การเขียนจดหมายสมัครงาน

การเขียนอีเมล์

2011-07-31T21:42:00.001+07:00

ในการเรียนภาษาไทย 1 และ ภาษาไทยเพื่อการสื่อสารในภาคการศึกษานี้ ผมจะเน้นไปที่ทักษะในในด้านการคิดและการเขียนของนักศึกษามากกว่าทักษะอื่นๆ

การให้นักศึกษาเขียนบทความจะช่วยพัฒนาการคิดและการเขียนของนักศึกษา

ในการส่งงานผ่านทางอีเมล์นั้น นักศึกษาควรจะใช้การส่งงานในแต่ละครั้งพัฒนาการเขียนและการคิดของนักศึกษาไปในคราวเดียวกันเลย

นอกจากนั้น อีเมล์นั้น ปัจจุบันนี้ เป็นช่องทางในการสื่อสารที่สำคัญและใช้กันมาก และจะใช้กันมายิ่งขึ้นในอนาคต

อย่างไรก็ดี นักศึกษายังใช้อีเมล์ไม่เป็น ผมจึงมาเขียนแนะนำไว้ในบทความนี้

ตัวอย่างที่ 1

ตัวอย่างนี้ นักศึกษากลุ่ม CP ส่งงานมาโดยไม่มีคำอธิบายใดๆ

ตัวอย่างที่ 2

ตัวอย่างนี้ นักศึกษากลุ่ม Stitch ส่งงานมาโดยไม่มีคำอธิบายใดๆ เช่นกัน

ตัวอย่างที่ 3

ตัวอย่างนี้ นักศึกษากลุ่ม Twitter ส่งงานมาโดยไม่มีคำอธิบายใดๆ มาครั้งหนึ่งแล้ว ผมแนะนำให้แก้ไข นักศึกษาแก้ไขแล้ว แต่ยังไม่ดีนัก

ตัวอย่างที่ 4

ตัวอย่างนี้ นักศึกษากลุ่ม CPU ส่งงานมาโดยไม่มีคำอธิบายใดๆ มาครั้งหนึ่งแล้ว ผมแนะนำให้แก้ไข นักศึกษาแก้ไขแล้ว แต่ยังไม่ดีนักเช่นเดียวกัน

ตัวอย่างที่ 5

ผมขอแนะนำให้เขียนดังนี้

ในช่อง Subject ก็คือ “เรื่อง” ในจดหมายภายนอก หรือจดหมายสมัคร

ช่องว่างใต้ Subject เป็นช่องที่ให้เขียนเนื้อหาของจดหมาย ซึ่งในกรณีนี้ก็คือ เนื้อหาของอีเมล์

ในการพิมพ์เนื้อหาของอีเมล์นั้น ไม่ควรพิมพ์ลงไปช่องเนื้อหาเลย ควรพิมพ์ใน MS Word และปรับแต่งให้สวยงามเสียก่อน แล้วจึงคัดลอกลงในช่องว่างดังกล่าว

ควรเซฟไฟล์ที่พิมพ์ไว้ด้วย ในกรณีที่ส่งไฟล์ไม่ได้ หรือส่งไฟล์แล้วมีปัญหาจะได้ไม่ต้องมาพิมพ์ใหม่..

ตัวอย่างจดหมาย [01]

2011-07-25T22:13:00.003+07:00

เนื่องจากนักศึกษาหลายกลุ่มส่งงานการเขียนจดหมายสมัครงาน แต่ยังใช้รูปแบบการเขียนไม่ดีนัก ผมจึงนำตัวอย่างการส่งงานของนักศึกษากลุ่มหนึ่งมาเป็นตัวอย่างคร่าวๆ

รายละเอียดการพิมพ์จดหมายฉบับนี้ จะเขียนอธิบายทีหลัง

ภาพที่ 1

ภาพที่ 2

ภาพที่ 1 แสดงให้เห็นว่า เมื่อพิมพ์จดหมายออกมา ลักษณะของจดหมายจะเป็นอย่างไร สำหรับภาพที่ 2 แสดงให้เห็นการตั้งรูปแบบการพิมพ์ต่างๆ

