Cómo me Organizo

El Balance entre Vida y Trabajo

2012-03-06T18:56:00.000-03:00

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El Balance entre Vida y Trabajo

La primera regla para balancear entre Vida y Trabajo

2012-03-06T18:54:00.000-03:00

La herramienta principal para balancear entre vida y trabajo es la capacidad de lograr que los elementos de un mundo no se crucen con el otro. O al menos reducir todo lo que se pueda dicho cruce. ¿Debemos sostener una disciplina de hierro en este sentido, o debemos olvidarnos por completo de separar nuestras vidas personal y profesional porque es una meta de imposible cumplimiento?

Ubiquémonos por un momento en un escenario imaginario donde podamos claramente delimitar el alcance de nuestras tareas y en el que nos aseguremos sin ninguna posibilidad de duda que nuestra vida laboral no interfiere en nuestros asuntos personales y viceversa.

En ese mundo ideal, dejaríamos automáticamente de pensar en los problemas del trabajo cuando cruzamos la puerta de la oficina hacia la calle. Asimismo nuestros problemas personales quedarían en casa cuando nos dirigimos al trabajo.

Ese mundo ideal no existe, a pesar de lo cual sigue siendo un escenario deseable.

Si uno decide enfocarse en lo que hace necesariamente está eligiendo dejar de prestar atención a todo lo demás. Si lo que hace es trabajar, su compromiso es con su tarea en ese momento. Si está en su casa y se enfoca, su mente está con sus afectos.

El corte mental entre un mundo y el otro es posible, pero en la realidad cotidiana no siempre podemos evitar que los problemas atraviesen nuestras fronteras personales. Somos seres humanos, y la intensidad de algunos temas es lo suficientemente relevante como para hacer triza casi cualquier barrera que queramos imponerle.

Algunas personas dominan la habilidad de hacer el corte mental. Otras no. La pregunta que uno se hace es: ¿está bien hacer ese manejo de manera rigurosa?

Mi respuesta a ésta pregunta es SI y NO.

Sí, porque la habilidad de hacer el corte mental entre un mundo y el otro marca una diferencia muy importante en la calidad de lo que hacemos, sea compartir tiempo con nuestros hijos o preparar un informe para nuestro jefe. Y no, porque no necesariamente es un objetivo deseable cortar tajantemente entre un mundo y el otro.

Aún con lo contradictorio que esto pueda parecer, es necesario entender que nuestra manera de actuar en cada contexto debe tener un ancla con la realidad, y no es realista ni deseable decir: “no voy a escuchar nada porque estoy concentrado en lo mío” cuando por ejemplo mi familia necesita comunicarse conmigo urgente porque hubo una emergencia en casa.

O teniendo que terminar nuestro trabajo porque se espera un entregable a primera hora del día siguiente, ignorar esa situación porque “terminó nuestro horario de oficina”.

En cualquier caso, las consecuencias se harán sentir. Actuar como autistas sólo nos deparará situaciones no deseadas, que se alejan de nuestros objetivos y de nuestros valores.

¿Cómo conviene manejar esas situaciones? Dando a las cosas la importancia que tienen, negociando con el entorno en cada caso, y tendiendo en la medida de lo posible a separar los aspectos personales de los profesionales. El ideal nos sirve de pauta general. Y es muy sano tenerla, porque permite bajar el stress. Nadie puede ser efectivo si está pendiente de decenas de temas de otros ambientes cuando tiene que poner atención a lo que hace.

Si uno está manejando un auto, debe tener el foco principal de atención en la conducción, o se estrellará con potenciales personas heridas. Si uno maneja un negocio, no prestarle la debida atención, puede hacer que lo pierda. Y si uno tiene una familia debe poder hacer conexión con sus integrantes compartiendo con ellos momentos especiales. Seres queridos que también deberán entender cuando el trabajo apremia, y colegas que deberán entender también cuando un tema familiar no tiene opción de ser atendido en otro momento.

En resumen, para poder balancear adecuadamente entre vida y trabajo es necesario darle a cada cosa su tiempo, poniendo el máximo compromiso personal en lo que se está haciendo y dándole a cada cosa la importancia que tiene de acuerdo a nuestros valores y a la realidad imperante. Así podremos decidir si en alguna circunstancia es conveniente o no interrumpir nuestra concentración, para poder retomarla luego con la tranquilidad de no tener problemas graves sin resolver en los sombreros de nuestra vida.

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¿Cuánta Planificación Necesitamos?

2012-03-01T19:04:00.000-03:00

Central como es la planificación para nuestra organización personal, debemos determinar en cada caso hasta donde avanzar en su grado de detalle y el tiempo que invertiremos en su preparación, de manera tal que sea una verdadera ayuda en vez de una carga sin sentido.

Planificar es esencial para alcanzar nuestros objetivos, y cuánto más compleja y diversa es la tarea en cuestión más patente se hace ésta realidad. Decíamos en otro artículo que planificación y organización son dos caras de una misma moneda , y tanto es así que a mayor complejidad para organizarnos más engorrosos serán nuestros planes.

Hay una regla básica. Un plan debe ser lo más sencillo posible, a la vez que nos permita alcanzar nuestra meta. Y no me refiero a “minimalismo”. Me refiero a alcanzar un grado de sencillez tal que nos permita ejecutar nuestro proyecto en tiempo y forma de mejor manera que poniéndose a actuar directamente.

Un proyecto de gran complejidad va a necesitar una clara delimitación de tareas, bien fraccionada, con tiempos bien marcados y múltiples responsables. Si uno es el gerente de un proyecto así, por ejemplo la construcción de un transatlántico, el uso de diagramas de Gantt, análisis de camino crítico, simulaciones de Montecarlo, diagramas de decisión, y cuanta cosa se nos ocurra generalmente se justificarán. Un error en cualquier punto inevitablemente será muy costoso en tiempo y dinero, y usar cuanto esté a nuestro alcance siempre será poco.

Por el contrario, proyectos muy sencillos como comprar un insumo o reparar una pared de nuestro hogar requerirán un esfuerzo bastante inferior. Por lo general simplemente anotaremos la tarea en nuestra agenda y la planificación no irá más allá de identificar un poco de tiempo disponible para hacer lo que nos hemos propuesto.

Por supuesto, los dos casos extremos arriba expuestos no representan cabalmente el total de casos que se nos presentarán. Hay una cantidad importante de proyectos que no entran en estás dos clasificaciones. Especialmente si usamos la definición de GTD sobre asignar la categoría “proyecto” a todo aquello que requiera más de dos tareas. En ese caso tendremos una multitud (creciente) de proyectos con pocas tareas requeridas, cuya secuencia no puede obviarse pero que sin embargo no requieren todo el herramental formal de una Gerencia de Proyectos ni una certificación del PMI (Project Management Institute) para realizarlos.

¿Cuánta planificación?¿Un par de minutos? ¿Diez minutos? ¿Una hora? ¿Una hoja de papel, una planilla de cálculo, un archivo de Microsoft Project?

Son todas preguntas válidas.

El componente más elemental a disponer en cualquier planificación de proyecto es la lista de tareas a realizar en un simple texto (ya sea en papel o en un archivo electrónico). Podemos llegar a esa lista de una manera tradicional o usando métodos que estimulen la creatividad como los mapas mentales y las técnicas de brainstorming. Al final del día, nuestro plan será una lista de tareas que tendremos que adjuntar al material de referencia del proyecto de alguna manera.

