الدفترخانة

مشروع الميكنة (مرفق فيلمين للمشروع )

2010-02-20T15:11:00.001+02:00

منذ إنشاء الدار والوثائق تتراكم بمخازنها دون فهرسة أو تصنيف، حتى أربت على المائة مليون وثيقة، ليس لها فهارس، وأصبح من الصعب الوصول إلى وثيقة معينة في موضوع معين. وعندما حاولت الدار وضع فهارس ورقية لتلك المقتنيات فشلت كل المشروعات في إنجاز ذلك العمل الضخم الذي فاق إمكانيات العاملين بالدار، وبلغ كل ما تم إنجازه من فهارس لا يغطي أكثر من 10% من مقتنيات الدار. وكان الحل الرقمي هو السبيل الوحيد لتلك المعضلة. فقررت إدارة الدار العمل على إنشاء قاعدة بيانات ضخمة تشمل 25 مليون تسجيلة تغطي كل مقتنيات الدار البالغة مئة مليون وثيقة.

ونتيجة لضخامة المشروع ، وفي غيبة أية تجارب سابقة، وأي تقدير لحجم الوثائق، كان لابد من القيام بمشروع استرشادي صغير نستخلص من الدروس ونقدر من خلال أسهل وسائل العمل، وشكل استمارة البيانات المطلوب تجميعها. وتم تطبيق المشروع على خمسين ألف وثيقة فقط، بحيث يتم تجميع بيانات لها وربطها بصورة رقمية للوثيقة.

وصف المشروع:

يهدف المشروع إلى عدة أهداف أساسية هي:

1- فرز وفهرسة وتصنيف حوالي مئة مليون وثيقة.

2- إنشاء قاعدة بيانات إليكترونية عملاقة لهذه الوثائق تضم 25 مليون تسجيلة، تسمح بالبحث والاسترجاع بجميع المدخلات المتعارف عليها دوليا، وتستخدم محرك بحث من الجيل الثالث فائق السرعة.

3- مسح رقمي لنحو 150 ألف وثيقة بما لا يتجاوز نصف مليون لقطة وربطها بقاعدة البيانات.

4- إنشاء بوابة إليكترونية تسمح بالبحث والاطلاع على قاعدة البيانات من أي مكان في العالم كما تقدم معلومات علمية للباحثين عن الوثائق والوحدات الأرشيفية والدار نفسها.

5- تكوين كوادر قادرة على تحمل المسئولية في المستقبل ومتابعة نفس المستوى التقني الرقمي المطلوب.

6- تطوير البنية الأساسية بالدار من إدارة تسجيل والإتاحة للباحثين وقاعات الاطلاع بما يواكب أحدث التقنيات العالمية.

اهمية المشروع:

مشروع رقمنة مقتنيات دار الوثائق القومية هو تجربة غير مسبوقة وهام ليس علي المستوي المحلي فقط وإنما تمتد الي النطاق الإقليمى العربي بصفة أساسية والدولي بصفة عامه.

- على المستوى المحلى: تم الاستفادة من المشروع فى تقديم الخبرة الاستشارية لتنفيذ مشروع استرشادى لرقمنة أرشيف التاريخى لوثائق مجلس الوزراء وذلك بإعداد قاعدة بيانات تحتوى على 32000 ألف تسجيلة و المسح الرقمى لعدد 5 آلاف وثيقة ويعتبر هذا بداية للتطبيق مع الوزارات والإدارات المحلية لربط أرشيفاتها بالأرشيف الوطنى المصرى وتكوين شبكة داخلية تسمح بالتداول الإليكترونى للمعلومات.

- على المستوى الإقليمى: إن دور دار الوثائق القومية يمتد ليكون هو الأرشيف الإقليمى للمنطقة العربية وشمال أفريقيا بصفة أساسية وميكنة هذا الأرشيف عبر الإنترنت يمثل إضافة حقيقية للباحثين العرب فى الوصول إلى الوثائق وإجراء الدراسات العلمية المطلوبة.