ภาพที่ 3

ภาพที่ 4

ภาพที่ 3 แสดงให้เห็นว่า เมื่อพิมพ์เอกสารประวัติย่อออกมา จะมีลักษณะเป็นอย่างไร สำหรับภาพที่ 4 แสดงให้เห็นว่า ผมใช้ตารางเป็นเครื่องช่วยให้ข้อความอยู่เป็นสัดส่วน แต่สั่งให้โปรแกรมไม่แสดงเส้นของตาราง

ภาพที่ 5 จะเป็นภาพเอกสารประวัติย่อที่ใช้ Tab ทำข้อความให้เป็นสัดส่วน แทนการใช้ตาราง

ภาพที่ 5

หนังสือภายนอก [03]

2011-07-24T15:31:00.001+07:00

ในบทความ “หนังสือภายนอก [01]” ผมได้แสดงความเห็นต่างหรือไม่เห็นด้วยกับตัวอย่างหนังสือภายนอกของ สปน. ไปหลายประการ

ในบทความ “หนังสือภายนอก [02]” ผมได้นำเสนอเทมเพลตหนังสือภายนอกของ สปน. ไปแล้ว ต่อไปจะเป็นการวิพากษ์วิจารณ์ว่า ไม่เห็นด้วยอย่างไร

สปน. ได้กำหนดระเบียบการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย เฉพาะหนังสือภายนอก ไว้ดังนี้

1) การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์

1.1) การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร

1.2) การตั้งระยะบรรทัด ให้ใช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ 1 เท่า หรือ Single

1.3) ) การตั้งค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ อยู่ระหว่าง 0-16 เซนติเมตร

2) ขนาดตราครุฑ

2.1) ตราครุฑสูง 3 เซนติเมตร ใช้สำหรับการจัดทำกระดาษตราครุฑ และตราครุฑสูง 1.5 เซนติเมตร ใช้สำหรับการจัดทำกระดาษบันทึกข้อความ

2.2) การวางตราครุฑ ให้วางห่างจากขอบกระดาษบน ประมาณ 1.5 เซนติเมตร

3) การพิมพ์

3.1) การพิมพ์เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัดระหว่างกันเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยน์ (1 Enter + Before 6 pt)

3.2) การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะบรรทัดระหว่างข้อความแต่ละภาคห่างเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยน์ (1 Enter + Before 6 pt)

3.3) การย่อหน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร

3.4) การพิมพ์เรื่อง คำลงท้าย ให้มีระยะบรรทัดห่างจากบรรทัดสุดท้ายภาคสรุป เท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 12 พอยท์ (1 Enter + Before 12 pt)

3.5) การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของหนังสือ ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด (4 Enter) จากคำลงท้าย

3.6) การพิมพ์ชื่อส่วนราชการของเจ้าของเรื่อง ให้เว้นบรรทัดการพิมพ์ 3 บรรทัด จากตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ (4 Enter)

หมายเหตุ:

กรณีที่มีความจำเป็น ส่วนราชการอาจปรับการพิมพ์หนังสือราชการให้แตกต่างจากนี้ได้ ตามความเหมาะสม โดยให้คำนึงถึงความสวยงาม และรูปแบบของหนังสือราชการเป็นสำคัญ

ผมได้แก้ไขและปรับปรุงเทมเพลทหนังสือภายนอกของ สปน. ไว้แล้ว ดังภาพด้านล่าง

ใครต้องการนำไปใช้ หรือไปปรับปรุงแล้วใช้ ก็เขียนขอมาให้ในช่องแสดงความเห็นด้านล่าง

ถ้าใช้แล้ว มีข้อผิดพลาดอย่างไร ต้องการให้ปรับปรุงก็โปรดเขียนมาบอกด้วย...

