Onori e Dolori da Scrivania

Presentazioni in Power Point: Pecha Kucha

noreply@blogger.com (Eleonora Lelli) — Sun, 03 May 2020 09:21:00 +0000

Roppongi, Tokyo 2003. Il Super Deluxe è alle porte e vuole presentarsi come uno spazio di sperimentazione artistica e culturale. Come avvicinare le persone all’architettura e al design? Come fare in modo che giovani artisti, architetti e designers si incontrino e mostrino i propri lavori senza lasciare alcuno escluso? Astrid Klein si pone questo quesito consapevole che spesso “le persone appassionate e creative parlano un po’ troppo”.

È così che il 20 Febbraio alle 20.20 di sera nasce un’idea, come racconta Mark Dytham. Questa idea è il Pecha Kucha (in inglese “chit chat”, ossia chiacchierata informale), una presentazione 20x20 in PowerPoint dove l’interlocutore ha a disposizione 20 slides e 20 secondi di tempo per ciascuna per raccontarle, per un totale di 6 minuti e 40 secondi di narrazione. Una sorta di show veloce, basato su una sessione narrante per tipi creativi, che ha finito per generare edizioni in oltre mille città in tutto il mondo.
Intervista a Mark Dytham ed Astrid Klein (in inglese)

Ovviamente l’idea del Pecha Kucha è stata poi abbracciata dai fan delle presentazioni alternative, in svariati contesti, dove concisione e brevità sono necessari. Infatti con un numero limitato di slide, il presentatore

è costretto a semplificare il contenuto;
deve prepararsi ed esercitarsi all’ ars oratoria in quanto non c’è l’opzione di tornare indietro o di saltare avanti.

Pecha Kucha è anche uno stile di presentazione molto visivo, che si pone l’obiettivo di catturare lo spettatore con un uso mirato delle immagini. È il tipico esempio in cui si può affermare che un’immagine vale più di mille parole.

Vediamo un po’ come creare una presentazione in stile Pecha Kucha.

Guidelinea per la tua presentazione in PowerPoint

Il processo di impostazione delle slide è piuttosto semplice. La creatività è il segreto.

Si apre PowerPoint, si seleziona “Nuovo” e “Presentazione vuota”.

Clic col destro sulla slide e seleziona “Layout”, “Vuota”. Questo crea una slide vuota.

Clic ancora col destro e seleziona “Duplica diapositiva” e ripetere fino ad ottenere 20 slides; alternativamente, una volta creata la seconda diapositiva, poiché il comando “Duplica diapositiva” è in memoria, puoi usare il comando da tastiera Ctrl Y per 18 volte fino ad ottenere un totale di 20 slides.

Al fine di selezionare tutte le venti slide, usa il commando da tastiera Ctrl A nella parte sinistra dello schermo, dove vedi tutte le slide e poi vai nel tab Transizioni.

Deseleziona “Con un clic del mouse” e imposta venti secondi come segue:

In questo modo le slides avanzeranno automaticamente con una frequenza impostata di 20 secondi senza il tocco del mouse.

Sempre nel tab Transizioni, si possono selezionare gli stili, magari evitando “dissolvenza”: ricordiamoci la semplicità.

Come trarre il Massimo dal Pecha Kucha

Qualche consiglio per creare la tua presentazione Pecha Kucha.

· Inserisci le immagini ridimensionandole.

· Per i puristi, non dovrebbe esserci del testo o al massimo immagini che abbiano del testo.

· Cerca di coprire interamente la slide con immagini e colorando lo sfondo.

· Non scrivere nelle note tutta la narrazione, ma solo qualcosa che ne ricordi il concetto e fai tanta pratica nell’esposizione fin quando non coincida coi tempi impostati nella presentazione (venti secondi per slide).

· È possibile infine registrare la tua narrazione con PowerPoint.

Dopo 16 anni di esibizioni ed eventi culturali importanti, il Super Deluxe in Roppongi chiude nel 2019, ma in eredità ci ha lascia la community del Pecha Kucha e una nuova forma di comunicazione.

Vai sul sito per avere qualche spunto:

https://www.pechakucha.com/

Curriculum Vitae Puntata 4: Questione di Stile

noreply@blogger.com (Onori e Dolori da Scrivania) — Thu, 22 Nov 2018 18:33:00 +0000

Curriculum Vitae Puntata 4: Questione di Stile

Che cos'è lo stile

Lo stile è un aspetto fondamentale per redigere un curriculum.

Lo stile di scrittura è una caratteristica personale del redattore (colui che scrive), è in qualche modo

la nostra firma

che distingue ciò che scriviamo da ciò che altri scrivono.

Rientrano nel concetto di stile di scrittura la modalità utilizzata dall'autore per scrivere i suoi testi, la scelta delle parole e il loro alternarsi nelle frasi. Tale insieme contribuisce a dare un tono informale, ironico, serioso, professionale al nostro elaborato.

Non si tratta di una caratteristica peculiare solo ai professionisti: tutti noi in qualche modo abbiamo un nostro stile particolare. Occorre però considerare che lo stile di scrittura, molto spesso, deve adattarsi a contesti specifici: non possiamo ad esempio redigere un curriculum in maniera troppo informale.

Le due domande da porci e che aiutano a capire che stile adottare sono le seguenti:

In questo articolo parlerò di 3 possibili strategie che possono essere adottate per la redazione di un curriculum, in quanto il curriculum può essere redatto in

3 stili possibili

Un curriculum in prima persona

L’uso della prima persona ha lo scopo di avvicinare l’autore al lettore in una sorta di

dialogo informale

Sebbene sia un tentativo per far apparire molto più veritiero ciò che si dice, al tempo stesso può essere un metodo di raccontare, che potrebbe disturbare il lettore. Se si opta comunque per questo stile, meglio non usare troppo spesso il pronome “io”, perché potrebbe dare l’impressione di essere un po’ troppo egocentrici: è preferibile dunque iniziare la frase col verbo, omettendo il pronome.

