GTD-Brasil

Novo ajuste na visualização de tarefas. Adicionando projetos/prioridades

2009-09-05T20:31:00.005-03:00

Uma pequena dificuldade que tinha era sobre a priorização de tarefas e/ou classificação de um conjunto de tarefas em um projeto. Como todas as tarefas ficavam classificadas por contexto, só conseguia ver tudo e isso atrapalhava priorizar.

Em Julho, fiz um post sobre uma página que ajudava a implementação de projetos com o Outlook utilizando uma pasta de contatos e formulário personalizado para essa finalidade (http://gtd-brasil.blogspot.com/2009/07/visualizacao-de-projetos-utilizando.html). Gostei da idéia, entretanto, não implementei, pois, percebi uma demora na visualização de todas as tarefas/e-mails/compromissos, classificados com aquele nome de projeto.

Recentemente vi uma boa discussão no grupo sobre GTD que sou associado sobre o conceito de MIT (Most Important Task) que de certa forma despertou-me para uma possível solução para essa dificuldade.

O que fiz foi então misturar as duas idéias de uma forma simplificada gerando uma visualização que me permitisse ter uma noção melhor daquilo que deveria ser priorizado, bem como separar tarefas ligadas a um projeto específico.

Na tarefa é bem simples, eu utilizo o campo "Contatos" e registro ali a priorização ou o nome do projeto que aquela tarefa está ligada. A imagem é igual a essa abaixo:

Dessa forma alterei a visualização das tarefas classificando por contato e depois por categoria, (prioridade/projeto e contextos respectivamente) e minha tela ficou assim:

Como implementei essa semana esse ajuste, ainda é cedo para avaliar os impactos de seu uso, entretanto, uma coisa já posso afirmar, consigo ver meu "II quadrante" (para quem já leu os 7 hábitos) mais claramente do que antes.

Um grande abraço,

Fernando Sobrinho

#põenasacola Campanha contra Supermercados que odeiam clientes.

2009-08-10T22:22:00.003-03:00

O post de hoje não tem a ver com produtividade, mas com tratamento aos clientes. Esse fim de semana aconteceu algo inusitado comigo e que acredito deva ocorrer com muitas pessoas.

Todo mundo sabe a odisséia que é fazer as compras do mês, faz a famigerada lista de compras, se desloca até o supermercado onde imaginamos que encontraremos tudo que precisamos levando o kit compras (lista, calculadora, folhetos de outras redes para ganhar aquele desconto, etc etc).

Finalmente depois da maratona, ao chegar no caixa, minimamente esperamos que exista um ser humano do outro lado da máquina que registra os preços com quem podemos dialogar e sermos bem tratados, entretanto não é isso que ocorre.

A pessoa que me atendeu esse fim de semana, devia estar com o ovo virado... Sei lá porque motivos simplesmente ia passando os produtos com a graciosidade de uma locomotiva a vapor fazendo com que minhas compras fossem ficando atoladas do outro lado.

De repente surgiu um produto (uma carne embalada) que estava sem a etiqueta e eis que minha truculenta atendente delicadamente dispara: Ô moço! "Tá" sem a etiqueta e só pesa lá no açougue! Ainda perguntei se não tinha jeito de pedir alguém fazer a gentileza de ir até lá fazer isso por mim. Quando ela respondeu lembrei imediatamente da atual propaganda da Oi: NÃO! Uai (como bom mineiro que sou) então não levo a carne? E de forma muito gentil simplesmente deu de ombros fazendo aquela carinha de "eu só trabalho aqui".

Fiquei meio assim com cara de cocô, mas pensei: "Deixa pra lá, é só não voltar aqui". A senhora que estava atrás de mim na fila, vendo que a má vontade da atendente permitiria ela ficar vários minutos esperando se dispôs a ir pesar a carne para mim, enquanto o restante das compras iam sendo passadas e devidamente atoladas após a esteira, apesar de todo o meu esforço para impedir que isso ocorresse.

À boa samaritana que fez o gentil favor desejo de coração tudo de bom para você. Foi como agradeci num volume suficientemente audível para minha atendente.

