta a esta pergunta, obviamente, depende das circunstâncias, mas geralmente é melhor estar no local da crise. Pode ser que a pessoa prefira vir acompanhada de membros-chave da equipe, ao mesmo tempo que as comunicações hoje em dia podem ser estabelecidas muito rapidamente.

Devo dizer em público que o resultado final de determinada situação pode ser terrível?

Nenhum líder eficaz pode ser pessimista. Da mesma forma, um bom líder deve ser uma pessoa realista. A maioria das pessoas, principalmente os funcionários, prefere saber a extensão total das possibilidades razoáveis do que ser surpreendido por um resultado extremamente negativo. Adotando essa estratégia de sinceridade total, sempre existe a possibilidade de haver boas notícias algo que é sempre bem-vindo em tempos de crise.

Se uma pessoa-chave não está tendo um bom desempenho no meio de uma crise, ela deve ser substituída?

Mexer no time em meio a uma crise não é uma atitude desejável e, se possível, deve ser evitada. Mudanças no quadro de funcionários são melhores gerenciadas quando a situação está sob controle. Entretanto, se a pessoa simplesmente não está executando suas tarefas, então não há outra alternativa senão efetuar a mudança.

Sou obrigado a seguir os conselhos do meu advogado, caso eu não concorde com ele?

Esta é uma pergunta difícil. Se o conselho estiver relacionado à possibilidade de haver uma violação da lei, seria prudente seguir os conselhos do advogado ou pelo menos procurar uma opinião imparcial. Nos casos que não envolvam as leis (por exemplo, uma situação envolvendo possível dívida financeira), normalmente o objetivo de um advogado é evitar que as jurisprudências sejam atropeladas.

A responsabilidade da gerência é muito mais ampla. Um gerente tem de considerar quaisquer resultados que possam prejudicar a empresa especialmente os que podem afetar a reputação da empresa. Na maioria dos casos, durante uma crise, quando chegar o momento da tomada de decisões, a pessoa deve considerar cuidadosamente a opinião do departamento jurídico, mas considerá-la apenas como mais uma entre tantas outras informações a serem analisadas.

Devo admitir publicamente o erro?

Se houve erro, a resposta a esta pergunta normalmente seria sim. Existem, é claro, implicações legais para tal atitude que devem ser cuidadosamente analisadas. A longo prazo, entretanto, se erros foram cometidos, é melhor admiti-los – pela simples razão de que eles quase que inevitavelmente virão à tona a qualquer tempo.

Em tempos de crise, o porta-voz da empresa deve atuar como chefe de relações públicas?

Caso a corporação esteja sofrendo os efeitos de uma crise real, o porta-voz deve ser o CEO. Apenas a pessoa mais experiente pode ser amplamente reconhecida como autoridade para falar em nome de toda a organização. No que diz respeito às crises que afetam apenas uma parte específica da corporação, é bem provável que o chefe de relações públicas deva ser o porta-voz.

Gerenciando Crises - Passos

2011-06-09T18:39:00.001-07:00

Passos para fazer um levantamento de crises potenciais

Selecione uma equipe de gerenciamento de crise.

Tenha como perspectiva formar uma equipe de gerenciamento de crise diversificada. É bem provável que as pessoas na sua empresa tenham idéias bem divergentes no que diz respeito a crises potenciais. É possível que as resposta dadas por um grupo de contadores não sejam as mesmas de um grupo de relações públicas.

Caso você não tenha muita escolha em sua divisão (por exemplo, todos os funcionários são representantes de venda), talvez você decida convidar para fazer parte da equipe pessoas de outra divisão que, por serem de fora, terão outra perspectiva. Podem ser pessoas de divisões com as quais você trabalha regularmente – o departamento de vendas pode precisar de alguém da divisão de marketing e de alguém da divisão de tecnologia da informação para fazerem parte de uma equipe, ou o departamento de compras talvez queira convidar um representante da divisão de expedição e entrada de mercadorias. Você pode até mesmo convidar uma pessoa de fora, como um fornecedor ou um cliente-chave. Afinal de contas, a prevenção de uma crise é tanto do interesse deles quanto seu.

Organize uma reunião de brainstorming.

Reúna seu grupo com o único propósito de realizar brainstormings de crises potenciais que possam estar ameaçando a sua organização. Compartilhar informações e pontos de vista vai ajudar os membros do grupo a se concentrarem nos problemas e a encontrarem melhores soluções. Os resultados serão muito mais conscientes, focados e construtivos.

Mantenha a equipe focada nas quatro categorias de crise.

Muitas pessoas podem ter suas próprias idéias sobre crises potenciais, mas você pode abrir a mente dessas pessoas, pedindo-lhes que considerem as seguintes quatro categorias:

Desastres sanitários e ambientais
Falhas tecnológicas
Economia e mercado
Relacionamentos

Você pode introduzir esse conceito durante a reunião ou pedir aos membros que pensem sobre essas coisas antes da reunião e venham preparados com idéias

Identifique as crises de maior interesse.

Faça com que a sua equipe de gerenciamento de crise identifique as crises potenciais com maior probabilidade de acontecer e que causariam os resultados mais negativos.

Uma vez que, provavelmente, você não pode predizer todas as crises que poderiam ocorrer, limite-se às crises de maior preocupação para a sua organização.

Avalie os esforços atuais para evitar crises.

Examine a forma como você evita as crises, reage diante delas e aprende com elas. Considere

A forma como você analisa as crises passadas e as crises recentes. Se você lida com crises e aprende com elas de forma positiva, você possui uma boa base para construir
De que forma estão organizados sistemas como estruturas formais de relatórios, redes informais de comunicação e descrições de cargos, de tal forma que possam contribuir para agravar ou conter a crise
Planos e sistemas de prevenção já estabelecidos para detectar e evitar crises
Planos de comunicação de crises já em vigor ou que precisam ser desenvolvidos
No que diz respeito a evitar uma crise, quem está envolvido nela ou quem é a pessoa responsável por ela

Passos para desenvolver um planejamento para evitar ou lidar com uma crise

Identifique os gargalos e os pontos falhos.

Quais os fatores que poderiam agravar uma crise? Falta de pessoal? Nenhum plano de evacuação? Tecnologia? Aspectos climáticos? Falta de dinheiro? Falta de conhecimento? Analise os pontos falhos e gargalos e então determine como lidar com eles.

Crie um plano de demanda de recursos.

Dependendo do tipo de crise, leve em consideração o que poderá ser necessário para solucioná-la e, então, providencie que esses recursos estejam disponíveis quando forem solicitados. Por exemplo, funcionários que viajam para regiões perigosas do mundo podem precisar de acesso rápido a dinheiro. Determine os recursos necessários, como você irá obtê-los e quem vai ser responsável por eles.

Crie um plano de comunicação.

Decida quem deverá ser informado sobre a crise – incluindo pessoas internas e externas. A seguir, desenvolva um plano de comunicação para que cada pessoa-chave seja informada quando necessário. O plano de comunicação pode ser simples como uma lista de contatos de emergência ou um diagrama de comunicação mais complexo especificando o fluxo de mensagens.

Distribua planos de demanda de recursos e comunicação.

Certifique-se de que todas as pessoas-chave tenham e entendam os planos de demanda de recursos e comunicação. Convoque uma reunião para revisar os planos e reveja o papel de cada pessoa durante uma emergência. Um treinamento simulado de crise pode até ser executado para analisar se os planos vão realmente funcionar.

Gerenciando Crises - Dicas

2011-06-09T18:38:00.000-07:00

Dicas para evitar crises

	Evite falhas tecnológicas mantendo os computadores e outros sistemas atualizados, e assim que surgir um problema tente descobrir rapidamente a causa.
	Evite problemas trabalhistas durante períodos de trabalho excessivo, programando renovações de contratos e negociações, tendo em mente determinadas épocas do ano durante as quais há uma queda no movimento.
	Evite crises negociando e confrontando problemas antes que eles se agravem.
	Evite crises de transição tendo um plano transparente para que pessoas qualificadas possam substituir funcionários-chave caso estes fiquem, subitamente, impossibilitados de executar as suas funções.
	Evite complicações legais desencorajando atitudes do tipo faça isso a qualquer custo.
	Não financie inteiramente projetos de desenvolvimento, desde o seu início, evitando, com isso, crises financeiras progressivas.

Dicas para evitar uma crise de projeto

	Não inicie um projeto, a menos que os fundos estejam completamente disponíveis.
	Tente dar um passo de cada vez.
	Financie um programa com marcos de desempenho definidos. Evite financiar um programa com base em parcelas mensais ou anuais.
	Lembre-se de que as metas e os objetivos principais do projeto são mais importantes que os sistemas e medidas utilizados para atingir a meta.
	Antes de iniciar o projeto, certifique-se de ter um plano de tecnologia fácil de ser entendido.
	Utilize protótipos para testar novos produtos.
	Faça de tudo para prever as interrupções, providenciando fundos de reserva e flexibilidade de programação.
	Nomeie um gerente de projeto que esteja mais comprometido em executar a tarefa do que em conseguir uma promoção.
	Certifique-se de que o gerente de projeto está claramente no comando.
	Não permita que relações adversas se desenvolvam entre as pessoas interessadas.
	Enfatize confiabilidade e a qualidade no desenvolvimento de produtos e serviços.
	Esforce-se para manter a estabilidade gerencial.
	Mantenha a supervisão sobre o gerenciamento do projeto em nível bem discreto.
	Não arranque as flores para saber se as raízes estão saudáveis.
	Não interrompa um projeto no meio do caminho, a menos que você tenha uma razão muito forte para fazê-lo.

Dicas para se comunicar durante uma crise

	Faça o máximo para obter os fatos o mais rapidamente possível.
	Compareça pessoalmente. Você é um líder e as pessoas querem ouvir o que você tem a dizer.
	Comunique os fatos.
	Não especule sobre o que aconteceu ou sobre o que poderia ter acontecido.
	Seja honesto sobre o que você sabe e sobre o que você não sabe.
	Não encubra, minta ou se esquive.
	Reconheça e demonstre compaixão pelo sofrimento humano.
	Não demonstre compaixão utilizando jargões como: Sentimos muito, mas...
	Não aponte culpados. O objetivo é resolver a crise. Caso seja necessário, os culpados poderão ser apontados mais tarde.
	Aceite a responsabilidade de lidar com a crise e não de ser o seu causador.
	Transmita todas as más notícias de uma só vez. Transmitir más notícias aos poucos agrava a crise e mina a sua credibilidade.
	Não prometa nada que você não pode cumprir. É mais prudente prometer pouco e então entregar mais do que prometer muito e não ser capaz de cumprir.
	Não participe de uma coletiva com a imprensa ou de qualquer tipo de apresentação sem estar preparado ou, pelo menos, tente evitar isso.
	Faça uma lista das cinco perguntas que você menos gostaria de ouvir tenha certeza que alguém irá fazer essas perguntas – e esteja preparado para respondê-las.
	Prepare uma linha telefônica direta para controle de boatos caso a especulação excessiva chegue a inflamar a crise.
	Grave uma mensagem de voz em uma linha telefônica ao final de cada dia para que as pessoas possam ligar e saber o que realmente está acontecendo. A sua voz é uma poderosa ferramenta de comunicação.
	Utilize um Web site para reunir e transmitir informações importantes. O Web site da sua empresa tem credibilidade e é facilmente acessado por todas as pessoas. (A menos, é claro, que você esteja enfrentando uma crise porque o seu Web site está fora do ar.)