Un curriculum in terza persona

La terza persona singolare è usata, da chi scrive, per dare un risalto di obiettività al racconto. L'autore si spoglia di qualunque associazione con sé stesso e si descrive in maniera impersonale. La terza persona è una scelta obbligata per i curriculum destinati ad essere pubblicati: ad esempio per i curriculum artistici da inserire in un programma di sala, su un catalogo, su una rivista o sul risvolto di copertina di un libro.

Un curriculum con frasi senza verbi

Può sembrare una cosa molto strana, ma chi si è trovato a scrivere curriculum, sa che si usa anche questa tecnica dove ci si spoglia del sé (prima o terza persona che sia), si va a sostantivare il verbo, ponendo l’attenzione del lettore solo su cosa è stato fatto. Inutile dire che è la forma che preferisco, perché:

va a dare un’informazione obiettiva, impersonale ed immediata
verbi sostantivati vanno a costituire le parole chiave, con cui i reclutatori procedono alla selezione dei curriculum, una volta fossero immessi in database di gestione del personale o pubblicati su LinkedIn.

Esempi

Curriculum del cuoco in prima persona

Esperienza lavorativa

Dal 2011 ad oggi sono stato Aiuto Cuoco presso Rosso Pomodoro di Casalecchio di Reno (Bologna).

In particolare ero responsabile dell’apertura e della chiusura della cucina, redigevo le liste giornaliere riguardanti i menu del giorno; ero responsabile degli utensili e dei macchinari della cucina, inclusa la cella frigorifera. Più volte ho assistito lo chef nella rifinitura dei piatti e nel coordinamento della brigata di sala per segnalare gli ordini pronti

Dal 2006 al 2011 sono stato Aiuto Cuoco presso Ristorante e Pizzeria Alice a Ferrara. Anche in questa mansione ho avuto modo di assistere lo chef, ma nella preparazione di antipasti di mare.

Gestivo inoltre la pulizia dei piani di cottura al termine delle operazioni notturne, aiutavo nello stoccaggio delle forniture su scaffali, dispense e cella frigorifera e controllavo i cibi in dispensa, verificando eventuali prodotti in scadenza

Curriculum del cuoco in seconda persona

Esperienza lavorativa

Dal 2011 ad oggi è Aiuto Cuoco presso Rosso Pomodoro di Casalecchio di Reno (Bologna).

In particolare è responsabile dell’apertura e della chiusura della cucina, redige le liste giornaliere riguardanti i menu del giorno; è responsabile degli utensili e dei macchinari della cucina, inclusa la cella frigorifera. In svariate occasioni ha assistito lo chef nella rifinitura dei piatti e nel coordinamento della brigata di sala per segnalare gli ordini pronti

Dal 2006 al 2011 è stato Aiuto Cuoco presso Ristorante e Pizzeria Alice a Ferrara. Anche in questa mansione ha avuto modo di assistere lo chef, ma nella preparazione di antipasti di mare.

Ha gestito inoltre la pulizia dei piani di cottura al termine delle operazioni notturne; ha infine aiutato nello stoccaggio delle forniture su scaffali, dispense e cella frigorifera e controllavo i cibi in dispensa, verificando eventuali prodotti in scadenza.

Curriculum del cuoco con frasi senza verbi

Esperienza lavorativa

2011 ad oggi Aiuto Cuoco presso Rosso Pomodoro di Pavia

– Responsabile apertura e chiusura cucina con redazione delle liste giornaliere per i menu del giorno

– Responsabile utensili e macchinari della cucina, inclusa la cella frigorifera

– Assistenza allo chef nella rifinitura dei piatti e coordinamento della brigata di sala per segnalare gli ordini pronti

– Preparazione secondi piatti e antipasti in proprio

2006 – 2011 Aiuto Cuoco presso Zia Rosa a Mare di Venezia

– Assistenza allo chef preparazione antipasti di mare

– Gestione pulizia dei piani di cottura al termine delle operazioni notturne

– Aiuto nello stoccaggio delle forniture su scaffali, dispense e cella frigorifera

– Controllo dei cibi in dispensa e verifica eventuali prodotti in scadenza

2000 – 2005 Aiuto Cuoco presso Il Galeone di Treviso

– Allestimento vetrina dolciumi con continuo ricambio prodotti

– Assistenza agli chef nella compilazione delle liste di ingredienti per ogni menu

– Valido tramite tra camerieri e cuochi per la gestione degli ordini

In Conclusione

Lo stile è molto soggettivo: per alcuni il tuo stile può essere piacevole, per altri ridondante o sgradevole.

Sta a te adattare il tuo stile ai contesti e perfezionarlo passo dopo passo.

Non c’è uno stile vincente, sei tu che lo rendi tale!

Qual è il tuo stile?

Possibili letture:

Curriculum Vitae Puntata 3: quel viaggio nel CV

noreply@blogger.com (Eleonora Lelli) — Mon, 19 Nov 2018 12:27:00 +0000

Photo by Avel Chuklanov on Unsplash

Al giorno d’oggi è sempre più comune incontrare qualcuno che ha fatto un’esperienza significativa all’estero, vuoi con l’Erasmus, vuoi con uno scambio linguistico a liceo, vuoi con un tirocinio o con un’esperienza lavorativa.

Le esperienze all’estero sono tra le più formative che potrete mai fare nella vostra vita, in quanto ricche di insegnamenti. L’utilizzo di un’altra valuta, muoversi con diversi sistemi di trasporto, imparare la lingua e la cultura del posto, fare nuove amicizie: queste sono le esperienze che ci portiamo a casa alla fine del viaggio e che vanno ad arricchire il nostro bagaglio culturale ed esperienziale.

