Eventos Tips

El mundo digital revoluciona las conferencias de prensa

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Wed, 15 Aug 2018 02:31:00 +0000

En febrero del 2015 escribí el artículo llamado "Las ruedas de prensa: cómo y porqué" , donde ofrecía tips importantes al momento de convocar a los medios de comunicación a un encuentro con ejecutivos o autoridades de alguna institución o empresa.

Del 2015 a la fecha el mundo de la comunicación ha evolucionado y hemos tenido que ajustar también, en cierta forma, el acercamiento a los medios.

30 días antes del evento:

- Base de datos con direcciones físicas y de correos electrónicos. Es indispensable elaborar una base de datos actualizada de los directores de medios, coordinadores de agenda, jefes de redacción y coordinadores de las áreas que nos interesan (salud, educación, sociales).

Tomar en cuenta:

Periódicos
Influencers/ bloggers
Medios digitales
Canales de televisión
Revistas

15 días antes del evento:

- Envío de pre- aviso (Save The Date). A través de los correos electrónicos se envían pre-avisos del evento tanto a los medios de comunicación, al menos dos semanas antes del evento.

10 días antes del evento:

- Envío de invitación física: Aunque vivimos en un mundo totalmente digital, creo firmemente que las invitaciones deben ser enviadas físicamente tanto a los medios, como a los invitados. Esto le da formalidad al evento, al mismo tiempo que el invitado siente que su presencia es importante.

5 a 3 días antes del evento

- Llamadas de confirmación a los medios/influencers a fines de confirmar la recepción de la invitación.

1 día antes del evento
Envío de correo electrónico personalizado a cada uno de nuestros contactos y una llamada a forma de recordatorio al coordinador de la agenda.

Además, del uso de correo electrónico o de algún tipo de mensajería instantánea como Whatssap para convocatoria y seguimiento a los medios para la conferencia de prensa, el mundo digital ha permitido que los encuentros con la prensa se transmitan en vivo y en directo a través de Instagram, de Facebook o de otra herramienta de streaming.

Es por tal razón que nuestro escenario debe estar debidamente cuidado, los protagonistas del evento deben estar preparados para responder cualquier pregunta que surja en vivo y que el moderador de la conferencia de prensa se maneje con prudencia.

Una gran ventaja de las redes sociales y del mundo digital es que una vez finalizada la rueda de prensa se podrá a empezar a monitorear "nuestra noticia" y el impacto generado.

Google Alert es una de las herramientas gratuitas que pueden ser utilizada para monitorear las menciones que se realicen en la web.

Conoces alguna otra herramienta de monitoreo?

Mar a la Vista!

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Mon, 30 Mar 2015 22:13:00 +0000

Planificar vacaciones es algo emocionante, estar unos días fuera del ajetreo de los colegios y de las clases extra curriculares significa un gran alivio y un gran respiro del día a día. Y cuando se trata de sol, arena y mar siempre decimos "presente".

En esta ocasión te presentamos un "checklist" de algunos puntos importantes antes de irnos a una aventura en el mar y pasear en bote por unas horas, el cual es sin duda una muy grata experiencia para grandes y chicos.

Se debe estimar la cantidad de personas que serán parte del paseo. No olvidar contemplar los niños que se sumarán a la experiencia. Es de suma importancia conocer la capacidad máxima de tripulantes del bote, así no se sobrepasa el límite indicado.

Vestir ropa ligera y de colores claros, así se evita sufrir de un sofocante calor y evitar desmayos y mareos.

Preparar y abastecerse de alimentos ligeros y que sean de fácil digestión, como sandwiches, dips, chips, ceviches.

Evitar alimentos que puedan ser sensibles al calor, con huevos, mayonesa u otros condimentos que se puedan deteriorar fácilmente.

Las bebidas refrescantes llevan a cabo un papel indispensable en un paseo en bote, ya que el cuerpo necesitará hidratación constante. Agua, mucha agua.

Es indispensable contar con un equipo de primeros auxilios, que contenga medicamentos como dramamina, antiácidos, entre otros medicamentos que podrán ser útiles ante una emergencia.

Las quemaduras producidas por el sol podrían significar graves daños para la piel es por esto que no pueden faltar protector solar, gafas y sombreros para protegerse de los rayos ultravioletas.

Los botes y yates deben contar con salvavidas para adultos y niños, es necesario confirmar esta información antes de iniciar la aventura.

Para mayor comodidad y para evitar deslizarse, se recomienda utilizar sandalias y zapatos resistentes al agua.

Ser precavido y preparar un bulto con toallas y ropa adicional, ya que podemos llevarnos un gran chapuzón.

Qué otro tip nos sugieres?

Rochelli
@eventostips

La importancia del presupuesto en un evento

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Wed, 25 Mar 2015 22:45:00 +0000

Definir el objetivo del evento que nos disponemos a planificar debe ser una tarea primordial, antes de realizar un presupuesto.

Organizar los gastos y equilibrar costos son prioridades para cualquier tipo de evento, ya sea de tipo personal, empresarial con fines comerciales, institucionales con fines benéficos, o simplemente de posicionamiento, es una tarea esencial para el éxito del mismo.

El presupuesto es una herramienta de planificación, la cual ayudará a tener una visión más clara y realista de los recursos económicos y materiales que se requerirán para el desarrollo del evento.

Desde el momento en que se plantea la ejecución de un presupuesto, existen una serie de inquietudes que se deben responder:

-El presupuesto se ajustará al evento" o si "el evento se ajustará al presupuesto"
-Contará con ingresos de los participantes (inscripciones, donaciones, compra de boletas)
-Si contará con el apoyo de patrocinadores
-Estimar la cantidad y perfil de los participantes
-Tipo de evento, duración y agenda tentativa
-Evaluar opciones de lugar o espacio físico que alojará el evento

Tal como indica el portal Economía y Dinero, en su artículo "La importancia del presupuesto en un evento especial": "Sin un presupuesto, usted no tiene manera de administrar sus gastos. No sabe si habrá fondos suficientes para cubrir los gastos de los eventos, lo que puede resultar como una deuda después del evento. A través del presupuesto, el plan de un límite para cada gasto es importante"

El éxito del evento podría depender en gran parte del detalle de la planificación y de cómo manejemos nuestro presupuesto, el cual debe incluir la inversión en:

Promoción
Renta o alquiler de espacio físico
Gastos técnicos y operativos (luces, tarima, sonido, decoración)
Fotografía y video
Alimentos y Bebidas
Viáticos
Transporte áereo/ terrestre
Alojamientos
Cobertura de Seguro
Seguridad
Limpieza
Honorarios de servicios profesionales (abogados, community manager, entre otros)
Material promocional y regalos
Herramientas gráficas e impresiones (letreros, señalización, carpetas, libretas)
Imprevistos

En caso de estar planificando un evento para una empresa, presentar un presupuesto con tiempo suficiente de antelación permitirá a la institución hacer las revisiones necesarias, ajustar, aprobar, comparar con otros eventos y proceder a los desembolsos correspondientes.

Una vez tengamos aprobado nuestro presupuesto debemos de elaborar un cronograma con el tiempo necesario para llevar a cabo cada una de las tareas planteadas.

Tip Fácil

Al momento de presentar un presupuesto a un cliente sugiero poner fecha de validez del mismo, ya que vivimos en un mundo cambiante y los costos pueden variar de una semana a otra.

Y tú, piensas que es importante el presupuesto?

Rochelli

@eventostips

Dale color a tus malvaviscos!

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Tue, 24 Mar 2015 19:49:00 +0000

Tal como lo vimos en la revista Good Housekeeping!!

Malvaviscos de colores. Esta época, donde muchos hacen festejos por la tradición cristiana de Easter y por la llegada del Conejito de Pascua, es una excusa perfecta para organizar reuniones con amigos y familiares, y donde hacemos diversas actividades para nuestros niños, como hacer manualidades y la búsqueda de los huevos de pascua.

