Nu har det gått drygt en vecka sedan vi avslutade ett av de större arrangemang vi gjort på klubben. Nordic BJJ Open Championships hade 500 deltagare från drygt 80 klubbar från 11 nationer. Jag har varit huvudansvarig för arrangemanget och det har funnit med mig sedan en lördag i September på Vaxholm då jag och vår styrelse presenterade idén för alla instruktörer på vår kick off.

På kickoffen bestämde vi datum och gjorde en flytt av Nordic Ju-Jutsu cup som vi arrangerat i 10 år på våren och flyttade den till hösten. I ju-jutsu finns det många tävlingar nationellt på våren men nästan inga på hösten. I BJJ har det varit tvärtom och vi såg en lucka att etablera en tävling i BJJ på våren. Riktlinjer drogs upp och vi bestämde att på tre år etablera NOC som en stortävling i Europa. Vi satte en ordentlig budget och var beredda att satsa pengar för att få den att växa. Arbetet påbörjades direkt när jag kom tillbaka från Kickoffen och jag registrerade www.nordicbjjopen.com och började arbeta med att bygga en hemsida. Jag har gjort en hel del sidor i wordpress genom åren tillsammans med Roger Bjelk och även denna sida byggdes i wordpress och jag fick tag på ett väldigt bra “theme”. En grund lades och sedan fortsatte arbetet med att marknadsföra tävlingen. Vi har en fantastisk person på Nacka Dojo i Ola Lanteli som dels är en mycket skicklig grafisk designer (kolla in hans blogg här) och som dessutom är like kampsportnördig som jag och som tycker om (tror jag i alla fall eller så är han väldigt bra på att låtsas) att jobba med såna här projekt. Ola skapade den grafiska profilen för NOC och jag tycker han gjorde ett otroligt bra jobb. Han designade allt från logotyper till kläder och reklamfoldrar. Denna reklamfolder tog jag med mig till Portugal när jag åkte dit för att coacha landslaget i BJJ. Resan blev en kombinerad coach och marknadsföringsresa och jag satte upp affischer och delade ut foldrar till tävlande och coacher. Jag lyckades skapa och samla in flera emailadresser från fighters från olika länder och det var en av de stora anledningarna tror jag som gjorde att vi fick såpass många fighters från Europa.

Jag satte upp tre mål med mitt eget arbete och tävlingen:
1. Ett email system för att marknadsföra och kunna följa upp utskick
2. Ett nytt och bra turneringsystem
3. Poängtavlor som verkligen var tydliga och visade tid och poäng så alla kunde se

1. Att hitta ett mailsystem där vi kan skapa snygga html mail och se statistik har jag funderat på länge och nu var det perfekt läge att ta tag i det. Jag har genom åren samlat på mig ett stort antal emailadresser från våra olika arrangemang men de har varit organiserade i excel och textfiler och ett rent helsike att administrera. Det måste finnas något bättre kände jag och började leta. Ganska snabbt fastnade jag för mailchimp och efter några sena nätter med ipaden hade jag jämfört och läst på om olika lösningar och skapade ett konto på Mailchimp. Att importera alla befintliga emailadresser vi hade krävdes lite logistik men var på det stora hela otroligt smidigt och vips hade vi ett mailsystem för våra events där det är supersmidigt att skapa, följa upp och underhålla alla som får utskicken.

2.

Genom åren har vi använt allt från papper och penna till dataprogram som sköter lottningen. Länge använde vi Tournament Scheduler och det var ok men aldrig klockrent. Det saknades alltid några komponenter som gjorde att det kändes som en halvlösning. Nu började jag att leta och tänkte i lite andra banor när jag sökte. Helt plötsligt så hittade jag Tournament Software sidan och deras program. De är anpassade för tennis, squash egentligen men jag märkte (efter ytterligare några sena nätter) att det gick att anpassa det till vår verksamhet också. Jag laddade ned en demoversion av tennis versionen och började öva. Det som TP har till skillnad från andra lösningar är bland annat:
- Online registrering direkt in i programmet! (otroligt tidsbesparande att deltagarna själva skriver in allt och det kommer direkt in i programmet i rätt viktklass mm.
- Koppling till en hemsida där all lottning, resultat och matchplanering laddas upp från programmet
- TP har även en modul som vi köpte till som heter Tournament TV och som visar utvalda delar av programmet på externa TV apparater. Vi kan alltså visa lottning, kommande matcher mm på skärmar. Programmet är otroligt kraftfullt och hittills har jag inte hittat någon funktion vi saknar. Detta kändes riktigt bra och vi övade med programmet på vårat klubbmästerskap i November och lärde oss programmet i skarp miljö och gjorde efter det lite justeringar.

3.