إن معايير الوصف والفهرسة التى استحدثت فى هذا المشروع تعتبر نواة لعملية فهرسة أى أرشيف عربى آخر طبقاً للمعايير الدولية.

نظراً لخصوصية اللغة العربية فإن الكوادر الفنية التى أفرزها هذا المشروع تعتبر من أغلى وأهم مخرجاته على الإطلاق وهم النواة لتطوير أى أرشيف عربى آخر فى المستقبل القريب.

- على المستوى الدولى: يساهم المشروع فى زيادة المحتوى العربى على الإنترنت وبقدم صورة حضارية لتاريخ الأمة العربية.

- إن البوابة الرقمية لدار الوثائق القومية تقدم معلموماتها والدراسات الوثائقية باللغتين العربية والإنجليزية وخاصة أن قواعد البيانات تحتوى على وثائق باللغات العربية واللاتينية (إنجليز – فرنسى – إيطالى ..) مما يؤكد على عالمية الموقع.

- اعتماد الاتحاد الدولي للأرشيف المشروع كمشروع رائد مع نشر كل وثائقه علي موقع الاتحاد الالكترونى لتعميم الاستفادة منه.

والخلاصة:

أن مشروع رقمنة مقتنيات دار الوثائق القومية هو تجربة غير مسبوقة على مستوى الأرشيفات العالمية من حيث:

1- العمل على مستوى الوثيقة، حيث أنه أول مشروع يصل إلى مستوى الوثيقة بداخل الملف، في حين أن أغلب المشروعات العالمية المماثلة اكتفت بالفهرسة حتى مستوى الملف مثل الأرشيف البريطاني والأمريكي.

2- اختصار المدة الزمنية إلى أربع سنوات، وهي فترة زمنية صغيرة جداً بالمقارنة مع تجارب مماثلة استغرقت وقتاً أطول، مثل الأرشيف التركي الذي يستغرق مشروعه نحو 20 سنة.

3- المشروع يتيح إمكانية التجارة الإليكترونية للوثائق بمعنى أنه من الممكن للباحث أن يطلب تصوير وثائق معينة اطلع عليها من موقع دار الوثائق، ويقوم بدفع تكلفة التصوير إليكترونياً، وتقوم الدار بإرسال الوثائق له إليكترونيا أو ورقيا على العنوان الذي يحدده الباحث.

4- المساهمة في توطين نوع جديد من تكنولوجيا تجميع البيانات وهو تكنولوجيا الملفات الصوتية، حيث تختصر الوقت وتتلافى مشكلة ضيق المساحة في المخازن، فيمكن أن يجمع المجمعون بأعداد كبيرة في مساحات صغيرة.

5- الاعتماد على الكوادر المصرية في إنجاز المشروع، في حين أن الأرشيفات المماثلة اعتمدت على الكوادر الخارجية Out Sourcing فالأرشيف البريطاني قام برقمنة البيانات في الهند، ولكن لخصوصية اللغة وخصوصية الوثائق العربية التي يصعب إيجاد أية كوادر غير عربية تتعامل معها من حيث فهم اللغة وقراءة الخطوط؛ فقد تم الاعتماد على الكوادر المصرية التي أثبتت كفاءة عالية، وأصبحت تمثل ذخيرة يمكن الاستفادة منها في المنطقة العربية بصفة عامة.

