การพิมพ์งานวิชาการ

ย่อหน้าที่สอง ที่สาม

2014-03-01T13:47:00.001+07:00

บทความก่อนหน้านี้ คือ “ปัญหาการพิมพ์ย่อหน้า”, “ย่อหน้าแบบมาตรฐาน” ผมกล่าวถึงการปรับปรุงแก้ไขย่อหน้าแรกเท่านั้น

ต่อไปจะเป็นการปรับปรุงแก้ไขย่อหน้าที่สอง ที่สาม และย่อหน้าต่อไป เท่าที่ควรจะมี

ขอให้ดูตัวอย่างการผลงานของคุณแพนเค้กสีชมพูก่อน โดยจะเอาหน้าที่ 5 ของบทที่ 1 มาเป็นตัวอย่าง ดังนี้

ในการแก้ไขเนื่องจากเราได้ทำ style ของย่อหน้าที่ชื่อ body01 ไปแล้ว ขั้นตอนแรกเลย เราก็จะเปลี่ยน style ของย่อหน้าทั้งหมดในหน้าที่ 5 ให้เป็น style body01 ให้หมด แล้วอย่างอื่นค่อยตามแก้ทีหลัง

วิธีการก็คือ ระบายดำย่อหน้าทั้งหมดในหน้าที่ 5 แล้วไปคลิก body01 ในแถบเมนู หน้าที่ 5 ก็จะกลายเป็นแบบนี้

ไม่ต้องระบายไปที่หัวข้อนะครับ เพราะ หัวข้อถูกต้องแล้ว

จะเห็นว่า หน้าตาของย่อหน้าเปลี่ยนไปมาก และพบข้อบกพร่องที่ต้องแก้ไขมาก เราจะแก้ไขในส่วนที่ของหัวข้อ “คำถามการวิจัย” ก่อน

จะเห็นว่า ที่ระบายสีเขียวไว้ คือ เลขลำดับหายไป ที่ระบายสีเหลือง คือ การไป Enter โดยไม่มีเหตุผล ทำให้เกิดเป็นย่อหน้า

วิธีแก้ไขก็ง่าย เพิ่มข้อเข้าไปใหม่ และลบเครื่องหมายพายทิ้งไป

เราก็จะได้ย่อหน้าที่ถูกต้องคืนมาแล้ว ในภาพดังกล่าว ผมลบเครื่องหมายแท็บ หน้าข้อ 1 กับ ข้อ 2 ของหัวข้อวัตถุประสงค์ของการวิจัยไปด้วยแล้ว

ปัญหาของหัวข้อในส่วนที่เป็นคำถามของการวิจัย ที่ลำดับหัวข้อหายไปตอนเราเปลี่ยน style เป็น body01 ก็เป็นเพราะว่า คุณแพนเค้กสีชมพูไปเลือกใช้การตั้งหัวข้ออัตโนมัติ ซึ่งไม่ควรจะทำอย่างนั้นเลย

เพราะ จะเป็นปัญหามากในการทำผลงาน เมื่อมีหน้ากระดาษมากๆ เข้า

วิธีแก้ไข การตั้งหัวข้ออัตโนมัติ มี 2 วิธีคือ วิธีบ้านๆ กับวิธีมาตรฐาน

วิธีบ้านๆ

วิธีบ้านๆ ก็คือ เมื่อเราจะทำหัวข้อ แล้วโปรแกรมมันเสือกฉลาด ทำหัวข้อให้โดยอัตโนมัติ ให้เรายกเลิกการทำงานครั้งสุดท้ายออกไป โดยกด Ctrl Z จนกว่าจะได้เลขหัวข้อคืนมา

ในการทำหัวข้ออัตโนมัติโปรแกรมทำหลายคำสั่ง เมื่อเรากด Ctrl Z มันจะยกเลิกคำสั่งท้าย บางทีกดครั้งเดียว บางทีกดสองครั้ง จนกระทั่งได้เลขลำดับหัวข้อขึ้นมาก็แล้วกัน

ขอให้ลองทำดู

วิธีมาตรฐาน

คลิกที่ File หน้าจอจะเปลี่ยนไป คลิกที่ Options หน้าต่าง Word Option ก็จะโผล่ขึ้นมา ดังภาพ

ภาพที่เห็นนั้น ผมคลิกที่ Proofing แล้วด้วยนะครับ ต่อไปให้คลิก AutoCorrect Options.. ที่ระบายสีเหลืองไว้

เมื่อหน้าจอ AutoCorrect โผล่ขึ้นมา ให้คลิกที่ AutoFormat As You Type เอาลูกศรในช่องที่เหลี่ยมที่ผมระบายเหลืองไว้ เอาออกให้หมด

ต่อไปให้คลิกที่ AutoForma เอาลูกศรในช่องที่เหลี่ยมที่ผมระบายเหลืองไว้ เอาออกให้หมด แล้วก็กด OK

ต่อจากนีั้ไป ไอ้จำพวก อัตโนมัติที่ฉลาดๆ จนรำคาญทั้งหลายก็จะไม่โผล่ออกมาให้เห็นในไฟล์นี้ แต่ถ้าเป็นไฟล์อื่น ก็ต้องไปตั้งใหม่

ต่อไปดูที่หัวข้อ ขอบเขตของการวิจัย ปรากฏว่า หัวข้อของเลขตัวเดียวกับ 3 ตัวหายไป เหลือเพียงหัวข้อของเลข 2 ตัว

เราก็พิมพ์เข้าไปให้ครบ แก้ไขส่วนที่ไม่ดีด้วย ก็ได้ดังภาพ

ส่วนที่จะต้องแก้ไขต่อไปก็คือ เลขมันตรงกันหมด จะสังเกตว่า จากตัวเลขผมเคาะ 2 เคาะ เพราะระเบียบการพิมพ์หลายมหาวิทยาลัยเป็นอย่างนี้ [ของธรรมศาสตร์ไม่ใช่แบบนี้]

