Utópicas Consultoría

Planes de Continuidad del Negocio

noreply@blogger.com (UTOPICAS ) — Tue, 06 Nov 2012 15:58:00 +0000

Planes de continuidad del Negocio from Utópicas Consultoría

¿Por qué relacionamos Comunicación con Calidad? – Parte III

noreply@blogger.com (UTOPICAS ) — Thu, 26 Jul 2012 14:46:00 +0000

En búsqueda de la Calidad Total

En las notas anteriores hemos definidos los conceptos que involucra trabajar la comunicación institucional (la identidad y la imagen). En esta última parte explicaremos concretamente el significado de Calidad, y por qué elegimos como lema de trabajo: La comunicación para la Calidad.

Para ello tendremos que mencionar que este concepto de Calidad es la base sobre la cual se funda la Norma Iso 9001:2008. Dicha norma tiene como objetivo principal la búsqueda de la mejora continúa y la satisfacción del cliente.

Trabajar sobre la mejora continua implica desarrollar un Sistema de Gestión por Procesos, esto significa identificar todas las actividades que se llevan a cabo en las organizaciones. Desde la identificación de los perfiles de puesto (composición del organigrama), hasta la prestación del servicio o desarrollo de producto.

Una vez desarrollado el Sistema de Gestión, para poder alcanzar la Calidad Total las organizaciones deberán, además de planificar las actividades, analizar los procesos para identificar desvíos u oportunidades de mejora. Para ello se toma el llamado Círculo de Deming que indica los siguientes pasos: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.

Lo expuesto anteriormente pretende ser una síntesis del Sistema de Gestión que en otra oportunidad iremos profundizando. Lo importante de trabajar en búsqueda de la Calidad Total es que un Sistema de Gestión de la Calidad basado en procesos no podría funcionar sino se desarrolla un buen plan de Comunicación Interna. Ya que toda la organización debe estar comprometida; la Alta Dirección debe determinar los objetivos y las estrategias que persigue la organización y tienen que ser comunicados a todo el personal. Sin un personal comprometido el sistema no ofrecería datos de relevancia para trabajar en la mejora continua.

Por otra parte, si la organización no logra establecer procesos controlados para identificar desvíos, los clientes podrían tener una percepción negativa de la empresa.

Para concluir, diremos que trabajar la Comunicación para la Calidad, significa conformar un Sistema de Gestión de Procesos, basado en la Identidad de las organizaciones, que permita establecer las actividades que desarrolla la empresa; identificando las necesidades de sus clientes potenciales y realizando el seguimiento y medición de sus procesos para desarrollar oportunidades de mejora. Como consecuencia de ello, construiremos la Imagen pretendida a través de la definición de una estrategia de Comunicación externa, orientada a captar al público objetivo.

¿Por qué relacionamos Comunicación con Calidad? – Parte II

noreply@blogger.com (UTOPICAS ) — Mon, 31 Oct 2011 12:11:00 +0000

LO QUE MOSTRAMOS Y LO QUE VEMOS

En la primera parte de este grupo de notas hicimos mención al concepto de identidad de una organización que podría resumirse en “la razón de ser” y que está compuesta principalmente por lo la misión, la visión y los valores.

En esta oportunidad vamos a definir otro concepto que desde Utópicas trabajamos para las empresas: Imagen. Con relación a éste término podemos decir que se divide en dos partes:

- Lo que yo quiero que otros vean de mi (IMAGEN PRETENDIDA)

- Lo que otros ven de mi (IMAGEN PERCIBIDA)

Respecto de la IMAGEN PRETENDIDA podemos decir que es aquella que construye la organización. Es un concepto directamente relacionado con la Misión, la Visión y los Valores. En síntesis es la forma en que la organización quiere ser identificada.

Una vez construida esta imagen, la empresa la comunicará a través de una estrategia de comunicación determinada y previamente planificada. El objetivo de la empresa será que los públicos perciban a la empresa de la forma en que ella quiere ser vista, pero esto no siempre sucede.

La razón por las cuales los públicos pueden percibir de manera diferente a la empresa está vinculada con la conformación del ser humano y la cultura donde se encuentra inmerso. Sus creencias y su forma de vida influyen en la decisión de aceptar o no a determinada organización.

