A Secretária que faz...

Isso é que é pensar pra frente.....

2012-02-25T17:39:00.008-02:00

....... valorizar e ampliar o conhecimento construído.

Foi a forma como comecei a responder o e-mail recebido de uma profissional graduada em Secretariado Executivo, que me escreveu para contar um pouco da experiência que está tendo como secretária executiva e porque acredita na profissão.

Para situar você no contexto no qual eu me encontrava naquele dia em que recebi o e-mail, é preciso dizer que, na mesma tarde, havia participado de uma reunião em uma entidade (cujo nome por uma questão ética não me cabe revelar aqui), na qual foi ventilada a dificuldade que muitas profissionais bilíngues - altamente qualificadas - estavam enfrentando na hora de recolocação no mercado. Sofrendo, por assim dizer, uma certa desvalorização por parte dos dirigentes.

Dois contextos opostos refletidos num só contexto.......

Afinal de contas o que está "pegando"? (Faço uso de uma gíria para minimizar minha angústia com a situação. E poder conciliar na minha cabeça uma resposta adequada.)

Segundo o depoimento da secretária que me escreveu, antes e durante as aulas na Universidade, sempre trabalhou na administração de contratos e na exportação. Após formada, decidiu focar na área de Secretariado. Marquem bem esta palavra e atitude: f o c a r .

Hoje é secretária de diretoria de uma empresa multinacional, e no seu dia a dia lida com situações e conflitos entre equipes. Participa de reuniões da diretoria e faz o follow-up de ações. Está elaborando material para apresentar aos gestores de como otimizar as reuniões da diretoria. Ano passado teve a oportunidade de participar de um curso de liderança.

Está cursando MBA e se preparando para fazer a prova do FCE (proficiência em inglês). Como a empresa tem plano de carreira, ainda neste mês deverá definir seus objetivos e ações para o desenvolvimento profissional. Sente-se valorizada pela direção. Ah!! seu cargo aparece no organograma da empresa.

Pretende participar do próximo CONSEC. Já enviou um artigo científico para o evento e está torcendo para ser aceito. Enfim, como ela mesmo diz: "..... quanta coisa preciso aprender...."

Minha resposta:

"O que posso te dizer diante de tanta clareza no caminho profissional? Posso apenas te dizer que deves aproveitar ao máximo todas estas oportunidades corporativas e de cunho pessoal. Se estás podendo vivenciá-las, é porque estás capacitada para tanto. Temos épocas em nossa trajetória mais favoráveis a determinados posicionamentos e aprendizados. E a profissional – que sabe o que quer – sabe como aproveitar cada uma dessas fases da melhor forma possível para sempre agregar mais conhecimento e experiência salutar."

Sempre fico entre a cruz e a espada.
O que dizer para quem tem dificuldades de se recolocar no mercado diante de alguém (e de muitos outros) que está se dando bem na profissão porque decidiu focar-se na área?
Investir no seu conhecimento? Aberto a novas possibilidades?
Pronto para aprender sempre? Clareza no que quer para a vida profissional, sem colocar a vida pessoal em segundo plano?

E você, aposta em que resposta??

O gosto da vida

2012-01-25T15:57:00.005-02:00

A título de curiosidade, e também para se ter uma melhor compreensão da razão pela qual nos deparamos geralmente com mulheres em serviços de degustação de alimentos nos supermercados, transcrevo algumas linhas escritas por Allan e Barbara Pease, em seu livro Por que os homens fazem sexo e as mulheres fazem amor? (Editora Sextante, página 45).

"Na mulher, os sentidos do paladar e do olfato são superiores aos do homem.
O ser humano tem até 100.000 receptores para identificar pelo menos quatro gostos principais: doce e salgado na ponta da língua, azedo nas laterais e amargo na parte de trás.

Os homens se saem melhor na percepção de salgado e amargo enquanto que as mulheres são muito melhores em distinguir doces - por isso há mais "chocólatras" entre elas.

Como guardiã da cria e colhedora de frutos, a mulher sempre tinha de provar os que dava aos filhos, vendo se estavam doces e maduros.

Eis aí uma provável causa de as mulheres gostarem tanto de doces e de estar entre elas a maioria dos provadores de alimentos."

Being organized: key principles

2012-01-13T09:08:00.002-02:00

According to Odette Pollar, in Organizing your workplace: a guide to personal productivity, people are not born organized. There is no genetic predisposition toward labeling and classifying systems.

Organizing is a skill that is easy to learn.

It is actually easier to be organized than to be disorganized and there is no better time to get started than right now. Create a list of the benefits of being more organized.
Let's see some of them:
> more control over your life;
> others can find information when you are away;
> freedom from chaos;
> have more time;
> and so on......

You can add as many as you wish. And during this cleaning out process, be sure to focus on the benefits of working smarter.
Think about how much better you will feel when you are able to locate items you need the first time you look for them. You will be more comfortable, in better control of your work and will feel less anxiety.

Key principles:

> Organization makes your work and life easier.
> Organizing is a skill that can be learned by anyone.
> Becoming organized is a two-step process:
1. getting organized and
2. staying organized.

E tudo na vida são copos d'água

2012-01-10T08:54:00.004-02:00

A vida é um teste. É apenas um teste.
Escolha suas batalhas com sabedoria.
Procure enxergar além do comportamento.
Perceba a inocência.
Entenda realidades diferentes.
Resista à necessidade de criticar.
Respire antes de falar.
Conte até dez.
Pratique ignorar os pensamentos negativos.
Sorria para estranhos, olhe em seus olhos, e diga "olá".
Deixe a glória para os outros.
Faça as pazes com a imperfeição.
Desenvolva a complacência.
Não interrompa os outros ou complete suas frases.
Tente primeiro entender.
Torne-se um ouvinte melhor.
Escolha suas batalhas com sabedoria.
Reserve para si momentos tranquilos, todos os dias.
Conceda-se o direito ao tédio.
Pratique atos caridosos, ao acaso.
Seja um motorista menos agressivo.

....... E por aí vão os subtítulos do livro Não faça tempestade em copo d'água, do autor Richard Carlson (Editora Rocco, 1998), que tive a oportunidade de reler no início desde ano. E que nos tocam com algumas verdades que deveríamos semear ao longo de nossa vida, imprimindo nossas digitais.

Muitos costumam iniciar o ano com uma lista de objetivos a alcançar . Já fiz a minha lista para 2012....... Mas sempre há tempo (... e ainda dá tempo....) para incluir hábitos e maneiras de reagir à vida e ao relacionamento harmonioso e gentil com o outro.

Feliz e abençoado 2012!!!!!

É Natal!!!!

2011-12-21T16:39:00.002-02:00

Vou-me apoiar em Goethe para formular minha mensagem de Natal.

"Nenhum grande homem jamais alcançou sua posição sem ter uma vez sonhado em ser grande;
Mas para cada grande homem que sonhou ser grande, existem milhares de sonhadores que não progrediram;
Eles falharam apenas por terem sonhado por tempo demais."

O corre-corre do dia a dia, a desesperança, o cansaço, as incertezas que vivenciamos sob vários aspectos, provavelmente nos levam a postergar a concretização de sonhos que sonhamos a tempos. Isso acontece com você; e isso acontece comigo também.

Mas é na mágia do Natal que reacendemos a esperança de que o sonho sempre sonhado pode ser real no dia seguinte.
Que Deus abençoe todos vocês para que seus sonhos possam em breve se realizar!!