Quando o último produto foi registrado a atendente de caixa ainda disse: Mais alguma coisa? Simplesmente neguei pois senti que minha integridade física poderia ser ameaçada, já que vários objetos perigosos ficam do lado de lá do balcão:

a) O paninho sujo contaminado com todo tipo de bactéria que serve para "limpar" a esteira;
b) A assustadora maquininha de registrar preços nos produtos;
c) O aplicador de fitas adesivas com aquela serrilha para corte e vários outros.

Minha imaginação ficou fértil com todas as possibilidades macabras de uso desses equipamentos...

Para fazer uma ligeira pirraça com a atendente (também não sou de ferro) mesmo sob várias solicitações dela informando o valor da compra e perguntando como eu iria pagar, subitamente me fiz de surdo e ia embalando os produtos que não estavam embalados. Ia fazendo de uma forma que tornava insuportável para minha antagonista ficar parada e finalmente consegui que ela começasse a me ajudar.

Leitores, é uma sensação de triunfo quando você vê o atendente de caixa pegando de novo em produtos que já poderiam estar embalados, mas que pela má vontade ou ainda pelo treinamento dado pela gerência do supermercado eles não o fazem.

Por mais que você queira, querido e organizado leitor, é impossível com tamanha pressão evitar colocar a pasta de dentes na mesma sacolinha do sabão em pó, ou ainda, evitar que as frutas mais delicadas fiquem junto com o pote de achocolatado...

Realmente é uma visão quase divina, ver o atendente de caixa pegando seus produtos e colocando na sacolinha plástica, é bem verdade que ele faz isso da forma mais desmotivada do mundo, mas faz. É como o Golias sendo derrotado pelo Davi.

Tudo bem, ironizei bastante, mas realmente levanto algumas questões: porque o caixa do supermercado não embala as mercadorias? Quem falou que não podia? Quem debilmente disse que o atendimento seria mais rápido se o caixa se ocupasse simplesmente de passar os produtos? Finalmente quem jogou às favas a satisfação do cliente?

Por um supermercado mais voltado para o cliente lanço o #põenasacola, uma campanha contra os supermercados que pensam em cortar custos deixando de atendê-lo.

Registrei uma reclamação no site dessa rede de supermercados, entretanto, posso afirmar que esse comportamento não é exclusivo do estabelecimento que eu fui e sim é uma regra para praticamente todos os que ficam em cidades maiores.

Todo mundo promote: Qualidade e Bom Atendimento, quando vão entregar tudo junto?

Um grande abraço,

Fernando Sobrinho

Treinamento em GTD usando Outlook 2003

2009-08-01T12:59:00.003-03:00

A algumas semanas atrás fizemos um treinamento com nossa equipe apresentando a metodologia e como utilizar algumas configurações no Outlook 2003 que ajudam a implementá-la. O mais importante de tudo: usar o KISS (Keep It Simple Stupid!)

Um abraço,

Fernando Sobrinho

Treinamento em GTD usando Outlook 2003

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Visualização de Projetos utilizando Outlook 2003

2009-07-31T22:06:00.002-03:00

Uma deficiência que eu tinha em meu sistema era a visualização de projetos. Eu acabava colocando um projeto como tarefa e dentro dela discriminava as Next Actions, entretanto, navegando na net acabei achando como fazer essa configuração.
O site é de uma pessoa que se denomina WHKratz e é realmente muito prático.
É uma pena estar em inglês, mas não é de difícil entendimento. Aí vai o site:

http://home.comcast.net/~whkratz/id28.htm

Um abraço,

Fernando Sobrinho
http://twitter.com/sobrinhof

The Big Picture

2009-07-28T21:04:00.004-03:00

Não sou um adepto de soluções web para gerenciamento do tempo ou de projetos, pois tenho receio da descontinuidade desses serviços, entretanto, chamou-me muito a atenção um site que permite gerenciarmos projetos de uma forma bacana, visualmente bonito, simples e funcional. É o The Big Picture (www.thebigpic.org). No vídeo abaixo temos uma demonstração legal de como essa ferramenta funciona:

Video do David

2009-07-15T20:19:00.004-03:00

Video do David Allen, comentando sobre o que ganhamos com o GTD: Controle e Perspectiva

Gostei muito do aprofundamento que pode ser dado quando ele comenta dos níveis de perspectiva, dando a exata noção de como podemos conseguir através do controle ajustar o rumo de nossas vontades, desejos e aspirações.

