Mantenimiento Industrial Para Todos

Cuando el Predictivo no sirve

2017-07-31T14:59:00.001-05:00

He estado probando el publicar artículos via Linkedin por un tema de practicidad más que nada.

Adjunto la última entrega que he tenido, está orientado a cuando debemos tener un Mantenimiento Predictivo, en qué ocasiones sirve, en qué ocasiones no ayuda mucho.

Espero les guste, espero sus comentarios!!

Cuando el Mantenimiento Predictivo no sirve

Hasta la próxima!!

Hablemos de Indicadores

2017-01-21T01:57:00.000-05:00

Siempre le cuento a mis alumnos y colaboradores que los Indicadores nos deben de contar una historia, sino no nos sirven

en esta entrega, conversamos un poco sobre los indicadores

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Y nos vamos al formato Video Blog

2017-01-21T01:11:00.003-05:00

Estoy viendo que me está costando sentarme a escribir, entre las fiestas de fin de año y el trabajo se pierde continuidad.

Sin embargo, he visto una forma de poder llegar más rápido a ustedes y es mediante el video

Acá los dejo con un pequeño video de presentación

Fijando Metas para el 2017

2016-12-13T00:13:00.005-05:00

Hay algo que siempre le digo a los chicos de la especialización de Mantenimiento y Confiabilidad, y es que los indicadores nos deben de contar una historia, que nos deben de poder contar qué es lo que está pasando en la planta y en base a eso se deben de poder tomar decisiones o establecer metas y objetivos

Ahora a puertas del 2017, nos toca empezar a revisar qué es lo que vamos a poder ofrecerle a nuestros clientes internos el próximo año, siempre bajo el esquema de ser un aporte al negocio y de centrarnos en la mejora continua.

Tengamos en cuenta también que los indicadores tienen niveles, es decir, dependiendo de quien sea el interlocutor podemos utilizar uno u otro indicador, Es decir, los indicadores gerenciales no necesariamente significan algo para los operarios o técnicos y si deseamos que la organización trabaje hacia una meta en común, debemos darles números que puedan manejar y sentir en su día a día. Entonces, cuando trabajemos metas para nuestro equipo, tengamos claro que debemos expresarlas en una forma que sea entendible y manejable a todo nivel. Ver "Traduciendo los indicadores"

Asimismo, debemos de tener en cuenta que los indicadores deben de ser medidos con una frecuencia tal que nos permitan tomar decisiones, es decir, si bien se tienen que reportar mensualmente, no debemos de medirlos o revisarlos con esa frecuencia, sino en vez de gestionar vamos a hacer autopsias (Ver Haciendo Autopsias de los indicadores). Imaginen que su auto no tenga un velocímetro y que se den cuenta que se han excedido en la velocidad en ciertas zonas por las multas que les llegan a su casa, no es eficiente el control, ¿no?

Una vez que tenemos nuestros indicadores andando, debemos de poder fijar metas para lograr una buena gestión de mantenimiento, lo más importante acá es poder analizar los indicadores, viendo tendencias y realizando proyecciones, la idea es poder ofrecer algo mejor que lo que se obtuvo en el año que se acaba, siempre que las condiciones lo permitan (Ver Analizando los indicadores) de ahí que el análisis de lo que pasó y de lo que puede pasar es muy importante.

Por último, nuestras metas tienen que ser expresadas de tal manera que se pueda ver que aportan algo al negocio, de ahí que tienen que ser claras, medibles, retadoras y relacionadas con lo que el negocio busca. Una buena manera de plantear bien una meta es en el formato SMART, esto es: eSpecífico, Medible, Alcanzable, Retador y basado en el Tiempo (Ver Objetivos SMART). La claridad al expresar nuestros indicadores es clave para que las expectativas de nuestro cliente sean las mismas que nuestro equipo, que eviten malos entendidos o frustraciones.

Plantea bien tus metas para este 2017, mide tu desempeño en vivo y conviértete en el socio estratégico de la cadena productiva!!

Mantenimiento Durante las Fiestas

2016-12-06T23:21:00.000-05:00

¿A quién que trabaje en Mantenimiento no le han complicado las Navidades o el Año Nuevo alguna vez? Porque siempre el bendito "Murphy" aparece cuando todos queremos descansar...

Recuerdo haber tenido una vez que ir una nochebuena solamente a desconectar una termomagnética que había saltado y así poder salvaguardar un material que debía estar en un ambiente controlado. Al final te das cuenta que este tipo de incidentes son en realidad una serie de errores que confluyen y que coloquialmente le echamos la culpa al pobre Murphy.

Entonces, para que estas fiestas todos podamos estar más tranquilos, les dejo algunos consejos:

- Asigna cuadrillas de guardia: Si no se tiene que laborar en las fiestas, es importante dejar personal de asistencia para emergencias
- Balancea las cuadrillas y recompensa: Tengamos en cuenta que no podemos sancionar a nadie por no asistirnos en un feriado, entonces debemos poder motivar a los que requerimos que vengan.
- Prueba los equipos de respaldo: Aunque es menos frecuente, durante las fiestas hay mayor posibilidad de tener cortes de servicios de energía, sobre todo eléctrica
- Elabora un árbol de llamadas: Es importante que los que se quedan en las instalaciones sepan a quien llamar y puedan hacerlo
- Ejecuta un plan de cierre y arranque: Si se revisan las instalaciones antes de irse de feriados y se tiene un plan de arranque antes de que todos lleguen, vamos a tener menos sorpresas

No publiqué esto muy cerca a las fiestas porque en realidad lo primero que debemos hacer es planificar y lanzarlo el 20 de diciembre nos dejaba poco tiempo para reaccionar.

Que Diciembre sea un mes para cerrar con éxito el año y que nos ayude a empezar el 2017 con mucha energía!!

Gestión de Contratistas

2016-11-30T08:30:00.000-05:00

Uno de los factores que pueden ser muy útiles en una gestión de mantenimiento es el uso de contratistas, sin embargo, mal manejados, pueden ser un dolor de cabeza.

En las empresas más grandes, con recursos económicos, se puede pedir que los contratistas cuenten con sus propios estándares de seguridad, sus procedimientos y hasta personal dedicado en sitio para poder hacer estas supervisiones. Esto es lo que principalmente sucede en las mineras y petroleras.