Dicas para lidar com uma crise

	Coloque o seu plano de comunicação em ação. Utilize o seu plano de comunicação para delegar responsabilidades e esclarecer como os outros devem se comunicar, com quem, quando e com que freqüência.
	Prepare a sua equipe encarregada de lidar com crises. Determine quais são as pessoas que podem ajudá-lo a lidar com a crise e convoque-as para uma reunião imediatamente. Talvez seja necessário criar uma equipe exclusivamente para lidar com a crise, enquanto as outras pessoas do seu departamento ou da empresa continuam trabalhando em suas funções normais.
	Divida a crise em partes. Se você olhar para o problema como uma única grande onda, você será rapidamente derrubado. Você consegue lidar com problemas menores mais rapidamente do que com a crise inteira.
	Delegue. Uma vez que você tenha desmembrado o problema, fica fácil delegar parte do trabalho. Determine quem é melhor para qual trabalho e dê a essa pessoa a autoridade de que ela vai precisar para que o trabalho seja realizado.
	Seja decisivo e flexível. Os dois opostos do espectro - indecisão e arrogância - são igualmente destrutivos em uma crise. Consiga as informações necessárias, reflita e tome decisões honestas.

A sobrecarga e a ansiedade prejudicial

2011-05-15T18:29:00.000-07:00

A ansiedade e o estresse são realmente tão ruins assim? Ou não passam de um estado mental normal e de um mero sentimento que encaramos com excessiva seriedade? Alguma forma de ansiedade e estresse é essencial à nossa vida, porém, num mundo em que o ritmo de trabalho é acelerado, essas reações naturais do ser humano, em geral, ficam sem controle e se tornam prejudiciais à nossa produtividade, à nossa paz de espírito e à nossa saúde. Veja a seguir o que têm a dizer alguns peritos no assunto.

Segundo uma pesquisa feita pela University of Chicago, mais de 40% dos americanos têm estresse no ambiente de trabalho. NPR, Morning Edition, 16 de outubro de 2000.

Atualmente, o estresse provocado pelo trabalho é responsável por mais de 50% das 550 milhões de horas perdidas anualmente, em virtude do absenteísmo. K. R. S. Edstrom.
A ansiedade da informação é um mal-estar crônico, um temor mórbido diante da possibilidade de sermos a qualquer momento sobrepujados pelo mesmo assunto que devemos dominar para exercer nossas atividades neste mundo. Richard Saul Wurman. Overload.
Segundo a Organização Mundial de Saúde, o estresse no trabalho é uma epidemia que se alastrou por todo o mundo.
O que anteriormente era considerado um modelo de sobrecarga de trabalho agora é visto como um comportamento empresarial normal. Jennifer Laabs, Workforce.
Por que se preocupar com o estresse?
Por que, então, se preocupar com o estresse, sobretudo no ambiente de trabalho? Existem várias razões. O que parece ser algo normal e corriqueiro, ou seja, uma sensação de preocupação e ansiedade em relação às suas atividades diárias, pode estar impedindo que você ou os membros de sua equipe atinjam metas pessoais e empresariais. Se o estresse prejudicial não for devidamente cuidado, ele pode:

Reduzir a produtividade. O estresse prejudicial contribui para uma diminuição de produtividade, absenteísmo e rotatividade de funcionários. Se os funcionários começarem a cometer erros ou a diminuir o ritmo, preferindo ficar em casa para evitar as situações que causam estresse no trabalho ou até mesmo demitindo-se na esperança de conseguir um emprego menos estressante, isso pode afetar diretamente a produtividade de sua equipe ou das pessoas que você supervisiona.
Afetar a saúde. Estresse muito prolongado pode causar doenças físicas e até mesmo a morte. Seu corpo reage ao estresse da mesma forma que a qualquer situação que coloque em risco sua integridade física, aumentando a pressão sangüínea e alertando os sentidos. Essa reação protege a pessoa e pode ser benéfica durante algum tempo, mas estresse, preocupações e ansiedade prolongados podem levar seu corpo a um esforço além dos limites suportáveis.
Esgotar sua energia. Preocupações, estresse e ansiedade em excesso podem drenar toda a energia de seu corpo, comprometendo sua vida pessoal e profissional. Você precisa de energia para se concentrar, para reagir de forma eficaz e para fazer julgamentos apropriados. As preocupações acabam com sua energia, privando você de recursos físicos, mentais ou emocionais de que precisa para ter um bom desempenho no emprego.
Prejudicar relacionamentos. O estresse pode romper relacionamentos - no trabalho ou em casa. Embora seja comum pessoas de personalidade divergente trabalharem juntas, o que pode gerar conflitos interpessoais, o estresse pode acentuar esses sentimentos negativos ou agravar situações atuais, fazendo com que problemas sem importância pareçam enormes, prejudicando, com isso, o desempenho de toda a equipe.

A equação básica de ansiedade
O que causa esse tipo de ansiedade prejudicial? Ao se sentir vulnerável às ameaças visíveis e quando você percebe que não tem o poder suficiente para controlar o que acontece à sua volta, geralmente seu nível de preocupação e ansiedade aumenta. Falando em termos matemáticos:

Aumento da vulnerabilidade + decréscimo de poder = aumento de ansiedade.

Ao se sentir mais vulnerável, você passa a ver o perigo de forma exagerada, de modo que um pequeno problema se torna um enorme pesadelo. Por exemplo, caso os custos diretos de seu departamento, em determinado mês, exceda o orçamento, talvez você comece a imaginar que todo o orçamento anual vai ficar comprometido com custos não previstos.
Um sentimento de perda de poder faz com que você subestime ou se esqueça da força que tem para lutar contra o perigo. Por exemplo, ao se confrontar com um aumento dos custos além do previsto no orçamento, talvez você se esqueça de que você tem condições de avaliar as causas do problema e fazer os necessários ajustes para reverter à situação nos próximos meses.
Um elevado nível de ansiedade impede que você tome decisões racionais e aja de modo positivo para resolver os problemas.
A equação básica de ansiedade demonstra como a ansiedade prejudicial pode surgir não de um perigo real, mas de uma situação de risco imaginário. Uma mente ansiosa pode ser bem criativa ao prever situações ameaçadoras que, provavelmente, não vão ocorrer.
O ciclo de estresse negativo
Depois que você atinge um nível elevado de ansiedade, pode ser difícil reajustar seu equilíbrio de ansiedade. A seguir, o diagrama do ciclo de estresse negativo mostra como os sintomas de estresse e ansiedade podem se tornar um conjunto de interações que se reproduz incessantemente.

Livrar-se do ciclo de estresse negativo é o primeiro passo para conseguir um equilíbrio saudável de ansiedade.
Coisas ruins realmente acontecem
É verdade que coisas ruins realmente acontecem e, às vezes, aquilo que parece ser uma ansiedade excessiva, na realidade, é um sentimento apropriado àquela situação.

Exemplo: Se sua empresa for, repentinamente, adquirida por outra, é perfeitamente justificável o temor de um possível enxugamento. Ou digamos que você é um empreendedor com problemas de caixa e sabe que o banco poderá, a qualquer momento, cancelar sua linha de crédito. Para você, pode ser perfeitamente justificável ficar receoso no que diz respeito a essa possibilidade.

Em situações assim, o resultado da ansiedade, ou da ansiedade saudável, pode ser o de prover a energia de que você precisa para lidar com os problemas. Ao prever uma situação, você pode estar elaborando possíveis soluções. A coisa importante a fazer é determinar a diferença entre uma ansiedade saudável, que pode ser útil, e uma ansiedade prejudicial, que pode causar danos.

Estresse positivo e ansiedade produtiva

2011-05-15T18:28:00.000-07:00

O poder dinâmico da ansiedade
Visto que coisas ruins realmente acontecem e considerando que a tensão aumenta quando temos de estar atentos, então precisamos de algum tipo de ansiedade para sobreviver. A ansiedade é nossa defesa natural contra uma situação ameaçadora que nos ajuda a reagir rápida e eficazmente. De modo que, até certo ponto, a preocupação e a ansiedade constituem reações saudáveis. Um gráfico clássico desenvolvido por Yerkes e Dodson expressa o valor da ansiedade na curva de desempenho e ansiedade.

A princípio, com o aumento da ansiedade ou da preocupação, o desempenho também aumenta. Em determinado momento, porém, a ansiedade assume proporções excessivas e faz com que o desempenho diminua.

Uma importante meta que todo profissional deveria ter é tentar achar esse nível de ansiedade, que vai ajudá-lo a chegar ao máximo de seu desempenho, ao mesmo tempo que evita a ansiedade excessiva, pois isso seria prejudicial tanto para ele quanto para sua equipe ou subordinados, bem como para sua saúde profissional e pessoal.
O valor empresarial da ansiedade salutar
Quando a ansiedade deixa de ser algo pessoal para se tornar uma forma controlada de prever situações, a energia produzida pela ansiedade pode fazer com que você se torne produtivo e criativo, ajudando-o a descobrir novas soluções aos desafios de sua empresa. Ao se sentir ansioso no trabalho, isso pode ajudá-lo a ter o ímpeto e a adrenalina necessários para que você consiga focalizar sua energia de forma mais precisa, visando a um desempenho de alto nível. Por exemplo, um estresse positivo e saudável pode ser a fonte de energia de que você precisa para:

Cumprir prazos críticos
Apresentar uma proposta irresistível
Resolver novos problemas
Manter a situação sob controle
Contribuir para os esforços de uma equipe
Aprender novas habilidades
Começar a trabalhar em um novo emprego
Lidar com uma crise

A ansiedade salutar, por antecipação, pode ajudá-lo a se preparar para acontecimentos como esses, ao passo que o estresse positivo, diante de um evento qualquer, pode ser a fonte de energia e vigor de que você precisa para desempenhar a tarefa de modo eficaz.