Como consecuencia de ello, en la estrategia de comunicación que deben desarrollar las empresas , la definición y las características del público al cuál estarán destinados los servicios o productos, merece un capítulo muy importante para asegurar el éxito de dicha estrategia.

Definir primero al público/consumidor, y luego conocerlo permitirá achicar la brecha entre la IMAGEN PRETENDIDA y la IMAGEN PERCIBIDA. Y de esta manera la estrategia de comunicación podrá cumplir con su objetivo: que los públicos conozcan y elijan a la empresa y que éstos se transformen en clientes.

¿ Porque relacionamos Comunicación con Calidad ? - Parte 1

noreply@blogger.com (UTOPICAS ) — Sat, 17 Sep 2011 20:05:00 +0000

En esta oportunidad queríamos entregarles una serie de notas que le permitirán obtener una definición de los conceptos que utilizamos, como consultora, para trabajar en las organizaciones. De esta manera buscamos despertar el interés de las PYMES por aplicar la COMUNICACIÓN PARA LA CALIDAD, entendiendo este trabajo como una forma de DESARROLLO ORGANIZACIONAL que les permitirá: CRECER COMO INSTITUCIÓN, AUMENTAR SUS CLIENTES, OPTIMIZAR los RECURSOS con los que cuentan y ADAPTARSE A LOS CAMBIOS en un mercado que se va modificando constantemente.

De esta manera comenzaremos diciendo que, una ORGANIZACIÓN se define tanto de manera INTERNA como EXTERNA. Cuando nos referimos a la parte externa de la organización hacemos referencia a dos situaciones: ¿Cómo quiere, la empresa, ser percibida por sus públicos/consumidores? Y ¿Cómo los públicos/consumidores perciben a la organización? (IMAGEN PRETENDIDA – IMAGEN PERCIBIDA).

Al hablar de ORGANIZACIÓN INTERNA, nos estamos refiriendo a la definición de: la estructura (áreas/procesos/organigrama); las actividades a desarrollar; los servicios/productos ofrecidos; el desarrollo de estrategias para alcanzar un objetivo (a corto-mediano y/o largo plazo), entre otras. En el ámbito de la Comunicación Organizacional se denomina a esta parte: IDENTIDAD.

La IDENTIDAD puede ser definida en términos generales como la razón de ser de la empresa, y se hace visible con la definición de la Misión, Visión y Valores.

Desde el paradigma de la Comunicación resulta sumamente importante para las empresas definir la IDENTIDAD CORPORATIVA de la empresa. La importancia radica en que permite reconocer la especificidad de la organización dentro del mercado en el que ésta se enmarca y dentro de la sociedad misma en tanto entidad.

Trabajar el concepto de identidad de esta manera supone atender a cuestiones como la historia, el sistema de valores, el estilo de dirección, entre otros. Todos estos factores forman parte de la cultura organizacional que hacen a la identidad de la empresa. Dicha cultura se traduce por: hábitos (usos y costumbres); mitos y ritos; tabúes; “mentalidad casera”; estilo de dirección y comportamiento.

Es decir, la cultura de una organización es ese conjunto de códigos compartidos por todos, o por la gran mayoría de los miembros de la organización.

Es importante destacar que la cultura de la empresa no se agota en las pautas formales, claramente establecidas por la dirección o sistematizadas en documentos escritos. La cultura implica, además, la interpretación que de ellas hacen los miembros de la organización, es decir, la traducción de aquellas en la práctica concreta, en los hábitos y comportamientos cotidianos de sus empleados.

Si se puede definir la IDENTIDAD CORPORATIVA, se podrá diseñar una estrategia de posicionamiento acorde con los objetivos que persiguen.

En la próxima nota, explicaremos el concepto de IMAGEN y cuáles son sus beneficios.