¿Cuánta información adicional conviene incluir en el plan? Podemos incluir una fecha final con cada tarea, un responsable asignado si hay más de uno, alguna información relevante que explique los lineamientos generales del proyecto. El criterio de base es que se incluye sólo aquello que es estrictamente necesario, y que de no estar nos impide alcanzar el objetivo.

La planificación no es un fin en sí mismo. Tiene que existir en nuestra organización en la medida que la relación costo/beneficio sea favorable. En caso contrario, pongamos manos a la obra y usemos la organización mínima necesaria para no olvidarnos de hacer lo que nos hemos propuesto y usemos el tiempo ganado para hacer otras cosas más útiles o interesantes como dedicarnos a disfrutar de nuestro hobbies o pasar más tiempo con nuestros afectos.

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Actitud – Cerrar los Temas Pendientes

2012-02-06T12:20:00.000-03:00

Cuando uno se propone mantenerse al día con sus asuntos, la actitud de dejar cerrados los temas pendientes juega un rol de privilegio dentro de nuestro arsenal. El principal beneficio de ésta postura mental es la de motorizar la acción hacia un estado de ejecución tal que nos permite liberar constantemente tiempo para ocuparnos tanto de nuestras verdaderas prioridades como de los nuevos temas que surgen a diario con la tranquilidad de no arrastrar cosas que debiendo estar hechas, al no estarlo se sumen innecesariamente a nuestra carga de trabajo en un momento inoportuno.

Para ser honesto, no sabía si convenía ubicar éste artículo en la categoría de Hábitos o la de Actitud. Porque tiene un poco de ambas. Pero luego de un rato de meditarlo, decidí que tenía más sentido en el área actitudinal en la medida que es un elemento motivador más que una costumbre. Sin pretender ser extremadamente riguroso, permítanme tomar ésta decisión al respecto, y comentarles porqué considero a éste un ingrediente importante si uno quiere tomar el control de su tiempo.

Cuando nuestra vida laboral y personal alcanza cierto nivel de actividad, la cantidad de temas y proyectos que caen bajo nuestra responsabilidad sube de una manera tan intensa que muchas veces la gente puede sentirse verdaderamente agobiada. No es poco común ver que se terminan rechazando más responsabilidades o peor aún deseos y objetivos propios por no poder dar abasto con una realidad que puede aturdir.

En mi caso particular, siempre me gustó tener mis cosas al día. Pero inevitablemente el caos cotidiano entra por la ventana y uno termina encontrándose con que los temas que siempre tuvo en orden empiezan a quedar postergados.

Esto ocurre porque uno tiene prioridades. No se le puede dar a todo lo que nos llega o emprendemos la misma importancia, y sencillamente debemos elegir. En el mejor de los casos algo quedará postergado para hacerse algún día. En el peor, nunca…

Por supuesto, el asunto no viene sino con sus complejidades. Muchas de las cosas que postergo pueden tener algún interés para mí, y no poder hacerlas me genera frustración y en última instancia stress. De igual manera, puede tratarse de cosas que no me interesan pero no tengo más remedio que hacer, y cuya postergación las convierte en un incordio persistente porque serán fuente de reclamos con gente a quien me interesa cumplirle. Si me las pudiera sacar rápido de encima podría olvidarme del asunto, y volver a lo mío.

La actitud de cerrar temas pendientes siempre fue clave para mí. Como decía, no me gusta dejar cosas sin terminar pero también tengo que reconocer que muchas cosas que me propuse hacer o que me pidieron carecían de sentido en relación a mis metas, y a veces el paso del tiempo sin lograr cerrarlo me hacía replantear la verdadera importancia de su ejecución.

Por un lado cerrar un tema pendiente tiene un efecto emocional muy positivo. Da satisfacción personal el haber terminado algo. Ese bálsamo es necesario para nuestro espíritu.

Desde otro punto de vista, el de nuestro sistema de organización, tiene un efecto profundamente “liberador”.

Primero porque deja disponible nuestra energía para poder dedicarla a otras cosas, idealmente nuestras prioridades.

Segundo porque nuestro más preciado bien, “el tiempo” también se liberará para hacer esas otras cosas.

Cada vez que dejamos un tema postergado, dejamos abierta la puerta para que se convierta en una carga más de trabajo a considerar en un momento en el que tengamos cosas más relevantes que hacer. Y nuestro stress se habrá ido a las nubes con el agravante de saber que uno podría haberlo evitado

La regla de los dos minutos del método GTD es un gran criterio en éste sentido. Nos permite sacarnos rápido de encima todas aquellas cosas que de otro modo nos molestarían luego. Y si uno aplica el Principio de Pareto, el mayor porcentaje de cosas que nos molestarían innecesariamente en nuestro futuro deberían ser aquellas que ocupan menos de dos minutos en ser liquidadas. El criterio es impecable.

Hay cosas que no obstante no pueden ser realizadas en menos de dos minutos, pero igualmente requieren que uno se las saque de encima rápido, porque molestan. Ya sea porque no son prioritarias, o debido a su naturaleza sencilla, dejar que nuestra mente tenga que lidiar con hacerlas demasiado tiempo sólo produce distracción y afecta nuestra capacidad de hacer aquellas tareas que sí nos importan.

Hay una enorme cantidad de asuntos que entran en ésta categoría. Desde tener que hacernos el chequeo general del año, hasta ordenar esa estantería que ha estado olvidada por años. Son cosas que a veces tienen una importancia relativamente baja, pero que surgen una y otra vez porque uno sabe que tiene que hacerlas alguna vez. Esos asuntos pendientes, conviene eliminarlos. Liquidarlos. Borrarlos de nuestra mente de una vez para poder dedicarnos con fuerzas a lo nuestro.

En la medida que uno adquiere más control de su tiempo y que sabe cómo manejar las urgencias sin perder el rumbo de sus intereses, ir cerrando los pendientes es la mejor forma de liberar tiempo y energía para que esas tareas no nos molesten cuándo tengamos nuevas urgencias o sencillamente para poder dedicar el esfuerzo y los recursos a nuestras más preciadas metas y actividades.

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2012-02-06T12:19:00.000-03:00

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Agenda - Contactos – Siempre al Día

2012-01-29T22:27:00.000-03:00

La gestión de contactos es una parte relevante del uso de la agenda que nos permite interactuar de manera fluida con las personas con las que nos relacionamos en cada uno de nuestros roles. Mantenerla actualizada es una necesidad real que convertida en hábito produce mejoras significativas en nuestra capacidad de concretar proyectos de manera efectiva en cualquier plano de acción.

A pesar de ser una sección de todas las agendas disponibles comercialmente desde que tengo memoria, tanto en las versiones de papel como en las electrónicas, el área de contactos es frecuentemente descuidada. Y es una pena que así sea, porque un factor muy importante de nuestra efectividad tanto en el plano laboral como el personal se basa en nuestra capacidad de comunicarnos fluidamente con las personas con las que interactuamos a diario.

