El Canasto

Mi rutina de la mañana

2012-05-14T06:48:27Z

Cada mañana, después de haber preparado un café, sigo la misma rutina para planificar el día y arrancar con un impulso. Es un hábito que solo me cuesta unos minutos cada día, pero que tiene muchos beneficios.

En este video de 2 Minutos de Productividad enseño los pasos de esta rutina diaria.

Si sigues los videos por iTunes, no olvides de dejar un comentario o tu valoración en el iTunes Store para que más gente pueda encontrar estos vídeos.

Aprender con El Canasto

2012-05-07T05:59:04Z

Imagínate que has comprado una estantería de Ikea. Al llegar a casa, abres el paquete y allí encuentras un sobre con 500 trocitos de papel. Cada papel contiene una parte de las instrucciones de montaje de tu estantería. Estoy seguro que la mayoría de la gente en este situación imaginativa optan por buscar los trozos de papel más relevantes para empezar a montar la estantería sin haber completado todo el puzzle —con todas las consecuencias…

En los últimos cinco años he publicado un montón de artículos sobre la productividad personal en El Canasto. He hablado de herramientas, de principios básicos, de temas más avanzados, de metodologías, etc. Cada artículo es como una parte del puzzle de la productividad personal. Leer El Canasto —y otros blogs sobre la productividad personal— te sirve si quieres mejorar un pequeño aspecto de tu sistema, pero no es el mejor recurso si tienes que empezar desde cero. Un blog no presenta la información en una forma estructurada. Es como montar la estantería sin tener la imagen completa del resultado final ni de los pasos intermedios.

Los cursos de El Canasto

Si realmente quieres mejorar la productividad personal, no hay nada mejor que un curso personalizado. En los últimos años he ayudado a muchos profesionales, empresas y organizaciones con la implementación de nuevos hábitos productivos. Cada curso ha sido personalizado para las herramientas y la estructura de la organización, para que los participantes puedan aplicar el material directamente en su trabajo. La duración de los cursos in-situ es de entre cuatro y viente horas, según las necesidades y posibilidades de cada organización.

Si estás interesado en un curso para tu empresa u organización puedes contactarme desde el formulario de contacto.

Curso de verano

En colaboración con la Universidad Miguel Hernández en Elche tengo el placer de poder organizar un curso de verano sobre la productividad personal. Durante cinco días, del 16 al 20 de julio, repasaremos todos los aspectos de los modernos métodos y herramientas de productividad. Será un curso práctico, con muchos ejemplos, experiencias y trucos que podrás aplicar directamente en tu trabajo y en tu vida. Para más información y matriculación puedes consultar la web de la Universidad Miguel Hernández.

Otros eventos

En la barra lateral de El Canasto podrás consultar el calendario de eventos en los que participo. Actualmente hay dos eventos más:

Congreso de Empresa 2.0 y Social Business Este mes participaré, juntos con José Miguel Bolívar, en una mesa redonda sobre la La Productividad 2.0 en la Empresa en Sevilla. Además de nuestra mesa redonda hay un montón de otras actividades muy interesantes. El web del congreso está en www.e20biz.es. Inscríbete rápidamente, porque solo hasta el 9 de mayo hay un descuento del 30%.
Herramientas del emprendedor para alcanzar el éxito Finalmente participaré en el curso de verano de la Universidad de Alicante para emprendedores, que se inicio el día 23 y finalizará el 25 de julio y, entre otros, contará con la participación de José Antonio De Miguel Visa y Emilio Márquez.

Mi flujo de trabajo para escribir - parte II: Textos largos

2012-05-04T05:01:30Z

No todos mis textos son tan breves como los posts en El Canasto. A veces tengo que escribir un texto de varias páginas, como por ejemplo una propuesta para un cliente, material para mis cursos y la estructura de mis charlas. En este post explico mi procedimiento y las herramientas que uso para escribir estos textos largos. El procedimiento para textos cortos ya lo he explicado en un artículo anterior.

La idea inicial

La base del texto puede venir de varias fuentes: una petición de un cliente, una idea mía, parte de un proyecto más grande, etc. Independientemente del origen de la idea, siempre la capturo en las aplicaciones Notational Velocity (en mi Mac) o Simplenote (en iOS). Esta base de datos de ideas, la llamo mi jardín de ideas, como he descrito en el artículo sobre textos cortos.

Mientras el texto está en este jardín de ideas, puedo añadir y modificar notas hasta que llegue el momento de escribir.

Estructurar el texto

Antes de empezar a escribir el texto, hago una lluvia de ideas en forma de un mapa mental. En este mapa mental recopilo todos mis ideas y empiezo a estructurar el texto. Habitualmente hago la primera versión en papel para ir más rápido y para tener más libertad creativa. Luego copio el mapa mental a MindNode dónde puedo afinar mis ideas y reestructurar los elementos. A veces, cuando estoy bloqueado, dejo el mapa mental durante unos días para desconectar. Cuando estoy satisfecho con la estructura, hago una exportación de los datos en formato OPML.

Escribir

Este fichero OPML lo puedo importar en Scrivener, que automáticamente crea un fichero para cada nodo, manteniendo la estructura de mi mapa mental. Si es necesario, puedo importar también mi material de referencia, como documentos de texto, enlaces a sitios web, ficheros PDF e incluso vídeos.

Habitualmente empiezo escribiendo una breve sinopsis de cada fichero. Luego escribo el texto, muchas veces en orden aleatorio: cuando escribo simplemente elijo el fichero más atractivo. Uso las etiquetas para indicar el estado de cada texto: borrador, 1ª revisión, 2ª revisión, etc.