¿Qué pasa con las estructuras jerárquicas cuando una PYME crece?

noreply@blogger.com (UTOPICAS ) — Tue, 30 Aug 2011 12:30:00 +0000

Cuando las pequeñas empresas desarrollan su actividad, generalmente no están definidos los perfiles de puesto. Sabemos que hay un dueño, que es el que dirige, pero hay (y tiene que haber) una definición formal para aquellas personas que están por debajo de él.
La pregunta respecto de si es necesario diferenciar los puestos, es recibida por sus dueños con respuestas del estilo: “Somos pocos… no es necesario”, generando subocupación en algunos puestos y mezcla de funciones en otros.
Se podría llegar a decir que esto es producto de que algunas empresas no efectúan una planificación estratégica, por lo tanto el crecimiento siempre llega de manera sorpresiva y cuando estamos en ese momento, la estructura organizativa empieza a mostrar las deficiencias. Deficiencia que viene también, en parte, por falta de comunicación, donde no se transmiten claramente los objetivos, ni lo que se espera a futuro, por eso las funciones y los puestos tienden a perderse en la estructura.
Ahora bien, ¿qué sucede con las personas que deben desarrollar su actividad en determinada área?, ¿conoce realmente los objetivos que debe perseguir?, ¿es conciente de cuáles son sus responsabilidades y funciones a cumplir en el puesto de trabajo?, ¿identifica claramente cuál es la estructura organizativa para poder establecer las relaciones interpersonales?
Estas cuestiones llevan, muchas veces, a encontrarnos en un desorden organizativo que produce tardanzas y numerosos errores en los procesos, que hacen que la calidad del servicio/producto disminuya.
Es por eso que resulta de suma importancia tomarse un tiempo de manera semanal para pensar en la empresa y conocer sus necesidades internas. Determinar cuál es su objetivo a largo plazo y su Visión (ideal), esto le permitirá luego pensar en la estructura organizativa y qué cambios deberá efectuar, para luego comunicarlos de manera horizontal a toda la empresa.

Nuestros Servicios

noreply@blogger.com (UTOPICAS ) — Wed, 03 Aug 2011 16:42:00 +0000

Utopicas Consultoria Presentacion

View more presentations from Utópicas Consultoría

Consultoría externa o departamento de comunicación?

noreply@blogger.com (UTOPICAS ) — Wed, 27 Jul 2011 13:54:00 +0000

Las empresas, a la hora de querer incorporar un profesional de Comunicaciones, se preguntarán si es mejor contar con un Departamento de Comunicaciones dentro de la compañía o contratar los servicios de una Consultora que lleve los casos de la empresa externamente.

A decir verdad ambas posiciones tienen sus ventajas y desventajas, desde tener incorporado un departamento en el área de staff o contar con servicios de consultoría, deriva en los mismos resultados, pero con una forma diferente de hacer las cosas, y para los cuales se deben tener en cuenta ciertas cuestiones.

Las ventajas de contratar a una Consultora que preste este tipo de servicios serían: ofrecer una mirada externa de la situación, lo que otorga más objetividad a la hora de realizar planes, mayor relevamiento de situaciones, dedicación y recursos por parte de los consultores, mayor llegada a los directivos quienes terminan dictaminando la viabilidad del plan sumado a la reducción de costos en el largo plazo.

Por otra parte, las ventajas de contar con un área de comunicaciones dentro de la compañía son: mayor conocimiento de la empresa y sus asuntos internos, se está en el día a día, que influye mucho a la hora de armar los planes de comunicación y de ver qué es lo que la empresa tiene para decir, además de no tener que incurrir en costos adicionales.

Para finalizar, muchas veces es mejor recurrir en una primera instancia a una consultora externa quien hará el diagnóstico de situación para luego evaluar si será necesario contar con un departamento de comunicaciones interno. La elección de una u otra opción dependerá de la actividad que realice la organización y de los objetivos que esta persiga, razón por la cual resulta necesario definir claramente la identidad de la empresa (que hace y para qué) y a dónde se quiere llegar.

Es posible que una simple charla en la oficina o en cualquier otro lugar de trabajo se transforme en una capacitación?

noreply@blogger.com (UTOPICAS ) — Mon, 04 Jul 2011 20:47:00 +0000

Este artículo pretende hacer un aporte a las PYMES que actualmente estar certificadas o en proceso de certificación de la Norma ISO 9001:2008. También está dirigido a otras empresas que desean dotar a su personal de una mayor flexibilidad para poder hacer frente a los cambios.

Para esto, la elaboración de un programa de formación resulta ser la primera actividad a tener en cuenta y los aspectos a desarrollar son los siguientes:

Hacer un relevamiento de las necesidades de formación. Teniendo en cuenta cuáles son las capacidades, conocimientos y comportamientos de nuestro personal (PERFIL REAL) y aquellas condiciones que necesitamos para poder alcanzar nuestros objetivos (PERFIL IDEAL). Esa brecha existente entre el perfil real y el ideal nos ofrecerá los aspectos claves que necesitan aprenderse.