Pongamos un ejemplo. Supongamos que tengo que llamar urgente a un cliente importante por un asunto grave. Por lo general hablamos en la oficina, desde nuestros escritorios, pero me envió una actualización de su nuevo teléfono celular y por supuesto, dejé el mensaje en el temible “algún lado”…

Si, si. Ya sé que ustedes son todos muy organizados y con GTD nunca les pasaría cosa semejante, pero ya saben cómo es la Ley de Murphy. Por algún error o distracción no cargué el dato en mi agenda ni en mi sistema de archivos, y como no podía ser de otra forma es precisamente “ése” el dato que no tengo cuando lo necesito.

La consecuencia menos nefasta de ésta historia es la demora en encontrar el mensaje de mi cliente con el dato faltante. El tema era tal vez tan grave que lograr hablar a tiempo podría haber salvado un negocio o la reputación de alguna de las dos empresas, y aún peor, nuestra relación de negocios.

Historias de éstas hay miles bajo cualquiera de los sombreros que nos pongamos en la vida. Desde amigos de hace años que quiero contactar y cuya agenda en su momento era de papel (y por supuesto no pasé) hasta el dato equivocado de la nueva dirección para una reunión de un cliente que se mudó, pero no nos pasó la dirección. En ésta última mi preocupación habría sido solicitar el dato proactivamente a sabiendas que tarde o temprano lo iba a necesitar. Porque nuestro buen amigo Murphy no fallará en su omnipresente accionar y seguramente iré muy contento a la reunión el día y horario correctos con todo muy planificado, pero a la dirección “errada”…

En los últimos años se ha puesto muy de moda la expresión “networking” para expresar la actividad rutinaria de mantener activos los vínculos con nuestros contactos y a la vez expandirlos más allá. Moda o no, en el mundo de los negocios ha sido siempre una actividad de relevancia.

En su excelente libro “Never Eat Alone”, Keith Ferrazzi da una cantidad importante de recomendaciones sobre el arte de mantener viva y siempre en crecimiento nuestra red de contactos. Sin la sección correspondiente de nuestra agenda permanentemente actualizada, esto sería un esfuerzo estéril.

Keith Ferrazzi habla de tomar permanentemente nombres, enviar primeras comunicaciones a nuestros contactos apenas nos vinculamos con ellos y aún más llamar a nuestros contactos cuando llegamos a la ciudad donde residen, aprovechando la ocasión para revitalizar la relación. Sí, el hombre es una maquina de contactar. Entre otras cosas aprovecha los viajes en taxi para agarrar su Blackberry y empezar a hacer llamadas.

Aún si no tenemos la intención de aplicar todas y cada una de las recomendaciones que pululan sobre cómo trabajar nuestra red de contactos, es una realidad innegable el valor agregado que nos da en lo profesional y en lo personal. Mantenerla actualizada es de importancia vital para nutrir nuestras relaciones laborales y personales de manera eficaz, manteniéndonos siempre a la vista.

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Tareas - La parte Flexible de nuestra Agenda

2012-01-24T09:24:00.000-03:00

Nuestra agenda tiene un área de actividades fijas con el calendario, pero también nos permite disponer de un espacio para las actividades que no están atadas a un horario determinado. Este espacio de actividades flexibles es nuestra lista de tareas pendientes (o To-Do List), una herramienta imprescindible en nuestro sistema de organización.

La organización de nuestro día está íntimamente relacionada con el arte de la agenda. Desde nuestras obligaciones laborales y personales hasta nuestros más caros deseos, todos tienen que entrar en el mismo número limitado de horas. Sólo veinticuatro…

Cuando nuestra vida se concentra en pocas actividades con tiempos claramente delimitados esto no es un problema, e incluso solemos prescindir de las agendas para organizarnos en estos casos. Carece de sentido complicarse por algo que uno puede administrar sin mayores inconvenientes. El hecho en ese caso es que existe tiempo de sobra.

El problema es cuando el tiempo empieza a no alcanzar. Cuando veinticuatro horas no son suficientes no una vez sino a diario. Ahí nuestro escenario cambia radicalmente.

El manejo del tiempo representa un problema que es en su esencia de carácter económico, porque se trata por definición de “necesidades ilimitadas para recursos escasos”. Cualquiera se organiza con tiempo en exceso. Con poco tiempo disponible el cuento es otro.

En un artículo anterior mencionaba que dentro de nuestra agenda (ya sea electrónica o en papel), el calendario debíamos reservarlo sólo para las actividades fijas. Que no era recomendable recargar (o endurecer) la agenda con actividades en horarios prefijados a mansalva. Y esto se debe a que las otras actividades, aquellas que no tienen necesariamente un día y hora específicos para ser realizados deben entrar en la parte flexible de nuestra agenda. En la lista de “tareas pendientes o To-Do List”.

El día que empecé a usar ésta perspectiva respecto de la agenda, mi forma de organizarme dio un gran salto de calidad. Porque de un pantallazo podía ver cuáles eran las obligaciones concretas de mi día con las citas, mientras que paralelamente podía ver todas las otras cosas que tenía que hacer siempre a mano, de tal manera de insertarlas en el día a medida que encontrara espacios de tiempo.

Verán que repito una y otra vez que “Flexibilidad es el nombre del juego”, y es algo en lo que creo realmente. Nuestro sistema de organización será tanto más eficaz en la medida que me ayude a navegar las vicisitudes e imprevistos del día con facilidad. Cuando el sistema de organización se basa en estructuras rígidas que no soportan cambios, éste sistema termina siendo abandonado, porque no es realista.

Me he cansado de fijar horarios específicos en mi agenda para ciertas cosas que quería hacer para luego ver deshechos esos “auto-compromisos” en un instante con pedidos urgentes de jefes, clientes o urgencias de todo tipo, ya sean laborales o familiares.

Para evitar que todas esas “interrupciones” bloqueen la capacidad de cumplir nuestros objetivos es crítico tener las metas claras para no perder de vista nuestras prioridades mientras mantenemos siempre la flexibilidad de aprovechar todos y cada uno de los espacios de tiempo que van surgiendo a lo largo del día.

Con las actividades fijas identificadas en el calendario, nuestra lista de tareas pendientes nos permite ir seleccionando las tareas que decidimos realizar de manera flexible en cualquier momento. Incluso nos ayuda a trabajar las prioridades de las tareas entre sí. Lo importante es tener esa lista a mano.

En resumen, ya sea con agenda electrónica o en papel, la lista de tareas pendientes en conjunto con el calendario permite administrar el delicado balance entre las actividades fijas y las flexibles para poder aprovechar al máximo nuestro recurso más escaso y por ende más preciado:

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2012-01-17T17:10:00.002-03:00

[...] Plans are worthless, but planning "is everything"

Dwight D. Eisenhower

El proceso de planificación es en sí más valioso que el mismo plan. El planificar nos sirve para aclarar mentalmente donde estamos y para orientar nuestras acciones hacia donde vamos. El producto de este proceso es más bien un documento dinámico antes que estático, que sirve como herramienta permanente para la toma de decisiones.

A medida que avanzamos en la creación del plan damos forma a nuestra “visión”, para la cual desarrollaremos la correspondiente “misión” y los “objetivos” o “metas” a ser alcanzados. Con estos elementos disponibles es luego más fácil avanzar en la formulación de los pasos necesarios para concretar nuestra visión.

En el proceso mismo de creación del plan estaremos fijando en nuestra mente los elementos que nos permitirán mantener firme nuestro rumbo ante los inevitables cambios que la realidad nos presente. Y más importante aún, tendremos con qué contrastar los resultados que iremos obteniendo para monitorear nuestro grado de avance y tomar decisiones con más efectividad.