فيديو وصف المشروع
http://www.youtube.com/watch?v=qET4IPSPTwM

فيديو افتتاح المشروح

http://www.youtube.com/watch?v=1WHyIgqps3k

اصدارات دار الوثائق

2010-02-20T15:05:00.000+02:00

تنشر دار الوثائق الكتب، الوثائق المحررةِ، ومنشورات. منها
الروزنامة وهى مجلة أكادمية تصدر سنوياً متخصصة في دراسة الوثائق والعلوم الأرشيفية.
وهذه اعداد منها:

http://www.nationalarchives.gov.eg/nae/AdvAdminServlet?action=Rd&displayLang=ar

المجموعات الارشيفية بدار الوثائق القومية

2010-02-17T01:21:00.001+02:00

تحتوى دار الوثائق القومية على مجموعة كبيرة جدا من الوحدات الارشيفية التى تنتظم فى شكل موضوعات رئيسية وهى :
1 - الوثائق السيادية : وهى الوثائق التى ترتبط بالمؤسسات السياسية بالدولة كرئاسة الجمهورية ومجلس الوزراء والخارجية والوثائق والسجلات العسكرية وتضم ايضا حجج الامراء والسلاطين ومجلس بلاط الملك ومجلس التجار ووثائق الشام والبحرية وترسانة بولاق والموانىء ومجلس الاحكام ومجلس الملكية وكل ما يتعلق بالنواحى السياسية للبلاد من وثائق .
2 - الوثائق الاقتصادية : وهى المحفوظة بامانة الانتاج وتتناول وثائقها عناصر الانتاج المختلفة والانشطة الناتجة عنها من زراعة وصناعة وتجارة وتحتوى على وحدات ارشيفية مثل ديوان الرزنامة والمالية والالتجارة والزراعة والدايرة السنية ودايرة سعيد باشا والهامى باشا واسماعيل باشا وديوان المبيوعات والقومبانية العزيزية ووزارات الاقتصاد والزراعة والصناعة .
3 - الوثائق القانونية,وهى محفوظة بادارة المحاكم ووحداتها الارشيفية بها تتمثل فى محكمة الباب العالى ومحكمة القسمة العسكرية ومحكمة باب الشعرية والبرمشية وجامع الصالح وجامع الزاهد ومحكمة مصر الشرعية ومحكمة السيدة زينب وشبرا الشرعية ومحكمة حلوان والوايلى وغيرها من المحاكم الاخرى
4 - وثائق ذات طبيعة خاصة : وهى محفوظة بادارة الخاصة والوحدات الارشيفية وتشمل وثائق مذكرات الزعماء ووثائق مصر والحجاز وووثائق بحر الغزال وحجج الاطيان واوراق مصطفى كامل ونوبار باشا والخارجية البريطانية ووثائق فاشودة ووثائق الارشيف الفرنسى والنمساوى وقناة السويس وبحر برا ووثائق بطرس غالى ووثائق الجنيزة وغيرها
5 - وثائق الخدمات وهى فى مجالات التعليم والنقل والمشروعات العامه مثل ديوان الاشغال والمدارس ومرفق مياه القاهرة ووزارة الثقافة والكهرباء والقوى العاملة والزراعه والاسكان والبريد وغيرها
6 - وثائق الادارة المحلية وهى تتعلق بالمديريات والمحافظات المختلفة فى مصر منذ انشاءها حتى الان

اسنراتيجية العمل بدار الوثائق القومية

2010-02-14T23:11:00.000+02:00

كان لابد من وجود لائحة تنظم العمل داخل أقسام الدار لتحديد خطة واستراتيجية العمل داخل هذه الأقسام . ووضع بطاقة وصف لكل إدارة بموظفيها. ودار الوثائق القومية، بوصفها إحدى الإدارات المركزية التابعة للهيئة العامة لدار الكتب والوثائق القومية، تشتمل على الإدارات التالية:

1. الإدارة المركزية لدار الوثائق: وعلي رأسها رئيس الإدارة المركزية لدار الوثائق وهو بمثابة الرئيس الإداري للدار. ويتبع هذه الإدارة مكتب رئيس الدار ووحدة البحوث والدراسات الوثائقية.