Hace unos días la revista Good Housekeeping presentaba cómo hacer marshmallows, nubes o malvaviscos de colores y me pareció interesante compartirla con mis lectores.

En un molde de mini cupcakes diluir un poco de colorante artificial con agua, y sumergir cada malvavisco, retirar un poco el exceso, insertar en un palillo y colocarlo en una superficie que pueda quedar parado de forma vertical. Se debe dejar secar primero un extremo. Luego proceder con el otro lado.

Es importante destacar que el colorante artificial no le altera el sabor al marshmallow.

Ojalá que puedan disfrutar hacer estos malvaviscos con sus pequeños!

Me cuentan!

Rochelli

Carnaval Dominicano: Alegría, Música y Mucho Color!!

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Mon, 23 Feb 2015 17:47:00 +0000

En estas fechas me hace sentir muy orgullosa como los colegios de República Dominicana se entusiasman a enseñarles a nuestros hijos sobre nuestras tradiciones, y ésto los motiva a querer aprender más de sus raíces dominicanas.

Durante el mes de Febrero en República Dominicana se celebra el Carnaval Dominicano. Una fiesta llena de alegría, música y mucho colorido. En los colegios es muy común que dentro de su planificación curricular se les enseñe a los niños sobre la cultura dominicana, tradiciones y sobre nuestro vistoso Carnaval. Los pequeños van disfrazados de personajes que representan la tradición dominicana, como diablo cojuelo, limpiabotas, campesinos, floristas, entre otros personajes no menos pintorescos.

Cada vez que mi hijo de 4 años empieza a cantar el Himno Nacional y me pregunta sobre los Padres de la Patria, la Bandera o el Escudo Nacional se me eriza la piel. Ahí es que nos damos cuenta de lo importante que es inculcarle a los pequeños tesoros sobre nuestros valores como dominicanos, para que en el día de mañana se sientan orgullosos de su País.

Esta ocasión es propicia para hacerles a los niños su propia fiesta de Carnaval junto a sus amigos, donde puedan disfrutar de comida, manualidades relacionadas a la fiesta.

- Invitados. Hacer una lista de los niños y las madres que serán invitadas, en la lista debemos indicar las edades de los niños, lo que nos va a permitir definir el tipo de actividades que llevaremos a cabo.

- Invitaciones. Elaborar las invitaciones manualmente es muy buena idea, para aquellas que les gustan las manualidades o el diseño gráfico, también se podrían comprar las mismas de acuerdo a nuestro presupuesto.

- Fecha y lugar: Se debe definir una fecha que sea cómoda y un lugar accesible, tanto para los padres que trabajan y para los niños que deben hacer sus asignaciones para la escuela.

- Alimentos y Bebidas. En una fiesta de carnaval, lo ideal es contar con comida tradicional como mini yaniqueques, casabitos, mini bolitas de yuca, frío frío, también dulces típicos como dulce de leche, jalao, piloncitos, una amplia variedad se puede conseguir en Cosas de Mi País.

- Decoración. No es necesario gastarse mucho dinero en decoración, el ambiente podrán recrearlo con guirnaldas de papel, tal como nos enseña Mundo Manualidades, pompones como Facilísimo nos indica en este video. Little Miss Momma nos enseña como hacer guirnaldas de tela, que darían un bellísimo toque a la mesas de los alimentos.

- Disfraces. Son importantes los disfraces para que sea realmente una fiesta de carnaval, también pintarles las caritas artísticamente como nos enseña Hello Kids.

- Actividades. Dependerá las edades de los invitados para organizar las actividades, pero algo que a los niños de cualquier edad le gusta es colorear y podrían hacerlo con páginas de colorear referentes al tema de carnaval, también piscinas de pelotas de goma, bingo, buscar el tesoro. Si contamos con presupuesto, recomiendo los servicios de RaudyJoyfull . Aquí otras ideas de juegos para entretener a los niños durante la fiesta. Para darle un toque más festivo de carnaval, incluirles música tradicional como "Baila en la Calle".

Qué otro tips nos das para celebrar el Carnaval? Nos gustaría escuchar la opinión de otros países, también!!

Rochelli

@eventostips

Nuestros aliados, los patrocinadores

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Sat, 21 Feb 2015 23:51:00 +0000

Al momento de solicitar patrocinio,

sugiero hacer una lista de empresas que sean afines al

evento y a su público objetivo.

Cuando nos disponemos a organizar un evento, ya sea de tipo benéfico o comercial, muchas veces acudimos a solicitar patrocinio con la finalidad de que nuestra inversión económica sea mínima y así obtener mayores beneficios. En mi experiencia, he podido conocer de la importancia de tener la información necesaria para atraer patrocinadores y convertirlos en nuestros aliados, y no sólo una vez sino que mantengan la intención de apoyar año tras año.

Al momento de proceder a acercarnos a una empresa o institución a solicitar patrocinios, debemos tener estructurada información de las ventajas tangibles e intangibles que obtendrá la empresa al apoyar el evento: proyección de la marca, en muchos casos de su Responsabilidad Social Corporativa, exposición del producto a su público objetivo y a potenciales consumidores, entre otras. Adicional a esto, Mundo Negocios explica "4 beneficios que obtienen una empresa al patrocinar eventos".

Los patrocinios no son “One Size Fits All”, cada tipo de empresa podrá apoyar su evento de manera particular, razón por la cual debemos organizar y presentar un paquete de patrocinio con beneficios atractivos para la empresa, junto a una carta formal papelería del evento.

Un ejemplo de beneficios de patrocinios:

RD$100,000 (Categoría A)

Colocación de Stand 3 x 3 metros en Area de Exposición
Mención como patrocinador Silver
10 inscripciones de cortesía
6 pases adicionales a la cena de bienvenida
Colocación de logo en banner principal de patrocinadores
Derecho a distribuir material promocional en los bultos
Banner en la página web del congreso
Logo en el programa de mano
Logo en el brazalete de los participantes
Proyección de logo en pantallas
Menciones en las redes sociales del evento
1 página en la revista oficial del evento

RD$60,000 (Categoría B)

Colocación de Stand 2 x 2 metros en Area de Exposición
Mención como patrocinador Gold
8 inscripciones de cortesía
4 pases adicionales a la cena de bienvenida
Colocación de logo en banner principal de patrocinadores
Derecho a distribuir material promocional en los bultos
Banner en la página web del congreso
Logo en el programa del Congreso
Proyección de logo en pantallas
Menciones en las redes sociales del evento
Media página en la revista oficial del evento

RD$40,000 (Categoría C)

Mención como patrocinador Silver
6 inscripciones de cortesía
2 pases adicionales a la cena de bienvenida
Colocación de logo en banner principal de patrocinadores
Derecho a distribuir material promocional en los bultos
Logo en el programa del Congreso
Proyección de logo en pantallas
Menciones en las redes sociales del evento
Media página en la revista oficial del evento

Existen otros tipos de patrocinio que se pueden considerar, tales como patrocinios de alimentos y bebidas, uniformes, material POP, publicidad, entre otros dependiendo de las necesidades del evento. Es importante recordar que a los patrocinadores debemos informarles sobre sus beneficios antes, durante y después del evento.

Una vez que la empresa o la institución confirme el tipo de patrocinio seleccionado, se les debe enviar a las empresas las reglas de montaje, donde se indique sus derechos como patrocinadores, horarios, lineamientos de montaje y desmontaje del evento.

Finalmente, la relación con los patrocinadores siempre debe mantenerse cordial y debemos procurar cumplir con todo lo prometido a las empresas. Agradecer, agradecer, siempre agradecer a los patrocinadores por su apoyo y su tiempo.

Qué otro tip nos puedes sugerir a la hora de solicitar patrocinio?

Rochelli
rochelli.subero@gmail.com

Las Ruedas de Prensa: cómo y porque?

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Wed, 18 Feb 2015 13:03:00 +0000

Se debe evaluar primeramente si la información que vamos a ofrecer es relevante, impactante, y de credibilidad

Siempre he considerado que la relación con los medios de comunicación debe ser manejada de una manera cuidadosa, a fines de establecer así una relación duradera y sólida con el medio y con los periodistas.