Ahora bien, los planes no son documentos estáticos grabados en piedra que no pueden ser revisados nunca. Son más bien documentos dinámicos, trabajados una y otra vez a medida que avanza el proyecto. Este enfoque nos admite cambiarlos si la realidad muestra que lo que teníamos como guía estaba equivocado. Somos seres humanos y a menos que seamos grandes genios es difícil que le acertemos a la primera. Por lo general aprendemos por prueba y error. La preparación del plan será un proceso iterativo las más de las veces, donde revisaremos constantemente nuestras premisas, especialmente cuando nos enfrentamos a nuevos desafíos.

Hago hincapié en este punto porque está muy generalizada la creencia de que los planes deben cumplirse a rajatabla, y cuando esto no se logra los protagonistas experimentan cierto grado de frustración, ya sea porque piensan que no cumplieron con su tarea (que creían que era cumplir el plan) o porque no salió exactamente como pensaban y concluyen que planificaron mal.

Carl von Clausewitz (1780–1831) conocido estratega prusiano famoso por su obra De la Guerra (el título original era “Vom Kriege”) utilizaba el término “fricción”, para describir la diferencia entre una guerra de papel y una guerra en la realidad.

Es en el conflicto armado donde con más claridad se puede apreciar la dificultad de preveer la realidad. Aún el plan mejor formulado y con un nivel de información altísimo en precisión puede sucumbir ante un enemigo que toma una decisión no considerada previamente (incluso no previsible desde el punto de vista propio) y que altera sustancialmente el escenario de enfrentamiento de manera tal que invalida las bases que dieron origen a nuestro plan.

Y la respuesta a esto es que sí. Detrás de esos cambios habrá que adaptarse, recordando que ser flexibles es clave. O morir en el intento. El rol del comandante en esa situación es entender el nuevo escenario, formular un nuevo plan (inmediato de ser necesario, aún si eso significa improvisar), y actuar en consecuencia.
Creo que está demás decir que tomar la postura de quejarse por esa situación no lo ayuda precisamente. Tiene que volcar sus energías en la siguiente acción a desarrollar en el nuevo escenario de operaciones, o él y sus hombres perecerán.

Ningún cambio se podrá realizar de manera efectiva en el plan si la base original no existía o era de pobre calidad. Suponer falsamente que es innecesario planificar debido a que a la postre podemos tener que tirar el plan a la basura es un error en el que no podemos darnos el lujo de caer. Y el motivo es muy simple: la base de nuestra toma de decisiones se hará sobre el cimiento de lo previamente trabajado, en conjunto con la nueva información. Eso nos proporcionará un marco de trabajo contra el cual contrastar los supuestos, conclusiones y resultados de manera permanente y cuanta más elaboración contengan mejor será nuestro conocimiento del escenario imperante.

Recordemos siempre que lo más valioso del plan es su proceso de creación. Todo lo que aprendamos servirá para nuestras decisiones futuras. La realidad nos podrá presentar fricción pero si hicimos nuestra tarea cuando planificamos sabremos qué decisión nos convendrá tomar porque nos podremos dar cuenta rápidamente donde estuvo nuestro error, y actuar nuevamente para que la situación se vuelva a nuestro favor.

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2012-01-15T20:20:00.004-03:00

Getting Things Done, David Allen

Hoy por hoy este libro es de lectura obligada si uno tiene por delante un trabajo serio de organización personal. La versión en castellano está bajo el título "Organizate con Eficacia", pero el título en inglés da origen al acrónimo "GTD" por el cual se suele mencionar el método propuesto por David Allen

Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva, Stephen Covey

Este clásico es desde hace muchos años una guía excelente para superarse tanto en el plano profesional como el personal. Especialmente el capítulo titulado "Primero lo Primero" tiene particular importancia en lo referente al manejo de prioridades. Infaltable en cualquier biblioteca personal.

Organizarse para Alcanzar el Exito, Stephanie Winston

Excelente literatura para ejecutivos. Completamente enfocado en la descripción de las diferentes técnicas que utilizan directivos de las empresas más importantes del mundo, y cómo hacen para llevar adelante sus complejas agendas diarias. Muy recomendable!

Dueño del Tiempo, Ian Cooper

Un muy buen compendio de ideas prácticas para retomar el control de nuestro tiempo Muy enfocado en la creación de hábitos saludables de productividad personal. Incluye un test de auto-evaluación.

Sólo los paranoides sobreviven, Andrew Grove

El viejo líder de Intel Andrew Grove cuenta sus experiencias tratando de enfrentar los grandes cambios que se sucedían bajo las aguas de una supuesta tranquilidad. Un excelente relato para entender la naturaleza del cambio y la actitud necesaria para enfrentarlo.

No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy, Rita Emmet

Para aquellos que tienden a postergarlo todo, un buen libro con interesantes propuestas para liberarse de las típicas trampas mentales que nos sabotean a diario.

Como administrar mejor su tiempo, Francois Gamonnet

Un poco de literatura clásica sobre la administración del tiempo.

Las Seis Claves del Exito, Stuart Levine

Un libro corto con muy buenas recomendaciones para mejorar la performance. Simple, sencillo y eficaz.

Never Eat Alone, Keith Ferrazzi

Keith Ferrazzi ha creado una excelente obra sobre la gestión de contactos y su enorme influencia en nuestras vidas. El arte del "Networking" en su más cabal expresión, utiliza cuanto herramienta tenga disponible (incluido su Blackberry) para mantener su red de contactos siempre vital y en crecimiento. Un libro altamente recomendable.

Indice de Contenidos

2012-01-15T19:47:00.000-03:00

Introducción

La Actitud

La Planificación

El Uso de La Agenda

Los Hábitos

El Dominio del Correo Electrónico

Los Sistemas de Apoyo

El Balance entre Vida y Trabajo

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IN - Evernote – Mis primeras armas

2012-01-10T09:39:00.001-03:00

Después de mucho leer sobre “Evernote”, en la comunidad de blogueros decidí que era hora de probarlo. Los beneficios que encuentro en este momento están en la capacidad de integrar información puesta en notas desde múltiples computadoras o dispositivos móviles, así como en la facilidad para extraer datos de cualquier tipo de documento.

La verdad es que cuando allá por fines de 2008 leí por primera vez “Getting Things Done de David Allen, el primer dilema que tuve que enfrentar fue obviamente la implementación de la bandeja de entrada (IN).

Como imagino que le habrá pasado a mucha otra gente, mi computadora corporativa Dell en aquel entonces arrancaba y lo primero que uno tenía que hacer era ver que nos deparaba el día. También en aquel momento tenía mi vieja y querida Palm Zire 72 con Palm Desktop, pero para ser honesto usaba el Agenduz de Iambic como gestor de agenda. Mucho más completo y versátil que el software de Palm, me daba un interesante esquema para manejar mis tareas aplicando la matriz recomendada por Stephen Covey en “Los 7 Hábitos de la gente altamente efectiva”. Lo mejor: pasar las tareas de un cuadrante a otro arrastrando la tarea. No tenía comparación con nada…

Intentar implementar una bandeja de entrada de “cosas” (o “stuff”) genéricas tenía varios desafíos (encima me acababan de asignar una Blackberry Pearl 8120 con la que ya estaba tratando de adaptar mi manera de trabajar).