Feliz Natal!!!

Como posso ser feliz?

2011-12-12T17:03:00.004-02:00

"Cada uma de nossas ações conscientes e, de certa forma, toda a nossa vida podem ser vistas como resposta à grande pergunta que desafia a todos:

Como posso ser feliz?

No entanto, estranhamente, minha impressão é que as pessoas que vivem em países de grande desenvolvimento material são de certa forma menos satisfeitas, menos felizes do que as que vivem em países menos desenvolvidos.

Esse sofrimento interior está claramente associado a uma confusão cada vez maior sobre o que de fato constitui a moralidade e quais são os seus fundamentos. A meu ver, criamos uma sociedade em que as pessoas acham cada vez mais difícil demonstrar um mínimo de afeto aos outros. Em vez da noção de comunidade e da sensação de fazer parte de um grupo, encontramos um alto grau de solidão e perda de laços afetivos.

O que gera essa situação é a retórica contemporânea de crescimento e desenvolvimento econômico, que reforça intensamente a tendência das pessoas para a competitividade e a inveja. E com isso vem a percepção da necessidade de mater as aparências - por si só uma importante fonte de problemas, tensões e infelicidade.

O descaso pela dimensão interior do homem fez com que todos os grandes movimentos dos últimos cem anos ou mais - democracia, liberalismo, socialismo - tenham deixado de produzir os benefícios que deveriam ter proporcionado ao mundo, apesar de tantas ideias maravilhosas.

Meu apelo por uma revolução espiritual não é um apelo por uma revolução religiosa. Considero que a espiritualidade esteja relacionada com aquelas qualidades do espírito humano - tais como amor e compaixão, paciência, tolerância, capacidade de perdoar, contentamento, noção de responsabilidade, noção de harmonia - que trazem felicidade tanto para a própria pessoa quanto para os outros.

É por isso que às vezes digo que talvez se possa dispensar a religião. O que não se pode dispensar são essas qualidades espirituais básicas."

by Dalai Lama, em Uma Ética para o Novo Milênio.

Almas perfumadas

2011-11-30T14:28:00.005-02:00

O título deste post é em homenagem aos participantes do curso de Gestão de Rotinas da Secretaria, que ministrei na semana passada em Joaçaba (SC), sob a coordenação da Associação Industrial e Comercial do Oeste Catarinense (ACIOC).

Cabe-me agradecer o privilégio de ter tido no curso profissionais iluminados e interessados que fazem com que nós, professores, tenhamos nosso conhecimento transformado. Que fazem com que tenhamos palavras inspiradas para tratar de ações e convivências diárias, que nem sempre são motivadoras e geradoras de entusiasmo. E que, mesmo assim, persistem porque acreditam que vale a pena fazer sempre.....

E, hoje, uma dessas pessoas iluminadas me enviou por e-mail o seguinte texto, que quero compartilhar com vocês.

"Almas perfumadas

Almas perfumadas são aquelas que chegam ao Trono do Altíssimo como incenso agradável.
Tem gente que tem cheiro de passarinho quando canta. De flor quando ri.
Ao lado delas, a gente se sente no balanço de uma rede que dança gostoso numa tarde grande, sem relógios e sem agenda.
O tempo é outro. E a vida fica com a cara que ela tem de verdade, mas que a gente desaprende de ver.
Tem gente que tem cheiro de colo de Deus. Ao lado delas a gente sabe que os anjos existem e que alguns são invisíveis.
Ao lado delas pode ser abril, mas parece manhã de Natal.
Tem gente que tem cheiro das estrelas que Deus acendeu no céu. Ao lado delas, a gente não acha que o amor é possível, tem certeza. A gente se sente visitando um lugar feito de alegria, saboreando a delícia do toque suave que sua presença sopra no coração.
Tem gente que tem cheiro de cafuné sem pressa. Do acalanto que o silêncio canta. De passeio no jardim.
Ao lado delas, a gente se lembra que no instante em que rimos Deus está conosco, juntinho ao nosso lado. E a gente ri grande, que nem menino arteiro.
Descobri que posso ser assim se deixar o amor de Cristo se manifestar em mim.
Que nossas almas possam ter o cheiro do Espírito de Deus,bom suave e agradável."

(Autor desconhecido)

Serviço à Francesa

2011-11-15T17:15:00.004-02:00

Ideal para refeições formais, é considerado o serviço oficial para reuniões de caráter diplomático, é o mais requintado.

O serviço à francesa carateriza-se, basicamente, pelo próprio comensal se servir de especiaria ou prato para ele oferecido, através de uma travessa, por um garçom ou copeiro.

São regras gerais de um serviço à francesa:

a) Tratando-se de serviço específico para ocasiões formais, é imprescindível o refinamento e a harmonia dos acessórios e decoração ao trabalho dos garçons.

b) A mesa deve ser colocada com os acessórios necessários para a refeição, de acordo com as regras de colocação de mesa.

c) A distribuição dos lugares à mesa obedece a uma ordem de precedência. O lugar de honra fica à direita da hostess e do anfitrião. O cavalheiro mais importante, o homenageado, senta-se à direita da anfitriã. A sua esposa, senta-se à direita do anfitrião.

d) Os garçons servem os pratos pela esquerda dos convidados a uma altura e distância confortáveis para que eles se sirvam da comida.

e) As bebidas são servidas pela direita do convidado.

f) Depois que o convidado termina de comer, o prato é retirado pela direita e um limpo é recolocado pela esquerda, num movimento simultâneo.

g) Cabe ao garçom servir primeiro as senhoras e depois os homens, deixando a anfitriã como a última entre as senhoras e o anfitrião como o último entre os homens.

h) Havendo convidados de honra, a mulher convidada de honra é servida em primeiro lugar; em seguida, todas as mulheres, encerrando pela anfitriã. Para os homens, o procedimento é o mesmo.

i) Aguarda-se a anfitriã levantar seu talher para se começar a comer.

j) O café preferencialmente é servido fora da mesa, num outro ambiente. Cabe à anfitriã ou ao anfitrião aguardar que todos tenham terminado a refeição, para, então convidá-los para o café.

k) O serviço de licor é após ou paralelo ao serviço do café.

Referência:

RIBEIRO, Célia. Etiqueta século XXI: um guia prático de boas maneiras para os novos tempos. 3.ed. Porto Alegre: L&PM, 2008.

Quem são as pessoas mais salutares que você conhece?

2011-11-03T16:20:00.003-02:00

Karl Albrecht, em seu livro "A Inteligência Social: a nova ciência do sucesso", Editora M.Books do Brasil, apresenta as cinco dimensões da Inteligência Social, quais sejam: consciência situacional, presença, autenticidade, clareza, empatia.

Afirma: "a autenticidade envolve o desejo e a habilidade de ser franco, e não forçado ou empolado. Ela é o seu jeito de se associar com as outras pessoas e tornar-se digno da confiança delas. É a diferença entre ser genuíno e ser falso. É uma confiança ou crença em si mesmo, que lhe permite assumir a autoria e a propriedade de seu espaço ou lugar."

Em seguida convida a nos pensar nas pessoas mais salutares que conhecemos. E lança questionamentos como:

> Quem é a pessoa mais positiva em sua vida? E por que ela sempre consegue ver o melhor lado, nunca começando pelo pior lado de cada situação?