Movilidad

Una opción muy interesante de Scrivener es la posibilidad de sincronizar con documentos de texto en una carpeta externa. Configuro cada proyecto de Scrivener para sincronizar con una carpeta en Dropbox. Luego puedo editar estos ficheros, por ejemplo con Writeroom en el iPad.

Publicación

Sólo cuando el texto está acabado, empiezo a pensar en el estilo del texto. Habitualmente hago una exportación en formato RTF o Word y hago la maquetación en Pages: defino el tipo de letra, el color del texto, el formato de las cabezeras, etc. Ya está listo para utilizarlo.

Field Notes: lo apunto para recordarlo ahora

2012-05-02T05:55:36Z

Muchas veces he explicado la importancia de apuntar cosas: ideas, números de teléfono, tareas, sueños, problemas, cosas que pasan en tu vida, etc. Sin duda, la mejor herramienta para apuntar cosas es un bloc de notas. Hay gente que prefieren usar su smartphone, pero créeme, no hay nada más rápido que un pequeño bloc de notas y un bolígrafo o lápiz.

Actualmente uso un bloc de notas de Muji, pero la verdad es que es una copia de un bloc de notas de los más famoso inspirado en una larga tradición americana: los Field Notes.

La gente de Field Notes han modernizado el concepto de los pequeños blocs de notas y agendas que los fabricantes de fertilizantes y otros proveedores regalaban a los agricultores. En la web de Field Notes puedes consultar un archivo de ejemplos de estas libretas. Los Field Notes tienen un aspecto vintage con su portada marrón y papel de calidad, para que aguanten el trabajo en el campo —aunque también sirven en la oficina.

Además del modelo básico, publican cada temporada una serie limitada en otros colores, como por ejemplo la serie National crop en la foto.

En España hay solo un lugar que vende estas libretas Tribeca Concept Store en Palma de Mallorca.

Cómo despertarte a la hora

2012-04-30T06:31:45Z

Un famoso refrán holandés dice que “Un buen comienzo es medio trabajo hecho”. Lo que haces durante la primera hora del día determina el éxito de todo el día. Si eres capaz de empezar el día con un buen ritmo de trabajo, verás que podrás mantener este impulso durante casi todo el día. Este principio es la base de mi servicio El Impulso de la Mañana.

Para poder empezar tu rutina de la mañana, tendrás que finalizar la tarea más difícil del día: despertarte. Tu planificación del día no vale nada si se te han pegado las sábanas. Una vez que empiezas a correr, llegarás tarde a todos los sitios. Hay algunas cosas que puedes hacer para despertarte a la hora:

Busca ritmo: Si cada día —incluso los fines de semana— te despiertas a la misma hora, al final te acostumbrarás. Si mantienes un ritmo estricto durante bastante tiempo es incluso posible que ya no necesites ningún despertador.
Pon dos despertadores: Esto es el método que yo uso. Mi primera alarma es la radio. Mientras escucho la música, me despierto poco a poco. Cuando, un cuarto de hora más tarde, suena la segunda alarma, ya estoy bastante consciente y sé que ha llegado la hora de levantarme. Si esto no es suficiente, puedes optar por colocar la segunda alarma al otro lado de la habitación, para obligarte a levantarte si quieres apagar esta alarma.
Enciende las luces o abre las cortinas: Luz —preferiblemente natural— es el mejor estímulo para despertar nuestro celebro. Existen despertadores especiales que emiten luz en lugar de emitir sonido, pero también puedes simplemente hacerlo a mano.

Si algún día te despiertas demasiado tarde, puedes tomar algunas provisiones para disminuir los daños:

Prepara todo el día anterior: no solo si se te han pegado las sábanas es útil preparar el material necesario. La noche anterior ya puedes prepararte un bocadillo para desayunar. También ya puedes preparar la ropa y las cosas que tienes que llevar a la oficina.
Todo en su sitio: Asegúrate siempre de guardar tus llaves, la cartera, el móvil, etc. en el mismo sitio, para no tener que buscarlas antes de salir de casa.
Sigue cada día la misma rutina: si siempre haces las cosas en el mismo orden, no solo podrás hacerlas más rápidas, pero además podrás hacerlo sin pensar.

Cada persona tiene su propio método paga agilizar la primera hora del día. Estoy muy interesado en leer vuestros consejos y trucos en los comentarios.

Para los lectores que crean que tienen más problemas que los demás al despertarse, siempre hay alguien que está en peores condiciones:

Motivación para mejorar la productividad

2012-04-25T06:13:59Z

Después de haber escrito cientos de artículos sobre la productividad personal, he notado que hay dos tipos de personas interesadas en este tema.

El primer grupo son las personas que intentan de sobrevivir. Son gente que tiene demasiadas cosas pendientes y poco tiempo para hacerlo. Estas personas están buscando respuestas para motivarse, para combatir la procrastinación y para encontrar más tiempo libre.

El otro grupo consiste de personas que quieren hacer más cosas. Ellos tienen tantas ideas para proyectos interesantes que no saben cómo hacerlo todo. Están interesados en la productividad personal porque les permite disfrutar más de su trabajo.

Lea todo el artículo en Un CIO como tú en una Cloud como ésta…

3 aplicaciones web para colaborar

2012-04-23T06:38:16Z

Aunque escribo habitualmente sobre la productividad personal, la verdad es que poca gente trabaja sola. Tenemos que combinar nuestro sistema de productividad personal con un gestor de proyectos para el equipo de trabajo. Con un poco de suerte, esta herramienta de colaboración también sirve para gestionar nuestras tareas personales. Hoy os presento tres soluciones 2.0 para gestionar los proyectos y las tareas en grupo.

De todas las opciones disponibles, yo habitualmente recomiendo una de estas tres. No quiere decir que las demás aplicaciones no funcionen bien, solo que he encontrado que estas tres aplicaciones se adaptan mejor a los requerimientos de mis clientes. Recuerda que cada organización trabaja de forma diferente y puede tener diferentes necesidades.