El primer tema a resolver era como manejar una cantidad completamente irracional de tipos de documento. Es frecuente en mi trabajo lidiar con archivos “pdf, ppt, doc, xls” y muchos otros entre los que se podían encontrar los viejos y por ello no poco útiles “txt” o archivos de texto plano. Este buen amigo terminó siendo una de mis elecciónes para adaptar notas genéricas a cualquier herramienta que tuviera que incorporar.

Así nació mi querida carpeta “IN”, en el escritorio de la laptop dando inicio a una nueva era en mi organización. De la misma forma, generé unas carpetas adicionales cuyos nombres pueden adivinar: “Reference, DoIt, etc”. Así que todo lo que me quedaba era enviar cualquier cosa al “IN” y luego, cuando comenzaba el procesamiento empezaba por clasificar esos archivos arrastrándolos a la carpeta correspondiente, cuyo vaciado luego procedía a ejecutar.

No obstante, mi sistema de organización seguía sobre el Agenduz/Palm. Así que cuando debía convertir en “Tarea” una nota, sólo copiaba el título de la nota (donde había escrito previamente la acción) en mi software de organización personal.

Ya sé lo que están pensando: SI, ERA ENGORROSO. Pero fue un comienzo, porque puse en marcha el sistema y como dije varias veces, terminó siendo un camino de ida.

Evernote, parece ser un paso más en la dirección correcta si bien estoy librando mis primeras batallas con la herramienta. Estoy pudiendo generar notas con la simple selección de lo que me interesa, lo cual me resulta muy versátil y facilita enormemente mi trabajo diario. Además de generar una nota consolidada en la misma bandeja con independencia de la computadora en que me encuentre.

No lo he podido aún implementar en mi actual Blackberry 8310. El problema ha sido la lentitud operativa del software (probablemente como consecuencia de tener un procesador algo antiguo y escasa memoria disponible), pero el hecho de poder enviarme mensajes y/o fotos a la cuenta de correo electrónico que mi cuenta de Evernote me asigna, está haciendo la actividad de recopilación muy, pero muy eficaz.

La parte de exportación pinta bien, pero creo que la posibilidad de exportar a una nota de texto me gustaría mucho tenerla. Es algo muy sencillo, y me dejaría operar mas suavemente con mis notas actuales. Pero el poder exportar a PDF, HTML o fusionar múltiples notas es sencillamente espectacular.

Punto a revisar:
Generar tareas en MS Outlook (y de ahí al Blackberry) con notas que tengo en Evernote. El Copy&Paste funciona siempre, pero aún me sigue conviniendo mandarme las notas con acciones a mi propia cuenta de correo en Outlook para recibirla en una bandeja especial desde donde la convierto en tarea con sólo arrastrarla.

El mundo no es perfecto, y Evernote no tiene porque solucionar todo. Se acerca mucho a la capacidad de tener una bandeja IN que consolide todas nuestras cosas y eso es lo importante, aunque termina siendo otra bandeja de entrada más a gestionar. Paso a paso iremos puliendo su uso y encontrando nuevas ventajas. El saldo, apenas empezando, es más que positivo.

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2012-01-04T12:30:00.000-03:00

En lo que se refiere al Blackberry conviene que las notificaciones no relacionadas con el teléfono, el SMS o eventualmente el Blackberry Messenger (con reservas) no hagan sonar nuestro smartphone. La cantidad de ruido e interrupciones que las aplicaciones más elementales pueden generar es tan alta que será casi imposible trabajar de manera concentrada y eficaz.

Recuerdo el día que recibí mi primer Blackberry. Muy contento con disponer de esta novedosa herramienta podría empezar a conectarme con mis clientes y compañeros de trabajo de manera más sencilla en todo momento y lugar. No obstante, a las pocas horas noté que algo de esto no era tan bueno como parecía. Cada correo electrónico que recibía resultaba en una notificación audible.

Mi primera impresión fue: esto tiene que ser un error. ¿No pretenderán que con la recepción de cualquier correo suene el teléfono? Pues sí, por defecto el Blackberry está configurado para notificar la recepción de los correos electrónicos. Con una intensidad de recepción de email del orden de cincuenta a sesenta mensajes diarios, me dispuse a cambiar esta configuración de inmediato antes de convertirme en esclavo de semejante tirano.

Generé un primer perfil personalizado donde sólo se me notificaran las llamadas telefónicas y la recepción de SMS. Fue una decisión fácil. Si podía convivir con mi rutina diaria usando el viejo teléfono celular (un muy confiable Motorola V3 que aún da servicios básicos en mi familia) el mismo esquema tenía que funcionar con este smartphone.

Puedo decir con orgullo que fue una buena decisión. La gran ventaja de reducir las llamadas de atención me permitió controlar mucho mejor el uso de mi tiempo y adaptarme con velocidad a la nueva herramienta.

Muchos me dirán: ¿pero qué ventaja tiene tener un dispositivo móvil cuya principal ventaja es leer los correos electrónicos en cualquier momento y lugar si cuando te llegan los mensajes no te enteras?

La respuesta a esa pregunta es: con nuevos hábitos.

De vez en cuando le doy una mirada a la pantalla para ver si recibí nuevos mensajes habida cuenta que el display del dispositivo tiene una cantidad de indicaciones gráficas que notifican la recepción de los mensajes. Entre otras cosas uno de los datos más interesantes y útiles es el de “mensajes sin leer” cuyo número aparece en la parte superior de la pantalla, así como una indicación en color rojo sobre el ícono de email para la recepción de nuevos correos.

Asociandoel hábito de vaciar regularmente mi bandeja de entrada junto al de revisar a intervalos predefinidos el correo lo que obtenemos es una herramienta versátil que sigue cumpliendo el rol de flexibilizar nuestra actividad manteniendo un grado suficiente de control sobre nuestro tiempo.

Por supuesto hay que mantener la disciplina de no estar mirando permanentemente la pantalla del dispositivo. Me refiero a no estar cada dos minutos chequeando el correo. Es un acto reflejo que me ha pasado tener que controlar y que observo frecuentemente en mi actividad. La bandeja de entrada vacía o con pocos mensajes pendientes es crítica para lograr esta especie de sensación de control. Si uno tiene doscientos correos pendientes sabe que algún tema se puede estar desbocando.

La única excepción que terminé aceptando a esta regla fue permitir las notificaciones audibles del Blackberry Messenger. Siendo una herramienta que se popularizó tanto en mi ámbito laboral, en muchos casos reemplaza a la llamada telefónica, y me permite eventualmente responder en texto sin interrumpir por ejemplo una conferencia que estoy escuchando. De no haberlo hecho hubiera recibido la llamada y tenido que suspender mi actividad de manera más abrupta.

El siguiente caso donde tuve que actuar fue cuando instalé una aplicación de un servicio de noticias. En cuanto terminé de instalarla, empezó a sonar el teléfono y no entendía el motivo, debido a que no encontraba mensajes pendientes. Hasta que detecté que la culpable era la nueva aplicación. Nuevamente tuve que recurrir al perfil de configuración y eliminar la inoportuna notificación audible.