> Quem é a pessoa mais generosa em sua vida? Quem, caso você lhe pedisse numa época de grande apuro pessoal, o ajudaria ou lhe emprestaria dinheiro sem fazer perguntas?

> Quem é a pessoa mais enérgica em sua vida? Quem tem o som da vibração na voz e mal pode esperar para começar, para ir a lgum lugar ou fazer alguma coisa?

> Quem é a pessoa mais entusiástica em sua vida? Quem possui um zelo honesto pela vida e por tudo o que ela contém?

> Quem é a pessoa mais gentil em sua vida? Quem trata todo mundo com amor e respeito, e é capaz de enxergar a bondade nos outros?

> Quem é a pessoa mais atenciosa em sua vida? Quem marca presença com pequenos toques (um aperto de mão, um cartão, um abraço, um presente, uma xícara de café, um telefonema), sem motivo especial?

> Quem é a pessoa mais engraçada em sua vida? Quem é que lhe proporciona gargalhadas naturais e irreprimíveis?

Questões de protocolo

2011-11-01T09:27:00.002-02:00

O lugar de honra é, sempre, a direita do anfitrião.

No automóvel, o lugar de honra é no assento traseiro à direita em relação ao motorista; segue o lugar no assento traseiro à esquerda; por último o lugar do meio. O banco da frente é para assessores e o segurança.

Quem entra primeiro é a autoridade ou convidado de maior hierarquia. O anfitrião dá a vonta e entra pela outra porta do carro.

Convencionou-se o centro da mesa como o lugar de honra, pela posição estratégica, por ser o lugar de onde o anfitirão comanda o evento. Pode acontecer de um convidado ter hierarquia superior à do anfitrião, que lhe cede a posição à mesa como deferência e cortesia.
O anfitrião deverá sentar à esquerda da autoridade, ficando à direita o convidado de maior hierarquia presente. Se não houver autoridade de hierarquia superior, a prerrogativa da direita será do anfitrião.

A composição de Mesa de Honra numa solenidade obedece a ordem de precedência das autoridades convidadas e confirmadas. Recomenda-se que uma mesa de Honra seja integrada por, no máximo, sete autoridades.

Para que cada autoridade ocupe o seu lugar correto à mesa, uma pessoa (recepcionista) deve ser designada para orientar seu lugar.

Palavras de Madre Tereza de Calcutá

2011-10-26T15:47:00.005-02:00

As pessoas geralmente são pouco razoáveis, ilógicas e egoístas.
Perdoe-as, mesmo assim.
Se você for bondoso, alguns poderão acusá-lo de estar agindo por interesse.
Seja bondoso, mesmo assim.
Se você for bem-sucedido, ganhará alguns falsos amigos e verdadeiros inimigos.
Seja bem-sucedido, mesmo assim.
Se você for honesto e aberto, algumas pessoas poderão enganá-lo.
Seja honesto e aberto, ainda assim.
O que você passou anos construindo alguém poderá destruir do dia para a noite.
Construa, mesmo assim.
Se você encontrar paz e felicidade, as pessoas poderão sentir inveja.
Seja feliz, mesmo assim.
O bem que você faz hoje muitos esquecerão amanhã.
Faça o bem, mesmo assim.
Dê ao mundo o melhor que você tem, mas talvez nunca seja suficiente.
Mas dê ao mundo o melhor que você tem.
Entenda, no cômputo final, tudo acontece entre você e Deus;
nunca foi mesmo entre você e os outros.

(by Madre Tereza)

Be a time-saver, not a time-waster!!

2011-10-24T15:17:00.002-02:00

Except for necessary business, stay off the phone.

Keep breaks and lunch to designated time frame.

Save personal reading for personal time.

Leave no time for the rumor mill or gossip.

Remember: Good manners send a good message about you!!

(Written by Valerie Sokolosky, in The Little Instruction Book of Business Etiquette.)

Os tipos comportamentais que podem compor a equipe de trabalho

2011-10-21T15:22:00.004-02:00

Desde a Antiguidade, pensadores e filósofos vêm tentando classificar e entender as diferenças individuais. Há milhares de anos, os chineses relacionaram as diversas personalidades a doze animais: rato, boi, tigre, coelho, dragão, serpente, cavalo, carneiro, macaco, galo, cão e javali. Eles diziam que cada ano pertencia a um bicho e que a personalidade era determinada por esse animal. Nascia o horóscopo chinês.

Na Grécia Antiga, Hipócrates constatou a existência de quatro humores relacionados à predominância de secreções orgânicas no corpo humano: fleuma, sangue, bilís amarela ou bílis negra. Essa teoria foi mais tarde aperfeiçoada pelo médico romano Galeno, que definiu os tipos como fleumático, sanguíneo, colérico e melancólico, respectivamente. Os fleumáticos são cordiais, gentis e querem agradar aos outros. Os sanguíneos têm o dom da persuasão e da motivação. Entre os coléricos, estão os mais competitivos e determinados. E os melancólicos prezam a organização e a obediência. (BOOG; BOOG, 2004).

Qualquer semelhança dessas categorias com amantes, reis, guerreiros e magos não é mera coincidência, é uma preocupação ancestral do homem: a de compreender a si mesmo e aos outros. A classificação em quatro perfis vem sendo adotada há mais de dois mil anos e serve de referência para modelos atuais como os defendidos por Boog e Boog (2004) e pelos especialistas internacionais em comportamento.

Por trás dessas abordagens está a percepção de que os indivíduos têm motivações diferentes. E de que há uma espécie de energia individual que move o ser humano. O psiquiatra suíço Carl G. Jung se dedicou ao estudo dessas diferenças comportamentais e percebeu a existência de quatro tipos psicológicos básicos: intuição, sensação, pensamento e sentimento. As categorias propostas por Jung, nos anos 20, formam a base para boa parte das tipificações que vieram depois dele, inclusive a que percebe as pessoas respectivamente como: reis, guerreiros, magos e amantes. (BOOG; BOOG, 2004).

O guerreiro, de acordo com Jung (Apud BOOG; BOOG, 2004), são voltados ao curto prazo, são diretos e mais “secos” nos relacionamentos e se baseiam muito na razão e lógica. Tem excitabilidade e energias altas. Isso significa que os guerreiros são ótimos para realizar metas. São os “tocadores” e “fazedores”, dentro desta característica os guerreiros têm a tendência ao estresse, sendo workaholics.

Os guerreiros têm o foco no presente, no “aqui e agora”, sendo tão voltados às suas tarefas, que tendem a ter dificuldades maiores nos relacionamentos, percebendo que muita ênfase nos relacionamentos é perda de tempo. São vistos, por isso, como excessivamente diretos, secos e até grossos. São mobilizados pelos órgãos dos sentidos: gostam das coisas materiais que possam tocar, pesar, avaliar, cheirar, medir. Tudo o que não se encaixa nesses critérios sensoriais de perceber o mundo é visto por eles com desconfiança.

O tipo rei é mais voltado ao longo prazo, tem excitabilidade alta e energia baixa. Isso significa que são ótimos indicadores e empreendedores, mas sua grande dificuldade é terminar o que começam. Os reis têm uma visão do tempo mais a longo prazo, situando-se mais no futuro do que no presente. Adoram ser o foco das atenções e gostam de pessoas ao seu lado, principalmente se elas estiverem aplaudindo.