Antes de leer este artículo, por favor, lee atentamente el primer artículo de esta serie: El mejor gestor de tareas es….

Asana

Asana es una opción muy interesante gracias a su diseño atractivo, su desarrollo continuo, su precio —es gratis para equipos con hasta 30 miembros—, su estructura en espacios de trabajo, sus posibilidades de seguimiento de tareas y proyectos, su velocidad y sus opciones de conversar en cada tarea, proyecto y espacio de trabajo.

Qubity

Qubity es otra solución interesante, que además está disponible en castellano. Entre sus funciones más interesantes están la visualización de las relaciones entre las tareas en una línea de tiempo Gantt y la vista de tareas en columnas Kanban.

Teambox

La tercera aplicación web que habitualmente recomiendo es Teambox. Igual que las otras soluciones funciona con espacios de trabajo para agrupar y compartir proyectos, tareas, comentarios y ficheros. Además puedes crear un wiki para compartir información y conocimientos.

Lista de recomendaciones

Además de las aplicaciones web para equipos, he publicado otras recomendaciones:

¿Qué gestor de tareas para equipos usáis vosotros?

Orchestra, porque no trabajas solo

2012-04-18T05:48:28Z

Si estás buscando una buena solución para coordinar tareas con el resto de tu equipo, puedes dar un vistazo a Orchestra. Esta aplicación, disponible para iOS y desde el navegador, se centra en la colaboración.

Cada tarea incorpora un chat para discutir los detalles con tus colaboradores o clientes. Esta función es útil, por ejemplo, al crear una nueva tarea desde un correo. Si reenvías el mensaje a la dirección de Orchestra, aparece una nueva tarea con el texto reenviado en los comentarios. Desde allí podrás continuar la conversación y toda queda registrado dentro de la tarea.

Para delegar una tarea, solo hay que especificar el correo o el número de móvil en la tarea y enviar un enlace. Esta persona puede acceder a los detalles de su tarea en la web de Orchestra sin necesitar una cuenta.

Otra función interesante es la posibilidad de usar la grabadora de voz para capturar nuevas tareas —aunque no sé si funciona también en castellano.

Finalmente, las posibilidades de crear tareas repetitivas son muy completas e incluyen la posibilidad de repetir acciones sólo durante el fin de semana o el último día del mes.

Orchestra es una aplicación gratis.

PD: ¿Soy el único que no le gusta el circulo mal cerrado del logotipo?

Los ladrones de tiempo no existen

2012-04-16T05:50:14Z

En muchos textos sobre la productividad personal leo cosas terribles sobre los ladrones de tiempo. Estos ‘ladrones’ son factores externos que disminuyen tu productividad, como por ejemplo las llamadas telefónicas, peticiones de terceros, el e-mail, las redes sociales, las reuniones, internet, la televisión, etc. Según estos textos, los ladrones de tiempo realmente roban el tiempo, el recurso más valioso que tienes.

La creencia en los ladrones de tiempo te convierte en una víctima: aunque realmente querías ser productivo, no lo has conseguido, porque el correo electrónico ha robado tu tiempo. No has podido finalizar el informe, porque las preguntas de tus compañeros han robado tus horas más productivas. Cada día los ladrones de tiempo roban algo de tu tiempo y evitan así que puedas llegar a tu máxima productividad.

¿Realmente es así? ¿Quién está robando tu tiempo? ¿Quién decide qué tiene tu atención? Efectivamente: la única persona que puede robar tu tiempo eres tu, porque solo tú decides a qué quieres dedicar tu tiempo y atención. Los ladrones de tiempo no existen y tu no eres una víctima.

Si no has podido finalizar una tarea a la hora, no es porque te han robado tu tiempo; es porque tu has decidido dedicar tu tiempo y atención a otras cosas.

Mi flujo de trabajo para escribir - parte I: Textos cortos

2012-04-13T05:32:23Z

Gran parte de mi trabajo consiste de escribir: artículos, correos, guías, propuestas, etc. Hoy quiero explicaros qué procedimiento y qué herramientas uso para textos relativamente cortos, como por ejemplo este artículo. En otro post explicaré mi flujo de trabajo para textos más largos.

El jardín de ideas

Cada texto empieza con una idea. Mi inspiración puede venir a cualquier momento y en cualquier sitio. Es importante poder capturar estas ideas sin fricción. Aunque en principio apunto muchas ideas en papel, luego siempre los paso a la aplicación Notational Velocity. Esta aplicación está sincronizada con la aplicación Simplenote en el iPhone y el iPad. De este modo siempre puedo capturar ideas.

Una opción que uso casi diariamente es el servicio de Notational Velocity. Este servicio me permite seleccionar un texto en cualquiera aplicación y usar un atajo de teclado (⌘+⇧+V) para crear una nueva nota.

Este colección de ideas para artículos llamo mi jardín de ideas, porque lo trato igual a un jardín. Actualmente contiene más de 150 ideas para futuros artículos de El Canasto. Casi cada día, en mis momentos muertos, reviso esta lista para cuidarla: elimino ideas que ya no son tan interesantes, añado algunas observaciones en otras notas y elijo ideas que ya están listas para convertirse en un artículo.

Las aplicaciones Notational Velocity y Simplenote uso más que nada para crear nuevas notas y para redactarlas durante unos minutas. El beneficio de estas dos aplicaciones es que incorporan un buscador muy eficaz y también su sincronización es muy rápido.