Abordagens diferentes para pessoas diferentes
De fato, algumas pessoas se aventuram no mundo de alto risco do mercado de futuros, ou quando investem em projetos de alta tecnologia, ou quando têm de atingir metas criativas de publicidade. Outras pessoas, porém, preferem trabalhar em um ambiente mais estável, algo que seja mais previsível e administrável. O lado negativo do estresse é que, quando em excesso, pode levar a pessoa a uma exaustão precoce, ao passo que um nível mínimo de estresse pode levar a pessoa a ter um desempenho medíocre. Não obstante, cada um tem seu próprio nível de estresse no ponto máximo da curva de desempenho e ansiedade que o ajuda a maximizar suas metas de trabalho.

Avaliando seu nível de estresse

A ansiedade salutar ajuda as pessoas a ter um desempenho eficaz, como fonte de percepção preventiva e insight para resolver problemas na empresa. Por outro lado, a ansiedade prejudicial pode deturpar sua percepção do problema e impedir seus esforços para resolvê-lo.
Assim sendo, como determinar se o seu estresse é de natureza saudável ou não? Como descobrir se você tem a tendência de se preocupar demais com os problemas na empresa? Posto de modo simples, quando a ansiedade ou o estresse interfere em seu trabalho produtivo, então você realmente tem um problema. As pessoas que têm a tendência de se preocupar demais com os problemas sentem temores exagerados, gastam muito tempo com idéias fixas nada construtivas, não tomam decisões e são lentas em produzir resultados.
Se você suspeita ou já está consciente de que o estresse é um problema para você, para sua equipe ou para seus subordinados, comece a avaliar a gravidade do problema examinando tanto o ambiente de trabalho quanto as respostas individuais a esse ambiente.

Os principais agentes geradores de estresse do ambiente de trabalho

2011-05-15T18:27:00.001-07:00

As causas mais comuns de estresse no ambiente de trabalho são: 1. mudanças no ambiente - situações súbitas que dão origem a um ciclo de estresse negativo; 2. um ambiente de trabalho insalubre - problemas constantes, subjacentes e sistêmicos no escritório; ou 3. respostas individuais - reações que indicam aflição diante de uma situação normal ou anormal no local de trabalho. Em geral, o estresse negativo e a ansiedade prejudicial que uma pessoa venha a ter podem estar relacionados a mais de um agente gerador de estresse. Algumas das situações estressantes mais comuns:
Mudanças no ambiente de trabalho

Alteração da carga de trabalho. Se uma empresa reduz o tamanho de sua força de trabalho sem alterar seus níveis de produção, neste caso, os funcionários talvez tenham de assumir tarefas extras e aumentar a produtividade a fim de compensar a falta de pessoal. Ou, talvez, tenham de assumir responsabilidades além de suas atividades normais, durante um período de expansão da empresa. Em qualquer um desses casos, o trabalho extra pode gerar tanto ressentimento quanto ansiedade.
Alteração na remuneração. Se a remuneração de um funcionário for reduzida (por exemplo, por meio de cortes de benefícios), isso pode, com certeza, levá-lo a ficar ansioso com respeito ao seu orçamento. Porém, mesmo que ele tenha um aumento de remuneração, isso também pode fazer com que ele fique ansioso, diante da possibilidade de passar para uma alíquota mais alta do imposto de renda, ou caso perceba que deverá ter um desempenho superior para fazer jus ao aumento.
Mudança de emprego, atribuição ou equipe. Um novo emprego sempre gera estresse. O funcionário não apenas tem de aprender novas habilidades e processos, como também tem de desenvolver novos relacionamentos no escritório ou na equipe. Tudo isso demanda energia e atenção extras, o que pode gerar estresse prejudicial, impedindo-o de ter um bom desempenho.
Medo de perder o emprego. Nesta era de alta tecnologia que revoluciona o mundo, de enxugamentos em grandes corporações (que, normalmente, atingem mais a gerência média), de expectativas de alta rotatividade de funcionários e de rápido crescimento dos mercados globalizados, a ameaça de perder o emprego parece ser cada vez mais constante.

Ambiente de trabalho insalubre

Sobrecarga de trabalho. Quando uma empresa decide fazer um enxugamento ou quando tem dificuldade de encontrar profissionais capacitados, em geral os supervisores criam a expectativa de que os funcionários remanescentes sejam fervorosos em compensar a falta no que diz respeito ao horário e ao trabalho. Normalmente, o resultado disso é uma sobrecarga de trabalho que aumenta o estresse e a tensão de uma equipe que já está sobrecarregada.
A cultura do vício de trabalhar. A cultura de determinadas organizações que exercem muita pressão sobre seus funcionários é de que eles devem fazer horas extras e trabalhar nos fins de semana, mesmo que isso não seja, de fato, necessário. Essa cultura é marcada pelo estigma de intensa competição e exaustão entre os funcionários.
O superior hierárquico. Existem gerentes cujo estilo de liderança simplesmente não combina com as necessidades profissionais de seus subordinados diretos. Por exemplo, alguns gerentes acreditam que pressionar a equipe aumenta a produtividade, quando, na realidade, em geral, o oposto é que é verdade - ela acaba criando um sentimento generalizado de medo que mina a produtividade. O conflito com um superior hierárquico problemático constitui uma das principais causas da rotatividade nas empresas

Colegas de trabalho negativos. Se o clima de determinado escritório fica carregado de desconfiança e disputa, isso aumenta o nível de estresse de cada um dos funcionários envolvidos. São várias as causas - choque de personalidade, cargas de trabalho desproporcionais, comportamento inadequado ou indelicado -, porém o efeito negativo é o mesmo.

Reações individuais

Medo do fracasso. Se determinado ambiente de trabalho estiver carregado de competição e crítica, em vez de fortalecimento da equipe e encorajamento, o resultado pode ser o pensamento negativo que transforma a crítica externa em dúvida interna e em medo acentuado de fracasso.
Baixa auto-estima. Quase que no mesmo nível do medo de fracasso, a baixa auto-estima ocorre quando um pensamento negativo assume o controle, impedindo ou desfigurando quaisquer mensagens positivas.
Falta de confiança. Um ar de cinismo pode assolar o ambiente de trabalho, caso a gerência insista em um conjunto de valores positivos, como lealdade e dedicação, mas age de uma forma que contradiz esses valores, como ao reaparelhar a empresa ou fazer um enxugamento.
Perda do convívio comunitário. Muitas pessoas se sentem deslocadas no emprego, esquecidas e abandonadas em suas salas. Essa sensação de isolamento constitui um problema real no caso de profissionais autônomos, mas tem se tornado uma preocupação cada vez maior para as empresas, que, em vez de concentrar seus funcionários em um mesmo espaço comunitário, estão ligadas por redes de computador.
Esgotamento no emprego. O esgotamento no emprego é um tipo bem particular de estresse. É uma conseqüência séria da combinação de uma cultura viciada em trabalho e estresse prejudicial. A exaustão pode atingi-lo quando você se sentir encurralado, incapaz de ver qualquer futuro em seu trabalho. Você não consegue desincumbir-se das tarefas rotineiras; sente-se cansado, tenso, irritado e, francamente, você não dá mais a mínima!

Sinais de esgotamento

2011-05-15T18:26:00.001-07:00

Alguns dos sinais de esgotamento, isto é, de que o estresse já foi longe demais, são facilmente reconhecidos. Muitos, porém, não o são. Se você pode desenvolver uma percepção desses sinais, certamente vai conseguir determinar se você é uma pessoa normal ou excessivamente preocupada. O estresse pode afetá-lo em quatro diferentes áreas: seu corpo, suas emoções, seu comportamento e sua mente.
Seu corpo.
Alguns sinais físicos de estresse incluem os seguintes:

Batimento cardíaco acelerado
Pressão alta
Transpiração
Dores de cabeça
Perturbações durante o sono
Ressecamento da pele
Tremura ou tiques nervosos

Essas reações podem ser transitórias, mas se persistirem é sinal de que o seu nível de estresse pode estar bem elevado, e já por bastante tempo. Isso pode causar sérios danos ao seu corpo.
Suas emoções. Alguns sinais emocionais de estresse incluem os seguintes:

Irritabilidade e impaciência
Depressão
Temor
Baixa auto-estima
Inveja
Perda do interesse em seu trabalho

Se você se sente como se as coisas fugissem de seu controle, que você está vulnerável, então é provável que você esteja passando por um dos sintomas característicos da equação básica de ansiedade.
Seu comportamento. Alguns sinais comportamentais de estresse incluem:

Mudanças nos hábitos alimentares (comer com exagero ou pouco demais)
Aumento do consumo de bebidas alcoólicas
Consumo excessivo de fumo
Hábito de ringir os dentes e/ou de roer as unhas
Diminuição do passo, inquietação
Dirigir de modo agressivo

Muito embora roer as unhas e ringir os dentes talvez nem pareçam hábitos especificamente perigosos, mesmo assim refletem uma agitação interna. Os outros sintomas listados acima, potencialmente, representam um incômodo muito maior e, até mesmo, perigoso, tanto para você como para os outros à sua volta.
Sua mente. Alguns sinais mentais são:

Tendência de esquecimento
Confusão mental ou dar um branco
Indecisão
Resistência à mudança
Diminuição do senso de humor
Diminuição de produtividade

Esses sinais mentais de estresse sugerem que a mente está abatida e incapaz de funcionar sob circunstâncias normais, muito menos em níveis de maior exigência. A ansiedade prejudicial faz exatamente isto: ela sobrepuja sua capacidade de fazer as coisas que você quer fazer e de ser a pessoa que você quer ser.
Como gerente, talvez você não consiga detectar todos os sinais de estresse em seus subordinados, porém fique atento aos sinais mais óbvios, como diminuição da produtividade, agitação e irritabilidade.
Níveis de estresse
Os níveis de estresse podem variar desde reações saudáveis a situações perigosas até a ansiedade exagerada e anormal diante de qualquer situação.
Considere sua própria situação:

O nível de estresse em seu ambiente de trabalho contribui para gerar energia e estímulo?
Existem grandes agentes estressores que estão afetando seu desempenho ou o trabalho de seus colegas?
Você ou membros de sua equipe demonstram sinais de estresse prejudicial?

Se o estresse for um problema para você ou para outras pessoas em seu local de trabalho, então é hora de encará-lo e resolvê-lo. Existem várias maneiras de melhorar uma situação insalubre, dominada pelo estresse. As estratégias apresentadas neste tema, que mostram como lidar com o estresse prejudicial, podem ajudar muitas pessoas a atingir um equilíbrio mais saudável de desempenho sob estresse. No entanto, caso você ou seus colegas de trabalho ou seus subordinados se sintam perdidos, então é importante determinar a extensão do problema e buscar a ajuda de um profissional.