Para el resto de industrias, sobre todo para las manufactureras, los contratistas vienen por periodos puntuales, en pequeñas cuadrillas y pueden ser numerosos y diversos, de ahi que debamos tener ciertas consideraciones para con ellos.

Si no controlamos a los contratistas es posible que ellos terminen tomando el control de nuestras instalaciones, no me malinterpreten, los contratistas no son malos para nada, pero deben de adecuarse a nuestras políticas y procedimientos para que seamos consecuentes en nuestra forma de hacer las cosas. Aunque no podemos dejar de lado que existen contratistas muy especializados y experimentados que pueden tener estándares más exigentes a los nuestros, y que debemos trabajar con ellos para mejorar nuestros estándares.

Algunas de las consideraciones que debemos de tener con los contratistas son:

Negocie las tarifas buscando el "ganar-ganar" Muchas veces nos vanagloriamos con que al contratista le hicimos ajustar el precio más allá de lo que estaba dispuesto. Lo más probable es que acepte, ya sea por presión, amistad o simplemente por querer mantenerse trabajando con nosotros. También sucede que muchas veces el contratista puede aceptar un monto que en verdad no le conviene...
Tenga las reglas claras en la licitación: No hay nada que le quite más seriedad a una compañía que el que estén cambiando las reglas cada nada. Es importante que Seguridad, Logística, Mantenimiento y Operaciones definan las reglas sobre las cuales se van a mover los contratistas y debe ser comunicado desde el proceso de licitación para no incurrir en sobre costos...
Mantenga un proceso de certificación, recertificación y control de contratistas: La mejor manera de asegurarse que los contratistas cumplan con lo que esperamos de ellos, que no se accidenten o causen accidentes es que tengamos un proceso de inducción certificado, dictado por nuestro personal y que sea de acuerdo a nuestra realidad. El contenido de esta inducción debe de tener dos partes, una estándar y una específica al trabajo a realizar, la lista de quienes quedan certificados debe de estar en el punto de control de ingreso y ser uno de los requisitos para poder entrar en las instalaciones. Asimismo, esta certificación debe de tener una vigencia y ser renovada cada cierto tiempo. Estas condiciones no deben ser negociables, debe de existir algún tipo de identificación o carnet que permita a cualquiera validar la certificación.
Comuniquese con los involucrados: A nadie le gusta que entren extraños a su casa y hagan cosas de las cuales no están enterados. De la misma manera, debe de ser comunicada cualquier actividad de los contratistas a los afectados, debe de ser presentado el coordinador o supervisor y debe de haber algún protocolo de comunicación establecido, esto hace que los trabajos fluyan y se lleven a buen término.
No deje de supervisar: Por más confianza que tenga con los contratistas y por más expertos que estos sean, recuerde que la última responsabilidad de que todo salga bien es de usted y su equipo, por lo tanto, la supervisión no puede quedar de lado, los supervisores por parte de la compañía deben de identificar los hitos en los cuales deben de estar presentes, conocer a detalle lo que se va a realizar, tener manejo de los imprevistos, etc.

Con estos consejos en mente lo más seguro es que mejore la efectividad de sus contratistas, así como la seguridad de las labores de mantenimiento. Recuerde, el contratista es un apoyo muy valioso, a veces un socio estratégico, pero el responsable y dueño del mantenimiento es usted!!

No deje de supervisar a sus contratistas

2016-11-20T20:51:00.001-05:00

A todos nos gusta rodearnos de contratistas de confianza, eficientes, de esos a los cuales solamente les tienes que dar las instrucciones y las obras se mueven solas.

En mis años en obras he tenido la suerte de toparme con varios de este tipo de contratistas, muchos eran más expertos que yo en sus campos, por lo que tenía que dejarme guiar por ellos también.

Sin embargo, aún con este tipo de contratistas, la supervisión no es algo que se deba delegar, pues siempre es nuestra responsabilidad lo que suceda con los trabajos y muchas veces si uno llega al final y hay algo con lo que no estamos de acuerdo lo que va a generarse son retrasos, sobre costos o un resultado no conforme.

Por lo tanto es muy importante que con el contratista se fijen los momentos de supervisión o hitos de la obra, de manera que siempre tengamos bajo control lo que está sucediendo en la obra.

Asimismo, es necesario que se establezcan cuales van a ser los canales de comunicación formales y los momentos en los que se van a realizar las mismas.

Algunos consejos para tener una buena supervisión de contratistas;

- Repase con su contratista previo al inicio del trabajo cuales son los planes, la secuencia de trabajo y tiempos de cada una de las actividades. Discuta, cuestione e indague a profundidad, eso evita retrasos innecesarios
- Si tiene que supervisar varias obras a la vez, lleve un circuito de supervisión, de manera que no se le escape ninguna obra. Asimismo, apunte cuales son los momentos críticos donde tiene que estar presente para tenerlo en cuenta.
- Acuerde con su contratista en qué momentos necesita usted estar en el sitio, por ejemplo: luego que se abrió la máquina, antes que se cierre, antes de la pintura, durante los ensayos no destructivos
- Tenga los canales de comunicación abiertos y deje la instrucción que si algo se sale del plan o se retrasa sea comunicado de manera inmediata.
- Para supervisiones remotas apóyese en la tecnología, fotografías y videos pueden ayudar en la verificación de los avances.

Por más que el contratista sea de confianza, el dueño de la obra es usted como supervisor, es una demostración de responsabilidad el estar al tanto de todo lo importante que suceda.

Coméntenme cuales son sus técnicas de supervisión!!!

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Compras y Mantenimiento - Como trabajar en equipo

2016-11-18T22:30:00.000-05:00

Una de las experiencias más gratificantes que he tenido ha sido la de dirigir Compras y Mantenimiento al mismo tiempo, esto es porque usualmente en el ámbito industrial estas son dos áreas de servicio donde se centran la mayor cantidad de solicitudes y se invierte una buena cantidad del presupuesto operativo, pero también áreas donde se centran las polémicas y donde si no se tiene un buen manejo se vuelven un buzón de reclamos.

