Excel Addict's Blog

Free Ebook : Data Validation Microsoft Excel 2010

2012-11-09T14:37:00.001+07:00

Microsoft Excel 2010 merupakan program pengolahan angka yang saat ini paling terpopuler digunakan di dunia perkantoran maupun kegiatan sehari-hari. Ada ratusan formula, fungsi dan puluhan fitur dahsyat didalamnya yang menawarkan hasil yang professional dan menawan. Diantaranya adalah Data Validation, yang merupakan salah satu fitur Microsoft Excel yang berfungsi untuk membatasi atau mencegah data atau formula yang masuk ke dalam sebuah cell atau range. Fitur ini sangat efektif digunakan pada workbook yang dikelola atau digunakan lebih dari satu user.

Fitur yang termasuk ke dalam jajaran fitur terpopuler ini saya bahas secara tuntas ke dalam sebuah ebook, yang mana saya persembahkan untuk komunitas, untuk para pengguna Microsoft Office khususnya Excel baik yang baru mengenal maupun yang sedang mempelajari lebih dalam. Ebook ini berisi contoh kasus di setiap opsi validasi yang dapat digunakan sebagai referensi dalam mengelola workbook untuk berbagai jenis pekerjaan. Setiap kasus dibahas secara step-by-step pengerjaannya lengkap beserta keterangan gambarnya.

Dalam pembahasannya, ebook ketiga miso ini menggunakan Microsoft Excel versi 2010, namun bagi teman miso yang masih menggunakan versi di bawahnya (2007 maupun 2003) masih tetap dapat menggunakan ebook ini.

Ebook ini dapat digunakan oleh siapa saja, silahkan dimanfaatkan dan disebarluaskan namun tetap mencantumkan penulisnya dan sumber aslinya ya . Jika teman miso belum begitu paham mengenai materi Excel, teman miso bisa membaca ebook miso sebelumnya yaitu Working with Microsoft Excel 2007. Walau ebook tersebut menggunakan versi 2007, tetapi dalam pembahasannya tidak ada perbedaan yang begitu signifikan.

Miso menyadari ebook ini masih jauh dari sempurna, untuk itu silakan kirimkan kritik, saran atau koreksi tentang ebook ini ke email rahayu.raddini@gmail.com, miso akan terima dengan senang hati. Terakhir, miso ucapkan banyak terimakasih untuk semua yang terlibat dalam pembuatan dan perilisan ebook ini juga kepada para pembaca yang bersedia mendownload ebook ini dan meluangkan waktu untuk membacanya.

Untuk mendownload ebook ini silakan klik disini.

Selamat membaca dan salam Excel Addict

Print Title, Tak Usah Khawatir Sepanjang Apapun Record Tabelmu

2012-09-28T19:12:00.001+07:00

Pernah suatu kali Miso bertemu dengan seorang teman yang terlihat kebingungan di depan laptopnya. Setelah Miso hampiri rupanya dia sedang sibuk menyisipkan judul tabel pada tiap 10 record pada tabel yang isinya lumayan cukup banyak. Lalu Miso tanya dia “Apa yang sedang kamu lakukan? kenapa kok judul tabelnya jadi banyak-banyak gitu disisipkan di sela-sela record?”. Jawabannya adalah sebelum dia melakukan hal di atas, dia mencetak tabel tersebut lalu yang terjadi judul tabel hanya terdapat pada lembar pertama saja, dan akhirnya dia memutuskan untuk menyisipkan judul tabel di sela-sela record.

Nah teman-teman Miso semua, sepenggal cerita tadi Miso yakin tidak hanya teman Miso itu yang mengalami dan melakukannya, teman-teman lain juga pasti pernah juga toh? (hayo ngaku aja ga akan dihukum kok ). Sungguh sangat mengesalkan dan membuang-buang waktu kan, padahal itu semua bisa dilakukan secara otomatis lo! Mau tau gimana caranya? Baca terus ampe selesai woke?!

Pada tab Page Layout kategori Page Setup klik Print Title sehingga muncul kotak dialog Page Setup yang aktif di tab Sheet.
Pada kategori Print Titles ada dua pilihan yang bisa Anda pilih salah satu atau keduanya. Pada contoh kasus di bawah ini karena judul kolom yang akan di setting, klik pada kottak isian Row to repeat at top lalu klik baris judul tabelnya, pada contoh adalah baris 3. Klik OK.

Nah sekarang Anda coba tekan kombinasi tombol Ctrl+P pada keyboard dan lihatlah Print Previewnya, tampak setiap lembar kini dilengkapi judul tabelnya.

Demikian, semoga bermanfaat

Mengatur Area Pencetakan Worksheet Menggunakan Print Area

2012-09-28T18:57:00.001+07:00

Kita mengetahui bahwa Microsoft Excel mempunyai jumlah baris dan kolom yang luar biasa banyak. Dengan itu kita leluasa membuat data seluas dan sepanjang apapun. Namu ketika proses pencetakan, terkadang hasilnya tidak sesuai dengan keinginan. Secara default Excel akan mencetak worksheet sampai batas cell paling bawah dan paling kanan yang Anda isi.

Untuk mengatur area pencetakan, ada dua cara yang bisa dilakukan, yaitu:

Menggunakan Metode Drag Selection

Metode ini digunakan untuk mencetak worksheet yang mana area cetaknya tidak tetap, alias bisa jadi berubah-ubah sesuai kebutuhan. Cara menggunakannya:

Sorot area yang akan dicetak.
Pada tab File klik Print atau tekan kombinasi tombol Ctrl + P pada keyboard sehingga Backstage View-Print akan ditampilkan.
Pada pilihan Settings ganti Print Active Sheets menjadi Print Selection, sehingga Print Preview di sebelah kanan akan menampilkan preview area cetaknya.
Klik Icon Print untuk mengeksekusi perintah pencetakan.

Menggunakan Fitur Print Area

Fitur ini digunakan untuk mencetak worksheet yang mana area cetaknya tetap, artinya setiap kali Anda ingin melakukan pencetakan selalu area tersebut yang dicetak. Denga fitur ini, Anda tidak lagi harus menyorot cell range yang akan dicetak. Ketika Anda menekan kombinasi tombol Ctrl+P secara otomatis setting yang digunakan adalah area cetak tersebut.

Cara menggunakannya:

Sorot area cell yang akan dicetak.
Pada tab Page Layout kategori Page Setup, klik Print Area lalu pilih Set Print Area. Setelah itu pada sekelilinng area cell tadi akan dibatasi oleh garis putus-putus yang menandakan Print Area sudah disetting.

Sampai tahap ini Anda sudah selesai mengatur setting Print Area. Sekarang coba tekan kombinasi tombol Ctrl+P pada keyboard. Ketika Backstage View-Print ditampilkan, preview yang ditampilkan adalah area print yang kita buat tadi. klik icon Print untuk mengeksekusi perintah pencetakan.

Demikian, mudah-mudahan bermanfaat

Menguraikan Text dalam Sebuah Cell menggunakan Text to Column

2012-09-28T17:37:00.001+07:00

Text to Column merupakan salah satu fitur Excel digunakan untuk menguraikan suatu text atau kalimat dalam cell menjadi field-field yang terpisah ke dalam kolom yang bersebelahan.
Ada dua pilihan fitur Text to Column dalam menguraikan text, yaitu:

Delimited
Gunakan ini jika text berisi karakter seperti koma, tab, spasi, atau semi-kolon untuk memisahkan setiap field.
Fixed Width
Gunakan ini jika ada lebih dari satu spasi di antara field.