Para Jung (Apud BOOG; BOOG, 2004), o rei usa muito seu lado intuitivo, percebendo claramente o sistema como um todo, por isso o rei está sempre em busca de novidades, bastante irrequieto com o estado atual das coisas, quer sempre trazer modificações.

Os indivíduos do tipo mago são perfeccionistas, meticulosos, organizados, persistentes, críticos, disciplinados, sérios. Eles têm a energia Yin, se ajustam ao mundo, são mais voltados ao curto prazo, são diretos e secos nos relacionamentos. O mago é o oposto do rei: tem muita energia e baixa excitabilidade. Os magos são ótimos para estruturar e organizar as coisas. São metódicos e tendem ao perfeccionismo. Levam suas tarefas até o fim.

Sua visão é de curto prazo. São voltados a colocar ordem nas coisas. São amáveis, mas formais, e relativamente secos nos relacionamentos. Tendem a se isolar, curtindo mais seus momentos de análise que muitos contatos sociais ou festas. Adoram estar certos e têm muito prazer em resolver problemas difíceis e complexos. O mago, quando já se trabalhou em um processo de conscientização e crescimento pessoal, torna-se um possuidor de sabedoria e poder de discernimento, bom senso e clareza de pensamento. (BOOG; BOOG, 2004).

Os indivíduos do tipo amante são cordiais, ponderados, respeitadores, amáveis, harmonizadores, compreensivos e bons ouvintes. Ajustam-se ao mundo, voltados ao longo prazo, são ótimos nos relacionamentos e perfeitos para construir e manter equipes. Pouco metódicos, mas dão um enorme foco às relações.

De acordo com Boog e Boog (2004), o psiquiatra suíço percebeu ainda que as pessoas podem ser extrovertidas se voltadas para o mundo concreto, ou introvertidas, quando preocupadas com valores subjetivos e com o mundo interno. Para Jung, os intuitivos seriam aqueles voltados para o futuro, pessoas criativas e inovadoras. O tipo “sensação” é mais prático e realista. O “pensamento” aprecia a lógica e a organização. E o “sentimento” é regido pelas relações interpessoais.

O desafio de compreender a diversidade humana e aprender a conviver com ela está na ordem do dia das organizações. Os gestores começaram a se dar conta de que trabalhar com equipes mistas pode ser mais eficaz e produtivo do que unir pessoas de comportamento semelhante. É por isso que as empresas estão cada vez mais preocupadas em identificar não só as competências técnicas, mas também as diferenças individuais ainda no processo de seleção. (BOOG; BOOG, 2004).

Nesse contexto, segundo Boog e Boog (2004), surgem sistemas como o Human Dynamics, proposto pela psicóloga norte-americana Sandra Seagal. A partir de uma pesquisa com mais de 40 mil pessoas de 25 culturas, ela descobriu que os seres humanos possuem dinâmicas de personalidades diferentes que influenciam desde a maneira de falar até os comportamentos e os valores. Existe aquele tipo que demora a tomar decisões porque planeja tudo a longo prazo. E também há o que está sempre correndo e nunca tem tempo para conversar. Há ainda o mais passional, movido por relacionamentos.

Segundo os autores, a pesquisa identificou três princípios básicos que regem as personalidades: mental, físico e emocional. O modelo tem sido adotado com sucesso para compor equipes e melhorar a gestão de grandes corporações. Não se trata de descobrir se um estilo é melhor ou pior que o outro. Eles são apenas diferentes – e isso pode ser muito bom.

Referências:

BOOG, Gustavo; BOOG, Magdalena. Conviver em equipe: Construindo relacionamentos sustentáveis. 2. ed. São Paulo: M. Books do Brasil, 2004.

Fonte: Texto extraído da monografia elaborada por Rosane Fontanella: Pós graduada em Secretariado Gestão de Pessoas e Processos pelo CESUSC/SINSESC, intitulada: Os tipos comportamentais dos executivos e a postura do profissional de secretariado

De que ações o secretariado precisa para ser bem sucedido/reconhecido?

2011-10-18T18:09:00.000-02:00

Em 29 de setembro de 2011 tive a oportunidade de participar do II ENASEC, organizado pelos acadêmicos do curso de Secretariado Executivo da UFSC. Fui uma das debatedoras da mesa redonda, com o tema: Uma conversa sobre a profissão de Secretário.
Reproduzo aqui algumas das afirmações e questionamentos que fiz na ocasião.

“Exerci o secretariado, ensino secretariado, estudo e pesquiso secretariado, leio secretariado, falo sobre o secretariado, discuto secretariado, transpareço secretariado. E quanto mais faço tudo isso, muitas dúvidas e perguntas ainda tenho.

E persiste só uma certeza: tanto na área de secretariado como em qualquer outra, o sucesso e êxito profissional acontece para quem tem um planejamento de carreira. Ter planejamento de carreira significa, antes de qualquer coisa, optar por algo que tem a ver com a pessoa e gostar de fazer isso.

Importante frisar que uma profissão me pertence. O cargo que ocupo em uma empresa, é da empresa; faz parte de sua estrutura organizacional.

Agora, optar por ter uma profissão e a partir disso fazer o planejamento de carreira envolve:
• determinação;
• disciplina da perseverança;
• foco;
• assumir o projeto de vida;
• assumir o controle da vida profissional;(ter autoestima, autoconhecimento, autoconfiança);
• investir no aprendizado e na formação;
• e se comprometer com a profissão escolhida.

Significa construir a credibilidade profissional. A construção da credibilidade profissional leva tempo. E começa quando se decide ser secretário. Depende da postura que assumimos.

No caso do secretariado, a sua identidade/imagem profissional está atrelada basicamente em três vertentes:
1) ao processo histórico/cultural, onde ainda há o preconceito que rege o entendimento do que é ser “secretário” e que na minha opinião hoje reside na cabeça de quem é desinformado.
2) aos formadores do secretário executivo, por também terem certa dificuldade em se dar conta do perfil e das competências necessárias; e por não terem clareza ao responder: Quais são os saberes que contribuem para a formação e construção profissional do secretário executivo?

3) e aos profissionais/egressos, que através de sua postura profissional refletem e dizem ao mundo corporativo se são profissionais inspirados, engajados, movidos pela superação, que procuram agregar valor ao seu trabalho, ou apenas usam a profissão como um trampolim para algo que nem eles mesmo sabem.

Vertentes estas que passam a se constituir nos desafios do Secretariado.
Pergunto:
De que ações o secretariado precisa para ser bem sucedido/reconhecido?

Lições das Estações

2011-10-02T16:09:00.000-03:00

Um dos pontos mais interessantes dessa experiência de estar vivendo nos Estados Unidos, mais especificamente no Meio Oeste do país, é a possibilidade de vivenciar as quatro estações do ano. Cada estação tem sua característica, sua beleza e sua maneira de afetar o humor das pessoas.

Todos nós temos tradições e lembranças associadas as diferentes estações. Algumas dessas recordações podem nos fazer chorar ou sorrir, algumas nos deixam orgulhosas de certos momentos de nossa história de vida, outras trazem aquela dorzinha tão conhecida da saudade. Mas certamente cada estação remexe com nossas emoções.