También por experiencia, cuando estas dos áreas trabajan juntas se generan sinergias que llevan a generar ahorros y maximizar eficiencias dentro de la organización.

Uno de los puntos cruciales de esta relación entre compras y mantenimiento tiene que ver con entender que al ser áreas de servicios lo más importante es la satisfacción de necesidades del cliente final, que en este caso son las operaciones. Ambos tienen que trabajar en equipo complementándose para poder lograr las metas que tiene la organización.

Algunas de las áreas de mejora que se pueden tener en ambas áreas son:

- Definición de Especificaciones: Un artículo bien identificado puede darle herramientas a compras para conseguir mejores proveedores y minimizar los errores por elementos equivocados

- Planificación de Repuestos: Cuando se tienen los repuestos planificados se tiene un mayor nivel de negociación, lo que nos lleva a reducir los niveles de stock y mejorar los costos

- Consolidación de Servicios: Cerrar contratos por servicios por periodos prolongados garantiza un servicio constante y una disminución de los costos asociados

- Importaciones Directas: Trabajar directamente con la fábrica puede llevar a reducción de costos y simplificación de operaciones
- Homologación de Repuestos: El poder trabajar con repuestos genéricos y poder estandarizar marcas y modelos lleva a reducción de inventarios y menos tiempos perdidos

- Identificación de Servicios de Valor Agregado: Muchos proveedores generan servicios de valor agregado como una manera de fidelizar a sus clientes. Incluir esto dentro de los acuerdos de servicio ayuda a la gestión de mantenimiento.

Muchas de estas acciones son trabajos de una sola vez que se repiten todos los años para poder tener los servicios actualizados, es importante por lo tanto que se tenga un cronograma de trabajo y un equipo que se reúna de manera periódica para poder verificar los avances y solucionar los problemas

De mi experiencia, en negociaciones de este tipo se puede ahorrar entre un 5 y 10% del valor de compra, así como mejorar el cumplimiento del proveedor para llevarlo por encima del 95%, Esto significa una ganancia directa hacia las utilidades de la compañía.

Coméntenme sus experiencias con la sinergia entre Compras y Mantenimiento

Hasta la próxima!!

Identificación de servicios de valor agregado

2016-11-18T22:08:00.003-05:00

Desde hace buen tiempo que compartir información y entrenar a los clientes es una práctica cada vez más utilizada por los proveedores de repuestos y servicios.

Muchas veces existe desconfianza por parte de los clientes, ya que no estamos acostumbrados a tener las cosas "gratis", sin embargo estos entrenamientos tienen un trasfondo que es bastante lógico:

- Si el cliente está bien entrenado en el uso de los repuestos que vendo, difícilmente se equivocará en su uso. Cuando existe mal uso siempre está la posibilidad de que el cliente acepte que no sabía usarlo, pero lo más común es que piense que es de mala calidad o que es muy complicado de utilizarse, por lo que empezará a buscar alternativas.

- El entrenamiento genera familiaridad, exposición a alternativas, por lo que termina generando más ventas.

- La fidelización, es decir, el darle algo al cliente que la competencia no puede o no está dispuesto, genera una ventaja diferencial que hace que el cliente regrese.

Asimismo, hay que tener mucho cuidado, pues muchos proveedores disfrazan de "capacitaciones" eventos meramente comerciales, lo que no son buenas prácticas.

Por último, existen servicios post venta que se ofrecen como parte del suministro de los productos, lo cual tiene que ser valorizado cuando se realizan licitaciones, pues si bien están incluidos en el precio del producto, si la competencia no lo tiene es un beneficio que se va a perder.

Algunos servicios de valor agregado que se tienen son:

- Capacitaciones en uso de equipos, entrenamientos, congresos.

- Análisis predictivos: lo más común son los análisis de aceites en el caso del suministro de lubricantes

- Asistencia técnica o asesoría en proyectos, la cual puede ser presencial o remota

- Servicios de asistencia telefónica 24x7

El departamento de compras, en conjunto con los usuarios, puede identificar estas oportunidades y es interesante colocarlo dentro de los cuadros comparativos para evaluarlo como un diferencial.

Coméntanos si conoces algún otro tipo de servicio de valor agregado!!
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Planificación de Repuestos

2016-11-18T22:08:00.002-05:00

Una buena oportunidad de conseguir ahorros es mediante una negociación a mediano o largo plazo, esto se logra cruzando los planes de mantenimiento con los planes de repuestos.

Si es que seguimos los planes para realizar un plan de mantenimiento preventivo lo que tenemos son rutinas de mantenimiento calendarizadas para cada máquina y repuestos asociadas a las mismas.

Estos repuestos deben de lanzarnos un consumo aproximado al año de repuestos, con una periodicidad estimada sobre la cual tenemos una base de negociación, pues podemos ahorrar en transporte u obtener descuento por compras de un volumen grande.

Lo ideal es que el comprador negocie en base a lo siguiente:
- Una cantidad estimada al año, con entregas parciales de acuerdo a la periodicidad dictada por el plan de mantenimiento preventivo
- Que el proveedor mantenga el stock de repuestos o de seguridad, teniendo cuidado de no inmovilizar su capital mucho tiempo.
- Que no exista compromiso de compra del valor estimado total anual, sino que este se vaya ajustando de acuerdo al consumo, de ahí que se hagan revisiones a mitad de año para ajustar los estimados
- Para materiales de alta rotación y bajo valor, se puede trabajar en base a históricos y proyecciones.
- Para materiales de lenta rotación y valores altos, se debe trabajar en base a la confirmación de acuerdo a los tiempos de entrega o lead times de los proveedores

Es importante realizar siempre una comparación entre comprarle al proveedor local y realizar una importación directa, lo cual lo vemos en el siguiente post Importaciones Directas
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Importaciones directas

2016-11-18T22:08:00.001-05:00

En mis años trabajando en mantenimiento y proyectos he tenido la oportunidad de tener el suministro directo desde fábrica y a través de distribuidores y ambos casos tienen sus ventajas y desventajas que hay que tomar en cuenta.

Por lo tanto no les puedo decir que posición tomar, porque es circunstancial, sin embargo les puedo decir las ventajas y desventajas de cada una de ellas.