Berikut step menggunakan fitur Text to Column:

Pada cell A1 masukkan sebuah kalimat, misalkan “Microsoft Office Excel 2010”.
Pada tab Home kategori Data Tools pilih Text to Column sehingga muncul kotak dialog Convert Text to Column Wizard.
Text yang kita masukkan tadi tiap katanya dipisahkan oleh karakter koma dan spasi, maka pilih option Delimited lalu klik Next.
Excel akan menampilkan kotak dialog wizard yang kedua, berisi setting delimeter beserta data pereviewnya, pilihlah Comma dan Space lalu klik Next.
Excel akan menampilkan kotak dialog wizard yang ketiga, berisi Data Preview dan pengaturan format yang akan digunakan. Anda dapat memilih dalam format apakah field- field tersebut dibuat, format yang tersedia adalah General, Text, Date atau pilih Do not import column jika Anda tidak ingin mengimpornya. Klik Finish jika sudah selesai mengatur formatnya.

Hasilnya akan tampak seperti berikut:

Selamat mencoba dan sampai di posting berikutnya

Format Painter, Menerapkan Multiple Format dalam Satu Klik

2012-09-28T15:35:00.001+07:00

Format Painter adalah salah satu fitur yang hadir di setiap produk Microsoft Office, termasuk Excel. Pada Excel, Format Painter ini berfungsi untuk menyalin format suatu cell lalu menerapkannya sama persis pada cell lain yang kita tentukan. Ini sungguh sangat membantu, apalagi jika cell pertama memerlukan beberapa waktu dan step ketika melakukan formatting (seperti Fill cell, border, font, dll). Ketika Anda menggunakan Format Painter, serangkaian step dan berbagai format tersebut disingkat dalam satu klik. Untuk menggunakanya caranya sangat mudah, yaitu:

Tempatkan penunjuk cell atau sorot cell range yang akan dicopy formatnya, pada contoh di bawah ini cell yang digunakan adalah A1:F11.
Pada tab Home kategori Clipboard klik Format Painter sehingga tanda kursor akan berubah menjadi tanda panah + icon sapu.
Arahkan dan sorot pada cell range yang akan diterapkan format yang kita copy, pada contoh adalah cell I1:N11.

Dan… walaaaa cell range A1:F11 dan cell range I1:N11 formatnya sama persis!

Namun jika diperhatikan, lebar kolom di cell range I1:N11 tidak sama, jika Anda ingin mencopy beserta lebar kolomnya, caranya hampir sama hanya ketika menyorot area A1:F11, sorotlah kolom headernya dan untuk mengaplikasikan formatnya ke cell I1:N11 sorot pula kolom headernya.

Jika area yang mau kita aplikasikan formatnya itu berbeda-beda lokasi, Anda harus mengklik ganda (double click) pada tombol perintah Format Painter, setelah itu Anda bebas mengaplikasikan ke cell mana saja. klik kembali tombol perintah Format Painter untuk mengakhiri.

Woke, mudah-mudahan bermanfaat

Mengenal Beberapa Pilihan Penyimpanan Lembar Kerja pada Microsoft Excel ke dalam Format PDF

2012-09-27T12:07:00.001+07:00

Kita semua tahu Microsoft Office 2010 memiliki fitur yang lebih canggih dari versi sebelumnya, salah satunya adalah fitur penyimpanan dokumen dalam format PDF yang telah menjadi bawaannya (Built-In). Berbeda dengan versi sebelumnya, pada Microsoft Office 2007 kita perlu menginstal Add-In PDF.

Sheet yang Sedang Aktif

Dengan fitur ini, Anda dapat dengan mudah menyimpan, mengirim dan meningkatkan keamanan dari file tersebut. Pada Excel secara default fitur ini akan membuat dokumen baru berformat PDF yang berisi salah satu sheet yang sedang aktif. Proses pembuatannya sendiri dapat dilakukan dengan cara:

Buka sheet yang akan dibuat dokumen PDF.
Pada tab File pilih Save&Send lalu klik Create PDF/XPS Document dan klik Create PDF/XPS, sehingga kotak dialog Publish as PDF or XPS.
Tentukan lokasi dimana dokumen PDF akan disimpan lalu klik Publish.Proses pembuatan dimulai, tunggu beberapa saat. Ketika proses telah selesai, dokumen PDF segera ditampilkan.

Seluruh Isi Workbook

Untuk membuat dokumen PDF yang berisi seluruh sheet, caranya hampir sama hanya ada sedikit Opsi lanjutan pada kotak dialog Publish as PDF or XPS. Ketika kotak dialog tersebut ditampilkan, klik tombol Options maka kotak dialog Options ditampilkan. Pada kategori Publish What pilih Entire workbook lalu klik OK dan Publish.

Sheet Tertentu

Lalu bagaimana dengan pilihan sheet tertetu? Misalkan saja Anda hanya ingin membuat dokumen PDF dari sheet 1, 3, 5 dan 7. Mari ikuti langkah berikut:

Lakukan proses Grouping Sheet dengan memilih sheet yang bersangkutan sambil menekan tombol Ctrl pada keyboard.
Lakukan langkah yang sama dengan proses pembuatan dokumen PDF sheet yang sedang aktif.

Demikian posting kali ini, mudah-udahan bermanfaat

Aneh!, File Workbooknya Ada Tapi Kok Isinya Gak Ada?

2012-09-27T11:16:00.001+07:00

“Aneh, file workbooknya ada tapi pas dibuka kok isinya gak ada? Udah saya Close Excelnya terus dibuka lagi masih tetep begitu, bahkan tetap tidak ada perbedaan walau saya sudah restart komputernya. Saya kira Ms. Office di komputer saya yang bermasalah, tapi cuma file ini aja yang gak ada isinya dan ketika saya copy file tersebut dan membukanya di komputer lain hasilnya tetap sama, isinya gak ada…“

Itulah sepenggal curhatan salah satu peserta training Ms. Office beberapa waktu lalu. Mungkin ada teman-teman Miso yang pernah mengalami hal yang serupa. Pasti cukup mengesalkan dan frustasi apalagi jika isi file tersebut sangat penting. Bagi yang belum pernah mengalaminya, posting Miso kali ini mudah-mudahan menambah pengetahuan teman-teman Miso dan tidak panik ketika mengalami hal serupa.

Pada kasus di atas, itu terjadi bukan karena Ms. Officenya yang error, komputer Anda di hack orang jahat atau bahkan isi workbook Anda dicuri hantu penghuni kantor.. he he he

Hal ini terjadi karena workbook yang bersangkutan tidak sengaja Anda atau mungkin teman sekantor Anda Hide alis disembunyikan. Walaupun Anda close, restart, mengkopi workbook tersebut berkali-kali tentu isi workbooknya tidak akan muncul. Bahkan jika Anda cek di Task Manager pun file tersebut tidak ada dalam list. Lalu bagaimana cara menampilkannya kembali? Caranya sangat mudah, ikuti langkah singkat berikut:

Buka workbook yang terhidden tadi. Maka tampilan jendela Excel akan dalam keadaan kosong tampak seperti gambar berikut:
Pada tab View kategori Window klik tombol Unhide sehingga muncul kotak dialog Unhide.
Pilih workbook mana yang akan Anda tampilkan kembali. Klik OK dan eng ing eeeeng workbook Anda muncul kembali .

Setelah itu buru-buru di Save supaya isinya tidak sembunyi lagi

Woke, mudah-mudahan sudah ga stress lagi ya dan bermanfaat untuk teman-teman Miso lainnya, sampai jumpa di posting selanjutnya

Menyembunyikan Tab Sheet Di Microsoft Excel

2012-09-27T10:45:00.001+07:00

Microsoft Excel dikenal dengan sifatnya yang user friendly, artinya mudah digunakan dan mudah dimodifikasi. Tidak sedikit penggunanya yang berexplorasi membuat beberapa fitur tambahan untuk memudahkan pekerjaannya seperti pada workbook yang memiliki banyak sheet mereka membuat tombol untuk berpindah antar sheet menggunakan Macro atau Hyperlink. Namun seringkali dalam penggunaannya belum maksimal karena kebiasaan kita mengakses sheet dari tab sheet.