En determinadas situaciones me ha llamado a la atención que muchas personas quieran organizar o plantear hacer ruedas de prensa ante cualquier situación o evento, lo que no necesariamente sería del interés del medio o de la sociedad. Debemos ser cuidadosos y no abusar del uso de esta herramienta, que es realmente importante cuando tenemos algo importante que comunicar.

En nuestro país es muy usual que las ruedas de prensa se lleven a cabo en instituciones gubernamentales, sindicatos, partidos políticos, ONG's, de manera informal y las mismas son organizadas con poco tiempo de diferencia, por su naturaleza y por la cantidad de información que deben ofrecer a la sociedad.

Al momento de tomar en cuenta si es viable convocar a los medios de comunicación para una rueda de prensa, debemos evaluar primeramente si la información que vamos a ofrecer es relevante, impactante, y de credibilidad. De igual manera, debemos tomar el cuenta la hora de la convocatoria, así como el día a seleccionado, el lugar y las personas que hablarán a los medios.

Aquí te comento algunos tips que podrían ayudar al momento de organizar y convocar una rueda de prensa:

Hacer una selección de los medios de comunicación que vamos a invitar, de acuerdo al tema que se va a tratar. El listado debe incluir: jefes de redacción, periodista especializado, coordinador de agenda, jefe de prensa de noticiarios, así como periodistas de programas de televisión especializados y de investigación, hasta bloggeros.
Seleccionar una sala o salón con espacio suficiente para distribuir las sillas "tipo escuela", y para la colocación de las cámaras de televisión y que el mismo cuente con un buen equipo de sonido.
Enviar una carta/ invitación a los medios de siete a cinco días antes, donde se motive la convocatoria, los temas a tratar, y cuales autoridades o funcionarios estarán presentes.
Remitir recordatorios o hacer llamadas de confirmación a los medios dos días antes del evento, y si es posible la mañana de la rueda de prensa.
Identificar las personalidades o autoridades que serán los portavoces de la Institución, ya que los mismos deben tener dominio total de los temas a tratar, citar estadísticas, fuentes, etc. en caso de ser necesario.
Elaborar un dossier de prensa completo (impreso y digital) que contenga la nota de prensa bien elaborada donde se responda ¿quién?, ¿qué?, ¿dónde?, ¿cuándo? y ¿por qué?, nombre completo y cargo de las autoridades, agenda, datos estadísticos, fuentes, fotografías.
Designar un moderador quien sea a persona responsable de llevar a cabo la agenda de la rueda de prensa, y que al mismo tiempo pueda organizar las preguntas de los medios de comunicación.
Contemplar un sencillo brindis para los periodistas asistentes, los cuales pasarán rápidamente por la rueda de prensa y luego continuarán su recorrido a otras fuentes.
Monitorear las publicaciones de los medios de comunicación post rueda de prensa y guardar una carpeta con originales y fotocopias.

Recomiendo que a la hora de considerar convocar una rueda de prensa, analicemos el objetivo y el impacto de nuestra mensaje, de si el mismo es de interés o no de los medios de comunicación.

"Una prensa libre puede ser buena o mala, pero sin libertad, la prensa nunca será otra cosa que mala".
Albert Camus 1913-1960) Escritor francés.

Me encantaría conocer tu opinión,

Rochelli

Pasos para Lograr un Evento Académico Exitoso

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Tue, 17 Feb 2015 19:27:00 +0000

Cuando hablamos de eventos académicos nos referimos a jornadas, congresos, seminarios, talleres y charlas, cuyo objetivo principal es aportar conocimientos a los participantes, ya sean estudiantes o profesionales.

Hace unos meses, en una de las instituciones para la cual colaboro me solicitaron que los ayudara en la organización de una jornada académica dirigida a médicos residentes, médicos generales, estudiantes e interesados en conocer sobre “Diabetes”.

Para iniciar, lo primero que hice fue hacer un 'checklist' de las necesidades que se pudieran presentar antes, durante y después de la organización del evento, entre las que pude identificar:

Definir integrantes del Comité Organizador. La labor del Comité Organizador será la de establecer los lineamientos generales del evento, y supervisar el trabajo de los subcomités. Entre las tareas del Comité Organizador se encuentran definir los siguientes puntos:

Título de la actividad, el cual deberá ser atractivo para los participantes.
Público Objetivo, definirá a quienes estará dirigido los esfuerzos de mercadeo y comunicación.
Cupos disponibles, se determinará la cuota de participantes que deberán registrarse para que el evento sera un éxito.
Costo de la inscripción, el cual deberá ser determinado según el poder adquisitivo del público objetivo y el presupuesto del evento.
Presupuesto, inversión económica que se tendrá disponible para el desarrollo del evento y de las actividades que lo enmarcan.
Elaboración del programa general, días y horas de duración del evento, temas principales que se abarcarán.
Presentación de resultados, a través del cual se indicará los beneficios económicos y los resultados de las evaluaciones del evento.

Creación de Subcomités: A fines de lograr una mejor organización de la actividad académica, sugiero crear subcomités que se responsabilicen en la gestión de cada una de las siguientes áreas:

- Subcomité Académico. Coordinará todo lo relacionado con los objetivos académicos del evento:

Programa (horarios, contenido)
Expositores (gestión de expositores nacionales e internacionales)
Moderadores
Presentaciones
Gestión de aval académico
Inscripciones

- Subcomité de Promoción y Patrocinios. Tendrá la responsabilidad de la creación del nombre del evento y de su imagen corporativa:

Logo
Gafetes
Afiches y volantes
Carpetas
Certificados
Material POP
Landing Page e inscripción en línea
Media tour
Nota de Prensa
Estructura de los paquetes de patrocinios
Base de datos patrocinadores y participantes
Estrategias de redes sociales
Cartas de agradecimiento a patrocinadores y expositores
Encuestas de satisfacción del participante
Elaboración de memoria del evento

- Subcomité de Logística. De acuerdo al programa provisto por el Comité Organizador, este Subcomité tendrá la labor de coordinar tareas, como:

Alimentos y bebidas (A&B)/ almuerzos, coffee breaks
Alquileres
Distribución del salón
Traducción simultánea
Miembros de la mesa directiva
Transmisión en vivo
Staff de apoyo durante los días del evento
Dieta
Transporte
Imprevistos
Pasajes
Alojamientos

Ejecución: para obtener como resultado un evento exitoso, ya sea académico no, se requiere de un tiempo considerable de planificación, compromiso y entrega tanto del Comité Organizador, como de cada uno de los miembros de los subcomités.

"Nuestra recompensa se encuentra en el esfuerzo y no en el resultado. Un esfuerzo total es una victoria completa" Mahatma Gandhi

Me encantaría conocer tus comentarios,

Rochelli

Keep Calm and Dress Like a Rockstar

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Tue, 29 Jul 2014 19:59:00 +0000

Integrando la moda a los eventos

Muchos de mis lectores se preguntarán porque un título en inglés para este post. Les explico. Aunque el lema “Keep Calm and Carry On” fue creado en el año 1939 por el Gobierno Británico, por motivo a la Segunda Guerra Mundial, en los últimos meses ha tomado auge el "Keep Calm"y se ha utilizado en muchos aspectos, promociones, redes sociales, memes, entre otros.

“Keep Calm and Dress Like a Rockstar” fue el tema del cumpleaños #6 de mi hija. Definitivamente era un tema muy parecido a ella y a sus dotes de artista. Pensé sencillamente en integrar “querer ser una estrella de rock”, muy propio de las niñas de su edad y la moda del “Keep Calm”.

Como hemos comentado anteriormente, crear experiencias en los eventos hará que el mismo sea recordado entre los invitados, y una opción interesante es integrar elementos que se encuentren "de moda" ya que sea en la invitación, ambientación, música, etc.