Importación directa:

- Es ventajosa si es que se tiene influencia sobre los fabricantes, esto es, si nosotros como clientes somos tan importantes para ellos que prefieran atendernos directamente y no a través de sus distribuidores, ejemplo de esto es si somos una filial de una transnacional, donde tienen acuerdos globales y deben cumplir con nosotros como cuenta clave.

- Es favorable si tenemos un departamento de comercio exterior que conozca de los productos, tiempos y detalles de embarques y aduanas.

- Vale la pena cuando los volúmenes son grandes o los costos son muy altos, pues para que sea conveniente se deben de realizar los menos embarques posibles y esto demanda el tener espacio para almacenaje y elevar los niveles de stock.

- Es conveniente si es que se tiene el soporte de especialistas internamente para el post venta de los repuestos o artículos a traer (esto si es que por políticas de acuerdos globales no se tiene ese post venta activo desde fábrica y se traslada al soporte local)

- La ejecución de las garantías por los productos puede ser complicada, teniendo en cuenta que los reemplazos por garantía pueden tomar el mismo tiempo que la importación, y que las justificaciones son más complicadas

- La responsabilidad por la selección de artículos a pedir, códigos, especificaciones, etc. recae completamente en el solicitante, los errores y la asesoría técnica pueden ser un riesgo dentro del suministo.

Suministro local:
- Una de las mayores ventajas es la de poder manejar el stock de seguridad y las reposiciones con el capital del proveedor. Al tener ellos múltiples clientes, pueden mantener un stock general y poder absorber cualquier desviación en el suministro que podamos tener
- Usualmente los costos son mayores que los que tendríamos en una importación directa, sin embargo si contabilizamos los costos administrativos y de almacenaje podríamos estar a la par. Tengan en cuenta que la fábrica le da precios especiales a sus distribuidores que no nos lo darían como importadores directos porque no manejamos el mismo volumen ni les vamos a aumentar las ventas significativamente
- El post venta de un proveedor local puede ser su ventaja competitiva, lo podemos aprovechar pues al tener un acceso directo a la fábrica suelen tener técnicos más expertos y nos pueden ayudar a superar problemas que por nosotros mismos nos costaría mucho resolver
- La ejecución de las garantías, la asesoría en la selección y el aprovisionamiento alternativo es una ventaja del suministro local.

Mi consejo es siempre analizar ambas alternativas, de manera que se puede ir revisando el margen que tiene nuestro proveedor local. Si la diferencia entre los costos de importación directa (incluyendo almacenaje, transporte y desaduanaje) y los de suministro local están en un rango razonable que compense las ventajas de soporte y garantías, sugeriría apostar por el suministro local.

Si lo que se tiene es una filial de la marca en el país, este análisis ya no sería necesario.

Cuéntenme sus experiencias!!
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Consolidación de Servicios

2016-11-18T22:08:00.000-05:00

Al igual que la planificación de repuestos, el poder consolidar servicios o tener contratos anuales de servicios nos da una oportunidad de tener una mayor beneficio económico y de costo oportunidad para nuestras empresas.

Algunas de las oportunidades que se pueden aprovechar son:

- Si tenemos paradas ya programadas en fechas específicas y trabajos que siempre se realizan en esas fechas (por ejemplo, mantenimiento de subestaciones, limpieza química de calderos, mantenimiento de compresores, limpieza de pozo profundo, etc.) podemos programar los servicios para todo el año, comprometiendo a los proveedores de antemano para el servicio y asegurando mejores precios
- En los servicios periódicos como calibraciones y mantenimientos mensuales, cerrar el servicio por todo un año nos puede dar pie a mejores precios y servicios conexos como capacitaciones (ver el punto Identificación de Servicios de Valor Agregado )
- Al armar bases para servicios anuales podemos hacer no solamente los servicios programados, sino tener contratos sobre servicios que se pueden dar durante el año como atenciones de emergencia, donde podemos fijar condiciones de servicio. (ver Ejemplo de licitación de servicio con atenciones de emergencia)
- En el caso de múltiples locaciones, el poder tener uno o más contratistas identificados para el mismo tipo de trabajo nos permite aprovechar un mismo estándar de trabajo, poder comparar resultados y poder obtener una mejora económica por volumen de trabajo y planificación.
- El programar los servicios de manera anualizada y programada nos permite tener mejores indicadores de desempeño y poder desarrollar con nuestros proveedores actividades de mejora continua en el servicio que lleven a reducir tiempos o costos.

Cuéntanos qué experiencia tienes con servicios consolidados!!
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Tenga las reglas claras en la licitación

2016-11-18T22:01:00.000-05:00

Uno de los grandes desperdicios que existen dentro de todo proceso industrial son los retrasos innecesarios y los reprocesos.

La mayor parte de estos retrasos se dan porque existen requisitos o condiciones que no se establecieron dentro de las bases de la licitación.

Tengamos en cuenta que en el mejor de los casos estos adicionales van a ocasionarnos solamente retrasos o molestias; en la mayoría de oportunidades nos generan algún sobre costo, y en el peor de los casos, pueden hacer que el contratista desista de realizar el trabajo y tengamos que volver a realizar el concurso.

La mejor forma de evitar estos problemas es que tengamos una lista de verificación o un checklist de los requisitos que se van a requerir con los contratistas y que sea un trabajo en conjunto con compras el incluirlos en las licitaciones.

Esta lista de verificación debe ser revisada por todos los departamentos involucrados: Mantenimiento, Proyectos, Seguridad y Salud, Medio Ambiente, Operaciones, Legal, etc.

Algunos de estos puntos son:

- Contratos a firmar. Incluir modelo de contrato en la licitación para evitar idas y venidas con el área legal

- Garantías requeridas, ya sean cartas fianzas, de fiel cumplimiento o retenciones parciales

- Política de adelantos o valorizaciones

- Equipos de Proteccion Personal necesarios, generales o específicos, normas que deben cumplir

- Charlas necesarias para poder ingresar

- Certificaciones requeridas para el personal o equipos

- Restricciones sanitarias

- Horarios de trabajo

- Requisitos de personal especial como prevencionistas o algún tipo de ingeniero

Existen reglas generales para todos los contratistas y deberían ya ser incorporadas en la solicitud de cotización.