Jika Anda rasa tab sheet ini tidak diperlukan, Anda dapat menyembunyikannya dengan cara:

Pada tab File klik Options sehingga muncul kotak dialog Excel Options.
Pada tab Advanced cari kategori Display Options for this Workbook, lalu hilangkan ceklis pada checkbox Show Sheet Tabs. Klik OK.

Pengaturan yang Anda buat ini hanya berlaku untuk workbook yang Anda setting saja, jadi Anda tidak perlu khawatir untuk workbook yang lain akan tetap muncul tab sheetnya.

Oke, mudah-mudahan bermanfaat

7 Kelebihan Membuat Formula dengan Define Name

2012-09-27T09:42:00.001+07:00

Define Name adalah salah satu fitur Excel yang berfungsi untuk memberikan nama pada cell, range atau tabel. Ya, memang fitur Excel yang satu ini tidak begitu sepopuler fitur Excel lainnya seperti Filter, Data Validation, atau PivotTable. Namun tahukah Anda, fitur ini sangat membantu Anda ketika membuat, memahami dan mengelola sebuah formula. Coba saja Anda perhatikan contoh formula berikut:

Nah, tentunya Anda lebih suka dengan formula B kan? Penasaran dengan kelebihan Define Name ini? Simak terus ya

Formula Lebih Enak Dilihat dan Dipahami

Formula lebih enak dilihat dan dipahami, tanpa melihat referensi cell range-nya, kita dapat membaca logika formula tersebut dengan mudah.

Meminimalisir Resiko Kesalahan Formula

Dengan menggunakan fitur Define Name kita dapat mengurangi resiko salah memasukan referensi cell range, entah itu kekurangan atau kelebihan cell. Apalagi jika referensi cell range nya cukup panjang, kita tidak perlu repot menyorotnya, cukup masukkan nama cell range tersebut.

Lebih Mudah Memasukkan Referensi Cell di Sheet yang Berbeda

Tentu akan sangat merepotkan jika jumlah sheet pada workbook yang Anda gunakan sangat banyak dan lokasinya berjauhan. Selain itu ada beberapa fitur Excel yang tidak dapat memasukkan cell range di sheet yang berbeda dengan mengakses sheetnya langsung, seperti Data Validation dan Conditional Formatting. Untuk itu peranan Define Name sangat berguna dalam mengatasi permasalahan tersebut.

Memudahkan Proses Coding Macro

Ketika Anda melakukan coding Macro, Define Name dapat menyingkat panjangnya code referensi cell range yang digunakan dengan nama cell range yang sudah kita buat, sehingga proses coding Anda lebih cepat dan mudah.

Menyempurnakan Hasil dari Fitur What-If Analysis

Pada beberapa fitur What-If Analys seperti Scenario Manager dan Goal Seek, hasil yang ditampilkan kurang sempurna seperti contoh di bawah ini:

Kita dapat menyempurnakannya dengan memberi nama pada cell yang bersangkutan sehingga hasilnya akan menjadi seperti berikut:

Formula Lebih Mudah Diedit

Jika cell range digunakan oleh banyak formula, kemudian area cell range tersebut berubah (berkurang atau bertambah), kita cukup mengeditnya di Name Manager. Maka secara otomatis seluruh formula tersebut akan terupdate tanpa perlu mengedit formulanya satu persatu.

Cell Range Tersenyum

Cell range akan merasa senang dan dihargai karena sang empunya telah memberinya Nama. He he he Ups point yang terakhir ini ngaco (Atau mungkin saja itu bener terjadi… hiiiii #Eh)

Mari kita lanjut lagi

Setelah kita mengetahui apa itu Define Name dan sederetan kelebihannya, pasti pertanyaan selanjutnya adalah Gimana cara kasih namanya itu?, Nah ini dia jawabannya

Sorot cell atau range yang akan diberi nama, lalu Anda bisa memberikan nama dengan menuliskannya pada Name Box, sebelah kiri Formula Bar seperti tampak pada gambar berikut:

Untuk penamannya Anda tidak diperkenankan menggunakan spasi, sebagai gantinya Anda dapat menggunakan underscore (_) atau huruf besar diawal kata. Jika sudah tekan Enter untuk mengeksekusinya.
Langkah tadi merupakan langkah yang paling singkat dan mudah dilakukan, namun sebagai tambahan informasi ada cara lain yang bisa digunakan yaitu pada tab Formula kategori Define Names klik Define Name sehingga muncul kotak dialog New Name.

Pada kotak isian Name, isikan nama cell range yang Anda inginkan lalu pada kotak pilihan Scope Anda bisa menentukan nama cell range ini akan diterapkan pada setiap workbook Excel atau hanya workbook yang sedang Anda gunakan saja. Setelah itu klik OK.

Selanjutnya jika suatu waktu Anda ingin mengubah area salah satu cell range, Anda dapat melakukannya dengan cara:

Pada tab Formula kategori Define Names klik Name Manager sehingga muncul kotak dialog Name Manager.
Pilih nama cell range yang akan diedit, lalu klik tombol Edit.
Kotak dialog Edit Name akan dimunculkan, lakukan perubahan lalu klik OK.

Sedangkan untuk menghapus nama cell range caranya hampir mirip dengan langkah untuk mengedit, yaitu:

Pada tab Formula kategori Define Names klik Name Manager sehingga muncul kotak dialog Name Manager.
Pilih nama cell range yang akan dihapus, lalu klik tombol Delete. Muncul kotak dialog peringatan untuk mengkonfirmasi apa Anda benar ingin menghapus nama cell range tersebut. Klik OK.

Demikian posting Define Names kali ini, mudah-mudahan berguna bagi teman-teman Miso semua

Mencegah Data Duplikat pada Microsoft Excel

2012-09-24T21:01:00.000+07:00

Ketika kita membuat atau mengolah suatu data master seperti data barang, data pemasok atau data costumer biasanya ada ketentuan yang mana salah satu dari atributnya tidak boleh ada yang sama dan harus unik. Pada database kita mengenalnya dengan istilah Primary Key, yaitu suatu nilai dalam basis data yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap record secara unik. Primary key harus merupakan field yang benar-benar unik dan tidak boleh ada nilai NULL. Namun bagaimana jika kita hanya ingin membuat sebuah data sederhana saja di Excel? Tips kali ini menggunakan fitur Data Validation, Conditional Formatting dan Remove Duplicates untuk menyelesaikannya. Yuk disimak

Untuk Data yang Baru Akan Dibuat

Jika Anda baru akan membuat datanya, tentukan kolom mana yang akan dijadikan primary key. Pada contoh kasus di bawah ini saya menggunakan kolom Kode Barang. Berikut langkah-langkah pengerjaannya:

Sorot area kolom Kode Barang yaitu dari cell B4:B13.
Pada tab Data kategori Data Tools pilih Data Validation, sehingga muncul kotak dialog Data Validation.
Pada tab Settings kotak pilihan Allow, pilih Custom. Pada kotak isian Formula masukkan formula berikut: =COUNTIF($B$4:$B$13;B13)=1.

Pada tab Error Alert kotak isian Title, isikan: “Kode Barang Ditolak!” dan pada kotak isian Error message isikan: “Kode Barang sudah ada, periksa kembali.” lalu klik OK.

Sampai tahap ini Anda sudah selesai membuat validasi data duplikat. Untuk mengetahui validasi ini bekerja, mari kita lakukan testing. Pada cell B13 isikan: ACC003 dan lihatlah apa yang terjadi. Muncul kotak dialog dengan isi yang telah kita buat tadi.

Klik tombol Retry untuk mengisikan kode lain atau klik tombol Cancel untuk membatalkan.