Escribir sin distracciones

Cuando realmente me pongo a escribir, selecciono la nota en Notational Velocity y con el atajo de teclado ⌘+⇧+E abro el texto en Byword. Esta aplicación está optimizada para escribir textos sin distracciones. Además es capaz de formatear el texto en Markdown, un lenguaje de marcado ligero. Markdown es más facil de usar que HTML: para dar énfasis a una palabra basta con *énfasis* en lugar de <em>énfasis</em>. Un beneficio adicional es que Markdown es más fácil de leer que HTML.

Byword trabaja directamente en la base de datos de Notational Velocity para que todos los cambios en el texto también sincronizan con mi iPhone e iPad.

Mónica lee mis textos

Si escribéis textos, seguramente habéis notado que es muy difícil encontrar tus propios errores en los textos… hasta alguien lee el texto en voz alta. Para no tener que molestar a la gente en mi entorno uso la voz de Mónica. Mónica es el nombre de una de las voces incorporadas en OS X. En cualquiera aplicación puedo seleccionar en texto y pasarlo a Mónica desde el menú del ratón. Mientras ella lea mi texto, yo arreglo los errores que encuentro. Cuando he finalizado el texto y no he encontrado ninguno fallo más, paso el texto a mi mujer para hacer la última revisión. No importa cuantas veces he revisado el texto, siempre queda algún error.

Publicar el texto

Finalmente, paso el texto a su sitio final. Habituamente estos textos cortos son para mi blog. El software que uso para gestionar los contenidos entiende Markdown y solo tengo que pegar el texto en el formulario, añadir el imágen y especificar la categoría y las etiquetas. Para otros usas del texto utiliza las posibilidades de exportación de Byword: puedo generar ficheros HTML, PDF, RTF, Word o LaTeX y editar estos ficheros en otras aplicaciones.

Porque no avanzamos, procrastinamos

2012-04-11T05:49:10Z

Una persona verdaderamente productiva tiene una característica muy importante: hace cosas.

Puedes planificar todo lo que quieres, usar el mejor gestor de tareas, tener el plan de proyecto más completo y dedicar semanas en desarrollar tus objetivos… todo esto no sirve de nada si al final no finalizas ninguna acción.

Pero esto no es todo: como hay más trabajo que horas, no es suficiente solo finalizar las tareas. Hay que hacer una elección: cuáles son las cosas que harás y cuáles son las cosas que dejarás de hacer. Hay que identificar las tareas importantes, las tareas que te dan más beneficios a largo plazo y dedicar tus esfuerzos a estas tareas.

Lea todo el artículo en Un CIO como tú en una Cloud como ésta…

El próximo curso de El Canasto

2012-04-10T05:53:58Z

Solo faltan dos semanas para el primer curso de productividad personal de El Canasto. Es un curso de dos mañanas, los sábados 21 de abril y 5 de mayo, en Barcelona. Todavía quedan algunas plazas disponibles. Si estás interesado en participar en este curso, puedes inscribirte en la página del curso.

Más cursos

Después de anunciar el primer curso he recibido muchas reacciones de lectores interesados en el curso, pero en otro momento, otra ciudad u otra forma. Estoy ya planificando los próximos cursos y quiero asegurarme que el curso se adapta mejor a las necesidades de mis lectores y otros interesados. Por este motivo he creado un pequeño formulario para capturar los requerimientos y deseos. Puedes rellenar el formulario en menos de dos minutos, así que espero que todos lo podáis rellenar.

Cargando…

Enseñanza online

Algunas personas también me han pedido una manera de asistir al curso desde internet, tipo webinar. Estoy estudiando cuales son las posibilidades de organizar un curso online, pero por el momento los cursos de productividad son presenciales.

NB: ¡Suscríbete a los artículos de El Canasto para ver cómo puedes conseguir un descuento de 25% para el primer curso!

Preguntas para evaluar la semana

2012-04-03T05:49:20Z

Cada vez tenemos menos tiempo para pensar, una actividad esencial para nuestro desarrollo personal. Para poder aprovechar mejor los pocos momentos que tenemos para reflexionar, he creado esta lista de preguntas que nos pueden ayudar a evaluar la planificación de la semana. Estas preguntas podemos usarlas en la revisión semanal o simplemente cuando tenemos un momento de tranquilidad.

¿Qué he aprendido durante la última semana? Si no sé cómo contestar a esta pregunta, hay que cambiar algo, porque nunca hay que dejar de aprender cosas nuevas.
¿Cuál fue mi mayor logro de la semana pasada? Esta pregunta sirve para evaluar el progreso.
¿Qué momento de la semana pasada fue el más memorable y por qué? Para identificar nuevas pasiones y objetivos.
¿Cuál es la tarea más importante para llevar a cabo la semana que viene? Todas las demás tareas las debes tratar como tareas secundarias.
¿Qué puedo hacer ahora para facilitar el trabajo de esta semana? Llenar el depósito de gasolina del coche, programar alarmas en el calendario para reuniones importantes, llenar el bloc de notas con hojas nuevas, etc.
¿Qué problemas del pasado pueden volver a manifestarse durante la semana que viene? Aprende del pasado para estar preparado para el futuro.
¿En qué tarea he perdido más tiempo en la última semana? Busca una estrategia para evitar que vuelve a pasar.
¿Qué tarea he estado evitando? Planifica esta tarea en tu agenda, si es posible el lunes a la primera hora de la mañana.
¿A quién puedo ayudar la semana que viene? La mejor manera de recibir ayuda es ayudar a los demás para que se acuerdan de ti cuando necesites ayuda.
¿Cuáles son mis tres objetivos para los próximos dos años? Si tengo mis objetivos presentes, tendré más posibilidades de avanzar durante la semana que viene.
Alguna de mis acciones de la semana pasada me han acercado a mis objetivos? Si la respuesta es negativa, algo hay que cambiar durante la semana que viene.