Los requisitos específicos para una obra en particular deben ser claros y precisos durante la licitación para evitar retrasos.

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Negocie las Tarifas buscando el "ganar - ganar"

2016-11-18T19:59:00.000-05:00

En las diversas licitaciones que he tenido, las más fructíferas son las que permiten que nuestra empresa se beneficie y que a la vez sea un negocio rentable para el contratista.

Para esto lo más importante es conocer con cierto detalle cómo es que están compuestos los costos del servicio a realizar. La manera más sencilla es poder dividir los materiales, mano de obra, gastos generales y utilidad.

Esto nos da una mejor base de negociación, pues si es que los contratistas están suministrando los materiales o equipos de la calidad que requerimos, estos tienen un valor comercial que debería ser similar para todos.

Lo mismo sucede con la mano de obra, donde el diferencial está en los jornales, la cantidad de personas, si son subcontratados o de planilla propia.

Otro rubro es el de maquinaria, si es que cuentan con maquinaria propia o es alquilada, lo cual también puede generar diferenciales.

Con estos datos es que se puede hacer una negociación mucho más asertiva y productiva que simplemente buscando bajar el precio. Una buena forma de ver el valor comercial es el revisar revistas con plantillas de costos como la revista Costos Perú la cual da valores unitarios en temas de construcción.

Un caso curioso me sucedió con una empresa, a la cual le aplicábamos penalidades por no llegar a cierto plazo, pero también le dábamos un incentivo económico si mejoraba el plazo de entrega. Teniendo en cuenta que el tener las obras antes en algunos casos nos permite vender más, podemos trabajar con el principio de "colocar la zanahoria por delante" para motivar al contratista a mejorar la entrega.

No perdamos de vista que si el contratista tiene también como objetivo mantener un nivel de utilidades en su trabajo, y si trabajando de manera eficiente no va a poder obtenerlas lo más probable es que termine desapareciendo del mercado, o que empiece a tratar de mantener un margen rentable bajando la calidad de los materiales o la experiencia de la gente, o peor aún, que empiece a ver trabajos adicionales donde va a cobrar el margen que no va a percibir de la obra original. Ninguno de estos casos ayuda a nuestra empresa.

Coméntanos que otras experiencias tienes con el "ganar - ganar" con los contratistas!!

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Homologación de repuestos

2016-11-01T21:43:00.003-05:00

El crecimiento de las instalaciones y la multiplicidad de marcas en el mercado puede convertirse en una pesadilla para el aprovisionamiento en una empresa.

Algunos de los problemas que podemos encontrar son:

- Se crean códigos para los repuestos de máquinas nuevas con la instalación, pero no se revisa si los códigos de fábrica son equivalentes a códigos ya existentes

- No se tiene acceso a las equivalencias hasta que llegan los repuestos nuevos

- Los repuestos vienen codificados con el código del proveedor, lo que hace más difícil la equivalencia

- Se han registrado el mismo artículo con diferentes códigos, esto porque las descripciones son coloquiales o difieren en un guión o un sufijo, o uno está en español y el otro en inglés (un código puede ser por "rodamiento 7520" y el otro "Bearing 7520")

Estos problemas generan dos cosas:

- un exceso en el inventario de repuestos, pues podemos tener el mismo repuesto con diferentes códigos, más aún si tenemos reaprovisionamiento automático

- Un sobre precio, pues algunas veces compramos directo de fábrica un repuesto que viene de importación, cuando puede ser comprado el mismo repuesto al representante local de la marca.

Para poder disminuir estos impactos en nuestros niveles de inventarios podemos realizar las siguientes acciones:

- Tener revisiones periódicas de los códigos del almacén, con la finalidad de buscar códigos repetidos o equivalentes. Luego de esto se deben de hacer los trabajos de unificación de códigos y corrección de equivalencias

- Convocar a proveedores de las marcas a realizar un levantamiento y plantear equivalencias

Este tipo de homologaciones nos lleva a bajar nuestros costos de mantenimiento, muchas veces mejora los tiempos de entrega y nos ayuda a disminuir las posiciones en el almacén

Cuéntanos de tus experiencias!!
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Definición de Especificaciones de compras

2016-10-13T23:44:00.001-05:00

Para poder realizar una buena compra lo más importante es que quede claro qué es lo que se necesita comprar.

A menudo pensamos que un buen comprador de repuestos tiene que ser un ingeniero que conozca de mecánica, electricidad, automatización y demás, cuando en realidad un buen comprador debe ser un buen negociador que nos de el soporte de conseguir el mejor precio por lo que queremos conseguir.

Entonces la base para poder llegar a tener un buen trabajo en equipo es tener una buena especificación de lo que queremos.

Consejos para tener una buena especificación:

- Realizar una descripción técnica correcta, dejando de lado los modismos o la jerga local. El lenguaje técnico correcto hace que hayan menos errores en el momento de las cotizaciones

- Colocar marcas alternativas equivalentes. Si bien podemos preferir una marca, en muchos casos existen dos o más alternativas similares para el mismo producto, con calidades similares y eso le permite al comprador manejar una abanico de ofertas variado

- Definir características especiales, por ejemplo si se requiere que soporte algún tipo de temperatura, algún tipo de acabado o que cumpla cierta normativa

Para el caso de servicios es importante que se tenga en cuenta:

- Plazos de entrega claros, realistas y bien definidos

- Especificaciones del servicio claras, por ejemplo, colocar una descripción del servicio como "construcción de almacén para repuestos" y dejarlo a que coticen de acuerdo a la visita hace que las cotizaciones no sean comparables y perdamos oportunidades. Una buena descripción de este trabajo podría ser: "construcción de almacén para repuestos, de un área de "X" m2 (Y m largo por Z m de ancho), con losa de concreto que soporte paso de montacargas de 3 tons, con techo de 5 mts de altura. La construcción debe ser de material noble, con techo de calamina soportado en vigas de metal, con puerta corrediza de WxZ mts. de metal" definir si se quiere pintado, con que tipo de pintura, que colores, etc. De manera que el proveedor tenga una base sobre la cual cotizar.