จากภาพดังกล่าวขอให้สังเกตดูเครื่องสี่เหลี่ยมคางหมูเล็ก หัวทิ่มลง ลูกศรสีเขียวชี้อยู่ และเครื่องสี่เหลี่ยมคางหมูเล็ก หัวขี้ขึ้น ลูกศรสีน้ำเงินชี้อยู่

เครื่องสี่เหลี่ยมคางหมูเล็ก หัวทิ่มลง มีหน้าที่ “คุม” บรรทัดแรก สังเกตดูว่า บรรทัดแรกของย่อหน้าจะตรงกับเครื่องหมายนี้ ลองใช้เม้าส์ลากไป ลากมาดู

เครื่องสี่เหลี่ยมคางหมูเล็ก หัวขี้ขึ้น มีหน้าที่ “คุม” บรรทัดที่เหลือทั้งหมดของย่อหน้า ลองใช้เม้าส์ลากไป ลากมาดู

ผมจะปรับย่อหน้าที่เหลือให้ดู ดังนี้

จากภาพดังกล่าว เอาเครื่องหมายพายออกไป จะดูสวยงาม ปรับปรุงอีกเล็กน้อยก็เสร็จ พร้อมพิมพ์

ย่อหน้าแบบมาตรฐาน

2014-03-01T10:12:00.002+07:00

บทความที่แล้วเป็นการแก้ไขการพิมพ์ย่อหน้าแบบบ้านๆ คราวนี้เป็นการแก้ไขแบบมาตรฐาน คือ ควรทำย่อหน้า ซึ่งเป็น styles ของเราขึ้นมาเอง

รูปแบบของย่อหน้า หรือ styles นั้น จะมีมาให้อยู่แล้ว แต่ไม่ได้เป็นของเรา หรือทำไปทำมา ก็เป็นของเราขึ้นมา แต่เราไม่รู้ตัว และไม่ได้มาตรฐาน ดูภาพด้านล่าง

จากภาพ ย่อหน้าแรกของคุณแพนเค้กสีชมพูนี้ มีการตั้งชื่อเป็น No Spacing ต่อผมจะปรับให้ถูกต้อง แล้วตั้งชื่อใหม่ให้เป็น Body01

เราก็ปรับย่อหน้าให้ถูกต้องตามต้องการ เหมือนบทความที่แล้ว ต่อมาก็ระบายดำให้ครอบคลุมทั้งย่อหน้า แล้วก็ไปคลิก ลูกศรเล็กๆ ในสี่เหลี่ยมมีแดง

หน้าต่าง Styles ก็จะโผล่ออกมา ตรงสี่เหลี่ยมผืนผ้าสีน้ำเงินนั้น ผมไม่ได้ โปรแกรมทำเอง เพื่อบอกว่า ตอนนี้ Styles ย่อหน้าของเราชื่อ No Spacing

ต่อไปให้คลิก New Styles ในสี่เหลี่ยมสีเขียวด้านล่างสุด หน้าต่าง Create New Style from formatting ก็จะโผล่ขึ้นมา

ขอให้ดูตรงแถบระบายสีเหลืองที่ผมเน้นไว้ จะเห็นว่า ชื่อย่อหน้าที่โปรแกรมทำให้คือ Style1 เราเปลี่ยนชื่อเป็น Body01 แล้วกด OK เราก็จะมีย่อหน้าที่เราต้องการ

จะเห็นว่า มีชื่อย่อหน้า “Body01” อยู่บนแถบเมนูแล้ว แต่มีปัญหาเกิดขึ้น เพราะ บรรทัดแรกของย่อหน้า ไม่ย่อเข้ามา 0.5 นิ้ว ไม่รู้ว่าคุณแพนเค้กย่อหน้านั้น มาอย่างไร

อย่างไรก็ดี เรื่องนี้ไม่ใช่ปัญหาใหญ่ ย่อหน้าที่เราทำขึ้นนั้น สามารถดัดแปลง ปรับปรุงอย่างไรก็ได้ ตามที่เราต้องการ

ให้ไปคลิกขวาที่ชื่อ “Body01” ก็จะมีแถบเมนูโผล่ขึ้นมา ให้คลิกที่ Modify หน้าต่าง Modify style ก็จะโผล่ออกมา

ต่อให้คลิกที่ Format หน้าต่างก็จะโผล่ขึ้นมาอีก ให้คลิก Paragraph หน้าต่าง Paragraph ก็จะโผล่ขึ้นมา

ไม่ว่าตัวเลขหรือตัวหนังสือจะเป็นอย่างไร ให้แก้ตามที่ระบายสีเหลืองไว้ แล้ว กด OK มาเรื่อยๆ เราก็จะได้ Styles ของย่อหน้าที่ชื่อ Body01 และย่อหน้าแรกถูกตรงตามที่ตรงการแล้ว

ในการเอาไปใช้งานย่อหน้าอื่นๆ เช่น ย่อหน้าที่ 2 กับย่อหน้าที่ 3 เราเพียงเอาเคอร์เซอร์ไปอยู่ในย่อหน้า แล้วก็คลิกชื่อ สไตล์ Body01 บนแถบเมนู ย่อหน้าต่างๆ ก็จะเป็นไปตามที่เราต้องการ

ในกรณีของย่อหน้าที่ 2 กับย่อหน้าที่ 3 นั้น ผมลบลูกศรของแท็บออกไปแล้ว

เมื่อเราแก้รายงานของเราเสร็จแล้ว เราต้องการจะพิมพ์ออกมาแล้ว และไม่แก้ไขอีกแล้ว เราก็เพียงไปแก้ไขย่อหน้า Body01

จาก Left เป็น Thai Distributed ย่อหน้าทั้งหมดในบทที่ 1 ก็จะเปลี่ยนไปทั้งหมด ไม่ต้องไปใช้แปรงทาสีให้เหนื่อยยาก ดังรูป

ปัญหาการพิมพ์ย่อหน้า

2014-03-01T09:11:00.002+07:00

ปัญหาใหญ่ของคุณแพนเค้กสีชมพูก็คือ การพิมพ์ย่อหน้าที่ไม่ได้มาตรฐาน ไม่ถูกต้องตามระเบียบเท่าที่ควรจะเป็น