Enjoy the video. Com vocês o mestre....

GTD-Workflow Traduzido

2009-07-12T22:49:00.002-03:00

Quero um novo celular

2009-07-10T22:47:00.002-03:00

Confesso que ando decepcionado com meu E61. Ele é bem lentinho e não é muito amigável percorrer todas as telas do Papyrus para anotar uma idéia ou tarefa e classificar em contextos.

Estou pensando em um HTC, já que não precisaria investir novamente em softwares que ajustem a sincronização entre o Outlook e o celular.

Celular com tarefas sem contexto não é GTD friendly.

Um abraço,

Fernando Sobrinho

Softwares que uso

2009-06-18T23:59:00.006-03:00

O software nativo do E61 não classifica as tarefas por contexto por isso acabei investindo uns U$ 40,00 com a aquisição de dois softwares que me ajudam a manter as tarefas e compromissos em ordem.

Um é o Papyrus (http://www.sbsh.net/) que permite classificar as tarefas em categorias (que eu uso para os contextos) o outro é o Aquasync (http://www.pockettorch.net/) que faz uma tarefa que parece boba, mas faz ganhar um tempo danado. Ao sincronizar o Outlook com o E61, esse software mantém a categoria/contexto facilitando assim esse controle.

Na imagem abaixo podemos ver como fica a tela de Tasks do Papyrus separada por contextos:

Um abraço,

Fernando Sobrinho

Porque do Outlook 2003

2009-06-13T23:15:00.004-03:00

Antes que alguém possa perguntar: "Fernando, tantas ferramentas melhores e com mais acessibilidade, porque justamente o Outlook e ainda por cima o 2003?"

Confesso que é por limitação mesmo. No meu trabalho usamos o Outlook 2003 como padrão para e-mail. Procurei várias ferramentas que eu pudesse usar em substituição ao Outlook, algumas muito boas, entretanto, com os problemas de sincronização de alguns desses softwares ou sistemas via web optei por manter tudo nele e sincronizando apenas com o meu E61 que eu levo para todos os lugares.

Se eu acabasse insistindo em usar outra ferramenta, ficaria muito tempo fazendo o retrabalho de transferir manualmente e entendo que o GTD e os softwares não são o fim e sim o meio.

Um abraço,

Fernando Sobrinho

Coleta mental

2009-06-13T22:31:00.009-03:00

A Coleta é o primeiro dos 5 processos pelos quais o GTD define o caminho pelo qual devemos seguir para promover um bom fluxo de fazer as coisas. Ele é essencial, pois uma coleta bem feita dá o tom de como vamos administrar nosso tempo e nossas tarefas, permitindo que não nos esqueçamos de nada.

O grande problema é que durante alguns momentos no dia, sem que tenhamos condições de realizar anotações (dirigindo, ou então estamos sem papel e caneta) algumas daquelas idéias e tarefas simplesmente surgem na mente e é aí que mora o perigo, geralmente é algo importante e se não for anotado naquele momento iremos fatalmente esquecer.

Recentemente, tentando achar uma boa forma de resolver isso, publiquei esse assunto no gtdbr · GTD - A Arte de Fazer Acontecer (grupo que discute implementações, dúvidas e etc) questinando como o pessoal fazia essas coletas. Vejam abaixo como perguntei:

2009/6/4 sobrinho.fernando

Reparem na seguinte cena:

Você está em sua mesa, com a caixa de entrada vazia, com todos os assuntos processados, com algumas pendências na @waiting for e sabe que tem um monte de assuntos, mas não consegue lembrar de nenhum. Traduzindo: deu o maior branco. Isso não incomoda tanto naquele momento pois você já sabe o que precisa fazer com alguma atividade que estava em @someday ou ainda, acaba fazendo aquela tarefa que ocupará você pelas próximas duas horas até o final do expediente.