Depois que mudei do Brasil para os Estados Unidos, comecei a perceber mais a beleza e a diferença de cada estação. Não se trata somente de frio ou calor, verão ou inverno. É todo um conjunto de comportamentos, beleza, emoções, que seguem o roteiro das mudanças de estação.
Por exemplo, essa semana dirigindo de volta para casa, observei que os pássaros já estão procurando seu lugar nos fios, como fazem todo ano, para anunciar a chegada do outono. Já sabem o quanto é importante encontrar um lugar aquecido e ao mesmo tempo, a importância de ter os amigos por perto para suportar dias frios e cinzentos.

Sim, o outono chega a trazer certa melancolia e lembranças daqueles que foram tão importantes para nós. Chega o fim de um tempo cheio de energia e atividades externas, proporcionado pelos poucos meses de verão, para vivenciar a queda de temperatura e suportar o vento gelado e cortante.

No entanto essa melancolia pode ser amenizada pela possibilidade de apreciar a mudança de coloração das folhas das árvores. É algo indescritível. A composição das diferentes cores, combinadas com o azul do céu, e muitas vezes seu reflexo nos lagos, é de uma beleza que nos faz esquecer do frio.
É a forma mais bonita da natureza nos mostrar sua força. Ficando bela para ser apreciada em seus últimos momentos, antes de perder todas as folhas e armazenar energia pra suportar outro rigoroso inverno.

E o inverno, por outro lado, é tempo de alegria pela proximidade do Natal. É também um tempo de querer se aconchegar em casa, com comidas quentinhas e gostosas. Ou até mesmo degustar um bom vinho na presença dos amigos, enquanto a neve trata de mudar todo o cenário para essa nova estação.
Às vezes, nós brasileiros que não fomos acostumados com invernos longos e tão rigorosos em nosso país, reclamamos e não temos certeza se conseguiremos sobreviver a tanto frio. Porém até isso é esquecido quando então começamos a ver novamente os primeiros brotinhos nas árvores, sinal de que tudo estava somente hibernando, nada morreu.

E então volta a primavera, como se fosse um recomeço de tudo. Vida nova.
E assim aprendemos a apreciar cada estação, a entender as mudanças, das plantas, dos animais, da paisagem e entender que nosso humor altera junto com as estações.
Dessa forma fica mais fácil ser feliz.

By Schirlei Silveira
(Setembro/2011)

O segredo do Secretariado

2011-10-02T16:07:00.001-03:00

São elas, e também eles; atuantes, mas sempre nos bastidores; longe dos holofotes, sempre em segredo; secretariando, sempre presentes, nunca lembrados: Viva o nosso Secretariado!

Profissionais tão importantes para o mercado de trabalho, ouro raro das empresas. Multifacetados, atravessam obstáculos, sempre estão além das fronteiras, antes que você peça, já está na mesa. É claro: não há mais habilidoso atleta no mundo profissional que elas, que eles; aqueles, aquelas que assessoram, alicerçam, buscam e reiteram o que falta para que o acordo seja assinado, o negócio feito, a reunião organizada, o objetivo alcançado e mesmo quando tudo é feito, ninguém percebe quem estava conduzindo o fluxo daquele trabalho inteiro. Eu sei que eles trabalham em segredo, mas preciso dizer, escrever a respeito: Viva o Secretariado!

Secretárias! Secretários! Assistentes? Não! Mais do que isso, impressionantes, atuantes, e sigilosos em suas tarefas. Eles são ocultos, anjos de oito braços e olhos nas costas, leitores das mentes dos seus diretores e gerentes, braço direito e esquerdo da presidência. Espalhem esse segredo: Viva o Secretariado!

Contam as lendas, que o primeiro secretário foi um escriba, de papiro na mão, no antigo Egito, ou na sábia Grécia; dominando a escrita, classificando os arquivos, redigindo as ordens, ou seja, num mundo sem letrados, ele era o único profissional capaz de receber por escrito alguma notícia e repassá-la adiante. Nas mil e uma voltas da história, a tarefa de secretariar foi tomando diversas formas, mas reapareceu à partir dos anos 50, já com a mulher inserida efetivamente no mercado do trabalho das multinacionais. Hoje, não dá para imaginar um executivo sem elas, sem eles, são tantos, são aqueles, que quando chegamos no escritório, já chegaram, e quando partimos, ainda estão lá. Viva o Secretariado!

Ser Secretária, Ser Secretário; bicho estranho, profissional com vocação para servir, colaborar, sentir o que está ocorrendo antes mesmo que algo aconteça. Sexto sentido, toda secretária é bruxa, todo secretário é mago; só pode, só assim para explicar, como eles desempenham tão bem esse papel de agente de mudança, facilitando o trabalho de todos, optando sempre pelo bem estar do outro. Talvez, eles não sejam santos, mas que chegam perto, claro que chegam, e por isso, gritemos todos, antes que a gente esqueça: Viva o Secretariado! Viva! Viva!

Autor: Frank Oliveira - http://cronicasdofrank.blogspot.com/

As tendências para o Secretariado diante das profissões mapeadas para 2030

2011-09-25T11:04:00.005-03:00

Muito se fala de que futuramente a tendência do mundo é de que as máquinas substituirão o ser humano, ou seja, muitas pessoas perderão seus empregos porque serão substituídos por robôs. Eu acredito sim, que com toda essa tecnologia e todo o desenvolvimento tecnológico, isso acontecerá muito em breve. Mas esses robôs substituirão apenas trabalhos operacionais, o que de certa forma, pode ser muito mais rentável e econômico para as empresas. Mas esses robôs jamais substituirão mentes pensantes e brilhantes. Algumas profissões, incluindo a de secretariado executivo, jamais poderão ser substituídas por máquinas, pois elas não pensam, não inovam, não são criativas e não criam soluções.

Segundo estudos feitos e publicados, a tendência profissional para 2030 é totalmente revolucionária e muito diferente do que temos hoje. Já podemos sentir algumas mudanças bruscas em algumas áreas, como por exemplo na medicina, na agricultura, na economia, nas inovações tecnológicas de forma geral. E a área de secretariado não é excludente, visto que as empresas estão exigindo cada vez mais desse profissional. Um profissional que toma atitudes, participa das tomadas de decisões corporativas, é um ser pensante com um papel fundamental em assessoramento. Funções e atividades que nenhum robô poderá fazer e substituir.

Tempos atrás era muito importante saber falar inglês. Quem sabia falar inglês era valorizado na empresa, pois era um diferencial. Hoje em dia, saber falar inglês não é mais um diferencial, e sim uma obrigação. E a conjuntura econômica tem mudado tanto que o idioma do futuro será o mandarim, pois os chineses estão invadindo o mercado mundial. Então o profissional de secretariado do futuro terá que ser poliglota, inteligente, se atualizar, se especializar e acompanhar todas as mudanças, pois as empresas estão mudando a uma velocidade nunca vista antes. Não só tecnologicamente, mas também as formas de administração e seleção de seus funcionários.

Algumas empresas já estão adequando seus funcionários às novas e futuras condições de trabalho. Capacitam seus colaboradores para o trabalho em equipe, desenvolvem plano de carreira para seus talentos que inclui subsídios para cursos de especialização; aos trainees oferecem rotação de cargos por vários departamentos.