ในการตรวจสอบนั้น ผมมีวิธีการตรวจสอบดังนี้

1) เอาเคอร์เซอร์ไปอยู่ในย่อหน้าที่จะตรวจสอบ

2) ดูที่แถบแมนูให้เป็น Home/Paragraph (ระบายสีเหลืองไว้) แล้วคลิกตรงลูกศรเล็ก ในวงกลมสีเขียว หน้าต่าง Paragraph ก็จะโผล่ออกมา [เครื่องหมายพายในสี่เหลี่ยมสีแดง คือ ตัวที่ทำให้เครื่องหมายพายโชว์หรือไม่โชว์]

ตรงแถบระบายสีเขียวนั้น ควรจะถูกต้องแล้ว คือ ระเบียบการพิมพ์ยุคใหม่นี้ หลายมหาวิทยาลัยบอกให้เคาะ 1 แทบ เคาะ 1 แทบก็เท่ากับ .05 นิ้วพอดี ผมก็เห็นด้วยกับระเบียบนี้ เพราะ ทำให้สะดวกขึ้น

แต่ตรง Line spacing นี้ไม่ถูกต้องแล้ว มันต้องเป็น Exactly 22 พอยน์ ทำไมถึงต้องเป็นอย่างนั้น

Line spacing คือ ช่องว่างระหว่างบรรทัด การตั้งเป็น Single คือ เท่าบรรทัดเดียวนั้น สระอุ สระอูของบรรทัดบน มันจะมีตีกับสระอิ สระอีของบรรทัดล่าง

ระเบียบการพิมพ์ก็กำหนดไว้ให้มากกว่านั้น

โดยหลักการ ช่องว่างระหว่างบรรทัดควรจะเป็น 120 % ของตัวอักษร ในเมื่อตัวอักษรเป็น 16 พอยน์ ช่องว่างระหว่างบรรทัดก็ควรจะเป็น 22 พอยน์

จากภาพด้านบน ผมปรับ Line spacing ถูกต้องแล้ว จะเห็นว่า ช่องว่างระหว่างบรรทัดดีขึ้น เหลืออีกเพียงอย่างเดียวก็คือ ท้ายสุดของบรรทัดยังไม่ตรงกัน ซึ่งปัจจุบันระเบียบการพิมพ์ของหลายมหาวิทยาลัยบังคับให้ตรงกัน

ดูตรงที่ระบายสีเขียวไว้ ตอนนี้เป็น Left คือจัดซ้ายตรง ขวาปล่อยเอาไว้ก่อน

การพิมพ์งานจริงๆ ควรทำแบบนี้ไปก่อน เมื่อไหร่ก็ตาม เราตรวจคำผิดคำถูกเรียบร้อยแล้ว และเอาจริงแล้ว เราค่อยไปปรับทีหลังได้

เช่นผมจะทำให้ดูดังนี้

วิธีการก็ง่าย คือ เอาเคอร์เซอร์ไว้ในย่อหน้า (ที่ระบายสีเหลืองไว้) แล้วก็เอาเม้าส์คลิกที่ “Thai Distributed” ซึ่งเป็นการกระจายแบบไทย ย่อหน้าของเราก็จะถูกต้องตามระเบียบการพิมพ์แล้ว

ต่อไป ดูที่หน้าต่าง Paragraph จะเห็นว่า เมื่อก่อนที่เป็น Left ก็เป็น Thai Distributed แล้ว

ต่อไปเป็นการเอา “ย่อหน้าที่ถูกต้องแล้ว” ไปใช้งานกับย่อหน้าทั้งหมดในงานของเรา ซึ่งก็มีการทำแบบง่ายๆ หรือผมจะเรียกว่า การทำแบบบ้านๆ กับการทำแบบยากหน่อย แต่เป็นการทำที่มาตรฐาน

เรามาดูการทำแบบบ้านๆ กันก่อน

1) เราต้องระบายดำที่ย่อหน้าแรกของเราให้ดำทั้งหมด เช่นเดียวกับย่อหน้าที่ 2 ที่เห็นอยู่ในขณะนี้

2) ใช้เม้าส์คลิกที่ “แปรงทาสี” ในแถบระบายสีเขียว แปรงทาสีที่ผมเรียกนี้คือ ตัวคัดลอกย่อหน้า ต่อไปก็ไประบายดำย่อหน้าที่ 2 ให้ดำทั้งย่อหน้า

จะเห็นว่า ย่อหน้าที่ 2 เหมือนกับย่อหน้าที่ 1 แล้ว เหลือเพียงลบเครื่องหมายลูกศรของแท็บออก ก็จะถูกต้องแล้ว

ดังภาพต่อไป

ขอย้ำว่า การพิมพ์ของเรานั้น ต้องพิมพ์ให้เสร็จเรียบร้อยตั้งแต่การทำย่อหน้าแบบ Left เอาไว้ก่อน เมื่อเสร็จแล้ว จึงทำแบบ Thai Distributed

ปัญหาของการแก้ไขย่อหน้าแบบบ้านนี้ก็คือ เราต้องใช้แปรงทาสีตลอดทั้งเล่ม มันก็ไม่ค่อยจะสะดวกนัก

ยังมีวิธีที่เป็นแบบมาตรฐาน ดีกว่า สะดวกกว่าซึ่งจะได้เขียนต่อไป

ดูภาพรวมคร่าวๆ

2014-03-01T06:49:00.001+07:00

คุณแพนเค้กสีชมพูเขียนอีเมล์มาปรึกษาเกี่ยวกับการพิมพ์เพื่อขอผลงานวิชาการ ผมเลยขอนำมาเป็นตัวอย่างเพื่อแนะนำในการพิมพ์ผลงานดังกล่าวในภาพรวมด้วยเลย