Una forma de crear experiencias es pedirles a los invitados que se disfracen para el evento. Aunque en estos días resulta un poco complejo solicitarles a los padres que disfracen a sus hijos para un cumpleaños, ya que vivimos en un día a día muy complicado, el sacrificio definitivamente tiene su recompensa cuando les vemos la carita de alegría al interpretar personajes diferentes.

Para este evento, les avisé con suficiente tiempo a cada uno de los padres que las niñas podrían ir disfrazadas de rockstars, antes de enviarles las invitaciones formales, así tendrían tiempo para prepararse. La importancia de transformar a nuestros hijos es ajustarles el disfraz de acuerdo a su personalidad y simplificarnos con los elementos que ya tenemos en casa.

Invitación del cumpleaños

Seleccioné Daf Fitness Fun para llevar a cabo el cumpleaños, ya que es un lugar que va acorde al tema seleccionado, y donde encuentras opciones para diferentes celebraciones, tanto para niños como para adultos. Durante la celebración, las instructoras del centro coordinaron actividades para las chicas entre 4 a 6 años, quienes bailaron, jugaron y cantaron hasta más no poder.

Las invitaciones fueron diseñadas por Marcelle Calderón de Mi Tarjetería, quien me conoce bien y capta de inmediato la idea de mis eventos.

Cuando me dispuse a buscar los detalles que hicieran diferente el evento, visité por primera vez el site Big Dot of Happiness , el cual ofrece elementos muy bonitos, prácticos y muy bien terminados para las botellitas de agua, cup cake picks, capacillos, covers para los chocolaticos, entre otros elementos que hicieron juego con el tema seleccionado.

Detalles de las botellitas de agua

Detalles para las paletas

Cupcakes picks y capacillos de Big Dot of Happiness

Quería que cada una de las niñas pudieran llevarse un pedacito de mi hija en su bizcocho, por tal razón personalicé cada cupcake con su nombre y volví a utilizar la idea de la torre de cupcakes, que ya anteriormente me había elaborado Cakes by Solage.

Dependiendo del tamaño de nuestro bizcocho, podemos utilizar la misma mesa para colocar los demás dulces que tenemos para ofrecerles a nuestros invitados. En mi caso seleccioné algunos que a mi hija le encantan como los marshmallow pops, mini donuts, gummy bears, whoppers, M&M de color rosa, suspiritos, entre otros. Colocarlos de una manera creativa y bonita permitirá que la mesa se vea vistosa y llamativa para nuestros pequeños tesoros .

Servilletas de Party City

Carteritas que fueron los souvenirs de Amazon

Son muchos los detalles que podemos elaborar, los cuales reflejarán nuestro cuidado al planificar el evento, y si el detalle se encuentra "a la moda" será disfrutado de gran manera por nuestros invitados.

Me encantaría escuchar tus comentarios y sugerencias.

Rochelli

El ‘punto’ es crear experiencias

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Sun, 15 Jun 2014 22:37:00 +0000

Hace unos meses me pasé mis vacaciones de verano en la Florida con mi famlia. Nuestra agenda incluía lugares mágicos como los parques de Disney World, Sea World y Lego Land, así como muchos otros de interés para mis pequeños tesoros.

Durante nuestro recorrido también visitamos lugares como el famoso restaurante temático Rainforest Café, el emblematico Starbucks, Cheesecake Factory y por primera vez fuimos a almorzar al restaurante de la muy conocida American Girl.

Cada vez que visitaba uno de estos lugares, me preguntaba: “Que tienen en común estos sitios que hacen que las personas muestren interés en visitarlas una y otra vez?”

Entretenimiento para los niños hacen un lugar especial

Es sencillo. Son marcas concebidas para crear experiencias inolvidables para sus visitantes y que sin duda se diferencian del resto de su misma categoría. Sin importar la ubicación de un Starbucks o Rainforest Café siempre queremos visitarlos, no siempre es el aromático café que nos tomamos o los alimentos que nos sirven que nos llevan a disfrutarlos una y otra vez.

Rainforest Cafe (Orlando)

Al llegar a estos lugares se estimulan nuestros cinco sentidos y se crean emociones: la agradable ambientación y su aroma nos atrae de una manera significativa, el servicio que nos distinguen, las atenciones con nuestros hijos, la música y los sonidos nos elevan a experimentar sensaciones significativas.

Ahora bien, el “crear experiencias” es una tarea que debemos siempre tener en cuenta a la hora de planificar un evento, ya sea personal o corporativo. Hacerlo especial, con elementos únicos quedarán, sin duda, en la memoria de nuestros invitados.

Independientemente de lo recursos financieros, un evento puede crear experiencias agradables si lo planificamos cuidadosamente, siempre tomando en cuenta los detalles y haciéndonos la pregunta “Cómo puedo agradar a mis invitados?” “Cómo puedo hacerlo sentir especiales?”

Cómo crear experiencias en un evento?

Define el tema de tu fiesta

Invitación: la elaboración de una invitación atractiva y ser cuidadoso en su redacción permitirá atraer la atención de los invitados. La invitación debe incluir todos los detalles (qué, cómo, cuándo, dónde).

Invitados: invita a los personas que tengan un interés común a tu evento, de esta manera se creará una química entre los participantes.

Recibimiento: en el lugar donde se llevará a cabo el evento, define el espacio que dará la bienvenida a los invitados, utiliza flores, música, luces.

Decoración: Crea un ambiente agradable y cálido para los invitados. Realiza una exquisita selección de elementos decorativos, flores y luces.

Música: define y selecciona con antelación el tipo de música que será parte del evento.

Organización: por más pequeño que sea el evento es recomendable tener una agenda con todos los detalles del evento, desde la hora que serviremos los alimentos hasta las personas que tendrán discursos o intervenciones. Utiliza recursos audiovisuales que apoyen presentaciones, discursos, la decoración.

Alimentos y bebidas: se debe hacer una selección de A&B de acuerdo al perfil de nuestros invitados y a nuestro presupuesto. El menú debe ser balanceado y debemos tratar de evitar alimentos que puedan ocasionar alergias. Creación de bares de diversos tipos de bebidas siempre ofrece un toque atractivo al evento, como bares de café, gin tonic, entre otros.

Dí presente en todo momento. Como anfitrión debes estar presente hasta que nuestro ultimo invitado esté presente.

Como ven, sólo unos pequeños detalles nos ayudarán a que nuestra velada sea experiencia inolvidable,

Rochelli
eventotips@gmail.com
@eventostips

A propósito de los photo booth

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Sun, 30 Jun 2013 13:55:00 +0000

Imagen Wikimedia Commons

En los últimos meses hemos disfrutado de muchas innovaciones en los eventos tanto personales como corporativos, pero los photo booths o las cabinas de las fotos han tenido un especial impacto y han sido un elemento muy divertido en bodas, fiestas de graduaciones, cumpleaños.

Con la instalación de los photo booth los invitados pueden obtener un recuerdo especial del evento, al mismo tiempo que comparten de un rato agradable con sus amigos.

Aquí en República Dominicana, existen compañías como Foto Boxi que se dedican al alquiler de la cabina en los eventos. Si quieres algo mucho más sencillo y más espontáneo puedes hacer tu propio photo booth, creando el fondo del setting, haciendo y combinando tus accesorios o props.

A la hora de crear tu photo booth debes tener en cuenta lo siguiente, si queremos crear una experiencia inolvidable y crearle valor a tu evento:

El fondo: la altura y ancho del fondo que selecciones debe ser por lo menos de 7 pies para poder tener el espacio suficiente y crear el ambiente deseado. Utiliza telas, piezas decorativas, globos, papel...no te limites. Pon tu creatividad a volar.

Iluminación: debes contar con la iluminación adecuada para que se puedan distinguir los detalles de la fotografía y los rostros de las personas. Si puedes tener focos que iluminen podrás destacar aún más los detalles y las fotografías lucirán profesionales.

Accesorios o props: deben ser elementos divertidos y que sea exagerados como grandes anteojos, pelucas de colores, sombreros, boas, bigotes, guantes. La variedad de los accesorios captarán la atención de tus invitados.