- Emitir una plantilla para la cotización, colocando diversos rubros como por ejemplo:

* Materiales

* Mano de obra

* Gastos generales y utilidades

Este tipo de plantillas nos permiten saber si es que nos están cotizando cosas comparables o no. En el siguiente enlace podemos ver ejemplos de plantillas de cotización.

Especificaciones claras es igual a una buena compra y precios competitivos!!!
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Ejecuta un Plan de Cierre y Arranque

2016-10-04T23:25:00.000-05:00

Uno de los puntos que demuestran una buena gestión de mantenimiento es el arranque y parada de las plantas.

Cuando vamos a ausentarnos por algunos días es necesario que se tenga un plan de cierre y arranque de las instalaciones, dentro del cierre debemos de tener:

- El inventario de equipos que se tienen que apagar
- El orden en que deben de ser apagados y qué consideraciones se deben de tener
- Una lista de verificación de los equipos desconectados
- Una supervisión o ronda final para asegurarnos que los equipos en verdad estén desactivados

Asimismo, para el arranque, es necesario designar un equipo que llegue antes del turno para arrancar los equipos y asegurarse que todo esté operativo. El tiempo destinado al arranque debe ser el suficiente para absorber cualquier incidente sin tener que afectar la producción

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Prueba los Equipos de Respaldo

2016-10-04T23:20:00.000-05:00

Hace varios años lo más común durante las fiestas eran los apagones, en esas épocas los grupos electrógenos eran vitales.

Es muy importante que se revisen los equipos de respaldo que se pueden requerir durante las fiestas y que se tenga al personal capacitado para operarlo o arrancarlo (Ver Asigna Cuadrillas de Guardia). No está de más dejar instrucciones por escrito de como se opera cada uno, y qué hacer si es que no llega a funcionar. (Ver Elabora un árbol de llamadas)

Algunos de los equipos que deben ser revisados antes de las fiestas son:
- Grupos electrógenos o generadores: Debemos probar que las baterías estén operativas, lo mismo que las llaves de transferencia. De ser posible, hacer pruebas con carga
- UPS, los cuales son vitales para los centros de cómputo, redes y hasta telefonía. Revisar el estado de las baterías y ver cual es el tiempo real de autonomía. He visto casos donde los 30 minutos de respaldo del UPS se convierten en 5 porque las cargas aumentaron y la capacidad no
- Bombas de agua, compresores, calderos
- Equipos de refrigeración

Realice un inventario de cuales son los equipos críticos que deben de mantenerse operando o que requieren respaldo, pruébelos en orden y lleve un registro, de manera que no falte ninguno.

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Balancea las Cuadrillas y Recompensa

2016-10-04T23:12:00.000-05:00

Sabemos que algunos colaboradores son más comprometidos que otros, siempre queremos contar con ellos. En caso de feriados o emergencias, necesitamos que quienes estén a cargo sean los más responsables para que nosotros como jefes podamos estar más tranquilos.

Sin embargo eso nos lleva a situaciones complicadas, pues no es justo ocupar los feriados de las mismas personas porque ellos sean más responsables que sus compañeros.

Por lo tanto, las cuadrillas deben ser rotativas y la asignación debe de ser equitativa, de manera que se pueda mantener un buen clima laboral y lograr también que todos asuman sus compromisos y puedan resolver problemas

También es importante que estas asignaciones sean realizadas con tiempo, de manera que los colaboradores puedan programarse y no sea un fastidio asistir a la empresa, tengan en cuenta que el solo hecho de asistir un feriado ya es una molestia, si a eso le sumamos el que no sea planificado y tengan que cortar planes con la familia, la disposición baja mucho.

Además debemos de buscar qué tipo de recompensa se puede emplear, además de la económica inherente al trabajo en feriado, pueden ser días libres o alguna capacitación.

Otra cosa importante durante las fiestas, vean qué va a comer el personal que asiste, usualmente los comedores no funcionan y si no vemos la logística de la alimentación los podemos dejar sin comer. La comida debe de ser especial, acuérdense que ustedes como jefes van a estar disfrutando de un día de descanso.

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Elabora un Arbol de Llamadas

2016-10-04T23:03:00.000-05:00

La comunicación durante una emergencia es un punto muy importante, saber a quien llamar y que estas personas estén disponibles y en estado de tomar una decisión.

Tengamos en cuenta que si no hay labores durante las fiestas los que quedan a cargo de vigilar las instalaciones son el equipo de seguridad patrimonial, por lo que es importante que las instrucciones de comunicación sean simples y claras.

Cuando hablamos de un árbol de comunicaciones nos referimos a las comunicaciones por niveles dependiendo de que suceda, por ejemplo:
- Si se corta la energía eléctrica: Primero llamar al electricista Zapata, Si no contesta, llamar al Supervisor García, en caso no conteste llamar al Jefe Gonzalez, si no lo ubican llamar al Gerente Piaggio.
- Si ocurre un incendio: Llamar a los bomberos y al Jefe de Seguridad Revoredo, al Gerente Piaggio y al Gerente General

Y así podemos listar varias cosas que pueden suceder y que deberían estar dentro de nuestro plan de respuesta ante emergencias.

Es muy importante que la lista esté actualizada, porque las personas de guardia no siempre tienen que ser las mismas, algunas de ellas viajarán y deben de ser asignados los suplentes, alguno pudo haber cambiado de teléfono. Debido a esto, previo a las paradas por fiestas es necesario corroborar los datos de contacto para evitar errores.

Una política que tenían en una empresa donde trabajé es que los vigilantes conocían las casas de las personas que asistían en caso de emergencias, si por algún motivo no funcionaban los teléfonos, iban a tu casa a buscarte.

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Asigna Cuadrillas de Guardia

2016-10-04T22:56:00.000-05:00

En muchas ocasiones no tenemos que trabajar durante las fiestas y el feriado puede ser utilizado por todos para descansar, sin embargo nuestras instalaciones tienen ciertos equipos que no deben ser desatendidos.

Algunos de estos equipos pueden ser: hornos, equipos de refrigeración, salas climatizadas, las subestaciones eléctricas.

Dependiendo de la criticidad o el tiempo de respuesta de nuestros equipos, valdrá la pena dejar personal de guardia durante los días de parada. Este personal debe ser el mínimo necesario, pero debe ser capaz de poder resolver los problemas si estos aparecen, de una manera rápida y sin mucha ayuda.