ข้อแสดงข้อที่ควรแก้ไขกันก่อน และจะแนะนำวิธีการแก้ไข ต่อไป

1) คุณแพนเค้กสีชมพู ส่งไฟล์ผลงานทั้งหมดรวมกันมาเป็นไฟล์เดียว

ตรงนี้ไม่แนะนำเป็นอย่างยิ่ง เพราะ เวลาจะแก้ส่วนใดส่วนหนึ่ง จะเสียเวลามาก ถึงแม้ตอนนี้คอมพิวเตอร์จะมีหน่วยความจำ (ram) มาก ก็ไม่ควรทำ

ควรแบ่งออกเป็นไฟล์ๆ เช่น ไฟล์ละบท ส่วนหน้าของเนื้อหา เช่น บทคัดย่อ คำนำ สารบัญ ก็รวมกันไฟล์หนึ่ง ส่วนหลังก็แบ่งเป็นไฟล์ๆ ไป

เมื่อจะทำเป็นเล่ม ก็แปลงเป็นไฟล์ pdf แล้วก็เอามารวมกันได้

2) ดูการตั้งค่าหน้ากระดาษ

สิ่งที่ต้องดูต่อไปก็คือ การตั้งค่าหน้ากระดาษ สำหรับกรณีของคุณแพนเค้กสีชมพูนี้ ท่านตั้งค่าได้ถูกต้อง เพราะอ่านบล็อกของผมอยู่แล้ว

3) ดูการพิมพ์

คราวนี้มาดูข้อบกพร่องทางการพิมพ์กันบ้าง ปรากฏว่า การพิมพ์ของคุณแพนเค้กสีชมพูมีข้อบกพร่องมาก ไม่เป็นระบบ ไม่เป็นระเบียบ

ถ้าส่งไปแบบนี้ กรรมการให้แก้ไขแน่ๆ คือ ตกมาแก้ไขก่อน

ดูหน้าที่ 2 กันก่อน

ตรงสีเหลืองนั้น คุณแพนเค้กสีชมพู เคาะ Enter ทำให้ย่อหน้าสิ้นสุดแบบไม่สมควร

เครื่องหมายที่คล้ายๆ กับเครื่องหมายพายนั้น เป็นเครื่องหมายที่แสดงการสิ้นสุดย่อหน้า ใครสงสัยว่า ผมทำให้มันแสดงออกมาได้อย่างไร ก็ให้ไปอ่านที่นี่

http://bibliowriting.blogspot.com/2011/06/blog-post_24.html

ในส่วนของที่ระบายมีชมพู คุณแพนเค้กสีชมพู เคาะ Enter ทำให้ย่อหน้าสิ้นสุดแบบไม่สมควร แล้วยังเว้นบรรทัดอีกด้วย [ตรงนี้คงส่งมาให้ดูกันก่อน จึงไม่ได้ตรวจสอบ ]

ต่อไปขอวิพากษ์เนื้อหาสักนิด ย่อหน้านี้ ยาวเกินไป ปกติสมัยปัจจุบันควรทำย่อหน้าให้สั้นๆ

ดูหน้าที่ 3 กันต่อไป

ในที่ระบายสีเหลืองนั้น ตรงนี้คงไม่ผิด แต่น่าจะผิดตรงที่ระบายสีชมพู คือ ลืมย่อหน้า

ในส่วนสีฟ้า การเว้นตรงนั้น ให้เว้นบรรทัดเดียว

ดูหน้าที่ 5 กันต่อไป

ดูที่ระบายสีเหลือง จะเห็นว่า บางทีใช้การเคาะแทบ (ซึ่งไม่ควรทำ) บางทีใช้การเคาะ 2 เคาะ ซึ่งถูกต้องตามระเบียบการพิมพ์ของหลายมหาวิทยาลัย

ดูที่ระบายสีชมพู จะเห็นว่า บางทีใช้การบังคับที่ย่อหน้า บางทีบางทีใช้การเคาะแทบ ซึ่งไม่ควรจะทำ

ดูเส้นสีเขียว จะเห็นว่า หัวข้อเลข 2 ตัว ไม่ตรงกัน

ดูหน้าที่ 7 กันต่อไป

ดูที่ระบายสีเหลือง ซึ่งน่าจะถูกต้อง ส่วนที่ระบายสีชมพู ไม่ถูกต้อง เพราะ มีวิธีการที่ดีกว่านั้น

ย่อหน้าแบบไทย

2013-08-29T20:22:00.004+07:00

ในการพิมพ์รายงานหรือวิทยานิพนธ์นั้น ระเบียบในการจัดทำย่อหน้าจะมีอยู่ 2 แบบคือ

1) จัดซ้าย ขวาปล่อย (Left)

2) จัดซ้าย ขวาตรง อย่างไรก็ดี แบบที่ 2 นี้ สามารถแบ่งได้เป็น 2 แบบ คือ แบบฝรั่ง (Justified) กับแบบไทย (Thai Distributed)

ในการทำรายงานหรือวิทยานิพนธ์นั้น ควรจะพิมพ์แบบจัดซ้าย ขวาปล่อย (Left) ไว้ก่อน และแก้ไขข้อความถูกต้องสวยงาม ดังตัวอย่างด้านล่าง

ต่อไป ผมได้จัดรูปแบบใหม่ให้เป็น แบบฝรั่ง (Justified) กับแบบไทย (Thai Distributed)

จะเห็นว่า การจัดซ้ายตรง ขวาปล่อยแบบฝรั่ง (Justified) ช่องไฟบางข้อความจะห่างกันมาก และไม่สวยงาม เท่ากับการจัดซ้ายตรง ขวาปล่อยแบบไทย (Thai Distributed)

วิธีการทำของผมก็คือ เอา cursor ไปไว้ในย่อหน้า ตรงไหนก็ได้ของย่อหน้านั้น แล้วก็คลิกตามรูปด้านล่าง

คลิกตรงสีเหลี่ยมสีแดงก็เป็น การจัดซ้ายตรง ขวาปล่อยแบบฝรั่ง (Justified)

คลิกตรงสีเหลี่ยมสีเขียวก็เป็น การจัดซ้ายตรง ขวาปล่อยแบบไทย (Thai Distributed)