Estas son solo algunas de las posibles preguntas de evaluación que puedes usar cada semana. ¿Utilizáis este tipo de preguntas para evaluar la semana? ¿Cuáles son?

Nozbe para Mac

2012-03-29T06:39:51Z

Hoy, Nozbe ha lanzado su nuevo aplicación para Mac, obviamente sincronizada con las demás versiones: web, iOS y móvil.

El primero que destaca en esta aplicación es su diseño. La aplicación es más bonita que la web de Nozbe. No solo han añadido texturas y colores (marrón, beige y verde pistacho), pero también han revisado la manera de navegar por la aplicación. Como podréis ver en la imagen, la aplicación tiene una barra lateral con accesos directos a las secciones de la aplicación: Próximas acciones, Bandeja de entrada, Proyectos, Contextos y Agenda.

Una opción interesante es la posibilidad de acceder a tus notas en Evernote o los ficheros relacionados en Dropbox. Primero tendrás que configurar el enlace de estas dos aplicaciones desde las propiedades del proyecto en la web de Nozbe. Una vez configurado, solo tendrás que etiquetar las notas en Evernote con el nombre del proyecto y/o crear una carpeta con el nombre del proyecto en Dropbox para poder acceder al material de referencia del proyecto desde la interfaz de Nozbe.

Aunque la aplicación está muy bien hecha, se nota claramente que es una primera versión. Por ejemplo, en la barra de menú no hay ninguna opción para crear una nueva tarea. Es verdad que hay un botón grande en la pantalla, pero estaba buscando un atajo de teclado. Después de probar algunas cosas, descubrí que algunos de los atajos de la versión web también funcionan en esta versión: ⌘+i para abrir la Bandeja de entrada, ⌘+n para ir a las Próximas acciones, ⌘+c para abrir la Agenda y ⌘+a para crear una nueva Acción.

Conclusión

Nozbe para OS X es una aplicación fácil de usar con unas funciones muy interesantes, como la integración con Evernote y Dropbox. Si ya eres usuario de Nozbe, ahora puedes trabajar en OS X con una aplicación nativa. También sin cuenta de Nozbe, esta aplicación vale la pena, aunque no podrás sincronizar tus tareas y proyectos y tampoco tendrás acceso a Evernote o Dropbox.

Separar la vida profesional de tu vida personal

2012-03-26T05:41:50Z

Cada vez usamos más tecnologías móviles para nuestro trabajo, haciendo que podamos trabajar en cualquier sitio y a cualquier hora. A veces parece que estamos trabajando las 24 horas del día. Pero ¿cuándo podemos arreglar los asuntos personales? ¿Durante el horario laboral?

Separar la vida profesional de la vida personal es cada vez más difícil. He preguntado a diversos expertos de la productividad personal qué hacen para conciliar los temas profesionales y las cosas personales:

blpgirl de Lo que le diga es mentira:

Este se ha convertido en un tema bastante complicado desde que empece a trabajar en mi casa (hace un año) y he encontrado que es imposible separarlas por completo, sobretodo, porque me encanta lo que hago profesionalmente pero en el camino he aprendido algunas formas de mantener un balance entre lo profesional y lo personal.

Programa lo personal también: cuando tengas que ir a realizar mandados o vueltas personales, programalas dentro de tu horario porque son tareas o compromisos que deben ser considerados también. ¿Cita médica?, ¿Ir al gimnasio?, ¿Llevar al veterinario a tu mascota?, ¿Reunión con el profesor de tu hija?, ¿Asado familiar en el fin de semana?, todo lo anterior y demás compromisos de este tipo deben ser considerados si quieres tener un balance en tu vida porque también son igual o más importantes que el trabajo.

Limita tu tiempo de trabajo: uno de los puntos más importantes para las personas que no tenemos un horario preestablecido y trabajamos remotamente es este porque podemos llegar a sentirnos culpables todo el tiempo si no estamos trabajando cuando podríamos hacerlo.

Encuentra la forma de medir y limitar la cantidad de trabajo que haces diariamente ya sea la cantidad de horas que estás dispuesto a trabajar, la cantidad de tareas realizadas o un horario definido por ti mismo.

Mantén un espacio de trabajo propio: ya sea que alquiles una oficina o crees una propia en tu casa, asegúrate de tener un espacio que sea dedicado solo para trabajar. Esto no solo te ayudará a entrar en un estado mental de trabajo cuando te encuentras en tu oficina sino que también te permitirá tener organizado todo lo correspondiente con tu trabajo en un solo lugar separado de tus cosas personales.

Antonio José Masiá de igtdizate.com:

Bueno, realmente no haga nada. Solo tenemos una vida y hay entiendo que hay que gestionarla de forma única. Si separas lo personal de lo profesional corres el riesgo de descompensar la balanza y en este caso quien sale perdiendo normalmente es nuestro ámbito personal ya que por desgracia pasamos la mayor parte de nuestro tiempo trabajando para conseguir el sustento que nos permite vivir.

Bergonzini de GTD Bergonzini:

No las separo. Mi máxima dentro de la productividad es: “Se productivo allí donde estés” con lo que me resulta imposible separar lo indivisible. Sólo tengo una vida y esta únicamente varía de contexto a lo largo de día, así que si la variable es el contexto, sólo puedo adaptarme al contexto, no a la etiquetas sociales. Si mañana me quedase sin trabajo, ¿perdería ese porcentaje de mi productividad? No, sólo cambiaría una etiqueta social por otra.

José Miguel Bolívar de Optima Infinito:

Mi vida es una sola y no le acabo de ver sentido a este tipo de divisiones. Lo que sí hago es equilibrar al máximo todas las facetas de mi vida: trabajo, familia, ocio, desarrollo personal… Lo importante es ser consciente de qué resultados quieres conseguir en cada área de tu vida y revisarlos de cuando en cuando para hacer los ajustes necesarios.