ฟ้อนท์ซีปา (SIPA)

2011-07-24T13:39:00.000+07:00

ในบทความ “หนังสือภายนอก [02]” ผมได้เสนอไปแล้วว่า การจะใช้งานเทมเพลท (template) หนังสือภายนอกของศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (สปน.) สำนักนายกรัฐมนตรีต้องใช้ฟ้อนท์ TH SarabunPSK ของสำนักงานส่งเสริมอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์แห่งชาติ (Software Industry Promotion Agency) หรือ SIPA

ฟ้อนท์ดังกล่าวนี้เป็นฟ้อนท์แห่งชาติ จึงมีเว็บหลายแห่งนำมาเผยแพร่ ท่านผู้อ่านลงใช้คำว่า “font sipa” ค้นใน google ก็ได้

ได้มาแล้ว ก็นำมาคลายซิปไว้ที่โฟลเดอร์ใดก็ได้ ขอให้จำให้ได้ว่า อยู่ที่ไหนก็แล้วกัน

ฟ้อนท์ของซีปา มี 13 ฟ้อนท์ดังนี้

ในแถบสีเหลืองนั้นคือ ฟ้อนท์ TH SarabunPSK

เมื่อต้องการจะติดตั้งในเครื่องคอมฯ ของท่านผู้อ่านก็เลือกทั้งหมด ดังภาพ

แล้วคลิกขวาที่ในแถบสีเทานั้น ก็มีหน้าต่างลอยขึ้นมาดังภาพ

ให้คลิกเม้าส์ซ้ายที่ Install แล้วก็ทำตามหน้าต่างที่ลอยมา ฟ้อนท์ซีปาก็จะติดตั้งให้ท่านสามารถใช้งาน เทมเพลท (template) หนังสือภายนอกของ สปน. ได้...

หนังสือภายนอก [02]

2011-07-24T13:06:00.001+07:00

ในบทความ “หนังสือภายนอก [01]” ผมได้เสนอไปแล้วว่า ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (สปน.) ของสำนักนายกรัฐมนตรี ได้กำหนดให้การพิมพ์โดยโปรแกรมการพิมพ์ของคอมพิวเตอร์

เพื่อความสะดวก สปน. ได้ทำเทมเพลท (template) ไว้แล้ว ดังภาพด้านล่าง มี 2 หน้า

เทมเพลท (template) ดังกล่าวนี้ สามารถไปดาวน์โหลดได้ที่นี่

http://www.opm.go.th/opminter/itcenter/officialletter.htm

อย่างไรก็ดี เทมเพลท (template) ของหนังสือภายนอกดังกล่าว ใช้ฟ้อนท์ TH SarabunPSK ของสำนักงานส่งเสริมอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์แห่งชาติ (Software Industry Promotion Agency) หรือ SIPA

ผู้อ่านที่ต้องการใช้เทมเพลท (template) นี้ก็ต้องไปดาวน์โหลด ฟ้อนท์ TH SarabunPSK ของซีป้ามาลงที่เครื่องคอมฯ ของท่านก่อน

ท่านจึงจะสามารถใช้เทมเพลท (template) นี้ได้..

หนังสือภายนอก [01]

2011-07-24T11:35:00.001+07:00

ศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (สปน.) ของสำนักนายกรัฐมนตรี ได้กำหนดให้การพิมพ์โดยโปรแกรมการพิมพ์ ให้เป็นดังภาพที่ 1 ด้านล่าง

ภาพที่ 1

ผมมีความเห็นต่าง และข้อแนะนำเพิ่มเติม จากหัวกระดาษเป็นต้นไป ดังนี้

ภาพที่ 2

1) ในแถบระบายสีเขียว ค่าระยะห่างระหว่างบรรทัดนั้น ภาษาไทยไม่ควรเป็น 1 เท่า เพราะ จะทำให้สระอุ สระอู ของบรรทัดบน จะอยู่ใกล้กับสระอิ อี ฯลฯ มากเกินไป