El control de las interrupciones es tan crucial para nuestra organización personal que es imperativo limitar o eliminar directamente las interrupciones innecesarias de nuestro Blackberry. Minimicemos los elementos que puedan provocarnos desconcentración a sólo las herramientas indispensables para hacer más eficaz nuestro trabajo, y dejemos el resto para revisar cuando decidamos que tenemos el tiempo disponible para hacerlo.

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Flexibilidad es el nombre del juego

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Hábitos – Haga algo Importante

2011-12-27T05:24:00.000-03:00

Nuestra carga diaria de trabajo puede estar tan repleta de actividades y obligaciones alejadas de nuestras metas que podemos terminar olvidándonos de hacer aquello que realmente importa. Asegúrese al menos de hacer algo de lo que usted considera importante durante el día para poder así disfrutar del placer de haber aprovechado su tiempo.

Sin importar lo atiborrados de trabajo que estemos, siempre queremos mantener nuestro foco en las metas que nos propusimos. Todos sabemos internamente qué actividades son las verdaderamente importantes para alcanzarlas. Sólo debemos asegurarnos de hacerlas.

Es claro que tenemos que ser flexibles, y que tenemos que adaptarnos a las cambiantes circunstancias de nuestro día. Pero no por eso tenemos que olvidarnos de las cosas que hacen que valga la pena lo que hacemos. Es más: es imperioso que no permitamos que eso ocurra. Podemos tener un período en el cual el mundo nos descarrila del objetivo, pero a la primera de cambio debemos volver a la senda correcta.

En su libro "Las Seis Claves del Exito", Stuart Levine recomienda hacer una cosa importante por día. Me parece un excelente consejo, a pesar de que uno preferiría dedicar enteramente su tiempo a las cosas realmente importantes.

Obviamente para lograr hacer las cosas que realmente importan, es fundamental haberlas identificado primero. Aquí entran en juego la planificación previa y su elemento infaltable: la visión.

El hacer a diario algo importante nos distinguirá, porque no sólo seremos eficientes en cumplir nuestras obligaciones, sino que los resultados comenzarán a llegar más allá de lo esperado. Ahí se nota la verdadera diferencia.

¿Qué cosas son importantes? Bueno, ese es un gran tema en sí mismo pero para empezar importantes son aquellas cosas que nos acercan a nuestros objetivos; esas que nos permiten cumplir nuestros deseos o las metas que tenemos que cumplir. Las personas eficaces no sólo hacen mucho sino que ponen en juego su pericia e inteligencia para decidir dónde es importante invertir su tiempo y esfuerzo a cada momento.

Si lo que hacemos es realmente importante, tiene que haber agregado valor al tema en cuestión. Tiene que haber sido nuestro toque personal, ese que nos distingue del común de los mortales.

StephenCovey en su legendaria obra “Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva” habla del balance P/CP (Producción/Capacidad de Producción). Muchas veces las cosas más importantes que tenemos que hacer se relacionan con aquello que potencia nuestra capacidad de hacer. Es común que al no tratarse de urgencias se termine siempre demorando estas actividades, lo cual denota un enfoque organizativo excesivamente puesto en lo inmediato, como el del típico “bombero” que vive su día apagando incendios. Aquellos capaces de romper ese paradigma son los que resultan excelentes en lo suyo.

A título de la vida personal, mucho de lo importante está en aquellas cosas que a uno lo energizan. Compartir momentos especiales en familia; ver nuestro programa favorito o leer un buen libro. Un café compartido con los amigos, o quizás ese viaje anhelado por años. Son esas cosas que nos movilizan y que no deben quedar desatendidas.

Hagamos al menos una cosa importante en nuestro día. Disfrutemos el hecho de avanzar en la dirección correcta. El alcanzar nuestras metas depende de ello.

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Hábitos – Acostúmbrese a Mantener el Foco en lo que Hace

2011-12-20T18:39:00.003-03:00

La gota que orada la piedra es aquella que golpea siempre en el mismo punto. Alcanzar ese estado en el cual enfocamos toda nuestra energía en la actividad que estamos realizando es un hábito difícil de practicar en un mundo que nos inunda de interrupciones con múltiples intereses en conflicto. Sólo con nuestros objetivos claros podremos tomar con firmeza la decisión de mantenernos en la ruta fijada sin perder tiempo con distracciones ajenas a nuestras metas.

Las exigencias de un día atiborrado de tareas y obligaciones suele facilitar la pérdida de enfoque. Es natural. Casi todo lo que llega a nosotros tiene algún grado de importancia y no es difícil perderse en ese mar de intereses. Pero es vital encontrar la forma de mantener nuestro rumbo, y para lograrlo hacen falta algunas habilidades básicas.

En primer lugar es necesario tener claros nuestros objetivos. Si uno no está muy convencido de hacia donde va, es muy fácil salirse del camino. Pero sin importar la ruta que elijamos y aún sabiendo que como dice Joan Manuel Serrat “caminante no hay camino, se hace camino al andar”, es importante que sepamos hacia donde pretendemos ir.

Cantares, por Joan Manuel Serrat

En segundo lugar es importante que haya buenas razones para ir en esa dirección, porque en caso contrario cualquier cosa que encontremos en nuestra travesía nos distraerá y apartará del camino.

Por último, debemos adquirir la capacidad de tomar la decisión de sostener nuestro rumbo o cambiarlo según nuestros propios criterios. Así, cuando decidamos mantener nuestra atención en algo que estamos haciendo lo haremos con la confianza de que tenemos buenos motivos para persistir en la tarea entre manos, y que sólo por buenos motivos saldremos de nuestra concentración.

Mantener el enfoque es algo que nos resulta complicado cotidianamente. Las interrupciones son como distracciones en nuestro camino que permanentemente nos descarrilan. Hay que tener los objetivos muy claros para no dejarse llevar por éstos estímulos que nos hacen perder continuidad.

A veces no habrá más remedio. Sería necio intentar seguir avanzando si algo de mayor prioridad requiere ser atendido. Y me refiero a algo “realmente más importante”. Pero para poder tomar esa decisión rápidamente y con eficacia tengo que tener en claro porqué hago lo que hago.

Es importante también no poner nuestro foco completamente en el fin del camino. Debemos poner foco en el proceso, no en el resultado. Si uno mantiene la atención exclusivamente en los resultados, pierde concentración sobre las acciones que lo llevan a esa condición. Imagínese pilotar un avión caza a 2000 km/h y usted trabajando con la mente puesta en el aeropuerto de destino, pensando en todas las cosas interesantes que va a realizar cuando termine su misión.

Si, adivinó. Lo más probable es que se estrelle…

La concentración debe estar puesta en los mandos de la nave y en los instrumentos de navegación, para asegurarse que avanzamos en la dirección correcta y no se pierden las condiciones operativas del vuelo. Y no es poca la atención que esto le requiere al piloto. Extremo como es el caso del piloto de un avión supersónico, es un claro ejemplo de donde debe poner uno la mente cuando está trabajando en un proyecto. Precisamente en lo que le toca hacer “AHORA”…

En resumen, desarrollemos el hábito de poner nuestro foco en lo que hacemos “ahora”, para lo cual es necesario tener claras nuestras metas y prioridades así como cuál es la tarea que nos toca hacer. Además debemos aprender a manejar con buen criterio las interrupciones que recibimos. De esta manera podremos alcanzar nuestras metas porque sabremos donde poner toda nuestra energía en el momento oportuno.