Valentina de Sostenibilidad y Minimalismo:

Es imposible separar lo profesional de lo personal. Aunque puedas físicamente cerrar la puerta de tu despacho (o la cajita de la productividad), tan solo tienes una mente. Y esta mente se quedará pensando en las tareas, problemas, ideas sin que le importe dónde esté el resto del cuerpo. Respondiendo emails “privados” desde el trabajo (o revisando el Facebook en el smartphone) tienen el mismo efecto que discutir una propuesta de proyecto con tu pareja en la cena. La cuestión de separar los dos ámbitos por lo tanto suele darse en el caso de que un ámbito amenaza ocupar tiempos y energías que pertenecen al otro ámbito: la pareja que se queja que nunca tienes tiempo, el colega que remarca que últimamente estás más distraído por circunstancias personales. El reto no es tanto separar las dos vidas (que al final son solo uno), sino de encontrar un sistema que te permita “olvidar” el trabajo cuando estás avanzando tus proyectos privados de enfocarte en tus responsabilidades laborales cuando estás trabajando. Así que necesitas un sistema de productividad (como GTD) que asegura a tu cerebro preocupado de que todas las tareas están anotadas en algún lugar y que por lo tanto puede relajarse. Además necesitas rutinas o pistas visuales que le avisan al cerebro cuándo es hora de enfocarse en qué tipo de tareas: música especial para el trabajo, guardar el Blackberry en la cena con amigos… aprende a estar presente en el momento y la pregunta se resolverá por si mismo.

JC de ComoMeOrganizo:

Por lo general trato de minimizar el cruce de actividades de un ámbito a otro. Mi vida profesional constantemente absorbe todo el tiempo que se le ponga delante, y como mucha gente en el mercado trabajo por resultados. Esto último hace que mi horario laboral sea sólo un marco de referencia.
Además soy padre de tres hijas, y soy miembro de una ONG. Esto hace que la cantidad de imprevistos y superposiciones cotidianas sea elevada.

Una de las reglas que trato de sostener con fuerza es tratar de no llevar el trabajo a casa. Si no queda otra opción lo hago, y no es que no pase. Pero en general prefiero, si hace falta, quedarme en la oficina un rato más y terminar la tarea antes que tratar de ponerme a trabajar en casa, porque por lo general no podré tener un ambiente calmo para hacer mi labor.

Cuando llego a mi hogar, trato de dejar los temas de la oficina en la puerta. Cada miembro de mi familia tiene sus necesidades y es el momento de ocuparse un rato de ellos. Y también de mis proyectos personales o de mis pasatiempos.

En el trabajo el concepto es similar, pero se aplica de otra manera. Mis temas familiares en principio deben quedar en mi casa, pero por supuesto a veces no queda alternativa más que atender temas que requieren atención y no se pueden hacer en otros horarios. A veces debo hacer trámites personales y sencillamente las oficinas gubernamentales o bancarias superponen sus horarios con los de mi trabajo. Planifico todo lo que puedo, y tomo decisiones cuando algo se sale de carril.

En mi blog suelo hablar sobre la importancia de ser flexible. Para mí, sin esa habilidad sería sencillamente imposible conciliar la vida que llevo en ésta etapa. Es algo que se aprende a los golpes muchas veces, pero cuando uno se acostumbra, el stress logra entrar en niveles manejables. Excepciones a las reglas hay siempre, y no podemos cortarnos las venas o ponernos en exquisitos con ciertas cosas.

En esencia, en la oficina la prioridad es del trabajo, y en casa la prioridad es mía y de mi familia. Cada cosa tiene su tiempo y lugar, y trato de que así se mantenga.

Miguel León de Life’s Like That:

La pregunta me haría suponer que es necesario efectuar una separación entre vida profesional y vida personal; sin embargo, la dicotomía siempre me ha parecido esquizofrénica, sin ánimo de ofender a nadie.

Nuestra vida siempre está llena de interacciones, con la familia, los amigos, los clientes, los proveedores, nuestros co-workers, y deberíamos poder disfrutar de todas ellas. Si no somos capaces de disfrutar de ellas, entonces se convierten en una fuente de estrés.

Por otro lado, cuántas veces en la oficina nos viene a la mente algún pendiente familiar; o, cuántas veces en casa nos viene alguna idea sobre la oficina.

Todo estriba, me parece, en que efectúemos un cambio en nuestra perspectiva y que podamos ser capaces de reenfocar nuestra energía y atención de acuerdo al momento que vivimos; estar, como dice David Allen, preparados para todo.

Ruben Alzola de Marca la diferencia:

No tengo ningún problema en ese aspecto ya que mis ocupaciones profesionales están bien acotadas a un horario. Cuando acabo desconecto bastante bien. Creo que un “truco” básico es tener otras ocupaciones en tu vida personal que no dejen hueco a las profesionales.

Si por necesidades de cargas de trabajo puntuales tengo que “llevarme a casa” actividades de mi trabajo, simplemente las planifico y las ejecuto fuera de mi horario laboral pero dentro de mi GTD que abarca todo mi día.

Mis necesidades laborales no me obligan a llevar móvil ni portátil corporativo. Soy un enemigo acérrimo de estos dispositivos por la capacidad de intrusión que representan. Mientras pueda seguiré recelenado de ellos. Ni siquiera uso mucho el móvil personal que está silenciado un 80% del tiempo para desesperación de mis amigos.