Debemos ser creativos a la hora de redactar los mensajes, deben ser cómicos y al mismo tiempo captar la atención. Podrías tener una pequeña pizzara con tiza para que los invitados escriban sus propios mensajes.

Ubicación: el photo booth se debe ubicar en un lugar accesible para los invitados y que no obstruya ni las entradas ni las salidas del salón. Aúnn así debe ser visible.

No olvides la cámara: siempre es importante seleccionar una persona responsable que maneje la cámara, en caso de no contratar un servicio profesional de cabinas. Aunque es agradable que exista una espontaneidad entre los invitados y que capten el momento con sus propios smartphones, el anfitrión siempre querrá conservar un recuerdo

A través de Pinterest podrás encontrar diversas formas que crear tu photo booth.

Qué te parece la idea?

Rochelli

Cake Pops: pura diversión en la cocina

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Fri, 14 Jun 2013 12:39:00 +0000

Este es el resultado final de los cake pops que hice con mi hija

Con motivo del fin del año escolar de mi hija se me ocurrió hacer con ella los muy conocidos y ricos Cake Pops, para que se los obsequiara a cada uno de sus amigos como recordatorio.

La receta, aunque toma un poco de tiempo elaborarla, fue muy divertida ya que nos permitió compartir un buen rato juntas, y ella estuvo feliz haciendo las mezclas de lugar.

Como he comentado en posts anteriores de este blog, mi fuerte no es la cocina por lo que busqué la receta en Internet y encontré justo lo que buscaba en el blog Little Miss Momma.

Luego de terminar de elaborar los cake pops los colocamos en pequeñas funditas e hice unas etiquetas que decían "Made with chocolate love by Gabriella".

Esto fue una gran experiencia para mi hija de 5 años, ya que le regaló a sus compañeros de clases algo elaborado con sus propias manitas.

Rochelli

@eventostips

Cumpleaños a ritmo de Zumba!

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Mon, 03 Jun 2013 19:26:00 +0000

Esta innovadora idea hará que las pequeñas disfruten de un día lleno de baile y diversión.

Desde hace unos dos meses mi hija de 5 años está en clases de Zumba (Zumatomic) y realmente está fascinada con la misma. Los días que le tocan clases se cambia muy entusiasmada y acude sin mayor esfuerzo. Uno de esos días, leí detenidamente un volante donde anunciaban que en DAF Fitness Fun ofrecen el servicio de celebrar cumpleaños para las chicas.

De inmediato pensé en colocar la información en mi blog, ya que cada vez más se nos hace más difícil encontrar un lugar que cumpla con los deseos de nuestras niñas para celebrar su natalicio.

DAF Fitness Fun ofrece la oportunidad de celebrar un cumpleaños de niñas a ritmo del popular ritmo de Zumba, donde las pequeñas disfrutan de una clase de 45 minutos, más 45 minutos de juegos y actividades.

El paquete incluye actividades para un máximo de 20 a 25 niñas, y el plan incluye decoración y alquiler del salón con colores de Zumba. Disponibilidad de mesa redonda con mantel para bizcocho, una pulsera de Zumbatonic como regalo para cada participante, invitaciones.

También el plan incluye picadera o pizza, según su elección para niñas, refrescos y desechables.

Algunas restricciones aplican al plan. Para mayor información (809) 227-2784.

Rochelli

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Las Relaciones Públicas

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Fri, 31 May 2013 22:06:00 +0000

“Las relaciones públicas consisten en el proceso estratégico de comunicación que construye relaciones mutuamente beneficiosas entre las organizaciones y sus públicos”.

Public Relations Society of America (2012, PRSA)

Mi primera experiencia laboral la inicié en septiembre del 1997 en el Departamento de Relaciones Públicas de la Suprema Corte de Justicia de República Dominicana. Aunque mis inicios fueron como auxiliar de este Departamento, desde ese momento me apasioné con las Relaciones Públicas y el impacto que éstas podían hacer a favor de la Institución o de la empresa a través de diversas estrategias.

A través de las Relaciones Públicas se puede llegar a hacer la diferencia en la reputación de las empresas, y ese siempre ha sido mi norte: ser un ente de cambio en las empresas donde he tenido la oportunidad de ser parte.

Aquí es la segunda de las presentaciones que compartiré con mis lectores, la primera “El Personal Branding” ha tenido una gran acogida en este blog.

Gestión estratégica de las relaciones públicas from eventostips

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La importancia del Personal Branding

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Tue, 28 May 2013 01:43:00 +0000

Aunque este blog es más bien dedicado a tips para eventos, me gustaría hacer un aparte para compartir con mis lectores unas presentaciones que realicé hace varios días sobre Relaciones Públicas y Comunicación. Las mismas están dividas en Personal Branding o Marca Personal, Gestión de Relaciones Públicas, Organización de Eventos y Gestión de Crisis.

La gestión de marca personal es importante para todos los profesionales de cualquier ámbito, nos ayudará a entendernos mejor a nosotros mismos, nos permitirá crecer profesionalmente y acceder a mejores puestos.

Personal branding from eventostips

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Dulce Tentación

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Sun, 19 May 2013 21:29:00 +0000

Los Cupcakes de Moussezarella Café

Cupcakes Hortensias de Moussezzarella Café

En la actualidad son muchas las variedades de postres y dulces que nos ofrecen para nuestros eventos, pero indiscutiblemente la decoración y la presentación de los mismos será un elemento diferenciador para ese día tan especial.

Moussezarella Café ofrece una amplia variedad de “dulces tentaciones”. Tienen opciones empacadas como galleticas, polvorones y suspiritos; la vitrina fría ofrece Brownie Oreos, fresas cubiertas de chocolate, porciones de bizcocho de chocolate, brownie pops, cuadritos variados, mini cheesecakes y las famosos barritas de chocolate chip y dulce de leche. Además, los clientes pueden disfrutar de postres emplatados como el Smore Brownie, el Volcán de Dulce de Leche y el Fondant de Chocolate, todos acompañados de helado y crema.

También Moussezzarella Café se ha dedicado a la elaboración de hermosos cupcakes, los cuales tienen una decoración muy delicada y llamativa, que la hacen diferente a otras opciones del mercado.

Cupcakes Tacos

Cupcakes Roses

Cupcakes

Sara Castaños, propietaria de Moussezarella Café, tiene especialidad en Pastelería y desde el año pasado se inició con la elaboración de mesas de dulces para bodas y eventos en general, donde se crea un amplio menú que se exhiben de una manera elegante y acorde al evento. Estas mesas tienen la intención de que los invitados disfruten de variedades ya que se hacen a manera de Petit Fours, que significa pequeña golosina o dulce en francés.

Contacto:

Moussezzarella Café

moussezarellacafe@gmail.com

sarahcastanos@gmail.com

809-722-4330/809-682-2560

La Prensa en los Eventos

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Sat, 13 Apr 2013 22:08:00 +0000

Al invitar a los medios de comunicación a un evento debemos tener claros nuestros objetivos y el mensaje que vamos a comunicar

Imagen Wikimedia Commons

Tal como comentaba en el post “Tu evento es cuestión de imagen”, cuando nos proponemos organizar un evento uno de nuestros objetivos es comunicar un mensaje clave hacia nuestros clientes y relacionados, el cual debe estar claramente definido.

Para tales fines, es necesario utilizar diversas herramientas integradas para comunicar nuestros propósitos, entre ellas generar publicity a través de medios de comunicación, líderes de opinion, y en la actualidad es usual contar bloggeros y twitteros, quienes se encuentran teniendo una gran influencia en las redes sociales.

En este post quiero compartir con mis lectores tips que deben tener en cuenta cuando nos encontramos en disposición de invitar a los medios de comunicación a nuestros eventos.