Assumindo o controle da situação: Estratégias que funcionam

Sempre vão existir aspectos de sua vida que não podem ser mudados - por exemplo, quem você é, onde você se encontra e onde você já esteve. Para aqueles fatos que, simplesmente, constituem uma realidade, a melhor política é aceitá-los.
Entretanto, no que diz respeito aos aspectos de sua vida que podem ser alterados, assumir o controle da situação, concedendo a você mesmo o poder de realizar mudanças, representa uma perspectiva empolgante. Se o nível de seu estresse for muito alto, se você tem a tendência a se preocupar de forma obsessiva, se você fica ansioso com qualquer coisinha, respire fundo (esse é o primeiro passo) e assuma o controle da situação.
Essas palavras sábias também se aplicam aos gerentes. Ajude sua equipe ou seus subordinados a aceitar os componentes imutáveis do ambiente de trabalho e assumir o controle daquilo que pode ser substituído ou reformado.
Esta seção apresenta uma visão geral das estratégias básicas de como assumir o controle de uma situação.
Reverta a equação básica de ansiedade
A equação básica de ansiedade descreve um processo negativo de aumento da ansiedade.

Diminuição de vulnerabilidade + aumento de poder = diminuição de ansiedade.

Assumir o controle de uma situação descreve o processo de como reverter essa equação básica: diminuir a ansiedade, reduzindo seu sentimento de vulnerabilidade e resguardando seu sentimento de poder.

Diminuição de vulnerabilidade + aumento de poder = diminuição de ansiedade.

Quando você decide assumir o controle, consegue diminuir a sensação de inutilidade, aumentar seu poder de perceber o problema com maior nitidez e descobrir as ações positivas que devem ser tomadas, a fim de melhorar a situação ou resolver o problema, além de reduzir rapidamente a ansiedade que estava interferindo em sua habilidade de ter um desempenho eficaz.

Aplique a abordagem de quatro passos

2011-05-15T18:25:00.002-07:00

Uma forma de você se livrar do ciclo de estresse negativo é adotar esta abordagem de quatro passos, que apresenta uma estrutura de como lidar com o estresse desde o início.

Pare. Assim que você perceber que o estresse está chegando, diga a você mesmo: Pare! Por exemplo, seu computador trava exatamente quando você está terminando uma apresentação e você é tomado de súbita ansiedade ao se lembrar das mensagens de erro que podem aparecer no monitor. A apresentação vai ser um fracasso; Não vou conseguir; Vou ser despedido. Antes que essas mensagens sejam expressas verbalmente, bloqueie-as dizendo Pare! Repita isso duas vezes: Pare! Pare!

2. Respire. O próximo passo é respirar. Respire fundo, enchendo seu diafragma de ar. Segure a respiração por oito segundos e, então, solte o ar lentamente. Da mesma forma que a palavra pare bloqueia os pensamentos negativos de sua mente, a respiração evita a tendência que temos de não respirar quando sob pressão. Concentrar-se na respiração vai ajudá-lo a focar seu estresse de maneira diferente.

Reflita. Quando você interrompe o padrão de estresse e gera energia por meio da respiração, você consegue focar o verdadeiro problema, a causa do estresse. Ao refletir sobre suas reações ao estresse, você pode começar a determinar os diferentes níveis de pensamento e separar as reações racionais ao estresse das irracionais. Você pode, calma e realisticamente, identificar a situação real, distinguindo-a das distorções de seus pensamentos influenciados pela ansiedade.
Decida. Finalmente, uma vez que você está concentrado no problema real, você pode decidir encontrar uma solução prática. Por exemplo, depois de reinicializar seu computador, talvez você descubra que muito pouco material foi perdido ou que mesmo sem esse material você consegue transmitir as informações pelo velho método de falar à sua platéia. O que talvez tenha parecido um desastre não passou de um problema administrável, cuja solução você mesmo patrocinou ao gerar os recursos necessários de que iria precisar, identificando suas opções.

Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal
O estresse ocorre na maioria das situações de trabalho, porém as exigências quase sempre conflitantes entre trabalho e vida pessoal podem se tornar uma fonte importante de estresse, angústia e ansiedade, tanto no trabalho quanto em casa. Encontrar um equilíbrio saudável entre os dois pode reduzir o estresse prejudicial e aumentar a energia produtiva em todos os aspectos de sua vida. Tenha em mente o seguinte:

Trabalho e vida pessoal devem ser complementares e não conflitantes.
As prioridades do trabalho devem ser identificadas e, em seguida, contrabalançadas com seus interesses pessoais.
Pessoas completas são aquelas cujas habilidades e conhecimentos se entrecruzam no trabalho e na vida pessoal.
Uma abordagem flexível e criativa a esse equilíbrio melhora o desempenho e a energia, tanto no trabalho quanto na vida pessoal.

A solução racional: Transformando a ansiedade em ação

Agora você já pode usar o poder de sua mente para alterar o padrão de uma ansiedade crônica. A abordagem sistemática chamada Avaliação-Planejamento-Solução vai ajudá-lo a examinar o processo envolvido na ansiedade, desmembrando-o em unidades-problemas menores e mais administráveis, de tal forma que possam ser resolvidas ou decifradas.
Por exemplo, digamos que você receba um e-mail do líder de sua equipe falando sobre a agenda de uma futura reunião para tratar da revisão do orçamento. No passado, você sempre foi convidado a apresentar as metas orçamentárias para seu departamento, mas até agora você ainda não foi convidado para essa tarefa na reunião deste ano. Você sente um calafrio na barriga, um sinal de que você está começando a ficar ansioso. Os pensamentos aceleram: Por que não fui convidado? Será que eles designaram uma outra pessoa? Meu desempenho foi ruim da última vez? Devo ser um idiota! Vou ser excluído ou convidado a sair?
Pelo método Avaliação-Planejamento-Solução de combate à ansiedade, você pode interromper a progressão da ansiedade assim que perceber que ela está assumindo o controle.

Avaliação: Correto, ainda não recebi nenhum convite para apresentar a previsão orçamentária na reunião de orçamento. Isso é tudo o que eu sei no momento.
Planejamento: Preciso obter algumas informações. Vou contactar meu superior e perguntar-lhe diretamente se ele espera que eu apresente essa parte do orçamento.
Solução: Vou telefonar para meu superior e marcar uma reunião para tratarmos do assunto pessoalmente.

Essa simples seqüência pode substituir aquela sensação de pânico por uma avaliação imediata da situação e um planejamento para tomar as necessárias medidas. Se você se habituar a utilizar esse processo toda vez que sentir aquele calafrio em seu estômago ou aquela pontada em sua cabeça, sua ansiedade será transformada em ação.

Avaliação

2011-05-15T18:25:00.000-07:00

A chave para determinar a causa da ansiedade é enfrentá-la. Não desconsidere os sinais menos expressivos de seu corpo. Eles não vão desaparecer até que você decida enfrentar as causas do problema.

Identifique o problema. O mero fato de você identificar o tipo de problema pode ajudá-lo a reduzir o estresse, pois com isso você elimina, de imediato, todas as outras possibilidades. Identificar um problema torna as coisas mais administráveis.

Descubra qual é o padrão gerador de estresse que descreve sua situação. Por exemplo, você

Assume responsabilidades além de seus limites?
Acha difícil equilibrar os problemas relacionados ao seu trabalho e à sua vida pessoal?
Está no emprego errado?
Tem problemas com seus colegas ou supervisores?
Tem a tendência de procrastinar, à medida que os prazos vão-se encurtando?

Raciocine de forma construtiva sobre o problema. Isso pode parecer um passo difícil, mas tudo o que você precisa fazer é examinar honestamente seu processo automático de ansiedade. Para tanto, é necessário que você volte atrás e observe seu comportamento, a fim de identificar como sua mente desconsidera as informações ruins ou a percepção do perigo que provoca a ansiedade capaz de transformar o evento inicial em algo aterrorizante. Adote os seguintes passos, um de cada vez:

Examine seus pensamentos automáticos. Monitore seus pensamentos automáticos. Que palavras vêm à sua mente? Anote-as e analise-as de forma mais objetiva. Em geral, você consegue ver quão exageradas são. Por exemplo, você costuma referir-se de forma negativa a você mesmo como idiota ou estúpido?
Corrija os erros de lógica. A seguir, examine seus pensamentos automáticos, a fim de descobrir os erros de lógica. Por exemplo, se não era prevista a sua participação, por que deveria o seu superior incluir seu nome no e-mail sobre a reunião de orçamento? Tirar conclusões apressadas, achando que você estava sendo marginalizado, é um erro de lógica.
Desenvolva hipóteses alternativas. Mesmo que sua mente pule para o pior cenário, deve haver alternativas para explicar a situação. Talvez seu superior tenha presumido que você estava trabalhando no relatório de faturamento ou pode ser que ele tenha outra tarefa para você.
Faça uma retrospectiva dos conceitos que você tem a seu respeito e sobre seu trabalho. Em vez de achar que você é um idiota e que o desastre vai ocorrer com toda a certeza, torne-se sua própria fonte de apoio. Pode ser que você tenha dificuldades em adotar essa postura, pois seus conceitos fundamentais podem refletir a maneira arcaica e arraigada de como você encarava a si próprio e o seu trabalho. No entanto, se esses pressupostos não forem verdadeiros e se estiverem bloqueando pensamentos construtivos, então devem ser substituídos por princípios mais saudáveis e mais honestos. A coisa importante a fazer é desconsiderar as distorções que o impedem de chegar a soluções racionais e produtivas.
Ao ficar ansioso, nunca se isole. Convide um amigo para ouvir o que você tem a dizer. Compartilhar suas preocupações com a pessoa certa pode ajudá-lo a aliviar a carga da ansiedade, fazendo com que você se sinta melhor. Falar abertamente sobre suas preocupações ajuda a determinar o teor de cada uma delas e a clarificar até que ponto elas são válidas e onde você talvez esteja deturpando o problema. A essa altura, o ouvinte precisa apenas ouvir, em vez de tentar resolver seus problemas. A esse respeito, sua meta é entender o seu processo de ansiedade e criar condições para encontrar sua própria solução.