Untuk Data yang Sudah Ada

Tips di atas digunakan jika belum ada data yang dimasukkan atau baru akan dibuat, namun bagaimana jika kita sudah punya datanya dan ingin mengetahui record mana saja yang duplikat?

Untuk kasus ini, kita bisa menggunakan fitur Conditional Formatting. Berikut langkah-langkah pengerjaannya:

Sorot kolom yang akan dicari data duplikat. Seperti contoh sebelumnya, area yang disorot adalah kolom Kode Barang.
Pada tab Home kategori Styles klik Conditional Formatting > Highlight Cells Rules lalu pilih Duplicates Value. Muncul kotak dialog Duplicates Value lalu klik tombol OK.

Sampai tahap ini Anda sudah bisa melihat data mana saja yang duplikat, namun jika data yang digunakan cukup banyak Anda harus mengeceknya dari data paling awal sampai paling akhir. Untuk menyingkatnya, mari kita filter data tersebut sehingga hanya menampilkan data duplikat.
Tempatkan penunjuk cell pada area data lalu aktifkan fitur Filter yang dapat diakses di tab Data kategori Sort & Filter.
Pada kolom Kode Barang, klik icon panah bawah > klik Filter by Color lalu pilih warna cell yang duplikat tadi.

Sekarang Excel hanya menampilkan data yang duplikat, setelah ini Anda bisa menentukan apakah salah satu data tersebut diganti atau dihapus. Untuk menghapusnya secara otomatis, Anda dapat menggunakan fitur Remove Duplicates, caranya:

Tempatkan penunjuk cell di area data, pada tab Data kategori Data Tools pilih Remove Duplicates sehingga mucul kotak dialog Remove Duplicates.
Ceklis pada checkbox Kode Barang lalu klik OK. Excel akan melakukan penghapusan data duplikat. Jika sudah selesai, Excel akan memberikan report nya dengan menampilkan kotak informasi yang berisi berapa jumlah record yang dihapus dan jumlah record yang tersisa.

Demikian, mudah-mudahan bermanfaat

5 Fitur untuk Mengatur Tampilan Data pada Excel

2012-01-23T00:39:00.003+07:00

Jika Anda bekerja dengan data yang kompleks, mungkin Anda akan merasa sulit dan repot untuk berpindah ke cell atau range yang jaraknya berjauhan atau bahkan berada di sheet atau workbook yang berbeda.
Untuk itu, posting saya kali ini akan membahas 4 fitur yang memudahkan Anda untuk mengatur tampilan data sehingga lebih mudah Anda tinjau.

1. Zoom Slider

Dengan Zoom Slider Anda dapat dengan mudah mengatur tampilan workbook sehingga bisa lebih jelas terlihat. Anda bebas mengatur seberapa besar presentase tampilan data.
Cara cepat mengaksesnya adalah dengan menggeser tombol pengatur pembesaran atau Plus dan Min Button pada zoom slider yang berada pada status bar sebelah kanan.

Di sebelah kiri zoom slider ini terdapat zoom level yang menunjukkan berapa besar persentase pembesaran dari workbook tersebut. Jika Zoom Level ini diklik maka akan muncul kotak dialog Zoom untuk pengaturan pembesaran lebih lanjut. Pilih Fit Selection untuk memperbesar tampilan dari range yang Anda sorot.

2. Freeze Panes
Freeze Panes digunakan untuk membekukan area tertentu pada workbook. Sehingga ketika Anda menggeser tampilan workbook maka area tersebut tidak ikut tergeser. Untuk mengaksesnya pada tab View kategori Window klik Freeze Panes.

Ada 3 kategori dalam freeze panes. Cara menggunakannya yaitu :

1. Freeze Panes
    Untuk membekukan baris dan kolom sesuai dengan posisi penunjuk yang aktif.
2. Freeze Top Row
    Untuk membekukan baris teratas pada sheet yang aktif.
3. Freeze First Column
    Untuk membekukan kolom pertama pada sheet yang aktif.
Untuk menonaktifkan Freeze Panes, pilih tab View kategori Window > Freeze Panes > Unfreeze Panes.

3. Split Windows

Split Windows digunakan untuk membagi workbook menjadi 2 atau 4 bagian yang mana ketika salah satu area tersebut digeser maka area lain tidak ikut tergeser. Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :

Tempatkan penunjuk cell dimana tampilan workbook akan dibagi.
Pada tab View kategori Window klik Split, sehingga tampilan workbook menjadi seperti ini :

Untuk menonaktifkan Split, pilih tab View kategori Window lalu klik Split.

4. Arrange All

Arrange All digunakan untuk menampilkan data yang berada pada Sheet atau workbook yang berbeda dalam satu jendela. Untuk mengaksesnya pada tab View kategori Window, klik Arrange All, sehingga muncul kotak dialog Arrange Windows.

Anda dapat memilih bagaimana tampilannya :

Tiled, menampilkan workbook berbentuk tile.
Horizontal, menampilkan workbook secara horizontal.
Vertical, menampilkan workbook secara vertikal.
Cascade, menampilkan workbook berbentuk lembaran.

5. View Side by Side

View Side by Side digunakan untuk menampilkan data yang berada pada Sheet atau workbook yang berbeda secara berdampingan. Berbeda dengan Arrange All, fitur ini hanya dapat menampilkan dua workbook atau worksheet saja. Cara menggunakannya yaitu :

Pada tab View kategori Window, klik View Side by Side, sehingga muncul kotak dialog Compare Side by Side.

Pada kotak dialog ini, Anda diminta untuk memilih dengan workbook manakah yang akan ditampilkan Side by Side.
Setelah Anda pilih, tampilan jendela Excel akan seperti di bawah ini, dan kedua workbook ini akan bergeser secara bersamaan ketika dilakukan scrolling.

Untuk menonaktifkan Synchronous Scrolling, pada tab View kategori Window, klik Synchronous Scrolling.Sedangkan untuk menonaktifkan View side by Side, klik kembali View Side by Side pada lokasi yang sama.

Mudah-mudahan bermanfaat

Mengenal Paste Special di Microsoft Excel 2010

2012-01-22T16:01:00.002+07:00

Sudah lama juga ga nulis blog tentang excel lagi
Kali ini saya akan berbagi tentang salah satu fitur di Excel yang tentunya terdapat juga di Ms.Office lainnya, yaitu Paste Special.
Fitur ini dapat diakses dengan beberapa cara, 3 diantaranya yaitu dengan :

Pada tab Home kategori Clipboard, klik tanda panah dibawah command button Paste lalu pilih Paste Special.
Klik kanan pada cell yang akan di-paste, lalu pilih Paste Special.
Menggunakan kombinasi tombol pada keyboard, Ctrl+Alt+V.

Setelah Anda mengaksesnya dengan cara di atas, maka akan muncul kotak dialog Paste Special seperti gambar berikut :

Pilihan paste yang banyak ini akan saya jelaskan satu per satu beserta contoh hasilnya. Namun sebelumnya, agar sharing nya dapat dimengerti lagi dengan baik, saya buat contoh kasusnya. Sehingga akan terlihat perbedaannya pada setiap jenis paste yang digunakan.
Dan inilah contoh kasusnya

Pada kolom Kuantitas format cell Custom # “Buah”
Pada kolom Harga format cell Accounting
dan pada kolom Jumlah diisi rumus =Harga x Kuantitas

Paste

All Berfungsi untuk menyalin seluruh data yang dicopy alias salinan sama persis dengan sumbernya.
Formulas Berfungsi untuk menyalin formulanya saja.
Values Berfungsi untuk menyalin nilainya saja.

Hasil salinannya tampak tanpa border, format number dan formula.
Formats Berfungsi untuk menyalin formatnya saja.