Se anche voi siete stati all’estero per un certo periodo, le abilità che avete acquisito potrebbero rendere il vostro curriculum davvero speciale e distinguerlo dalla massa.

Perfetto, ma allora da dove iniziare?

Come inserire le proprie esperienze all'estero nel curriculum?

1: Fare brainstorming sulla propria esperienza

Brainstorming è una voce inglese composta da “brain” che significa cervello e “storming” che vuol dire tempesta. È un approccio al pensiero creativo dove, con l’uso di mappe concettuali, si ripensa a un tema specifico. In questo caso il tema sarà il luogo in cui siete stati all’estero.

Si potrebbe partire dalle proprie responsabilità come studente o come volontario o come lavoratore e da qui, chiedersi che cosa sia abbia imparato in termini di abilità e qualità, ad esempio:

· la gestione del tempo,
· il sapersi relazionare con le persone e con culture diverse,
· sapersi porre degli obiettivi

Ripensare a questa esperienza potrebbe aiutarvi ad identificare quali siano:

· le tue debolezze e
· i tuoi punti di forza,

per cui occorre prendersi un po’ di tempo per riflettere su ciò che eravate prima e ciò che siete diventati dopo il viaggio e chiedersi se questa esperienza abbia tuttora un impatto sulla vostra vita.

Esaminare i momenti più significativi, le vittorie e le lezioni apprese senza dare per scontato o sminuire le competenze acquisite: il solo viaggiare da soli in uno stato straniero, sbrigarsi con le pratiche burocratiche o fare la spesa, indicano tantissime qualità positive come l’adattabilità, la flessibilità, le capacità di comunicazione.

Mentre si fa quest’attività di brainstorming, è importante considerare il fatto che dovrete poi saper motivare perché avete deciso di citare le nostre esperienze all’estero nel nostro curriculum e quindi dovrete chiedervi se queste competenze siano importanti per la figura professionale che vorreste ricoprire e a cui vi state candidando

2: Usare un linguaggio dinamico

Date uno sguardo ai vostri appunti, magari riassunti in una mappa concettuale, e decidete quali esperienze e competenze volete fare emergere.

Un curriculum vincente dimostra le vostre competenze piuttosto

che raccontarle.

Se prendiamo ad esempio in considerazione il tema delle conoscenze linguistiche: un conto è scrivere di essere in possesso di una certificazione di inglese che attesta un livello B1; un conto è scrivere che dopo un’esperienza lavorativa di sei mesi svoltasi in Australia, la fluenza e la conoscenza della lingua inglese è nettamente migliorata.

Vediamo un attimo l’uso del lessico più consono per questo tipo di esperienza, in particolare

quelle espressioni che rivelano cosa avete fatto, piuttosto che raccontare ciò che vi è successo.

In questo modo si va ad enfatizzare quelle competenze che avete appreso e che avranno un impatto diretto nel ruolo lavorativo che vorreste ricoprire.

3: Scriverlo su carta

Ora che vi siete focalizzati sulle vostre esperienze all’estero, occorre capire dove metterle nel curriculum, in modo che diano un certo impatto.

Il posizionamento dipenderà in gran parte dalle informazioni che vorrete fornire.

se l’esperienza fatta all’estero è stata fatta:

· durante il periodo educativo, come ad esempio l’Erasmus, allora la si metterà nella sezione relativa all’ educazione, quella adibita all’ elenco del vostro diploma di maturità e delle vostre lauree;

· per un’attività di volontariato, di apprendistato, di tirocinio o per un’attività lavorativa allora la si metterà nella sezione inerente alle esperienze lavorative.

Se avete più esperienze di studio all'estero o un'esperienza significativa in questo settore, potete anche creare una nuova sezione nel curriculum completamente dedicata alle "Esperienze Internazionali".

E voi siete mai stati all’estero per un’esperienza formativa o lavorativa? Avete mai considerato di mettere le vostre esperienze nel curriculum? Dopo la lettura di questo articolo considererete di includerle? Se le avete già riportate, che riscontro avete avuto in sede di colloquio?

Possibili Letture:
(io consiglio la prima ahimé in Inglese - "How to Write a Brilliant CV")

Curriculum Vitae Puntata 2: Lingue Straniere

noreply@blogger.com (Eleonora Lelli) — Fri, 09 Nov 2018 17:44:00 +0000

LINGUE STRANIERE: QUANDO AUTO VALUTARSI

Se siete in possesso di certificazioni ufficiali E RECENTI che attestano il vostro livello linguistico è fondamentale indicarlo all’interno del curriculum. L’autovalutazione a questo punto non occorre perché basta riportare il livello conseguito con la certificazione. Perché ho detto RECENTI? Perché se le avete ottenute diverso tempo fa e non avete più avuto modo di praticare la lingua, può essere che le vostre conoscenze attuali non corrispondano più a quel livello. Quindi se non possedete ancora nessuna certificazione o le certificazioni che avete sono risalenti all’età della pietra, occorre auto valutarsi.

La prima cosa da considerare è dove si sta inviando il curriculum, se il destinatario è un’azienda all’estero la prima cosa da indicare è la nostra lingua madre… Sì perché noi diamo per scontato che sia un’informazione inutile, pensando “ma a cosa serve, è ovvio che la mia lingua madre è l’italiano”, ma in realtà non lo è! Ci sono persone con nomi e cognomi che “suonano” italiani, ma non lo sono o ci sono persone che sono di origine italiana, ma non parlano italiano. È dunque consigliabile se non indispensabile indicare la lingua madre, la quale per alcuni posti di lavoro può rivelarsi un valore aggiunto se non vincente per ottenere il lavoro.