ขอให้ท่านผู้อ่านลองทำดู ไม่เข้าใจก็เขียนมาถามได้

ลักษณะ (style) ของย่อหน้า 2

2011-06-26T22:43:00.002+07:00

ในบทความที่แล้ว ผมสรุปไว้ว่า ย่อหน้าที่ถูกระเบียบการพิมพ์ ต้องมีลักษณะ (style) ของย่อหน้า ดังนี้

1) บรรทัดแรกย่อเข้าไป 0.6 นิ้ว บรรทัดอื่นๆ ชิดขอบซ้ายของเนื้อที่การพิมพ์

2) ระยะห่างระหว่างบรรทัดต้องเป็น 120 % ของขนาดตัวอักษร ซึ่งควรจะเป็น 22 พอยน์ เพราะ ตัวอักษร ในปัจจุบันนี้ เรานิยมใช้ขนาด 16 พอยน์

การปรับเปลี่ยนลักษณะ (style) ของย่อหน้า

1) เราจะปรับเฉพาะย่อหน้าแรกก่อน ด้วยการลบการเคาะ space bar ออกให้หมดก็จะได้หน้าตาของย่อหน้าดังนี้

2) ลากเม้าส์ระบายดำให้คลุมทั้งย่อหน้าแรก แล้วใช้เม้าส์ลากสามเหลี่ยมด้านบนที่อยู่บนไม้บรรทัดมาใกล้ๆ ระยะ 0.6 นิ้ว ดังรูปนี้

3) ต่อไปให้สังเกตว่า หน้าจอของผู้อ่านเป็นเช่นนี้หรือไม่ ถ้าไม่เป็นเช่นนี้ ขอให้คลิกเม้าส์ที่ “หน้าแรก” ในสี่เหลี่ยมสีแดง และคิดเม้าส์ที่สี่เหลี่ยมเล็กในวงรีสีเขียว เพื่อที่จะปรับให้บรรทัดแรกอยู่ที่ระยะ 0.6 นิ้วจริงๆ

เมื่อคลิกที่คิดเม้าส์ที่สี่เหลี่ยมเล็กในวงรีสีเขียวแล้ว ก็จะมีหน้าต่างลอยขึ้นมาใหม่ ดังนี้

4) ในสี่เหลี่ยมสีแดง ตัวเลข 0.63 นิ้ว แสดงให้เห็นว่า การที่เราลากเม้าส์ด้วยมือนั้น ไม่ตรง 0.6 นิ้ว ให้ปรับตัวเลขเป็น 0.60 นิ้ว

ส่วนในสี่เหลี่ยมสีเขียวนั้น คือ ระยะห่างระหว่างบรรทัด ตรง “หนึ่งเท่า” ให้ปรับเป็น “ค่าแน่นอน” ส่วนตรง “ขนาด” นั้น ทำให้เป็น 22 พอยน์

อย่าลืมคลิก “ตกลง” เมื่อคลิก “ตกลง” แล้วการปรับย่อหน้าของเราก็เสร็จเรียบร้อย

สำหรับเรื่อง การคัดลอกลักษณะไปใช้ในย่อหน้าอื่นๆ ขอให้ไปอ่านที่นี่

http://bibliowriting.blogspot.com/

ลักษณะ (style) ของย่อหน้า 1

2011-06-24T22:55:00.001+07:00

ในการเขียนและ/หรือการพิมพ์งานวิชาการนั้น นอกจากจะมีระเบียบกำหนดการตั้งค่าหน้ากระดาษแล้ว การพิมพ์ย่อหน้าก็มีกฎบังคับไว้ด้วย

ส่วนมากกฎจะเหมือนกันคือ บรรทัดแรกจะต้องย่อเข้าไปจากขอบกระดาษด้านซ้ายประมาณ 0.6 นิ้ว ส่วนบรรทัดอื่นๆ ที่เลือก จะต้องชิดขอบซ้ายของกระดาษ

วันนี้จะแนะนำการปรับย่อหน้าให้ถูกต้อง โดยจะใช้ตัวอย่างของนักศึกษากลุ่มพลูโต ที่ส่งงานมาให้ตรวจ ดังนี้

ไฟล์ของนักศึกษากลุ่มพลูโตเมื่อส่งมาให้ผมตรวจนั้น มีความบกพร่องมากกว่านี้ ผมได้ปรับปรุงเพื่อแก้ไขข้อบกพร่องหลายอย่างออกไปแล้ว เพื่อเตรียมไฟล์มาเป็นตัวอย่างในบทความนี้

ก่อนที่จะแนะนำการสร้างย่อหน้าของเนื้อหาบทความที่ถูกต้อง ขออธิบายปัญหาของการคัดลอกข้อมูลจากเว็บไซต์เสียก่อน โดยจะใช้ไฟล์ของนักศึกษากลุ่มพลูโตเป็นตัวอย่างอีกเช่นกัน

นักศึกษากลุ่มพลูโตได้ไปคัดลอกเว็บไซต์มาทั้งหน้าเว็บ และคัดลอกลงมาที่ “Word” เลย

การกระทำเช่นนี้จะมีปัญหามากเมื่อต้องการปรับปรุงไฟล์นั้นๆ เพราะ ในการทำเว็บนั้น ผู้ทำเว็บมักจะใช้ตารางเป็นการควบคุมความสวยงามของหน้าเว็บ

โดยที่ไม่ให้ตารางนั้น แสดงเส้นของตารางออกมา ในการคัดลอกข้อมูลจากเว็บ จึงทำให้ตารางติดมาด้วย แต่นักศึกษาไม่รู้

ดังนั้น ในการคัดลอกข้อมูลจากเว็บไซต์ทุกครั้ง ควรที่จะคัดลอกไปที่ notepad ก่อน notepad จะทำให้ส่วนที่คัดลอกมานั้น เหลือแต่ข้อมูลล้วนๆ