Hasil salinannya tampak menyalin Format custom “Buah” pada kolom kuantitas dan Format Accounting pada kolom Harga dan Jumlah.
Comments Berfungsi untuk menyalin comment.
Validations Berfungsi untuk menyalin Validasi.
Pada cell B2 saya buat data validation untuk Nama Barang dan akan di salin ke cell dibawahnya.
All using source theme

Berfungsi untuk menyalin semua data pada cell (nilai dan formula) termasuk cell style dan theme yang diterapkan.
All except borders
Berfungsi untuk menyalin semua data kecuali bordernya.
Collumn widths
Berfungsi untuk menyalin lebar kolom.
Formulas and number formats
Berfungsi untuk menyalin formula dan format number sekaligus yang ada pada cell.
Values and number formats
Berfungsi untuk menyalin nilai dan format number yang ada pada cell.
All merging conditional formats
Berfungsi untuk menyalin seluruh data pada cell termasuk conditional formattingnya (jika ada).

Operation

None
Digunakan jika Anda ingin melakukan paste tanpa menyertakan operasi matematika seperti tambah, kurang, bagi dan kali.
Add
Digunakan untuk melakukan paste dengan menyertakan operasi penambahan. Contohnya copy cell B1 lalu lakukan paste special Add di cell B2, maka hasilnya akan seperti pada cell B3.
Substract
Digunakan untuk melakukan paste dengan menyertakan operasi penggurangan. Contohnya copy cell B1 lalu lakukan paste special Add di cell B2, maka hasilnya akan seperti pada cell B3.

Perlu diperhatikan, yang menjadi pengurang adalah cell yang di copy (B1).
Multiply
Digunakan untuk melakukan paste dengan menyertakan operasi perkalian. Contohnya copy cell B1 lalu lakukan paste special Add di cell B2, maka hasilnya akan seperti pada cell B3.
Divide
Digunakan untuk melakukan paste dengan menyertakan operasi pembagian. Contohnya copy cell B1 lalu lakukan paste special Add di cell B2, maka hasilnya akan seperti pada cell B3.
Skip blanks
Digunakan untuk melakukan paste dimana mengabaikan cell yang kosong/blank.
Transpose
Digunakan untuk melakukan paste dimana hasilnya akan berbalik, dari baris menjadi kolom, kolom menjadi baris dan begitu pula sebaliknya.
Paste LinkSedangkan command button ini berfungsi untuk melakukan paste beserta link sumbernya. Dan hasil paste ini akan terus mengikuti cell sumber.

Oks, segitu aja tentang Paste Special… mudah-mudahan bermanfaat

Mengenal Pesan Error pada Formula Excel

2011-09-15T20:01:00.002+07:00

Ketika Anda bekerja dengan Excel, seringkali mendapat pesan – pesan error yang berkaitan dengan formula yang Anda buat. Pesan error ini memberikan petunjuk penyebab dari errornya formula dan membantu memperbaiki kesalahan dari formula tersebut. Berikut pesan – pesan error tersebut :

#####
Excel menampilkan error ini ketika lebar kolom tidak cukup untuk menampilkan isi dari cell atau cell mengandung format tanggal/waktu yang menghasilkan nilai negatif.
Untuk mengatasinya Anda dapat menambah lebar kolom atau mengganti format tanggal/waktu sehingga menghasilkan nilai yang benar.
#DIV/0!
Excel menampilkan error ini ketika pada formula yang Anda buat terdapat pembagian dengan 0 (nol) atau dengan cell yang tidak bernilai (kosong). Pada Excel nilai 0 atau cell kosong tidak dapat digunakan untuk membagi dalam sebuah formula.
#NAME?
Excel menampilkan error ini ketika Excel tidak dapat mengenali sebuah nama yang digunakan pada formula. Contohnya, nama range pada formula yang terhapus, salah mengetikkan fungsi, teks pada formula tidak diapit tanda kutip (“), atau tidak menyertakan tanda titik dua ( : ) pada alamat range.
#NULL!
Excel menampilkan error ini ketika Anda menggunakan Intersection Operator pada dua range yang berhubungan pada sebuah formula. Misalnya seperti gambar berikut :

Intersection Operator dalam hal ini adalah tanda spasi yang memisahkan referensi dalam formula. Contohnya jika Anda membuat formula
=SUM(A1:A3 C4:C7) maka akan muncul pesan error #NULL!.
#NUM!
Excel menampilkan error ini ketika dalam sebuah formula atau fungsi terdapat kesalahan penggunaan bilangan. Contohnya Apabila formula menggunakan fungsi worksheet yang iterate (Mengulangi kalkulasi worksheet sampai kondisi spesifik bilangan ditemukan), seperti fungsi IRR atau RATE, dan fungsi tersebut tidak dapat menemukan hasilnya, atau apabila formula yang Anda buat menghasilkan bilangan yang terlalu besar atau terlalu kecil untuk ditampilkan di Excel.
#REF!
Excel menampilkan error ini ketika mengacu pada referensi cell atau range yang salah. Contohnya, Anda telah menghapus cell yang diacu oleh formula atau Anda telah menyalin cell yang Anda pindahkan ke atas cell yang mana diacu oleh formula.
#VALUE!
Excel menampilkan error ini ketika formula yang Anda buat mengandung cell yang berisi tipe data yang berbeda. Contohnya, jika Anda membuat formula =DAY(C6), padahal tipe data pada C6 adalah teks, maka akan muncul pesan error #VALUE!.
#N/A
Excel menampilkan error ini ketika nilai cell not available untuk fungsi atau formula. Biasanya ini terjadi pada fungsi LOOKUP yang mana cell berisi nilai yang tidak terdapat dalam tabel LOOKUP atau data pada tabel LOOKUP tidak mengurut secara alphabet.

Semoga bermanfaat

Ebook Gratis “Working with Microsoft Excel 2007”

2011-09-15T16:30:00.002+07:00

Puji syukur kepada Allah SWT, atas kehendak-Nya saya dapat menyelesaikan ebook ini tepat pada waktunya.

Ebook pertama saya ini, pada awalnya dibuat untuk bahan materi pada Training Microsoft Excel 2007 di PT ValueStream International. Pada ebook ini membahas tentang beberapa fitur dan perintah dasar pada aplikasi Microsoft Excel 2007 yang sering digunakan di kalangan korporat yang dikemas dalam 7 Bab dengan format step by step tentunya sehingga mudah untuk dipelajari. Dan juga pada ebook ini disertakan contoh kasus yang sederhana namun mudah dimengerti.
Sekilas tentang materi-materi tersebut :

Bekerja pada Excel 2007

Membahas tentang beberapa pengaturan pada Excel 2007 seperti membuka Excel dengan cepat, konfigurasi dasar, pengaturan toolbar dan ribbon, tampilan data dan beberapa pengaturan lainnya.

Proteksi Data pada Excel 2007

Membahas tentang fasilitas- fasilitas Excel 2007 untuk memproteksi data agar terjaga keamanannya.

Manajemen Worksheet dan Workbook

Membahas seputar manajemen worksheet dan workbook agar lebih optimal dan efisien ketika bekerja dengan Excel seperti memodifikasi beberapa worksheet sekaligus dengan fasilitas Grouping, Workspace dan AutoCorrect.

Fungsi Lanjutan pada Excel 2007

Membahas tentang fungsi-fungsi dasar, fungsi-fungsi lanjutan dan gabungan antara keduanya yang sering digunakan pada kalangan korporat.

Manajemen Data pada Excel 2007

Membahas tentang manajemen data seperti Sort, Filter, Subtotal, Data Validation, Chart, PivotTable dan fasilitas lainnya.

VBA Macro pada Excel 2007

Membahas sekilas tentang apa itu VBA Macro Excel dan contoh penggunaanya.

Shortcut Keyboard Excel 2007

Membahas tentang shortcut-shortcut yang dapat mempercepat dan mempermudah ketika bekerja dengan Excel.