Fijar los objetivos que se pretenden alcanzar a través del programa de la formación. La metodología más simple para poder definir un OBJETIVO responde a dos preguntas: QUÉ (queremos hacer) y PARA QUÉ. Esta información será obtenida del relevamiento realizado anteriormente.

Establecer el contenido de la formación, el cual deberá ajustarse a los objetivos: es decir, definir el TEMA Y los conceptos que se trabajarán en relación a dicho tema.

Determinar los métodos de formación que serán empleados: éstos se definirán en función del tipo de necesidades a cubrir y de las características de las personas que van a ser sujetos de la capacitación.

Nos detendremos en éste último punto ya que existen diferentes formas de llevar a cabo una capacitación.

No necesariamente debemos entender a la capacitación como la instancia formal donde una persona se posiciona frente a un grupo para ofrecer una charla sobre determinado tema en particular. Este tipo de educación está directamente relacionado con aquella que se obtiene en una institución como la escuela o la universidad; o bien en aquellas organizaciones que prestan servicios de formación. Por ejemplo: las clases, conferencias o seminarios.

Existe, por otra parte, un método de aprendizaje informal que puede incluir reflexiones, tutorías, narración de historias, fomentar, conectar, retroalimentarse con los demás como también aprender para perspectivas a largo plazo y propósitos más elevados.

Para poder entender el concepto de aprendizaje informal debemos incorporar a nuestra concepción tradicional, el hecho de que el aprendizaje se realiza de manera constante a través de la práctica y con un buen guía (o Líder) en el grupo de trabajo.

Las empresas no siempre cuentan con el tiempo, el espacio y los recursos para poder desarrollar una capacitación tradicional. Es por ello que deben aprovechar los espacios del lugar de trabajo y el conocimiento de la actividad que se está desarrollando para poder darle a su personal las herramientas necesarias para hacer su trabajo cada vez mejor. Como consecuencia de esto, resulta necesario generar los espacios de comunicación que permitan desarrollar estas nuevas formas de capacitación.

Respondiendo a la pregunta que ha sido el título de éste artículo, entendiendo el concepto de aprendizaje informal tiene su respuesta AFIRMATIVA, ya que cualquier instancia donde se ponen en juego los conocimientos de uno y otro, generando una reflexión y como consecuencia de ello una conclusión, da como resultado la incorporación de conocimiento.

Esto les permitirá a las empresas que cuentan con la certificación ISO 9001: 2008 cumplimentar con el requisito de la norma 6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia. Ya que al establecer el espacio de retroalimentación permite identificar las necesidades de formación y a la vez proporcionar la capacitación necesaria. De esta forma la evaluación de eficacia de dicha acción se puede obtener del resultado del trabajo realizado por el personal. Esta evaluación quizás también determine las próximas necesidades de capacitación.

La incidencia de la cultura en la gestión de las Comunicaciones Internas

noreply@blogger.com (UTOPICAS ) — Fri, 03 Jun 2011 21:26:00 +0000

En los últimos años, y desde diferentes ámbitos, la tendencia en las organizaciones estuvo en la implementación de planes de comunicación interna intentando achicar la brecha que existía entre la empresa y sus empleados.

Favoreció el contexto, donde el desarrollo de las Tics (Tecnologías de la Información y la Comunicación) y las nuevas herramientas de comunicación (internet, redes sociales) ayudaron al acercamiento otorgando distintos canales para la interacción entre los empleados y los diferentes sectores dentro de la empresa. Hablamos de carteleras, blogs corporativos, intranets y portales, los cuales no han sido lo suficientemente exitosos para solucionar de una vez por todas los problemas que existen dentro de una organización alrededor de la comunicación interna.

Deberíamos entonces revisar el concepto de organización para analizar la existencia de otros componentes importantes a trabajar. De esta forma: la organización es vista y estudiada como un sistema, un conjunto de elementos interrelacionados y que puede ser visto como una totalidad, donde cada parte forma el todo. Para que esto sea posible debe existir un factor fundamental que le permita a la organización identificarla y distinguirla, a la vez que oriente su accionar y sus modos de hacer. Este factor es “la cultura organizacional” que se entiende como el conjunto de costumbres que existe y trasciende dentro de una empresa

La cultura organizacional es un factor común que debe ser analizado a la hora de realizar planes de comunicación interna, construir el mensaje adecuado alineado a esta cultura y elegir las herramientas adecuadas para poder canalizarlo.