Muitas vezes as pessoas vão se adequando a essas novas mudanças sem se dar conta de que o mundo todo está mudando e que já não somos mais os mesmos. Não podemos parar no tempo e acreditar que hoje temos um emprego bom e que ele nos manterá o resto da vida. Esse é um assunto muito interessante para ser abordado, pois a maioria das pessoas pensam no hoje, e nunca param para pensar como será o mundo em 2030. Não podemos nos iludir achando que tudo o que temos hoje será necessário para o resto da vida ou que ter uma faculdade nos garante um futuro promissor! Esqueça isso!!! O futuro está com sede de conhecimento, tecnologia e muitos profissionais capacitados para isso.

Futuramente existirão profissões que nunca imaginamos que pudessem existir, mas se pararmos para pensar, já estamos dando início a todas elas. Em 2009, o governo Britânico e a Fast Future Research fizeram uma série de workshops nas escolas antecipando as novas profissões para 2030. A ideia era motivar os jovens a procurar outras perspectivas profissionais, tendo em atenção a evolução da sociedade e as necessidades que as pessoas terão naquela data.

Inicialmente fizeram uma apresentação, que teve como objetivo mostrar às crianças britânicas a economia do futuro, e garantir que essas crianças saberão identificar as novas oportunidades, criadas pelas inovações tecnológicas e científicas.
Segundo o Fast future (http://www.fastfuture.com/):
• A revolução digital vai continuar a ser cada vez mais acelerada, exigindo a presença de profissionais na área de advocacia virtual, gestores de informação e criadores de marcas pessoais.
• A preservação do ambiente vai ser cada vez mais acompanhada, e não será de estranhar o aparecimento da agricultura vertical, especialistas em clima e policiais para a proteção das condições de ambientes.
• Em 2030 a população vai estar envelhecida e por isso vão aparecer os cirurgiões de implantação de memória e os construtores de partes do corpo humano. Tudo isso para garantir a qualidade de vida das populações envelhecidas, tendo em atenção que a esperança média de vida deverá chegar aos 100 anos.
• Exploração do espaço sideral e aparecimento de profissões associadas, como por exemplo, pilotos espaciais, engenheiros e guias turísticos espaciais.

Devido a essas constatações, foram feitas algumas suposições de profissões do futuro, como por exemplo: construtores de partes do corpo humano; nano-medicina; consultores e gestores em Gerontologia; cirurgião de implantação de memória; consultores em ética; pilotos, arquitetos e guias turísticos espaciais; agricultores verticais; especialistas em reversão e modificação climática; polícia de controle climático; advocacia virtual; gestor de informação virtual; gestores de Avatars e professores virtuais; designers de veículos alternativos; narrowcasters; gestores de dados excessivos; especialista em social networking e personal brander.

Apesar de toda a tecnologia, as profissões do futuro apostam também na qualidade de vida das pessoas. A grande esperança é que as novas profissões e as mudanças delas advindas possam trazer maiores expectativas de melhorias para a população mundial. Quem sabe um dia podemos encontrar a solução de todos os problemas que afetam o nosso planeta e a cura para todas as doenças que matam milhares de pessoas!!!!

Vamos nos permitir e abrir nossas mentes para o conhecimento, pois parando para pensar...... os robôs não saberão fazer tudo isso por nós!!!

Autora: Thalita Andrade, pós graduanda em Secretariado - MBS em Gestão de Pessoas e Processos, pelo convênio CESUSC/SINSESC.

O jovem com boas maneiras à mesa

2011-09-15T09:05:00.002-03:00

Existe algo mais gratificante para uma mãe, que ao receber convidados para uma refeição, pode contar com a boa educação e civilidade de seus filhos à mesa?

O jovem com boas maneiras à mesa:

a) sempre vem para a mesa no momento em que a refeição é servida. Ninguém precisa insistir que venha e nem pedir que lave as mãos antes de se sentar à mesa;
b) espera os adultos se sentarem antes de pegar o seu lugar;
c) só começa a comer quando o anfitrião ou outro adulto o faz;
d) passa a comida primeiro para outros adultos presentes antes de pegar sua própria porção;
e) não enche o prato; pega porções moderadas, porque sabe que pode repetir;
f) põe uma pequena porção de comida no garfo ou colher; mastiga-a direito e engole sem sofreguidão;
g) senta-se ereto à mesa e não brinca com os talheres;
h) e ........

Nada complicado. Apenas atitudes de quem um dia foi orientado no caminho da prática do bem, do respeito, da dignidade para com o próximo, por uma mãe e um pai que sabem como é bom ser bom com o outro.

Texto baseado em:
BALDRIDGE, Letitia. Mais do que boas maneiras. São Paulo: Mandarim, 2000.

O melhor possível

2011-08-30T08:55:00.004-03:00

De vez em quando adoro rever e reler alguns dos meus milhares papéis arquivados. São reportagens, notícias a respeito do secretariado, artigos que tratam de normas e regras de etiqueta, e por aí vai. Mas, tem uma pasta em especial que amo abrir e parar para ler. É a pasta que contém inúmeras poesias, bilhetes, mensagens que recebi de alunas e pessoas que me querem bem.
Hoje, cedinho, um dia com chuvas intensas, trovoadas constantes, aqui em Blumenau, decidi pegar a pasta e reler as mensagens.
Como tudo depende de nosso estado emocional, hoje tocou-me profundamente a mensagem que recebi em 2 de dezembro de 1975 (sim, 1975, não errei na data não....) de minha então professora Silda. E com uma imensa saudade de um tempo maravilhoso de menina moça de colegial, transcrevo-a para você.

“Se você não puder ser um pinheiro no cume da montanha, seja uma erva no vale – mas seja! A melhor ervazinha à beira do riacho.
Seja um arbusto, se não puder ser árvore!
Não podemos todos ser capitães, temos que ser exército.
Para todos há na terra alguma coisa.
Há muito trabalho a fazer e poucos trabalhadores.
A tarefa a escolher é a mais próxima.
Se você não puder ser a estrada real,
seja então um atalho!
Não podendo ser sol, seja uma estrela!
Em grandeza, não é que se ganha ou se perde.
Seja o melhor possível, aquilo que você é!

(Autor: D. Malloch)
Uma mensagem para você Eliane
com um abraço da professora Silda
Blumenau, 2/12/1975.”

Ways to say... I love you

2011-08-24T15:49:00.009-03:00

It's the thought behind all the words. For example:

You're on the right track.

You're doing a good job.

You did a lot of work today. Now you've figured it out.

Great!!

Fantastic!!

Wow! I appreciate your help.

I've never seen anyone do it better.

Keep working on it; you're getting better.

You really make my job fun.

That was first class work.

I'm happy to see you working like that.

That's it!! You figured it out fast!

Good work! Outstanding! I like that.

Excellent! I'm very proud of how hard you try. Good job!

Você gostaria de ser atendido por você?

2011-08-19T16:54:00.002-03:00

Já está mais que provado por estudiosos do comportamento humano que somente quando conseguimos gostar de nós mesmos podemos gostar verdadeiramente das outras pessoas.
Por isso, as seguintes máximas - todas super conhecidas por todos - são tão valiosas e fazem uma enorme diferença no dia a dia de quem busca um atendimento com valor humano.

 Tratar a todos como gostaria de ser tratado.
 Satisfazer cada cliente como se ele fosse o único.
 Ser cortês e sociável e, ao mesmo tempo, manter uma atitude positiva, simpática e natural.
 Ter tolerância e boa vontade com os outros.
 Atender a um cliente sem se desligar do mundo. É dar atenção a um outro mostrando que já percebemos sua presença e que em breve iremos ajudá-lo.
 Dar sempre prioridade no atendimento à pessoa que está a sua frente. Em caso de chamada telefônica, só atendê-la após pedido de licença e recebimento de permissão para tal.
 Evitar gírias no vocabulário.
 Manter sempre conduta profissional e eficiente.