Dan sekarang ebook ini saya persembahkan untuk komunitas dan seluruh para pengguna Excel tentunya .
Tak lupa ucapan terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada Master Aris Lesmana yang begitu sabar membimbing saya dan meluangkan waktu di tengah- tengah kesibukannya. Dan juga para pembaca yang telah bersedia mendownload ebook ini dan meluangkan waktu untuk membacanya.
Saya menyadari ebook ini masih jauh dari sempurna, untuk itu silakan kirimkan kritik, saran atau koreksi tentang ebook ini ke email xiaoyu.hiroshi@gmail.com atau raddini@windowslive.com, saya akan terima dengan senang hati.
Untuk mendownload ebook ini silakan klik disini.

Mencari Data Tertentu Menggunakan Data List Validation

2011-09-15T16:21:00.002+07:00

Dalam aplikasi Excel, mungkin Anda sudah tahu dan sering menggunakan fasilitas pencarian data yang biasa Anda akses dengan menekan kombinasi tombol Ctrl+F, namun hasil pencarian tersebut hanya sekedar memindahkan penunjuk cell pada cell yang mengandung data yang dicari tersebut. Nah berdasar dari itu, tulisan saya kali ini akan berbagi tentang pencarian data menggunakan Data Validation dan sedikit sentuhan Conditional Formatting yang mana hasil dari pencarian tersebut ditampilkan lebih “terlihat”. Cara membuatnya adalah sebagai berikut :

Sebagai contoh, saya menggunakan data seperti berikut :
Di bawah judul tabel tersebut, saya akan menambahkan Data Validation berbentuk dropdown list yang nantinya digunakan untuk pencarian data dari tabel dibawahnya. namun sebelumnya tambahkan tabel bantu untuk Data Validation yang berisi Nama Barang seperti berikut :
Pada cell A3 isikan dengan “Cari Barang”, lalu tempatkan penunjuk cell di cell B3. Pada tab Data kategori Data Tools pilih Data Validation sehingga muncul kotak dialog Data Validation.
Pada list box Allow di tab Setting bagian Validation Criteria, pilih List.
Pada kotak isian Source isikan alamat tabel bantu yang telah dibuat tadi, yaitu H3:H11, Anda dapat mengisikan alamat tersebut dengan klik ikon disebelah kanan kotak isian Source, lalu sorot isi tabelnya dan klik kembali ikonnya. Alamat yang tertulis yaitu $H$3:$H$11 artinya itu merupakan alamat Absolut. Jika sudah Klik OK, sehingga kini cell B3 berbentuk dropdown list.
Pada tab Home kategori Sytle pilih Conditional Formatting > Manage Rules, sehingga muncul kotak dialog Conditional Formatting Rules Manager.
Klik New Rule, sehingga muncul kotak dialog New Formatting Rule, dan isikan seperti gambar berikut :
Arti dari format di atas adalah jika isi cell B3 sama dengan isi cell B6 maka cell B6 akan diberi fill warna orange. Jika sudah klik OK.
Pada kotak dialog Conditional Formatting Rules Manager, kotak isian Applies to isikan alamat tabel dengan cara yang sama seperti sebelumnya, seperti gambar berikut :
Klik Apply dan OK.

Sekarang kita coba buktikan, pilih salah satu nama barang pada cell B3, maka yang terjadi adalah pada Record yang isi yang sama dengan cell B3 akan ditandai dengan warna orange, seperti gambar berikut :

Oke, Sekian tip untuk kali ini, mudah-mudahan bermanfaat dan dapat diaplikasikan sesuai kebutuhan Anda
Sebagai bahan pembelajaran, saya lampirkan file yang dicontohkan tadi dan dapat di download disini.

Memasukkan Teks yang Panjang dengan Cepat pada Excel

2011-07-02T00:25:00.001+07:00

Jika Anda sering memasukkan teks yang cukup panjang dan sama berkali – kali, seperti nama orang, perusahaan atau barang, pasti Anda akan begitu lelah dan kesal dibuatnya. Tips saya kali ini semoga cukup membantu Anda . Dengan cara ini Anda dapat memasukkan teks panjang yang sering Anda gunakan tersebut dengan mudah dan cepat. Mari ikuti langkah berikut :

Buatlah workbook baru pada aplikasi Excel Anda.
Klik Office Button (pada Excel 2007) atau klik tab File (pada Excel 2010) lalu klik Excel Options sehingga muncul kotak dialog Excel Options.
Pada tab Proofing bagian AutoCorrect Options, klik command button AutoCorrect Options, sehingga muncul kotak dialog AutoCorrect dengan keterangan bahasa yang sedang digunakan.
Pada kotak dialog AutoCorrect tab AutoCorrect, isikan inisial atau singkatan yang akan Anda pakai ketika menulis di cell pada kotak isian Replace, dan isikan kata atau kalimat yang ingin dimunculkan ketika Anda menulis inisial atau singkatan tadi pada kotak isian With. Contohnya, untuk mempercepat penulisan Microsoft Excel 2010Anda cukup tuliskan singkatan `mxl pada cell.
Pada singkatan tersebut, saya sengaja menambahkan simbol ` agar tidak tertukar jika Anda ingin menuliskan kata mxl yang sebenarnya.
Jika sudah klik Add. Anda dapat membuat lebih dari satu singkatan, lakukan hal serupa untuk singkatan selanjutnya atau klik Delete untuk menghapus singkatan.
Jika sudah membuat seluruh singkatan yang diinginkan, klik OK.
Sekarang Anda coba tuliskan singkatan yang telah Anda buat tadi yaitu `mxl pada salah satu cell, ketika Anda tekan Enter kata `mxl tadi berubah menjadi Microsoft Excel 2010.
Untuk melanjutkan penginputan tempatkan penunjuk cell pada cell B2 lalu tekan F2pada keyboard.

Semoga membantu

Memodifikasi Beberapa Worksheet Secara Bersamaan

2011-05-18T15:52:00.002+07:00

Dalam kegiatan sehari – hari kita sering bekerja dengan format worksheet yang sama dalam suatu workbook, misalnya saja Transaksi Harian atau Absensi Siswa. Namun ketika format tersebut harus dimodifikasi, begitu menjengkelkan dan membuang – buang waktu karena kita melakukan hal yang sama berkali – kali. Bayangkan saja jika worksheet yang harus kita modifikasi jumlahnya hingga belasan atau bahkan puluhan. Nah, kali ini saya akan memberikan sedikit tips sederhana dengan hanya melakukan satu kali modifikasi saja. Langkah – langkah nya cukup mudah, yaitu :

Pilih Sheet mana saja yang akan kita modifikasi, caranya dengan klik sheet tersebut sambil menekan tombol ctrl pada keyboard
Jika seluruh sheet yang akan kita modifikasi, cukup klik kanan pada salah satu sheet lalu pilih Select all sheets

Pada title bar akan muncul kata [Group] pada akhir nama Workbook. Ini menunjukkan seluruh atau beberapa sheet sedang dipilih

Setelah itu kita dapat melakukan modifikasi, seperti mengganti isi cell, shading, edit formula, insert atau delete baris dan kolom, dll.

Tapi pada mode ini, fitur Conditional Formatting dan Format as Table dan seluruh fitur di tab Data dan Insert (kecuali Header&Footer) tidak dapat digunakan.

Untuk mengakhiri mode ini, cukup klik di salah satu nama sheet dan pastikan kata [Group] telah hilang dari title bar.

Demikian tips & trik kali ini, mudah – mudahan bermanfaat J

Menggabungkan Teks Pada Cell yang Berbeda Dengan Fungsi CONCATENATE

2011-05-18T15:51:00.003+07:00

Ketika anda memilki beberapa teks di cell yang berbeda, anda dapat menggabungkannya dengan fungsi CONCATENATE. Fungsi ini memungkinkan kita untuk menggabungkan text, number, cell references atau gabungan antar ketiganya. Sehingga anda tidak perlu menulis ulang teks – teks tersebut.

