ACCV + Instituto Fazendo História

Primeira semana: E eles resolveram criar o blog...

2011-02-28T05:52:00.000-08:00

INTRODUÇÃO...

A criação deste blog tem como principal função divulgar semanalmente o avanço no desenvolvimento dos projetos da disciplina "Simulação de um projeto" ministrada pelo prof. João Arantes no Curso de Especialização de Gestão de Projetos da Poli/USP.

Permita-nos antes de mais nada apresentar, em ordem alfabética (para que não desperte rancores), a equipe do projeto.

A EQUIPE...

Daniel Sant'Anna, Diego Loureiro, Fábio Kitamura, Fernando Gobbo, Leonardo Godinho, Luis Boemeke, Luis Seno, Pedro Rennó.

O DESAFIO...

Planejar, desenvolver e implementar, segundo as melhores práticas em gestão de projetos, os 2 projetos descritos a seguir, cujos temas foram apresentados e escolhidos no primeiro dia de aula.

Projeto 01: Projeto ACCV - Pirapitingui

Link para o instituto:http://www.accv.com.br/

Escopo: Aquisição de 300 kits de higiene e 300 sacolinhas de doces a serem entregues aos moradores do hospital colônia de Pirapintigui

Custo Estimado: R$ 4.500,00

Projeto 02: Instituto Fazendo História

Link para o instituto:http://www.fazendohistoria.org.br/

Escopo: Promover uma campanha de aquisição de livros infanto-juvenis para ampliar as bibliotecas das instituições de acolhimento parceiras

Custo Estimado: não definido.

Ressaltamos que o intuito maior de desenvolver esses projetos é auxiliar instituições que beneficiam anualmente inúmeras pessoas com necessidades dos mais diversos tipos e, além disso, poder colocar em prática toda a teoria aprendida durante quase 2 anos de estudos sobre o tema "Gestão de Projetos".

Caso tenha se interessado pela proposta e queira nos ajudar a atingir nossas metas, envie um email para cegpt43@gmail.com.

"As oportunidades normalmente se apresentam disfarçadas de trabalho árduo e é por isso que muitos não as reconhecem" (Ann Landers)

Um abraço a todos,

"A EQUIPE"

Segunda semana: Organização e Planejamento

2011-02-27T05:53:00.000-08:00

STATUS GERAL

No domingo, 06 de fevereiro de 2011 foi realizada a primeira reunião de planejamento com a equipe do projeto. Esta reunião teve como principais objetivos: Definir a estrutura da equipe; as atribuições de cada gerente; identificar os principais pacotes de trabalho para inicio da elaboração da estrutura analítica de projeto (EAP) e definir os próximos passos da equipe.

Na ocasião foram consultados projetos semelhantes de outras turmas para avaliação das principais dificuldades encontradas e estratégias abordadas durante a condução dos projetos, o que nos permitiu identificar aspectos críticos que servirão de base para elaboração da matriz de riscos do projeto. Um ponto importante que não havíamos atentado até o presente momento refere-se a logística para recebimento das doações e armazenamento do material do projeto Pirapitingui, uma vez que os materiais de limpeza e sacolinhas de doces ocuparão um espaço físico que a equipe não dispõe no momento, o que nos fez pensar em soluções para mitigar este problema.

ESTRUTURA DA EQUIPE

A definição da estrutura da equipe foi importante para definir as responsabilidades de cada um dentro dos projetos, pois como a equipe é formada por engenheiros que em sua maioria trabalham em campo, acaba dificultando o agendamento das reuniões e tomadas de decisão. Desta forma, com a atribuição das responsabilidade e prazos, fica mais fácil de controlar o projeto, minimizando assim a necessidade de reuniões constantes.

ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Outro ponto que foi discutido nesta reunião diz respeito a organização dos arquivos e documentos dos projetos, uma vez que em projetos como estes a troca de documentos por e-mail poderia gerar inúmeras dificuldades entre elas, uma vez que nunca teríamos a certeza de estar trabalhando com a última versão do documento. Identificado este risco, foi proposto a utilização do software DROPBOX, no qual toda equipe trabalhará em uma pasta compartilhada, facilitando assim a organização e troca de documentos

ESTRATÉGIA PARA AQUISIÇÃO DOS RECURSOS

Para dar credibilidade aos projetos, decidiu-se que a solicitação de recurso seria feito por meio de carta, contendo um resumo e objetivos dos projetos, suportados por uma declaração da Vanzolini de que estes projetos fazem parte da disciplina “Simulação de um projeto” do CEGP. Acreditamos que com estes documentos conseguiremos minimizar as dúvidas dos futuros parceiros quanto a credibilidade deste projeto.

Outro ponto que está em discussão pelo comitê executivo do projeto refere-se a forma como serão feitas as doações em dinheiro, uma vez que alguma empresas poderão restringir o depósito na conta dos Gerentes dos projetos. Desta forma, entramos em contato com a ACCV e com o Instituto Fazendo História para avaliar a possibilidade do depósito ser feito diretamente na conta destes. Independente da forma de arrecadação a responsabilidade por adquirir os materiais será da equipe deste projeto.

Ficou decidido que neste primeiro momento não serão aceitos doações em material, pois não existe espaço físico disponível para armazenamento dos mesmos. Sendo assim, a estratégia definida será a solicitação de recursos financeiros, para posterior aquisição dos materiais.

RISCOS

Tendo em vista que a equipe do projeto não tem experiência na condução deste tipo de projeto, decidiu-se por elaborar a matriz de risco detalha para os projetos, com o intuito de identificar, qualificar/quantificar e mitigar os possíveis riscos dos projetos. Este documento está em elaboração pelos gerentes de risco, e sua publicação está prevista para daqui aproximadamente 1 mês, conforme estabelecido no cronograma do projeto.

REUNIÕES

Diante da dinâmica dos projetos e dos compromissos pessoais/profissionais da equipe, definiu-se um cronograma de reuniões semanais, as quais ocorrerão aos domingos pela manhã, em local a ser previamente acordado entre a equipe.

PROXIMAS ATIVIDADES

Para a proxima semana, após o recebimento da declaração da Vanzolini, dar-se-á o ínicio do encaminhamento das solicitações de apoio aos potenciais parceiros.

DOCUMENTOS CRIADOS

“O planejamento não é uma tentativa de predizer o que vai acontecer. O planejamento é um instrumento para raciocinar agora, sobre que trabalhos e ações serão necessários hoje, para merecermos um futuro. O produto final do planejamento não é a informação: é sempre o trabalho.” Peter Drucker

Terceira e Quarta semana: Execução…

2011-02-26T05:53:00.000-08:00

Nestas duas semanas toda equipe se empenhou em colocar em prática o planejamento realizado nas semanas anteriores e parece que começaram a surgir os primeiros resultados...

PROJETO ACCV

STATUS ATUAL

Como estratégia para aquisição dos livros optou-se por 3 caminhos: (i) Contato com nossa rede de relacionamentos – familiares e amigos e (ii) contato com bibliotecas próximas dos locais de trabalho e das residências dos membros da equipe (iii) contato com autoras de livros infantis.

E é com muita alegria que informamos que com o empenho de toda equipe e apoio das entidades, amigos e familiares, CONSEGUIMOS ATINGIR A META DO PROJETO arrecadando até o momento 336 Livros.

Destaque para alguns nomes:

“A boneca maldita” ;
“O gafanhoto Ninja”

Apresentamos abaixo o “ensaio ~~sensual~~ fotográfico” dos livros.

LIVROS DOADOS (336)

EXIBIR APRESENTAÇÃO DE SLIDES

BAIXAR TUDO

Abaixo apresentamos o gráfico que apresenta a evolução das aquisições.

Ressaltamos que ainda até o momento não obtivemos respostas de todas as empresas que consultamos o que significa que poderá haver mais doações.

PROVIDÊNCIAS PARA A PRÓXIMA SEMANA

Aguardar retorno dos parceiros para avaliar se teremos mais doações

Finalizar o cadastramento dos livros
Agendar com a instituição a data para entrega
Elaborar o termo de encerramento e lições aprendidas

PROJETO PIRAPITINGUI

STATUS ATUAL

Para o projeto Pirapitingui a estratégia adotada foi tentar levantar os fundos necessários para cumprimento do projeto com empresas nas quais trabalham os integrantes da equipes de nas quais, por serem empresas de grande porte podem se interessar pela proposta, e até mesmo formalizar uma parceria contínua com essas instituições.