En las ocasiones en que el tiempo de respuesta puede ser relativamente largo, o las condiciones no son muy críticas, lo que se debe designar es un equipo de guardia a llamada, este equipo debe de mantener las comunicaciones abiertas durante todo el tiempo de descanso y estar dispuesto a movilizarse si es que la situación lo requiere.

Es muy importante que esta comunicación sea clara, (Ver Elabora un árbol de llamadas) y que el compromiso a asistir sea completo. La comunicación debe de llegar hasta personas que puedan tomar decisiones, que puedan definir si se requiere ir o no.

También es importante que las cuadrillas de guardia tengan las herramientas a la mano y que tengan equipos de emergencia como extintores y linternas a la mano por si se requieren. Recuerden que las incidencias más comunes durante fiestas son los cortes de energía.

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Objetivos SMART

2015-12-13T00:13:00.003-05:00

El formato SMART para fijar los objetivos hace que podamos plantearlos de una manera clara y entendible, que sean objetivos y profesionales.

SMART es un acrónimo que pasamos a definir y que viene por las iniciales en inglés:

- Specífic (Específico): La meta que nos planteemos debe ser específica, es decir llevar a la acción y no confundirse, por ejemplo, una meta no específica es: "mejorar la gestión de mantenimiento" pues si bien tiene el verbo de acción mejorar, no son específicas, es diferente decir "Aumentar la disponibilidad de la planta" aún acá si bien ya se entiende que voy a mejorar la gestión de mantenimiento aumentando la disponibilidad, todavía no está completo.
- Measurable (Medible): el indicador tiene que ser numérico, los ejemplos anteriores quedan incompletos porque no tienen la medición, diferente a decir: "aumentar la disponibilidad de la planta al 95%" o "aumentar la disponibilidad de la planta en 5%"
- Achievable (Alcanzable): La meta debe de ser tal que podamos alcanzarla con algún esfuerzo, pero que no sea imposible. Por ejemplo, si nuestra disponibilidad es de 70%, el aumentarla un 5% es alcanzable, pero si esta en 95% muy probablemente no va a ser alcanzable. O si estamos al 70%, llegar al 95% no va a ser alcanzable.
- Relevant (Relevante): asimismo, la meta debe de marcar alguna diferencia, volviendo al ejemplo anterior, si nuestro desempeño es del 70%, mejorar 1% o hasta el 5% puede no ser relevante, porque todavía es malo, quizás debemos plantear un 10% cada trimestre o 10% el primero y 5% los restantes. Sin embargo si estamos al 95%, 1% si es relevante
- Time bound (Limitado en el Tiempo): Debemos darle un marco temporal, mejorar 5% en un año es diferente que mejorar 5% en un mes o en tres, eso define claramente nuestra meta.

Entonces, un enunciado SMART sería:
- Mejorar la disponibilidad de la planta al 95% para octubre del 2017
- Aumentar el MTBF a 24 horas para diciembre del 2017
- Disminuir el costo de mantenimiento en 5% cada trimestre del 2017

Este tipo de enunciados hacen que las evaluaciones de desempeño sean mucho más sencillas de hacer y que la gestión del mantenimiento se simplifique.

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Haciendo autopsias de los indicadores

2015-12-13T00:13:00.002-05:00

Una vez un profesor de la maestría nos puso un ejemplo muy gráfico sobre como medir indicadores, nos decía: ¿cual es la diferencia entre la serie Dr. House y CSI?

La diferencia es que el Dr. House realiza un diagnóstico diferencial para salvar un paciente, mientras que CSI realiza diagnósticos de lo que ya pasó y no va a poder revivir al investigado...

Algo similar sucede a menudo con nuestros indicadores, como usualmente nos solicitan hacer los reportes de manera mensual, tendemos a hacer nuestro trabajo del día al día sin ninguna medición y a fin de mes nos ponemos a calcular los indicadores para presentarle a nuestros jefes y simplemente cruzamos los dedos para que estemos dentro de la meta... Eso nos lleva a plantearnos metas holgadas para poder llegar y nos da temor poner metas retadoras porque existe mucha incertidumbre.

Muchas veces nos quejamos que no tenemos un software, que después pasamos muchas horas calculando los indicadores, etc. sin contar que los técnicos no tienen ni idea de qué se espera de ellos.

Otras veces queremos ser demasiado exactos, como en el tema de costos, sería millonario si me dieran un sol por cada vez que he escuchado "no puedo calcular los costos porque contabilidad tiene los datos del cierre del mes recién el día 10 del mes siguiente". Imagínense si recién vamos a saber si llegamos a la meta del costo el día 10 del mes siguiente, recién ahí podríamos tomar acciones correctivas sobre un mes que ya tiene 30% de ejecutado y recién veríamos si funcionó o no el día 10 del tercer mes...

Algunas alternativas para dejar de realizar autopsias son:
- Baje los indicadores a nivel del piso (ver Traduciendo los indicadores) cuando haces esto, puedes empezar a llevar un control manual, día por día, de horas paradas, número de incidentes, soles gastados en preventivo y correctivo, producción y horas de producción. Esto puede ser llenado a mano por los mismos técnicos al finalizar el turno y compilado en una hoja en excel por el supervisor. Así al día tienes disponibilidad, MTBF, MTTR, Soles, Soles/ton.
- Al cierre de la semana se tiene como va el indicador semanal, por línea y total planta y se puede realizar alguna acción correctiva para poder llegar a la meta, o avisar si es que no se va a poder llegar y tomar acciones a otro nivel.

Otro claro ejemplo es el indicador de costo, algunos miden el costo de mantenimiento como un valor fijo, sin darse cuenta que el costo de mantenimiento en la manufactura es un costo que afecta directamente el costo del producto, es decir, el costo del mantenimiento debe de ser siempre visto en relación con la unidad de producción, es decir: Soles/ ton, Soles/unidad, Soles/Kg, como se tenga que medir.

De ahí que es importante monitorear la producción y sobre esto ajustar los gastos de mantenimiento, de manera que no afectemos de forma negativa el costo del producto. Asimismo, si tenemos los gastos claros a comienzo de mes, y vemos que es inevitable tener un sobre costo, se debe de dar aviso para ver que otras acciones se pueden tomar en otras cuentas para compensar este sobre costo. No debe ser sorpresa para nadie un sobre costo en mantenimiento.