David Torné de David Torné 2.0: Productividad y Desarrollo:

Creo que lo más importante es encontrar la actitud correcta para vivir cada una de estas facetas de nuestra vida de forma correcta. En ambos casos se trata de comprometerse con lo que estés haciendo, en lo profesional para ofrecer lo mejor de ti y en lo personal para sacar el mayor partido a tu tiempo de calidad buscando hacer y cultivar lo que te gusta. En un aspecto más funcional no me permito consultar el correo profesional cuando estoy en casa o pensar en cualquier aspecto del trabajo o de mis proyectos, cuando estoy en el trabajo cualquier conexión con lo personal queda fuera de mi rutina, ya sea redes sociales o cualquier tipo de contacto vía mail o llamada que me descentre. Se trata de construir una especie de tabique virtual que separe ambos aspectos de tu vida y evitar que se mezclen sus acciones.

José Antonio Jarque Izquierdo de TecnoGTD:

Mas que separar mis dos vidas trato de integrarlas de forma que una no afecte a la otra. Durante la semana voy con mi portátil Macbook Air a todas partes, de forma que si tengo que llevar a mi hijo a rehabilitación, puedo trabajar mientras lo espero, me permite aumentar mi efectividad sin dejar de atender a los míos.

En fin de semana, cuando me surge una idea relacionada con el trabajo la anoto en mi aplicación TODO de Appigo, que tengo en mi iphone. Esta es la herramienta que utilizo para gestionar mi tiempo. De esta forma consigo dos cosas, liberar mi mente en ese momento y que no se pierda la idea. Esta aplicación la tengo en todos mis equipos y junto con la agenda sincronizada en la nube.

Samuel Leal de Gestión Personal:

La vida profesional y personal la separo a través de dos sistemas de productividad diferentes, esto debido a que mi trabajo no es independiente.

En la oficina usamos Microsoft Outlook, por tanto mi sistema de productividad está basado básicamente en esta herramienta, con ella gestiono mi bandeja de entrada de correos, las tareas, el calendario y además uso OneNote para la documentación de proyectos, herramienta que se integra con las tareas de Outlook.

En casa utilizo Google Docs, mi sistema es bastante simple, una planilla de cálculo con la lista de tareas, otra con el calendario compacto y otra con la lista de proyectos y esto integrado por cierto con la bandeja de entrada de correos de gmail.

Hasta ahora estos dos sistemas operan independientes y cumplen su objetivo.

Berto Pena de ThinkWasabi:

Tengo un horario de trabajo ajustado a un marco de horas, no utilizo gadgets en mi ocio y sobre todo tengo una vida personal que merece la pena. El hecho de tener un trabajo y aficiones que me apasionan me permite tener más razones para no mezclar las dos cosas. Si quiero disfrutar y ser bueno en ambos, no puedo mezclarlos porque al final alguno de los dos o los dos pierden. Yo pierdo.

Hace años mi vida profesional se comió por completo a mi vida personal. El recordarlo de vez en cuando también me ayuda a redoblar los límites entre ambas vidas. La profesional, por cierto, cada vez me interesa menos.

Luis José Sanchez de Minimo blog:

Tengo una cuenta de correo para el trabajo y otra cuenta personal. No sé cómo pude pasar tantos años con la misma cuenta para las dos cosas. Ahora me parece algo fundamental.

Aunque mis compañeros de trabajo son gente estupenda, mis amistades y las personas con las que comparto mis ratos de ocio no tienen nada que ver con mi entorno laboral. Creo que cuando tus amigos son tus compañeros de trabajo es imposible desconectar.

Daniel Aguayo de Du Tudú:

No puedo decir que realmente las separe, porque vida solo tengo una. Es mejor decir que las organizo convenientemente. Con la parte profesional, sé el compromiso que es que funcione, y por eso tengo un contexto donde van algunas de las acciones relacionadas con el trabajo. Este es un contexto que es más de actitud que de herramientas o lugar, porque puedo trabajar en casi cualquier sitio.

Por lo demás, uso un sistema de gestión de trabajo común (un solo sistema GTD), y desde que es así tengo mucha más fluidez para mantener el sistema y centrarme en lo que hago, sea de la “vida” que sea. Al fin y al cabo, paso el día teniendo ideas de ambas partes, y puedo tener curiosidad por investigar temas relacionados con mi trabajo en cualquier momento, por ejemplo. Supongo que tiene que ver que mi trabajo sea algo con lo que disfruto y no me importa crecer en ese área en mi tiempo libre.

Eva Cantavella de reunioneseficaces:

Seamos honestos : una cosa es lo que hago y otra lo que debería hacer.

Confieso que tengo un problemilla…e igual me borráis de la lista de los “tocados por la productividad personal” :)

Mi trabajo es mi principal hobby con lo cual, separar me cuesta muchísimo. En la misma agenda y en mis listas de tareas no separo los dos ámbitos. Pero eso sí, me RESERVO intentando no alterar lo fijado, unas horas y actividades a la semana concretas para la familia y también para mí como “individuo no familiar ni profesional” porque sé que si dispongo de tiempo libre puro, tengo tendencia a sumergirme en temas y búsquedas relacionadas con mi trabajo-pasión: la formación y las reuniones. Llámame adicta! pero hazlo con cariño…

Alfonso Alcántara @Yoriento de Yoriento:

No diferencio entre vida personal y profesional sino entre lo que me gusta y lo que no. Creo que la distinción relevante es entre actividades planificadas y actividades no planificadas.

Dicho de otra forma, por un lado tengo esa parte de la vida compuesta por “acciones previstas” con algún método o sistema de productividad, y aquella otra vida que podríamos denominar “tiempo libre” en la que hago otras cosas de manera espontánea, por ejemplo, elegir ver una serie de televisión o disfrutar de una comida.

Ahora toca a vosotros. ¿Es necesario separar la vida profesional de la vida personal? ¿Cómo lo hacéis?