Planejamento
Planejamento antecipado pode tomar tempo e dar a impressão de ser um fardo, mas seu valor é um retorno mais do que adequado sobre seus investimentos. É por meio do planejamento que você consegue interceptar e substituir a ansiedade prejudicial por uma ação eficaz. Fornecemos a seguir algumas medidas que devem ser tomadas antecipadamente:
Obtenha os fatos. A ansiedade inteligente enfrenta problemas reais, ao passo que a ansiedade prejudicial interpreta mal a realidade. Ficar remoendo a idéia de e se... é uma forma passiva de esgotar sua energia. Portanto, entre em ação! Descubra a verdade sobre o problema. Recorra à fonte das informações e não confie em boatos, fofocas ou em sua própria imaginação fértil.
Estruture sua vida. A ansiedade resulta, em grande parte, de um padrão de vida desestruturado e de raciocínio inadequado. Quando você tenta achar um determinado papel em uma mesa bagunçada, com arquivos espalhados por todos os lados, você acaba perdendo tempo e correndo o risco de perder importantes informações. Da mesma forma, uma mente bagunçada, cheia de incertezas, pode impedir que a pessoa veja a realidade da vida. Em geral, uma pessoa ansiosa gasta mais tempo e energia se preocupando do que em realizações produtivas.
Estruturar sua vida significa ser gentil e atencioso consigo mesmo - organizando sua mesa para que você consiga achar as coisas. Quando você tem uma vida estruturada, isso reduz o risco de perder coisas vitais, como arquivos, informações e chaves -, além de evitar que você deixe de ter uma perspectiva. Use a estruturação como uma espécie de agente antiansiedade: listas, lembretes, programações, regras e orçamentos são todos métodos que você pode utilizar para estruturar sua vida, em seu próprio benefício.
Veja a seguir algumas formas de como estruturar seu espaço:

Tire tempo para organizar sua mesa.
Use pasta de arquivo de diversas cores, com rótulos legíveis.
Crie o hábito de colocar suas chaves sempre no mesmo lugar.
Organize a árvore de diretórios de seu computador, bem como sua caixa de correio.

Veja a seguir algumas formas de como estruturar seu tempo:

Estabeleça metas. Decida o que você quer ou precisa realizar na próxima semana.
Priorize suas metas. Divida-as em atividades menores, administráveis.
Use uma agenda para não se esquecer de compromissos e fixar a mente no alvo.
Seja razoável consigo mesmo: torne seu planejamento semanal algo exeqüível.
Programe suas atividades mais importantes para aqueles horários em que você está em plena forma – a parte do dia em que você se sente totalmente desperto e vigoroso.
Programe as tarefas simples e repetitivas para o período do dia em que você está menos disposto.
Evite envolver-se em atividades que não tenham nada a ver com suas metas.
Faça questão de programar alguns intervalos, a fim de recobrar as energias - levante-se e faça um alongamento, ande um pouco ou converse com um colega.

A estruturação em si pode se transformar em algo difícil. Se para você a idéia de se organizar for causa de ansiedade, então recorra a um amigo ou a um colega - alguém que tem o hábito de manter sua mesa bem arrumada, que nunca se atrasa para as reuniões - em busca de ajuda. Peça a ajuda de mais de uma pessoa - talvez você descubra idéias e meios de estruturar sua vida que sejam realmente fáceis e agradáveis!
Solução
O próximo passo é encontrar o remédio para a ansiedade prejudicial. Raciocinar, planejar e agir constituem poderosos antídotos contra a paralisia do estresse e da ansiedade.

Aja prontamente. Se você já avaliou o problema e fez planos de como enfrentá-lo, então vá em frente, arrisque-se e entre em ação! Dê aquele telefonema, mude seu comportamento, limpe sua mesa, contate um amigo ou confronte aquele colega problemático. Quando você entra em ação, você ganha mais força para combater sua sensação de vulnerabilidade e sua ansiedade prejudicial.
Deixe as coisas acontecerem. Por que deixar as coisas acontecerem? Por mais que você deseje implementar uma mudança, existem alguns tipos de problema que não podem ser resolvidos, independentemente de qualquer coisa que você faça. O que você deve fazer é simplesmente esperar para ver como as coisas vão ficar. Ficar preocupado com o problema não ajuda em nada. Por exemplo, se de repente o seu superior anunciar que haverá uma reestruturação da empresa, não adianta fazer nada até que as coisas aconteçam e você tenha mais detalhes quanto a como a mudança vai afetá-lo. O que você tem de fazer é esperar calmamente. Uma outra situação é se você estiver aguardando uma promoção, mas a decisão só será tomada daqui a um mês. Você vai se sentir muito melhor - física, emocional e mentalmente - se deixar para se preocupar mais à frente.

O que significa deixar as coisas acontecerem? Significa deixar de controlar as coisas, o que pode ser bastante difícil de ser conseguido. Em geral, as pessoas acham que, por se preocuparem, elas vão alterar o resultado. Entretanto, nos casos em que o controle não ajuda em nada e a ansiedade só serve para atrapalhar, vale a pena o esforço para se livrar tanto da ansiedade quanto do controle.

Como evitar ficar ansioso? Cada pessoa tem seu próprio meio de fazer isso. Alguns acham que a meditação ajuda. Outros ouvem ou cantam uma música. Experimente pegar sua ansiedade, colocá-la na palma da mão e soprá-la. Feche os olhos e imagine a ansiedade vestindo seu casaco, colocando o chapéu e saindo vagarosamente da sala. A coisa mais importante que você dever fazer é dizer adeus à ansiedade que não tem qualquer proveito.

A abordagem Avaliação-Planejamento-Solução faz uso da razão, da lógica e da ação para confrontar os exageros da ansiedade prejudicial, fazendo com que a pessoa ansiosa aumente sua percepção de poder e controle. É por intermédio da convivência que a pessoa faz uso da necessidade humana de se relacionar com outras pessoas, a fim de reduzir o senso de vulnerabilidade. Portanto, as duas abordagens ajudam a reverter a equação básica de ansiedade.
Conviver com outros é sentir-se parte de algo maior que você mesmo. No ambiente de trabalho, pode ser o sentimento de que você faz parte de uma empresa, de um departamento, de uma equipe, todos trabalhando em conjunto. Conviver também significa ter coisas em comum com amigos, com parceiros e com as atividades que você aprecia.
O ambiente de trabalho desunido
Atualmente, quando você se senta em sua sala, separado de seus colegas de trabalho e, mesmo assim, não tão só, você pode ter a sensação de estar isolado das pessoas à sua volta. Empreendedores e funcionários que têm o escritório em casa podem se sentir ainda mais isolados. Nossa comunicação é via e-mail, correio de voz e fax. Na verdade, são raras as vezes que nos comunicamos via telefone e muito menos pessoalmente. Com a abundância de informações disponíveis na internet, nem sequer precisamos conversar com o bibliotecário para conseguir os dados ou a informação de que precisamos para completar um projeto.
Esse senso de isolamento pode agravar nossa ansiedade, contribuir para a preocupação e aumentar o estresse. Pode ser difícil achar alguém com quem conversar e com quem testar nossas preocupações por meio dos testes de realidade; compartilhar notícias, idéias e recursos ou apenas fofocar um pouco sobre os últimos eventos esportivos, políticos ou da própria empresa. Os obstáculos que impedem a convivência, criados pela própria empresa, podem ser assustadores:

Tratar os funcionários como se fossem robôs
Utilizar a comunicação técnica em vez da interação humana
Encorajar um desejo competitivo de esconder informações em vez de compartilhá-las
Isolar fisicamente os funcionários em "cubículos"
Sobrecarregar os funcionários com horas extras

O horário, a pressão e a competição fazem com que os funcionários se debrucem sobre suas mesas, aumentando seu estresse e, conseqüentemente, diminuindo sua produtividade.

O poder da convivência

2011-05-15T18:23:00.001-07:00

Ao mesmo tempo em que o isolamento permite o avanço da ansiedade prejudicial, o contato humano pode ter efeito contrário. O momento humano - quando duas pessoas se vêem face a face e ouvem o que cada uma tem a dizer - dá à pessoa ansiosa a oportunidade de se livrar do peso da ansiedade, de poder obter de seu ouvinte um feedback da realidade, de poder ser tranqüilizada no sentido de que ela não está só na luta contra problemas aparentemente intransponíveis.
Esse momento humano em que ocorre a interação entre duas pessoas é essencial para combater o estresse negativo e as preocupações mal fundadas. Outras formas de convivência positiva, porém, são importantes também e constituem poderosos antídotos contra o estresse e a ansiedade. No local de trabalho, todas as pessoas - funcionários individuais, supervisores e profissionais autônomos - devem se esforçar para incrementar a convivência delas próprias e de outras com aquelas pessoas nas quais elas confiam e com idéias e coisas que para elas têm valor.
Dois tipos de interação são fundamentais no local de trabalho: convivência com colegas e com a missão da empresa.

Convivência com colegas. Isso exige esforço de sua parte, mas vale a pena. Procure outros membros de seu departamento ou de sua equipe sem, contudo, limitar-se a esse grupo de pessoas. Comece dizendo um simples olá! Fique um pouco na cantina conversando sobre trivialidades. No restaurante, procure sentar-se ao lado de uma pessoa que você não conhece. Ao conversar com as pessoas, procure saber a respeito do trabalho, da família ou de outros interesses delas - normalmente, ficamos satisfeitos quando alguém se interessa por nós.

Empreendedores e funcionários que trabalham em casa podem promover reuniões, formando um grupo unido que compartilha suas experiências - sucessos e problemas, ansiedades e preocupações. Reuniões semanais ou mensais (ou até mesmo nas salas de bate-papo da internet), com a finalidade expressa de manter contato, são usadas, primariamente, como ferramentas para o intercâmbio de informações profissionais, mas também podem satisfazer as necessidades que o ser humano tem de convivência social.
Convivência com a missão da empresa. No serviço, falar constantemente sobre os projetos da equipe ou sobre a missão da empresa pode ajudá-lo a criar o mesmo espírito de união quando você troca idéias com um colega. Ao sentir que você faz parte de um todo e não de um conjunto intercambiável, isso cria um senso de valor próprio. Como supervisor, ao encorajar esse tipo de espírito de união, você contribui para o aumento da produtividade de sua equipe. Como funcionário, ao demonstrar interesse nas pessoas, você ajuda a transformar uma ansiedade negativa em energia positiva.