Per quanto riguarda le altre lingue è consigliabile iniziare da quelle che conosciamo meglio ed evitare completamente quelle di cui sappiamo poco e niente, per evitare di trovarci poi a dover dimostrare competenze che in realtà non abbiamo.

LINGUE STRANIERE: COME AUTO VALUTARSI

Il Quadro Comune Europeo di Riferimento per la conoscenza delle lingue (QCER) detto anche Common European Framework of Reference for Languages (CEFR in inglese), è stato definito dal Consiglio d’Europa al fine di fornire un sistema di classificazione condiviso delle competenze linguistiche in riferimento alle lingue d’Europa e prevede 6 livelli:

A1, A2, B1, B2, C1, C2

LINK ESTERNI PER L’AUTO VALUTAZIONE

Ad oggi ci sono diversi siti dove è possibile testare il livello delle lingue straniere :

Per l’Inglese:

Test di Inglese Cambridge

Test di Inglese Wallstreet

Per il Francese:

Test di Francese Institut Richelieu
Test di Francese Sprachcaffe

Per il Tedesco:

Test di Tedesco Goethe
Test di Tedesco ESL

Per lo Spagnolo:

Test di Spagnolo Lengalia
Test di Spagnolo International Council

ESPERIENZE ALL’ESTERO (OVERSEAS)

Sono sempre più frequenti le esperienze overseas, cioè quelle fatte all'estero.

Possono essere un’Erasmus, o uno scambio linguistico, un’esperienza di volontariato così come un’esperienza lavorativa. Se non avete una certificazione linguistica vera e propria, ma sapete comunque benissimo una lingua perché avete fatto un’esperienza all'estero, è importante menzionarla. Queste esperienze da sole sono in grado di provare le vostre conoscenze linguistiche ed avranno un grosso impatto sulla buona riuscita del vostro curriculum vitae, per cui non dimenticate di citarle e di dare loro la giusta importanza che si meritano.

Il prossimo post lo dedicherò alle esperienze all'estero.

Se avete qualcosa da raccontare scrivetelo sotto nei commenti!

COME RIPORTARE LE CONOSCENZE LINGUISTICHE NEL CV

“Ok, Ok, e dopo tutto questo discorrere di certificazioni, esperienze overseas e autovalutazioni veniamo al sodo? Come la scriviamo tutta questa roba nel curriculum?”

Tranquilli!

Ci sono vari modi con cui riportare le proprie conoscenze linguistiche in un CV,

vediamo qualche esempio!

Possibili Letture:
(io consiglio la prima ahimé in Inglese - "How to Write a Brilliant CV")

CURRICULUM VITAE Puntata 1: formato Europeo o personalizzato?

noreply@blogger.com (Eleonora Lelli) — Thu, 08 Nov 2018 12:34:00 +0000

Photo by JESHOOTS.COM on Unsplash

Tutti noi ci siamo trovati almeno una volta nella vita alle prese con un foglio bianco dove ci viene chiesto di parlare di noi: nella maggior parte dei casi segue il vuoto totale. Un po’ perché aleggia la consueta domanda se sia meglio usare il formato europeo o un formato personalizzato; un po’ perché non siamo abituati a pensare a noi, alle nostre esperienze e alle nostre competenze.

Una cosa è indubbia: il curriculum è il biglietto da visita che ci aprirà (o meno) le porte di un colloquio in azienda. Per questo motivo non va sottovalutato e bisogna mettere in conto di dedicarci un po’ di tempo.

EUROPASS: Curriculum in formato Europeo

EUROPASS è un insieme di cinque documenti:

Curriculum Vitae ti aiuta a presentare le tue competenze e qualifiche in modo chiaro ed efficace.

Passaporto delle lingue è uno strumento di autovalutazione delle competenze e delle qualifiche linguistiche nel caso non avessi certificazioni quali ad esempio TOEFL per l’inglese, DELF per il francese ecc.

Europass Mobilità è un documento per registrare le conoscenze e le competenze acquisite in un altro paese europeo, che può essere un’esperienza di volontariato, uno stage formativo, un progetto Erasmus. Questo documento è compilato dagli enti partner coinvolti nel progetto di mobilità, ovvero l’ente del paese di origine e quello del paese ospitante.

Supplemento al certificato descrive le conoscenze e le competenze acquisite dai possessori di certificati d'istruzione e formazione professionale

Supplemento al diploma è un documento che descrive le conoscenze e le competenze acquisite dai possessori dei titoli d'istruzione superiore ed è rilasciato da quest ultimi in quanto rilasciano il diploma o il titolo originale.

Potete scaricare il formato EUROPASS per il Curriculum Vitae al seguente link, una volta che abbiate inserito le vostre info a sistema:

EUROPASS INIZIA DA QUI

Nel frattempo potete scaricare a questo link le linee guida per la redazione di questo CV :

EUROPASS istruzioni per l'uso

Come vedete dal formato, il layout si contraddistingue in 7 macro aree:

Le informazioni personali

L’occupazione per la quale si concorre

L’esperienza lavorativa

L’educazione e la formazione

Le capacità personali (a loro volta suddivise in micro aree quali le lingue, le capacità comunicative, le competenze organizzative e gestionali, le competenze professionali e le competenze digitali e infine la patente di guida)

Ulteriori informazioni

Allegati

Pro:

Molto utile per:

chi è alle prime armi, o per chi è appena uscito da scuola o dall'università e non ha ancora molte esperienze professionali.

Chi si iscrive a concorsi pubblici dove questo formato sia esplicitamente richiesto.

Contro:

Poca adattabilità e flessibilità in termini di formato e di contenuto.