Asimismo, si sube la producción, podemos tener un excedente de dinero para realizar más mantenimiento.

¿Cómo lidiamos con el hecho que contabilidad tiene los números recién el mes siguiente? es laborioso, pero no es complicado:
- Reportes semanales o interdiarios de lo retirado del almacén
- Registro de las solicitudes realizadas a compras y el dinero comprometido que sabemos que va a entrar en el mes.
- Si se tienen gastos distribuidos en todo el año, colocarlos en la ecuación.

Si bien no es exacto, es muy cercano a la realidad y nos da una idea de por donde vamos y reduce el riesgo de excedernos.

Revisa tus indicadores, llévalos en vivo, no realices autopsias!!

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Traduciendo los indicadores

2015-12-13T00:13:00.001-05:00

Los indicadores no deben de ser plásticos, deben de significar algo para quien los tiene que leer, a veces le hablamos de disponibilidad, MTBF, MTTR o confiabilidad a un técnico, puede que llegue a manejar los términos, pero no los llega a traducir dentro de su día a día. Paso a colocar un ejemplo de esto:

- El OEE de una planta es un indicador gerencial, es decir, nos dice como va el desempeño en general, sirve para una presentación gerencial, para comparar una planta con otra, pero por ejemplo, al jefe de mantenimiento no le ayuda a tomar decisiones
- Uno de los componentes del OEE que es la disponibilidad, es decir la tasa de fallas que tiene la planta, describe el desempeño en particular del mantenimiento y las correcciones, ayuda al jefe de mantenimiento para ver si está afectando la producción, pero tampoco llega a dar todas las herramientas para tomar decisiones. Solo nos dice como es que afectamos el OEE de la planta.
- Si medimos la disponibilidad por líneas el jefe de mantenimiento recién puede ver donde colocar sus recursos y hacer análisis de causa raíz para solucionar problemas que en la disponibilidad de planta se pueden enmascarar. Sin embargo para el mecánico hablar de 90% de disponibilidad o de 95% puede decirle poco.
- Si traducimos este % de disponibilidad a horas de parada al mes u horas de parada a la semana, o más aún, a minutos al día o al turno, le estamos dando un indicador tangible al técnico, así bajamos los indicadores a algo que el técnico puede manejar y controlar, las metas se vuelven personales. Con este valor el técnico si puede gestionar su desempeño

Si nosotros llegamos a hacer cortes diarios y luego semanales, podemos tener la información "en línea" sin necesariamente tener un sistema sofisticado, así mientras antes tengamos la información, más rápido podemos corregir para llegar a nuestras metas. Si vemos nuestro desempeño al cierre del mes, solamente vamos a tener una autopsia del mes y no podemos gestionar. Ver Haciendo autopsias de los indicadores

Así, cuando traduces los indicadores a algo que puede gestionar el mismo técnico puedes plantear metas en común y tener a todo el departamento alineado, en sana competencia y viendo cual es su aporte a la gestión de mantenimiento. ¿no prefieres tener a varias personas gestionando contigo en lugar de gestionar solo?

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Analizando los indicadores

2015-12-13T00:13:00.000-05:00

Siempre nos ponemos en la disyuntiva de cual debe de ser la meta para el 2017, si debe de aumentar o no, si debemos ser más exigentes, si trabajamos con el promedio o con el nivel más alto, etc.

La verdad, no hay una regla exacta, todo depende de la historia que te cuenten los indicadores (sí!! los indicadores te tienen que contar alguna historia, sino no te sirven y las metas que te plantees van a ser un juego de azar más que un trabajo de ingeniería)

Algunas de las cosas que se deben de tener en cuenta para analizar los indicadores:
- Promedio anual: esto sirve si es que los resultados han sido similares durante todo el año, pero desde mi punto de vista es la forma más simplista de analizar
- Promedio por trimestres: si es que se ha estado gestionando el año, lo más probable es que se tenga una mejora que es evidente por cada trimestre, de ahí que el último trimestre puede marcar cual es la valla para el año siguiente
- Eliminar casos puntuales: Si sabemos que un solo hecho distorsiona nuestros indicadores, si la mayoría de nuestras fallas son por algo que ya eliminamos, si un mes no produjimos casi nada y la disponibilidad se fue al 100%... eliminemos ese dato de la estadística y trabajemos con los números sin distorsión.
- Analizar si se eliminó la causa raíz: si como parte de un análisis se solucionó la raíz de algún problema, debemos tener en cuenta su impacto para las proyecciones del próximo año. Por ejemplo: si las fallas de una línea han sido por un tipo de reductor y hemos cambiado la tecnología, podemos eliminar ese punto de la ecuación para las proyecciones
- Buscar el punto más alto: Si tenemos una tendencia creciente (o decreciente, dependiendo del indicador) y ya logramos una meta, no podemos poner menos para el año siguiente, o seguimos la tendencia, o la bajamos a la mitad, si es que ya estamos llegando al límite de hacerse asintótica, y planteamos una meta retadora
- Mantener el mismo logro: Hay momentos en que nuestros resultados son muy cercanos a lo óptimo, un indicador de disponibilidad de 99% o 99.5% es muy alto, no podemos poner una meta más alta, pues cualquier imprevisto va a sacarnos del resultado sin ser necesariamente malo. Acá este indicador se compensa con otro, como por ejemplo el costo: tenías 99% gastando 100 soles/ton, ahora la meta es mantener ese 99% gastando 90 soles/ton
- Analizar a que se deben los resultados, un caso interesante es el de costos: separen siempre el costo del preventivo del correctivo, el preventivo puede subir un poco, pero el correctivo tiene que bajar, todo de manera que el costo total tiene que ser igual o menor, siempre relacionado al volumen de producción.
- Revisen si hay algo que va a afectar el próximo año, por ejemplo: adición de lineas nuevas, overhauls a lineas existentes, baja o alta de producción, cambio en el esquema de mantenimiento. Hacer esto puede hacer que varíen algunos ratios y tengamos que plantearnos objetivos diferentes

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