เมื่อคัดลอกจาก notepad ไปยัง Word นักศึกษาจึงจะสามารถปรับปรุงไฟล์ได้อย่างสะดวก

จากภาพข้างต้น ขอให้สังเกตสี่เหลี่ยมสีแดง และเส้นดำทึบที่อยู่ระหว่างบรรทัด

นักศึกษากลุ่มนี้ ใช้วิธีการเคาะแป้น space bar เพื่อที่จะทำให้บรรทัดแรก ย่อเข้าไป 0.6 นิ้ว การกระทำเช่นนี้มีปัญหาคือ แต่ละย่อหน้า บรรทัดแรกจะไม่ตรงกัน ซึ่งผิดระเบียบการพิมพ์งานวิชาการ

สำหรับเส้นดำทึบนั้นก็คือ ระยะห่างระหว่างบรรทัด ซึ่งภาษาอังกฤษจะใช้ 1 เท่าของตัวอักษร ถ้าตัวอักษรเท่ากับ 16 พอยน์ ระยะห่างระหว่างบรรทัดก็ 16 พอยน์ด้วย

ระยะห่างระหว่างบรรทัด 1 เท่านั้น ไม่มีปัญหากับภาษาอังกฤษ เพราะ ภาษาอังกฤษไม่มีสระอุ สระอู สระอิ สระอีเหมือนภาษาไทย

ถ้า สระอุ สระอู อยู่บรรทัดบน ส่วน สระอิ สระอีอยู่บรรทัดล่าง ในตำแหน่งที่ตรงกัน จะเกิดปัญหาด้านความสวยงามทันที

ดังนั้น ท่านผู้รู้จึงแนะนำว่า ระยะห่างระหว่างบรรทัดของภาษาไทยควรเป็น 120 เปอร์เซ็นต์ของขนาดตัวอักษร

ปกติในปัจจุบันจะใช้ตัวอักษรขนาด 16 พอยน์ ดังนั้น ระยะห่างระหว่างบรรทัดจึงควรเป็น 22 พอยน์

โดยสรุป

ในการพิมพ์เนื้อของของงานวิชาการ มีระเบียบกำหนดไว้ว่า บรรทัดแรกต้องย่อเข้าไป 0.6 นิ้วของขอบกระดาษด้านซ้าย ส่วนบรรทัดอื่นๆ ให้ชิดด้านซ้ายของขอบกระดาษ

คำว่าขอบกระดาษ ในที่นี้หมายถึง ขอบกระดาษที่เป็นเนื้อที่ในการพิมพ์ ไม่ใช่ขอบกระดาษ A4

นอกจากนั้นแล้ว ระยะห่างระหว่างบรรทัดก็ต้องมีความกว้างมากกว่าตัวอักษร ในเมื่อตัวอักษรนิยมกำหนดที่ 16 พอยน์ ระยะห่างระหว่างบรรทัดก็ควรเป็น 22 พอยน์...

การตั้งค่าหน้ากระดาษ

2011-06-23T15:32:00.001+07:00

นักศึกษาบางท่าน หรือครูอาจารย์บางท่านอาจจะสงสัยว่า “ทำไมต้องตั้งหน้ากระดาษ” ด้วย เพราะ เท่าที่เคยใช้ Microsoft word มา เปิดหน้าจอมาอย่างไร ฉันก็พิมพ์ไปอย่างนั้น ไม่เห็นมีใครว่าอะไร

อดีตที่ผ่านมาก็ขอให้ผ่านไป ต่อไปนี้ทำแบบนั้นไม่ได้แล้ว เพราะ ถ้ายังทำอย่างนั้น ถ้าเป็นการขอผลงานระดับระดับครูเชี่ยวชาญ หรือระดับครูเชี่ยวชาญพิเศษ ก็ไม่มีทางผ่านตั้งแต่รอบของพื้นที่แล้ว

ถ้าเป็นนักศึกษา ก็คงจะได้เกรด “F” เพื่อเป็นเกียรติประวัติของครอบครัวของท่านแน่ๆ

สำหรับคำตอบของคำถามที่ว่า “ทำไมต้องตั้งหน้ากระดาษ” ด้วย ก็ควรเป็นแบบนี้

การทำวิทยานิพนธ์ รายงานวิชาการ บทความวิชาการ ฯลฯ ท่านผู้มีอำนาจ ท่านได้ตั้งกฎระเบียบไว้ ส่วนใหญ่แล้วก็เป็นไปในทำนองนี้

1) ต้องใช้กระดาษขนาด A4 แล้วต้องพิมพ์ตัวอักษรอยู่ภายในกรอบ คือ ห่างจากด้านบน 1.5 นิ้ว ด้านซ้าย 1.5 นิ้ว ด้านขวา 1 นิ้ว ด้านล่าง 1 นิ้ว

2) หมายเลขหน้าของกระดาษนั้น จะต้องอยู่ห่างจากด้านบน 1 นิ้ว ด้านขวา 1 นิ้ว หน้าแรกของบทไม่ให้มีเลขหน้าปรากฏอยู่

ที่นี้ เวลาเมื่อเราเปิดไฟล์ใหม่ๆ ขึ้นมา ค่าโดยปริยาย (default) ของโปรแกรมที่ตั้งไว้ มันไม่ได้เป็นไปตามระเบียบของการพิมพ์วิทยานิพนธ์ดังกล่าว เราถึงต้องมาตั้งค่าหน้ากระดาษใหม่

โดยส่วนใหญ่แล้ว ระเบียบการพิมพ์มักกำหนดมาเป็นนิ้ว แต่มีบางมหาวิทยาลัยกำหนดให้เป็นเซนติเมตร

วิธีการตั้งค่าหน้ากระดาษ

ในที่นี้จะใช้โปรแกรม Microsoft word 2010 เพราะ เป็นโปรแกรมที่มีอนาคตสดใส ถ้าใครใช้รุ่น 2003 ก็ให้ขอมาเป็นกรณีพิเศษ ผมจะส่งบทความที่เขียนไว้ไปให้

1) เปิดไฟล์ใหม่ขึ้นมา 1 ไฟล์ ก็จะได้หน้าตาทำนองนี้

2) ให้สังเกตดูที่มีสีเหลืองระบายอยู่ คือ “เค้าโครงหน้ากระดาษ” ถ้าหน้าจอของท่านยังไม่มีรูปร่างแบบนี้ ขอให้คลิกเม้าส์ที่นี้