Nesta semana foi feito a consulta as empresas nas quais a equipe deste projeto atuam bem como empresas de amigos e familiares. Estamos aguardando uma resposta.

PROVIDÊNCIAS PARA A PRÓXIMA SEMANA

Feedback com as empresas consultadas;
Avaliar a necessidade de implementar o plano B.
- Solicitar doações de fabricantes de produtos

FERRAMENTAS DE GESTÃO

ATUALIZAÇÃO DO CRONOGRAMA

Abaixo apresentamos o cronograma contendo todas as etapas não concluídas do projeto. Um destaque importanque que merece ser dado é antecipação da data final de entrega do projeto ACCV. Este fato ocorreu por 2 motivos:

Visando dar celeridade ao projeto, resolvemos não aguardar a emissão da carta da vanzolini para iniciar o contato com os potenciais parceiros, antecipando assim em 7 dias o cronograma; e
As respostas ao nosso contato aconteceram em prazo muito inferior ao planejado. Inicialmente havia a previsão de que essas doações demorariam 30 dias, e conseguimos atingir a meta em apenas 8 dias .

O projeto PIRAPITINGUI sofreu um pegueno atraso em virtude da elaboração do modelo padrão de carta a ser utilizado para abordagem as empresas. No entanto a entrega permanece dentro do prazo limite para o projeto, definido como sendo 22/04/11.

ATUALIZAÇÃO DA WBS

Abaixo apresentamos o resumo da WBS com as atualizações até o momento.

MAPA SISTÊMICO

Clique aqui para ver em formato maior

Execução…

2011-02-25T16:10:00.000-08:00

17 de março de 2011

ACCV – PROJETO PIRAPITINGUI

Confiantes na estratégia adotada e, referente a solicitação apoio às empresas nas quais os integrantes deste grupo trabalha, passamos estas 3 semanas no aguardo de respostas, respostas estas que atrasaram em acontecer em virtude do feriado do carnaval.

Até o momento conseguimos, e depois de algumas negativas de doação, obtivemos um resultado positivo por meio de uma empresa da rede de contatos pessoais de um dos membros da equipe, a qual se dispôs a contribuir com R$ 1.000,00 (mil reais) para o projeto.

Tendo em vista o tardar das respostas, a equipe executiva optou por trabalhar em alternativas para levantamento do restante do valor, as quais são apontadas abaixo:

PLANO A: Solicitar apoio/doação aos principais fabricantes dos produtos da Lista;
PLANO B: Expandir as solicitações a rede de contatos sociais (amigos e familiares) tendo em vista que esta estratégia foi a que surtiu maior efeito; e
PLANO C: Em último caso, negociar junto ao cliente uma redução no escopo do trabalho.

Diante deste cenário, e momentânemente desanimados com os resultados, paramos para avaliar os possíveis motivos da falha de nossa estratégia, e destes destavamos 2 que consideramos como principais:

Doações de qualquer tipo é algo que precisa ser/estar previsto no orçamento das empresas.
Dificilmente se consegue definir/planejar/executar e conseguir patrocínios em 4 semanas, ainda mais quando existe um carnaval entre elas.

Chegamos a discutir planos alternativos (eventos, rifas, visitas aos fabricantes), mas a maioria deles se inviabiliza também devido à escassez de tempo para concluir.

Sendo assim, começamos a concluir que fator de sucesso para esses projetos sociais de curtíssimo prazo não são a criatividade, o uso das melhores práticas e da precisão em se aplica os conceitos de gestão. O fator de sucesso é sair na rua, suar a camisa e contar com uma pitada de sorte.

Será que falhamos na estratégia? Diante desta pergunta fomos buscar a definição da palavra e dentre as inúmeras definições encontramos a citada por Maximiano, estratégia é “a seleção dos meios para realizar objetivos“.