La seconda area dove si esplicita “L’occupazione per la quale si concorre”, sembra voglia inglobare la lettera di presentazione in questa sezione. Data la limitatezza nel contenuto rischia decisamente di essere un punto perso in partenza: perché? Perché è richiesto di riportare l’attuale posizione lavorativa ricoperta, l’occupazione desiderata, il titolo di studio e l’obiettivo professionale. Capite chiaramente che se in sequenza mettessi, come riportato nell'esempio da scaricare:

OCCUPAZIONE PER LA QUALE SI CONCORRE

Assistente Risorse Umane (ref. 562/2013)

POSIZIONE RICOPERTA

Pittore di autovetture

OCCUPAZIONE DESIDERATA

Rappresentante Servizio Clienti o Supporto amministrativo

TITOLO DI STUDIO

Post laurea in Economia

ΟBIETTIVO PROFESSIONALE

Laureato con forti capacità comunicative e organizzative acquisite nella professione infermieristica, sta cercando nuova occupazione nell'ambito delle Risorse Umane come Formatore.

Una qualunque persona che lavorasse nelle Risorse Umane avrebbe serie titubanze a continuare a leggere il CV scartandolo già in partenza.

Inoltre così facendo, il CV sarebbe da aggiornare per ogni posizione lavorativa a cui ci si candida.

CURRICULUM VITAE PERSONALIZZATO

Di curriculum vitae personalizzati, ce ne sono di svariati modelli e in questo articolo mi riferisco a tre in particolare:

Il CV formato testo: dove le diverse sezioni, quali esperienze lavorative e formative, sono organizzate in capitoli e paragrafi.

Il CV formato tabella: dove le diverse sezioni sono chiaramente scritte in diverse celle della tabella. L’esempio riportato in figura è una semplice tabella a due colonne, dove nella prima riga, le due celle sono state unite in una sola (operazione di “merge” o unione”); a seguire le esperienze lavorative e formative coi lassi di tempo esplicitati nella prima colonna e ulteriori informazioni riportate nella seconda.

Il CV infografico: consiste nella proiezione in forma grafica e visiva di informazioni quali esperienze lavorative e formative o competenze, che altrimenti sarebbero solo testuali, quindi meno accattivanti.

Pro

I formati personalizzati sono più flessibili e permettono di dare maggiore risalto alle informazioni che vogliamo mettere in rilievo.

Sono adatti a tutti coloro che hanno diverse esperienze lavorative e acquisito svariate competenze tecniche.

Il CV in formato tabella o il CV infografico sono più allettanti in termini di grafica.

Il CV in formato testo da maggiore flessibilità qualora si volessero riorganizzare i contenuti durante la stesura o in un futuro qualora lo si volesse aggiornare nuovamente. Come? Definendo capitoli e paragrafi e attivando il Riquadro di spostamento in Microsoft Word.

Contro

Per chi fosse alle prime armi dedicarsi al contenuto e alla grafica del CV potrebbe essere decisamente troppo e potrebbe portare allo sconforto.

Hai bisogno di aiuto?

A breve su questo blog rilascerò un corso che possa guidarti passo passo alla redazione di un CV in Microsoft Word.

Possibili Letture:
(io consiglio la prima ahimé in Inglese - "How to Write a Brilliant CV")

Traccia tempo e... denaro con fogli di presenze in Microsoft Excel

noreply@blogger.com (Eleonora Lelli) — Tue, 06 Nov 2018 00:01:00 +0000

Al giorno d’oggi ci sono diverse realtà lavorative: non tutti lavorano in un’azienda con il tesserino marca tempo, con cui tracciare le proprie presenze e quindi le ore di lavoro svolte. Una realtà sicuramente emergente è anche quella di coloro che lavorano da casa e quindi da “remoto”.

Ecco allora che giunge la necessità di crearsi un proprio foglio di presenze dove, giorno per giorno, possiamo tracciare le ore lavorative svolte, comprese le pause e le ore di straordinario.

In questo post vi presento come fare un foglio di presenze con Microsoft Excel, dove per ogni giorno lavorativo viene riportata l’ora di entrata, quella di uscita, la pausa pranzo, le ore totali lavorate, distinte anche tra ore regolari (8 ore) e ore di straordinario (al di sopra delle 8 ore).

1. Aprire Microsoft Excel

2. Iniziare a scrivere nella prima riga le seguenti voci: Entrata, Pranzo, Fine Pranzo, Uscita, Ore Regolari, Ore di Straordinario

3. Portarsi col mouse sulla scheda"Visualizza", poi "Blocca Riquadri", e selezionare "Blocca riga superiore"

4. A quel punto si aprirà una finestra di dialogo, nel menu a tendina denominato Categoria, selezionare "Data" e scegliere il formato che si vuole utilizzare nella colonna adibita alle date

5. Nelle celle dove si andranno ad indicare le ore identificate dalle colonne “Entrata”, “Pranzo”, “Fine Pranzo” ed “Uscita” il formato è Personalizzato, per cui si seleziona col mouse tutte le celle che andranno con quel formato, si fa clic col tasto destro del mouse e come prima si aprirà una finestra di dialogo, selezionare nel menu a tendina a sinistra Personalizzato e fare clic su hh:mm

7. In questo esempio distingueremo soltanto tra le ore totali di lavoro, le ore regolari di lavoro e quelle di straordinario, pertanto:

a. Le “Ore Totali” si andranno a definire con la seguente formula in cella H2 : =(C2-B2)+(E2-D2) Sono la somma tra due differenze: la prima tra “Pranzo” ed “Entrata” e la seconda tra “Uscita”

e “Fine Pranzo”

b) le “Ore regolari" saranno definite come la differenza tra le “Ore Totali” e le “Ore di straordinario” per cui in cella F2 si andrà a definire la seguente formula: H2-G2

c) Le "Ore di straordinario" saranno definite come la differenza tra le “Ore Totali” meno le “Ore Regolari” per cui in cella G2 definisco la seguente formula: =H2-$L$2 . Da notare che L2 identifica la cella dove ho scritto le mie 8 ore nel formato hh:mm: essendo un valore fisso per tutte le differenze che andrò a svolgere giorno per giorno, si interpone il segno dollaro $. Se non mettessi il valore dollaro la formula andrebbe a cercare il valore della cella successiva a sottostante in colonna L.