Tip #1 - Al invitar medios de comunicación a nuestro evento debemos estar claros acerca de los pasos a seguir para tener éxito

Tip #2 - Definir claramente los objetivos del evento y el mensaje clave a comunicar

Tip #3 - Elaborar una lista de medios a invitar, líderes de opinion; bloggeros y twitteros con gran influencia en las redes sociales

Tip #4 - Crear una base de datos segmentada: nombre, apellido, posición, sección o programas de los periodistas y líderes de opinión

Tip #5 - Elaborar una invitación innovadora y atractiva. Enviar la invitación de 10 a 15 días de antelación

Tip #6- Se debe llamar a confirmar que la invitación fue recibida en los medios de comunicación

Tip #7- Si el evento lo amerita, elaborar una nota de prensa pre- evento: en qué consistirá? cuándo- dónde se llevará a cabo? Información de contacto

Tip #8- Comunicarse con los medios invitados el día antes y el día del evento para confirmar su participación, sin ser insistente.

Tip #9- En caso de que en el programa estén previstos discursos se debe designar un espacio para la prensa y asegurar buen sonido

Tip #10- Elaborar nota de prensa precisa. De qué se trata?Dónde? Cuáles personalidades asistirán al evento? Agregar un dispositivo con fotos, videos, discursos.

Tip #11- Designar un portavoz de la empresa a fines de interactuar con los medios en caso de que sea necesario

Tip #12- Seleccionar los ejecutivos principales de la empresa para fines de fotografía de los medios sociales

Tip #13- Entrenar el staff que laborará exclusivamente con los medios sobre su manejo para obtener óptimos resultados, quien elaborará una relación de los medios y periodistas asistentes para fines de seguimiento

Tip #14- Post evento enviar una nota de agradecimiento a los medios de comunicación por su participación y apoyo

Tip #15- Post-evento:organizar una carpeta con todos los articulos publicados (press clipping)

Que otro Tip te gustaría añadir a esta lista?

Espero comentarios

Rochelli

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Pasos para organizar un evento

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Fri, 05 Apr 2013 02:40:00 +0000

El mundo de la planificación de los eventos definitivamente ha evolucionado en los ultimos años, de hecho materias relacionadas a esta área han sido incluidas en los currículos universitarios. Muchos profesionales jóvenes y estudiantes siente inclinación por los eventos y desean convertirse en planificadores u organizadores de eventos.

En la actualidad, ya muchas empresas y organizaciones están conscientes que organizar un “evento es cuestión de imagen” y que se le debe estar integrado el mercadeo, la comunicación y relaciones públicas, aún el evento sea interno o externo.

En esta presentación describo los pasos que se deben llevar a cabo para la organización de un evento.

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Haciendo conejitos de pascua

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Tue, 12 Mar 2013 22:16:00 +0000

Aunque no es una tradición dominicana, ya es muy conocida en nuestro país la “caza de los huevos de Pascua” o egg hunt. Es una divertidad actividad donde el domingo de Semana Santa miles de niños del mundo se dan cita en parques y jardines para buscar los huevitos de colores que son traidos por el Conejo de Pascua.

A propósito de esta celebración y como me encantan las manualidades, se me ocurrió hacer junto a mi hija conejitos de Pascua con huevitos plásticos de colores. Estos conejitos son muy fáciles de hacer y harán que nuestros pequeños pasen una tarde muy divertida.

Materiales:
Huevitos plásticos de colores

Cartulina blanca

Cartulina de colores

Marcador permanente negro

Marcador permanente rojo

Ojitos

Cinta

Lápiz

Bolitas medianas (para las patas)

Bolitas pequenas para la nariz

Tijeras

Pasos a seguir:

1. Hacer un patrón de las orejas del conejito, de esta manera se podrán reproducir la cantidad de orejitas necesarias y las mismas quedarán del mismo tamaño.

2. Con el marcador permanente negro trazar la boca y los bigotes del conejito y con el marcador permanente rojo hacer su lenguita.

3. Luego colocar los ojitos

4. Colocar las bolitas simulando las patitcas del conejito, así como la naricita. Utilizar el pegamento para las orejitas.

Espero que disfruten mucho de esta divertida manualidad con sus niños.

Rochelli
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Cupcakes de Oreo para mis hijos

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Wed, 06 Mar 2013 20:03:00 +0000

Aunque cocinar nunca ha sido de mis fuertes, hace unos días compré en la Web el libro “Bake it in a Cup Cake” el cual me llamó mucho a la atención ya que nunca antes había preparado estos bizcochitos, porque entendía que era un trabajo muy sofisticado y para especialistas en artes culinarias.

Definitivamente el libro me despertó la curiosidad, y decidí junto a mi hija probar una vez más mis dotes culinarios con la receta de “Cup Cakes con Frosting de Marshmallow de Chocolate”.

Para mi sorpresa hacer los cupcakes fue súper fácil y quedaron riquisimos. Comparto con ustedes la receta para que también la puedan disfrutar con sus pequeños tesoros.

Receta para 22 cupcakes de Oreo

Ingredientes Masa

1 ½ barra de mantequilla sin sal, a temperature ambiente

1 ½ taza de azúcar pulverizada

3 huevos grandes

2 cucharaditas de extracto de vainilla

2 cucharaditas de polvo de hornear

½ cucharadita de bicarbonato de sodio

¼ cucharadita de sal

2 ½ tazas de harina de trigo

1 1/3 tazas de leche

22 galleticas de Oreo, de cualquier sabor

Ingredientes Frosting

4 onzas de chocolate amargo

2 cucharadas de leche

2 barras de mantequilla sin sal, a temperature ambiente

1 taza de crema de marshmallow

2 taza de azúcar pulverizada

Galleticas Oreo trituradas para decorar

1. Precalentar el horno a 350 F y colocar los capacillos en el molde para cupcakes. En una batidora mezclar a velocidad media la mantequilla y el azúcar por 90 segundos. Añadir los huevos, uno a uno, mezclando cada huevo completamente antes de agregar el siguiente. Utilizar la espátula para recoger los residuos de los lados del bowl. Luego, con la batidora en velocidad media-baja añadir la vainilla, el polvo de hornear, bicarbonato de sodio y sal. Sube la velocidad de la batidora a media-alta y mezclar por otros 30 segundos hasta que estén bien incorporados los ingredientes. Finalmente, agregar el harina divida en ½ tazas, alternado con la leche, divididas en 1/3 tazas. Mezclar hasta que los ingredientes estén bien integrados.

2. En los moldes para cupcakes (los cuales ya tendrán sus capacillos), colocar dos cucharadas de la mezcla de la masa preparada. Poner una galletica Oreo en el centro de cada molde y presionar hacia debajo, de tal forma que la galleta quede en el centro. Añade otra cucharada de masa sobre la galletica, la misma quedará cubierta en el tope y en los lados. Hornear de 22 a 24 minutos o hasta que el borde de los cupcakes estén dorados. Dejar reposar los cupcakes.

3. Para hacer el frosting, colocar el chocolate y la leche en un envase seguro para microhondas por 20 segundos. Remover y volver a colocar en el microhondas por 20 segundos más. Continuar mezclando hasta que el chocolate esté derretido y la leche completamente incorporada. Coloque el envase con el chocolate en la nevera hasta que se enfríe. Mezclar con la batidora la mantequilla y la crema de marshmallow por 30 segundos en velocidad media. Añadir el azúcar pulverizada, divididas en ½ tazas, mezclar en velocidad media- alta hasta que esté espumoso. Una vez el chocolate esté frío, mover de nuevo e incorporar a la mezcla. Continuar batiendo hasta que la mezcla esté uniforme. Colocar el frosting sobre los cupcakes ya fríos con una manga y coloca las galleticas Oreos trituradas como decoración.

Fue una gran experiencia para mí y para mi hija hacer estos cupcakes… ya conocen el resultado!

Buen Provecho

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Tips para ser una buena anfitriona

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Mon, 25 Feb 2013 18:50:00 +0000

La primera impresión dice mucho de una persona. Es por esto que ser una buena anfitriona tanto para nuestras actividades personales, como profesionales es imprescidible para crear una buena reputación y marca personal.