Mais tarde no mesmo dia, quando você sai de sua sala, ou mesa, dirigindo para casa, todos aqueles assuntos que estavam "adormecidos" começam a parecer aquelas irritantes janelinhas pop-up. Só que você simplesmente não pára o carro para anotar ou ainda está sem papel, caneta ou qualquer outro meio de coletar esses pensamentos que te atormentam e que de certa forma são coisas muito importantes.

Mais alguém passa por isso, ou é só o sacana do meu cérebro que fica me pregando essa peça?

Se alguém já conseguiu superar essa fase como você fez?

Um abraço,

Fernando Sobrinho

As respostas que tive convergiram para o uso de uma ferramenta que vários celulares possuem que é a gravação de voz, tornando assim esses arquivos de áudio algo a ser processado quando das revisões diárias / semanais.

Achei bem interessante essa dica e já estou implementando. Sem dúvida que em pouco tempo deixarei de ser incomodado pelos meus popups mentais. rsrsrsrsrs

Ofereço esse post aos amigos do grupo que deram a dica: Erick Engelhardt, Renato Ramos, Cynthia Fraga e Luciana do Blog Canto da Lu.

Um abraço,

Fernando Sobrinho

Tuitando

2009-06-13T22:16:00.002-03:00

Agora estou também no Twitter!

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Fernando Sobrinho

Nova configuração do Outlook

2009-06-13T22:14:00.003-03:00

Boa noite pessoal,

Em breve estarei publicando um update da minha implementação. Estou tentando deixar menos burocrática e mais ágil. Posso garantir que estou fazendo bem mais atualmente e abusando das demais funcionalidades do Outlook.

Um abraço,

Fernando Sobrinho

Complemento da implementação

2008-11-08T19:25:00.006-02:00

Acabei esquecendo-me de dar uma dica importante quando da implantação do GTD usando o Outlook 2003. Existe uma pequena configuração que precisa ser feita antes, que ajuda muito haja vista que quando você está com todos seus e-mails nas pastas categorizadas por assunto, ao enviar um e-mail a cópia do mesmo vai para Itens Enviados, ou Sent Itens. Como melhorar isso para evitar ficar toda hora indo lá e transferindo os e-mails enviados para a pasta do respectivo assunto?

Bom lá vai a dica:

Você deve entrar em uma tela usando o seguinte caminho: Ferramentas/Opções/Preferências/Opções de email.../Opções de email avançadas...

Bom seguindo este caminho você deve ter chegado a uma tela parecida com esta:

É só ativar a caixinha "Em pastas que não sejam a 'Caixa de Entrada', salvar as respostas com o original."

Aí é dar Ok e pronto, você conseguirá evitar um monte de "clica e arrasta pra pasta" que podem inclusive levá-lo a se enganar em qual pasta deve-se colocar o e-mail corretamente.

Um abraço,

Fernando Sobrinho

Tela do Outlook 2003

2008-09-28T14:05:00.003-03:00

Depois de criar as pastas de pesquisa, eu as adiciono nas "Pastas Favoritas", que serve como um atalho para chegar rápido onde quero.

cadastrem-se no GTDBR

2008-09-27T00:36:00.002-03:00

Clique aqui para cadastrar-se gtdbr

Implementando GTD com Outlook

2008-09-27T00:04:00.012-03:00

Amigos,

Fiz essa postagem primeiramente no grupo GTDBR lá no Yahoo grupos, mas achei interessante postar aqui também:

Estou utilizando o Outlook 2003 e meu E61 com Papyrus para rodar meu GTD. Agora a coisa está andando do jeito que queria.

Bom, começando pelo Outlook, descobri que com alguns passos simples (mas não tão intuitivos assim) consegui colocar minha administração de e-mails, compromissos e tarefas de uma forma que entendo muito aproximada ao GTD em essência. Vamos lá então:

A primeira tarefa foi criar a famosa pasta particular no Outlook, já que onde trabalho quando chegamos a 20 Mb de dados no servidor, começam a ser bloqueados os envios e recebimentos de e-mails. Dentro da pasta particular, criei várias pastas, separadas por assuntos macros, relacionados às atividades que estão sob meu escopo de ação e uma com conteúdo particular. Por sua vez dentro das pastas subdivido os assuntos até no máximo dois níveis abaixo.