Atitudes simples, a princípio. Só que fazem toda a diferença se efetivamente colocadas em prática no relacionamento com o outro.

Que delícia!!

2011-08-15T13:29:00.005-03:00

Semana passada ministrei a aula de etiqueta à mesa, na prática, que integra a disciplina de Etiqueta, Cerimonial e Protocolo do curso sequencial de Gestão de Eventos, na Universidade Regional de Blumenau.

O cardápio servido aos estudantes pela Chef Suzana Wascheck, do curso de Gastronomia da Universidade, foi o seguinte:

Entrada: salada de folhas verdes com melão, gengibre e pesto de coentro;

Prato principal: mil folhas de bacalhau acompanhado por vinho tinto seco;

Sobremesa: bavaroise de tangerina e ganache de chocolate. Em foto de Denny Benvenutti.

Um sutil puxão de orelha, por que não?

2011-08-14T10:39:00.002-03:00

Desta semana tive a grata satisfação de conversar com Glauber (nome fictício), assessor de um empresário que tem pretensões políticas nas eleições de 2012.

Como assessor político, Glauber tem uma gama significativa de conhecimentos e informações específicas da área política. Conhecimento que ele tem a partir de sua vivência de anos como militante de um partido político. Preferencialmente, quem está nesta função deve ter vivência política para orientar muitas das decisões estratégicas que deverão ser tomadas mesmo antes do tempo oficial destinado para a campanha.

Procurou-me com o objetivo de entender mais afundo algumas questões que envolvem o assessoramento em linhas gerais. Tivemos um longo bate papo, e determinados posicionamentos meus é que quero compartilhar aqui com vocês. Vamos lá...

Quem assessora jamais pode ter atitude de vaquinha de presépio: Sim, senhor, Sim, senhor.... Quem assessora pondera, recomenda, aconselha e de uma forma equilibrada e sutil dá um puxão de orelha no assessorado, se a situação assim exigir.

Um assessor que sempre concorda, jamais faz um contraponto nas decisões de quem assessora, na verdade não está assessorando. Está secretariando dentro dos limites de necessidades do assessorado. Não passa de executor de tarefas sob o comando do assessorado. Função operacional.

Um assessor com habilidade e competente excede os limites do assessorado. Chega antes. Pensa antes. Antecipa-se. Ele tem um espírito de servidor. Em determinadas ocasiões - atrevo-me a dizer - tem a função de protetor do assessorado. Sim, o fato de ter visão global do que está acontecendo possibilita traçar estratégias e ser preventivo. Ainda mais em se tratando de um futuro político. A sua imagem deve ser preservada a partir de agora.

Cabe ao assessor discutir com ele aspectos que estão ou que podem prejudicá-lo. Refiro-me, a título de exemplo, em prestar atenção aos pontos deselegantes (vamos dizer, gestos deselegantes) que por força do hábito (cacoetes) o pretendente a cargo político comete e dar um toque - com toda elegância - para que este se dê conta de que, indiferente do ambiente que venha a frequentar, nenhuma estripulia de sua linguagem não-verbal será tolerada. Todo e qualquer deslize será motivo de comentários..... negativos, com certeza!!

A autoconfiança de quem assessora é necessária. Caso o assessor venha a perder o chão em função de um certo deslumbramento com o cargo, passa a ser prejudicial pelo fato de impossibilitar uma visão objetiva da realidade que está posta. E nesta circunstância entra a habilidade de uma pessoa querida que um assessor deveria sempre ter ao seu lado para lhe cutucar e dizer: “Ei, amigo, terra chamando!”

O futuro para os profissionais de secretariado

2011-08-11T14:19:00.002-03:00

A profissão de Secretário, que tem sua origem através dos Escribas, homens que dominavam a escrita, faziam contas, classificavam os arquivos e redigiam as ordens, alcança destaque nas décadas de 50 e 60.

O início da atuação dos profissionais de secretariado, que ocupavam uma posição operacional, consistia basicamente no desempenho de técnicas secretariais. Suas atribuições eram compostas por atividades como: executar tarefas relativas à anotação e redação, inclusive em idiomas estrangeiros, datilografar e organizar documentos e outros serviços de escritório como recepção e registros de compromissos.

Um pouco mais adiante, com o Secretariado já instituído na categoria de profissão, as atribuições dispostas são mais abrangentes, como: assistência e assessoramento direto a executivos, planejamento, organização e direção de serviços de secretaria, coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas.

O perfil exigido do profissional na década de 60 requeria apenas pessoas com domínio de língua estrangeira e ótima datilografia, muito diferente do que se exige hoje. Com as transformações que vem ocorrendo na dinâmica social e empresarial, o profissional é inserido no contexto das atividades empreendedoras, iniciadoras e criadoras contribuindo significantemente na construção da organização empresarial.
As atribuições que compreendiam o perfil do profissional de secretariado desde o início de sua profissão, assim como as mudanças ocorridas em todo o cenário mundial, mais especificamente nas empresas, que estabeleceram então as novas atribuições presentes na Lei de Regulamentação da Profissão do Secretário, são conhecidas por todos nós.

A partir dos fatos citados e considerando a evolução constante do mundo globalizado, podemos partir então para as perspectivas para a profissão de Secretariado, assim como a possibilidade de novas atribuições.Algumas profissões do futuro apresentadas pela pesquisa realizada pelo FastFuture (www.fastfuture.com), nos levam a relacioná-las com atribuições que fazem parte do perfil do Secretário Executivo, através de suas competências, habilidades e atitudes.

A primeira é o “Gestor de Informação Virtual”, especialista responsável por ajudar na organização da vida eletrônica. Sendo o Secretário Executivo, profissional conhecedor de informática, organizador, com capacidade de síntese, criativo e discreto, capaz de conhecer as necessidades de quem irá atender, e através disso criar um software capaz de facilitar a vida de seu usuário, através de guias que contenham os passos detalhados para utilizar cada função, além de alertar sobre riscos e dados salvos no sistema de modo redundante, que possam ser excluídos. Assim o profissional facilita o acesso virtual de quem não tem tempo ou não possui os conhecimentos técnicos para lidar com esse meio eletrônico.

Outra profissão seria “Gestores de Dados Excessivos”, na qual o profissional fica responsável por cuidar dos dados que seu cliente fornece na internet e redes sociais. Para isso o profissional deve conhecer muito além das técnicas de informática; deve compreender também os direitos legais, conhecer o trabalho do seu cliente, para saber discernir entre informações que podem ser prejudiciais, evitando sérios problemas além do roubo de identidade. Função que caberia ao profissional de secretariado principalmente por sua capacidade de discernimento, comprometimento, agilidade de raciocínio, ponderação e discrição.

Ser “Especialista em Social Networking” também caberia ao profissional de secretariado, que atenderia pessoas marginalizadas ou traumatizadas pelas redes sociais. Para isso, o profissional, que já é conhecedor das redes sociais, também deverá entender das técnicas de estratégias para sobrevivência no “mundo conectado”. O profissional deve ajudar o cliente a determinar as causas de uma imagem negativa perante as redes sociais e também desempenhar esse papel de gerenciar as redes sociais de pessoas que simplesmente não gostam e se sentem pressionadas a fazer parte deste mundo virtual.