Cuando nos disponemos a organizar un evento debemos tener en cuenta que el éxito del mismo dependerá en gran medida de qué tan buenas anfitrionas seamos y de la forma que nos manejamos con nuestros invitados.

En este post quiero compartir unos consejos que de seguro serán exitosos cuando te dispones a ser anfitriona.

-Al seleccionar los invitados para un evento, debes tener en cuenta formar grupos con intereses comunes. Es un buen punto de partida para crear un ambiente agradable.

-Si es un evento de tipo corporativo no olvides los directivos de la empresa, clientes, relacionados, potenciales clientes, autoridades del tren gubernamental.

-Las invitaciones deben ser enviadas con un tiempo prudente de antelación, dependiendo del evento (un mes para bodas, 15 días para inauguraciones y cócteles corporativos, cumpleaños, y eventos menores)

-Cuando extiendas una invitación ya sea por vía electrónica o con invitación física, se debe confirmar con el invitado que la misma fue recibida. En caso de que el evento sea de tipo corporativo, siempre incluir las siglas RSVP (répondez s'il vous plait), con un telefono para reservar y para mayor información.

-Si el evento se lleva a cabo en un lugar no muy conocido o en una dirección un tanto compleja es importante colocar un plano en la invitación.

-Estimula los cinco sentidos de los invitados. Crea un ambiente agradable a la entrada del evento: luces ambientales, velas, flores, buena selección de música.

-El día del evento debes saludar personalmente a todas las personas invitadas, si no te conocen presentarte con tu nombre y ponerte a su disposición en caso de necesitar asistencia.

-A la hora de seleccionar la comida debes considerar el tipo de evento, hora y lugar, así como el tipo de invitados que participarán. Debemos tener pendiente seleccionar un menú variado: carnes (blanca y roja), vegetales, quesos, canapés o volovanes. Así tendrás opciones para los diversos gustos de nuestros invitados. Al igual con las bebidas, tener varias opciones, con alcohol y sin alcohol, sin olvidar al menos un tipo de jugo y refrescos light.

-Ayudar a los invitados más timidos a integrarse al evento. Con mucha naturalidad, puedes poner temas comunes entre dos personas que no se conocen y así fluye la conversación de forma espontánea.

-Si hablas en público procura que tus palabras sean breves y concisas. Agradece lo necesario y quedas en disposición para preguntas y aclaraciones.

-En caso de existir la posibilidad de entrevistas con medios de comunicación, pautalas para antes del evento. De esta forma estarás disponible durante la actividad para interactuar con tus invitados.

-Al despedir a los invitados, de debe de acompañar a la puerta para agradecerles su haber aceptado la invitación a tu evento.

-Si el evento es de tipo corporativo, recuerda siempre llevar contigo tarjetas de presentación.

-En caso que se celebre en un auditorio se debe procurar tener asientos para todos los asistentes.

- Si tienen mesa directiva o presidencial en el evento, se le debe notificar a los miembros de ésta que serán parte de la mesa, de esta forma llegarán más temprano y estarán preparados.

Prepárate para ser una gran anfitriona en el próximo evento que tengas a tu cargo!! Te deseo éxitos!

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Receta sencilla y fácil: Tacos de Camarones con Tocineta

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Fri, 22 Feb 2013 20:23:00 +0000

Cuando nos disponemos a organizar de una manera rápida una reunión con amigos, siempre sucede que tenemos muy poco tiempo para todo lo que tenemos que hacer: comprar flores y ordenar la casa, seleccionar o comprar bebidas, planificar la comida que vamos a brindar. Es por esto que compartiré con ustedes, en varios posts de este blog, sencillas recetas de varios platos fáciles para preparar para recibir a nuestros invitados.

Empezaremos con nuestra primera chef invitada, Irahisa Nolasco de La Cocina Mexicana de Irahisa, quien nos preparó unos suculentos Taquitos de Camarones.

Aquí la receta:

Tacos de Camarones con Tocineta

Ingredientes:

1 Lb. Camarones precocidos

4 Oz de Tocineta picadita

1/2 cebolla blanca picadita

Preparación:

Pelar los camarones, cortarlos en tercios. Sofreir la tocineta en un sartén.

Cuando la tocineta haya soltado su grasa, sofreir la cebolla.

Cuando la cebolla esté transparente echar los camarones y saltear no más de 5 minutos.

Calentar las tortilla en un comal o sartén y poner los camarones encima.

Decorar con Cilantro. Sirva acompañado de frijoles negros o rojos refritos.

Buen Provecho!! Para más información sobre La Cocina Mexicana de Irahisa, click aquí.

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Chooo Chooo: Cumpleaños de Thomas y sus Amigos

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Thu, 21 Feb 2013 03:05:00 +0000

Cuando me disponía a iniciar con los preparativos del cumpleaños de mi hijo fueron muchos los motivos atractivos para su edad que me vinieron a la mente: Barney, Thomas y sus Amigos, Jay Jay, Mickey, entre otros. Pero me decidí observar detenidamente al niño por unos días y ver con cual de todos los personajes se identificaba más. Definitivamente Thomás y sus Amigos era su preferido.

Tenía una idea del lugar que quería para la celebración, ya que ya había tenido muy buena experiencia en el restaurante Lincoln Road con el cumpleaños número 4 de mi hija y sólo me quedaba comprobar que el niño se sintiera cómodo en su área de juegos, por tal razón lo llevé una tarde a jugar allí antes de reservar el área con 45 días de anticipación.

Las invitaciones fueron realizadas por Marcelle Calderón de Mi Tarjetería quien, como siempre, tiene muy buen gusto y buena terminación en la elaboración de las mismas.

Invitación

Quería uno bizcocho diferente, bonito y atractivo para los niños, por lo que recurrí a Cakes by Solange, quien elaboró unos bellos cup cakes que fueron colocados en una torre con un tope de camuflaje, lo que no permitía que se perdiera la sensación de un gran bizcocho que siempre es llamativo para los chiquitines.

Torre de cupcakes con picks de Thomas

Tope en camuflaje de los cupcakes

Para los centros de mesa tenía la idea de unos trenes cuyos vagones sirvieran de envases para colocar suspiritos, galleticas y paletas. Por tal razón compré en Jumbo unos trencitos a muy buenos precios y en Casa Lalá (809-566-5586) los envases que simularían los vagones. Les hice las rueditas a los vagones con cartulina, y las bases con foam pintado con spray floral. Colocando en el primer vagón los suspiritos, en el segundo un oasis con papel tisú para las paletas y el tercero la galleticas en forma de animales.

Centros de mesa de trenes

Como los invitados tenían edades aproximadas entre 2 y 3 años, decoré una sencillas cajitas azules con el dibujo de Thomas colocándoles nubes y estrellas de cartulina en su alrededor. Dentro coloqué crayolas, libro de colorear, stamps, acuarela, pelotillas, silbato, masilla, maracas y unas galleticas. Lo cual me pareció una genial idea ya que son elementos que sirven para ellos manipular, pasar un buen rato,y hasta divertirse.

Las cajitas fueron decoradas con nubes y estrellas en relieve

Crayolas, burbujas, maracas, acuarelas, masillas para las cajitas

Sobre los manteles azules coloqué de las mesas placemats o individuales con diseno de Thomas y sus Amigos para que los niños pudieran colorear mientras merendaban.

Individuales y crayolas para las mesas

Los globos metálicos, las servilletas y los platicos los pedí en Amazon, aunque también muchas tiendas también los tienen.

Definitivamente este sencillo y divertido cumpleaños fue una ocasión muy especial para mi y mi bebé.

Rochelli
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San Valentín de Colores: Regalitos para niños!

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Mon, 11 Feb 2013 18:48:00 +0000

Con motivo del Día de San Valentín hemos preparado lindos y divertidos regalos para los amiguitos de nuestros hijos. Los regalitos consisten en sets de lapices, crayolas, chocolates, paletas, sorbetes, entre otros. Los envolvemos en atractivos empaques y cada uno de los detallitos tienen el nombre del niño que lo regala.