8. Popolando manualmente “Data”, “Entrata”, “Pranzo”, “Fine pranzo” e “Uscita” vedremo che le “Ore regolari”, le “Ore totali” e le “Ore di Straordinario” si popoleranno invece automaticamente. Importate ricordarsi di espandere le formule, per questo uno dei vari modi è ad esempio per espandere la formula delle ore totali, portarsi sulla cella H2 che sarà quindi evidenziata da un contorno verde, posizionarsi sul quadratino in basso a destra del contorno della cella finché il puntatore del mouse non diventa una croce nera. A quel punto fare clic e tenendo premuto il mouse (tasto sinistro) e trascinarlo giù di tante celle quante vogliamo. Nell'immagine seguente le celle pre-popolate sono tutte quelle in cui è possibile estendere le formule. Alla riga 26 troviamo le ore mensili di novembre regolari e quelle di straordinario che si calcolano rispettivamente con le formule =SOMMA(F2:F25) e =SOMMA(G2:G25)

9. Possiamo infine sbizzarrirci riportandoci nella scheda Home e giocando coi colori e con lo stile grafico.

9. Si può poi rinominare un foglio come " Ore e Fatturato 2018" creandovi una tabella con le seguenti voci: "Mese" e "Ore di Straordinario".

10. Per fare in modo che questo foglio prenda i dati, delle ore di straordinario, da ogni mese riportato separatamente negli altri fogli:

a. Metodo 1: basta portarsi ad esempio in una cella vuota del foglio “Novembre 2018” e scrivere “=”, poi portarsi nel foglio denominato Novembre 2018, fare clic sulla cella che riporta il totale delle ore di straordinario e cliccare su Invio (da tastiera);

b. Metodo 2: basta portarsi ad esempio in una cella vuota del foglio “novembre” ='Novembre 2018'!G26

Dove tra virgolette va il nome del foglio chiamato col nome del mese, nel nostro esempio "Novembre 2018, seguito da punto esclamativo ! E dalla cella G26 che nel nostro esempio identifica la cella di quel foglio da cui noi estrapoliamo le ore.

11. Per inserire il grafico, si rimane nel foglio "Ore e Fatturato 2018" dove abbiamo creato la tabella riassuntiva che riporta le ore di straordinario mese per mese, la selezioniamo (1), andiamo nella scheda Inserisci (2), selezioniamo grafici consigliati (3), selezioniamo l’istogramma (4) e poi diamo l’OK (5)

12. A questo punto possiamo sbizzarrirci con lo stile del grafico, posizionandosi su di esso e scegliendo i colori e gli stili che più ci piacciono.

E SE VOLESSIMO SAPERE QUANTO ABBIAMO FATTURATO A FINE MESE E I TREND NEI MESI SUCCESSIVI?

1. Ritorno nel foglio denominato “Novembre 2018” e creo una tabella dove metto la paga oraria regolare e quella per le ore di straordinario. In questo caso, a titolo di esempio ho scelto 10 Euro per la paga oraria base e 20 Euro per la paga oraria di straordinario. Come sempre, è importante definire il formato delle celle. In questo caso seleziono 10 e 20, faccio clic col tasto destro del mouse poi seleziono Formato Celle, Valuta.

2. Aggiungo due colonne alla mia tabellona, denominate “Paga Base Giornaliera” e “Paga Base Extra”: “Paga Base Giornaliera” la calcolo scrivendo in cella I2 la seguente formula: =F2*$O$2*24. O2 è la paga giornaliera di base di 10 Euro ed essendo fissa, interpongo il segno dollaro $.

“Paga Base Extra” la calcolo scrivendo in cella L2 la seguente formula: =G2*$O$3*24.

O3 è la paga giornaliera extra di 20 Euro ed essendo fissa, interpongo il segno dollaro $.

Estendendo entrambe le formule fino alla riga 26 ottengo rispettivamente la “Nov 2018 Paga Base” e la “Nov 2018 Paga Extra”. Sommandole ottengo infine “Nov 2018 Paga Totale”.

3. Analogamente a prima con le ore di straordinario, per avere un grafico che riporti il fatturato mese per mese, evidenziando la retribuzione mensile base da quella straordinaria, si fa una tabella con 3 colonne che indicano rispettivamente: “Mese”, “Paga Base” e “Paga Extra”.

Per Novembre 2018 avremo come “Paga Base” la seguente formula ='Novembre 2018'!I26 che sostanzialmente estrapola il valore nel foglio denominato “Novembre 2018 in cella I26; come “Paga Extra avremo invece la seguente formula: ='Novembre 2018'!J26.

4. Per inserire il grafico, si rimane nel foglio "Ore e Fatturato 2018" dove abbiamo creato la tabella riassuntiva che riporta le ore di straordinario mese per mese, la selezioniamo (1), andiamo nella scheda Inserisci (2), selezioniamo l’istogramma (3) e poi diamo l’OK. Anche qui possiamo poi sbizzarrirci coi colori (4).

Se volete una base da cui partire, è possibile scaricare il file su cui ho lavorato al link seguente:

Microsoft Excel Foglio di Presenze Timesheet

Feedback positivo

noreply@blogger.com (Eleonora Lelli) — Sat, 27 Oct 2018 21:03:00 +0000

Se si lavora in ufficio, inevitabilmente ci si relaziona con persone diverse che possono essere nostri colleghi, collaboratori, clienti, fornitori.

Vi racconto perché sono una risorsa inesauribile e inattesa senza la quale a volte si annegherebbe.