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¿Qué quiero de mi sistema de organización?

Calendario - Reserve por adelantado sólo las actividades fijas

2011-12-12T07:58:00.001-03:00

El calendario de nuestra agenda representa tiempos concretos de nuestra jornada, y es recomendable no recargarle por adelantado más tiempo del estrictamente necesario. Si mantenemos la disciplina de cargar “solamente” las actividades fijas que conocemos de antemano, incrementaremos notablemente nuestra flexibilidad para adaptarnos a las sorpresas que se nos presentan a diario. Esto ayuda a reducir sensiblemente el stress y nos brinda un mayor control sobre nuestro tiempo.

Es muy común leer sobre la conveniencia de reservar bloques de tiempo en nuestro calendario para aquellas actividades que queremos personalmente hacer. No digo que sea un mal consejo, muy por el contrario. Es claro que tenemos que asignar el tiempo debido a nuestras propias prioridades, y planificar en qué momento las haremos es una excelente costumbre.

Mi observación viene por el lado de ser prudentes con ésta práctica, especialmente cuando nos adelantamos mucho en el tiempo con la planificación. Si uno se anticipa demasiado cerrando períodos del calendario a diestra y siniestra, termina haciendo lo que personalmente llamo “endurecer el almanaque”. Tendrá todo muy organizado (o parecerá estarlo), pero queda poco margen de maniobra para tratar con los imprevistos.

Es un consejo similar al que a veces se da sobre el uso de la tarjeta de crédito. Si uno se endeuda con la misma por encima de determinado nivel, el problema es que luego de pagar sus saldos hay pocas oportunidades de satisfacer necesidades que no se habían contemplado previamente. Así se termina “acogotado” hasta la próxima entrada de dinero. Los bancos entienden muy bien este problema cuando analizan nuestra capacidad crediticia para aprobarnos un préstamo. Si uno se queda sin margen de maniobra el riesgo de “incobrabilidad” les sube rápidamente.

En el caso de nuestra agenda, cuando tenemos el día recargado lo que pasará es que el riesgo de que no podamos manejar un imprevisto será mucho mayor. Esa tarea no planificada no podrá ser atendida, y tal vez tenga más importancia que lo que habíamos pensado hacer en ese momento.

Por supuesto, nuestra capacidad de decisión entrará en juego allí y reasignará prioridades, pero duplica el trabajo de asignar tiempos e incrementa el stress, porque en el fondo lo que uno planificó es importante desde la valoración personal y se termina percibiendo que uno no controla el manejo del propio tiempo.

En cambio, si mi calendario sólo registra las actividades fijas que (en principio) no puedo mover, y las cosas que quiero hacer están en mis listas de tareas (a mano), puedo ir tomando las decisiones de hacer mis objetivos prioritarios en los tiempos que voy teniendo disponibles, y eventualmente puedo ir asignando bloques de tiempo sobre la marcha para hacer esas tareas pendientes.

Recordemos que en materia de organización, “Flexibilidad es el nombre del juego”. Al igual que en política, la clave es mantener abiertas las opciones. Así uno puede poner el foco en hacer lo que más conviene a sus objetivos “siempre”.

Como regla general no es recomendable reservar más del 20% al 30% del tiempo disponible. Si se nota la agenda muy recargada, suele ser mejor reacomodar aquellas actividades que sean susceptibles de hacerse en otro día menos congestionado, o prepárarse para una jornada agobiante…

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“Flexibilidad es el nombre del juego”

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¿Qué quiero de mi sistema de organización?

¿Porqué Organizarse?

Explote su Agenda para dar un Seguimiento Implacable

2011-12-05T19:19:00.001-03:00

Una organización eficaz se caracteriza por hacer un seguimiento “implacable” de todos nuestros asuntos. No hay lugar aquí para confiar en nuestra memoria. Todos y cada uno de los temas de los que somos responsables deben ser monitoreados de manera fiable y persistente sin soltar presa hasta cerrarlos.

Para que nuestra organización funcione es indispensable un seguimiento a toda prueba. No hay opción: tiene que ser implacable. Que no deje cabos sueltos hasta que el tema en cuestión quede completamente cerrado.

El seguimiento constante genera confianza porque aquellos que nos piden algo saben con certeza que no los dejaremos colgados. Significa no perderle pisada a los temas y asegurarnos que se mantienen en el curso de nuestro plan o que nos demos cuenta a tiempo que debemos modificarlo porque no refleja la realidad.

Ahora bien, la pregunta del millón es:

¿Cómo armar ese seguimiento tan sólido que queremos?

Bueno, nuestra agenda es un auxiliar excelente.

En primer lugar el calendario nos permite establecer revisiones a intervalos regulares y/o fechas específicas.

Las listas de tareas nos ofrecen a su vez un mecanismo sencillo para definir de manera flexible las revisiones que hacen falta y los puntos de control que nos ayuden a contrastar el grado de avance de nuestro plan. Así podremos hacer correcciones y tomar las acciones pertinentes. Esto hace a la flexibilidad de nuestro sistema de organización (ver Flexibilidad es el Nombre del Juego)

Aquí la agenda electrónica da algunas herramientas muy útiles. Las fechas de Inicio y Vencimiento de las Tareas (por ejemplo en Microsoft Outlook) nos permiten por un lado alejar de nuestra vista las tareas que decidimos aplazar, y por el otro poner una llamada en la fecha siguiente a la de vencimiento al aparecernos esa tarea en rojo. Además podemos usar los avisos para que nos aparezca una alarma (visual y sonora) tanto en la computadora como en nuestro Smartphone (Blackberry en mi caso).

Usando inteligentemente estas herramientas y combinándolas con un plan eficaz, podremos dar un seguimiento cercano a todos nuestros proyectos abiertos de manera simultánea.

El caso del seguimiento de proyectos se ve obvio, pero a veces las tareas sencillas son las que más nos complican porque se acumulan rápidamente, y nos generan un caos que nos impide ver a tiempo los temas que debemos seguir (los que “realmente” debemos seguir”).

Poder dejar marcas como ayuda-memoria a futuro es la mejor manera de quitarles a esas tareas la capacidad de abrumarnos y que podamos enfocarnos en lo que realmente tenemos que hacer en ese momento. Es el equivalente a las notas de papel bien a la vista en un escritorio o pegadas en nuestro monitor. Si las tenemos siempre a la vista, siempre tendremos en el fondo de nuestra mente que eso está pendiente.

Las alertas y avisos son buenos trucos para llamar nuestra atención y volcarla a los temas que tienen relevancia, pero haciéndolo en el momento adecuado. Ni antes, ni después.

Usemos nuestra agenda para dar un seguimiento implacable de todos nuestros asuntos, ya sean simples o complejos. Un seguimiento estricto nos permitirá saber donde estamos parados, y generar un marco de confianza a nuestro alrededor que facilitará nuestro trabajo y el de todos los que nos rodean.

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Flexibilidad es el Nombre del Juego

Flexibilidad es el nombre del juego

2011-11-30T09:38:00.001-03:00

Uno de los atributos más importantes que le pedimos a nuestro sistema de organización es que sea “Flexible” para que sea capaz de superar la prueba del tiempo. Un sistema excesivamente rígido nos hará incapaces de adaptarnos a los constantes cambios que la realidad nos presentará a diario.