Anímate y pide los de tus niños!! Será un divertido regalo!!

eventostips@gmail.com

Chequea aquí las fotos!

Cajita de crayolas personalizadas

Caja de lapices y borra

Set de crayolas personalizadas

Paletas

Set de lapices y borra de corazones personalizado

Cajitas de kisses personalizadas

Paquetes de M&M's personalizado

Paleta grande personalizada

Set de dos paletas personalizadas

Paquete de Mashmallows personalizados

Copito de Marshmallows personalizados

Paquetes de caramelos personalizados

Tu evento: Es cuestión de imagen

noreply@blogger.com (Rochelli Subero M.) — Thu, 24 Jan 2013 21:09:00 +0000

Para un evento podríamos tener diversos propósitos, pero el objetivo final es la proyección de nuestra imagen o de la empresa.

Cuando nos disponemos a planificar un evento hacemos una visualización general del mismo, hacemos un brainstorming o lluvia de ideas para ser innovadores y realizar un evento que sea memorable para nuestros invitados, ya sea un evento personal o corporativo Para un evento podríamos tener diversos propósitos tales como presentar un nuevo producto o servicio y agradar a clientes o relacionados, pero al fin de cuentas nuestro propósito final es la imagen que proyectamos de nosotros mismos o de nuestra empresa.

Es por tal razón que hoy me animo a escribir este post ya que no sólo debemos enfocar nuestros esfuerzos en planificar tareas propias de la logísitica del evento, sino que cada una de las decisiones que tomemos con respecto al evento va acorde con la imagen que vamos a proyector durante el mismo. Aquí comparto algunos detalles que deben de tener pendiente a la hora de planificar un evento:

Lugar: la selección del salón o del lugar donde se llevará a cabo el evento debe estar en perfecta condiciones físicas, pintura, pisos, jardines. En caso de el lugar no se encuentre en óptimas condiciones debemos tomar en consideración hacer esfuerzos adicionales a la hora de planificar la ambientación del mismo y que los defectos que pudiera tener el salón sean disimulados con escenografía, telares, juegos de luces, son infinitas las opciones de decoración.

Invitaciones: La creatividad en el diseño de la invitación y su material, el sobre, la forma de colocar el nombre del invitado en el sobre son elementos fundamentales que crearán la primera impresión del evento. Muchas personas suelen utilizar labels o etiquetas, por la rapidez y por comodidad en imprimirlos; en mi opinión las labels no son adecuados para ningún tipo de invitación ya que le resta elegancia a las mismas.

Confirmación de participación (RSVP): Es usual que las invitaciones tengan un número de contacto con la finalidad de confirmar la participación del invitado, o en algunos casos hay eventos tienen websites para RSVP. Es de buen gusto que los invitados confirmen su participación en el evento, pero en caso de que no ocurra la compañia designará a una persona, con un script o guión bien establecido para llamar a los invitados a confirmar su honorable presencia. La persona designada debe tener pleno conocimiento del evento, en caso que surjan preguntas por parte de los invitados.

Maestro de ceremonias o presentador: Muchas veces no nos damos cuenta del impacto que puede causar en los asistentes el o la maestro de ceremonias en nuestro evento. Debemos seleccionar una persona que se identifique con la marca; si es una persona reconocida debemos tener en cuenta que sus actuaciones en el día a día vayan acorde con la misión de la empresa. Puede pasar que contratemos a una persona que está de muy de moda en nuestro país y no nos percatamos que su trayectoria es controversial y no van de acuerdo a nuestros propósitos corporativos.

Materiales impresos a distribuir: Al igual que la invitación debemos supervisar la calidad del diseño, del material y de la impresión de los materiales a distribuir. En el Mercado existe gran variedad de materiales que se adaptan a todo tipo de eventos y existen imprentas a muy buenos precios con un rápido servicio.

Anfitrionas: Siempre he considerado que las anfitrionas o hostess en los eventos son muy importantes ya que son quienes reciben a nuestros invitados y les dan la bienvenida. Debemos ser muy cuidadosos al momento de seleccionar tanto a las anfitrionas como el ajuar que llevarán puesto el día del evento. Generalmente son chicas, por lo que se debe cuidar de que el peinado y maquillaje sea un buen complemento con su presencia; al mismo tiempo se le debe instruir con días de antelación sobre el propósito de la actividad, y de cuales son nuestras expectativas con su trabajo de anfitriona: recibir a los invitados con una sonrisa, conocer la ubicación de los baños, distribución de material o souvenirs, entre otras funciones.

Sólo en los eventos muy protocolares se suele utilizar líneas de recibo, donde participan los principales ejecutivos de la empresa.

Prensa: Hacemos eventos para que salgan en los medios, o no? Definitivamente la respuesta será positiva en un 99% de mis lectores. La prensa es una gran aliada de los gerentes de comunicaciones o de relaciones públicas de las empresas. A través de los medios de comunicación es que conocemos sobre los eventos que se realizan en diversos sectores. Es por tal razón que debemos ser extremadamente cuidadosos en el manejo de los medios de comunicación y designar a una persona o un equipo de personas que trabaje exclusivamente en ello. Básicamente el equipo asignado será encargado de la convocatoria a través del envío de invitaciones físicas, seguimiento por correo electrónico y llamadas, redacción de nota de prensa, entrega de nota de prensa durante el evento, envío de nota de prensa post evento, y al finalizar la gestión de medios enviar una nota agradeciendo su apoyo durante la actividad. Debemos recordar que la nota de prensa debe contar con una buena impresión, con el logo de la compañia, folders y un dispositivo con fotos (USB, CD, DVD) en caso de que sea necesario.

Organización del evento- Elaboración del Guión

La fluidez con la que se desarrolle el evento será indispensable para una buena imagen. Es por ello que recomiendo trabajar con un guión detallado donde se indiquen las horas desde el inicio montaje hasta la llegada de los invitados y el programa completo de la maestro de ceremonias. Todos los detalles deben quedar por escrito, siempre asignando responsables en cada uno de los puntos. El guión debe ser elaborado y socializado con todas las personas que estén involucradas en la actividad, esto asegurará que todos están comprometidos con los tiempos acordados.

Souvenirs: los regalitos o souvenirs que se obsequien durante el evento deben llevar una relación directa con el evento, y que tengan un significado para el invitados. Por ejemplo, si el evento es un lanzamiento de un torneo de golf un regalito para los invitados como un set de bolas de golf con el logo de la compañía es un regalo que se apreciará y de seguro sera conservado por ellos.

Personalidades distinguidas: El event planner debe conocer el listado de las personas invitadas en caso que existan personalidades distinguidas como embajadores o miembros del cuerpo diplomático, ministros, ex presidentes, empresarios de alto nivel u otra personalidad de importancia. A estas personalidades se les ofrece un tratamiento especial dada su investidura y muchas veces se les agradece su presencia en la introducción del evento.

Alimentos y Bebidas: como parte de la planificación estratégica la forma de colocación de los alimentos debe ser atractiva, la visual juega un papel muy importante en los eventos. Es buena idea hacer estaciones de diversos tipos de alimentos, como estación de quesos, estación de cafés, entre otras; o simplemente una buena selección de bocadillos que sean de fácil manejo.

Es además, un buen detalle que las servilletas de las bebidas tengan el logo de la compañía, esto le dejará muy buena impresión entre los invitados y la marca se resaltará.

Audiovisuales: En caso que se tenga pensado proyectar una presentación o video se deben colocar las pantallas en lugares estratégicos para que el público presente tenga la oportunidad de disfrutar del material. Se deben hacer las pruebas y ensayos con antelación, a fines de confirmar que las imagenes se visualizan de manera correcta y el sonido funciona a la perfección. Es de suma importancia el sonido en un evento, ya que si los invitados no pueden escuchar con claridad las palabras centrales el mensaje que se quiere transmitir durante el evento perderá importancia e impacto.

Estos son solo algunos detalles para tener en cuenta al momento de organizar un evento, ya que bien coordinados nos ayudarán a mantener o a construir una imagen adecuada.

Rochelli
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