Questa settimana il mio capo, avendo perso tre persone nel team negli ultimi sei mesi, mi ha proposto di aumentare le responsabilità che ho tuttora, raddoppiando letteralmente la mole di lavoro che ho da fare, facendomi responsabile di quattro siti produttivi. Vi spiego meglio: nella mia azienda sono sia auditor (per dieci siti produttivi) che partner per la compliance di due siti produttivi, il che vuol dire che sono responsabile di preparare questi due siti ad ispezioni esterne (solo quest’anno ne hanno avute tre). Gli ho detto che l'avrei fatto se fossi stata promossa al livello dei miei colleghi (che comunque ne hanno solo due e sono ad un livello di retribuzione più alto del mio). Mi ha risposto che non se ne parla perché ho "problemi di comunicazione", nel senso che la gente ha paura a parlarmi. Al di là che mi è totalmente nuova la cosa, al di là che ho sempre avuto riscontri positivi, al di là che gli ho chiesto chi mai avesse detto una cosa del genere e se ci fosse stata la possibilità di parlare assieme con queste persone e lui me l'ha negata, il tutto poi va a cozzare col fatto di darmi in gestione più siti e più gente... con cui comunicare 🤔 E niente, a parte il fatto che le sue parole sono state una bella sberla e sono stata abbastanza in paranoia, non sapendo se quello che ha detto fosse una scusa o fosse vero (e nel secondo caso la fiducia ai colleghi andrebbe a cadere...) c’è una cosa che mi ha aiutato a recuperare velocemente il morale e la fiducia in me stessa: continuare inesorabilmente le relazioni coi miei colleghi, trovare il pretesto per una veloce telefonata, scambiarsi uno smile in un’email o nella chat aziendale e cercare di mantenermi il più possibile positiva, propositiva, propensa a dare e ricevere. Mi sono anche letta vecchie email ricevute in passato dove ho ricevuto riscontri positivi e che mi sono salvata in una cartella della casella di posta elettronica per ripristinare l’autostima in situazioni difficili. Questo mi ha aiutato:

a sincerarmi del fatto che il feedback riportato dal mio capo non è vero o che comunque è una generalizzazione estrapolata da un contesto preciso, che però non mi ha voluto riferire (tra l’altro non aiutandomi);
a riavere una visione obiettiva di me stessa senza lasciarmi andare ad un estenuante rimuginare.

Ed è proprio questa la risorsa inesauribile e inattesa di cui parlavo all’inizio del post.

Nel frattempo non accetterò la proposta del mio capo: sono sempre dell’avviso che c’è un dare ed un avere, che qui è venuto meno. E sono serena e sicura della persona che sono e di cui il feedback dato dagli altri ne è il riflesso.

Halloween in ufficio

noreply@blogger.com (Eleonora Lelli) — Sun, 21 Oct 2018 19:07:00 +0000

Mancano pochissimi giorni ad Halloween e, anche se non sei più un bambino che col vestito da Batman scorrazza per il vicinato ripetendo ad ogni vicino “Dolcetto Scherzetto”, ecco che ti sfiora la mente quanto potrebbe essere divertente travestirsi e mangiare caramelle in ufficio magari con qualche zucca allestita sulle scrivanie. Ci sono mille modi per festeggiare Halloween, sia che le regole dell’ufficio siano ferree, sia che tu sia un po’ in ritardo coi tempi nell'organizzarti. Prima di precipitarti ad accaparrare il primo costume che ti passi per la testa.

Assicurati di averne discusso col tuo capo e col tuo team. Buone argomentazioni che potresti ricordare sono:

La promozione di un lavoro di squadra dove gruppi di colleghi lavorano insieme ad un progetto frivolo e divertente.
Il miglioramento della comunicazione e della cooperazione inter-dipartimentale in quanto colleghi prevenienti da diversi dipartimenti possono condividere un’ attività in comune.
La possibilità di individuare talenti creativi, che altrimenti non emergerebbero in una struttura gerarchica, dove ognuno è relegato alle consuete attività.

Considera che se non puoi costringere i tuoi colleghi a seguirti nell'impresa, potresti cercare di coinvolgerli e convincerli a porsi in maniera più aperta.
Sei ancora dell’idea di travestirti con un costume da Halloween in ufficio? Regola d’oro: assicurati che non sia offensivo per risparmiarti scene imbarazzanti e magari un colloquio con le Risorse Umane, comunque coinvolgerle non sarebbe male.
Non ignorare il codice di abbigliamento che attualmente è in azienda, per renderti conto fin quanto spingerti.
Prepara una competizione definendo regole e includendo categorie: si possono organizzare competizioni tra squadre o tra singoli individui e la premiazione per il costume più bello ed originale, magari includendo un premio per il travestimento che meglio rappresenta lo spirito dell’azienda.
Non sei fan dei costumi? Puoi sempre decorare la tua scrivania ed addobbare il tuo ufficio con l’aiuto dei colleghi. Qualunque sia il loro input, ti dirà qualcosa di più a loro riguardo, scoprendone divertenti sfaccettature, che non sarebbero emerse altrimenti. Dall'impegno dimostrato dai colleghi, emergerà lo spirito che hanno del gruppo. In questi contesti possono inoltre emergere possibili “leaders informali” che potranno essere cresciuti in futuro all'interno dell’azienda.
Pensa al momento e al luogo di incontro: pausa pranzo in mensa o nella caffetteria idealmente sono i luoghi più spaziosi e i punti di raccolta ottimali per dare al via la competizione e la festa.
Se proprio non c'è spazio per tutto questo o il tuo ufficio e la tua scrivania sono troppo piccoli, allora rassegnati a una bella playlist di Halloween da spararti con le cuffie e ricorda.. ci sono sempre le caramelle!