A seguir, nombramos las ventajas de contar con un plan de comunicación interna:

Participación de los empleados en la visión estratégica de la organización
Ayuda a la implementación de cambios ya que se comunican los nuevos objetivos y las metas organizacionales
Ayuda a crear sentido de pertenenencia de los empleados con la organización
Contar con buenos canales de comunicación beneficia el ida y vuelta de la información y ayuda a la toma de decisiones
Ayuda a una eficiente puesta en marcha de programas de calidad total, motivando a los empleados e incentivándolos a la participación en el mismo.
Sirve como herramienta eficaz de Marketing interno, permitiendo a las personas conocer más de cerca la organización, sus metas y objetivos.

La Comunicación para la Calidad en las Organizaciones

noreply@blogger.com (UTOPICAS ) — Fri, 27 May 2011 23:45:00 +0000

“La utopía está en el horizonte. Camino dos pasos, ella se aleja dos pasos y el horizonte se corre diez pasos más allá. ¿Entonces para qué sirve la utopía? Para eso, sirve para caminar.”
Eduardo Galeano

Los comienzos son y serán difíciles, pero desde hace tiempo hemos visto a ese adjetivo como un desafío. Y como todo desafío, desde nuestra concepción, pretende romper ciertas barreras. Esto es porque pertenecemos a una generación que creció y aún se desenvuelve en un período que podríamos considerar de “transición activa”. Ya que, por un lado, “convivimos” con la constante fluctuación del contexto en el cual se encuentran inmersas las empresas argentinas-que las más de las veces priorizan lo urgente de lo realmente importante (o en otras palabras el corto plazo por sobre la planificación), y por el otro, intentamos “concientizar” a estas organizaciones, respecto de la necesidad de ampliar las perspectivas ideológicas-comprender que trabajar sobre lo importante definirá los parámetros necesarios para hacer frente a las urgencias.
Algunos teóricos suelen hablar de un cambio de paradigma, que convierte a la Empresa en Institución, que, además de considerar las estrategias económicas y productivas, deberá desarrollar una visión estratégica basada en la CALIDAD TOTAL. Y que para ello deberá incorporar la comunicación, la cultura y la identidad como nuevos ejes de la acción empresarial.
Si bien estamos convencidos de que este pensamiento es lo que permitirá a las organizaciones adaptarse a los cambios y así subsistir en el tiempo, consideramos que el cambio no puede generarse de un día para otro. Estamos hablando de una cultura de trabajo que, al salir de lo cotidiano, genera innumerables reacciones, y de no ser trabajadas con cautela y profesionalismo impactaría de manera muy negativa. Ya sea, por pérdida de tiempo y costos así como también por falta de credibilidad en este modelo de gestión.
Es por esta razón, que hemos observado que la Comunicación Institucional y el Sistema de Gestión de la Calidad no son conceptos que deben ser desarrollados de manera aislada sino que son complementarios y necesarios. Que preferimos “acompañar” a las organizaciones en el camino a un nuevo modelo de gestión, en vez de hablar de un “cambio organizacional”. Porque vivimos en un contexto que muta constantemente y esto lleva a las organizaciones a tener que reinventarse para poder subsistir.
Los comienzos son y serán dificiles pero sabemos cuál es nuestro horizonte, sólo nos resta empezar a caminar.

En que creemos?

noreply@blogger.com (UTOPICAS ) — Fri, 13 May 2011 20:21:00 +0000

Creemos en la planificación de las comunicaciones en las organizaciones, para hacer, de esta forma, más efectivo el mensaje, llegando a los públicos objetivo de una forma correcta, aumentando la competitividad de la empresa y destacando su valor agregado, tanto externo como interno, otorgándole a sus activos humanos la importancia que merecen y orientando de una manera efectiva la toma de decisiones.

En la comunicación como política estratégica para la gestión de las organizaciones. Tanto a nivel interno como externo, entendemos a la comunicación como un recurso, como un activo al que se tiene que gestionar.