En un artículo anterior, titulado "¿Qué quiero de mi sistema de organización? mencionábamos a la flexibilidad como algo importante a pedirle a nuestro sistema de organización.

Recordando la definición del diccionario:

Flexible: que es susceptible de cambios o variaciones según las circunstancias o necesidades.

“Adapt or die” (adáptate o muere) es la máxima del darwinismo. Cualquier especie que no pueda adaptarse a su medio ambiente morirá y aquellas que sí lo hagan sobrevivirán. De esa manera la evolución ha ido marcando a lo largo de millones de años la existencia de la vida en la tierra. Es un mecanismo duro sin dudas, pero terriblemente eficaz para crear especies complejas que resistan las enormes fuerzas del universo.

De la misma manera, un sistema de organización expuesto a constantes cambios deberá adaptarse a la realidad que se le presente. Si no logra pasar la prueba, el sistema deberá adaptarse o “ser eliminado” por otro que sí lo haga. Crudo como suena, es la más pura verdad. Si nuestros clientes (internos y externos) no son satisfechos, elegirán a otro que los sirva mejor. Poner como excusa a nuestro sistema de organización no será de ninguna ayuda.

Así como quien diseña un edificio elevado debe pensar en cimientos fuertes, debe dotarlo a su vez de cierta flexibilidad para que los vientos no lo quiebren. Que sea capaz de soportar un cierto acompañamiento a la fuerza de ese viento, “sin perder el rumbo hacia las alturas”. Todo arquitecto sabe que si no lo hace, su edificio no resistirá el paso del tiempo, porque tarde o temprano soplarán los vientos (del cambio) y podrían desmoronarlo. Especialmente cuando se llega a las grandes alturas.

Quisiera remarcar aquí que “Flexibilidad” no significa que podamos hacer cualquier desarreglo. En el edificio, los cimientos deben mantenerse en su lugar así como las columnas y vigas deben mantener sus anclajes porque si las estructuras básicas que dan forma al edificio se desdibujan, el edificio tampoco resistirá mucho tiempo.

Ser flexible en el sentido que queremos darle aquí a la palabra significa que a la vez que creamos un sistema de organización lo suficientemente robusto es imperioso que también sea “adaptable” a una realidad siempre cambiante. Así es como podremos incrementar dramáticamente nuestra capacidad de hacer en el día a día, con la suficiente habilidad para tratar los cambios cotidianos sin perder nuestro rumbo.

Los cimientos de nuestro edificio serán nuestros hábitos y las columnas y vigas serán nuestros instrumentos para administrar el quehacer cotidiano: la agenda, el cuaderno de notas, la lista de tareas, la lista de contactos, algún software que nos ayude a trabajar. Los hábitos deberán ser lo suficientemente sólidos para sostener el edificio, mientras que nuestros instrumentos deberán ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a los constantes cambios que nos presente la realidad.

Flexibilidad es el nombre del juego, porque lo único constante es el cambio. Si no nos adaptamos a éste con un sistema de organización que además de confiable y eficaz sea lo suficientemente flexible sólo sufriremos stress y nuestro rumbo se perderá porque no podremos alcanzar nuestras metas y objetivos.

Y nosotros, queremos que nuestra visión se haga realidad…

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Hábitos – Seamos Ordenados

2011-11-23T07:59:00.001-03:00

Adoptar un sistema de organización, cualquiera que sea, es un buen camino para poner bajo control el caos en el que solemos estar sumidos. Pero más importante que el sistema en sí es el hábito de ser ordenado como norma. Mi esquema de organización puede ser el más eficaz del mundo pero si lo “dinamito” con regularidad no podrá funcionar nunca. Tengo que ser ordenado todo el tiempo, y si no lo soy incorporar el hábito a mis costumbres de alguna manera.

Desde chico mis padres me enseñaron a ser ordenado, algo que su vez trato de transmitirles a mis hijas en la actualidad. Con los años incorporé además la habilidad de convivir con cierta dosis de caos, algo que es muy útil por cierto en este alocado mundo en que vivimos.

Pero no por eso dejo de poner esfuerzo en encauzar mis cosas a diario. ¿Por qué? Por que el universo tiende a salirse de curso con facilidad y una cosa es tener que lidiar con un problema fuera de control y otra muy distinta es tener que hacerle frente a múltiples fuerzas afectándome simultáneamente. Es la mejor manera de entrar en situación de stress y multiplicar las chances de tener que dejar problemas sin resolver. No, gracias. Paso.

Un típico caso de esta manía en tratar de mantener mis cosas ordenadas es que cuando recibo un documento que tengo que almacenar, si puedo siempre trato de guardarlo en el preciso lugar en el que debo dejarlo dentro de mi “Sistema deArchivos”. Sólo si estoy en medio de otra cosa más importante y realmente no puedo dedicarle el tiempo a ver donde me conviene guardarlo, lo dejo en la bandeja de entrada. Ahí la bandeja cumple un papel que para mí es inestimable. El elemento no queda en cualquier lugar. Si no está donde debería hay un único sitio donde encontrarlo

Por supuesto me dirán: “si vacías tu carpeta IN durante tu revisión diaria eso no te ocurrirá, porque a lo sumo al día siguiente tu sistema entrará en caja”.
Bien, lo entiendo. ¿Pero que pasa si la vorágine del día siguiente me impide tomarme el tiempo de guardar todo ese material que quedó sin clasificar?

Simple: acumulo más desorden para procesar en mis ratos libres, que por cierto no abundan como tampoco los suyos.

Honestamente, enviarlo derecho y por defecto siempre a la bandeja de entrada (IN) me genera una carga acumulada para vaciarla después que a mi entender es contraproducente. A la velocidad en que recibimos material en este mundo digital, dejar archivos en un sitio para ordenarlos después es una práctica que puede descarrillar nuestra organización con demasiada facilidad, y uno de los requisitos para misistema de organización es que sea “confiable”. Aquí entra en juego el balance, el sentido común o como quieran llamarlo. Si tengo tal nivel de actividad que no tengo alternativa más que guardarlo después, uso la bandeja de entrada, pero si puedo evitarlo, trato de guardarlo lo más rápido que pueda y sigo con lo mío (es vital aquí tener un rápido acceso al sistema de archivos).

De igual manera actúo con los papeles. Cuando pasan por mis manos, si luego de usarlos necesito guardarlos, lo hago de inmediato y sin dudarlo. Si no los necesito más, van derecho a la basura en un segundo. Si puedo aprovecharles espacios en blanco, siguiendo la tendencia ecológica de nuestros días, tacho lo que ya usé para no confundirme y me lo quedo en una pila aparte para usar de borrador en otra oportunidad. Y sólo si tengo que hacer algo más importante que no puede esperar y no tengo alternativa, lo dejo en mi bandeja física “IN” para ordenarlos después. Esto último es siempre la excepción.

Estas costumbres me ayudan a mantener mi escritorio libre de papeles al igual que la información en mi computadora fácilmente accesible. Y las ventajas de tener las cosas ordenadas como norma de trabajo superan por mucho el pequeño esfuerzo cotidiano de poner cada cosa en su lugar. Es un hábito valioso que debemos cultivar y propiciar en nuestro ambiente laboral y familiar, sin caer en exageraciones pero con la suficiente firmeza para que sea haga tan natural como el respirar. El rédito que nos dejará realmente lo justifica.

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