ต่ำลงมาจากตำแหน่ง “เค้าโครงหน้ากระดาษ” ขอให้ดู คำว่า “ตั้งค่าหน้ากระดาษ” และจะเห็นสี่เหลี่ยมเล็ก มีลูกศรเล็กๆ หัวลูกศรชี้ลงที่มุมขวา ให้คลิกที่ลูกศรนั้น

จะปรากฏหน้าต่าง “ตั้งค่าหน้ากระดาษ” ลอยขึ้นมา ดังนี้

ถ้าหน้าจอของท่านไม่เป็นแบบนี้ ให้คลิกที่ระยะขอบ แล้วใส่เลขลงไปดังตัวอย่าง

ดูว่า “การวางแนว” เป็นแนวตั้งหรือไม่ เพราะ บรรดางานวิชาการทั้งหลาย ท่านให้พิมพ์ตามแนวตั้ง ไม่ใช่พิมพ์ตามแนวนอน

การพิมพ์ตามแนวนอน เราจะทำเมื่อมีตารางที่มีเนื้อหามากๆ

3) ต่อไปให้คลิกที่แถบ “กระดาษ” หน้าต่างที่ลอยอยู่ ก็จะเปลี่ยนรูปร่างเป็นอย่างนี้

ให้เลือกขนาดกระดาษเป็น A4 ดูรายละเอียดอื่นๆ ให้เป็นไปตามตัวอย่าง

4) ต่อไปให้คลิกที่แถบ “เค้าโครง” หน้าต่างที่ลอยอยู่ ก็จะเปลี่ยนรูปร่างไปอีกเป็นอย่างนี้

ให้ใส่ตัวเลขตรง “หัวกระดาษ” เป็น 1 นิ้ว การตั้งค่าตรงนี้ จะเป็นตัวกำหนดว่า เลขหน้าของงานวิชาการจะอยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านบน 1 นิ้ว

ประการสุดท้าย อย่าลืมคลิกปุ่ม “ตกลง” ไม่อย่างนั้นจะต้องเสียเวลามาทำใหม่อีก 1 รอบ

บางท่านที่เป็นมนุษย์ขี้สงสัยแต่ขี้เกียจถาม ได้แต่สงสัยไปเรื่อย อาจจะสงสัยว่า ระเบียบของการพิมพ์วิทยานิพนธ์กำหนดการกำหนดค่าหน้ากระดาษไว้ ดังนี้

ด้านซ้าย 1.5 นิ้ว

ด้านบน 1.5 นิ้ว

ด้านขวา 1 นิ้ว

ด้านซ้าย 1 นิ้ว

ทำไมผมกำหนดให้เป็น

ด้านซ้าย 1.5 นิ้ว

ด้านบน 1.55 นิ้ว

ด้านขวา 1.05 นิ้ว

ด้านซ้าย 1.05 นิ้ว

การกำหนดตามระเบียบการพิมพ์ที่ว่า จะต้องพิมพ์ในหน้ากระดาษโดยเว้นด้านซ้าย 1.5 นิ้ว ด้านบน 1.5 นิ้ว ด้านขวา 1.00 นิ้ว และด้านล่าง 1.00 นิ้วนั้นเป็นการกำหนดโดยหลักการ

แต่ในการทำงานจริง เวลาเอากระดาษไปเข้าเล่ม ร้านเขาจะต้องตัด/เจียนตรงริมกระดาษออกเพื่อให้เกิดความสวยงาม

การที่ตั้งเผื่อไว้ .05 นิ้ว ก็เผื่อไว้สำหรับการตัดขอบหรือเจียนขอบนั่นเอง

บางคนอาจจะถามว่า แล้วด้านซ้ายทำไมไม่ตั้งเผื่อด้วย

ก็เพราะว่า ทางร้านเขาไม่ค่อยตัดกระดาษทางด้านซ้ายกัน แต่ถึงจะตัดก็เชื่อผมเถอะ ผมทำเอกสารวิชาการมา ไม่รู้กี่เล่มแล้ว...

การเปลี่ยนเซนติเมตรเป็นนิ้ว

2011-06-23T14:29:00.001+07:00

ในการพิมพ์งานวิชาการ เช่น วิทยานิพนธ์ รายงาน หรือบทความวิชาการ ผู้มีอำนาจท่านจะกำหนดการตั้งค่าหน้ากระดาษว่า ซ้าย บน ขวา และล่าง จะต้องตั้งค่าเท่าไหร่

หน่วยวัดที่นิยมกำหนดให้ตั้งกันนั้น ส่วนใหญ่แล้ว มหาวิทยาลัยกำหนดใช้หน่วย “นิ้ว”

แต่โปรแกรม Microsoft Word ของบางท่านที่กำลังใช้อยู่ กำลังใช้หน่วยเซนติเมตร ซึ่งทำให้เกิดความลำบากในการทำงาน

บทความนี้ จึงจะแนะนำการเปลี่ยนหน่วยวัดดังกล่าว

ที่ต้องแนะนำกันถึงขนาดนี้ก็เป็นเพราะว่า หน้าตาของโปรแกรม Microsoft Word 2010 เปลี่ยนไปจาก Microsoft 2003 มาก เปลี่ยนไปมากจนบางท่าน หาไม่เจอ

ให้ท่านเปิด Microsoft Word 2010 ขึ้นมา แล้วสังเกตดูเมนูทั้งหลาย จะเห็นเมนู “แฟ้ม” มีผมคลิกเม้าส์ไว้แล้ว แถบของเมนูจะเป็นสีน้ำเงิน

เพิ่มคำอธิบายภาพ

ให้คลิกที่ เมนู “แฟ้ม”

จะมีหน้าต่าง “ตัวเลือกของ word” ลอยขึ้นมา ดังนี้

ให้คลิกที่แถบ “ชั้นสูง” ก็จะมีหน้าต่าง “ชั้นสูง” ที่อยู่ใน “ตัวเลือกของ word” ลอยขึ้นมา ดังนี้

หน้าต่างนี้ มีความยาวมาก ให้เลือกหน้าจอลงมาจนกระทั่งเห็น “แสดงการวัดในหน่วยของ: แล้วก็ให้เปลี่ยนจากเซนติเมตรเป็นนิ้ว

อย่าลืมคลิกปุ่ม “ตกลง” เป็นอันขาด ถ้าไม่คลิกปุ่มนี้ ที่ทำมาทั้งหมด จะเป็นการเสียประโยชน์เสียเวลาไปเปล่า

เพราะโปรแกรม Microsoft Word 2010 จะไม่บันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ท่านทำไป

ท่านที่ต้องการจะเปลี่ยน “นิ้ว” ให้เป็น “เซนติเมตร” ก็ให้ทำในลักษณะเดียวกันนี้...