ควรตั้งเป็นค่าแน่นอน ปกติแล้ว เราจะใช้ตัวอักษรขนาด 16 พอยน์ ระยะห่างระหว่างบรรทัดก็ควรเป็น 22 พอยน์

2) ในแถบระบายสีเหลือง ผมไม่เห็นด้วย ระยะห่างระหว่างที่อยู่กับวันที่ และระยะห่างระหว่างวันที่กับบรรทัด “เรื่อง” ควรมากกว่า ระยะห่างระหว่าง “เรื่อง” กับ “เรียน” ในระเบียบกำหนดเท่ากันหมด คือ (1 Enter + Before 6 pt)

ตรงนี้ เราควรตั้งบรรทัดของวันที่ บังคับให้ห่างออกย่อหน้าบนและล่างเท่ากัน คือ ประมาณ 18 พอยน์ สำหรับวิธีการทำขอให้อ่านบทความต่อๆ ไป (ยังไม่ได้เขียน)

ภาพที่ 3 กับ 4

สปน. แนะนำให้ตั้งค่าหน้ากระดาษที่ “ซ้าย” 3 เซนติเมตร ซึ่งเท่ากับ 1.18 นิ้ว ด้าน “ขวา” ของกระดาษ 2 เซนติเมตร ซึ่งเท่ากับ 0.78 นิ้ว

ผมเห็นว่า ควรตั้งเท่ากันคือ 1 นิ้ว หรือ 2.54 เซนติเมตรเท่ากันจะดูสวยงามกว่า

ภาพที่ 5

บรรทัดแรก สปน. ให้ย่อหน้าเข้าไป 2.5 เซนติเมตร ผมเห็นว่า ย่อหน้าอยู่ลึกเกินไป ตามหลักการพิมพ์วิทยานิพนธ์ให้ย่อหน้าเข้าไปประมาณ 0.6 นิ้ว หรือเท่ากับ 1.52 เซนติเมตร น่าจะสวยงามกว่า

ภาพที่ 6

ระหว่างบรรทัด “ขอแสดงความนับถือ” กับชื่อ ที่เว้นไว้สำหรับลายเซ็น คือ (เว้น 3 บรรทัด = 4 Enter) ผมเห็นว่ามากไป

ประมาณ 3 Enter ก็น่าจะเพียงพอแล้ว...

อ่านตรงนี้ก่อน

2011-07-24T09:45:00.003+07:00

บทความชุดนี้ มีวัตถุประสงค์ที่จะสอนให้นักศึกษาเขียนจดหมายสมัครงาน แต่จดหมายสมัครงานของไทยนั้น ใช้รูปแบบการเขียนหนังสือราชการประเภทหนังสือภายนอกเป็นต้นแบบ

ผมจะแนะนำการเขียนหนังสือภายนอกที่งานศูนย์เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (สปน.) สังกัดสำนักนายกรัฐมนตรีกำหนดออกมาให้ใช้กัน เป็น

การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์

เป็นการประกาศบังคับใช้ ไม่ใช่แนะนำ

ในการประกาศใช้ “การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์” ดังกล่าวมีการประกาศใช้การพิมพ์ “หนังสือภายใน” กับ “หนังสือประทับตรา” ด้วย ผมจึงจะนำมาเสนอไปในบทความชุดนี้ด้วย

อย่างไรก็ดี ผมเห็นว่า คำแนะนำการพิมพ์ของ สปน. ยังมีข้อที่ควรปรับปรุง เพราะ เมื่อพิมพ์ออกมาแล้ว จดหมาย หนังสือราชการดังกล่าว ไม่สวยงามเท่าที่ควร และ สปน. ก็ขออนุญาตให้ปรับปรุงได้

ผมจึงจะได้แนะนำการพิมพ์ที่ผมเห็นว่าเหมาะสมต่อไป .....