2. الإدارة العامة لجمع وحفظ الوثائق: تتولى هذه الإدارة تنفيذ سياسة الدار من حيث جمع وحفظ وتسجيل جميع الوثائق المرتبطة بتاريخ مصر المعاصر وإتاحتها للباحثين، والإشراف على مخازن دار الوثائق، ووضع التقارير اللازمة لعمليات الترميم، وحفظ كل ما يتعلق بأعمال الدار، كذلك الإشراف على حضور مندوبي الدار للمشاركة فى اللجان الدائمة للمحفوظات لمختلف الوحدات الإدارية بأنحاء الجمهورية.وتشتمل على الإدارات التالية:

ا - إدارة الفرز

ب - إدارة الجمع

ج - إدارة التسجيل

د - إدارة خدمات الباحثين

3. الإدارة العامة للشئون الفنية: تختص هذه الإدارة بتصنيف وفهرسة وترجمة وتبادل الوثائق، كذلك إعداد الكشافات والمستخلصات التاريخية للوثائق، وتحقيق بعض المجموعات الوثائقية وإتاحتها للباحثين.

وتشتمل على الإدارات التالية:

أ- إدارة الفهرسة

ب- إدارة التصنيف

ج- إدارة الترجمة

4. الإدارة العامة لترميم وصيانة الوثائق: تضطلع هذه الإدارة بمهام ترميم وصيانة وتصوير وتجليد الوثائق. وتشتمل على الإدارات التالية:

أ- إدارة صيانة وتطهير الوثائق .

ب- إدارة الميكروفيلم.

ج- إدارة التجليد.

د- إدارة التصوير.

وجميع الوثائق مدرجة باللغات العربية والتركية والإنجليزية والفرنسية والعبرية والايطالية والالمانية، فضلاً عن عدد قليل منها باللغة الأمهرية. وتغطى هذه المجموعات الكبيرة من الوثائق القرنين التاسع عشر والعشرين، بالإضافة إلى "وثائق الرزنامة" والحجج الشرعية، التى يرجع تاريخها إلى العصور : الفاطمي، والأيوبي، والمملوكي، والعثماني.