Esses dois tipos de convivência podem produzir um senso de união no ambiente de trabalho que é fundamental tanto para o bem-estar da equipe quanto para sua produtividade.
A convivência para soluções imediatas
Relacionamentos duradouros, positivos e confiáveis, podem ser o melhor tipo de convivência antiansiedade. Às vezes, porém, tudo o que a pessoa precisa é de uma solução rápida. Contactar alguém para encontrar uma solução rápida não resolve problemas sérios, mas pode ser muito útil no que diz respeito a crises esporádicas que, praticamente, todo o mundo tem.
O consolo curativo. Por exemplo, se dois diferentes supervisores pedirem a um funcionário para preparar dois relatórios distintos a serem entregues no mesmo dia, é provável que o funcionário entre em pânico por causa do volume de trabalho que a tarefa vai exigir. Pode parecer algo impossível de ser realizado, e quando a pessoa antecipa o fracasso cria ondas de estresse prejudicial. O que fazer? Em situações como esta, o funcionário pode usar algum tipo de consolo apenas para ajudá-lo a enfrentar com êxito aquele momento difícil.
O consolo é um tipo de convivência que diz à pessoa ansiosa que tudo vai dar certo. É um tipo de alívio que, por ser uma expressão contrária, pode amenizar a ansiedade e propiciar encorajamento suficiente para ajudar a pessoa aflita a sair daquela situação difícil. É fácil de dar e é sempre bem-vindo.

Obtendo consolo. Peça consolo quando precisar dele. Isso é difícil para algumas pessoas, mas vale a pena aprender como fazê-lo. Não use linguagem corporal ou perguntas evasivas para que as pessoas descubram que você precisa de consolo. Apenas diga: Diz pra mim que tudo vai dar certo. E o que é ainda mais importante: dirija-se à pessoa certa. Algumas pessoas, simplesmente, não conseguem responder - ou porque estão muito distantes ou porque são honestas demais. Certifique-se de que a pessoa a quem você pediu consolo saberá quando for encorajadora e quando será preciso dar uma opinião honesta.
Dando consolo. Mesmo que seja fácil tranqüilizar alguém, pode parecer algo difícil. Se você nunca recebeu consolo ou caso acredite que as pessoas precisam ser fortes o suficiente para enfrentar seus problemas sem precisar de consolo ou se você for do tipo de pessoa que acredita que se deve sempre ser honesto quanto às perspectivas de sucesso ou de fracasso, então, neste caso, talvez você tenha alguma resistência quanto a dar consolo. Você vai se surpreender ao saber que poucas palavras de consolo podem fazer com que uma pessoa transforme sua ansiedade em produtividade. Diga à pessoa: Tudo vai dar certo. Dê-lhe um tapinha nas costas, um pequeno abraço, um pouco de esperança para se ter confiança.

O consolo é apenas um curativo para cobrir uma ferida. Se essa for a única ferramenta para contra-atacar a ansiedade, ela não é suficiente. Pessoas com história de ansiedade crônica precisam mais do que um consolo. Precisam desafiar a si mesmas de forma mais sistemática e holística.
Obtendo alívio com o desabafo. Outra forma de convivência visando a uma rápida solução é o desabafo. Por exemplo, se sua semana foi horrível e parece que tudo deu errado - seu carro enguiçou, seu assistente pediu demissão, seu computador pegou um vírus e seu orçamento não foi aprovado -, você pode se sentir derrotado e começar a conjecturar qual será a próxima catástrofe. O estresse gerado ao lidar com problemas reais como esses pode, subitamente, assumir proporções gigantescas e interferir na abordagem racional da solução de um problema. Em casos assim, um consolo não vai ser suficiente - é necessário que haja, adicionalmente, uma saudável sessão de desabafo.
Desabafar pode trazer alívio, pois você tem a chance de se desfazer do peso de seus problemas. O simples fato de listá-los em voz alta pode reduzir o poder que eles têm de assolar sua mente ansiosa. Desabafar pode lhe fazer bem!
Não obstante, certifique-se de desabafar com a pessoa certa. Você precisa de alguém para ouvi-lo e demonstrar empatia, e não de alguém que vai considerar que seus problemas não têm a menor importância e muito menos alguém que queira resolver tudo por você. A finalidade do desabafo é aliviar sua mente para que você tenha a condição mental de se revitalizar e voltar a lidar com seus problemas de forma apropriada.
Conversando consigo mesmo
A autoconvivência pode ser uma das mais eficazes estratégias de como desafiar e vencer o estresse. À medida que crescemos e adquirimos experiência sobre o mundo em que vivemos, desenvolvemos pensamentos automáticos que nos ajudam a identificar seletivamente nossas percepções e experiências. Se esses pensamentos automáticos forem saudáveis e construtivos, conseguiremos lidar com os problemas da vida de forma positiva. Entretanto, as pessoas que têm ansiedade crônica, em geral, sujeitam-se a pensamentos automáticos negativos que contribuem para sua ansiedade e estresse.
O poder dos pensamentos negativos
A autoconvivência negativa, isto é, aquilo que você diz a si mesmo, contribui diretamente para o seu estresse. A autoconvivência está relacionada aos seus pressupostos e crenças pessoais e é algo tipicamente automático, familiar e inconsciente.

Nosso corpo não consegue distinguir entre nossas experiências reais e aquilo que imaginamos. Quando imaginamos um resultado ruim - por exemplo, ser despedido do emprego -, nosso corpo reage ao pensamento como se estivesse acontecendo na realidade. Todas as reações físicas que podem acontecer em uma situação de perigo real também acontecem quando criamos imagens mentais.
Estamos constantemente falando com nós mesmos, e se essas mensagens forem negativamente críticas (Como eu pude fazer uma bobagem dessas!) ou um xingamento (Seu idiota!) -, então passamos a acreditar nelas.
Dificilmente paramos para analisar o que falamos com nós mesmos. Por exemplo, não temos o hábito de nos opor à crítica por sermos compreensivos ou perdoadores. Em outras palavras, não argüimos nossas próprias conjecturas. Visto que não oferecemos qualquer resistência aos pensamentos negativos, como Sei que não vou conseguir esse aumento, esse tipo de pensamento pode se tornar uma realidade por si só.

Fique atento ao falar consigo mesmo

2011-05-15T18:22:00.001-07:00

Identifique seus pensamentos automáticos. Considere aquilo que você fala a si mesmo ao chegar ao escritório. A mensagem é positiva ou negativa? Ela tem algo familiar? Por exemplo, você olha para sua mesa e pensa: Não vou conseguir terminar tudo o que tenho para fazer hoje! A mensagem é clara? Você está alterando ou exagerando a situação?
Identifique as armadilhas mentais que, comumente, cativam seus pensamentos automáticos.

Armadilhas mentais	Quais são
Declarações do tipo "Eu devia"	Eu devia fazer isso. Eu preciso fazer aquilo. Você se motiva com os devias e depois se sente culpado.
Pensamento do tipo "É tudo ou nada"	Um só erro e vai ser um fracasso total. Você vê as coisas de forma extremista: preto ou branco, tudo bom ou tudo ruim.
Excesso de generalizações	Isso sempre acontece. Você determina um padrão de inevitabilidade a um evento que ocorre uma ou duas vezes.
Filtro mental	Esse tipo de erro acaba com tudo. Você vê apenas o lado negativo de um evento e ignora o lado positivo.
Rejeitando experiências positivas	A equipe elogiou meu trabalho apenas por educação. Você só aceita mensagens negativas.
Tirando conclusões precipitadas	Nosso departamento vai passar por uma reestruturação. Sei que vou ser demitido. Sem se preocupar em obter os fatos, você assume o pior.
Raciocínios emotivos	Acho que sou um perdedor; devo ser mesmo. Você supõe que seus sentimentos negativos representam a realidade.
Julgando a si mesmo	Sou um idiota e irresponsável por ter chegado atrasado para a reunião. Você faz um julgamento negativo de si próprio.
Personificando	A proposta foi rejeitada porque eu fazia parte da equipe. Você atribui causa e culpa a si mesmo indevidamente.

Essas armadilhas mentais constituem crenças irracionais que o impedem de ter uma visão pura e realista de seu mundo. Identificar aquelas que você usa e com as quais você se sente confortável vai ajudá-lo a se preparar para desafiá-las.

Desafiando as distorções ao conversar consigo mesmo.

Armadilhas mentais	O que são
Declarações do tipo "Eu devia"	Use quero ao invés de devia. Permita-se alguma flexibilidade ao decidir o que você quer fazer.
Pensamento do tipo "É tudo ou nada"	Não faça julgamentos do tipo tudo ou nada. Leve em conta as probabilidades ou os percentuais (40% ou 75%).
Excesso de generalizações	Considere a evidência. Isso é sempre verdade, ou das cinco ocorrências passadas apenas duas foram confirmadas?
Filtro mental	Procure ver as coisas tanto do lado positivo quanto do negativo. Foque a solução do problema.
Rejeitando experiências positivas	Reconheça e aceite a realidade de experiências ou acontecimentos positivos.
Tirando conclusões precipitadas	Primeiro, obtenha os fatos. Verifique se a evidência apóia sua conclusão.
Raciocínios emotivos	Não se prenda só às suas emoções. Tente ver a si mesmo como os outros o vêem.
Julgando a si mesmo	Em vez de fazer uma descrição de si mesmo, descreva seu comportamento. Se você cometeu um erro, reconheça-o; evite o sentimento de culpa.
Personificando	Prove a si mesmo que você é responsável pela situação. Qual é a evidência?

Opte por uma autoconvivência positiva

Reformule o modo como você vê as coisas. Reformular é uma forma de transformar afirmações negativas de sua autoconvivência em algo positivo. Significa colocar o quadro ou a experiência em uma moldura diferente, de modo que você possa vê-la de outro ângulo. Considere o pior no caso de determinada situação. Por exemplo, o que dizer se você for realmente demitido depois de uma fusão de sua empresa. O que lhe aconteceria? Que novas oportunidades poderiam surgir com essa mudança? Em outras palavras, tanto quanto possível, analise a situação de diferentes pontos de vista. Uma situação aparentemente desastrosa pode abrir oportunidades impressionantes. O que pode parecer um erro terrível talvez seja uma grande oportunidade para uma nova aprendizagem.
Reanime-se. Dê consolo e apoio a si mesmo. É necessário praticar a autoconvivência positiva e construtiva. No início, pode parecer um tanto incômodo, mas não desista. Diga a si mesmo que está bem, que vai conseguir o que quer e que merece aquele aumento. Conceda a si mesmo o crédito que lhe é devido. As alternativas positivas vão ganhar fôlego porque, de fato, fazem sentido.