Tínhamos uma estratégia bem definida, um planejamento coerente e uma execução eficaz, aplicamos as melhores praticas de gestão de projeto, porém a estratégia inicial “falhou”.

Não pensem que “estamos baixando a guarda” ou “jogando a toalha”, nos manteremos firmes, ajustaremos nas estratégias e, apesar do pouco tempo disponível, envidaremos nossos maiores esforços para atendimento as metas e cumprimento deste projeto.

"As idéias e as estratégias são importantes, mas o verdadeiro desafio é a sua execução." (Percy Barnevick)

INSTITUTO FAZENDO HISTÓRIA

Como as metas do projeto foram atingidas, agendaremos para os próximos finais de semana a entrega dos livros. Estamos adiando um pouco a entrega pois, continuamos a receber contatos de entidades, parceiros e amigos dispostos a cooperar com o projeto e, sendo assim, decidimos “segurar” um pouco o projeto até recebemos as doações.

FINALMENTE O FIM…

2011-02-24T13:27:00.000-08:00

Depois de aproximadamente 3 meses temos a satisfação em escrever a nossa última postagem neste distinto blog.

Nesta ocasião gostaríamos de apresentar, de forma sintética os resultados obtidos com a condução dos projetos FAZENDO HISTÓRIA e PIRAPITINGUI, bem como as lições aprendidas, premissas adotadas e aspectos relevantes sobre a condução dos projetos.

ANÁLISE GERAL DOS 2 PROJETOS

LIÇÕES APRENDIDAS

“A distância pode comprometer o avanço dos projetos”.

A partir do meio dos projetos alguns integrantes da equipe precisaram viajar para outros estados, chegando em alguns momentos a equipe inteira estar espalhada pelo Brasil (Rio de Janeiro, Natal, Belo Horizonte, Salvador, Porto Alegre e São Paulo). Alguns dos membros da equipe, no final dos projetos e por motivos profissionais, tiveram que se mudar de São Paulo, o que dificultou e tornou mais lenta as ações e tomadas;
Da teoria à prática: O risco da equipe se dissolver durante os projetos não foi levantado, e sendo assim não foram tomadas ações para mitigar os impactos desta dispersão nos projetos.

“Mais vale um projeto na mão do que 2 voando”.

Nenhum projeto é simples o suficientemente para se justifique a condução de outro em paralelo. Quando se trata de um projeto inovador, como foi o caso destes projetos, é importante que se desenvolva um projeto com excelência ao invés de 2 com qualidade mediana.
Da teoria à prática: Não superestimar a capacidade de uma equipe. É necessário dimensionar os projetos aos recursos e disponibilidade de tempo da equipe.

“A profissão e ramo de atuação dos componentes do grupo podem influenciar no desenvolvimento dos projetos”

Todos os integrantes do grupo trabalhavam com projetos espalhados pelo Brasil, e sendo assim havia a necessidade de deslocamentos constantes para estes locais, dificultando o comprometimento com os trabalhos da Pós;
Todos os integrantes não tinham horário fixo de trabalho e a maioria trabalhava mais de 10 horas por dia, havendo então pouco tempo disponível para o desenvolvimento das atividades relativas aos projetos;

“Problemas familiares influenciam no desenvolvimento dos projeto”

Nascimento de filhos, acidentes com filhos em casa, entre outros assumem caráter de urgência e tiram o foco dos trabalhos da pós.

CONSIDERAÇÕES FINAIS: PROJETO FAZENDO HISTÓRIA

PREVISTO X REALIZADO

Previsão de arrecadação de livros: 300 unidades
Quantidade arrecadada: 386 unidades

Carta de aceite do projeto –> Clique aqui!!!

LIÇÕES APRENDIDAS

“As redes de relacionamento mais próximas sempre estão dispostas a colaborar, por menor que seja esta colaboração”

“Para cada tipo de projeto, existe um nivel de detalhamento ideal”

Quando o projeto é muito simples e produz resultados rápidos, o planejamento e controles muito sofisticados são deixados de lado, e o foco é voltado exclusivamente para execução.

PREMISSAS QUE PROVARAM SER FALSAS E VERDADEIRAS

PREMISSAS FALSAS

Todos estarão juntos no momento da entrega.