Hay más trabajo que horas

2012-03-21T07:56:27Z

Parece una contradicción, pero hoy en día, en plena crisis económica, el volumen de trabajo que tenemos es más grande que nunca. Tenemos que avanzar nuestras empresas, hacer más eficaz a las instituciones públicas, y todo esto con menos personal. La única manera de hacerlo es trabajar más inteligente: elegir qué vale la pena hacer y qué hay que dejar de hacer.

Mira atentamente las acciones que tienes pendientes en este momento: hay 32 mensajes de correo sin leer en la bandeja de entrada, tienes que escribir tres presupuestos para clientes nuevos, dentro de una hora empieza la reunión departamental, hay que cambiar el aceite del coche, la semana que viene es el cumpleaños de tu pareja — ¿ya tienes regalo?, te gustaría aprender inglés, tienes que finalizar el informe sobre los resultados del proyecto, hay que planificar las sesiones de evaluación del personal, el antivirus no se actualiza, etc.

Lea todo el artículo en Un CIO como tú en una Cloud como ésta…

¿Cuántas veces has cambiado de gestor de tareas?

2012-03-15T05:42:34Z

En mi artículo El mejor gestor de tareas es… explico porqué es mejor no cambiar de herramienta para gestionar las tareas. No obstante, a veces no hay otra opción: la empresa para la que trabajas ha decidido cambiar de herramienta, has comprado un ordenador nuevo con otro sistema operativo, quieres sincronizar las tareas con tu nuevo smartphone, vas a viajar más a menudo,… Existen varias razones para querer cambiar de herramienta.

En los últimos 15 años solo he usado dos herramientas para gestionar mis tareas, pero me gustaría saber cuantas veces habéis cambiado vosotros.

3 gestores de tareas recomendados para Android

2012-03-12T06:11:46Z

Es hora de dar un poco de atención a los lectores que usan Android. La verdad es que todavía no he tenido muchos clientes que usan este sistema operativo, así que espero poder leer vuestras sugerencias en los comentarios.

Recuerda que cada persona trabaja de forma diferente y puede tener diferentes necesidades. Antes de leer este artículo, por favor, lee atentamente el primer artículo de esta serie: El mejor gestor de tareas es….

gTasks

Es curioso que el sistema operativo de Google no viene con ninguna aplicación para acceder las tareas de GMail, mientras integra todos los demás servicios a la perfección. Pero hay una solución: gTasks, una App gratuita para acceder a tus tareas. Es una aplicación sencilla que hace lo que debe hacer: dar acceso a tus tareas desde un móvil con Android.

Due Today

Si necesitas más funciones, Due Today es la mejor opción. Due Today tiene soporte para etiquetas, proyectos, contextos y fechas de vencimiento. Además puedes sincronizar tus tareas con el calendario de Google y con ToodleDo.

Conqu

Conqu es una solución que está situada justo entre las otras dos soluciones con su precio y sus funciones. La aplicación es gratis, aunque hay que pagar por la posibilidad de sincronizar tus tareas.

Lista de recomendaciones

Además de las aplicaciones para Android, he publicado otras recomendaciones:

¿Qué gestor de tareas para Android usáis vosotros?

Curso abierto de productividad personal

2012-03-09T07:22:13Z

Tengo el gran placer de presentaros el primero curso en abierto de El Canasto. En dos mañanas explicaré todo sobre la productividad personal: planificar los días, gestionar proyectos, crear un flujo de trabajo, combatir la procrastinación, tratar con interrupciones, etc.

El curso será los sábados 21 de abril y 5 de mayo en Barcelona. Desde la primera sesión del curso podrás aplicar el material a tu vida y usar la segunda sesión para eliminar los obstáculos y dudas que has encontrado.

Para más información y poder inscribirte en el curso puedes consultar la página del curso.

NB: ¡Suscríbete a los artículos de El Canasto para ver cómo puedes conseguir un descuento de 25%!

Take Back Your Life!

2012-03-07T06:41:19Z

Sally McGhee es una consultora de productividad personal, que empezó su carera trabajando en la empresa Productivity Development Group. David Allen, el autor de Getting Things Done también trabajaba en esta empresa. Hoy en día, estas dos personas son muy conocidos debido a sus libros y el trabajo que han hecho en las empresas del Fortune 500. El libro escrito por Sally McGhee se llama Take Back Your Life! y en México está disponible en castellano con el nombre ¡Máxima Productividad!.

Solo para Outlook

Debido a las raíces comunes, el método explicado por Sally en su libro es muy similar a GTD, pero hay algunas diferencias. La más importante es que Take Back Your Life! contiene instrucciones concretas para Microsoft Outlook y no habla de ninguna otra herramienta. La razón es que todas las grandes empresas usan esta aplicación. El libro de Sally explica paso por paso cómo hay que configurar Outlook para gestionar el trabajo, acelerando así la implementación del método.

De arriba hacia abajo

Otra diferencia importante con GTD es el orden de la implementación. Take Back Your Life! empieza con la definición de tus Objetivos, para luego poder elegir qué tareas aceptas y qué tareas no te convienen. La verdad es que la productividad personal consiste de dos partes —control y perspectiva— y ambos partes son importantes. El libro dedica muchas páginas a explicar cómo puedes elegir tus objetivos y cómo puedes usarlos en tu flujo de trabajo para que cada día avances hacía tus metas.

Planificar desde el calendario

El calendario de Outlook es el centro del método Take Back Your Life!. Sally trabaja con varios calendarios a la vez: un con la plantilla genérica para tu día, un calendario con tus citas y un calendario para programar tus tareas importantes.

Conclusión

Si trabajas con Microsoft Outlook, vale la pena comprar el libro Take Back Your Life!, porque te da un método sólido de productividad personal y además explica paso por paso cómo hay que configurar Outlook para aprovechar esta herramienta al máximo.