A abordagem física: Deixe seu corpo ajudar

2011-05-15T18:20:00.001-07:00

Acontece, às vezes, que por mais que você avalie, planeje e encontre a solução, por mais que você se relacione com os outros e com os seus sentimentos, ainda assim você sente o peso da carga das situações reais que merecem sua atenção e cuidado. Ou pode ser que você apenas sinta os sinais de ansiedade e de estresse, apesar de todo o seu empenho em raciocinar, analisar ou se relacionar. Um modo importante de lidar com o seu estresse, independentemente de sua fonte, é fazer exercícios físicos. Quando você altera seu estado físico, isso ajuda a alterar seu estado mental.
Afinal de contas, o estresse tem impacto direto em seu corpo. Se for de curta duração, pode prover-lhe o surto de energia e prontidão de que você precisa para enfrentar uma situação ameaçadora. Por outro lado, se for prolongado, cria em seu corpo uma tensão prejudicial. O estresse prolongado pode:

Elevar seu nível de colesterol
Causar uma constrição arterial que limita o fluxo de sangue para o coração
Atrapalhar seu processo digestivo, resultando em acidez estomacal, prisão de ventre, diarréia, úlceras ou, até mesmo, câncer no intestino
Provocar enxaqueca, ataques de asma ou outras reações alérgicas

Mesmo que você não consiga eliminar a situação causadora do estresse, você pode decidir reduzir os efeitos que ele tem sobre o seu corpo: você pode fazer algum exercício, ingerir alimentos saudáveis, dormir o suficiente, relaxar e respirar fundo.
Exercite-se, exercite-se, exercite-se
O antídoto mais fácil, mais barato e mais natural contra a ansiedade é o exercício. O exercício proporciona os seguintes benefícios ao seu cérebro:

Reduz a tensão
Alivia a agressão e a frustração
Dá uma sensação crescente de bem-estar
Melhora seu sono
Auxilia a concentração

O exercício também é bom para as outras partes de seu corpo - coração, circulação, ossos, sistema respiratório, pele, etc. Ajuda a reduzir o peso, a diminuir a pressão sangüínea e a regularizar o teor de açúcar no sangue.
Normalmente, a ansiedade deixa seu corpo em estado de congelamento e inércia. O exercício ajuda a romper essa imobilidade. Portanto, comece apenas se movimentando. Mexa-se de um lado para o outro. Levante-se e faça um alongamento. Melhor ainda, faça uma caminhada ou suba alguns degraus de escada. Exercícios físicos breves como esses já são suficientes para ajudar a livrar sua mente do peso da ansiedade.
Melhor ainda é fazer exercícios regularmente - três ou quatro vezes por semana, se possível. Escolha algo que você gosta de fazer - caminhar, correr, andar de bicicleta ou de skate, escalar montanhas, nadar, remar, jogar tênis ou futebol. Se o tipo de exercício não for de seu agrado, você não vai conseguir levar isso avante.

Tenha uma boa dieta

2011-05-15T18:19:00.000-07:00

Alimentar-se é outra forma de lidar com o estresse. Se você começar a viver à base de sanduíches e similares em resposta a um dia estressante, então o alimento vai se tornar uma forma negativa de você lidar com o estresse. Ao contrário, se a sua dieta for saudável e variada, então seu corpo vai estar em melhores condições de enfrentar os níveis normais ou mais elevados de estresse do dia-a-dia.
Algumas formas de conseguir hábitos alimentares saudáveis incluem:

Manter um peso saudável. O estresse prejudicial pode afetar seu peso, fazendo com que você coma menos ou mais do que precisa. Qualquer que seja o caso, seu corpo não vai produzir o nível ideal de energia de que ele precisa para ter um desempenho eficaz. Em primeiro lugar, determine qual é o seu peso ideal, levando em consideração que isso pode variar de acordo com a estatura, sexo e idade. A partir daí, se for necessário fazer qualquer ajuste em seu peso atual, escolha uma dieta leve e constante para perder ou ganhar peso.
Ingerir uma variedade de alimentos. Ao fazer isso, sua dieta não só ficará mais apetitosa, como você estará proporcionando ao seu corpo a inteira variedade de nutrientes de que ele precisa.
Comer bastante legumes, frutas e grãos.
Reduzir o nível de gordura e de colesterol em sua dieta. Ingira alimentos que são grelhados, assados ou cozidos a vapor, em vez de simplesmente fritos. Restrinja seu consumo de produtos animais, como gema de ovo.
Ser moderado no uso de açúcar, sal e sódio.
Ser moderado no consumo de álcool e cafeína.

Durma bem
O estresse pode causar insônia e, conseqüentemente, a falta de sono pode agravar o nível de estresse. Isso pode fazer com que você fique ainda mais tenso, irritado e ansioso. Uma vez que cada pessoa tem uma necessidade de sono específica, é o seu corpo que vai dizer quanto tempo você precisa dormir. Fique atento a como você se sente ao acordar de manhã, depois de uma noite de muito ou pouco sono. Esforce-se, então, para ter a quantidade certa de sono de que seu corpo precisa. Se você está tendo dificuldades para dormir, tente alguma dessas atividades simples que visam melhorar seu sono.

Reduza o seu consumo de café, de quaisquer outras bebidas com cafeína e de álcool. Essas substâncias tendem a interferir em seu sono.
Faças exercícios regularmente.
Planeje suas atividades do dia seguinte na noite anterior.
Prepare-se para sua rotina matinal antes de deitar.
Providencie para que o seu ambiente de dormir seja o mais tranqüilo e escuro possível.
Determine uma rotina para se deitar.
Use técnicas de relaxamento para ajudá-lo a pegar no sono.
Se você não consegue dormir, levante-se e faça alguma coisa leve até que você se sinta com sono novamente.

Relaxe e respire: A resposta do relaxamento
A resposta do relaxamento é uma abordagem estruturada ao uso da respiração e do relaxamento, visando combater os efeitos negativos do estresse. Trata-se de uma técnica deliberada e controlada que é o oposto da reação natural do corpo de lutar ou fugir de um aparente perigo ou de uma situação ameaçadora. Ao passo que a reação do corpo de lutar ou fugir causa um aumento do batimento cardíaco e da respiração, a resposta do relaxamento reverte essa situação do corpo.
Se você perceber que está tendo um estresse desnecessário, aplique essa técnica simples de contra-atacar os efeitos negativos do estresse em seu corpo. Para se preparar, você vai precisar de:

Um ambiente tranqüilo. Encontre um local tranqüilo e calmo; um quarto privativo ou um lugar em que não haja distrações.
Um dispositivo mental. Adote o estímulo invariável de um som ou palavra monossilábica como o numeral 1. Repita várias vezes esse som, silenciosamente ou de forma suave. Foque unicamente esse som.
Uma atitude passiva. Evite quaisquer pensamentos que possam distraí-lo. Simplesmente, tenha uma atitude completamente passiva.
Uma posição confortável. Sente-se em uma cadeira confortável, preferivelmente que tenha encosto de cabeça. Afrouxe todas as peças de roupa que estiverem apertadas. Se possível, ponha os pés para cima.

Para induzir a resposta de relaxamento:

Ao sentar-se, assuma uma posição confortável.
Feche os olhos.
Relaxe profundamente seus músculos, começando com os dedos dos pés e subindo até o rosto e a cabeça.
Respire pelo nariz. Ao expirar, pronuncie silenciosamente ou de forma suave o som ou a palavra monossilábica que você escolheu. Inspire. Expire e pronuncie a palavra novamente. Inspire.
Continue repetindo esse exercício, inspirando, expirando e pronunciando a palavra por vinte minutos. Abra os olhos para verificar o horário, mas não faça uso de um despertador ou de qualquer outra coisa que faça barulho estridente.
Ao terminar, fique calmamente sentado por alguns minutos de olhos fechados e depois de olhos abertos.

Depois de usar essa técnica, as pessoas em geral se sentem calmas e tranqüilas, porém o benefício mais importante é uma queda da pressão sangüínea, ao passo que a interrupção dos pensamentos estressantes e que provocam ansiedade pode ajudá-lo a se concentrar mais nitidamente na situação real.

Tenha bons hábitos de estresse

2011-05-15T18:17:00.000-07:00

Evite os estimulantes de estresse

No mundo moderno de hoje, em que as pessoas vivem ocupadas, os estimulantes de estresse estão por toda a parte. Tente evitar qualquer coisa que provoque o estresse e concentre-se naquilo que é verdadeiramente importante.

Evite a politicagem negativa entre colegas e os conflitos no local de trabalho. As rivalidades intra e interdepartamentais podem criar um senso artificial de competição e crise. Trabalhar genuinamente em equipe e compartilhar as atividades cria um ambiente mais eficaz e produtivo. Se você tem a facilidade de convencer seus colegas a ficarem longe de conflitos e a permanecerem unidos, então você vai estar ajudando não apenas a si mesmo, mas também à sua organização.
Limite sua exposição aos atrativos da mídia. Ficar muito tempo conectado à internet pode agravar a tensão, por causa de anúncios brilhantes, páginas cheias de informações, downloads excessivamente demorados e menus que tremulam o tempo todo. Evite ler as notícias exageradas sobre desastres, já que um dos objetivos desse tipo de mídia é aumentar seu nível de ansiedade. Não passe muito tempo vendo televisão - é mais uma fonte de informação irrelevante e de pressão.
Restrinja o consumo de café, cafeína, álcool e açúcar. Aparentemente esses produtos ajudam você a conseguir o que você deseja naquele momento - quer isso signifique usar a cafeína para permanecer alerta, usar o açúcar para ganhar uma energia extra ou tomar uma bebida alcoólica para relaxar -, porém seus efeitos são todos superficiais. O uso exagerado desses produtos pode produzir efeitos contrários.

Adote os eliminadores de estresse
Incorpore os eliminadores de estresse em sua rotina diária para ajudá-lo a enfrentar aqueles momentos em que seu corpo fica tenso só de pensar em ter de participar de uma outra reunião para tratar do orçamento da empresa, quando você recebe um comunicado de seu superior que deseja vê-lo imediatamente ou ao ouvir uma pessoa viciada em trabalho dizer que ela trabalhou todo o fim de semana. Os eliminadores de estresse podem se tornar um meio fácil e natural de ajudá-lo a vencer os momentos de ansiedade para que você tenha prazer em viver e trabalhar.
Experimente as minitécnicas.
As minitécnicas são versões mais curtas da resposta de relaxamento que podem ser usadas a qualquer momento que você sentir que está ficando tenso.

Respire fundo e prenda a respiração por alguns segundos. Em seguida, solte o ar bem devagar, enquanto repete sua palavra-chave.
Ponha a mão direita bem embaixo do umbigo. Preste atenção nos movimentos de sua respiração até o umbigo. Durante a inspiração, diga o número 10. Expire. Então, inspire e diga o número 9. Expire. Continue com a operação até que você chegue ao número 0 (zero).
Inspire pelo nariz e solte o ar pela boca por dez vezes. Observe como o ar fica fresco quando você inala e quente quando você expira.
Imagine que o ar seja uma nuvem. Durante a respiração, tente vislumbrar o ar vindo para você como se fosse uma nuvem, enchendo seus pulmões e depois saindo.