Perhatikan contoh berikut :

Kita dapat menggabungkan beberapa teks di atas menjadi sebuah kalimat : Maryam berhasil menjual 5 Sweater seharga Rp 375.000 dan 8 Topi Bayi seharga Rp 224.000
Caranya cukup mudah, yaitu dengan mengikuti langkah – langkah berikut :

Tempatkan penunjuk cell dimana kalimat itu akan dibuat, misalkan kita tempatkan di cell A10

Tulis rumus : =CONCATENATE(C1;" berhasil menjual ";C4;" ";B4;" seharga ";(DOLLAR(E4;0));
"dan ";C7;" ";B7;" seharga ";(DOLLAR(E7;0)))

Setiap text dipisahkan dengan tanda ; atau , tergantung dari pengaturan komputer anda.

Sedangkan (DOLLAR(E4;0))berfungsi untuk menampilkan isi cell E4 dengan format currency

Lalu tekan Enter, sehingga cell A10 berisi teks sebagai berikut :

Atau juga bisa menggunakan rumus : =C1&" berhasil menjual "&C4&" "&B4&" seharga "&(DOLLAR(E4;0))&" dan "&C7&" "&B7&" seharga "&(DOLLAR(E7;0)))Sama saja dengan rumus sebelumnya, hanya menghilangkan CONCATENATE( dan mengganti tanda ; dengan &.

Begitu mudah kan? Pekerjaan pun akan lebih cepat selesai karena tak perlu lagi repot – repot mengetiknya secara manual apalagi untuk data yang jumlahnya begitu banyak.

Namun jangan khawatir, ketika kita mengubah isi pada salah satu atau seluruh cell, kalimat ini pun akan ikut berubah secara otomatis.

Semoga bermanfaat J

Menambahkan Karakter ke Dalam Isi Cell

2011-05-18T15:51:00.001+07:00

Dalam kegiatan sehari – hari Excel digunakan di berbagai hal, tidak hanya sekedar untuk membuat tabel tapi juga untuk membuat laporan, kuitansi, dan lain sebagainya.

Ketika membuat tabel, laporan, kuitansi atau pekerjaan lainnya kita ingin informasi di dalamnya dapat tersampaikan dengan baik dengan menambahkan informasi tambahan. Seperti contoh sederhana berikut ini :

Dalam tabel tersebut terdapat kata "potong", "pasang" dan "buah" di akhir isi cell pada kolom Kuantitas. Selintas tak ada yang aneh dengan tabel ini, tapi coba anda buat tabel semacamnya. Ketikkan kata "5 potong" pada cell C4 dan ketikkan rumus =C4*50000 pada cell D4 lalu tekan Enter. Apa yang terjadi? Ya, pada Cell D4 muncul #VALUE!.

Lalu bagaimana cara menambahkan kata "potong" pada isi cell C4 tadi tanpa mempengaruhi rumus dari cell D4? Jawabannya mudah saja, ikuti langkah singkat berikut :

Tempatkan penunjuk cell di cell yang akan kita tambahkan karakter (dalam hal ini tempatkan di cell C4)

Klik kanan lalu pilih Format Cell atau tekan Ctrl + 1 pada keyboard

Pada tab Number pilih Category Costum

By Default format semua cell adalah General. Kita bisa menggantinya dengan menempatkan kursor di kotak isian Type, lalu ganti General menjadi # "potong".

Penjelasannya : # merupakan isi cell dan "potong" adalah karakter yang ingin kita tambahkan pada isi cell. Ini tidak hanya bisa dilakukan di akhir isi cell saja tapi juga bisa ditempatkan di awal isi cell, cukup tempatkan kata "potong" sebelum simbol #.

Klik OK.

Sekarang cell D4 sudah tidak lagi muncul #VALUE! Dan anda bisa melakukan hal yang sama pada cell – cell berikutnya dengan mudah. Selamat mencoba mengaplikasikannya sesuai kebutuhan.
Semoga Bermanfaat... J

Membuka Beberapa Workbook Sekaligus Dengan Workspace

2011-05-18T15:50:00.002+07:00

Mungkin anda adalah salah satu user yang sering bekerja dengan beberapa workbook sekaligus dalam waktu yang bersamaan, terkadang anda dibuat membuang – buang waktu anda hanya untuk mencari dan membuka workbook – workbook tersebut. Jika begitu, anda dapat menggunakan fitur Workspace yang bisa menyimpan workbook – workbook tersebut di sebuah ruang kerja berformat *.xlw. Ini memudahkan anda untuk mengatur workbook – workbook anda sesuai dengan keinginan. Berikut langkah – langkah membuat Workspace :

Buka semua workbook yang inginkan

Pada Ribbon View, Tab Window Klik Save Workspace

Pada kotak isian File Name, ketikkan nama workspace yang anda inginkan. Untuk memudahkan, beri nama yang masih berhubungan workbook – workbook di dalamnya

Pilih tempat dimana workspace tersebut akan disimpan, lalu Klik Save

Workspace anda telah tersimpan

Sebagai percobaan, tutup semua workbook yang dibuka tadi. Lalu buka Workspace yang baru saja anda buat. Ketika workspace terbuka Excel akan menampilkan workbook – workbook tadi. Sekarang anda lebih mudah mengatur Workbook – workbook anda sesua dengan keinginan.

Semoga Bermanfaat J

Memindahkan Posisi Penunjuk Cell Ketika Menekan Enter

2011-05-18T15:49:00.001+07:00

Ketika kita menekan Enter setelah selesai mengetik pada isi cell, maka penunjuk cell secara otomatis akan pindah ke cell yang berada di bawahnya. Namun, perintah ini dapat kita ubah sesuai keinginan kita. opsi yang diberikan yaitu ke atas, ke bawah, ke kiri dan ke kanan. Cara mengubahnya yaitu :

1. Klik Office Button, lalu pilih Excel Option

2. Klik Tab Advanced, pada option list After pressing Enter, move selection anda dapat memilih down, up, left atau right, sesuai dengan keinginan anda.

3. Misalkan anda pilih Right, lalu klik OK. Maka ketika anda menekan tombol enter, penunjuk cell akan berpindah ke sebelah kanan.

Semoga bermanfaat!

Protect Sheets

2011-03-21T12:05:00.001+07:00

Dalam dunia perkantoran satu file office khususnya excel sering digunakan oleh lebih dari 1 user, hal ini terkadang membuat kita kesal siapa yang mengubah isi cell, hapus atau tambah sheet. Namun, di Office 2010 kita sudah dapat mengetahui user mana yang terakhir mengubah isi dari file tersebut lengkap beserta waktu dan tanggalnya. Untuk memaksimalkan keamanan file anda, saya tambahkan sedikit trik yang bisa anda aplikasikan.
Jika dalam satu workbook terdapat beberapa sheet dan salah satunya hanya anda yang dapat mengubahnya, anda dapat menggunakan fitur protect sheet. Cara mengoperasikannya yaitu:

Untuk memproteksi keseluruhan sheet (semua cell dalam sheet) tekan Ctrl+A, lalu klik kanan dan pilih Format Cell (atau bisa dengan cara tekan Ctrl+1)
Pada Tab Protection hilangkan centang pada Check box Locked, lalu klik OK
Klik kanan pada nama sheet lalu pilih Protect sheet, hilangkan centang pada check box select lock cells dan check box select unlocked cells. Bila perlu gunakan password. ( ingat terus password nya, jangan sampai lupa) lalu Klik OK

Sekarang sheet tersebut tidak bisa di utak atik lagi, alias hanya bisa dilihat saja, untuk meng- unprotectnya klik kanan di nama sheet dan pilih unprotect sheet, masukan password lalu klik OK.
Berikut saya berikan contoh kasus untuk membuat semacam form, di mana tampilan form tersebut yaitu hanya beberapa cell saja yang bisa di isi, seperti gambar di bawah ini :

Untuk membuat hanya cell berwarna putih saja yang aktif caranya hampir mirip dengan langkah – langkah diatas :

Blok cell – cell yang berwarna putih tadi
Klik kanan lalu pilih format cell
Pada Tab protection hilangkan centang pada check box Locked, lalu klik OK
Klik kanan pada nama sheet lalu pilih protect sheet
Hilangkan centang pada check box select locked cells, dan biarkan centang pada check box select unlocked cells, tambahkan password bila perlu, lalu klik OK

Lihatlah yang terjadi cell selain yang berwarna putih tadi sudah tidak bisa di klik lagi. Mudah sekali bukan? kini tampilan form excel-mu semakin indah. Sebagai bahan belajar saya sertakan file nya, silakan download disini,

Selamat mencoba!