لمحة تاريخية عن دار الوثائق القومية

2010-02-14T22:10:00.003+02:00

كانت البداية من الدفترخانة
إن أى شىء نراه اليوم بأعيننا حولنا ليس وليد اللحظة او اليوم الذى نراه فيه بل مر بمراحل عدة حتى وصل الى الحالة او الشكل الذى نراه عليه اليوم فالانسان مثلا يمر بمراحل الطفولة والشباب ثم الهرم او الشيخوخة بل إن تاريخ الانسانية كلها قد مر بمراحل مختلفة من عصر ماقبل التاريخ والعصر الحجرى والبرونزى واكتشاف النار واختراع الكتابة بمرورا بظهور المسيحية ودخول الانسانية بعد ذلك فى فترة اعتدنا ان نطلق عليها فترة العصور المظلمة او العصور الوسطى حتى وصلنا لعصر النهضة والعصر الذى نعيش فيه بكل مابه وما عليه .
كذلك الحال بالنسبة لدار الوثائق القومية ذلك الصرح العملاق بما يحتويه من كنوز وثائقية قلما نجد مثيلا لها او ند فى اى مكان اخر بالعالم وليس بمصر وحدها ذلك الصرح او ما نطلق عليه دار الوثائق القومية مر بمراحل مختلفة على مر العصور الزمنية حتى وصل الى الشكل الذى نراه عليه الان فالمكان لم يكن المكان والمسمى لم يكن نفس المسمى حتى الوظائف والاختصاصات رغم اتفاقها فى المعنى والغرض قد تختلف فى الاسلوب والعمل عن ذى قبل ,ولنبدا من الاسم فدار الوثائق القومية لم تأخذ هذا الاسم الا حديثا بينما كان اسمها الاول الدفترخانة و كلمة الدفترخانة كمصطلح تعنى المكان الذى يتم فيه حفظ الاوراق والدفاتر لحين الرجوع اليها مرة اخرى عند الحاجة وفكرة انشائها فى مصر ترجع الى محمد علي الذى رأى ضرورة إيجاد مكان آمن يحتفظ فيه بدفاتره وأوراقه ، ويكون صالحاً لحمايتها من الحريق والسرقة والتلف خاصة يعد أن كان نظام الحفظ المتبع في مصر في العصر العثماني ،والقائم على أساس احتفاظ كل مصلحة بدفاترها وأوراقها، واحتفاظ النظار والكتاب والصرافين بأوراقهم بعد عزلهم أو نقلهم؛ لا يحقق الهدف المرجو في بناء الدولة الحديثة التي أزمع محمد علي بناءها، ولا يمدها بالمعلومات والبيانات ؛ فهداه تفكيره إلى توحيد أماكن الحفظ في مؤسسة واحدة تكون مسئولة عن جمع السجلات والوثائق من كافة المصالح والدواوين والأقاليم، وقد شجعه على ذلك فقدان الكثير من الوثائق المهمة في أكثر من مناسبة: فعندما ثار عليه الجنود الأرناؤود بعدما قام بتخفيض رواتبهم ؛ اضطر إلى الهرب والإقامة بالقلعة؛ فنهبت داره التي كانت بالأزبكية، وفقدت الكثير من المستندات، ومن بينها وثيقة المعاهدة التي وقعها مع الجنرال فريزر قائد الحملة المشهورة باسمه. كما كان الكتخدا (نائب الباشا) يحتفظ في ديوانه بكميات كبيرة من السجلات والوثائق، وقد حدث أن شبَّ حريق في ديوان الكتخدا في 18 من يونيو 1828 ؛ فأتى على ما كان فيه من سجلات ووثائق. وكانت القلعة هي المكان الأنسب لتحقيق هذه الأغراض؛ فأمر الباشا بإنشاء "الدفترخانة المصرية" في عام 1828م وذلك قبل نحو عشر سنوات من إنشاء دار المحفوظات العامة في لندن Public Record Office ، وبعد نحو ثلاثين عاماً من إنشاء الأرشيف الوطني الفرنسي L’archive National .

وقد بلغت نفقات إنشاء "الدفترخانة المصرية" نحو 500000 قرش، وكانت أول لائحة للدفترخانة تلك التي وضعها الخواجة يوحنا كاتب المصروف، والتي أقرها "المجلس العالي" في 24 من رجب 1245 هـ/ 19 يناير 1830م ، وقد نصت تلك اللائحة على تعيين راغب أفندي ناظر الضربخانة كأول أمين للدفترخانة المصرية. كما نصت على أن يقوم أمين الدفترخانة في نهاية كل عام مالي بجلب الدفاتر التي انتهى العمل فيها بالدواوين والأقاليم وحفظها في الدفترخانة، وعليه التبليغ عن أسماء النظار والكتَّاب الذين يتقاعسون عن إرسال دفاترهم وأوراقهم، وكانت عقوبة هؤلاء حسب اللائحة الجلد 100 سوط. وكان نظام الحفظ يقوم على أساس وضع السجلات والأوراق في صناديق خشبية، ولكن لم تمض عدة سنوات حتى تكدست السجلات بالدفترخانة؛ فصدرت الأوامر بإنشاء عيون خشبية بالمخازن، فتم إنشاؤها بتكلفة 19636 قرشاً.