Tenha prazer no humor. O riso pode ser suficiente para transformar uma expressão facial fechada, que denota tensão, em uma demonstração de relaxamento e flexibilidade. O humor também é uma maneira de reformular a autoconvivência negativa em algo mais positivo e prazeroso.
Evite a ansiedade e a tensão do trabalho e procure ver o lado divertido das coisas.

Tente ser bem-humorado em todas as situações. Fique atento às coincidências, ironias e contradições.
Considere a possibilidade de trabalhar como se você estivesse participando de um jogo. Diversas tarefas que envolvem rotina podem ser vistas como se fossem um jogo.
Colecione revistas em quadrinhos para decorar seu local de trabalho.
Faça um comentário exagerado a ponto de se tornar um absurdo. Saia de seus limites cotidianos ou, de vez em quando, fale sobre coisas inesperadas.
Pegue suas linhas-padrão de autoconvivência negativa e transforme-as em uma conversa divertida. Por exemplo, em vez de dizer: Isso sempre acontece comigo, diga: E dizer que eu me ofereço como voluntário apenas 60% das vezes!

Uma palavra de cautela: Não confunda algo divertido com um comportamento ridículo. Rir de alguém ou à custa de outra pessoa é mais nocivo do que engraçado. O verdadeiro humor tem como base o respeito e procura envolver todos na brincadeira.
Tire uma folga. Tanto nossa mente quanto nosso corpo precisam de folga, de intervalos longe de nosso trabalho e de nossas atividades. Fique atento aos seus níveis de estresse e de energia. Quando você perceber que a tensão está aumentando e sua energia está em declínio, tire uma folga. Algumas mudanças que podem reduzir o estresse em seu padrão de trabalho incluem:

Tirar um cochilo
Ouvir música
Dar uma volta
Sonhar acordado
Bater-papo com amigos
Fazer um lanche bem caprichado
Subir alguns degraus de escada

Esses são alguns tipos de intervalos curtos, diários. Certifique-se, porém, de fazer planos também para uma folga maior, durante um fim de semana prolongado, por exemplo. Vá para o interior, fique em uma pousada, viaje de carona ou faça uma pescaria ou, simplesmente, leia um bom livro. Uma completa e prolongada mudança de hábitos poderá ajudá-lo a ter uma percepção totalmente diferente do mundo em torno de seu trabalho - com menos ansiedade e mais energia.
Todas essas atividades podem ser úteis para reduzir o estresse e restaurar a energia. Momentos de lazer, relaxamento e prazer representam menos ansiedade e menos estresse.

Perguntas mais freqüentes - Stress

2011-05-15T18:14:00.001-07:00

Quão freqüentes são os problemas que causam estresse no ambiente de trabalho?
Muito freqüentes. Uma pesada carga de trabalho, a pressão por uma carreira bem-sucedida e as exigências para aumentar a produtividade em, praticamente, todas as áreas do local de trabalho têm contribuído para que o estresse se torne um fator constante na vida de cada profissional. Algum tipo de estresse faz bem - motiva as pessoas à ação -, porém, de forma excessiva, pode ter um efeito contrário. Estresse em excesso é repetitivo e frustrante, sem qualquer recompensa ou satisfação, e pode realmente causar danos à sua mente e ao seu corpo.
Não é necessário que eu fique estressado para ter êxito como profissional?
Até certo ponto, sim. O estresse estimula o desempenho. Algumas pessoas conseguem prosperar em um ambiente de trabalho que exige muito delas e que é altamente estressante. Ficam energizadas pelo estilo apressado de trabalho, pela necessidade de se empenhar em diversas tarefas, além de se sentirem estimuladas pela competição acirrada. No entanto, a maioria dos gerentes não consegue manter um passo acelerado por bastante tempo sem que sofram conseqüências físicas e emocionais. Os gerentes mais bem-sucedidos são aqueles que tendem a priorizar suas atividades, que delegam responsabilidades e que sabem quando deixar para trás os problemas do trabalho.
Como posso determinar se minha ansiedade é produtiva ou prejudicial?
É importante saber diferenciar um estresse positivo de uma ansiedade prejudicial. Se você se sente bem com o que faz, se seu desempenho é excelente, dentro dos prazos e do orçamento, divirta-se! Se, porém, você anda preocupado e ansioso, não é capaz de se concentrar em seu trabalho ou não sente prazer nem mesmo de ir para o trabalho, seu estresse está corrompendo sua vida, tanto profissional quanto familiar.
Quais são alguns sintomas da ansiedade prejudicial?
Alguns sinais da ansiedade prejudicial são sutis e difíceis de serem detectados, ao passo que outros são mais nitidamente reconhecíveis. Os indicadores mais comuns são as mudanças de comportamento, como redução da produtividade, da criatividade, da motivação ou da confiança e aumento da irritabilidade, fadiga ou pessimismo; aumento do consumo de álcool ou de outra droga; e agravamento de doenças físicas sem qualquer razão aparente. Em termos práticos, se você percebe que atualmente você está com a tendência de cancelar compromissos, não se dá bem nas entrevistas se recusa a viajar de avião só porque se sente muito ansioso, você está passando por uma fase nociva de ansiedade.
Por que é importante conversar com alguém sobre o problema?
Uma das primeiras regras para gerenciar o estresse é: Ao ficar ansioso, nunca se isole. Converse com alguém em quem você confia. Por quê? Porque uma conversa vai ajudá-lo a se sentir mais seguro e consciente de que você não está só - você está compartilhando sua carga com uma outra pessoa. A pessoa com quem você conversa pode suavizar sua ansiedade ao convencê-lo de que você está bem ou que seu problema tem solução. Pode também ajudá-lo a refletir sobre a situação e a obter rapidamente os fatos associados a ela. Quando você está estressado, sua tendência é exagerar a situação, tornando-a mentalmente pior. Um ouvido amigo pode apresentar um ponto de vista diferente - uma maneira diferente de encarar o problema.
Ao enfrentar situações estressantes, de que proveito são os exercícios de respiração profunda?
Respirar fundo pode ajudar de diversas formas. Primeiro, o simples fato de respirar fundo ajuda a pessoa a relaxar - reduz a taxa de batimento cardíaco e o ritmo respiratório, além de manter estável o nível de pH no sangue. Basta prestar atenção na sua respiração para que você afaste sua mente do problema e faça com que ela se concentre em seu corpo. Sabe-se também que muitas pessoas têm a tendência de prender a respiração quando estão estressadas - respirar fundo força a pessoa a oxigenar novamente seu sistema.

Passos para reduzir o estresse de imediato

2011-05-15T18:13:00.001-07:00

1. Pare.
2. Respire.

3. Reflita.

Depois de interferir na resposta automática do estresse, agora você está em condições de focar o problema real, sem as distrações causadas pela ansiedade exagerada. Reflita nas causas de sua ansiedade e analise as seguintes questões:

Por que sou precipitado em tirar as piores conclusões?
Qual é o gancho emocional que dá força ao meu estresse?
Qual é o problema específico neste caso?
Estou exagerando a ameaça?

É preciso mais do que apenas um breve momento de reflexão para nos familiarizarmos com a fonte de estresse, mas, se você já está trabalhando o problema, fica mais fácil lidar com o momento específico de estresse, pois você pode agora colocar seu conhecimento em prática.
4. Faça sua escolha. O próximo passo é escolher como lidar com a situação. Considere cada uma das opções disponíveis e, então, decida por aquela que melhor se ajusta às suas metas. Pergunte-se:

Qual é meu verdadeiro objetivo aqui?
Qual é a melhor solução para o problema?
Disponho das habilidades e ferramentas necessárias para chegar à melhor solução?
O que me é possível fazer de imediato? Ainda hoje, porém mais tarde? Amanhã?
O que vou fazer?

Assim que você tiver tomado uma decisão, aja de acordo.

Dicas de como administrar a ansiedade

2011-05-15T18:11:00.001-07:00

Aprenda a distinguir entre estresse positivo e ansiedade negativa.
O estresse positivo pode proporcionar-lhe a energia de que você precisa
para fazer o trabalho. A ansiedade prejudicial apenas faz com que você se arraste, dificultando a execução até mesmo de pequenas tarefas.

Faça um teste de realidade.
Descubra se sua ansiedade, de fato, tem alguma base.
A ansiedade prejudicial pode mascarar o verdadeiro problema. Investigue para certificar-se de que as coisas estão realmente tão ruins quanto parecem.
Mesmo que haja um problema real, a solução dele pode ser mais fácil do que você imagina.

Converse com amigos ou colegas em quem você confia.
Essas pessoas podem ajudá-lo a ver as coisas de um ângulo diferente.
Relacione-se com aquelas pessoas que realmente vão lhe ser positivas,
e não com pessoas que vão aumentar sua ansiedade.

Aja de forma positiva para corrigir o problema.
Não se torne uma vítima da ansiedade e do estresse.
Ficar remoendo o problema não leva a lugar nenhum.
Tente resolver o problema se estiver ao seu alcance!
Caso contrário, torne o problema mais administrável,
aplicando pequenas correções.

Busque ajuda de fontes confiáveis – pessoas que têm as
informações de que você precisa.
Normalmente, você não dispõe das informações ou das ferramentas
necessárias para atacar um problema.
Em vez de ficar ansioso, acalme-se e procure obter a ajuda necessária.
Descubra quem é a pessoa responsável e onde estão as respostas
de que você precisa.

Cuide de seu corpo.
Faça exercícios físicos diariamente, tenha uma alimentação saudável e durma o suficiente. Seu corpo fica extremamente tenso quando você está ansioso e estressado. Quando você cuida bem de seu corpo, isso não apenas reduz o nível de tensão, como também proporciona mais energia para que você consiga enfrentar o problema propriamente dito.

A qualquer momento e onde quer que você esteja, relaxe-se.
Pratique as técnicas de relaxamento todas as vezes que você pressentir os sinais de tensão, ansiedade ou estresse. Exercícios breves, que podem ser feitos praticamente em qualquer lugar, são muito úteis, porém, mesmo assim, arranje tempo e local para relaxar e meditar - exercícios assim resultam em benefícios de longo prazo.

Livre-se da ansiedade.
Se não há nada que você possa fazer sobre o problema (ou não há mais nada a fazer, uma vez que você já fez tudo para resolvê-lo) – se o problema, simplesmente, estiver fora de seu controle –, você tem de se livrar da ansiedade. Liberte-se dela e inicie um novo projeto, leia um livro diferente, tome outro caminho.