PREMISSAS VERDADEIRAS

As bibliotecas municipais sempre possuem livros para doar;
Editoras se interessam pelo tema;
Familiares e amigos mais proximos sempre possuem livros que não utilizam mais;

CONSIDERAÇÕES FINAIS: PROJETO PIRAPITINGUI

PREVISTO X REALIZADO

Previsão de arrecadação do projeto: R$ 6.692,55
Valor arrecadado: R$ 1.000*

Com este valor será possível montar aproximadamente 45 kits (R$ 22,31/kit). O escopo foi negociado com a ACCV.

LIÇÕES APRENDIDAS

“Nunca subestime o projeto, por mais fácil que ele pareça.”

No início do projeto subestimamos nossa capacidade de obtenção de recursos, e partimos do princípio de que o valor que seria necessário arrecadarmos seria facilmente atingido por meio da divulgação deste projeto nas empresas que os colaboradores trabalhavam, tendo em vista que, se tratando de empresas de grande porte facilmente estariam abertas a apoiar estes projetos;
Da teoria à prática: Por mais fácil que um projeto pareça, é necessário avaliar todos os riscos envolvidos e trabalhar constantemente para mitigá-los ou eliminá-los.

“Verifique sempre a parte institucional e legal nas quais os projetos estão inseridos”

Um problema que foi identificado, foi da empresa não possuir cadastro na FIA (Fundação para a Infância e Adolecência), inviabilizando o apoio de uma das empresas;
Da teoria à prática: Fatores externos sempre tendem a atrapalhar os projetos, quando eles aparecerem é necessário avaliar as ações a serem tomadas o mais rápido possível, para evitar o aumento do problema.

“Sempre tenha um plano B e não hesite em colocá-lo em prática”

Demoramos muito tempo para colocar em prática o Plano B, acreditando que as empresas que trabalhávamos nos apoiaria, e que não teríamos problemas com a arrecadação.
Da teoria à prática: Tinhamos um plano B e colocamos em prática, no entanto mesmo também falhou. É necessário aceitar que alguns projetos vão falhar.

“Não subestime os prazos”

Cada projeto tem um prazo mínimo para ser executado e o mesmo está diretametne ligado a quantidade de recursos disponíveis para conduzir o projetos
Da teoria a prática O curtíssimo prazo limitava as alternativas de arrecadação (não houve tempo para fazer eventos, rifas, campanhas em supermercados e etc).

PREMISSAS QUE PROVARAM SER FALSAS E VERDADEIRAS

PREMISSAS FALSAS

Valores pequenos são insignificantes para empresa de grande porte;
As grandes empresas têm sempre o interesse em apoiar causas como as deste projeto;
O valor não é muito alto, se as empresas não apoiarem nossa rede de relacionamentos nos apoiará;

PREMISSAS VERDADEIRAS

O tempo de resposta por parte das grandes empresas é maior do que o das empresas de menor porte;

MAPA SISTÊMICO SOBRE A DINÂMICA DA GESTÃO DESSES PROJETOS

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Sendo assim, neste momento encerramos as publicações neste blog agradecendo:

Aos amigos e principalmente a nossos familiares, pela compreensão nos momentos em que precisamos nos ausentar para que pudéssemos cumprir com nossas obrigações durante o desenvolvimento deste curso;
ao Intituto Fazendo História e a ACCV pela oportunidade de, através destes projetos podermos colocar em prática e testar os conhecimentos aprendidos durante 2 anos de estudo em gestão de projetos;
A todos os professores e funcionários do curso de pós-graduação em especialização em gestão de projetos da FCAV, pelos conceitos e ensinamentos a nós repassados;
A todos os “especialistas em gestão de projetos” de da turma T43, por terem aturado a “turma do fundão”, sentiremos falta de vocês!
Enfim a todos aqueles que, de uma forma ou de outra contribuíram para o desenvolvimento de nosso trabalho

Uma abraço a todos.

“Turma do Fundão”

(Diego, Pedro, Seno, Boemeke, Léo, Japa, Fernando e Daniel)

“Câmbio Desligo”