Por último, o “Personal Brander”, criador dos perfis sociais de celebridades, publicitários, famosos em geral. Para garantir que o profissional crie as marcas pessoais, através das mídias e sites, além de gerenciar os assuntos, problemas, que deverão chegar a essas pessoas, ele deverá contar com suas habilidades de planejamento, organização e controle; capacidade de identificar, analisar e encaminhar para solução, possuir conhecimento de gestão da informação, além de possuir várias atitudes como, discernimento, discrição, posicionamento, criatividade, entre outras.

Podemos concluir que a profissão de secretário evoluiu significativamente desde seu surgimento até os dias atuais, e a tendência é que continue evoluindo, criando possibilidades variadas para a atuação do profissional, que possui conhecimentos, habilidades e atitudes que possibilitam essas diversas atuações, para tanto, ele deve se manter não só atualizado, como também um passo a frente, preparado para o que o futuro irá apresentar.

Autora:
Thays Ferreira Lima, secretária executiva, aluna do MBS - Pós Graduação em Secretariado: Gestão de Pessoas e Processos, convênio CESUSC/SINSESC, em Florianópolis (SC).

Profissão de Secretário: tendências para 2030

2011-08-08T16:36:00.006-03:00

É notório o crescimento e o constante reconhecimento que o profissional de Secretariado vem adquirindo desde a regulamentação da profissão em 1985. Este profissional hoje possui uma gama variada de responsabilidades e atua nas mais variadas áreas. Cada vez mais observa-se que além de ser “multitarefa”, o(a) secretário(a) que preza pela (meta)competência também deve acompanhar o mercado, desenvolver sua habilidade com idiomas, estando atualizado com os acontecimentos de seu estado, país, mundo - e não somente ao que diz respeito à sua área, e também atento às inovações tecnológicas e seu impacto e interferências no mundo atual.

Com isso, percebe-se que assim como a profissão tem sido cada vez mais valorizada ao longo dos anos, também aumenta proporcionalmente o nível de expectativas e exigências acerca da atuação do profissional de Secretariado; a exemplo de uma razão matemática, também aumenta seu espaço ocupado no mercado. Tudo isso contribui para o desenvolvimento da profissão como um todo e agrega valor àquele profissional que genuinamente busca o conhecimento, participa de cursos de atualização e procura seu envolvimento com as novidades tecnológicas, compreendendo a interação destas com sua própria imagem e inserção no mercado, tendo em vista a eclosão das “redes sociais”, que podem tornar-se uma importante ferramenta de trabalho aos que souberem utilizá-las.

Em seu texto no site “Administradores, o portal da administração”, Julio Cezar Cardoso, conferencista, consultor de empresas e professor da Universidade Estadual do Rio de Janeiro escreveu um artigo no qual coloca o futuro das secretárias em xeque, considerando os avanços tecnológicos que poderiam tirar a “utilidade” da secretária das empresas. Cita que o “futuro” alternativo para o profissional de secretariado seria gerenciar equipes, atuando como facilitadora no auxílio à tomada de decisões do executivo. Como profissionais de secretariado poderíamos dizer que o texto - publicado em outubro de 2010 – na verdade expõe como “futuro” o que já é realidade na maior parte das empresas que já apreendeu o verdadeiro papel do profissional de Secretariado. Porém, por meio desse texto, podemos observar como é ainda longo o caminho para o alcance total dessa apreensão.

Tendo essa referência como padrão de realidade do profissional de secretariado nos dias de hoje, pode-se concluir que daqui a 20 anos o papel da secretária estará infinitamente mais amplo. Considero que haverá uma atuação muito mais próxima à área de Tecnologia da Informação, haja vista a necessidade contínua e imperativa de transmissão e troca de informações, processos estes que se dão de maneira cada vez mais tecnológica.

Nos anos 80 e 90, “The Jetsons” era um desenho animado futurista, no qual, apesar de estereotipar demasiadamente os papéis já conhecidos de “dona de casa” e “pai de família”, ilustrou muito bem o que imagino que possa se tornar a realidade de trabalho daqui a 20 anos. No desenho, o pai, George Jetson, recebia um chamado através de uma tela que surgia toda vez que seu chefe precisava falar com ele. A maior parte dos contatos retratados entre chefia e funcionário se dava de maneira virtual. Percebo o assessoramento exercido pela(o) secretária(o) muito próximo a isso em 2030. Não haverá mais tanta necessidade do assessoramento presencial quando existem tecnologias que podem manter o profissional virtualmente conectado a qualquer pessoa a qualquer hora.

Isso poderá abrir um leque de possibilidades de atuação aos profissionais que se adiantarem em investir em seu capital intelectual/tecnológico, pois estarão aptos a prestar assessoria a diversos executivos, de diversas partes do mundo e de diferentes áreas, atuando, dessa forma, de maneira mais autônoma.

Obviamente que para tanto o profissional deverá estar em constante aprimoramento, buscando conhecer sobre diversas áreas e novidades tecnológicas. Na obra “Metacompetência”, Mussak (2003) cita que o conhecimento já não é por si só sinônimo de competência, mas é componente fundamental e o que mais necessita ser reposto. Também menciona Peter Drucker que criou a expressão “trabalhadores do conhecimento”, os quais são profissionais que além de serem fornecedores de conhecimento, têm que diariamente aprimorar-se em relação às novidades que surgem, especialmente as tecnológicas.

Essa já está se tornando a realidade do profissional de Secretariado. Imaginemos como será então para o profissional de 2030 que, sozinho, irá assessorar virtualmente um executivo do ramo de tecnologia no Japão, outro do ramo automobilístico nos Estados Unidos e outro da área de Esportes no Brasil? O escritório será virtual, e o assessoramento se dará através de monitores 5D, que transmitirão em tempo real tudo que o profissional de secretariado precisará repassar ao seu executivo.

Surge então o conceito de “Metanóia”, no conceito de Tranjan (2002), como uma nova maneira de enxergar a realidade, é a transformação, livrando-se dos entulhos a fim de liberar o espaço para o novo. Um pensamento superior sobre o mercado, os negócios, clientes, liderança e equipe. Será esse conceito que passaremos a ter que desenvolver: a busca pelo novo, pela mudança.

O profissional de Secretariado pode alcançar tudo isso. Basta dedicação e estudo. As ferramentas já as possuímos, basta a vontade de sair do status quo e alçar novos voos. A ordem agora, além de ser metacompetente, também é ser metanóico. O profissional de Secretariado irá tornar-se símbolo de arrojo, inovação e flexibilidade. Rumo a 2030!!

Referências:

JULIO CEZAR CARDOSO. O futuro das secretárias em xeque. Disponível em: . Acesso em: 23 jun. 2011.

MUSSAK, Eugenio. Metacompetência: Uma nova visão do trabalho e da realização pessoal. São Paulo: Gente, 2003.

TRANJAN, Roberto Adami. Metanóia: Uma história de tomada de decisão que fará você rever seus conceitos. São Paulo: Gente, 2002

Autora:
Caroline Vidal Cabezas, estudante do curso de pós graduação: MBS - Gestão de Pessoas e Processos, Especialização em Secretariado - Convênio CESUSC/SINSESC, em Florianópolis (SC).