Conversazioni e checklist

noreply@blogger.com (Eleonora Lelli) — Tue, 16 Oct 2018 08:38:00 +0000

Le conversazioni col proprio capo possono avvenire inaspettatamente o possono essere organizzate regolarmente con frequenza periodica. Generalmente hanno un target ben definito ossia:

monitorare le tue attività e il loro stato di avanzamento,
valutare inaspettate potenzialità e
identificare eventuali difficoltà e problemi.

Perché ho evidenziato quest`ultimo aspetto? Per ricordarti che il tuo capo non è né il tuo psicologo, né necessariamente ha un´approfondita conoscenza di tutte le cose di cui ti occupi nel tuo lavoro. E` importante sì identificare difficoltà e problemi, ma con esse anche possibili soluzioni! Solo così si dà la possibilità al proprio responsabile di poter agire per noi, facilitandoci ad ottenere ciò`che vogliamo.

Fondamentale è essere sempre preparati e mantenere una checklist con le nostre attività articolate punto per punto.

In questo post potete vedere una checklist che ho preparato con Microsoft Word a titolo di esempio pratico e il link da cui potete scaricarla da subito per iniziare ad usarla.

Microsoft Word Checklist

Checklist in Microsoft Word

Checklist da compilare SOLTANTO in versione stampata

Scrivo una lista delle mie attività, importante notare che per ogni attività vado a capo: questo perché?
Perché successivamente - dopo aver selezionato col mouse l’elenco delle mie attività che necessitano di una casella da spuntare, posso direttamente andare nella mia scheda Home, selezionare l’Elenco puntato, e nei “Punti elenco documento” selezionare la casella
Nel caso non ci fosse la casella, basta selezionare nel menu a tendina “Definisci Nuovo Punto Elenco” e poi Simbolo scegliendo quello più pertinente per la nostra check list, in questo caso seleziono una casella 

La checklist è così pronta per essere stampata e ogni attività è pronta per essere spuntata a penna.

Perché fermarsi qui quando posso andare OLTRE?

Checklist con caselle selezionabili direttamente in Word

Innanzitutto dobbiamo assicurarci di avere la scheda Sviluppo
Nel caso non l’avessimo, non occorre andare in panico! Basta andare in File, scegliere Opzioni, Personalizzazione barra multifunzione.
Dentro a Personalizzazione barra multifunzione ho un menu, scegliere Schede Principali
Nella lista delle Schede Principali selezionare Sviluppo, spuntare la casella e fare clic su OK
Torniamo nella scheda Home, a questo punto una volta elencate le nostre attività possiamo andare nella scheda Sviluppo che abbiamo appena attivato, andare in Controlli, scegliere Check Box Content Control per inserire la casella di fronte a una delle nostre attività che abbiamo precedentemente elencato.
Da notare che se prima con l’inserimento di una casella da spuntare in versione stampabile, potevamo prima selezionare tutto l’elenco delle nostre attività per attivare la casella, in questo caso, invece, occorre attivare una casella alla volta per ciascuna attività e questo lo possiamo fare in 2 modi: a) ripetendo lo step di andare nel Check Box Content Control e selezionare la casella da spuntare ; b) oppure selezionando la casella, copiandola col commando da tastiera ctrl+c e copiandola poi nell'attività sottostante col commando da tastiera ctrl+v

Telefonate e Follow Up

noreply@blogger.com (Eleonora Lelli) — Sun, 14 Oct 2018 13:52:00 +0000

Quante telefonate si fanno in ufficio?

Per chiarimenti, per trovare soluzioni o accordi.

Ma poi?

Spesso ci si ritrova a dover richiamare l’altra persona, si perde il contatto o non si hanno piú “follow up”, ossia dei riscontri. In questi casi è meglio spendere qualche minuto in un’email, da scriversi subito dopo la telefonata, riassumendo ció di cui si ha parlato.

Come iniziare a scrivere un’ email di “follow up”?

“Come da accordi telefonici pervenuti in data odierna,

Al fine di di raggiungere i punti che si sono prefissati, si ricordano a seguire le attività concordate:

Prima attività… incaricato… scadenza..
Seconda attività.. incaricato… scadenza..
Terza attività… incaricato… scadenza..

In attesa di un Vs futuro riscontro,

Cordialmente..”

Quando è opportuno mettere in copia i propri responsabili?

Quando l’interlocutore dall'altra parte è poco affidabile;
Quando ancora non lo si conosce;
Quando è la tipica persona che se non vede un responsabile in copia, poi non fa nulla;
Per dare visibilità al proprio responsabile delle proprie attività (solo se richiesto).

Frustrazione da ufficio

noreply@blogger.com (Eleonora Lelli) — Sun, 14 Oct 2018 09:50:00 +0000

Ho creato ieri un sondaggio pubblicato poi in un gruppo Facebook dove chiedevo quale fosse la causa di maggiore frustrazione in ufficio:

Relazioni coi colleghi (9 voti)

Gestione delle email (6 voti)

Riunioni (5 voti)

Interazione col capo (4 voti)

Telefonate (4 voti)

Gestione delle attività (1 voto)

Interessante che una ragazza avesse aggiunto tra le opzioni che avevo già suggerito: “mole di lavoro eccessiva”. Questo potrebbe si ricondursi a “Gestione delle attività” , ma anche ad un’opzione che non ho menzionato, quale un “Poor Management” (“povero management”). Perché non ho incluso questa opzione? Perché questo blog è finalizzato a gestire il lavoro di ufficio e quindi ad individuare quali sono quelle cause che ci danno frustrazione, ma su cui possiamo lavorare qui e ora, su di noi.

Questo sondaggio è attivo anche sul mio blog proprio qui sotto, come tanti altri a seguire, per parlare di ció che piú vi dà cruccio o vi interessa, per trasformare i quotidiani dolori da scrivania in agognati onori.

Mi raccomando,

partecipate ai sondaggi del blog!