وكانت الدفتر خانة تابعة لديوان الخديو ، وفي عام 1846م انتقلت تبعيتها إلى ديوان المالية ، فاستعانت بالمسيو روسيه لكتابة تقرير عن نظم الحفظ الفرنسية؛ للاهتداء بها في وضع لائحة جديدة للدفترخانة، وبعد أن قدم روسيه تقريره، قامت "الجمعية العمومية" بوضع لائحة جديدة صدرت في 7 ذي الحجة 1262هـ/ 6 ديسمبر 1846م. وقد نصت تلك اللائحة على إنشاء دفترخانات في المديريات ، وميزت بين أنواع الوثائق والدفاتر ومُدد حفظ كل منها في المديرية ومتى يجب نقلها إلى الدفترخانة، فنصت على بقاء دفاتر الاستحقاقات والأشوان في يد الكتاب لمدة عامين، ثم تسلم إلى دفتر خانة المديرية، فتبقى فيها لمدة عشر سنوات، ثم تنقل إلى الدفترخانة العمومية بالقلعة.

ومن الدفترخانة الى دار المحفوظات العمومية :

وفي عام 1865م ارتكب أحد كتاب دفترخانات المديريات جريمة تزوير في بعض الوثائق؛ فأمر الخديو إسماعيل بإلغاء دفترخانات المديريات ، وألزم جميع الأقاليم والدواوين بإرسال أوراقهم وسجلاتهم إلى الدفترخانة العمومية بالقلعة. ونتيجةلعدم وجود أماكن بالدفترخانة لحفظ هذه الكميات الجديدة من السجلات؛ تم استخدام سجن القلعة وإحدى المغارات كمخازن للحفظ. وفى عهد الخديو عباس حلمي الثاني تغير اسم الدفترخانة إلى «دار المحفوظات العمومية» وظل مقرها بالقلعة.
وفى فترة حكم الملك فؤاد الاول (1917 -1936 )حدث تطور فى طبيعة ووظيفة الارشيف المصرى حيث لم تكن الدار تهتم بنشر الوثائق مثل الارشيفات العالمية او تتيحها للباحثين للاستفادة منها فعهد الملك فؤاد الى المستشرق الفرنسى دينيه بمهمة فحص الوثائق التركية وتنظيمها تمهيدا لوضعها بين ايدى الباحثين والمؤرخين , وفى عام 1932 أنشأ الملك فؤاد قسم المحفوظات التاريخية بقصر عابدين وكان هذا القسم بمثابة الارشيف القومى المصرى الحديث والذى يعمل على فهرسة وتصنيف الوثائق وقد استطاع هذا القسم انجاز العديد من الانجازات منها :
- جمع الفرمانات التى اصدرها سلاطين ال عثمان والتى يرجع اقدمها الى عام 1597م كما تم تصوير هذه المجموعة من الفرمانات بمصلحة المساحة المصرية فى سبعة مجلدات .
- تحليل وترتيب الوثائق الأجنبية الخاصة بعهد الخديوى اسماعيل وعمل ملخصات لبعضها بعد ترجمتها .
- عمل بطاقات فهرسة لعدد كبير من الوثائق العربية والتركية .

ومن دار المحفوظات العمومية الى دار الوثائق القومية :

ومع قيام ثورة يوليو 1952م لم تعد محفوظات عابدين تحقق ما ينشده رجال الثورة خاصة فيما يخص اسرة محمد على التى كانت موضوعا رئيسيا فى محفوظات قصر عابدين وبات من الضرورى العمل على اتاحة الوثائق لكل المهتمين بتاريخ مصر والمنطقة فكان هذا هو الدافع من وراء انشاء دار الوثائق القومية حيث انشئت بموجب القانون 356 لسنة 1954 والتى حدد القانون وظيفتها فى جمع وحفظ الوثائق ثم انتقلت الوثائق من قصر عابدين الى مبنى خصص لها بالقلعة فى عام 1969م ليكون مقرا لدار الوثائق القومية ولكن فى عام 1990م تم نقل دار الوثائق القومية الى موقعها الحالى بكورنيش النيل ثم صدر قرار رئيس الجمهورية رقم 176 لسنة 1993م بشأن انشاء هيئة مستقلة تضم دار الكتب والوثائق القومية وفصلهما عن الهيئة المصرية العامة للكتاب .