Form Button Pada Ms. Excel

2011-03-18T14:10:00.001+07:00

Sudah lama tidak posting lagi nih...
OK posting saya selanjutnya mengenai fitur excel yg sangat memudahkan kita untuk manipulasi data (input, edit dan delete) tanpa harus keliru mengoperasikannya...

Jika kita dihadapkan pada data yang penuh angka dan banyaknya hingga ribuan bahkan lebih, tentu kita akan pusing dibuatnya. Jangankan untuk editing data tersebut membacanya sajapun kita mungkin butuh beberapa waktu.
Nah... jangan khawatir lagi - lagi Ms. Excel punya senjata ampuh untuk mengatasi masalah tersebut.
sebagai contoh saya lamppirkan contoh data yang berisi angka yang jumlahnya ribuan.

Jika kita melakukan editing pada table ini bisa saja kita melakukan kesalahan, untuk menghindarinya kita bisa menggunakan form button, untuk mengaktifkannya ikuti langkah - langkah berikut :

1. Buka Program Excel, Klik Office button dan klik Excel Option

2. Ketika muncul kotak dialog Excel option, pilih tab Costumize

3. Pilih All Command pada option list Choose command from

4. Pada Button List pilihlah button Form dan klik add seperti pada gambar di bawah ini :

5. Klik OK.
6. Setelah Form Button diaktifkan, button ini akan berada di Quick Acces Toolbar

Untuk mengoperasikannya pastikan cell yang aktif berada di dalam table tadi, lalu klik Form button tersebut. Apa yang terjadi? yang terjadi adalah muncul kotak form yang berisi data berdasarkan baris.

dengan kotak form seperti ini kita dapat melakukan manipulasi (editing, deleting, new input) tanpa harus keliru cell mana yang kita manipulasi.
Setelah selesai editing, kita bisa klik tombol close untuk menutup kotak form (editing yang dilakukan sudah otomatis tersimpan), atau tekan Enter untuk editing baris selanjutnya. Sedangkan untuk input baru cukup klik tombol New dan isikan datanya.
Cukup mudah bukan? Selamat Mencoba...
Semoga Bermanfaat :D

Mewarnai Cell Secara Otomatis

2011-01-27T15:48:00.001+07:00

Tampilan sebuah tabel akan lebih menarik jika penuh warna, apalagi jika ada kriteria tertentu, kita akan lebih mudah mebaca tabel tersebut.
Namun untuk data yang ratusan bahkan ribuan dirasa sangat repot jika harus mewarnai secara manual. Untuk itu Ms. excel telah memberikan kemudahan yaitu dengan fitur Conditional Formatting.
Berikut saya berikan contoh penggunaan Conditional Formatting, dalam hal ini adalah tentang warna.

Saya mempunyai tabel yang berisi data kelulusan siswa. Hasil yang diinginkan jika siswa lulus maka cell akan berwarna hijau, jika nilai belum memenuhi syarat maka cell akan berwarna orange, sedangkan jika siswa gagal atau tidak lulus maka cell akan berwarna merah. seperti tabel di bawah ini :

Bisa saja kita langsung mewarnainya, tapi kalau datanya ribuan? bisa-bisa 3hari baru beres urusanya,hihihi :P
caranya ada adalah :
1. Pada Ribbon Home > Group Sytle pilih Conditional formatting. lalu pilih New Rule. Sehingga muncul kotak dialog seperti ini :

setelah itu pada kolom select rule type pilih Use a formula to determine which cells to format.
Pada kolom Format value where this formula is true, masukkan rumus : =$D4="LULUS"
dan klik format untuk mengatur warna yang diinginkan, yaitu warna hijau.
ketika muncul kotak dialog Formatting, pilih tab Fill dan pilih warnanya. Sehingga akan tampak seperti gambar berikut :

Jika sudah klik OK.
2. Lakukan hal yang sama hanya tinggal mengganti "LULUS" menjadi "ULANG" dan "GAGAL".
3. Jika semua telah dilakukan maka cell yang berwarna adalah hanya pada kolom keterangan saja. Untuk membuat cell berwarna sesuai kriteria tadi maka ada langkah yang perlu ditambahkan, dengan cara klik Conditional Formatting pada Ribbon Home>Group Style. lalu pilih Manage Rule.
4. Ketika Muncul kotak dialog Conditional Formatting Rule Manager pastikan bahwa list yang dipilih pada Show Rule Formatting rules for adalah This Worksheet.
Pada kotak dialog tersebut muncul rule - rule yang telah kita buat tadi, nah pada kolom applies to tiap - tiap rule masukkan range tabel yang kita buat yaitu A4:D10. Sehingga akan tampak seperti gambar berikut :

5. setelah itu klik OK. maka warna tabel kita telah sesuai dengan yang kita inginkan.

Teman-teman tidak perlu khawatir jika pada kolom keterangan, isi cell diganti-ganti, maka warnanya pun akan ikut otomatis terganti pula. :))
Hal ini tidak hanya digunakan untuk mewarnai cell atau range saja, tetapi juga mewarnai huruf, jenis huruf, ukuran huruf dan lain sebagainya.
Mudah bukan? setelah kita tau caranya kita akan lebih mudah dan cepat mengerjakan pekerjaan kita.
Selamat mencobaaaa .... ^o^

Editing File Excel oleh Beberapa User Secara Bersamaan

2011-01-07T14:24:00.001+07:00

Apakah temen-temen salah satu pengguna file dalam jaringan? suka kesal rebutan file?file lagi dibuka orang jadi ga bisa editing? nah posting saya kali ini akan memberi solusi dari masalah temen-temen tersebut... simak yaaaa :))

Banyak yang tidak tahu bahwa sebenarnya file excel (belahan jiwaku haahha :D ) dapat dibuka dan diedit secara bersamaan oleh beberapa user. Nah untuk membuka aksesnya, ikuti langkah-langkah berikut ini :
1. Buka salah satu file Excel yang temen-temen punya.
2. Pada ribbon Review, Klik Share Workbook pada Group Changes.
3. Pada kotak dialog Share Workbook tab Editing, ceklis opsi Allow changes by more than one user at same time. This also Allows workbook merging.

4. Untuk opsi Track Changes dan Update Changes dapat di ubah di tab Advanced.
5. Klik OK.
6. Klik OK kembali ketika muncul kotak dialog.
7. Save perubahannya dengan klik icon Save.
Namun, tidak semua fitur dalam excel dapat digunakan untuk kegiatan sharing.

Nah sekarang file tersebut dapat dibuka bersamaan oleh beberapa user sekaligus dapat melakukan editing. Kita juga bisa mengetahui track changes nya apa dan siapa saja...
Semoga bermanfaat....! jangan lupa setelah dibaca tinggalkan comment nya yaaa... :D