อ่านตรงนี้ก่อน

2011-06-21T07:03:00.001+07:00

การถูก “เจ้าหน้าที่” ตรวจความถูกต้องของการพิมพ์งานวิชาการของเรานั้น เป็นเรื่องที่หลายๆ คน “หงุดหงิด” เป็นอย่างมาก บางคนเมื่อผ่านการตรวจไปแล้ว ก็ไม่ยอมพูดจากับเจ้าหน้าที่เหล่านั้นอีกเลย

ขอยกตัวอย่างการตรวจสอบการพิมพ์วิทยานิพนธ์ของบัณฑิตวิทยาลัย มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์

เจ้าหน้าที่ของบัณฑิตวิทยาลัย ค่อนข้างจะ “โหด” พิลึก ตอนที่เรียนปริญญาโทภาษาศาสตร์ เพื่อนคนหนึ่งในชั้นจากจำนวน 4 คน ทำวิทยานิพนธ์เสร็จก่อนคนอื่น จึงส่งตรวจก่อน

ตามระเบียบของวิทยานิพนธ์นั้น เลขหน้าของแต่ละหน้าต้องห่างจากขอบกระดาษ 1 นิ้ว ร้านที่เย็บเล่มวิทยานิพนธ์ตัดขอบกระดาษลึกเกินไป ไม่ถึง 1 นิ้ว

เจ้าหน้าที่เกือบจะให้ไปทำใหม่ทั้งหมด ดีที่ว่า มันขาดไปไม่มากนัก เจ้าหน้าที่จึงให้ผ่านไปได้

การวัดนั้น เจ้าหน้าที่เอาไม้บรรทัดมาวัดกันจริงๆ จังๆ วัดกันต่อหน้านั่นแหละ....

ก่อนหน้านี้ก็มีปัญหาที่จะต้องแก้การเขียนอ้างอิง การเขียนเชิงอรรถ ฯลฯ นักศึกษาทุกคนต่างหงุดหงิดว่า “เราทำวิทยานิพนธ์ มันก็ยากอยู่แล้ว ทำไมจะต้องมาจับผิดเรื่องการพิมพ์ด้วย”

ถึงแม้จะหงุดหงิดอย่างไรเราก็ต้องทำตามคำแนะนำแบบขู่ๆ ของเจ้าหน้าที่ทั้งหลายเหล่านั้น

บางท่านเล่าให้ผมฟังว่า “คนหนึ่งไม่จบปริญญาโทเพราะทำเล่มวิทยานิพนธ์ไม่เสร็จ”

ท่านขยายความเพื่อให้เห็นภาพพจน์อีกว่า “คนดังกล่าวนั้น ถึงกับขนคอมพิวเตอร์มาตั้งที่บัณฑิตวิทยาลัยเลย แต่ก็ไม่ผ่าน เพราะทำเล่มไม่เสร็จ” เรียกว่า มากินมานอนที่บันฑิตวิทยาลัยเพื่อทำเล่มวิทยานิพนธ์กันเลยทีเดียว

เมื่อได้ฟังเรื่องดังกล่าวแล้ว เราก็ต้องยอมรับชะตากรรม กลับไปแก้วิทยานิพนธ์ของเราต่อไป ก็ “เสือก” อยากจบปริญญาโทกันเอง

ถ้ามีความพอใจแค่ปริญญาตรี ก็ไม่ต้องมาพบกับปัญหาเหล่านี้

ที่เล่าๆ มานั้น เป็นปัญหาของคนอื่นๆ ผมเองค่อนข้างจะเตรียมตัวมาดีในการพิมพ์วิทยานิพนธ์

ผมพิมพ์สัมผัสเป็นตั้งแต่เป็นครูบ้านนอก จำได้ว่าโรงเรียนได้พิมพ์ดีดมาใหม่ น้องสาวผมเรียนบัญชี มีหนังสือสอนพิมพ์ดีดอยู่

ผมเอาหนังสือของน้องสาวมาเปิด แล้วก็หัดพิมพ์ ผมจึงพิมพ์สัมผัสเป็นอย่างเรียนเอง คือ คนพิมพ์เก่งเข้าไม่ดูหน้าจอ แต่ผมต้องดูงานที่จะพิมพ์ไปด้วย ดูหน้าจอไปด้วย สลับกันไปมา

ผมอ่านระเบียบการพิมพ์ค่อนข้างละเอียด ตอนจบปริญญาเอกที่ธรรมศาสตร์ เจ้าหน้าที่บัณฑิต วิทยาลัยยังบอกกับผมว่า ตั้งแต่ตรวจรูปเล่มมา ตรวจของผมง่ายสุด

นี่ขนาดดุษฎีนิพนธ์ปริญญาเอกของผม หน้าเกือบ 800 หน้า ถ้าอาจารย์ที่ปรึกษาไม่ “ด่า” ให้ลดหน้ากระดาษลงบ้าง ผมกะว่าจะเขียนสัก 1,000 หน้า

จากปัญหาที่พบมาทั้งหมด บันทึกในบล็อกนี้ จึงจะอุทิศให้การพิมพ์งานวิชาการด้วยโปรแกรม Microsoft Word, Microsoft Publisher และ InDesign CS5

โปรดติดตาม........