Den sista punkten var kanske den svåraste men det blev också den roligaste att knäcka. Ofta på tävlingar så används flip tavlor (tänk pingis tavlor) och de är små och ingen jävel ser något eller förstår något av vad de visar. Dessutom finns det ingen tidtagning synlig. Jag började leta på nätet efter tekniska lösningar och hittade allt från stora plåtburkar för 4000 kr styck till halvbuggiga PC program. Mycket av denna research gjordes på ipaden i sängen och så helt plöstligt så slog det mig, app store… Sökte efter scoreboard jiu-jitsu och efter några träffar hittade jag det program vi kom att använda. En rolig detalj är att jag mailade utvecklaren med en fråga och vi fick bra kontakt. Han var ett svartbälte från Sao Paulo som tävlar aktivit och efter några mail slutade det med att jag hjälpte han att översätta programmet till svenska samt kom med några förslag på förbättringar. Nästa steg var att få loss TV apparater till från början fyra mattor (som en vecka före tävlingen blev sex mattor). Tack vare Antonio Licari på klubben som jobbar på Mediamarkt fick vi låna sex stycken TV apparater som vi kopplade in ihoplånade ipads till och resultatet var otroligt lyckat. Ola gjorde även en powerpoint som tackade och profilerade våra samarbetspartners och denna PP rullade mellan matcherna och i de pauser som mattorna hade.

Nu var många förutsättningar på plats och jag jobbade vidare med att få ihop vårat crew. Nacka Dojo är en fantastisk klubb och vi har otroligt många hängivna och duktiga medlemmar som ställer upp för klubben i vått och torrt. Detta vet jag om men den här gången överträffade alla sig själva. Det jobb som alla la ned före under och efter tävlingen var helt fantastiskt. Allt från “doers” som Jocke Vistam, Anders Nolbratt, Ola Lanteli och Anders och Mia Widgren till alla i sekreteriatet och de runners som slet som djur i två dagar för att allt skulle flyta på. Jag informerade alla före tävlingen med att detta arrangemang skulle kräva mycjet av dem men jag hoppades att de skulle ha roligt och vi gav oss fan på att möta alla frågor (och ibland frustrerade och arga tävlanden) med ett leende och ett “stanna här så ska jag göra allt jag kan för att hjälpa dig”.

Anmälningarna strömmade in och det mål jag hade satt på 300 deltagare första året överträffade vi med 200 deltagare. En vecka innan tävlinen ringde jag ett av många givande samtal till min och vår kompis Martin Janson som arrangerar Sveriges största tävling Swedish Open. Martin har varit otroligt behjälplig under hela detta projekt och jag har kunnat fråga han om allt kring tävlingen och hur de har löst saker. Denna hjälp var ovärderlig och Martin och Stenungsunds KA har stor del i att vi kunde få ihop vår tävling på detta sätt. Han sa direkt när han hörde att vi hade så många anmälningar och hade planerat för fyra mattor, jag skulle fixa flera mattor om jag var du.. Jag hade på morgonen börjat fundera i de banorna och Martins råd avgjorde. Det blev en intensiv sista vecka men till slut lyckades vi lösa det med både mattor och domare och allt annat som behövde justeras till de två nya mattorna.

Sista veckan otroligt intensiv, jag och Ola sträckjobbade med lottning och planering Onsdag-Fredag och vi fortsatte båda två på nätterna när vi kom hem. Sista veckan tror jag att jag jobbade 13 timmar per dag, lågt räknat. Fredagkvällen var jag ordentligt speedad efter att ha gjort iordning allt i tävlingshallen. Allt kändes bra och vi hade bra kontroll kändes det som. Jag gjorde det sista med ipads mm och skulle sen gå och lägag mig vid 01.00.

Blev liggande helt klarvaken i tre timmar…

Hursomhelst, upp på Fredag morgon och nu var det dags, ett halvårsprojekt var på väg att starta. Det startade väl sådär halvbra med en av världshistoriens sämsta inmarscher. Vi hade förberett skyltar till alla klubbar (tack Jocke för superjobb med inplastningen av alla skyltar) och tanken var att alla skulle marschera in snyggt, ställa upp i raka led och lyssna på ett litet öppningstal. Så har vi gjort i alla år på Nordic Cup men då har vi vant alla vid det och det har varit max 200 deltagare. Aldrig har väl så många varit så förvirrade och ställt upp i en så konstig klump i ena hörnet av mattan. Jag ser mig själv gå fram till en av deltagarna för att försöka vrida honom rätt men ger upp och vi avbryter inmarshen och går över till att presentera domare och crew. Hahaha vilken start…! Ralf uttryckte det bra. “BJJ handlar om att lära sig detaljer och följa instruktioner till punkt och pricka med att marschera in på led verkar inte ligga i en BJJ utövares natur..” Skitsamma vi körde på och resten av helgen blev fantastsikt lyckad om jag får säga det själv…

Tack ALLA som var med och bidrog till NOC 2012. Nästa år kör vi igen och då blir det utan inmarsch men med ett ännu större och tightare arrangemang.

Media från tävlingen:
NVP: http://www.nvp.se/Sport/Helgens-kampsportsgala–en-succeOvervaldigande/
Bilder: http://www.flickr.com/photos/nackadojo/collections/72157629226378290/ (Tack Fredrik Lindberg för ditt fantastiska jobb i två dagar!!)
SVT: http://svtplay.se/v/2739434/lilla_aktuellt/jujutsu_-_poppis_kampsport