Em seguida, criei 5 pastas de pesquisa definindo os critérios para que cada pasta de pesquisa mostrasse os e-mails com uma cor de bandeirinha específica. Coloquei as pastas de pesquisa para serem visualizadas na guia "Pastas Favoritas" e elas se apresentam da seguinte forma:

Pendentes – bandeirinha vermelha – demandas que não são possíveis de se fazer em menos de dois minutos, mas não delego para ninguém (adiados);

Aguardando – bandeirinha azul – demandas que gero ou que tenho de resolver e preciso de informações de outra pessoa, da minha equipe ou não;

Delegados – bandeirinha amarela – demandas direcionadas para as pessoas da minha equipe;

Someday/Maybe – bandeirinha verde – quando quero deixar um assunto, ou email para que durante as revisões eu possa visualizar como poderei aproveitá-lo;

Ações – bandeirinha laranja – serve para que eu possa identificar rapidamente, ações que foram tomadas para solução de algum problema (quando ele é mais representativo ou de maior impacto);

A ordem das cores das bandeirinhas, segue necessariamente a ordem em que elas se apresentam na hora que vou decidir classificar algum e-mail dentro das 5 possíveis pastas acima. Assim, se o assunto vai para o "Pendentes" sinalizo com a bandeirinha vermelha, quando ele vai para "Delegados" sinalizo com a bandeirinha amarela, isso dentro do Inbox ou Sent itens, conforme o caso. Quando um assunto é finalizado, eu arquivo na pasta específica mas antes colocando a sinalização de concluído nele. O legal é que fica registrado no e-mail a data e hora
em que o assunto foi finalizado.

Tem uma pasta de pesquisa que nomeei como "Conferir", que serve para que todo e-mail sem qualquer sinalização de concluído ou das cores acima, eu possa visualizá-lo, dando o fim necessário a ele.

Quando o assunto precisa entrar no calendário (tem data e hora para acontecer), eu simplesmente arrasto o e-mail para o calendário e copio o compromisso como texto.

Se o assunto precisa virar uma tarefa que não dá para simplesmente deixar dentro da estrutura que descrevi acima, arrasto o e-mail e copio a tarefa como texto do mesmo jeito que faço com os compromissos.

Sempre copio como texto visto que o conteúdo em texto do e-mail acaba indo junto. Isso é muito bom já que depois de sincronizado além de visualizar a tarefa ou compromisso, eu consigo visualizar também o conteúdo do assunto em questão.

Carreguei três arquivos para o grupo que mostram como ficou estruturado o Outlook, como eu crio um compromisso e tarefa.

Após essa fase, entra a sincronização com o E61. Esses compromissos e tarefas vão para o celular através do Nokia PC Suite.

No E61, eu ainda dou uma mexida nas tarefas, já que elas são importadas para o celular sem qualquer contextualização. Assim entro em uma por uma e defino em qual contexto ela melhor se encaixa. É a única mexida que faço já que todas as outras informações (alarme, data final, etc) entram normalmente.

Espero que tenha conseguido facilitar o entendimento de como fiz minha implementação. Agora o mais importante ainda é a disciplina, pois, como diz o dono do blog da Bizrevolution, conhecimento sem aplicação não serve pra nada.

Getting Things Done - Vamos descobrir e implementar?

2007-11-27T14:04:00.001-02:00

Prezados amigos e amigas,

GTD, quem já ouviu falar? Quem já implementou no seu dia a dia? Quais as ferramentas de apoio que você utiliza para manter sua mente clara como água? O principal objetivo desse blog é ser um canal para todos que utilizam ferramentas de produtividade pessoal baseadas na metodologia GTD discutirem, opinarem e se desenvolverem.

Um grande abraço,

Fernando Sobrinho